CN103729758A - 一种基于电子邮件的日程管理装置及其实现方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种基于电子邮件的日程管理装置。该日程管理装置包括事务信息录入模块、事务信息发送模块、事务信息接收模块、日程管理模块；所述的事务信息录入模块，用于活动发起人或其他人录入事务信息；所述的事务信息发送模块，用于将录入的事务信息按指定格式进行处理并通过电子邮件发送给相关活动参与人员。所述的事务信息接收模块，用于接收并解析其他人发送的电子邮件，如发现符合事务信息格式的则自动或根据用户选择加入到日程管理模块。所述的日程管理模块，用于查看和管理事务信息、并根据事务信息设置的提醒时间和提醒方式向用户发出提醒。本发明不仅节省了事务参与人员的时间和精力，同时使用户通过本人电子邮箱接收不同来源的日程。

Description

一种基于电子邮件的日程管理装置及其实现方法

技术领域

本发明属于信息技术和互联网应用技术领域，涉及一种基于电子邮件的协同日程管理装置及其实现方法。

背景技术

随着社会的迅速发展，人们的生活节奏也越来越快。很多人每天都要处理很多不同来源的事件和任务，比如本单位的任务、上下级单位的活动、客户单位的事件，朋友的约会等。事件较多时，人们很容易忘记或延误。

日程管理装置就是一种常见的解决该问题的软件系统。有些是操作系统自带的功能，有些是第三方公司或个人开发的软件，需要安装到我们的计算机或移动设备上使用，也有些是通过网页形式提供给用户，用户虽然无需安装，但需要通过浏览器访问网络才能使用。以上各类系统虽然界面都不相同，提供的功能也互相有些差别，但基本原理和流程都是：用户收到事件任务后，打开日程管理系统，把事务信息如事务内容、事务时间、事务地点、提醒时间和提醒方式等添加进日程，之后用户可以再次打开查看和修改该日程、同时日程管理系统会根据用户设置的提醒时间和提醒方式自动以文字界面、声音或设备振动方式对用户进行提醒，从而使用户可以很好的安排自己的工作和生活，不再会轻易忘记或延误。

但是从实际应用上来看，逐项添加日程是一项比较耗时耗力的工作。一方面，我们收到事务通知时往往不在计算机前，无法很方便的录入，而通过手机等移动设备录入事务信息往往比较低效，如果我们等到在计算机前再统一录入，也可能会遗忘某些事务。另一方面，如果一个单位需要召集本单位的数十人参加一个活动或执行一个事务，传统的方式通常是在本单位网站或办公系统上或通过手机短信发布通知，然后每个人都需要再次录入到自己的日程内，这个其实是重复性劳动，影响了工作效率。也有单位在自己的办公系统提供日程管理功能，通过该系统可以解决日程的协同性问题，但是对用户来说由于涉及隐私问题不愿意将除工作外的日程添加进该系统，这样用户可能要维护多个日程系统，反而带来了不便。

发明内容

本发明提供了一种基于电子邮件的日程管理装置，该装置允许活动发起人或其他人（如秘书、经纪人等）录入事务信息（包括事务的类型、开始和结束时间、事务地点、事务内容、提醒方式和时间、附件等），然后处理成指定格式并以电子邮件的方式发送给相关的活动参与人。活动参与人通过本装置接收到该邮件后，本装置会自动解析邮件，如发现邮件符合指定事务信息格式，可自动（或提醒用户选择）将该事务添加进日程，并按事务信息预设的提醒时间和提醒方式对用户进行提醒。

本发明还提供了一种基于电子邮件的日程管理的实现方法，该方法由活动发起人或其他人（如秘书、经纪人等）录入事务信息，然后以电子邮件的方式发送给相关的活动参与人，活动参与人无需再进行繁琐的事务录入工作，由此节省了活动参与人的时间，提高了工作效率。并且该方式可以允许用户接收多个来源的事务信息，不用担心隐私性问题，从而提升了用户体验。

为达到上述目的，本发明的技术方案具体是这样实现的：

本发明公开了一种基于电子邮件的日程管理装置，该日程管理装置包括：事务信息录入模块、事务信息发送模块、事务信息接收模块、日程管理模块；其中，

事务信息录入模块，用于活动发起人或其他人（如秘书、经纪人等）录入事务信息（包括事务类型、时间、地点、内容、提醒时间、提醒方式等）。

事务信息发送模块，用于将录入的事务信息按指定格式进行处理并通过电子邮件发送给相关活动参与人员。

事务信息接收模块，用于接收并解析其他人发送的电子邮件，如发现符合事务信息格式的则自动或根据用户选择加入到日程管理模块。

日程管理模块，用于查看和管理事务信息、并根据事务信息设置的提醒时间和提醒方式向用户发出提醒。

本发明还公开了一种基于电子邮件的日程管理的实现方法，该方法包括：

活动发起人或其他人（如秘书、经纪人等）录入事务信息；

将事务信息处理成指定格式并以电子邮件的方式发送给相关事务参与人员；

相关事务参与人员接收到该电子邮件后，解析出事务信息并自动或按用户选择添加进日程管理模块；

日程管理模块根据事务信息的提醒时间和提醒方式设置对相关事务参与人员进行自动提醒，同时允许用户再次查看和管理事务信息。

由上述技术方案可见，本发明这种由活动发起人或其他人（如秘书、经纪人等）录入事务信息，并将事务信息处理成指定格式以电子邮件的方式发送给相关事务参与人员；相关事务参与人员接收到该电子邮件后，解析出事务信息并自动或按用户选择添加进日程管理模块；日程管理模块不仅允许用户再次查看和管理事务信息，同时能根据事务信息的提醒时间和提醒方式设置对相关事务参与人员进行自动提醒的装置或方法不仅节省了事务参与人员的时间和精力，同时可以使用户通过本人电子邮箱接收不同来源的日程（包括自己添加的日程），从而不必担心隐私问题,也提升了用户体验。

附图说明

图1是本发明第一实施例结构框图；

图2是本发明的第二实施例结构框图；

图3是本发明的第三实施例结构框图；

图4是本发明的第四实施例结构框图。

具体实施方式

为使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚明白，以下参照附图并举实施例，对本发明进一步详细说明。

图1是本发明一种基于电子邮件的日程管理装置的第一实施例结构框图。如图1所示，该装置包括：事务信息录入模块101、事务信息发送模块102、事务信息接收模块103、日程管理模块104，其中，

事务信息录入模块101，用于活动发起人或其他人（如秘书、经纪人等）录入事务信息（包括事务类型、时间、地点、内容、提醒时间、提醒方式等）。

事务信息发送模块102，用于将事务信息录入模块101录入的事务信息按指定格式进行处理并通过电子邮件发送给相关活动参与人员。

事务信息接收模块103，用于接收并解析其他人发送的电子邮件，如发现符合事务信息格式的则自动或根据用户选择加入到日程管理模块104。

日程管理模块104，用于查看和管理事务信息、并根据事务信息设置的提醒时间和提醒方式向用户发出提醒。

在图1中，事务信息录入模块101，用于活动发起人或其他人（如秘书、经纪人等）录入事务信息（包括事务类型、时间、地点、内容、提醒时间、提醒方式、事务参与人员等）。比如某单位需要召开一次会议，则可由本单位行政人员通过本模块选择事务类型为会议，同时录入会议时间、会议地点、会议内容、也可以选择添加附件（比如会议的相关资料让与会人员先行了解）、同时设置提醒时间（比如提前一天提醒一次，会议开始前10分钟再次提醒一次），提醒方式（比如铃声、振动、弹出文字界面等），另外再填写收件人即与会人员的电子邮件地址。再比如某单位领导经常收到来自其他不同单位的事务信息，如会议、参观、访问、视察、采访，该领导秘书可以通过本模块将这些事务信息都录入，并设置好提醒时间和提醒方式，另外再填写收件人即该领导的电子邮件地址。之后将录入的事务信息提交到事务信息发送模块102。事务信息发送模块102接收到该信息后，将事务信息处理成指定的格式（比如XML，Json或其他自定义格式），并通过电子邮件方式将处理后的信息发送到收件人的电子邮箱。相关事务参与人员通过事务信息接收模块103接收电子邮箱中的邮件并对邮件进行解析，如符合前述指定的事务信息格式，则提取该事务信息并自动或根据用户选择加入日程管理模块104。日程管理模块104会根据事务信息设置的提醒时间和提醒方式对用户自动发出提醒，同时用户随时可以进入该模块对已加入的事务信息进行查看和管理（比如修改提醒时间和方式，移出日程等）。

如图1所示的一种基于电子邮件的日程管理装置，其特征在于日程管理系统中的事务信息不仅仅是只有用户自己录入，而是可以由他人（活动发起人、秘书或经纪人等）录入，之后通过电子邮件的方式发送给相关事务参与人员。对于事务活动较多的人员，比如单位领导，社会活动人士等可将自己的事务由秘书或经纪人录入，节约了本人的时间，不会再遗忘和延误相关的事务。对于多个用户参与的事务，可以由活动发起人一次录入，同时发送给多个用户，节约了每个人的时间，提高了工作效率。同时不至于像传统的网站通知、OA系统消息等需要时时联网，同时也容易遗忘和延误。

图2是本发明一种基于电子邮件的日程管理装置的第二实施例结构框图。如图2所示，该装置除了包括事务信息录入模块101、事务信息发送模块102、事务信息接收模块103、日程管理模块104之外，还包括联系人管理模块105。

在图2中事务信息录入模块101、事务信息发送模块102、事务信息接收模块103、日程管理模块104的功能与图1相同。此外：

联系人管理模块105，用于用户在本模块中增加联系人，包括联系人姓名和电子邮件地址等信息。之后，用户在事务信息录入模块101中填写收件人时，可不用每次都输入邮件地址，只需从联系人管理模块105中选择即可。

图3是本发明一种基于电子邮件的日程管理装置的第三实施例结构框图。如图3所示，该装置除了包括事务信息录入模块101、事务信息发送模块102、事务信息接收模块103、日程管理模块104、联系人管理模块105之外，还包括事务信息转发模块106。

在图3中事务信息录入模块101、事务信息发送模块102、事务信息接收模块103、日程管理模块104、联系人管理模块105的功能与图2相同。此外：

事务信息转发模块106，用于用户收到事务信息接收模块103传来的事务信息时，如本人不能或不便参加，便可通过事务信息转发模块106将该事务转发给他人，委托他人代为参加。由此可实现单位与单位之间的事务传达。比如某上级单位秘书给下级单位秘书发送一个事务信息，下级单位秘书则可视事务内容将该事务转发给合适的参与人员。

图4是本发明一种基于电子邮件的日程管理装置的第四实施例结构框图。如图4所示，该装置除了包括事务信息录入模块101、事务信息发送模块102、事务信息接收模块103、日程管理模块104、联系人管理模块105、事务信息转发模块106之外，还包括信息加密模块107、信息解密模块108。

在图4中事务信息录入模块101、事务信息发送模块102、事务信息接收模块103、日程管理模块104、联系人管理模块105、事务信息转发模块106的功能与图3相同。此外：

信息加密模块107，用于将事务信息录入模块101传来的事务信息进行加密，之后再转发给事务信息发送模块102发送到相关用户电子邮箱。

信息解密模块108，用于将事务信息接收模块103传来的邮件信息进行解密，得到事务信息之后再自动或根据用户选择加入到日程管理模块104。

如图4所示的一种基于电子邮件的日程管理装置的第四实施例，通过对事务信息加密后再使用电子邮件发送的方式，即使是电子邮箱提供者或者破解了用户邮箱密码也无法获取用户的事务信息，用户无需担心自己的日程被其他第三方获取，由此更保护了用户的商业秘密或用户隐私。

综上所述，在本发明实施例中，这种由活动发起人或其他人（如秘书、经纪人等）录入事务信息，并将事务信息处理成指定格式以电子邮件的方式发送给相关事务参与人员；相关事务参与人员接收到该电子邮件后，解析出事务信息并自动或按用户选择添加进日程管理模块；日程管理模块不仅允许用户再次查看和管理事务信息，同时能根据事务信息的提醒时间和提醒方式设置对相关事务参与人员进行自动提醒的装置或方法不仅节省了事务参与人员的时间和精力，同时可以使用户通过本人电子邮箱接收不同来源的日程（包括自己添加的日程），节约了事务参与人员的时间，提高了工作效率。此外，本发明实施例还在一种基于电子邮件的日程管理装置中增加了联系人管理、事务信息转发、加密及解密等功能，提高了装置的方便性，广泛适用性，同时还提高了安全性，保护了用户的商业秘密或个人隐私。

以上所述，仅为本发明的较佳实施例而已，并非用于限定本发明的保护范围，凡在本发明的精神和原则之内所做的任何修改、等同替换、改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。

Claims (5)

1.一种基于电子邮件的日程管理装置，其特征在于：包括事务信息录入模块、事务信息发送模块、事务信息接收模块、日程管理模块；其中，

所述的事务信息录入模块，用于活动发起人或其他人录入事务信息；所述的其他人包括秘书、经纪人；所述的事务信息包括事务类型、时间、地点、内容、提醒时间、提醒方式；

所述的事务信息发送模块，用于将录入的事务信息按指定格式进行处理并通过电子邮件发送给相关活动参与人员；

所述的事务信息接收模块，用于接收并解析其他人发送的电子邮件，如发现符合事务信息格式的则自动或根据用户选择加入到日程管理模块；

所述的日程管理模块，用于查看和管理事务信息、并根据事务信息设置的提醒时间和提醒方式向用户发出提醒。

2.根据权利要求1所述的一种基于电子邮件的日程管理装置，其特征在于：还包括联系人管理模块，所述的联系人管理模块用于用户在本模块中增加联系人，包括联系人姓名和电子邮件地址。

3.根据权利要求2所述的一种基于电子邮件的日程管理装置，其特征在于：还包括事务信息转发模块，所述的事务信息转发模块用于用户收到事务信息接收模块传来的事务信息时，将该事务信息转发给他人。

4.根据权利要求3所述的一种基于电子邮件的日程管理装置，其特征在于：还包括信息加密模块和信息解密模块，所述信息加密模块，用于将事务信息录入模块传来的事务信息进行加密，之后再转发给事务信息发送模块发送到相关用户电子邮箱；所述信息解密模块，用于将事务信息接收模块传来的邮件信息进行解密，得到事务信息之后再自动或根据用户选择加入到日程管理模块。

5.一种基于电子邮件的日程管理的实现方法，其特征在于该方法包括：

活动发起人或其他人录入事务信息，所述的其他人包括秘书、经纪人；

将事务信息处理成指定格式并以电子邮件的方式发送给相关事务参与人员；

相关事务参与人员接收到该电子邮件后，解析出事务信息并自动或按用户选择添加进日程管理模块；

日程管理模块根据事务信息的提醒时间和提醒方式设置对相关事务参与人员进行自动提醒，同时允许用户再次查看和管理事务信息。

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