WO2024095587A1 - データ送受信管理方法及びデータ送受信管理システム - Google Patents

データ送受信管理方法及びデータ送受信管理システム Download PDF

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WO2024095587A1
WO2024095587A1 PCT/JP2023/031493 JP2023031493W WO2024095587A1 WO 2024095587 A1 WO2024095587 A1 WO 2024095587A1 JP 2023031493 W JP2023031493 W JP 2023031493W WO 2024095587 A1 WO2024095587 A1 WO 2024095587A1
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employee
electronic data
app
organization
transmission
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PCT/JP2023/031493
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邦生 越村
菖 越村
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邦生 越村
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    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04L—TRANSMISSION OF DIGITAL INFORMATION, e.g. TELEGRAPHIC COMMUNICATION
    • H04L63/00—Network architectures or network communication protocols for network security
    • H04L63/08—Network architectures or network communication protocols for network security for authentication of entities
    • H04L63/0876—Network architectures or network communication protocols for network security for authentication of entities based on the identity of the terminal or configuration, e.g. MAC address, hardware or software configuration or device fingerprint
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/06—Resources, workflows, human or project management; Enterprise or organisation planning; Enterprise or organisation modelling
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
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    • H04L—TRANSMISSION OF DIGITAL INFORMATION, e.g. TELEGRAPHIC COMMUNICATION
    • H04L9/00—Cryptographic mechanisms or cryptographic arrangements for secret or secure communications; Network security protocols
    • H04L9/40—Network security protocols

Definitions

  • the present invention relates to a data transmission and reception management method and inter-company data transmission and reception management system that does not allow the transfer of electronic data between multiple organizations unless the identity of the sender and recipient employees is confirmed and the content of the electronic data to be sent and received is approved.
  • Patent Document 1 is an information management system that has a two-stage authentication technology of company authentication and member authentication, and manages information related to business cards by utilizing accumulated information related to business cards and company information.
  • Patent documents 2 and 3 also disclose the pre-association of general user identification data that identifies general users (private use) with employee identification data that identifies employees, as well as the linking server program, vendor server program, and data linking system used in that case.
  • Patent No. 6328867 JP 2019-105913 A Patent No. 7107979
  • the object of the present invention is to provide an electronic data transmission and reception management method and system that, when transmitting and receiving electronic data between organizations, such as in business transactions, the organizations verify the identities of the sender and recipient employees, and send and receive only electronic data whose contents have been approved under the responsibility of each organization, and that allows the electronic data to be viewed only using dedicated applications (hereinafter, applications will be referred to as "apps") used by the sender and recipient employees, even if the organizations are in a business relationship, thereby increasing the reliability and confidentiality of the electronic data being transmitted and received.
  • applications will be referred to as "apps"
  • the electronic data transmission and reception management method of the present invention is an electronic data transmission and reception management method for transferring electronic data from a terminal on which an employee application (hereinafter, the application will be referred to as an app) used by an employee belonging to a specified organization is installed via a network, via an electronic computer on which a user application is installed and an electronic computer on which a service application is installed, to a terminal on which an employee application is installed used by an employee belonging to another organization, in which the terminal on which the employee application is installed, when it is the source of electronic data, designates an employee who is to be the destination of the electronic data, and executes an invoice number numbering step of assigning an invoice number unique to the electronic data, an encryption step of encrypting the electronic data to be transmitted using the invoice number, and a transmission request step of requesting the transmission of electronic data to the user application used by a person in charge of the own organization, and when it is the destination of electronic data, executes a viewing step of decrypting and visualizing the received electronic data, and the electronic computer on which the
  • the service application executes an identity confirmation response step for responding to the identity confirmation from the other organization, as to whether the destination employee is employed at the organization based on an employee-specific identification number previously assigned in the organization, via the service application, as to whether the destination employee is employed at the organization, and a reception approval step for confirming the contents of the electronic data sent from the other organization and determining whether the data can be received by the employee app used by the destination employee, and the electronic computer on which the service application is installed executes a communication destination identification step for extracting destination information from information used when the slip number is assigned and identifying the destination organization, and a relay step for relaying the link between the user apps between the organizations.
  • An application is an abbreviation for application software, and is a dedicated program developed for a specific purpose to run on the basic software (operating system) of electronic computers such as mainframes, personal computers, tablets, and smartphones, or on cloud computing, and performs the steps described above alone or in conjunction with other apps to realize functions.
  • Electronic data means all electronic data such as text data, document file data, application software, etc., and broadly includes, for example, electronic payment services using electronic money and electronically signed contracts, etc. (In this invention, it is assumed that confidentiality of important documents such as business transaction contracts is ensured.)
  • an identity assurance step in which, when a transmission request is made in an employee app used by an employee of the organization, an electronic computer on which a user app is installed cooperates with a terminal on which the employee app is installed via a network to verify that the employee is not an impersonator and to guarantee the identity of the employee who is the sender;
  • a temporary viewing step of temporarily decrypting and visualizing the electronic data encrypted by the employee app used by the employee who is the sender in order to carry out the transmission approval and reception approval, thereby making the data viewable;
  • a history management step of recording and managing a transmission history and a reception history when transmitting and receiving the electronic data based on a slip number created by an employee app used by the employee who is the source of the electronic data;
  • the system is characterized by executing an identity verification step in which the system cooperates with a terminal on which the employee app is installed via a network to verify that the employee is in fact the employee by checking an employee-specific identification number previously assigned by the organization against the MAC address of the terminal used by the employee.
  • the electronic computer on which the organization's user app is installed executes a deletion request step of invalidating the employee app of the employee and extracting from the transmission history transmissions made by the employee in the past and requesting the service app to delete the electronic data
  • the electronic computer on which the service app is installed upon receiving the deletion request, identifies the organization instructing the deletion and executes a deletion instruction step of instructing the deletion to the organization's user app
  • the electronic computer on which the organization's user app is installed upon receiving the deletion instruction, identifies the employee who is instructing the deletion and executes a deletion command step of instructing the deletion
  • the terminal on which the employee app that is the target of the deletion command is installed receives the deletion command when linking with the next electronic computer on which the user app is installed and executes a deletion step of deleting the electronic data.
  • the electronic computer on which the service app in the electronic data transmission/reception management method of the present invention is installed is characterized in that when transmitting/receiving electronic data, such as exchanging business cards, which is premised on employees of two organizations transmitting/receiving electronic data to each other and simultaneously, only if the user apps of both organizations approve the transmission of electronic data is executed, and the transmission/reception is not completed if either party does not approve.
  • electronic data such as exchanging business cards
  • the electronic data transmission and reception management system of the present invention is an electronic data transmission and reception management system that transfers electronic data from a terminal on which an employee app is installed and used by an employee belonging to a specified organization via a network, via a computer on which a user app is installed and a computer on which a service app is installed, to a terminal on which an employee app is installed and used by an employee belonging to another organization, and when the terminal on which the employee app is installed is the source of electronic data, the terminal on which the employee app is installed realizes a slip number assignment function that designates an employee who is the destination of the electronic data and assigns a slip number unique to the electronic data, an encryption function that encrypts the electronic data to be sent using the slip number, and a transmission request function that requests the transmission of electronic data to the user app used by a person in charge of the organization, and when the terminal is the destination of electronic data, a viewing function that decrypts and visualizes the received electronic data, and when the terminal is the destination of electronic data, the electronic computer on which the user app is installed
  • the service app also implements an identity confirmation response function that responds to the identity confirmation from another organization, as to whether the recipient employee is employed at the organization, based on an employee-specific identification number previously assigned to the employee in the organization, via the service app, and a reception approval function that checks the contents of the electronic data sent from the other organization and determines whether the data can be received by the employee app used by the recipient employee.
  • the computer on which the service app is installed implements a communication destination identification function that extracts recipient information from information used when the slip number is assigned and identifies the recipient organization, and a relay function that relays the connection between user apps between organizations.
  • an electronic computer on which the user app in the electronic data transmission/reception management system of the present invention is installed has an identity guarantee function that, when a transmission request is made in the employee app used by an employee of the organization, the electronic computer cooperates with a terminal on which the employee app is installed via a network to verify that the employee sending the transmission is not an impersonation and guarantee the identity of the employee by verifying that the employee sending the transmission is not an impersonation;
  • a temporary viewing function that allows the encrypted electronic data to be temporarily decrypted, visualized, and viewed by the employee app used by the sender in order to approve sending and receiving;
  • a history management function that records and manages the transmission history and reception history of electronic data based on a slip number created by an employee app used by the employee who is the source of the electronic data;
  • the electronic data transmission and reception management system of the present invention is characterized in that, when an employee belonging to an organization loses eligibility to use the employee app due to leaving the company or the like, the computer on which the organization's user app is installed disables the employee app of the employee and realizes a deletion request function that extracts past transmissions made by the employee from the transmission history and requests the service app to delete the electronic data; when the computer on which the service app is installed receives the deletion request, it identifies the organization instructing the deletion and realizes a deletion instruction function that instructs the deletion to the organization's user app; when the computer on which the organization's user app is installed receives the deletion instruction, it realizes a deletion command function that identifies the employee who is instructing the deletion and commands the deletion; and when the terminal on which the employee app that is the target of the deletion command is installed receives the deletion command and realizes a deletion function that deletes the electronic data when linked to the next computer on which the user app is installed.
  • the electronic computer on which the service app in the electronic data transmission and reception management system of the present invention is installed is characterized by the fact that when transmitting and receiving electronic data, such as exchanging business cards, which is premised on employees of two organizations transmitting and receiving electronic data to each other and simultaneously, only if the user apps of both organizations approve the transmission of electronic data, the electronic data is handed over to both organizations, and if either party does not approve, the transmission and reception is not completed.
  • electronic data such as exchanging business cards
  • a step and function is executed in which the identity of the receiving employee is confirmed by the user app of the organization to which the sending employee belongs, from a computer on which the user app of the organization to which the sending employee belongs is installed, to the user app of the organization to which the destination employee belongs.
  • the present invention by executing a step and realizing a function in which a person in charge of an organization checks and approves the contents of electronic data to be sent or received by a computer on which a user application is installed, it becomes possible for the organization to check the contents of the electronic data under its responsibility before the transmission or reception of the electronic data is established and to determine whether or not the transmission and reception can be permitted.
  • the device on which the employee app is installed is connected via a network to verify the identity of the employee who is the sender by comparing an employee-specific identification number assigned in advance by the organization with the MAC address of the device used by the employee, thereby making it possible to confirm that no impersonation has occurred.
  • the identity of the employee to whom the data is to be sent is confirmed, the electronic data to be sent or received is approved by the person in charge in the organization, the identity of the employee sending the data is guaranteed, and identity verification is performed to ensure that the employee is indeed the real person when linked via the network from the employee app, thereby ensuring the reliable sending and receiving of electronic data at the company's own responsibility.
  • the invoice number which is assigned by the employee app, which acts as the sender, based on information about both the sender and the recipient, is reversible, so the user app can extract information about both the sender and the recipient from the information used when assigning the number, and by recording and managing this invoice number as a sending history and a receiving history, various functions can be realized in relation to the employee app and the user app.
  • this invention makes it possible to provide an electronic data transmission and reception management method and system that can increase the reliability and confidentiality of transmitted and received electronic data by verifying and guaranteeing the identity of the sender and recipient employees as an organization when transmitting and receiving electronic data between organizations, such as in business transactions (for business purposes), and sending and receiving only electronic data that has been approved for transmission and reception under the responsibility of each organization, and by making the electronic data that is the subject of transmission and reception viewable only by those involved in the transmission and reception of the sending and receiving organizations, even if the organizations are in a business relationship, under conditions limited to the use of the app.
  • FIG. 1 is a diagram showing an overview of a method for managing transmission and reception of electronic data according to an embodiment of the present invention
  • FIG. 2 is a diagram showing an overview of the electronic data transmission/reception management method according to the embodiment.
  • FIG. 2 is another diagram showing an overview of the electronic data transmission/reception management method according to the embodiment.
  • FIG. 11 is a diagram showing a flow up to the start of use of a service relating to management of transmission and reception of electronic data in 1 is a diagram showing a flow of procedures relating to transmission and reception of electronic data and a flow of receipt notification in the above embodiment.
  • FIG. FIG. 11 is a diagram showing a transmission application procedure according to the above embodiment.
  • FIG. 2 is a diagram showing a sending approval and receiving approval procedure according to the embodiment.
  • FIG. 13 is a diagram showing how to view received electronic data in the embodiment.
  • FIG. 11 is a diagram illustrating history management according to the embodiment.
  • FIG. 13 is a diagram showing a procedure to be taken when a license to use an employee app in the embodiment is lost.
  • FIG. 2 is a diagram showing an overview of simultaneous and bidirectional transmission and reception of electronic data according to the embodiment.
  • FIG. 1 shows that a service provider Sp is a business entity that provides a highly reliable and confidential electronic data transmission and reception service using an employee app, a user app, and a service app used in this embodiment, and that the user app and employee app are used by companies A and B that use the service for transmitting and receiving electronic data.
  • each organization has one user app and at least one employee app; for example, it is expected that multiple employee apps will be used at Company A, such as Ea1, Ea2, Ea3, etc. Details of each app and its functions will be provided later.
  • app is an abbreviation for application software, and refers to a dedicated program developed for a specific purpose to run on the basic software (operating system) of an electronic computer such as a mainframe, personal computer, tablet, or smartphone, or on cloud computing, and executes the steps described above alone or in conjunction with other applications to realize functions, and the service provider Sp provides a service by supplying users with an environment that realizes the functions necessary to send and receive highly reliable and confidential electronic data, which is the object of this invention.
  • Figures 2 and 3 show the transmission and reception of electronic data from employee L who belongs (is employed) at company A as the sender and employee X who belongs (is employed) at company B as the destination, and also show that employee apps (employee app Ea1 of employee L who is the sender, and employee app Eb1 of employee X who is the destination), user apps (user app Oa of company A to which employee L who is the sender belongs, and user app Ob of company B to which employee X who is the destination belongs), and service app Sa work together via a network.
  • employee apps employee app Ea1 of employee L who is the sender, and employee app Eb1 of employee X who is the destination
  • user apps user app Oa of company A to which employee L who is the sender belongs
  • service app Sa work together via a network.
  • the electronic data transmission and reception management method of this embodiment is configured such that when transmitting and receiving electronic data across organizations, such as between Company A and Company B, not only the electronic data to be transmitted and received, but also various types of information exchanged across organizations, such as identity verification and identity verification responses, as described below, are routed through the service app.
  • the electronic data entity itself is described as being circulated between applications; however, in order to prevent an increase in network traffic, the electronic data entity is stored in neutral and secure storage, and each application can appropriately select a form in which reference information (link information) to the electronic data is circulated.
  • FIG. 4 is a diagram showing the procedure from application to use of the electronic data transmission and reception service in this embodiment to the start of use.
  • an organization wishing to use the electronic data transmission and reception management service in this embodiment applies to the service provider for use of the service by pairing an employee identification number uniquely assigned to the employee who will be using the service with the MAC address, which is an identification number unique to the information terminal used by each employee.
  • the service provider assigns an organization identification number that is an identification number unique to the organization, and sets up and supplies one user app that represents the organization, and an employee app for each employee (and the information terminal associated with each employee) who has applied to use the organization.
  • the organization sets a person in charge of performing approval processing for each employee in the user app provided by the service provider, and provides each employee with an employee app. This makes it possible to distinguish between the user application and the employee application (see FIGS. 1 and 2).
  • the service can then be utilized by using the provided user app and employee app.
  • the user app can use the functions only while it is linked to the service app
  • the employee app can use the functions only while it is linked to the user app.
  • the method of applying for use of the service and the means for supplying each application are assumed to be procedures via a network, but any known supply means may be appropriately selected.
  • the sender, employee L when encrypting electronic data using the employee app Ea1, the sender, employee L, specifies the above (1) organizational identification number of company B to which the recipient, employee X, belongs, and (2) the employee identification number of the recipient, employee X, and then the terminal on which the employee app Ea1 is installed automatically detects the remaining (3), (4), and (5). Then, the employee L uses the transmission request function Fe3 to request transmission of the electronic data to the user application Oa of the company A to which the employee L belongs (transmission request step) (see FIG. 6).
  • designation of the destination means that the sender, employee L, inputs into the employee app Ea1 the employee identification number of employee X and the organization identification number of company B, which have been disclosed in advance by employee X, who is the destination of the electronic data D, and requests for transmission means that employee L presses the transmission request button after designating the destination in the employee app Ea1, but the method (user interface) is not particularly limited and can be selected as appropriate.
  • the user app in this embodiment when linking with the employee app via a network, is equipped with an identity inquiry function Fo3 that verifies that an employee who is eligible to use the employee app is an employee belonging to one's own organization from the employee identification number assigned to the employee.
  • an identity inquiry function Fo3 that verifies that an employee who is eligible to use the employee app is an employee belonging to one's own organization from the employee identification number assigned to the employee.
  • company B's user app Ob uses the information obtained by the identity inquiry function Fo3 to provide an identity confirmation response to whether or not employee X is an employee (of company B) by means of the identity confirmation response function Fo4 (identity confirmation response step).
  • the user app Oa of company A in this embodiment determines, under the responsibility of company A, whether or not the requested electronic data D can be sent to employee X of company B.
  • the electronic data requested to be sent by employee L of company A using the employee app Ea1 is encrypted using the invoice number and arrives at company A's user app Oa, which then notifies the person in charge of the approval request, who will decide whether or not to send the data, and the person in charge uses the user app Oa to make an approval or rejection decision (see FIG. 7 ).
  • the person in charge uses the temporary viewing function Fo5 of the user application Oa to decrypt and temporarily view the temporarily encrypted electronic data in order to confirm the contents of the electronic data necessary for making an approval decision (temporary viewing step).
  • the electronic computer in which the user application Oa is installed realizes a function for flexibly adding or changing the approval route so that the person in charge can ask the person in charge of a higher position for approval.
  • the transmission request made by employee L's employee app Ea1 undergoes identity verification by company A's user app Oa, and receives an identity verification response stating that employee X, who is the destination of the transmission by company B's user app Ob, does indeed belong to company B. Furthermore, the content of electronic data D is verified by a person in charge at company A, and the transmission procedure does not continue until approval is received for the transmission.
  • the user app Oa communicates with the employee app Ea1 via the network using the identity guarantee function Fo6 to compare the employee's unique employee identification number, which has been assigned in advance by Company A, with the MAC address of the terminal used by the employee, and verifies that the sender, employee L, is not an impersonator and guarantees his/her identity (identity guarantee step), thereby ensuring the safe transmission and reception of electronic data without impersonation or other fraud not only for the destination but also for the sender.
  • identity guarantee function Fo6 to compare the employee's unique employee identification number, which has been assigned in advance by Company A, with the MAC address of the terminal used by the employee, and verifies that the sender, employee L, is not an impersonator and guarantees his/her identity (identity guarantee step), thereby ensuring the safe transmission and reception of electronic data without impersonation or other fraud not only for the destination but also for the sender.
  • service app Sa identifies the organization identification number of company B, which is the destination, from the information used when assigning the number, and relays the request to company B's user app Ob, which similarly identifies the employee identification number of employee X, the destination, from the slip number and executes the identity confirmation step.
  • the user app Ob of Company B is then requested to verify the identity of the employee via the service app Sa.
  • the employee identification number of employee X which is identified by the user app Oa of Company A from the invoice number assigned to the electronic data, is compared with the employee identification number of employee X held by the identity inquiry function of the user app Ob of Company B as described above.
  • the result of the collation of the employee identification number of employee X is returned to the user application Oa of company A via the service application Sa by the identity verification response function Fo4 (identity verification response step).
  • the user application Ob of company B in this embodiment determines, under the responsibility of company B, whether employee X belonging to the company can receive the received electronic data (see FIG. 7).
  • the user app Ob of company B receives, via the service app Sa, the electronic data approved for transmission by the user app Oa of company A, to which the sender, employee L, belongs.
  • Company B's user app Ob notifies the approval request to a person in charge who decides whether or not to accept the received electronic data via the reception approval function Fo7, and the person in charge uses the user app Ob to decide whether to approve or reject the data (reception approval step).
  • the person in charge uses the temporary viewing function Fo5 of the user application Ob to decrypt and temporarily view the temporarily encrypted electronic data in order to confirm the contents of the electronic data necessary for approval judgment (temporary viewing step).
  • the user application Ob can flexibly add or change the approval route so that the person in charge can ask a person in charge of a higher position for approval.
  • a computer on which the user app is installed realizes a function in which, when a transmission request is made in the employee app Ea1 of the sender, subsequent actions related to the electronic data are managed as a history based on the invoice number assigned to the electronic data to be sent (see Figure 9).
  • the user app Oa of company A to which employee L, the sender, belongs and the user app Ob of company B to which employee X, the recipient, belongs manage the history at the time approval for the transmission and reception of electronic data D is completed (history management function Fo10).
  • a slip number unique to the electronic data is assigned by the slip number assignment function Fe1 of the employee app of the sender, employee L.
  • the slip number is assigned based on (1) the organization identification number of company B to which employee X, the recipient, belongs, (2) the employee identification number of employee X, the recipient, and (3) the organization identification number of company A to which employee L, the sender, belongs, and (4) the employee identification number of employee L, the sender, which are stored internally in the employee app Ea1, as well as (5) the date and time when the transmission application was made (see FIG. 9 ).
  • invoice number of each electronic data is distinctive, it becomes possible to manage the history, and in cases where there is a problem with sending or receiving electronic data, or when processing is required due to an employee leaving the company and losing eligibility to use the employee app, it becomes possible to look back and extract the history related to the electronic data in question.
  • the invoice number of each electronic data is identifiable, there is no need to store the electronic data itself as history within the user app, which not only improves confidentiality but also helps prevent the accumulated data from becoming bloated.
  • the slip number of the electronic data used for history management is determined based on the elements (1) to (5) above, but it is also possible to incorporate other elements such as the title of the electronic data ("contract,”"specifications,””quote"), and the content can be selected as appropriate.
  • the user app Oa has a deletion request function Fo8 that extracts electronic data sent by employee M in the past from the managed history and requests the service app Sa to delete the electronic data.
  • the service app Sa that receives the deletion request has a deletion instruction function Fs1 that identifies company B, which was the destination to which the deletion request was sent, and instructs the user app Ob to delete the electronic data (deletion instruction step).
  • the service app Sa compares the destination organization identification number, which is an element of the invoice number of the electronic data for which the deletion request has been made, with the organization identification number stored in the service app Sa, and sends a deletion instruction message to the user app of the relevant organization.
  • the user app Ob of Company B which receives the deletion instruction sent from the service app Sa, identifies employee Y who received the electronic data that is the subject of the deletion instruction, and instructs the employee app Eb2 to delete the targeted electronic data using the deletion command function Fo9 (deletion command step).
  • the user app Ob compares the employee identification number of the recipient employee Y, which is an element of the invoice number of the electronic data that is the target of the deletion command, with the employee identification number of employee Y held in the user app Ob, and creates a deletion command message.
  • the employee app Eb2 has a deletion function Fe5 that deletes the target electronic data when a deletion command is received during the next linkage with the user app Ob, and the electronic data is deleted from the employee app Eb2. This makes it difficult for former employees to take out electronic data that they have sent or received with malicious intent, or to receive it from parties to whom they have sent electronic data in the past, making it possible to manage electronic data safely and with high confidentiality.
  • employee L who was the sender of the electronic data in the past, selects the electronic data using employee app Ea1 and submits a request for deletion. At this time, employee L selects the invoice number used when the request to send the electronic data D to be deleted was made in the employee app Ea1 and submits a deletion request.
  • the user app Oa that received the deletion request makes a deletion request to the service app Sa, and the service app Sa that received the deletion request issues a deletion instruction to the user app Ob that manages the history related to the electronic data D.
  • the user app Ob that received the deletion instruction communicates with the employee app Eb1 of employee X, who was the destination of the electronic data, a deletion command is issued, and the deletion is completed in the employee app Eb1.
  • a deletion request can be made not only from employee L who is the sender of electronic data D to be deleted, but also from employee X who is the recipient of the data.
  • the service app Sa determines from the invoice number that the transmission of the electronic data Da is two-way, it does not complete the transmission of the electronic data Da and keeps it on hold until transmission approval is executed from B company's user app Ob using the approval confirmation synchronization function Fs2 (approval confirmation synchronization step).
  • employee L when employee X sends electronic data D using the employee app Eb1, he or she selects the sending of electronic data Db in both directions with employee L, to whom the electronic data D is to be sent, and makes a transmission request.
  • the organizations that transmit and receive electronic data have been described as Company A and Company B.
  • the "organization" in this invention can be replaced with a "department” within a company, and can be expanded to transmit and receive electronic data not only between two parties such as Company A and Company B, but also between three or more organizations.
  • This invention can therefore realize the transmission and reception of electronic data with high reliability and confidentiality in a variety of situations.

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Abstract

送受信される電子データの信頼性と秘匿性を高めることが可能な電子データ送受信管理方法及び電子データ送受信管理システムを提供する。 上記電子データ送受信管理方法において、従業者用アプリがインストールされた端末は、伝票番号採番ステップと、暗号化ステップと、送信申請ステップと、閲覧ステップを実行し、使用者用アプリがインストールされた電子計算機は、自組織に所属する従業者が電子データの送信元となる場合には、身元確認ステップと送信承認ステップを実行し、自組織に所属する従業者が電子データの送信先となる場合には、身元確認回答ステップと受信承認ステップを実行し、サービスアプリがインストールされた電子計算機は、通信先特定ステップと中継ステップを実行する。

Description

データ送受信管理方法及びデータ送受信管理システム
　本発明は、複数の組織間での電子データの受け渡しに関し、送信元、送信先となる従業者の身元の確認や、送受信の対象となる電子データの内容に対する承認が行われなければ、組織間の電子データの受け渡しを成立させないデータ送受信管理方法及び企業間のデータ送受信管理システムに関する。
　従来、電子データの受け渡しに関しては、種々様々ものが開示されているが、例えば、名刺に係る情報の管理に特化したものとしては、特許文献１記載の技術が知られている。
　特許文献１記載の技術は、企業認証と構成員認証の２段階の認証技術を備え、蓄積した名刺に係る情報および企業情報を活用して、名刺に係る情報を管理する情報管理システムである。
　しかしながら、特許文献１記載の技術においては、情報の管理方法の特徴から、最新の相手企業情報の取得およびグローバル規模（ワールドワイド）での実現は困難である。さらに、以下の課題（１）～（４）が解決できない。
　（１）電子データの受け渡しを、当事者間の判断のみで実施することで、企業が意図しない範囲への情報流出等の問題が発生する可能性があった。
　（２）当該受信者のみの閲覧を意図した電子データを第三者に拡散させる可能性があるという問題があった。
　（３）企業認証と構成員認証の２段階認証では、なりすましを完全に防ぐことはできず、当事者ではない第三者が身元（在籍）を偽って、電子データ受け渡し行為を不正に実施する可能性があるという問題があった。
　（４）退職等で企業内の身元（在籍）を喪失した者が過去に受け渡しを実施した電子データが、意図しない状態で相手側に残存する可能性があるという問題があった。
　また、特許文献２と３は、一般利用者（私的利用）を識別する一般利用者識別データと従業者を識別する従業員識別データとの予めの対応付けと、その場合に使用される連携サーバープログラム、業者用サーバープログラム、及びデータ連携システムとを開示している。
特許第６３２８８６７号公報 特開２０１９－１０５９１３号公報 特許第７１０７９７９号公報
　ところで、一般利用者（私的利用）の電子データ送受信についても、その情報漏洩等はあってはならないが、企業と企業の間で取引を行う場合には、個人的な場合とは異なる要求や法的規制（法令順守）が求められる。法的規制としては、企業間では、商法や会社法の遵守が必要になり、利益相反取引の禁止や、コーポレートガバナンスや内部統制システムの構築等が求められる。なお、近年は、メールでの議決権行使や、貸借対照表のホームページでの決算公告が可能になっている。
　しかしながら、建築業界とソフトウェア業界というように各々の業界で最新の技術による高度なセキュリテリィを維持するとなると、非常に高価な費用が必要になったり、操作が複雑になるなどの問題を有するのみならず、問題が生じるとその責任の所在が問題になり、企業は重い責任が課される。特に、電子データの送受信が企業間で安全に行われたとしても、その後の保存や閲覧を一定の範囲に広げると、情報の漏洩の原因になることが高くなる。
　さらに、世界的なＣＯＶＩＤ－１９の感染拡大に伴う、リモートワーク化等のワークスタイルの変更により、従来の組織主導で行われてきたビジネス判断の一部が従業者裁量にシフトする傾向にあるため、先にあげた課題が発生しやすい状況を作り出している。
　そこで、本発明の目的は、企業間取引（ビジネス目的）のように、組織間での電子データの送受信（受け渡し）をするに際して、送信元、送信先となる従業者に対して組織が身元の確認を行い、各組織の責任において内容が承認された電子データだけについて送信と受信が実行されるとともに、前記送受信の対象となる電子データは、取引関係にある組織であっても、送信元と送信先となる従業者が利用する専用のアプリケーション（以降はアプリケーションをアプリと記載する。）でのみ閲覧できるようにして、送受信される電子データの信頼性と秘匿性を高めることが可能な電子データ送受信管理方法及び電子データ送受信管理システムを提供することにある。
　本発明の電子データ送受信管理方法は、ネットワークを介して所定の組織に所属する従業者が利用する従業者用アプリケーション（以降はアプリケーションをアプリと記載する）がインストールされた端末から使用者用アプリがインストールされた電子計算機とサービスアプリがインストールされた電子計算機を経由して別の組織に所属する従業者が利用する従業者用アプリがインストールされた端末に電子データを受け渡す電子データ送受信管理方法であって、従業者用アプリがインストールされた端末は、電子データの送信元となる場合に送信先となる従業者を指定して、当該電子データ固有の伝票番号を採番する伝票番号採番ステップと、前記伝票番号で送信対象の電子データを暗号化する暗号化ステップと、自組織の責任者が利用する使用者用アプリに対して電子データの送信を申請する送信申請ステップを実行するとともに、電子データの送信先となる場合に受信した電子データを復号化・可視化する閲覧ステップを実行し、使用者用アプリがインストールされた電子計算機は、自組織に所属する従業者が電子データの送信元となる場合に、当該従業者が利用する従業者用アプリからの電子データの送信申請を受けると、送信先となる従業者が所属する組織の使用者用アプリに対して、サービスアプリを経由して送信先となる従業者が在籍しているか否か身元を確認する身元確認ステップと、従業者が送信する当該電子データの内容を自組織の責任者が確認して送信の可否判断を行う送信承認ステップを実行するとともに、他組織からの前記身元確認に対して、自組織において予め付された従業者固有の識別番号を基に送信先となる従業者が当該組織に在籍しているか否かサービスアプリを経由して回答する身元確認回答ステップと、他組織から送信される電子データの内容を確認して、送信先となる従業者が利用する従業者用アプリでの受信の可否判断を行う受信承認ステップを実行し、サービスアプリがインストールされた電子計算機は、前記伝票番号の採番時に使用した情報から相手先情報を抽出して相手先の組織を特定する通信先特定ステップと、組織間の使用者用アプリの連携を中継する中継ステップを実行することを特徴とする。
　ここで、「使用者」とは、使用者、法人、国又は地方公共団体を含むものであり、「従業者」とは、法人の役員、国家公務員又は地方公務員を含むものである。このため、「組織」とは、民間法人のみならず公法的な法人を含むもので、組織的な集まりを含むものである。すなわち、ここでの用語の適用は、特許法第３５条（職務発明）の規定に準拠する。
　そして、アプリケーション（アプリ）とは、アプリケーションソフトウェアの略であり、特定の目的をもって、メインフレームやパーソナルコンピュータ、タブレット、スマートフォンのような電子計算機の基本ソフトウェア（オペレーティングシステム）上やクラウドコンピューティング上で動作するように開発された専用のプログラムのことであり、上記のようなステップを単独で、あるいは他のアプリと連携して実行し、機能を実現するものである。
　また、「使用者用アプリ」とは当該組織の責任者として、組織に所属する従業者が利用する従業者用アプリによる電子データ送受信に関する操作を管理、監督する権限を持ち、上記送信承認ステップや受信承認ステップを実行できるものが利用するアプリケーションを指す。
　そして、電子データとは、テキストデータ、文書ファイルデータ、アプリケーションソフトウェアなど、電子的なデータのすべてを意味するものであり、例えば電子マネーを用いた電子決済サービスや契約書等における電子署名がされたもの等を広く含むものとする。（本発明では、企業間の取り引き契約書のような重要書類の機密性を図ることを想定している。）
　本発明の電子データ送受信管理方法における使用者用アプリがインストールされた電子計算機は、自組織の従業者が利用する従業者用アプリにおいて送信申請が実施されると、ネットワークを介して前記従業者用アプリがインストールされた端末と連携して自組織によって予め付された従業者固有の識別番号と当該従業者が利用する端末のＭＡＣアドレスを照合して、送信元となる従業者がなりすましでないことを確認して身元を保証する身元保証ステップ、
　送信承認及び受信承認を実施するために、送信元となる従業者が利用する従業者用アプリによって暗号化した電子データを、一時的に復号化・可視化して閲覧可能にする一時閲覧ステップ、
　さらに、電子データの送信元となる従業者が利用する従業者用アプリによって作成された伝票番号を基に電子データの送受信時に送信履歴及び受信履歴を記録して管理する履歴管理ステップと、
　前記従業者用アプリがインストールされた端末とネットワークを介して連携して、自組織によって予め付された従業者固有の識別番号と当該従業者が使用している端末のＭＡＣアドレスを照会して確実に当該従業者本人であることを照合する身元照合ステップを実行することを特徴とする。
　また、本発明における電子データ送受信管理方法では、組織に所属する従業者が離職等により従業者用アプリの利用資格を喪失した場合に、当該組織の使用者用アプリがインストールされた電子計算機は、当該従業者の従業者用アプリを無効化するとともに前記送信履歴から当該従業者が過去に実施した送信を抽出して前記サービスアプリに当該電子データの削除を依頼する削除依頼ステップを実行し、サービスアプリがインストールされた電子計算機は削除依頼を受けると、削除を指示する組織を特定して、当該組織の使用者用アプリに対して削除を指示する削除指示ステップを実行し、当該組織の使用者用アプリがインストールされた電子計算機は削除指示を受けると削除を命令する従業者を特定して削除を命令する削除命令ステップを実行し、削除命令の対象となった従業者用アプリがインストールされた端末は次の使用者用アプリがインストールされた電子計算機との連携時に削除命令を受け当該電子データを削除する削除ステップを実行することを特徴とする。
　そして、本発明の電子データ送受信管理方法におけるサービスアプリがインストールされた電子計算機は、名刺の交換等の２つの組織の従業者が相互かつ同時に電子データを送受信することを前提とした電子データの送受信を実施する際に、双方の組織の使用者用アプリがともに電子データの送信を承認した場合にのみ、双方の組織に電子データを受け渡し、いずれか一方が承認しなかった場合には送受信を成立させない承認確認同期ステップを実行することを特徴とする。
　本発明の電子データ送受信管理システムは、ネットワークを介して所定の組織に所属する従業者が利用する従業者用アプリがインストールされた端末から使用者用アプリがインストールされた電子計算機とサービスアプリがインストールされた電子計算機を経由して別の組織に所属する従業者が利用する従業者用アプリがインストールされた端末に電子データを受け渡す電子データ送受信管理システムであって、従業者用アプリがインストールされた端末は、電子データの送信元となる場合に送信先となる従業者を指定して、当該電子データ固有の伝票番号を採番する伝票番号採番機能と、前記伝票番号で送信対象の電子データを暗号化する暗号化機能と、自組織の責任者が利用する使用者用アプリに対して電子データの送信を申請する送信申請機能を実現するとともに、電子データの送信先となる場合に受信した電子データを復号化・可視化する閲覧機能を実現し、使用者用アプリがインストールされた電子計算機は、自組織に所属する従業者が電子データの送信元となる場合に、当該従業者が利用する従業者用アプリからの電子データの送信申請を受けると、送信先となる従業者が所属する組織の使用者用アプリに対して、サービスアプリを経由して送信先となる従業者が在籍しているか否か身元を確認する身元確認機能と、従業者が送信する当該電子データの内容を自組織の責任者が確認して送信の可否判断を行う送信承認機能を実現するとともに、他組織からの前記身元確認に対して、自組織において予め付された従業者固有の識別番号を基に送信先となる従業者が当該組織に在籍しているか否かサービスアプリを経由して回答する身元確認回答機能と、他組織から送信される電子データの内容を確認して、送信先となる従業者が利用する従業者用アプリでの受信の可否判断を行う受信承認機能を実現し、サービスアプリがインストールされた電子計算機は、前記伝票番号の採番時に使用した情報から相手先情報を抽出して相手先の組織を特定する通信先特定機能と、組織間の使用者用アプリの連携を中継する中継機能を実現することを特徴とする。
　本発明の電子データ送受信管理システムにおける使用者用アプリがインストールされた電子計算機は、自組織の従業者が利用する従業者用アプリにおいて送信申請が実施されると、前記従業者用アプリがインストールされた端末とネットワークを介して連携して、自組織によって予め付された従業者固有の識別番号と当該従業者が利用する端末のＭＡＣアドレスを照合して、送信元となる従業者がなりすましでないことを確認して身元を保証する身元保証機能と、
　送信承認及び受信承認を実施するために、送信元となる従業者が利用する従業者用アプリによって暗号化した電子データを一時的に復号化・可視化して閲覧できる一時閲覧機能と、
　電子データの送信元となる従業者が利用する従業者用アプリによって作成された伝票番号を基に電子データの送信履歴及び受信履歴を記録して管理する履歴管理機能と、
　従業者用アプリがインストールされた端末からネットワークを介して連携された際に、自組織によって予め付された従業者固有の識別番号と当該従業者が使用している端末のＭＡＣアドレスを照会して確実に当該従業者本人であることを照合する身元照合機能を実現することを特徴とする。
　また、本発明の電子データ送受信管理システムは、組織に所属する従業者が離職等により従業者用アプリの利用資格を喪失した場合に、当該組織の使用者用アプリがインストールされた電子計算機は、当該従業者の従業者用アプリを無効化するとともに前記送信履歴から当該従業者が過去に実施した送信を抽出して前記サービスアプリに当該電子データの削除を依頼する削除依頼機能を実現し、サービスアプリがインストールされた電子計算機は削除依頼を受けると、削除を指示する組織を特定して、当該組織の使用者用アプリに対して削除を指示する削除指示機能を実現し、当該組織の使用者用アプリがインストールされた電子計算機は削除指示を受けると削除を命令する従業者を特定して削除を命令する削除命令機能を実現し、削除命令の対象となった従業者用アプリがインストールされた端末は次の使用者用アプリがインストールされた電子計算機との連携時に削除命令を受け当該電子データを削除する削除機能を実現することを特徴とする。
　そして、本発明の電子データ送受信管理システムにおけるサービスアプリがインストールされた電子計算機は、名刺の交換等の２つの組織の従業者が相互かつ同時に電子データを送受信することを前提とした電子データの送受信を実施する際に、双方の組織の使用者用アプリがともに電子データの送信を承認した場合にのみ、双方の組織に電子データを受け渡し、いずれか一方が承認しなかった場合には送受信を成立させない承認確認同期機能を実現することを特徴とする。
　本発明によれば、送信元となる従業者から送信先となる従業者への電子データの送受信に対し、送信元となる従業者が所属する組織の使用者用アプリがインストールされた電子計算機から、送信先となる従業者が所属する組織の使用者用アプリに対して、送信先となる従業者の身元確認を行うステップの実行、及び機能の実現により、万が一、送信先の従業者がなりすましの場合や、離職等により既に従業者の資格を喪失している場合に電子データ送受信の成立を未然に防ぐことが可能となる。
　また、本発明によれば、使用者アプリがインストールされた電子計算機によって送受信しようとする電子データの内容を組織の責任者が確認して承認するステップの実行、及び機能の実現により、電子データの送受信の成立前に電子データの内容を組織の責任において確認し、送信及び受信の可否を判断することが可能となる。
　そして、本発明によれば、自組織の従業者が利用する従業者用アプリから送信申請が実施されると、前記従業者用アプリがインストールされた端末とネットワークを介して連携して、当該組織によって予め付された従業者固有の識別番号と当該従業者が利用する端末のＭＡＣアドレスを照合して送信元となる従業者の身元を保証する身元保証ステップ、及び機能を備えているので、なりすましでないことを確認可能となる。
　このように送信先となる従業者の身元確認、送受信しようとする電子データに対する組織の責任者による承認、送信元となる従業者の身元保証や、従業者用アプリからネットワークを介して連携された際に確実に当該従業者本人であることを照合する身元照合を行うので、企業の責任において電子データの確実な送受信を実現する。
　そして、送信元となる従業者用アプリによって送信元および送信先双方の情報を基に採番される伝票番号は可逆性を有しているため、使用者用アプリは、採番時に使用した情報から送信元および送信先双方の情報を抽出でき、この伝票番号を送信履歴及び受信履歴として記録して管理することにより従業者用アプリ、使用者用アプリとの関係で種々様々な機能を実現する。
　上述のように、本発明により、企業間取引（ビジネス目的）のように、組織間での電子データの送受信（受け渡し）をするに際して、送信元、送信先となる従業者に対して組織として身元の確認と保証を行い、各組織の責任において送受信が承認された電子データのみ送受信が実行されるとともに、前記送受信の対象となる電子データは、取引関係にある組織であっても、送信元および送信先の組織の送受信に関与する者のみがアプリを利用する条件に限定して閲覧できるようにすることで、送受信される電子データの信頼性と秘匿性を高めることが可能な電子データ送受信管理方法及び電子データ送受信管理システムを提供することが可能となる。
本発明の実施の形態の電子データの送受信管理方法の概要を示す図である。 上記実施の形態の電子データ送受信管理方法の概要を示す図である。 上記実施の形態の電子データ送受信管理方法の概要を示す別図である。 上記実施の形態の電子データの送受信管理に係るサービスの利用開始までの流れを示す図である。 上記実施の形態の電子データの送受信に係る手続の流れと受領連絡の流れを示す図である。 上記実施の形態の送信申請手続を示す図である。 上記実施の形態の送信承認及び受信承認手続を示す図である。 上記実施の形態の受信した電子データの閲覧を示す図である。 上記実施の形態の履歴管理を示す図である。 上記実施の形態の従業者用アプリの利用資格喪失時の手続を示す図である。 上記実施の形態の同時かつ双方向の電子データの送受信の概要を示す図である。
　以下、本発明の好適な実施の形態について、図を用いて具体的に説明するが、本実施の形態において、「企業」を電子データの送受信の管理を行う主体となる「組織」に設定して説明を進める。
（電子データ送受信管理方法の基本構成）
　図１ないし図３は、本発明の実施の形態における電子データ送受信管理方法１００の概要を説明する図である。
　図１は、サービス提供者Ｓｐが、本実施の形態において利用される従業者用アプリ、使用者用アプリ、サービスアプリにより信頼性と秘匿性の高い電子データの送受信サービスを提供する事業者であり、当該電子データを送受信するサービスを利用するＡ社及びＢ社において、使用者用アプリと従業者用アプリが利用されていることを示している。
　また、本実施の形態における使用者用アプリは各組織（各企業）に１つであり、従業者用アプリは少なくとも１つ以上であり、例えばＡ社における従業者用アプリは、Ｅａ１、Ｅａ２、Ｅａ３・・・と複数利用が想定されることを示している。
　なお、各アプリや機能の詳細ついては後述する。
（アプリについて）
　本実施の形態において、アプリとはアプリケーションソフトウェアの略であり、特定の目的をもって、メインフレームやパーソナルコンピュータ、タブレット、スマートフォンのような電子計算機の基本ソフトウェア（オペレーティングシステム）上やクラウドコンピューティング上で動作するように開発された専用のプログラムのことであり、上記のようなステップを単独あるいは他のアプリケーションと連携して実行し、機能を実現するものであり、サービス提供者Ｓｐは、本発明の目的である信頼性と秘匿性の高い電子データの送受信を行うために必要な機能を実現する環境を利用者に供給してサービスを提供する。
　図２、図３はＡ社に所属する（在籍する）従業者Ｌが送信元、Ｂ社に所属する（在籍する）従業者Ｘが送信先となる電子データの送受信を示しているとともに、従業者用アプリ（送信元となる従業者Ｌの従業者用アプリＥａ１、送信先となる従業者Ｘの従業者用アプリＥｂ１）、使用者用アプリ（送信元となる従業者Ｌが所属するＡ社の使用者用アプリＯａ、送信先となる従業者Ｘが所属するＢ社の使用者用アプリＯｂ）、サービスアプリＳａがネットワークを介して連携動作していることを示している。
（サービスアプリについて）
　また、本実施の形態の電子データ送受信管理方法は、Ａ社とＢ社のように組織を跨ぐ電子データの送受信を行う場合に、送受信の対象となる電子データだけでなく、後述する身元確認や身元確認回答といった組織を跨いだ種々の情報のやり取りについてもサービスアプリを経由するように構成されている。
　なお、本実施の形態では電子データの実体そのものがアプリ間を流通する形態を記載しているが、ネットワークのトラフィック増加を抑止する目的で、電子データの実体は、中立かつ安全なストレージに格納し、各アプリでは電子データへの参照情報（リンク情報）が流通する形態を適宜選択可能とする。
（使用者用アプリ及び従業者用アプリの取得）
　図４は、本実施の形態における電子データの送受信サービスの利用申請から利用開始までの手順を示した図であり、まず、本実施の形態における電子データの送受信管理サービスの利用を希望する組織は、サービスを利用する従業者に対して固有に付与した従業者識別番号と、各従業者が利用する情報端末固有の識別番号であるＭＡＣアドレスを対にして、サービス提供者に当該サービスの利用申請を行う。
　次にサービス提供者は、組織固有の識別番号である組織識別番号を採番して、当該組織に対して代表する一つの使用者用アプリと、利用申請を行った各従業者（と各従業者に関連付られた情報端末）用の従業者用アプリをセットアップして供給する。
　組織はサービス提供者から供給された使用者用アプリに、各従業者の承認処理を実施する責任者を設定し、各従業者に従業者用アプリを供給する。
　これにより、使用者用アプリ及び従業者用アプリが識別可能な状態となる（図１、図２参照）。
　そして供給された使用者用アプリ及び従業者用アプリを使用することにより当該サービスの利用が可能となる。
　サービスの利用にあたり、使用者用アプリはサービスアプリと、従業者用アプリは使用者用アプリと連携している間のみ、機能を使用することが可能である。
　なお、本実施の形態では当該サービスの利用申請方法や各アプリの供給手段にはネットワークを介した手続が想定されているが、既知の供給手段を適宜選択可能である。
（送信元となる従業者用アプリについて）
　図２及び図５が示すように、Ａ社に所属する従業者Ｌが送信元、Ｂ社に所属する従業者Ｘが送信先となる電子データの送受信では、従業者Ｌが従業者用アプリＥａ１において、送信先を指定することで、伝票番号採番機能Ｆｅ１により（１）送信先となる従業者Ｘが所属するＢ社の組織識別番号と（２）送信先となる従業者Ｘの従業者識別番号と、従業者用アプリＥａ１が内部に保持している、（３）送信元となる従業者Ｌが所属するＡ社の組織識別番号と（４）送信元となる従業者Ｌの従業者識別番号と、さらに後述する（５）送信申請を実施した日時を基に、当該電子データ固有の伝票番号を採番し（伝票番号採番ステップ）、暗号化機能Ｆｅ２により採番された伝票番号で送信対象となる電子データを暗号化する（暗号化ステップ）。
　ここで、従業者用アプリＥａ１による電子データの暗号化については、送信元となる従業者Ｌが上記の（１）送信先となる従業者Ｘが所属するＢ社の組織識別番号と、（２）送信先となる従業者Ｘの従業者識別番号を指定すると、従業者用アプリＥａ１がインストールされた端末が残りの（３）（４）（５）を自動検出する機能を実現する。
　そして、送信申請機能Ｆｅ３により、従業者Ｌは、自身が所属するＡ社の使用者用アプリＯａに対して、当該電子データの送信を申請する（送信申請ステップ）（図６参照）。
　本実施の形態において、送信先の指定とは、送信元の従業者Ｌが従業者用アプリＥａ１に、当該電子データＤの送信先となる従業者Ｘから事前に情報開示された、従業者Ｘの従業者識別番号とＢ社の組織識別番号を入力することによって、送信先を指定することであり、送信の申請とは、従業者Ｌが従業者用アプリＥａ１で前記送信先の指定後に送信申請ボタンを押下することであるが、その手法（ユーザインタフェース）は特に限定されるものではなく、適宜選択可能である。
（所属する従業者が送信元となる場合の使用者用アプリについて）
　次に、従業者Ｌの従業者用アプリＥａ１において電子データＤの送信申請が実行されると、使用者用アプリＯａは、身元確認機能Ｆｏ１により送信先となる従業者Ｘが所属するＢ社の使用者用アプリＯｂに対して、サービスアプリＳａを経由して送信先となる従業者Ｘが在籍しているか否か身元を確認する（身元確認ステップ）。
　そして、送信承認機能Ｆｏ２により従業者Ｌが送信しようとする電子データの内容をＡ社の責任者が確認して送信の可否を判断する（送信承認ステップ）。
　ここで、本実施の形態における使用者用アプリは、ネットワークを介して従業者用アプリと連携を行うに際して、従業者用アプリの利用資格を有する従業者が自組織に所属する従業者であることを、当該従業者に付されている従業者識別番号から確認する身元照会機能Ｆｏ３を備えており、上記のように、Ａ社に所属する従業者Ｌが送信元、Ｂ社に所属する従業者Ｘが送信先となる電子データの送受信を行う場合に、Ａ社の使用者用アプリＯａの送信先となる従業者Ｘに関する身元確認に対して、Ｂ社の使用者用アプリＯｂは身元照会機能Ｆｏ３によって得られている情報から、身元確認回答機能Ｆｏ４により従業者Ｘが（Ｂ社に）所属している従業者であるか否かの身元確認回答を行う（身元確認回答ステップ）。
　そして、上記送信承認ステップでは本実施の形態におけるＡ社の使用者用アプリＯａは、送信申請された電子データＤについて、Ａ社の責任において、Ｂ社に所属する従業者Ｘに対する当該電子データ送信の可否を判断するが、Ａ社の従業者Ｌが従業者用アプリＥａ１で送信申請した電子データは伝票番号によって暗号化され、Ａ社の使用者用アプリＯａに届き、使用者用アプリＯａは送信の可否を判断する責任者に承認依頼を通知し、責任者は使用者用アプリＯａを使用して承認または否決の判断を行う（図７参照）。
　このとき、責任者は使用者用アプリＯａの一時閲覧機能Ｆｏ５により、承認判断に必要な電子データの内容確認のために一時的に暗号化された電子データを復号化し一時的に閲覧する（一時閲覧ステップ）。
　この送信承認ステップにおいて、使用者用アプリＯａがインストールされた電子計算機は、責任者が上位職責の責任者に承認判断を仰ぐことができるように、承認ルートの追加や変更を柔軟に行うための機能を実現する。
　このように、従業者Ｌの従業者用アプリＥａ１が行う送信申請は、Ａ社の使用者用アプリＯａによる身元確認を行ってＢ社の使用者用アプリＯｂによる送信先となる従業者Ｘが確かにＢ社に所属しているという身元確認回答を受けるとともに、Ａ社責任者による電子データＤの内容確認のうえ送信承認を受けなければ送信の手続きを継続しない。
　さらに、本実施の形態における使用者用アプリＯａは、Ａ社に所属する従業者Ｌが従業者用アプリＥａ１から送信申請を実行すると、身元保証機能Ｆｏ６によりネットワークを介して前記従業者用アプリＥａ１と通信連携してＡ社によって予め付された従業者固有の従業者識別番号と当該従業者が利用する端末のＭＡＣアドレスを照合して、送信元となる従業者Ｌがなりすましでないことを確認して身元を保証する（身元保証ステップ）ので、送信先だけでなく、送信元にもなりすまし等の不正がない安全な電子データの送受信を担保できる。
（所属する従業者が送信先となる場合の使用者用アプリについて）
　電子データＤの送信元となる従業者Ｌが従業者用アプリＥａ１で、伝票番号採番ステップと電子データの暗号化ステップを実行し、Ａ社の使用者用アプリＯａに対して送信申請を行うと、Ａ社の使用者用アプリＯａは、サービスアプリＳａ経由で身元確認ステップを実行する。このとき、前記伝票番号は可逆性を有しているため、サービスアプリＳａは、採番時に使用した情報から、送信先となるＢ社の組織識別番号を特定し、Ｂ社の使用者用アプリＯｂに依頼を中継し、Ｂ社の使用者用アプリＯｂは前記伝票番号から同様に、送信先となる従業者Ｘの従業者識別番号を特定して身元確認ステップを実行する。
　そうすると、本実施の形態におけるＢ社の使用者用アプリＯｂは、サービスアプリＳａ経由で身元確認を依頼されるが、このとき、Ａ社の使用者用アプリＯａが電子データに採番された伝票番号から特定される従業者Ｘの従業者識別番号と、上述のようにＢ社の使用者用アプリＯｂの身元照会機能によって保持されている従業者Ｘの従業者識別番号とが照合される。
　そして、従業者Ｘの従業者識別番号の照合の結果を身元確認回答機能Ｆｏ４によりサービスアプリＳａ経由でＡ社の使用者用アプリＯａに回答する（身元確認回答ステップ）。
　つぎに、本実施の形態におけるＢ社の使用者用アプリＯｂは、受信した電子データについて、Ｂ社の責任において、所属する従業者Ｘの当該電子データ受信の可否を判断する（図７参照）。
　Ｂ社の使用者用アプリＯｂは、送信元となる従業者Ｌが所属するＡ社の使用者用アプリＯａによって送信承認された電子データを、サービスアプリＳａを介して受信する。
　Ｂ社の使用者用アプリＯｂは、受信承認機能Ｆｏ７により受け取った電子データの受信の可否を判断する責任者に承認依頼を通知し、責任者は使用者用アプリＯｂを使用して承認または否決の判断を行う（受信承認ステップ）。
　このとき、責任者は使用者用アプリＯｂの一時閲覧機能Ｆｏ５により、承認判断に必要な電子データの内容確認のために一時的に暗号化された電子データを復号化し一時的に閲覧する（一時閲覧ステップ）。
　この受信承認ステップにおいて、使用者用アプリＯｂは、責任者が上位職責の責任者に承認判断を仰ぐことができるように、承認ルートの追加や変更を柔軟に行うことができる。
（送信先となる従業者用アプリについて）
　Ｂ社の使用者用アプリＯｂにおいて、電子データの受信承認がなされると、送信先となる従業者Ｘの従業者用アプリＥｂ１が電子データを受信する。
　そして、従業者用アプリＥｂ１が備える閲覧機能Ｆｅ４により、暗号化されて送信された電子データを復号化・可視化して閲覧することができるようになる（閲覧ステップ）（図８参照）。
　このように、送信元であるＡ社の従業者Ｌから送信先であるＢ社の従業者Ｘに電子データＤを受け渡すに際し、Ａ社の責任において送信承認がなされ、Ｂ社の責任において受信承認がなされることで、電子データの送受信や送受信された電子データの内容に問題があった場合の責任の所在が明らかとなり、信頼性の高い電子データの送受信の実現に貢献する。
（使用者用アプリの履歴管理について）
　これまで、送信元となるＡ社に所属する従業者Ｌから送信先となるＢ社に所属する従業者Ｘへの電子データの受け渡しを説明してきたが、本実施の形態における使用者用アプリがインストールされた電子計算機は、送信元となる従業者の従業者用アプリＥａ１において、送信申請が行われると、送信しようとする電子データに採番される伝票番号に基づき、以後の当該電子データに関するアクションが履歴として管理される機能を実現する（図９参照）。
　本実施の形態では、送信元となる従業者Ｌが所属するＡ社の使用者用アプリＯａおよび送信先となる従業者Ｘが所属するＢ社の使用者用アプリＯｂは電子データＤの送受信の承認が完了したタイミングでその履歴を管理する（履歴管理機能Ｆｏ１０）。
　ここで、履歴の管理には送信元となる従業者Ｌの従業者用アプリの伝票番号採番機能Ｆｅ１により採番された電子データ固有の伝票番号を使用するが、具体的には伝票番号は、（１）送信先となる従業者Ｘが所属するＢ社の組織識別番号と、（２）送信先となる従業者Ｘの従業者識別番号と、従業者用アプリＥａ１が内部に保持している、（３）送信元となる従業者Ｌが所属するＡ社の組織識別番号と（４）送信元となる従業者Ｌの従業者識別番号に加え、（５）送信申請を行った日時を基に採番する（図９参照）。
　これにより、各電子データの伝票番号は識別性を有するので、履歴を管理することが可能となり、電子データの送受信に問題があった場合や、従業者の離職等により従業者用アプリの利用資格の喪失に伴う処理が必要な場合など、遡って当該電子データに関連した履歴の抽出が可能となる。
　また、各電子データの伝票番号が識別性を有する事で、使用者用アプリ内に電子データそのものを履歴として格納する必要がなく、秘匿性の向上だけでなく蓄積データの肥大化防止にも奏効する。
　本実施の形態では、履歴の管理に使用される電子データの伝票番号は上記（１）～（５）の要素により採番されるが、電子データの題名（「契約書」や「仕様書」、「見積書」）などの別の要素を組み込むことも可能で、その内容は適宜選択可能である。
（従業者のサービス利用資格喪失時の手続について）
　ここでは本実施の形態における電子データ送受信サービスを利用する組織に所属する従業者が離職等により従業者用アプリＥａ１の利用資格を喪失した場合の手続を図１０に基づき説明する。
　また、図１を参照し、離職した従業者を従業者Ｍ、従業者Ｍが所属していた組織をＡ社、離職した従業者が電子データの送信先となった従業者を従業者Ｙ、従業者Ｙが所属する組織をＢ社とする。
　まず、Ａ社は、離職した従業者Ｍの従業者用アプリＥａ２の機能を無効化する。これにより、従業者Ｍが利用していた従業者用アプリＥａ２がこれまでに受信した電子データは削除される。
　そして使用者用アプリＯａは、管理している履歴から従業者Ｍが過去に行った電子データの送信を抽出してサービスアプリＳａに当該電子データの削除を依頼する削除依頼機能Ｆｏ８を備えており、削除依頼を受けたサービスアプリＳａが備える削除指示機能Ｆｓ１により、削除依頼を送信する送信先であったＢ社を特定して使用者用アプリＯｂに当該電子データの削除を指示する（削除指示ステップ）。
　このとき、サービスアプリＳａは削除依頼が行われた電子データの伝票番号の要素となっている送信先の組織識別番号とサービスアプリＳａにて保持されている組織識別番号との照合を行い、該当する組織の使用者用アプリに対して削除指示の電文を送信する。
　そして、サービスアプリＳａから送信された削除指示を受けたＢ社の使用者用アプリＯｂは、削除指示の対象となる電子データを受信した従業者Ｙを特定して、削除命令機能Ｆｏ９によって従業者用アプリＥｂ２に対して対象となる電子データの削除を命令する（削除命令ステップ）。
　このとき、使用者用アプリＯｂは、削除命令の対象となる電子データの伝票番号の要素となっている送信先の従業者Ｙの従業者識別番号と、使用者用アプリＯｂにて保持されている従業者Ｙの従業者識別番号との照合を行い、削除命令の電文を作成する。
　そして、当該従業者用アプリＥｂ２は次の使用者用アプリＯｂとの連携時に削除命令を受けると対象となる電子データを削除する削除機能Ｆｅ５を備えており、当該電子データが従業者用アプリＥｂ２から削除される。
　これにより、離職者が悪意を持って送受信した電子データを持ち出すことや、過去に電子データを送信した相手から譲り受けることが困難になり、安全で秘匿性の高い電子データの管理が可能となる。
　また、過去に送受信された電子データが時間の経過や、内容の訂正・更新等により陳腐化した場合には、使用者用アプリからだけでなく従業者用アプリを起点とする削除が可能である。
　送信した電子データが内容の訂正や更新が行われたことで陳腐化した場合に、過去に当該電子データの送信元となった従業者Ｌが、従業者用アプリＥａ１により当該電子データを選択して削除申請を行う。
　このとき、従業者Ｌは従業者用アプリＥａ１において削除対象となる電子データＤの送信申請を実施した際の伝票番号を選択して削除申請を行うが、それ以後は上述した通り、削除対象となる電子データＤの伝票番号を基に、削除申請を受けた使用者用アプリＯａからサービスアプリＳａに対して削除依頼が行われ、削除依頼を受けたサービスアプリＳａから当該電子データＤに関する履歴を管理している使用者用アプリＯｂに対して削除指示が行われ、削除指示を受けた使用者用アプリＯｂが当該電子データの送信先であった従業者Ｘの従業者用アプリＥｂ１と通信連携した際に削除命令が行われ、従業者用アプリＥｂ１において削除が完了する。
　また、このような手法を用いれば、削除対象となる電子データＤの送信元である従業者Ｌからだけではなく、送信先であった従業者Ｘからの削除申請も可能である。
（名刺交換等の電子データの相互同時送信について）
　本実施の形態の電子データの送受信管理を利用する、Ａ社に所属する従業者ＬとＢ社に所属する従業者Ｘが名刺（データ）の交換を行う場合を説明する。
　名刺交換のように２者が相互かつ同時に電子データの送受信を実現するために、従業者用アプリ（の伝票番号採番機能Ｆｅ１）がインストールされた電子計算機は、当該電子データの送信先を指定するとともに、当該電子データの送信が上述したような一方向の電子データの送信であるのか、名刺交換のような双方向の電子データの送信であるのかを選択する機能を実現する。
　名刺交換を行う従業者Ｌは、電子データの送信先の指定を行う際に、送信先となる従業者Ｘとの双方向の電子データの送信を選択する。
　このとき、送信元となる従業者Ｌが従業者用アプリＥａ１において、当該電子データＤａの送信を双方向として選択すると、（従業者Ｌから送信される）電子データＤａの伝票番号に双方向の送信である情報が付加される。
　送信申請を受けた使用者用アプリＯａは、一方向の送信と同様に送信先となる従業者Ｘが所属するＢ社の使用者用アプリＯｂに対して身元確認を行ってＢ社の使用者用アプリＯｂからの身元確認回答を受けるとともに、一時閲覧機能Ｆｏ５により責任者による電子データＤａの内容確認を経て送信承認が実行される。
　サービスアプリＳａは、前記伝票番号から当該電子データＤａの送信が双方向であることを判断すると、承認確認同期機能Ｆｓ２によりＢ社の使用者用アプリＯｂからの送信承認が実行されるまで、当該電子データＤａの送信を成立させず保留状態とする（承認確認同期ステップ）。
　他方、従業者Ｘも従業者Ｌと同様に、従業者用アプリＥｂ１において電子データＤの送信を行う際に、当該電子データＤの送信が送信先となる従業者Ｌとの双方向の電子データＤｂの送信を選択して送信申請を行う。
　Ｂ社の使用者用アプリＯｂでも、一方向の送信と同様のステップを経て電子データＤｂに対する送信承認が実行され、Ａ社とＢ社双方の送信承認が揃うと、サービスアプリＳａは承認確認同期機能Ｆｓ２により、電子データＤａ及びＤｂの相互かつ同時の送信を成立させる。
　このように、本実施の形態の電子データの送受信管理方法やシステムを利用することで、一方向の電子データの送受信だけでなく、昨今のワークスタイルの変更により、従来の組織主導で行われてきたビジネス判断の一部が従業者裁量にシフトする傾向の中で、リモートワークを行っていても、所属する組織の承認を受けた電子データの相互かつ同時で平等な送受信が可能となる。（図１１参照）。
　なお、本実施の形態では、電子データの送受信を行う組織をＡ社、Ｂ社として説明を行ったが、本発明における「組織」を、企業内の「部門」に置換することや、Ａ社、Ｂ社のように２者間だけでなく、３者以上の複数の組織の電子データの送受信に拡張が可能であるため、本発明により様々な場面で信頼性と秘匿性の高い電子データの送受信が実現できる。
　100　　　　　　　　　　　　　　　　　　　電子データ送受信管理方法、
　D, Da, Db, Dt, Dr, De, Dd　　　　　　　　電子データ、
　E, Ea1, Ea2, Ea3, Eb1, Eb2, Eb3　        従業者用アプリ、
　H, Ht, Hr                                履歴
　Fe1　　　　　　　　　　　　　　　　　　　伝票番号採番機能、
　Fe2　　　　　　　　　　　　　　　　　　　暗号化機能、
　Fe3　　　　　　　　　　　　　　　　　　　送信申請機能、
　Fe4　　　　　　　　　　　　　　　　　　　閲覧機能、
　Fe5　　　　　　　　　　　　　　　　　　　削除機能、
　Fs1　　　　　　　　　　　　　　　　　　　削除指示機能、
　Fs2　　　　　　　　　　　　　　　　　　　承認確認同期機能、
　Fo1　　　　　　　　　　　　　　　　　　　身元確認機能、
　Fo2　　　　　　　　　　　　　　　　　　　送信承認機能、
　Fo3　　　　　　　　　　　　　　　　　　　身元照会機能、
　Fo4　　　　　　　　　　　　　　　　　　　身元確認回答機能、
　Fo5　　　　　　　　　　　　　　　　　　　一時閲覧機能、
　Fo6　　　　　　　　　　　　　　　　　　　身元保証機能、
　Fo7　　　　　　　　　　　　　　　　　　　受信承認機能、
　Fo8　　　　　　　　　　　　　　　　　　　削除依頼機能、
　Fo9　　　　　　　　　　　　　　　　　　　削除命令機能、
　Fo10　　　　　　　　　　　　　　　　　　 履歴管理機能、
　L, M, N, X, Y, Z　　　　　　　　　　　　 従業者、
　Sa　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 サービスアプリ、
　Sp　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 サービス提供者、
　O, Oa, Ob                                使用者用アプリ、
　A, B　　　　　　　　　　　　　　　　　　 会社、
　Ne                                       従業員識別番号、
　No                                       組織識別番号、
　Nd                                       伝票番号

 

Claims (14)

  1. 　ネットワークを介して所定の組織に所属する従業者が利用する従業者用アプリケーション（以降はアプリケーションをアプリと記載する）がインストールされた端末から使用者用アプリがインストールされた電子計算機とサービスアプリがインストールされた電子計算機を経由して別の組織に所属する従業者が利用する従業者用アプリがインストールされた端末に電子データを受け渡す電子データ送受信管理方法であって、
    　従業者用アプリがインストールされた端末は、
    　電子データの送信元となる場合に送信先となる従業者を指定して、当該電子データ固有の伝票番号を採番する伝票番号採番ステップと、前記伝票番号で送信対象の電子データを暗号化する暗号化ステップと、自組織の責任者が利用する使用者用アプリに対して電子データの送信を申請する送信申請ステップを実行するとともに、
    　電子データの送信先となる場合に受信した電子データを復号化・可視化する閲覧ステップを実行し、
    　使用者用アプリがインストールされた電子計算機は、
    　自組織に所属する従業者が電子データの送信元となる場合に、当該従業者が利用する従業者用アプリからの電子データの送信申請を受けると、送信先となる従業者が所属する組織の使用者用アプリに対して、サービスアプリを経由して送信先となる従業者が在籍しているか否か身元を確認する身元確認ステップと、従業者が送信する当該電子データの内容を自組織の責任者が確認して送信の可否判断を行う送信承認ステップを実行するとともに、
    　他組織からの前記身元確認に対して、自組織において予め付された従業者固有の識別番号を基に送信先となる従業者が当該組織に在籍しているか否かサービスアプリを経由して回答する身元確認回答ステップと、他組織から送信される電子データの内容を確認して、送信先となる従業者が利用する従業者用アプリでの受信の可否判断を行う受信承認ステップを実行し、
    　サービスアプリがインストールされた電子計算機は、
    　前記伝票番号の採番時に使用した情報から相手先情報を抽出して相手先の組織を特定する通信先特定ステップと、組織間の使用者用アプリの連携を中継する中継ステップを実行することを特徴とする電子データ送受信管理方法。
  2. 　前記使用者用アプリがインストールされた電子計算機は、自組織の従業者が利用する従業者用アプリで送信申請を実施すると、ネットワークを介して前記従業者用アプリがインストールされた端末と連携して自組織によって予め付された従業者固有の識別番号と当該従業者が利用する端末のＭＡＣアドレスを照合して、送信元となる従業者がなりすましでないことを確認して身元を保証する身元保証ステップを実行することを特徴とする請求項１に記載の電子データ送受信管理方法。
  3. 　前記使用者用アプリがインストールされた電子計算機は、送信承認及び受信承認を実施するために、送信元となる従業者が利用する従業者用アプリによって暗号化した電子データを、一時的に復号化・可視化して閲覧可能にする一時閲覧ステップを実行することを特徴とする請求項１に記載の電子データ送受信管理方法。
  4. 　前記使用者用アプリがインストールされた電子計算機は、電子データの送信元となる従業者が利用する従業者用アプリによって作成された伝票番号を基に電子データの送受信時に送信履歴及び受信履歴を記録して管理する履歴管理ステップを実行することを特徴とする請求項１に記載の電子データ送受信管理方法。
  5. 　前記使用者用アプリがインストールされた電子計算機は、前記従業者用アプリがインストールされた端末からネットワークを介して連携された際に、自組織によって予め付された従業者固有の識別番号と当該従業者が使用している端末のＭＡＣアドレスを照会して確実に当該従業者本人であることを照合する身元照合ステップを実行することを特徴とする請求項１に記載の電子データ送受信管理方法。
  6. 　組織に所属する従業者が離職等により従業者用アプリの利用資格を喪失した場合に、当該組織の使用者用アプリがインストールされた電子計算機は、当該従業者の従業者用アプリを無効化するとともに前記送信履歴から当該従業者が過去に実施した送信を抽出して前記サービスアプリに当該電子データの削除を依頼する削除依頼ステップを実行し、サービスアプリがインストールされた電子計算機は削除依頼を受けると、削除を指示する組織を特定して、当該組織の使用者用アプリに対して削除を指示する削除指示ステップを実行し、当該組織の使用者用アプリがインストールされた電子計算機は削除指示を受けると削除を命令する従業者を特定して削除を命令する削除命令ステップを実行し、削除命令の対象となった従業者用アプリがインストールされた端末は次の使用者用アプリがインストールされた電子計算機との連携時に削除命令を受け当該電子データを削除する削除ステップを実行することを特徴とする請求項４に記載の電子データ送受信管理方法。
  7. 　前記サービスアプリがインストールされた電子計算機は、名刺の交換等の２つの組織の従業者が相互かつ同時に電子データの送受信することを前提とした電子データの送受信を実施する際に、双方の組織の使用者用アプリがともに電子データの送信を承認した場合にのみ、双方の組織に電子データを受け渡し、いずれか一方が承認しなかった場合には送受信を成立させない承認確認同期ステップを実行することを特徴とする請求項１記載の企業間の電子データ送受信管理方法。
  8. 　ネットワークを介して所定の組織に所属する従業者が利用する従業者用アプリがインストールされた端末から使用者用アプリがインストールされた電子計算機とサービスアプリがインストールされた電子計算機を経由して別の組織に所属する従業者が利用する従業者用アプリがインストールされた端末に電子データを受け渡す電子データ送受信管理システムであって、
    　従業者用アプリがインストールされた端末は、
    　電子データの送信元となる場合に送信先となる従業者を指定して、当該電子データ固有の伝票番号を採番する伝票番号採番機能と、前記伝票番号で送信対象の電子データを暗号化する暗号化機能と、自組織の責任者が利用する使用者用アプリに対して電子データの送信を申請する送信申請機能を実現するとともに、
    　電子データの送信先となる場合に受信した電子データを復号化・可視化する閲覧機能を実現し、
    　使用者用アプリがインストールされた電子計算機は、
    　自組織に所属する従業者が電子データの送信元となる場合に、当該従業者が利用する従業者用アプリからの電子データの送信申請を受けると、送信先となる従業者が所属する組織の使用者用アプリに対して、サービスアプリを経由して送信先となる従業者が在籍しているか否か身元を確認する身元確認機能と、従業者が送信する当該電子データの内容を自組織の責任者が確認して送信の可否判断を行う送信承認機能を実現するとともに、
    　他組織からの前記身元確認に対して、自組織において予め付された従業者固有の識別番号を基に送信先となる従業者が当該組織に在籍しているか否かサービスアプリを経由して回答する身元確認回答機能と、他組織から送信される電子データの内容を確認して、送信先となる従業者が利用する従業者用アプリでの受信の可否判断を行う受信承認機能を実現し、
    　サービスアプリがインストールされた電子計算機は、
    　前記伝票番号の採番時に使用した情報から相手先情報を抽出して相手先の組織を特定する通信先特定機能と、組織間の使用者用アプリの連携を中継する中継機能を実現することを特徴とする電子データ送受信管理システム。
  9. 　前記使用者用アプリがインストールされた電子計算機は、自組織の従業者が利用する従業者用アプリで送信申請を実施すると、ネットワークを介して前記従業者用アプリがインストールされた端末と連携して自組織によって予め付された従業者固有の識別番号と当該従業者が利用する端末のＭＡＣアドレスを照合して、送信元となる従業者がなりすましでないことを確認して身元を保証する身元保証機能を実現することを特徴とする請求項８に記載の電子データ送受信管理システム。
  10. 　使用者用アプリがインストールされた電子計算機は、送信承認及び受信承認を実施するために、送信元となる従業者が利用する従業者用アプリによって暗号化した電子データを一時的に復号化・可視化して閲覧できる一時閲覧機能を実現することを特徴とする請求項８に記載の電子データ送受信管理システム。
  11. 　前記使用者用アプリがインストールされた電子計算機は、電子データの送信元となる従業者が利用する従業者用アプリによって作成された伝票番号を基に電子データの送受信時に送信履歴及び受信履歴を記録して管理する履歴管理機能を実現することを特徴とする請求項８に記載の電子データ送受信管理システム。
  12. 　前記使用者用アプリがインストールされた電子計算機は、前記従業者用アプリがインストールされた端末からネットワークを介して連携された際に、自組織によって予め付された従業者固有の識別番号と当該従業者が使用している端末のＭＡＣアドレスを照会して確実に当該従業者本人であることを照合する身元照合機能を実現することを特徴とする請求項８に記載の電子データ送受信管理システム。
  13. 　組織に所属する従業者が離職等により従業者用アプリの利用資格を喪失した場合に、当該組織の使用者用アプリがインストールされた電子計算機は、当該従業者の従業者用アプリを無効化するとともに前記送信履歴から当該従業者が過去に実施した送信を抽出して前記サービスアプリに当該電子データの削除を依頼する削除依頼機能を実現し、サービスアプリがインストールされた電子計算機は削除依頼を受けると、削除を指示する組織を特定して、当該組織の使用者用アプリに対して削除を指示する削除指示機能を実現し、当該組織の使用者用アプリがインストールされた電子計算機は削除指示を受けると削除を命令する従業者を特定して削除を命令する削除命令機能を実現し、削除命令の対象となった従業者用アプリがインストールされた端末は次の使用者用アプリがインストールされた電子計算機との連携時に削除命令を受け当該電子データを削除する削除機能を実現することを特徴とする請求項１１に記載の電子データ送受信管理システム。
  14. 　前記サービスアプリがインストールされた電子計算機は、名刺の交換等の２つの組織の従業者が相互かつ同時に電子データの送受信することを前提とした電子データの送受信を実施する際に、双方の組織の使用者用アプリがともに電子データの送信を承認した場合にのみ、双方の組織に電子データを受け渡し、いずれか一方が承認しなかった場合には送受信を成立させない承認確認同期機能を実現することを特徴とする請求項８記載の企業間の電子データ送受信管理システム。

     
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