WO2024034468A1 - 情報処理装置及び情報通知システム - Google Patents

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WO2024034468A1
WO2024034468A1 PCT/JP2023/028136 JP2023028136W WO2024034468A1 WO 2024034468 A1 WO2024034468 A1 WO 2024034468A1 JP 2023028136 W JP2023028136 W JP 2023028136W WO 2024034468 A1 WO2024034468 A1 WO 2024034468A1
Authority
WO
WIPO (PCT)
Prior art keywords
information processing
time
processing device
receiving side
conference room
Prior art date
Application number
PCT/JP2023/028136
Other languages
English (en)
French (fr)
Inventor
惇平 高田
文弥 坂下
翔一 坂口
優実 広部
拓磨 藤川
Original Assignee
京セラドキュメントソリューションズ株式会社
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by 京セラドキュメントソリューションズ株式会社 filed Critical 京セラドキュメントソリューションズ株式会社
Publication of WO2024034468A1 publication Critical patent/WO2024034468A1/ja

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    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/10—Office automation; Time management
    • G06Q10/109—Time management, e.g. calendars, reminders, meetings or time accounting

Definitions

  • the present invention relates to an information processing device and an information notification system, and particularly relates to a technique for notifying an event location, event start date and time, etc. using notification information.
  • an information notification system includes a plurality of information processing devices that send and receive e-mails for notifying the conference room, the start date and time of the conference, etc. through a server on a network.
  • reservation information regarding the reservation of a resource such as a conference room is acquired, and the transmission method or destination of a notification regarding the resource reservation is determined according to the acquired reservation information.
  • the notification regarding the resource reservation is transmitted to the terminal device using the transmission method determined, or the notification regarding the resource reservation is transmitted to the determined destination.
  • notifications regarding resource reservations are sent not only to the person making the reservation.
  • the reminder notification can be used to change the conference room to another conference room that is closer to the user, the convenience of the reminder notification will be improved.
  • the transmission method or destination of notification regarding resource reservation is determined according to reservation information, but notification of change of conference room is not performed.
  • the present invention has been made in view of the above circumstances, and when a user moves and is far away from a conference room, the present invention changes the scheduled conference room to another conference room that is closer to the user.
  • the purpose is to notify users of different conference rooms.
  • An information processing device transmits notification information for notifying an event at the event location to another receiving information processing device for each of a plurality of event locations through a server on a network.
  • the communication unit of the information processing device on the sending side that communicates with the information processing device on the receiving side via the server, and the reminder sending from the start date and time of the event to an earlier date and time.
  • the preparation time is calculated by adding a certain amount of time to the travel time, and if the preparation time is less than the reminder time, when the reminder sending date and time arrives, the notification information is sent to the communication department and sent to the recipient's information. If the preparation time is longer than the reminder time, select another event location where the preparation time is less than the reminder time based on the location of each event location and the location of the information processing device on the receiving side. and a control unit that causes the communication unit to transmit notification information indicating a change to a different event location to an information processing device on the receiving side.
  • An information notification system includes a plurality of information processing devices that communicate notification information for notifying an event at the event location through a server on a network, for each of the plurality of event locations.
  • An information notification system comprising: an information processing apparatus according to one aspect of the present invention described above as at least a transmitting-side information processing apparatus that transmits notification information among a plurality of information processing apparatuses.
  • the scheduled conference room can be changed to another conference room that is closer to the user and the user can be notified of the other conference room.
  • FIG. 1 is a block diagram showing the configuration of an information notification system according to an embodiment of the present invention.
  • FIG. 1 is a block diagram showing the main configuration of an information processing device.
  • FIG. 3 is a diagram showing an example of a meeting schedule.
  • 3 is a flowchart showing a control procedure for notification setting processing.
  • FIG. 3 is a diagram showing an example of a pop-up window for login.
  • FIG. 3 is a diagram illustrating an example of a reminder notification setting window.
  • FIG. 3 is a diagram conceptually showing conference management data.
  • FIG. 7 is a diagram showing an example of a pop-up window for selecting whether or not to extend the reminder time.
  • FIG. 7 is a diagram showing another example of a pop-up window for selecting whether to extend the reminder time.
  • 3 is a flowchart showing a control procedure for conference room setting processing.
  • 10A is a flowchart showing a control procedure subsequent to FIG. 10A.
  • FIG. 1 is a block diagram showing the configuration of an information notification system Sy according to an embodiment of the present invention.
  • the information notification system Sy includes a plurality of information processing devices 10.
  • a plurality of information processing devices 10 are connected to a network (such as an intranet) N, and notification information is transmitted between each information processing device 10 to a server 30 (for example, a mail server) on the network N.
  • the server 30 will be described as a mail server).
  • Each information processing device 10 accesses the server 30 through the network N.
  • the notification information is information including a message to be notified, and is, for example, an e-mail.
  • notification information will be explained as an email.
  • the number of information processing devices 10 is not particularly limited.
  • FIG. 2 is a block diagram showing the main configuration of the information processing device 10.
  • the information processing device 10 is, for example, a personal computer, a portable smart phone, a mobile device, or the like.
  • the information processing device 10 includes a display section 11, an operation section 12, a touch panel 13, a communication section 14, a storage section 17, and a control unit 18.
  • the display unit 11 is composed of a liquid crystal display (LCD), an organic light-emitting diode (OLED) display, or the like.
  • LCD liquid crystal display
  • OLED organic light-emitting diode
  • a touch panel 13 is provided on the screen of the display unit 11 in an overlapping manner.
  • the touch panel 13 detects the contact (touch) of a user's finger or the like on the touch panel 13 together with the contact position, and outputs a detection signal indicating the coordinates of the contact position to the control section 19 of the control unit 18 as a signal indicating an instruction.
  • This makes it possible to input instructions based on a GUI (Graphical User Interface) or the like displayed on the screen of the display unit 11 through the touch panel 13 .
  • the touch panel 13 functions as a part of the operation unit 12.
  • the operation unit 12 is a keyboard, pointing device, physical keys, etc. operated by the user.
  • the operation unit 12 accepts the input of an instruction according to a user's operation on a keyboard or the like, and outputs the accepted instruction to the control unit 19 .
  • the operation unit 12 is an example of an input unit in the claims.
  • the communication unit 14 is a communication interface that includes a communication module such as a LAN (Local Area Network) chip.
  • the communication unit 14 is connected to the server 30 through the network N, and performs data communication with the server 30.
  • the storage unit 17 is a large-capacity storage device such as an SSD (Solid State Drive) or an HDD (Hard Disk Drive).
  • the storage unit 17 stores various application programs and various data.
  • the control unit 18 includes a processor, a RAM (Random Access Memory), a ROM (Read Only Memory), and the like.
  • the processor is, for example, a CPU (Central Processing Unit), an ASIC (Application Specific Integrated Circuit), or an MPU (Micro Processing Unit).
  • the control unit 18 functions as the control unit 19 by executing the information notification program stored in the ROM or the storage unit 17 by the processor.
  • the control unit 18 is connected to the display section 11, the operation section 12, the touch panel 13, the communication section 14, the storage section 17, and the like.
  • the control unit 19 is in charge of overall control of the information processing device 10 .
  • the control unit 19 controls each of the above components and transmits and receives signals or data to and from each component.
  • the control unit 19 serves as a processing unit that executes various processes. Further, the control section 19 has a function of controlling the display section 11 and the communication section 14.
  • one of the plurality of information processing devices 10 is a PC installed in a conference room (an example of an event venue) or a PC managed by a user as an administrator. It is operated by the administrator of a conference (an example of an event) (hereinafter referred to as a conference room information processing device 10). Further, each of the other information processing devices 10 is a PC installed at the seat of each participant participating in the conference, or a mobile terminal or mobile carried by each participant, and is operated by each participant. (hereinafter referred to as the participant's information processing device 10).
  • Each administrator and each participant is a plurality of users who use the information notification system Sy and each information processing device 10. Furthermore, a participant may also serve as an administrator.
  • any of the information processing devices 10 when an information notification program for creating and sending/receiving e-mail is started, an e-mail is created and sent according to the operation by the administrator or a participant, and the e-mail is received.
  • the e-mail is received by the server 30 on the network N, and is transmitted from the server 30 to each information processing device 10.
  • the server 30 is connected to a network N (for example, an in-house network), and each information processing device 10 can access the server 30.
  • a network N for example, an in-house network
  • an e-mail is created, sent and received.
  • the operation unit 12 receives an instruction to start an information notification program for the purpose.
  • the control unit 19 executes the information notification program stored in the storage unit 17 and causes a window for creating and sending/receiving e-mail (hereinafter referred to as a mail window) to be displayed on the screen of the display unit 11 according to the information notification program.
  • An information notification program is an application program for creating, sending and receiving e-mails (for example, a program that applies Microsoft Office 365 Outlook. However, the information notification program is not limited to a program that applies Microsoft Office 365 Outlook. ).
  • the operation unit 12 Based on the administrator's operation of buttons included in the mail window displayed on the screen of the display unit 11 using the pointing device or keyboard of the operation unit 12, the operation unit 12 performs various operations necessary for creating an e-mail.
  • the control unit 19 When receiving the input of information, the control unit 19 creates an e-mail for notifying the conference room, the start date and time of the conference, etc. according to the information. Further, the control section 19 sets the e-mail address of each participant as the destination of the e-mail, and causes the communication section 14 to transmit the e-mail.
  • the e-mail is received by the server 30 through the network N, and is sent by the server 30 to the information processing device 10 of each participant.
  • Each participant causes his/her own information processing device 10 (information processing device 10 on the receiving side) to execute an information notification program for creating, sending and receiving e-mails.
  • the control unit 19 of the information processing device 10 displays an e-mail window on the screen of the display unit 11, and displays information about the conference room and conference indicated by the e-mail. Display the contents such as start date and time in the mail window. The user can confirm the content of the email by visually checking the email window.
  • the user operates the pointing device or keyboard of the operation unit 12 on his or her information processing device 10 to display the conference schedule stored in the storage unit 17.
  • the control unit 19 causes the schedule stored in the storage unit 17 to be displayed on the screen of the display unit 11 in accordance with the display instruction.
  • the control unit 19 rewrites and updates the conference schedule in accordance with instructions inputted into the operation unit 12 by a user's operation. Note that, as will be described later, a meeting schedule is shared between the information processing devices 10 of each user.
  • FIG. 3 shows an example of a meeting schedule displayed on the screen of the display unit 11.
  • the conference schedule 41 shown in FIG. 3 includes the name of the conference room (conference room name I, II, III,...), the usage status of the conference room (reserved, in use, vacant, etc.) for each of the multiple conference rooms. information), reservation details (information on whether the conference room is reserved, reservation time, person making the reservation, and participants in the conference held in the conference room), the number of people the conference room can accommodate, the location of the conference room, and the location where the conference room is located (building name (1), (2), (3)).
  • the usage status of the conference room is such that the conference room is in use, waiting for entry, or vacant.
  • the reservation details are entered when a conference room is reserved, and include the start time, end time, name of the person making the reservation, and participants.
  • the number of people that can be accommodated in a conference room is the number of people that is set in advance for each conference room.
  • the conference room name and the location information of the conference room are input by the user through the operation unit 12 in the information processing device 10, and are stored in the schedule table 41 by the control unit 19.
  • the information processing device 10 when notifying the conference room, the start date and time of the meeting, etc. by e-mail, the information processing device 10 sends the e-mail to a predetermined reminder prior to the start date and time of the meeting.
  • a reminder notification is sent from the information processing device 10 in the conference room to the information processing devices 10 of the participants, and the participants are notified of the start of the meeting in advance. Let me know.
  • the information processing device 10 of the conference room reselects another conference room that is closer to the participant.
  • a reminder notification is sent to send an e-mail indicating the conference room from the information processing device 10 of the conference room to the information processing device 10 of the participant before the start date and time of the conference, and participants can change to another conference room. inform the person.
  • the control unit 19 causes the display unit 11 to display a login pop-up window PU1 as shown in FIG. 5 (step S101).
  • a text box B11 in which the administrator's login password is entered and an execution key K11 are displayed.
  • the administrator operates the pointing device or keyboard of the operation unit 12 to input the administrator's login password.
  • the control unit 19 of the information processing device 10 in the conference room displays the input login password in the text box B11 of the pop-up window PU1.
  • the control unit 19 determines whether the login password displayed in the text box B11 matches the administrator's login password stored in advance in the storage unit 17. (Step S102). If the control unit 19 determines that they match (“Yes” in step S102), it permits login (step S103) and executes the information notification program stored in the storage unit 17.
  • the control unit 19 causes the display unit 11 to display a mail window according to the information notification program (step S104).
  • control unit 19 of the information processing device 10 in the conference room determines that the login password displayed in the text box B11 does not match the login password of the administrator stored in advance in the storage unit 17, (“No” in step S102), the information notification program instructed via the operation unit 12 is not executed, and the mail window is not displayed on the display unit 11.
  • step S104 the administrator operates the pointing device or keyboard of the operation unit 12 to instruct an e-mail reminder notification using the mail window function.
  • the control unit 19 of the information processing device 10 in the conference room displays a reminder notification setting window G1 as shown in FIG. 6 on the screen of the display unit 11 in response to the reminder notification instruction (step S105).
  • the reminder notification setting window G1 shown in FIG. 6 displays a text box B21 in which the meeting name is displayed, a text box B22 in which the conference room name is displayed, a text box B23 in which the start date and time of the meeting is displayed, and an end date and time.
  • text box B24 that displays the reminder time T from the reminder sending date and time to the meeting start date and time
  • text box B26 that displays the names of each participant, and an instruction as to whether the meeting is important or not.
  • a check box C21 for accepting an instruction, a check box C22 for accepting an instruction as to whether or not to link the positions of each participant, a cancel key K21, and a registration key K22 are displayed.
  • the administrator operates the pointing device or keyboard of the operation unit 12 to enter the conference name, conference room name, conference start date and time, end date and time, and conference start date and time from the reminder transmission date and time in the reminder notification setting window G1.
  • the reminder time T until then is specified in each of the corresponding text boxes B21 to B25 and then input (step S106).
  • the reminder time T is the time from the start date and time of the meeting to the reminder transmission date and time, which is an earlier date and time.
  • the administrator operates the operation unit 12 to input instructions for considering the positions of participants and instructions indicating that the conference importance is high (step S106). Each inputted content is received by the operation section 12 and output from the operation section 12 to the control section 19 .
  • Conference management data CD as shown in FIG. 7 is stored in the storage unit 17.
  • the control unit 19 of each information processing device 10 executes the information sharing function by operating according to the information notification program.
  • a conference schedule and conference management data CD which will be described later, are shared through the network N and the server 30 between the information processing devices 10 including the conference room information processing device 10 by an information sharing function.
  • the conference schedule and conference management data CD stored in another information processing device 10 are received via its own communication unit 14, and are updated and stored in the storage unit 17 as needed.
  • each information processing device 10 uses the same conference schedule and conference management data CD.
  • a data CD is stored.
  • the control unit 19 writes or rewrites information in the conference schedule and conference management data CD using information input by operating the operation unit 12 of each information processing device 10.
  • the information sharing function is a file sharing function when, for example, a program based on Microsoft's Microsoft Office 365 Outlook is used as the information notification program.
  • the conference management data CD includes, for example, the names of multiple users (including the administrator and each participant), each user's email address (an example of destination information indicating the destination of notification information), and information about each user.
  • the location of the processing device 10 is stored.
  • the control unit 19 of the information processing device 10 in the conference room reads the names of all users (including the administrator and each participant) from the conference management data CD, and displays a list of the names of each user in the setting window G1, for example. It is displayed on the screen of the display unit 11 in a separate window.
  • the administrator uses the pointing device or keyboard of the operation unit 12 to perform an operation to select the name of each participant participating in the conference from the list of names of each user.
  • the control unit 19 receives a selection instruction for each selected participant via the operation unit 12.
  • the control unit 19 of the information processing device 10 in the conference room hides the separate window and displays the name of each participant indicated by the selection instruction in the text box B26 in the reminder notification setting window G1. (Step S107).
  • the email address of each user in the conference management data CD is set in advance in each user's information processing device 10 and stored in the storage unit 17 of each user's information processing device 10. Due to the synchronization between the information processing apparatuses 10 described above, the same conference management data CD is stored in the storage unit 17 of the information processing apparatus 10 of each user.
  • each user's information processing device 10 in the conference management data CD is detected by each user's information processing device 10 and stored in the conference management data CD.
  • the information processing device 10 is a portable terminal device or mobile
  • the location of the information processing device 10 is detected by a GPS (Global Positioning System) function provided in the information processing device 10.
  • the information processing device 10 is a desktop PC (Personal Computer)
  • the location of the information processing device 10 is transmitted from the WiFi (registered trademark) base device and received by the communication unit 14 of the information processing device 10. Detection is based on the received level of the beacon signal.
  • the control unit 19 rewrites the corresponding position information in the data CD1 to the detected position of the information processing device 10.
  • position information input by the user through an operation on the operation unit 12 may be used as the position of the information processing apparatus 10.
  • the control unit 19 of the information processing device 10 in the conference room determines whether an instruction indicating that the conference importance is high has been received (step S108). If the control unit 19 determines that an instruction indicating that the conference importance level is high is received (“Yes” in step S108), the control unit 19 sets the reminder time T of the information processing device 10 of each participant as shown in FIG. A pop-up window PU2 is displayed on the display unit 11 for selecting whether to extend the period (time from the reminder transmission date and time to the meeting start date and time) (step S109). A message M1 indicating that the reminder time T is to be changed, an NG key K31, and an OK key K32 are displayed in the pop-up window PU2.
  • the operation unit 12 receives an instruction to extend the reminder time T (“Yes” in step S110).
  • the control unit 19 presets the standard reminder time T as a predetermined time, here 10 minutes.
  • the control unit 19 sets a preset extension time td (for example, 5 minutes) to be added to the reminder time T in accordance with the extension instruction. That is, the control unit 19 extends the reminder time T for each participant to the information processing device 10 from "10 minutes" to "15 minutes” (step S111).
  • the control unit 19 hides the pop-up window PU2.
  • the control unit 19 moves to the process of step S117. In this way, when the importance of the meeting is high, the reminder time T of the information processing device 10 of each participant is extended from "10 minutes" to "15 minutes”.
  • step S110 when the administrator operates the pointing device or keyboard of the operation unit 12 and operates the NG key K31 of the pop-up window PU2, the operation unit 12 receives an instruction not to extend the reminder time T (step S110). "No").
  • the control unit 19 of the information processing device 10 in the conference room maintains the reminder time T as is without performing the process in step S111.
  • the control unit 19 hides the pop-up window PU2. After this, the control unit 19 moves to the process of step S112.
  • step S108 determines that an instruction indicating that the importance of the conference is high is not received (“No” in step S108).
  • the control unit 19 determines that the importance of the conference is not high.
  • the reminder time T of the information processing device 10 of each participant is maintained as is. After this, the control unit 19 moves to the process of step S112.
  • control unit 19 of the conference room information processing device 10 refers to the conference schedule 41 to obtain the location of the conference room, and also refers to the conference management data CD to display it in the text box B26.
  • the location of the information processing device 10 of each participant that is, each selected participant is acquired.
  • a conference schedule 41 as shown in the reservation display screen D1 of FIG. 3 is stored in the storage unit 17.
  • the control unit 19 of each information processing device 10 executes the information sharing function by operating according to the information notification program.
  • the meeting schedule is shared through the network N and the server 30 by the information sharing function between the information processing devices 10 including the information processing device 10 in the conference room.
  • a meeting schedule stored in another information processing device 10 is received via its own communication unit 14, and is updated and stored in the storage unit 17 as needed. That is, the meeting schedules are synchronized with each other between the information processing apparatuses 10 by the information sharing function, and after synchronization, the same meeting schedule is stored in each information processing apparatus 10.
  • the control unit 19 writes or rewrites information in the meeting schedule using information input by operating the operation unit 12 of each information processing device 10.
  • the control unit 19 After acquiring the location of the conference room and the location of each participant's information processing device 10 as described above, the control unit 19 acquires each location from the location of each participant's information processing device 10 to the location of the conference room. The distances are calculated, and based on these distances, each travel time ta required for each participant to move to the conference room is calculated using a predetermined standard walking speed, and for each travel time ta, A predetermined time tb set in advance is added to calculate the preparation time tc of the information processing device 10 of each participant (step S112). Note that the control unit 19 may calculate the travel time ta itself as the preparation time tc without adding the fixed time tb.
  • the preparation time tc of each participant's information processing device 10 is such that after the participant's information processing device 10 receives a reminder notification, the participant prepares for the meeting and moves to the conference room. It is calculated as the time required to
  • the control unit 19 of the information processing device 10 in the conference room compares the preparation time tc and the reminder time T for each participant's preparation time tc of the information processing device 10, and determines that the preparation time tc is longer than the reminder time T. It is determined whether or not (step S113). If the preparation time tc is longer than the reminder time T, the user will not be able to reach the conference room in time from the time of the reminder notification, that is, the reminder time T will be insufficient. Therefore, if the preparation time tc is longer than the reminder time T ("Yes" in step S113), the control unit 19 extends the reminder time T of the information processing device 10 of each participant as shown in FIG.
  • a pop-up window PU3 for selecting whether or not to perform the process is displayed on the display unit 11 (step S114).
  • a message M2 indicating that the reminder time T is to be changed, an NG key K41, and an OK key K42 are displayed in the pop-up window PU3.
  • an instruction to change the notification time is accepted by the operation unit 12 (step S115).
  • the control unit 19 of the information processing device 10 in the conference room changes the preparation time tc to the reminder time T for the information processing device 10 of the participant whose preparation time tc is determined to be longer than the reminder time T according to the notification time change instruction.
  • the reminder time T is extended as follows (step S116). For example, the control unit 19 extends the reminder time T and changes the reminder transmission date and time to the date and time when the preparation time tc becomes the reminder time T. When the reminder time T is extended, the control unit 19 hides the pop-up window PU3.
  • step S116 the control unit 19 adds the above-mentioned extension of the reminder time T to the reminder time T for the information processing devices 10 of all the participants, and adds the above extension of the reminder time T to the reminder time T for the information processing devices 10 of all participants.
  • the reminder time T may be extended.
  • the reminder time T is set after the participant's information processing device 10 receives the reminder notification.
  • the preparation time tc required for the participants to prepare for the meeting and move to the conference room is extended.
  • step S113 if the preparation time tc is less than or equal to the reminder time T (step S113 "No"), the control unit 19 of the information processing device 10 in the conference room determines that the preparation time tc is sufficiently long. Therefore, the reminder time T is maintained as is. The control unit 19 moves to step S117.
  • the administrator When the administrator finishes setting various items in the reminder notification setting window G1, the administrator operates the pointing device or keyboard of the operation unit 12 to operate the registration key K22. In response to this operation, the control unit 19 receives an update instruction through the operation unit 12 (step S117).
  • control unit 19 of the information processing device 10 of the conference room When the control unit 19 of the information processing device 10 of the conference room receives the update instruction, the control unit 19 of the information processing device 10 of the conference room updates each reminder time T set for each participant's information processing device 10 as described above and the reminder notification setting window G1. The setting contents of each item are updated and stored in the storage unit 17 (step S118). After this, the control unit 19 ends the notification setting process.
  • the main conference room On the day of the meeting, if the participants are far away from the conference room where the meeting is scheduled (hereinafter referred to as the main conference room), provide the participants with another, more suitable conference room.
  • the control procedure of the conference room setting process for notifying participants of another conference room by reminder notification will be described with reference to the flowcharts shown in FIGS. 10A and 10B.
  • the control unit 19 of the information processing device 10 of the conference room sets the reminder time T of the information processing device 10 of each participant for the conference room that is reserved among the conference rooms listed in the conference schedule 41. Separately, the reminder transmission date and time is calculated by tracing back the reminder time T from the start date and time of the meeting. For example, the control unit 19 controls the control unit 18 at a predetermined time before the earliest reminder transmission date and time (for example, 5 minutes before the reminder transmission date and time) according to the timing of a timer built in the control unit 18. ) has arrived (step S201).
  • the control unit 19 determines that a predetermined time has arrived before the reminder transmission date and time (“Yes” in step S201), the control unit 19 refers to the schedule 41 stored in the storage unit 17 at this point. , acquires the location of the conference room (hereinafter referred to as the main conference room), and also acquires the location of each participant's information processing device 10 by referring to the conference management data CD.
  • the control unit 19 calculates the respective distances from the position of the information processing device 10 of each participant at this point to the position of the main conference room, and each participant moves to the main conference room based on these distances.
  • the travel time ta required for each participant is calculated, and the preparation time tc of the information processing device 10 of each participant is calculated based on the travel time ta (step S206).
  • the control unit 19 of the information processing device 10 in the conference room calculates the reminder time T of the information processing device 10 of each participant read from the schedule 41 stored in the storage unit 17 at this point, and the reminder time T of the information processing device 10 of each participant calculated in step S206.
  • the preparation time tc of the participant's information processing device 10 is compared to determine whether each preparation time tc is longer than the respective reminder time T (step S207). If each preparation time tc is less than or equal to the respective reminder time T (“No” in step S207), the control unit 19 determines that each preparation time tc is long enough and each participant can attend the main conference room. Since you can attend the meeting without being late, we will not change the main conference room.
  • control unit 19 sends a reminder notification to the e-mail address of the participant whose reminder transmission date and time is set, when the current time becomes the reminder transmission date and time, for each participant's information processing device 10.
  • An e-mail is created and the e-mail is sent to the communication unit 14 (step S208).
  • the control unit 19 of the information processing device 10 of each participant uses an alert function to notify the reception of the email, and displays the email on the screen of the display unit 11. let Each participant can attend the conference without being late by checking the e-mail of the reminder notification received by his or her information processing device 10 at the reminder transmission date and time that is earlier than the conference start date and time by the reminder time T.
  • step S207 determines that at least one of the preparation times tc of the information processing device 10 of each participant is longer than the reminder time T (“Yes” in step S207), , the process moves to step S209 and subsequent steps for changing the conference room.
  • the distance from the location of the information processing device 10 of the distant participant to the main conference room becomes long; If the preparation time tc of the participant's information processing device 10 is longer than the reminder time T, the reminder notification e-mail is assumed to have been sent at the reminder sending date and time which is the reminder time T back from the meeting start date and time. Also, participants may be late for the meeting in the main room. Therefore, the control unit 19 moves on to the process from step S209 onward to change the conference venue from the main conference room to a conference room where participants who are far away can arrive in time for the conference start time.
  • the control unit 19 of the information processing device 10 in the conference room calculates based on the positions of the information processing devices 10 of all participants, including those who are far away, and the position of each conference room read from the schedule 41.
  • the preparation period tc for each conference room of each participant and the reminder time T are compared, and the preparation time tc of all participants is less than or equal to the reminder time T, and the number of people that can be accommodated is the number of participants. It is determined whether there is a new conference room with the above conditions (step S209).
  • control unit 19 determines that the preparation time tc of all participants is less than or equal to the reminder time T and that there is a new conference room that can accommodate more than the number of participants ("Yes" in step S209) ), the main conference room is changed to a new conference room, and the schedule 41 is updated to reflect the changes (step S210).
  • step S209 determines that the preparation time tc of all participants is less than or equal to the reminder time T, and that there is no new conference room that can accommodate more than the number of participants (in step S209, ⁇ No'')
  • the preparation period for each conference room of a distant participant calculated based on the location of the information processing device 10 of the distant participant and the position of each conference room read from the schedule 41 tc and the reminder time T are compared, and it is determined whether there is a conference room that satisfies the condition that the preparation time tc of participants who are far away is less than or equal to the reminder time T (step S211).
  • step S211 If there is no conference room that satisfies the above conditions in step S211 (“No” in step S211), the control unit 19 moves to the process of step S208 without changing the main conference room, and the main conference room listed in the schedule 41 is While maintaining the original settings for the conference room, a reminder e-mail addressed to the participant's e-mail address is created, and the e-mail is sent to the communication unit 14 (step S208).
  • the control unit 19 sends, as a reminder e-mail to the e-mail addresses of the participants, an e-mail indicating that there is no meeting room that everyone can arrive at in time for the start time of the meeting. You may also create an e-mail and have the communication section 14 send the e-mail.
  • step S211 if there is a conference room that satisfies the above conditions ("Yes" in step S211), the control unit 19 determines that the conference room that satisfies the above conditions is vacant and that the number of people that can be accommodated in the conference room is far away. It is determined whether the number is greater than or equal to the number of participants present (step S213).
  • a conference room that satisfies the above conditions is set as a new conference room for each participant who is far away (step S214). In this way, when there are multiple participants who are far away, the control unit 19 determines a conference room that satisfies the above conditions for each participant individually, and creates a new conference room for each participant who is far away. may be set separately. Note that the control unit 19 leaves the conference room as the main conference room for participants other than the participants who are far away.
  • step S214 that is, when a new conference room is set for each participant who is far away, the control unit 19 makes the information processing device 10 of all participants including each participant who is far away online.
  • a meeting is set and information for participating in the online meeting (URL (Uniform Resource Locator) where the online meeting will be held, etc.) is created (step S215).
  • the control unit 19 returns to the process of step S208.
  • step S208 the control unit 19 creates a reminder e-mail containing information for participating in the online meeting, and sends the e-mail to each of the information processing devices 10 of all participants to the communication unit. 14 to transmit.
  • the control unit 19 When creating an e-mail, the control unit 19 creates an e-mail with a conference room for each participant who is far away as a new conference room, and a conference room for participants other than each participant who is far away is set as the main room. Compose an email as you leave the conference room.
  • step S213 determines that the conference room that satisfies the above conditions is vacant and the number of people that can be accommodated in the conference room is not greater than the number of participants who are far away (“No” in step S213), the process returns to step S209. In this case, it is determined that due to subsequent positional movement of each participant, the preparation time tc of all participants becomes less than or equal to the reminder time T, and there is a new conference room that can accommodate more than the number of participants. (“Yes” in step S209), or it is determined that the conference room that satisfies the above conditions is vacant and the number of people that can be accommodated in the conference room is greater than or equal to the number of participants who are far away (in step S213). The control unit 19 repeats these processes until it determines in step S211 that there is no conference room that satisfies the above conditions (“No” in step S211).
  • the control unit 19 of the information processing device 10 in the conference room determines that at least one of the preparation times tc of the information processing device 10 of each participant is longer than the reminder time T (in step S207). "Yes"), if the preparation time tc of all participants is less than or equal to the reminder time T, and it is determined that there is a new conference room that can accommodate more than the number of participants ("Yes" in step S209), ''), a new conference room is set for the participant who is far away (step S210), and the conference room for participants other than the participant who is far away remains the original main conference room. However, at this time, the control unit 19 may change the conference room for participants other than the participants who are far away.
  • the control unit 19 selects conference rooms for each participant other than participants who are far away, based on the schedule 41, and adjusts the preparation time of each participant.
  • the control unit 19 determines the location of the original main conference room based on the schedule 41. Select a conference room within a predetermined short distance range from (for example, a conference room whose location indicates that it is in the same building as the original main conference room) as a new conference room candidate, From the selected conference room candidates, select a conference room that satisfies the conditions to be used as a new conference room for participants who are far away, and select it as a new conference room for participants other than those who are far away. Conference rooms that meet the conditions may be selected and each set as a new conference room.
  • step (“Yes” in S207) when the control unit 19 of the information processing device 10 in the conference room determines that at least one of the preparation times tc of the information processing device 10 of each participant is longer than the reminder time T, (step (“Yes” in S207), based on the position of each participant at this point, multiple participant groups are created that gather participants who are close to each other, and based on the schedule 41, groups are created for each participant group.
  • the conference room is the closest to all participants belonging to the group, the preparation time tc is less than or equal to the reminder time T, and the number of people that can accommodate is greater than or equal to the number A of all participants belonging to the group.
  • the conference room that satisfies the condition of being closest is set as a new conference room.
  • step (“Yes” in S207) when the control unit 19 of the information processing device 10 in the conference room determines that at least one of the preparation times tc of the information processing device 10 of each participant is longer than the reminder time T, (step (“Yes” in S207), the display unit 11 displays a message requesting approval to change the conference room, and the condition is that an instruction indicating approval to change the conference room is input to the operation unit 12. New conference rooms may be set up for participants who are far away. In this case, if an instruction indicating approval to change the conference room is not input to the operation unit 12, the control unit 19 does not perform the process of setting a new conference room for a participant who is far away, The original main conference room remains set for all participants.
  • the present invention is not limited to the configuration of the above embodiments, and various modifications are possible. Note that the configuration and processing of the above embodiment described using FIGS. 1 to 10B are merely one embodiment of the present invention, and the present invention is not intended to be limited to the configuration and processing.

Abstract

情報通知システム（Ｓｙ）において、電子メールを送信する送信側の情報処理装置（１０）は、電子メールを受信する受信側の情報処理装置（１０）の位置から本会議室までの移動時間を含む準備時間を算出し、準備時間がリマインド時間よりも長い場合は、各会議室の位置及び受信側の情報処理装置（１０）の位置に基づき本会議室よりも受信側の情報処理装置（１０）の位置に近い別の会議室を選択して、選択された別の会議室への変更を示す電子メールを受信側の情報処理装置（１０）に送信させる制御部（１９）を備える。

Description

情報処理装置及び情報通知システム
　本発明は、情報処理装置及び情報通知システムに関し、特に、通知情報によりイベント実施場所及びイベントの開始日時等を通知するための技術に関する。
　一般的に、会議室及び会議の開始日時等を通知するための電子メールを、ネットワーク上のサーバーを通じて送受信する複数の情報処理装置を備える情報通知システムが知られている。
　例えば、特許文献１に記載のリソース予約システムでは、会議室等のリソースの予約に関する予約情報を取得して、取得した予約情報に応じてリソースの予約に関する通知の送信方法又は宛先を決定し、決定した送信方法でリソースの予約に関する通知を端末装置に送信するか、又は決定した宛先にリソースの予約に関する通知を送信している。これにより、リソースの予約に関する通知が、予約者等に限られずに送信される。
特開２０２０－５２６９９号公報
　ところで、電子メールにより会議室及び会議の開始日時等を通知する場合、会議の開始日時よりも前の日時を予め指定しておき、電子メールを、指定された日時に送信側の情報処理装置から受信側の情報処理装置へと送受信するというリマインド通知を行なう場合がある。これにより、受信側の情報処理装置のユーザーは、会議の開始日時よりも前の日時に受信した電子メールを見て、会議に遅れることなく会議室に行くことができる。
　しかしながら、会議の当日に、ユーザーが移動して会議室から遠く離れている場合は、ユーザーが会議室へと移動するために要する移動時間が長くなり、ユーザーが会議に遅れるおそれがある。この場合、リマインド通知を利用して、会議室を、ユーザーに近い別の会議室に変更することができれば、リマインド通知の利便性が向上する。
　特許文献１に開示の技術では、予約情報に応じてリソースの予約に関する通知の送信方法又は宛先を決定しているが、会議室の変更の通知を行なっていない。
　本発明は、上記の事情に鑑みなされたものであり、ユーザーが移動して会議室から遠く離れている場合に、予定されている会議室を、ユーザーに近い別の会議室に変更して、別の会議室をユーザーに通知することを目的とする。
　本発明の一局面に係る情報処理装置は、複数のイベント実施場所のそれぞれについて、イベント実施場所でのイベントを通知するための通知情報を、ネットワーク上のサーバーを通じて、他の受信側の情報処理装置に送信する送信側の情報処理装置であって、サーバーを介して受信側の情報処理装置との間で通信する通信部と、イベントの開始日時から、これよりも前の日時とされるリマインド送信日時までの時間を示すリマインド時間が入力される入力部と、リマインド送信日時又はこれよりも予め定められた時間前に、受信側の情報処理装置の位置からイベント実施場所までの移動時間、又は当該移動時間に一定時間を加算した時間のいずれかからなる準備時間を算出し、準備時間がリマインド時間以下の場合は、リマインド送信日時になったときに、通信部に、通知情報を受信側の情報処理装置に送信させ、準備時間がリマインド時間よりも長い場合は、各イベント実施場所の位置及び受信側の情報処理装置の位置に基づき、準備時間がリマインド時間以下となる別のイベント実施場所を選択して、通信部に、別のイベント実施場所への変更を示す通知情報を、受信側の情報処理装置に向けて送信させる制御部と、を備える。
　本発明の他の一局面に係る情報通知システムは、複数のイベント実施場所のそれぞれについて、イベント実施場所でのイベントを通知するための通知情報を、ネットワーク上のサーバーを通じて通信する複数の情報処理装置を備える情報通知システムであって、複数の情報処理装置のうち、少なくとも、通知情報を送信する送信側の情報処理装置として、上記した本発明の一局面に係る情報処理装置を備える。
　本発明によれば、ユーザーが移動して会議室から遠く離れている場合に、予定されている会議室を、ユーザーに近い別の会議室に変更して、別の会議室をユーザーに通知できる。
本発明の一実施形態に係る情報通知システムの構成を示すブロック図である。 情報処理装置の主要構成を示すブロック図である。 会議の予定表の一例を示す図である。 通知設定処理の制御手順を示すフローチャートである。 ログイン用のポップアップウィンドウの一例を示す図である。 リマインド通知の設定ウィンドウの一例を示す図である。 会議管理データを概念的に示す図である。 リマインド時間の延長を行なうか否かを選択するためのポップアップウィンドウの一例を示す図である。 リマインド時間の延長を行なうか否かを選択するためのポップアップウィンドウの他の一例を示す図である。 会議室設定処理の制御手順を示すフローチャートである。 図１０Ａに引き続く制御手順を示すフローチャートである。
　以下、本発明の一実施形態に係る情報処理装置及び情報通知システムについて図面を参照して説明する。図１は、本発明の一実施形態に係る情報通知システムＳｙの構成を示すブロック図である。
　情報通知システムＳｙは、複数の情報処理装置１０を含む。情報通知システムＳｙでは、複数の情報処理装置１０がネットワーク（イントラネット等）Ｎに接続されており、各情報処理装置１０間で、通知情報を、ネットワークＮ上のサーバー３０（例えばメールサーバー。以下、サーバー３０をメールサーバーとして説明する。）を通じて相互に通信する。各情報処理装置１０は、ネットワークＮを通じてサーバー３０にアクセスする。なお、通知情報は、通知対象とするメッセージを含む情報であり、例えば、電子メール等である。以下、通知情報を電子メールとして説明する。情報処理装置１０の台数は特に限定されない。
　図２は、情報処理装置１０の主要構成を示すブロック図である。情報処理装置１０は、例えばパーソナルコンピューター、又は、携帯型のスマートフォン若しくはモバイル等である。情報処理装置１０は、表示部１１と、操作部１２と、タッチパネル１３と、通信部１４と、記憶部１７と、制御ユニット１８とを備えている。
　表示部１１は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ：Liquid Crystal Display）又は有機ＥＬ（ＯＬＥＤ：Organic Light-Emitting Diode）ディスプレイ等から構成されている。
　表示部１１の画面には、タッチパネル１３が重ねて設けられている。タッチパネル１３は、タッチパネル１３に対するユーザーの指等の接触（タッチ）を接触位置と共に検知し、接触位置の座標を示す検知信号を、指示を示す信号として、制御ユニット１８の制御部１９に出力する。これにより、タッチパネル１３を通じて表示部１１の画面に表示されているＧＵＩ（Graphical User Interface）等に基づく指示の入力が可能となる。タッチパネル１３は、操作部１２の一部として機能する。
　操作部１２は、ユーザーにより操作されるキーボード、ポインティングデバイス、又は、物理キー等である。操作部１２は、ユーザーによるキーボード等に対する操作に応じた指示の入力を受付け、受付けた指示を制御部１９に出力する。操作部１２は、特許請求の範囲における入力部の一例である。
　通信部１４は、ＬＡＮ（Local Area Network）チップ等の通信モジュールを備える通信インターフェイスである。通信部１４は、ネットワークＮを通じて、サーバー３０に接続されており、サーバー３０との間でデータ通信を行なう。
　記憶部１７は、ＳＳＤ（Solid State Drive）又はＨＤＤ（Hard Disk Drive）等の大容量の記憶装置である。記憶部１７は、各種のアプリケーションプログラム及び種々のデータを記憶している。
　制御ユニット１８は、プロセッサー、ＲＡＭ(Random Access Memory）、及びＲＯＭ（Read Only Memory）等から構成されている。プロセッサーは、例えばＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）、又はＭＰＵ（Micro Processing Unit）等である。制御ユニット１８は、上記のＲＯＭ又は記憶部１７に記憶されている情報通知プログラムが上記プロセッサーで実行されることにより、制御部１９として機能する。
　制御ユニット１８は、表示部１１、操作部１２、タッチパネル１３、通信部１４、及び記憶部１７等と接続されている。制御部１９は、情報処理装置１０の全体的な制御を司る。制御部１９は、上記各構成要素の制御、及び、各構成要素との間での信号又はデータの送受信を行なう。
　制御部１９は、種々の処理を実行する処理部としての役割を果たす。また、制御部１９は、表示部１１及び通信部１４を制御する機能を有する。
　このような構成の情報通知システムＳｙにおいて、例えば複数の情報処理装置１０のいずれかは、会議室（イベント実施場所の一例）に設置されているＰＣ、又は管理者としてのユーザーが管理するＰＣであり、会議（イベントの一例）の管理者により操作される（以下、会議室の情報処理装置１０と称する）。また、他の各情報処理装置１０は、会議に参加するそれぞれの参加者の席に設置されているＰＣ、又は、それぞれの参加者により持ち歩かれる携帯端末若しくはモバイルであり、それぞれの参加者により操作される（以下、参加者の情報処理装置１０と称する）。
　各管理者及び各参加者は、情報通知システムＳｙ及びそれぞれの情報処理装置１０を利用する複数のユーザーである。また、参加者が管理者を兼任しても構わない。
　各情報処理装置１０のいずれにおいても、電子メールの作成及び送受信のための情報通知プログラムが起動されると、管理者又は参加者による操作に応じて電子メールが作成されて送信され、また電子メールが受信される。電子メールは、ネットワークＮ上のサーバー３０で受信されて、サーバー３０からそれぞれの情報処理装置１０に送信される。
　サーバー３０は、ネットワークＮ（例えば社内ネットワーク）に接続されており、各情報処理装置１０のいずれもがサーバー３０にアクセスできる。
　例えば、会議室の情報処理装置１０では、管理者による操作部１２のポインティングデバイス又はキーボードの操作で、表示部１１に表示されている所定のアイコンが指定されると、電子メールを作成及び送受信するための情報通知プログラムを起動させるための指示が操作部１２に受付けられる。制御部１９は、記憶部１７に記憶されている情報通知プログラムを実行し、情報通知プログラムに従って、電子メールの作成及び送受信用のウィンドウ（以下メールウィンドウと称す）を表示部１１の画面に表示させる。情報通知プログラムは、電子メールを作成及び送受信するためのアプリケーションプログラム（例えば、マイクロソフト社のMicrosoft Office365 Outlookを応用したプログラム。但し、情報通知プログラムを、Microsoft Office365 Outlookを応用したプログラムに限定する趣旨ではない）である。
　操作部１２のポインティングデバイス又はキーボードを用いた、表示部１１の画面に表示されているメールウィンドウに含まれるボタンの管理者による操作に基づいて、操作部１２が電子メール作成のために必要な各種情報の入力を受付けたとき、制御部１９は、当該情報に従って、会議室及び会議の開始日時等を通知するための電子メールを作成する。また、制御部１９は、電子メールの宛先として各参加者のメールアドレスを設定し、通信部１４に当該電子メールを送信させる。電子メールは、ネットワークＮを通じてサーバー３０で受信され、サーバー３０により、各参加者の情報処理装置１０に送信される。各参加者のいずれも、自分の情報処理装置１０（受信側の情報処理装置１０）で電子メールを作成及び送受信するための情報通知プログラムを実行させる。情報処理装置１０（受信側）の制御部１９は、電子メールが通信部１４によりサーバー３０から受信されると、メールウィンドウを表示部１１の画面に表示させ、電子メールが示す会議室及び会議の開始日時等の内容をメールウィンドウに表示させる。ユーザーは、メールウィンドウを視認することで、電子メールが示す内容を確認可能となる。
　また、ユーザー（会議の管理者及び各参加者）は、自分の情報処理装置１０で、操作部１２のポインティングデバイス又はキーボードを操作して、記憶部１７に記憶されている会議の予定表を表示させるための表示指示を入力する。操作部１２に表示指示が入力されたとき、制御部１９は、表示指示に従って、記憶部１７に記憶されている予定表を表示部１１の画面に表示させる。また、制御部１９は、ユーザーによる操作で操作部１２に入力された指示に応じて、会議の予定表を書換えて更新する。なお、後述するように、各ユーザーの情報処理装置１０間では、会議の予定表が共有される。
　このようにユーザー（各会議室の管理者及び各参加者）は、メールウィンドウの機能を用いて、会議の予定表を表示部１１の画面に表示させ、会議の予定表を更新して、会議の予定表を各情報処理装置１０の間で共有させる。
　図３は、表示部１１の画面に表示される会議の予定表の一例を示している。図３に示す会議の予定表４１には、複数の会議室別に、会議室の名称（会議室名I、II、III、…）、会議室の利用状況（予約、使用中、又は空室等の情報）、予約詳細（会議室が予約されていること、予約時間、予約者、及び、会議室で実施される会議の参加者の情報）、会議室の収容可能人数、会議室の位置、及び会議室が設けられている場所（建物の棟名(1)、(2)、(3)…）が記載されている。予定表４１では、会議室の利用状況は、会議室の使用中、入室待ち、又は空室となっている。予約詳細は、会議室の予約があった場合に記載され、会議の開始時間、終了時間、予約者氏名、及び、参加者となっている。会議室の収容可能人数は、会議室別に予め設定された人数である。会議室名及び会議室の位置情報は、情報処理装置１０において、ユーザーによる操作部１２に対する操作により入力され、制御部１９により予定表４１に記憶される。
　本実施形態の情報通知システムＳｙでは、情報処理装置１０は、電子メールにより会議室及び会議の開始日時等を通知する場合、当該電子メールを、会議の開始日時よりも前の予め定められたリマインド送信日時（例えば会議の開始日時の１０分前）に、例えば会議室の情報処理装置１０から参加者の情報処理装置１０に送信するというリマインド通知を行なって、参加者に対し会議の開始を事前に知らせる。
　また、会議当日のリマインド送信日時あたりで、参加者が移動して会議室から遠く離れた場合は、参加者が会議室へと移動するために要する移動時間が長くなり、参加者が会議に遅れるおそれがある。そこで、会議室の情報処理装置１０は、会議当日のリマインド送信日時あたりに、参加者が移動して会議室から遠く離れた場合に、参加者により近い別の会議室を選択し直し、別の会議室を示す電子メールを会議の開始日時よりも前に会議室の情報処理装置１０から参加者の情報処理装置１０へと送信するというリマインド通知を行なって、別の会議室への変更を参加者に知らせる。
　次に、会議の開始日時よりも前に行なわれるリマインド通知を設定するための通知設定処理の制御手順を、図４に示すフローチャート等を参照して説明する。
　会議室の情報処理装置１０において、管理者による操作部１２のポインティングデバイス又はキーボードの操作で、表示部１１に表示されている所定のアイコンが指定されると、電子メールを作成及び送受信するための情報通知プログラムを起動させるための指示が操作部１２に受付けられる。制御部１９は、当該指示に応じて、図５に示すような、ログイン用のポップアップウィンドウＰＵ１を表示部１１に表示させる（ステップＳ１０１）。ログイン用のポップアップウィンドウＰＵ１には、管理者のログインパスワードが記入されるテキストボックスＢ１１、及び実行キーＫ１１が表示されている。
　管理者は、操作部１２のポインティングデバイス又はキーボードを操作して、管理者のログインパスワードを入力する。会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、ポップアップウィンドウＰＵ１のテキストボックスＢ１１に、入力されたログインパスワードを表示させる。管理者が更に実行キーＫ１１を操作すると、制御部１９は、テキストボックスＢ１１に表示させているログインパスワードが、記憶部１７に予め記憶されている管理者のログインパスワードに一致するか否かを判定する（ステップＳ１０２）。制御部１９は、一致すると判定した場合（ステップＳ１０２で「Ｙｅｓ」）、ログインを許可して（ステップＳ１０３）、記憶部１７に記憶されている情報通知プログラムを実行する。制御部１９は、情報通知プログラムに従って、メールウィンドウを表示部１１に表示させる（ステップＳ１０４）。
　また、会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、テキストボックスＢ１１に表示させているログインパスワードが、記憶部１７に予め記憶されている管理者のログインパスワードに一致しないと判断した場合には（ステップＳ１０２で「Ｎｏ」）、操作部１２を介して指示された情報通知プログラムを実行せず、メールウィンドウを表示部１１に表示させることもしない。
　ステップＳ１０４の後、管理者は、操作部１２のポインティングデバイス又はキーボードを操作して、メールウィンドウの機能を用いて、電子メールのリマインド通知を指示する。会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、リマインド通知の指示に応じて図６に示すようなリマインド通知の設定ウィンドウＧ１を表示部１１の画面に表示させる（ステップＳ１０５）。
　図６に示すリマインド通知の設定ウィンドウＧ１には、会議名が表示されるテキストボックスＢ２１、会議室名が表示されるテキストボックスＢ２２、会議の開始日時が表示されるテキストボックスＢ２３、終了日時が表示されるテキストボックスＢ２４、リマインド送信日時から会議の開始日時までのリマインド時間Ｔが表示されるテキストボックスＢ２５、各参加者の氏名が表示されるテキストボックスＢ２６、会議が重要であるか否かの指示を受付けるためのチェックボックスＣ２１、各参加者の位置を連携させるか否かの指示を受付けるためのチェックボックスＣ２２、キャンセルキーＫ２１、及び、登録キーＫ２２が表示される。
　管理者は、操作部１２のポインティングデバイス又はキーボードを操作して、リマインド通知の設定ウィンドウＧ１において、会議名、会議室名、会議の開始日時、終了日時、及び、リマインド送信日時から会議の開始日時までのリマインド時間Ｔを、対応するそれぞれのテキストボックスＢ２１～Ｂ２５を指定した上で入力する（ステップＳ１０６）。リマンイド時間Ｔは、会議の開始日時から、これよりも前の日時とされるリマインド送信日時までの時間である。更に、管理者は、操作部１２の操作で、参加者の位置を考慮するための指示、及び会議重要度が高いことを示す指示を、必要に応じて入力する（ステップＳ１０６）。入力された各内容は操作部１２に受付けられ、操作部１２から制御部１９に出力される。図６には、テキストボックスＢ２１に会議名「部門会議」が表示され、テキストボックスＢ２２に会議室名「会議室II」が表示され、テキストボックスＢ２３に開始日時「２２／４／１　１０：００」が表示され、テキストボックスＢ２４に終了日時「２２／４／１　１２：００」が表示され、テキストボックスＢ２５にリマインド時間Ｔ「１０分」が表示されている例を示している。また、図６では、参加者の位置を考慮するための指示、及び会議重要度が高いことを示す指示の両方が入力されて、制御部１９が、各チェックボックスＣ２１、Ｃ２２にそれぞれチェックマークを表示している例を示している。
　更に、管理者は、操作部１２のポインティングデバイス又はキーボードを操作して、リマインド通知の設定ウィンドウＧ１を通じて、複数ユーザーの氏名一覧を表示させるための表示指示を操作部１２に入力する。図７に示すような会議管理データＣＤは、記憶部１７に記憶されている。各情報処理装置１０の制御部１９は、情報通知プログラムに従った動作により、情報共有機能を実行する。会議室の情報処理装置１０を含む各情報処理装置１０の間では、情報共有機能により、後述する会議の予定表と、会議管理データＣＤとがネットワークＮ及びサーバー３０を通じて共有されている。具体的には、他の情報処理装置１０に記憶されている会議の予定表及び会議管理データＣＤが、自身の通信部１４を介して受信され、記憶部１７に随時更新されて記憶される。すなわち、各情報処理装置１０の間では、情報共有機能により、会議の予定表及び会議管理データＣＤが互いに同期して、同期後は、各情報処理装置１０では同一の会議の予定表及び会議管理データＣＤが記憶される。なお、会議の予定表及び会議管理データＣＤは、各情報処理装置１０の操作部１２に対する操作で入力される情報を用いて、制御部１９が情報を書込み又は書換える。情報共有機能は、情報通知プログラムとして例えばマイクロソフト社のMicrosoft Office365 Outlookを応用したプログラムを使用する場合には、ファイル共有機能である。
　会議管理データＣＤには、例えば、複数のユーザー（管理者及び各参加者を含む）の氏名、各ユーザーのメールアドレス（通知情報の送信先を示す送信先情報の一例）、及び各ユーザーの情報処理装置１０の位置が記憶されている。会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、全てのユーザー（管理者及び各参加者を含む）の氏名を会議管理データＣＤから読出して、各ユーザーの氏名の一覧を、例えば、設定ウィンドウＧ１とは別ウィンドウにより表示部１１の画面に表示させる。
　管理者は、別ウィンドウの表示時に、操作部１２のポインティングデバイス又はキーボードにより、各ユーザーの氏名の一覧から会議に参加する各参加者の氏名を選択するための操作を行なう。この操作に応じて、制御部１９は、操作部１２を介して、選択された各参加者の選択指示を受付ける。選択指示を受付けたとき、会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、別ウィンドウを非表示とし、選択指示が示す各参加者の氏名を、リマインド通知の設定ウィンドウＧ１におけるテキストボックスＢ２６に表示させる（ステップＳ１０７）。
　なお、会議管理データＣＤにおける各ユーザーのメールアドレスは、各ユーザーの情報処理装置１０で予め設定され、各ユーザーの情報処理装置１０の記憶部１７に記憶される。上述した各情報処理装置１０間での同期により、各ユーザーの情報処理装置１０の記憶部１７には、同一の会議管理データＣＤが記憶される。
　また、会議管理データＣＤにおける各ユーザーの情報処理装置１０の位置は、それぞれのユーザーの情報処理装置１０で検出され、会議管理データＣＤに記憶される。例えば、情報処理装置１０の位置は、情報処理装置１０が携帯端末装置又はモバイルである場合には、情報処理装置１０に設けられているＧＰＳ(Global Positioning System)機能により検出される。情報処理装置１０の位置は、情報処理装置１０がディスクトップ型のＰＣ(Personal Computer)である場合には、ＷｉＦｉ（登録商標）の親機から送信されて情報処理装置１０の通信部１４で受信されたビーコン信号の受信レベルに基づき検出される。制御部１９は、データＣＤ１における対応する位置情報を、検出された情報処理装置１０の位置に書換える。なお、情報処理装置１０において、ユーザーによる操作部１２に対する操作により入力された位置情報が、情報処理装置１０の位置とされてもよい。
　続いて、会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、会議重要度が高いことを示す指示を受付けているかを判定する（ステップＳ１０８）。制御部１９は、会議重要度が高いことを示す指示を受付けていると判定した場合（ステップＳ１０８で「Ｙｅｓ」）、図８に示すような、各参加者の情報処理装置１０のリマインド時間Ｔ（リマインド送信日時から会議の開始日時までの時間）の延長を行なうか否かを選択するためのポップアップウィンドウＰＵ２を表示部１１に表示させる（ステップＳ１０９）。ポップアップウィンドウＰＵ２には、リマインド時間Ｔを変更する旨を示すメッセージＭ１、ＮＧキーＫ３１、及びＯＫキーＫ３２が表示されている。
　管理者が、操作部１２のポインティングデバイス又はキーボードを操作して、ポップアップウィンドウＰＵ２のＯＫキーＫ３２を操作すると、操作部１２にリマインド時間Ｔの延長指示が受付けられる（ステップＳ１１０で「Ｙｅｓ」）。制御部１９は、例えば、標準のリマインド時間Ｔを予め定められた時間、ここでは１０分として予め設定している。制御部１９は、延長指示に従って、リマインド時間Ｔに追加するための、予め設定された延長時間ｔｄ（例えば５分）を設定する。すなわち、制御部１９は、各参加者の情報処理装置１０に対するリマインド時間Ｔを「１０分」から「１５分」に延長する（ステップＳ１１１）。リマインド時間Ｔの延長後、制御部１９は、ポップアップウィンドウＰＵ２を非表示とする。この後、制御部１９は、ステップＳ１１７の処理に移る。このように、会議の重要度が高い場合は、各参加者の情報処理装置１０のリマインド時間Ｔが「１０分」から「１５分」に延長される。
　一方、管理者が、操作部１２のポインティングデバイス又はキーボードを操作して、ポップアップウィンドウＰＵ２のＮＧキーＫ３１を操作すると、操作部１２にリマインド時間Ｔを延長しないための指示が受付けられる（ステップＳ１１０で「Ｎｏ」）。この場合、会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、ステップＳ１１１の処理を行なわず、リマインド時間Ｔをそのまま維持する。制御部１９は、ポップアップウィンドウＰＵ２を非表示とする。この後、制御部１９は、ステップＳ１１２の処理に移る。
　また、会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、会議重要度が高いことを示す指示を受付けていないと判定した場合も（ステップＳ１０８で「Ｎｏ」）、会議の重要度が高くないことから、各参加者の情報処理装置１０のリマインド時間Ｔをそのまま維持する。この後、制御部１９は、ステップＳ１１２の処理に移る。
　続いて、会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、会議の予定表４１を参照して、会議室の位置を取得すると共に、会議管理データＣＤを参照して、テキストボックスＢ２６に表示させている各参加者（すなわち、選択された各参加者）の情報処理装置１０の位置を取得する。
　図３の予約表示画面Ｄ１に示すような会議の予定表４１は、記憶部１７に記憶されている。各情報処理装置１０の制御部１９は、情報通知プログラムに従った動作により、情報共有機能を実行する。会議室の情報処理装置１０を含む各情報処理装置１０の間では、情報共有機能により、会議の予定表がネットワークＮ及びサーバー３０を通じて共有される。具体的には、他の情報処理装置１０に記憶されている会議の予定表が、自身の通信部１４を介して受信され、記憶部１７に随時更新されて記憶される。すなわち、各情報処理装置１０の間では、情報共有機能により、会議の予定表が互いに同期して、同期後は、各情報処理装置１０では同一の会議の予定表が記憶される。なお、会議の予定表は、各情報処理装置１０の操作部１２の操作で入力される情報を用いて、制御部１９が情報を書込み又は書換える。
　制御部１９は、上記のように会議室の位置と、各参加者の情報処理装置１０の位置とを取得した後、各参加者の情報処理装置１０の位置から会議室の位置までのそれぞれの距離を算出し、これらの距離に基づき、予め定められた標準歩行速度を用いて、各参加者が会議室に移動するために要するそれぞれの移動時間ｔａを算出し、更に各移動時間ｔａに、予め設定された一定時間ｔｂを加算して、各参加者の情報処理装置１０の準備時間ｔｃを算出する（ステップＳ１１２）。なお、制御部１９は、一定時間ｔｂを加算せず、移動時間ｔａそのものを準備時間ｔｃとして算出してもよい。
　各参加者の情報処理装置１０の準備時間ｔｃは、各参加者別に、参加者の情報処理装置１０がリマインド通知を受信してから、参加者が会議の準備をして会議室へと移動するまでに要する時間として算出される。
　会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、各参加者の情報処理装置１０の準備時間ｔｃ別に、準備時間ｔｃとリマインド時間Ｔとを比較して、準備時間ｔｃがリマインド時間Ｔよりも長いか否かを判定する（ステップＳ１１３）。準備時間ｔｃがリマインド時間Ｔよりも長い場合、リマインド通知の時点からユーザーが会議室に向かっても間に合わない、すなわち、リマインド時間Ｔが不足する。このため、制御部１９は、準備時間ｔｃがリマインド時間Ｔよりも長い場合（ステップＳ１１３で「Ｙｅｓ」）、図９に示すような、各参加者の情報処理装置１０のリマインド時間Ｔの延長を行なうか否かを選択するためのポップアップウィンドウＰＵ３を表示部１１に表示させる（ステップＳ１１４）。ポップアップウィンドウＰＵ３には、リマインド時間Ｔを変更する旨を示すメッセージＭ２、ＮＧキーＫ４１、及びＯＫキーＫ４２が表示されている。
　管理者が、操作部１２のポインティングデバイス又はキーボードを操作して、ポップアップウィンドウＰＵ３のＯＫキーＫ４２を操作すると、操作部１２に通知時期変更指示が受付けられる（ステップＳ１１５）。会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、通知時期変更指示に従って、準備時間ｔｃがリマインド時間Ｔよりも長いと判定された参加者の情報処理装置１０については、準備時間ｔｃがリマインド時間Ｔ以下となるように、リマインド時間Ｔを延長する（ステップＳ１１６）。例えば、制御部１９は、リマインド時間Ｔを延長して、リマインド送信日時を、準備時間ｔｃがリマインド時間Ｔとなる日時に変更する。リマインド時間Ｔを延長すると、制御部１９は、ポップアップウィンドウＰＵ３を非表示とする。この後、制御部１９は、ステップＳ１１７の処理に移る。なお、制御部１９は、ステップＳ１１６において、全ての参加者の情報処理装置１０についてのリマインド時間Ｔに、リマインド時間Ｔの上記延長分を加算して、全ての参加者の情報処理装置１０についてのリマインド時間Ｔを延長してもよい。
　従って、参加者が会議室から遠く離れており、参加者が会議室に向かっても間に合わないような場合、リマインド時間Ｔは、参加者の情報処理装置１０でリマインド通知が受信されてから、参加者が会議の準備をして会議室へと移動するまでに要する準備時間ｔｃ以上に延長される。
　一方、ステップＳ１１３において、会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、準備時間ｔｃがリマインド時間Ｔ以下である場合には（ステップＳ１１３「Ｎｏ」）、準備時間ｔｃが十分な長さであることから、リマインド時間Ｔをそのまま維持する。制御部１９は、ステップＳ１１７の処理に移る。
　これにより、各参加者の情報処理装置１０別に、リマインド時間Ｔが不足する場合に、リマインド時間Ｔが準備時間ｔｃに延長され、リマインド時間Ｔが不足しない場合に、リマインド時間Ｔが延長されることなく維持される。
　管理者は、リマインド通知の設定ウィンドウＧ１における各種の項目の設定が終了すると、操作部１２のポインティングデバイス又はキーボードを操作して、登録キーＫ２２を操作する。この操作に応じて、制御部１９は、操作部１２を通じて、更新指示を受付ける（ステップＳ１１７）。
　会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、更新指示を受付けたとき、上記のようにして各参加者の情報処理装置１０別に設定されたそれぞれのリマインド時間Ｔ、リマインド通知の設定ウィンドウＧ１における各項目の設定内容を更新して記憶部１７に記憶させる（ステップＳ１１８）。この後、制御部１９は、通知設定処理を終了する。
　尚、管理者がリマインド通知の設定ウィンドウＧ１におけるキャンセルキーＫ２１を操作した場合、会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、リマインド通知の設定ウィンドウＧ１における各種の項目の設定を無効にして、図４に示す通知設定処理を終了する。
　次に、会議の当日に、参加者が、会議が予定されている会議室（以下、本会議室と称する）から遠く離れている場合に、参加者に、より適切な別の会議室を提供して、別の会議室をリマインド通知により参加者に知らせるための会議室設定処理の制御手順を、図１０Ａ、図１０Ｂに示すフローチャートを参照して説明する。
　会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、会議の予定表４１に記載されている各会議室のうち、予約がされている会議室について、各参加者の情報処理装置１０のリマインド時間Ｔ別に、会議の開始日時からリマインド時間Ｔを遡ったリマインド送信日時を算出する。制御部１９は、例えば制御ユニット１８に内蔵されているタイマーの計時に従って、各参加者のリマインド送信日時のうち最も早いリマインド送信日時よりも予め定められた時間前（例えば、リマインド日時の５分前）が到来したか否かを判定している（ステップＳ２０１）。
　制御部１９は、リマインド送信日時よりも予め定められた時間前が到来したと判定したとき（ステップＳ２０１で「Ｙｅｓ」）、この時点で記憶部１７に記憶されている予定表４１を参照して、当該会議室（以下、本会議室という）の位置を取得すると共に、会議管理データＣＤを参照して、各参加者の情報処理装置１０の位置を取得する。制御部１９は、この時点での各参加者の情報処理装置１０の位置から、本会議室の位置までのそれぞれの距離を算出し、これらの距離に基づき各参加者が本会議室に移動するために要するそれぞれの移動時間ｔａを算出し、移動時間ｔａに基づいて、各参加者の情報処理装置１０の準備時間ｔｃを算出する（ステップＳ２０６）。
　会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、この時点で記憶部１７に記憶されている予定表４１から読出した各参加者の情報処理装置１０のリマインド時間Ｔと、ステップＳ２０６で算出した各参加者の情報処理装置１０の準備時間ｔｃとを比較し、各準備時間ｔｃがそれぞれのリマインド時間Ｔよりも長いか否かを判定する（ステップＳ２０７）。制御部１９は、各準備時間ｔｃがそれぞれのリマインド時間Ｔ以下となる場合は（ステップＳ２０７で「Ｎｏ」）、各準備時間ｔｃが十分な長さがあって、各参加者が本会議室の会議に遅れることなく出席できることから、本会議室の変更を行なわない。この場合、制御部１９は、各参加者の情報処理装置１０別に、現在時刻がリマインド送信日時となったときに、リマインド送信日時が設定されている参加者のメールアドレスを宛先とするリマインド通知の電子メールを作成して、電子メールを通信部１４に送信させる（ステップＳ２０８）。
　各参加者の情報処理装置１０の制御部１９は、リマインド通知の電子メールが通信部１４で受信されると、アラート機能により電子メールの受信を報知し、電子メールを表示部１１の画面に表示させる。各参加者は、会議の開始日時よりもリマインド時間Ｔだけ遡ったリマインド送信日時に自分の情報処理装置１０で受信されたリマインド通知の電子メールを確認して、会議に遅れずに出席できる。
　一方、会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、各参加者の情報処理装置１０の準備時間ｔｃの少なくとも１つがリマインド時間Ｔよりも長いと判定した場合に（ステップＳ２０７で「Ｙｅｓ」）、会議室の変更を行なうためのステップＳ２０９以降の処理に移る。
　例えば、各参加者の少なくとも１人が本会議室から遠く離れている位置に移動しているため、遠く離れている参加者の情報処理装置１０の位置から本会議室までの距離が長くなり、参加者の情報処理装置１０の準備時間ｔｃがリマインド時間Ｔよりも長くなっている場合は、リマインド通知の電子メールが、会議の開始日時からリマインド時間Ｔを遡ったリマインド送信日時に送信されたとしても、参加者が本会議室の会議に遅れる可能性がある。したがって、制御部１９は、遠く離れている参加者が会議開始時間に間に合う位置にある会議室に、会議開催場所を本会議室から変更するためのステップＳ２０９以降の処理に移る。
　会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、遠く離れている参加者を含む全員の参加者の情報処理装置１０の位置と、予定表４１から読出した各会議室の位置とに基づいて算出した、各参加者の各会議室に対する準備期間ｔｃと、リマインド時間Ｔとをそれぞれ比較し、全ての参加者の準備時間ｔｃがリマインド時間Ｔ以下となり、かつ、収容可能人数が各参加者の人数以上である新規会議室があるか否かを判定する（ステップＳ２０９）。
　制御部１９は、全ての参加者の準備時間ｔｃがリマインド時間Ｔ以下となり、かつ、収容可能人数が各参加者の人数以上の新規会議室があると判定した場合は（ステップＳ２０９で「Ｙｅｓ」）、本会議室を新規会議室に変更し、予定表４１に変更内容を反映させて更新する（ステップＳ２１０）。
　一方、制御部１９は、全ての参加者の準備時間ｔｃがリマインド時間Ｔ以下となり、かつ、収容可能人数が各参加者の人数以上の新規会議室がないと判定した場合は（ステップＳ２０９で「Ｎｏ」）、遠く離れている参加者の情報処理装置１０の位置と、予定表４１から読出した各会議室の位置とに基づいて算出した、遠く離れている参加者の各会議室に対する準備期間ｔｃと、リマインド時間Ｔとをそれぞれ比較し、遠く離れている参加者の準備時間ｔｃがリマインド時間Ｔ以下となるという条件を満たす会議室があるか否かを判定する（ステップＳ２１１）。
　ステップＳ２１１において上記条件を満たす会議室がない場合（ステップＳ２１１で「Ｎｏ」）、制御部１９は、本会議室を変更せず、ステップＳ２０８の処理に移り、予定表４１に記載されている本会議室についての元の設定のままで、参加者のメールアドレスを宛先とするリマインド通知の電子メールを作成して、電子メールを通信部１４に送信させる（ステップＳ２０８）。或いは、制御部１９は、ステップＳ２０８において、参加者のメールアドレスを宛先とするリマインド通知の電子メールとして、会議開始時刻に全員が間に合って到着できる会議室がないことを示す内容を示す電子メールを作成して、電子メールを通信部１４に送信させてもよい。
　ステップＳ２１１において、上記条件を満たす会議室がある場合（ステップＳ２１１で「Ｙｅｓ」）、制御部１９は、上記条件を満たす会議室が空室であり、かつ会議室の収容可能人数が遠く離れている参加者の人数以上であるか否かを判定する（ステップＳ２１３）。
　制御部１９は、上記条件を満たす会議室が空室であり、かつ、会議室の収容可能人数が遠く離れている参加者の人数以上であると判定した場合（ステップＳ２１３で「Ｙｅｓ」）、上記条件を満たす会議室を、遠く離れている各参加者についての新規会議室として設定する（ステップＳ２１４）。このように、制御部１９は、遠く離れている参加者が複数である場合には、各参加者個別に上記条件を満たす会議室を判定し、遠く離れている各参加者についての新規会議室をそれぞれ別個に設定してもよい。なお、制御部１９は、遠く離れている各参加者以外の参加者についての会議室は本会議室のままとする。
　ステップＳ２１４の後、すなわち、遠く離れている各参加者について新規会議室を設定したとき、制御部１９は、遠く離れている各参加者を含む全ての参加者の情報処理装置１０に対してオンラインミーティングを設定し、オンラインミーティングに参加するための情報（オンラインミーティングが開催されるＵＲＬ(Uniform Resource Locator)等）を作成する（ステップＳ２１５）。この後、制御部１９は、ステップＳ２０８の処理に戻る。ステップＳ２０８では、制御部１９は、オンラインミーティングに参加するための情報を含む、リマインド通知の電子メールを作成して、電子メールを、全ての参加者の情報処理装置１０のそれぞれに向けて通信部１４に送信させる。制御部１９は、電子メールの作成時に、遠く離れている各参加者についての会議室を新規会議室として電子メールを作成し、遠く離れている各参加者以外の参加者についての会議室は本会議室のままとして電子メールを作成する。
　なお、制御部１９は、上記条件を満たす会議室が空室であり、かつ、会議室の収容可能人数が遠く離れている参加者の人数以上ではないと判定した場合（ステップＳ２１３で「Ｎｏ」）、ステップＳ２０９の処理に戻る。この場合、各参加者の以降の位置移動により、全ての参加者の準備時間ｔｃがリマインド時間Ｔ以下となり、かつ、収容可能人数が各参加者の人数以上である新規会議室があると判定するか（ステップＳ２０９で「Ｙｅｓ」）、上記条件を満たす会議室が空室であり、かつ、会議室の収容可能人数が遠く離れている参加者の人数以上であると判定するか（ステップＳ２１３で「Ｙｅｓ」）、或いは、ステップＳ２１１において上記条件を満たす会議室がないと判定するまで（ステップＳ２１１で「Ｎｏ」）、制御部１９は、これらの処理を繰返す。
　次に、会議室設定処理の第１変形例を説明する。
　図１０Ｂに示す制御手順では、会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、各参加者の情報処理装置１０の準備時間ｔｃの少なくとも１つがリマインド時間Ｔよりも長いと判定し（ステップＳ２０７で「Ｙｅｓ」）、全ての参加者の準備時間ｔｃがリマインド時間Ｔ以下となり、かつ、収容可能人数が各参加者の人数以上である新規会議室があると判定した場合に（ステップＳ２０９で「Ｙｅｓ」）、遠く離れている参加者について新規会議室を設定し（ステップＳ２１０）、遠く離れている参加者以外の参加者についての会議室は、元の本会議室のままとしている。しかしながら、このとき、制御部１９は、遠く離れている参加者以外の参加者についての会議室を変更してもよい。
　例えば、図３が示す予定表４１における会議室IIの場合、遠く離れている参加者が２名であるとすると、遠く離れている参加者以外の参加者は２名になる。この場合に、遠く離れている参加者以外の参加者についての会議室を元の本会議室（収容可能人数４名）のままとすると、収容可能人数が過大な会議室を少人数で占有してしまう。このため、第１変形例として、このような場合に、制御部１９は、予定表４１に基づいて、遠く離れている参加者以外の各参加者についての会議室を、各参加者の準備時間ｔｃがリマインド時間Ｔ以下であり、かつ、収容可能人数が、元の本会議室の収容可能人数よりも少なく各参加者の人数以上であるという条件の会議室が存在するか否かを判定し、このような条件を満たす会議室が存在するときは、この会議室を、各参加者の新たな本会議室として設定する。
　これにより、元の本会議室を使用する参加者が少なくなった場合においても、収容可能人数が過大な元の本会議室を少人数で占有してしまう事態を回避可能になる。
　続いて、会議室設定処理の他の第２変形例を説明する。
　第１変形例において、遠く離れている参加者と、それ以外の参加者とに、新たな会議室を設定する場合、制御部１９は、予定表４１に基づいて、元の本会議室の位置から予め定められた近距離範囲内（例えば、位置が、元の本会議室と同じ棟にあることを示す位置とされている会議室）にある会議室を新たな会議室候補として選択し、選択した会議室候補の中から、遠く離れている参加者についての新たな会議室としての条件を満たす会議室を選択し、遠く離れている参加者以外の参加者についての新たな会議室としての条件を満たす会議室を選択して、それぞれ新たな会議室として設定してもよい。
　更に、会議室設定処理の他の第３変形例を説明する。
　図１０Ｂに示す制御手順において、会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、各参加者の情報処理装置１０の準備時間ｔｃの少なくとも１つがリマインド時間Ｔよりも長いと判定した場合に（ステップＳ２０７で「Ｙｅｓ」）、この時点における各参加者の位置に基づいて、位置が近い参加者同士を集めた参加者グループを複数作成し、予定表４１に基づいて、参加者グループ毎に、グループに属する全ての参加者にとって最も近い会議室であって、準備時間ｔｃがリマインド時間Ｔ以下であり、かつ、収容可能人数が、グループに属する全ての参加者の人数Ａ以上であって人数Ａに最も近い、という条件を満たす会議室を、新たな会議室として設定する。
　更に、会議室設定処理の第４変形例を説明する。
　図１０Ｂに示す制御手順において、会議室の情報処理装置１０の制御部１９は、各参加者の情報処理装置１０の準備時間ｔｃの少なくとも１つがリマインド時間Ｔよりも長いと判定した場合に（ステップＳ２０７で「Ｙｅｓ」）、表示部１１に、会議室を変更することの承認を求めるメッセージを表示させ、操作部１２に、会議室を変更することの承認を示す指示が入力されたことを条件に、遠く離れている参加者についての新たな会議室を設定してもよい。この場合、制御部１９は、操作部１２に、会議室を変更することの承認を示す指示が入力されないときは、遠く離れている参加者についての新たな会議室を設定する処理を行なわず、全ての参加者について元の本会議室が設定されているままとする。
　本発明は上記実施形態の構成に限られず種々の変形が可能である。なお、図１乃至図１０Ｂを用いて説明した上記実施形態の構成及び処理は、本発明の一実施形態に過ぎず、本発明を当該構成及び処理に限定する趣旨ではない。

Claims (9)

  1. 　複数のイベント実施場所のそれぞれについて、前記イベント実施場所でのイベントを通知するための通知情報を、ネットワーク上のサーバーを通じて、他の受信側の情報処理装置に送信する送信側の情報処理装置であって、
    　前記サーバーを介して前記受信側の情報処理装置との間で通信する通信部と、
    　前記イベントの開始日時から、これよりも前の日時とされるリマインド送信日時までの時間を示すリマインド時間が入力される入力部と、
    　前記リマインド送信日時又はこれよりも予め定められた時間前に、前記受信側の情報処理装置の位置から前記イベント実施場所までの移動時間、又は当該移動時間に一定時間を加算した時間のいずれかからなる準備時間を算出し、前記準備時間が前記リマインド時間以下の場合は、前記リマインド送信日時になったときに、前記通信部に、前記通知情報を前記受信側の情報処理装置に送信させ、
    　前記準備時間が前記リマインド時間よりも長い場合は、前記各イベント実施場所の位置及び前記受信側の情報処理装置の位置に基づき、前記準備時間が前記リマインド時間以下となる別のイベント実施場所を選択して、前記通信部に、前記別のイベント実施場所への変更を示す通知情報を、前記受信側の情報処理装置に向けて送信させる制御部と、を備える情報処理装置。
  2. 　前記制御部は、前記受信側の情報処理装置が複数である場合に、前記準備時間を前記受信側の情報処理装置毎に算出し、複数の前記受信側の情報処理装置のいずかについての前記準備時間が、前記リマインド時間よりも長い場合は、複数の前記受信側の情報処理装置の全てについて前記準備時間が前記リマインド時間以下となる別のイベント実施場所を選択して、前記通信部に、前記別のイベント実施場所への変更を示す通知情報を、前記受信側の情報処理装置に向けて送信させる、請求項１に記載の情報処理装置。
  3. 　表示部を更に備え、
    　前記制御部は、
    　　複数の前記受信側の情報処理装置のいずかについての前記準備時間が前記リマインド時間よりも長い場合、前記表示部に、前記別のイベント実施場所を変更することの承認を求めるメッセージを表示させ、
    　　前記入力部に、前記承認が入力された場合に、複数の前記受信側の情報処理装置について、前記準備時間が前記リマインド時間以下となる別のイベント実施場所の選択を行なわせる、請求項２に記載の情報処理装置。
  4. 　前記制御部は、前記イベント実施場所の収容可能人数に基づき、前記受信側の情報処理装置のユーザーの全てを収容可能な前記別のイベント実施場所を選択する、請求項２に記載の情報処理装置。
  5. 　前記制御部は、前記受信側の情報処理装置のユーザーの全てを収容可能な前記別のイベント実施場所がない場合には、前記受信側の情報処理装置別に、前記別のイベント実施場所を個別に選択し、前記通信部に、前記別のイベント実施場所への変更を示す通知情報を、前記受信側の各情報処理装置のそれぞれに向けて送信させる、請求項４に記載の情報処理装置。
  6. 　前記制御部は、前記受信側の情報処理装置別に前記別のイベント実施場所を個別に選択した場合、複数の前記受信側の情報処理装置に対してオンラインミーティングを設定し、前記通信部に、前記オンラインミーティングに参加するための情報を含む前記通知情報を、前記受信側の各情報処理装置のそれぞれに向けて送信させる、請求項５に記載の情報処理装置。
  7. 　前記制御部は、前記受信側の情報処理装置別に前記別のイベント実施場所を個別に選択する場合、更に、前記別のイベント実施場所の収容可能人数に基づき、複数の前記受信側の情報処理装置のうちのいずれか同士について同一の前記別のイベント実施場所を選択可能な場合は、前記いずれか同士の前記受信側の情報処理装置について前記同一の前記別のイベント実施場所を選択する、請求項６に記載の情報処理装置。
  8. 　前記制御部は、前記受信側の情報処理装置別に前記別のイベント実施場所を個別に選択する場合、元の前記イベント実施場所の位置から予め定められた近距離範囲内にある前記イベント実施場所のうちから、前記別のイベント実施場所を選択する、請求項５に記載の情報処理装置。
  9. 　複数のイベント実施場所のそれぞれについて、前記イベント実施場所でのイベントを通知するための通知情報を、ネットワーク上のサーバーを通じて通信する複数の情報処理装置を備える情報通知システムであって、
    　前記複数の情報処理装置のうち、少なくとも、前記通知情報を送信する送信側の情報処理装置として、請求項１に記載の情報処理装置を備える、情報通知システム。
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Citations (2)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP2009217638A (ja) * 2008-03-11 2009-09-24 Superindex Inc メッセージ通知サーバ、メッセージ通知システム及びメッセージの通知方法
JP2018025900A (ja) * 2016-08-09 2018-02-15 カシオ計算機株式会社 スケジュール管理装置及びプログラム

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