TWM618742U - 智能採購平台的前台系統 - Google Patents

Abstract

一種智能採購平台的前台系統，包括使用者介面、處理器、平台資料庫以及採購案件資料庫。使用者介面用以輸入簽約前資料，其中簽約前資料包含廠商的基本資料。處理器用以接收簽約前資料，並透過網際網路連接雲端資料庫，根據廠商的基本資料自雲端資料庫取得廠商的相關資料。平台資料庫用以儲存廠商的基本資料及相關資料。採購案件資料庫用以儲存檢核項目以及簽約前資料。處理器根據檢核項目對廠商的相關資料進行檢核以產生檢核結果，並透過使用者介面顯示檢核結果。

Description

智能採購平台的前台系統

本揭露是有關於一種前台系統，且特別是有關於一種智能採購平台的前台系統。

一般公司行號內部簽辦軟硬體設備採購時，常常需請廠商提供各項的基本資料，經辦人員須依公司規定進行廠商資格檢核，以確保採購專案在簽約之後，能夠順利進行到採購專案結案之時。一般常見的檢核項目，包括確認該廠商是否為公司的利害關係人、確認該廠商是否有負面新聞、確認該廠商是否被列管為洗錢防制黑名單、確認該廠商的負責人/董事是否有負面新聞，或甚至為政治敏感人物或者政商名流。

然而，如上所述的檢核項目，通常在簽辦流程中會進行數次，造成簽辦流程冗長，並且，大部分的公司均仰賴人工進行檢核，也造成人力資源的負擔。再者，若透過人工檢核，也很難使檢核程度達到一致性及完整性，造成作業效率不彰。

另外，一般公司的採購單位在進行專案階段性請款流程時，往往也都是透過人工作業，甚至需增加覆核的人力資源。

本揭露所提供的智能採購平台的前台系統，包括使用者介面、處理器、平台資料庫以及採購案件資料庫。使用者介面用以輸入簽約前資料，其中簽約前資料包含廠商的基本資料。處理器耦接該使用者介面，用以接收簽約前資料以及付款資料，並透過網際網路連接雲端資料庫，根據廠商的基本資料自雲端資料庫取得廠商的相關資料。平台資料庫耦接處理器，用以儲存廠商的基本資料及相關資料。採購案件資料庫耦接處理器，用以儲存檢核項目以及簽約前資料。處理器根據檢核項目對廠商的相關資料進行檢核以產生檢核結果，並透過使用者介面顯示檢核結果。

於一實施例中，當檢核結果反映出檢核項目具有至少一異常項目時，處理器根據至少一異常項目取得相應的法規資料，並透過使用者介面顯示檢核結果、至少一異常項目以及法規資料。

於一實施例中，處理器透過自動化流程至雲端資料庫取得廠商的相關資料，並將相關資料儲存於平台資料庫。

於一實施例中，自動化流程為機器人流程自動化（Robotic Process Automatic，RPA）或應用程式介面（Application Programming Interface，API）當中之一者。

於一實施例中，使用者介面更用以輸入付款資料，付款資料包含付款期數、對應付款期數的實際付款金額以及發票。

於一實施例中，採購案件資料庫更用以儲存簽約後資料，其中簽約後資料包含付款規則，處理器比對付款規則以及付款資料以產生比對結果，並透過使用者介面顯示比對結果。

於一實施例中，付款規則包含對應付款期數的應付金額，該處理器根據應付金額比對該實際付款資料以產生比對結果，並透過使用者介面顯示比對結果。

於一實施例中，簽約前資料更包含廠商的當次報價金額，簽約後資料包含廠商的歷次報價金額，其中當處理器接收到廠商的當次報價金額時，處理器自動從採購案件資料庫中搜尋廠商的歷次報價金額，並透過使用者介面顯示搜尋結果。

於一實施例中，處理器定時連接雲端資料庫以確認廠商的基本資料與相關資料是否有異動，倘若廠商的基本資料或相關資料當中之一者有異動，則處理器透過使用者介面顯示提醒畫面。

於一實施例中，簽約前資料可經由光學文字辨識（Optical Character Recognition，OCR）後透過使用者介面輸入。

基於上述，本揭露所提供的智能採購平台的前台系統可提供資料建檔機制以及自動檢核機制，優化整體採購流程，並提升自動檢核機制與數位化作業的比重。

本揭露的部份實施例接下來將會配合附圖來詳細描述，以下的描述所引用的元件符號，當不同附圖出現相同的元件符號將視為相同或相似的元件。這些實施例只是本揭露的一部份，並未揭示所有本揭露的可實施方式。更確切的說，這些實施例只是本揭露中的智能採購平台的前台系統的範例。

圖1是依照本揭露的一實施例所繪示的智能採購平台的前台系統1的方塊圖。請參考圖1，智能採購平台的前台系統1包括使用者介面11、處理器12、平台資料庫13以及採購案件資料庫14。前台系統1例如是桌上型電腦、筆記型電腦、平板電腦、智慧型手機等可連接網際網路的電子裝置，透過網際網路連接外部的雲端資料庫15，然而，本揭露並不以此為限。

使用者介面11用以輸入簽約前資料。於一實施例中，當公司的採購單位向公司申請一採購專案後，採購單位會選擇至少一個廠商提出採購需求，採購需求包含採購項目、採購性質、甚至採購數量。廠商收到採購需求之後，廠商會提供廠商的基本資料、報價單以及與採購需求相關的細節給採購單位。採購單位的經辦人員收到透過廠商所提供的基本資料、報價單以及與採購需求相關的細節等簽約前資料之後，透過使用者介面11輸入至前台系統1中。

於一實施例中，簽約前資料也可經由光學文字辨識（Optical Character Recognition，OCR）後透過使用者介面11輸入。一旦採購單位的經辦人員經由手動或者以OCR的方式透過使用者介面11將簽約前資料輸入至前台系統1中之後，即完成採購專案的建檔程序。

處理器12耦接使用者介面11。處理器12用以接收簽約前資料，並透過網際網路連接雲端資料庫21，根據廠商的基本資料自雲端資料庫21取得廠商的相關資料。雲端資料庫21可以是經濟部商業司網站之商工登記公示資料查詢服務的資料庫、財政部稅務入口網之公示資料查詢的資料庫、金融監督管理委員會全球資訊網的資料庫及新聞稿等。

詳細來說，一旦採購專案的建檔程序完成，前台系統1的處理器12會自動與雲端資料庫21進行網路連線以查詢並取得廠商的相關資料，並將廠商的相關資料儲存於平台資料庫13中，且前台系統1的管理人員可事先設定處理器12自動查詢並取得廠商的相關資料的時間點，例如：可將時間點設定在採購專案申請後、與廠商議價前、與廠商簽約前等階段。於一實施例中，處理器12透過自動化流程至雲端資料庫21取得廠商的相關資料，並將相關資料儲存於平台資料庫13。於一實施例中，自動化流程為機器人流程自動化（Robotic Process Automatic，RPA）或應用程式介面（Application Programming Interface，API）當中之一者。

平台資料庫13耦接處理器12，用以儲存廠商提供給採購單位的基本資料及處理器12自雲端資料庫21自動查詢並取得的相關資料。採購案件資料庫14耦接處理器12，用以儲存檢核項目以及簽約前資料。於一實施例中，前台系統1的管理人員可事先設定採購單位檢核廠商資格的檢核項目，例如：該廠商是否為公司的利害關係人、該廠商是否有負面新聞、該廠商是否被列管為洗錢防制黑名單、該廠商的負責人/董事是否有負面新聞，或甚至為政治敏感人物或者政商名流等。

一旦處理器12透過自動化流程至雲端資料庫21取得廠商的相關資料，並將廠商的相關資料儲存於平台資料庫13之後，處理器12便根據檢核項目對廠商的相關資料進行檢核以產生檢核結果，並透過使用者介面11顯示檢核結果。

處理器12會將檢核結果中異常或待確認的檢核項目彙整於檢核結果中，一併透過使用者介面11顯示檢核結果，以提醒採購單位的經辦人員。於一實施例中，當檢核結果反映出檢核項目具有至少一異常項目時，處理器12根據至少一異常項目取得相應的法規資料，並透過使用者介面11顯示檢核結果、至少一異常項目以及法規資料。如此一來，採購單位的經辦人員可根據檢核結果、至少一異常項目以及法規資料進行進一步的查詢與確認，並將確認結果補充說明於異常項目處，以供採購單位的主管確認。

於一實施例中，使用者介面11更用以輸入付款資料，該些付款資料包含付款期數、對應該付款期數的實際付款金額以及發票。詳細來說，當採購單位已確定簽約的廠商之後，會與廠商簽署採購合約。在採購專案的進行過程中，廠商會依採購專案進度分次向採購單位進行請款，採購單位收到廠商所提供的例如請款明細、發票等付款資料之後，採購單位可透過使用者介面11輸入付款資料。

舉例而言，採購合約上敘明廠商於第一期（例如：簽約後）向採購單位請款應付總金額的30%，於第二期（例如：採購專案進行到一半時）向採購單位請款應付總金額的30%，於第三期（例如：採購專案結案時）向採購單位請款應付總金額的40%。當採購單位收到廠商於簽約後所提供的第一期付款資料時，透過前台系統1的使用者介面11輸入付款期數為「第一期」及採購單位於第一期需付給廠商的實際付款金額，並輸入發票的電子檔案。

一旦採購單位透過前台系統1的使用者介面11輸入付款期數、對應該付款期數的實際付款金額以及發票等付款資料之後，前台系統1會自動比對付款資料是否正確。於一實施例中，採購案件資料庫14更用以儲存簽約後資料，其中簽約後資料包含付款規則，處理器12比對付款規則以及付款資料以產生比對結果，並透過使用者介面11顯示比對結果。

於一實施例中，付款規則包含對應付款期數的應付金額，處理器12根據應付金額比對實際付款資料以產生比對結果，並透過使用者介面11顯示比對結果。進一步來說，倘若處理器12根據採購單位透過前台系統1的使用者介面11輸入的付款期數為第一期，則處理器12會自採購案件資料庫14中取得對應該廠商的簽約後資料，自該簽約後資料的付款規則中確認對應第一期的應付金額，並比對付款資料中的實際付款金額是否與應付金額吻合，以及判斷發票資訊是否符合簽約後資料。處理器12會產生比對結果，並透過使用者介面11顯示比對結果。倘若比對結果顯示異常，則採購單位的經辦人員可依照比對結果再次確認付款資料。

於一實施例中，簽約前資料更包含廠商的當次報價金額，簽約後資料更包含廠商的歷次報價金額，其中當處理器12接收到廠商的當次報價金額時，處理器12自動從採購案件資料庫14中搜尋廠商的歷次報價金額，並透過該使用者介面11顯示搜尋結果。詳細來說，在採購專案申請一採購專案時，可能會向過往簽過採購合約的廠商提出採購需求。採購單位的經辦人員可透過使用者介面11輸入廠商所提供的報價單等簽約前資料，處理器12接收到簽約前資料後，自動從採購案件資料庫14中搜尋對應於該廠商的簽約後資料中的歷次報價金額，並於使用者介面11顯示搜尋結果，以提供採購單位作為判斷該廠商報價是否合理的參考。

即便有些採購專案已結案，但後續仍可能有對應的維護合約在進行中。於一實施例中，處理器12可定時連接雲端資料庫21以確認廠商的基本資料與相關資料是否有異動，倘若廠商的基本資料或相關資料當中之一者有異動，則處理器12會將該異動的資料更新到平台資料庫13中，並透過使用者介面11顯示提醒畫面。

於一實施例中，倘若廠商的基本資料或相關資料當中之一者有異動，且異動部分有異常（例如利害關係人有異動、有嚴重的負面新聞），處理器12將主動通知採購單位。

綜上所述，本揭露所提供的智能採購平台的前台系統可有助於廠商的基本資料以及相關資料的建檔，甚至可透過自動化流程查詢並取得廠商的相關資料，針對廠商的資料自動進行檢核，使得廠商資格檢查流程變得更為有效率。另外，也可在採購專案的請款流程中採用自動化比對金額的做法，減輕採購專案從頭到尾減輕許多人力資源的負擔，提升採購專案的效率。

1:前台系統 11:使用者介面 12:處理器 13:平台資料庫 14:採購案件資料庫 21:雲端資料庫

圖1是依照本揭露的一實施例所繪示的智能採購平台的前台系統的方塊圖。

1:前台系統

11:使用者介面

12:處理器

13:平台資料庫

14:採購案件資料庫

21:雲端資料庫

Claims (10)

1. 一種智能採購平台的前台系統，包括： 使用者介面，用以輸入簽約前資料，其中該簽約前資料包含廠商的基本資料； 處理器，耦接該使用者介面，用以接收該簽約前資料，並透過網際網路連接雲端資料庫，根據該廠商的該基本資料自該雲端資料庫取得該廠商的相關資料； 平台資料庫，耦接該處理器，用以儲存該廠商的該基本資料及該相關資料；以及 採購案件資料庫，耦接該處理器，用以儲存檢核項目以及該簽約前資料； 其中該處理器根據該檢核項目對該廠商的該相關資料進行檢核以產生檢核結果，並透過該使用者介面顯示該檢核結果。
2. 如請求項1所述的前台系統，其中當該檢核結果反映出該檢核項目具有至少一異常項目時，該處理器根據該至少一異常項目取得相應的法規資料，並透過該使用者介面顯示該檢核結果、該至少一異常項目以及該法規資料。
3. 如請求項1所述的前台系統，其中該處理器透過自動化流程至該雲端資料庫取得該廠商的該相關資料，並將該相關資料儲存於該平台資料庫。
4. 如請求項3所述的前台系統，其中該自動化流程為機器人流程自動化（Robotic Process Automatic，RPA）或應用程式介面（Application Programming Interface，API）當中之一者。
5. 如請求項1所述的前台系統，其中該使用者介面更用以輸入付款資料，該付款資料包含付款期數、對應該付款期數的實際付款金額以及發票。
6. 如請求項5所述的前台系統，其中該採購案件資料庫更用以儲存簽約後資料，其中該簽約後資料包含付款規則，該處理器比對該付款規則以及該付款資料以產生比對結果，並透過該使用者介面顯示該比對結果。
7. 如請求項6所述的前台系統，其中該付款規則包含對應該付款期數的應付金額，該處理器根據該應付金額比對該實際付款資料以產生比對結果，並透過該使用者介面顯示該比對結果。
8. 如請求項5所述的前台系統，其中該簽約前資料更包含該廠商的當次報價金額，該簽約後資料包含該廠商的歷次報價金額，其中當該處理器接收到該廠商的該當次報價金額時，該處理器自動從該採購案件資料庫中搜尋該廠商的該歷次報價金額，並透過該使用者介面顯示搜尋結果。
9. 如請求項1所述的前台系統，其中該處理器定時連接該雲端資料庫以確認該廠商的該基本資料與該相關資料是否有異動，倘若該廠商的該基本資料或該相關資料當中之一者有異動，則該處理器透過該使用者介面顯示提醒畫面。
10. 如請求項1所述的前台系統，其中該簽約前資料可經由光學文字辨識（Optical Character Recognition，OCR）後透過該使用者介面輸入。

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