CN112330296A - 一种合同全生命周期数字化管理系统 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种合同全生命周期数字化管理系统，包括数据中心、引擎中心和应用中心，所述数据中心包括机房服务器和数据库，所述数据库运行于机房服务器内，所述机房服务器对数据库进行硬件支撑，所述引擎中心包括流程引擎、集成引擎、内容引擎、消息中心、数据交换和日志中心；所述应用中心包括合同管理模块、供应商管理模块、审批管理模块、跟踪管理模块、归档管理模块和权限管理模块；合同全生命周期操作包括：顺序扭转的合同创建操作、合同变更操作、合同审批操作、合同跟踪操作、智能提醒操作和归档终止操作；本发明实现合同的全生命周期数字化管理，便捷、可查、快速，具有良好的市场应用价值。

Description

一种合同全生命周期数字化管理系统

技术领域

本发明涉及合同管理领域，尤其涉及一种合同全生命周期数字化管理系统。

背景技术

伴随着经济发展，经济活动中用纸面文件进行经济行为约束的场所越来越多，纸面文件条款越来越完善，内容越来越复杂，页数随之增加，纸面文件管理难度越来越大。对纸面文件的数字化管理主要有两种方案，一是采用完全无纸化电子签章的形式，这种方案受到很多限制，企业需要获得数字签章，并且每年需要购买数字证书，而一旦数字证书过期就不能保证有效性，并且很多文件及合同需要纸面形式，无法做到完全无纸化;另一种方案是把纸面文件用数字化的方式保存，比如照相，扫描，然后企业使用管理软件实现存档。

然而现有的存档仅是将合同以照片形式保存，需要时进行调取，不能实现合同的流程监控，且对于需要查看合同内容的使用者来讲，仍然需要去翻阅，无法实现合同的期限、权限等监控。

现有技术存在缺陷，需要改进。

发明内容

为了解决现在技术存在的缺陷，本发明提供了一种合同全生命周期数字化管理系统。

本发明提供的技术文案，一种合同全生命周期数字化管理系统，包括数据中心、引擎中心和应用中心，所述数据中心包括机房服务器和数据库，所述数据库运行于机房服务器内，所述机房服务器对数据库进行硬件支撑，所述引擎中心包括流程引擎、集成引擎、内容引擎、消息中心、数据交换和日志中心，所述流程引擎用于控制流程扭转，所述集成引擎用于管理系统内各模块的集成串联，所述内容引擎用于编辑合同内容，所述消息中心用于处理消息，所述数据交换用于进行管理系统内各模块间的数据传输及管理系统内、外部的数据传输，所述日志中心用于记录、储存操作日志；所述应用中心包括合同管理模块、供应商管理模块、审批管理模块、跟踪管理模块、归档管理模块和权限管理模块；合同全生命周期操作包括：顺序扭转的合同创建操作、合同变更操作、合同审批操作、合同跟踪操作、智能提醒操作和归档终止操作。

优选的，所述数据中心包括合同数据单元、供应商数据单元、台账数据单元、审批数据单元、统计数据单元、日志数据单元、预警数据单元和配置数据单元，所述数据中心的各个单元储存相应的数据，为应用中心提供数据支持。

优选的，所述合同管理模块包括合同创建单元、合同变更单元、合同查询单元、合同查看单元和合同类型单元，使用者在进行合同管理时使用合同管理模块内的一个或多个单元。

优选的，所述合同类型单元内设置合同标准模板库，所述合同标准模板库内设置多种不同类型的合同标准模板，并上传至所述数据中心，用户可根据权限下载所述合同标准模板。

优选的，所述供应商管理模块包括供应商信息单元、资料登记单元、供应端查询单元、供应商查看单元和供应商评级单元，使用者在进行供就商管理时使用供应商管理模块中的一个或多个单元。

优选的，所述审批管理模块包括合同审批单元、驳回重审单元、审批节点单元、审批提醒单元和查看审批单元，使用者在进行审批管理时使用审批管理模块中的一个或多个单元。

优选的，所述合同审批单元设置合同审批单和合同审批路径，在合同审批路径中的每个审批环节均可以查看合同单号、合同名称、合同签约金额、签约对象、已付款金额、已开票金额、未付款金额和联系人信息。

优选的，所述跟踪管理模块包括履约信息单元、智能提醒单元、应收应付单元、风险识别单元和进度反馈单元，使用者在进行跟踪管理时使用跟踪管理模块中的一个或多个单元。

优选的，所述归档管理模块包括合同检索单元、合同终止单元、合同归档单元、统计分析单元和报表决策单元，使用者在进行归档管理时使用归档管理模块中的一个或多个单元。

优选的，所述权限管理模块包括角色管理单元、授权管理单元、数据权限单元、用户管理单元和组织架构单元，使用者在进行归档管理时使用归档管理模块中的一个或多个单元。

相对于现有技术的有益效果，本发明通过统一的合同管理平台，为企事业单位针对合同创建、合同变更、合同跟踪、合同归档、合同终止的全生命周期数字化管理，实现合同管理的信息化、标准化、规范化。实现合同在线签核审批、合同变更管理、合同档案管理、合同应收应付、合同时效提醒、合同总体台账管理等相关功能，实现合同的全生命周期数字化管理，便捷、可查、快速，具有良好的市场应用价值。

附图说明

图1为本发明整体框架结构示意图；

图2为本发明同全生命周期操作流程图。

具体实施方式

需要说明的是，上述各技术特征继续相互组合，形成未在上面列举的各种实施例，均视为本发明说明书记载的范围；并且，对本领域普通技术人员来说，可以根据上述说明加以改进或变换，而所有这些改进和变换都应属于本发明所附权利要求的保护范围。

为了便于理解本发明，下面结合附图和具体实施例，对本发明进行更详细的说明。附图中给出了本发明的较佳的实施例。但是，本发明可以以许多不同的形式来实现，并不限于本说明书所描述的实施例。相反地，提供这些实施例的目的是使对本发明的公开内容的理解更加透彻全面。

需要说明的是，当元件被称为“固定于”另一个元件，它可以直接在另一个元件上或者也可以存在居中的元件。当一个元件被认为是“连接”另一个元件，它可以是直接连接到另一个元件或者可能同时存在居中元件。本说明书所使用的术语“垂直的”、“水平的”、“左”、“右”以及类似的表述只是为了说明的目的。

除非另有定义，本说明书所使用的所有的技术和科学术语与属于本发明的技术领域的技术人员通常理解的含义相同。在本发明的说明书中所使用的术语只是为了描述具体的实施例的目的，不是用于限制本发明。

下面结合附图对本发明作详细说明。

如图1所示，一种合同全生命周期数字化管理系统，包括数据中心、引擎中心和应用中心，所述数据中心包括机房服务器和数据库，所述数据库运行于机房服务器内，所述机房服务器对数据库进行硬件支撑，所述引擎中心包括流程引擎、集成引擎、内容引擎、消息中心、数据交换和日志中心，所述流程引擎用于控制流程扭转，所述集成引擎用于管理系统内各模块的集成串联，所述内容引擎用于编辑合同内容，所述消息中心用于处理消息，所述数据交换用于进行管理系统内各模块间的数据传输及管理系统内、外部的数据传输，所述日志中心用于记录、储存操作日志；所述应用中心包括合同管理模块、供应商管理模块、审批管理模块、跟踪管理模块、归档管理模块和权限管理模块；如图2所示，合同全生命周期操作包括：顺序扭转的合同创建操作、合同变更操作、合同审批操作、合同跟踪操作、智能提醒操作和归档终止操作。

进一步的，所述合同创建操作用于将纸质合同录入管理系统或者将合同的信息导入管理系统，如将合同信息以固定格式的WORD文档或EXCEL文档导入管理系统。

进一步地，所述合同变更操作用于对合同的各项进行增删改操作；所述合同审批操作用于负责人对合同进行查看并审批；合同跟踪操作用于对合同履约信息、应收应付信息进行跟踪识别；所述智能提醒操作用于对应收应付，履约时限进行智能提醒；所述归档终止操作用于对已经中止的合同进行归档终止。

优选的，所述数据中心包括合同数据单元、供应商数据单元、台账数据单元、审批数据单元、统计数据单元、日志数据单元、预警数据单元和配置数据单元，所述数据中心的各个单元储存相应的数据，为应用中心提供数据支持。

进一步地，合同数据单元用于存储合同的各项数据，如日期、合同金额、合同的标的、签约方的信息等；所述供应商数据单元用于存储供应商的各项信息，如供应商名称、供应商库存产品数量等；所述台账数据单元用于存储台账数据；所述审批数据单元用于存储审批合同的数据；所述统计数据单元用于存储统计的数据，如统计数据的导出内容；所述日志数据单元用于存储操作的日志；所述预警数据单元用于存储预警数据；所述配置数据单元用于存储配置数据。

优选的，所述合同管理模块包括合同创建单元、合同变更单元、合同查询单元、合同查看单元和合同类型单元，使用者在进行合同管理时使用合同管理模块内的一个或多个单元。

进一步地，所述合同管理模块对合同签约对象建立档案库，如签约单位、对接人、联系地址、联系电话、供应商等；建立合同标准模板库，设置不同类型的合同标准模板，并上传相应的合同标准模板，用户可根据权限下载单位设定好的标准合同格式。

进一步地，所述合同创建单元用于创建合同，如导入或录入合同；所述合同变更单元用于对合同进行增删改；支持对合同内容进行变更操作，同时需注明变更原因，支持附件上传，变更编辑完成后提交至相关部门进行审核。

所述合同查询单元用于对合同进行查询检索；合同信息查询包括：项目名称、合同金额、保修时间、售后服务联系人、电话、付款方式、付款时间、质保金金额等。

所述合同查看单元用于查看合同，如WORD软件或PDF阅读器等；合同类型单元用于存储和查看不同的合同标准模板。

优选的，所述合同类型单元内设置合同标准模板库，所述合同标准模板库内设置多种不同类型的合同标准模板，并上传至所述数据中心，用户可根据权限下载所述合同标准模板。

优选的，所述供应商管理模块包括供应商信息单元、资料登记单元、供应端查询单元、供应商查看单元和供应商评级单元，使用者在进行供就商管理时使用供应商管理模块中的一个或多个单元。

进一步地，所述供应商信息单元用于记录供应商信息，如供应商所名称、地址、开户行、电话等；资料登记单元用于登记供应商产品的资料；所述供应商查看单元用于查看供应商信息；所述供应商评级单元用于划分供应商登记并记录。

优选的，所述审批管理模块包括合同审批单元、驳回重审单元、审批节点单元、审批提醒单元和查看审批单元，使用者在进行审批管理时使用审批管理模块中的一个或多个单元。

优选的，所述合同审批单元设置合同审批单和合同审批路径，在合同审批路径中的每个审批环节均可以查看合同单号、合同名称、合同签约金额、签约对象、已付款金额、已开票金额、未付款金额和联系人信息。

进一步地，所述审批管理模块灵活设置合同审批单、合同审批路径，利用协同跟踪管理模块，进行有序的审批管理；合同从新增、履约等审批过程中，在相应的审批合同相关的电子审批单过程中，每个审批环节均可查看合同单号、合同名称、合同签约的金额、签约对象、已付款金额、已开票金额、未付款金额、联系人等关键信息。

进一步地，合同审批单元用于进行合同审批；所述驳回重审单元用于不合格的合同进行重审；所述审批节点单元用于设置不同的审批节点；所述审批提醒单元用于提醒审批的时限；所述查看审批单元用于查看审批的结果和造成审批结果的原因。

优选的，所述跟踪管理模块包括履约信息单元、智能提醒单元、应收应付单元、风险识别单元和进度反馈单元，使用者在进行跟踪管理时使用跟踪管理模块中的一个或多个单元。

进一步地，所述履约信息单元用于记录和查看履约信息；所述智能提醒单元用于对合同的履约时限进行提前提醒；退保证金提醒：保证金到期，可提醒申购经办人和采购与招标中心负责人等其他相关人员；合同供货期结束提醒：根据合同条款的合同供货期，可提醒申购经办人和采购与招标中心负责人等其他相关人员。确认成交供应商后，系统将自动提醒待签合同的项目在中标次日起30天内签订，并向使用单位自动发送预警提醒；合同签订后，系统根据合同供货期自动向使用单位发送供货期结束提醒；合同质保期到期后，自动提醒相关负责人对合同进行处理。

所述应收应付单元用于记录和查看应收应付的信息；所述风险识别单元用于对合同对应的一方进行风险识别并提醒；所述进度反馈单元用于对合同的进度进行反馈。

进一步地，在合同相关审批流程完成后，跟踪管理模块针对合同的履约信息，应收应付进行智能提醒，风险识别，以及相应的进度反馈，持续跟踪管理。合同相关数据可根据多维度进行快速查找、搜索，并且可导出相关excel表格。

更进一步的，管理系统可根据应收、应付等设定好的时间条件，自动将相关信息，及时提醒用户。可通过PC、短信等进行及时提醒。

优选的，所述归档管理模块包括合同检索单元、合同终止单元、合同归档单元、统计分析单元和报表决策单元，使用者在进行归档管理时使用归档管理模块中的一个或多个单元。

进一步地，所述归档管理模块用于建立所有已归档，以终止合同电子档案库，可以根据企事业单位的需求，任意配置合同的电子档案库检索、查询、查阅等各类诉求。

进一步地，管理系统可以根据合同的相关台账，生成系统自带的报表，并且以柱状图、饼状图、曲线图等形式进行展示。企事业单位需要对合同台账进行同比、环比等复杂的报表设计，可根据相应的需求进行个性化定制。

进一步地，所述合同检索单元用于对合同进行检索；合同终止单元用于对合同进行终止操作；如出现项目中止、解除合作关系或须重新签署新合同等情况可选择终止合同。

所述合同归档单元用于对合同进行归档；所述统计分析单元用于进行统计分析；如1.支持品目的维度进行统计：如工程、货物、服务等采购金额各占全年总采购量的百分比。

2.支持二级单位的采购量进行统计：如A学院、B学院等各采购金额占全校总采购量的百分比。

3.支持同比分析统计：如今年与去年的预算、采购金额的数据对比。

4.支持环比分析统计：如当月与上月的预算、采购金额的数据对比。

5.支持按照合同的执行情况进行统计分析：如规定内签订的合同、超期签订的合同等占总合同的百分比。显示：项目名称、编号、负责人、联系方式、金额等。

6.支持项目的进度进行统计分析：如目前项目申请的阶段、招标的阶段、签合同的阶段等的项目数量百分比统计。

7.支持项目的执行情况进行统计：如待建项目、在建项目、完成项目各占总项目的百分比。

8.支持采购方式进行统计：如公开招标的项目、自行采购的项目、批量集采的项目等项目数量及金额。

所述报表决策单元用于通过报表进行决策，并对记录；

优选的，所述权限管理模块包括角色管理单元、授权管理单元、数据权限单元、用户管理单元和组织架构单元，使用者在进行归档管理时使用归档管理模块中的一个或多个单元。

进一步地，所述权限管理模块的范围为合同发起、合同审核、台账查询、合同调阅、统计查询等，并且根据校办、区域、部门、角色、人员、职级等多维度灵活配置增、删、改、查的权限。

进一步地，所述管理系统可根据需求，针对合同管理过程中的分类数据，可变数据等提供可配置入口，便于后期日常维护变更。

进一步地所述角色管理单元用于对管理系统中的角色进行管理；所述授权管理单元用于对各个角色进行授权管理；所述数据权限单元用于对数据的管理权限进行分配；所述用户管理单元用于对用户进行管理；所述组织构架单元用于设定组织架构的管理权限。

进一步地，所述合同创建操作，采购经办拟订合同初稿，上传至系统后发起合同送审，由相关部门负责人进行会签，相关领导审批，并为审计处提供入口审查。

所述合同变更操作还包括合同管理操作，合同的增刪改查，提交审核，查看审批流程，预览上传的附件和勾选打包下载；还包括补充合同管理操作，补充合同主要是对原合同进行补充，对补充合同的增删改查操作，填写补充协议相关内容并关联至相关项目，提交后由用户进行初审，相关部门进行后续审核，并为审计处提供入口审查；还包括合同标的查询操作，查询出正式合同的标的集合，查询所属合同信息，导出 Excel和打印；还包括合同会签管理操作，对接固定资产的招标议标的项目信息，进行采购类合同会签操作；还包括预合同管理操作，医院内部合同的拟稿筛选，通过后对接到正式合同中。

进一步地，智能提醒操作，合同到期提醒操作，对合同到期前一段时间进行自动提醒。

进一步地，合同全生命周期操作还包括合同变更查询操作；所述合同变更查询操作包括：

合同标的变更查询，正式合同的标的变更，审批通过后变更生效，可进行相应查间；

分期条款变更查询，正式合同的分期条款变更，审批通过后变更生效，可进行相应询；

有关时间变更查询，正式合同的相关重要时间变更，审批通过后变更生效，可进行相应查询；

合同状态变更查询，正式合同的状态变更，审批通过后变更生效，可进行相应查询；

以及含附件变更查询，合同里要内容变更上传附件跟踪记录查询。

进一步地，合同全生命周期操作还包括合同收入款管理操作，所述合同收入款管理操作包括：

合同分期付款操作，据当前应付的分期任务，选择一条或多条未支付的应付款任务，生成付款申请单，发起付款申请，并包含审批流程；

付款情况查询操作，审批通过且财务系统通过后表示该申请单已经成功付款，在“付款情况查询”中可以查询到该付款记录；

分期付款申请单维护与查询操作，所有发起的分期付款申请单记录都保存在“分期付款申请单”，可进行相应的维和查询；

以及合同分期收款操作，提示在当前月需要收款的分期任务。

进一步地，合同全生命周期操作还包括维护费支付管理操作，所述维护费支付管理操作包括：

制作维护费申请单操作，根据合向中填写的维保信息，进行维护费付款申请；

以及支付情况查询操作，查询维护费付款记录；

进一步地，合同全生命周期操作还包括合同借阅管理操作，所述合同借阅管理操作包括：合同节约与归还管理操作和合同归还查询操作。

需要说明的是，上述各技术特征继续相互组合，形成未在上面列举的各种实施例，均视为本发明说明书记载的范围；并且，对本领域普通技术人员来说，可以根据上述说明加以改进或变换，而所有这些改进和变换都应属于本发明所附权利要求的保护范围。

Claims (10)

1.一种合同全生命周期数字化管理系统，其特征在于，包括数据中心、引擎中心和应用中心，所述数据中心包括机房服务器和数据库，所述数据库运行于机房服务器内，所述机房服务器对数据库进行硬件支撑，所述引擎中心包括流程引擎、集成引擎、内容引擎、消息中心、数据交换和日志中心，所述流程引擎用于控制流程扭转，所述集成引擎用于管理系统内各模块的集成串联，所述内容引擎用于编辑合同内容，所述消息中心用于处理消息，所述数据交换用于进行管理系统内各模块间的数据传输及管理系统内、外部的数据传输，所述日志中心用于记录、储存操作日志；所述应用中心包括合同管理模块、供应商管理模块、审批管理模块、跟踪管理模块、归档管理模块和权限管理模块；合同全生命周期操作包括：顺序扭转的合同创建操作、合同变更操作、合同审批操作、合同跟踪操作、智能提醒操作和归档终止操作。

2.根据权利要求1所述一种合同全生命周期数字化管理系统，其特征在于，所述数据中心包括合同数据单元、供应商数据单元、台账数据单元、审批数据单元、统计数据单元、日志数据单元、预警数据单元和配置数据单元，所述数据中心的各个单元储存相应的数据，为应用中心提供数据支持。

3.根据权利要求1所述一种合同全生命周期数字化管理系统，其特征在于，所述合同管理模块包括合同创建单元、合同变更单元、合同查询单元、合同查看单元和合同类型单元，使用者在进行合同管理时使用合同管理模块内的一个或多个单元。

4.根据权利要求3所述一种合同全生命周期数字化管理系统，其特征在于，所述合同类型单元内设置合同标准模板库，所述合同标准模板库内设置多种不同类型的合同标准模板，并上传至所述数据中心，用户可根据权限下载所述合同标准模板。

5.根据权利要求1所述一种合同全生命周期数字化管理系统，其特征在于，所述供应商管理模块包括供应商信息单元、资料登记单元、供应端查询单元、供应商查看单元和供应商评级单元，使用者在进行供就商管理时使用供应商管理模块中的一个或多个单元。

6.根据权利要求1所述一种合同全生命周期数字化管理系统，其特征在于，所述审批管理模块包括合同审批单元、驳回重审单元、审批节点单元、审批提醒单元和查看审批单元，使用者在进行审批管理时使用审批管理模块中的一个或多个单元。

7.根据权利要求6所述一种合同全生命周期数字化管理系统，其特征在于，所述合同审批单元设置合同审批单和合同审批路径，在合同审批路径中的每个审批环节均可以查看合同单号、合同名称、合同签约金额、签约对象、已付款金额、已开票金额、未付款金额和联系人信息。

8.根据权利要求1所述一种合同全生命周期数字化管理系统，其特征在于，所述跟踪管理模块包括履约信息单元、智能提醒单元、应收应付单元、风险识别单元和进度反馈单元，使用者在进行跟踪管理时使用跟踪管理模块中的一个或多个单元。

9.根据权利要求1所述一种合同全生命周期数字化管理系统，其特征在于，所述归档管理模块包括合同检索单元、合同终止单元、合同归档单元、统计分析单元和报表决策单元，使用者在进行归档管理时使用归档管理模块中的一个或多个单元。

10.根据权利要求1所述一种合同全生命周期数字化管理系统，其特征在于，所述权限管理模块包括角色管理单元、授权管理单元、数据权限单元、用户管理单元和组织架构单元，使用者在进行归档管理时使用归档管理模块中的一个或多个单元。

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