TW201503007A - 訊息結構化的方法與系統 - Google Patents

Abstract

一種訊息結構化的方法與系統，適用於將溝通訊息結構化以形成一具有複數個成員之工作圈，該方法包含：由一管理者建立工作圈；由工作圈之一成員發送訊息，該訊息至少包含一主旨與一訊息內容；由工作圈之其餘成員接收該訊息；由工作圈之成員點選訊息清單內的訊息；點擊一轉換鍵將訊息整合至工作圈；提供工作圈之成員對工作圈的訊息之讀寫存取權限；以及提供至少一第三者對工作圈的訊息之唯讀存取權限。該系統包含：訊息傳輸模組、訊息擷取模組、訊息轉換模組、訊息計時模組、訊息記錄模組及訊息提示模組。

Description

訊息結構化的方法與系統

本發明係關於一種訊息管理的方法與系統，特別是一種訊息結構化的方法與系統。

由於人與人之間的溝通會因生活或工作而產生許多圈圈，但各階段人與人之間的遠距溝通皆缺乏了結構化，而非結構化的溝通在社群生活上並不會有任何的不便，其操作仍具有簡單便利性；但是人與人除了社群生活上的溝通之外，更有一大部分時間是在工作上的溝通，然而無結構化的溝通將使得工作上的查詢、複製、再利用、甚而工作管理上皆造成許許多多的不便與困擾。

有鑑於未來人與人之間的遠距溝通模式，除了必須考量社群生活操作簡單便利之外，更需透過專案溝通的結構化，將資料、文件、訊息做完整性的歸納。因此在思考未來溝通結構化之需求下，必須考量目前存在幾點不足之處：

(1)訊息尚未結構化：訊息歸屬於每個個人，以致無法呈現工作討論之歷程，同時溝通方式(郵件、即時訊息、語音等)無法有效整合，導致資訊無法再利用與再加分。

(2)專案管理複雜化：專案溝通上以工作導向，同時具有繼承關係的專案管理，操作及規範複雜，致使工作管理落於形式，未能發揮其真 正價值。

(3)相同工作圈之訊息，訊息接收者(群)必須重複輸入。相同工作圈下，相關議題間無法進行平行式瀏覽。

(4)訊息之中存在的工作指派無法進行追蹤。

(5)系統尚無知識化：人與系統之溝通僅藉助其主動性，並未利用其分析、演算、歸納之特性，以提升應用及管理上之效益。

綜觀上述之問題，為提升工作上之效率及創造附加價值，溝通之結構化將扮演關鍵因素，是以結合工作上溝通結構化之特點(包含專案性工作與經常性工作)及社群活動溝通簡單性兩種功能於單一介面，並將郵件、即時訊息、語音會議等溝通服務整合進單一平台，建立一結構化之溝通平台，為本發明概念之緣起。

本發明所揭露之訊息結構化的方法，適用於將電子溝通訊息結構化，以形成一具有複數個成員之工作圈，其包含下列各步驟：步驟S1：由一管理者建立工作圈；步驟S2：由工作圈之一成員發送一訊息，該訊息至少包含一主旨與一訊息內容；步驟S3：由該工作圈之其餘成員接收該訊息；步驟S4：由工作圈之成員點選一訊息清單內的訊息；步驟S5：點擊一轉換鍵將訊息整合至工作圈；步驟S6：提供工作圈之該些成員對工作圈的訊息之讀寫存取權限；步驟S7：提供至少一第三者對工作圈的訊息之唯讀存取權限。

另外；本發明所揭露之訊息結構化的方法更包含下列之步驟：步驟S8：自動發送通知給工作任務之負責成員，通知中註明工作任務之期限日，且通知係於期限日之一既定時間前發送；步驟S9：當工作任務之執行狀態為已完成時，自動發送通知給工作任務之負責成員；步驟S10： 由管理者不定期選擇增刪工作圈成員之數量；步驟S11：透過工作圈之一協助清單，管理者可針對工作圈之成員進行任務指派及進度掌控。值得注意的是，步驟S8~S11並無先後順序之關係，換言之只要完備步驟S1~S7後，接下來執行步驟S8~S11之任一皆可。

本發明所揭露之訊息結構化，運行於一資料處理設備中且適用於將電子溝通訊息結構化以形成一具有複數個成員之工作圈，該訊息結構化的系統包含：一訊息傳輸模組，用於發送與接收複數個訊息；一訊息擷取模組，基於一特定規則擷取符合該特定規則之複數個特定訊息；一訊息轉換模組，用於將該些特定訊息整合至該工作圈；一訊息計時模組，用於處理與分析該工作圈之該些特定訊息之期限控管；一訊息記錄模組，用於處理與分析該工作圈之該些特定訊息之執行狀態；以及一訊息提示模組，用於自動發送通知給該些特定訊息之負責成員，該些通知中註明該些特定訊息之期限日，且該些通知係於該些期限日之一既定時間前發送。

本發明運用訊息轉工作圈之技術，具有下列之優點：(1)利於查詢及連結：藉此由工作圈平台的運作，讓訊息之所有歷程更容易被查詢，且各訊息間透過專案管理之概念可輕易進行連結，進而使得溝通訊息得以被完整呈現。(2)溝通便利性：本發明將社群之操作便利性，配以郵件訊息之形式，讓溝通訊息得以在便利性之情況下同時具有傳遞性。(3)簡單及靈活性：一般在進行專案管理時，為能有效管控各專案或工作事項之溝通權限，權限管控必須具有繼承性，雖具有完整性，但同時亦喪失了簡易性，造成使用上的意願不足。為能提升工作效率同時增加使用意願，本發明在專案性及經常性工作溝通上整合專案管理之技術，權限管控打破專案的從屬繼承關係，以不繼承的管理技術進行工作溝通之權限管理，藉此增加溝通之簡單性及靈活性。(4)溝通完整性：傳統溝通訊息由於不具 結構化，導致溝通訊息散亂於各處，因此無法有效查詢、瀏覽及再利用。本發明透過專案管理的管理技術，在訊息結構化管理中結合生命週期、溝通內容結構、及權限三種構型管理技術。將各種溝通訊息進行有效管理以保有溝通完整性。(5)溝通自動化：傳統人與系統之溝通僅藉助其主動性，並未利用其分析、演算、歸納之特性，以提升應用及管理上之效益。本發明整合了人機介面之系統代理人溝通模式，將訊息的完整資訊萃取，讓訊息不僅可智慧式分類至不同資料夾外，更可經由判斷進而轉至工作圈中，透過專案管理進行有效管控。

有關本發明的特徵、實施與功效，現配合附圖作最佳實施例詳細說明如下。

1‧‧‧資料處理設備

10‧‧‧訊息結構化的系統

11‧‧‧企業資源規劃系統

12‧‧‧記憶體

13‧‧‧顯示設備

14‧‧‧處理器

101‧‧‧訊息傳輸模組

102‧‧‧訊息擷取模組

103‧‧‧訊息轉換模組

104‧‧‧訊息計時模組

105‧‧‧訊息記錄模組

106‧‧‧訊息顯示模組

107‧‧‧系統管理者模組

A、B、C、D、E‧‧‧成員

G1、G2、G3、G4‧‧‧工作圈

S1、S2、S3、S4、S5、S6、S7、S8、S9、S10、S11‧‧‧訊息結構化的方法之步驟

a1、a11、a12、a2、a21、a22、a3、a31、a32、a4、a41、a42‧‧‧訊息

第1圖為本發明所揭露之訊息結構化的方法之流程圖。

第2圖為本發明所揭露之工作圈之概念示意圖。

第3圖為本發明所揭露之資料處理設備之示意圖。

第4圖為本發明所揭露之訊息結構化的系統之示意圖。

請參照第1圖與第2圖，其係分別為本發明所揭露之訊息結構化的方法之流程圖及本發明所揭露之工作圈之概念示意圖。首先陳明，傳統上在企業為達到工作項目之結構化，較為大眾所熟知的技術是必須透過專案管理系統以進行管理，然而其在設定上較為繁複，雖具有管理上之美意，但在實際的運用上較為窒礙難實行。甚幸，本發明之主要技術特徵即為透過單鍵之操作，讓任何電子溝通的訊息與議題可以輕易轉換成工作圈，提供工作圈中的成員一個溝通平台，藉以進行訊息與議題間的管 理及工作任務之配派。

本發明所揭露之訊息結構化的方法包含下列各步驟：步驟S1：由一管理者建立工作圈。本發明適用於將電子溝通訊息予以結構化，所謂的電子溝通包含電子郵件與社群網路通訊。而在已成熟的社群網路通訊如臉書(FaceBook)中已形成與大眾生活密不可分的生活圈，使用者可在生活圈中彼此平行分享訊息與進行溝通。然而，在現今的企業以專案管理為導向的工作模式，以習知的專案管理技術已不能滿足需求，因此本發明即把生活圈的概念應用於企業管理以形成工作圈，透過平行溝通的角度，將工作上的溝通訊息加入專案管理的概念以達到溝通結構化之管理技術。藉此讓訊息歷程更容易被查詢，且所有溝通之訊息透過專案管理之概念可輕易進行連結，進而使得相同工作圈下之所有議題得以被完整呈現。綜上所述，本發明之訊息結構化的方法首要即係由一個管理者(工作圈中的任一成員)建立一個工作圈，即為一個可以提供所有成員平行溝通的工作平台，而這樣的工作圈能夠結合工作上溝通結構化之特點(包含專案性工作與經常性工作)及社群活動溝通簡單性兩種功能於單一介面，並將郵件、即時訊息、語音會議等溝通服務整合進單一平台，建立一結構化之溝通平台。

步驟S2與S3：由工作圈之一成員發送一訊息，該訊息至少包含一主旨與一訊息內容，並由該工作圈之其餘成員接收該訊息。詳言之，無論是在電子郵件與社群網路通訊的溝通平台下，都會有無數的訊息在企業中的成員間傳送，當管理者建立起工作圈後，以第2圖所示之：成員A與成員B間即為一個工作圈G1、成員A與成員C間即為另一個工作圈G2、成員A與成員D間即為另一個工作圈G3、成員A與成員E間即為另一個工作圈G4。換言之，成員A即為企業中每一個人的縮影，每個人都有機會與企業 中任何人產生具專案管理之溝通訊息，而該訊息包含至少有接收者、發送日期、主旨與訊息內容，舉例當訊息a1傳送於成員A與成員B之間時，成員A可以建立一個屬於成員A與成員B的工作圈G1，此時成員A即為工作圈G1的管理者，當然如果是由成員B建立此工作圈G1，成員B即為工作圈G1的管理者。同理，訊息a2傳送於成員A與成員C之間時，成員A可以建立一個屬於成員A與成員C的工作圈G2。

步驟S4與S5：由工作圈之成員點選一訊息清單內的訊息，並點擊一轉換鍵將訊息整合至工作圈。要言之，以成員A為例，由時間軸來看仍會一直收發很多關於工作上具有專案管理概念的訊息，如訊息a11、a12、a21、a22、a31、a32、a41、a42(訊息編號並不具從屬關係，僅係為了說明方便)，而該些訊息在接收者、主旨與訊息內容上可能彼此具有關聯性，如訊息a11與a12的關聯性在於接收者都是成員B，因此訊息a11與a12就應該被歸屬於工作圈G1的範疇，當然以成員A的角度來看，並不是說只要是與成員B有關的訊息就須被歸屬於工作圈G1，在此訊息a11與a12的關聯性可能並不僅是在於接收者都是成員B的關聯性，同時在主旨與訊息內容上亦具有關聯性，如訊息a11與a12都是與申請專利有關的工作任務，這時如果有一個存在成員A與成員B間的訊息但與專利申請無關，這時該訊息就該被歸屬於另一個工作圈。值得注意的是，在此實施例為了說明方便，每一個工作圈都是以成員僅2位來說明，並不代表工作圈只能有2位，工作圈的成員數量並不具上限。

具體而言，工作圈G1的成員A或B都可以在自己的訊息清單內點選訊息a11與a12，接續點擊轉換鍵將訊息a11與a12整合至工作圈G1。 同理，隨之而來的就是工作圈G2有訊息a2、a21與a22、工作圈G3有訊息a3、a31與a32、工作圈G4有訊息a4、a41與a42。此外，如果成員A爾後再收發任何訊息後，只要點擊轉換鍵，該訊息就會由系統依特定規則自動分配到所屬的工作圈，並不需人為判斷，而該特定規則會依訊息間的接收者、主旨與訊息內容進行綜合判斷。在此有別於習知專案管理之概念，本發明於將訊息歸屬於工作圈時，僅需透過一個轉換鍵即可簡單完成，不需繁雜的人員建立、工作圈命名與時程規劃等。反之，如果收發的訊息由系統依特定規則判斷並不屬於任何工作圈，使用者仍只要點選該訊息並點擊轉換鍵，系統就會依該訊息的特性成立一個新的工作圈，這時候建立該工作圈即為該工作圈的管理者。

承上所述，以成員A的角度來看，每一個工作圈G1~G4都包含複數個訊息，使得工作圈G1~G4內之所有成員得以平行式瀏覽該些訊息之任務指派及進度追蹤。換言之，若以習知的技術來看，成員A的所有訊息並無法對自動歸類，也就是說，成員A必須以手動方式將所有訊息a1~a42以其訊息內容或主旨等進行分類，如此依來並不利於企業專案推展或溝通之進行。本發明透過工作圈之結構化方式，相關之訊息與議題可於同一工作圈內進行平行式瀏覽，以掌控相同工作圈下之不同議題，讓訊息歷程更容易被掌握。更實際上來說，以成員A的角度來看，只要與工作圈G1相關的即係與成員B及專利申請有關聯，成員A只要在工作圈G1的平台下工作，就能掌握任何與成員B及專利申請相關聯的訊息，並無錯過任何相關聯訊息之虞。此外，透過將訊息直接轉為工作圈之同時，能將相關訊息接受者轉為工作圈之預設成員，在同一個工作圈平台下，於訊息再次傳送時，系統 即會以預設成員為訊息接收者，可省去成員挑選及設定之繁複步驟。

更進一步來說，在同一個工作圈的平台下，以工作圈G1為例，每一個訊息a1~a12都會包含有期限控管，因此工作圈得以甘特圖顯示該些訊息的完成進度。亦或是，每一個訊息皆係一工作任務，工作圈G1內的成員A與B可藉由工作圈G1的平台進行該些工作任務執行狀態之更新，該執行狀態包含進行中、已完成與結束。

步驟S6與S7：提供工作圈之該些成員對工作圈的訊息之讀寫存取權限，提供至少一第三者對工作圈的訊息之唯讀存取權限。對於企業專案管理來說，以工作圈G1為例，具有訊息之讀寫存取權限者即為成員A與B，當然更可以開放對於訊息唯讀存取的權限給非屬工作圈G1的成員，如成員C。如此一來，對於非屬該工作圈之成員者依舊有關切該工作圈任務進行之機會。實際上，對於存取權限的開放依企業專案管理不同狀況而定，不同的專案有不同的機密資訊保護(PIP)政策。

本發明所揭露之訊息結構化的方法更包含下列之步驟：

步驟S8：自動發送通知給工作任務之負責成員，通知中註明工作任務之期限日，且通知係於期限日之一既定時間前發送。以工作圈G1為例，每一個訊息皆有一個任務負責人，如訊息a1的負責人是成員A，而訊息a11的負責人則是成員B，在每一個工作任務之期限日到期前，系統皆會寄發通知訊息給所屬負責成員，以達專案期程控管之實效。

步驟S9：當工作任務之執行狀態為已完成時，自動發送通知給工作任務之負責成員。當然，如果訊息對應之工作任務由工作圈的成員標示已完成，系統會自動發送通知給工作任務之負責成員，舉例若工作圈G1之訊息 a1被成員B標示已完成，則系統會寄發通知給成員A(工作任務之負責人)，讓負責成員充分了解工作任務執行之狀態。

步驟S10：由管理者不定期增刪工作圈成員之數量。每一個工作圈皆會有對應之管理者，在不同之任務執行狀態下，本發明提供管理者有權限得以不定期增加或刪除工作圈之成員。

步驟S11：透過工作圈之一協助清單，管理者可針對工作圈之成員進行任務指派及進度掌控。本發明工作圈之使用介面更具有協助清單之功能，管理者可對工作圈之任一成員進行任務指派及進度掌控。換言之，在同一工作圈G1的平台下，管理者，即成員A，可以對成員B進行管理與任務指派。

請參照第3圖與第4圖，其係分別為本發明所揭露之資料處理設備之示意圖及本發明所揭露之訊息結構化的系統之示意圖。如圖所示，本發明之訊息結構化的系統運行於一資料處理設備中且適用於將電子溝通訊息結構化以形成一具有複數個成員之工作圈，而該工作圈主要之平台功能包括有：郵件代收、工作訊息、檔案庫、即時訊息及行事曆。所述之資料處理設備舉例為個人電腦或應用伺服器且至少包含一企業資源規劃系統(ERP)、一記憶體、一顯示設備與一處理器。更進一步說，小從一般的個人電腦大至企業所使用的伺服器，皆可為本發明之訊息結構化的系統所使用之載具。

詳言之，本發明之訊息結構化的系統包含一訊息傳輸模組、一訊息擷取模組、一訊息擷取模組、一訊息計時模組、一訊息記錄模組以及一訊息提示模組。其中，訊息傳輸模組用於發送與接收複數個訊息；訊 息擷取模組，基於一特定規則擷取符合該特定規則之複數個特定訊息；訊息轉換模組，用於將該些特定訊息整合至該工作圈；訊息計時模組，用於處理與分析該工作圈之特定訊息之期限控管；訊息記錄模組，用於處理與分析該工作圈之特定訊息之執行狀態；以及訊息提示模組，用於自動發送通知給特定訊息之負責成員，通知中註明特定訊息之期限日，且通知係於期限日之一既定時間前發送。

首先，如第1圖與第2圖所示，在企業中以個人為出發點的話，舉例成員A，會有數個與成員A相關的工作圈形成，而每個工作圈當中又會有複數個訊息存在著，因此本發明之訊息傳輸模組就是用於將所有訊息有效率的傳輸於收發者之間。再者，成員A每天都會收發一定數量的訊息，如訊息a1~a42，訊息擷取模組能夠基於一特定規則擷取符合該特定規則之複數個特定訊息，而該特定規則會依訊息間的接收者、主旨與訊息內容進行綜合判斷比對，如訊息a1、a11、a12都是與成員B及專利申請相關聯的訊息，而訊息a2、a21、a22都是與成員C及採購禮品相關聯的訊息。於是乎，只要任一成員在訊息上點選並點擊轉換鍵，轉換模組就會將特定訊息整合至所屬的工作圈，如訊息a1、a11、a12整合至工作圈G1，而訊息a2、a21、a222整合至工作圈G2，以此類推，因此工作圈內之成員得以平行式瀏覽特定訊息之任務指派及進度追蹤。

接下來，在同一個工作圈的平台下，以工作圈G1為例，每一個訊息a1~a12都會包含有期限控管，訊息計時模組就是用於處理與分析工作圈G1之特定訊息a1~a12之期限控管，因此工作圈G1得以甘特圖顯示該些訊息a1~a12的完成進度，以提供決策者分析。每一個訊息皆係一工作任 務，工作圈G1內的成員A與B可藉由工作圈G1的平台進行該些工作任務執行狀態之更新，該執行狀態包含進行中、已完成與結束，訊息記錄模組就是用於處理與分析該工作圈G1之特定訊息a1~a12之執行狀態，當工作圈G1之特定訊息a1~a12之執行狀態被標示為已完成時，系統自動發送通知給該些特定訊息a1~a12之負責成員，舉例若工作圈G1之訊息a1被成員B標示已完成，則系統會寄發通知給成員A(工作任務之負責人)，讓負責人充分了解工作任務執行之狀態。此外，以工作圈G1為例，每一個訊息皆有一個任務負責成員，如訊息a1的負責人是成員A，而訊息a11的負責人則是成員B，在每一個工作任務之期限日到期前，系統皆會寄發通知訊息給所屬負責成員，以達專案期程控管之實效，而訊息提示模組就是用於自動發送通知給特定訊息之負責成員，通知中註明特定訊息之期限日，且通知係於期限日之一既定時間前發送。

本發明之訊息結構化的系統更包含一系統管理者模組，其包含一權限設定器，用於提供工作圈的成員對特定訊息之讀寫存取權限及提供至少一第三者對該些特定訊息之唯讀存取權限；以及一專案增修器，用於針對工作圈之成員進行任務指派及進度掌控，更可用於增刪該工作圈該些成員之數量。

本系統透過智慧型分類，可自動學習與進行判斷，將訊息分至相關工作圈，以減輕成員分信、工作分類之時間，提升使用者工作之效率。除此之外，為避免訊息氾濫，導致工作訊息不易掌控及追蹤，訊息可歸屬至相關聯之工作圈中，並透過專案管理之概念進行訊息之控管及工作之管控及指派，以提升工作之效率。同時可讓參與工作圈之成員具有權限 查看工作圈中訊息的歷程與檔案，另外被授予編輯權限的成員可於工作圈下新增相關工作項目，希望在權限管控上打破專案的從屬繼承關係，以不繼承的管理技術進行工作溝通之權限管理，藉此增加溝通之簡單性及靈活性。在工作圈中的成員可進一步透過新增訊息成立不同議題，相關的回覆訊息依附在同一議題下，藉此達到訊息有效結構化。

雖然本發明之實施例揭露如上所述，然並非用以限定本發明，任何熟習相關技藝者，在不脫離本發明之精神和範圍內，舉凡依本發明申請範圍所述之形狀、構造、特徵及數量當可做些許之變更，因此本發明之專利保護範圍須視本說明書所附之申請專利範圍所界定者為準。

S1~S11‧‧‧訊息結構化的方法之步驟

Claims (16)

1. 一種訊息結構化的方法，適用於將電子溝通訊息結構化以形成一具有複數個成員之工作圈，該訊息結構化的方法包含：由一管理者建立該工作圈；由該工作圈之一成員發送一訊息，該訊息至少包含一主旨與一訊息內容；由該工作圈之其餘成員接收該訊息；由該工作圈之該些成員點選一訊息清單內的該訊息；點擊一轉換鍵將該訊息整合至該工作圈；提供該工作圈之該些成員對該工作圈的該訊息之讀寫存取權限；以及提供至少一第三者對該工作圈的該訊息之唯讀存取權限。
2. 如請求項第1項所述之訊息結構化的方法，其中該工作圈更包含複數個訊息，該些訊息在該些主旨與該些訊息內容上具有關聯性，該工作圈內之該些成員以平行式瀏覽該些訊息之任務指派及進度追蹤。
3. 如請求項第2項所述之訊息結構化的方法，其中每一該些訊息包含一期限控管，該工作圈以甘特圖顯示該些訊息的完成進度。
4. 如請求項第2項所述之訊息結構化的方法，其中每一該些訊息係一工作任務，該工作圈內之該些成員藉由該工作圈進行該些工作任務之執行狀態之更新，該執行狀態包含進行中、已完成與結束。
5. 如請求項第4項所述之訊息結構化的方法，更包含一步驟：自動發送通知給該些工作任務之負責成員，該些通知中註明該些工作任務之期限日，且該些通知係於該些期限日之一既定時間前發送。
6. 如請求項第4項所述之訊息結構化的方法，更包含一步驟：當該些工作任務之執行狀態為已完成時，自動發送通知給該些工作任務之負責成員。
7. 如請求項第1項所述之訊息結構化的方法，更包含一步驟：由該管理者選擇增刪該工作圈該些成員之數量。
8. 如請求項第1項所述之訊息結構化的方法，更包含一步驟：透過該工作圈之一協助清單，該管理者可針對該工作圈之該些成員進行任務指派及進度掌控。
9. 一種訊息結構化的系統，運行於一資料處理設備中且適用於將電子溝通訊息結構化，以形成一具有複數個成員之工作圈，該訊息結構化的系統包含：一訊息傳輸模組，用於發送與接收複數個訊息；一訊息擷取模組，基於一特定規則擷取符合該特定規則之複數個特定訊息；一訊息轉換模組，用於將該些特定訊息整合至該工作圈；一訊息計時模組，用於處理與分析該工作圈之該些特定訊息之期限控管；一訊息記錄模組，用於處理與分析該工作圈之該些特定訊息之執行狀態；以及一訊息提示模組，用於自動發送通知給該些特定訊息之負責成員，該些通知中註明該些特定訊息之期限日，且該些通知係於該些期限日之一既定時間前發送。
10. 如請求項第9項所述之訊息結構化的系統，更包含一系統管理者模組，包含： 一權限設定器，用於提供該工作圈的該些成員對該些特定訊息之讀寫存取權限及提供至少一第三者對該些特定訊息之唯讀存取權限；以及一專案增修器，用於針對該工作圈之該些成員進行任務指派及進度掌控。
11. 如請求項第9項所述之訊息結構化的系統，其中該資料處理設備為個人電腦或應用伺服器，且該資料處理設備至少包含一企業資源規劃系統、一記憶體、一顯示設備與一處理器。
12. 如請求項第9項所述之訊息結構化的系統，其中每一該些特定訊息至少包含一主旨與一訊息內容，該些特定訊息之該些主旨與該些訊息內容上具有關聯性，該工作圈內之該些成員以平行式瀏覽該些特定訊息之任務指派及進度追蹤。
13. 如請求項第9項所述之訊息結構化的系統，其中該訊息計時模組以甘特圖顯示該些特定訊息的完成進度。
14. 如請求項第9項所述之訊息結構化的系統，其中該工作圈之該些特定訊息之執行狀態包含進行中、已完成與結束。
15. 如請求項第14項所述之訊息結構化的系統，其中該工作圈之該些特定訊息之執行狀態為已完成時，系統自動發送通知給該些特定訊息之負責成員。
16. 如請求項第10項所述之訊息結構化的系統，其中該專案增修器更用於增刪該工作圈該些成員之數量。