TW201310360A - 電子文件會簽流程設定系統及其方法 - Google Patents

Abstract

一種電子文件會簽流程設定系統及其方法，係透過伺服器與網路相連結，提供使用者利用終端裝置進行電子文件會簽流程之設定，電子文會簽流程設定系統包括一文件連結單元與一會簽文件相連結；一物件生成單元提供使用者產生一會簽物件；一資料輸入單元提供使用者將簽核者資訊輸入並存至會簽物件；一流程設定單元提供使用者自行設定一會會簽順序；一資料存取單元將此會簽順序儲存至會簽物件；一任務派送單元依據會簽物件內之簽核者資訊與會簽類型或會簽順序，依序將文件連結單元透過網路發送任務給簽核者。

Description

電子文件會簽流程設定系統及其方法

本發明為一種電子文件會簽流程設定系統與其方法，特別是關於一種可以讓使用者自行設定會簽流程與順序的電子文建會簽流程設定系統與其所使用之方法。

隨著資訊系統的發展，企業對資訊系統的依賴也日益增加，尤其是當企業的規模漸漸擴大時，為了讓企業內部的溝通執行更加有效率，藉由電子化的流程管理，提昇工作執行效率，加強競爭優勢。

目前，企業內部的文件日常管理作業中，雖然普遍已經以電子化的作業替代傳統的紙本作業，以電子化文件的會簽流程來說，是將每個部門的簽核流程預先設定好，當各部門的人員起始一項簽核工作時，系統則自動套入其所屬部門之簽核流程並依照順序會簽。

然而企業在面對競爭激烈的外在環境，常常彈性調整企業內部的組織結構來因應各種挑戰，因此，其內部的文件日常管理系統更應具有彈性與可調性，才能更符合企業所需。

本發明主要提出一種電子文件會簽流程設定系統，透過一伺服器與一網路相連結，提供使用者利用一終端裝置透過網路與伺服器對電子文件會簽流程設定系統進行一電子文件會簽流程之設定，此電子文件會簽流程設定系統包括有：一文件連結單元，用以提供使用者利用終端裝置以網路連結至伺服器，以使文件連結單元與一會簽文件相連結；一物件生成單元，提供使用者產生一會簽物件；一資料輸入單元，提供使用者透過資料輸入單元輸入至少一簽核者至該會簽物件；一流程設定單元，用以提供使用者自行設定會簽物件內之簽核者的會簽順序；一資料存取單元，用以將使用者於該流程設定單元所設定之會簽順序儲存至會簽物件；一任務派送單元，依據會簽物件內之簽核者與該流程設定單元所設定之會簽類型或會簽順序，依序將該文件連結單元透過網路發送任務給簽核者，使簽核者透過文件連結單元看到預計會簽的文件內容，並完成會簽。

據此，本發明之電子文件會簽流程設定系統可特別適合內部組織變動頻繁的企業，利用本發明所提出之電子文件會簽流程設定系統自行設定電子文件會簽流程。

此外，本發明所提出之電子文件會簽流程設定系統係在使用者有電子文件會簽需求時，提供使用者以會簽物件自行設定簽核者與會簽順序。

本發明再提出一電子文件會簽流程設定方法，係透過一伺服器與一網路相連結，提供使用者利用一終端裝置透過網路與伺服器對一電子文件會簽流程設定系統進行一電子文件會簽流程之設定，電子文件會簽流程設定方法包括有：令一文件連結單元與伺服器連結，用以提供使用者利用終端裝置以網路連結至伺服器，以使文件連結單元與一會簽文件相連結；令一物件生成單元產生一會簽物件；於一資料輸入單元輸入至少一簽核者至會簽物件內；透過一流程設定單元設定會簽物件內之簽核者的會簽順序；一任務派送單元依據會簽物件內之會簽順序依序透過網路發送文件連結單元給會簽物件內之簽核者，使簽核者透過文件連結單元看到預計會簽的文件內容，並完成會簽。

據此，本發明之電子文件會簽流程設定方法特別適合內部組織變動頻繁的企業，利用本發明所提出之電子文件會簽流程設定系統自行設定電子文件會簽流程。

此外，本發明所提出之電子文件會簽流程設定方法係在使用者有電子文件會簽需求時，提供使用者以會簽物件自行設定簽核者與會簽順序。

由於本發明係揭露一種電子文件會簽流程設定系統與其所使用之方法，所利用的伺服器與網路連線作業原理已為相關技術領域具有通常知識者所能明瞭，故以下文中之說明，不再作完整描述。同時，以下文中所對照之圖式，係表達與本發明特徵有關之結構示意，並未亦不需要依據實際尺寸完整繪製，盍先敘明。

請參考第1圖，為本發明之第一實施例之一種電子文件會簽流程設定系統10，此電子文件會簽流程設定系統10係透過一伺服器20與一網路40相連結，提供使用者可利用一終端裝置30與網路40與伺服器20相連之後，透過電子文件會簽流程設定系統10可自行設定電子文件會簽的流程。在此所指的網路40可為一網際網路(Internet)企業網路(Intranet)或企業間網路(Extranet)皆可。而終端裝置30可以是一個人電腦(PC)、筆記型電腦(NB)或工作站(Workstation)皆可。而本發明之電子文件會簽流程設定系統10可以架構在Windows、Microsoft.NET、Linux、Unix、COM或Java之平台。所使用之程式語言可以為ASP.NET、ASP、VB.NET、CFM、C#、C++、J#、Office InfoPath、Java、J2EE、JSP、或PHP皆可。

電子文件會簽流程設定系統10包括有一文件連結單元11、一物件生成單元12、一資料輸入單元13、一流程設定單元14，一資料存取單元15、一任務派送單元16。文件連結單元11，是用以提供使用者利用終端裝置30透過網路10連結至伺服器20，以使文件連結單元11與一會簽文件相連結，也就是說，使用者可以透過電子文件會簽流程設定系統10的文件連結單元11連結一預計會簽的文件，主要是讓簽核者透過此文件連結單元11即可看到預計會簽的文件內容，其可以用附檔或是使用路徑連結的方式皆可。

物件生成單元12係提供使用者產生一會簽物件121，而資料輸入單元13係提供使用者透過此資料輸入單元13將簽核者的資訊輸入會簽物件121，並加以儲存。值得注意的是，本發明所提出之電子文件會簽流程設定系統10是可以與企業內部原有的資料庫連結，因此，請參考第2圖，資料輸入單元13進一步還包含一資料擷取單元131，經由伺服器20與一企業資料庫50連結，提供使用者透過資料擷取單元131自企業資料庫50提取簽核者資訊，其中簽核者資訊可包含簽核者之組織、部門、群組、姓名、職級以及代理人等相關資訊，因此，使用者可以利用資料擷取單元131自行選擇單一簽核者的姓名，或選取某個部門或群組，並透過資料輸入單元13輸入至會簽物件121，以提高選取簽核者的效率。

流程設定單元14係提供使用者自行設定會簽物件121內之簽核者的會簽順序，並藉由資料存取單元15將設定好的會簽順序儲存至會簽物件121內。值得注意的是，流程設定單元14可包括一預設之會簽類型，包含多人同時會簽、順序會簽以及分支會簽等類型，使用者可自行選取適合的會簽類型，而使流程設定單元14自動排定會簽物件121內之簽核者之會簽順序。

任務派送單元16可依據會簽物件121內所儲存之簽核者與會簽順序，透過網路20依序發送文件連結單元11給簽核者。較佳的方式是使用電子郵件的方式發送給簽核者，當簽核者收到信件後，可透過文件連結單元11看到預計簽核的文件內容，進行簽核動作。

其中，為了提高會簽的效率，本發明之電子文件會簽流程設定系統10更可包括一時間設定單元17與一訊息提醒單元18，時間設定單元17係用以設定一處理時間，當簽核者於所設定之處理時間內，尚未未完成簽核，該訊息提醒單元則透過網路發送提醒訊息給該簽核者。

請看第3圖，為本發明所提出之一種電子文件會簽流程設定方法，為使用本發明之電子文件會簽流程設定系統10透過一伺服器20與一網路40相連結，提供使用者利用一終端裝置30與網路40連接，透過伺服器20對電子文件會簽流程設定系統10進行一電子文件會簽流程之設定，此電子文件會簽流程設定方法包括有：

令一文件連結單元11與伺服器20相連結，以提供使用者利用終端裝置30透過網路40連結至伺服器20，以使一會簽文件與此文件連結單元11連結(S11)，接著，令一物件生成單元12產生一會簽物件121(S22)，於一資料輸入單元13輸入至少一簽核者至會簽物件121內(S13)，透過一流程設定單元14設定會簽物件121內之簽核者的會簽順序(S14)，而流程設定單元14更可包括一預設之會簽類型，包含多人同時會簽、順序會簽以及分支會簽等類型，據此，使用者可自行選取適合的會簽類型，而使流程設定單元14自動排定會簽物件121內之簽核者之會簽順序。

再來，使任務派送單元15依據會簽物件121內之會簽順序透過網路40發送文件連結單元11給會簽物件121內之簽核者。較佳的方式是使用電子郵件的方式發送給簽核者，當簽核者收到信件後，可透過文件連結單元11看到預計簽核的文件內容，進行簽核動作。

其中，為了提高會簽的效率，本發明之電子文件會簽流程設定方法10更可包括利用時間設定單元17設定一預設之處理時間，當簽核者於所設定之處理時間內，尚未未完成簽核，則由訊息提醒單元18透過網路40發送提醒訊息給簽核者，以利會簽流程順利進行。

此外，本發明之電子文件會簽流程設定方法進一步還包含一資料擷取單元131經由伺服器20與一企業資料庫50連結，提供使用者透過資料擷取單元131自企業資料庫50提取簽核者資訊，其中簽核者資訊可包含簽核者之組織、部門、群組、姓名、職級以及代理人等相關資訊，因此，使用者可以利用資料擷取單元131自行選擇單一簽核者的姓名，或選取某個部門或群組，並透過資料輸入單元13輸入至會簽物件121，以提高選取簽核者的效率。

以上所述僅為本發明之較佳實施例，並非用以限定本發明之申請專利權利；同時以上的描述，對於熟知本技術領域之專門人士應可明瞭及實施，因此其他未脫離本發明所揭示之精神下所完成的等效改變或修飾，均應包含在申請專利範圍中。

10．．．電子文件會簽流程設定系統

20．．．伺服器

40．．．終端裝置

30．．．網路

50．．．企業資料庫

11．．．文件連結單元

12．．．物件生成單元

21．．．會簽物件1

13．．．資料輸入單元

131．．．資料擷取單元

14．．．流程設定單元

15．．．資料存取單元

16．．．任務派送單元

17．．．時間設定單元

18．．．訊息提醒單元

第1圖為本發明之電子文件會簽流程設定系統示意圖

第2圖為本發明之電子文件會簽流程設定系統示意圖

第3圖為本發明之電子文件會簽流程設定方法示意圖

10．．．電子文件會簽流程設定系統

20．．．伺服器

40．．．終端裝置

30．．．網路

11．．．文件連結單元

12．．．物件生成單元

121．．．會簽物件

13．．．資料輸入單元

14．．．流程設定單元

15．．．資料存取單元

16．．．任務派送單元

Claims (12)

1. 一種電子文件會簽流程設定系統，該電子文件會簽流程設定系統透過一伺服器與一網路相連結，提供使用者利用一終端裝置透過該網路與該伺服器對該電子文件會簽流程設定系統進行一電子文件會簽流程之設定，該電子文件會簽流程設定系統包括有：一文件連結單元，用以提供使用者利用該終端裝置以該網路連結至該伺服器，以使該文件連結單元與一會簽文件相連結；一物件生成單元，提供使用者產生一會簽物件；一資料輸入單元，提供使用者透過該資料輸入單元輸入至少一簽核者至該會簽物件；一流程設定單元，用以提供使用者自行設定該會簽物件內之簽核者的會簽順序；一資料存取單元，用以將使用者於該流程設定單元所設定之會簽順序儲存至該會簽物件；一任務派送單元，依據該會簽物件內之簽核者與該流程設定單元所設定之會簽類型或會簽順序，依序將該文件連結單元透過網路發送任務給簽核者。
2. 根據請求項1所述之電子文件會簽流程設定系統，其中該資料輸入單元更包含一資料擷取單元，經由該伺服器與一企業資料庫連結，提供使用者透過該資料擷取單元自該企業資料庫提取簽核者資訊。
3. 根據請求項2所述之電子文件會簽流程設定系統，其中該企業資料庫之簽核者資訊包含簽核者之組織、部門、群組、姓名、職級以及代理人等相關資訊。
4. 根據請求項1所述之電子文件會簽流程設定系統，其中該流程設定單元包括一預設之會簽類型：包含多人同時會簽、順序會簽以及分支會簽等類型，提供使用者選取預設之會簽類型而自動排定該等簽核者之會簽順序。
5. 根據請求項1所述之電子文件會簽流程設定系統，其中更包括一時間設定單元與一訊息提醒單元，該時間設定單元係用以設定一預設之處理時間，當該簽核者於預設之處理時間內未完成會簽，該訊息提醒單元則透過該網路發送提醒訊息給該簽核者。
6. 根據請求項1所述之電子文件會簽流程設定系統，其係架構在Windows、Microsoft.NET、Linux、Unix、COM或Java之平台。
7. 根據請求項1所述之電子文件會簽設定系統，其程式語言為ASP.NET、ASP、VB.NET、CFM、C#、C++、J#、Office InfoPath、Java、J2EE、JSP、或PHP。
8. 一種電子文件會簽流程設定方法，係透過一伺服器與一網路相連結，提供使用者利用一終端裝置透過該網路與該伺服器對一電子文件會簽流程設定系統進行一電子文件會簽流程之設定，該電子文件會簽流程設定方法包括有：令一文件連結單元與該伺服器連結，用以提供使用者利用該終端裝置以該網路連結至該伺服器，以使該文件連結單元與一會簽文件相連結；令一物件生成單元產生一會簽物件；於一資料輸入單元輸入至少一簽核者至該會簽物件內；透過一流程設定單元設定該會簽物件內之該等簽核者的會簽順序；一任務派送單元依據該會簽物件內之會簽順序依序透過該網路發送該文件連結單元給該會簽物件內之該簽核者。
9. 根據請求項8所述之電子文件會簽流程設定方法，其中該資料輸入單元更包含一資料擷取單元，經由該伺服器與一企業資料庫連結，提供使用者透過該資料擷取單元自該企業資料庫中提取簽核者資訊。
10. 根據請求項9所述之電子文件會簽流程設定方法，其中該企業資料庫之簽核者資訊包含簽核者之組織、部門、群組、姓名、職級以及代理人等相關資訊。
11. 根據請求項8所述之電子文件會簽流程設定方法，其中該流程設定單元還包括一預設之會簽類型：包含多人同時會簽、順序會簽以及分支會簽等類型，提供使用者選取預設之會簽類型而自動排定該等簽核者之會簽順序。
12. 根據請求項8所述之電子文件會簽流程設定方法，其中更包括一時間設定單元與一訊息提醒單元，該時間設定單元係用以設定一預設之處理時間，當該簽核者於預設之處理時間內未完成會簽，該訊息提醒單元則透過該網路發送一提醒訊息給該簽核者。