KR960014186B1 - 기업활동 정보처리방법 - Google Patents

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내용 없음.

Description

기업활동 정보처리방법

제1도는 종래의 기업활동처리를 위한 처리과정을 보인 설명도.

제2도는 본 발명에서 사용하는 데이타 처리장치의 개요도.

제3도는 본 발명에 따른 데이타 입력과정을 보인 처리루틴 흐름도.

제4도는 일예를 든 거래발생시 부기처리를 한 대차대조표.

제5도는 본 발명의 계정과목 변환 및 할당과정을 보인 흐름도.

제6도는 제5도에서 계정과목의 할당과정을 설명하는 도면이다.

본 발명은 기업에서 발생한 활동을 복식부기로 처리함에 있어서, 개선된 방식으로 기업활동 데이타를 입력하도록 함으로써, 비전문가라도 부기처리를 행할 수 있도록 한 기업활동 정보처리 방법에 관한 것이다.

일반적으로 기업활동에서 이른바 거래가 발생하면 기업정보처리방식에 의해서 그 거래를 체계화하고 주어진 규칙에 의거하여 소위 부기(Book-keeping) 작업을 행하게 된다.

장부정리는 기업의 활동을 대략 300개 정도의 계정과목으로 분류하여 각각의 매칭시키는 초기작업이 요구된다. 즉 거래 부기의 차변과 대변으로 분류시키는데, 그 상세한 내용을 살펴본다면, 차변에는 자산의 증가, 부채의 감소, 자본의 감소, 비용의 발생에 대응하는 거래발생시 할당하고, 대변에는 자산의 감소, 부채의 증가, 자본의 증가, 수익의 발생에 대응하는 거래발생시 할당하게 된다.

이러한 과정은 전표상에 작성됨으로써 이루어지는데 잘 알고 있는 바와 같이, 전표 작성자는 약 300개에 달하는 계정과목을 정확히 알고 있어야 하며, 전표 처리를 프로그램 처리 가능한 데이타 처리 장치를로 처리하도록 입력자 또한 그 많은 계정과목명이나 계정과목을 나타내는 코드명을 알고 있어야 한다.

제1도에 도시된 챠트는 일반적으로 행해지고 있는 기업정보 처리방식의 흐름을 간략하게 나타낸 것으로, 기업활동이 발생하면 부기상 거래에 의한 발생된 기업활동을 인식하고 이어서 차변과 대변의 구분 및 전표를 작성하고, 필요에 따라서는 보조 장부를 작성한 후 일계표의 작성, 시산표의 작성, 재무제표의 작성에 의해서 부기에 의한 기업정보 처리가 이루어진다.

일반적인 부기작업에서는 상기한 바와 같은 수작업을 통해서 계정과목을 정확히 알고 있는 전문가에 의해서만 처리가능하였고, 또한 종래 방식에서는 소위 대차평균의 원리에 의해 차변과 대변의 합계액이 서로 일치하여야 하므로 최종 산출물인 재무제표의 작성을 위한 처리과정에서 일계표의 작성을 위한 일일집계와 차변과 대변의 모든 금액의 합계를 보이는 시산표의 작성이 반드시 필요하였다.

따라서, 종래의 기업활동정보처리방식에 의한다면 부기와 회계의 전문지식이 없이는 근래에 이용되고 있는 데이타 처리장치의 입력이 불가능하였고, 소위 전표를 작성하여 모든 거래를 차변과 대변으로 구분하여야 함으로써 입력에 상당한 시간이 소요되었으며, 기업의 모든 활동이 발생한 시점에 바로 입력처리되지 않고 별도의 전문 지식을 가진 처리부서에서 사후에 일괄처리됨으로써 기업내의 정보 담당부서가 정보의 이용보다는 정보의 처리에 더 많이 치중하게 되어 정보담당부서의 본질이 왜곡되고 정보가 기업의 경쟁력 제공에 큰 도움이 되지 못하였다.

본 발명의 목적은 기업활동정보처리에 있어서, 데이타 처리장치로의 기업활동정보 입력을 기존의 계정과목에 의하지 않고 보다 단순한 상태로서 입력시켜 상기 제반 문제를 해결함과 동시에 상기 데이타 처리 장치는 입력된 정보에 기초하여 기업활동 분석에 요구되는 일계표, 시산표, 재무제표, 대차대조표를 작성하여 출력하도록 하므로써 계정과목을 모르는 일반인이라도 부기작업을 행할 수 있도록 한 기업활동 정보처리방법을 제공하는 것이다.

본 발명의 목적을 달성하는 데이타 처리 방법은 프로그램 명령어를 해독하고, 실행하는 중앙처리부와, 외부에서 사용자가 최소한의 기업활동 데이타를 입력하기 위한 입력장치와, 데이타 처리 결과를 나타내는 디스플레이장치 및 프린팅 머신을 포함하고, 보조 기억장치가 상기 중앙처리부에 유기적으로 연결되고 중앙처리부는 데이타처리를 위해서 기억장치로서 RAM과 ROM을 포함하는 데이타 처리장치로 기업활동에 기초하여 복식부기 데이타를 생성하는 기업활동 정보처리 방법으로서, 발생된 구입활동, 매출활동, 재무활동, 생산활동, 관리활동을 선택하여 상기 입력장치를 통해 기업활동 필드를 입력하는 단계; 각 필드에 포함되는 제2활동 계정항목을 선택하고, 결재방식을 입력하는 단계; 상기 제2활동 계정항목을 필드별로 구별한 제1 내지 제5의 섹션부로 구성된 그룹A 데이타 저장영역과, 부기 계정과목데이타를 갖는 그룹B 데이타 저장영역을 갖는 계정과목 매칭 테이블이 저장된 상기 보조기억장치를 억세스하여 테이블을 참조하여, 상기 그룹A에 포함되는 입력된 데이타를 그룹B의 부기계정에 할당하는 단계; 할당된 부기계정 과목을 사용하여, 부기출력표를 생성하여 디스플레이장치 또는 프린팅 머신에 출력하는 단계로 이루어짐을 특징으로 한다.

상기한 바와 같은 본 발명의 데이타 처리 수순은 다음에 일예를 사용하여 보다 구체적으로 설명된다.

기업이라는 활동주체는 숫자로써 표현하며, 이것은 복식부기로 알려진 방식에 의해서 기업활동에 수반되는 각종 숫자를 체계적으로 정보화하고 있으며, 이러한 방식에 의하면 거래의 8요소의 구분, 대, 차의 구분, 전표의 작성 등의 과정이 요구된다.

본 발명에서는 기업활동의 정보화의 기본원리로서 원인없이 잉여금 또는 손실액이 발생하지 않는다는 것에 기초하여, 종래의 정보화 접근 방식을 지양하고, 기업의 활동을 특징상 기업활동 유형별로 분류하여 접근하고 있다. 즉, 기업활동 발생시점에서 별도의 입력을 위해서 전표작성이나 대, 차변의 구분과 같은 예비절차를 행함이 없이 먼저, 기업활동을 외부에서 자금과 물질을 조달하여 가공한 후 판매하는 시스템으로 인식하여 구입활동, 매출활동, 재무활동, 생산활동 및 관리활동으로 구분한다.

더 진행하기에 앞서 본 발명에 따른 정보처리를 위해서 상기 구분된 각 필드는 제2도와 같은 데이타 처리장치를 도구로하여 효율적으로, 그리고 고속으로 진행된다.

제2도에 개략적으로 도시한 데이타 처리장치는 본 발명의 방법을 수행하는 프로그램 명령어를 해독하고, 실행하는 중앙처리부(3)와, 외부에서 사용자가 최소한의 기업활동 데이타를 입력하기 위한 입력장치(1), (2)와, 출력장치로서 데이타 처리결과를 나타내는 디스플레이장치(5), 및 프린팅 머신(4)를 포함하고, 보조기억장치(6)가 상기 중앙처리부(3)에 유기적으로 연결되고 있다. 그리고 중앙처리부(3)는 데이타처리를 위해서 기억장치로서 RAM과 ROM를 포함한다.

입력장치는 키보드 또는 마우스, 포인팅 디바이스 등이 사용된다.

앞에서 기업활동이 발생하면, 본 발명에서는 5개의 기업활동 필드로 구분한다고 하였는데, 이러한 필드는 디스플레이 장치에 메뉴로서 나타나고 사용자는 현재 발생된 기업활동을 판단하여 어느 필드에 포함되는지를 파악한다.

먼저, 필드중 구입활동 변수는 주로 구매부서와 관련된 활동으로써 원재료, 상품, 비품등 일상적 또는 비일상적 구매활동을 총괄한다. 매출활동은 기업의 산출물인 재화와 용역등을 매각하는 활동이며, 재무활동은 기업이 그 활동을 영위하기 위하여 필요한 재원을 조달하는 활동이며, 생산활동은 생산에 필요한 각종 지원활동이고, 관리활동은 일상적인 기업 사무나 판매를 지원하기 위한 활동이다.

분명히 상기 단계는 부기계정과목 할당과는 관계가 없는 것이고, 명백하듯이 상기와 같은 활동의 구분은 기업에 종사하는 사람이라면 특별한 전문지식을 가지지 않고도 쉽게 처리될 수 있는 사항이다.

본 프로그램에서 제3도의 스텝31은 기업활동 필드를 선택하는 메뉴가 디스플레이 장치(4)를 통해 나타나면, 기업의 활동을 입력하고자 하는 사람이 일차적으로 상기 활동중 하나를 키보드나 마우스등을 사용하여 선택하게 되면 스텝32로 진행하여, 각 필드에 속하는 보다 세분된 제2차 활동을 선택할 수 있도록 또다른 메뉴를 디스플레이 한다(스텝32).

이때 제2차활동의 상세한 종목은 사용자의 학습에 의해서 키보드를 통해 써넣는 것이 아니고, 이미 프로그램된 제2차 활동 메뉴가 디스프레이 되면, 이것을 살펴보고 단순히 선택을 하는 것이다. 스텝33과 같이 디스플레이된 제2차 기업활동 메뉴를 선택하면 프로그램은 스텝34와 같이 수치를 입력하라고 하는 또다른 메뉴를 보여주고 마찬가지로 사용자는 주어진 수치 입력방식에 따라 수치데이타를 입력하면 된다.

수치란 기업활동에서 발생된 금액을 뜻하고, 결제되는 방식이 다양하므로 본 발명에서는 현금, 예금, 외상, 어음, 선급금(또는 선수금) 등 5가지의 입력방식을 디스플레이하여 사용자는 결제된 방식에 의거하여 해당 항목에 수치를 입력하면 된다.

이상을 간략히 요약하여 보면 하나의 기업활동이 발생하면 필드의 구분과 제2차 활동의 구분과 결제방식에 따를 수치입력으로 기업활동정보처리를 위한 데이타입력과정이 완결된다. 이것은 종래의 전표작성에 관련한 과정에 비교되는 것이다.

제3도의 기업활동 정보 데이타 입력루틴의 예를 다음에 구체적으로 살펴본다.

기업활동으로서 상품 100만원을 매출하고 현금으로 20만원을 받고 30만원은 어음으로 받고 나머지는 외상처리된 경우 처리는 다음과 같다.

먼저, 제3도의 스텝31에서 기업활동의 필드를 선택하여야하므로, 이때 5개의 필드중 매출활동에 속하므로, 디스플레이 장치상에 나타난 5개의 메뉴중에서 마우스로 매출활동을 선택한다. 그러면 프로그램은 매출활동이 발생하였음을 인지하게 되고, 이어서 매출활동에 속한 제2차 기업활동 항목들을 윈도우 화면으로 디스플레이한다. 매출활동 관련된 제2차 활동항목은 사전에 준비되어 있고 이중 상품이라고 디스플레이된 항목을 마우스로 선택하면 결제방식을 알기 위해서 현금, 예금, 외상, 어음, 선급금항목들을 보여준다. 그러면 현금항목에 20만원을 입력하고, 어음항목에 30만원을 입력하고, 외상항목에 나머지 금액을 입력하면 할 일이 종료된다. 그 다음의 처리는 본 발명의 수순에 따라 자동으로 처리되므로 사용자는 더 이상 관여하지 않는다.

싱기한 기업활동을 종래의 부기작업에서 처리되는 과정을 제4도를 참조하여 살펴본다.

상기한 거래가 발생하면 장부 정리자는 부기상 거래에 의한 요소로 인식하고, 이어서 학습한 바대로, 차변과 대변을 구분하여 차변에는 현금 20만원, 받을어음 30만원, 외상매출금 50만원을 할당하고, 대변에는 상품매출 100만원을 할당하여 장부를 정리하는 것이다. 여기 사용된 계정과목은 300여개중의 하나이며, 반드시 정해진 계정과목을 사용하고, 제4도와 같이 작성되도록 상당한 량의 전문적인 학습이 요구된다.

그러나 제4도의 경우는 입력뿐만 아니라 이미 장부정리가 된 상태이나 제3도의 본 발명의 경우는 단순히 기업활동 정보 데이타를 입력만 한 상태이다. 그러나 다음의 설명에서 상기 입력된 데이타에 기초하여 자동으로 처리되는 과정을 설명한다.

제3도에서 얻어진 입력데이타는 일시 처리를 위해서 제2도의 데이타 저장장치(RAM)의 확보된 영역상에 수록된다. 하나의 기업활동의 발생에 의해서 생성된 데이타는 제2기업활동 항목이며, 이에 관련된 수치이다. 이때 수치는 현금, 예금, 외상, 어음, 선급금 각각에 입력된 금액 모두를 합한 수치를 또한 사용한다. 상기 예에서 합한 금액 S는 100만원이 될 것이다.

본 발명에서는 사전에 준비한 계정과목 매칭 테이블을 사용하여 데이타를 처리하는데, 이 테이블은 프라피 디스크, 또는 하드 디스크상에 저장되어 프로그램상에서 파일 억세스에 의해 참조된다. 테이블의 수록내용은 그룹B로서는 부기상 요구되는 계정과목이며, 그룹A는 제2기업활동계정 항목들이며, 이들 각각은 서로 모순이 없도록 서로 관계되도록 매칭되어 있다. 그리고 부기 계정항목 각각에는 감소(-), 증가(+)를 의미하는 데이타가 할당되어 있다. 즉, 자산, 부채, 자본, 수익, 비용의 증가를 '+'로 하고, 감소를 '-'로 하는 것이다.

먼저, 제5도에서 스텝51에서 입력된 제2기업활동 계정항목과, 결제방식항목 및 결제 총액(S) 값을 참조하고, 스텝52에서 제2도와 같이 기억장소에 있는 계정과목 매칭 테이블(7)을 참조하여 서로 정한바 매칭관계를 설정한다. 상기한 일예를 설명한다면, 제6도와 같이 설명될 수 있다.

상기한 예를 거래1이라 하면 거래1에 대해서 제2활동계정항목인 상품판매는 테이블의 그룹A에도 수록되어 있고 다만 발생한 수치 S값이 100만원으로 입력되고 있다. 상품매출에 대한 그룹B의 부기계정과목과의 매칭을 보면 그룹B의 상품매출 (+)에 매칭되고 있고, 이 계정과목의 선택은 거래1에 대한 정보가공 데이타로 할용될 것이다. 그리고 거래1에서 결재방식에 따른 그룹A의 항목을 보면 현금 20만원, 어음 30만원, 외상처리 50만원이고 이들 각 항목은 그룹B의 현금(+), 받을어음(+), 외상매출금(+)에 각각 매칭되고 있다.

이러한 할당과정은 거래2, 거래3 등등에 공히 적용될 것이다.

제5도의 스텝53은 상기 설명한 매칭관계를 설정하는 과정으로서 본 발명에서 5개의 기업활동 필드별로 제2의 활동 항목들은 참조 테이블의 그룹A에서 보다 세분된 테이블에 의해 매칭되고 있고, 상기의 거래1의 예는 매출활동의 상품판매로서 그룹A의 지정된 테이블에 따라서 할당되고, 이어서 그룹B와의 사전에 정한바 매칭관계에 따라 부기계정과목으로 자동으로 변환될 것이다.

그리고 매칭시 사용될 원래의 입력데이타는 나중에 사용되기 위해서 또 다른 기억장소 이를테면 플로피디스크 같은 곳에 데이타 파일로서 보관된다.

이와같이 계정과목변환과정을 거친 후에는 부기에서 요구하는 대차대조표, 시산표, 손익계산서, 제조원가 명세서, 판관비 명세서를 생성한다. 이것은 마치 전표를 사용하여 데이타 처리 장치에 입력한 상태와 동일한 것이며, 그 후의 처리는 기존의 방식을 사용하여 처리될 수 있다.

본 발명의 기업활동 정보처리방법을 사용하므로써 처리시간이 대폭적으로 줄어들고 업무효율이 높아 경쟁력 제고를 향상시키며, 특히 사용상 편리하고 용이하다는 장점이 있다.

Claims (4)

1. 프로그램 명령어를 해독하고, 실행하는 중앙처리부와, 외부에서 사용자가 최소한의 기업활동 데이타를 입력하기 위한 입력장치와, 데이타 처리 결과를 나타내는 출력장치를 포함하고, 보조 기억장치가 상기 중앙처리부에 유기적으로 연결되고 중앙처리부는 데이타처리를 위해서 기억장치를 포함하는 데이타 처리장치로 기업활동에 기초하여 복식부기데이타를 생성하는 기업활동정보처리 방법은, 발생된 구입활동, 매출활동, 재무활동, 생산활동, 관리활동을 선택하여 상기 입력장치를 통해 기업활동 필드를 입력하는 단계; 각 필드에 포함되는 제2활동 계정항목을 선택하고, 결제방식을 입력하는단계; 상기 제2활동계정항목을 필드별로 구별한 제1 내지 제5의 섹션부로 구성된 그룹A 데이타 저장영역과, 부기 계정과목데이타를 갖는 그룹B 데이타 저장영역을 갖는 계정과목 매칭 테이블이 저장된 상기 보조기억장치를 억세스하여 테이블을 참조하여, 상기 그룹A에 포함되는 입력된 데이타를 그룹B의 부기계정에 할당하는 단계; 할당된 부기계정 과목을 사용하여, 부기 출력표를 생성하여 디스플레이 장치 또는 프린팅 머신에 출력하는 단계로 이루어짐을 특징으로 하는 기업활동정보처리방법.
2. 제1항에 있어서, 상기 테이블의 그룹B의 각 계정과목은 증, 감을 나타내는 +, - 데이타군을 또한 포함하는 것을 특징으로 하는 기업활동 정보처리 방법.
3. 제1항에 있어서, 상기 결제방식입력 변수는 현금, 예금, 어음, 외상, 선급금(선수금), 항목으로 설정됨을 특징으로 하는 기업활동 정보처리 방법.
4. 제1항에 있어서, 상기 테이블참조에 의한 계정과목 할당에서, 결재방식의 각 항목의 수치를 합한 결제총액(S)값을 사용하여 계정과목의 수치데이타를 생성하는 것을 특징으로 하는 기업활동 정보처리 방법.