KR20130065756A - 견적 의뢰서 관리 방법 - Google Patents

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Abstract

본 발명은 입찰 업체 목록(Vendor List)과의 연동을 통해 입찰 업체에게 견적을 의뢰하는 견적 의뢰서(Request For Quotation:RFQ)를 자동으로 생성할 수 있도록 하는 견적 의뢰서 관리 방법에 관한 것이다.
이를 위해, 본 발명은 견적 의뢰서 작성 모드가 실행됨에 따라 제공된 메인 화면에 구비되어 있는 정보 불러오기 버튼이 클릭되면, 입찰 업체 목록(Vendor List)에서 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 모든 입찰 업체에 대해서 읽어온 후, 입찰 업체 목록에서 읽어온 정보를 메인 화면에 구비되어 있는 입력 시트에 입력하고, 입력 시트의 입찰 업체 목록에서 어느 한 입찰 업체를 선택받으면, 선택받은 입찰 업체의 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 견적 의뢰서에 반영하여 견적 의뢰서를 생성하도록 구성되는 것이 바람직하다.
이에 따라, 본 발명은 견적 의뢰서를 자동으로 생성함에 따라, 견적 의뢰서 작성에 투입되는 작업 공수를 줄일 수 있게 되고, 수작업 입력에 따른 오류를 방지할 수 있게 된다.

Description

견적 의뢰서 관리 방법{METHOD FOR MANAGING OF RFQ}
본 발명은 견적 의뢰서 관리 방법에 관한 것으로서, 특히 입찰 업체 목록(Vendor List)과의 연동을 통해 입찰 업체에게 견적을 의뢰하는 견적 의뢰서(Request For Quotation:RFQ)를 자동으로 생성할 수 있도록 하는 견적 의뢰서 관리 방법에 관한 것이다.
일반적으로, EPC(Engineering-Procurement-Construction) 공사 수행처가 발주처가 공고한 EPC 공사 입찰에 참여하게 되면, 플랜트 입찰 설계 팀에서는 우선 입찰 가격 제출을 위한 입찰 설계를 수행하여 물량을 산출하고, 필요한 아이템(Item)이나 액티비티(Activity)에 대해 입찰 업체(Vendor)로 입찰용 견적을 의뢰하게 된다. 이후, 입찰 업체로부터 견적서를 접수하면 기술적 사항과 발주처 요구 명세서에 맞게 견적을 제출했는지 확인하는 작업, 즉 TBE(Technical Bid. Evaluation)를 하고 각 입찰 업체로부터 들어온 견적을 CBE(Commercial Bid. Evaluation) 시트에 입력하여 가격 비교를 한다.
전술한 바와 같이, EPC 플랜트 공사를 수주하기 위해서는 예상되는 견적을 정산해야 하는 데, 플랜트를 기계, 전장(전기장치), 배관, 계장 부문으로 구분하고 각 부문별로 견적을 산출한다.
전술한 바와 같이, 견적을 산출할 때, 입찰 설계팀에서는 견적을 의뢰하는 견적 의뢰서(Request For Quotation:RFQ)를 작성한 후, 이를 입찰 업체로 전송하여 견적을 의뢰하게 되는 데, 종래에는 견적 의뢰서를 수작업으로 작성한다.
즉, 종래에는 입찰 업체 목록(Vendor List)에서 입찰 업체 이름, 입찰 업체 연락처, 입찰 업체의 이메일 주소, 견적 의뢰서를 보내는 날짜, BCD, 입찰 프로젝트 이름, 입찰 프로젝트 정보 등을 일일이 확인하여 입찰 업체별로 견적 의뢰서를 작성하기 때문에 견적 의뢰서 작성에 많은 시간이 소요되고, 입력에 오류가 발생하는 문제점이 있다.
또한, 플랜트에 사용되는 장치가 수천 종류에 이르게 되어, 작성해야 할 견적 의뢰서의 수가 많아 견적 의뢰서 작성에 많은 작업 공수가 발생하게 되는 문제점이 있다.
또한, 종래에는 견적 의뢰서가 표준화되어 있지 않으며, 동일한 내용으로 이루어지는 견적 의뢰서의 공급 범위(Scope of Supply)와 CBE 시트 내역 정보를 각각 작성해야 하는 이중 작업으로 번거롭고 시간이 많이 소요되는 문제점이 있다.
한국공개특허공보 제2011-29406호
본 발명은 전술한 문제점을 해결하기 위해 안출된 것으로서, 입찰 업체 목록(Vendor List)으로부터 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 읽어와 견적 의뢰서(RFQ)를 자동으로 생성할 수 있도록 하는 견적 의뢰서 관리 방법을 제공함에 그 목적이 있다.
전술한 목적을 달성하기 위한 본 발명의 일 실시예에 따른 견적 의뢰서 관리 방법은, 견적 의뢰서 작성 모드가 실행됨에 따라 제공된 메인 화면에 구비되어 있는 정보 불러오기 버튼이 클릭되면, 입찰 업체 목록(Vendor List)에서 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 모든 입찰 업체에 대해서 읽어오는 과정과; 상기 입찰 업체 목록에서 읽어온 정보를 상기 메인 화면에 구비되어 있는 입력 시트에 입력하는 과정과; 상기 입력 시트의 입찰 업체 목록에서 어느 한 입찰 업체를 선택받으면, 선택받은 입찰 업체의 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 견적 의뢰서에 반영하여 견적 의뢰서를 생성하는 과정을 포함하여 이루어지는 것이 바람직하다.
본 발명의 견적 의뢰서 관리 방법에 따르면, 견적 의뢰서를 자동으로 생성함에 따라, 견적 의뢰서 작성에 투입되는 작업 공수를 줄일 수 있게 되고, 수작업 입력에 따른 오류를 방지할 수 있게 된다. 또한, VBA 기능을 통해 견적 의뢰서와 CBE 시트 간의 연동이 이루어지게 된다.
도 1은 본 발명의 일 실시예에 따른 견적 의뢰서 관리 방법을 설명하기 위한 처리도.
도 2 내지 도 5는 본 발명의 일 실시예에 따른 견적 의뢰서 관리 방법을 설명하기 위한 도면.
이하에서는 첨부한 도면을 참조하여 본 발명의 바람직한 실시예에 따른 견적 의뢰서 관리 방법에 대해서 상세하게 설명한다.
도 1은 본 발명의 일 실시예에 따른 견적 의뢰서 관리 방법을 설명하기 위한 처리도이다.
우선, 견적 의뢰서 관리 시스템의 동작 모드가 견적 의뢰서 작성 모드로 실행되면, 견적 의뢰서 관리 시스템은 견적 의뢰서 작성 모드 실행에 따라 작업자에게 도 2에 도시하는 바와 같은 메인 화면을 제공하게 된다(S10).
도 2에 도시하는 바와 같이, 메인 화면은 입찰 업체 목록(Vendor List)에서 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 읽어오기 위한 정보 불러오기 버튼(예를 들어, 'IMPORTING FROM Vendor List' 버튼)(a)과 입찰 업체 목록에서 읽어온 정보를 입력받아 디스플레이하는 입력 시트(Input Sheet)(b)를 포함하여 이루어진다.
전술한 바와 같이 메인 화면이 제공되면, 작업자는 입찰 업체 목록에서 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 읽어오기 위해 메인 화면에 구비되어 있는 정보 불러오기 버튼(a)을 클릭하게 되는 데, 메인 화면에 구비되어 있는 정보 불러오기 버튼(a)이 클릭되면(S12), 견적 의뢰서 관리 시스템의 견적 의뢰서 작성부는 DB에 저장되어 있는 입찰 업체 목록에서 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보(예를 들어, 입찰 업체 이름, 입찰 업체 연락처, 입찰 업체의 이메일 주소, 견적 의뢰서를 보내는 날짜, BCD, 입찰 프로젝트 이름, 입찰 프로젝트 정보 등)를 읽어온다(S14).
상기한 과정 S14에서 입찰 업체 목록에서 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 읽어올 때, 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 모든 입찰 업체에 대해서 읽어오는 것이 바람직하다. 예를 들어, 입찰 업체가 모두 5업체이면, 5업체에 대해 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 읽어온다.
또한, 상기한 과정 S14에서 입찰 업체 목록에서 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 읽어올 때, VBA(Visual Basic for Applications) 기능으로 자동 프로그래밍된 시스템에 의해 입찰 업체 목록에서 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 읽어오는 것이 바람직하다.
이후에는, 상기한 과정 S14를 통해 읽어온 정보, 즉 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 도 3에 도시하는 바와 같이, 메인 화면에 구비되어 있는 입력 시트(b)에 입력하여 디스플레이한다(S16).
이후, 입력 시트에 디스플레이되어 있는 입찰 업체 목록에서 어느 한 입찰 업체를 선택받으면(S18), 견적 의뢰서 작성부는 선택받은 입찰 업체의 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 견적 의뢰서에 반영하여 도 4에 도시하는 바와 같이 견적 의뢰서를 생성한다(S20).
상기한 과정 S20에서 견적 의뢰서 작성부는 선택된 입찰 업체의 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 엑셀 스프레드 시트 기능으로 견적 의뢰서에 자동으로 반영하여 견적 의뢰서를 생성하는 것이 바람직하다.
전술한 바와 같이, 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 견적 의뢰서에 자동 반영하여 견적 의뢰서를 자동으로 생성한 후에는, 생성된 견적 의뢰서를 PDF 파일로 변환하여 해당 입찰 업체로 전송한다.
한편, CBE 시트를 작성하고자 하는 경우에는 도 5에 도시하는 바와 같은 CBE 시트 작성 화면에 구비되어 있는 정보 불러오기 버튼(예를 들어, 'IMPORTING FROM MR(RFQ)' 버튼)(c)을 클릭하게 되면, VBA 기능으로 자동 프로그래밍된 시스템에 의해 견적 의뢰서에서 공급 범위(Scope of Supply) 내역을 읽어온 후, 읽어온 공급 범위 내역을 CBE 시트에 반영하여 CBE 시트를 생성한다.
본 발명의 견적 의뢰서 관리 방법은 전술한 실시예에 국한되지 않고 본 발명의 기술 사상이 허용하는 범위 내에서 다양하게 변형하여 실시할 수 있다.
a, c. 정보 불러오기 버튼, b. 입력 시트

Claims (4)

  1. 견적 의뢰서 작성 모드가 실행됨에 따라 제공된 메인 화면에 구비되어 있는 정보 불러오기 버튼이 클릭되면, 입찰 업체 목록(Vendor List)에서 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 모든 입찰 업체에 대해서 읽어오는 과정과;
    상기 입찰 업체 목록에서 읽어온 정보를 상기 메인 화면에 구비되어 있는 입력 시트에 입력하는 과정과;
    상기 입력 시트의 입찰 업체 목록에서 어느 한 입찰 업체를 선택받으면, 선택받은 입찰 업체의 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 견적 의뢰서에 반영하여 견적 의뢰서를 생성하는 과정을 포함하여 이루어지는 견적 의뢰서 관리 방법.
  2. 제 1항에 있어서, 상기 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보는,
    입찰 업체 이름, 입찰 업체 연락처, 입찰 업체의 이메일 주소, 견적 의뢰서를 보내는 날짜, BCD, 입찰 프로젝트 이름, 입찰 프로젝트 정보 중에서 적어도 어느 하나를 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 하는 견적 의뢰서 관리 방법.
  3. 제 1항에 있어서, 상기 입찰 업체 목록에서 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 읽어올 때,
    VBA(Visual Basic for Applications) 기능을 이용하여 상기 입찰 업체 목록에서 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 읽어오는 것을 특징으로 하는 견적 의뢰서 관리 방법.
  4. 제 1항에 있어서, 상기 입력 시트의 입찰 업체 목록에서 어느 한 입찰 업체가 선택되면, 선택된 입찰 업체의 견적 의뢰서 작성에 필요한 정보를 엑셀 스프레드 시트 기능으로 견적 의뢰서에 자동으로 반영하여 견적 의뢰서를 생성하는 것을 특징으로 하는 견적 의뢰서 관리 방법.
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