KR20110115677A

KR20110115677A - 중소기업의 비지니스인텔리전스시스템 구축을 위한 거래증빙 수집 자동화 방법

Info

Publication number: KR20110115677A
Application number: KR1020100035124A
Authority: KR
Inventors: 김진문
Original assignee: 주식회사 굿윌소프트
Priority date: 2010-04-16
Filing date: 2010-04-16
Publication date: 2011-10-24

Abstract

본 발명은 기업의 영업활동으로 수반되는 모든 거래로 인해 발생하는 거래증빙의 수집방법에 관한 것으로, 본 발명의 방법은, 거래증빙의 자동화된 수집을 지원하기 위한 거래자(거래기업)의 自己 확인정보를 증빙발행장치에 입력하는 단계; 입력된 사용자 확인정보에 의해 증빙발행사(신용카드VAN사 또는 현금영수증발행사업자 등)에 사전에 입력되어 있는 증빙의 전송과 관련된 정보를 확인하는 단계; 전송된 증빙자료가 사용자가 지정한 장소에 저장되는 단계; 저장된 증빙자료를 세무대리인 혹은 개별업체에서 기장을 위해 혹은 의사결정을 위해 활용하는 단계; 거래자(거래기업)의 요청으로 전송받아 저장된 증빙자료와 국세청, VAN사 또는 은행을 통해 집계되는 자료와의 일치여부를 확인하는 단계를 포함하여 구성되며, 이로 인해서 기업의 입장에서는, 증빙 수집의 자동화를 통해 수집과 입력을 위한 노력을 최소화 할 수 있으며, 거래와 동시에 수집되는 거래증빙자료를 활용해서 경영활동을 위해 수시로 필요한 의사결정 자료로 활용할 수 있는 BI(비즈니스 인텔리전스)시스템의 구축에 활용할 수 있는 장점이 있다.

Description

중소기업의 비지니스인텔리전스시스템 구축을 위한 거래증빙 수집 자동화 방법{Automated gathering method of supporting documents for building smb's BI(business Intelligence) system}

본 발명은 거래의 발생으로 수반되는 거래정보를 회계시스템에 입력하기 위한 자료의 수집에 관한 것으로, 보다 상세하게는 거래로 인해 발생하는 적격증빙으로 분류되는 세금계산서, 현금영수증, 신용카드매출전표 등의 증빙들을 수집하는 업무를 자동화함으로써 업무의 효율을 높이고, 뿐만 아니라 수집을 위해 소요되는 시간을 단축함으로써 정보로서의 활용가치를 높여주는 증빙 자동수집 방법에 관한 것이다.

최근, 전자문서 활용을 위한 정부의 지원과 법적인 장치들이 마련됨으로써 현금영수증, 전자세금계산서, 신용카드를 증빙으로 발행하는 거래가 매년 대폭 증가하고 있다. 신용카드와 현금영수증의 경우는 종이로 출력해서 거래 장소에서 발급함과 동시에 거래내용을 국세청(현금영수증 관련 DB)과 카드결제대행 업무를 수행하는 VAN사의 서버로 거래내용이 전송되게 된다. 동시에 카드결제의 경우 바로 핸드폰으로도 카드사용 내역을 보내주어서(SMS) 바로 확인할 수 있도록 서비스 되고 있다. 카드가맹점의 입장에서 보면, 카드매출전표를 카드사에 판매함으로써 카드회사에 대한 미수금이 발생하게 된다. 이 경우에도 매출전표를 보관함으로써 거래내용을 확인할 수 있으나 증빙을 보관해야하는 불편함이 따르고, 더욱이 일정기간 동안의 거래내용을 누적하거나 분류해서 확인하기 위해서는 신용카드사 또는 VAN사의 홈페이지에 들어가서 일일이 확인하는 불편함을 감수해야 한다. 또한 기업의 입장에서는 신용카드, 세금계산서, 그리고 현금영수증 등 다양한 증빙으로 인한 거래의 내용을 일목요연하게 한 곳에서 정리하기 위해서는 별도의 전문서비스를 제공받아야 하나, 이를 위해서는 서비스개발회사가 스크래핑이라는 기술을 활용해서 관련 기업 혹은 기관의 서버에 기록된 거래정보를 가져와서 보여주어야 하나, 이 방법은 기술적으로 완벽하지 않고, 은행 또는 기관에서 홈페이지를 자주 변경하는 상황이 발생하면, 바로 거기에 즉시로 대응해서 일치시켜 주어야 하는 반자동의 서비스로 기업의 거래정보를 신뢰성 있게 안전하게 조회하고 활용하는 방법으로는 부족한 부분이 있다.

또한, 개별 기업 혹은 개별기업의 장부기장업무를 대행해 주는 세무대리인(세무회계사무소) 입장에서 살펴보면, 거래가 발생한 이후에 사후적으로 수집되는 종이증빙이나 또는 일정기간 이후에 일괄적으로 엑셀과 같은 파일로 취합된 거래내역을 활용해서 장부를 기장하는 것은 정보의 활용 측면에서 개선의 여지가 있는 부분이다.

상기와 같은 문제점을 해결하기 위한 본 발명의 목적은, 거래증빙의 수집 자동화를 지원하기 위한 방법을 제공하는 데 있다.

본 발명의 다른 목적은, 본 발명은 거래발생과 동시에 거래증빙을 수집하여서 사후적으로 증빙을 수집하여서 장부를 기장하는 소극적인 거래정보 활용의 단계를 넘어서서 제반 기업의 관리와 의사결정을 위해 정보로서 즉시 활용할 수 있는 데이터의 수집 관점에서 거래증빙의 수집 자동화를 지원하는 방법을 제공하는 데 있다.

본 발명의 또 다른 목적은, 거래자의 사전 신청에 의해서, 거래의 발생과 동시에 수집하게 되는 거래증빙과 증빙을 발행하고 보관하는 관련 회사 또는 기관으로부터 입수할 수 있는 EXCEL 파일 또는 스크래핑 내역을 비교함으로써 누락되거나 오류가 있는 회계처리를 걸러낼 수 있는 방법을 제공하는데 있다.

상기와 같은 목적을 달성하기 위한 본 발명의 실시예에 따른 거래증빙의 자동화된 수집을 지원하는 거래 기업 및 개인의 확인수단을 증빙발행장치에 입력하는 단계는 a)신용카드 VAN 사업자 또는 현금영수증발행사업자의 서버에 증빙의 송신과 관련된 권한의 설정이 준비된 단계; b)개인 또는 사업자 확인을 위해 기 발행된 개인 또는 법인의 신용카드를 장치에 입력하는 단계로 구성된다. 입력된 사용자 정보에 의해 증빙의 전송 여부를 확인하는 단계는 a)입력된 사용자 정보에 의해 사용자가 증빙발행장치를 통해 실물증빙이 발행되는 시점에서 동시에 전자증빙(XML.TXT 등의 포맷)을 받을 수 있는 권한이 있는지를 확인하는 단계와; b)사용자가 전자증빙을 수신할 수 있는 기한이 다하였는를 체크하는 단계와; c)사용자가 지정한 수신장소(인터넷으로 연결된 특정서버의 사용자계정)가 수신할 수 있는 상태인지를 확인하는 단계로 구성된다.

전송된 정보가 사용자가 지정한 장소에 저장하는 단계는, a)전송되는 증빙의 종류를 확인하는 단계와; b)증빙의 중복여부를 체크하는 단계와; c)중복되지 않은 증빙에 대해서는 일련번호를 부여하는 단계와; d)전송된 증빙을 사용자가 지정한 서버에 저장하는 단계와; e)저장이 정상적으로 종료되었음을 표시하는 단계로 구성된다. 저장된 증빙자료를 세무대리인 혹은 개별업체에서 기장을 위해 혹은 의사결정을 위해 활용하는 단계는, 개별업체의 제품과 서비스의 특성과 영업전략 등의 상황에 맞게 가공될 것이므로 한 실시예로 표현하는 것은 생략할 수 있다.

다음으로, 저장된 증빙자료와 국세청, VAN사 또는 은행을 통해 집계되는 자료와의 일치여부를 확인하는 단계는, a)개인사업자 또는 법인사업자가 거래가 발생시 증빙발생장치에서 발생하는 거래내역의 전송을 담당하는 기관 또는 회사에서 관리하는 서버에 등록되어진 거래내역을 EXCEL 등의 파일로 내려받은 단계와; b)사전에 사용자가 지정한 서버에 수집된 증빙들과 비교하는 단계와; c)상호 불일치하는 증빙에 대해서 확인할 수 있는 정보를 생성하는 단계와; d)불일치 증빙으로 인한 회계처리 누락 및 오류를 조정하는 단계로 구성된다.

본 발명에 따르면, 거래로 인해 발생하는 각 종 증빙이 사용자가 즉시로 인터넷으로 연결된 브라우저 또는 모바일 단말기를 통해서 언제든 재차 확인할 수 있고 의사결정에 참고할 수 있는 정보로 활용될 수 있도록 신속하게 지정한 서버의 사용자 계정으로 전달됨으로서, 신속하고 효율적인 전표입력 업무를 지원할뿐만 아니라 중소기업의 BI(Business Intelligence)시스템 구축을 기초자료로 활용할 수 있다.

또한 사용자가 지정한 서버의 사용자계정의 자료를 활용해서 세무대리인의 기장대리 서비스와 부가적인 세무컨설팅 서비스를 받게 됨으로써 세무대리인의 역할을 단순 기장대리에서 고부가가치의 세무컨설팅으로 업무영역을 확대해 나갈 수 있도록 지원해 주는 효과도 있다. 뿐만 아니라, 신속하게 수집해서 입력된 거래자료의 회계정보와 결제정보를 관련 회사 및 기관으로 송신을 했던 사업자가 제공하는 정보와 사후적으로 매치해 봄으로써 자료의 누락 또는 오류의 가능성을 줄일 수 있는 장점이 있다.

도 1은 본 발명의 실시예에 따라 증빙이 발행되고 수집되는 과정을 도시한 도면이다.
도 2는 본 발명이 적용되지 않은 상태에서 증빙이 발행되고 수집되는 과정을 도시한 도면이다.
도 3은 사용자의 등록여부를 확인하고 증빙의 전송관련 정보를 입력하기 한 입력수단의 예시이다.
도 4는 거래의 발생으로 인한 증빙의 발생 시에, 해당 증빙을 사용자가 지정한 인터넷에 연결된 특정 서버의 지정 계정으로 보내기 전에 사용자를 확인하기 위해 관리하는 정보의 일실시예를 예시한 도표이다.
도 5는 본 발명의 실시예에 따라 거래증빙이 전송되는 과정을 표시한 블록도이다.
도 6은 증빙발행관리서버에 발행되어 보관중인 증빙자료와 거래자(회사)가 증빙의 전송을 요청하여 전송된 증빙의 전송과정을 표시하기 위한 도면이다.

이하, 본 발명의 바람직한 실시예들을 첨부한 도면을 참조하여 상세히 설명한다. 도면들 중 동일한 구성요소들은 가능한 한 어느 곳에서든지 동일한 부호들로 나타내고 있음에 유의해야 한다. 또한 본 발명의 요지를 불필요하게 흐릴 수 있는 공지 기능 및 구성에 대한 상세한 설명은 생략한다.

도 1은 본 발명을 통해 구현하고자 하는 자동증빙수집 방법에 관한 실시예를 도시한 도면이다.

도시된 바와 같이, 거래증빙발행장치(S110)는 거래로 인해 발생되는 거래의 증빙을 결제대행사(신용카드 VAN사), 현금입출금 처리(은행) 그리고 세무신고를 위한 자료를 국세청에 전송하는 장치로서, 거래증빙발행장치(신용카드결제기, 현금영수증발행기)를 통하지 않고 증빙이 발행되는 증빙전달 부분은 도시하지 않았다. 거래증빙발행장치(S110)을 통해 증빙수집서버(S130)에 전달하는 과정(S120)에서 거래자의 확인을 위해 거래자 확인카드(S310, S320)를 장치에 판독하야여 하고, 확인카드를 판독하여서 증빙발행장치의 정보를 관리하는 회사의 회원관리 서버에서 사용자의 거래내용에 해당하는 증빙을 어디로 보낼 것인가를 확인한다. 증빙수집서버(S130)는 증빙발행장치에서 전송하여온 거래내역을 사용자의 계정별로 증빙의 종류별로, 일자별로 구분하여 저장한다. 이렇게 전송된 증빙자료는 거래처별로, 일자별로 그리고 월별로 구분하고 합산하여서 즉시로 인터넷을 이용해서 PC 혹은 모바일 디바이스를 통해 확인할 수 있다. 증빙보관DB는 거래내용을 회계처리하기 위해서 거래를 일으킨 해당기업 또는 장부를 기장대행 해주는 세무대리인이 확인하여 장부기장할 수 있도록 권한을 부여하여서 접근을 제한한다. 증빙보관DB(S140)를 회계관리시스템용단말기에서 조회하는 것은 회계처리를 하기 위한 것으로, 더욱 자세히는 거래의 상대방과, 거래 내용과 금액을 확인하여서 재무정보를 생산하기 위하여 확인하고 시스템에 입력하는 과정이다. 본 발명이 제안하는 방법에 의하여, 거래와 동시에 사용자가 원하는 온라인에 연결된 서버의 특정계정으로 디지털증빙(디지털 증빙에는 XML.TXT와 같은 파일형태 뿐만아니라, JPG나 BMP와 같은 이미지 형태로도 가능하다)이 전달이 되기 때문에 회계실무자는 은행입출금 내역과 증빙을 비교하여 회계처리를 할 수 있다. 회계관리시스템용단말기(S160)은 전표를 입력하기 위한 회계프로그램과 자료의 저장을 위한 장치를 갖추고 있는 시스템이다. 스크래핑DB(S170)는 현재도 기업들이 장부기장을 하거나 거래의 확인을 위하여 입출금내역을 거래은행으로부터 가져오고, 거래상대방과의 거래자료는 국세청을 통해 현금영수증 거래, 전자세금계산서를 사용한 거래를 또한 신용카드 VAN사를 통해서는 신용카드매출전표 관련 거래정보를 가져와서 회계자료 입력시 참고하는 자료로 활용되는 자료이다.

도 2는 본 발명이 제시한 내용이 적용되지 않은 상태의 전자거래증빙을 수집하여 회계시스템에 입력되는 과정을 참고로 도시한 그림이다. 도 1에서 표시된 구성요소와 동일한 장치일 경우 같은 부호로 표시하였다. 거래의 발생으로 인한 증빙을 수취하는 일례로, 신용카드 결제 후에 거래일시, 신용카드가맹점명, 거래금액을 핸드폰문자(SMS)로 받는 과정을 S110과 S190에서 거래가 이루어졌음을 별도의 종이증빙을 수취하는 것과는 별개의 정보를 제공해 주는 상황을 의미한다. 이렇게 전달받은 거래정보는 거래가 정확하게 이루어졌다는 것을 확인하는 정도로 활용될 뿐이고, 동일한 거래를 회계처리하기 위해서는 거래증빙발행장치(S110)에서 발행해 주는 종이증빙(예:신용카드매출전표)을 사무실로 가져와서 회계담당자에게 전달하는 과정을 거쳐야 한다. 스크래핑DB(S170)은 장부를 기장하고 거래대금의 입출금 확인을 위해서 참고하기 위해 활용하는 자료이며 사후적으로 취득할 수 있으며 활용을 위해서는 자료를 가져오는 작업을 거쳐야 함으로 번거로움이 있다.

도 3은 거래증빙을 즉시 사용자가 원하는 인터넷에 연결된 서버의 지정계정을 전송하기 위해서 필수적으로 체크하여야 할 권한을 체크할 수 있는 정보를 담고 있는 카드로 기 발행된 신분을 확인할 수 있는 신용카드, 현금영수증카드 등을 포함할 수 있다. 이는 일실시예로 예시한 것으로 거래자(거래기업)을 확인할 수 있는 다양한 방법과 장치가 적용될 수 있다.

도 4는 거래증빙을 발행하는 장치에서 거래정보를 전송하는 사업자가 사용자가 원하는 인터넷에 연결된 서버의 지정계정으로 전송하기 위해서, 사전에 사용자에 관련된 정보를 저장하고 있는 것을 하나의 실시예로 보여주는 것이다. 증빙의 전송을 요청한 사람 또는 회사의 구분을 위한 관리번호, 증빙이 관리되는 회사 구분을 위한 단체(회사)명, 사용자가 특정 회사의 직원으로 근무해서 지출증빙으로 구분되어야 하는 경우를 위해 필요한 부서명, 지출증빙을 직접적으로 발생시킨 사람을 구분을 위한 사용자명, 증빙의 전송기한을 정한 유효기간 그리고 증빙이 전송되어질 주소를 증빙전송주소로 구분하여서 증빙이 발생되는 시점에서 증빙이 별도로 직접 사용자가 원하는 곳을 전송되기로 약정이 되어있는 경우에 도 4에 예시한 정보를 참고한다.

도 5는 증빙의 발생 시에 증빙발생장치를 통해서 회원이 지정한 인터넷에 연결된 서버의 지정한 사용자계정으로 전송하는 단계를 예시하는 그림으로, 증빙의 전송을 위하여 사용자 정보를 확인하여 거래정보를 관리기관의 회원관리 서버에 접속하는 과정(S510)을 거쳐서, 회원이 거래증빙을 수신할 권한을 가졌는지 등의 여부를 도 4에 예시한 내용의 데이터베이스를 참고하여 확인하는 과정(S520), 이후 등록회원이고 증빙자료의 전송에 필요한 정보를 확인하여서 전송조건에 해당하는 지를 확인하는 과정(S530)과 전자증빙을 사용자가 미리 지정해 놓은 인터넷에 연결된 특정서버의 지정계정으로 보내는 과정(S540)을 보여준다.

도 6은 도 5의 전자증빙전송(S540)을 좀 더 자세히 설명하기 위한 그림으로 증빙이 전달되는 과정의 한 실시예를 설명하였다. 발행된증빙(S620)은 증빙발행사업자(신용카드 VAN사업자 또는 현금영수증발행사업자 등)가 증빙의 내용확정(S610)으로 이를 증거하기 위해 거래자(거래기업)에 거래증빙한 내역을 디지털자료화 해서 증빙발행사업자가 관리하는 데이터베이스에 보관하고 있는 자료다. 전송받은증빙(S630)은 본 발명이 제한한 증빙수집 방법에 따라 수집되고 저장되어서 거래를 일으킨 거래자(거래기업)의 책임 하에 사용되는 거래증빙자료이다.

S110 : 거래증빙발행장치
S120 : 거래증빙발행장치를 통해 증빙수집서버에 전달하는 과정
S130 : 증빙수집서버
S140 : 증빙보관DB
S150 : 증빙수집서버에서 회계관리시스템용단말기로 전달하는 과정
S160 : 회계관리시스템용단말기
S170 : 스크레핑서버
S180 : 거래증빙 보관기관
S182 : 국세청
S184 : VAN사
S186 : 은행
S190 : SMS수신단말기
S195 : SMS수신내역을 회계관리시스템용단말기로 전달하는 과정
S310 : 신용카드거래자 확인카드
S320 : 현금영수증거래자 확인카드
S410 : 회원DB
S420 : 회원DB 테이블 구성예
S510 : 관리기관의 회원관리서버에 접속하는 과정
S520 : 회원정보 확인
S530 : 등록회원여부 확인
S540 : 전자증빙 전송
S610 : 증빙내용 확정
S620 : 발행된 증빙
S630 : 전송받은 증빙

Claims

거래증빙의 자동화된 수집을 지원하기 위한 거래자(거래기업)의 自己 확인정보를 증빙발행장치에 입력하는 단계; 및 입력된 사용자 확인정보에 의해 증빙발행사(신용카드VAN사 또는 현금영수증발행사업자 등)에 사전에 입력되어 있는 증빙의 전송과 관련된 정보를 확인하는 단계; 및 전송된 증빙자료가 사용자가 지정한 장소에 저장되는 단계; 및 저장된 증빙자료를 세무대리인 혹은 개별업체에서 기장을 위해 혹은 의사결정을 위해 활용하는 단계; 및 거래자(거래기업)의 요청으로 전송받아 저장된 증빙자료와 국세청, VAN사 또는 은행을 통해 집계되는 자료와의 일치 여부를 확인하는 단계를 포함하여 구성되는 것을 특징으로 하는 전자증빙 수집방법
청구한 1항에 있어서,
거래자(거래기업)이 지정한 인터넷에 연결된 특정서버와 지정한 계정으로 거래증빙을 보내기 위해서
a) 거래증빙발행사업자의 서버에 미리 전송관련 정보를 등록하는 단계; 및
b) 거래증빙을 전송하기 위해서 입력받은 自己확인 정보를 활용 전송관련 정보를 확인하는 단계
c) 저장이 정상적으로 종료되었음을 SMS 또는 E-MAIL로 알려주는 단계를 특징으로 하는 전자증빙 수집방법
청구항 1의,
전송받아 저장된 거래자(거래기업)의 거래증빙과 국세청, 신용카드 VAN사 또는 은행을 통해 집계되어 사후적으로 확인 가능한 자료와의 일치여부를 확인하는 방법에 있어서,
a) 사용자가 지정한 서버에 수집된 증빙들과 일치 및 누락 여부를 비교하는 단계; 및
b) 상호 내용이 불일치한 거래증빙 또는 누락된 증빙에 대해서 확인할 수 있도록 정보를 생성하는 단계를 특징으로 하는 전자증빙 수집방법