KR19990054609A - 음성 전자 결재 시스템 - Google Patents

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Abstract

본 발명은 문자 또는 기호 뿐만 아니라 음성 또는 소리를 이용하여 기안서 및 결재 의견을 작성할 수 있는 음성 전자 결재 시스템에 관한 것으로서, 음성 전자 결재 시스템은 기안자 또는 결재자로부터 음성문서 작성과 작성된 음성문서를 재생하기 위한 명령을 입력하는 사용자 인터페이스; 문자 리스트를 입력하는 텍스트 입력수단; 음성신호를 입력하는 음성 입력수단; 음성신호를 출력하는 음성 출력수단; 음성입력 수단에 의해 입력된 음성신호를 디지털 음성 데이터로 부호화하고, 디지털 음성 데이터를 음성 출력수단에 의해 출력되는 신호로 복호화하는 코덱; 사용자 인터페이스에서 제공하는 화면, 문자 문서, 사용자가 입력한 명령 및 명령이 처리되는 과정을 사용자에게 표시하는 디스플레이 수단; 저장 수단; 및 텍스트 입력수단에 의해 입력된 문자 리스트 및 코덱에 의해 부호화된 음성 데이터를 저장수단에 파일로 저장하는 파일 서버를 포함함을 특징으로 한다.
본 발명에 의하면, 기안자와 결재자의 명확한 의사 표시가 가능하고, 문서 작성이 신속 편리하며, 개인의 목소리를 결재인감으로 사용하여 인증 기능의 구현이 용이하다.

Description

음성 전자 결재 시스템
본 발명은 전자 결재 시스템에 관한 것으로서, 특히 문자 또는 기호 뿐만 아니라 음성 또는 소리를 이용하여 기안서를 작성하고, 결재도 할 수 있도록 구성한 음성 전자 결재 시스템에 관한 것이다.
도 1은 종래의 기술에 의한 전자 결재 과정을 도시한다.
종래의 기술에 의한 전자 결재 시스템에 의하면, 네트워크로 연결된 다수의 컴퓨터 중 하나의 컴퓨터에서 기안자는 문자 및 그림 등을 이용하여 기안서를 작성하고, 작성된 기안서(100)를 결재받고자 하는 사람에게 발송한다. 전자 결재 시스템은 발송된 기안서를 데이터베이스(110)로 관리한다. 그러면, 결재자는 데이터베이스(110)에서 작성된 기안 문서를 읽어 확인하고, 문자로 작성된 결재 또는 보류 의견서(120)를 첨부하여 데이터베이스(110)에 다시 저장한다. 그 다음, 결재자가 결재 또는 반려한 사실은 기안자에게 통보되어 결재 절차는 마무리된다.
그런데, 종래의 기술에 의한 전자 결재 시스템에서는, 기안자의 기안서 및 결재자의 의견이 모두 문자 또는 그림으로 구성된 파일 형태로 작성되므로, 문자 표현에 익숙하지 않은 사람이 현장감 있는 정보를 제시하거나 자신의 감정을 적절히 표현하기에는 어려움이 있다.
본 발명은 상기의 문제점을 해결하기 위하여 창작된 것으로서, 기안자 또는 결재자가 문자나 그림 뿐만 아니라 음성이나 미리 약속된 소리를 이용하여 기안서 또는 결재 의견을 작성하거나 첨부함으로써, 기안자와 결재자의 명확한 의사 표시가 가능하고, 문서 작성이 신속 편리하며, 개인의 목소리를 결재인감으로 사용하여 인증(Authentication) 기능의 구현이 용이한 음성 전자 결재 시스템 및 그 방법을 제공함을 그 목적으로 한다.
도 1은 종래의 기술에 의한 전자 결재 과정을 도시한다.
도 2는 전자 결재 시스템을 위한 컴퓨터 시스템 환경을 도시한다.
도 3은 본 발명에 의한 음성 전자 결재 시스템을 구성을 도시한 블락도이다.
도 4는 본 발명에 의한 음성 전자 결재 과정을 도시한 흐름도이다.
도 5는 본 발명의 일실시예에 의한 음성문서작성을 위한 화면을 도시한다.
도 6은 본 발명의 일실시예에 의한 음성재생을 위한 화면을 도시한다.
상기의 목적을 달성하기 위하여, 본 발명에 의한 기안자 또는 결재자가 전자적으로 작성한 기안서 또는 결재 의견을 보관하고, 상대방에게 발송하는 음성 전자 결재 시스템은 상기 기안자 또는 결재자로부터 음성문서 작성과 작성된 음성문서를 재생하기 위한 명령을 입력하는 사용자 인터페이스; 상기 사용자 인터페이스를 통해 상기 기안자 또는 결재자로부터 텍스트입력명령을 받아, 문자 리스트를 입력하는 텍스트 입력수단; 상기 사용자 인터페이스를 통해 상기 기안자 또는 결재자로부터 음성입력명령을 받아, 음성신호를 입력하는 음성 입력수단; 상기 사용자 인터페이스를 통해 상기 기안자 또는 결재자로부터 음성출력명령을 받아, 음성신호를 출력하는 음성 출력수단; 상기 음성입력 수단에 의해 입력된 음성신호를 디지털 음성 데이터로 부호화하고, 상기 디지털 음성 데이터를 상기 음성 출력수단에 의해 출력되는 신호로 복호화하는 코덱; 상기 사용자 인터페이스에서 제공하는 화면, 문자 문서, 사용자가 입력한 명령 및 상기 명령이 처리되는 과정을 사용자에게 표시하는 디스플레이 수단; 저장 수단; 및 상기 사용자 인터페이스를 통해 상기 기안자 또는 결재자로부터 파일저장명령을 받아, 상기 텍스트 입력수단에 의해 입력된 문자 리스트 및 상기 코덱에 의해 부호화된 음성 데이터를 상기 저장수단에 파일로 저장하는 파일 서버를 포함함을 특징으로 한다.
상기의 다른 목적을 달성하기 위하여, 본 발명에 의한 네트워크에 의해 연결된 다수의 컴퓨터를 사용하여 전자 문서를 음성 전자 결재하는 방법은 상기 다수의 컴퓨터 중 제1 컴퓨터에서, 문자 또는 그림으로 구성된 전자 문서를 작성하는 제1 단계; 상기 제1 컴퓨터에서, 음성 파일을 작성하는 제2 단계; 상기 제1 컴퓨터에서, 상기 제1 단계에서 작성된 전자 문서와 상기 제2 단계에서 작성된 음성 파일이 배치된 종합문서 파일을 작성하는 제3 단계; 상기 제1 컴퓨터에서, 결재권자에 상기 제3 단계에서 작성된 종합문서 파일이 존재함을 알리고, 상기 종합문서 파일을 저장하는 제4 단계; 상기 다수의 컴퓨터 중 제2 컴퓨터에서, 상기 결재권자가 상기 제4 단계에서 저장된 종합문서 파일을 확인하고, 문자 또는 음성으로 작성된 결재 의견을 상기 종합문서 파일에 첨부하여 저장하는 제5 단계를 포함함을 특징으로 한다.
이하에서 첨부된 도면을 참조하여 본 발명을 상세히 설명한다.
도 2는 전자 결재 시스템을 위한 컴퓨터 시스템 환경을 도시한다.
기안자와 결재자는 각각 LAN 등의 네트워크(220)에 의해 접속된 컴퓨터 시스템(200, 210)을 이용하여 기안 문서을 작성하고, 결재 의견을 첨부한다. 그러면, 기안자에 의해 작성되거나 결재자에 의해 결재 의견이 첨부된 기안 문서는 서버 시스템의 데이터베이스(230)로 관리된다.
도 3에 의하면, 본 발명에 의한 음성 전자 결재 시스템은 사용자 인터페이스(300), 파일 서버(370), 텍스트 입력수단, 음성 입력수단, 디스플레이 수단, 음성 출력수단, 코덱(350), 복비화기(360) 및 저장 수단을 포함하여 구성된다.
사용자 인터페이스(300)는 디스플레이 수단에 음성문서작성을 위한 화면과 음성재생을 위한 화면을 표시하고, 텍스트 입력수단 또는 마우스에 의해 사용자 명령을 입력한다.
본 발명에 의한 음성 전자 결재 시스템은 문자 리스트를 입력받기 위한 텍스트 입력수단 뿐만 아니라, 음성신호를 입력받기 위한 음성 입력수단을 포함한다. 본 발명의 바람직한 일실시예에 있어서, 텍스트 입력수단은 키보드(310)이고, 음성 입력수단은 마이크 또는 TTS(Text to speech)장치(320)이다.
본 발명에 의한 음성 전자 결재 시스템은 사용자 인터페이스(300)에서 제공하는 화면, 문자 문서, 사용자가 입력한 명령 및 상기 명령이 처리되는 과정 등을 사용자에게 표시하는 디스플레이 수단 뿐만 아니라, 음성을 포함하여 작성된 기안서 또는 음성으로 이루어진 결재 의견 등을 출력하기 위한 음성 출력수단을 포함한다. 본 발명의 바람직한 일실시예에 있어서, 디스플레이 수단은 CRT 디스플레이(Cathode Ray Tube display)(330)이고, 음성 출력수단은 스피커(340)이다.
코덱(Codec:Coder-Decoder)(350)은 마이크 또는 TTS(320)에 의해 입력된 음성신호를 디지털 음성 데이터로 부호화하고, 부호화된 디지털 음성 데이터를 스피커(340)에 의해 출력하기 위하여 복호화한다. 본 발명의 바람직한 일실시예에 있어서, 코덱(350)은 다양한 압축율을 갖는 압축기들(352)을 구비하여, 사용자가 파일의 중요도 또는 저장 기간별로 다른 압축기를 선택할 수 있도록 한다. 또한, 코덱(350)은 압축된 음성 파일을 복원하기 위하여, 상이한 압축율을 갖는 압축기들(352)에 각각 대응하는 복원기들(354)을 구비한다.
복비화기(360)는 키보드(310)에 의해 입력된 문자 리스트 및 코덱(350)에 의해 부호화된 디지털 음성 데이터를 비화하고, 비화된 문자 리스트 및 디지털 음성 데이터를 복화한다.
파일 서버(370)는 사용자 인터페이스(300)를 통해 상기 기안자 또는 결재자로부터 파일저장명령을 받으면, 복비화기(360)에 의해 비화된 문자 리스트 및 디지털 음성 데이터를 소정의 저장수단에 데이터베이스(380)로 저장한다.
도 4에 의하면, 본 발명에 의한 음성 전자 결재 과정은 다음과 같다.
네트워크에 의해 연결된 다수의 컴퓨터를 사용하여 전자 문서를 음성 전자 결재하는 방법에서는, 먼저 다수의 컴퓨터 중 제1 컴퓨터를 이용하여 문자 또는 그림으로 구성된 전자 문서를 작성한다(400 단계).
다음, 제1 컴퓨터에서 음성 파일을 작성한다(410 단계).
음성 파일 작성 과정을 도 5를 참조하여 상세히 설명한다. 먼저, 음성 파일을 작성하고자 하는 경우에는, 녹음 버턴(560)을 선택하여 녹음을 시작하고, 정지 버턴(550)을 선택하여 녹음을 끝낸다. 다음, 재생 버턴(530)을 선택하여 녹음이 제대로 되었는지 여부를 확인한다. 이때, 녹음된 디지털 음성 데이터 파일은 untitled.raw에 자동 저장된다. 다음, 파일로 쓰기(520) 버턴을 선택하여 원하는 파일명으로 저장할 수 있다. 다음, 압축 버턴(500)을 선택하여 디지털 음성 데이터 파일에 대한 압축을 시도한다.
한편, 이미 녹음된 디지털 음성 데이터 파일을 압축하고자 하는 경우에는 파일로부터 읽기 버턴(510)을 선택하여 원하는 파일을 선택하고, 재생 버턴(530)을 선택하여 원하는 파일인지 여부를 확인하고, 압축 버턴(500)을 선택하여 압축을 시도한다. 여기에서 잠시 중단 버턴(540)은 재생 버턴(530)에 의한 재생 과정을 잠시 중단하기 위한 버턴이고, 볼륨 제어(570)는 재생 과정에서 발생하는 음성 또는 소리의 크기를 조절하기 위한 것이다.
압축과정에서는 압축과 비화가 동시에 이루어지고, 사용자는 여러 가지 압축 방법 중 하나를 선택할 수 있다.
음성 파일은 상기한 바와 같이 사용자의 음성을 직접 녹음하여 얻을 수 도 있으나, 다양한 TTS 소리를 조합하여 구성할 수도 있다.
다음, 제1 컴퓨터에서 500 단계에서 작성된 전자 문서와 510 단계에서 작성된 음성 파일이 배치된 종합문서 파일을 작성한다(520 단계).
다음, 제1 컴퓨터에서 결재권자에 520 단계에서 작성된 종합문서 파일이 존재함을 알리고, 종합문서 파일을 데이터베이스로 저장한다(530 단계).
다음, 결재권자는 다수의 컴퓨터 중 제2 컴퓨터에서 530 단계에서 저장된 종합문서 파일을 확인하기 위해 데이터베이스에 저장된 종합문서 파일을 읽어들인다. 이때, 결재권자의 음성의 특성을 확인함에 의해, 종합문서 파일을 확인하는 권한을 부여한다.
음성 재생 과정을 도 6을 참조하여 상세히 설명한다. 이미 압축된 파일을 복원하고자 하는 경우에는 파일로부터 읽기 버턴(600)을 선택하여 원하는 파일을 선택하고, 재생 버턴(610)을 선택하여 재생된 음성을 확인한다. 즉, 선택된 음성 파일은 복비화기(360) 및 코덱(350)을 거쳐 스피커(340)에 의해 음성으로 출력된다.
상기한 과정에 의해 음성 파일을 확인한 후, 결재권자는 문자 또는 음성으로 작성된 결재 의견을 510 단계에 의해 작성하고 종합문서 파일에 첨부한다(440 단계).
440 단계에서 결재 의견이 첨부된 종합문서 파일은 그 중요도에 따라 단기 데이터베이스와 장기 데이터베이스로 분별하여 저장된다(450 단계). 기안자는 데이터베이스를 읽어 결재 결과를 확인한다.
본 발명에 의하면, 다음과 같은 효과가 있다.
첫째, 기안서 또는 결재 의견 작성에 있어, 타이핑 방식 뿐만 아니라 녹음 방식을 사용할 수 있어서 편리하다.
둘째, 결재자의 음색이 살아있는 음성에 의해 결재 의견을 작성할 수 있어 의사 표시가 명확하다.
셋째, 장기간 보관된 문서의 경우에도 결재 당시의 상황 또는 느낌을 전달받기 쉬어, 기억 재생의 효과가 탁월하다.
넷째, 개인의 목소리를 결재인감으로 사용하여 인증(Authentication) 기능의 구현이 용이하다.

Claims (10)

  1. 기안자 또는 결재자가 전자적으로 작성한 기안서 또는 결재 의견을 보관하고, 상대방에게 발송하는 전자 결재 시스템에 있어서,
    상기 기안자 또는 결재자로부터 음성문서 작성과 작성된 음성문서를 재생하기 위한 명령을 입력하는 사용자 인터페이스;
    상기 사용자 인터페이스를 통해 상기 기안자 또는 결재자로부터 텍스트입력명령을 받아, 문자 리스트를 입력하는 텍스트 입력수단;
    상기 사용자 인터페이스를 통해 상기 기안자 또는 결재자로부터 음성입력명령을 받아, 음성신호를 입력하는 음성 입력수단;
    상기 사용자 인터페이스를 통해 상기 기안자 또는 결재자로부터 음성출력명령을 받아, 음성신호를 출력하는 음성 출력수단;
    상기 음성입력 수단에 의해 입력된 음성신호를 디지털 음성 데이터로 부호화하고, 상기 디지털 음성 데이터를 상기 음성 출력수단에 의해 출력되는 신호로 복호화하는 코덱;
    상기 사용자 인터페이스에서 제공하는 화면, 문자 문서, 사용자가 입력한 명령 및 상기 명령이 처리되는 과정을 사용자에게 표시하는 디스플레이 수단;
    저장 수단; 및
    상기 사용자 인터페이스를 통해 상기 기안자 또는 결재자로부터 파일저장명령을 받아, 상기 텍스트 입력수단에 의해 입력된 문자 리스트 및 상기 코덱에 의해 부호화된 음성 데이터를 상기 저장수단에 파일로 저장하는 파일 서버를 포함함을 특징으로 하는 음성 전자 결재 시스템.
  2. 제1항에 있어서,
    상기 텍스트 입력수단에 의해 입력된 문자 리스트 및 상기 코덱에 의해 부호화된 디지털 음성 데이터를 비화하고, 상기 비화된 문자 리스트 및 디지털 음성 데이터를 복화하는 복비화기를 더 포함하고,
    상기 파일 서버는 상기 비화된 문자 리스트 및 디지털 음성 데이터를 파일로 저장함을 특징으로 하는 음성 전자 결재 시스템.
  3. 제1항에 있어서,
    마우스를 더 포함하고,
    상기 사용자 인터페이스는
    상기 디스플레이 수단에 음성문서작성 화면과 음성재생 화면을 표시하여, 상기 텍스트 입력수단 또는 상기 마우스에 의해 사용자 명령을 입력하는 것을 특징으로 하는 음성 전자 결재 시스템.
  4. 제1항에 있어서, 상기 음성 입력수단은
    마이크임을 특징으로 하는 음성 결재 시스템.
  5. 제1항에 있어서, 상기 음성 입력수단은
    TTS장치임을 특징으로 하는 음성 결재 시스템.
  6. 제1항에 있어서, 상기 음성 출력수단은
    스피커임을 특징으로 하는 음성 결재 시스템.
  7. 제1항에 있어서, 상기 코덱은
    여러 가지 압축율 중에서, 사용자가 결정하는 압축율로 상기 부호화된 디지털 음성 데이터를 압축하는 압축기; 및
    상기 압축기에 의해 압축된 디지털 음성 데이터를 복원하는 복원기를 더 구비함을 특징으로 하는 음성 전자 결재 시스템.
  8. 네트워크에 의해 연결된 다수의 컴퓨터를 사용하여 전자 문서를 전자 결재하는 방법에 있어서,
    상기 다수의 컴퓨터 중 제1 컴퓨터에서, 문자 또는 그림으로 구성된 전자 문서를 작성하는 제1 단계;
    상기 제1 컴퓨터에서, 음성 파일을 작성하는 제2 단계;
    상기 제1 컴퓨터에서, 상기 제1 단계에서 작성된 전자 문서와 상기 제2 단계에서 작성된 음성 파일이 배치된 종합문서 파일을 작성하는 제3 단계;
    상기 제1 컴퓨터에서, 결재권자에 상기 제3 단계에서 작성된 종합문서 파일이 존재함을 알리고, 상기 종합문서 파일을 저장하는 제4 단계;
    상기 다수의 컴퓨터 중 제2 컴퓨터에서, 상기 결재권자가 상기 제4 단계에서 저장된 종합문서 파일을 확인하고, 문자 또는 음성으로 작성된 결재 의견을 상기 종합문서 파일에 첨부하여 저장하는 제5 단계를 포함함을 특징으로 하는 음성 전자 결재 방법.
  9. 제8항에 있어서, 상기 제5단계는
    상기 결재권자의 음성의 특성을 확인함에 의해, 상기 결재권자가 상기 종합문서 파일을 확인하는 권한을 부여하는 것을 특징으로 하는 음성 전자 결재 방법.
  10. 제8항에 있어서, 상기 제5단계는
    상기 결재 의견이 첨부된 종합문서 파일을 중요도에 따라 단기 데이터베이스와 장기 데이터베이스로 분별하여 저장하는 것을 특징으로 하는 음성 전자 결재 방법.
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* Cited by examiner, † Cited by third party
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KR100430471B1 (ko) * 2000-01-10 2004-05-10 김경복 통신 정보. 결재

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KR100430471B1 (ko) * 2000-01-10 2004-05-10 김경복 통신 정보. 결재
KR20020016723A (ko) * 2000-08-26 2002-03-06 이재천 인터넷을 통한 전자결재 시스템에서의 개인문서의 구성 및운영방법

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