KR102151791B1 - Rfid와 식별코드를 이용한 우편물 관리 시스템 및 방법 - Google Patents

Rfid와 식별코드를 이용한 우편물 관리 시스템 및 방법 Download PDF

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Abstract

본 발명은 우편물 관리 시스템을 개시한다. 보다 상세하게는, 본 발명은 회사 등에서 사내 출입 시스템과 연동 또는 통합하여 직원들의 우편물을 수령, 보관 및 불출 등의 관리 기능을 제공하는 RFID와 식별코드를 이용한 우편물 관리 시스템 및 방법에 관한 것이다.
본 발명의 실시예에 따르면, 우편물에 부착되는 바코드를 매개로 하여 배송되었거나, 배송할 우편물을 접수 및 수령자를 식별하고, 사내 통신망을 통해 수령자인 직원에게 알림을 제공하며, 직원증을 통해 수령자를 식별 및 우편물을 불출함으로써, 당사자가 현재 우편물의 배송상황을 용이하게 확인할 수 있으며 우편물의 전달 누락, 우편물 분실 등의 배송사고 발생을 최소화할 수 있는 효과가 있다.

Description

RFID와 식별코드를 이용한 우편물 관리 시스템 및 방법{SYSTEM AND METHOD TO USING RFID AND IDENTIFICATION CODE FOR MANAGING POSTAL MATTER}
본 발명은 우편물 관리 시스템에 관한 것으로, 회사 등에서 사내 출입 시스템과 연동 또는 통합하여 직원들의 우편물을 수령, 보관 및 불출 등의 관리 기능을 제공하는 RFID와 식별코드를 이용한 우편물 관리 시스템 및 방법에 관한 것이다.
현재 사회에서 다수의 직장인들은 평일 주간의 대부분의 시간을 근무지에서 머물게 되며, 이에 해당 우편물이 배송지에 수취자 또는 수령자가 부재 중일 때 배달되는 경우가 빈번하게 발생되고 있다. 이러한 경우 배송자는 수취자의 연락처로 직접 연락을 취하고 수취자가 전화를 받게 되면 수취자의 요구에 따라 해당 우편물을 경비실, 옆집 또는 편의점 등에 맡기거나, 소화전과 같은 수취자가 요구하는 장소에 넣어 주어야 하기 때문에, 배송자 입장에서 상당히 번거로운 일일 뿐만 아니라, 해당 물류의 배송에 필요 이상의 많은 시간이 소요되어 다른 물류의 배송에 지장을 줄 수 있고, 우편물이 분실되는 등의 문제가 발생할 수 있다.
이에, 주간에 근무하는 직장인들은 업무와 직접적으로 관련된 우편물 이외에도, 개인물류를 포함하는 우편물 또한 종종 우편물의 배송지를 주간 근무장소인 회사로 설정하게 된다. 일반적으로, 회사로 배송되는 우편물들은 우편물 관리 부서 또는 출입 데스크에서 대리 수령하며 이후 수령자가 찾으러 오면 수령자 확인 후 불출해주는 형태로 운영되고 있다.
그러나, 현재 근무중인 직장인들은 언제, 어떤 종류의 우편물이 도착 하였는지 알 수 없으며, 이를 매번 사내 우편물 관리 부서에 확인하는 것도 용이하지 않다. 이는 출고(outbound) 및 입고(inbound)의 경우도 마찬가지라 할 수 있다. 특히, 등기가 아닌 일반 우편물의 경우에는 별도의 우편 영수증이 발급되지 않으며, 이에 우편물의 유실되어도 확인이 어렵다는 문제점이 있다.
또한, 회사에서는 정부기관이나 공인기관 등에서 송부되는 서신(correspondence)는 같은 날(same business day)에 전달 되어야 한다. 이때, 이름, 연락처, 부서 등의 수신인 정보는 날짜, 시간 등을 포함하여 정확하게 기록되어야만 하고, 예외적으로 제때에 전달되지 못할 경우에는 해당 내용은 반드시 문서화(documentation) 또는 기록되어야 한다.
공개특허공보 제10-2009-0000752호(공개일자: 2009.01.08.)
본 발명은 전술한 문제점을 해결하기 위해 안출된 것으로, 본 발명은 기업체 등에서 운영하는 사내 입출입 관리 시스템과 연동 또는 통합하여 우편물을 접수, 보관 및 불출하는 사내 우편물 관리 시스템을 제공하는 데 과제가 있다.
전술한 과제를 해결하기 위해, 본 발명의 바람직한 실시예에 따른 우편물 관리 시스템은, 복수의 입출력 장치와 연결되어 하나 이상의 수령 또는 발송 예정인 우편물을 접수 및 불출하는 하나 이상의 데스크 단말 및 정보통신망을 통해 연결되거나 데스크 단말에 탑재되고, 상기 데스크 단말의 등록 요청에 따라, 우편물의 수령자 또는 발송자인 직원을 식별하여 우편물을 등록하고, 수령 또는 발송 예정인 우편물에 대한 식별코드를 발행 및 보관을 승인하고, 상기 데스크 단말의 불출 요청에 따라 데스크에 보관된 우편물의 불출을 지시하는 우편물 관리 서버를 포함하고, 상기 우편물 관리 서버는 데스크 측에서 우편물의 접수, 불출 또는 이관시, 해당 직원의 직원단말로 알림을 발송할 수 있다.
상기 우편물 관리 서버는, 상기 데스크 단말로부터 수령 또는 발송예정인 우편물이 접수되어 등록을 요청 받고, 데스크 측에 의한 보관 또는 불출을 위한 하나 이상의 프로세스를 진행하는 우편물 접수부, 상기 우편물에 대한 식별코드를 발행하는 식별코드 발행부, 상기 우편물을 수령 또는 발송하고자 하는 직원을 식별하는 직원 관리부, 식별코드가 발행된 우편물의 수령, 발송, 반송 및 이관을 위한 하나 이상의 프로세스를 진행하는 우편물 처리부, 우편물의 접수, 발송 또는 불출시 우편물에 등록된 직원의 직원단말에 알림 메시지를 제공하는 알림부 및 상기 데스크 단말에 직원, 타 부서 또는 배송업체로의 우편물 불출을 지시하는 우편물 불출부를 포함할 수 있다.
상기 우편물 관리 서버는, 해당 회사에 근무하는 복수의 직원에 대한 직원ID, 부서 및 연락처를 포함하는 직원정보가 저장되는 직원 데이터 베이스 및 등록된 우편물에 대한 정보가 저장되는 우편물 정보 데이터 베이스를 포함할 수 있다.
상기 우편물 접수부는, 해당 회사의 출입관리 시스템과 연동하여 우편물의 등록시 상기 우편물의 수령자 또는 발송자를 식별할 수 있다.
상기 복수의 입출력 장치는, 발행된 식별코드에 대응하는 이미지를 스티커상에 인쇄하여 출력하는 바코드 프린터, 상기 식별코드를 스캔하여 인식하는 스캐너 및 직원이 소지한 ID 카드가 태깅되면 인식하여 해당 직원의 신원을 식별하는 RFID 리더기를 포함할 수 있다.
상기 식별코드는 바코드 또는 QR코드이고, 상기 이미지는 우편유형, 접수일자, 직원이름 및, 직원의 보관함 번호 또는 자리 번호가 표기될 수 있다.
상기 우편물 접수부는, 상기 스캐너에 의해 식별코드가 인식되는 동시에, 상기 우편물에 대한 정보를 엑셀파일 형태로 기재할 수 있다.
상기 우편물 접수부는, 직원을 수령자 또는 발송자로 하는 우편물이 데스크에 전달되면 등록절차를 수행하고, 등록이 승인 또는 불출이 지시되면 데스크 측에서 우편물을 보관장소에 보관하도록 할 수 있다.
상기 우편물 처리부는, 해당 지점에 근무하는 직원을 수령자로 하는 우편물이 등록되면 우편물 정보를 우편물 데이터 베이스에 저장하고, 상기 데스크 단말로부터 신원이 확인된 직원에 의한 수령이 요청되면 불출을 승인하는 수령 프로세스, 해당 지점에 근무하는 직원을 발송자로 하는 우편물이 등록되면 우편물 정보를 우편물 데이터 베이스에 저장하고, 상기 데스크 단말로부터 배송업체에 의한 발송이 요청되면 불출을 승인하는 발송 프로세스, 해당 지점에 근무하는 직원을 반송자로 하는 우편물이 등록되면 우편물 정보를 우편물 데이터 베이스에 저장하고, 상기 데스크 단말로부터 배송업체에 의한 반송이 요청되면 불출을 승인하는 발송 프로세스 및 타 지점에 근무하는 직원을 수령자로 하는 우편물이 등록되면 우편물 정보를 우편물 데이터 베이스에 저장하고, 상기 데스크 단말로부터 타 지점으로의 배송이 요청되면 배송업체에 불출을 승인하는 발송 프로세스를 진행할 수 있다.
또한, 전술한 과제를 해결하기 위한 본 발명의 다른 양태의 실시예에 따른 회사의 각 지점에 설치되는 하나 이상의 데스크 단말 및 상기 데스크 단말과 연동하는 우편물 관리 서버에 의한 우편물 관리 방법은, 상기 데스크 단말이 배송업체로부터 전달된 우편물을 접수받고, 상기 우편물 관리 서버에 등록을 요청하는 단계, 상기 우편물 관리 서버가 해당 우편물의 수령자인 직원을 식별하고, 우편물에 대한 식별코드를 발행하는 단계, 상기 데스크 단말과 연결된 복수의 입출력 장치에 의해 상기 식별코드가 스캔되면, 상기 우편물 관리 서버가 해당 우편물을 등록하는 단계 및 상기 데스크 단말로부터 등록된 우편물의 수령자인 직원에 의한 우편물 불출이 요청되면, 상기 우편물 관리 서버가 수령자를 식별하고, 불출을 승인하는 단계를 포함할 수 있다.
상기 복수의 입출력 장치에 의해 상기 식별코드가 스캔되면, 상기 우편물 관리 서버가 해당 우편물을 등록하는 단계 이후 또는, 상기 데스크 단말로부터 등록된 우편물의 수령자인 직원에 의한 우편물 불출이 요청되면, 상기 우편물 관리 서버가 수령자를 식별하고, 불출을 승인하는 단계 이후, 식별된 수령자의 직원단말에 우편물의 접수 또는 불출에 대한 알림 메시지를 전송하는 단계를 더 포함할 수 있다.
또한, 본 발명의 또 다른 양태의 실시예에 따른 회사의 각 지점에 설치되는 하나 이상의 데스크 단말 및 상기 데스크 단말과 연동하는 우편물 관리 서버에 의한 우편물 관리 방법은 상기 데스크 단말이 직원ID에 식별된 직원으로부터 전달된 우편물을 접수받고, 상기 우편물 관리 서버에 등록을 요청하는 단계, 상기 우편물 관리 서버가 해당 우편물의 발송자 또는 반송자인 직원을 식별하고, 우편물에 대한 식별코드를 발행하는 단계, 상기 데스크 단말에 연결된 복수의 입출력 장치에 의해 상기 식별코드가 스캔되면, 상기 우편물 관리 서버가 해당 우편물을 등록하는 단계 및 상기 데스크 단말로부터 배송업체에 의한 우편물 불출이 요청되면, 상기 우편물 관리 서버가 발송자 또는 발송자인 직원을 식별하고, 불출을 승인하는 단계를 포함할 수 있다.
상기 복수의 입출력 장치에 의해 상기 식별코드가 스캔되면, 상기 우편물 관리 서버가 해당 우편물을 등록하는 단계는 상기 우편물 관리 서버가 상기 우편물에 대한 정보를 엑셀파일형태로 저장하는 단계를 포함할 수 있다.
상기 복수의 입출력 장치에 의해 상기 식별코드가 스캔되면, 상기 우편물 관리 서버가 해당 우편물을 등록하는 단계 이후 또는, 상기 데스크 단말로부터 배송업체에 의한 우편물 불출이 요청되면, 상기 우편물 관리 서버가 발송자 또는 반송자인 직원을 식별하고, 불출을 승인하는 단계 이후, 식별된 발송자 또는 반송자의 직원단말에 우편물의 접수, 발송 또는 반송에 대한 알림 메시지를 전송하는 단계를 포함할 수 있다.
또한, 본 발명의 또 다른 양태의 실시예에 따른 회사의 각 지점에 설치되는 하나 이상의 데스크 단말 및 상기 데스크 단말과 연동하는 우편물 관리 서버에 의한 우편물 관리 방법은, 상기 데스크 단말이 타 지점의 직원에게 배송된 우편물을 접수받고, 상기 우편물 관리 서버에 등록을 요청하는 단계, 상기 우편물 관리 서버가 해당 우편물의 수령자인 직원을 식별하고, 우편물에 대한 식별코드를 발행하는 단계, 상기 데스크 단말에 연결된 복수의 입출력 장치에 의해 상기 식별코드가 스캔되면, 상기 우편물 관리 서버가 해당 우편물을 등록하는 단계 및 배송업체에 의해 우편물 불출이 요청되면, 상기 우편물 관리 서버가 수령자를 식별하고, 불출을 승인하는 단계를 포함할 수 있다.
상기 복수의 입출력 장치에 의해 상기 식별코드가 스캔되면, 상기 우편물 관리 서버가 해당 우편물을 등록하는 단계 이후, 또는 배송업체에 의해 우편물 불출이 요청되면, 상기 우편물 관리 서버가 수령자를 식별하고, 불출을 승인하는 단계 이후, 식별된 수령자의 직원단말에 우편물의 접수, 이관에 대한 알림 메시지를 전송하는 단계를 포함할 수 있다.
본 발명의 실시예에 따르면, 우편물에 부착되는 바코드를 매개로 하여 배송되었거나, 배송할 우편물을 접수 및 수령자를 식별하고, 사내 통신망을 통해 수령자인 직원에게 알림을 제공하며, 직원증을 통해 수령자를 식별 및 우편물을 불출함으로써, 당사자가 현재 우편물의 배송상황을 용이하게 확인할 수 있으며 우편물의 전달 누락, 우편물 분실 등의 배송사고 발생을 최소화할 수 있는 효과가 있다.
도 1은 본 발명의 실시예에 따른 RFID와 식별코드를 이용한 우편물 관리 시스템의 전체 구조에 관한 도면이다.
도 2는 본 발명의 실시예에 따른 RFID와 식별코드를 이용한 우편물 관리 시스템에 포함되는 우편물 관리 서버의 구조에 관한 도면이다.
도 3은 본 발명의 실시예에 따른 RFID와 식별코드를 이용한 우편물 관리 시스템에 의한 우편물 관리 방법에 관한 도면이다.
도 4는 본 발명의 실시예에 따른 RFID와 식별코드를 이용한 우편물 관리 시스템에서 이용되는 식별코드의 구조를 예시한 도면이다.
명세서 전체에서 어떤 부분이 어떤 구성요소를 "구비" 또는 "포함" 한다고 할 때, 이는 특별히 반대되는 기재가 없는 한 다른 구성요소를 제외하는 것이 아니라 다른 구성요소를 더 포함할 수 있는 것을 의미한다. 또한, 명세서에 기재된 "...부(Unit)" 및 "...시스템(System)" 등의 용어는 하나 또는 그 이상의 기능이나 동작을 처리하는 단위를 의미하며, 이는 하드웨어, 소프트웨어 또는, 하드웨어 및 소프트웨어의 결합으로 구현될 수 있다.
또한 본 명세서에서 "실시예"라는 용어는 예시, 사례 또는 도해의 역할을 하는 것을 의미하나, 발명의 대상은 그러한 예에 의해 제한되지 않는다. 또한 "포함하는", "구비하는", "갖는" 및 다른 유사한 용어가 사용되고 있으나, 청구범위에서 사용되는 경우 임의의 추가적인 또는 다른 구성요소를 배제하지 않는 개방적인 전환어(Transition word)로서 "포함하는(Comprising)"이라는 용어와 유사한 방식으로 포괄적으로 사용될 수 있다.
본 명세서에 설명된 다양한 기법은 하드웨어 또는 소프트웨어와 함께 구현되거나, 적합한 경우에 이들 모두의 조합과 함께 구현될 수 있다. 본 명세서에 사용된 바와 같은 "...부(Unit)" 및 "...시스템(System)" 등의 용어는 마찬가지로 컴퓨터 관련 엔티티(Entity), 즉 하드웨어, 하드웨어 및 소프트웨어의 조합, 소프트웨어 또는 실행 시의 소프트웨어와 등가로 취급할 수 있다. 또한, 본 발명의 프로그램에서 실행되는 각 기능은 모듈단위로 구성될 수 있고, 하나의 물리적 메모리에 기록되거나, 둘 이상의 메모리 및 기록매체 사이에 분산되어 기록될 수 있다.
이하, 도면을 참조하여 본 발명의 실시예에 따른 RFID와 식별코드를 이용한 우편물 관리 시스템을 상세히 설명한다.
도 1은 본 발명의 실시예에 따른 RFID와 식별코드를 이용한 우편물 관리 시스템의 전체 구조에 관한 도면이다.
도 1을 참조하면, 본 발명의 실시예에 따른 우편물 관리 시스템은, 복수의 입출력 장치(200)와 연결되어 하나 이상의 수령 또는 발송 예정인 우편물을 접수 및 불출하는 하나 이상의 데스크 단말(100) 및 정보통신망을 통해 연결되거나 데스크 단말(100)에 탑재되고, 데스크 단말(100)의 등록 요청에 따라, 우편물의 수령자 또는 발송자인 직원을 식별하여 우편물을 등록하고, 수령 또는 발송 예정인 우편물에 대한 식별코드를 발행 및 보관을 승인하고, 데스크 단말(100)의 불출 요청에 따라 데스크에 보관된 우편물의 불출을 지시하는 우편물 관리 서버(300)를 포함할 수 있다. 특히, 우편물 관리 서버(300)는 데스크 측에서 우편물의 접수, 불출 또는 이관시, 해당 직원의 직원단말로 알림을 발송할 수 있다.
본 발명의 실시예에 따른 우편물 관리 시스템은, 데스크에서 직원에게 배송된 우편물을 임시 보관 및 불출하는 서비스와, 직원이 타 수령자에게 배송할 우편물 또는 반송할 우편물을 맡기면 정기, 비정기적으로 출입하는 배송업체에 전달하는 서비스와, 타 지점에 근무하는 직원의 우편물을 대신 수령하고, 이를 해당 지점으로 전달하는 서비스를 제공하는 것으로, 각 지점의 데스크 단말(100)과 우편물 관리 서버(300)의 연동을 통해 전술한 서비스를 구현하게 된다.
데스크 단말(100)은 회사의 출입구 또는 회사의 각 부서의 출입구에 설치되는 데스크에 구비되는 단말장치로서, 데스크 측에서는 해당 회사에 소속된 직원을 수령자로 하는 우편물을 접수받아 우편물 관리 서버(300)에 등록할 수 있고, 데스크에서 보관중인 우편물을 찾으러 온 직원의 본인 및 수령자 여부를 확인하고 불출 승인을 우편물 관리 서버(300)에 요청할 수 있다.
또한, 데스크 단말(100)은 거래처에 우편물을 발송하거나, 잘못 발송된 우편물을 반송하고자 하는 직원을 발송자 또는 반송자로 하는 우편물을 접수받아 우편물 관리 서버(300)에 등록할 수 있고 데스크에서 보관중인 우편물을 찾으러 온 직원의 본인 및 수령자 여부를 확인하고 불출 승인을 우편물 관리 서버(300)에 요청할 수 있다.
이때, 우편물의 확인은 우편물 등록에 따라 우편물 관리 서버(300)에서 발행하는 바코드 등으로 구현되는 식별코드가 이용될 수 있다.
또한, 데스크 단말(100)은 해당 지점이 아닌 타 지점에 근무하는 직원에게 배송된 우편물이 접수되는 경우, 이를 우편물 관리 서버(300)에 등록함과 아울러, 수령자가 데스크 측으로 직접 방문하여 수령하도록 하는 것이 아닌, 배송업체에 불출하여 해당 지점으로 배송될 수 있도록 한다.
또한, 데스크 단말(100)은 사내망을 통해 출입관리 시스템과 연동할 수 있고, 우편물의 불출시 RFID 단말에 통한 직원ID의 인식에 따라 본인여부 및 수령자 여부를 확인할 수 있고, 확인결과에 따라 데스크 측에서는 보관중인 우편물을 불출할 수 있다.
특히, 데스크 단말(100)은 바코드 프린터(210), 스캐너(220) 및 RFID 리더(230) 등 복수의 입출력 장치에 연결되어 수령자의 신원을 확인하고, 우편물의 접수 및 불출 등의 절차를 처리할 수 있다.
전술한 데스크 단말(100)은 데스크 단말(100)내에 서버 프로그램 형태로 설치 및 실행되거나, 원격지에 별도의 서버장치로 구현되는 우편물 관리 서버(300)와 연동하여 전술한 절차를 수행할 수 있다.
또한, 데스크 단말(100)은 우편물 관리 서버(300)와의 연동을 통해 우편물 관리와 관련된 다양한 기능을 구현할 수 있다.
상세하게는, 데스크 단말(100)은 사용자관리, 부서관리, 사원관리, 메뉴권한 관리, 메일주소 관리 및 우편물 유형관리 기능을 실행할 수 있다. 특히, 우편물 관리 기능으로서, 해당 메일의 직원정보를 조회하여 바코드 라벨 인쇄, 부착 및 스캔 등을 포함하는 우편물 접수 절차를 처리할 수 있다.
또한, 우편물을 수령하기 위해 방문한 직원에 대하여 사원카드를 RFID 리더기에 리딩하여 해당사원 조회, 사원번호를 입력하도록 함으로써 해당 사원을 조회하고 사원명을 입력하여 해당사원을 조회 할 수 있으며, 우편물을 지급하고, 수령인을 입력할 수 있다. 이때, 수취인과 수령인이 다를 경우 변경이 가능하다.
또한, 우편물 관리 기능으로는 우편물을 배달 또는 전달하는 절차뿐만 아니라, 우편물의 취소, 반송, 폐기 등의 절차를 처리할 수 있다.
또한, 데스크 단말(100)은 작업현황 확인 기능을 실행할 수 있다. 이러한 작업현황에는 접수일자, 바코드, 수취인부서, 수취인, 우편물 유형형태, 우편물 상태 및 수령방법 등을 포함하는 우편물 현황과, 발송일자, 수취인, 이메일 주소 등을 포함하는 이메일 또는 문자 발송현황 등이 있으며, 이러한 현황에 대한 조회 및 관리기능을 제공할 수 있다.
또한, 데스크 단말(100)은 우편물과 관련된 정보들을 우편물 관리 서버(300)에 요청하여 엑셀 파일로 정보 변환 및 출력할 수 있다.
우편물 관리 서버(300)는 정보통신망을 통해 회사의 출입구에 설치되는 하나 이상의 데스크 단말(100)과 연동하여 접수된 우편물을 등록하여 식별코드를 발행하고, 등록된 우편물의 수령자 또는 발송자를 식별하여 그의 직원단말에 알림 메시지를 송부할 수 있다. 또한, 우편물 관리 서버(300)는 데스크 측에서 보관중인 우편물에 대하여, 수령자가 찾으러 가거나, 발송을 위해 배송업체에서 수거 요청시 이를 승인하고, 데스크 단말(100)에 불출을 승인할 수 있다.
또한, 우편물 관리 서버(300)는 어느 하나의 데스크에 접수된 우편물의 수령자가 해당 지점에 근무하는 직원이 아닌, 타 지점의 직원일 경우, 배송업체를 통해 타 지점으로 배송될 수 있도록 데스크 단말(100)에 이관을 위한 불출을 승인할 수 있다.
이러한 우편물 관리 서버(300)로는 원격지에 위치한 다수의 데스크 단말로부터 다수의 우편물에 대한 등록, 식별코드 발행, 불출, 이관 승인 등의 절차를 오류 및 지연없이 처리할 수 있도록 고성능의 마이크로 프로세서와, 대용량의 메모리 및 저장소가 탑재된 워크 스테이션급 이상의 서버 장치가 이용될 수 있다.
전술한 구조에 따라, 본 발명의 실시예에 따른 우편물 관리 시스템은 회사에 근무하는 직원들에게 배송되는 우편물을 데스크 측에서 보관 및 접수하고, 우편물 관리 서버에서 발행하는 식별코드를 기반으로 관리 및 불출되도록 함으로써, 당사자가 현재 우편물의 배송상황을 용이하게 확인할 수 있으며 우편물의 전달 누락, 우편물 분실 등의 배송사고 발생을 방지할 수 있다.
또한, 본 발명의 우편물 관리 바코드 시스템을 이용하게 되면, 바코드 생성 이후 스캔하는 작업과 동시에 모든 정보들이 엑셀파일로 자동저장이 되기 때문에 서신관련 절차를 자동으로 관리할 수 있게 된다.
또한, 본 발명의 실시예에 따른 우편물 관리 시스템은, 서비스 대상으로서 일반 기업체뿐만 아니라, 개인 및 기관 등에도 제공할 수 있도록 외부의 우편, 택배업체와의 연동을 통해 우편물 발송시부터 수신자의 정보에 기초하여 바코드 또는 QR코드를 미리 부여하여 우편물 표면에 표기하는 형태의 서비스를 더 제공할 수 있다.
이하, 도면을 참조하여 본 발명의 실시예에 따른 우편물 관리 서버를 상세히 설명한다.
도 2는 본 발명의 실시예에 따른 RFID와 식별코드를 이용한 우편물 관리 시스템에 포함되는 우편물 관리 서버의 구조에 관한 도면이다. 이하의 설명에서, 우편물 관리 시스템을 이루는 각 구성부는, 마이크로 프로세서에 의해 실행 가능한 컴퓨터 프로그램의 형태로 구현되고, 읽고 쓰기가 가능한 기록매체에 기록되어 서버 장치에 탑재될 수 있다.
도 2를 참조하면, 본 발명의 실시예에 따른 우편물 관리 서버(300)는, 데스크 단말(100)로부터 수령 또는 발송예정인 우편물이 접수되어 등록을 요청 받고, 데스크 측에 의한 보관 또는 불출을 위한 하나 이상의 프로세스를 진행하는 우편물 접수부(310), 우편물에 대한 식별코드를 발행하는 식별코드 발행부(320), 우편물을 수령 또는 발송하고자 하는 직원을 식별하는 직원 관리부(330), 해당 회사에 근무하는 복수의 직원에 대한 직원ID, 부서 및 연락처를 포함하는 직원정보가 저장되는 직원 데이터 베이스(340), 식별코드가 발행된 우편물의 수령, 발송, 반송 및 이관을 위한 하나 이상의 프로세스를 진행하는 우편물 처리부(350), 등록된 우편물에 대한 정보가 저장되는 우편물 정보 데이터 베이스(360) 및 우편물의 접수, 발송 또는 불출시 우편물에 등록된 직원의 직원단말에 알림 메시지를 제공하는 알림부(370) 및 데스크 단말(100)에 직원, 타 부서 또는 배송업체로의 우편물 불출을 지시하는 우편물 불출부(380)를 포함할 수 있다.
우편물 접수부(310)는 회사의 각 지점에 설치되는 데스크에서 운영되는 데스크 단말(100)로부터 우편물의 접수에 따른 등록을 요청받으며, 우편물 등록과 관련된 절차를 수행할 수 있다.
상세하게는, 우편물 접수부(310)는 데스크 단말(100)의 우편물 접수에 따른 등록 요청을 수신할 수 있다. 해당 회사의 직원에게 배송되는 우편물 또는, 직원이 발송하거나 반송하려는 우편물은 데스크에 접수되며, 해당 회사에서 처리되는 모든 우편물들은 우편물 관리 서버(300)에 등록하여 식별코드를 부여받아 이를 매개로 하여 처리될 수 있다. 데스크 단말(100)은 접수된 우편물에 대하여 수령자의 이름, 부서 등을 통해 직원의 조회기능을 제공하고, 수령자가 확인되면 그 수령자에 대한 접수된 우편물의 시스템 등록을 요청하게 된다.
우편물 관리 시스템에 등록을 요청하면, 우편물 접수부(310)는 직원 관리부(330)를 통해 직원정보를 조회하여 수령자를 확인할 수 있다.
식별코드 발행부(320)는 직원정보 관리부(330)를 통해 등록 요청된 우편물에 대하여 해당 수령자에 대한 수령자 이름, 부서, 이메일 주소, 직원번호, 사물함 번호 및 자리번호 등을 추출할 수 있고, 이러한 정보를 참조하여 접수된 우편물에 대한 식별코드를 생성할 수 있다.
이러한 식별코드는 바코드 또는 QR 코드 등으로 표시될 수 있고, 상기의 직원정보 중, 일부를 포함하는 이미지 형태로 생성되어 데스크 단말(100)에 전송될 수 있다. 이에 따라, 데스크 단말(100)은 연결된 바코드 프린터(210)를 이용하여 전송된 식별코드를 스티커 용지에 인쇄, 출력할 수 있다. 그리고, 출력된 식별코드 스티커는 우편물에 부착될 수 있다.
이후, 데스크 측에서는 스캐너를 통해 우편물에 부착된 식별코드를 스캔하면, 데스크 단말(100)은 식별코드에 포함된 정보를 우편물 처리부(350)에 전송함으로써 우편물을 시스템에 등록할 수 있다.
직원 관리부(330)는, 우편물 서비스를 제공하기 위한 직원정보를 관리할 수 있다. 상세하게는, 데스크 단말(100)로부터 우편물 접수를 위한 수령자명이 입력되면, 직원정보 데이터 베이스(340)에 저장된 직원정보를 조회하여 해당 우편물의 수령자인 직원의 이름, 부서, 연락처 등을 추출할 수 있고, 그 추출된 정보를 식별코드 생성시 이용될 수 있다.
직원정보 데이터 베이스(340)는 해당 회사에 근무하는 직원들에 대한 직원ID, 부서 및 연락처 등을 포함하는 직원정보가 저장될 수 있다. 이러한 직원정보 데이터 베이스(340)에 저장된 정보는 우편물의 수령자 또는 발송자를 식별하는 데 이용되거나, 우편물의 수령, 발송 등의 절차가 진행됨에 따라 알림 메시지를 송부하는 데 이용될 수 있다.
특히, 이러한 직원정보 데이터 베이스(340)에 저장되는 정보는 해당 회사의 출입관리 시스템(400) 또는 기타 직원정보 관리 시스템 등과 연동하여 정기적으로 업데이트 될 수 있다.
우편물 처리부(350)는 등록된 우편물에 대하여 수령, 발송, 반송 및 이관 등 우편물 처리에 대한 전반적인 배송 프로세스를 수행할 수 있다. 먼저, 수령 프로세스(351)로서, 데스크 측에서 배송업체 등으로부터 우편물을 전달 받으면 수령자 이름을 입력하여 등록절차를 진행하고, 등록에 따라 보관중인 우편물에 대하여 이후 수령자가 데스크에 방문하여 자신의 직원증을 태깅하면 우편물 처리부(350)는 우편물 정보를 참조하여 해당 직원이 수령자임을 확인하고 데스크 단말(100)에 우편물의 불출을 지시할 수 있다. 또한, 우편물이 수령자에게 불출되면 수령 프로세스는 그 우편물에 대한 우편물 정보를 갱신하여 수령완료 처리하고, 알림부(370)에 요청하여 직원단말(500)로 수령완료에 대한 알림 메시지가 송부되도록 요청할 수 있다.
또한, 발송 프로세스(353)로서, 직원이 타인에게 발송하고자 하는 우편물을 전달하면 데스크 측은 발송자 이름을 입력하여 등록절차를 진행 및 우편물을 보관하고, 이후 배송업체가 정기적 또는 비정기적으로 방문하면 우편물 처리부(350)는 보관중인 우편물을 배송업체에 불출할 것을 지시할 수 있다.
또한, 반송 프로세스(355)로서, 직원이 수령한 우편물을 발송측에 반송하고자 하는 경우, 그 우편물을 데스크에 전달하면 데스크 측은 반송자 이름을 입력하여 등록절차를 진행 및 우편물을 보관하고, 배송업체가 방문하면 우편물 처리부(350)는 보관중인 우편물을 배송업체에 불출할 것을 지시할 수 있다.
또한, 이관 프로세스(357)로서, 배송업체에 의해 데스크에 전달된 우편물이 회사에 속한 직원을 수령자로 하나, 해당 지점이 아닌 타 지점에 근무하는 직원일 경우, 데스크 측은 수령자 이름을 입력하여 등록절차를 진행 및 우편물을 보관하고, 이후 배송업체가 방문하면 우편물 처리부(350)는 보관중인 우편물을 배송업체에 불출하고 배송업체에 의해 타 지점의 데스크로 배송할 것을 지시할 수 있다.
우편물 정보 데이터 베이스(360)는 현재 시스템에 등록된 우편물에 대한 정보가 저장될 수 있다. 우편물 정보에는 우편물의 유형뿐만 아니라, 수령자 또는 발송자 등에 대한 정보를 포함하고 있으며, 이에 식별코드가 인식되면 해당 직원을 식별하여 알림 메시지를 전송하거나, 불출을 승인하는 등의 절차를 수행할 수 있도록 한다.
또한, 우편물의 불출 이후 우편물의 접수, 불출 또는 이관 등 우편물의 이동에 따른 배송경로를 아카이브 형태로 저장함으로써, 추후 우편물 분실 등의 사고시 참조정보로 활용할 수 있도록 한다.
알림부(370)는 우편물이 등록되면, 수령자 또는 발송자인 직원에게 알림 메시지를 전송할 수 있다. 또한, 알림부(370)는 우편물 등록 이후, 수령, 발송, 반송 및 이관 절차가 진행됨에 따른 알림 메시지를 식별된 직원의 직원단말(500)에 SMS 또는 이메일 등의 형태로 전송할 수 있다.
또한, 알림부(370)는 우편물 등록 이후, 해당 직원의 출퇴근시 직원증을 RFID 리더기에 태깅하면, 보관중인 우편물 리스트가 표시되도록 회사 내 출입관리 시스템(400)과 연동할 수 있다.
우편물 불출부(380)는 우편물의 등록 이후, 데스크에서 수령자의 직원증 태깅 또는 배송업체의 방문시에 따라, 수령자 또는 발송자를 판별하고, 데스크 단말(100)에 보관중인 우편물의 불출을 지시할 수 있다.
이하, 도면을 참조하여 본 발명의 실시예에 따른 우편물 관리 시스템에 의한 우편물 관리 방법을 설명한다.
도 3은 본 발명의 실시예에 따른 RFID와 식별코드를 이용한 우편물 관리 시스템에 의한 우편물 관리 방법에 관한 도면이다. 이하의 설명에서 각 단계별 실행주체는 별도의 기재가 없더라도 본 발명의 우편물 관리 시스템 및 이에 포함되는 구성요소가 된다.
도 3을 참조하면, 본 발명의 실시예에 따른 우편물 관리 방법에서는 먼저 회사의 지점의 데스크에 배송업체 또는 직원으로부터 우편물이 전달되면, 데스크 측에서는 해당 우편물을 접수하고, 데스크 단말을 통해 수령자 이름 또는 직원 이름을 입력하여 우편물 관리 서버에 우편물의 등록을 요청한다(S100). 이때, 발송되거나 반송되는 우편물의 경우, 직원의 이름은 데스크 측에서 직접 입력하거나, 또는 직원에 의한 직원증의 태깅을 통해 자동으로 데스크 단말에 입력될 수 있다.
이에, 우편물 관리 서버는 접수된 우편물에 대하여 등록절차를 진행하게 된다. 먼저, 우편물 관리 서버는 데스크 단말로부터 입력되는 수령자 또는 발송자의 이름을 이용하여 직원정보를 조회하여, 이름, 부서, 이메일 주소, 직원번호, 보관함 번호 및 자리번호를 추출하고, 우편물 유형과 더불어 식별코드를 생성하게 된다(S110). 생성된 식별코드는 데스크 단말로 전송된다.
이어서, 데스크 단말은 전송된 식별코드를 스티커 형태로 출력하고, 식별코드가 우편물에 부착되어 스캐너를 통해 스캔됨에 따라(S120), 그 우편물 정보를 우편물 관리 서버가 수신하여 수령자 또는 발송자 정보 및 우편물 정보를 수신하고, 우편물로 등록하게 된다(S130). 또한, 데스크 측에서는 해당 우편물을 보관한다. 또한, 우편물 관리 서버는 우편물 등록에 대하여 수령자 또는 발송자에게 알림 메시지를 송부할 수 있다.
이후, 등록된 우편물은 그 배송형태에 따라 서로 다른 배송 프로세스에 의해 처리되게 된다.
먼저, 우편물 수령 프로세스(S200)에서는 수령자인 직원이 데스크에 방문하여 자신의 직원증을 RFID 리더기에 태킹함에 따라, 데스크 단말이 직원 및 보관중인 우편물을 확인하고(S210), 우편물에 부착된 식별코드를 스캔하여 우편물을 인식하고(S220), 우편물 정보를 우편물 관리 서버에 전송함으로써 불출 여부를 확인 받을 수 있다.
이에, 우편물 관리 서버는 해당 우편물의 수령자가 직원 본인인지 여부를 확인하고, 본인인 경우 우편물의 불출을 데스크 단말에 지시함으로써 우편물 수령절차를 처리하게 된다(S230).
또한, 우편물 발송, 반송 프로세스(S300)에서는 데스크 단말이 등록된 우편물이 발송 또는 반송 대상인지를 확인하고(S310), 이후 배송업체가 데스크에 방문하면, 데스크 단말은 발송 또는 발송 대상인 우편물에 대한 우편물 정보를 우편물 관리 서버에 전송하여 불출여부를 확인 받을 수 있다(S320).
이에, 우편물 관리 서버는 우편물 정보를 참조하여 해당 우편물이 발송 또는 반송 대상인지 여부를 확인하고, 대상인 경우 우편물의 불출을 데스크 단말에 지시함으로써 우편물 발송, 반송절차를 처리하게 된다(S330).
그리고, 우편물 이관 프로세스(S400)에서는, 데스크 단말이 등록된 우편물의 수령자가 근무하는 지점을 확인하고(S410), 이후 배송업체가 데스크에 방문하면, 데스크 단말은 해당 우편물에 대한 우편물 정보를 우편물 관리 서버에 전송하여 불출여부를 확인 받을 수 있다(S420).
이에, 우편물 관리 서버는 우편물 정보를 참조하여 해당 우편물의 수령자가 타 지점에 근무하고 있음을 확인하고, 이관 대상으로서 우편물의 불출을 데스크 단말에 지시함으로써 우편물 이관절차를 처리하게 된다(S430). 이후, 우편물이 해당 지점의 데스크로 전달되면, 수령자인 직원에 의한 우편물 수령 프로세스가 진행되게 된다(S200).
이하, 본 발명의 실시예에 따른 우편물 관리 시스템에서 이용되는 식별코드의 형태에 대한 예시를 통해 본 발명의 기술적 사상을 상세히 설명한다.
도 4는 본 발명의 실시예에 따른 RFID와 식별코드를 이용한 우편물 관리 시스템에서 이용되는 식별코드의 구조를 예시한 도면이다.
도 4를 참조하면, 본 발명의 우편물 관리 시스템의 식별코드(600)는 우편물 정보 및 직원정보를 포함하는 바코드 이미지(630)를 포함할 수 있다. 이러한 식별코드(600)는 데스크 단말에 연결되는 바코드 프린터를 통해 인쇄되어 우편물의 일면에 부착될 수 있고, 스캐너를 통해 스캔됨에 따라, 수령 등의 절차를 진행할 수 있도록 한다.
식별코드(600)에는 우편물의 유형정보(610), 접수일자정보(620), 바코드 이미지((630), 수령자 또는 발송자 이름(640) 및, 보관함 또는 자리번호(650)가 함께 표기될 수 있다.
우편물의 유형정보(610)는 우편물의 유형을 나타내는 것으로, 일반우편, 등기, 소포, 택배, 기타 등의 정보가 기재될 수 있고, 접수일자정보(620)에는 데스크에서 접수된 날짜가 기재될 수 있다.
바코드 이미지(630)는 식별코드(600) 포함된 정보들이 바코드 바 형태로 코드화될 수 있으며, 이는 QR코드 이미지 등으로 대체될 수 있다. 이러한 바코드 이미지는 데스크에 구비되는 스캐너를 통해 인식되어 우편물의 등록 및 수령시 확인용도도 이용되게 된다.
수령자 또는 발송자 이름(640)에는 식별된 직원의 이름이 기재될 수 있고, 보관함 또는 자리번호(650)에는 수령자 또는 발송자에게 할당된 우편물 보관함 번호 또는 사무실 자리번호가 기재될 수 있다. 데스크 측에서는 우편물 발송에 문제가 발생하거나, 장기간 수령자가 수령하지 않을 경우 이러한 기재내용을 통해 직접 수령자에게 우편물을 전달해 줄 수 있다.
상기한 설명에 많은 사항이 구체적으로 기재되어 있으나 이것은 발명의 범위를 한정하는 것이라기보다 바람직한 실시예의 예시로서 해석되어야 한다. 따라서 발명은 설명된 실시예에 의하여 정할 것이 아니고 특허청구범위와 특허청구범위에 균등한 것에 의하여 정하여져야 한다.
100 : 데스크 단말 200 : 입출력 장치
210 : 바코드 프린터 220 : 스캐너
230 : RFID 리더기 300 : 우편물 관리 서버
310 : 우편물 접수부 320 : 식별코드 발행부
330 : 직원 관리부 340 : 직원정보 데이터 베이스
350 : 우편물 처리부 360 : 우편물정보 데이터 베이스
370 : 알림부 380 : 우편물 불출부
400 : 출입관리 시스템 500 : 직원단말

Claims (16)

  1. 회사 데스크에 구비되고, 복수의 입출력 장치와 연결되어 하나 이상의 수령 또는 발송 예정인 우편물을 접수 및 불출하는 하나 이상의 데스크 단말; 및
    정보통신망을 통해 원격지의 데스크 단말과 연결되고, 상기 데스크 단말의 등록 요청에 따라, 우편물의 수령자 또는 발송자인 직원을 식별하여 우편물을 등록하고, 수령 또는 발송 예정인 우편물에 대한 식별코드를 발행 및 보관을 승인하고, 상기 데스크 단말의 불출 요청에 따라 데스크에 보관된 우편물의 불출을 지시하는 우편물 관리 서버를 포함하고,
    상기 우편물 관리 서버는,
    데스크 측에서 우편물의 접수, 불출 또는 이관시, 해당 직원의 직원단말로 알림을 발송하고,
    상기 데스크 단말로부터 수령 또는 발송예정인 우편물이 접수되어 등록을 요청 받고, 데스크 측에 의한 보관 또는 불출을 위한 하나 이상의 프로세스를 진행하는 우편물 접수부;
    상기 우편물에 대한 식별코드를 발행하는 식별코드 발행부;
    상기 우편물을 수령 또는 발송하고자 하는 직원을 식별하는 직원 관리부;
    식별코드가 발행된 우편물의 수령, 발송, 반송 및 이관을 위한 하나 이상의 프로세스를 진행하는 우편물 처리부;
    우편물의 접수, 발송 또는 불출시 우편물에 등록된 직원의 직원단말에 알림 메시지를 제공하는 알림부; 및
    상기 데스크 단말에 직원, 타 부서 또는 배송업체로의 우편물 불출을 지시하는 우편물 불출부;
    해당 회사에 근무하는 복수의 직원에 대한 직원ID, 부서 및 연락처를 포함하는 직원정보가 저장되는 직원 데이터 베이스; 및
    등록된 우편물에 대한 정보가 저장되는 우편물 정보 데이터 베이스를 포함하고,
    상기 우편물 접수부는 해당 회사의 출입관리 시스템과 연동하여 우편물의 등록시 상기 우편물의 수령자 또는 발송자를 식별하고,
    상기 식별코드는,
    직원이름 및, 직원의 보관함 번호 또는 자리 번호를 포함하는 이미지 형태로 출력되고,
    상기 우편물 처리부는,
    타 지점에 근무하는 직원을 수령자로 하는 우편물이 등록되면 우편물 정보를 상기 우편물 데이터 베이스에 저장하고, 상기 데스크 단말로부터 타 지점으로의 배송이 요청되면 배송업체에 불출을 승인하는 발송 프로세스
    를 포함하는 우편물 관리 시스템.
  2. 삭제
  3. 삭제
  4. 삭제
  5. 제 1 항에 있어서,
    상기 복수의 입출력 장치는,
    발행된 식별코드에 대응하는 이미지를 스티커상에 인쇄하여 출력하는 바코드 프린터;
    상기 식별코드를 스캔하여 인식하는 스캐너; 및
    직원이 소지한 ID 카드가 태깅되면 인식하여 해당 직원의 신원을 식별하는 RFID 리더기
    를 포함하는 우편물 관리 시스템.
  6. 제 5 항에 있어서,
    상기 식별코드는 바코드 또는 QR코드이고,
    상기 이미지는,
    우편유형 및 접수일자가 표기되는 우편물 관리 시스템.
  7. 제 6 항에 있어서,
    상기 우편물 접수부는,
    상기 스캐너에 의해 식별코드가 인식되는 동시에, 상기 우편물에 대한 정보를 엑셀파일 형태로 기재하는 RFID와 식별코드를 이용한 우편물 관리 시스템.
  8. 제 1 항에 있어서,
    상기 우편물 접수부는,
    직원을 수령자 또는 발송자로 하는 우편물이 데스크에 전달되면 등록절차를 수행하고, 등록이 승인 또는 불출이 지시되면 데스크 측에서 우편물을 보관장소에 보관하도록 하는 우편물 관리 시스템.
  9. 제 1 항에 있어서,
    상기 우편물 처리부는,
    해당 지점에 근무하는 직원을 수령자로 하는 우편물이 등록되면 우편물 정보를 상기 우편물 데이터 베이스에 저장하고, 상기 데스크 단말로부터 신원이 확인된 직원에 의한 수령이 요청되면 불출을 승인하는 수령 프로세스;
    해당 지점에 근무하는 직원을 발송자로 하는 우편물이 등록되면 우편물 정보를 상기 우편물 데이터 베이스에 저장하고, 상기 데스크 단말로부터 배송업체에 의한 발송이 요청되면 불출을 승인하는 발송 프로세스; 및
    해당 지점에 근무하는 직원을 반송자로 하는 우편물이 등록되면 우편물 정보를 상기 우편물 데이터 베이스에 저장하고, 상기 데스크 단말로부터 배송업체에 의한 반송이 요청되면 불출을 승인하는 발송 프로세스
    를 진행하는 우편물 관리 시스템.
  10. 삭제
  11. 삭제
  12. 삭제
  13. 삭제
  14. 삭제
  15. 청구항 1에 기재된 회사의 각 지점에 설치되는 데스크에 구비되는 하나 이상의 데스크 단말 및 상기 데스크 단말과 원격지에서 연동하는 우편물 관리 서버에 의한 우편물 관리 방법으로서,
    상기 데스크 단말이 타 지점의 직원에게 배송된 우편물을 접수받고, 상기 우편물 관리 서버에 등록을 요청하는 단계;
    상기 우편물 관리 서버가 직원 데이터 베이스를 참조하여 해당 우편물의 수령자인 직원을 식별하고, 우편물에 대한 식별코드를 발행하는 단계;
    상기 데스크 단말에 연결된 복수의 입출력 장치에 의해 상기 식별코드가 스캔되면, 상기 우편물 관리 서버가 해당 우편물을 등록하는 단계;
    배송업체의 방문에 의해 우편물 불출이 요청되면, 상기 데스크 단말이 상기 우편물 관리 서버에 우편물 정보를 제공하여 불출여부를 확인 받는 단계;
    상기 우편물 관리 서버가 상기 우편물 정보를 참조하여 수령자가 타 지점에 근무하고 있음을 확인하고, 상기 데스크 단말에 불출을 승인하는 단계; 및
    상기 우편물 관리 서버가 식별된 수령자의 직원단말에 우편물의 접수, 이관에 대한 알림 메시지를 전송하는 단계를 포함하는 우편물 관리 방법.
  16. 삭제
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