KR100413857B1 - 회계 관리 시스템 및 그 방법 - Google Patents

Abstract

개시된 발명은 클라이언트에게 전송된 회계 관련 문서를 이용하여 회계 처리를 수행하므로써 회계 시스템의 비대화를 억제하고 처리속도의 개선을 도모할 수 있다.

또, 본 발명은 회계 관련 문서를 전송시 미리 정해진 문서 양식에 따라 데이터를 변환하여 주고 받으므로 회계 정보의 유출에 효과적으로 대처할 수 있으며, 더욱이 외부 사용자는 외부 통신망을 통해 다운 로드 받은 외부 사용자용 회계 프로그램을 이용하여 지출 결의를 위한 품의서 혹은 결재를 요구하는 전표 등의 회계 관련 문서 양식을 빌어 간편하게 처리하기 때문에 장소의 제약을 받지 않을 뿐만 아니라 외부자 사용자의 사용 편의를 극대화시킬 수 있는 효과가 있다.

Description

회계 관리 시스템 및 그 방법{ACCOUNTING MANAGEMENT SYSTEM THEREOF METHOD}

본 발명은 회계 관리 시스템 및 그 방법에 관한 것으로, 더욱 상세하게는 내부자 또는 외부자에게 회계 관련 문서를 전송하여 회계 처리할 수 있도록 한 회계 관리 시스템 및 그 방법에 관한 것이다.

일반적으로 회계 관리 시스템은 기업 경영의 재무 활동과 관련된 자료를 회계 원칙에 따라 처리하는 일련의 작업을 자동화 하는 시스템을 말하며, 이 시스템에 의해 얻어진 회계 자료는 통상 경영 계획을 수립하는데 활용되고 있다.

기존의 회계 관리 시스템은 회계 전문 지식을 가진 사람이 회계 자료를 입력하고 운영하는 방식이 대부분이며, 부서에서 개별적으로 회계 자료를 수작업으로 기록하면 이를 수집하여 회계 처리 시스템에 입력하고 있기 때문에, 회계 처리가 지연되고 복잡한 절차를 거치게 되어 있다.

한편, 기업 내부의 업무 효율을 증진시키기 위해 네트워크(LAN)를 구축하고, 이 네트워크를 사용하여 조직 구성원 자신이 회계 데이터를 입력 처리하는 방식이 제안되었다. 이 방식에서는 회계 프로그램을 이용하여 회계 자료를 업데이트하고 일정 기간 마다 재무 상태를 확인할 수 있도록 되어 있으며, 더욱 발전된 형태로 외부 사용자가 인터넷을 통하여 원격지에서도 회계 프로그램을 이용토록 하는 등 이용범위의 확대를 기하고 있고 그러한 일 예로서 한국 특허 출원 제1999-064196호를 들 수 있다.

도 1을 참조하여, 종래의 회계 관리 시스템은 데이터베이스 서버(10), 웹 서버(20) 및 유저(30)로 구성되고, 데이터 서버(10)는 웹 서버(20)를 통해 유저(30)와 질의 및 응답하도록 상호 접속되어 있다. 유저(30)는 기업/개인으로서, 그 예로는 업체 실무자(50), 업체 관리자(60) 업체 책임자(80), 회계사(40) 등이 될 수 있으나, 이에 한정되지 않는다. 웹 서버(20)로서는 웹 상에서의 데이터베이스 서버와 상호 통신할 수 있는 어떠한 서버라도 가능하고, 다수의 유저로부터의 웹 트래픽을 조절하기에 충분히 강한 컴퓨터 또는 컴퓨터 클러스터이다. 또한, 웹 서버(20)는 차후 인터넷 회계 관리 시스템을 확장하는 경우 통합 경영 관리 시스템(90)에 연결될 수 있다.

이러한 종래 회계 관리 시스템에 의하면 구내 통신망이 설치되어 있지 않은 원격지에서도 직접 회계 관련 정보를 입력하고 웹 서버 등을 통해 데이터베이스 서버로부터 회계 관리 데이터에 관한 결과를 출력할 수 있고 다수의 사용자 및 관리자가 동시에 이용할 수 있다.

그러나, 종래의 회계 관리 시스템에서는 회계 데이터베이스를 직접 취급하므로 회계 조직이 방대하거나 회계 데이터가 늘어나게 되면 시스템이 무거워짐은 물론 처리속도가 느려져 결국 웹 환경하에서 서비스하기 어려워져 실효성이 떨어지게 된다. 더욱이, 외부 사용자가 웹 서버를 통해 데이터베이스 서버에 접근하여 간단한 인증 절차만을 거치기 때문에 회계 정보의 유출 우려가 높은 등 보안성이 취약하다는 결점이 있다.

본 발명의 목적은 회계 관련 문서를 전송하여 회계 처리를 수행하므로써 회계 시스템의 비대화를 억제하고 처리속도를 개선하며, 회계 정보의 유출을 효과적으로 방지할 수 있도록 한 회계 관리 시스템 및 그 방법을 제공함에 있다.

도 1은 종래 인터넷을 이용한 회계 관리 시스템의 개략 구성을 나타낸 블록도,

도 2는 본 발명에 따른 회계 관리 시스템의 구성을 나타낸 블록도,

도 3은 본 발명에 따른 회계 관리 시스템의 상세구성도,

도 4는 본 발명에 따른 회계 관리 방법을 나타낸 흐름도.

* 도면의 주요부분에 대한 부호의 설명 *

100 : 외부 클라이언트 110 : 유저인터페이스

120 : 통신 프로그램 130 : 회계 프로그램저장부

140 : 문서 생성기 150 : 결재수단

200 : 메신저 서버 210 : 클라이언트 접속부

220 : 회계 프로그램 전송부 230 : 문서변환기

240 : 결재데이터 검색부 250 : 문서역변환기

260 : 데이터입력부 300 : 내부 클라이언트

310 : 유저인터페이스 320 : 통신프로그램

330 : 결재수단 340 : 회계 프로그램 저장부

350 : 회계/결재데이터 입력부 400 : 회계 데이터베이스

상기와 같은 본 발명의 회계 관리 시스템은 데이터 통신망을 통해 서로 연결되는 클라이언트와 서버를 구비하고, 내부 사용자와 외부 사용자의 회계 처리를 연계시켜 관리하기 위한 회계 관리 시스템에 있어서, 상기 내부 사용자와 외부 사용자에 의해 입력된 회계 데이터와 결재 데이터를 저장 또는 갱신하는 회계 데이터베이스; 상기 회계 데이터베이스에 직접 액세스할 수 있는 내부 데이터 통신망에 연결되고 상기 내부 사용자가 회계 처리하거나 결재 문서를 결재하기 위한 내부 사용자용 회계 프로그램을 보유하는 내부 클라이언트; 상기 내부 데이터 통신망과 분리된 외부 데이터 통신망에 연결되어 상기 외부 사용자가 회계 처리하거나 결재 문서를 결재하기 위한 외부 사용자용 회계 프로그램을 다운로드 받는 외부 클라이언트; 상기 외부 클라이언트의 요청에 따라 상기 외부자용 프로그램을 전송하고, 상기 회계 데이터베이스를 검색하여 결재 요청된 결재 문서를 상기 내부 데이터 통신망 또는 상기 외부 데이터 통신망을 통해 해당 클라이언트에게 전송하는 메신저 서버; 및 상기 외부 클라이언트와 상기 메신저 서버의 데이터 링크를 설정하도록 상기 외부 데이터 통신망에 연결된 네트워크 서버에 의하여 달성된다.

상기 메신저 서버는 상기 회계 데이터베이스의 데이터를 약정된 결재 문서양식에 맞게 변환하는 문서 변환기를 구비하는 것을 특징으로 한다.

또 상기 메신저 서버는 결재 완료된 약정된 결재 문서 양식의 데이터를 상기 회계 데이터베이스에 저장하기 위해 역변환하는 문서 역변환기를 구비하는 것을 특징으로 한다.

본 발명에서 적용하는 약정된 결재 문서 양식은 엑스텐시블 마크업 랭귀지(XML) 문서 양식인 것을 특징으로 한다.

상기 내부 클라이언트와 상기 외부 클라이언트는 약정된 문서 양식의 결재 문서를 표시하기 위한 문서 표시기와, 결재자가 인증하여 전자 결재하기 위한 문서 결재기를 공통적으로 구비하는 것을 특징으로 한다.

상기 외부 클라이언트는 상기 외부 사용자가 회계 데이터를 입력하기 위해 미리 정해진 문서 양식의 회계 문서를 생성하는 문서 생성기를 구비하는 것을 특징으로 한다.

상기 문서 생성기에 의해 생성되는 회계 문서는 지출 결의서 또는 전표를 포함하는 것을 특징으로 한다.

상기와 같은 본 발명에 따른 회계 관리 방법은 데이터 통신망을 이용하여 클라이언트가 입력한 회계 데이터에 기초하여 회계 데이터베이스를 구축하기 위한 회계 관리 방법에 있어서, 상기 클라이언트가 회계 데이터와 결재 데이터를 입력하는 단계; 상기 회계 데이터베이스를 검색하여 결재 요청한 결재 문서가 있는지를 판단하는 단계; 상기 판단 결과 결재 요청이 있으면 상기 회계 데이터베이스의 결재 데이터를 미리 정해진 문서 양식에 따라 변환하는 단계; 상기 단계에서 변환된 결재문서를 지정된 결재자에게 전송하는 단계; 상기 지정된 결재자에 의해 결재 완료된 결재 문서를 역변환하는 단계; 및 역변환된 결재 데이터를 상기 회계 데이터베이스에 저장하는 단계에 의하여 달성된다.

상기 결재 문서를 전송하는 단계는 지정된 결재자를 확인하기 위해 지정된 결재자가 부재중인지를 판단하는 단계; 지정된 결재자가 부재중이 아니면 결재 문서를 그 지정된 결재자에 대응하는 내부 클라이언트로 전송하고, 지정된 결재자가 부재중이면 결재 문서를 그 지정된 결재자에 대응하는 외부 클라이언트로 전송하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 한다.

상기 회계 데이터를 입력하는 단계는 상기 외부 클라인언트로부터의 전송 요구에 따라 외부 사용자용 프로그램을 전송하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 한다.

이하에서는, 본 발명의 바람직한 일실시예를 첨부한 도면에 따라 상세히 설명한다.

도 2는 본 발명에 따른 회계 관리 시스템의 구성을 개략적으로 나타낸 블록도이다. 동도면을 참조하면 알 수 있듯이, 본 발명은 외부 사용자와 내부 사용자가 메신저 서버(200)와 연계하에 회계 처리하기 위한 외부 클라이언트(100)와 내부 클라이언트(300)를 구비하며, 상기 메신저 서버(200)와 상기 외부 클라이언트(100)간의 데이터 링크를 설정하기 위한 네크워크 서버(100a)와, 상기 클라이언트(100)(300)에 의해 입력된 데이터를 저장하고 갱신하는 회계 데이터베이스(400)를 구비한다.

상기 회계 데이터베이스(400)는 구분 회계 원칙에 따라 조직원을 부서 조직에 따라 구분하고 그 부서 조직에 대해 개별적으로 데이터를 구조적으로 구축하며, 이에 따라 내부 사용자 또는 외부 사용자는 자신에게 부여된 ID와 패스워드 등을 사용하여 인증받도록 되어 있고, 인증된 사용자에 의해 입력된 회계 데이터 또는 결제 데이터를 저장하거나 갱신한다. 또한, 도 2에는 도시하지 않았으나, 관리 회계 측면에서 회계 정보를 출력할 수 있는 회계 관리용 출력수단이 회계 데이터베이스(400)에 접속될 수 있다.

상기 내부 클라이언트(300)는 기업 내부에 구축된 내부 데이터 통신망에 연결되어 있으며, 회계 데이터베이스(400)에 직접 액세스하여 회계 처리하기 위한 회계 프로그램을 보유하고 있다. 이에 따라 기업내 부서에 속하는 내부자는 부여받은 ID와 패스워드를 이용하여 회계 데이터베이스(400)에 데이터를 입력한다.

그리고, 상기 외부 클라이언트(100)는 외부 데이터 통신망에 연결되어 데이터를 전송하는 데이터 입력장치로서, 상기 메신저 서버(200)를 거쳐 회계 데이터베이스(400)에 간접적으로 접근하며, 회계 처리를 위한 외부 사용자용 회계 프로그램을 다운 로드 받은 후 회계 처리를 시작한다. 여기서, 상기 외부 사용자용 회계 프로그램은 외부 사용자가 문서 양식을 빌어 지출 결의를 위한 품의서 혹은 결재가 요구되는 전표 등을 회계 처리하기 위한 소형 메신저 프로그램의 일종으로서, 저용량으로 신속하게 전송되며 외부 사용자가 회계 데이터베이스에 간접적으로 액세스 하므로 회계 시스템의 간소화 및 기밀 유지를 지향할 수 있다. 즉, 기업의 부서원이 외부에 위치하여 내부 클라이언트(300)를 사용할 수 없는 환경에 처하더라도 외부 통신망에 연결되고 상기 메신저 서버(200)에 접속할 수 있는 외부 클라이언트(100)를 사용하여 외부 사용자가 회계 처리를 무리 없이 수행할 수 있으며, 회계 정보의 불법 유출을 효과적으로 방지할 수 있는 것이다.

상기 네트워크 서버(100a)는 상기 외부 클라이언트(100)의 접속 요구에 응답하여 상기 메신저 서버(200)와의 데이터 링크를 설정하게 되며, 이후 상기 외부 클라이언트(100)는 상기 메신저 서버(200)와 데이터 통신을 수행할 수 있게 된다. 이러한 네트워크 서버(100a)는 인터넷 환경 즉, 상기 외부 클라이언트(100)가 인터넷에 연결될 경우 웹 서버의 역할을 수행하는 것으로, 클라이언트(100)와 서버(200)간의 외부 데이터 통신망에 설치되어 데이터 링크를 설정할 수 있는 기능을 발휘할 수 있는 서버이면 충분하다.

상기 메신저 서버(200)는 회계 데이터베이스(400)를 검색하고, 내부자 또는 외부자가 회계 처리와 관련되어 결재 의뢰한 결재 문서(일예로, 지출 결의서, 전표 등)가 있으면 지정된 결재자 즉 내부자 또는 외부자에게 결재 문서를 전송한다. 이에 따라 상기 클라이언트(100)(300)는 상기 메신저 서버(200)로부터 결재 문서를 전송받고 전자 결재를 수행한 다음 상기 메신저 서버(200)로 전송하는 절차를 거치게 된다.

본 발명에 의하면, 상기 메신저 서버(200)가 결재 문서를 외부 클라이언트(100) 또는 내부 클라이언트(300)로 전송하고 그 클라이언트(100)(300)에 의해 결재 완료된 결재 문서를 상기 회계 데이터베이스(400)에 갱신하는 동작을 처리하며, 후술하는 바와 같이 회계 데이터베이스(400)의 데이터를 미리 정해진 문서 양식에 따라 변환한 후 전송하는 방식을 채택하고 있다.

이러한 본 발명에 따른 회계 관리 시스템의 상세 구성을 도 3을 참조하여 구체적으로 설명한다.

상기 외부 클라이언트(100)는 외부 사용자에 의한 회계 처리 명령을 입력하기 위한 유저 인터페이스(110), 상기 메신저 서버(200)에 접속하기 위한 통신 프로그램(120), 상기 메신저 서버(200)로부터 다운 로드 받은 외부 사용자용 회계 프로그램을 저장하는 회계 프로그램 저장부(130), 회계 프로그램을 이용하여 회계 데이터를 입력하기 위해 미리 정해진 문서 양식을 생성하는 문서 생성기(140), 그리고, 상기 메신저 서버(200)로부터 전송받은 결재 문서를 표시하고 전자 결재하기 위한 결재수단(150)으로 이루어진다.

상기 내부 클라이언트(300)는 내부 사용자에 의한 회계 처리 명령을 입력하기 위한 유저 인터페이스(310), 상기 메신저 서버(200)에 접속하기 위한 통신 프로그램(320), 상기 메신저 서버(200)로부터 전송받은 결재 문서를 표시하고 전자 결재하기 위한 결재 수단(330), 그리고 상기 회계 데이터베이스(400)에 직접 액세스하기 위한 내부 사용자용 회계 프로그램을 저장하는 회계 프로그램 저장부(340)과 내부 사용자용 회계 프로그램을 이용하여 회계 데이터와 결재 데이터를 입력하는 회계/결재 데이터 입력부(350)로 이루어진다.

상기 메신저 서버(200)는 상기 클라이언트(100)(300)의 통신 프로그램(120)(320)의 접속요구에 응답하여 데이터 링크를 설정하는 클라이언트 접속부(210), 상기 외부 클라이언트(100)의 전송 요구에 따라 외부 사용자용 회계 프로그램을 전송하는 회계 프로그램전송부(220), 상기 회계 데이터베이스(400)의 결재 데이터를 검색하는 결재 데이터 검색부(240)와, 상기 결재 데이터 검색부(240)의 검색 결과 전송할 결재 문서가 있으면 지정된 결재자 즉, 상기 외부 클라이언트(100) 또는 상기 내부 클라이언트(300)로 결재 문서를 전송하기 위해 결재 데이터를 미리 정해진 문서 양식에 따라 변환하는 문서 변환기(230), 상기 외부 클라이언트(100) 또는 상기 내부 클라이언트(300)에 의해 결재 완료된 결재 문서를 상기 회계 데이터베이스(400)에 저장하기 위해 역변환하는 문서 역변화기(250), 그리고 상기 문서 역변환기(250)에 의해 역변환된 회계 데이터와 결재 데이터를 입력하기 위한 데이터입력부(260)로 이루어진다.

상기 데이터 입력부(260)는 외부 사용자가 상기 외부 클라이언트(100)의 문서 생성기(140)를 통해 전송하고 상기 문서 역변환기(250)에 의해 역변환된 회계 데이터를 입력하는 회계 데이터입력부(261)와, 상기 클라이언트(100)(300)의 문서 결재기(152)(332)에 의해 결재 완료되어 상기 문서 역변환기(250)에 의해 역변환된 결재 데이터를 입력하는 결재 데이터입력부(262)로 구분된다.

외부 사용자가 외부 클라이언트(100)를 사용하여 회계 처리를 수행하기 위해서는 우선적으로 상기 메신저 서버(200)로부터 외부자용 회계 프로그램을 다운 로드 받는데, 이는 외부 클라이언트(100)가 내부 데이터 통신망과 분리된 외부 데이터 통신망 예를 들어 인터넷에 연결된 경우 회계 프로그램을 손쉽게 제공받기 위함이다. 즉, 유저 인터페이스(110)를 통해 상기 메신저 서버(200)와의 접속 요구 명령을 입력함에 따라 통신 프로그램(120)이 기동하여 상기 메신저 서버(210)의 클라이언트 접속부(210)에 접속이 이루어지는데, 이때 상기 통신 프로그램(120)은 네트워크 서버(100a)의 중개를 거치게 된다. 이후, 외부 사용자는 유저 인터페이스(110)를 통해 프로그램 전송 요구 명령을 보내고, 이에 응답하여 상기 회계 프로그램전송부(220)가 외부자용 회계 프로그램을 전송한다. 상기 외부 클라이언트(100)에서는 외부자용 회계 프로그램을 회계 프로그램저장부(130)에 저장하며, 이 외부자용 회계 프로그램이 문서 생성기(140)를 통해 입력 메뉴 화면으로 구성되어 표시기(모니터)를 통해 표시되고, 외부 사용자는 입력 메뉴 화면의 회계 계정 항목에 유저 인터페이스(110)를 통해 각종 회계 계정 데이터를 입력한다. 이에 따라 상기 문서 생성기(140)는 미리 정해진 문서 양식으로 변환한 다음 상기 메신저 서버(200)로 전송한다. 여기서, 상기 문서 생성기(140)에서 적용하는 문서 양식은 외부 데이터통신망의 환경을 고려하여 설정하는 것이 바람직하며, 실시예에서는 인터넷에서 구조화된 데이터의 입력이 비교적 손쉬운 엑스텐시블 마크업 랭귀지(Extensible Mark-up Language ; XML) 문서 양식을 채택한다.

상기 문서 생성기(140)에서 미리 정해진 문서 양식으로 변환된 회계 문서는 문서 역변환기(250)에 입력되고, 이 문서 역변환기(250)는 회계 데이터베이스(400)에 저장할 수 있도록 회계 데이터로 변환하여 회계 데이터입력부(261)로 전달하고, 이 회계 데이터입력부(261)를 통해 상기 회계 데이터베이스(400)에 저장된다.

그리고, 외부 사용자는 회계 데이터 입력에 따른 회계 처리와 관련하여 결재 정보를 입력할 수 있는데, 결재를 원하는 결재자(한사람 이상) 등을 유저 인터페이스(110)를 통해 지정하면, 그러한 결재 데이터가 회계 데이터와 함께 문서생성기(140)에서 미리 정해진 문서 양식으로 변환되어 상기 문서 역변환기(250)로 전송되고, 상기 문서 역변환기(250)는 회계 데이터베이스에 저장할 수 있도록 결재 데이터로 변환하여 결재 데이터입력부(262)로 전달하고, 이 결재 데이터입력부(262)를 통해 상기 회계 데이터베이스(400)에 저장된다.

내부 사용자에 의해 유저 인터페이스(310)를 통해 회계 처리 명령을 회계 프로그램저장부(340)에 인가하면, 그 저장부(340)에 저장된 내부자용 회계 프로그램이 회계/결재 데이터입력부(350)를 통해 입력 메뉴 화면으로 구성되어 표시기(모니터)를 통해 표시되고, 이 입력 메뉴 화면상에 위치한 회계 계정 항목에 내부 사용자가 유저 인터페이스(310)를 통해 각종 회계 계정 데이터를 입력하고, 입력된 계정 데이터는 회계 데이터베이스(400)에 자동적으로 저장된다. 이때, 내부 사용자는 회계 처리와 관련하여 결재 정보를 입력할 수 있는데, 결재를 원하는 결재자 등을 유저 인터페이스(310)를 통해 입력하면, 그러한 결재 데이터가 회계 데이터베이스(400)에 저장된다.

이와 같이 외부 클라이언트(100) 혹은 내부 클라이언트(300)를 통한 회계 처리에 의헤 회계 데이터베이스(400)에 회계 데이터와 결재 데이터가 저장하거나 갱신됨으로써 회계 정보를 구축하게 된다.

한편, 상기 메신저 서버(200)에서는 주기적으로 상기 회계 데이터베이스(400)에 저장된 결재 데이터를 검색하고, 검색 결과 결재 문서가 있으면 결재 데이터를 문서 변환기(230)로 전달하고, 이 문서 변환기(230)는 미리 정해진 문서 양식 즉 엑스텐시블 마크업 랭귀지(XML) 문서 양식에 따라 변환한 결재 문서를 지정된 결재자 즉, 외부 클라이언트(100) 혹은 내부 클라이언트(300)가 부재중인지를 판단한 후 부재중이 아니면 전송하는데, 이때 상기 메신저 서버(200)에서는 지정된 결재자가 내부 사용자인 경우 내부 클라이언트(300)에게 자동 통보하는 한편, 지정된 결재자가 외부 사용자인 경우에는 외부 클라이언트(100)를 통한 접속 요구시 결재 문서를 전송하게 된다.

상기 클라이언트(100)(300)에서는 결재수단(150)(330)을 이용하여 상기 메신저 서버(200)로부터 전송된 결재 문서를 표시 및 결재한다. 예를 들어, 지정된 결재자 외부 사용자이고 그 외부 사용자가 외부 클라이언트(100)를 통해 접속 요구시 상기 문서 변환기(230)에서 결재 문서를 전송하며, 이 결재 문서를 전송받은 문서 표시기(151)를 통해 표시하고, 그 결재 문서 입력 메뉴 화면의 결재 항목에 유저 인터페이스(110)를 통해 전자 결재 명령을 인가하면 문서 결재기(152)가 전자 결재를 완료한 후 결재 완료된 결재 문서를 문서 역변환기(250)로 전송한다. 상기 문서 역변환기(250)에서는 회계 데이터베이스(400)에 저장할 수 있도록 역변환하여 결재 데이터입력부(262)로 전달하고, 그 결재 데이터입력부(262)가 회계 데이터베이스(400)에 저장한다. 이와 같이 지정된 결재자에 의해 전자 결재가 이루어진 후 상기 결재 데이터검색부(240)의 검색 결과에 따라 다음 차례의 결재자에게 결재 문서가 전송되는 과정을 최종 결재자가 전자 결재할 때까지 이루어진다.

이하에서는 본 발명에 따른 회계 관리 시스템의 동작을 첨부 도면의 흐름도에 따라 설명한다.

도 4는 본 발명에 따른 회계 관리 방법을 나타낸 흐름도로서, 내부 사용자는내부 클라이언트를 사용하여 회계 데이터베이스에 직접 액세스하여 회계 처리를 위한 회계 데이터를 입력하는 동작에 대해서는 별도의 설명을 생략하며, 외부 사용자가 회계 처리하는 동작을 중심으로 설명하고 그리고 내부 사용자 및 외부 사용자가 결제 문서를 전송 및 처리하는 동작을 중심으로 설명한다.

상기 메신저 서버(200)의 클라이언트 접속부(210)는 외부 클라이언트(100)로부터 접속 요구가 있는지를 판단하고(S100), 그 판단 결과 접속 요구가 있으면 즉 외부 사용자가 유저 인터페이스(110)의 접속 요구 명령에 따라 네크워크 서버(100a)를 통해 상기 클라이언트 접속부(210)와 데이터 링크를 설정하고(S110), 상기 클라이언트 접속부(210)의 전송 신호에 응답하여 상기 회계 프로그램 전송부(220)는 외부자용 회계 프로그램을 외부 클라이언트(100)로 전송한다(S120).

외부 사용자는 회계프로그램 저장부(130)에 다운 로드 받은 외부 사용자용 회계 프로그램을 사용하여 유저 인터페이스(110)를 통해 각종 회계 관련 계정 항목에 회계 계정 데이터를 입력하고 문서 생성기(140)를 통해 미리 정해진 회계 문서로 생성한 다음 상기 메신저 서버(200)로 전송한다.

이에 따라, 상기 외부 클라이언트(100)로부터 회계 데이터 입력되는 가를 판단하고(S130), 그 판단 결과 회계 데이터가 입력되지 않으면 그대로 리턴하고, 그 판단 결과 상기 문서 생성기(140)로부터 회계 문서를 상기 문서 역변환기(250)가 전송받는 경우에는 회계 문서의 데이터를 상기 회계 데이터베이스(400)에 입력할 수 있도록 역변환하고(S140), 역변환된 회계 데이터를 회계데이터입력부(261)로 전달하여 상기 회계데이터베이스(400)에 저장한다(S150).

한편, 단계 S100의 판단 결과 외부 클라이언트(100)로부터 접속 요구가 없으면 상기 결재데이터 검색부(240)는 미리 설정된 검색 조건 예를 들어 설정된 검색 시간을 만족하는 지를 판단하고(S160), 그 판단 결과 만족하지 않으면 그대로 리턴하는 반면, 그 판단 결과 미리 설정된 검색 조건을 만족하는 경우 상기 회계 데이터베이스(400)의 결재 정보 즉 결재 요구 여부, 지정된 결재자 정보(ID 등)을 검색하여(S170), 결재 데이터를 발췌한다(S180).

이어, 발췌된 결재 데이터는 문서 변환기(230)에 의해 미리 정해진 문서 양식의 결재 문서로 변환되고(S190), 결재 데이터에 포함된 부재자 정보[지정된 결재자가 내부 사용자이면 부재중이 아니고 외부 사용자이면 부재중]에 따라 지정된 결재자가 부재중인지를 판단한다(S200).

단계 S200의 판단 결과, 지정된 결재자가 내부 사용자인 경우 클라이언트 접속부(210)와 해당 내부 클라이언트(300)의 통신프로그램(320)간의 데이터 링크를 설정하고(S210), 미리 정해진 문서 양식에 따라 변환된 결재 문서를 전송한다(S220).

내부 사용자는 결재 수단(330)의 문서 표시기(331)를 통해 표시하고 그에 따라 표시되는 결재 문서 입력 메뉴 화면의 결재 항목에 유저 인터페이스(310)를 통해 전자 결재 명령을 인가하면 문서 결재기(332)가 전자 결재를 완료한 후 결재 완료된 결재 문서를 문서 역변환기(250)로 전송한다.

단계 S200의 판단 결과, 지정된 결재자가 외부 사용자인 경우 클라이언트 접속부(210)와 해당 외부 클라이언트(100)의 통신프로그램(120)간의 데이터 링크를설정하고(S230), 미리 정해진 문서 양식에 따라 변환된 결재 문서를 전송한다(S240).

외부 사용자는 결재 수단(150)의 문서 표시기(151)를 통해 표시하고 그에 따라 표시되는 결재 문서 입력 메뉴 화면의 결재 항목에 유저 인터페이스(110)를 통해 전자 결재 명령을 인가하면 문서 결재기(152)가 전자 결재를 완료한 후 결재 완료된 결재 문서를 문서 역변환기(250)로 전송한다.

이와 같이 해당 클라이언트(100)(300)의 결재 수단(150)(330)에 의해 결재 완료되었는 지를 판단하여(S250), 그 판단 결과 결재 완료되지 않은 경우 그대로 리턴하는 반면, 결재 완료되어 결재 문서를 전송받는 상기 문서 역변환기(250)는 회계 데이터베이스(400)에 저장할 수 있도록 역변환하고(S260), 역변환된 결재 데이터를 결재 데이터입력부(262)로 전달하여 상기 회계데이터베이스(400)에 저장한다(S270).

이상과 같이 본 발명은 클라이언트에게 전송된 회계 관련 문서를 이용하여 회계 처리를 수행하므로 회계 시스템의 비대화를 억제하고 처리속도의 개선을 도모할 수 있다.

또, 본 발명은 회계 관련 문서를 전송시 미리 정해진 문서 양식에 따라 데이터를 변환하여 주고 받으므로써 회계 정보의 유출에 효과적으로 대처할 수 있으며, 더욱이 외부 통신망을 통해 다운 로드 받은 외부 사용자용 회계 프로그램을 이용하여 회계 처리하므로 장소의 제약을 받지 않을 뿐만 아니라 외부자 사용자의 사용편의를 극대화시킬 수 있는 효과가 있다.

Claims (10)

1. 데이터 통신망을 통해 서로 연결되는 클라이언트와 서버를 구비하고, 내부 사용자와 외부 사용자의 회계 처리를 연계시켜 관리하기 위한 회계 관리 시스템에 있어서,

   상기 내부 사용자와 외부 사용자에 의해 입력된 회계 데이터와 결재 데이터를 저장 또는 갱신하는 회계 데이터베이스;

   상기 회계 데이터베이스에 직접 액세스할 수 있는 내부 데이터 통신망에 연결되고 상기 내부 사용자가 회계 처리하거나 결재 문서를 결재하기 위한 내부 사용자용 회계 프로그램을 보유하는 내부 클라이언트;

   상기 내부 데이터 통신망과 분리된 외부 데이터 통신망에 연결되어 상기 외부 사용자가 회계 처리하거나 결재 문서를 결재하기 위한 외부 사용자용 회계 프로그램을 다운로드 받는 외부 클라이언트;

   상기 외부 클라이언트의 요청에 따라 상기 외부자용 프로그램을 전송하고, 상기 회계 데이터베이스를 검색하여 결재 요청된 결재 문서를 상기 내부 데이터 통신망 또는 상기 외부 데이터 통신망을 통해 해당 클라이언트에게 전송하는 메신저 서버; 및

   상기 외부 클라이언트와 상기 메신저 서버의 데이터 링크를 설정하도록 상기 외부 데이터 통신망에 연결된 네트워크 서버를 포함하는 것을 특징으로 하는 회계 관리 시스템.
2. 제 1항에 있어서, 상기 메신저 서버는

   상기 회계 데이터베이스의 데이터를 약정된 결재 문서 양식에 맞게 변환하는 문서 변환기를 구비하는 것을 특징으로 하는 회계 관리 시스템.
3. 제 1항에 있어서, 상기 메신저 서버는

   결재 완료된 약정된 결재 문서 양식의 데이터를 상기 회계 데이터베이스에 저장하기 위해 역변환하는 문서 역변환기를 구비하는 것을 특징으로 하는 회계 관리 시스템.
4. 제 2항 또는 제 3항에 있어서,

   약정된 결재 문서 양식은 엑스텐시블 마크업 랭귀지(XML) 문서 양식인 것을 특징으로 하는 회계 관리 시스템.
5. 제 1항에 있어서, 상기 내부 클라이언트와 상기 외부 클라이언트는

   약정된 문서 양식의 결재 문서를 표시하기 위한 문서 표시기와, 결재자가 인증하여 전자 결재하기 위한 문서 결재기를 공통적으로 구비하는 것을 특징으로 하는 회계 관리 시스템.
6. 제 1항에 있어서, 상기 외부 클라이언트는

   상기 외부 사용자가 회계 데이터를 입력하기 위해 미리 정해진 문서 양식의 회계 문서를 생성하는 문서 생성기를 구비하는 것을 특징으로 하는 회계 관리 시스템.
7. 제 6항에 있어서,

   상기 문서 생성기에 의해 생성되는 회계 문서는 지출 결의서 또는 전표를 포함하는 것을 특징으로 하는 회계 관리 시스템.
8. 데이터 통신망을 이용하여 클라이언트가 입력한 회계 데이터에 기초하여 회계 데이터베이스를 구축하기 위한 회계 관리 방법에 있어서,

   상기 클라이언트가 회계 데이터와 결재 데이터를 입력하는 단계;

   상기 회계 데이터베이스를 검색하여 결재 요청한 결재 문서가 있는지를 판단하는 단계;

   상기 판단 결과 결재 요청이 있으면 상기 회계 데이터베이스의 결재 데이터를 미리 정해진 문서 양식에 따라 변환하는 단계;

   상기 단계에서 변환된 결재 문서를 지정된 결재자에게 전송하는 단계;

   상기 지정된 결재자에 의해 결재 완료된 결재 문서를 역변환하는 단계; 및

   역변환된 결재 데이터를 상기 회계 데이터베이스에 저장하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 회계 관리 방법.
9. 제 8항에 있어서, 상기 결재 문서를 전송하는 단계는

   지정된 결재자를 확인하기 위해 지정된 결재자가 부재중인지를 판단하는 단계;

   지정된 결재자가 부재중이 아니면 결재 문서를 그 지정된 결재자에 대응하는 내부 클라이언트로 전송하고, 지정된 결재자가 부재중이면 결재 문서를 그 지정된 결재자에 대응하는 외부 클라이언트로 전송하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 회계 관리 방법.
10. 제 8항에 있어서, 상기 회계 데이터를 입력하는 단계는

    상기 외부 클라인언트로부터의 전송 요구에 따라 외부 사용자용 프로그램을 전송하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 회계 관리 방법.