JPS6132797A - 事務管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野： 本発明は所要事項を記入したカードを一定の条件で整理
収容して顧客台帳となし、このカードを収容したルーズ
リーフを取外して、別途に準備した剥離層を有する台紙
上で前記カードの配分に合致して接着剤層を備え貼着さ
れてなる分離可能な貼＋１紙を有する用紙を用い、電子
複写機で！レーズリーフに収容したカード金コピーする
ことで台帳から直ちに宛名シールが得られる、顧客管理
と通信処理などの事務作業を簡便に行えるシステムに関
する０ 従来技術と発明の背景： 従来、規模の大きい企業では顧客の管理を行うのにコン
ピュータを用いて行っており、これに記録された種々の
事項に応じて資′Ｐｒを呼び出して営業活妨に活用して
いる。しかし乍ら、コンピュータ処理するには顧客につ
いての事項を入力するために専門の人員を配置し、その
維持、管理に多額の費用を必要とするので、比較的規模
の小さい企業や一般商店などでは自由に採用できるシス
テムではなく、従ってその殆んどは在米の手作業にたよ
っているのが現状であるＯしかも業種によっては顧客の
変動が激しくて、その管理についても常に流動的に処理
しなければならず、その対応はこまめに行う必要があり
、コンピュータ処理でも頻繁に入力した事項を修正する
ことは困難を伴ない、いずれにしても不便なものである
。そして特に記帳式の処理を行っていると、種々書込み
ができるので便利であって小廻りがきくが、その反面特
定事項について統一するとか、分割、分離するとか整理
をするには新しく書きおＣす必要があって煩雑であり、
また台帳に従って顧客に対する通信（たとえば広告や行
事の案内などを郵送する）に際しては、封筒などに宛名
書きする必要が生じ経費が嵩むことになる。もちろんワ
ードプロセッサーを利用することも可能であるが、宛名
など全処理するには意外と費用が嵩む。それ故に、この
ような方式も一般的でない。

発明の目的： 本発明は所かる従来の問題点を解決して、顧客等の管理
を便利に行、する工うにすると共に、この顧客等の管理
台帳の一リーフを取り外して、別途に準備した接着剤塗
布型の剥離ラベル構造の用紙を用い、電子複写機により
複写すると宛名ラベルなどとして通信用、管理用等に直
接複製使用することができる簡易事務処理システムを提
供することにある。

発明の構ｂ！ｉ、： 所かる目的を達成するために、本発明にては、透明合成
樹脂フィルムにて一側辺に綴じ孔を備、えて多数のポケ
ットを所要配分で設けたリーフに、その各ポケット部分
にそれぞれ所要の事項を記載したカードを、その記載事
項を一定条件に整理して収容するようにし、所かるカー
ド収容り−７を複数枚着脱可能に綴じ込んで管理台帳と
し、一方別途に前記カード収容り−７のカード配分と合
致する区画で分割剥跡可能なよう剥離台紙上に接着剤層
を介してラベル紙を＋Ｊ４′シた用紙を用意し、前記管
理台帳から所要の一枚のリーフを取外して電子複写機に
かけて、前記用紙の各分割ラベル紙上にリーフ収容カー
ドの記載を複写することで宛名等のラベルが得られ、こ
れを所要の物品に貼付して処理するようにしたのである
。

しかして、リーフ収容カードには一方の面にたと、１ば
顧客の住所、氏名、電話番号等を特定位置に配さｎて記
載できる工うにし、他方の面には顧客に関する記事など
を記載する欄を設けておくようにし、こルをカード収容
り−７に整理収納すれば、顧客台帳ができ上るようにす
る。

またラベル紙を付４した用紙には前記所要事項−を記載
する位置から外れた個所に会社名、間標等を印刷【７て
かき、こｎにカード収容り−７に収容のカードから電子
複写することで宛名ラベルが即座に得ることができるよ
うにするのである。勿論、仁のカード記載事項を他の事
務管理用事項にして会社内等での書類の整理用としても
使用できる。

実施例： 以下本発明を一実施例・について説明すれば次の通りで
ある。

第１図乃至第３図に示すのは顧客管理を行う場合の具体
例であって、顧客管理台帳＋１１はルーズリーフ式のも
のにして、そのり−７（２）は合成樹脂フィルム製の透
明なものであり、該り−７１２１ＩＩ′ｉ第２図に示す
ように一側部に多数の綴じ孔（３）を設け、リーフ（２
）は所定のピッチで縦二列に４個づつのカード収容用ポ
ケット（４）を区画して形成してあり、このポケット（
４）はリーフの片側の曲でカード挿入口（４）となるｉ
Ｍ＞／Ｉｆに切紘を伺した構造になっている。なおこの
リーフ形成用の合成樹脂フィルムは透明度の高いもので
構成することが好ましい０このり−７（２１のポケット
（４）に収容するカード叫は第４図及び第５図にて示す
ように比較的厚手の紙たと、えばケント紙、アート紙な
どを用いて複写機による電子複写の際の光源光を吸収す
るような色（ｙｔと、ｔは淡みず色、淡いセピア色など
）にて、一方の面（１１）には住所４１１Ｏり、氏名楠
（Ｉれ郵便番号記載欄１１４）、必要に応じて電話ｊｆ
ＪＡ（図示省略）を一定の条件で位置決めされて記載自
在なよう設け、他方の而（１６に：は顧客管理忙都合の
よい事項が記入できる適要梱Ｑ＠を設け、更に必要に応
じて、カードの裏面側隅角部に、特定した条件に応じて
識別できる色わけのための色彩を印刷しておくようにす
ればカード叫の整理が便利である。またこの諸事項記入
のカードとしては第６図に示すような耳片ＯＩを付した
カード（ｌｄであってもよく、その表裏両面には前記と
同様の記載欄（前記例と同じ部分には同じ符号を付しで
ある）を設け、耳片（１Ｑ部分には色わけ印刷か、特定
した事項を印刷しておくなどすれば便利である〇 前記したようなカード叫（又は（１４）には顧客の蝿 住所、氏名、郵便番号などを記入して、リーフ１２１の
各ポケット（４）に、その片面に氏名などの記載面が揃
うようにしてへ定の整理、たと、ｔば五十音順、アルフ
ァベット類、或いは目的別順などによって順次押入し、
整理したものを台帳ｉｌｌにファイルすることで、顧客
台帳ができ上る。従って通常時は、この台帳＋１１をく
って顧客の管理をすればよく、その際カード叫の裏面の
摘要欄α句には顧客の購入品やその池所要の事項を順次
記入することで、各顧客の！ｙＪ悪ヲ知ることができる
。

このようにして顧客台帳用に整理されたものとは別個に
、第７図にて示す如く宛名ラベル＠幻を備えた複写用紙
（２［１金準備し、顧客の管理の延長として通信用に利
用する。この複写用紙−の−例を示せば、比較的薄手で
上面には離型層（２１を形収した台紙（２）上に、前記
カード収容ＩＪ　−７＋２１における収容カード＋ｌｏ
ｆの配分と合致するよう切線（社）にて分割され接着剤
層（財）を塗付してなるラベル（２１１が付されたもの
にし、周知の電子複写機にて使用できる紙厚で、所要寸
法のものである。

而して顧客台帳をもとにして、たとえば顧客に対してダ
イレクトメールなどを郵送するようなとき、その必要な
顧客の範囲を予め台帳によって整理して、そのリーフ（
２）Ｋそれぞｎ仕分けしておけば、所要のり−７を収り
外して、電子複写機にカードｔｌ（ｌの氏名などの記載
側をコピーするようにして、前記ラベル複写用紙−を供
給して複写すれば、該複写用紙（至）の各ラベル（２υ
が予めリーフ（２）側のカード四の配分と合致するよう
圧しであるから、周知の手段で位置合せして複写するこ
とにエリ、用紙四側の各ラベルｅ１上面にカード明記戦
の両所氏名などがそのまま電子複写される。要するにリ
−７１２１に収容整理されているカード（１０）群がそ
のま・ま原稿となって宛名ラベル＠蔚が簡単に複写され
て得られることになる。

従って必要な枚数コピーすることで即座に宛名ラベルが
製作できるので、この要領で順次リーフ（２）を取り替
７ｔて所要の宛名ラベル保１は台紙（２）から剥すとそ
のまま裏面に塗布されている接着剤（財）でもって目的
の封筒などに貼着し、宛名書きすることなく郵送の準備
゛ができることになる。

このようにして台帳用に綴じ込んである顧客カードリー
フ（２）を必要に応じて収り外せば、該り−フ１１１は
透明のフィルムで形Ｕされているので、そ・のまま原槁
七なって宛名印刷の代用として電子複写機を用いて宛名
ラベルを作り得るのである。勿論顧客の対象事項に応じ
てり−７（！）のポケット（４）にカード（１０１金入
れ替えれば目的ＫＦ５じてコピー原稿が容易に変見られ
る便利さがある。このような操作をする場合に１該顧客
カード１１（Ｉ　Ｋ色付けして識別できるよう処してお
けば、それによってリーフ（２）内へのカード叫差替え
で種種の組合せができ、便利である。

またラベル複写用紙−の適当なスペースに、予め会社名
や会社の住所などを印刷したものを使用するようにすれ
ば、更に効果的である。更にこのラベルの分割に際して
所定の配分で複写さルる範囲を予定して切線部分を所要
の形状に抜き切りしておけば、丁度シーリング印刷され
た場合のようなラベルが得られる。

以上は顧客管理の場合について説明したが、整理するカ
ードについては事務処理の内容に応じて製品仕分は事項
などを一定の条件で記載する工うＫして、管理台帳を作
り、そのうちの必要のあるリーフを抜き出して、前記と
同様の複写用紙全使用して、リーフを原稿として電子複
写すれば、記載事項がラベル上にコピーされ、従ってこ
れを剥して商品或いは所要の物品に貼付するようにすれ
ば書き写し時のミスをなくして仕分けができることにな
る。

このほか、整理したカードを台帳として、この台帳から
写し替、もて他の物品に記録する必要のある作業を行う
場合には利用できること勿論である。

なお、カード収容用のリーフ（２）におけるポケット（
４）のカード挿入口（４′）近傍に第８図に示すように
ポケット形成のための仕切りシール（Ｚ）隣接部にカー
ド抜は止めシール都（６）を設けて、カード（１０ｊ　
’ｉｚポケット（４）内に収容しｆＡ後、簡単に抜は出
したり、変位しんりしないようにすることができ好都合
であるＯ 発明の効果： 叔上の如く本発明によｎば、リーフに収容するカード’
ｔｐｆｒ望の条件によって整理することでたと、ｔばカ
ードに住所氏名などを記載したものを用い／′Ｌｆｉ顧
客台帳となり、ま友カードに商品類別や一般事務上の仕
分は事項などに必要事項を記入して整理すれば事務管理
台帳となり、収容整理しているカードを作業上或いは収
扱い上の都合で所要のリーフに入ｎ替えることで仕分け
を自在に変更することができ、更にこれをファイルから
所要のリーフを取出してラベル紙貼付の用紙を用いて周
知の電子複写機で複写することにより、簡単に所要の整
理事項、たと、ｔば顧客カードなどではその書誌事項を
そのままラベルに複写さ、ｎて、即宛名ラベルを得るこ
とかで、き、事務管理が部平になって管理事務が便利に
なったのである。従って比較的規模の小さい、或いは簡
易型の事務処理に採用して有用なシステムであるとい、
もる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明に使用する管理台帳の一具体例斜視図、
第２図は管理台帳に組込むリーフの正面図、第３図けり
−７にカード収容した態様を示す図、第４図はカードの
表面を示す図、第５図はカードの裏面を示す図、第６図
はカードの別例を示す図、￥Ｊ７図は複写するラベル紙
を備、ｔた複写用紙の斜視図、第８図はリーフの別例を
表わした要部の図である。 Ｉｌｌ・・・顧客管理台帳　　　（２）・・・リーフ（
３）・・・綴　じ　孔　　　　（４）・・・カード収容
用ポケット＋ｔｏｉ　ｔｔｏ＋・・・カー　ド　　　　
四・・・複写用紙ｔ２１・・・ラ　ベ　ル　　　　固・
・・台　　　紙（財）・・・接着剤層

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 透明合成樹脂フィルムにて一側辺に綴じ孔を備えて多数
   のポケットを所要配分で設けたカード収容用リーフに、
   その各ポケット部分にそれぞれ所要の事項を記載したカ
   ードを、その記載事項を一定条件に整理して収容するよ
   うにし、斯かるカード収容リーフを複数枚着脱可能に綴
   じ込んで管理台帳とし、これと別途に前記カード収容リ
   ーフのカード配分と合致する区画で分割剥離可能なよう
   台紙上に接着剤層を介してラベル紙を付着した用紙を用
   意し、前記管理台帳から所要の一枚のリーフを取外して
   電子複写機にかけ、前記用紙の各分割ラベル紙上にリー
   フ収容カードの記載を複写することで宛名等の貼付ラベ
   ルが得られるようにしたことを特徴とする事務管理シス
   テム。