JPS60217466A - 電子フアイリングシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔発明の属する技術分野〕 本発明は、ドキュメントがイメージデータとして格納さ
れる記憶装置と、格納されたイメージデータの中で必要
なものを自動検索して表示装置に表示させる制御部を有
する電子ファイリングシステムに関するものである。

〔従来例による説明〕

日常使用されているドキュメントには、ドキュメント名
称が付されているのが通常である。このようなドキュメ
ントで、１ベーノに収まらないものは、連続ページを付
けている。この連続ページが付けられたドキュメントで
は、塩ページ間は互に関連が密で相互の参照が容易であ
る必要がある。

このようなことから、ドキュメントの管理に電子ファイ
リングシステムが利用される場合がある。

従来、このような電子ファイリングシステムとして、例
えば、第１図に示す構成ブロック図のものがあった。

第１図において、１０はイメージ入出力装置、２０は表
示装置、３０は記憶装置、４０は情報圧縮・伸張部、５
０は制御部でおる。

イメージ入出力装置１０は、ファクシミリ装置にコンピ
ュータとのインタ７工イス機能を付加したものである。

入力機は、文書１図面等をイメージデータとして入力す
る。出力機は、所望のイメージデータを指定されたモー
ドで必要な枚数だけプリントアウトする。

表示装置２０は、例えばＣＲＴディスプレイ装置であり
、検索されたイメージデータを画面表示する。

２１はキーボードでら９、データを検索するだめのキー
が設けられている。

記憶装置３０は、例えば磁気ディスク装置であり、イメ
ージ入出力装置１０から入力されたイメージデータを記
憶する。

情報圧縮・伸張部４０においては、圧縮部ではイメージ
データを磁気ディスク装置３０に記憶しやすいように圧
縮し、伸張部では圧縮部で圧縮したイるイメージデータ
を検索する機能を有するとともに、イメージ入出力装Ｗ
１０、ＣＲＴディスプレイ装置２０、磁気ディスク装置
３０および情報圧縮・伸張部４０の制御を行なう。

しかし、このような電子ファイリングシステムコメント
を入力する場合には、あらかじめドキュメントを編集し
てから入力しなければならない。

このことから、編集をまちがった場合、編集を変更した
い場合等にはドキュメントを再び入力しなおさなければ
ならないため、編集作業がめんどうであるという問題点
があった。また、入力されたドキュメントを視覚的に確
認する手段が設けられていないため、編集を行なうにあ
たって、編集メモ等を作成しなければならないという問
題点があった０ 〔発明の目的〕 本発明は上述したような問題点を除去するだめになされ
たものでおり、入力されたドキ〉メントの編集が容易で
しかもペーパーレスで編集も行なうことが可能な電子フ
ァイリングシステムを実現することを目的とする。

〔実施例による説明〕

第２図は本発明にかかる電子ファイリングシステムの一
実施例の構成ブロック図である。第２図において、第１
図と同一のものは同一符号を付けるＯ 第２図りこおいて、６ｏは記憶装置、７ｏは制御部であ
る。

記憶装置６０は、書き換え可能な記憶媒体例えば磁気デ
ィスク装置である。記憶装置６０には、入力されたドキ
ュメントがイメージデータとして格納されるイメージデ
ータ領域Ｈ４と、格納されているイメージデータについ
てのドキュメントコードとページの情報が登録されてい
る情報管理領域Ｈ２が設けられている。

制御部７０は、記憶装置６０に格納されているイメージ
データを検索する機能と、イメージ入出力装置１０、Ｃ
ＲＴディスプレイ装置２０．情報圧縮・伸張部４０およ
び記憶装置６ｏの制御を行なう機能を有するとともに、
データ編集を行なうデータ編集部７１が設けられている
。

データ編集部７１は、記憶装置６０に格納されているイ
メージデータの中で編集の対象とするものを呼び出して
ＣＲＴディスプレイ装置２ｏに表示させ、この表示デー
タに新たなドキュメントコードとベージを付して編集を
行なう。このような動作は、キーボード２１のキー操作
をもとにして行なわれる。

具体的な動作については後述する。

次に、このような電子ファイリングシステムの動作につ
いて説明する。

出 ドキ・メントは、イメージ名装置１ｏからイメージデー
タとして入力されて、イメージデータ領域馬に仮登録さ
れる。このドキュメントは未編集のものである。

ここで、キーボード２１の編集キーを押圧すると、ＣＲ
Ｔディスプレイ装置２Ｄには第３図に示すようなドキュ
メント編集操作画面が表示される。これは、検索情報管
理領域愚から呼び出された情報である。

第３図において、Ｅの部分に表示されているデータは、
イメージデータ領域Ｈ１に仮登録されているドキュメン
トについてのドキュメントコードとページを示したもの
である。一方、Ｆの部分には、編集済みのドキュメント
コードとページが表示される。

いま、編集の対象とするドキュメントが、例えば、ドキ
ュメントコード２３　ＤＯｏ、１、ページ１のもの（以
下、ドキュメント２３　ＤＯＯｊ　１とする）である場
合について説明する。

第３図に示す画面が表示されている状態で、キーボード
２１のキー操作によりドキュメント２５　ＤＯＯｌｌが
指定されると、データ編集部７１により、このドキュメ
ントが呼び出されて、第４図に示すように画面表示され
る。

第４図において、画面の左下端に表示された情報は、呼
び出したドキュメントのドキュメントコードとページを
示したものである。

この状態で、ドキュメント２３．Ｄｏｏｌ　１　Ｋつい
て、編集の結果、新たに付けるドキュメントコードとペ
ージを、キーボードのキー操作によυ指定すると、デー
タ編集部７１により画面の右下端には、新たに付けるド
キュメントコードとページが表示される。このドキュメ
ントコードとページを例えば２３　ＫＯＯｌ　２とする
。これによって、表示画面は第５図に示すようになる。

また、第３図の画面ではＦの部分に、このドキュメン仔
ベージが表示されるようになる。

以下、同様にして、イメージデータ領域馬に仮登録され
たドキュメントについて、新しいドキュメントコードと
ページが付されて編集が行なわれる。編集の対象となる
ドキュメントは、随時ＣＲＴディスプレイ装置２０に画
面表示される。

編集が行なわれた後のデータ検索では、ドキュメントコ
ードとページを組合わせたものが、検索キーインデック
スになる。

このような編集では、インサート（ｌＮ５ＥＲＴ）、プ
リピアスインサート（ＰＲＥＶＩＯＵＳ　ｌＮ５Ｆ：、
ＲＴ　）、リプレイス（ＲＥＰＬＡＣＢ　）、アペンド
（ＡＰＰＥＮＤ　）、ディレー）　（ＤＥＬＥ、ＴＥ　
）等の操作が行なわれる。以下、これらの操作について
説明する。

インサート操作は、任意のドキュメントを指定したドキ
ュメントのページの次に挿入する操作である。例えば、
第６図に示すように、ドキュメントＡの３〜５ページを
ドキュメントＢの５ページにインサート指定すると、ド
キュメントＡとＢは右如示すようになる。

プリピアスインサート操作は、任意のドキュメントを指
定したドキュメントのページの前Ｋ　挿入する操作であ
る。例えば、第７図に示すように、ドキュメントＡの３
〜５ページをドキュメントＢの３ページにプリピアスイ
ンサート指定すると、ドキュメントＡとＢは右に示すよ
うになる。

リプレイス操作は、指定したドキユメントのページを任
意のドキュメントに置換える操作である。

この場合に、置換えられたドキュメントは消去される。

例えば、第８図忙示すように、ドキュメントＡの３〜５
ページをドキュメントＢの３ページにリプレイス指定す
ると、ドキュメントＡとＢは右に示すようになる。この
場合、操作前にドキユメントＢの３〜５ページにあった
内容は消去される。

アペンド操作は、任意のドキュメントを指定したドキュ
メントの帰路ページの次へ追加する操作である。例えば
、第９図に示すように、ドキュメントＡの３〜５ページ
をドキュメントＢにアペンド操作すると、ドキュメント
Ａ、！：Ｂは右に示すようＫなる。

ディレート操作は、任意のドキュメントのページを削除
する操作でおる。例えば、第１０図に示すよう罠、ドキ
ュメントＡの３〜５ページにディレート指定すると、ド
キュメントＡは右に示すようになる。

これらの操作は、キーボード２１のキー操作をもとにし
て、データ編集部７１により行なわれる。

〔発明の効果〕

このような電子ファイリングシステムによれば、次のよ
うな効果が得られる。

入力されたドキュメントが仮登録されるイメージデータ
領域馬が設けられていて、この仮登録されたデータにつ
いて、インサート操作等を用いてページの訂正、削除等
を行ない、ドキュメントの編集をすることができる。こ
のことから、システムに入力する前にドキュメントを編
集しておく必要がないため、編集作業を容易にすること
ができる。このようなドキュメントの編集では、イメー
ジデータの場所的な移動は発生せずに検索情報管理領域
の内容が変更されるのみであることから、高速に処理す
ることができる。

また、第５図のＧの部分にドキュメントコードとページ
を書き込むことによって編集が行なわれる。このことか
ら、表示装置２０の画面上でイメージデータを目視しな
がら編集作業を行なうことが

【図面の簡単な説明】

第１図は電子ファイリングシステムの従来例の構成ブロ
ック図、第２図は本発明にかかる電子ファイリングシス
テムの一実施例の構成ブロック図、第３図は第２図の電
子ファイリングシステムの表示装置で表示され九ドキコ
メント編集操作画面を示した図、第４図および第５図は
第２図の電子ファイリングシステムの表示装置で表示さ
れたドキユメントの一例を示した図、第６図〜８ｇ１０
図は第２図の電子ファイリングシステムが編集で用いる
操作について示した動作説明図である。 ２０・・・表示装置、６０・・・記憶装置、Ｈｌ・・・
イメージデータ領域、Ｈ２・・・検索情報管理領域、７
０・・・制御部、７１・・・データ編集部。 荒１図 第２図 第３図 児５図 Ｍ８図 革１０図

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 ドキュメントがイメージデータとして格納される記憶装
   置と、格納されたイメージデータの中で必要なものを自
   動検索して表示装置に表示させる制御部を有する電子フ
   ァイリングシステムにおいて、 前記記憶装置として書き換え可能な記憶媒体が用いられ
   ていて、この記憶装置には、格納されているイメージデ
   ータについてのドキュメントコードとページの情報が登
   録されている検索情報管理領域が設けられているととも
   に、 前記制御部には、前記記憶装置に格納されているイメー
   ジデータの中で編集の対象とするものを呼び出して前記
   表示装置に表示させこの表示データに新たなドキュメン
   トコードとページを付して編集を行なうデータ編集部が
   設けられていることを特徴とする電子ファイリングシス
   テム。