JPH1145260A - 文書管理支援装置およびその装置としてコンピュータを機能させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 特定の内容の文書を収集するための収集条件
を登録しておき、検索技術を用いて収集条件に該当する
文書を収集できるようにすること。 【解決手段】 管理対象となる文書をベクター表現に変
換して格納する転置ファイル１０２と、特定の内容の文
書を収集する条件を記述した収集条件を入力し、入力し
た収集条件を登録して管理すると共に、収集条件を読み
出して画面表示し、画面表示した収集条件が選択される
と、選択された収集条件を出力するクライアント１００
と、収集条件を入力してベクター表現に変換し、変換し
た収集条件のベクター表現と転置ファイル１０２に格納
された文書のベクター表現との類似度を求め、求めた類
似度が所定の閾値を超える文書を選択して文書リストを
生成する文書管理サーバ１０３と、からなり、クライア
ント１００は、文書管理サーバ１０３から文書リストを
入力して、収集した文書の一覧を画面表示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、特定の内容の文書
を収集するための収集条件を登録しておき、検索技術を
用いて収集条件に該当する文書を必要に応じて収集でき
るようにすることにより、文書管理を容易にした文書管
理支援装置およびその装置としてコンピュータを機能さ
せるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り
可能な記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】ハードディスク等の記憶媒体に保存され
た文書は、ディレクトリ（またはフォルダ）と呼ばれる
論理的区分に従って分類されて管理されるのが一般的で
ある。このディレクトリは、文書管理を簡便に行うため
に、ユーザが好みに応じて作成することができるもので
あり、作成したディレクトリに関連のある複数の文書を
まとめるために利用することができる。

【０００３】具体的には、ユーザは、おおもとのルート
ディレクトリに対して、サブディレクトリと呼ばれるデ
ィレクトリを作成することができ、作成したサブディレ
クトリに名称を付け、その下にワードプロセッサ等で作
成した文書を所属させることができる。作成したサブデ
ィレクトリの下には、さらにサブディレクトリを作成す
ることができるため、様々なレベルのディレクトリを作
成することによって階層構造で文書を管理することがで
きる。また、文書を読み出す際には、ディレクトリを指
定することによってそのディレクトリ内の文書名の一覧
を表示し、一覧表示した文書名のいずれかを選択するこ
とによって所望の文書を読み出すことができる。

【０００４】上述したディレクトリに関する情報はファ
イルにまとめられて記憶媒体中に保存される。このファ
イルには、ディレクトリに関連づけられて保存された文
書の文書名，記憶媒体中の位置等が記録され、記憶媒体
中の文書は、ディレクトリ名と文書名とによって管理さ
れることになる。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来の技術においては、ディレクトリを用いることによっ
て簡単に文書管理を行うことができるが、ディレクトリ
で文書を管理するには、ディレクトリ毎に関連する文書
を整理しておかなければならないという問題があった。
換言すれば、いくらディレクトリを整理して作成したと
しても、各ディレクトリに文書を整理して保存していな
ければ、ディレクトリを辿って目的の文書を見つけ出す
ことは困難であった。

【０００６】また、上記従来の技術においては、ディレ
クトリを中心にして文書を分類して管理を行うため、文
書を固定的にしか分類することができないという問題点
があった。換言すれば、ディレクトリを中心にして文書
を分類して管理を行うため、文書の分類方法を変更する
場合には、新たなディレクトリを作成し、作成したディ
レクトリに文書を移動させる等の煩雑な作業が必要であ
って、文書の分類・管理の利便性に欠けるという問題点
があった。

【０００７】本発明は上記に鑑みてなされたものであっ
て、特定の内容の文書を収集するための収集条件を登録
しておき、検索技術を用いて収集条件に該当する文書を
必要に応じて収集できるようにして、文書管理を容易に
することを目的とする。

【０００８】また、本発明は上記に鑑みてなされたもの
であって、上記収集条件を登録しておき、同一の条件で
必要な文書をいつでも収集することができるようにし
て、文書管理を容易にすることを目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、請求項１の文書管理支援装置は、ベクトル空間法を
用いた検索処理を利用して、文書を管理する文書管理支
援装置であって、管理対象となる文書をベクター表現に
変換して格納する文書格納手段と、特定の内容の文書を
収集する条件を記述した収集条件を入力する入力手段
と、前記入力手段を介して入力された収集条件を登録し
て管理する収集条件管理手段と、前記収集条件管理手段
から前記収集条件を読み出して画面表示する収集条件表
示手段と、前記収集条件表示手段で画面表示した収集条
件を選択する選択手段と、前記選択手段を介して選択さ
れた収集条件をベクター表現に変換する収集条件変換手
段と、前記収集条件変換手段で変換した収集条件のベク
ター表現と前記文書格納手段に格納された前記文書のベ
クター表現との類似度を求め、求めた類似度が所定の閾
値を超える文書を選択し、選択した文書を類似度に応じ
て配列した文書リストを生成して出力する文書リスト生
成手段と、前記文書リスト生成手段で生成した文書リス
トを画面表示する文書リスト表示手段と、を備えたもの
である。

【００１０】また、請求項２の文書管理支援装置は、請
求項１に記載の文書管理支援装置において、さらに、前
記文書リスト表示手段で画面表示した文書リストを格納
する文書リスト格納手段と、前記文書リスト格納手段に
格納されている文書リストを文書の収集履歴として画面
表示する履歴表示手段と、を備えたものである。

【００１１】さらに、請求項３のコンピュータ読み取り
可能な記録媒体は、前記請求項１または２に記載の文書
管理支援装置の各手段としてコンピュータを機能させる
ためのプログラムを記録したものである。

【００１２】

【発明の実施の形態】以下、本発明の文書管理支援装置
およびその装置としてコンピュータを機能させるための
プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録
媒体の一実施の形態について、添付の図面を参照しつつ
詳細に説明する。

【００１３】図１は、本実施の形態の文書管理支援装置
のシステム構成図である。図１に示す文書管理支援装置
は、特定の内容の文書を収集するための条件を記述した
収集条件を管理する複数のクライアント１００と、文書
ＤＢ（データベース）１０１に格納された文書から転置
ファイル１０２を生成すると共に、ベクトル空間検索を
行うことができる検索エンジン（例えば、ＣＬＡＲＩＴ
ＥＣＨ社のＣＬＡＲＩＴ等）を備え、クライアント１０
０から収集条件を入力し、入力した収集条件に基づい
て、転置ファイル１０２を用いて該当する文書を収集
し、収集した文書のリストをクライアント１００に出力
する文書管理サーバ１０３と、上記クライアント１００
や文書管理サーバ１０３等を接続するネットワーク１０
４と、から構成されている。

【００１４】図１において、文書ＤＢ１０１は、クライ
アント１００等で作成された複数の文書を格納したもの
であり、格納される文書は、ワープロ文書や、ＳＧＭ
Ｌ，ＨＴＭＬ等の構造化文書等、いかなる種類の文書で
あっても良い。本実施の形態においては、文書ＤＢ１０
１に格納された文書を管理対象とするが、管理対象とな
る文書は複数のデータベースに分散しているものであっ
ても良い。

【００１５】転置ファイル１０２は、文書ＤＢ１０１中
の複数の文書と、これら複数の文書それぞれから後述す
る方法で抽出した複数の索引語との関係を規定すること
により、ある索引語が各文書それぞれにおいてどの程度
重要な語彙であるかをベクター表現を用いて示したもの
であって、この索引語を用いて該当する文書を検索する
ことができるようにしたものである。

【００１６】具体的には、１つの文書を予め定めた複数
のセンテンスからなるサブドキュメント単位に区切り、
サブドキュメントから上記索引語となる名詞句を抽出し
て、抽出した名詞句それぞれについて、サブドキュメン
ト中の出現頻度，文書ＤＢ１０１全体における分布等の
統計情報を求め、求めた名詞句毎の統計情報を用いて各
サブドキュメントをベクター表現に変換する。そして、
変換したサブドキュメントのベクター表現に基づいて、
文書のベクター表現を生成する。転置ファイル１０２
は、このようにしてベクター表現された文書ＤＢ１０１
中の文書を格納するものである。

【００１７】なお、各索引語には、対応する文書中の重
要度に応じた重み付けを行うことができる。また、文書
のベクター表現については、実際の検索を行う際に、サ
ブドキュメントのベクター表現に基づいて生成すること
にしても良い。

【００１８】また、クライアント１００および文書管理
サーバ１０３は、パーソナルコンピュータやワークステ
ーション等によって構成される。図２は、クライアント
１００のブロック構成図である。クライアント１００
は、特定の内容の文書を収集するための条件を記述した
収集条件を登録して管理すると共に、この収集条件を文
書管理サーバ１０３に出力し、文書管理サーバ１０３か
ら収集条件に該当する文書のリストを入力して、収集し
た文書の一覧を表示するものである。

【００１９】図２において、入力装置２００は、キーボ
ードおよびマウス等からなり、特定の内容の文書を収集
するための条件を記述した収集条件を入力すると共に、
入力した収集条件を選択して、該当する文書の一覧の表
示を指定するためのものである。ここで、収集条件は、
収集したい文書の特徴を自然言語で記述した文章や、検
索式、キーワードの集合、収集したい文書の例となる文
書等のいずれであっても良い。収集条件を文書とする場
合には、その文書のファイル名を指定することができ
る。

【００２０】収集条件管理部２０１は、入力装置２００
で入力した収集条件をブックマークとして登録して管理
すると共に、入力装置２００を介して文書の一覧の表示
が指定されると、指定された収集条件を文書管理サーバ
１０３に出力して、該当する文書のリストを入力して、
収集した文書の一覧の表示処理を制御するものである。

【００２１】文書リスト格納部２０２は、文書管理サー
バ１０３から入力した文書のリストを格納しておくもの
である。すなわち、文書のリストを格納しておき、文書
の収集履歴として、過去のリストを表示することができ
るようにするためのものである。

【００２２】出力装置２０３は、ＣＲＴ等からなり、収
集条件管理部２０１で登録した収集条件を画面表示する
と共に、文書管理サーバ１０３から入力した文書のリス
トを表示するものである。また、文書リスト格納部２０
２に格納されている過去のリストも表示することができ
る。

【００２３】入出力部２０４は、入力装置２００，出力
装置２０３およびネットワーク１０４と収集条件管理部
２０１とのインターフェイスとなるものである。

【００２４】また、図３は、文書管理サーバ１０３の処
理を示す概略ブロック図である。文書管理サーバ１０３
は、文書ＤＢ１０１中の文書を転置ファイル１０２に登
録する処理と、ベクトル空間法を利用した検索処理を用
いて、収集条件２０６に該当する文書を収集する処理を
行うものである。

【００２５】文書管理サーバ１０３において、転置ファ
イル１０２に登録する処理は、自然言語処理モジュール
３００と、データベース・ビルド・コンポーネント３０
４とによって行われる。具体的に、自然言語処理モジュ
ール３００は、文書ＤＢ１０１から文書を入力し、文書
のフォーマットの認識処理や、品詞情報等を格納した辞
書３０１および各単語の係り受け等を解析するための文
法辞書３０２を用いて形態素解析，構文解析，名詞句抽
出等の解析処理を行い、上述したサブドキュメント毎の
名詞句リストを含むドキュメント・セット３０３を生成
する。データベース・ビルドコンポーネント３０４は、
自然言語処理モジュール３００で生成したドキュメント
・セット３０３を入力し、入力したドキュメント・セッ
ト３０３中の各サブドキュメントをベクター表現に変換
すると共に、サブドキュメントのベクター表現に基づい
て、文書のベクター表現を生成して転置ファイル１０２
に登録する。

【００２６】一方、文書を収集する処理は、自然言語処
理モジュール３００と、クエリー・ビルド・コンポーネ
ント３０５と、検索エンジン３０７とによって行われ
る。具体的に、自然言語処理モジュール３００は、クラ
イアント１００から収集条件２０６を入力し、品詞情報
等を格納した辞書３０１および各単語の係り受け等を解
析するための文法辞書３０２を用いて形態素解析，構文
解析，名詞句抽出等の解析処理を行い、収集条件２０６
中の名詞句のリストを含むドキュメント・セット３０３
を生成する。クエリー・ビルド・コンポーネント３０５
は、ドキュメント・セット３０３を入力し、収集条件２
０６を構成する各名詞句について、収集条件２０６中の
出現頻度，文書ＤＢ１０１全体における分布等の統計情
報を求め、求めた統計情報を用いて収集条件２０６をベ
クター表現に変換したクエリー・ドキュメント３０６を
生成する。検索エンジン３０７は、クエリー・ビルド・
コンポーネント３０５で生成したクエリー・ドキュメン
ト３０６を入力し、転置ファイル１０２中の各文書のベ
クトルとクエリー・ドキュメント３０６のベクトルとを
比較して、クエリー・ドキュメント３０６との類似度に
応じたスコアを各文書に付与し、所定の閾値を超えるス
コアが付与された文書リスト３０８を検索結果として出
力する。

【００２７】なお、図１においては、文書ＤＢ１０１お
よび転置ファイル１０２をネットワーク１０４に単独に
接続した構成を示したが、これらを文書管理サーバ１０
３に直接接続する構成としても良い。また、図１におい
ては、本実施の形態の文書管理支援装置をネットワーク
１０４を介したシステムで構成するように示したが、ク
ライアント１００と文書管理サーバ１０３の処理を１つ
のコンピュータで行うようにすることもできる。

【００２８】次に、上述した構成を備えた文書管理支援
装置の動作について、（１）転置ファイルの生成処理，
（２）収集条件の登録処理，（３）文書の収集処理の順
で詳細に説明する。

【００２９】（１）転置ファイルの生成処理 図４は、転置ファイルの生成処理を示すフローチャート
である。文書管理サーバ１０３は、新たな文書が文書Ｄ
Ｂ１０１に登録された場合（Ｓ４０１）、この文書を入
力して転置ファイル１０２に登録するための処理を開始
する（Ｓ４０２）。

【００３０】文書管理サーバ１０３において、自然言語
処理モジュール３００は、ステップＳ４０２で入力した
文書を解析する処理を行う（Ｓ４０３）。具体的には、
入力した文書がワープロ文書，ＨＴＭＬ等の構造化文書
等、いかなるフォーマットの文書であるかを判定する処
理を行う。その後、辞書３０１および文法辞書３０２を
用いて形態素解析，係り受け等の構文解析を行い、文書
を複数のサブドキュメントに区分すると共に、区分した
サブドキュメントから名詞句を抽出する等の処理を行
う。

【００３１】そして、自然言語処理モジュール３００
は、ステップＳ４０３における処理の結果に基づいて、
サブドキュメント毎に名詞句リストを生成し、生成した
名詞句リストを含むドキュメント・セット３０３を生成
する（Ｓ４０４）。

【００３２】その後、データベース・ビルド・コンポー
ネント３０４は、自然言語処理モジュール３００で生成
したドキュメント・セット３０３を入力し、文書のベク
ター表現を生成して転置ファイル１０２に登録する処理
を行う（Ｓ４０５）。

【００３３】具体的には、ドキュメント・セット３０３
中のサブドキュメントの各名詞句を転置ファイル１０２
の索引語として、サブドキュメント中の出現頻度，文書
ＤＢ１０１全体における分布等の統計情報を求め、求め
た名詞句毎の統計情報を用いてサブドキュメントをベク
ター表現に変換する。この処理をドキュメント・セット
３０３中の全てのサブドキュメントについて行い、変換
したサブドキュメントのベクター表現に基づいて、文書
のベクター表現を生成して転置ファイル１０２に登録す
る。

【００３４】（２）収集条件の登録処理 続いて、特定の内容の文書を収集するための基準となる
収集条件を登録する処理について説明する。図５（ａ）
および図５（ｂ）は、収集条件の登録処理を説明するた
めの説明図である。

【００３５】ユーザは、クライアント１００の入力装置
２００を用いて収集条件管理部２０１に指示を出し、出
力装置２０３で画面表示された様子を確認しつつ、収集
条件を登録していく。具体的には、例えば、図５（ａ）
に示すような収集条件の登録画面を表示させ、収集条件
名５００と収集条件２０６とを入力していく。図５
（ａ）では、例として、「自然言語処理プロジェク
ト」，「検索処理プロジェクト」，「文書管理プロジェ
クト」に関する収集条件名５００および収集条件２０６
が入力されている。そして、入力装置２００を介して登
録が指定されると、収集条件管理部２０１は、入力され
た収集条件名５００および収集条件２０６を登録する。

【００３６】このようにして、収集条件名５００および
収集条件２０６を登録することにより、収集条件の選択
画面の表示を指定すると、図５（ｂ）に示すような収集
条件の選択画面を表示することができる。図５（ｂ）に
は、図５（ａ）に示した登録画面を用いて登録した収集
条件名５００が表示されている。なお、ここでは収集条
件名５００を入力して表示することにしたが、収集条件
２０６を直接画面表示することにしても良い。

【００３７】（３）文書の収集処理 次に、上述したようにして登録した収集条件に基づい
て、該当する文書を収集するための処理について説明す
る。図６は文書の収集処理を示すフローチャートであ
る。

【００３８】収集条件管理部２０１は、入力装置２００
を介して選択画面の表示要求を入力すると（Ｓ６０
１）、図５（ｂ）に示した選択画面を出力装置２０３を
介して画面表示する（Ｓ６０２）。

【００３９】そして、図５（ｂ）の選択画面から収集条
件名５００のいずれかが選択されると、該当する収集条
件２０６を文書管理サーバ１０３に出力する（Ｓ６０
３）。ここでは、収集条件名５００として、「自然言語
処理プロジェクト」が選択されたものとする。

【００４０】文書管理サーバ１０３は、クライアント１
００から収集条件２０６を入力し、自然言語処理モジュ
ール３００において、収集条件２０６の解析処理を行う
（Ｓ６０４）。具体的には、辞書３０１および文法辞書
３０２を用いて形態素解析，係り受け等の構文解析処理
を行う。

【００４１】そして、自然言語処理モジュール３００
は、ステップＳ６０４での解析結果に基づいて、収集条
件２０６から転置ファイル１０２中の索引語に対応する
名詞句を抽出し、名詞句からなるドキュメント・セット
３０３を生成する（Ｓ６０５）。

【００４２】続いて、クエリー・ビルド・コンポーネン
ト３０５は、自然言語処理モジュール３００からドキュ
メント・セット３０３を入力し、入力したドキュメント
・セット３０３を構成する各名詞句について、収集条件
２０６中の出現頻度，文書ＤＢ１０１全体における分布
等の統計情報を求め、求めた統計情報を用いてドキュメ
ント・セット３０３をベクター表現に変換したクエリー
・ドキュメント３０６を生成する（Ｓ６０６）。

【００４３】検索エンジン３０７は、クエリー・ビルド
・コンポーネント３０５で生成したクエリー・ドキュメ
ント３０６を入力し、転置ファイル１０２中の各文書の
ベクトルとクエリー・ドキュメント３０６のベクトルを
比較して、クエリー・ドキュメント３０６との類似度に
応じたスコアを各文書に付与する（Ｓ６０７）。

【００４４】なお、類似度に応じたスコアは、各文書と
クエリー・ドキュメント３０６との類似度を余弦距離に
基づいて表現したものであり、スコアが大きい文書がよ
りクエリー・ドキュメント３０６と類似していることを
表している。

【００４５】そして、検索エンジン３０７は、予め設定
されたスコアの閾値に基づいて、閾値を超えるスコアが
付与された文書を選択し、選択した文書に基づいて、文
書リスト３０８を生成して、検索結果として出力する
（Ｓ６０８）。

【００４６】図７は、文書リスト３０８の一例を示す説
明図である。図７に示すように、文書リスト３０８に
は、クエリー・ドキュメント３０６との類似度に応じた
スコアのランキング，文書名，作成日等が表示される。
本実施の形態においては、ステップＳ６０３で選択され
た収集条件名５００が「自然言語処理プロジェクト」で
あるため、自然言語処理に関して記述した文書が収集さ
れている。

【００４７】クライアント１００は、文書管理サーバ１
０３から文書リスト３０８を入力し、入力した文書リス
ト３０８に基づいて、上位のランキングの文書から順
に、文書名を一覧表示する（Ｓ６０９）。

【００４８】図８は、収集した文書を一覧表示した様子
の一例を示す説明図である。ユーザは、図８に示した文
書の一覧から所望の文書を選択することにより、選択し
た文書を画面表示することができる。

【００４９】また、文書管理サーバ１０３から入力した
文書リスト３０８を、クライアント１００の文書リスト
格納部２０２に格納することにより、収集条件名５００
を選択する選択画面に過去に収集した履歴を表示するこ
とができるようにする。図９は、文書の収集履歴を表示
した選択画面の一例を示す説明図である。ここでは、文
書を収集した日付を表示することにしている。そして、
この日付を指定することにより、過去に収集した文書の
一覧を表示することができる。したがって、この履歴を
参照することにより、例えば、自然言語処理プロジェク
トの進捗状況の把握に利用することができる。

【００５０】このように、本実施の形態の文書管理支援
装置によれば、特定の内容の文書を収集するための収集
条件２０６を設定し、検索技術を用いて収集条件２０６
に該当する文書を必要に応じて収集できるようにしたた
め、所望の文書を簡単に収集することができ、文書管理
を容易にすることができる。また、収集条件２０６は登
録しておくことができるため、同一の条件で必要な文書
をいつでも収集することができる。また、文書を収集す
る条件を変更したい場合には、収集条件２０６を変更す
るのみでよく、ディレクトリを変更する場合のような面
倒な作業は不要である。

【００５１】なお、本実施の形態の文書管理支援装置に
おいては、登録した収集条件２０６について、文書を収
集する処理を行う毎にベクター表現に変換する処理が必
要となるが、収集条件管理部２０１に収集条件を入力し
た際に、入力した収集条件をベクター表現に変換して登
録することにして、ベクター表現に変換する処理を１回
で済むようにすることができる。

【００５２】また、収集した文書において、ユーザが収
集結果としてふさわしいと思う文書やふさわしくないと
思う文書については、その結果を文書管理サーバ１０３
にフィードバックすることができる。すなわち、ユーザ
は、収集結果としてふさわしいと思う文書に対して、正
の重み、例えば「＋」を指定することができ、収集結果
としてふさわしくないと思う文書に対して負の重み、例
えば「−」を指定することができる。その結果、入力し
た重みが正の指定である場合には、転置ファイル１０２
中の該当する文書の重みが強化され、入力した重みが負
の指定である場合には、文書の重みが弱められる。

【００５３】また、詳細な説明は省略するが、本実施の
形態の文書管理支援装置は、ワードプロセッサ等のアプ
リケーションプログラムで文書を読み出す際にも適用可
能であることは明らかである。

【００５４】さらに、本実施の形態で説明した文書管理
支援装置は、予め用意されたプログラムをコンピュータ
やワークステーションで実行することによって実現され
る。このプログラムは、ハードディスク，フロッピーデ
ィスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＭＯ，ＤＶＤ等のコンピュータ
で読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータに
よって記録媒体から読み出されることによって実行され
る。また、このプログラムは、上記記録媒体を介して、
またはネットワークを介して配布することができる。

【００５５】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の文書管理
支援装置（請求項１）によれば、管理対象となる文書を
ベクター表現に変換して格納する文書格納手段と、特定
の内容の文書を収集する条件を記述した収集条件を入力
する入力手段と、入力手段を介して入力された収集条件
を登録して管理する収集条件管理手段と、収集条件管理
手段から収集条件を読み出して画面表示する収集条件表
示手段と、収集条件表示手段で画面表示した収集条件を
選択する選択手段と、選択手段を介して選択された収集
条件をベクター表現に変換する収集条件変換手段と、収
集条件変換手段で変換した収集条件のベクター表現と文
書格納手段に格納された文書のベクター表現との類似度
を求め、求めた類似度が所定の閾値を超える文書を選択
し、選択した文書を類似度に応じて配列した文書リスト
を生成して出力する文書リスト生成手段と、文書リスト
生成手段で生成した文書リストを画面表示する文書リス
ト表示手段と、を備えたため、所望の文書を簡単に収集
することができ、文書管理を容易にすることができる。
また、収集条件は登録しておくことができるため、同一
の条件で必要な文書をいつでも収集することができる。
また、文書を収集する条件を変更したい場合には、収集
条件を変更するのみでよく、ディレクトリを変更する場
合のような面倒な作業を不要とすることができる。

【００５６】また、本発明の文書管理支援装置（請求項
２）によれば、請求項１に記載の文書管理支援装置にお
いて、さらに、文書リスト表示手段で画面表示した文書
リストを格納する文書リスト格納手段と、文書リスト格
納手段に格納されている文書リストを文書の収集履歴と
して画面表示する履歴表示手段と、を備えたため、収集
履歴を参照することにより、特定の内容に関し、現在と
過去の変化の様子を知ることができる。

【００５７】さらに、本発明のコンピュータ読み取り可
能な記録媒体（請求項３）によれば、請求項１または２
に記載の文書管理支援装置の各手段としてコンピュータ
を機能させるためのプログラムを記録したため、このプ
ログラムをコンピュータに実行させることにより、特定
の内容の文書を収集するための収集条件を登録してお
き、検索技術を用いて収集条件に該当する文書を必要に
応じて収集できるようにした文書管理支援装置を実現す
ることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本実施の形態の文書管理支援装置のシステム構
成図である。

【図２】図１に示したクライアントのブロック構成図で
ある。

【図３】図１に示した文書管理サーバの処理を示す概略
ブロック図である。

【図４】本実施の形態の文書管理支援装置において、転
置ファイルの生成処理を示すフローチャートである。

【図５】本実施の形態の文書管理支援装置において、収
集条件の登録処理を説明するための説明図である。

【図６】本実施の形態の文書管理支援装置において、文
書の収集処理を示すフローチャートである。

【図７】本実施の形態の文書管理支援装置において、文
書リストの一例を示す説明図である。

【図８】本実施の形態の文書管理支援装置において、収
集した文書を一覧表示した様子の一例を示す説明図であ
る。

【図９】本実施の形態の文書管理支援装置において、文
書の収集履歴を表示した選択画面の一例を示す説明図で
ある。

【符号の説明】

１００ クライアント １０１ 文書ＤＢ １０２ 転置ファイル １０３ 文書管理サーバ １０４ ネットワーク ２００ 入力装置 ２０１ 収集条件管理部 ２０２ 文書リスト格納部 ２０３ 出力装置 ２０４ 入出力部 ２０６ 収集条件 ３００ 自然言語処理モジュール ３０１ 辞書 ３０２ 文法辞書 ３０３ ドキュメント・セット ３０４ データベース・ビルド・コンポーネント ３０５ クエリー・ビルド・コンポーネント ３０６ クエリー・ドキュメント ３０７ 検索エンジン ３０８ 文書リスト ５００ 収集条件名

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ベクトル空間法を用いた検索処理を利用
   して、文書を管理する文書管理支援装置であって、 管理対象となる文書をベクター表現に変換して格納する
   文書格納手段と、 特定の内容の文書を収集する条件を記述した収集条件を
   入力する入力手段と、 前記入力手段を介して入力された収集条件を登録して管
   理する収集条件管理手段と、 前記収集条件管理手段から前記収集条件を読み出して画
   面表示する収集条件表示手段と、 前記収集条件表示手段で画面表示した収集条件を選択す
   る選択手段と、 前記選択手段を介して選択された収集条件をベクター表
   現に変換する収集条件変換手段と、 前記収集条件変換手段で変換した収集条件のベクター表
   現と前記文書格納手段に格納された前記文書のベクター
   表現との類似度を求め、求めた類似度が所定の閾値を超
   える文書を選択し、選択した文書を類似度に応じて配列
   した文書リストを生成して出力する文書リスト生成手段
   と、 前記文書リスト生成手段で生成した文書リストを画面表
   示する文書リスト表示手段と、 を備えたことを特徴とする文書管理支援装置。
2. 【請求項２】 さらに、前記文書リスト表示手段で画面
   表示した文書リストを格納する文書リスト格納手段と、 前記文書リスト格納手段に格納されている文書リストを
   文書の収集履歴として画面表示する履歴表示手段と、 を備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書管理支
   援装置。
3. 【請求項３】 前記請求項１または２に記載の文書管理
   支援装置の各手段としてコンピュータを機能させるため
   のプログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ
   読み取り可能な記録媒体。