JPH11184886A - ドキュメントのファイリング方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 コンピュータのＯＳがもつファイリングシス
テムが構築する階層構造でドキュメントを保管するので
は、多数のドキュメントの管理には階層構造の取捨選択
やドキュメントの適切なファイリング先の決定などが難
しくなる。 【解決手段】 ファイリングツールを設け、そのドキュ
メント解析部１は格納すべきドキュメント内の記述内容
の語彙を解析し、ディレクトリ／ホルダ決定のヒントと
なる特徴的な語彙を検索し、ホルダ探索部２はディレク
トリ／ホルダの階層及びその名称を探索し、ホルダ決定
部３は語彙を基に探索結果の中からドキュメントの格納
先として相応しいディレクトリ／ホルダの候補を選定も
しくは新規のディレクトリ／ホルダを提示し、ホルダ管
理部４は利用者が選択したディレクトリ／ホルダへドキ
ュメントを格納するとともに、候補にあがったディレク
トリ／ホルダへの関連付けを行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子媒体によるド
キュメントの伝達・保管・再利用が日常業務で頻繁に行
われる業種で、ドキュメントのファイリングを効果的に
サポートするツールに関する。

【０００２】

【従来の技術】電子媒体に記録されたドキュメントはあ
らゆる分野において日常業務における情報管理手段とし
て、益々大きなウェイトを占めつつある。さらに、パー
ソナルユースのコンピュータの普及及びそれに付帯する
補助記憶装置の大容量化により、個人保管する電子媒体
のドキュメントの量は日々増えていく傾向にある。

【０００３】パーソナルユースコンピュータのドキュメ
ントのファイリング方式は、ＯＡ及びＥＯＡなどのアプ
リケーションソフトは各種ＯＳのファイリングシステム
にデータの保管を管理させている。各種ＯＳのファイリ
ングシステムでは、表現の違いはあるとしても図２のよ
うな階層構造の中にドキュメントを保存するようになっ
ている。

【０００４】同図で、左端のＡ，Ｂはドライブと呼ば
れ、物理的位置付けに近い差異を持つ補助記憶装置を示
している。さらに、Ａ−１などドライブの下位になる部
分はディレクトリあるいはホルダと呼ばれ、ファイリン
グの用途別に利用者が作成し、ドキュメントを保存する
のに用いる。

【０００５】上記に述べた一般的なファイルシステムに
おいては、ドキュメントの保管場所は利用者がその都度
取り決め保管している。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】現在の技術における問
題点は次のとおりである。

【０００７】（１）ドキュメントをどこに保管すべきか
判断しにくい場合がある。

【０００８】（２）階層化された格納の構造は保管の構
造としては明確であるが、複数のドキュメント間の関連
を表現できない。

【０００９】（３）より効率よく保管する意図で階層が
細分化される傾向があるが、階層が深くなる場合、目的
のドキュメントへアクセスするのに手間がかかる。ま
た、階層が深くなると、ファイルシステム全体の保管形
態を把握できなくなることがあり得る。

【００１０】上記の補足説明をすると、ファイルシステ
ムの階層構造を作成・利用する際には下記のような判断
が伴う。

【００１１】（１）階層の同じレベルの分類（前記のデ
ィレクトリやホルダに相当する）は同一の区別基準、例
えば「部門別」や「目的別」といった区別から作成す
る。更に、区別自身も細分化の程度が同様なものといっ
たことに留意する。

【００１２】（２）階層が下に行く従い具体的な分類に
なるようにする。

【００１３】このような事柄に留意しながらドキュメン
トを保管しようとする際、相応しい保管先はどれか、あ
るいは新規に分類を作成すべきかなどと苦慮することが
多々起きる。

【００１４】また、実際に複数のドキュメントを併用し
て業務に使用する場合、関連するドキュメントがあらか
じめリンク付けされていなと、階層化されたファイルシ
ステム中を探索する必要がある。

【００１５】一部アプリケーション機能によってドキュ
メント間のリンクはサポートされているが、利用者が意
図的にリンクする必要がある。

【００１６】本発明の目的は、階層構造の取捨選択やド
キュメントの適切なファイリング先の決定など、ドキュ
メントの管理を容易にするファイリング方式を提供する
ことにある。

【００１７】

【課題を解決するための手段】本発明は、ＯＳのファイ
リングシステムとアプリケーションの中間に位置するフ
ァイリングツールにより、管理するドキュメントの特徴
的な語彙を基に格納すべきディレクトリ／ホルダの候補
を挙げ、この候補から利用者が選択したディレクトリ／
ホルダに格納し、さらに他の候補ホルダにも関連情報を
格納しておくようにしたもので、以下の方式を特徴とす
る。

【００１８】コンピュータのファイリングシステムが構
築する階層構造でドキュメントを保管するドキュメント
のファイリング方式において、前記ファイリングシステ
ムとアプリケーションの中間に位置するファイリングツ
ールを設け、このファイリングツールは、格納すべきド
キュメント内の記述内容の語彙を解析し、ディレクトリ
／ホルダ決定のヒントとなる特徴的な語彙を検索するド
キュメント解析部と、前記ディレクトリ／ホルダの階層
及びその名称を探索するホルダ探索部と、前記ドキュメ
ント解析部が抽出した語彙を基に、前記ホルダ探索部の
探索結果の中からドキュメントの格納先として相応しい
ディレクトリ／ホルダの候補を選定もしくは新規のディ
レクトリ／ホルダを提示するホルダ決定部と、前記候補
となるディレクトリ／ホルダの中から利用者が選択した
ディレクトリ／ホルダへドキュメントを格納するととも
に、候補にあがったディレクトリ／ホルダへの関連付け
を行うホルダ管理部とを備えたことを特徴とする。

【００１９】

【発明の実施の形態】図１は、本発明の実施形態を示す
ファイリングツールの構成図である。このツールは、ミ
ドルウェア的ツールになるもので、ＯＳの一部であるフ
ァイリングシステムとワープロ、表計算、電子メールな
どアプリケーションの中間に位置し、ドキュメントの保
管の仲立ちとして機能するものであり、以下の機能を有
する。

【００２０】（１）格納すべきドキュメントが既存の階
層化されたファイル構造（以下、ホルダと記す）のどこ
に入れれば一番よいかを判断し、利用者に提示する。利
用者が了承すれば、ツールが判断したホルダへ格納す
る。

【００２１】（２）ドキュメントを格納すべきホルダが
複数ある場合、優先度の高いホルダに格納するものの関
連あるホルダにも関連付けの情報を格納する。

【００２２】例えば、仮にホルダＡとホルダＢが候補で
あったとして、優先度はＡ＞Ｂの場合はホルダＡに格納
すると共に、ホルダＢにもＡに格納された旨の情報を記
録する。即ち、利用者はホルダＢを開いたときに、関連
するドキュメントがホルダＡにもあることを知ることが
できる。

【００２３】上記の機能を有する図１のファイリングツ
ールを矢印に沿って以下に説明する。

【００２４】ドキュメント解析部１は、格納すべきドキ
ュメント内の記述内容の語彙を解析し、ホルダ決定のヒ
ントとなる特徴的な語彙を検索して抽出特徴語彙として
保存する。ここでは、記述内容の「誰が」、「誰に」、
「いつ（時刻）」及び「何を」などという点に着目した
解析を行う。

【００２５】ホルダ探索部２は、ＯＳのファイリングシ
ステム内のホルダの階層及び各ホルダの名称を探索し、
探索結果としてまとめる。

【００２６】ホルダ決定部３は、ドキュメント解析部１
で抽出した特徴的な語彙を基に、ホルダ探索部２の探索
結果の中からドキュメントの格納先として相応しいホル
ダＡやＢの候補を選定する。もし、該当ホルダがない場
合は、ドキュメント解析部１の解析結果を利用者へ提示
し新しいホルダの作成を促す。

【００２７】ホルダ管理部４は、候補ホルダから利用者
が選択したホルダへドキュメントを格納するとともに、
候補にあがったホルダへの関連付けを行う。例えば、候
補ホルダＡと候補ホルダＢがあるとき、ドキュメントを
格納するホルダとして、利用者がホルダＡを選択したと
き、ホルダＢにも関連情報を格納する。

【００２８】

【発明の効果】以上のとおり、本発明によれば、ファイ
リングツールにより、管理するドキュメントの特徴的な
語彙を基に格納すべきディレクトリ／ホルダの候補を挙
げ、この候補から利用者が選択したディレクトリ／ホル
ダに格納し、さらに他の候補ホルダにも関連情報を格納
しておくようにしたため、階層構造の取捨選択やドキュ
メントの適切なファイリング先の決定など、ドキュメン
トの管理が容易になる。具体的には以下の効果がある。

【００２９】（１）利用者がドキュメントをファイルシ
スナムへ格納するにあたり、どこに格納すればよいかを
助言する機能によって利用者の負担を軽減することがで
きる。この点はファイルシステムの規模が大きくなるに
従って、また利用者が実務で使用するドキュメントが多
岐に渡れば顕著に効果を発揮する。

【００３０】（２）望ましいファイルシステムの階層構
造は、整然と区分けされているべきものであるが、ファ
イリングツールがもつドキュメント解析の機能によって
明確な区分の手段を利用者に提供することができる。

【００３１】（３）ドキュメントは１つのホルダの中に
しか発見できないが、関連するホルダからのリンクが明
示されるため、多目的に使用されるドキュメントの利用
が簡便化される。

【００３２】（４）ドキュメントの解析に「時刻」も含
めることで、スケジュールやアポイントなどの時系列の
意義が大きいドキュメントの管理に有効となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施形態を示すファイリングツール構
成図。

【図２】従来のファイリング方式。

【符号の説明】

１…ドキュメント解析部 ２…ホルダ探索部 ３…ホルダ決定部 ４…ホルダ管理部

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 コンピュータのファイリングシステムが
   構築する階層構造でドキュメントを保管するドキュメン
   トのファイリング方式において、 前記ファイリングシステムとアプリケーションの中間に
   位置するファイリングツールを設け、このファイリング
   ツールは、 格納すべきドキュメント内の記述内容の語彙を解析し、
   ディレクトリ／ホルダ決定のヒントとなる特徴的な語彙
   を検索するドキュメント解析部と、 前記ディレクトリ／ホルダの階層及びその名称を探索す
   るホルダ探索部と、 前記ドキュメント解析部が抽出した語彙を基に、前記ホ
   ルダ探索部の探索結果の中からドキュメントの格納先と
   して相応しいディレクトリ／ホルダの候補を選定もしく
   は新規のディレクトリ／ホルダを提示するホルダ決定部
   と、 前記候補となるディレクトリ／ホルダの中から利用者が
   選択したディレクトリ／ホルダへドキュメントを格納す
   るとともに、候補にあがったディレクトリ／ホルダへの
   関連付けを行うホルダ管理部とを備えたことを特徴とす
   るドキュメントのファイリング方式。