JPH10177475A

JPH10177475A - ドキュメント管理装置および方法

Info

Publication number: JPH10177475A
Application number: JP9110536A
Authority: JP
Inventors: Akio Yamashita; 明男山下
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 1996-10-18
Filing date: 1997-04-28
Publication date: 1998-06-30
Anticipated expiration: 2017-04-28
Also published as: JP3324681B2

Abstract

(57)【要約】【課題】ドキュメント管理システムに変更があっても
アプリケーションプログラムの変更を不要にする。【解決手段】登録取出しＡＰＩ部１３がアプリケーシ
ョン１２から登録または取り出しのＡＰＩを受け取る。
これに応じてアクセス情報取得部１４はグラフィカルユ
ーザインタフェースを表示してドキュメント管理システ
ム１０へのアクセスに必要な情報を受け取る。通信部１
６が受け取った情報を元にドキュメント管理システム１
０に文書の登録や取出しを指示する。アクセス情報記憶
部１５は以前の認証情報や階層情報を保持し、次回のア
クセスを簡易に行えるようにする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明はアプリケーション
プログラムのプロセスにドキュメント管理サービスを提
供するドキュメント管理装置に関し、とくにドキュメン
ト管理手法に変更が生じてもアプリケーションプログラ
ム自体の変更を不要にしたものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、ドキュメント管理システム（ＤＭ
Ｓ）へアクセスするには、ＤＭＳが提供する多数の機能
に対応したアプリケーションプログラムインターフェー
ス（ＡＰＩ）を呼出すようになっていた。ＡＰＩを呼出
すにはＤＭＳが必要とするパラメータを指定しておく必
要があった。またＡＰＩの数は数十個を超えるものもあ
った。例えば、単一のＤＭＳのサーバーからなるクライ
アント・サーバー型のＤＭＳを利用する場合には、ＤＭ
Ｓの各種の処理を利用する前にクライアントとサーバー
間にセッションをオープンする。その場合の認証情報と
しては、ＤＭＳのサーバー名、ユーザー名、パスワード
が必要である。

【０００３】ＤＭＳのＡＰＩはＤＭＳ側の機能の変更や
拡張によって変更される。具体的にはＡＰＩの種類、Ａ
ＰＩのパラメータの数や意味、ＡＰＩの呼び出す順番が
変わる。例えば、複数のＤＭＳサーバー群からなるドメ
インをＤＭＳがサポートし、ユーザーの認証をドメイン
単位で行うようになったとする。認証情報としては、ド
メイン名（以前の例ではサーバー名であった）、サーバ
ー名、ユーザ名、パスワードが必要になる。セッション
をオープンする前に、ドメインに対する認証を終え、ド
メイン内のサーバーを選択し、そのサーバーに対してセ
ッションをオープンすることになる。このようにＤＭＳ
のＡＰＩが変更になると、ＡＰＩを呼出す側のソースコ
ードを変更してコンパイルし直し、テストし直す必要が
あった。具体的には、変更されたＡＰＩを呼び出す個所
の編集し、新規のＡＰＩを追加し、膨大なテスト項目を
チェックし直す必要があった。

【０００４】したがって、ＤＭＳ側の機能の変更、拡張
があってもアプリケーションプログラム自体には何等変
更を必要としないようにすることが望まれる。

【０００５】つぎに従来の技術について具体的に説明す
る。まず一般的なＤＭＳのＡＰＩセットについて説明す
る。ＤＭＳに対する操作としては例えば以下のようなも
のがある。・セッションのオープン（ＯｐｅｎＳｅｓｓｉｏｎ）
・クローズ（Ｃｌｏｓｅｓｅｓｓｉｏｎ）・トランザクシヨン処理の開始・終了・中断・文書の登録（ＣｒｅａｔｅＤｏｃｕｍｅｎｔ）・文書の分類用のキャビネット、ドロワー、フォルダー
の作成（ＣｒｅａｔｅＣａｂｉｎｅｔ，Ｃｒｅａｔｅ
Ｄｒａｗｅｒ，ＣｒｅａｔＦｏｌｄｅｒ）・文書の分類用のキャビネット、ドロワー、フォルダー
の削除（ＤｅｌｅｔｅＣａｂｉｎｅｔ，Ｄｅｌｅｔｅ
Ｄｒａｗｅｒ，ＤｅｌｅｔｅＦｏｌｄｅｒ）・文書の分類用のキャビネット、ドロワー、フォルダー
の属性変更・文書の削除・文書の検索・文書の属性変更・文書の取出し・文書の移動・文書の複製・文書の編集開始（ロックをかけて取出し）、編集終了
（編集結果の保存とロック解除、編集中止（ロック解
除）・文書のアクセス権の変更・文書のバージョン管理これらに対応してＤＭＳのアクセスインターフェースが
通常は用意されている。その概念を図１６に示す。図１
６のようなＡＰＩでは、細かな操作を指定するためにパ
ラメータを細かく設定したり、あるいはパラメータの違
いに対応してアクセスインターフェースを細分化すると
いった場合がある。

【０００６】図１６のようなアクセスインターフェース
を用いた構成においてＤＭＳの機能が変更になったり追
加された場合、機能に対応したＡＰＩが変更されたり追
加されたりする。その結果、ＤＭＳのＡＰＩを利用した
プログラムも変更する必要がある。

【０００７】つぎに特公平７−１１７９２６号公報の通
信アプリケーションプログラムインターフェース装置に
ついて説明する。この技術においては、図１７に示すよ
うに、ＡＰＩを、通信ソフトウェアに共通な共通ＡＰＩ
と、アプリケーションに固有の特定ＡＰＩとに分類する
ようにしている。すなわち、通信に関するＡＰＩ（図１
７のＯｐｅｎｓｅｓｓｉｏｎやＣｌｏｓｅＳｅｓｓ
ｉｏｎ）を隠蔽し、抽象的な手続き（データベースへの
レコードの追加、レコードの削除、レコードの複製等）
に対応する特定ＡＰＩを提供している。これら特定ＡＰ
Ｉへの要求は通信ソフトウエアに対応した共通ＡＰＩ群
に分解され、共通ＡＰＩから通信ソフトウエアのインタ
ーフェースを呼び出す。通信ソフトウエアからの結果は
共通ＡＰＩや特定ＡＰＩで順次合成されて特定ＡＰＩの
結果とする。このようにして、通信に関するＡＰＩを隠
蔽しアプリケーションに特化した抽象的なＡＰＩを提供
している。

【０００８】ところでこの手法をＤＭＳのアクセスに適
用した場合、ＤＭＳのアクセスに必要な情報はすべてパ
ラメータとして渡す必要があり、特定ＡＰＩは抽象化さ
れてもそのパラメータが複雑になる。また、ＤＭＳの機
能が変更になった場合には特定ＡＰＩの数やパラメータ
も影響を受け、特定ＡＰＩを利用したアプリケーション
も変更する必要がある。

【０００９】つぎにＯＤＭＡ（ＯｐｅｎＤｃｕｍｅｎ
ｔＭａｎａｇｅｍｅｎｔＡＰＩ）について説明す
る。ＯＤＭＡではアプリケーションから異なるＤＭＳを
共通に利用するためにＡＰＩを規定している。ＯＤＭＡ
１．０では１５個のＡＰＩを定めている。ＯＤＭＡをサ
ポートするにはアプリケーション側をＯＤＭＡ対応に変
更し、ＤＭＳの方もＯＤＭＡに対応させる必要がある
（図１８）。ＯＤＭＡに準拠したアプリケーションでフ
ァイルを開いたり保存したりすると接続されたＤＭＳに
対するダイアログボツクスが表示されるようになる。こ
のダイアログポツクスに対してＤＭＳに対する細かな設
定を行うようになっている。

【００１０】ＯＤＭＡをサポートしたアプリケーション
やＤＭＳも出始めてはいる。しかし、現在ＯＤＭＡの仕
様の見直しも進められており、ＯＤＭＡの変更に応じ
て、ＤＭＳの呼出し側はもちろんのことアプリケーショ
ン側も変更する必要がある。アプリケーションがＯＤＭ
Ａをサポートするアプリケーシヨンの起動停止、ファイ
ル開閉操作、読み書き操作に連動してＯＤＭＡのＡＰＩ
を呼ぶようにしたり、開いているファイルの状態に応じ
て呼び出すＡＰＩを制御する必要がある。テスト項目も
複雑になる。このような状況下でＯＤＭＡが変更になっ
た場合のアプリケーションのＯＤＭＡ呼び出しの部分を
変更するのは容易ではない。また、ＯＤＭＡをサポート
したアプリケーションのベンダーは変更したバージヨン
を配布する費用がかかる。

【００１１】

【発明が解決しようとする課題】この発明は以上の事情
を考慮してなされたものであり、ＤＭＳに変更があって
もアプリケーションプログラムの変更を行う必要がない
ドキュメント管理技術を提供することを目的としてい
る。

【００１２】

【課題を解決するための手段】この発明によれば、以上
の目的を達成するために、アプリケーションプログラム
のプロセスにドキュメント管理サービスを提供するドキ
ュメント管理装置に、上記アプリケーションプログラム
のプロセスから所定の第１の情報を受け取る情報受け取
り手段と、所定の第２の情報をユーザから受け取るため
のユーザインターフェースを提供するユーザインターフ
ェース提供手段と、上記情報受け取り手段が上記第１の
情報を受け取ったことに応じて上記ユーザーインターフ
ェースを起動する手段と、上記情報受け取り手段により
受け取られた上記第１の情報と上記ユーザインターフェ
ースを介して入力された上記第２の情報とに応じて上記
アプリケーションプログラムのプロセスに上記ドキュメ
ント管理サービスを提供する手段とを設けるようにして
いる。

【００１３】この構成においては、アプリケーションプ
ログラムには第１の情報を指示する機能を設けるだけで
よく、ドキュメント管理機能に変更が加わってもアプリ
ケーションプログラム自体を変更する必要がない。ドキ
ュメント管理機能の変更はユーザインターフェースによ
り吸収することができる。また、アプリケーションプロ
グラムに第１の情報を指示する機能を付加するでけで簡
易にドキュメント管理機能に適合化させることができ、
設計、開発が容易である。

【００１４】また、この構成において、上記第１の情報
は上記ドキュメント管理装置における登録操作を指示す
る情報および取り出し操作を指示する情報とすることが
できる。また、上記第１の情報は上記ドキュメント管理
装置における登録操作および取り出し操作の双方を指示
する情報とすることができる。

【００１５】また、上記ユーザインターフェース提供手
段の動作を終了するときに上記ユーザインターフェース
の表示状態を保持し、上記ユーザインターフェース提供
手段を再度起動したときに、上記ユーザインターフェー
スが上記表示状態から開始されるようにしてもよい。

【００１６】また、上記ユーザインターフェース手段は
ユーザの認証処理を行い、動作終了時に上記認証処理の
結果を保持し、再度起動されたときに上記認証処理の結
果を利用して新たな認証処理を省略するようにしてもよ
い。

【００１７】また、この発明によれば、上述の目的を達
成するために、ドキュメント管理装置に、ドキュメント
管理サービスを実行するドキュメント管理手段と、アプ
リケーションプログラムのプロセスから所定の第１の情
報を受け取る情報受け取り手段と、所定の第２の情報を
ユーザから受け取るためのユーザインターフェースを提
供するユーザインターフェース提供手段と、上記情報受
け取り手段が上記第１の情報を受け取ったことに応じて
上記ユーザーインターフェースを起動する手段と、上記
情報受け取り手段により受け取られた上記第１の情報と
上記ユーザインターフェースを介して入力された上記第
２の情報とに応じて上記ドキュメント管理手段をアクセ
スして上記アプリケーションプログラムのプロセスに上
記ドキュメント管理サービスを提供する手段とを設ける
ようにしている。

【００１８】この構成においても、アプリケーションプ
ログラムには第１の情報を指示する機能を設けるだけで
よく、ドキュメント管理機能に変更が加わってもアプリ
ケーションプログラム自体を変更する必要がない。ま
た、アプリケーションプログラムに第１の情報を指示す
る機能を付加するでけで簡易にドキュメント管理機能に
適合化させることができ、設計、開発が容易である。

【００１９】また、この発明によれば、上述の目的を達
成するために、アプリケーションプログラムのプロセス
からの要求に応じてドキュメント管理装置をアクセスす
るアクセス装置に、上記アプリケーションプログラムの
プロセスから所定の第１の情報を受け取る情報受け取り
手段と、所定の第２の情報をユーザから受け取るための
ユーザインターフェースを提供するユーザインターフェ
ース提供手段と、上記情報受け取り手段が上記第１の情
報を受け取ったことに応じて上記ユーザーインターフェ
ースを起動する手段と、上記情報受け取り手段により受
け取られた上記第１の情報と上記ユーザインターフェー
スを介して入力された上記第２の情報とに応じて上記ド
キュメント管理装置をアクセスして上記アプリケーショ
ンプログラムのプロセスに上記ドキュメント管理装置の
ドキュメント管理サービスを提供する手段とを設けるよ
うにしている。

【００２０】この構成においても、アプリケーションプ
ログラムには第１の情報を指示する機能を設けるだけで
よく、ドキュメント管理機能に変更が加わってもアプリ
ケーションプログラム自体を変更する必要がない。ま
た、アプリケーションプログラムに第１の情報を指示す
る機能を付加するでけで簡易にドキュメント管理機能に
適合化させることができ、設計、開発が容易である。

【００２１】また、この発明によれば、上述の目的を達
成するために、アプリケーションプログラムのプロセス
にドキュメント管理サービスを提供するドキュメント管
理方法において、上記アプリケーションプログラムのプ
ロセスから所定の第１の情報を受け取るステップと、上
記アプリケーションのプロセスから入力された上記第１
の情報に応じて、所定の第２の情報を上記ユーザから受
け取るためのユーザーインターフェースのプロセスを起
動するステップと、上記アプリケーションのプロセスか
ら入力された上記第１の情報と上記ユーザインターフェ
ースを介して入力された上記第２の情報とに応じて、上
記アプリケーションプログラムのプロセスに上記ドキュ
メント管理サービスを提供するステップとを実行するよ
うにしている。

【００２２】この構成においても、アプリケーションプ
ログラムには第１の情報を指示する機能を設けるだけで
よく、ドキュメント管理機能に変更が加わってもアプリ
ケーションプログラム自体を変更する必要がない。ま
た、アプリケーションプログラムに第１の情報を指示す
る機能を付加するでけで簡易にドキュメント管理機能に
適合化させることができ、設計、開発が容易である。

【００２３】また、この発明はコンピュータプログラム
製品として実現することができる。

【００２４】

【発明の実施の態様】以下、この発明の実施例について
説明する。［実施例］図１はこの発明の実施例の構成を示すもので
あり、この図において、ＤＭＳ１０はＤＭＳアクセス装
置１１を介してアプリケーションプログラム（以下アプ
リケーションともいう）１２にドキュメント管理サービ
スを提供するようになっている。ＤＭＳアクセス装置１
１は登録取出しＡＰＩ部１３、アクセス情報取得部１
４、アクセス情報記憶部１５、通信部１６および制御部
１７を有している。

【００２５】アプリケーション１２は、例えばＭｉｃｒ
ｏｓｏｆｔＷｏｒｄである（Ｍｉｃｏｒｏｓｏｆｔ
Ｗｏｒｄは、米国ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＣｏｒｐｏｒａ
ｔｉｏｎの商標。以下、ＭＳ−ＷＯＲＤと表記する）。
ＭＳ−ＷＯＲＤのＷｏｒｄＢａｓｉｃと呼ばれるマクロ
言語を用いて、登録や取出しのメニューを追加する。追
加されるメニューを図２および図３にそれぞれ示す。図
２は、ＭＳ−ＷＯＲＤで文書を何も表示していないとき
に表示されるメニューで取出しだけが可能になってい
る。図３は、１つ以上の文書を編集しているときに表示
されているメニューで、登録および取出しが可能になっ
ている。

【００２６】アプリケーション１２の実行中にメニュー
より登録ないしは取出しのコマンドが指示されるとＤＭ
Ｓアクセス装置１１に対してＤＤＥ（Ｄｙｎａｍｉｃ
ＤａｔａＥｘｃｈａｎｇｅ）を用いて指示されたコマ
ンドの要求を出す。登録の場合には編集中のファイルを
保存してそのファイル名を伴って呼出し、取出しの場合
には単に取出しだけを呼出す。

【００２７】図１において、登録取出しＡＰＩ部１３
は、登録や取出しコマンドに応じたＤＤＥのメッセージ
を受け付け、受け付けたメッセージの内容を制御部１７
に渡す。制御部１７は、接続されたＤＭＳ１０に対する
認証情報がアクセス情報記憶部１５にあるかどうかを確
認し、保持されていなければアクセス情報取得部１４を
通してログイン用のダイアログボックスを表示する。こ
のダイアログボックスの例を図４に示す。アクセス情報
記憶部１５は、認証情報などを保持する。

【００２８】図１のアクセス情報取得部１４は、ＤＭＳ
１０のアクセスに必要な情報や取り出した文書の格納先
を指定するための情報をユーザから取得するためのダイ
アログボックスを表示する。文書の登録時に表示される
ダイアログボックスを図１０に、取出し時に表示される
ダイアログボックスを図１１に、取出した文書の保存先
の指定に用いるダイアログボツクスを図１２に示す。

【００２９】図１の通信部１６は、制御部１７からの指
示によって取出しや登録に対応したＤＭＳ１０のＡＰＩ
を呼び出し、結果を制御部１７に渡す。

【００３０】図１のＤＭＳ１０は、図１６に示すような
ＡＰＩを持った文書管理システムである。

【００３１】つぎにＤＭＳ１０へのドキュメント登録に
ついて図５および図６を参照して説明する。ＤＭＳ１０
への登録は以下のとおり実行される。なお、実施例にお
いては、ＤＭＳ１０のサーバは唯一存在し、そのサーバ
ー名をＤＭＳアクセス装置は知っていることを仮定して
いる。

【００３２】ステップＳ１：アプリケーション１２は登録の要求をＤ
ＭＳアクセス装置１１にだす。ステップＳ２：ＤＭＳアクセス装置１１の制御部１７は
ＤＭＳ１０に対する認証情報が保持されているかどうか
を確認する。保持されていなければステップＳ３へ進
む。保持されていればステップＳ８に進む。ステップＳ３：アクセス情報取得部１４はログイン用の
ダイアログボックスを表示する。ステップＳ４：ダイアログボックスでキャンセルボタン
が押されたら登録操作を終了する。ステップＳ５：ユーザ名とパスワードを入力してユーザ
がＯＫボタンを押す。ステップＳ６：ＤＭＳ１０に対して認証を行い、認証に
失敗すればステップＳ３に戻る。ステップＳ７：認証に成功すれば、制御部１７はＤＭＳ
１０に対する認証情報をアクセス情報記憶部１５に保持
する。ステップＳ８：制御部１７はアクセス情報取得部１４に
登録用のダイアログボツクスの表示を指示する。ステップＳ９：ユーザがキャンセルボタンを押したら制
御部１７は登録作業を終了する。ステップＳ１０：制御部１７は指定された文書の登録を
通信部１６に指示する。ステップＳ１１：通信部１６は指定された文書をＤＭＳ
１０に登録し、結果を制御部１７へ返す。

【００３３】以上の処理をさらに具体的に説明する。ユ
ーザはＭＳ−ＷＯＲＤで新規文書の作成し、「テスト文
書」とタイプしたあとに、図３のファイルメニューより
「ＤＭＳへの登録．．．」を選択する。新規文書である
ので、これをいったんファイルに保存するために、図９
のようなファイルの格納先を示すダイアログボツクスを
表示する。ファイル名を「テスト文書．ｄｏｃ」と入力
して保存を選択する。以上の処理は、ＭＳ−ＷＯＲＤの
マクロ言語を用いて実現する。以上の結果、テスト「文
書．ｄｏｃ」というファイル名を伴ってＤＭＳアクセス
装置１１に登録の要求を出す（図５のステップＳ１）。

【００３４】図５のステップＳ２において制御部１７
は、アクセス情報がアクセス情報記憶部１５に保存され
ているかどうかを確認する。保持されていれば、ステッ
プＳ８に処理を進める。保存されていなければ処理をＳ
３に進める。ステップＳ３においてアクセス情報取得部
１４は、図４のようなログイン用のダイアログボックス
を表示する。図４においてキャンセルボタンをユーザが
選択した場合には、取出し処理を中止する（Ｓ４）。図
４においてＯＫボタンをユーザが押した場合には、入力
されたユーザ一名とパスワードをアクセス情報取得部１
４は取得して制御部１７に返し、制御部１７はユーザ名
とパスワードを通信部１６に渡してＤＭＳ１０に対して
認証を行う（Ｓ５）。

【００３５】ステップＳ６において制御部１７は認証が
成功したかどうかを判定する。失敗の場合には処理をス
テップＳ４にすすめ、再度ログイン用のダイアログボッ
クスを表示する。成功した場合には処理をステップＳ７
に進める。

【００３６】ステップＳ７において制御部１７は、ＤＭ
Ｓ１０に対する認証情報をアクセス情報情報記憶部１５
に保存する。

【００３７】ステップＳ８において制御部１７はアクセ
ス情報取得部１４に図１０に示すような登録用のダイア
ログボックスを表示するように指示する。ユーザは、登
録先のキャビネット、デイレクトリ、フオルダーを選択
したり、属性やフォーマットを指定する。

【００３８】図１０におけるキャンセルボタンが押され
た場合には、アクセス情報取得部１４はキャンセルボタ
ンが押されたことを制御部１７に返し、制御部１７は処
理を終了する（Ｓ９）。

【００３９】図１０においてＯＫボタンが押された場
合、アクセス情報取得部１４は設定された情報を制御部
１７に返し、制御部１７は指定された文書の登録を通信
部１６に指示する（Ｓ１０）。通信部１６は指定された
文書をＤＭＳ１０に登録するＡＰＩを呼出し、結果を制
御部１７に返す（Ｓ１１）。

【００４０】ステップＳｌ２において制御部１７は正常
に登録できたかどうかを判定し、正常に登録できた場合
にはそのことを示すメッセージを表示する（Ｓ１３）。
正常に登録できなかった場合には、その理由も示すメッ
セージを表示する（Ｓ１４）。

【００４１】以上詳述したように、ＤＭＳアクセス装置
１２にアクセスする際に、認証情報、登録先、属性とい
ったパラメータを渡す必要はない。認証情報、登録先、
属性といった対象の表現はＤＭＳ１０に依存することが
多く、これらを伴わないでアプリケーション１２からＤ
ＭＳ１０ヘアクセスができる。その結果、アプリケーシ
ヨン１２側の実装を簡単にして不変なものにすることが
できる。

【００４２】つぎにＤＭＳ１０からのドキュメント取り
出しについて図７および図８を参照して説明する。ドキ
ュメント取り出しは以下のとおり行われる。ステップＳ２１：アプリケーション１２は取出しの要求
をＤＭＳアクセス装置１１にだす。ステップＳ２２：ＤＭＳアクセス装置１１の制御部１７
はＤＭＳ１０に対する認証情報が保持されているかどう
かを確認する。保持されていなければＳ２３へ進む。保
持されていればステップＳ２８に進む。ステップＳ２３：アクセス情報取得部１４はログイン用
のダイアログボツクスを表示する。ステップＳ２４〜Ｓ１６：ダイアログボックスでキャン
セルボタンが押されたら取出し操作を終了する。ユーザ
名とパスワードを入力してユーザがＯＫボタンを押した
場合には、ＤＭＳ１０に対して認証を行い、認証に失敗
すればステップＳ２４に戻る。ステップＳ２７：認証に成功すれば、制御部１７はＤＭ
Ｓ１０に対する認証情報をアクセス情報記憶部１５に保
持する。ステップＳ２８：制御部１７はアクセス情報取得部１４
に取出し用のダイアログボックスの表示を指示する。ア
クセス情報取得部１４は取出し用のダイアログボツクス
を表示する。ステップＳ２９：ユーザがキャンセルボタンを押したら
制御部１７は取出し作業を終了する。ステップＳ３０：ユーザが取出すべき文書を指定して取
出しボタンを押したらば、制御部１７は指定された文書
の取出しを通信部１６に指示する。ステップＳ３１：通信部１６は指定された文書をＤＭＳ
１０より取出し、結果を制御部１７へ返す。ステップＳ３２：正常に文書を取り出せたかどうかを確
認し、正常に取り出せなかったならばステップＳ３６に
進む。正常に取り出せたらステップＳ３３に進む。ステップＳ３３：制御部１７はアクセス情報取得部１４
に取出した文書の格納先の指定を指示する。アクセス情
報取得部１４は取出した文書の格納先を指定してもらう
ダイアログボックスを表示する。ステップＳ３４：ユーザがキャンセルボタンを押したら
制御部１７は取出し作業を終了する。ステップＳ３５：ユーザが格納先を指定してＯＫボタン
を押したならば、制御部１７は指定された格納先に取出
した文書を格納し、文書に関連付けられたアプリケーシ
ョンで、格納した文書を開く。そして処理を終了する。ステップＳ３６：ステップＳ３２において文書を正常に
取り出せなかったと判断されたときには、制御部１７は
その旨のメッセージを表示して処理を終了する。

【００４３】つぎに、以上の取り出し処理をさらに具体
的に説明する。まず、ユーザは、図２あるいは図３のＭ
Ｓ−ＷＯＲＤのファイルメニューから「ＤＭＳから取出
し．．．」を選択する。この結果、ＭＳ−ＷＯＲＤは取
出し要求をＤＭＳアクセス装置１１に出す（図７のＳ２
１）。ステップＳ２２からＳ２７の処理は登録の場合と
同じであるので説明を繰り返さない。ステップＳ２８に
おいて制御部１７はアクセス情報取得部１４に図１１に
示すような取出し用のダイアログボックスを表示するよ
うに指示する。ユーザは、取出し先のキャビネット、デ
ィレクトリ、フォルダーを開いていき所望の文書を指定
する。あるいは、検索ボタンを押し、表示されるダイア
ログボックスに検索条件を指定し、検索されたりストの
中から所望の文蜜を指定することもできる。

【００４４】図１１においてキャンセルボタンが押され
た場合には、アクセス情報取得部１４はキャンセルボタ
ンが押されたことを制御部１７に返し、制御部１７は処
理を終了する（Ｓ２９）。

【００４５】図１１において文書が指定されＯＫボタン
が押された場合、アクセス情報取得部１４は指定された
文書を制御部１７に返し、制御部１７は指定された文書
の取出しを通信部１６に指示する（Ｓ３０）。通信部１
６は指定された文書をＤＭＳ１０から取出すＡＰＩを呼
出し、結果を制御部１７に返す（Ｓ３１）。

【００４６】ステップＳ３２において制御部１７は取出
しできたかどうかを判定する。取出せなかった場合に
は、そのことを示すメッセージを表示して終了する（Ｓ
３６）。正常に取出せた場合には、制御部１７は取出し
た文書の格納先の取得をアクセス情報取得部１４に指示
し、アクセス情報記憶部１５は取出し先を取得するため
のダイアログボックスを表示する（Ｓ３３）。このダイ
アログボツクスを図１２に示す。

【００４７】図１２において、ユーザは格納先のドライ
ブ、ディレクトリ、ファイル名を指定する。図１２にお
いてキャンセルボタンが押された場合には、アクセス情
報取得部１４はキャンセルボタンが押されたことを制御
部１７に返し、制御部１７は処理を終了する（Ｓ３
４）。図１２においてＯＫボタンが押された場合、アク
セス情報取得部１４は指定された格納先を制御部１７に
返し、制御部１７は取出した文書を指定された格納先に
保存し、文書に関連付けられたアプリケーション（図１
１の指定の例ではＭＳ−ＷＯＲＤ）で保存した文書を開
く。その結果、図１３に示すような内容が表される。取
出しの例では登録した文書を取出したので図１３の内容
と図９に示す内容は同じ物である。

【００４８】以上詳述したように、ＤＭＳアクセス装置
１１にアクセスする際に、認証情報、取出す対象、格納
先といったパラメータを渡す必要はない。認証情報や、
取出す対象の表現はＤＭＳ１０に依存することが多く、
これらを伴わないでアプリケーション１２からＤＭＳ１
０ヘアクセスができる。その結果、アプリケーション１
２側の実装を簡単にして不変なものにすることかでき
る。１．１．発明のポイント１．１．１．概略の構成（エ夫・改良した点）ドキュメント・マネージメント・システム（ＤＭＳ）へ
のアクセスインターフェースを２つあるいは１つに限定
し、複雑な指定はＤＭＳが提供するグラフィカル・ユー
ザー・インターフェース（ＧＵＩ）により指定させる。
２つの場合とは、具体的には登録と取出しである。１つ
の場合とは、登録か取出しかのパラメーターを伴った呼
び出しである。

【００４９】また、ＤＭＳに対するユーザの認証結果や
ＧＵＩの階層表示情報を閉じた時点の状態は保持してお
き、同じＤＭＳにアクセスする場合には以前の認証情報
を利用してユーザヘログインを要求せず、閉じた時点の
階層表示状態で表示する。異なるＤＭＳにアクセスした
場合やＤＭＳアクセス装置を再起動した場合にはログイ
ン要求を出してその結果の認証情報を保持するようにす
る。

【００５０】なお、上述の例では、取出しおよび登録と
いう２つのアクセスインターフェースを用いてユーザイ
ンターフェースを起動するようにしたが、取出しおよび
登録をアクセス操作として統一しアクセス操作という単
一のインターフェースでユーザインターフェースを起動
するようにしてもよい。

【００５１】以上説明したように、この実施例において
は、取出しと登録といった普遍的な２つのアクセスイン
ターフェースや１つのアクセスインターフエースにする
ことにより、アクセスインターフェースを呼び出すアプ
リケーション１２側の開発作業を単純にできる。その結
果、開発やテストの工数を大福に削減できる。またＤＭ
Ｓ１０側の機能の変更や拡張に対してＤＭＳ１０にアク
セスするアプリケーション１２を変更しなくてよい。そ
の分、開発やテストの工数を削減できる（変更が及ぶの
はＤＭＳ１０が提供するグラフィカルユーザインターフ
ェース（ＧＵＩ）の部分である）。

【００５２】さらにアプリケーション１２の開発元でな
くてもＤＭＳ１０にアクセスできる機能をアプリケーシ
ョン１２に付加したり、アプリケーション１２が作成し
たファイルをＤＭＳ１０で管理できるようになる。

【００５３】これらのアクセスインターフェースの呼出
しは、ＤＭＳ１０に対してトリガーとして作用し、複雑
なパラメータの指定はいらない。上述したように、ＯＳ
（オペレーティングシステム）が提供するファイリング
機能（フアイルマネージャ）からの呼出し、アプリケー
ションの力スタマイズ機能からの呼出しが簡単に実現で
きる。複雑な指定はＧＵＩで行なう。

【００５４】一度作成すれば、ＤＭＳ１０側の機能やＡ
ＰＩが変更になってもＤＭＳ１０のアクセスインターフ
ェースを呼出す部分を変更する必要はない。

【００５５】また、認証情報や階層表示情報を保持する
ことで、ＤＭＳ１０ヘアクセスする度にログインを行っ
たり以前開いていた階層を開き直すと行った操作上の煩
雑さを減らすことができる。

【００５６】［変形例］つぎに上述実施例の変形例につ
いて説明する。［変形例１］例えば、複数のＤＭＳサーバー群からなる
ドメインをＤＭＳ１０がサポートし、ユーザーの認証を
ドメイン単位で行うようになったとする。認証情報とし
ては、ドメイン名（以前の例ではサーバー名であっ
た）、サーバー名、ユーザ名、パスワードが必要にな
る。セッションをオープンする前に、ドメインに対する
認証を終え、ドメイン内のサーバーを選択し、そのサー
バーに対してセッションをオープンすることになる。こ
の場合にアクセス情報取得部が表示するダイアログボッ
クスを図１４に示す。図４と比較しドメインの選択・指
定が追加されている。

【００５７】この構成において、認証の対象が変更にな
り、認証のＡＰＩが変更になっているが、アプリケーシ
ョン１２からＤＭＳアクセス装置１１の呼び出し部分は
変更しなくてもよい。このほかにも、ＤＭＳ１０の機能
変更に伴うＡＰＩの変更に対してもアプリケーション１
２からＤＭＳアクセス装置１１の呼び出し部分は変更し
なくてもよい。

【００５８】［変形例２］ＤＭＳアクセス装置１１をＧ
ＵＩをべースにしたＯＳ上にアイコンとして存在させ、
アイコンに対する操作をＤＭＳ１０へのアクセスに対応
づけることもできる。図１５には、ＤＭＳアクセス装置
１１のアイコンのイメージを示したものである。図１５
のアイコンにカーソルを重ね、マウスのボタンをダブル
クリツクすると、図１１のような文書取出しのダイアロ
グボックスを表示する。また、ファイル管理ツール上で
登録したい文書を選択し、選択した状態でカーソルを図
１５のアイコンに重ねてボタンを離す（ドラッグアンド
ドロップ操作）と、図１０のような文書登録のダイアロ
グボツクスを表示する。もし認証情報が保存されていな
ければ、認証情報を取得するために図４のダイアログボ
ツクスを表示する。

【００５９】この構成においては、マクロ言語のような
力スタマイズ機能を有していないアプリケーションのフ
ァイルについて、ＤＭＳへの登録や取出しを行うことが
可能になる。そのために必要な操作は、ダブルクリック
やドラッグアンドドロップなど、ＯＳの基本操作を利用
して実現できる。その結果、アクセス権の細かな管理、
ロック機構を利用した排他制御、バージヨン管理、自動
分類といった文費管理機能を手軽にユーザに提供でき
る。

【００６０】［変形例３］登録のダイアログボックスに
対して文書の登録だけでなく、以下のような機能を追加
することもできる。・文書の削除・キャビネット、ドロワー、フオルダーの作成、削除・選択された対象の属性、アクセス権、バージヨンの表
示や変更・文奮の複写・移動また、取出しのダイアログボックスに対して文書の取出
す場合のオプション（ロックをかけて他の人の編集を不
可能にする）を指定するようにすることもできる。

【００６１】この構成においては、登録や取出しだけで
なく、ＤＭＳが提供するその他の機能を利用することが
できる。

【００６２】［変形例４］ＤＭＳに対するトリガーが登
録と取出しの２つの場合について実施例を述べてきた
が、トリガーは一つにすることもできる。この場合に
は、・取出しか登録かの識別情報、ファイル名といったパラ
メータを伴って呼び出す・トリガーによって表示されたダイアログボックスで
処理を指定してもらうといった方法で登録と取出しをＤ
ＭＳ側は識別する。

【００６３】この構成においては、２つの場合より、ア
プリケーション側のＤＭＳへのアクセスの実装を単純に
できる。

【００６４】最後に以上の実施例が実装されるシステム
構成例を図１９に示す。図１９において、実施例のシス
テムはパーソナルコンピュータ等のコンピュータシステ
ムにソフトウェアをインストールして構成される。コン
ピュータシステムはＣＰＵ１００、メモリ１０１、外部
記憶装置１０２、キーボード装置１０３、ＣＲＴ１０
４、マウス装置１０５、プリンタ１０６、通信装置１０
７等を含んで構成される。そして記録媒体１０８に記録
されたソフトウェアを外部記憶装置１０２を介してアク
セスし、ソフトウェアのインストールを行う。

【００６５】

【発明の効果】以上説明したように、この構成によれ
ば、ＤＭＳへのアクセスインターフェースを限定し、複
雑な指定はＤＭＳが提供するユーザインターフェースに
より指定させる。この結果、アクセスインターフェース
を呼び出すアプリケーション側の開発作業を単純にでき
る。その結果、開発やテストの工数を大福に削繊でき
る。また、ＤＭＳ側の機能の変更や拡張に対してＤＭＳ
にアクセスするアプリケーションを変更しなくてよい。
その分、開発やテストの工数を削減できる。またアプリ
ケーションの開発元でなくてもＤＭＳにアクセスできる
機能をアプリケーションに付加したり、アプリケーショ
ンが作成したファイルをＤＭＳで管理できるようにな
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の実施例の構成を示すブロック図で
ある。

【図２】ＤＭＳからの文書の取り出しに用いるメニュ
ーを示す図である。

【図３】ＤＭＳからの文書の取り出しおよび文書の登
録に用いるメニューを示す図である。

【図４】認証情報を取得するために表示されるダイア
ログボツクスを説明する図である。

【図５】ＤＭＳへの文書の登録を説明するフローチャ
ートである。

【図６】ＤＭＳへの文書の登録を説明するフローチャ
ートである。

【図７】ＤＭＳからの文書の取出しを説明するフロー
チャートである。

【図８】ＤＭＳからの文書の取出しを説明するフロー
チャートである。

【図９】ＤＭＳへの文書登録またはＤＭＳからの文書
の取出しを具体的に説明する図である。

【図１０】ＤＭＳへの文書登録またはＤＭＳからの文
書の取出しを具体的に説明する図である。

【図１１】ＤＭＳへの文書登録またはＤＭＳからの文
書の取出しを具体的に説明する図である。

【図１２】ＤＭＳへの文書登録またはＤＭＳからの文
書の取出しを具体的に説明する図である。

【図１３】ＤＭＳへの文書登録またはＤＭＳからの文
書の取出しを具体的に説明する図である。

【図１４】上述実施例の変形例を説明する図である。

【図１５】上述実施例の変形例を説明する図である。

【図１６】従来例を説明する図である。

【図１７】従来例を説明する図である。

【図１８】従来例を説明する図である。

【図１９】この発明の実施例が実装されるコンピュー
タシステム例を示すブロック図である。

【符号の説明】

１０ＤＭＳ（ドキュメント管理システム）１１ＤＭＳアクセス装置１２アプリケーションプログラム１３登録取出しＡＰＩ部１４アクセス情報取得部１５アクセス情報記憶部１６通信部１７制御部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】アプリケーションプログラムのプロセス
にドキュメント管理サービスを提供するドキュメント管
理装置において、上記アプリケーションプログラムのプロセスから所定の
第１の情報を受け取る情報受け取り手段と、所定の第２の情報をユーザから受け取るためのユーザイ
ンターフェースを提供するユーザインターフェース提供
手段と、上記情報受け取り手段が上記第１の情報を受け取ったこ
とに応じて上記ユーザーインターフェースを起動する手
段と、上記情報受け取り手段により受け取られた上記第１の情
報と上記ユーザインターフェースを介して入力された上
記第２の情報とに応じて上記アプリケーションプログラ
ムのプロセスに上記ドキュメント管理サービスを提供す
る手段とを有することを特徴とするドキュメント管理装
置。
【請求項２】上記第１の情報は上記ドキュメント管理
装置における登録操作を指示する情報および取り出し操
作を指示する情報とした請求項１記載のドキュメント管
理装置。
【請求項３】上記第１の情報は上記ドキュメント管理
装置における登録操作および取り出し操作の双方を指示
する情報とした請求項１記載のドキュメント管理装置。
【請求項４】上記ユーザインターフェース提供手段の
動作を終了するときに上記ユーザインターフェースの表
示状態を保持し、上記ユーザインターフェース提供手段
を再度起動したときに、上記ユーザインターフェースが
上記表示状態から開始される請求項１、２または３記載
のドキュメント管理装置。
【請求項５】上記ユーザインターフェース手段はユー
ザの認証処理を行い、動作終了時に上記認証処理の結果
を保持し、再度起動されたときに上記認証処理の結果を
利用して新たな認証処理を省略する請求項１、２、３ま
たは４記載のドキュメント管理装置。
【請求項６】ドキュメント管理サービスを実行するド
キュメント管理手段と、アプリケーションプログラムのプロセスから所定の第１
の情報を受け取る情報受け取り手段と、所定の第２の情報をユーザから受け取るためのユーザイ
ンターフェースを提供するユーザインターフェース提供
手段と、上記情報受け取り手段が上記第１の情報を受け取ったこ
とに応じて上記ユーザーインターフェースを起動する手
段と、上記情報受け取り手段により受け取られた上記第１の情
報と上記ユーザインターフェースを介して入力された上
記第２の情報とに応じて上記ドキュメント管理手段をア
クセスして上記アプリケーションプログラムのプロセス
に上記ドキュメント管理サービスを提供する手段とを有
することを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項７】アプリケーションプログラムのプロセス
からの要求に応じてドキュメント管理装置をアクセスす
るアクセス装置において、上記アプリケーションプログラムのプロセスから所定の
第１の情報を受け取る情報受け取り手段と、所定の第２の情報をユーザから受け取るためのユーザイ
ンターフェースを提供するユーザインターフェース提供
手段と、上記情報受け取り手段が上記第１の情報を受け取ったこ
とに応じて上記ユーザーインターフェースを起動する手
段と、上記情報受け取り手段により受け取られた上記第１の情
報と上記ユーザインターフェースを介して入力された上
記第２の情報とに応じて上記ドキュメント管理装置をア
クセスして上記アプリケーションプログラムのプロセス
に上記ドキュメント管理装置のドキュメント管理サービ
スを提供する手段とを有することを特徴とするドキュメ
ント管理装置のアクセス装置。
【請求項８】アプリケーションプログラムのプロセス
にドキュメント管理サービスを提供するドキュメント管
理方法において、上記アプリケーションプログラムのプロセスから所定の
第１の情報を受け取るステップと、上記アプリケーションのプロセスから入力された上記第
１の情報に応じて、所定の第２の情報を上記ユーザから
受け取るためのユーザーインターフェースのプロセスを
起動するステップと、上記アプリケーションのプロセスから入力された上記第
１の情報と上記ユーザインターフェースを介して入力さ
れた上記第２の情報とに応じて、上記アプリケーション
プログラムのプロセスに上記ドキュメント管理サービス
を提供するステップとを有することを特徴とするドキュ
メント管理方法。
【請求項９】アプリケーションプログラムのプロセス
にドキュメント管理サービスを提供するために用いられ
るコンピュータプログラム製品において、上記アプリケーションプログラムのプロセスから所定の
第１の情報を受け取るステップと、上記アプリケーションのプロセスから入力された上記第
１の情報に応じて、所定の第２の情報を上記ユーザから
受け取るためのユーザーインターフェースのプロセスを
起動するステップと、上記アプリケーションのプロセスから入力された上記第
１の情報と上記ユーザインターフェースを介して入力さ
れた上記第２の情報とに応じて、上記アプリケーション
プログラムのプロセスに上記ドキュメント管理サービス
を提供するステップとをコンピュータに実行させるのに
用いることを特徴とするドキュメント管理用コンピュー
タプログラム製品。