JPH092621A - 資料管理情報システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 この発明は、資料管理情報システムに関する
もので、セキュリティレベルや管理レベルを自由に選択
できる、非接触型検知方式の資料管理情報システムであ
る。 【構成】 この発明は、資料保管エリアへの入退出管理
機構と、資料管理機構とを備え、各々の管理機構からの
情報を外部親装置によって統合して全体管理するシステ
ムであって、入退出管理機構は、非接触型ＩＤカードと
その検知装置、資料管理機構は、非接触型ＩＤタグとそ
の検知装置の手段を有し、外部親装置であるパーソナル
コンピュータのソフトウェアはシステムの拡張性に対応
していることを特徴とする資料管理情報システムを提供
するものである。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、資料管理情報システ
ムに関するものである。さらに詳しくは、この発明は、
セキュリティレベルや管理レベルを自由に選択できる、
非接触型検知方式の資料管理情報システムに関するもの
である。

【０００２】

【従来の技術とその課題】企業、官公庁等の各種の組
織、機関においては、人事、財務や技術等についての重
要機密書類の保管についての関心が高まっており、特に
トレードシークレットの法的保護の体制整備が進むにと
もなって、重要機密書類の保管についての対応がより現
実的なものとして検討されてきている。

【０００３】しかしながら、現状においては、これらの
書類、つまり資料管理について必ずしも実行性のあるシ
ステムが構築されていないのが実情である。その理由と
しては、資料管理情報システムは、各組織や機関の性
格、その規模等に応じて様々な態様を選択して構築すべ
きであるが、各々の態様に合わせてシステム設計し、実
導入すると、大変なコストを必要とし、また、画一的な
システムの場合には、必要としないセキュリティレベル
や管理レベルの手段まで採用しなければならないため、
中小企業等の小規模組織にとってはかえって面倒で、コ
ストアップが避けられないことが考えられる。

【０００４】このため、その仕様において基本構成とと
もに、企業等の事情に応じたセキュリティレベル、管理
レベルの選択が容易であって、しかもそのレベル変更も
簡便で、かつ、コスト面においても比較的受入れやすい
資料管理情報システムの実現が強く望まれていた。そこ
で、この発明の発明者らは、セキュリティレベルや管理
レベルの選択自由度が大きく、しかも、管理の的確さと
効率、低コスト化をも図ることのできるファイルならび
に備品を管理するシステムとして、拡張性ファイル・備
品管理システムをすでに提案している。

【０００５】しかしながら、このシステムでは、資料保
管庫からの退出の際に、ＩＤカード用質問器によって身
元を確認し、次にファイル資料質問器による各ファイル
資料に設定されたランクの確認、個人名とランクとの照
合、さらに、盗難防止用質問器によるファイル資料の確
認という三段階のチェック機構があり、３つの質問器の
１つでも動作不良を起こせば、このセキュリティーシス
テム全体が作動しなくなる。

【０００６】また、身元を確認するためのＩＤカードは
磁気方式を採用しているものがあるが、ＩＤカード質問
器の磁気情報読取り装置のメンテナンスが必要であり、
さらに、ＩＤカードの磁気情報が容易に改変される危険
性がある。そこで、この発明は、以上通りの従来システ
ムの欠点を解消し、セキュリティレベルや管理レベルの
選択自由度が大きく、しかも、管理の的確さと効率、低
コスト化を実現しながら、入退室管理機構や資料管理機
構を単純化できる新しいシステムを提供することを目的
としている。

【０００７】

【課題を解決するための手段】この発明は、上記の課題
を解決するものとして、資料保管エリアへの入退出管理
機構と、資料管理機構とを備え、各々の管理機構からの
情報を外部親装置によって統合して全体管理するシステ
ムであって、入退室管理機構は、非接触型ＩＤカードと
その検知装置、資料管理機構は、非接触型ＩＤタグとそ
の検知装置の手段を有し、外部親装置であるパーソナル
コンピュータのソフトウェアはシステムの拡張性に対応
していることを特徴とする資料管理情報システムを提供
する。

【０００８】

【作用】この発明においては、上記の構成とすることに
より、個々のセキュリティー検知装置のコントローラか
ら送られる管理情報は、パーソナルコンピュータのソフ
トウェアによって処理され、システム全体を動作させる
ことができるため、その使用方法は極めて簡便になる。

【０００９】特に重要なことは、この発明のシステムで
は、利用者ＩＤカード、資料ナンバーＩＤタグを検知ア
ンテナ（電波放射アンテナ）に接近させるだけで情報を
読み取る、非接触検知方式としていることと、システム
の拡散性に対応できるように設計されていること、さら
に、磁気カードや、電気的接点を持ったＩＣカードを使
わないため、メンテナンスフリーで、さらにメモリーの
内容も容易に改変できないのでセキュリティー性能に優
れていることである。このため、ユーザーは資料の貸出
者と貸出可能な貸出物との間に特定な関係を持たせ、各
貸出者に設定された権限内の貸出物にのみ限定して貸出
を許可することが可能になる。

【００１０】以下、実施例を示してさらに詳しく資料管
理情報システムについて説明する。

【００１１】

【実施例】実施例１ 図１は、この発明のシステムの構成例を示したものであ
って、この発明の基本構成を示している。このシステム
の図示していない外部親装置には、貸出者管理データベ
ースならびに資料管理データベースが構築されている。
貸出者管理データベースには、ＩＤ番号、氏名、所属な
どの個人情報の他に、どの機密度の保管エリアもしくは
収納庫からの貸出もしくは、個々の資料の貸出が許可さ
れているか、すなわち貸出権限の情報が管理され、ゾー
ンセキュリティ管理が行われる。さらに資料管理データ
ベースには、資料ＩＤ番号、資料名などの資料固有情報
の他に、貸出可能対象者を限定するための機密度管理情
報があらかじめ登録されている。

【００１２】また、入退出管理機構は、図１に示されて
いる送受信手段を有するＩＤカードとこのＩＤカードを
非接触で検知する利用者ＩＤカード感知アンテナ（電波
放射アンテナ）、さらに、資料保管エリアの出入口の自
動扉を開閉し、利用者の入退室管理を行うコントローラ
から構成される。ＩＤカードは貸出者が携帯するもので
あり、ＩＤ番号、氏名、所属などの個人情報の他に、ど
の機密度の保管エリアもしくは収納庫からの貸出が許可
されているか、すなわち貸出権限の情報を持たせる。

【００１３】ＩＤカードを携帯している貸出者が、資料
保管エリアの出入口に備えられている感知アンテナに接
近すると、感知アンテナによってＩＤカードに記憶され
ているＩＤ情報を読み取り、外部親装置にその情報を送
る。外部親装置は貸出者管理データベースを参照し、当
該貸出者の当該資料保管エリアへの入室許可または不許
可を判断し、その許可情報を当該資料保管エリア出入口
の自動扉を開閉するコントローラに送信することで入退
室を管理することができる。

【００１４】さらに、貸出者管理機構は、資料ＩＤタグ
とこの資料ＩＤタグを非接触で検知する資料ナンバー感
知アンテナ、資料の貸出・返却の管理を行うコントロー
ラ、タッチ式パネルモニターから構成される。資料ＩＤ
タグは各資料に取り付けるものであり、資料ナンバーＩ
Ｄ等を持たせる。貸出者は、資料保管エリア内に備えら
れている感知アンテナに資料を接近させると、感知アン
テナによって資料ＩＤタグに記憶されているＩＤ情報を
読み取り、外部親装置にその情報を送る。外部親装置は
資料貸出管理データベースを参照し、該情報に登録され
ている資料固有情報、機密度管理情報に基づき、当該貸
出者の当該資料の貸出許可または不許可を判断し、許可
された場合には自動的に貸し出し手続きが行われ、資料
貸出管理データベースに当該貸出者のＩＤ情報が記憶さ
れ、貸出者管理データベースには資料ＩＤが記憶され
る。資料貸出の手続きが完了すると、当該資料保管エリ
ア出入口の自動扉を開閉するコントローラに扉を開ける
ことが許可される。感知アンテナに資料を接近させず、
すなわち貸出手続をすることなく、その資料を携帯して
当該資料保管エリアを退室しようとしても、当該資料保
管エリア出入口の自動扉を開閉するコントローラは扉を
開けることが許可されていないため、当該貸出者はその
資料とともに退室することはできない。

【００１５】一方、貸出資料を資料ナンバー感知アンテ
ナに接近さすことにより、資料に貼付のＩＤタグに内蔵
のＩＣメモリーに記憶されている資料ナンバーを読み取
り、利用者名と貸出資料の関係がコンピューターに記録
される。同時に、資料ナンバー感知アンテナより信号を
送出して、資料に貼付のＩＤタグ内のＩＣメモリーに
「資料貸出手続き完了」を特定するコード情報を記憶さ
せる。

【００１６】これによって、もし資料貸出手続きを行う
ことなく退室しようとした場合には、利用者ＩＤカード
感知アンテナの前を通過するときに、利用者ＩＤカード
感知アンテナが資料に貼付のＩＤタグ内蔵ＩＣメモリー
の記憶情報を読み取り、上記の特定コード情報が記憶さ
れていない場合には「資料貸出手続き」が完了していな
いことを検知して、出入口の自動扉を開閉するコントロ
ーラが扉を開けないなど、警告を発することができる。

【００１７】資料保管エリア内に備えられているタッチ
パネル式モニターによって、簡単な操作で貸出・返却手
続きを行うことができる。簡単なタッチ操作で、保管資
料の全リストが即時に検索することができ、希望資料が
貸し出しされている場合は、その該当資料の貸出者の氏
名をモニター上で確認することが可能である。実施例２ 図２は、さらに別の構成を例示している。

【００１８】図において、貸出物の保管エリアもしくは
収納庫を、機密度に応じて例えばＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅと
複数に分割し、各エリアの入口部分もしくは収納庫の扉
部分に貸出者ＩＣカードのＩＤ情報を読みとる質問器
（アンテナ）を配置する。一方、貸出者用ＩＣカードに
記憶させるＩＤ情報には、どの機密度の保管エリアもし
くは収納庫からの貸出が許容されるか、すなわち貸出権
限の情報を１，２，３，４，５，の５段階に分割して持
たせておく。

【００１９】この貸出者の権限を役職ごと、または所属
分野ごとに設定することで、特定の権限のみに、特定の
資料貸出を限定することが可能になる。また、複数の貸
出物保管エリアもしくは収納庫から、自己の貸出を許可
されていない保管エリアもしくは収納庫よりの貸出を試
みた場合は、例えば扉の解錠がなされないとか、警告な
どを発することにより、貸出者の貸出を未然に防止す
る。

【００２０】例えば貸出保管エリアもしくは収納庫が
Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ ５か所あり、一方貸出者は貸出権
限を１，２，３，４，５の５段階に分割する。そして、
貸出者の各段階と、貸出可能な貸出物との関係を次のご
とくとする。 貸出者分類 貸出可能な保管エリア （一例） １ 社長 Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ ２ 役員 Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ ３ 部長 Ａ，Ｂ，Ｃ ４ 課長 Ａ，Ｂ ５ 一般職 Ａ そして、貸出者分類は貸出者のデータ管理ファイルに、
一方、貸出物保管エリアもしくは収納庫は貸出物のデー
タ管理ファイルに記憶させておき、貸出者と貸出可能な
貸出物保管エリアの関係を、親側制御部内にプログラム
化しておくことにより、保管エリアへの進入可否の信号
を容易に出力することができる。

【００２１】すなわち、貸出者が貸出物保管エリアの入
口もしくは収納庫の前で、当人のＩＣカードを貸出者Ｉ
Ｄ情報を読みとる質問器に近接させることにより、親制
御部は当該貸出者が当該貸出物保管エリアに進入もしく
は収納庫よりの貸出を許可するか否かの情報を送信し、
例えば扉の開閉あるいは否の場合は警告を発するなどの
手段を講じることができる。実施例３ 図３は、ロータリー式収納庫（ロータリーストッカー）
を用いたシステムをその構成として示したものである。
また、図４（ａ）（ｂ）は、ロータリーストッカーその
ものを例示したものである。

【００２２】システムの構成については、たとえば以下
の通りとする。 ロータリーストッカー：資料収納棚が９段から１４段、
エスカレーターのごとく垂直方向に回転移動できるよう
に配置された資料収納庫。 利用者ＩＤカードによる「資料利用者管理」：利用登録
者に固有のＩＤナンバーをメモリーしたＩＣ内蔵カード
を発行。

【００２３】資料区別用ＩＤタグによる「資料内容の自
動確認管理」：各資料に、固有のナンバーをメモリーし
たＩＣタグを貼付。 コンピュータ・システム：利用者の希望する資料の内容
を検知して、ロータリー・ストッカー内の該当資料の収
納棚が、資料の取り出しを行える開口部の位置にくるよ
うに制御信号を発信。また、利用者ごとの資料利用状況
の履歴を自動記録。

【００２４】このシステムについては、実施例１の場合
に類似して、以下の利用法が採用される。Ａ 資料室内での閲覧のみに限定する場合 １）利用者ＩＤカードを、利用者ＩＤカード感知アンテ
ナに近接させると、資料取り出しが可能な状態になる。

【００２５】２）タッチパネル式のモニター画面上で希
望する資料を検索する。 ３）希望資料が検索できると、ロータリー・ストッカー
内でその資料が収納されている棚が自動的に移動して、
資料取り出しを行える開口部の位置にきて停止する。 ４）資料を取り出し、閲覧する。

【００２６】５）閲覧が終わると、元の位置に返却す
る。資料閲覧室に複数の利用者がいる場合は、別の利用
者の利用により収納棚が移動している場合が発生するの
で、 ６）「資料ナンバー感知アンテナ」に返却資料を近接さ
せると、資料に貼付のＩＤタグのメモリーを読み取っ
て、自動的に収納すべき棚が開口部にくるから、その棚
に返却する。

【００２７】Ｂ 資料室からの貸出を可能とする場合 上記１）２）３）までの手順は同じ ４）モニター画面を「貸出」画面とし、貸出資料を「資
料ナンバー感知アンテナ」に近接させると、貸出手続き
が自動的に行える。 ５）返却の場合は、モニター画面を「返却画面」とし、
返却資料を「資料ナンバー感知アンテナ」に近接させる
と、返却手続きが行えると同時に、ロータリー・ストッ
カー内の所定の収納棚が移動して、開口部にきて停止す
る。

【００２８】６）収納棚に資料を返却する。このシステ
ムの場合は、利用者が希望する資料が別の利用者により
貸し出されている場合があるので、その場合はモニター
画面で希望資料を検索すると、貸出者の氏名が表示され
る。また、この発明のシステムでは、入退室管理機構な
らびに資料管理機構において、ＩＤカードを非接触で検
知できる非接触型検知装置が採用されているが、管理機
構の安全性を高める必要がある場合には、指紋照合等の
各種検知装置の導入が選択自由度の大きなものとして適
宜に採用されることになる。

【００２９】ＩＤカード、ＩＤタグについては、従来よ
り知られている磁気カードや電気的接点を持ったＩＣカ
ードではなく、送受信手段を内蔵したＩＣカードとして
具体化することができる。なお、この発明において規定
するところの「資料」には、書類、雑誌、書籍はもとよ
り、フロッピーディスク、ビデオテープ、磁気デープ、
図面、設計図、各種リスト等の広範囲なものを対象とし
ている。その種別は特に限定されるものではない。

【００３０】また、上記の保管庫については、数多くの
資料収納棚を立体的に配置したロータリー式収納庫を用
いることが有効でもある。

【００３１】

【発明の効果】この発明は、以上詳しく説明したとお
り、セキュリティレベルや管理レベルの選択自由度が大
きく、しかも、管理の的確さと効率、低コスト化を実現
しながら、入退室管理機構や資料管理機構を単純化する
ことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明のシステムの基本的構成例を示した図
である。

【図２】エリアを分割・区分した構成例を示した図であ
る。

【図３】ロータリーストッカーを用いたシステムの構成
例を示した図である。

【図４】（ａ）（ｂ）は、各々、ロータリーストッカー
を例示した斜視図と斜視断面図である。

Claims (9)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 資料保管エリアもしくは保管庫への利用
   管理機構と、資料管理機構とを備え、各々の管理機構か
   らの情報を親外部装置によって統合して全体管理するシ
   ステムであって、利用管理機構は、非接触型利用者ＩＤ
   カードとその検知装置、資料管理機構は、非接触型ＩＤ
   タグとその検知装置の手段を有していることを特徴とす
   る資料管理情報システム。
2. 【請求項２】 利用管理機構はオートロックドア開閉装
   置を備えている請求項１の資料管理情報システム。
3. 【請求項３】 資料管理機構は資料の貸出・返却管理装
   置を備えている請求項１または２の資料管理情報システ
   ム。
4. 【請求項４】 利用者ＩＤカードとして、送受信手段内
   蔵のＩＣカードが用いられる請求項１ないし３のいずれ
   かの資料管理情報システム。
5. 【請求項５】 資料保管エリアもしくは保管庫を機密度
   に応じて複数に分割し、各エリアの入り口部分もしくは
   保管庫の扉部分に利用管理機構を配設してなる請求項１
   ないし４のいずれかの資料管理情報システム。
6. 【請求項６】 利用管理機構と連動して資料管理機構を
   作動させる請求項１ないし５のいずれかの資料管理情報
   システム。
7. 【請求項７】 資料管理機構は資料貸出手続時に、資料
   ＩＤタグに貸出手続を示す予め定められたＩＤコードを
   記録し、貸出手続の有無を区別できる手段を有する請求
   項１ないし６のいずれかの資料管理情報システム。
8. 【請求項８】 記録・表示装置を備えている請求項１な
   いし６のいずれかの資料管理情報システム。
9. 【請求項９】 保管庫が、複数の資料収納棚を立体的に
   配置したロータリー式収納庫である請求項１ないし６の
   いずれかの資料管理情報システム。