JPH07110039B2 - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は、OMRシートに付されたデータに応じて資料の
画像情報の登録および検索を行う電子ファイリング装置
に関するものである。

〔従来の技術〕

従来、オフィス内で発生する情報の管理は、紙などによ
るファイリングで行われていた。ところが、最近では、
光ディスク等の記録技術が進歩したことにより、多種多
量の情報を電子的に登録し保存することが容易となっ
た。

例えば、電子ファイリング装置は、読取手段となるスキ
ャナを備えており、このスキャナにより資料の情報を光
学的に読み取り、読み取った情報を光ディスク等の記録
媒体に情報を登録するようになっている。また、電子フ
ァイリング装置は、登録された情報を検索して、その中
から必要とする情報を所定の出力手段により随時取り出
すことができるようになっている。

〔発明が解決しようとする課題〕

ところが、上記従来の電子ファイリング装置では、外出
先で登録されている資料が必要になった場合、オペレー
タを電話で呼び出して、必要とする資料の検索条件等の
情報をオペレータに説明したうえで、オペレータに検索
してもらった資料をファクシミリにより送信してもらわ
なければならなかった。このため、オペレータを常在さ
せる必要があるだけでなく、オペレータに必要とする資
料の情報を口頭で指示するのは困難でありまた正確さも
欠けるという問題点を有していた。

これに対し、例えば特開昭63−242060号公報に開示され
た情報ファイル装置は、画像情報の登録または検索動作
を示す情報及び検索情報が記入されたマークシートを使
用し、このマークシートが外部のファクシミリ装置から
送信されると、マークシートに記入された情報に基づい
て画像情報を検索し、ファクシミリ装置へ折返し送信す
る。しかしながら、上記情報ファイル装置においては、
マークシートが送信されたファクシミリ装置にのみ画像
情報の送信が可能であり、例えば、他のファクシミリ装
置へ画像情報を送信するよう操作者が指示することは不
可能であるという問題点を有していた。

本発明は上記した問題点に鑑みなされたもので、外出先
からの指示により、必要とする情報をオペレータを介さ
ずに抽出して入手することができ、さらに、抽出した情
報を任意の宛先に送信することができる電子ファイリン
グ装置を供給することを目的としている。

〔課題を解決するための手段〕

本発明に係る電子ファイリング装置は、上記課題を解決
するために、画像情報を登録する記憶手段を備えた電子
ファイリング装置において、相手側のファクシミリ装置
と画像の送受信を行う送受信手段と、送受信手段により
受信された相手側のファクシミリ装置からの画像がOMR
シート画像か否かを判別する判別手段と、受信された画
像を印字出力する出力手段と、受信されたOMRシート画
像からファクシミリ番号を認識する認識手段と、受信さ
れたOMRシート画像から得た情報に基づいて記憶手段に
登録された画像情報を検索した抽出し送受信手段に送出
する検索手段と、上記判別手段により、受信された画像
がOMRシート画像でないと判別されると、受信された画
像を印字出力するように上記出力手段を制御し、一方、
受信された画像がOMRシート画像であると判別される
と、上記認識手段により認識されたファクシミリ番号に
基づいて、上記送受信手段から相手側のファクシミリ
へ、上記検索手段により抽出された画像情報を送信する
ように上記送受信手段を制御する制御手段とを備えてい
ることを特徴としている。

〔作用〕

上記の構成によれば、相手側のファクシミリ装置から送
受信手段に送信されたOMRシートの画像は、判別手段に
よりOMRシートの画像であると判別され、OMRシートに記
入された情報に基づいて、記憶手段に登録された画像情
報が検索手段によって検索されて抽出される。この時、
OMRシートに記入されたファクシミリ番号が認識手段に
よって認識される。その後、抽出された画像情報は、送
受信手段に送出され、認識されたファクシミリ番号に基
づいて、相手側のファクシミリ装置に送信される。

それゆえ、外出先で電子ファイリング装置に登録された
情報が必要となったとき、必要とする情報の検索情報や
送受信のための情報が記入されたOMRシートを外出先の
ファクシミリ装置から送受信手段に送信すれば、必要と
する情報がOMRシートの検索情報により検索され、外出
先のファクシミリ装置に送信される。

また、必要とする情報の送信先のファクシミリ番号をOM
Rシートから認識するため、検索した情報を自らのファ
クシミリ装置に送信させるように指示できることは言う
までもなく、任意のファクシミリ装置に送信することも
可能となっている。

このように、外出先からの情報の検索が自動的に行われ
るので、オペレータを常在させる必要がなくなり、これ
によってオペレータに検索の指示を与える煩わしさを解
消することができるとともに、誤検索を防止することが
できる。また、これによって外出先からの情報の検索が
容易になり、ファクシミリ装置さえあれば、どこからで
も必要とする情報を簡単に得ることができる。

さらに、相手側のファクシミリ装置から送受信手段に送
信された画像が、OMRシートの画像でないと判別された
場合は、送信された画像をそのまま印字出力するため、
本発明の電子ファイリング装置はファクシミリ装置とし
て使用することも可能となっている。

〔実施例〕

本発明の一実施例を第１図ないし第４図に基づいて説明
すれば、以下の通りである。

第３図に示すように、電子ファイリング装置は、装置全
体の制御を行うCPU1にキーボード２が接続されて各種の
命令等が入力されるようになっている。CPU1は、ホスト
バス３およびインイターフェース回路回路（図中I/F回
路）４を介して、スキャナ５、記憶装置６およびプリン
タ７に接続されている。また、CPU1は、ホストバス３を
介して圧縮・伸長回路８、メモリ９、FAX送受信回路10
およびCRT制御回路11に接続されている。

スキャナ５は、セットされた資料を自動給紙装置5aによ
り給紙させながら、資料の画像情報（以降１次情報と称
する）および登録・検索やその他の処理を行うための情
報（以降２次情報と称する）を光学的に読み取るように
なっている。

記憶手段となる記憶装置６は、光ディスク装置等の記録
再生装置で構成されており、記録媒体に１次情報および
２次情報を記録し、必要に応じて再生するようになって
いる。

圧縮・伸長回路８は、スキャナ５により読み取られた１
次情報を符号化して圧縮するとともに、圧縮された１次
情報を復号化して伸長し元の状態に戻す回路である。

メモリ９は、登録・検索等の処理を行う際に、１次情報
および２次情報やその他のデータを一時記憶し、CPU1の
指令に応じて所定の箇所に送出するようになっている。

送受信手段となるFAX送受信回路10は、図示しない相手
側のファクシミリ装置と画像の送受信を行う回路であ
り、モデム12により公衆電話回線を介して図示しない相
手画像のファクシミリ装置に接続されている。

CRT制御回路11は、CRT13の表示を制御するための回路で
あり、直接CRT13に接続されている。CRT13は、必要に応
じて１次情報および２次情報を表示するようになってい
る。

第１図に示すように、CPU1は、判別手段14と、検索手段
15とを備えている。

判別手段14は、相手側のファクシミリ装置から送信され
た画像が、FAX送受信回路10により受信されると、後述
するOMRシート16のものであるか否かをタイミングマー
ク17…の有無により判別するようになっている。

検索手段15は、判別手段14により上記情報がOMRシート1
6のものであると判別されると、その情報すなわち２次
情報に基づいて記憶装置６に登録された情報を検索して
抽出し送受信手段FAX送受信回路10に送出するようにな
っている。

第２図に示すように、本実施例に用いられるOMRシート1
6は、外周部に読取領域を示すタイミングマーク17…が
設けられるとともに、タイミングマーク17…の内側に
は、２次情報となる各種の情報を設定する領域18が設け
られている。

タイミングマーク17…は、行方向（Ｘ方向）および列方
向（Ｙ方向）に、領域18に記入されるマークの位置に対
応するように、所定の間隔をおいて付されている。

領域18の上段には、処理の種類を選択する処理選択記入
欄19と、登録年月日を示す登録年月日記入欄20と、１次
情報を保管する月数を指定する保管月数記入欄21とが設
けられている。

領域18の中段には、登録する資料の登録番号を示す資料
番号記入欄22と、資料をFAXにより送受信するためのFAX
番号を示すFAX番号記入欄23とが設けられている。FAX番
号記入欄23は、相手側のファクシミリ装置のFAX番号に
おけるそれぞれの桁番号が０から９まで選択しうるよう
にマークを記入する箇所が設けられている。

領域18の下段には、登録する資料の原稿枚数を指定する
枚数記入欄24と、スキャナ５による読取モード（スキャ
ナモード）を設定するスキャナモード記入欄25と、各種
の入出力装置の指定やその他の情報を示すキーワード記
入欄26とが設けられている。

OMRシート16は、資料の種類に応じて上記各記入欄19〜2
6の所定の箇所にマークが記入され、記入されたマーク
の位置から得られる情報に従って資料の登録・検索等の
処理が行われるようになっている。なお、上記マークの
位置は、公知の技術により行方向（Ｘ方向）および列方
向（Ｙ方向）のタイミングマーク18…の位置を検知する
ことにより知ることができる。

上記の構成においてファクシミリによる検索の手順を第
４図のフローチャートに基づいて説明する。

検索に先立って、OMRシート16に処理選択記入欄19等の
検索に必要な条件およびFAX番号記入欄23にマークを記
入しておく。

まず、外部からのFAX送信を受信しうるように、電子フ
ァイリング装置本体がFAXモードに設定される（S1）。
相手側ファクシミリ装置からOMRシート16が送信される
と、OMRシート16の画像がFAX送受信回路10に受信され、
判別手段14により受信された画像がOMRシート16のもの
か否かが判別される（S2）。

S2において受信された画像がOMRシート16のものでない
と判別されると、一般のファクシミリ画像としてプリン
タ７に印字出力される。また、S2において受信された画
像がOMRシート16のものであると判別されると、その画
像から検索条件および相手側のFAX番号が認識される（S
3）。

次に、上記検索条件に基づいて検索手段15により記録装
置６に登録されている１次情報および２次情報が検索さ
れ（S4）、必要とする１次情報および２次情報が抽出さ
れる（S5）。その後、S3において認識されたFAX番号が
呼び出されて（S6）、検索手段15により抽出された１次
情報および２次情報がFAX送受信回路10から上記FAX番号
の相手側ファクシミリ装置に画像送信される（S7）。

上記のように、相手側のファクシミリ装置から送信され
たOMRシート16の２次情報に基づいて検索を行い、必要
とする１次情報を抽出して相手側のファクシミリ装置に
送信するので、外出先からファクシミリ装置を用いて必
要な情報の入手を容易に行うことができる。

〔発明の効果〕

本発明に係る電子ファイリング装置は、以上のように、
相手側のファクシミリ装置と画像の送受信を行う送受信
手段と、送受信手段により受信された相手側のファクシ
ミリ装置からの画像がOMRシート画像か否かを判別する
判別手段と、受信された画像を印字出力する出力手段
と、受信されたOMRシート画像からファクシミリ番号を
認識する認識手段と、受信されたOMRシート画像から得
た情報に基づいて記憶手段に登録された画像情報を検索
して抽出し送受信手段に送出する検索手段と、上記判別
手段により、受信された画像がOMRシート画像でないと
判別されると、受信された画像を印字出力するように上
記出力手段を制御し、一方、受信された画像がOMRシー
ト画像であると判別されると、上記認識手段により認識
されたファクシミリ番号に基づいて、上記送受信手段か
ら相手側のファクシミリへ、上記検索手段により抽出さ
れた画像情報を送信するように上記送受信手段を制御す
る制御手段とを備えている構成である。

これにより、外出先で電子ファイリング装置に登録され
た情報が必要になったとき、必要とする情報の検索情報
や送信先のファクシミリ番号等の所定の情報が記入され
たOMRシートを外出先のファクシミリ装置から送受信手
段に送信すれば、必要とする情報がOMRシートの検索情
報により検索され抽出されて、任意のファクシミリ装置
に送信される。

それゆえ、外出先からの情報の検索を自動的に行うこと
ができるので、オペレータを常在させる必要がなくなる
とともに、オペレータに検索の指示を与える煩わしさが
解消され、しかも誤検索を防止することができる。ま
た、これによって外出先からの情報の検索が容易にな
り、ファクシミリ装置さえあれば、どこからでも必要と
する情報を簡単に得ることができるという効果を奏す
る。

さらに、受信された画像がOMRシートの画像でない場合
は、受信された画像をそのまま印字出力するため、ファ
クシミリ装置として使用することもできるという効果を
奏する。

【図面の簡単な説明】

第１図ないし第４図は本発明の一実施例を示すものであ
る。 第１図はCPUの構成を示すブロック図である。 第２図はOMRシートの構成を示す平面図である。 第３図は電子ファイリング装置全体の構成を示すブロッ
ク図である。 第４図はファクシミリによる情報検索の手順を示すフロ
ーチャートである。 １はCPU（認識手段・制御手段）、６は記憶装置（記憶
手段）、10はFAX送受信回路（送受信手段）、14は判別
手段、15は検索手段、16はOMRシートである。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】画像情報を登録する記憶手段を備えた電子
   ファイリング装置において、 相手側のファクシミリ装置と画像の送受信を行う送受信
   手段と、送受信手段により受信された相手側のファクシ
   ミリ装置からの画像がOMRシート画像か否かを判別する
   判別手段と、受信された画像を印字出力する出力手段
   と、受信されたOMRシート画像からファクシミリ番号を
   認識する認識手段と、受信されたOMRシート画像から得
   た情報に基づいて記憶手段に登録された画像情報を検索
   して抽出し送受信手段に送出する検索手段と、上記判別
   手段により、受信された画像がOMRシート画像でないと
   判別されると、受信された画像を印字出力するように上
   記出力手段を制御し、一方、受信された画像がOMRシー
   ト画像であると判別されると、上記認識手段により認識
   されたファクシミリ番号に基づいて、上記送受信手段か
   ら相手側のファクシミリへ、上記検索手段により抽出さ
   れた画像情報を送信するように上記送受信手段を制御す
   る制御手段とを備えていることを特徴とする電子ファイ
   リング装置。