JPH065510B2 - 保管基準の選択・割当て方法 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

Ａ．産業上の利用分野 本発明は、対話型情報処理機能を有するホスト・システ
ムに保存された、又は保存されるべき、電子文書に対し
て対話形式でターミナルから文書保管基準を選択し割当
てる方法に関する。 電子文書を記憶する種々の対話型情報取扱いシステムが
既に知られている。これらのシステムには、手紙を書く
ために家庭で用いられるパーソナル・コンピュータから
互いに対話ができる幾千のユーザ・ノード及び情報の中
央ライブラリーあるいはファイルを有するメイン・フレ
ーム・データ処理システムまで、複雑さ及び洗練さにお
いて種種のものがある。幾つかの大きな政府機関及び私
企業で今日利用されている洗練されたシステムの例はＩ
ＢＭ社のＰＲＯＦＳというシステムである。これらのシ
ステムは１頁のメモや伝言から複数巻の印刷本を含むよ
うな多数頁の報告までの幾万という文書を記憶して管理
する。これらのシステムの多くにおいては、ハード・コ
ピーの必要性はもはやなく、情報のコピーは電子コピー
だけである。 政府機関や大企業のような大きなエンタープライズ内の
紙の流の管理及び制御には、どのような種類の通信や文
書が取扱われるのかを特定化するための手順の組が必要
である。これはハード・コピーを扱うマニュアル実行シ
ステム及び電子コピーだけを扱う電子的実行システムの
両方において必要なことである。 効果的で効率のよいシステムにするための２つの基本的
な文書制御方法が存在することが両システムにおいて一
般に知られている。第１の方法はもはや不要となった文
書は直ちにシステムから削除すべきであるという方法で
あり、第２の方法は必要な文書は文書所有者あるいはエ
ンタープライズが必要とする限り維持されるべきである
という方法である。 これら２つの基本概念を実行するに際しては、誰が文書
を維持したり削除したりすることの決定を行うのか、こ
の決定は全ての種類の文書に適用されるのか、あるいは
文書の種類によって変更されるのか、基準についての例
外や変更はあり得るのか、文書の種類についての時間期
間は誰が決定するのか等についての同意や一致が必らず
しも得られないことは明らかである。 システムの論理的集中個所に記憶される電子文書を作成
する多数のユーザを含む従来のシステムは、システム中
で文書を識別する方法に対して多くの構造化された書式
化についての制約を一般に課している。多くのシステム
では、幾つかの種類のマニュアル文書分類システムが形
式に基づいてあるいは実質的内容に基づいて行なわれる
ようになっている。銀行は文書についての機能的仕事内
容に従った分類方法を利用するであろう。例えば、顧客
のローン・フォルダーは、ローン・アプリケーション、
クレジット・ヒストリー、支払いヒストリー等を含むこ
とになるかもしれない。これらの種々の文書は保存につ
いての基準が異っており、保存についての確立している
基準からの変化を認めるための基準も一般に存在してい
ない。従来のシステムでは、探索が複数の文書に含まれ
る特定の用語について実行され、それに基づいて文書が
削除された。その用語は各文書毎に異なる意味を持つ場
合がある。このため、このような形式の文書管理におい
ては、保存すべき文書が削除されたり、削除すべきだが
ある用語を含まない文書が見逃されたりする。 文書を削除する日がエンタープライズによって制御され
るような一括型文書保存方法は日が変更されなければな
らないときに問題を生じる。文書を削除すべき日が短縮
されるときには、文書が以前に確立されていた日までは
利用可能であると信じている者が必ずいる。どのように
してシステム管理者はこれらの文書が破壊され得るのか
どうかを評価するのか。文書が削除されているときに
は、その文書に基づいて仕事をしていた者に対して直接
的に好ましくない影響を与えることになる。文書が早期
に破壊されたときのより深刻な長期的影響は、システム
の保全性が失われるということであり、このため、やが
てユーザが自ら文書のバック・アップ記憶システムの操
作することになり、集中システムの数多くの利点が損わ
れることになる。 従って電子文書記憶システムでは、できるだけ多くのエ
リヤにおいてできるだけ大きな融通性をユーザに与える
ことが重要である。しかしながら、ユーザに融通性を与
えた場合の問題は処理の複雑さが増すこと及びユーザが
種々の使用可能なオプション及びそれらオプション間の
微妙な相違に対する理解を得て且つ維持しなければなら
ないことである。保存及び削除を管理するために用いら
れる日付がシステム中に正しく入力されることは極めて
重要である。システムのエンド・ユーザにとってのデー
タ・エントリー処理は使用が簡単でなければならず、洗
練されたユーザにはより進歩した特徴の利点を与えられ
るようなものでなければならない。また、データ・エン
トリー処理は有効な記述子だけがシステムに入力される
ことを保証する安全機構を有していなければならない。 Ｂ．従来技術及び問題点 従って、本発明の主な目的は、電子文書の自動的な保存
（即ち保管）及び削除を管理するのに使用される保管基
準の入力操作が簡単で融通性があり且つフエール・セー
フであるような保管基準の選択・割当て方法を提供する
ことである。 本発明の他の目的は、記憶された電子文書についての保
存と削除の基準の一部を自動的に入力するための保管基
準の選択・割当て方法を提供することである。 本発明の他の目的は、電子文書記憶システムによって使
用される基準の大部分を自動的に入力し及び検査して前
記システム中での文書の自動的な保存及び削除を管理す
るのに使用される保管基準の選択・割当て方法を提供す
ることである。 本発明の他の目的は、電子文書記憶システム中に対話形
式で入力された部分的な保管基準を補完するために残り
の基準をシステムにより自動的に入力して保存及び削除
の基準の完全性及び有効性を保証できる保管基準の選択
・割当て方法を提供することである。 Ｃ．問題点を解決するための手段 本発明によれば、電子文書に対する保管（即ち保存）基
準の選択・割当て方法は、各電子文書に対して各々異な
る文書分類に属する各一対の文書ラベルを選択し、割当
てる。これらの文書ラベルは、例えば、企業内で日常業
務を遂行する文書創作者又は所有者の立場から必要な保
管基準及び企業全体の立場からの必要な保管基準に各々
関連する。本発明の方法では、これら一対の文書レベル
の各基準の少なくとも一部を対話形式で入力した場合に
は、残りの基準を補完するため、これをプロファイル・
データ及びルールに基づいて誘導して自動的に入力して
完全な基準を電子文書に対して割当てる。 本発明は、次の通りの構成を有する。 １．対話型情報処理機能を有するホスト・システムに結
合された複数のエンド・ユーザの対話型ターミナルの各
々により前記ホスト・システム中に保管される複数の各
電子文書の自動的な保存及び削除を管理するための電子
文書保管基準を各電子文書に対して選択して割当てるた
めの保管基準の選択・割当て方法において、 (A)各々異なる文書分類に属する一対の文書ラベルの基
準及び各文書ラベルに対応する一対の保管満期日基準か
ら成る電子文書保管基準を各文書毎に対話形式で選択的
に入力操作できるように、対話型ターミナルのディスプ
レイ・スクリーン上にプロンプト画像を表示するステッ
プと、 (B)前記保管基準のうちの少なくとも一方の文書ラベル
基準を対話形式で入力するステップと、 (C)前記ホスト・システム内に予め記憶されている各エ
ンド・ユーザ毎のプロファイル・データを参照すること
により、前記入力された文書ラベル基準が有効であるか
否かを検証するステップと、 (D)前記プロファイル・データと前記入力された文書ラ
ベル基準との関係を論理的に分析することにより、入力
されなかった残りの文書管理基準を決定するステップで
あり、その際、 (D1)前記ステップ(B)で一方の文書ラベル基準のみが入
力されたとき、前記プロファイル・データを参照するこ
とにより、省略時文書ラベル基準及び一対の保管満期日
基準を選択するステップと、 (D2)前記ステップ(B′)で一対の文書ラベル基準が入力
されたとき、前記プロファイル・データに関連したプロ
ファイル・ルールを参照することにより、各入力文書ラ
ベル基準に対する各省略時保管満期日の不一致の際に適
切な一方を選択するステップとを含んでおり、 (E)前記ホスト・システムにより保存されるべき電子文
書に対して、前記ステップ(B)で入力された文書ラベル
基準及び前記ステップ(D)で決定された保管基準の残り
の基準を関連付けるステップと、 より成る保管基準の選択・割当て方法。

【請求項２】対話型情報処理機能を有するホスト・シス
テムに結合された複数のエンド・ユーザの対話型ターミ
ナルの各々により前記ホスト・システム中に保管される
複数の各電子文書の自動的な保存及び削除を管理するた
めの電子文書保管基準を各電子文書に対して選択して割
当てるための保管基準の選択・割当て方法において、 (A)保管すべき各電子文書に対する各々異なる文書分類
に属する一対の入力ラベルのうちの一方の対話型入力操
作に対応して保管基準の１つとして各文書に割当てられ
る出力レベルと、前記一対の入力ラベルのうちの他方が
入力操作されなかったときに保管基準の１つとして各文
書に割当てられる省略的出力ラベルとから成る複数の入
力エントリを各々有する一対のセクションを含むプロフ
ァイルを各エンド・ユーザ毎に前記システムに予め記憶
するステップと、 (B)前記一対の入力ラベルに各々対応する一対の文書保
管満期日が有効基準であるか否かを判定するのに使用す
るルール・データを前記システム中に予め記憶するステ
ップと、 前記ルール・データは、各前記出力ラベル毎に、 (B1)最短保管期間、最長保管期間及び省略時保管期間
と、 (B2)前記入力ラベルに対応する前記一対の出力ラベルに
各々関連した前記一対の保管期間の相関関係を表わす論
理方程式とを含んでおり、 (C)前記一対の入力ラベル及び前記一対の保管満期日を
対話形式で選択的に入力操作できるように対話型ターミ
ナルのディスプレイ・スクリーン上にプロンプト画像を
表示するステップと、 (D)少なくとも一方の入力ラベル及び保管満期日を対話
形式で入力するステップと、 (E)エンド・ユーザに対応する前記プロファイルの前記
システムによる参照により、 (E1)前記入力された少なくとも一方の入力ラベルを前記
出力ラベルに変換するステップと、 (E2)前記他方の入力ラベルに対応する省略時出力ラベル
及び該省略時出力ラベルに関連した省略時保管満期日を
間接的に入力するステップと、 (E3)前記ステップＤ及び前記ステップ(E2)で直接的に及
び間接的に各々入力された各保管満期日の相関関係が前
記論理方程式を満足することを検証するステップと、 (F)前記論理方程式を満足した方の保管満期日を基準と
して選択するステップと、 より成る保管基準の選択・割当て方法。 次に作用について説明する。 一対のラベルのうちの第１ラベルは、例えばドキュメン
ト・ラベル（ＤＬ）と呼ばれ、文書のビジネス使用分類
を識別する働きをする。第２ラベルはオーナーシップ・
ラベル（ＯＬ）と呼ばれ、多くの場合は文書の著者であ
るところの文書の所有者によって指定された文書分類を
識別する。 別々の保管満期日が一対のラベルの各々に指定される。
所有権満期日は創作者又は所有者により決定され、彼が
望む保管期間の長さを識別する。所有権（オーナーシッ
プ）とは保管期間中の文書に対する処分権限及び責任を
意味する。システム管理者（ＳＡ）は例えば各ユーザに
対して各文書ラベルの保管満期日の範囲を決定する。 システムにファイルされた各文書はラベル及び満期日基
準が関連づけられ、それらはシステム内の文書の保存及
び削除を自動的に管理するために用いられる。 文書がシステムにファイルされるべきときには、文書保
管基準に関する情報の一部が文書と同時にシステム中に
入力され且つ記憶されなければならない。情報はエンド
・ユーザによって対話式にシステム中に入力される。一
連のプロンプトがメニュー画面上に表示されたオプショ
ンに対するユーザの選択に応答してシステムによって表
示装置の画面上に表示される。プロンプトに応答して入
力されるデータの量はユーザ及び他の考慮すべき事項に
依って大きく変わり得る。有効な文書ラベルは好ましく
はシステム管理（ＳＡ）によって予め決定される。各エ
ンド・ユーザに対する有効なオーナシップ・ラベルもエ
ンド・ユーザ及びＳＡにより予め決定される。プロファ
イルが幾つかの異なるテーブルを含む各エンド・ユーザ
に対して確立される。１つのテーブルは、マニュアル操
作で入力された入力オーナー・シップ・ラベル記述子に
従って選択された省略時の文書ラベル記述子を与えるよ
うに機能する。エンド・ユーザが文書ラベルを入力しな
いときには、本方法は予め記憶してある省略事項を与え
る。 一対の文書ラベルがすべてエンド・ユーザによりマニュ
アル操作で入力されるときには、文書ラベルの正しさが
本方法により検査される。他のテーブルはユーザが入力
した文書ラベルについての省略時のオーナーシップ・ラ
ベル、オーナー・シップ・ラベルについての省略時のオ
ーナーシップ満期日、及び文書ラベルについての省略時
の文書満期日を与える。各テーブルに関連するのは省略
時ルールのセットであり、この省略時ルールのセットは
入力データについて生じる種々の順序の変化を取扱う
（カバーする）とともに同じ入力データについては常に
一定の結果が生じるようにするものである。 エンド・ユーザは省略時の文書満期の日付を有効な変更
日付で指定変更する場合もある。文書オーナー（文書所
有者）は、オーナー・シップ・ラベルが入力されたとき
に自動的に入力され得る各オーナー・シップ・ラベルに
ついて、許容満期日の範囲を決定させることができる。
また、エンド・ユーザは省略時の文書オーナー・シップ
日付を有効な変更日付で指定変更する場合もある。文書
オーナーは、オーナー・シップ・ラベルが入力されると
きに自動的に入力され得る各オーナー・シップ・ラベル
について、許容オーナー・シップの範囲を決定させるこ
とができる。 本発明により保管期間が割当てられた電子文書は、通常
の文書保存及び削除のプログラム処理により各文書の保
管満期日を基準にして削除できる。 Ｄ．実施例 第１図には本発明が適用される情報取扱いシステムが示
され、このシステムは第２図に詳しく示されているよう
な対話型ターミナルあるいは対話型ワークステーション
のネットワークを有している。ネットワークは複数のタ
ーミナルを有し、ターミナルは相互に接続され且つホス
トＣＰＵに接続されている。第１図に示されるように、
ホストＣＰＵ２３は通信リンク２４を通じて第２のホス
トＣＰＵ２５に接続され、第２のホストＣＰＵ２５は対
話型ターミナル（ワークステーション）のネットワーク
２６に接続されている。機能的には、システムは各ター
ミナルがホスト及び１又は複数の他のターミナルと確立
済通信プロトコルを用いて通信できるように働き、種々
の形態で連続的に接続された通信リンクはユーザにとっ
て透過になる。１つのターミナルのユーザは手紙のよう
な文書を作成してその手紙をネットワーク上の宛先ノー
ドのアドレスに送ることができる。ユーザは次に文書を
中央システムのある場所に記憶させることができる。シ
ステムの各ユーザは後の時間においてその文書を検索す
ることができる。このようなシステム自体は既に知られ
ており、広範に用いられている。このようなシステムの
一般的機能及び操作はよく知られているので、本発明の
文書記憶方法の理解に必要な範囲においてだけ述べる。
以下の記憶においては、ネットワーク上の各ワークステ
ーションはシステム・ノード・アドレス及びポスト・オ
フィス・アドレスを有し、簡単のため、ネットワーク上
の各ノードにはただ１つが指定されているものとする。
更に、システムには通常の通信サービス、例えば各々の
ユーザあるいはオーナのディレクトリー・リスト等が与
えられているものとする。更に、第１図のシステムはテ
キスト・データ・オブジェクト、グラフィック・データ
・オブジェクト、及びカレンダ・データ、オブジェクト
等の種々の型のデータ・オブジェクトのような情報を処
理するものとする。 第２図において、ターミナルは処理装置３１を有し、処
理装置３１はマイクロプロセッサ・ブロック３２、半導
体メモリ３３、コントロール・ブロック３４を有し、コ
ントロール・ブロック３４はマイクロプロセッサ・ブロ
ック３２とメモリ・ユニット３３との間の相互通信の他
に入出力操作を行う機能を有する。 ターミナルは更に、ディスプレイ装置３６、キーボード
３７、プリンタ３８、ディスク記憶装置３９、及びモデ
ム４０等の周辺装置を有している。 処理装置３１は例えばＩＢＭ ＸＴ、ＩＢＭ ＡＴ、Ｉ
ＢＭ ＰＳ／２システムのようなパーソナル・コンピュ
ータ・システムである。処理装置３１にはオペレイティ
ング・システム・プログラムが与えられ、このプログラ
ムは例えば、システムをランさせるために通常使用され
ているＤＯＳ（ディスク・オペレイティング・システ
ム）の多くのバージョンの１つである。オペレイティン
グ・システム・プログラムはユーザが選択した１つまた
は複数のアプリケーション・プログラムに沿ってメモリ
３３に記憶されている。メモリ３３の容量及びアプリケ
ーション・プログラムの大きさに依っては、これらのプ
ログラムの一部分は必要ならばディスク記憶装置３９か
らメモリ３３に転送されてもよい。ディスク記憶装置３
９は例えば３０メガバイトのハード・ディスク・ドライ
ブ装置あるいはディスケット・ドライブ装置である。デ
ィスク記憶装置の基本的機能はシステムが使用するプロ
グラム及びデータを記憶し、必要なときにはそれらを直
ちにメモリ３３に転送することである。 幾つかの場合においては、オペレータはシステム中にコ
マンドを入力することによってシステムが特定の機能を
遂行するようにさせる。他の場合においては、一般にメ
ニュー及びメッセージ画面のプロンプトを表示すること
によって、システムの方が特定のデータの入力を要求す
る。オペレータとシステムとの間の対話の深さはオペレ
イティング・システム及びアプリケーション・プログラ
ムによって異なるが、本発明の方法が用いられるターミ
ナルにとっては必要なものである。 第２図のモデム４０は商業的外部組織あるいは専用の通
信リンクであるところの１つまたは複数の通信リンクを
通じてデータをターミナルからホスト・システムに転送
する機能を果す。 第３ａ図には主要な対話ステップの立場から見たシステ
ムの概観が示され、前記主要な対話ステップにはエンド
・ユーザ（ＥＤ）の作成した文書の記憶が含まれてい
る。ブロック５０はエンド・ユーザを表わしている。ブ
ロック５１及び５２はターミナルに記憶されたプログラ
ムを表わし、ブロック５３はローカル・ディスク記憶装
置を表わしている。ブロック５４及び５５はホスト内に
置かれたライブラリー・サーバー機能及び記憶されたシ
ステム文書用の中央保管所である。ブロック５１で表わ
されるプログラムは対話管理（者）アプリケーションと
呼ばれ、ユーザーから情報を得るために必要なメニュー
及びプロンプトを提供する働きをする。それはターミナ
ルからユーザーへの重要なインターフェースである。ブ
ロック５２で表わされるプログラムはリクエスター・ア
プリケーションと呼ばれ、リクエストをつくってそれを
ラリブラリー・サーバーに送る働きをする。 第３ｂ図のフローチャートは、第１に文書を作成し、第
２に文書記述子をセットするためにサブ・アクション・
メニューを選択し、第３にセットした文書記述子メニュ
ー内の実際の記述子をセットし、最後に文書をファイル
する主要ステップを示している。 第４ａ図にはメイン・アクション・メニューが示されて
いる。メイン・アクション・メニューにはＥＵが指定す
ることのできる３つの別々のアクション（処理事項）が
示されている。第４ａ図中でＸはカーソルである。アク
ションは通常の方法によりカーソルをメニューのライン
上に置いて「エンター」キーを打つことにより選択され
る。システムは、ユーザに文書を作成させる一連のプロ
ンプトに応答する。尚、ここでは、文書は他のＥＵに送
られ、送られたＥＵはその文書を記憶したいものとす
る。 文書を記憶させるために、記述子が指定されなければな
らない。この記述子は特定の時間までの文書の保存及び
前記特定の時間経過後の文書の自動削除を予め決められ
た計画に応じて制御する際の補助となる。 第４ｂ図はサブ・アクション・メニューが示されてい
る。このメニューは「記述子の設定」という選択事項を
含み、これが選択されると文書の保存及びシステムから
の自動削除を管理するために用いられる基準が入力され
る。この選択事項が選択されると、第５図の画面がＥＵ
に表示される。エンド・ユーザは第５図に示されている
種々のプロンプトに対して文書ラベルについての名前及
びオーナーシップ・ラベルについての名前を入力するこ
とによって応答する。尚、ここで、各々の名前は予め確
定されているものとする。文書についての満期日付及び
オーナーシップについては種々の異なる方法で入力され
得る。 第５図に示されるように、許容される値のリストが、カ
ーソルを適宜の事項の下に置いてヘルプ・キーのような
予め指定されたキーを押すことによって、得られる。こ
うして、予め確定されている許容される値がウインドあ
るいは分割画面内に現われ、ユーザはその値をコピーし
たりカーソルを置いてエンター・キーを押すことにより
選択することができる。 第６図にはエンドユーザがカーソルを文書ラベルという
事項の下に置いてヘルプ・キーを押した場合の画面が示
され、第７図にはカーソルをオーナーシップ・ラベルの
下に置いてヘルプ・キーを押した場合の画面が示されて
いる。第７図の許容されるオーナーシップ・ラベルのセ
ットは文書ラベル「予算」についてのものである。他の
文書ラベルについては一般に各々別々の許容オーナーシ
ップ・ラベルが表示される。 エンド・ユーザは４つの基準の全てをマニュアルで入力
することもできるし、あるいは、エンド・ユーザはオー
ナーシップ・ラベルまたは文書ラベルを選択するに際し
て補助を受けることもできる。詳しくは後に述べるが、
エンド・ユーザによりシステム中に直接入力される全て
のデータはシステムによってデータの完全性が検査され
る。マニュアルにより入力された１つあるいは複数の基
準に自動的に準拠した基準データの入力について述べる
ことにする。 各エンド・ユーザはプロファイルを持ち、プロファイル
はエンド・ユーザ及びシステム管理者によって発展さ
れ、システム中に記憶される。プロファイルは以下のセ
クションを有する。 1.オーナーシップラベル・セクション（第８図） 2.文書ラベル・セクション（第９図） 3.オーナーシップ満期日付ラベル（第１０図） 4.文書満期日付ラベル（第１１図） 5.満期日を計算するためのルールのテーブル（第１２ａ
図、第１２ｂ図） これらの各セクションの機能、セクション相互間の関連
性、及び、自動データ入力プロセス及びマニュアルによ
り入力されたデータの検査と各セクションとの関連性に
ついて述べる。 第８図のオーナーシップ・ラベル・セクションは入力ラ
ベル、出力ラベル、説明（デスクリプション）、及び省
略時文書ラベルという４つのコラムを有する。 入力ラベル・コラムは可能な入力ラベルのセットを列挙
しており、それらは、ａ）エンド・ユーザが直接入力す
るであろうもの、及びｂ）他のエンド・ユーザの使用が
許されあるいは他のシステムによる使用が許容されるラ
ベルであり、これらは前記他のエンド・ユーザに送られ
る文書に対して指定され、前記他のエンド・ユーザの属
するシステムに記憶される。 出力ラベル・コラムは許されたオーナーシップ・ラベル
のセットを有し、それらは文書が記憶されるときに文書
に対して指定される。前記２つのコラムの機能的相互関
係は非許容のオーナーシップ・ラベルを許容されたオー
ナーシップ・ラベルに自動的に変換することである。最
後の２つの入力項目はその他の状態をカバーするための
ラベルである、「その他」及び「なし」である。「その
他」の入力項目はラベルが入力されたが不一致が発見さ
れたとき使用され、「なし」入力項目はラベルが入力さ
れないときに使用される。 説明コラムは自己説明的なものであり、プロファイル作
成プロセス中でのみ使用され、プロファイルが検討され
るときにラベルの理解の助けとなる。 省略時文書ラベル・コラムは、コラム２中に列挙された
許容オーナーシップ・ラベルの各々に対する許容文書ラ
ベルのセットを列挙する。省略時文書ラベル文書ラベル
の機能は、第５図の文書記述子メニュー中への文書ラベ
ルの自動入力を行なわせることであり、この自動入力は
エンド・ユーザが何かの理由でデータを直接入力しない
ときに行なわれる。 第９図には入力ラベル、出力ラベル、説明、及び省略時
オーナーシップ・ラベルの４つのコラムから成る文書ラ
ベル・セクションが示されている。 入力ラベル・コラムは可能な入力ラベルのセットを列挙
し、それはａ）エンド・ユーザが恐らく直接入力するも
の、及びｂ）他のエンド・ユーザあるいは他のシステム
の使用が許されるラベルであり、これらは他のエンド・
ユーザに送られる文書に割当てられて他のエンド・ユー
ザのシステム中に記憶される。 出力ラベル・コラムは文書が記憶されるときに文書に割
当てられる許容文書ラベルのセットを含んでいる。前記
２つのコラムの機能的相互関係は非許容文書ラベルを許
容文書ラベルに自動的に変換することである。入力ラベ
ル・コラム中の最後の２つの入力項目はその他のラベル
「その他」及びエンド・ユーザがオーナーシップ・ラベ
ルを入力しない場合の「なし」である。 説明コラムは自己説明的なものであり、プロファイル作
成プロセス中においてのみ使用され、プロファイルが検
討されるときのラベルの理解の助けとなる。 省略時オーナーシップ・ラベル・コラムはコラム２に列
挙された許容出力文書ラベルの各々について許容された
オーナーシップ・ラベルのセットを列挙している。省略
時文書ラベルの機能は第５図のセットされた文書記述子
メニュー中にオーナーシップ・ラベルを自動的に入力さ
せることであり、そのような場合はエンド・ユーザが何
かの理由でデータを直接入力しないことを選択したとき
である。 第１０図にはオーナーシップ満期日付データ・セクショ
ンが示され、これは出力オーナーシップ・ラベル・コラ
ム、最短コラム、最長コラム、許容値コラム、及び省略
時コラムの５つのコラムを有している。このセクション
は２つの機能を有する。１つはエンド・ユーザにより直
接入力されるオーナーシップ満期日付が許容値であるか
どうかを検討することであり、他の１つはデータが直接
入力されない場合の省略時日付を与えることである。 出力オーナーシップ・ラベル・コラムは許容オーナーシ
ップ・ラベルのセットあるいはリストを含んでいる。 最短コラムはコラム１のラベルを含む文書がエンド・ユ
ーザによって所有される最短の期間を示す入力事項を含
んでいる。その意味するところは少なくとも特定化され
た期間の終了までオーナーシップが維持されるというこ
とである。 最長コラムはオーナーシップが維持される最長期間を示
す入力事項を含んでいる。その意味するところは述べら
れている期間の後にはエンド・ユーザは文書についても
そのコントロールについても責任を持つことがないこと
である。 許容値コラムは入力される値を示す入力事項を含む。そ
の意味するところはコラム２及び３の最短値及び最長値
の間の予め決められた、例えば日数、ただし時間ではな
い、で表わされる期間である。 省略時コラムはコラム１の各ラベルについて第５図の記
述子メニュー中にエンド・ユーザが直接入力しないとき
に自動的に入力される時間期間を示す入力事項を含んで
いる。時間期間は、現在の日付を計算用の開始時間とし
て使用するシステムによって、満期日付に変換される。 最短、最長、及び許容値コラムはエンド・ユーザが直接
入力したオーナーシップ満期日付を検査するために使用
される。省略時コラムはエンド・ユーザが満期日付を直
接入力しないことを選択したときに自動データ入力プロ
セスに使用される。 第１１図の文書満期日付セクションは出力文書ラベル・
コラム、最短コラム、最長コラム、許容値コラム、及び
省略時コラムの５つのコラムを有している。このセクシ
ョンは２つの機能を有し、１つはエンド・ユーザが直接
入力した文書満期日付が許容日付値であるかを検査する
ことであり、他の１つはデータが直接入力されないとき
に省略時日付を与えることである。 出力文書ラベル・コラムは許容文書ラベルのセクション
あるいはリストを含んでいる。 最短コラムは、コラム１中のラベルを含む文書がシステ
ムによって維持されなければならない最短時間期間を示
す入力事項を含んでいる。その意味は少なくとも確定化
した期間の終了時までは文書が維持（保存）されるとい
うことである。 最長コラムは、文書がシステムによって維持される最長
時間期間を示す入力事項を含む。その意味は、記述した
期間の後には文書はシステムによって削除されるという
ことである。 許容値コラムは、各ラベルについて入力することのでき
る入力事項を含む。その意味は、コラム２及び３の最短
値及び最長値の間の許容期間を時間ではなく日数で表わ
したものである。 省略時コラムは、コラム１の各ラベルについて、データ
がエンド・ユーザによって入力されないときに第５図の
記述子メニュー中に自動的に入力される時間期間を示す
入力事項を含む。この時間期間は、現在日付を計算の開
始時間として用いるシステムによって満期日付に変換さ
れる。 最短、最長、及び許容値コラムはエンド・ユーザが直接
入力した文書満期日付を検査するために使用される。省
略時コラムはエンド・ユーザが文書満期日付を直接入力
しないことを選択した時に日付を自動的に入力するプロ
セス中において使用される。 第１２ａ図及び第１２ｂ図には満期日付計算用ルールの
テーブルが示され、これらは各々、２つのコラムを含ん
でいる。それらはラベル・コラムとルール・コラムであ
る。第１２ａ図のコラム１に列挙されているラベルは許
容オーナーシップ・ラベルであり、第１０図のコラム１
に列挙されたラベルのセットに対応する。ルールは文書
保存方法に従ってエンタープライズによって確立され、
与えられた全ての文書について文書満期日付及びオーナ
ーシップ満期日付が一般に数量的相互関係を有すること
の理解を示している。第１２ａ図及び第１２ｂ図のルー
ル・テーブルは、ユーザによって直接入力され或いはシ
ステムによって自動入力された２つの満期日付がシステ
ムによって予め確立されている相互関係に合致するかど
うか検査する。 第１３ａ図ないし第１３ｄ図には、第５図の記述子メニ
ュー中に入力される４つの基準の各々について適用する
省略時処理のルールが示されている。第１３ａ図には、
省略時オーナーシップ・ラベルに適用するルールが示さ
れており、４つのコラム、即ち、入力オーナーシップ・
ラベル一致プロファイル・コラム、入力文書ラベル一致
プロファイル・コラム、省略時オーナーシップ・ラベル
出口コラム、及び結果コラムの４つである。ルールを要
約的に述べると以下のようになる。 1.エンド・ユーザが直接入力したオーナーシップ・ラベ
ルがエンド・ユーザのプロファイルに列挙されている有
効な入力オーナーシップ・ラベルであるときは、関連す
る出力オーナーシップ・ラベルを入力する。 2.入力された入力オーナーシップ・ラベルが有効な入力
オーナーシップ・ラベルでないとき、文書はファイルさ
れない。エンド・ユーザには要求を再提出する機会が与
えられる。 3.上記２の場合、ファイルは拒絶される。 4.エンド・ユーザが直接入力したオーナーシップ・ラベ
ル及び文書ラベルが無効であるとき、ファイルは拒絶さ
れる。エンド・ユーザにはファイルを再提出する機会が
与えられる。無効な値はハイライト表示される。 上記１から４に列挙したルールと同様のルールが第１３
ｂ図、第１３ｃ図、及び第１３ｄ図に示されている。 第１４ａ図ないし第１４ｄ図には、システムに記憶され
ている各文書についての保存と削除の自動入力及び削除
を生じさせるためのステップが示されている。これらの
フローチャートは、エンド・ユーザが遭遇する種々の場
合について十分詳細に示されており、これだけで当業者
には十分に理解可能なものである。 以下に示すのは擬似コードである。 分類情報とともに文書をファイルする： 呼び出し： このルーチンはエンド・ユーザ（ＥＤ）あるいはシステ
ム管理者（ＳＡ）とインターフェースするルーチンから
呼び出されて例えば仕事分類のような特定の分類を備え
た文書ファイルを提供する。 入力： ユーザー・プロファイル（Ｓ） 文書定義・以下のものを含む 文書内容 文書記述子、以下のものを含む 文書ラベル（ＤＬ） オーナーシップ・ラベル（ＯＬ） 満期期間値（Ｓ） 処理 Ｉｆ ＯＬがユーザ・プロファイル中の入力値に合致す
る。(1) Then、この文書についてＯＬをユーザ・プロファイルか
らの関連ＯＬ出力値にセットする。(2) Endif （ＯＬを検査する。） Ｉｆ ＯＬがユーザ・プロファイル中の入力値に合致す
る。(3) Then、この文書についてＤＬをユーザ・プロファイルか
らの関連ＤＬ出力値にセットする。(4) Endif （ＤＬを検査する。） Ｉｆ オーナーシップ満期日付（ＯＥＤ）が特定され
る。 Then、特定されたＯＥＤをセットする。 Endif （ＯＥＤが特定される。） Ｉｆ 文書満期日（ＤＥＤ）が特定される。 Then、特定されたＤＥＤをセットする。 Endif （ＤＥＤが特定される。） Ｉｆ ＯＬがセットされてＤＬがセットされない。(5) Then、この文書に関してＤＬをこのＯＬについての関連
する省略時ＤＬにセットする。 Endif （ＯＬからＤＬをセットする。） Ｉｆ ＤＬがセットされてＯＬがセットされない。(6) Then、この文書に関してＯＬをこのＤＬについての関連
する省略時ＯＬにセットする。 Endif （ＤＬからＯＬをセットする。） Ｉｆ ＯＬがセットされてＯＥＤがセットされない。
(7) Then、この文書に関してＯＥＤをこのＯＬについての関
連する省略時ＯＥＤにセットする。 Endif （ＯＬからＯＥＤをセットする。） Ｉｆ ＤＬがセットされてＤＥＤがセットされていな
い。(8) Then、この文書に関してＤＥＤをこのＤＬについての関
連する省略時ＤＥＤにセットする。 Endif （ＤＬからＤＥＤをセットする。） Ｉｆ ＯＬがセットされてＤＥＤがセットされていな
い。(9) Then、この文書に関してＤＥＤをこのＯＬについての関
連する省略時ＤＥＤにセットする。 Endif （ＯＬからＤＥＤをセットする。） Ｉｆ ＯＬが無効。(10) Then、はじめの値の入力エリヤを再表示するようにセッ
トアップする。無効なＯＬをハイライト表示するように
セットアップする。 Endif （無効なＯＬ） Ｉｆ ＤＬが無効。(11) Then、はじめの値の入力エリヤを再表示するようにセッ
トアップする。無効なＤＬをハイライト表示するように
セットアップする。 Endif （無効なＤＬ） Ｉｆ ＯＥＤが無効。(12) Then、はじめの値の入力エリヤを再表示するようにセッ
トアップする。無効なＯＥＤをハイライト表示するよう
にセットアップする。 Endif （無効なＯＥＤ） Ｉｆ ＤＥＤが無効。(13) Then、はじめの値を入力エリヤを再表示するようにセッ
トアップする。無効なＤＥＤをハイライト表示するよう
にセットアップする。 Endif （無効なＤＥＤ） 以上の説明文の番号(1)〜(13)は上述の擬似コード中の
番号(1)〜(13)に対応している。 (1)ＯＬについてのユーザ・プロファイル・テーブルは
「全てキャッチする」という入力事項を含むことができ
る。この入力事項は、「ラベルが特定されたが、テーブ
ル中に入力されたどのような値とも合致しない場合に、
この入力事項を用いよ。」という意味である。「無視」
入力事項が特定されてもよい。これは、「ラベルが特定
されていないときにこの入力事項を用いよ。」という意
味である。 (2)出力ＯＬは入力ＯＬと同じでもよいし違っていても
よい。 (3)ＤＬはＯＬと同様に処理される。（上記(1)を見
よ。） (4)出力ＤＬは入力ＤＬと同じでもよいし違っていても
よい。 (5)ＤＬはＯＬを知ることによって省略できる。 (6)ＯＬはＤＬを知ることによって省略できる。 (7)ＯＥＤはＯＬを知ることによって省略できる。 (8)ＤＥＤはＤＬを知ることによって省略できる。 (9)ＤＥＤはＯＬを知ることによって省略できる。 (10)何かの値が無効なようにテーブルがセットアップさ
れるとき、ユーザは有効なＯＬを入力しなければならな
い。 (11)何かの値が無効なようにテーブルがセットアップさ
れるとき、ユーザは有効なＤＬを入力しなければならな
い。 (12)許容されるＯＥＤはＯＬに依存する。ＤＥＤはＯＥ
Ｄと特定の関係を持つ必要がある場合がある。 (13)許容されるＤＥＤはＤＬに依存する。ＤＥＤはＯＥ
Ｄと特定の関係を持つ必要がある場合がある。 プロセスの出力は、適切にセットされたラベル及び満期
日付を備えたファイルされた文書、あるいは、拒絶ファ
イル操作である。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の方法が適用される情報取扱いシステム
の全体構成を示すブロック図、 第２図は第１図のシステム中の対話型ターミナルの構成
を示すブロック図、 第３ａ図は本発明の一実施例の構成をアプリケーション
の相互関連で示すブロック図、 第３ｂ図は前記実施例における主要な処理順序を示すブ
ロック図、 第４ａ図、第４ｂ図、及び第４ｃ図は各々、前記実施例
におけるメイン・アクション・メニューのスクリーン及
び文書についてのサブ・アクション・メニューのスクリ
ーンを示す正面図、 第５図は文書がシステムによりファイルされる時点にお
いてエンド・ユーザに表示さるスクリーンを示す正面
図、 第６図は許容文書ラベルのリストが要求されたときに指
定されたエンド・ユーザに表示されるスクリーンを示す
正面図、 第７図は許容オーナーシップ・ラベルのリストが要求さ
れたときに指定されたエンド・ユーザに表示されるスク
リーンを示す正面図、 第８図、第９図、第１０図、及び第１１図は各々、ユー
ザのプロファイルのオーナーシップ・ラベル・セクショ
ン、文書ラベル・セクション、オーナーシップ満期日付
テーブル、及び文書満期日付テーブルであり、 第１２ａ図及び第１２ｂ図はともにユーザ・プロファイ
ルの満期日付計算ルールのテーブルであり、 第１３ａ図ないし第１３ｄ図は文書保存基準についての
省略時ルールのテーブルであり、 第１４ａ図ないし第１４ｄ図は前記実施例の種々のステ
ップを示すフローチャートである。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】対話型情報処理機能を有するホスト・シス
   テムに結合された複数のエンド・ユーザの対話型ターミ
   ナルの各々により前記ホスト・システム中に保管される
   複数の各電子文書の自動的な保存及び削除を管理するた
   めの電子文書保管基準を各電子文書に対して選択して割
   当てるための保管基準の選択・割当て方法において、 (A)各々異なる文書分類に属する一対の文書ラベルの基
   準及び各文書ラベルに対応する一対の保管満期日基準か
   ら成る電子文書保管基準を各文書毎に対話形式で選択的
   に入力操作できるように、対話型ターミナルのディスプ
   レイ・スクリーン上にプロンプト画像を表示するステッ
   プと、 (B)前記保管基準のうちの少なくとも一方の文書ラベル
   基準を対話形式で入力するステップと、 (C)前記ホスト・システム内に予め記憶されている各エ
   ンド・ユーザ毎のプロファイル・データを参照すること
   により、前記入力された文書ラベル基準が有効であるか
   否かを検証するステップと、 (D)前記プロファイル・データと前記入力された文書ラ
   ベル基準との関係を論理的に分析することにより、入力
   されなかった残りの文書保管基準を決定するステップで
   あり、その際、 (D1)前記ステップ(B)で一方の文書ラベル基準のみが入
   力されたとき、前記プロファイル・データを参照するこ
   とにより、省略時文書ラベル基準及び一対の保管満期日
   基準を選択するステップと、 (D2)前記ステップ(B)で一対の文書ラベル基準が入力さ
   れたとき、前記プロファイル・データに関連したプロフ
   ァイル・ルールを参照することにより、各入力文書ラベ
   ル基準に対する各省略時保管満期日の不一致の際に適切
   な一方を選択するステップとを含んでおり、 (E)前記ホスト・システムにより保存されるべき電子文
   書に対して、前記ステップ(B)で入力された文書ラベル
   基準及び前記ステップ(D)で決定された保管基準の残り
   の基準を関連付けるステップと、 より成る保管基準の選択・割当て方法。
2. 【請求項２】対話型情報処理機能を有するホスト・シス
   テムに結合された複数のエンド・ユーザの対話型ターミ
   ナルの各々により前記ホスト・システム中に保管される
   複数の各電子文書の自動的な保存及び削除を管理するた
   めの電子文書保管基準を各電子文書に対して選択して割
   当てるための保管基準の選択・割当て方法において、 (A)保管すべき各電子文書に対する各々異なる文書分類
   に属する一対の入力ラベルのうちの一方の対話型入力操
   作に対応して保管基準の１つとして各文書に割当てられ
   る出力レベルと、前記一対の入力ラベルのうちの他方が
   入力操作されなかったときに保管基準の１つとして各文
   書に割当てられる省略時出力ラベルとから成る複数の入
   力エントリを各々有する一対のセクションを含むプロフ
   ァイルを各エンド・ユーザ毎に前記システムに予め記憶
   するステップと、 (B)前記一対の入力ラベルに各々対応する一対の文書保
   管満期日が有効基準であるか否かを判定するのに使用す
   るルール・データを前記システム中に予め記憶するステ
   ップと、 前記ルール・データは、各前記出力ラベル毎に、 (B1)最短保管期間、最長保管期間及び省略時保管期間
   と、 (B2)前記入力ラベルに対応する前記一対の出力ラベルに
   各々関連した前記一対の保管期間の相関関係を表わす論
   理方程式とを含んでおり、 (C)前記一対の入力ラベル及び前記一対の保管満期日を
   対話形式で選択的に入力操作できるように対話型ターミ
   ナルのディスプレイ・スクリーン上にプロンプト画像を
   表示するステップと、 (D)少なくとも一方の入力ラベル及び保管満期日を対話
   形式で入力するステップと、 (E)エンド・ユーザに対応する前記プロファイルの前記
   システムによる参照により、 (E1)前記入力された少なくとも一方の入力ラベルを前記
   出力ラベルに変換するステップと、 (E2)前記他方の入力ラベルに対応する省略時出力ラベル
   及び該省略時出力ラベルに関連した省略時保管満期日を
   間接的に入力するステップと、 (E3)前記ステップＤ及び前記ステップ（Ｅ２）で直接的
   に及び間接的に各々入力された各保管満期日の相関関係
   が前記論理方程式を満足することを検証するステップ
   と、 (F)前記論理方程式を満足した方の保管満期日を基準と
   して選択するステップと、 より成る保管基準の選択・割当て方法。