JPH0652283A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 アクセス頻度の低いファイルを自動的に整理
する電子ファイリング装置を提供する。 【構成】 アクセス情報記録部１０２が各ファイル毎に
その名称とアクセス頻度情報を対応させて管理テーブル
１０１に記録させる。頻度計算部１０３は所定時期若し
くはアクセス毎にファイルについてのアクセス頻度指数
を計算する。移動部１０５が一定時期毎に管理テーブル
１０１を参照して、アクセス頻度の低いファイルを整理
する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子ファイリング装
置、特にその記憶する文書の整理に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年光磁気ディスクなどの大容量のメデ
ィア（記憶媒体）を用いて文書をイメージ、すなわち画
像情報として蓄積する電子ファイリング装置が使用され
はじめている。ところで、この電子ファイリング装置に
おいては、近年の情報量の増大のもと記録される情報量
も増大し、そのためこの膨大な保存ファイル中から不要
な、あるいは使用頻度の低いファイルの整理を行うこと
は非常に困難な作業となっている。ことにファイルの場
合には、書籍や記録紙に記載された資料と異なり、ファ
イルの内容をいちいちＣＲＴに表示して確認して判断せ
ねばならないことが多い上、更にまた、二〜三人が同時
に視認でその保存の必要性の有無等を確認しあうことも
難しいため、この困難性は増大している。

【０００３】その対策として、予め不要となる期限の判
明しているファイルを保存する際にユーザが、そのファ
イルの保存年限を指定し、この指定した保存年限経過後
に当該ファイルを自動的に常用フォルダ中から削除する
か、若しくは保存用フォルダに移動することにより、ユ
ーザの手をわずらわすことなく不要なファイルの整理を
行う電子ファイル装置が考案されている。以下、これに
ついて説明する。

【０００４】図１１に、この電子ファイリング装置の構
成を示す。本図において、１１０１は常用フォルダに所
属するファイル名と保存期限の組を保持する管理テーブ
ルであり、１１０２は各ファイル毎にユーザが管理テー
ブル１１０１の保存期限を指定し、またその値を管理テ
ーブル１１０１に記録させる保存期限設定部であり、１
１０３は指定されたファイルの項目を管理テーブル１１
０１から削除した後、当該ファイルを現在所属する常用
フォルダから保存用フォルダへ移動する移動部であり、
１１０４は管理テーブル１１０１を参照して各ファイル
毎の保存期限と現在時刻とを比較し、現在時刻が保存期
限を越えたファイルを移動部１１０３を呼び出して移動
する移動判定部であり、１１０５は一定期間毎に移動判
定部１１０４の起動を行なう起動部である。

【０００５】その他、電子ファイリング装置へ文書を登
録、削除する機能や登録後の文書を検索する機能などを
実現するため種々の構成要素、例えばキーボード、ＣＲ
Ｔ、磁気ディスク等、を装備しているが、これらは本発
明の主旨には直結しないため、その説明は省略する。以
上のように構成された従来技術に係る電子ファイリング
装置の主な構成要素の基本的動作を以下に説明する。 （１）１１０２は保存期限設定部であり、ユーザからの
指示により、各ファイル毎に、ユーザから指定された保
存期限を管理テーブル１１０１に登録する。 （２）１１０５は起動部であり、一定時間毎に移動判定
部１１０４を起動する。 （３）１１０４は移動判定部であり、管理テーブル１１
０１を参照して、各ファイル毎の保存期限と現在時刻
（ここに「時刻」とは西暦…年…年…月…日…時という
意味である。）とを比較し、保存期限が過ぎたファイル
名を検出の上これを移動部１１０３に通知する。 （４）移動部１１０３は移動判定部１１０４から通知さ
れたファイルについて、これを管理テーブル１１０１か
ら削除すると共に、当該ファイルを現在保存している常
時使用用のフォルダから保存用のフォルダへ移す。

【０００６】ここで、起動部１１０５の起動周期は１日
であり、ユーザの呼出しの少ない午前０時に定期的に呼
び出される。また、保存期限設定部１１０２により保存
期限が設定されていない場合には、管理テーブルの保存
期限はシステムで用意される最大の値（２９９９年１２
月３１日）とされる。なお、保存期限設定部１１０２で
はこの値を越える設定はできないこととされている。

【０００７】また、保存期限を越えたファイルは移動部
１１０３により、現在所属する常用フォルダから保存用
のフォルダであるジュンク、（junk、古新聞の英語）に
移動するものとされている。以上のように動作する従来
の電子ファイリング装置における、保存期限の過ぎたフ
ァイルの具体的な移動動作を次に説明する。 （１０１）ユーザは保存期限設定部１１０２にファイル
Ａの保存期限として１９９２年８月２５日の設定を指示
する。 （１０２）保存期限設定部１１０２はユーザから指定さ
れたファイルＡに対応する保存期限を管理テーブル１１
０１内にファイルの管理期限情報として設定する。 （１０３）例えば１９９２年８月２６日の午前０時に起
動部１１０５は、移動判定部１１０４を起動させる。 （１０４）移動判定部１１０４は管理テーブル１１０１
内の各ファイルについての管理情報を読み出して、各フ
ァイル毎の保存期限と現在時刻とを比較する。 （１０５）移動判定部１１０４は保存期限が現在時刻１
９９２年８月２６日を過ぎたファイルであるファイルＡ
の内容を検知して、この情報を移動部１１０３に渡す。 （１０６）移動部１１０３は移動判定部１１０４からの
情報に基づき管理テーブル１１０１からファイルＡの項
目を削除した後、ファイルＡの内容を現在所属する常用
フォルダから保存用フォルダたるjunkに移動する。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら上記のよ
うな構成では、不要となる期限が予めユーザに予測で
き、保存期限が設定可能なファイルについてのみ整理が
行える。また、この場合、予め不要となることが予測さ
れるファイルについて、ユーザがいちいちその保存期限
の設定を行わなければならない。このため、情報過多と
いわれるほどファイルの発生する今日、保存期限の設定
そのものよりも、保存期限が本当に正しいか否かを確認
等するために、ユーザの必要な管理作業に付随した作業
が膨大なものとなる。

【０００９】また、不要となるか否かが予測できないフ
ァイルについては、この方法、装置は使用ができない。
更にメディア中のファイル数が膨大になってくると、た
とえ保存期限が判明しているファイルであっても、それ
ら全てにユーザ自らがいちいち保存期限を設定するのも
困難である。ましてや、そうでないファイルをいちいち
検索して、それもＣＲＴにいちいち表示させ、判断に過
誤のないよう２、３人が同時に検査する。そしてその確
認がなされた時点で不要なファイルを整理する、すなわ
ち保存用フォルダに移動する若しくは消去する、という
作業は事実上不可能となる。

【００１０】といって、不必要なファイルが多数未整理
であるのは、書籍などと異なりＣＲＴへの表示操作が必
要なこともあり、特にファイルの保存情報に精通してい
ないユーザにとっては必要なファイルの取り出し等の障
害となる。このため、何等かの手段で、保存ファイルの
整理を自動的に行う電子ファイリング装置の出現が望ま
れていた。

【００１１】

【課題を解決するための手段】本発明は上記課題を解決
する目的でなされたものであり、請求項１の発明におい
ては、名ファイルに対してそれが所属するフォルダ名
と、最新アクセス日時と当該ファイルへのアクセスの程
度に応じてファイルに与えられるアクセス得点と、前記
最新アクセス日時と前記アクセス得点から計算されるフ
ァイルのアクセス頻度状況を表すアクセス頻度指数と、
該アクセス頻度指数と整理基準値との比較結果を示すフ
ラグを保持する管理テーブルと、ファイルへのアクセス
があった時点で前記管理テーブル中の当該ファイルの最
新アクセス日時とアクセス得点を更新記録するアクセス
情報記録部と、前記管理テーブルの各ファイル毎のアク
セス頻度指数を計算の上更新した後、アクセス頻度指数
と整理基準値とを比較して前者が整理基準値を越えるな
らばフラグをオンにし、以下ならばオフにする頻度計算
部と、定められた時間に前記頻度計算部を起動する起動
部と、前記管理テーブルを参照して保存用フォルダに所
属する各ファイル毎にそのフラグがオフであるものを常
用フォルダへ移動し、常用フォルダに所属する各ファイ
ル毎にそのフラグがオンのものを保存用フォルダに移動
する移動部とを備えたことを特徴とする電子ファイリン
グ装置としている。

【００１２】請求項２の発明においては、頻度計算部で
用いる整理基準値が、常用フォルダに属さないファイル
数が増加した場合には前記フラグがオンになり易い方向
に変化することとなる計算手法を採用した頻度計算部を
備えたことを特徴とする請求項１記載の電子ファイリン
グ装置としている。請求項３の発明においては、前記管
理テーブルに換えて、名ファイルに対してそれが所属す
るフォルダ名と、最新アクセス日時と、ファイルへのア
クセスの程度に応じてファイルに与えられるアクセス得
点と、前記最新アクセス日時と前記アクセス得点から計
算されるファイルへのアクセス頻度状況を表すアクセス
頻度指数と、アクセス頻度指数の偏差値であるアクセス
偏差値と、該アクセス偏差値とアクセス偏差値の基準値
との比較結果を保持するフラグを保持する偏差管理テー
ブルを有し、前記頻度計算部に換えて、管理テーブルの
各ファイル毎のアクセス頻度指数を計算の上更新した
後、当該アクセス頻度指数の偏差値であるアクセス偏差
値を計算の上更新し、該アクセス偏差値とアクセス偏差
値の基準値とを比較して、アクセス偏差値がアクセス偏
差の基準値以上ならばフラグをオンにし、以下ならばオ
フにする偏差計算部を有することを特徴とする請求項１
記載の電子ファイリング装置としている。

【００１３】請求項４の発明においては、前記起動部に
換えて、全ファイルに対する常用フォルダに属するファ
イルの比率を指定する指定部を有し、前記頻度計算部に
換えて、前記管理テーブルの各ファイル毎のアクセス頻
度指数を計算の上更新した後、アクセス頻度指数順に前
記管理テーブルの内容を検索し、管理テーブルのアクセ
ス頻度指数の上位から前記指定部で与えられた比率分の
ファイルのフラグをオンにし、残りをオフにする指定頻
度計算部を有することを特徴とする請求項１記載の電子
ファイリング装置としている。

【００１４】請求項５の発明においては、管理テーブル
を参照して保存用フォルダに所属する各ファイル毎にそ
のフラグがオフであるものを常用フォルダへ移動し、常
用フォルダに所属する各ファイル毎にそのフラグがオン
のものを保存用フォルダに移動する移動部に換えて、管
理テーブルを参照してそのフラグがオンであるファイル
を消去若しくは保存用フォルダに移動する整理部を有し
ていることを特徴とする請求項１若しくは請求項２若し
くは請求項３若しくは請求項４記載の電子ファイリング
装置としている。

【００１５】

【作用】上記構成により、請求項１の発明においては、
アクセス情報記録部が各ファイル毎に最新アクセス日時
とアクセス得点を管理テーブルに記録しておき、起動部
が定められた時間に頻度計算部を起動してアクセス頻度
指数を各ファイル毎に計算した後、移動判定部で管理テ
ーブルの各ファイル毎のアクセス頻度指数と整理基準値
とを比較する。その結果、前者が後者より大ならフラグ
がオンに設定される。ついで、移動部が管理テーブルを
参照して常用フォルダにあるファイルのうち、そのフラ
グがオンであるファイルを保存用フォルダに移動する。
また、保存用フォルダにあるファイルのうちそのフラグ
がオフであるファイルを常用フォルダへ移動する。

【００１６】請求項２の発明においては、移動判定部が
判定に用いる整理基準値を、常用フォルダに存在するフ
ァイル数の増加に応じてフラグがオンとなり易い値とな
る計算手法を採用している。これにより、常用フォルダ
に存在するファイル数の増加に応じて常用フォルダから
保存用フォルダへのファイルの移動を相対的に増加させ
る。

【００１７】請求項３の発明においては、偏差値計算部
が各ファイルのアクセス頻度指数の偏差値であるアクセ
ス偏差値を計算の上更新し、移動判定部が偏差管理テー
ブルを参照して各ファイル毎のアクセス偏差値とその基
準値とを比較する。そしてアクセス偏差値がその基準値
より大ならフラグをオンに設定し、逆ならオフに設定す
る。次に、移動部が偏差管理テーブルを参照してフラグ
がオンであるファイルを常用フォルダに移動し、オフで
あるファイルを保存用フォルダへ移動する。

【００１８】請求項４の発明においては、指定部がユー
ザからの要求により総ファイル数の何パーセントを常用
フォルダに移動するかの指定を行い、指定頻度計算部が
アクセス頻度指数の高い順に指定部で与えられたパーセ
ンテージ分のファイルを常用フォルダから保存用のフォ
ルダへ移動する。請求項５の発明においては、整理部が
フラグがオンのファイルを消去若しくは保存用フォルダ
へ移動する。

【００１９】

【実施例】以下、本発明を各請求項毎に実施例に基づい
て説明するが、それに先立ち、特許請求の範囲に使用し
ている重要な語句について、その具体的意味内容を誤解
が生じないよう以下に説明する。「ファイル」とは、Ｃ
ＲＴに表示、記録紙に印字等されることにより人がその
内容を検知しえる電子的な個々の情報を意味し、その具
体的内容は連続した画像情報、音声情報若しくはその組
み合わせ、新聞記事の写真、顧客リスト等である。

【００２０】「アクセス」とは、ユーザがファイルを参
照することであり、参照が精読、流し読み、標題のみ見
る等その参照深さ（内容）の程度は問わない。「アクセ
スの程度」とは、ユーザが具体的に個々のファイルの全
内容をＣＲＴに表示させる。その上で長時間表示させて
精読する、単に表示のみさせる、内容は表示させず単に
個々のファイルの表題のみを表示させる等ファイルの参
照をなす内容の深さをいう。

【００２１】「フラグ」とは、個々のファイルについて
そのファイルを移動若しくは消去するか否かの判断結果
であり、個々のファイルに対してその「フラグ」を「オ
ン」にするとはそのファイルを常用フォルダから保存用
フォルダへ移動する若しくはフォルダから格納記憶を消
去することを意味し、具体的には管理テーブル内の個々
のファイルに対応した所定位置に電磁気的に記録される
印である。

【００２２】「アクセス頻度指数が整理基準値を超え
る」、「アクセス偏差値がアクセス偏差値の基準値以
上」とは、数としての絶対値が超える、例えば整理基準
値が２であるときにアクセス頻度指数が３である、とい
う意味でなく、アクセス頻度指数を計算したファイルに
対するユーザのアクセスの程度が、当該ファイルを常用
フォルダに格納記憶しておくには妥当でないと判断され
るという意味である。従って、アクセス頻度指数等の計
算に使用する計算手法（プログラム）の如何によって
は、数としてのアクセス頻度指数等の値が整理基準より
も小さい場合に、「アクセス頻度指数が整理基準値を超
える」、すなわち当該ファイルは消去されるべきである
と判断されるようにすることも可能である。 （第１実施例）図１は請求項１の発明に係る電子ファイ
リング装置の一実施例の構造図である。

【００２３】本図において、１０１はファイル名とファ
イルの所属するフォルダ名と最新アクセス日時とファイ
ルへのアクセスの程度に応じてファイルに与えられるア
クセス得点とファイルのアクセス頻度状況を表すアクセ
ス頻度指数とアクセス頻度指数と整理基準値との比較結
果を示すフラグを保持する管理テーブルである。１０２
は、ファイルへのアクセスがあった時点で、前記管理テ
ーブル中の当該ファイルへの最新アクセス日時とアクセ
ス得点を更新するアクセス情報記録部である。１０３
は、前記管理テーブルの各ファイル毎のアクセス頻度指
数を計算の上更新した後、アクセス頻度指数と整理基準
値とを比較し、アクセス頻度指数が整理基準値以上なら
ばフラグをオンにし、以下ならばフラグをオフにする頻
度計算部である。１０４は、一定時間毎に前記頻度計算
部を起動する起動部である。１０５は、前記管理テーブ
ルを参照して各ファイル毎に保存用フォルダに所属する
ファイルのうちそのフラグがオフであるファイルを常用
フォルダへ移動し、常用フォルダに属するファイルのう
ちそのフラグがオンのものを保存用フォルダに移動する
移動部である。

【００２４】以上の他、ファイルを格納記憶する磁気デ
ィスク、各部の制御や必要な計算、判断を行うマイクロ
コンピュータ、タイマー、ユーザがファイルの格納や採
用するアクセス頻度指数計算式や整理基準値の入力等の
操作をなすために必要なキーボードやＣＲＴ、外部の入
出力装置との接続に必要な回線や回線制御機器をも有す
る。しかし、これらは本願発明の要旨には直結せず、ま
た煩雑ともなるため図示は省略する。なお、このことは
後に説明する他の実施例でも同様である。

【００２５】次に、各構成要素のハード面について説明
する。管理テーブル１０１の記憶は、必要な容量が少な
いため内蔵の高速半導体メモリになされる。アクセス情
報記録部１０２の記録も同様である。頻度計算部１０３
の頻度計算は、本電子ファイリング装置に一体に組み込
んだマイクロコンピュータ（図示せず）を内蔵のＲＯＭ
（図示せず）等に記憶したプログラムに基づいて作動さ
せることによりなされる。

【００２６】起動部１０４の起動は、内蔵のカレンダー
機能をも有する電子時計（図示せず）を参照することに
よりなされる。移動部１０５の移動は、磁気的に記憶し
ているファイルを一旦電気に変換した上で行う。これ
は、ワードプロセッサー等におけるフロッピーディスク
等に記録された文章中の文字や短文の移動と原理は同じ
である。ただし、移動はワードプロセッサーでは操作者
の操作によりなされるが、本電子ファイリング装置で
は、マイクロコンピュータの指示のもとで自動的になさ
れるのが異なる。

【００２７】次に、ソフト面について説明する。管理
テーブル１０１における所定の情報の自動記憶、アク
セス情報記録部１０２における事象が生じた毎にその発
生日時と所定の情報の記録、頻度計算部１０３におけ
るプログラムに従っての一定事項の計算、起動部１０４
におけるプログラムに従っての一定時間間隔毎の起動、
移動部１０５における所定の記憶情報の所定の移動や
消去は各々、例えば記憶装置付きのファクシミリ装置
における受信毎の受信文書の自動記憶、同じく受信日
時及び発呼先の番号の自動記憶、同じく記憶装置つき
の小型卓上計算機や目覚まし時計やタイマーつきＶＴＲ
の一定時間間隔毎の若しくは設定時間がきた際の自動起
動、同じく送信用記憶装置つきのファクシミリ装置に
おける被呼端末が受信可能時（すなわち第三者から否受
信時）にこれを自動検知の上記憶している送信文書を自
動送信し、しかる後この文書の送信用記憶部からの自動
削除を行うこと等のごとく極く極く日常的にみられる周
知の技術である。

【００２８】このため、それらのより詳細なプログラム
やハードについての説明は省略する。そして、これらの
ことは他の実施例についても同様である以上の他、常用
フォルダ及び保存用フォルダであるが、本実施例におい
ては前者は呼び出しが容易であるが記憶容量が少なくて
すむ高速半導体メモリ、小型磁気ディスク、内蔵のフロ
ーピーディスク等よりなり、後者は逆の特徴を有する別
途設置された大型の保存用磁気ディスク、磁気テープ、
磁気ドラム等によりなる。ただし、これらのこと等はい
わば周知技術であるため、それらについての説明も省略
する。

【００２９】更にまた、常用フォルダ内へのファイルの
格納記憶は、ファイル内容等に応じて区分けされている
こと等は自明技術であるため、そのより具体的内容や手
法等についても説明は省略する。次に、上記構成要素の
主な動作内容について説明する。 （２０１）アクセス情報記録部１０２は、ファイルへの
アクセスがあった時点で、管理テーブル１０１に当該フ
ァイルの最新アクセス日時とアクセス得点を記録する。 （２０２）起動部１０４は、一定期間毎に頻度計算部１
０３を起動する。 （２０３）頻度計算部１０３は、管理テーブル１０１の
内容を参照し、各ファイル毎にアクセス頻度指数を計算
し、これが管理テーブル１０１に記録されている現在の
アクセス頻度指数より小さい場合にはアクセス頻度指数
を更新した後、各ファイル毎のアクセス頻度指数と整理
基準値とを比較し、整理基準値以上のファイルであれば
管理テーブル１０１の当該ファイルに対応するフラグを
オンにし、以下ならばフラグをオフにし、その結果を移
動部１０５へ通知する。 （２０４）移動部１０５は、頻度計算部１０３からの通
知をもとに、保存用フォルダのファイルのうちフラグが
オンであるファイルを常用フォルダへ移動し、前記常用
フォルダに属するファイルでフラグがオフのものを保存
用フォルダに移動する。

【００３０】以上の動作のフローを図１２に示す。次
に、以上の動作手順をより具体的に説明する。図５は本
実施例における電子ファイリング装置において、アクセ
ス頻度指数の高いファイルを自動的に整理する過程を模
式的に示すものである。各部の作用であるが、起動部１
０１は毎日午前０時に起動作用をなすようプログラムさ
れている。

【００３１】管理テーブル１０２のアクセス得点の項目
は、ファイルの作成時に２点、最新のアクセスが行なわ
れた時点のアクセス方法が、あるファイル階層のファイ
ルの一覧表示要求であれば１点、ファイルを特定しての
表示要求であれば２点が与えられる。このとき、アクセ
ス頻度指数は、 アクセス頻度指数＝（現在時刻−最新アクセス時刻）／
アクセス得点 で与えられる。すなわち、アクセス頻度指数の値が小さ
いファイルほど、利用されていることとなる。

【００３２】また、移動部１０５により移動される保存
用フォルダ名はjunkであるとする。また、整理基準値を
１００とし、常用所属フォルダnewsに所属するファイル
Ａへの最新アクセス日時を１９９２年２月４日とし、こ
の時のアクセス方法はファイルを特定しての表示要求で
あったとする。 （３０１）アクセス情報記録部１０２は、１９９２年２
月４日にファイルＡへのアクセスがあった時点で、管理
テーブル１０１にファイルＡの最新アクセス日時１９９
２年２月４日とアクセス得点２点を記録する。 （３０２）１９９２年８月２５日午前０時に呼び出され
た起動部１０４は、頻度計算部１０３を起動する。 （３０３）頻度計算部１０３は、管理テーブル１０１を
参照して、現在時刻１９９２年８月２５日とファイルＡ
の最新アクセス日時１９９２年２月４日との日数の差で
ある２０１をアクセス得点２点で割った１００．５が現
在の管理テーブル１０１のファイルＡに対応するアクセ
ス頻度指数より大であったため、アクセス頻度指数をこ
の値に更新した後、アクセス頻度指数１００．５と整理
基準値である１００とを比較し、アクセス頻度指数が整
理基準値以上であるので、管理テーブル１０１中のファ
イルＡに対応するフラグをオンとする。なお、この状態
を図５の下部の表に示す。 （３０４）移動部１０５は、管理テーブル１０１を参照
し、常用フォルダにあるファイルのうちフラグがオンと
なっているファイルを検索する。そしてこのファイルＡ
が該当するのを見出し、これを保存用フォルダjunkに移
動する。

【００３３】逆に、保存用フォルダjunkにあるファイル
のうち、そのフラグがオンであるものは常用フォルダニ
ューズ（news）に移動する。 （第２実施例）図２は請求項２の発明にかかわる電子フ
ァイリング装置の一実施例の構造図である。

【００３４】本図において、２０１はファイル名とその
ファイルの所属するフォルダ名と最新アクセス日時とフ
ァイルへのアクセスの程度に応じてファイルに与えられ
るアクセス得点とファイルのアクセス頻度状況を表すア
クセス頻度指数とアクセス頻度指数と整理基準値との比
較結果を保持するフラグを保持する管理テーブルであ
る。２０２は、ファイルへのアクセスがあった時点で前
記管理テーブル中の当該ファイルの最新アクセス日時と
アクセス得点を更新するアクセス情報記録部である。２
０３は、前記管理テーブルの各ファイル毎のアクセス頻
度指数を計算の上更新した後、整理基準値が常用フォル
ダに属するファイル数の増加に応じて保存用フォルダに
移動するファイルが増加する値となるような計算手法
（式）を用いてもとめ、しかる後アクセス頻度指数と整
理基準値とを比較し、前者が整理基準値を越えるならば
フラグをオンにし、以下ならばオフにする頻度計算部で
ある。２０４は、一定時間毎に前記頻度計算部を起動す
る起動部である。２０５は、前記管理テーブルを参照し
て常用フォルダにある各ファイル毎に、そのフラグがオ
ンであるものを保存用フォルダへ移動し、一方保存用フ
ォルダに属するファイルでそのフラグがオフのものを常
用フォルダに移動する移動部である。

【００３５】以上のように構成された本実施例の電子フ
ァイリング装置について、以下に主な構成要素の動作手
順を説明する。 （４０１）アクセス情報記録部２０２は、ファイルへの
アクセスがあった時点で、管理テーブル２０１に当該フ
ァイルの最新アクセス日時とアクセス得点を記録する。 （４０２）起動部２０４は、一定期間毎に頻度計算部２
０３を起動させる。 （４０３）頻度計算部２０３は、管理テーブル２０１を
参照して、各ファイル毎にアクセス頻度指数を計算す
る。そして、その結果が管理テーブル２０１に記録され
ている現在のアクセス頻度指数より小さい場合にはアク
セス頻度指数を更新した後、整理基準値を常用フォルダ
に属するファイル数の増加に応じて減少する値に設定す
る。 （４０４）頻度計算部２０３は、各ファイル毎のアクセ
ス頻度指数と整理基準値とを比較し、整理基準値を越え
たファイルであれば管理テーブル２０１の当該ファイル
に対応するフラグをオンにし、以下ならばフラグをオフ
にする。しかる後移動部２０５を呼び出す。 （４０５）移動部２０５は、管理テーブル２０１を参照
して常用フォルダに属する各ファイル毎にそのフラグが
オンであるものを保存用フォルダへ移動し、逆に保存用
フォルダに属するファイルでそのフラグがオフであるも
のを常用フォルダに移動する。

【００３６】次に、各構成要素が以上のように動作する
本実施例の電子ファイリング装置の具体的な動作手順を
説明する。図６は、本実施例の電子ファイリング装置に
おいて、常用フォルダに属するファイル数が急増したと
きに、アクセス頻度の低いファイルを自動的に整理する
過程を模式的に示すものである。

【００３７】起動部２０４の起動周期は１日であり、毎
日午前０時に呼び出される。管理テーブル２０１のアク
セス得点の項目は、ファイルの作成時に２点、最新のア
クセスが行なわれた時点のアクセス方法が、あるファイ
ル階層のファイルの一覧表示要求であれば１点、ファイ
ルを特定しての表示要求であれば２点が与えられる。

【００３８】このとき、アクセス頻度指数は、 アクセス頻度指数＝（現在時刻−最新アクセス時刻）／
アクセス得点 で与えられる。また、移動部２０５により移動される保
存用フォルダ名はjunkであるとする。また、整理基準値
は、常用フォルダに属するファイル数が増加すれば小さ
い値となるよう以下の式で計算される。

【００３９】整理基準値＝100000／常用フォルダに属す
るファイル数＋100 常用フォルダ以外に属するファイル数は１９９２年８月
２５日午前０時の時点で１０００個とし、この時点での
最新アクセス日時が１９９２年３月２６日より以前であ
るファイル数が２００とする。また、アクセス得点の項
目は全ファイル１点とする。

【００４０】また、１９９２年８月２５日午前１０時の
時点で、１０００個の新たなファイルが新規に電子ファ
イリング装置に追加されるものとする。 （５０１）１９９２年８月２６日午前０時に呼び出され
た起動部２０４は、頻度計算部２０３を起動する。 （５０２）頻度計算部２０３は、管理テーブル２０１を
参照して、現在時刻１９９２年８月２６日と各ファイル
の最新アクセス日時との差をアクセス得点で割った値を
計算する。そして、この値が管理テーブル２０１に記録
されているアクセス頻度指数より小さい場合には、管理
テーブル２０１のファイルＡに対応するアクセス頻度指
数を更新する。この結果、アクセス頻度指数が１５０を
越えるファイルは２００個となる。 （５０３）頻度計算部２０３は、整理基準値を前述の式 整理基準値＝100000／常用フォルダに属するファイル数
＋100 で計算し、150 （＝100000／2000＋100 ）を得る。 （５０４）頻度計算部２０３は、管理テーブル２０１を
参照し各ファイル毎のアクセス頻度指数と整理基準値１
５０とを比較する。そして、整理基準値を越えたファイ
ルであれば管理テーブル２０１の当該ファイルに対応す
るフラグをオンにし、以下ならばオフにする。しかる
後、移動部２０５を呼び出す。 （５０５）移動部２０５は、管理テーブル２０１を参照
して常用フォルダにある各ファイル毎にそのフラグがオ
ンであるものを保存用フォルダへ移動し、一方保存用フ
ォルダに属するファイルでフラグがオフのものを常用フ
ォルダに移動する。この結果、２００個のファイルが常
用フォルダから保存用フォルダたるjunkに移動する。 （第３実施例）図３は請求項３の発明に係る電子ファイ
リング装置の一実施例の構造図を示すものである。

【００４１】以下、本図をもとにその主な構成要素の動
作について説明する。３０１は、ファイル名とファイル
の所属するフォルダ名と最新アクセス日時とファイルへ
のアクセスの程度に応じてファイルに与えられるアクセ
ス得点とファイルのアクセス頻度状況を表すアクセス頻
度指数とアクセス頻度指数の偏差値であるアクセス偏差
値とアクセス偏差値とその基準値との比較結果を保持す
るフラグとを保持する偏差管理テーブルである。３０２
は、ファイルへのアクセスがあった時点で前記偏差管理
テーブル中の当該ファイルの最新アクセス日時とアクセ
ス得点を更新するアクセス情報記録部である。３０３
は、前記偏差管理テーブルの各ファイル毎のアクセス頻
度指数を計算の上更新した後、当該アクセス頻度指数の
偏差値であるアクセス偏差値を計算の上更新する。その
上でアクセス偏差値とその基準値とを比較し、その結果
が基準値を越えているならばフラグをオンにし、以下な
らばフラグをオフにする偏差計算部である。３０４は、
一定時間毎に前記頻度計算部を起動する起動部である。
具体的には毎日午前０時に呼び出される。３０５は、前
記偏差管理テーブルを参照して、常用フォルダに所属す
る各ファイル毎にそのフラグがオンであるファイルを保
存用フォルダへ移動し、一方保存用フォルダに属するフ
ァイルでそのフラグがオフのものを常用フォルダに移動
する移動部である。

【００４２】以上の構成要素を有する本実施例の電子フ
ァイリング装置について、その動作手順を以下に説明す
る。 （６０１）アクセス情報記録部３０２は、ファイルへの
アクセスがあった時点で、偏差管理テーブル３０１に当
該ファイルの最新アクセス日時とアクセス得点を記録す
る。 （６０２）起動部３０４は、一定期間毎に偏差計算部３
０３を起動する。 （６０３）偏差計算部３０３は、偏差管理テーブル３０
１を参照の上、各ファイル毎にアクセス頻度指数を計算
する。そして、この値が偏差管理テーブル３０１に記録
されている現在のアクセス頻度指数より小さい場合には
アクセス頻度指数を更新する。 （６０４）偏差計算部３０３は、各ファイル毎に偏差管
理テーブル３０１に記録されたアクセス頻度指数の標準
偏差を計算する。更にそれに基づいて、各ファイルのア
クセス頻度指数を基準化した値であるアクセス偏差値を
計算する。しかる後、各ファイル毎に偏差管理テーブル
３０１のアクセス偏差値を更新し、各ファイル毎のアク
セス偏差値とその基準値とを比較する。そして、その基
準値を越えたファイルであれば偏差管理テーブル３０１
の当該ファイルに対応するフラグをオンにし、以下なら
ばオフにする。 （６０５）移動部３０５は、偏差管理テーブル３０１を
参照し、常用フォルダにある各ファイル毎にそのフラグ
がオンであるものを保存用フォルダへ移動する。逆に、
保存用フォルダに属するファイルでそのフラグがオフの
ものを常用フォルダに移動する。

【００４３】次に、より具体的に動作内容を説明する。
図７は本実施例において、長期にわたる保存期間の経過
したファイル群を扱う過程を模式的に表したものであ
る。本実施例においても、起動部３０４は毎日午前０時
に起動する。偏差管理テーブル３０１のアクセス得点
は、ファイルの作成時に２点、最新のアクセスが行われ
た際のアクセス方法が、あるファイル階層のファイルの
一覧表示要求であれば１点、ファイルを特定しての表示
要求であれば２点とされる。

【００４４】このとき、アクセス頻度指数は、 アクセス頻度指数＝（現在時刻−最新アクセス時刻）／
アクセス得点 で与えられる。また、移動部３０５により移動される保
存用フォルダ名はjunkであるとする。

【００４５】また、標準偏差は、 σ＝｛Σ（ｘ−μ）² ／Ｎ｝^1/2 で与えられ、それは、次式 ｚ＝（ｘ−μ）／σ (もしσ＝０ならばｚ＝０）で基準
化される。このとき、 ｘ＝各ファイルのアクセス頻度指数、Ｎ＝総ファイル
数、μ＝ｘの平均値 である。

【００４６】アクセス頻度指数の基準値は３とする。ま
た、１９９２年２月５日午前１０時では１５個、１９９
２年３月２６日午前１０時では２０個、１９９２年５月
１７日午前１０時では３０個、１９９２年７月６日午前
１０時では２０個、１９９２年８月２５日午前１０時で
は１５個のファイルが新規に電子ファイリング装置に追
加され、その後如何なるファイルの追加、削除、アクセ
スも発生しなかったとする。また、これらのファイルは
全て常用フォルダに存在するものとする。 （７０１）２０１２年８月２６日午前０時に呼び出され
た起動部３０４は、偏差計算部３０３を起動する。 （７０２）偏差計算部３０３は、偏差管理テーブル３０
１を参照する。そして、現在時刻１９９２年８月２６日
と各ファイルの最新アクセス日時との差をアクセス得点
で割った値を計算し、偏差管理テーブル３０１のファイ
ルＡに対応するアクセス頻度指数を更新する。この結
果、全ファイルのアクセス頻度指数は電子ファイリング
装置への登録日が、１９９２年２月５日、１９９２年３
月２６日、１９９２年５月１７日、１９９２年７月６
日、１９９２年８月２５日、のものに対して各々、７５
０５／２＝３７５２．５、７４５５／２＝３７２７．
５、７４０５／２＝３７０２．５、７３５５／２＝３６
７７．５、７３０５／２＝３６５２．５、となる。 （７０３）偏差計算部３０３は、標準偏差σを計算す
る。さらにその上で、個々のファイルのアクセス偏差値
を計算した後、偏差管理テーブル３０１の記憶する値を
この新しい計算値へ更新する。ここで、標準偏差σの値
は３１．６となり、全ファイルのアクセス偏差値は電子
ファイリング装置への登録日が、１９９２年２月５日、
１９９２年３月２６日、１９９２年５月１７日、１９９
２年７月６日、１９９２年８月２５日、のものに対して
各々、１．５８、０．７９、０、−０．７９、−１．５
８となる。 （７０４）偏差計算部３０３は、偏差管理テーブル３０
１を参照の上各ファイルのアクセス偏差値とその基準値
３とを比較する。そして、その基準値以上であれば偏差
管理テーブル３０１の当該ファイルに対応するフラグを
オンにし、以下ならばフラグをオフにする。しかる後移
動部３０５を呼び出す。 （７０５）移動部３０５は、アクセス偏差値がその基準
値３より大きいファイルが存在しないため、常用フォル
ダから保存用フォルダへのファイルの移動も逆の移動も
行わない。 （第４実施例）図４は請求項４の発明に係る電子ファイ
リング装置の一実施例の構造を示すものである。

【００４７】本図において、４０１はファイル名とファ
イルの基本所属フォルダ名と最新アクセス日時とファイ
ルへのアクセスの程度に応じてファイルに与えられるア
クセス得点とファイルのアクセス頻度状況を表すアクセ
ス頻度指数とアクセス頻度指数とその基準値との比較結
果を示すフラグを保持する管理テーブルである。４０２
は、ファイルへのアクセスがあった時点で、前記管理テ
ーブル中の当該ファイルの最新アクセス日時とアクセス
得点を更新するアクセス情報記録部である。４０３は、
前記管理テーブルの各ファイル毎のアクセス頻度指数を
計算の上更新した後、アクセス頻度指数順に前記管理テ
ーブルの内容を検索する。前記管理テーブルのアクセス
頻度指数の上位から前記指定部で与えられた比率分のフ
ァイルのフラグをオンにし、残りをオフにする指定頻度
計算部である。４０４は、全ファイルに対する保存用フ
ォルダに属するファイルの比率を指定する指定部であ
る。４０５は、前記管理テーブルを参照して常用フォル
ダにある各ファイル毎にそのフラグがオンであるものを
保存用フォルダへ移動し、保存用フォルダに属するファ
イルでフラグがオフのものを常用フォルダに移動する移
動部である。

【００４８】以上の他、新しいファイルを記憶する毎に
総ファイル数を計算するファイル数計算部、ユーザが保
存用フォルダに属するファイルの比率を指定する際、そ
の参考に供すべく総ファイル数をＣＲＴに表示させるフ
ァイル総数表示部等がある。しかし、これらは本発明の
要旨そのものでなく、また容易に製造等為しえるもので
あるため、煩雑化防止の面から図示していない。

【００４９】以上のように構成された本実施例の電子フ
ァイリング装置について、以下にその動作を説明する。 （８０１）アクセス情報記録部４０２は、ファイルへの
アクセスがあった時点で、管理テーブル４０１に当該フ
ァイルの最新アクセス日時とアクセス得点を記録する。 （８０２）指定部４０４は、アクセス頻度指数の低い順
に総ファイル数の何パーセントを保存用フォルダに移動
するかの指定を行う。 （８０３）頻度計算部４０３は、管理テーブル４０１を
参照して各ファイル毎にアクセス頻度指数を計算する。
その上で、計算結果が管理テーブル４０１に記録されて
いる現在のアクセス頻度指数より小さい場合には、アク
セス頻度指数を更新する。しかる後、アクセス頻度指数
順に管理テーブル４０１の内容を検索する。そして、管
理テーブル４０１内のアクセス頻度指数の上位のファイ
ルから、指定部４０４で与えられた比率分そのフラグを
オンにし、残りをオフにする。 （８０４）移動部４０５は管理テーブル４０１を参照し
て、常用フォルダにある各ファイル毎にフラグがオンで
あるファイルを保存用フォルダへ移動し、同じく保存用
フォルダに属するファイルでフラグがオフのものを常用
フォルダに移動する。

【００５０】主要構成要素が以上のように動作する本実
施例のより具体的な動作を順をおって次に説明する。図
８は本実施例の電子ファイリング装置がユーザからの指
示によりファイルを整理する過程を模式的に示すもので
ある。管理テーブル４０１のアクセス得点の項目は、フ
ァイルの作成時に２点、最新のアクセスが行なわれた時
点のアクセス方法が、あるファイル階層のファイルの一
覧表示要求であれば１点、ファイルを特定しての表示要
求であれば２点の得点が与えられるものとする。

【００５１】このとき、アクセス頻度指数は、 （アクセス頻度指数) ＝（現在時刻−最新アクセス時
刻）／アクセス得点 で与えられる。また、移動部４０５により移動される保
存用フォルダ名はjunkである。また、常用フォルダは複
数あり、その名称がニュース（news）であるファイル
Ａ、ファイルＢ、ビジネス（business）であるファイル
Ｃ、ホビー（hobby ）であるファイルＤの最新アクセス
日時を各々、１９９２年２月５日、１９９２年３月２６
日、１９９２年５月１７日、１９９２年７月６日とし、
このときのアクセス方法はファイルＡ、ファイルＢにつ
いてはファイルを特定しての表示要求であり、ファイル
Ｃ、ファイルＤについてはファイルの一覧表示要求であ
るとする。

【００５２】また、ファイル総数は４かつ全て常用フォ
ルダに存在するものとする。 （９０１）アクセス情報記録部４０２は１９９２年２月
５日、１９９２年３月２６日、１９９２年５月１７日、
１９９２年７月６日、ファイルＡ、ファイルＢ、ファイ
ルＣ、ファイルＤへのアクセスがあった時点で、管理テ
ーブル３０２にファイルＡ、ファイルＢ、ファイルＣ、
ファイルＤの最新アクセス日時とアクセス得点２点、２
点、１点、１点を記録する。 （９０２）１９９２年８月２５日に、ユーザは指定部４
０４へ５０パーセントのファイルの移動を指示する。 （９０３）頻度計算部４０３は、管理テーブル４０１を
参照して、現在時刻１９９２年８月２５日とファイル
Ａ、ファイルＢ、ファイルＣ、ファイルＤの最新アクセ
ス日時との差をアクセス得点で割ったアクセス頻度指数
を計算する。その上で、管理テーブル４０１のファイル
Ａ、ファイルＢ、ファイルＣ、ファイルＤに対応するア
クセス頻度指数を各々１００、７５、１００、５０に更
新する。更に、アクセス頻度指数順に管理テーブル４０
１の内容を検索する。その上で、管理テーブル４０１の
アクセス頻度指数の上位から、指定部４０４で与えられ
た比率分のファイルのフラグをオンにし、残りをオフに
する。この結果、ファイルＡ、ファイルＣのフラグがオ
ンとなり、ファイルＢ、ファイルＤのフラグがオフにな
る。 （９０４）移動部４０５は管理テーブル４０１を参照し
て各ファイル毎にフラグがオンであるファイルＡ、ファ
イルＣをjunkへ移動する。 （第５実施例）本実施例は、請求項５の発明に係るもの
であり、前記第１〜第４実施例における移動部に換えて
整理部を有する点、そしてこのため常用フォルダにある
フラグがオンのファイルを消去若しくは保存用フォルダ
に移動し、保存用フォルダから常用フォルダへの移動は
行わない点が異なるのみである。このため特にその構造
を図示したり、動作を順をおって説明したりするのは省
略する。

【００５３】以上、本願発明を各請求項毎に説明してき
たが、本願発明は何も上記実施例に限定されないのは勿
論である。すなわち、例えば、 第１実施例から第４実施例においてはファイルの整理
方法として、ファイルを常用フォルダから保存用フォル
ダに移動するのみとしたが、常用フォルダ、保存用フォ
ルダの少なくとも一方は更に２段にわかれている。 同じく、アクセス頻度指数の計算式として、〔Σ
｛（現在時刻−最新からｉ番目のアクセス時刻）／アク
セスにおけるアクセス得点／（４−ｉ）｝、ここにｉ＝
１、２、３〕等他のものを採用している。 第２実施例において、常用フォルダに属するファイル
数が増加した場合にフラグがオンになり易い方向に変化
する計算手法と併せて更に、常用フォルダに属するファ
イルの記憶されている容量（ビット数）の絶対量をも反
映させる項を付加している。 請求項４の発明において、移動するファイルの比率が
総ファイル数が増加した場合には大きくなる等他の機能
が付加されている。 起動部の起動する定められた時期とは、テレビ放送局
や学校におけるファイルでは新年度の始まる４月１日午
前零時、企業においては株主総会の終了する７月１日午
前零時等他の時間である。 たとえアクセス頻度がどんなに少なくても、絶対に移
動若しくは消去してはならないファイルの指定が可能、
逆にユーザが別途不必要と判断したファイルはそのアク
セス頻度が多くても消去若しくは保存用フォルダへの移
動がなしえる等他の機能が付加されている。 第一実施例においては、常用フォルダと保存用フォル
ダとは別の記憶媒体としていたが、同一媒体でもよい。
そして、これは他の実施例においても同様である。 「アクセスの程度」として、ファイルのＣＲＴ上への
表示時間を反映させる。

【００５４】

【発明の効果】以上説明したように請求項１の発明に係
る電子ファイリング装置においては、常用フォルダにあ
るアクセス頻度の低いファイルを周期的に見出した上で
保存用フォルダに移動し、逆に保存用フォルダにあるア
クセス頻度の高いファイルを常用フォルダへ移動するこ
とにより、予めユーザが各ファイルに対して保存期限の
設定を行わなくとも、アクセス頻度の低いファイルの整
理が自動的に行える。

【００５５】請求項２の発明に係る電子ファイリング装
置によれば、常用フォルダから保存用フォルダへの移動
若しくはその逆の移動の判定を行う際に、各ファイルの
アクセス頻度の判定に使用する整理基準値を、常用フォ
ルダにあるファイル数が増加すれば保存用フォルダに移
動するファイルが増加し、逆の移動は減少するような値
となる計算式を採用している。このため、常用フォルダ
内のファイル数が急激に増加した場合には予めユーザが
設定を行わなくともアクセスを頻度の低いファイルを自
動的に保存用ファイルへ移動する。このため、常用フォ
ルダ内のファイルの検索、表示等がファイル数が増加し
たにもかかわらず容易となる。

【００５６】請求項３の発明に係る電子ファイリング装
置よれば、アクセス偏差値の値を移動の判定基準にする
ことにより、総ファイル数に変化がなく、アクセスもさ
れていない場合にはアクセス頻度指数の増加に関わらず
ファイルの移動が行われない。このため、バックアップ
用のメディア等で長期間アクセスをしないファイル群を
常用フォルダから保存用フォルダに移動してしまうこと
の防止が図れる。また、逆にそのようなものでなくて全
ファイル中で相対的にアクセス頻度の低いものについて
は自動的に移動が行われ、これにより効果的にファイル
の整理を行うことが可能となる。

【００５７】請求項４の発明に係る電子ファイリング装
置によれば、ユーザによるアクセス頻度に応じて何パー
セントのファイルを常用所属フォルダから保存用フォル
ダに移動するかの指定を基にファイルの整理を行える。
このため、総ファイル数に応じて自動的に不必要なファ
イルの整理をなしえる。請求項５の発明に係る電子ファ
イリング装置においては、不必要なファイルを消去して
しまう場合には保存用フォルダが不要となるため装置全
体がコンパクトかつ安価となる。また、不必要なファイ
ルを保存用フォルダに移動し、保存用フォルダから常用
フォルダへの必要となったファイルの自動移動を行わな
い場合には、保存用フォルダはどこか場所的に余裕のあ
るところ、例えば本社やファイル専用の倉庫的役割を課
す業者に設置しえるため、地方の営業者、支店等場所的
に余裕のない事業所への設置が容易となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】請求項１の発明に係る電子ファイリング装置の
一実施例の構成図である。

【図２】請求項２の発明に係る電子ファイリング装置の
一実施例の構成図である。

【図３】請求項３の発明に係る電子ファイリング装置の
一実施例の構成図である。

【図４】請求項４の発明に係る電子ファイリング装置の
一実施例の構成図である。

【図５】請求項１の発明の実施例において、アクセス頻
度の低いファイルを自動的に整理する過程の摸式図であ
る。

【図６】請求項２の発明の実施例において、ファイル数
が急増した場合にアクセス頻度の低いファイルを自動的
に整理する過程の摸式図である。

【図７】請求項３の発明の実施例において、アクセスが
長期間ないファイル群を扱う過程の摸式図である。

【図８】請求項４の発明の実施例において、ユーザから
の指示によりファイルを整理する過程の摸式図である。

【図９】上記請求項１、請求項２及び請求項４の発明の
実施例における管理テーブル内のデータ構造の概念図で
ある。

【図１０】請求項３の発明の実施例の偏差管理テーブル
内のデータ構造の概念図である。

【図１１】従来技術に係る電子ファイリング装置の構成
図である。

【図１２】上記第１実施例のフロー図である。

【符号の説明】

１０１、２０１、４０１ 管理テーブル ３０１ 偏差管理テーブル １０２、２０２、３０２、４０２ アクセス情報記録部 １０３、２０３、４０３ 頻度計算部 ３０３ 偏差計算部 １０４、２０４、３０４ 起動部 ４０４ 指定部 １０５、２０５、３０５、４０５ 移動部

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 名ファイルに対してそれが所属するフォ
   ルダ名と、最新アクセス日時と、当該ファイルへのアク
   セスの程度に応じてファイルに与えられるアクセス得点
   と、前記最新アクセス日時と前記アクセス得点から計算
   されるファイルのアクセス頻度状況を表すアクセス頻度
   指数と、該アクセス頻度指数と整理基準値との比較結果
   を示すフラグを保持する管理テーブルと、 ファイルへのアクセスがあった時点で前記管理テーブル
   中の当該ファイルの最新アクセス日時とアクセス得点を
   更新記録するアクセス情報記録部と、 前記管理テーブルの各ファイル毎のアクセス頻度指数を
   計算の上更新した後、アクセス頻度指数と整理基準値と
   を比較して前者が整理基準値を越えるならばフラグをオ
   ンにし、以下ならばオフにする頻度計算部と、 定められた時期に前記頻度計算部を起動する起動部と、 前記管理テーブルを参照して保存用フォルダに所属する
   各ファイル毎にそのフラグがオフであるものを常用フォ
   ルダへ移動し、常用フォルダに所属する各ファイル毎に
   そのフラグがオンのものを保存用フォルダに移動する移
   動部とを備えたことを特徴とする電子ファイリング装
   置。
2. 【請求項２】 頻度計算部で用いる整理基準値が、常用
   フォルダに属するファイル数が増加した場合には前記フ
   ラグがオンになり易い方向に変化することとなる計算手
   法を採用した頻度計算部を備えたことを特徴とする請求
   項１記載の電子ファイリング装置。
3. 【請求項３】 前記管理テーブルに換えて、名ファイル
   に対してそれが所属するフォルダ名と、最新アクセス日
   時と、ファイルへのアクセスの程度に応じてファイルに
   与えられるアクセス得点と、前記最新アクセス日時と前
   記アクセス得点から計算されるファイルへのアクセス頻
   度状況を表すアクセス頻度指数と、アクセス頻度指数の
   偏差値であるアクセス偏差値と、該アクセス偏差値とア
   クセス偏差値の基準値との比較結果を保持するフラグを
   保持する偏差管理テーブルを有し、前記頻度計算部に換
   えて、管理テーブルの各ファイル毎のアクセス頻度指数
   を計算の上更新した後、当該アクセス頻度指数の偏差値
   であるアクセス偏差値を計算の上更新し、該アクセス偏
   差値とアクセス偏差値の基準値とを比較して、アクセス
   偏差値がアクセス偏差値の基準値以上ならばフラグをオ
   ンにし、以下ならばオフにする偏差計算部を有すること
   を特徴とする請求項１記載の電子ファイリング装置。
4. 【請求項４】 前記起動部に換えて、全ファイルに対す
   る常用フォルダに属するファイルの比率を指定する指定
   部を有し、 前記頻度計算部に換えて、前記管理テーブルの各ファイ
   ル毎のアクセス頻度指数を計算の上更新した後、アクセ
   ス頻度指数順に前記管理テーブルの内容を検索し管理テ
   ーブルのアクセス頻度指数の上位から前記指定部で与え
   られた比率分のファイルのフラグをオンにし、残りをオ
   フにする指定頻度計算部を有することを特徴とする請求
   項１記載の電子ファイリング装置。
5. 【請求項５】 管理テーブルを参照して保存用フォルダ
   に所属する各ファイル毎にそのフラグがオフであるもの
   を常用フォルダへ移動し、常用フォルダに所属する各フ
   ァイル毎にそのフラグがオンのものを保存用フォルダに
   移動する移動部に換えて、管理テーブルを参照してその
   フラグがオンであるファイルを消去若しくは保存用フォ
   ルダに移動する整理部を有していることを特徴とする請
   求項１若しくは請求項２若しくは請求項３若しくは請求
   項４記載の電子ファイリング装置。