JPH06332888A - 定形文書作成方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 コンピュータを使用して文書作成の基になる
原始ファイルから定形文書を作成する際、従来の手法よ
りも迅速に処理できる手順で且つ文書の書式変更等にも
容易に対応できる定形文書作成方法を提供する。 【構成】 文書の作成に必要なデータ等を入力する入力
装置と、該入力装置から入力されたデータを書き込んだ
原始ファイルから定形文書を作成する処理を実行する処
理装置とを使用して、入力装置から原始ファイルに対応
して定めた書式を入力することで中間フォームを作成
し、原始ファイルのデータを中間フォーム中の指定され
た場所に書き込むことで中間ファイルを作成し、入力装
置から定形文書に対応して定めた書式を入力することで
最終フォームを作成し、中間ファイルのデータを最終フ
ォーム中の指定された場所に書き込むことで最終ファイ
ルを作成するという処理手順を実行する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、コンピュータを使用し
て予め形式が定められた文書を作成するための定形文書
作成方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、コンピュータの有効な利用法の１
つに、複数のファイルにまたがるデータに基づいて計算
表等を作成する処理があり、このような処理をコンピュ
ータに実行させる場合に有用なソフトウエアとして、複
数のファイルを関連づけて利用できる「リレーショナル
データベース型ソフト」（ＲＤＢ）と呼ばれるものが知
られている。

【０００３】例えば、商品受注を管理し、受注先の顧客
毎に費用請求等を行う場合、受注の段階では、日付、顧
客コード、商品コード、注文数等を記録した受注ファイ
ルを作成しておき、その後、注文処理の際、受注ファイ
ルと、顧客や商品に関するデータを収録した顧客ファイ
ルや商品ファイルとを関連づけて使用する。すなわち、
受注ファイルには、顧客名や商品名あるいは商品の価格
は記録されていないので、受注ファイルと顧客ファイル
や商品ファイルとの間で共通に使われている顧客コード
又は商品コードを介して、顧客ファイルと商品ファイル
から各々のコードに合致したデータを参照するのであ
る。このような複数のファイルに関連した処理を行うた
めに、ＲＤＢが用いられている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述の
ＲＤＢに代表される従来の方法によると、受注ファイル
のような基礎（原始）データファイルから請求書のよう
な定形文書を作成する場合、原始ファイルの項目名をコ
ードとして列毎の処理を行うか或いは１行毎に、顧客コ
ードや商品コードを手がかりにして、複数の原始ファイ
ルのデータ（上記例の場合、顧客ファイルと商品ファイ
ルに記載された顧客名と商品名）を読み出し、その上で
順次原始ファイルのデータを書き込むことにより、目的
の文書を作成することになる。このため、コンピュータ
での文書作成処理に手間と時間がかかっている。

【０００５】また、例えば請求先に応じた請求書の様式
とする等、最終ファイルの書式を変更する必要が生じた
場合には、項目の追加や修正、レイアウトの変更のため
に、ＲＤＢ等のソフトウエアのプログラムそのものを改
変しなければならず、そのようなプログラムの改変に多
くの手間と時間を要するという問題点があった。

【０００６】従って、本発明の目的は、コンピュータを
使用して文書作成の基になる原始ファイルから定形文書
を作成する際に、従来の手法よりも迅速に処理できる手
順で且つ文書の書式変更等にも容易に対応できる定形文
書作成方法を提供することである。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明は、文書の作成に
必要なデータその他の情報を入力する入力装置と、該入
力装置から入力されたデータを書き込んだ原始ファイル
から定形文書を作成する処理を実行する処理装置とを使
用して、前記原始ファイルから定形文書を作成する方法
において、（ａ）前記入力装置から前記原始ファイルに
対応して定めた書式を入力することで、中間フォームを
作成すること、（ｂ）前記処理装置に、前記原始ファイ
ルのデータを前記中間フォーム中の指定された場所に書
き込む処理を行わせることで、中間ファイルを作成する
こと、（ｃ）前記入力装置から前記定形文書に対応して
定めた書式を入力することで、最終フォームを作成する
こと、及び（ｄ）前記処理装置に、前記中間ファイルの
データを前記最終フォーム中の指定された場所に書き込
む処理を行わせることで、最終ファイルを作成すること
を含むことを特徴とする。

【０００８】本発明の具体的態様によれば、前記（ｂ）
の処理を行うために、処理装置は、原始ファイルにおい
て入力装置から入力された項目名で特定されたデータを
捜し出し、前記中間フォームにおいて指定された場所に
当該原始ファイルの対応するデータを順次書き込んでい
くことにより、中間ファイルを作成する。

【０００９】また、前記（ｄ）の処理を行うために、処
理装置は、中間ファイルにおいて入力装置から入力され
た項目名で特定されたデータを捜し出し、前記最終フォ
ームにおいて指定された場所に当該中間ファイルの対応
するデータを順次書き込んでいくことにより、最終ファ
イルを作成する。

【００１０】

【作用】本発明の方法によると、オペレータは、文書の
作成に必要なデータその他の情報を入力する入力装置
と、該入力装置から入力されたデータを書き込んだ原始
ファイルから定形文書を作成する処理を実行する処理装
置とを使用して、以下の操作を行うことにより、原始フ
ァイルから定形文書を作成することができる。

【００１１】まず、入力装置から原始ファイルに対応し
て定めた書式を入力することで、中間フォームを作成す
る。次に、処理装置に対して、原始ファイルのデータを
中間フォーム中の指定された場所に書き込む処理を行わ
せる（指令を入力する）。これに応じて、処理装置は中
間ファイルを作成する。

【００１２】また、入力装置から作成したい定形文書に
対応して定めた書式を入力することで、最終フォームを
作成する。次に、処理装置に対して、中間ファイルのデ
ータを最終フォーム中の指定された場所に書き込む処理
を行わせる（指令を入力する）。これに応じて、処理装
置は最終ファイルを作成する。

【００１３】上記のように、原始ファイルの書式に対応
する中間フォームを作成し、これに原始ファイルのデー
タを入れることで中間ファイルを作成し、その中間ファ
イルのデータを目的の定形文書の書式に対応する最終フ
ァイルに書き込むようにしたので、原始ファイルから中
間フォームへのデータ書き込みと、中間ファイルから最
終フォームへのデータ書き込みが、それぞれ一挙に実行
されると共に、目的の定形文書の書式を変更するとき
は、最終フォームの変更だけで済み、迅速な処理と作成
文書の書式変更に容易に対応できる。

【００１４】

【実施例】図１は、本発明の方法を実施するためのシス
テム構成を示す。このシステムは、本発明を実施するた
めに必要な構成手段として、文書の作成に必要なデータ
その他の情報を入力する入力装置１と、この入力装置１
から入力されたデータを書き込んだ原始ファイルから定
形文書を作成する処理を実行する処理装置２とを備え
る。通常、入力装置１としてはキーボード或いはＦＤＤ
（フレキシブルディスク読取装置）、処理装置２として
はパーソナルコンピュータが用いられる。更に、図１の
システムでは、付加的な構成として、ＣＲＴや液晶表示
器等から成る表示装置３とハードディスクから成る記憶
装置４が、処理装置２に接続される。

【００１５】図２〜図４は、本発明の実施例に係る定形
文書作成の手順を示すフローチャートである。これらの
図において、“ＳＴ”は処理手順のステップを示す。

【００１６】まず、図２において、初めに「原始ファイ
ル」を作成又は更新する（ＳＴ１）。これは、人間（オ
ペレータ）が入力装置１のキーボード（或いはＦＤ）か
ら文字や数字を入力する操作に応じて、処理装置２が、
入力された文字や数字を予め定められた原始フォーム中
の所定の場所に書き込むことにより、実行される。ここ
で「フォーム」とは、各種項目名や属性（文字か数字か
等の指定情報）で構成される定形書式ないし様式（デー
タは入っていない）をいう。

【００１７】原始ファイルとしては、例えば図５、図
６、図７に示すような「売上台帳」、「顧客台帳」、
「商品台帳」等がある。図５の売上台帳の場合、項目名
は「年月日」、「顧客コード」、「商品コード」、「数
量」、「単価」及び「合計」である。これらの原始ファ
イルは、図１の記憶装置（例えばハードディスク）４に
格納される。

【００１８】次に、処理装置２は、オペレータに対し、
作成（又は更新）された原始ファイルについて分類や集
計などの付加的な処理を行うかどうかの判断を求め（Ｓ
Ｔ２）、オペレータの指令が“ＮＯ”の場合には、後述
の中間フォームの作成（図３のＳＴ７）に移行するが、
“ＹＥＳ”の場合には、オペレータの指令により分類と
集計或いはそのいずれか等の処理を行う（ＳＴ３）。

【００１９】例えば、図５のように日付順にデータが記
入された売上台帳に対しては、日付毎の集計処理を実行
することにより、図８に示すような売上台帳が得られ
る。また、図５の売上台帳においてデータを顧客毎に分
類して日付順に並べると、図９に示すような売上台帳が
得られる。これを更に顧客毎に集計処理することによ
り、図１０に示すような売上台帳が得られる。このよう
な付加的な処理は、例えば分類の場合には、原始ファイ
ルを見やすくするので、管理上好ましい。また、分類し
た上で分類ごとに集計すると、後述のような最終ファイ
ルの作成上必要な総合計等の処理が迅速かつ容易になる
という利点がある。

【００２０】なお、図８の売上台帳では日付毎の集計の
ため、同日付で複数の顧客又は複数種類の商品がある場
合、顧客コード、商品コード及び単価の内容記載はあま
り意味のないものとなる。故に、それらの記載欄（図に
おいて記号＊を付した欄）には、同日の複数の顧客コー
ドや商品コードのどれか１つ（例えば最新のもの）と複
数の商品単価のどれか１つを記載するか、或いは空白と
する。

【００２１】また、図１０の売上台帳では顧客毎の集計
のため、同一の顧客コードで複数の日付又は複数種類の
商品がある場合、日付、商品コード及び単価の内容記載
はあまり意味のないものとなる。故に、それらの記載欄
（図において記号＊を付した欄）には、同一顧客の複数
の日付や商品コードのどれか１つ（例えば最新のもの）
と複数の商品単価のどれか１つを記載するか、或いは空
白とする。

【００２２】このように原始ファイルに分類や集計等の
処理を加えた場合、処理された原始ファイルを表示又は
印字することにより（ＳＴ４）、オペレータは、当該原
始ファイルが正しいかどうかをチェックすることができ
る（ＳＴ５）。そして、結果が正しくない場合には、集
計等の処理に間違いがあったかどうかをチェックし（Ｓ
Ｔ６）、間違いがあれば、ＳＴ３に戻って再度分類、集
計などを行う。また、集計等の間違いがなければ、原始
ファイルが適切でない（可能性がある）として、ＳＴ１
に戻って原始ファイルの更新を行う。

【００２３】上記のように作成、更新又は分類等の付加
処理が行われた原始ファイルが正しい場合には、次の図
３に示すように、「中間フォーム」を作成する（ＳＴ
７）。これは、オペレータがキーボード操作で、平面に
おいて横方向（行）に項目名、縦方向（列）に行名（ま
たは行番号）をそれぞれ記載したフォームを作成するこ
とから成る。

【００２４】中間フォームは、処理装置２により表示装
置３の画面に表示されるので、オペレータは、中間フォ
ームが正しく作成できた（項目が正しい）かどうかをチ
ェックすることができる（ＳＴ８）。そして、正しく作
成されていない場合には、中間フォームの項目が正しく
ない（不充分）かどうかをチェックし（ＳＴ９）、その
結果に応じた処理を処理装置２に行わせる。すなわち、
不充分な場合には、ＳＴ７に戻って中間フォームの作成
（更新）を行い、中間フォームが不充分でない場合に
は、原始ファイルが適切でないとして、結合子で示す
ようにＳＴ１に戻って原始ファイルの更新を行う。

【００２５】中間フォームが正しく作成された場合に
は、オペレータの指令により、処理装置２は、中間ファ
イルの作成を行う（ＳＴ１０）。これは、中間フォーム
の１行１列目から最終行最終列までの各々の項目に該当
するデータを、１又は複数（各種）の原始ファイルから
捜し出して書き込むことで達成される。

【００２６】例えば、図１１に示すように、顧客毎に分
類して日付順に並べる処理を加えた図９の売上台帳（原
始ファイル）から、中間ファイルとして請求台帳を作成
する場合、オペレータの操作により入力された項目名
（及び行名）で特定されたデータを捜し出して処理装置
２の記憶部（パソコンの内部メモリ）に順次格納後、そ
れらのデータを、中間フォーム（請求台帳の書式）にお
いて項目名（顧客コードと顧客名）で特定される場所に
記入する。

【００２７】このとき、請求台帳の「顧客名」の列に
は、図６のような顧客台帳（原始ファイル）において、
顧客コードの１つ“Ａ００３”（行名）と“顧客名”
（項目名）とで指定された“昼間食品工業株式会社”と
いう顧客名が記入される。また、請求台帳の「商品名」
の列には、図７のような商品台帳（原始ファイル）にお
いて、商品コードの１つ（行名）と“商品名”（項目
名）とで指定された具体的な商品名が記入される。

【００２８】かくして、中間ファイルとして、図１２に
示すように具体的な顧客名毎の売上数や金額を記載した
請求台帳が作成される。

【００２９】ここで、オペレータの指令により、処理装
置２は作成した中間ファイルを表示装置３に表示し、或
いはプリンタ（図示省略）で印字する（ＳＴ１１）。こ
のことにより、オペレータは、中間ファイルが正しいか
どうかをチェックすることができる（ＳＴ１２）。そし
て、中間ファイルが正しく作成されていない場合には、
ＳＴ９に戻って中間フォームをチェックし、その結果に
より中間フォーム又は原始ファイルの更新を行う。

【００３０】中間ファイルが正しく作成された場合に
は、処理装置２は、オペレータに更に別の中間ファイル
を作成するかどうかの判断を求め（ＳＴ１３）、オペレ
ータの指令が“ＹＥＳ”の場合には、ＳＴ７に戻って以
後の動作を繰り返す。

【００３１】必要な中間ファイルの作成が完了したとき
は、次の図４に示すように、「最終フォーム」を作成す
る（ＳＴ１４）。これは、オペレータがキーボード操作
で、最終的に発行したい定形文書の形式と項目名を入力
することから成る。例えば、最終的に発行したい文書
が、図１３に示すような請求書の場合、宛名、日付、品
目名等の項目を記入する場所を定めた書式が最終フォー
ムとして作成される。

【００３２】ここで、中間フォーム作成の場合と同様、
処理装置２により最終フォームが表示装置３の画面に表
示されるので、オペレータは、最終フォームが正しく作
成できたかどうかをチェックすることができる（ＳＴ１
５）。そして、正しく作成されていない場合には、最終
フォームの項目が正しくない（不充分）かどうかをチェ
ックし（ＳＴ１６）、その結果に応じた処理を処理装置
２に行わせる。すなわち、不充分な場合には、ＳＴ１４
に戻って最終フォームの作成（更新）を行い、最終フォ
ームが不充分でない場合には、中間ファイル又は原始フ
ァイルが適切でない（可能性がある）として、結合子
で示すように、図３のＳＴ９に戻って中間フォームのチ
ェックを行い、その結果により中間フォーム又は原始フ
ァイルの更新を行う。

【００３３】最終フォームが正しく作成された場合に
は、オペレータの指令により、処理装置２は、最終ファ
イルの作成を行う（ＳＴ１７）。これは、最終フォーム
の１行目から最終行（図１３のＬ1 〜Ｌn ）までの各々
の項目に該当するデータを、１又は複数の中間ファイル
から取り出して書き込むことで達成される。かくして、
例えば、図１２の請求台帳（中間ファイル）の金額等の
データを顧客コード又は顧客名（項目名）で指定される
場所に記入した図１３の請求書が、最終ファイルとして
作成される。

【００３４】ここで、オペレータの指令により、処理装
置２は最終ファイルを表示又は印字する（ＳＴ１８）。
これにより、オペレータは、作成された最終ファイルが
正しいかどうかをチェックすることができる（ＳＴ１
９）。そして、結果が正しくない場合には、ＳＴ１６に
戻って最終フォームをチェックし、その結果により最終
フォーム、中間フォーム又は原始ファイルの更新を行
う。

【００３５】最終ファイルが正しく作成された場合に
は、処理装置２は、それまでに確定したステップとフォ
ームを１連の処理として何らかの名前をつけて登録（格
納）するか否かの判断を求める（ＳＴ２０）。具体的に
は、処理装置２が判定項目を表示装置３の画面に表示す
ることにより、オペレータが判断する。そして、登録
（格納）しない場合には、ここで終了となり、登録（格
納）する場合には、確定した各ステップと各フォームを
１連の処理として適当な名前をつけて登録（格納）し
（ＳＴ２１）、終了となる。

【００３６】以上のように、複数の原始ファイルから最
終ファイルを作成する作業が１連のステップ（つまり一
つの処理手順）で、しかも人間がそのまま認識できる表
示形式で実現される。これは、作成に相当なデータと知
識を要する文書を、専門家でなくてもコンピュータと人
間との対話方式で容易に作成できることを意味する。

【００３７】なお、正しく作成された最終ファイルは、
既に（上記のステップＳＴ１４で）印刷されている場合
には、そのまま目的の定形文書として使用し、或いは、
必要に応じてプリンタ等の装置でプリントアウトするこ
とにより定形文書として発行することができる。

【００３８】また、各ファイルの項目名について、オペ
レータがすぐに理解できる自然語とコンピュータの処理
言語（機械語）との対訳辞書をコンピュータのメモリに
予め格納しておくことにより、前述のフォームないしフ
ァイルの作成の際、オペレータが自然語で表現して入力
した項目名を、コンピュータが自動的に機械語に翻訳し
て処理できるので、文書作成までに要する処理時間を一
層短縮することができる。

【００３９】

【発明の効果】以上のように、本発明の方法は、各種の
原始ファイルの書式に対応する中間フォームを作成し、
これに原始ファイルのデータを入れることで中間ファイ
ルを作成し、その中間ファイルのデータを目的の定形文
書の書式に対応する最終ファイルに書き込むようにした
ので、原始ファイルから中間フォームへのデータ書き込
みと、中間ファイルから最終フォームへのデータ書き込
みが、それぞれ一挙に行われ、最終文書作成までの処理
が従来よりもかなり迅速化される。更に、作成したい定
形文書の書式変更に対しても、最終フォームの変更だけ
でよく、迅速且つ容易に対応できるという効果を奏す
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の方法を実施するためのシステム構成を
示す図。

【図２】本発明の実施例の初めの方の処理手順を示すフ
ローチャート。

【図３】図２の処理手順の続きを示すフローチャート。

【図４】図３に続く処理手順を示すフローチャート。

【図５】原始ファイルの一例の売上台帳を示す図。

【図６】原始ファイルの一例の顧客台帳を示す図。

【図７】原始ファイルの一例の商品台帳を示す図。

【図８】図５の売上台帳において日付毎の集計処理を実
行して得られた結果を示す図。

【図９】図５の売上台帳においてデータを顧客毎に分類
して日付順に並べる処理を実行して得られた結果を示す
図。

【図１０】図９の売上台帳において更に顧客毎に集計処
理することで得られた結果を示す図。

【図１１】図９の売上台帳から請求台帳を作成する場合
の説明図。

【図１２】中間ファイルの一例の請求台帳を示す図。

【図１３】最終ファイルの一例の請求書を示す図。

【符号の説明】

１…入力装置、２…処理装置、３…表示装置、４…記憶
装置。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】文書の作成に必要なデータその他の情報を
   入力する入力装置と、該入力装置から入力されたデータ
   を書き込んだ原始ファイルから定形文書を作成する処理
   を実行する処理装置とを使用して、前記原始ファイルか
   ら定形文書を作成する方法において、 （ａ）前記入力装置から前記原始ファイルに対応して定
   めた書式を入力することで、中間フォームを作成するこ
   と、 （ｂ）前記処理装置に、前記原始ファイルのデータを前
   記中間フォーム中の指定された場所に書き込む処理を行
   わせることで、中間ファイルを作成すること、 （ｃ）前記入力装置から前記定形文書に対応して定めた
   書式を入力することで、最終フォームを作成すること、
   及び （ｄ）前記処理装置に、前記中間ファイルのデータを前
   記最終フォーム中の指定された場所に書き込む処理を行
   わせることで、最終ファイルを作成することを含むこと
   を特徴とする定形文書作成方法。
2. 【請求項２】前記（ｂ）の処理を行うために、前記処理
   装置は、前記原始ファイルにおいて前記入力装置から入
   力された項目名で特定されたデータを捜し出し、前記中
   間フォームにおいて指定された場所に当該原始ファイル
   の対応するデータを順次書き込んでいくことにより、前
   記中間ファイルを作成することを特徴とする請求項１記
   載の定形文書作成方法。
3. 【請求項３】前記（ｄ）の処理を行うために、前記処理
   装置は、前記中間ファイルにおいて前記入力装置から入
   力された項目名で特定されたデータを捜し出し、前記最
   終フォームにおいて指定された場所に当該中間ファイル
   の対応するデータを順次書き込んでいくことにより、前
   記最終ファイルを作成することを特徴とする請求項１記
   載の定形文書作成方法。