JPH05233706A - 文書分類保管システム - Google Patents
文書分類保管システムInfo
- Publication number
- JPH05233706A JPH05233706A JP4037679A JP3767992A JPH05233706A JP H05233706 A JPH05233706 A JP H05233706A JP 4037679 A JP4037679 A JP 4037679A JP 3767992 A JP3767992 A JP 3767992A JP H05233706 A JPH05233706 A JP H05233706A
- Authority
- JP
- Japan
- Prior art keywords
- document
- classification
- storage
- document management
- management table
- Prior art date
- Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
- Pending
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- Document Processing Apparatus (AREA)
- Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
Abstract
(57)【要約】
【目的】 実用的な文書分類保管システムを実現する。
【構成】 処理ブロック１０１で、文書管理情報（タイ
トル名、作成者名、作成日付、コメント、キーワードな
ど）を作成し、文書ＩＤ番号を付加して文書管理テーブ
ル（１０４）に登録する。処理ブロック１０２により、
文書管理情報を利用した分類ルールを作成または編集し
て登録し、この分類ルールに該当する文書の保管場所を
文書管理テーブルに登録する。この登録後の文書管理テ
ーブルの内容に従った文書の分類保管あるいは再分類保
管の処理を処理ブロック１０３で実行する。 【効果】 多様な分類ルールによる分類保管、再分類保
管が可能。作成した文書の保管先を知らなくても体系的
な分類保管が容易。
トル名、作成者名、作成日付、コメント、キーワードな
ど）を作成し、文書ＩＤ番号を付加して文書管理テーブ
ル（１０４）に登録する。処理ブロック１０２により、
文書管理情報を利用した分類ルールを作成または編集し
て登録し、この分類ルールに該当する文書の保管場所を
文書管理テーブルに登録する。この登録後の文書管理テ
ーブルの内容に従った文書の分類保管あるいは再分類保
管の処理を処理ブロック１０３で実行する。 【効果】 多様な分類ルールによる分類保管、再分類保
管が可能。作成した文書の保管先を知らなくても体系的
な分類保管が容易。
Description
【０００１】
【産業上の利用分野】本発明は、文書を分類し保管する
システムに係り、より詳細には、オフィス業務用のアプ
リケーションソフトウエアを利用し、文書やスプレッド
シート、グラフなど（これらを、本明細書では文書と総
称する）を操作して分類し保管したい場合に、様々な内
容の分類ルールを作成し登録しておくことで、分類ルー
ルに従った文書の分類保管を自動的に行ない、また分類
ルールを編集することで文書の再分類保管を自動的に行
なう文書分類保管システムに関する。
システムに係り、より詳細には、オフィス業務用のアプ
リケーションソフトウエアを利用し、文書やスプレッド
シート、グラフなど（これらを、本明細書では文書と総
称する）を操作して分類し保管したい場合に、様々な内
容の分類ルールを作成し登録しておくことで、分類ルー
ルに従った文書の分類保管を自動的に行ない、また分類
ルールを編集することで文書の再分類保管を自動的に行
なう文書分類保管システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】ワークステーションやパーソナルコンピ
ュータ、ワードプロセッサなどで作成した文書を記録媒
体に分類して保管したい場合がある。従来は、このよう
な文書の分類保管を自動的に行なうための実用的なシス
テムがなかったため、文書の分類保管の際に、作業者の
判断で、文書の分類保管場所を決定している。このよう
な人手に依存した方法では、大量の文書を体系的に分類
し保管するには非常な手間を要し、また誤りも起きやす
いため、分類保管作業の自動化が要請される。
ュータ、ワードプロセッサなどで作成した文書を記録媒
体に分類して保管したい場合がある。従来は、このよう
な文書の分類保管を自動的に行なうための実用的なシス
テムがなかったため、文書の分類保管の際に、作業者の
判断で、文書の分類保管場所を決定している。このよう
な人手に依存した方法では、大量の文書を体系的に分類
し保管するには非常な手間を要し、また誤りも起きやす
いため、分類保管作業の自動化が要請される。
【０００３】なお、文書中に出現するキーワードやその
出現頻度を利用して、文書を自動的に分類する技術が提
案されている（例えば特開平２−９８７７８号、特開平
２−１５８８７１号）。この技術を文書の分類保管の自
動化に応用することも考えられる。
出現頻度を利用して、文書を自動的に分類する技術が提
案されている（例えば特開平２−９８７７８号、特開平
２−１５８８７１号）。この技術を文書の分類保管の自
動化に応用することも考えられる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】しかし、文書中のキー
ワードや、その出現頻度のみに係わる分類に限定された
のでは、分類内容の自由度があまりに狭く、また、文書
中に出現するキーワードやその頻度と、文書の分類とは
必ずしも一対一の関係にはないため、実用的な文書分類
保管システムの実現を期待できない。また、この種のシ
ステムの運用においては、分類ルールを変更し分類保管
をやり直したいことも少なくないが、これも実現が難し
い。
ワードや、その出現頻度のみに係わる分類に限定された
のでは、分類内容の自由度があまりに狭く、また、文書
中に出現するキーワードやその頻度と、文書の分類とは
必ずしも一対一の関係にはないため、実用的な文書分類
保管システムの実現を期待できない。また、この種のシ
ステムの運用においては、分類ルールを変更し分類保管
をやり直したいことも少なくないが、これも実現が難し
い。
【０００５】よって本発明の目的は、一般的に文書管理
情報に含まれる文書のタイトル、作成者、作成年月日、
コメント、キーワードなどの複数の情報を利用して、多
様な文書分類保管を自動的に行なうことができるように
した、実用的な文書分類保管システムを提供することに
ある。本発明の他の目的は、分類ルールを編集すること
で、文書の再分類保管を簡単に行なうことができる文書
分類保管システムを提供することにある。
情報に含まれる文書のタイトル、作成者、作成年月日、
コメント、キーワードなどの複数の情報を利用して、多
様な文書分類保管を自動的に行なうことができるように
した、実用的な文書分類保管システムを提供することに
ある。本発明の他の目的は、分類ルールを編集すること
で、文書の再分類保管を簡単に行なうことができる文書
分類保管システムを提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明による文書分類保管システムにおいては、文
書のタイトル名、作成者名、作成日付、コメント、キー
ワードなどの複数の情報を含む文書管理情報を作成して
登録するための手段と、文書管理情報を利用して文書の
分類ルールを作成または編集して登録するための手段
と、登録された分類ルールに従って文書の分類保管また
は再分類保管の処理を行なうための手段を備える。
に、本発明による文書分類保管システムにおいては、文
書のタイトル名、作成者名、作成日付、コメント、キー
ワードなどの複数の情報を含む文書管理情報を作成して
登録するための手段と、文書管理情報を利用して文書の
分類ルールを作成または編集して登録するための手段
と、登録された分類ルールに従って文書の分類保管また
は再分類保管の処理を行なうための手段を備える。
【０００７】
【作用】タイトル名、作成者名、作成日付、コメント、
キーワードなどの文書管理情報を利用した分類ルールに
従って自動的に文書の分類保管が行なわれるため、シス
テム利用者は、作成した文書の保管先を知らなくても体
系的な文書分類保管が可能となり、しかも、文書管理情
報中の一つまたは複数の情報を用いた多様な分類ルール
により多岐にわたった分類保管が可能である。また、ス
テム利用者は、分類ルールを編集し再登録することによ
って、極めて容易に、利用者自身に判り易いように文書
の分類保管をやり直すことができる。
キーワードなどの文書管理情報を利用した分類ルールに
従って自動的に文書の分類保管が行なわれるため、シス
テム利用者は、作成した文書の保管先を知らなくても体
系的な文書分類保管が可能となり、しかも、文書管理情
報中の一つまたは複数の情報を用いた多様な分類ルール
により多岐にわたった分類保管が可能である。また、ス
テム利用者は、分類ルールを編集し再登録することによ
って、極めて容易に、利用者自身に判り易いように文書
の分類保管をやり直すことができる。
【０００８】
【実施例】図１は、本発明による文書分類保管システム
の一例の概略ブロック図である。図に示されるように、
この文書分類保管システム１００は、文書毎の文書管理
情報の作成・登録のための文書管理情報登録処理部１０
１、図３に示すような構造の文書管理テーブル３０１を
格納するための文書管理テーブファイル１０４、文書管
理情報を利用した文書の分類ルールの作成・登録のため
の文書分類ルール作成処理部１０２、分類ルールが新規
に作成されて登録された場合または登録された分類ルー
ルが編集されて再登録された場合に、分類ルールを利用
した文書の分類保管処理を実行する文書分類保管処理部
１０３、文書を分類保管している文書ファイル１０５か
らなる。
の一例の概略ブロック図である。図に示されるように、
この文書分類保管システム１００は、文書毎の文書管理
情報の作成・登録のための文書管理情報登録処理部１０
１、図３に示すような構造の文書管理テーブル３０１を
格納するための文書管理テーブファイル１０４、文書管
理情報を利用した文書の分類ルールの作成・登録のため
の文書分類ルール作成処理部１０２、分類ルールが新規
に作成されて登録された場合または登録された分類ルー
ルが編集されて再登録された場合に、分類ルールを利用
した文書の分類保管処理を実行する文書分類保管処理部
１０３、文書を分類保管している文書ファイル１０５か
らなる。
【０００９】図３に示された文書管理テーブル３０１に
おいて、一つの行は一つの文書の文書管理情報である。
各文書管理情報は、文書の書誌情報であるタイトル、作
成者名、作成日付、コメント、キーワードの他に、個々
の文書毎に付けられる固有の番号である文書ＩＤ番号、
文書が分類されて保管される場所（分類保管場所）のフ
ィールドからなる。後述のように、文書ＩＤ番号は文書
管理情報の登録の際に自動的に付与され、分類保管場所
は分類保管処理の過程で分類ルールに基づいて登録され
る。
おいて、一つの行は一つの文書の文書管理情報である。
各文書管理情報は、文書の書誌情報であるタイトル、作
成者名、作成日付、コメント、キーワードの他に、個々
の文書毎に付けられる固有の番号である文書ＩＤ番号、
文書が分類されて保管される場所（分類保管場所）のフ
ィールドからなる。後述のように、文書ＩＤ番号は文書
管理情報の登録の際に自動的に付与され、分類保管場所
は分類保管処理の過程で分類ルールに基づいて登録され
る。
【００１０】図２は、文書分類保管システム１００の文
書管理情報登録処理部１０１のブロック図である。図２
において、文書管理テーブル作成処理部２０１は、文書
作成装置で文書を作成した時に、文書管理情報中の書誌
情報（タイトル、作成者名、作成日付、コメント、キー
ワード）の全部または一部を入力し、文書管理情報を作
成する処理ブロックである。文書管理テーブル登録処理
部２０２は、作成された文書管理情報を、文書ＩＤ番号
を付加して文書管理テーブル３０１（図３）に登録する
処理ブロックである。
書管理情報登録処理部１０１のブロック図である。図２
において、文書管理テーブル作成処理部２０１は、文書
作成装置で文書を作成した時に、文書管理情報中の書誌
情報（タイトル、作成者名、作成日付、コメント、キー
ワード）の全部または一部を入力し、文書管理情報を作
成する処理ブロックである。文書管理テーブル登録処理
部２０２は、作成された文書管理情報を、文書ＩＤ番号
を付加して文書管理テーブル３０１（図３）に登録する
処理ブロックである。
【００１１】図４は、文書分類保管システム１００の文
書分類ルール作成処理部１０２のブロック図である。文
書分類ルール作成処理部１０２は、図示のように、分類
ルール記述処理部４０１、文書管理テーブル処理参照部
４０２、文書管理テーブル登録処理部４０３という処理
ブロックからなる。これらの処理ブロック４０１，４０
２，４０３の作用については、次の動作説明において説
明する。
書分類ルール作成処理部１０２のブロック図である。文
書分類ルール作成処理部１０２は、図示のように、分類
ルール記述処理部４０１、文書管理テーブル処理参照部
４０２、文書管理テーブル登録処理部４０３という処理
ブロックからなる。これらの処理ブロック４０１，４０
２，４０３の作用については、次の動作説明において説
明する。
【００１２】この文書分類保管システム１００の動作を
図６のフローチャートに基づいて説明する。ここでは、
本システムの利用者Ａが、作成した文書を、「案内書」
というタイトルによって分類し保管したい場合を考え
る。
図６のフローチャートに基づいて説明する。ここでは、
本システムの利用者Ａが、作成した文書を、「案内書」
というタイトルによって分類し保管したい場合を考え
る。
【００１３】まず、文書管理テーブル作成処理部２０１
によって、タイトルや作成者名などの書誌情報を入力す
る。書誌情報が入力されると、文書管理テーブル登録処
理部２０２において、この書誌情報に文書ＩＤ番号を付
加し、文書管理情報として文書管理テーブル３０１に登
録する（図６のボックス５０１）。
によって、タイトルや作成者名などの書誌情報を入力す
る。書誌情報が入力されると、文書管理テーブル登録処
理部２０２において、この書誌情報に文書ＩＤ番号を付
加し、文書管理情報として文書管理テーブル３０１に登
録する（図６のボックス５０１）。
【００１４】次に、利用者が作成した文書を、どのよう
な書誌情報（タイトル、作成者名など）によって分類
し、どの保管場所に保管したいのかを示す分類ルール
を、文書分類ルール作成処理部１０２の分類ルール記述
処理部４０１によって、図５に示すごとく記述する（ボ
ックス５０２）。
な書誌情報（タイトル、作成者名など）によって分類
し、どの保管場所に保管したいのかを示す分類ルール
を、文書分類ルール作成処理部１０２の分類ルール記述
処理部４０１によって、図５に示すごとく記述する（ボ
ックス５０２）。
【００１５】そして、この記述された内容（図５の例で
は、タイトルが「案内書」であること）をキーとして、
文書管理テーブル３０１を文書管理テーブル参照処理部
４０２により参照し、文書管理テーブル３０１上の分類
ルールに該当する文書管理情報を探し、その文書ＩＤ番
号を文書管理テーブル登録処理部４０３に渡す（ボック
ス５０３）。図３の例では、文書ＩＤ番号として「１」
と「３」が渡されることになる。
は、タイトルが「案内書」であること）をキーとして、
文書管理テーブル３０１を文書管理テーブル参照処理部
４０２により参照し、文書管理テーブル３０１上の分類
ルールに該当する文書管理情報を探し、その文書ＩＤ番
号を文書管理テーブル登録処理部４０３に渡す（ボック
ス５０３）。図３の例では、文書ＩＤ番号として「１」
と「３」が渡されることになる。
【００１６】文書管理テーブル登録処理部４０３におい
て、渡された文書ＩＤ番号を持つ文書管理情報の「分類
保管場所」フィールドに、文書ルールに記述された文書
保管場所（図５の例では「ファイルＡ」）を登録する
（ボックス５０４）。図３の文書管理テーブル３０１の
内容は、この文書保管場所登録後の状態である。
て、渡された文書ＩＤ番号を持つ文書管理情報の「分類
保管場所」フィールドに、文書ルールに記述された文書
保管場所（図５の例では「ファイルＡ」）を登録する
（ボックス５０４）。図３の文書管理テーブル３０１の
内容は、この文書保管場所登録後の状態である。
【００１７】その後、文書分類保管処理部１０３によ
り、文書管理テーブル３０１に登録された「文書登録場
所」に従って、文書を文書ファイル１０５に分類保管す
る（ボックス５０５）。
り、文書管理テーブル３０１に登録された「文書登録場
所」に従って、文書を文書ファイル１０５に分類保管す
る（ボックス５０５）。
【００１８】また、文書の分類保管をやり直したい場合
は、ボックス５０６からボックス５０２に戻り、文書分
類ルール作成処理部１０２の分類ルール記述処理部４０
１により分類ルールを編集して再度登録し、ボックス５
０３、５０４、５０５の処理を実行することにより、変
更後の分類ルールに従った文書の再分類保管を行なうこ
とができる（ボックス５０６）。
は、ボックス５０６からボックス５０２に戻り、文書分
類ルール作成処理部１０２の分類ルール記述処理部４０
１により分類ルールを編集して再度登録し、ボックス５
０３、５０４、５０５の処理を実行することにより、変
更後の分類ルールに従った文書の再分類保管を行なうこ
とができる（ボックス５０６）。
【００１９】このように、本システムによれば、文書の
タイトル名、作成者名、作成日付、コメント、キーワー
ドなどの文書管理情報に含まれる情報を利用した様々な
分類ルールを作成して登録することによって、システム
利用者は作成した文書の保管先を知らなくても、多様な
分類ルールに従った分類保管を容易に行なうことができ
る。また、登録された文書の分類ルールを編集し再登録
することで自動的に文書の再分類保管が行なわれるた
め、システム利用者は、任意の時点で、簡単に、利用者
自身に判り易いように分類保管をやり直すことができ
る。
タイトル名、作成者名、作成日付、コメント、キーワー
ドなどの文書管理情報に含まれる情報を利用した様々な
分類ルールを作成して登録することによって、システム
利用者は作成した文書の保管先を知らなくても、多様な
分類ルールに従った分類保管を容易に行なうことができ
る。また、登録された文書の分類ルールを編集し再登録
することで自動的に文書の再分類保管が行なわれるた
め、システム利用者は、任意の時点で、簡単に、利用者
自身に判り易いように分類保管をやり直すことができ
る。
【００２０】
【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
によれば、システム利用者は、作成した文書の保管先を
知らなくても、文書管理情報に含まれる一つまたは複数
の情報を利用して作成し登録した多様な分類ルールに従
って自動的に文書の分類保管を行なうことができ、また
分類ルールを編集し再登録することによって自動的に文
書の再分類保管を行なうことができるため、大量の文書
の体系的な分類保管や再分類保管を従来より遥かに容易
に行なうことができるようになる。
によれば、システム利用者は、作成した文書の保管先を
知らなくても、文書管理情報に含まれる一つまたは複数
の情報を利用して作成し登録した多様な分類ルールに従
って自動的に文書の分類保管を行なうことができ、また
分類ルールを編集し再登録することによって自動的に文
書の再分類保管を行なうことができるため、大量の文書
の体系的な分類保管や再分類保管を従来より遥かに容易
に行なうことができるようになる。
【図１】本発明による文書分類保管システムの概略ブロ
ック図である。
ック図である。
【図２】文書管理情報登録処理部のブロック図である。
【図３】文書管理テーブルの例を示す。
【図４】文書分類ルール作成処理部のブロック図であ
る。
る。
【図５】分類ルールの例を示す。
【図６】文書分類保管システムの動作フローを示す。
１００ 文書分類保管システム １０１ 文書管理情報登録処理部 １０２ 文書分類ルール作成処理部 １０３ 文書分類保管処理部 １０４ 文書管理テーブルファイル １０５ 文書ファイル ２０１ 文書管理テーブル作成処理部 ２０２ 文書管理テーブル登録処理部 ３０１ 文書管理テーブル ４０１ 分類ルール記述処理部 ４０２ 文書管理テーブル参照処理部 ４０３ 文書管理テーブル登録処理部
Claims (1)
- 【請求項１】 文書のタイトル、作成者名、作成日付、
コメント、キーワードなどの複数の情報を含む文書管理
情報を作成し登録するための手段と、該文書管理情報を
利用して分類ルールを作成または編集して登録するため
の手段と、登録された該分類ルールに従って文書の分類
保管または再分類保管の処理を実行するための手段とを
具備する文書分類保管システム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP4037679A JPH05233706A (ja) | 1992-02-25 | 1992-02-25 | 文書分類保管システム |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP4037679A JPH05233706A (ja) | 1992-02-25 | 1992-02-25 | 文書分類保管システム |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH05233706A true JPH05233706A (ja) | 1993-09-10 |
Family
ID=12504303
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP4037679A Pending JPH05233706A (ja) | 1992-02-25 | 1992-02-25 | 文書分類保管システム |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JPH05233706A (ja) |
Cited By (9)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPH06131225A (ja) * | 1992-10-16 | 1994-05-13 | Just Syst Corp | 文書処理方法及び装置 |
| JPH08272826A (ja) * | 1995-03-31 | 1996-10-18 | Hitachi Ltd | 文書加工方法および装置 |
| JP2000137723A (ja) * | 1998-10-30 | 2000-05-16 | Ricoh Co Ltd | 文書分類装置、文書分類方法及び文書分類プログラムを記録した媒体 |
| JP2001060199A (ja) * | 1999-08-20 | 2001-03-06 | Toshiba Corp | 文書分類装置、文書分類方法および文書分類プログラムを格納したコンピュータ読取り可能な記録媒体 |
| US6549752B2 (en) | 2001-01-29 | 2003-04-15 | Fujitsu Limited | Apparatus and method accumulating cases to be learned |
| JP2004310186A (ja) * | 2003-04-02 | 2004-11-04 | Hitachi Systems & Services Ltd | 自動仕訳処理方法及びその実施装置並びにその処理プログラムと記録媒体 |
| JP2009031959A (ja) * | 2007-07-26 | 2009-02-12 | Fuji Xerox Co Ltd | 文書分類装置及び文書分類プログラム |
| US8195616B2 (en) | 2000-02-14 | 2012-06-05 | Nice Systems Ltd. | Content-based storage management |
| JP2017027281A (ja) * | 2015-07-21 | 2017-02-02 | 富士ゼロックス株式会社 | 部品管理システムおよびプログラム |
-
1992
- 1992-02-25 JP JP4037679A patent/JPH05233706A/ja active Pending
Cited By (9)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPH06131225A (ja) * | 1992-10-16 | 1994-05-13 | Just Syst Corp | 文書処理方法及び装置 |
| JPH08272826A (ja) * | 1995-03-31 | 1996-10-18 | Hitachi Ltd | 文書加工方法および装置 |
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