JPH05174060A - 文書管理装置 - Google Patents
文書管理装置Info
- Publication number
- JPH05174060A JPH05174060A JP3337345A JP33734591A JPH05174060A JP H05174060 A JPH05174060 A JP H05174060A JP 3337345 A JP3337345 A JP 3337345A JP 33734591 A JP33734591 A JP 33734591A JP H05174060 A JPH05174060 A JP H05174060A
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- JP
- Japan
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- document
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- inspection
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Abstract
(57)【要約】
【目的】 ある条件を満たす文書が新たに登録されたこ
とを知りたいユーザの要求を、定期的な検索操作を行な
うといった煩わしさなく、応えることができるようにす
ること。 【構成】 ユーザにより予め設定された検査条件を保存
する検査条件保存手段１１と、文書が新たに登録された
際にこの検査条件に対する一致を検出し一致する時には
その旨をユーザインタフェース手段５を介してユーザに
報知させる新規文書検査手段６とを設け、文書が新たに
登録される毎に自動的にその文書がユーザ設定による検
査条件に一致するものかを判定し、一致する場合にはユ
ーザに対して報知させるようにした。
とを知りたいユーザの要求を、定期的な検索操作を行な
うといった煩わしさなく、応えることができるようにす
ること。 【構成】 ユーザにより予め設定された検査条件を保存
する検査条件保存手段１１と、文書が新たに登録された
際にこの検査条件に対する一致を検出し一致する時には
その旨をユーザインタフェース手段５を介してユーザに
報知させる新規文書検査手段６とを設け、文書が新たに
登録される毎に自動的にその文書がユーザ設定による検
査条件に一致するものかを判定し、一致する場合にはユ
ーザに対して報知させるようにした。
Description
【０００１】
【産業上の利用分野】本発明は、例えばワードプロセッ
サやコンピュータ上で作成された電子的な文書を効率的
に管理するのに適し、電子メール管理装置、電子掲示板
システム、画像管理装置等に応用可能な文書管理装置に
関する。
サやコンピュータ上で作成された電子的な文書を効率的
に管理するのに適し、電子メール管理装置、電子掲示板
システム、画像管理装置等に応用可能な文書管理装置に
関する。
【０００２】
【従来の技術】一般に、文書管理装置にあっては、文書
を検索する際にユーザは、検索要求を表現するため検索
条件を作成して検索処理を実行することになる。ここ
に、ある条件を満たす文書が新たに登録されたことを知
りたいユーザは、その条件で定期的に文書を検索し、新
たに登録された文書がその条件を満たすか否かを検査す
る必要がある。
を検索する際にユーザは、検索要求を表現するため検索
条件を作成して検索処理を実行することになる。ここ
に、ある条件を満たす文書が新たに登録されたことを知
りたいユーザは、その条件で定期的に文書を検索し、新
たに登録された文書がその条件を満たすか否かを検査す
る必要がある。
【０００３】そこで、文書管理装置によっては、頻繁に
実施する検索条件をユーザが登録できるようにしたもの
がある。例えば、株式会社平和情報センタにより開発さ
れたデータベースシステム「ハピネス」によれば、この
ような検索条件登録機能が付加されている。このような
検索条件登録機能を利用すれば、新規文書が条件を満た
すか否かを検査する際に、検索条件をいちいち入力する
手間を省けるものとなる。
実施する検索条件をユーザが登録できるようにしたもの
がある。例えば、株式会社平和情報センタにより開発さ
れたデータベースシステム「ハピネス」によれば、この
ような検索条件登録機能が付加されている。このような
検索条件登録機能を利用すれば、新規文書が条件を満た
すか否かを検査する際に、検索条件をいちいち入力する
手間を省けるものとなる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】このような検索条件登
録機能は、新規文書の検査に関してユーザにある程度の
利便性を提供するものではあるが、文書登録管理装置に
あっては、時々刻々と新たな文書が新規保存されるた
め、依然として、ユーザが定期的に検索を実行しなけれ
ばならず、煩わしいものである。
録機能は、新規文書の検査に関してユーザにある程度の
利便性を提供するものではあるが、文書登録管理装置に
あっては、時々刻々と新たな文書が新規保存されるた
め、依然として、ユーザが定期的に検索を実行しなけれ
ばならず、煩わしいものである。
【０００５】
【課題を解決するための手段】登録文書に対して適切な
キーワードを設定するためのキーワード抽出手段と、入
力された文書、この文書に付随して付与された書誌情報
及び前記キーワード抽出手段により設定されたキーワー
ドをデータファイルに保管する文書登録手段と、ユーザ
が入力した検索条件に一致する文書を検索する文書検索
手段と、キーワードファイル、書誌情報データファイ
ル、文書データファイル等のデータを二次記憶装置上に
記憶し管理するファイル管理手段と、キーボード、マウ
ス、ディスプレイ等の入出力機器によりなりユーザとの
対話処理を行なうユーザインタフェース手段とを備えた
文書管理装置において、ユーザにより予め設定された検
索条件を検査条件として保存する検査条件保存手段と、
文書が新たに登録された際にこの検査条件に対する一致
を検出し一致する時にはその旨を前記ユーザインタフェ
ース手段を介してユーザに報知させる新規文書検査手段
とを設けた。
キーワードを設定するためのキーワード抽出手段と、入
力された文書、この文書に付随して付与された書誌情報
及び前記キーワード抽出手段により設定されたキーワー
ドをデータファイルに保管する文書登録手段と、ユーザ
が入力した検索条件に一致する文書を検索する文書検索
手段と、キーワードファイル、書誌情報データファイ
ル、文書データファイル等のデータを二次記憶装置上に
記憶し管理するファイル管理手段と、キーボード、マウ
ス、ディスプレイ等の入出力機器によりなりユーザとの
対話処理を行なうユーザインタフェース手段とを備えた
文書管理装置において、ユーザにより予め設定された検
索条件を検査条件として保存する検査条件保存手段と、
文書が新たに登録された際にこの検査条件に対する一致
を検出し一致する時にはその旨を前記ユーザインタフェ
ース手段を介してユーザに報知させる新規文書検査手段
とを設けた。
【０００６】ここに、検査条件を、複数のキーワードを
論理和又は論理積で結合させた条件とし、また、これら
の論理和又は論理積で結合される複数のキーワードの各
々に重要度を設定自在とし、さらには、複数の検索条件
を独立して設定自在とし、かつ、各検索条件の各々に独
立したコメントを付与自在とした。
論理和又は論理積で結合させた条件とし、また、これら
の論理和又は論理積で結合される複数のキーワードの各
々に重要度を設定自在とし、さらには、複数の検索条件
を独立して設定自在とし、かつ、各検索条件の各々に独
立したコメントを付与自在とした。
【０００７】
【作用】文書が新たに登録される毎に自動的にその文書
がユーザ設定による検査条件に一致するか否か判定し、
一致する場合にはユーザに対して報知するので、ある条
件を満たす文書の新たな登録の有無を知りたいユーザの
要求に、煩わしさを伴うことなく、応えることができる
ものとなる。
がユーザ設定による検査条件に一致するか否か判定し、
一致する場合にはユーザに対して報知するので、ある条
件を満たす文書の新たな登録の有無を知りたいユーザの
要求に、煩わしさを伴うことなく、応えることができる
ものとなる。
【０００８】この際、検査条件を、複数のキーワードを
論理和又は論理積で結合させた条件としているので、単
独のキーワードでは表現できない複数のキーワードの何
れか又は全てを含むような広い概念の検査条件として設
定できるものとなる。特に、これらの論理和又は論理積
で結合される複数のキーワードの各々に重要度を設定自
在としたので、ユーザはより詳細に検索条件を記述する
ことが可能となり、より的確かつ柔軟に対応できるもの
となる。また、複数の検索条件を独立して設定自在とし
たので、異なる観点で新規文書を検査し得るものとな
り、特に、各検索条件の各々に独立したコメントを付与
自在としたので、ユーザは報知された条件を簡単に理解
し得るものとなり、使いやすいものとなる。
論理和又は論理積で結合させた条件としているので、単
独のキーワードでは表現できない複数のキーワードの何
れか又は全てを含むような広い概念の検査条件として設
定できるものとなる。特に、これらの論理和又は論理積
で結合される複数のキーワードの各々に重要度を設定自
在としたので、ユーザはより詳細に検索条件を記述する
ことが可能となり、より的確かつ柔軟に対応できるもの
となる。また、複数の検索条件を独立して設定自在とし
たので、異なる観点で新規文書を検査し得るものとな
り、特に、各検索条件の各々に独立したコメントを付与
自在としたので、ユーザは報知された条件を簡単に理解
し得るものとなり、使いやすいものとなる。
【０００９】
【実施例】本発明の一実施例を図面に基づいて説明す
る。図１は本実施例による文書管理装置の構成を示すも
ので、概略的には、キーワード抽出部（キーワード抽出
手段）１と、文書登録部（文書登録手段）２と、文書検
索部（文書検索手段）３と、ファイル管理部（ファイル
管理手段）４と、ユーザインタフェース部（ユーザイン
タフェース手段）５とを備えた基本構成に、新規文書検
査部（新規文書検査手段６を付加したものである。
る。図１は本実施例による文書管理装置の構成を示すも
ので、概略的には、キーワード抽出部（キーワード抽出
手段）１と、文書登録部（文書登録手段）２と、文書検
索部（文書検索手段）３と、ファイル管理部（ファイル
管理手段）４と、ユーザインタフェース部（ユーザイン
タフェース手段）５とを備えた基本構成に、新規文書検
査部（新規文書検査手段６を付加したものである。
【００１０】ここに、キーワード抽出部１は登録文書７
に対して適切なキーワードを自動的に設定するためのも
のである。なお、キーワードの抽出処理に関しては、古
くから研究されており、周知の抽出方法、例えば特公昭
５８−２００７２号公報に示されるものを用いればよ
い。また、文書登録部２は新規文書の文書本体、この文
書本体に付随して与えられた書誌情報（例えば、文書の
タイトル、著者、作成年月日などのデータ）及び前記キ
ーワード抽出部１で設定されたキーワードを適切な形式
でデータファイルに保存するものである。また、書誌情
報とキーワードとを新規文書検査部６に転送する処理も
行なう。このようなデータ転送は、新規文書が登録され
たことを新規文書検査部６に知らせるトリガの働きをす
る。
に対して適切なキーワードを自動的に設定するためのも
のである。なお、キーワードの抽出処理に関しては、古
くから研究されており、周知の抽出方法、例えば特公昭
５８−２００７２号公報に示されるものを用いればよ
い。また、文書登録部２は新規文書の文書本体、この文
書本体に付随して与えられた書誌情報（例えば、文書の
タイトル、著者、作成年月日などのデータ）及び前記キ
ーワード抽出部１で設定されたキーワードを適切な形式
でデータファイルに保存するものである。また、書誌情
報とキーワードとを新規文書検査部６に転送する処理も
行なう。このようなデータ転送は、新規文書が登録され
たことを新規文書検査部６に知らせるトリガの働きをす
る。
【００１１】ファイル管理部４はデータファイルを二次
記憶装置上に記憶・管理するものである。ここに、デー
タファイルとしては、文書データファイル８、書誌情報
データファイル９、キーワードファイル１０が設けら
れ、さらに、検査条件ファイル（検査条件保存手段）１
１が設けられている。これらのファイル８〜１１によ
り、各々文書、書誌情報、キーワード、検査条件が保存
される。
記憶装置上に記憶・管理するものである。ここに、デー
タファイルとしては、文書データファイル８、書誌情報
データファイル９、キーワードファイル１０が設けら
れ、さらに、検査条件ファイル（検査条件保存手段）１
１が設けられている。これらのファイル８〜１１によ
り、各々文書、書誌情報、キーワード、検査条件が保存
される。
【００１２】また、文書検索部３は外部機器からユーザ
インタフェース部５を通して与えられる検索条件に対す
る検索処理を行なう。即ち、検索条件を解析し、書誌情
報データファイル９、キーワードファイル１０に対する
操作命令に変換し、ファイル管理部４にその命令を指示
する。得られた検索結果はユーザインタフェース部５に
送られる。このような文書検索処理は、例えば特願昭６
３−８２９１号、特願平２−２０１９３６号、特願平３
−１４８５７９号等により提案されているものと同様
に、キーワードコネクション、文書確度なる評価値とい
った概念を用いて柔軟な検索を可能にしたもので、検索
条件としては論理積、論理和、否定等の任意の組合せに
よる他、ファジィ集合表現のものにも対応し得るもので
ある。
インタフェース部５を通して与えられる検索条件に対す
る検索処理を行なう。即ち、検索条件を解析し、書誌情
報データファイル９、キーワードファイル１０に対する
操作命令に変換し、ファイル管理部４にその命令を指示
する。得られた検索結果はユーザインタフェース部５に
送られる。このような文書検索処理は、例えば特願昭６
３−８２９１号、特願平２−２０１９３６号、特願平３
−１４８５７９号等により提案されているものと同様
に、キーワードコネクション、文書確度なる評価値とい
った概念を用いて柔軟な検索を可能にしたもので、検索
条件としては論理積、論理和、否定等の任意の組合せに
よる他、ファジィ集合表現のものにも対応し得るもので
ある。
【００１３】ユーザインタフェース部５は、キーボー
ド、マウス、ディスプレイなどの入出力機器により構成
され、ユーザとの対話処理を可能とするものである。即
ち、ユーザはキーボードやマウスを用いて検索要求を入
力し、ディスプレイを通して検索結果を確認し得るもの
となる。
ド、マウス、ディスプレイなどの入出力機器により構成
され、ユーザとの対話処理を可能とするものである。即
ち、ユーザはキーボードやマウスを用いて検索要求を入
力し、ディスプレイを通して検索結果を確認し得るもの
となる。
【００１４】しかして、前記新規文書検査部６は、新規
な文書が登録された際に、その文書がユーザにより予め
設定された登録済み検索条件に一致するか否かを検査す
るものである。このような登録済み検索条件を、本実施
例では、通常の検索条件と区別するため、「検査条件」
と呼ぶものとしている。このような検査条件は検査条件
ファイル１１に格納されているが、ユーザインタフェー
ス部５を通してユーザにより新たに設定すべき検査条件
が入力された場合には、新規文書検査部６はその検査条
件を検査条件ファイル１１に格納するよう、ファイル管
理部４に指示する。また、前記ユーザインタフェース部
５はこのような新規文書検索のための検査条件の入力、
及び、検査条件に一致する文書が登録された旨のユーザ
に対する報知もこのユーザインタフェース部５のディス
プレイを通して行なわれる。
な文書が登録された際に、その文書がユーザにより予め
設定された登録済み検索条件に一致するか否かを検査す
るものである。このような登録済み検索条件を、本実施
例では、通常の検索条件と区別するため、「検査条件」
と呼ぶものとしている。このような検査条件は検査条件
ファイル１１に格納されているが、ユーザインタフェー
ス部５を通してユーザにより新たに設定すべき検査条件
が入力された場合には、新規文書検査部６はその検査条
件を検査条件ファイル１１に格納するよう、ファイル管
理部４に指示する。また、前記ユーザインタフェース部
５はこのような新規文書検索のための検査条件の入力、
及び、検査条件に一致する文書が登録された旨のユーザ
に対する報知もこのユーザインタフェース部５のディス
プレイを通して行なわれる。
【００１５】このような構成において、本実施例の特徴
とする新規文書検査部６の動作について詳細に説明す
る。まず、検査条件は書誌情報に対する設定とキーワー
ドに対する設定とに分解できる。ここに、書誌情報に対
する設定とは、文書の作者（著者）の設定等であり、キ
ーワードに対する設定とは新規登録された文書にそのキ
ーワードが含まれていたら注目すべき文書が登録された
とユーザに報知すべき設定を意味する。
とする新規文書検査部６の動作について詳細に説明す
る。まず、検査条件は書誌情報に対する設定とキーワー
ドに対する設定とに分解できる。ここに、書誌情報に対
する設定とは、文書の作者（著者）の設定等であり、キ
ーワードに対する設定とは新規登録された文書にそのキ
ーワードが含まれていたら注目すべき文書が登録された
とユーザに報知すべき設定を意味する。
【００１６】文書が新規に登録されると、新規文書検査
部６に文書登録部２からその文書の書誌情報、キーワー
ドが転送されてくる。新規文書検査部６は検査条件ファ
イル１１からユーザが登録しておいた検査条件を読出
し、新規文書がこの検査条件に一致するか否かを判定す
る。この判定として、まず、書誌情報の設定を満たすか
否かが判定される。書誌情報に対する設定を満たしてい
た場合には、つづいて、キーワードに対する設定を満た
しているかが判定される。キーワードに対する設定を満
たすか否かは、特性関数を用いて判断される。ここで、
新規文書に設定されているキーワード集合Ａの特性関数
χA(k)とは、キーワードｋがＡに含まれれば１、含まれ
なければ０を返す関数である。ユーザが設定したキーワ
ードに対する特性関数の値が１ならば、この新規文書は
ユーザの設定した検査条件に一致するため、ユーザイン
タフェース部５を通してその旨がユーザに知らされる。
特性関数の値が０であれば、検査条件に一致しないの
で、ユーザには何も報知されない。
部６に文書登録部２からその文書の書誌情報、キーワー
ドが転送されてくる。新規文書検査部６は検査条件ファ
イル１１からユーザが登録しておいた検査条件を読出
し、新規文書がこの検査条件に一致するか否かを判定す
る。この判定として、まず、書誌情報の設定を満たすか
否かが判定される。書誌情報に対する設定を満たしてい
た場合には、つづいて、キーワードに対する設定を満た
しているかが判定される。キーワードに対する設定を満
たすか否かは、特性関数を用いて判断される。ここで、
新規文書に設定されているキーワード集合Ａの特性関数
χA(k)とは、キーワードｋがＡに含まれれば１、含まれ
なければ０を返す関数である。ユーザが設定したキーワ
ードに対する特性関数の値が１ならば、この新規文書は
ユーザの設定した検査条件に一致するため、ユーザイン
タフェース部５を通してその旨がユーザに知らされる。
特性関数の値が０であれば、検査条件に一致しないの
で、ユーザには何も報知されない。
【００１７】このように、本実施例によれば、ある検査
条件を満たす文書が新たに登録されたことを知りたいと
いうユーザの要求に対して、新規文書が登録される毎に
その文書がこの検査条件を満たすか否かが自動的に判定
され、条件を満たしている場合にはその旨がユーザに知
らされるので、煩わしい操作を要せず、新規登録文書を
管理し得るものとなる。
条件を満たす文書が新たに登録されたことを知りたいと
いうユーザの要求に対して、新規文書が登録される毎に
その文書がこの検査条件を満たすか否かが自動的に判定
され、条件を満たしている場合にはその旨がユーザに知
らされるので、煩わしい操作を要せず、新規登録文書を
管理し得るものとなる。
【００１８】ここに、請求項２記載の発明による検査条
件について説明する。これは、検査条件として、複数の
キーワードを論理和で結合させた条件の設定をユーザが
任意に行ない得るようにしたものである。このような検
査条件の設定を可能とした結果、単独のキーワードでは
表現できない複数のキーワードの何れかを含むような広
い概念を含む文書が登録されたか否かを判断し得るもの
となる。特に、ここではあるキーワードを含まないこと
を条件とすることも可能としている。
件について説明する。これは、検査条件として、複数の
キーワードを論理和で結合させた条件の設定をユーザが
任意に行ない得るようにしたものである。このような検
査条件の設定を可能とした結果、単独のキーワードでは
表現できない複数のキーワードの何れかを含むような広
い概念を含む文書が登録されたか否かを判断し得るもの
となる。特に、ここではあるキーワードを含まないこと
を条件とすることも可能としている。
【００１９】即ち、Ｋqiをｑi 番目のキーワードを表
し、「∨」が論理和、「¬」が否定を表すものとすれ
ば、請求項２記載の発明にいう検査条件は、(１)式のよ
うに表される。
し、「∨」が論理和、「¬」が否定を表すものとすれ
ば、請求項２記載の発明にいう検査条件は、(１)式のよ
うに表される。
【００２０】
【数１】
【００２１】この場合、下記の(２)式の少なくとも１つ
のキーワードを含むか、(３)式の少なくとも１つのキー
ワードを含まないことが、ユーザに対する報知の条件と
なる。
のキーワードを含むか、(３)式の少なくとも１つのキー
ワードを含まないことが、ユーザに対する報知の条件と
なる。
【００２２】
【数２】
【００２３】即ち、ψを(４)式のように表した場合、ψ
が１ならば検査条件に一致するのでユーザに報知し、０
ならば検査条件に一致しないのでユーザには通知しな
い。
が１ならば検査条件に一致するのでユーザに報知し、０
ならば検査条件に一致しないのでユーザには通知しな
い。
【００２４】
【数３】
【００２５】また、請求項３記載の発明による検査条件
について説明する。これは、上記のように論理和で結合
させた複数のキーワードの各々にユーザが重み付けをな
し得るようにしたものである。「重み」は、複数のキー
ワード間の重要度を表現するためのものであり、ユーザ
はより詳細に検査条件を記述し得るものとなる。
について説明する。これは、上記のように論理和で結合
させた複数のキーワードの各々にユーザが重み付けをな
し得るようにしたものである。「重み」は、複数のキー
ワード間の重要度を表現するためのものであり、ユーザ
はより詳細に検査条件を記述し得るものとなる。
【００２６】ここに、各キーワードＫx に対する重みを
ｍx とし、０≦ｍ≦１なる実数であり、ｍの値が大きい
ほどそのキーワードが重要であるとすると、請求項３記
載の発明にいう検査条件は、(５)式のように表される。
ｍx とし、０≦ｍ≦１なる実数であり、ｍの値が大きい
ほどそのキーワードが重要であるとすると、請求項３記
載の発明にいう検査条件は、(５)式のように表される。
【００２７】
【数４】
【００２８】このような重みの導入に伴い、単に文書が
検査条件に一致するか否かを判断するのではなく、文書
が検査条件から判断してどの程度重要かを表す評価値が
得られるものとなる。この評価値が大きいほど、重要度
が高く、０ならば重要性が全くないことになる。このよ
うな評価値は(６)式により表され、ψ＞０ならばその値
とともにユーザに報知され、０ならば検査条件に全く一
致しないのでユーザには報知されない。
検査条件に一致するか否かを判断するのではなく、文書
が検査条件から判断してどの程度重要かを表す評価値が
得られるものとなる。この評価値が大きいほど、重要度
が高く、０ならば重要性が全くないことになる。このよ
うな評価値は(６)式により表され、ψ＞０ならばその値
とともにユーザに報知され、０ならば検査条件に全く一
致しないのでユーザには報知されない。
【００２９】
【数５】
【００３０】次に、請求項４記載の発明による検査条件
について説明する。これは、検査条件として、複数のキ
ーワードを論理積で結合させた条件の設定をユーザが任
意に行ない得るようにしたものである。このような検査
条件の設定を可能とした結果、単独のキーワードでは表
現できない複数のキーワードの全てを含むような広い概
念を含む文書が登録されたか否かを判断し得るものとな
る。特に、ここではあるキーワードを含まないことを条
件とすることも可能としている。
について説明する。これは、検査条件として、複数のキ
ーワードを論理積で結合させた条件の設定をユーザが任
意に行ない得るようにしたものである。このような検査
条件の設定を可能とした結果、単独のキーワードでは表
現できない複数のキーワードの全てを含むような広い概
念を含む文書が登録されたか否かを判断し得るものとな
る。特に、ここではあるキーワードを含まないことを条
件とすることも可能としている。
【００３１】「∧」が論理積を表すものとすれば、請求
項２記載の発明にいう検査条件は、(７)式のように表さ
れる。
項２記載の発明にいう検査条件は、(７)式のように表さ
れる。
【００３２】
【数６】
【００３３】この場合、下記の(８)式の全てのキーワー
ドを含むか、(９)式の全てのキーワードを含まないこと
が、ユーザに対する報知の条件となる。
ドを含むか、(９)式の全てのキーワードを含まないこと
が、ユーザに対する報知の条件となる。
【００３４】
【数７】
【００３５】即ち、ψを(10)式のように表した場合、ψ
が１ならば検査条件に一致するのでユーザに報知し、０
ならば検査条件に一致しないのでユーザには通知しな
い。
が１ならば検査条件に一致するのでユーザに報知し、０
ならば検査条件に一致しないのでユーザには通知しな
い。
【００３６】
【数８】
【００３７】また、請求項５記載の発明による検査条件
について説明する。これは、上記のように論理積で結合
させた複数のキーワードの各々にユーザが重み付けをな
し得るようにしたものである。「重み」は、請求項３記
載の発明の場合と同様に、複数のキーワード間の重要度
を表現するためのものであり、ユーザはより詳細に検査
条件を記述し得るものとなる。
について説明する。これは、上記のように論理積で結合
させた複数のキーワードの各々にユーザが重み付けをな
し得るようにしたものである。「重み」は、請求項３記
載の発明の場合と同様に、複数のキーワード間の重要度
を表現するためのものであり、ユーザはより詳細に検査
条件を記述し得るものとなる。
【００３８】ここに、請求項５記載の発明にいう検査条
件は、(11)式のように表される。
件は、(11)式のように表される。
【００３９】
【数９】
【００４０】このような重みの導入に伴い、請求項３記
載の発明の場合と同様に、単に文書が検査条件に一致す
るか否かを判断するのではなく、文書が検査条件から判
断してどの程度重要かを表す評価値が得られるものとな
る。この評価値が大きいほど、重要度が高く、０ならば
重要性が全くないことになる。このような評価値は(12)
式により表され、ψ＞０ならばその値とともにユーザに
報知され、０ならば検査条件に全く一致しないのでユー
ザには報知されない。
載の発明の場合と同様に、単に文書が検査条件に一致す
るか否かを判断するのではなく、文書が検査条件から判
断してどの程度重要かを表す評価値が得られるものとな
る。この評価値が大きいほど、重要度が高く、０ならば
重要性が全くないことになる。このような評価値は(12)
式により表され、ψ＞０ならばその値とともにユーザに
報知され、０ならば検査条件に全く一致しないのでユー
ザには報知されない。
【００４１】
【数１０】
【００４２】さらに、請求項６記載の発明の検査条件設
定について説明する。これは、１つの検査条件だけでな
く、複数の検査条件の設定を可能としたものである。こ
のような検査条件の設定を可能とした結果、異なった観
点で新規文書を検査し、各々の観点を満たすか否かを知
ることができる。この場合、複数設定される検査条件の
各々は重要度を持つキーワードを論理和で結合させた請
求項３記載の発明のようなものや、重要度を持つキーワ
ードを論理積で結合させた請求項５記載の発明のような
ものの何れであってもよく、さらには、両者が混在した
形のものでもよい。
定について説明する。これは、１つの検査条件だけでな
く、複数の検査条件の設定を可能としたものである。こ
のような検査条件の設定を可能とした結果、異なった観
点で新規文書を検査し、各々の観点を満たすか否かを知
ることができる。この場合、複数設定される検査条件の
各々は重要度を持つキーワードを論理和で結合させた請
求項３記載の発明のようなものや、重要度を持つキーワ
ードを論理積で結合させた請求項５記載の発明のような
ものの何れであってもよく、さらには、両者が混在した
形のものでもよい。
【００４３】この際、検査条件ファイル１１には図２に
示すように、検査条件がＩＤナンバとともに記憶され
る。ＩＤナンバの小さい検査条件から順に、前述したよ
うな検査方式により評価値ψが計算される。ある検査条
件に対する評価値が０でなければ、ＩＤナンバとともに
ユーザに報知される。
示すように、検査条件がＩＤナンバとともに記憶され
る。ＩＤナンバの小さい検査条件から順に、前述したよ
うな検査方式により評価値ψが計算される。ある検査条
件に対する評価値が０でなければ、ＩＤナンバとともに
ユーザに報知される。
【００４４】例えば、新規文書に設定されたキーワード
が「パソコン」・「文書検索装置」・「ネットワーク」
・「対応」であり、検査条件が図２に示すようなもので
あったとする。この時、各ＩＤナンバ１，２，３に対応
する評価値ψ1，ψ2，ψ3 は、(６)(12)式を用いると、
ψ1＝１．０、ψ2＝０．０、ψ3＝０．８ となる。従っ
て、「ＩＤ＝１が評価値１．０」「ＩＤ＝３が評価値＝
０．８」なる旨がユーザに報知される。
が「パソコン」・「文書検索装置」・「ネットワーク」
・「対応」であり、検査条件が図２に示すようなもので
あったとする。この時、各ＩＤナンバ１，２，３に対応
する評価値ψ1，ψ2，ψ3 は、(６)(12)式を用いると、
ψ1＝１．０、ψ2＝０．０、ψ3＝０．８ となる。従っ
て、「ＩＤ＝１が評価値１．０」「ＩＤ＝３が評価値＝
０．８」なる旨がユーザに報知される。
【００４５】また、請求項７記載の発明の検査条件設定
について説明する。これは、独立して設定自在な各検査
条件に、コメントを独立して設定自在としたものであ
る。即ち、検査条件ファイル１１には例えば図３に示す
ように「ＯＡ機器」「レーザプリンタ」「ネットワーク
管理装置」等の「コメント」欄が加わる。このような検
査条件に対しても、上述した場合と同様に、ＩＤナンバ
の小さい検査条件の順に評価値が各々計算される。ある
検査条件に対する評価値が０でなければそのＩＤナンバ
とともにユーザに報知される。
について説明する。これは、独立して設定自在な各検査
条件に、コメントを独立して設定自在としたものであ
る。即ち、検査条件ファイル１１には例えば図３に示す
ように「ＯＡ機器」「レーザプリンタ」「ネットワーク
管理装置」等の「コメント」欄が加わる。このような検
査条件に対しても、上述した場合と同様に、ＩＤナンバ
の小さい検査条件の順に評価値が各々計算される。ある
検査条件に対する評価値が０でなければそのＩＤナンバ
とともにユーザに報知される。
【００４６】上記の例で説明すると、各ＩＤに対する評
価値は同じとなり、「『ＯＡ機器』に対する評価値１．
０」、「『ネットワーク管理装置』に対する評価値０．
８」としてユーザに報知されることになり、ＩＤナンバ
による場合よりもユーザにとって報知内容が判りやすい
ものとなる。
価値は同じとなり、「『ＯＡ機器』に対する評価値１．
０」、「『ネットワーク管理装置』に対する評価値０．
８」としてユーザに報知されることになり、ＩＤナンバ
による場合よりもユーザにとって報知内容が判りやすい
ものとなる。
【００４７】
【発明の効果】本発明は、上述したように、登録文書に
対して適切なキーワードを設定するためのキーワード抽
出手段と、入力された文書、この文書に付随して付与さ
れた書誌情報及び前記キーワード抽出手段により設定さ
れたキーワードをデータファイルに保管する文書登録手
段と、ユーザが入力した検索条件に一致する文書を検索
する文書検索手段と、キーワードファイル、書誌情報デ
ータファイル、文書データファイル等のデータを二次記
憶装置上に記憶し管理するファイル管理手段と、キーボ
ード、マウス、ディスプレイ等の入出力機器によりなり
ユーザとの対話処理を行なうユーザインタフェース手段
とを備えた文書管理装置において、ユーザにより予め設
定された検索条件を検査条件として保存する検査条件保
存手段と、文書が新たに登録された際にこの検査条件に
対する一致を検出し一致する時にはその旨を前記ユーザ
インタフェース手段を介してユーザに報知させる新規文
書検査手段とを設け、文書が新たに登録される毎に自動
的にその文書がユーザ設定による検査条件に一致するか
否かを判定し、一致する場合にはユーザに対して報知さ
せるようにしたので、ある条件を満たす文書の新たな登
録の有無を知りたいユーザの要求を煩わしさなく応える
ことができるものとなる。
対して適切なキーワードを設定するためのキーワード抽
出手段と、入力された文書、この文書に付随して付与さ
れた書誌情報及び前記キーワード抽出手段により設定さ
れたキーワードをデータファイルに保管する文書登録手
段と、ユーザが入力した検索条件に一致する文書を検索
する文書検索手段と、キーワードファイル、書誌情報デ
ータファイル、文書データファイル等のデータを二次記
憶装置上に記憶し管理するファイル管理手段と、キーボ
ード、マウス、ディスプレイ等の入出力機器によりなり
ユーザとの対話処理を行なうユーザインタフェース手段
とを備えた文書管理装置において、ユーザにより予め設
定された検索条件を検査条件として保存する検査条件保
存手段と、文書が新たに登録された際にこの検査条件に
対する一致を検出し一致する時にはその旨を前記ユーザ
インタフェース手段を介してユーザに報知させる新規文
書検査手段とを設け、文書が新たに登録される毎に自動
的にその文書がユーザ設定による検査条件に一致するか
否かを判定し、一致する場合にはユーザに対して報知さ
せるようにしたので、ある条件を満たす文書の新たな登
録の有無を知りたいユーザの要求を煩わしさなく応える
ことができるものとなる。
【００４８】この際、請求項２又は４記載の発明では、
検査条件を、複数のキーワードを論理和又は論理積で結
合させた条件としたので、単独のキーワードでは表現で
きない複数のキーワードの何れか又は全てを含むような
広い概念の検査条件として設定できるものとなり、特
に、請求項３又は５記載の発明によれば、これらの論理
和又は論理積で結合される複数のキーワードの各々に重
要度を設定自在としたので、ユーザはより詳細に検索条
件を記述することが可能となり、より的確かつ柔軟に対
応できるものとなり、また、請求項６記載の発明によれ
ば、複数の検索条件を独立して設定自在としたので、異
なる観点で新規文書を検査し得るものとなり、特に、請
求項７記載の発明によれば、各検索条件の各々に独立し
たコメントを付与自在としたので、ユーザは報知された
検査結果を簡単に理解し得るものとなり、使いやすいも
のとなる。
検査条件を、複数のキーワードを論理和又は論理積で結
合させた条件としたので、単独のキーワードでは表現で
きない複数のキーワードの何れか又は全てを含むような
広い概念の検査条件として設定できるものとなり、特
に、請求項３又は５記載の発明によれば、これらの論理
和又は論理積で結合される複数のキーワードの各々に重
要度を設定自在としたので、ユーザはより詳細に検索条
件を記述することが可能となり、より的確かつ柔軟に対
応できるものとなり、また、請求項６記載の発明によれ
ば、複数の検索条件を独立して設定自在としたので、異
なる観点で新規文書を検査し得るものとなり、特に、請
求項７記載の発明によれば、各検索条件の各々に独立し
たコメントを付与自在としたので、ユーザは報知された
検査結果を簡単に理解し得るものとなり、使いやすいも
のとなる。
【図１】本発明の一実施例を示すブロック図である。
【図２】請求項６記載の発明対応の検査条件ファイルの
フォーマット構成図である。
フォーマット構成図である。
【図３】請求項７記載の発明対応の検査条件ファイルの
フォーマット構成図である。
フォーマット構成図である。
１ キーワード抽出手段 ２ 文書登録手段 ３ 文書検索手段 ４ ファイル管理手段 ５ ユーザインタフェース手段 ６ 新規文書検査手段 ８ 文書データファイル ９ 書誌情報データファイル １０ キーワードファイル １１ 検査条件保存手段
Claims (7)
- 【請求項１】 登録文書に対して適切なキーワードを設
定するためのキーワード抽出手段と、入力された文書、
この文書に付随して付与された書誌情報及び前記キーワ
ード抽出手段により設定されたキーワードをデータファ
イルに保管する文書登録手段と、ユーザが入力した検索
条件に一致する文書を検索する文書検索手段と、キーワ
ードファイル、書誌情報データファイル、文書データフ
ァイル等のデータを二次記憶装置上に記憶し管理するフ
ァイル管理手段と、キーボード、マウス、ディスプレイ
等の入出力機器によりなりユーザとの対話処理を行なう
ユーザインタフェース手段とを備えた文書管理装置にお
いて、ユーザにより予め設定された検索条件を検査条件
として保存する検査条件保存手段と、文書が新たに登録
された際にこの検査条件に対する一致を検出し一致する
時にはその旨を前記ユーザインタフェース手段を介して
ユーザに報知させる新規文書検査手段とを設けたことを
特徴とする文書管理装置。 - 【請求項２】 検査条件を、複数のキーワードを論理和
で結合させた条件としたことを特徴とする請求項１記載
の文書管理装置。 - 【請求項３】 論理和で結合される複数のキーワードの
各々に重要度を設定自在としたことを特徴とする請求項
２記載の文書管理装置。 - 【請求項４】 検査条件を、複数のキーワードを論理積
で結合させた条件としたことを特徴とする請求項１記載
の文書管理装置。 - 【請求項５】 論理積で結合される複数のキーワードの
各々に重要度を設定自在としたことを特徴とする請求項
４記載の文書管理装置。 - 【請求項６】 複数の検索条件を独立して設定自在とし
たことを特徴とする請求項１，２，３，４又は５記載の
文書管理装置。 - 【請求項７】 各検索条件の各々に独立したコメントを
付与自在としたことを特徴とする請求項６記載の文書管
理装置。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP3337345A JPH05174060A (ja) | 1991-12-20 | 1991-12-20 | 文書管理装置 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP3337345A JPH05174060A (ja) | 1991-12-20 | 1991-12-20 | 文書管理装置 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH05174060A true JPH05174060A (ja) | 1993-07-13 |
Family
ID=18307757
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP3337345A Pending JPH05174060A (ja) | 1991-12-20 | 1991-12-20 | 文書管理装置 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JPH05174060A (ja) |
Cited By (6)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPH07200427A (ja) * | 1993-12-28 | 1995-08-04 | Nec Corp | 電子掲示板生成装置と電子掲示板システム |
| JPH07311774A (ja) * | 1994-05-17 | 1995-11-28 | Matsushita Electric Ind Co Ltd | 電子ファイリング装置 |
| JPH11184869A (ja) * | 1997-12-19 | 1999-07-09 | Ricoh Co Ltd | 発行データ閲覧システム |
| US7120625B2 (en) | 2001-11-15 | 2006-10-10 | Hitachi, Ltd. | Method and apparatus for document information management |
| JP2012524321A (ja) * | 2009-04-17 | 2012-10-11 | コーニンクレッカ フィリップス エレクトロニクス エヌ ヴィ | 候補リポートを記憶するシステム及び方法 |
| US8639893B2 (en) | 2011-01-05 | 2014-01-28 | Fuji Xerox Co., Ltd. | Information processing apparatus, information processing method, and computer readable medium storing program |
-
1991
- 1991-12-20 JP JP3337345A patent/JPH05174060A/ja active Pending
Cited By (6)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPH07200427A (ja) * | 1993-12-28 | 1995-08-04 | Nec Corp | 電子掲示板生成装置と電子掲示板システム |
| JPH07311774A (ja) * | 1994-05-17 | 1995-11-28 | Matsushita Electric Ind Co Ltd | 電子ファイリング装置 |
| JPH11184869A (ja) * | 1997-12-19 | 1999-07-09 | Ricoh Co Ltd | 発行データ閲覧システム |
| US7120625B2 (en) | 2001-11-15 | 2006-10-10 | Hitachi, Ltd. | Method and apparatus for document information management |
| JP2012524321A (ja) * | 2009-04-17 | 2012-10-11 | コーニンクレッカ フィリップス エレクトロニクス エヌ ヴィ | 候補リポートを記憶するシステム及び方法 |
| US8639893B2 (en) | 2011-01-05 | 2014-01-28 | Fuji Xerox Co., Ltd. | Information processing apparatus, information processing method, and computer readable medium storing program |
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