JPH04291455A - ペーパレス会計システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子伝票を用いた会計
システムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来のペーパレス会計システムには、出
張や接待を行った営業部門や人事部門などの部門で、紙
の伝票を起票する代りに各部門に設置された端末から伝
票データを入力して電子伝票を発行するシステムがあっ
た。この端末は電算機部門のコンピュータにオンライン
接続されており、集積された電子伝票の管理等が行なわ
れていた。また、決済部門では、このコンピュータに集
積された電子伝票の内容の確認および決済検印が行われ
ていた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ところで、通常電算機
部門のコンピュータには大容量のファイルサーバが備え
られている。このファイルサーバによって各部門から集
められた電子伝票が管理される。そして、ファイルサー
バに格納された電子伝票は一定の周期で磁気テープなど
にバックアップされる。このバックアップ作業は、ファ
イルサーバに格納されたすべてのファイルを手作業で行
うため、非常に多くの時間がかかった。したがって、バ
ックアップ作業はあまり頻繁には行うことができず、せ
いぜい一週間に一回の作業が限度であった。このために
、システムがダウンしてファイルサーバに格納された電
子伝票のデータが全て消滅した場合には、最悪７日分の
電子伝票のデータの復元ができず問題であった。

【０００４】また、出張での旅費の精算などの出納処理
は、出納・庶務担当者が現金で行っていた。そのために
、出納・庶務担当者の精神的、作業的負担が大きく、ま
た現金受け渡しに伴うリスクも大きかった。さらに、支
払いによっては現金を袋詰めする作業が必要となり、こ
の作業に多くの工数がかかり問題であった。

【０００５】本発明の目的は、上記の問題点を解決して
、システムがダウンしても電子伝票が消滅せず、また現
金出納業務の精神的、作業的負担を軽減させたペーパー
レス会計システムを提供しようというものである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に第１の本発明のペーパレス会計システムには、電子伝
票を作成して分散ファイルシステムに格納する電子伝票
作成手段と、分散ファイルシステムに格納された電子伝
票にデータの追加処理を行う追加処理手段と、電子伝票
作成手段と追加処理手段の電子伝票の処理状態を管理す
る処理管理手段と、分散ファイルシステムに格納された
電子伝票のうち所定の処理状態にある電子伝票だけを一
定周期の割合でデータベース装置に転送する転送手段と
、データベース装置の内容を更新する更新手段とが備え
られる。

【０００７】また、第２の発明のペーパレス会計システ
ムには、電子伝票を作成して第１分散ファイルシステム
に格納する電子伝票作成手段と、第１分散ファイルシス
テムに格納された電子伝票にデータの追加処理を行う追
加処理手段と、電子伝票作成手段と追加処理手段での電
子伝票の処理状態を管理する処理管理手段と、第１分散
ファイルシステムに格納された電子伝票の中から出納処
理できる電子伝票を複写して第２分散ファイルシステム
に格納する出納伝票抽出手段と、第２分散ファイルシス
テムに格納された電子伝票に基づいて金融機関との取引
を管理する取引管理手段とが備えられる。

【０００８】

【作用】第１の発明のペーパレス会計システムによれば
、電子伝票作成手段で作成された電子伝票は、分散ファ
イルシステムに格納される。分散ファイルシステムに蓄
積された電子ファイルの中から所定の処理状態にある電
子伝票だけが抽出され、一定周期ごとにデータベース装
置に転送される。この転送された電子伝票のデータを用
いてデータベース装置の内容が更新される。

【０００９】また、第２の発明のペーパレス会計システ
ムによれば、電子伝票作成手段によって作成された電子
伝票が第１分散ファイルシステムに格納される。第１分
散ファイルシステムに格納された電子伝票の中から出納
処理を行う必要がある伝票を出納伝票抽出手段で複写し
て、第２分散ファイルシステムに格納する。そして、第
２分散ファイルシステムに格納された電子伝票のデータ
に基づいて、金融機関との取引が取引管理手段によって
管理される。

【００１０】

【実施例】（１）実施例の構成 以下、添付図面の図１〜図３９を用いて、本発明の一実
施例であるペーパレス会計システムについて説明する。 図１は、本実施例の構成図である。本実施例のペーパレ
ス会計システム１は、ネットワーク４０と、このネット
ワーク４０に接続されたワークステーション１１、２１
、３１とから構成されている。ワークステーション１１
は計算機部門１０に設置され、数日分のデータベースが
格納された大容量ディスク装置１２が備えられている。 ワークステーション２１は営業部門２０に設置され、添
付カード２４を作成するプリンタ装置２２が備えられて
いる。ワークステーション３１は総務部門３０に設置さ
れ、添付カード２４の伝票番号を読み取るためのイメー
ジスキャナ３２が備えられている。

【００１１】本実施例のペーパレス会計システム１には
、さらに電子伝票レコードの格納された電子伝票ファイ
ル５０と、入力検査等のために予め用意したデータが登
録されたマスターテーブル５１と、金融機関との取引デ
ータの格納された伝送データファイル５２とが備えられ
ている。これらのファイルデータは、ネットワーク４０
に回線接続されたすべてのワークステーションからアク
セスできるような仕様になっている。具体的には、特定
のワークステーション（ファイルサーバ）にこれらのフ
ァイルデータを構築して、他のワークステーションから
このファイルサーバに入り込んで間接的にアクセスする
方法や、他のワークステーションから直接アクセスでき
るディスク領域をワークステーションごとに設定し、電
子伝票ファイル５０等のファイルデータを各ワークステ
ーションのディスク領域に分散させて構築する方法など
がある。この方法の例として、ＵＮＩＸワークステーシ
ョンのＮＦＳ（ＮＥＴＷＯＲＫ　　ＦＩＬＥ　　ＳＹＳ
ＴＥＭ）がある。

【００１２】（２）実施例の処理の概要次に、本実施例
の処理の概要について説明する。まず、営業部門の担当
者がワークステーション２１から伝票データの入力を行
う。この入力作業ではマスターテーブル５１に予め登録
されたデータとのチェックが行われ、入力データの整合
性の確認作業が行われる。この入力によって電子伝票レ
コードが作成され、このレコードが電子伝票ファイル５
０として各ワークステーションに格納される。営業部門
の所属長は承認する必要のある電子伝票レコードをワー
クステーション２１で確認して、承認できる電子伝票レ
コードについて承認の入力を行う。次に経理部門では、
所属長の承認を得られた電子伝票レコードをワークステ
ーション３１で確認して、伝票に対する最終決済を行う
。ところで、決済で領収書が必要な伝票については添付
カード２４がプリンタ装置２２から打ち出され、このカ
ードの上部に領収書を貼付する。所属長の直筆によるサ
インが必要な添付カード２４が作成されている場合には
、イメージスキャナ３２で伝票番号を読み取って、電子
伝票レコードを照合して決済入力を行う。電子伝票ファ
イル５０として各ワークステーションに格納された電子
伝票レコードは、例えば１日１回のバッチ処理によって
計算機部門１０のデータベース１２に登録される。また
、決済処理まで終了した電子伝票レコードの中から金融
機関６０の口座等への振り込みが必要な電子伝票レコー
ドについては、そのコピーが取られ、伝送データファイ
ル５２として格納される。この伝送データファイル５２
は金融機関６０に送られ、口座等への振り込みが行われ
る。

【００１３】（３）実施例の処理の詳細以下、本実施例
の詳細な説明を行う。

【００１４】（３．１）電子伝票レコード（３．１．１
）電子伝票レコードの構造本実施例で使用する電子伝票
レコードのレコード構造を図２を用いて説明する。電子
伝票レコードはＫＥＹ項目、伝票発行部門情報項目、伝
票経歴情報項目およびアプリケーション情報項目から構
成される。また、アプリケーション情報項目には伝票共
通情報項目と仕訳情報項目が備えられている。ＫＥＹ項
目とは伝票検索用のキーワードの項目であり、電子伝票
データ管理ＮＯ．、経理年月日、伝票発行者職番などが
格納される。伝票発行部門情報項目には事業所コード、
部門コード、伝票発行扱者職番などが格納される。伝票
経歴情報項目には決済場所区分、決済ルートカウント、
経歴情報カウントなどが格納される。伝票共通情報項目
とは伝票に付随する情報の項目であり、添付カードＯ／
Ｐ区分、経理年月日、振込ＮＯ．などが格納される。仕
訳情報項目とは、仕訳られた貸方／借方の科目単位に付
随する情報の項目であり、貸方／借方区分、摘要文、科
目コードなどがある。

【００１５】（３．１．２）電子伝票レコードのアクセ
ス処理 次に、電子伝票レコードのアクセス処理について説明す
る。入力処理によって作成された電子伝票レコードは、
バッチ処理によって計算機部門１０のデータベース１２
に登録されるまでの間、電子伝票ファイル５０として各
ワークステーションに格納されている。この電子伝票フ
ァイル５０から、承認・決済処理を行うために電子伝票
レコードが頻繁にアクセスされる。したがって、本実施
例では、このアクセス処理での速度を向上させるために
、検索索引であるスーパーディスクリプタを用いて、電
子伝票ファイル５０として各ワークステーションに格納
されたすべての電子伝票レコードを管理している。スー
パーディスクリプタによる管理の概念図を図３に示す。 本実施例では、５つのスーパーディスクリプタ（ＫＺ、
ＫＹ、ＫＸ、ＫＷ、ＫＶ）によって管理されている。新
しく電子伝票レコードが作成されると、対応する検索用
データがスーパーディスクリプタに追加される。 この追加処理はリアルタイムに行われ、同時にソーティ
ング処理も行われる。スーパーディスクリプタの各検索
用データの中には、電子伝票レコードのハード的なイン
デックスが含まれている。したがって、このインデック
スを参照することによって、スーパーディスクリプタか
ら電子伝票レコードを高速に検索することができるので
ある。

【００１６】このようなスーパーディスクリプタの構造
を図４〜図８に示す。これらの構造図では簡単のため、
前述した電子伝票レコードのインデックスは省略されて
いる。図４はスーパーディスクリプタＫＺの構造を示す
概念図である。スーパーディスクリプタＫＺは、レコー
ド登録用の検索索引である。電子伝票レコードへのデー
タ追加・データ更新・データ抹消などは、すべてこの検
索索引が用いられる。図５はスーパーディスクリプタＫ
Ｙの構造を示す概念図である。スーパーディスクリプタ
ＫＹは、承認・決済（添付カード無し）入力時の対象デ
ータを検索する索引である。承認・決済処理を行う担当
者に対して、対象となるデータが伝票ＩＤ別に検索でき
る。また、承認・決済入力できるのは、画面入力者職番
が、決済ルートテーブル上で登録されている場合である
。承認・決済入力後に検索用データの更新を行うには、
スーパーディスクリプタＫＺが用いられる。図６はスー
パーディスクリプタＫＸの構造を示す概念図である。ス
ーパーディスクリプタＫＸは、勘定科目別に総勘の情報
を検索する際に使用する検索索引である。科目サマリー
で該当するデータを検索し、次の電子伝票レコードを検
索して、決済者の伝票から該当する科目の金額を加減し
て表示する。図７はスーパーディスクリプタＫＷの構造
を示す概念図である。スーパーディスクリプタＫＷは、
発行済の電子伝票レコードを検索する索引である。この
検索索引は、各部門に伝票の控えを置かない代わりに、
自分の部門で発行した伝票の検索を行う索引である。電
子伝票管理番号が分からない場合に、この検索索引を用
いて検索する。図８はスーパーディスクリプタＫＶの構
造を示す概念図である。スーパーディスクリプタＫＶは
、未処理の登録データを検索する索引である。 主に、会計課および製品課で使用されている。以上説明
したスーパーディスクリプタが実際のどの処理で用いら
れているかの一覧を図９に示す。図９より、伝票の発行
時のすべての検索処理はスーパーディスクリプタＫＺが
用いられ、承認・決済処理、検索データ出力処理では、
それ以外のスーパーディスクリプタが用いられているこ
とが分かる。

【００１７】本実施例では、スーパーディスクリプタの
本数および各スーパーディスクリプタの構造を調整する
ことによって、最も高い検索効率が実現されている。し
たがって、スーパーディスクリプタの本数を４本以下、
または６本以上にしても、あるいは各スーパーディスク
リプタの構造を変更しても検索効率は今よりも低下する
。

【００１８】（３．１．３）電子伝票レコードの管理次
に、電子伝票レコードの管理について説明する。本実施
例での電子伝票レコードの管理は、各電子伝票レコード
の所望の領域に備えられたステータス情報によって行わ
れている。このステータス情報の詳細を図１０に示す。 ステータス情報は４つの区分のデータから構成されてい
る。この中でステージ欄には、どの段階までの処理が終
了しているかについての電子伝票レコードの状態が記録
されている。また、否可決区分欄には、伝票が可決され
たか、あるいは否決されたかが記録されている。各段階
の処理によって、このステータス情報がどのように変化
するかを図１１に示す。例として、承認処理でのステー
タス情報の変化について説明すると、まだ承認されてい
ない電子伝票レコードのステータス情報は「３１００」
を示している。ここで、可決（承認）の入力をすれば、
ステータス情報は「４１００」に変化する。また否決の
入力の場合には、ステータス情報は「２９００」に変化
する。さらに、可決の入力に誤りがあることが分かり、
可決取消の入力を行うと、ステータス情報は「４１００
」から「２９００」に変化する。その逆に、否決の入力
に誤りがあることが分かり、否決取消の入力を行なう場
合には、ステータス情報は「２９００」から「４１００
」に変化する。この他の段階での処理も同様にステータ
ス情報が変化する。このステータス情報によって、各電
子伝票レコードの処理レベルが把握できる。また、マス
ターテーブル５１には各電子伝票レコードの処理ルート
が記載された処理ルート情報が保持されているので、ス
テータス情報とこの処理ルート情報を用いることにより
総合的に各電子伝票レコードが管理できる。

【００１９】（３．２）入力処理 次に入力処理について図１２〜図２４を用いて説明する
。図１２は入力処理の概要を示す概念図である。まず、
ワークステーション２１の電源を投入すると、まずトッ
プ画面１０１が表示される。このトップ画面１０１では
、扱者情報の入力と、手続き入力画面の選択を行うこと
ができる。扱者情報として入力するのは、事務所コード
、部門ナンバ、社員番号などがある。この段階で扱者情
報を入力することによって、各入力画面ごとにマスタの
参照回数を減少させることができる。また、事務所コー
ドについては、そのワークステーション２１がどの事務
所に設置されているかを判断して、自動的に設定するこ
とも可能である。手続き入力画面には伝票作成画面、承
認画面、照会画面などがあり、メニュー形式で選択的に
入力できる。ここで、伝票作成画面を選択すると、伝票
作成用の手続き入力画面１０２が表示される。 手続き入力画面１０２では、取引内容によって分類され
た伝票のメニューの中から必要とする伝票が選択できる
。この選択処理によって、作成すべき伝票の種類が確定
する。この伝票の種類の確定によって、伝票の種類に対
応した項目入力画面１０３が表示される。そして、この
項目入力画面１０３の指示に沿って伝票データとして必
要な項目にデータを入力する。

【００２０】ここで、この項目入力画面１０３の具体的
な画面の例として、国内出張申請入力例を図１３から図
１６に、国内出張精算入力例を図１７から図２４に示す
。

【００２１】初めに、国内出張申請入力例について説明
する。まず、処理区分と、部門番号と、社員番号と、申
請日と、出張日をそれぞれ入力する（図１３参照）。処
理区分で１、３、４以外を入力したときはエラーとなる
。また、部門番号と社員番号は前述したマスターテーブ
ル５１に登録されたデータと比較して、正しい部門番号
と社員番号のときだけ、以下の入力処理を続行すること
ができる。次に、宿泊料の請求の有無と、回数券の使用
の有無について入力する（図１４参照）。宿泊料の請求
については、１（請求できる宿泊）を入力する場合がほ
とんどなので、あらかじめ１が表示されている。したが
って、１の入力は省略でき、２（請求できない宿泊）の
場合だけ入力すれば良い。ここで請求できる回数券には
飛行機用と新幹線用の２種類がある。この画面で、回数
券を使用する旨の入力をした場合は、さらに詳細データ
を入力する画面が表示される（図１５参照）。入力欄は
この例ではそれぞれ２つずつあり、２種類の回数券を同
時に請求することができる。入力項目としては、回数券
を使用する乗り物の種類と、回数券の利用形態と、回数
券を使用する出張先の地名がある。次に、回数券以外で
必要な交通費の概算金額と、前払い金の必要の有無を入
力する（図１６参照）。交通費の概算金額は千円単位で
の入力になる。前払い金の欄には前払い金が不要の場合
には１を、前払い金が必要な場合にはブランクを入力す
る。それ以外の入力はエラーとなる。ここでいう前払い
金とは、日当・宿泊費・概算交通費のことである。すべ
ての入力項目を入力した後に、“Ｅ”を入力する。この
入力を行うことによって国内出張申請入力処理が終了す
る。

【００２２】次に、国内出張精算入力例について説明す
る。まず、処理区分と、部門番号と、社員番号をそれぞ
れ入力する（図１７参照）。この入力によって、本人の
未精算出張伝票の精算予定日・前払金額・前払申請日の
データが表示される（図１８参照）。ここで表示される
データは、国内出張申請入力処理時に入力されて電子伝
票レコードが登録されたデータである。この表示より精
算したい申請伝票の番号を選択して入力する。ここで表
示できる件数は最大２件分までである。また、未精算伝
票として最大８件まで登録できるので、選択できる申請
伝票の番号は１から８までである。申請していない伝票
の精算をする場合には９を選択する。次に、精算の目的
と、精算日を入力する（図１９参照）。精算の目的には
、出張後の精算か、出張中止による精算かを入力する。 また、出張予定の日程が自動的に表示されるので、出張
予定が変更された場合などは、この日程の変更を行うこ
とができる。ここで、出発日と帰着日と精算日がそれぞ
れ時間の経過順に並んでいないときは、エラーとして検
出される。さらに、稼働の実績データとして、出発日付
・出発駅・帰着日付・帰着駅の入力を行い、立替交通費
として６桁以内の数字の入力を行う（図２０参照）。こ
のように、すべて項目に入力が行われた後に、実行キー
を打鍵する（図２１参照）。このキー入力によって、各
項目の入力内容の最終チェックがマスターテーブル５１
に登録されたデータを用いて行われる。このチェックで
問題がない場合には、新たな画面が表示される（図２２
参照）。そして、まず回数券の余りの有無の入力を行う
（図２３参照）。ここで２（回数券の余り有り）を入力
すると、実際に渡してある回数券の番号の一覧が表示さ
れる。この一覧から、余った回数券の番号を入力する。 また、出張日程のうち帰着日を除いた日付が表示される
ので、宿泊実績として宿泊区分と休日区分を入力する。 これらの区分への入力は、１〜３以外はエラーとなる。 さらに、出張先での昼食が会社負担か否かを入力する。 もし、出張先の社員食堂で食事していれば、１　　（会
社支給なし）を入力する。以上の入力作業がすべて完了
すると、日当の日数・日当金額・宿泊料・精算費用金額
・前払金額・精算金額が表示される（図２４参照）。こ
れらの金額に誤りがないことが確認できたら、“Ｅ”を
入力する。この入力で国内出張精算入力処理が終了する
。

【００２３】ところで、この入力処理には、入力監視機
能と自動設定機能および勘定科目設定機能の３つの機能
が備えられている。まず、入力監視機能とは、すべての
項目の入力が行われたことを監視する機能をいう。この
入力監視機能には、入力比較機能と入力促進機能を有し
ている。入力比較機能は、入力済みの項目と入力必要項
目とを比較することによって、未入力項目を調べる機能
である。この機能実現には比較対象である入力必要項目
データを必要とするが、この入力必要項目データを獲得
するために、例えば入力必要項目データが格納された伝
票種別項目テーブルを用いる。また、入力促進機能は、
まだ入力されていない項目について入力を促す機能であ
るが、具体的には、例えば、未入力項目を点滅させたり
、入力促進のブザーを鳴らしたりする機能である。次に
、自動設定機能とは、一部の項目について伝票データを
自動設定する機能をいう。この自動設定機能には、事業
所コード設定機能と、類推設定機能を有している。事業
所コード設定機能は、電子伝票レコードの作成のために
ワークステーション２１でプロセスを起動した固有番号
から、その処理を起動した事業所を判定して、対応する
事業所コードを自動的に設定する機能である。また、類
推設定機能は、既に入力された項目のデータから一部の
未入力項目のデータを類推して自動設定する機能である
。この機能の実現方法には、入力データに対応した類推
テーブルを利用して行う方法と、入力されたデータを計
算して未入力項目のデータを獲得する方法がある。さら
に、勘定科目設定機能とは、具体的な発生事象によって
一項目の勘定科目を設定する機能をいう。具体的な発生
事象には、一つの発生事象の場合と、複数の発生事象の
組み合わせである場合がある。この勘定科目設定機能に
よって、旅費交通費、消耗品費、図書費などの勘定科目
が電子伝票レコードに設定される。この勘定科目設定機
能の具体例については後述する。

【００２４】このような入力処理によって、ワークステ
ーション２１から入力された伝票データは、正しいデー
タか検査する検査処理が行われる。この検査処理には、
入力可能チェック機能と、項目属性チェック機能と、項
目範囲チェック機能と、項目間比較チェック機能の４つ
の機能が備えられている。まず、入力可能チェック機能
とは、入力されたデータとマスターテーブル５１に登録
された入力可能判定データとを比較することによって、
入力可能なデータであるかどうかを調べる機能をいう。 次に、項目属性チェック機能とは、入力されたデータと
マスターテーブル５１に登録された項目別に取り得る属
性データとを比較することによって、その項目の属性と
一致するかを調べる機能をいう。項目属性とは、例えば
「項目Ａは数字以外はエラーである」といった項目別の
特性情報をいう。さらに、項目範囲チェック機能とは、
入力されたデータとマスターテーブル５１に登録された
項目別に取り得る範囲データとを比較することによって
、その項目で取り得る範囲と一致するかを調べる機能を
いう。項目範囲とは、例えば「項目Ａは１または２また
は３以外はエラーである」といった項目別の許容値情報
をいう。また、項目間比較チェック機能とは、入力され
たデータとマスターテーブル５１に登録された項目間の
相関関係のデータとを比較することによって、入力され
たデータの項目間の関連性の正誤を調べる機能をいう。 項目間の関連性とは、例えば「項目Ａが１のときは項目
Ｂが３か４であれば正しい」といった項目間の一定の関
係をいう。このマスターテーブル５１に登録された項目
間の相関関係のデータは、伝票種別に格納されており、
アクセス効率の向上が図られている。

【００２５】以上の検査処理によって、入力された伝票
データが正しいデータであることが判ったので、作成さ
れた電子伝票レコードに伝票管理番号を設定する。伝票
管理番号は、入力段階においては、略式コード（伝票Ｉ
Ｄ・月）が用いられるが、電子伝票レコード上には対応
する正式コード（事業所・月日・伝票ＩＤ）が設定され
る。また、この採番処理には、最新番号発生機能が備え
られている。最新番号発生機能とは、ワークステーショ
ン２１からの要求によって、最新の伝票管理番号を発生
させる機能であり、マスターテーブル５１に登録された
最新番号データを用いて実現されている。このマスター
テーブル５１に登録された最新番号データは、伝票種別
もしくは伝票の発生月度別に格納されており、アクセス
効率の向上とユーザの番号識別の容易化が図られている
。

【００２６】（３．３）承認・決済処理次に承認・決済
処理について図２５〜図２８を用いて説明する。図２５
は承認・決済処理の流れを示すフローチャートである。 入力処理で説明したように、営業部門の担当者がワーク
ステーション２１を用いて電子伝票レコードを作成する
と、この電子伝票レコードは未処理伝票として電子伝票
ファイル５０に追加される（ステップ２０１）。営業部
門の所属長は、一日に一度、自分が承認できる自部門で
発行された未処理伝票を承認するために、未処理伝票一
覧表をワークステーション２１に表示させる。この一覧
表は、電子伝票ファイル５０に登録された電子伝票レコ
ードの中から、承認処理前のレベルを示したステータス
情報の電子伝票レコードを選び出して作成したものであ
る。そして、この一覧表から、自分が承認しなければな
らない電子伝票レコードを抽出し、さらにワークステー
ション２１を操作して、抽出した電子伝票レコードの明
細情報を画面に表示させる。明細情報として表示される
のは、摘要文・内容文・科目・金額・扱者などの情報で
ある。この電子伝票レコードが承認できるものであると
判断した場合には、所属長は承認の入力を行う（ステッ
プ２０２）。また、電子伝票レコードに記載不備などが
あり承認できない場合には、伝票を発行した担当者に修
正を促すレベルにステータス情報を戻す。電子伝票レコ
ードが承認されなかったときには、担当者は記載不備を
修正する（ステップ２０３）。このようにして、記載内
容に問題がなくなった電子伝票レコードは、所属長の承
認入力によって、決済部門である経理部門または総務部
門の決済できるレベルにステータス情報を変化させる。 経理部門または総務部門の担当者は営業部門の所属長と
同じように未処理伝票一覧表をワークステーション３１
に表示して、未処理伝票の明細情報を表示させる。この
表示によって決済できるものと判断した場合には、経理
部門または総理部門の担当者は決済を入力し、デーリー
バッチで処理できるレベルにステータス情報を変化させ
る。この未処理伝票の中で、決済できる伝票については
決済の入力を行う（ステップ２０４、２０５）。ここで
、電子伝票レコードに問題があって決済できない場合に
は、伝票を発行した担当者が抹消入力を促すレベルにス
テータス情報を戻す。担当者はこの電子伝票レコードを
次の手順で抹消する（ステップ２０６）。担当者は、自
分の発行した伝票が現在どのような状態であるか一覧表
示する機能を使うことによって、自分の発行した伝票が
決済否決されたレベルとなったことを知ることができる
。次に、その詳細情報を見るために電子伝票レコードを
検索する機能を使うことによって、その詳細を画面に表
示させる。その電子伝票レコードを検索する機能は、伝
票番号や伝票作成者社員番号や伝票の種別などを検索キ
ーとして検索することができる。それにより、担当者は
何の申請が決済否決となったか知ることによりその申請
の入力機能を起動して、抹消処理をする事となる。その
処理において再度内容を確認した後、担当者個人のパス
ワードを入力して担当者自身であることをマスターテー
ブル５１で確認して、電子伝票レコードの特定の領域に
抹消を示すフラグと抹消の日付を書き込む。このレベル
ではまだ実際の電子伝票レコードの消去は行わず、フラ
グの設定で抹消扱いにしている。 このように電子伝票レコードの抹消処理を行った後に、
ワークステーション２１を用いて問題点が修正された電
子伝票レコードを再発行する。

【００２７】ここで、承認処理の具体的な画面の例を図
２６から図２８に示す。まず、処理区分と、部門番号と
、承認者職番をそれぞれ入力する（図２６参照）。処理
区分で１から３以外を入力したときはエラーとなる。 部門番号と承認者職番はマスターテーブル５１に登録さ
れたデータと比較して、正しい部門番号と社員番号のと
きは、承認に必要なデータの一覧が表示される（図２７
参照）。この一覧表の中から承認処理を行う伝票を選び
出して、その伝票の番号を入力する。この入力によって
選び出された電子伝票レコードの詳細データが表示され
る（図２８参照）。詳細データは電子伝票レコードに登
録された摘要、内容、勘定科目などのデータである。こ
れらの詳細データを参照して、承認できるか否かを入力
する。その伝票についての承認処理が終了した後に、別
の伝票の承認処理を継続して行うか否かを入力する。こ
こで“Ｅ”を入力して、さらにパスワードを入力すれば
承認処理が終了する。

【００２８】（３．４）領収証が必要な承認・決済処理
次に領収証が必要な承認・決済処理について図２９〜図
３５に示す。図２９は領収証が必要な承認・決済処理の
概念図である。営業部門の担当者がタクシーを利用した
り、接待などをした場合には領収証２３が発行される。 担当者は接待などでかかった費用を精算するために、ワ
ークステーション２１を用いて電子伝票レコードを作成
する。伝票の種類から、この電子伝票レコードには領収
証の添付が必要であるとシステムが判断して、プリンタ
装置２２から自動的に添付カード２４が打ち出される。 この添付カード２４には、領収証を貼付するための貼付
部２５と、電子伝票レコードの伝票番号が記載された伝
票番号部２６と、承認・決済のサインを記入する欄であ
るサイン記入部２７と、図示していない伝票の詳細デー
タ部とが備えられている。また、この添付カード２４に
は、マスターテーブル５１に格納された承認・決済テー
ブルから承認ルートの情報を読み出して、添付カード２
４に印刷することもできる。担当者はこの添付カード２
４の貼付部２５に領収証２３を貼付して、所属長の承認
のサインを添付カード２４のサイン記入部２７に記入し
てもらい、決済部門に転送する。決済部門では、決済す
べき添付カード２４の伝票番号部２６をハンドスキャナ
３２を用いて読み取る。そして、読み取った伝票番号に
対応する電子伝票レコードについての決済処理を行う。 決済処理自体は上述した領収書のない決済処理と同じで
ある。このようにして決済された電子伝票レコードは、
決済済みの電子伝票レコードとして電子伝票ファイル５
０に登録される。

【００２９】ここで、添付カード２４の出力を伴う伝票
作成処理の具体的な画面の例を図３０〜図３５に示す。 まず、処理区分と、部門番号と、入力者職番と、立替者
職番、入出区分、現金精算日、入出金先をそれぞれ入力
する（図３０参照）。処理区分で１と３以外を入力した
ときはエラーとなる。また、入出区分には、１（入金）
と２（出金）のいずれかを入力する。入力した立替者職
番はマスターテーブル５１に登録された人事データと比
較されて、人事データに登録されていないときはエラー
となる。次に、摘要コードの一覧が表示され、この中か
ら該当するコードの番号を入力する（図３１参照）。こ
の場合、表示にないコードを入力するとエラーとなる。 但し、該当する摘要文がマスターテーブル５１にない場
合には、９９９を入力し、その後に摘要文を入力する。 同様に、内容コードの一覧も表示され、この中から該当
するコードの番号を入力する（図３２参照）。この場合
も、表示にないコードを入力するとエラーとなる。但し
、該当する内容文がマスターテーブル５１にない場合に
は、９９９を入力し、その後に内容文を入力する。これ
らの入力の後、前述した勘定科目設定機能によって、科
目コードと仕訳が自動的に設定されて、ワークステーシ
ョン２１に表示される。具体的には次の処理が行われる
。まず前処理で入力された摘要内容が９９９でない場合
には、マスターテーブル５１の科目マスターが参照され
て、科目マスターに登録された仕訳が自動的に設定され
、ワークステーション２１に表示される。また前処理で
入力された摘要内容が９９９の場合には、さらに科目コ
ードをダイレクト入力して、入力された科目コードが科
目マスターに登録されていれば、その仕訳が自動的に設
定され、ワークステーション２１に表示される。次に、
精算金額として８桁以内の数字を入力する（図３３参照
）。請求できる最大の金額は９９，９９９，９９９円で
ある。そして、費用計画番号と消費税の区分を入力して
（図３４参照）、以上の入力が正しければ“Ｅ”を入力
して処理を終了させる（図３５参照）。ここで、同じ入
出金先への精算データが複数ある場合、或いは異なる会
計処理をしたい場合には、“Ｃ”を入力して、処理を繰
り返すことができる。このときの繰り返しができる回数
は、最大３回までである。そして、処理が終了すると、
プリンタ装置２２から自動的に添付カード２４が出力さ
れる。

【００３０】（３．５）出納処理 次に出納処理について図３６を用いて説明する。ワーク
ステーション２１を用いて作成された電子伝票レコード
は、ステータス情報がデイリーバッチで処理できるレベ
ルになっていても、バッチ処理までの間は電子伝票ファ
イル５０として各ワークステーションに格納されている
。この電子伝票レコードは、通常一日一回のバッチ転送
処理によって、計算機部門１０のデータベース１２に格
納されるが、出納処理が必要な電子伝票レコードについ
ては複写されて別処理が行われる。つまり、決済が行わ
れた電子伝票レコードの中で出張申請／精算、仮払金申
請／精算、現金精算などの出納処理が必要な伝票は、バ
ッチ転送処理される前にＣＰＵによって抽出複写処理が
行われるのである。このように複写された電子伝票レコ
ードは伝送データファイル５２として格納され、金融機
関６０で行う出納処理のデータとなる。この抽出複写処
理は例えば一日一回夕方に締め切られ、その日一日分の
データが回線５３から金融機関６０に転送される。金融
機関６０では転送された電子伝票レコードのデータに基
づいて処理を行い、例えば出張旅費の精算処理であれば
、企業口座６１より伝票を発行した社員の個人口座６２
に旅費と出張手当ての振り込みと引き去りを行う。この
処理の結果は回線５４から伝送データファイル５２に返
送される。伝送データファイル５２のデータおよび処理
結果の確認は、各部門に設置されているワークステーシ
ョン５５を用いて参照できる。個人口座５２への振り込
み処理が正常に行われた場合には、社内あるいはその周
辺に設置されている一般のＡＴＭ機６３（金融自動化機
器）から、振り込まれた現金を引き出すことができる。

【００３１】（３．６）バッチ処理 次に、バッチ処理について図３７のフローチャートを用
いて説明する。ワークステーション２１を用いて電子伝
票ファイル５０として作成された電子伝票レコードは、
所属長により承認された後に経理部門により決済されて
、ステータス情報がデイリーバッチで処理できるレベル
になっていても、バッチ処理までの間は電子伝票ファイ
ル５０として各ワークステーションに格納されている（
ステップ３０１、３０２）。この電子伝票レコードの中
で、決済済みの電子伝票レコード、あるいは再発行のた
めに消去すべき電子伝票レコードはＣＰＵによって抽出
される（ステップ３０３）。この抽出は、例えば一日一
回の割合で行われる。この抽出処理で抽出されなかった
電子伝票レコードは電子伝票ファイル５０内で再編成さ
れる（ステップ３０４）。また、抽出された電子伝票レ
コードの中に消去すべき電子伝票レコードがあるかどう
かを調べて（ステップ３０５）、消去すべき電子伝票レ
コードがある場合にはその電子伝票レコードを電子伝票
ファイル５０から抜き出して、一ヶ月間保存した後に消
去する（ステップ３０７）。残された電子伝票レコード
は、バッチ処理で計算機部門１０のデータベース１２に
転送して、データベース１２を更新させる（ステップ３
０６）。ステップ３０６で行われるデータベース１２の
更新処理について、図３８を用いて説明する。図３８に
示すように、本実施例では４日分のデータベースが保存
されている。したがって、最長４日前までのデータベー
スを復元することができる。一日分のデータベースには
複数のメンバファイルが格納されており、各メンバファ
イルは部門ごとの集計や科目コードごとの集計などの目
的別に分類されたデータが集結している。したがって、
メンバファイルによっては重複したデータが格納されて
いる場合もある。このメンバファイル群から最適なメン
バファイルを選択することによって、必要なデータをア
クセスすることができる。

【００３２】（３．７）マスターテーブルを用いた処理
次に、マスターテーブル５１を用いた処理について述べ
る。図３９はマスターテーブル５１の構成図である。マ
スターテーブル５１は、科目マスター、部門マスター、
摘要マスターなど数十種類のマスタファイルから構成さ
れている。これらのマスタファイルは必要に応じて増減
することが可能である。これらのマスタファイルの中か
らいくつか説明すると、まず、科目マスターは、属性、
名称、消費税チェック区分等の基本情報の管理や、総勘
、決算書等の出力管理などを行っている。また、部門マ
スターは、決済場所、準会計単位、伝票発生の確認管理
などを行っている。さらに、摘要マスターは、入力者が
自分の部門コードと発生事象の内容を選択肢の中から選
択入力するだけで、伝票上の仕訳を自動入力できるよう
に設定管理を行っている。これらのマスタファイルは、
例えば入力処理で、入力データが正しいかを判定する処
理、入力データを一覧表示する処理、入力データを自動
設定する処理等に用いられる。入力データが正しいかを
判定する処理には、部門マスターや人事マスターなどが
用いられ、これらのマスタファイルに登録されたデータ
を用いて判定される。また、入力データを一覧表示する
処理には、摘要マスターや回数券、クーポン券テーブル
などが用いられ、これらのマスタファイルに登録された
データが一覧表示される。さらに、入力データを自動設
定する処理には、経理年月日テーブルや消費税率テーブ
ルなどが用いられ、これらのマスタファイルに登録され
たデータに基づいて自動設定される。特に、消費税率テ
ーブルは、事象ごとに正しい消費税区分（３％または６
％）で計算され、税込みの金額が自動設定される。 また、セキュリティテーブルは、例えば機密処理の資格
者チェックに用いられる。

【００３３】

【発明の効果】第１の発明のペーパーレス会計システム
であれば、電子伝票格納装置のデータをデータベース装
置へバックアップする作業は、一定の周期で定期的に行
い、かつ、所定の処理状態にある電子伝票のデータだけ
を用いて行う。

【００３４】そのため、電子伝票格納装置の全データを
手作業でバックアップするのに比べて、大幅に作業時間
が短縮できる。また、手作業のバックアップでは一週間
に一回程度の作業しか行えないが、本発明では一日に一
回バックアップできるので、システムがダウンしても大
部分の電子伝票を復元することができる。

【００３５】また、第２の発明のペーパーレス会計シス
テムであれば、第１電子伝票格納装置に格納された電子
伝票の中から出納処理を行う必要がある伝票だけが複写
される。そして、複写された電子伝票のデータが金融機
関に送られて、金融機関に設けられた企業口座と個人口
座の間で入金／出金処理が行われる。

【００３６】このように出納業務が自動化されるので、
庶務担当者の現金管理業務が大幅に削減される。そのた
めに、現金を扱う精神的負担および事務工数の負担が大
幅に軽減する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本実施例に係るペーパレス会計システムの構成
図である。

【図２】電子伝票レコードのレコード構造を示す概念図
である。

【図３】スーパーディスクリプタによる伝票管理の概念
図である。

【図４】スーパーディスクリプタの構造を示す概念図で
ある。

【図５】スーパーディスクリプタの構造を示す概念図で
ある。

【図６】スーパーディスクリプタの構造を示す概念図で
ある。

【図７】スーパーディスクリプタの構造を示す概念図で
ある。

【図８】スーパーディスクリプタの構造を示す概念図で
ある。

【図９】処理形態におけるスーパーディスクリプタの構
成を示す概念図である。

【図１０】ステータス情報の内容を示す概念図である。

【図１１】ステータス情報による管理を示す概念図であ
る。

【図１２】本実施例の入力処理を示す概念図である。

【図１３】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図１４】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図１５】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図１６】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図１７】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図１８】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図１９】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図２０】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図２１】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図２２】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図２３】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図２４】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図２５】本実施例の承認・決済処理を示すフロー図で
ある。

【図２６】本実施例の承認処理での画面例を示す概念図
である。

【図２７】本実施例の承認処理での画面例を示す概念図
である。

【図２８】本実施例の承認処理での画面例を示す概念図
である。

【図２９】本実施例の領収証を用いた承認・決済処理を
示す概念図である。

【図３０】本実施例の伝票作成処理での画面例を示す概
念図である。

【図３１】本実施例の伝票作成処理での画面例を示す概
念図である。

【図３２】本実施例の伝票作成処理での画面例を示す概
念図である。

【図３３】本実施例の伝票作成処理での画面例を示す概
念図である。

【図３４】本実施例の伝票作成処理での画面例を示す概
念図である。

【図３５】本実施例の伝票作成処理での画面例を示す概
念図である。

【図３６】本実施例の出納処理を示す概念図である。

【図３７】本実施例のバッチ処理を示すフロー図である
。

【図３８】データベースの構成を示す概念図である。

【図３９】マスターテーブルの構成を示す概念図である
。

【符号の説明】

１…ペーパレス会計システム １０…計算機部門 １１…ワークステーション １２…データベース ２０…営業部門 ２１…ワークステーション ２２…プリンタ装置 ２４…添付カード ３０…総務部門 ３１…ワークステーション ３２…イメージスキャナ ４０…ローカルエリアネットワーク ５０…電子伝票ファイル ５１…マスターテーブル ５２…伝送データファイル ６０…金融機関

Claims (12)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】　　複数の計算機及び計算機機器を接続し
   た分散処理システムに会計情報のデータベースを構築し
   たペーパレス会計システムにおいて、電子伝票を作成し
   て分散ファイルシステムに格納する電子伝票作成手段と
   、分散ファイルシステムに格納された電子伝票にデータ
   の追加処理を行う追加処理手段と、前記電子伝票作成手
   段と前記追加処理手段での電子伝票の処理状態を管理す
   る処理管理手段と、前記分散ファイルシステムに格納さ
   れた電子伝票のうち所定の処理状態にある電子伝票だけ
   を一定周期の割合で前記データベースに転送する転送手
   段と、前記データベースの内容を更新する更新手段とが
   備えられていることを特徴とするペーパレス会計システ
   ム。
2. 【請求項２】　　前記分散ファイルシステムには、電子
   伝票の内容を伝票別に格納するためのレコード構造が登
   録されていることを特徴とする請求項１記載のペーパレ
   ス会計システム。
3. 【請求項３】　　前記レコード構造には、伝票検索用の
   キーワードの項目が設けられていることを特徴とする請
   求項２記載のペーパレス会計システム。
4. 【請求項４】　　前記レコード構造には、伝票発行部門
   の管理情報の項目が設けられていることを特徴とする請
   求項２または３記載のペーパレス会計システム。
5. 【請求項５】　　前記レコード構造には、伝票の処理経
   歴の項目が設けられていることを特徴とする請求項２〜
   ４のいずれか一つに記載のペーパレス会計システム。
6. 【請求項６】　　前記レコード構造には、伝票に付随す
   る情報の項目が設けられていることを特徴とする請求項
   ２〜５のいずれか一つに記載のペーパレス会計システム
   。
7. 【請求項７】　　前記レコード構造には、仕訳られた貸
   方／借方の科目単位に付随する情報の項目が設けられて
   いることを特徴とする請求項２〜６のいずれか一つに記
   載のペーパレス会計システム。
8. 【請求項８】　　前記更新手段には、前記分散ファイル
   システムに格納された電子伝票の中から追加・変更等が
   あった電子伝票を抽出する伝票抽出機能が備えられてい
   ることを特徴とする請求項１〜７のいずれか一つに記載
   のペーパレス会計システム。
9. 【請求項９】　　前記更新手段には、電子伝票の転送周
   期を管理する周期管理機能が備えられていることを特徴
   とする請求項１〜８のいずれか一つに記載のペーパレス
   会計システム。
10. 【請求項１０】　　前記周期管理機能には、所定の周期
    に転送周期を変更する周期調整機能が備えられているこ
    とを特徴とする請求項９記載のペーパレス会計システム
    。
11. 【請求項１１】　　複数の計算機及び計算機機器を接続
    した分散処理システムに会計情報のデータベースを構築
    したペーパレス会計システムにおいて、電子伝票を作成
    して第１分散ファイルシステムに格納する電子伝票作成
    手段と、第１分散ファイルシステムに格納された電子伝
    票にデータの追加処理を行う追加処理手段と、前記電子
    伝票作成手段と前記追加処理手段での電子伝票の処理状
    態を管理する処理管理手段と、第１分散ファイルシステ
    ムに格納された電子伝票の中から出納処理できる電子伝
    票を複写して第２分散ファイルシステムに格納する出納
    伝票抽出手段と、第２分散ファイルシステムに格納され
    た電子伝票に基づいて金融機関との取引を管理する取引
    管理手段とが備えられていることを特徴とするペーパレ
    ス会計システム。
12. 【請求項１２】　　前記出納伝票抽出手段には、電子伝
    票の処理状態により複写する伝票を決定する機能を有す
    ることを特徴とする請求項１１記載のペーパレス会計シ
    ステム。