JP2831478B2 - ペーパレス会計システム - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子伝票を用いた会計
システムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来のペーパレス会計システムには、出
張や接待を行った営業部門や人事部門などの部門で、紙
の伝票を起票する代りに各部門に設置された端末から伝
票データを入力して電子伝票を発行するシステムがあっ
た。この端末は電算機部門のコンピュータにオンライン
接続されており、集積された電子伝票の管理等が行なわ
れていた。そして、決済部門では、このコンピュータに
集積された電子伝票の内容の確認および決済検印が行わ
れていた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ところで、従来のペー
パレス会計システムでは各部門に設置された端末から電
子伝票の発行から承認、決済処理まで幅広く行うことが
できた。これは利用者にとってとても便利であったが、
その半面、正当な資格を持たない者によって架空の伝票
が発行される恐れがあった。また、発行された伝票が勝
手に承認、決済される恐れもあった。

【０００４】本発明の目的は、上記の問題点を解決し
て、機密性の高いペーパーレス会計システムを提供しよ
うというものである。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に本発明のペーパレス会計システムには、電子伝票を作
成して電子伝票格納装置に格納する電子伝票作成手段
と、電子伝票格納装置に格納された電子伝票にデータの
追加処理を行う追加処理手段と、電子伝票作成手段と追
加処理手段での電子伝票の処理状態を管理する処理管理
手段とが備えられ、追加処理手段には利用者を制限する
機能が備えられる。

【０００６】

【作用】本発明のペーパレス会計システムによれば、電
子伝票作成手段によって作成された電子伝票は、追加処
理手段においてデータの追加処理が行われる。これらの
追加処理は、利用者を制限する機能によって正当利用者
であることが確認された場合に、正当データとして確定
する。

【０００７】

【実施例】（１）実施例の構成 以下、添付図面の図１〜図３９を用いて、本発明の一実
施例であるペーパレス会計システムについて説明する。
図１は、本実施例の構成図である。本実施例のペーパレ
ス会計システム１は、ホスト処理装置１０と、ホスト処
理装置１０に接続されたローカル処理装置２０、３０と
から構成される。計算機部門に設置されたホスト処理装
置１０には、電子伝票レコードの格納されたディスク装
置１１と、数日分のデータベースが格納されたデータベ
ース装置１２と、照会用のモニタ装置１３と、金融機関
との取引データの格納された伝送データ格納装置１４
と、入力検査等のために予め用意されたデータが登録さ
れたマスターテーブル１５が備えられている。図示して
いないＣＰＵがディスク装置１１に格納された電子伝票
レコードをアクセスして本実施例の処理を行う。営業部
門に設置されたローカル処理装置２０には、ホスト処理
装置１０のディスク装置１１に回線接続された入力手段
である端末装置２１と、添付カード２４を作成するプリ
ンタ装置２２とが備えられている。また、総務部門に設
置されたローカル処理装置３０には、ホスト処理装置１
０のディスク装置１１に回線接続された端末装置３１
と、添付カード２４の伝票番号を読み取るためのイメー
ジスキャナ３２が備えられている。

【０００８】（２）実施例の処理の概要 次に、本実施例の処理の概要について説明する。まず、
営業部門の担当者が端末装置２１から伝票データの入力
を行う。この入力作業ではマスターテーブル１５に予め
登録されたデータとのチェックが行われ、入力データの
整合性の確認作業が行われる。この入力によって電子伝
票レコードが作成され、このレコードがディスク装置１
１に格納される。営業部門の所属長は承認する必要のあ
る電子伝票レコードを端末装置２１で確認して、承認で
きる電子伝票レコードについて承認の入力を行う。次に
経理部門では、所属長の承認を得られた電子伝票レコー
ドを端末装置３１で確認して、伝票に対する最終決済を
行う。ところで、決済で領収書が必要な伝票については
添付カード２４がプリンタ装置２２から打ち出され、こ
のカードの上部に領収書を貼付する。所属長の承認を直
筆のサインで貰うような添付カード２４が作成されてい
る場合には、イメージスキャナ３２で伝票番号を読み取
って、ディスク装置１１のレコードを照合して決済入力
を行う。ディスク装置１１に格納された電子伝票レコー
ドは、例えば１日１回のバッチ処理によってデータベー
ス１２に登録される。また、決済処理まで終了した電子
伝票レコードの中から金融機関の口座等への振り込みが
必要な電子伝票レコードについては、そのコピーが取ら
れ、ディスク装置１４に格納される。このようにコピー
された電子伝票レコードはディスク装置１４から金融機
関に送られ、この電子伝票レコードに従って口座等への
振り込みが行われる。

【０００９】（３）実施例の処理の詳細 以下、本実施例の詳細な説明を行う。

【００１０】（３．１）電子伝票レコード （３．１．１）電子伝票レコードの構造 本実施例で使用する電子伝票レコードのレコード構造を
図２を用いて説明する。電子伝票レコードはＫＥＹ項
目、伝票発行部門情報項目、伝票経歴情報項目およびア
プリケーション情報項目から構成される。また、アプリ
ケーション情報項目には伝票共通情報項目と仕訳情報項
目が備えられている。ＫＥＹ項目とは伝票検索用のキー
ワードの項目であり、電子伝票データ管理ＮＯ．、経理
年月日、伝票発行者職番などが格納される。伝票発行部
門情報項目には事業所コード、部門コード、伝票発行扱
者職番などが格納される。伝票経歴情報項目には決済場
所区分、決済ルートカウント、経歴情報カウントなどが
格納される。伝票共通情報項目とは伝票に付随する情報
の項目であり、添付カードＯ／Ｐ区分、経理年月日、振
込ＮＯ．などが格納される。仕訳情報項目とは、仕訳ら
れた貸方／借方の科目単位に付随する情報の項目であ
り、貸方／借方区分、摘要文、科目コードなどがある。

【００１１】（３．１．２）電子伝票レコードのアクセ
ス処理 次に、電子伝票レコードのアクセス処理について説明す
る。入力処理によって作成された電子伝票レコードは、
バッチ処理によってデータベース１２に登録されるまで
の間、ディスク装置１１に格納されている。このように
ディスク装置１１に格納された電子伝票レコードは、承
認・決済処理を行うために頻繁にアクセスされる。した
がって、本実施例では、このアクセス処理での速度を向
上させるために、検索索引であるスーパーディスクリプ
タを用いて、ディスク装置１１に格納されたすべての電
子伝票レコードを管理している。スーパーディスクリプ
タによる管理の概念図を図３に示す。本実施例では、５
つのスーパーディスクリプタ（ＫＺ、ＫＹ、ＫＸ、Ｋ
Ｗ、ＫＶ）によって管理されている。新しく電子伝票レ
コードが作成されると、対応する検索用データがスーパ
ーディスクリプタに追加される。この追加処理はリアル
タイムに行われ、同時にソーティング処理も行われる。
スーパーディスクリプタの各検索用データの中には、電
子伝票レコードのハード的なインデックスが含まれてい
る。したがって、このインデックスを参照することによ
って、スーパーディスクリプタから電子伝票レコードを
高速に検索することができるのである。

【００１２】このようなスーパーディスクリプタの構造
を図４〜図８に示す。これらの構造図では簡単のため、
前述した電子伝票レコードのインデックスは省略されて
いる。図４はスーパーディスクリプタＫＺの構造を示す
概念図である。スーパーディスクリプタＫＺは、レコー
ド登録用の検索索引である。電子伝票レコードへのデー
タ追加・データ更新・データ抹消などは、すべてこの検
索索引が用いられる。図５はスーパーディスクリプタＫ
Ｙの構造を示す概念図である。スーパーディスクリプタ
ＫＹは、承認・決済（添付カード無し）入力時の対象デ
ータを検索する索引である。承認・決済処理を行う担当
者に対して、対象となるデータが伝票ＩＤ別に検索でき
る。また、承認・決済入力できるのは、画面入力者職番
が、決済ルートテーブル上で登録されている場合であ
る。承認・決済入力後に検索用データの更新を行うに
は、スーパーディスクリプタＫＺが用いられる。図６は
スーパーディスクリプタＫＸの構造を示す概念図であ
る。スーパーディスクリプタＫＸは、勘定科目別に総勘
の情報を検索する際に使用する検索索引である。科目サ
マリーで該当するデータを検索し、次の電子伝票レコー
ドを検索して、決済者の伝票から該当する科目の金額を
加減して表示する。図７はスーパーディスクリプタＫＷ
の構造を示す概念図である。スーパーディスクリプタＫ
Ｗは、発行済の電子伝票レコードを検索する索引であ
る。この検索索引は、各部門に伝票の控えを置かない代
わりに、自分の部門で発行した伝票の検索を行う索引で
ある。電子伝票管理番号が分からない場合に、この検索
索引を用いて検索する。図８はスーパーディスクリプタ
ＫＶの構造を示す概念図である。スーパーディスクリプ
タＫＶは、未処理の登録データを検索する索引である。
主に、会計課および製品課で使用されている。以上説明
したスーパーディスクリプタが実際のどの処理で用いら
れているかの一覧を図９に示す。図９より、伝票の発行
時のすべての検索処理はスーパーディスクリプタＫＺが
用いられ、承認・決済処理、検索データ出力処理では、
それ以外のスーパーディスクリプタが用いられているこ
とが分かる。

【００１３】本実施例では、スーパーディスクリプタの
本数および各スーパーディスクリプタの構造を調整する
ことによって、最も高い検索効率が実現されている。し
たがって、スーパーディスクリプタの本数を４本以下、
または６本以上にしても、あるいは各スーパーディスク
リプタの構造を変更しても検索効率は今よりも低下す
る。

【００１４】（３．１．３）電子伝票レコードの管理 次に、電子伝票レコードの管理について説明する。本実
施例での電子伝票レコードの管理は、各電子伝票レコー
ドの所望の領域に備えられたステータス情報によって行
われている。このステータス情報の詳細を図１０に示
す。ステータス情報は４つの区分のデータから構成され
ている。この中でステージ欄には、どの段階までの処理
が終了しているかについての電子伝票レコードの状態が
記録されている。また、否可決区分欄には、伝票が可決
されたか、あるいは否決されたかが記録されている。各
段階の処理によって、このステータス情報がどのように
変化するかを図１１に示す。例として、承認処理でのス
テータス情報の変化について説明すると、まだ承認され
ていない電子伝票レコードのステータス情報は「３１０
０」を示している。ここで、可決（承認）の入力をすれ
ば、ステータス情報は「４１００」に変化する。また否
決の入力の場合には、ステータス情報は「２９００」に
変化する。さらに、可決の入力に誤りがあることが分か
り、可決取消の入力を行うと、ステータス情報は「４１
００」から「２９００」に変化する。その逆に、否決の
入力に誤りがあることが分かり、否決取消の入力を行な
う場合には、ステータス情報は「２９００」から「４１
００」に変化する。この他の段階での処理も同様にステ
ータス情報が変化する。このステータス情報によって、
各電子伝票レコードの処理レベルが把握できる。また、
マスターテーブル１５には各電子伝票レコードの処理ル
ートが記載された処理ルート情報が保持されているの
で、ステータス情報とこの処理ルート情報を用いること
により総合的に各電子伝票レコードが管理できる。

【００１５】（３．２）入力処理 次に入力処理について図１２〜図２４を用いて説明す
る。図１２は入力処理の概要を示す概念図である。ま
ず、端末装置２１の電源を投入すると、まずトップ画面
１０１が表示される。このトップ画面１０１では、扱者
情報の入力と、手続き入力画面の選択を行うことができ
る。扱者情報として入力するのは、事務所コード、部門
ナンバ、社員番号などがある。この段階で扱者情報を入
力することによって、各入力画面ごとにマスタの参照回
数を減少させることができる。また、事務所コードにつ
いては、その端末装置２１がどの事務所に設置されてい
るかを判断して、自動的に設定することも可能である。
手続き入力画面には伝票作成画面、承認画面、照会画面
などがあり、メニュー形式で選択的に入力できる。ここ
で、伝票作成画面を選択すると、伝票作成用の手続き入
力画面１０２が表示される。手続き入力画面１０２で
は、取引内容によって分類された伝票のメニューの中か
ら必要とする伝票が選択できる。この選択処理によっ
て、作成すべき伝票の種類が確定する。この伝票の種類
の確定によって、伝票の種類に対応した項目入力画面１
０３が表示される。そして、この項目入力画面１０３の
指示に沿って伝票データとして必要な項目にデータを入
力する。

【００１６】ここで、この項目入力画面１０３の具体的
な画面の例として、国内出張申請入力例を図１３から図
１６に、国内出張精算入力例を図１７から図２４に示
す。

【００１７】初めに、国内出張申請入力例について説明
する。まず、処理区分と、部門番号と、社員番号と、申
請日と、出張日をそれぞれ入力する（図１３参照）。処
理区分で１、３、４以外を入力したときはエラーとな
る。また、部門番号と社員番号は前述したマスターテー
ブル１５に登録されたデータと比較して、正しい部門番
号と社員番号のときだけ、以下の入力処理を続行するこ
とができる。次に、宿泊料の請求の有無と、回数券の使
用の有無について入力する（図１４参照）。宿泊料の請
求については、１（請求できる宿泊）を入力する場合が
ほとんどなので、あらかじめ１が表示されている。した
がって、１の入力は省略でき、２（請求できない宿泊）
の場合だけ入力すれば良い。ここで請求できる回数券に
は飛行機用と新幹線用の２種類がある。この画面で、回
数券を使用する旨の入力をした場合は、さらに詳細デー
タを入力する画面が表示される（図１５参照）。入力欄
はこの例ではそれぞれ２つずつあり、２種類の回数券を
同時に請求することができる。入力項目としては、回数
券を使用する乗り物の種類と、回数券の利用形態と、回
数券を使用する出張先の地名がある。次に、回数券以外
で必要な交通費の概算金額と、前払い金の必要の有無を
入力する（図１６参照）。交通費の概算金額は千円単位
での入力になる。前払い金の欄には前払い金が不要の場
合には１を、前払い金が必要な場合にはブランクを入力
する。それ以外の入力はエラーとなる。ここでいう前払
い金とは、日当・宿泊費・概算交通費のことである。す
べての入力項目を入力した後に、“Ｅ”を入力する。こ
の入力を行うことによって国内出張申請入力処理が終了
する。

【００１８】次に、国内出張精算入力例について説明す
る。まず、処理区分と、部門番号と、社員番号をそれぞ
れ入力する（図１７参照）。この入力によって、本人の
未精算出張伝票の精算予定日・前払金額・前払申請日の
データが表示される（図１８参照）。ここで表示される
データは、国内出張申請入力処理時に入力されて電子伝
票レコードが登録されたデータである。この表示より精
算したい申請伝票の番号を選択して入力する。ここで表
示できる件数は最大２件分までである。また、未精算伝
票として最大８件まで登録できるので、選択できる申請
伝票の番号は１から８までである。申請していない伝票
の精算をする場合には９を選択する。次に、精算の目的
と、精算日を入力する（図１９参照）。精算の目的に
は、出張後の精算か、出張中止による精算かを入力す
る。また、出張予定の日程が自動的に表示されるので、
出張予定が変更された場合などは、この日程の変更を行
うことができる。ここで、出発日と帰着日と精算日がそ
れぞれ時間の経過順に並んでいないときは、エラーとし
て検出される。さらに、稼働の実績データとして、出発
日付・出発駅・帰着日付・帰着駅の入力を行い、立替交
通費として６桁以内の数字の入力を行う（図２０参
照）。このように、すべて項目に入力が行われた後に、
実行キーを打鍵する（図２１参照）。このキー入力によ
って、各項目の入力内容の最終チェックがマスターテー
ブル１５に登録されたデータを用いて行われる。このチ
ェックで問題がない場合には、新たな画面が表示される
（図２２参照）。そして、まず回数券の余りの有無の入
力を行う（図２３参照）。ここで２（回数券の余り有
り）を入力すると、実際に渡してある回数券の番号の一
覧が表示される。この一覧から、余った回数券の番号を
入力する。また、出張日程のうち帰着日を除いた日付が
表示されるので、宿泊実績として宿泊区分と休日区分を
入力する。これらの区分への入力は、１〜３以外はエラ
ーとなる。さらに、出張先での昼食が会社負担か否かを
入力する。もし、出張先の社員食堂で食事していれば、
１ （会社支給なし）を入力する。以上の入力作業がす
べて完了すると、日当の日数・日当金額・宿泊料・精算
費用金額・前払金額・精算金額が表示される（図２４参
照）。これらの金額に誤りがないことが確認できたら、
“Ｅ”を入力する。この入力で国内出張精算入力処理が
終了する。

【００１９】ところで、この入力処理には、入力監視機
能と自動設定機能および勘定科目設定機能の３つの機能
が備えられている。まず、入力監視機能とは、すべての
項目の入力が行われたことを監視する機能をいう。この
入力監視機能には、入力比較機能と入力促進機能を有し
ている。入力比較機能は、入力済みの項目と入力必要項
目とを比較することによって、未入力項目を調べる機能
である。この機能実現には比較対象である入力必要項目
データを必要とするが、この入力必要項目データを獲得
するために、例えば入力必要項目データが格納された伝
票種別項目テーブルを用いる。また、入力促進機能は、
まだ入力されていない項目について入力を促す機能であ
るが、具体的には、例えば、未入力項目を点滅させた
り、入力促進のブザーを鳴らしたりする機能である。次
に、自動設定機能とは、一部の項目について伝票データ
を自動設定する機能をいう。この自動設定機能には、事
業所コード設定機能と、類推設定機能を有している。事
業所コード設定機能は、電子伝票レコードの作成のため
に伝票データを入力している端末装置２１の固有番号か
ら端末装置２１が設置されている事業所を判定して、対
応する事業所コードを自動的に設定する機能である。ま
た、類推設定機能は、既に入力された項目のデータから
一部の未入力項目のデータを類推して自動設定する機能
である。この機能の実現方法には、入力データに対応し
た類推テーブルを利用して行う方法と、入力されたデー
タを計算して未入力項目のデータを獲得する方法があ
る。さらに、勘定科目設定機能とは、具体的な発生事象
によって一項目の勘定科目を設定する機能をいう。具体
的な発生事象には、一つの発生事象の場合と、複数の発
生事象の組み合わせである場合がある。この勘定科目設
定機能によって、旅費交通費、消耗品費、図書費などの
勘定科目が電子伝票レコードに設定される。この勘定科
目設定機能の具体例については後述する。

【００２０】このような入力処理によって、端末装置２
１から入力された伝票データは、正しいデータか検査す
る検査処理が行われる。この検査処理には、入力可能チ
ェック機能と、項目属性チェック機能と、項目範囲チェ
ック機能と、項目間比較チェック機能の４つの機能が備
えられている。まず、入力可能チェック機能とは、入力
されたデータとマスターテーブル１５に登録された入力
可能判定データとを比較することによって、入力可能な
データであるかどうかを調べる機能をいう。次に、項目
属性チェック機能とは、入力されたデータとマスターテ
ーブル１５に登録された項目別に取り得る属性データと
を比較することによって、その項目の属性と一致するか
を調べる機能をいう。項目属性とは、例えば「項目Ａは
数字以外はエラーである」といった項目別の特性情報を
いう。さらに、項目範囲チェック機能とは、入力された
データとマスターテーブル１５に登録された項目別に取
り得る範囲データとを比較することによって、その項目
で取り得る範囲と一致するかを調べる機能をいう。項目
範囲とは、例えば「項目Ａは１または２または３以外は
エラーである」といった項目別の許容値情報をいう。ま
た、項目間比較チェック機能とは、入力されたデータと
マスターテーブル１５に登録された項目間の相関関係の
データとを比較することによって、入力されたデータの
項目間の関連性の正誤を調べる機能をいう。項目間の関
連性とは、例えば「項目Ａが１のときは項目Ｂが３か４
であれば正しい」といった項目間の一定の関係をいう。
このマスターテーブル１５に登録された項目間の相関関
係のデータは、伝票種別に格納されており、アクセス効
率の向上が図られている。

【００２１】以上の検査処理によって、入力された伝票
データが正しいデータであることが判ったので、作成さ
れた電子伝票レコードに伝票管理番号を設定する。伝票
管理番号は、入力段階においては、略式コード（伝票Ｉ
Ｄ・月）が用いられるが、電子伝票レコード上には対応
する正式コード（事業所・月日・伝票ＩＤ）が設定され
る。また、この採番処理には、最新番号発生機能が備え
られている。最新番号発生機能とは、端末装置２１から
の要求によって、最新の伝票管理番号を発生させる機能
であり、マスターテーブル１５に登録された最新番号デ
ータを用いて実現されている。このマスターテーブル１
５に登録された最新番号データは、伝票種別もしくは伝
票の発生月度別に格納されており、アクセス効率の向上
とユーザの番号識別の容易化が図られている。

【００２２】（３．３）承認・決済処理 次に承認・決済処理について図２５〜図２８を用いて説
明する。図２５は承認・決済処理の流れを示すフローチ
ャートである。入力処理で説明したように、営業部門の
担当者が端末装置２１を用いて電子伝票レコードを作成
すると、この電子伝票レコードは未処理伝票として磁気
ディスク１１に格納される（ステップ２０１）。営業部
門の所属長は、一日に一度、自分が承認できる自部門で
発行された未処理伝票を承認するために、未処理伝票一
覧表を端末装置２１に表示させる。この一覧表は、磁気
ディスク１１に格納された電子伝票レコードの中から、
承認処理前のレベルを示したステータス情報の電子伝票
レコードを選び出して作成したものである。そして、こ
の一覧表から、自分が承認しなければならない電子伝票
レコードを抽出し、さらに端末装置２１を操作して、抽
出した電子伝票レコードの明細情報を画面に表示させ
る。明細情報として表示されるのは、摘要文・内容文・
科目・金額・扱者などの情報である。この電子伝票レコ
ードが承認できるものであると判断した場合には、所属
長は承認の入力を行う（ステップ２０２）。また、電子
伝票レコードに記載不備などがあり承認できない場合に
は、伝票を発行した担当者に修正を促すレベルにステー
タス情報を戻す。電子伝票レコードが承認されなかった
ときには、担当者は記載不備を修正する（ステップ２０
３）。このようにして、記載内容に問題がなくなった電
子伝票レコードは、所属長の承認入力によって、決済部
門である経理部門または総務部門の決済できるレベルに
ステータス情報を変化させる。経理部門または総務部門
の担当者は営業部門の所属長と同じように未処理伝票一
覧表を端末装置３１に表示して、未処理伝票の明細情報
を表示させる。この表示によって決済できるものと判断
した場合には、経理部門または総理部門の担当者は決済
を入力し、デーリーバッチで処理できるレベルにステー
タス情報を変化させる。この未処理伝票の中で、決済で
きる伝票については決済の入力を行う（ステップ２０
４、２０５）。ここで、電子伝票レコードに問題があっ
て決済できない場合には、伝票を発行した担当者が抹消
入力を促すレベルにステータス情報を戻す。担当者はこ
の電子伝票レコードを次の手順で抹消する（ステップ２
０６）。担当者は、自分の発行した伝票が現在どのよう
な状態であるか一覧表示する機能を使うことによって、
自分の発行した伝票が決済否決されたレベルとなったこ
とを知ることができる。次に、その詳細情報を見るため
に電子伝票レコードを検索する機能を使うことによっ
て、その詳細を画面に表示させる。その電子伝票レコー
ドを検索する機能は、伝票番号や伝票作成者社員番号や
伝票の種別などを検索キーとして検索することができ
る。それにより、担当者は何の申請が決済否決となった
か知ることによりその申請の入力機能を起動して、抹消
処理をする事となる。その処理において再度内容を確認
した後、担当者個人のパスワードを入力して担当者自身
であることをマスターテーブル１５で確認して、電子伝
票レコードの特定の領域に抹消を示すフラグと抹消の日
付を書き込む。このレベルではまだ実際の電子伝票レコ
ードの消去は行わず、フラグの設定で抹消扱いにしてい
る。このように電子伝票レコードの抹消処理を行った後
に、端末装置２１を用いて問題点が修正された電子伝票
レコードを再発行する。

【００２３】ここで、承認処理の具体的な画面の例を図
２６から図２８に示す。まず、処理区分と、部門番号
と、承認者職番をそれぞれ入力する（図２６参照）。処
理区分で１から３以外を入力したときはエラーとなる。
部門番号と承認者職番はマスターテーブル１５に登録さ
れたデータと比較して、正しい部門番号と社員番号のと
きは、承認に必要なデータの一覧が表示される（図２７
参照）。この一覧表の中から承認処理を行う伝票を選び
出して、その伝票の番号を入力する。この入力によって
選び出された電子伝票レコードの詳細データが表示され
る（図２８参照）。詳細データは電子伝票レコードに登
録された摘要、内容、勘定科目などのデータである。こ
れらの詳細データを参照して、承認できるか否かを入力
する。その伝票についての承認処理が終了した後に、別
の伝票の承認処理を継続して行うか否かを入力する。こ
こで“Ｅ”を入力して、さらにパスワードを入力すれば
承認処理が終了する。

【００２４】（３．４）領収証が必要な承認・決済処理 次に領収証が必要な承認・決済処理について図２９〜図
３５に示す。図２９は領収証が必要な承認・決済処理の
概念図である。営業部門の担当者がタクシーを利用した
り、接待などをした場合には領収証２３が発行される。
担当者は接待などでかかった費用を精算するために、端
末装置２１を用いて電子伝票レコードを作成する。伝票
の種類から、この電子伝票レコードには領収証の添付が
必要であるとシステムが判断して、プリンタ装置２２か
ら自動的に添付カード２４が打ち出される。この添付カ
ード２４には、領収証を貼付するための貼付部２５と、
電子伝票レコードの伝票番号が記載された伝票番号部２
６と、承認・決済のサインを記入する欄であるサイン記
入部２７と、図示していない伝票の詳細データ部とが備
えられている。また、この添付カード２４には、マスタ
ーテーブル１５に格納された承認・決済テーブルから承
認ルートの情報を読み出して、添付カード２４に印刷す
ることもできる。担当者はこの添付カード２４の貼付部
２５に領収証２３を貼付して、所属長の承認のサインを
添付カード２４のサイン記入部２７に記入してもらい、
決済部門に転送する。決済部門では、決済すべき添付カ
ード２４の伝票番号部２６をハンドスキャナ３２を用い
て読み取る。そして、読み取った伝票番号に対応する電
子伝票レコードについての決済処理を行う。決済処理自
体は上述した領収書のない決済処理と同じである。この
ようにして決済された電子伝票レコードは、決済済みの
電子伝票レコードとしてディスク装置１１に登録され
る。

【００２５】ここで、添付カード２４の出力を伴う伝票
作成処理の具体的な画面の例を図３０〜図３５に示す。
まず、処理区分と、部門番号と、入力者職番と、立替者
職番、入出区分、現金精算日、入出金先をそれぞれ入力
する（図３０参照）。処理区分で１と３以外を入力した
ときはエラーとなる。また、入出区分には、１（入金）
と２（出金）のいずれかを入力する。入力した立替者職
番はマスターテーブル１５に登録された人事データと比
較されて、人事データに登録されていないときはエラー
となる。次に、摘要コードの一覧が表示され、この中か
ら該当するコードの番号を入力する（図３１参照）。こ
の場合、表示にないコードを入力するとエラーとなる。
但し、該当する摘要文がマスターテーブル１５にない場
合には、９９９を入力し、その後に摘要文を入力する。
同様に、内容コードの一覧も表示され、この中から該当
するコードの番号を入力する（図３２参照）。この場合
も、表示にないコードを入力するとエラーとなる。但
し、該当する内容文がマスターテーブル１５にない場合
には、９９９を入力し、その後に内容文を入力する。こ
れらの入力の後、前述した勘定科目設定機能によって、
科目コードと仕訳が自動的に設定されて、端末装置２１
に表示される。具体的には次の処理が行われる。まず前
処理で入力された摘要内容が９９９でない場合には、マ
スターテーブル１５の科目マスターが参照されて、科目
マスターに登録された仕訳が自動的に設定され、端末装
置２１に表示される。また前処理で入力された摘要内容
が９９９の場合には、さらに科目コードをダイレクト入
力して、入力された科目コードが科目マスターに登録さ
れていれば、その仕訳が自動的に設定され、端末装置２
１に表示される。次に、精算金額として８桁以内の数字
を入力する（図３３参照）。請求できる最大の金額は９
９，９９９，９９９円である。そして、費用計画番号と
消費税の区分を入力して（図３４参照）、以上の入力が
正しければ“Ｅ”を入力して処理を終了させる（図３５
参照）。ここで、同じ入出金先への精算データが複数あ
る場合、或いは異なる会計処理をしたい場合には、
“Ｃ”を入力して、処理を繰り返すことができる。この
ときの繰り返しができる回数は、最大３回までである。
そして、処理が終了すると、プリンタ装置２２から自動
的に添付カード２４が出力される。

【００２６】（３．５）出納処理 次に出納処理について図３６を用いて説明する。端末装
置２１を用いてディスク装置１１に作成された電子伝票
レコードは、所属長により承認された後に経理部門によ
り決済されて、ステータス情報がデイリーバッチで処理
できるレベルになっていても、バッチ処理までの間はデ
ィスク装置１１に格納されている。この電子伝票レコー
ドは、通常一日一回のバッチ転送処理によって、データ
ベース１２に格納されるが、出納処理が必要な電子伝票
レコードについては複写されて別処理が行われる。つま
り、決済が行われた電子伝票レコードの中で出張申請／
精算、仮払金申請／精算、現金精算などの出納処理が必
要な伝票は、バッチ転送処理される前にＣＰＵによって
抽出複写処理が行われるのである。このように複写され
た電子伝票レコードは選択伝票格納装置であるディスク
装置１４に格納され、金融機関５０で行う出納処理のデ
ータとなる。この抽出複写処理は例えば一日一回夕方に
締め切られ、その日一日分のデータが回線４２から金融
機関に転送される。金融機関５０では転送された電子伝
票レコードのデータに基づいて処理を行い、例えば出張
旅費の精算処理であれば、企業口座５１より伝票を発行
した社員の個人口座５２に旅費と出張手当ての振り込み
と引き去りを行う。この処理の結果は回線４３からディ
スク装置１４に返送される。ディスク装置１４に格納さ
れたデータおよび処理結果の確認は、各部門に設置され
ている端末装置４１を用いて参照できる。個人口座５２
への振り込み処理が正常に行われた場合には、社内ある
いはその周辺に設置されている一般のＡＴＭ機６０（金
融自動化機器）から、振り込まれた現金を引き出すこと
ができる。

【００２７】（３．６）バッチ処理 次に、バッチ処理について図３７のフローチャートを用
いて説明する。端末装置２１を用いてディスク装置１１
に作成された電子伝票レコードは、所属長により承認さ
れた後に経理部門により決済されて、ステータス情報が
デイリーバッチで処理できるレベルになっていても、バ
ッチ処理までの間はディスク装置１１に格納されている
（ステップ３０１、３０２）。この電子伝票レコードの
中で、決済済みの電子伝票レコード、あるいは再発行の
ために消去すべき電子伝票レコードはＣＰＵによって抽
出される（ステップ３０３）。この抽出は、例えば一日
一回の割合で行われる。この抽出処理で抽出されなかっ
た電子伝票レコードはディスク装置１１内で再編成され
る（ステップ３０４）。また、抽出された電子伝票レコ
ードの中に消去すべき電子伝票レコードがあるかどうか
を調べて（ステップ３０５）、消去すべき電子伝票レコ
ードがある場合にはその電子伝票レコードをディスク装
置１１から抜き出して、一ヶ月間保存した後に消去する
（ステップ３０７）。残された電子伝票レコードは、バ
ッチ処理でバックアップ装置であるデータベース装置１
２に転送して、データベース装置１２を更新させる（ス
テップ３０６）。ステップ３０６で行われるデータベー
ス装置１２の更新処理について、図３８を用いて説明す
る。図３８に示すように、本実施例では４日分のデータ
ベースが保存されている。したがって、最長４日前まで
のデータベースを復元することができる。一日分のデー
タベースには複数のメンバファイルが格納されており、
各メンバファイルは部門ごとの集計や科目コードごとの
集計などの目的別に分類されたデータが集結している。
したがって、メンバファイルによっては重複したデータ
が格納されている場合もある。このメンバファイル群か
ら最適なメンバファイルを選択することによって、必要
なデータをアクセスすることができる。

【００２８】（３．７）機密処理 次に、機密処理について述べる。機密処理としては電子
伝票レコードの承認・決済処理と抹消処理および特殊伝
票入力処理時に行うパスワードチェックがある。パスワ
ードチェックとは、あらかじめマスターテーブル１５に
ユニークな文字列（パスワード）を登録しておいて、決
済処理と抹消処理を行う最終確認として、本人の社員番
号とパスワードを入力して有資格者であることを確認す
る手続きである。このパスワードの変更は容易に行うこ
とができ、担当者は定期的にパスワードを変更して機密
の向上に努めている。

【００２９】（３．８）マスターテーブルを用いた処理 次に、マスターテーブル１５を用いた処理について述べ
る。図３９はマスターテーブル１５の構成図である。マ
スターテーブル１５は、科目マスター、部門マスター、
摘要マスターなど数十種類のマスタファイルから構成さ
れている。これらのマスタファイルは必要に応じて増減
することが可能である。これらのマスタファイルの中か
らいくつか説明すると、まず、科目マスターは、属性、
名称、消費税チェック区分等の基本情報の管理や、総
勘、決算書等の出力管理などを行っている。また、部門
マスターは、決済場所、準会計単位、伝票発生の確認管
理などを行っている。さらに、摘要マスターは、入力者
が自分の部門コードと発生事象の内容を選択肢の中から
選択入力するだけで、伝票上の仕訳を自動入力できるよ
うに設定管理を行っている。これらのマスタファイル
は、例えば入力処理で、入力データが正しいかを判定す
る処理、入力データを一覧表示する処理、入力データを
自動設定する処理等に用いられる。入力データが正しい
かを判定する処理には、部門マスターや人事マスターな
どが用いられ、これらのマスタファイルに登録されたデ
ータを用いて判定される。また、入力データを一覧表示
する処理には、摘要マスターや回数券、クーポン券テー
ブルなどが用いられ、これらのマスタファイルに登録さ
れたデータが一覧表示される。さらに、入力データを自
動設定する処理には、経理年月日テーブルや消費税率テ
ーブルなどが用いられ、これらのマスタファイルに登録
されたデータに基づいて自動設定される。特に、消費税
率テーブルは、事象ごとに正しい消費税区分（３％また
は６％）で計算され、税込みの金額が自動設定される。
また、セキュリティテーブルは、例えば機密処理の資格
者チェックに用いられる。

【００３０】

【発明の効果】本発明のペーパーレス会計システムであ
れば、電子伝票作成手段によって作成された電子伝票
は、追加処理手段でデータの追加処理が行われる。これ
らの追加処理は、利用者を制限する機能によって正当利
用者であることが確認された場合にだけ行うことができ
る。

【００３１】このように追加処理時にセキュリティ機能
が働くので、権限のない第三者による不法な判定処理を
防ぐことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本実施例に係るペーパレス会計システムの構成
図である。

【図２】電子伝票レコードのレコード構造を示す概念図
である。

【図３】スーパーディスクリプタによる伝票管理の概念
図である。

【図４】スーパーディスクリプタの構造を示す概念図で
ある。

【図５】スーパーディスクリプタの構造を示す概念図で
ある。

【図６】スーパーディスクリプタの構造を示す概念図で
ある。

【図７】スーパーディスクリプタの構造を示す概念図で
ある。

【図８】スーパーディスクリプタの構造を示す概念図で
ある。

【図９】処理形態におけるスーパーディスクリプタの構
成を示す概念図である。

【図１０】ステータス情報の内容を示す概念図である。

【図１１】ステータス情報による管理を示す概念図であ
る。

【図１２】本実施例の入力処理を示す概念図である。

【図１３】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図１４】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図１５】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図１６】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図１７】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図１８】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図１９】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図２０】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図２１】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図２２】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図２３】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図２４】本実施例の入力処理での画面例を示す概念図
である。

【図２５】本実施例の承認・決済処理を示すフロー図で
ある。

【図２６】本実施例の承認処理での画面例を示す概念図
である。

【図２７】本実施例の承認処理での画面例を示す概念図
である。

【図２８】本実施例の承認処理での画面例を示す概念図
である。

【図２９】本実施例の領収証を用いた承認・決済処理を
示す概念図である。

【図３０】本実施例の伝票作成処理での画面例を示す概
念図である。

【図３１】本実施例の伝票作成処理での画面例を示す概
念図である。

【図３２】本実施例の伝票作成処理での画面例を示す概
念図である。

【図３３】本実施例の伝票作成処理での画面例を示す概
念図である。

【図３４】本実施例の伝票作成処理での画面例を示す概
念図である。

【図３５】本実施例の伝票作成処理での画面例を示す概
念図である。

【図３６】本実施例の出納処理を示す概念図である。

【図３７】本実施例のバッチ処理を示すフロー図であ
る。

【図３８】データベース装置の構成を示す概念図であ
る。

【図３９】マスターテーブルの構成を示す概念図であ
る。

【符号の説明】

１…ペーパレス会計システム １０…ホスト処理装置 １１…ディスク装置 １２…データベース １３…モニタ装置 １４…伝送データ格納装置 １５…マスターテーブル ２０…ローカル処理装置 ２１…端末装置 ２２…プリンタ装置 ２４…添付カード ３０…ローカル処理装置 ３１…端末装置 ３２…イメージスキャナ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (58)調査した分野(Int.Cl.⁶，ＤＢ名) G06F 19/00 G06F 12/00 537

Claims (2)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 会計情報のデータベースを格納する記憶
   手段を備えたホスト処理装置および該ホスト処理装置に
   接続された複数のローカル処理装置を備えたペーパレス
   会計システムにおいて、 会計データを含む電子伝票を作成して前記記憶手段に格
   納する、前記複数のローカル処理装置の少なくとも１つ
   に含まれる電子伝票作成手段と、 前記記憶手段に記憶される各電子伝票について処理機能
   ごとの検索用データを該処理機能ごとに用意された複数
   の検索索引に付加する管理手段と、 前記記憶手段から前記複数の検索索引に含まれる決済処
   理用の検索索引を用いて未決済の電子伝票を取り出し、
   該電子伝票に決済情報の追加を行う、前記複数のローカ
   ル処理装置の少なくとも１つに含まれる決済処理手段
   と、 前記決済処理装置の利用者が入力する識別コードに基づ
   いて前記記憶手段から該コードに対応するコードを読み
   出す手段と、 前記追加処理装置の前記利用者が入力するパスワードと
   前記コードとを比較する比較手段と、 を備え、前記比較手段の比較が一致するとき、前記利用
   者による追加入力を受け入れるようにしたペーパレス会
   計システム。
2. 【請求項２】 前記複数の検索索引は、データ更新用の
   検索索引および発行済みの電子伝票検索用の検索索引を
   含む請求項１に記載のペーパレス会計システム。