JPH03109673A - 文書処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は文書を保存する機能を有する文書処理装置に関
するものである。

〔従来の技術〕

大量の文書を光ディスク等のメディアに保存する場合、
通常、文書の検索のために各文書にキーワードを割り当
てる。メディアに書込まれたデータをメディア単位で管
理するときは、メディアの独立性や可搬性を考えると、
文書のキーワードも文書を保存したメディアと同一のメ
ディアに書込まれている必要がある。従来、このメディ
アから文書を検索する方式として、ある特定のメディア
から、−旦総てのキーワードをメモリ上に読込んだ後、
メモリ内でキーワード検索によって所望の文書を検索し
、表示する方法があった。

〔発明が解決しようとしている課題〕 しかしながら上記従来例では、−度に検索できる文書の
範囲が１つのメディアに限られているため、メディアの
容量やメディアの管理上の都合により、複数のメディア
にまたがって一群の文書が保存されている場合、これら
の文書から目的の画像をキーワード検索により探そうと
すると、各メディア毎にキーワード検索を繰返し行う必
要がある。このため、次のような欠点があった。

（１）メディアの数だけ同一のキーワード検索を繰返し
行なうため、キーワード読込のオーバヘッドや、メディ
ア装填・取外し処理が繰返し発生し、目的の文書を探し
出すために長時間を要す。

（２）メディアの数だけ同一のキーワード検索を繰返す
ため、キーワードの誤入力による検索の誤りが発生しや
すい。

（３）メディアの取換の誤りが発生しゃすく、必要なメ
ディアの中で検索し忘れる物があったり、検索しな（て
よいメディアや、既に検索済のメディアに対して検索す
る等の誤りが発生しゃすい。

〔課題を解決するための手段及び作用〕本発明によれば
、文書を該文書に関連する情報とともに記憶し、更に前
記文書に関連する情報を含んで構成される文書管理情報
を、単数または複数記憶する文書記憶手段と、前記文書
記憶手段の単数または複数に関して、前記文書管理情報
の内容を、当該文書管理情報を特定する情報とともに記
憶する第１の情報記憶手段と、前記文書管理情報を特定
する′情報を、当該文書管理情報が記憶されている文書
記憶手段を特定するための情報とともに記憶する第２の
情報記憶手段と、前記文書に関連する情報に基づいて、
前記第１、第２の情報記憶手段の記憶内容及び、前記文
書管理情報に従って、複数の前記文書記憶手段のいずれ
かに記憶された文書の検索を行なう検索手段を有するこ
とにより、複数の記憶手段に記憶された文書を同一の検
索手段で検索可能としたものである。

〔実施例〕

以下、添付図面に従って本発明に係る実施例を詳細に説
明する。

第１図は本発明の１実施例における文書処理装置（１５
プロツケ構成図である。

図中、１は本装置全体を制御するＣＰＵである。

２はメモリであり、後述する第３図の検索テーブル、第
４図のキーワードファイル管理テーブルを格納し、さら
に、磁気ディスク４に格納されている文書処理に係るプ
ログラムおよび後述する第５図〜第９図の各処理手順を
実行するプログラムが必要に応じてロードされＣＰＵＩ
の制御のもとに実行される。３は１台または複数台の光
デイスクドライブで、このドライブに対して光ディスク
を装填したり取外したりする事ができる。各ドライブに
は、ドライブを識別するためにドライブ番号が割振られ
ている。

光ディスクには、文書および後述する第２図のキーワー
ドファイルが格納されている。各光ディスクは何らかの
識別情報（本実施例ではボリューム名とする）を持って
いるものとする。４は磁気ディスクで前述したように、
種々のプログラムが格納されている。５はキーボードで
あって、各プログラムを実行するうえで必要な種々の情
報を入力するためのものである。６は文書を表示するた
めの表示部であり、表示装置と表示用メモリ、表示制御
部から構成される。

第２図は光ディスク３に格納されているキーワードファ
イルの構造を示す図である。図中２０がこのキーワード
ファイルであり、項目２１には各文書を識別するための
文書ファイル名が格納されていて、項目２２には、項目
２１が示している文書に対してつけられたキーワードが
格納されている。キーワードファイルには識別のために
キーワードファイル名がつけられている。同一光ディス
ク内に複数のキーワードファイルが存在してもかまわな
いが、各キーワードファイルおよび、それらのキーワー
ドファイルと文書ファイル名２１を介してリンクされて
いる各文書２３は同一の光デイスク内に格納されている
ものとする。

第３図はメモリ２に格納されている検索テーブルの構造
を示す図である。図中３０がこの検索テーブルであり、
項目３１には文書ファイル名が格納されており、項目３
２にはキーワードが格納されており、項目３３には、後
述するキーワードファイル管理テーブルを参照するため
のキーワードファイル識別番号が格納されている。

第４図はメモリ２に格納されているキーワードファイル
管理テーブルの構造を示す図である。図中４０がこのキ
ーワードファイル管理テーブルであり、項目４１にはこ
の管理テーブルの各レコードを識別するための番号（キ
ーワードファイル識別番号）が格納されており、項目４
２には、光ディスクにつけられているボリューム名が格
納されており、項目４３にはキーワードファイル名が格
納されており、項目４４には光デイスクドライブのドラ
イブ番号が格納されている。ボリューム名４２に対応す
る光ディスクがいずれかのドライブに装填されていると
きは、項目４４にはそのドライブ番号がセットされ、装
填されていないときは、未装填を示すための特別な値（
例えば−■）がセットされている。

検索テーブルのあるキーワードＫｉに対して、そのキー
ワードに対応する文書を得る手順は以下のとおりである
。

先ず、検索テーブルから対応する、文書ファイル名ｆｉ
１キーワードファイル識別番号ｑｉを求める。

次にキーワードファイル識別番号をもとにしてキーワー
ドファイル管理テーブルからボリューム名ｖｊ１ドライ
ブ番号ｄｊを得る（ただしｊ＝ｑｉ）。ドライブ番号ｄ
ｊが光ディスクが装填されているドライブ番号を示して
いれば、そのドライブ番号のドライブに装填されている
光デイスク上の文書ファイル名「ｉの文書が目的の文書
である。ドライブ番号ｄｊが光デイスク未装填を示して
るときは、−旦ボリューム名Ｖｊの光ディスクをある光
デイスクドライブに装填してから、その光デイスク上の
文書ファイル名ｆｉの文書として目的の文書を得る事が
できる。

第５図は光ディスクのキーワードファイルを読込みその
データをメモリ上の検索テーブルに追加するときの処理
手順を示す流れ図である。

先ずステップＳ５０で後述するメディア装填処理を行な
い、追加するキーワードファイルが書き込まれている光
ディスクを装填する。ステップＳ５１でキーワードファ
イル名の入力モードとしてキーワードファイル名を入力
した後、ステップＳ５２で、キーワードファイル管理テ
ーブルにそのキーワードファイルに関する第４図に示し
た項目４１〜４４のレコードを追加する。ここで、キー
ワードファイル識別番号ｊは追加レコードのレコード順
番（最初のレコードから順に１，２・・・とりけられて
いる）をセットし、ボリューム名Ｖｊには、ステップＳ
５０のメディア装填処理で読込んでいる光ディスクのボ
リューム名をセットし、キーワードファイル名ｑｊには
ステップ５Ｉ５１で入力したキーワードファイル名をセ
ットし、ドライブ番号ｄｊには光ディスクが装填されて
いるドライブ番号をセットする。ステップＳ５３で追加
するキーワードファイルを読込み、次に読込んだキーワ
ードファイル内の文書ファイル名ｆｉ、キーワードｋｉ
　（ｉ＝１．２・、ｎ）をキーワードファイル識別番号
とともにステップＳ５４で検索テーブルへ追加する。ス
テップＳ５４で追加するキーワードファイル識別番号は
、ステップＳ５２でセットした識別番号ｊとする。

第６図は、検索対象として不用になったキーワードファ
イルのデータを検索テーブルから取除く処理手順を示す
流れ図である。

先ずステップＳ６０で不用になったキーワードファイル
のファイル名と、そのファイルが存在する光ディスクの
ボリューム名を入力し、次にステップＳ６１で、キーワ
ードファイル管理テーブル上で、このボリューム名と同
一のボリューム名をもつレコードの中から、不用キーワ
ードファイル名のレコードを探し、そのレコードのキー
ワードファイル識別番号ｑを求める。ステップＳ６２で
検索テーブルからキーワードファイル識別番号ｑを持つ
レコードを総て削除する。最後にステップＳ６３でキー
ワード管理テーブルからキーワードファイル識別番号ｑ
のレコードを削除する。キーワード管理テーブルにおけ
るレコードの削除では、識別番号の値を削除を示す特別
な値（例えば−１）に変更するだけにしておき、削除レ
コード以外のレコードの移動はおこらないようにしてお
く。このようにすれば一部のレコードを削除しても、他
のレコードのキーワードファイル識別番号を更新する必
要はない。また、次にキーワードファイル管理テーブル
にレコードを追加するときは削除レコードがあった場合
、そのレコードの領域を使うようにすればよい。

第７図は、検索テーブルを用いてキーワード検索した後
、検索結果として得られた文書を光ディスクから読込ん
で表示するときの処理手順を示す流れ図である。

先ずステップＳ７０でキーワードを入力して検索を指示
し、ステップＳ７１で検索テーブルの各レコードのキー
ワードの中で、入力キーワードと一致するレコードを求
める。一般にレコードは異なるキーワードファイル間ま
たは同一キーワードファイル内で同一のキーワードを有
する場合もあるので複数個見つかる可能性があるが、以
下の説明を簡単にするため、ここでは見つかったレコー
ドは高々１つとする。ステップＳ７２でレコードが見つ
かったか否かをチエツクし、レコードが見つからなかっ
た場合（Ｎｏの場合）は終了する。レコードが見つかっ
た場合（Ｙｅｓの場合）は、ステップＳ７３で、そのレ
コードのキーワードファイル識別番号の値をもとにして
、キーワードファイル管理テーブルから、検索結果の文
書ファイルが存在している光ディスクのボリューム名ｖ
ｊ１デバイス番号ｄｊを得る。ステップＳ７４でデバイ
ス番号ｄｊの値をチエツクし、光ディスクが既にドライ
ブに装填中であれば（Ｙｅｓの場合）ステップＳ７８へ
進み、未装填の場合（Ｎｏの場合）はステップＳ７５へ
進む。ステップＳ７５では光デイスクドライブの使用状
態をチエツクし、未使用ドライブが存在していれば（Ｏ
Ｋの場合）ステップＳ７７へ進み、総て使用中の場合は
（ＮＧの場合）ステップＳ７６でいずれか１台の光デイ
スクドライブに対して後述するメディア取外し処理をし
た後ステップＳ７７に進む。ステップＳ７７の処理を開
始する時点では、少なくとも１つの光デイスクドライブ
は光ディスクが未装填状態であるので、そのドライブに
、ステップＳ７３で得られた検索結果の文書ファイルが
格納されている光ディスクを挿入して、後述するメディ
ア装填処理をする。ステップＳ７８の処理を開始する時
点では、検索結果の文書ファイルが格納されている光デ
ィスクは光デイスクドライブに既に装填済であるので、
その光ディスクから入力したキーワードに対応する文書
ファイルを読込み画面に表示する。

第８図は光ディスクを装填するときの処理手順を示す流
れ図である。先ずステップＳ８０で光ディスクをドライ
ブに文字どおり装填するステップＳ８１で装填された光
ディスクのボリューム名を読込んだ後、ステップＳ８２
でキーワードファイル管理テーブルの中に、装填された
光ディスクと同一のボリューム名を持つレコードが既に
あれば、その総てのレコードについて、そのレコードの
ドライブ番号の項目にその光ディスクが装填されている
ドライブ番号をセットする。

〔メディア取外し処理（第９図）〕 第９図は光ディスクを取外すときの処理手順を示す流れ
図である。先ずステップＳ９０で取外そうとする光ディ
スクのボリューム名を読込み、次にステップＳ９１でキ
ーワードファイル管理テーブルの中で、取外そうとする
光ディスクのボリューム名と同一のボリューム名を持つ
総てのレコードについて、そのレコードのドライブ番号
の値を光ディスクが未装填である事を示す特別の値（例
えば−１）をセットする。最後にステップＳ９２で光デ
ィスク索処理以外でも、複数の光ディスクに格納されて
いるキーワード情報を一括処理する必要がある他の処理
にも使う事ができる。例えば、検索テーブルの各レコー
ドをキーワードに関してソートすれば、複数光ディスク
に格納されているキーワードを一括してソートし、各キ
ーワードをソート類にそのキーワードが格納されている
光ディスクのボリューム名と共に表示する事ができる。

前記実施例において各光ディスクを識別する方法として
ボリューム名を用いたが、各光ディスクが識別されさえ
すれば他の方法を用いてもかまわない。例えば、光ディ
スクがドライブから取外された場合は、常にその光デイ
スク上のキーワードファイルはキーワードファイル管理
テーブルから削除されるようにしておけば、キーワード
ファイル管理テーブルに登録されているキーワードファ
イルが存在する光ディスクは、常にいずれかのドライブ
にセットされている事になる。この場合は、ボリューム
名は不用で、単にドライブ番号だけで各光ディスクを識
別する事ができる。

〔発明の効果〕

以上説明したように本発明によれば複数のメディアに格
納されているキーワードを一度に検索できるため、短い
時間で効率よく目的の文書を探し出す事ができる。また
、検索対象となるメディア（または検索ファイル）は必
要に応じて変更できるので、検索テーブルを必要に応じ
て追加や削除を行なって更新する事により、検索テーブ
ルのサイズが不必要に太き（なる事を防ぎ、メモリを効
率よく使う事ができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本実施例における文書処理装置のブロック構成
図、 第２図はキーワードファイルを示す図、第３図は検索テ
ーブルを示す図、 第４図はキーワードファイル管理テーブルを示す図、 第５図はキーワードファイルの追加の処理手順を示す流
れ図、 第６図はキーワードファイルの削除の処理手順を示す流
れ図、 第７図はキーワードによる文書検索の処理手順を示す流
れ図、 第８図はメディア装填処理の処理手順を示す流れ図、 第９図はメディア取外し処理の処理手順を示す流れ図。 図中、ｌはＣＰＵ、２はメモリ、３は光ディスク、４は
磁気ディスク、５はキーボード、６は表示部、２０はキ
ーワードファイル、２３は文書ファイル、３０は検索テ
ーブル、４０はキーワード管理テーブルである。 喘 Ｚ 図 １３（２） ￥７斗図 鵠７区 １５霞

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. （１）文書を該文書に関連する情報とともに記憶し、更
   に前記文書に関連する情報を含んで構成される文書管理
   情報を、単数または複数記憶する文書記憶手段と、 前記文書記憶手段の単数または複数に関して、前記文書
   管理情報の内容を、当該文書管理情報を特定する情報と
   ともに記憶する第１の情報記憶手段と、 前記文書管理情報を特定する情報を、当該文書管理情報
   が記憶されている文書記憶手段を特定するための情報と
   ともに記憶する第２の情報記憶手段と、 前記文書に関連する情報に基づいて、前記第１、第２の
   情報記憶手段の記憶内容及び、前記文書管理情報に従っ
   て、複数の前記文書記憶手段のいずれかに記憶された文
   書の検索を行なう検索手段を有することを特徴とする文
   書処理装置。
2. （２）前記文書記憶手段を特定するための情報を、当該
   文書記憶手段を構成する記憶装置に付された名称により
   構成することを特徴とする請求項第１項記載の文書処理
   装置。
3. （３）前記文書記憶手段を特定するための情報を、当該
   記憶手段を構成する記憶装置および記憶媒体のそれぞれ
   に付された名称により構成することを特徴とする請求項
   第１項記載の文書処理装置。
4. （４）前記第１の情報記憶手段の記憶内容を追加削除す
   るための第１の更新手段と、前記第２の情報記憶手段の
   記憶内容を追加削除するための第２の更新手段とを有す
   ることを特徴とする特許請求の範囲第１項記載の文書処
   理装置。
5. （５）前記文書記憶手段を特定するための情報として当
   該文書記憶手段を構成する記憶装置に付された名称を用
   い、前記第２の更新手段は、前記第２の情報記憶手段の
   記憶内容の削除を、記憶装置の名称を所定の文字列また
   は記号に変更することにより実行することを特徴とする
   請求項第４項記載の文書処理装置。