JP7230355B2 - 文書管理装置及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理装置及びプログラムに関する。

特許文献１は、少なくとも申請者の氏名を含む申請者情報と少なくとも手続種別を含む手続情報をネットワークを介して受け付け、前記手続情報に基づいて特定される手続に利用される様式を取得するとともに、該取得した様式に前記申請者情報を転記し、該転記を行った様式を印刷して前記申請者に配送することを特徴とする申請手続き支援方法を開示する。

特開２００３－２８１３２２号公報

ところで、一つの文書に対して複数の版がある場合、古い版で受け付けられたときは、新しい版では入力項目が異なることがある。

本発明は、入力項目が異なる場合であっても新しい版で受け付けることができる文書管理装置及びプログラムを提供することを目的としている。

請求項１に係る本発明は、入力項目と該入力項目に対応する入力内容とを有する複数の文書の入力項目を比較する比較手段と、前記比較手段の比較結果、一つの文書における入力項目の文字列に他の文書における入力項目の文字列が含まれ、又は一つの文書における入力内容の文字列と他の文書における入力内容の文字列が一致する場合に関連性があると判定する判定手段と、前記判定手段の判定結果、関連性があると判定された場合、関連性ありとして入力項目を登録する登録手段と、入力項目と該入力項目に対する入力内容とを有する文書を受け付ける受付手段と、一つの文書に対して新旧少なくとも複数の版があり、前記受付手段が旧版の文書を受け付けた場合、新版の様式に変換する変換手段と、を有し、前記変換手段は、旧版と新版との入力項目が異なる場合、入力項目に対して関連性ありとして登録された前記登録手段の登録内容を参照し、前記受付手段が受け付けた旧版の文書に含まれる文字列を、登録内容において当該旧版の文書に含まれる文字列と関連性がある文字列として登録されている新版の入力項目の文字列に変換する文書管理装置である。

請求項２に係る本発明は、前記受付手段により受け付けた文書に対して画像認識する画像認識手段をさらに有し、前記変換手段は、前記画像認識手段により画像認識された旧版の文書を新版の様式に変換する請求項１記載の文書管理装置である。

請求項３に係る本発明は、前記受付手段により受け付けた文書に対して文字認識する文字認識手段をさらに有し、前記変換手段は、前記文字認識手段により文字認識された旧版の文書を新版の様式に変換する請求項１又は２記載の文書管理装置である。

請求項４に係る本発明は、
入力項目と該入力項目に対応する入力内容とを有する複数の文書の入力項目を比較するステップと、比較の結果、一つの文書における入力項目の文字列に他の文書における入力項目文字列が含まれ、又は一つの文書における入力内容の文字列と他の文書における入力内容の文字列が一致する場合に関連性があると判定するステップと、判定の結果、関連性があると判定された場合、関連性ありとして入力項目を登録するステップと、入力項目と該入力項目に対する入力内容とを有する文書を受け付けるステップと、一つの文書に対して新旧少なくとも複数の版があり、旧版の文書を受け付けた場合、新版の様式に変換するステップと、をコンピュータに実行させるプログラムであって、前記変換するステップは、旧版と新版との入力項目が異なる場合、入力項目に対して関連性ありとして登録された登録内容を参照し、前記受け付けるステップで受け付けた旧版の文書に含まれる文字列を、登録内容において当該旧版の文書に含まれる文字列と関連性がある文字列として登録されている新版の入力項目の文字列に変換するプログラムである。

請求項１又は４に係る本発明によれば、入力項目が異なる場合であっても新しい版で受け付けることができる。

請求項２に係る本発明によれば、受け付けた文書に画像が含まれている場合に対応することができる。

本発明の実施形態に係る文書管理装置を有する文書管理システムを示すブロック図である。 本発明の実施形態に係る文書管理装置のハードウエアを示すブロック図である。 本発明の実施形態に係る文書管理装置の機能を示すブロック図である。 本発明の実施形態に係る文書管理装置において、関連情報テーブルを生成するための制御フローの第１の実施形態を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係る文書管理装置において、複数の申請書のキーとフィールドを示す説明図である。 本発明の実施形態に係る文書管理装置において、関連情報テーブルのデータ構造を示す説明図である。 本発明の実施形態に係る文書管理装置において、関連情報テーブルを生成するための制御フローの第２の実施形態を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係る文書管理装置において、申請があった場合の制御フローを示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係る文書管理装置において、旧版の申請書で申請した場合の制御を示す説明図である。 本発明の実施形態に係る文書管理装置において、申請があった場合の申請データの解析に関する制御フローを示すフローチャートである。

次に、本発明の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。
図１は、本発明の実施形態に係る文書管理装置１０を有する文書管理システム１２の全体を示す。

文書管理システム１２は、例えば複数のパーソナルコンピュータ１４，１４がネットワーク１６を介して接続されている。ネットワークは、ローカルエリアネットワークでもよいし、インターネットでもよい。また、ネットワーク１６には、文書管理装置１０が持つデータベースとは異なる他のデータベース１８が接続されている。他のデータベース１８には、人事情報データベース、コミュニケーション情報データベース、メール情報データベース、質問回答情報データベース、辞書データベース、アクティブディレクトリ（登録商標）データベース等が含まれる。人事情報データベースは、例えば社内の人事に関する情報が蓄積されている。コミュニケーション情報データベースは、例えば社内でコミュニケーションを行ったデータが蓄積されている。メール情報データベースは、メールシステムを介して行ったメールの情報が蓄積されている。辞書データベースは、個々の言葉の意味、用法又はその示す内容についてまとめたものである。また、アクティブディレクトリとは、マイクロソフト社が開発したディレクトリーサービスである。

文書管理装置１０は、例えばサーバから構成され、パーソナルコンピュータ１４，１４で作成した申請書を受け付け、管理するようになっている。

図３は、文書管理装置１２のハードウエアを示すブロック図である。
文書管理装置１２は、ＣＰＵ２０、メモリ２２、記憶装置２４及びネットワークインターフェイス２６を有し、これらＣＰＵ２０、メモリ２２、記憶装置２４及びネットワークインターフェイス２６がバス２８を介して接続されている。

ＣＰＵ２０は、メモリ２２に格納された制御プログラムに基づいて予め定められた処理を実行する。記憶装置２４は、例えばハードディスクから構成され、登録者データベース及び関連人物データベースが構築されている。ネットワークインターフェイス２６は、前述したネットワーク１６を介してデータが入力される。ネットワークインターフェイス２６は、該ネットワークインターフェイス２６を介して前述したパーソナルコンピュータ１４，１４や他のデータベース１８と通信するようになっている。

図３は、この実施形態に係る文書管理装置１２の機能を含めたブロック図である。

受付部３０は、前述したパーソナルコンピュータ１４，１４からの申請書を受け付ける。新旧バージョン判定部３２は、受付部３０で受け付けた申請書のバージョンを判定する。申請書のバージョンは、申請書に記載されたバージョン番号を読み取ってもよいし、申請書に付されたバーコード等の一次元コードやＱＲコード（登録商標）等の２次元コード等を読み取っていもよい。

変換部３４は、新旧バージョン判定部３２において、申請書が最新のバージョンではないと判定した場合に最新のバージョンに変換する。また、後述するように旧バージョンにはない入力項目がある場合、関連情報テーブル３６から対応する入力項目を取り入れ、旧バージョンの申請書から、新しい入力項目に対応する入力内容に反映させる。
なお、ここで、入力項目とは、データベースの見出しになるものであり、以下、「キー」と称する。また、入力内容とは、レコードを構成する一つ一つのであり、以下、「フィールド」と称する。レコードとは、データベースを構成する基本単位の一つで、１個分のデータをいう。

出力部３６は、変換部３４で変換された最新バージョンのデータを例えば表示装置に表示する。

また、文書管理装置１２は、複数の文書、ここでは複数の申請書のキーと該キーに対応したフィールドとを比較する比較部３８を有する。判定部４０は、比較部３８で比較されたキーとフィールドの一方からキーに関連性があるか否かを判定する。この判定部４０により関連性があると判定した場合、登録部である関連情報テーブル４２に登録する。この関連情報テーブル４２に登録されているデータが変換部３４におけるキーに反映される。

学習部４４は、文書処理装置１２内の申請済みであって、既にある申請書から情報を解析し、関連情報テーブル４２のデータを逐次更新する。既にある申請書が電子化されていない場合は、画像認識や文字認識を行って情報を解析する。また、学習部４４は、他のデータベース１８に蓄積されているデータから学習し、関連情報テーブル４２のデータを更新するようにしてもよい。関連情報テーブル４２には、キー同士が紐付けされて登録されている。キー同士には、関連度も合わせて登録されるようにしてもよい。この関連度は、学習部４４の学習結果により一つのキーに対して最も適するキーを関連付けてもよい。

次に関連情報テーブル４２の生成について説明する。
関連情報テーブル４２を生成するには、例えば次の２つの実施形態がある。

図４は、関連情報テーブル４２を生成する第１の実施形態における制御フローを示すフローチャートである。

まずステップＳ１０において、申請書Ａと申請書Ｂのフィールドの文字列を検索する。次のステップＳ１２においては、ステップＳ１０における検索の結果から文字列が一致するか否かを判定する。即ち、図５に示すように、申請書Ａのフィールド４４ａと申請書Ｂのフィールド４４ｂの文字列を比較する。図５においては、申請書Ａのフィールド４４ａの文字列が「富士花子」であり、申請書Ｂのフィールド４４ｂの文字列が「富士花子」であるので、申請書Ａ、Ｂのフィールド４４ａ，４４ｂの文字列は一致するものと判定する。

ステップＳ１２において、文字列が一致すると判定された場合はステップＳ１４へ進む。ステップＳ１４においては、フィールド４４ａ，４４ｂに対応するキー４６ａ，４６ｂが同じか否かを判定する。図５においては、キー４６ａは「氏名」であり、キー４６ｂは「名前」であり、キー４６ａ，４６ｂとは異なる。

ステップＳ１４において、キー４６ａ，４６ｂが異なると判定された場合はステップＳ１６に進み、関連情報テーブル３６にキー名を登録し、処理を終了する。ここでは、「氏名」と「名前」とが関連性ありとして関連情報テーブル３６に登録される。また、ステップＳ１２において、フィールドの文字列が異なると判定された場合、又はステップＳ１４において、キーが同じであると判定された場合は処理を終了する。

図６は、関連情報テーブル４２の一例を示す。
関連情報テーブル４２には、概念が同じであることを示す概念ＩＤが設けられている。この概念ＩＤに同じ概念のキーが登録される。例えば上記第１の実施形態においては、ＩＤ１に「氏名」と「名前」が挿入されることになる。

なお、上記実施形態においては、フィールドの文字列を比較するようにしているが、フィールドは必ずしも文字列であるとは限らない。例えば印鑑のように画像であったり、バーコードのようにコード情報であったりする。このような場合であってもフィールドが一致する場合はキー名を関連情報テーブル４２に登録する。

図７は、関連情報テーブル４２を生成する第２の実施形態における制御フローを示すフローチャートである。

まずステップＳ２０において、申請書Ａと申請書Ｂのキーの文字列を検索する。次のステップＳ２２においては、ステップＳ２２における検索の結果から文字列が一致するか否かを判定する。即ち、図５に示すように、申請書Ａのキー４６ｃと申請書Ｂのキー４６ｄの文字列を比較する。図５においては、申請書Ａのキー４６ｃの文字列が「部門」であり、申請書Ｂのキー４６ｄの文字列が「部門番号」であるので、申請書Ａ、Ｂのキー４６ｃ，４６ｄの文字列は一致しないものと判定する。

ステップＳ２２において、文字列が一致しないと判定された場合はステップＳ２４へ進む。ステップＳ２４においては、いずれか一方の文字列が他方の文字列に含まれるか否かを判定する。図５においては、キー４６ｃは「部門」であり、キー４６ｄは「部門番号」であり、キー４６ｄの文字列にキー４６ｃの文字列が含まれる。

ステップＳ２４において、キー４６ｄの文字列にキー４６ｃの文字列が含まれていると判定された場合はステップＳ２６に進み、関連情報テーブル４２にキー名を登録し、処理を終了する。ここでは、「部門」と「部門番号」とが関連性ありとして関連情報テーブル４２に登録される。また、ステップＳ２２において、キーの文字列が一致すると判定された場合、又はステップＳ２４において、同じ文字列が含まれていないと判定された場合は処理を終了する。

なお、上記実施形態においては、キーの文字列を比較するようにしているが、キーは必ずしも文字列であるとは限らない。例えば印鑑のように画像であったり、バーコードのようにコード情報であったりする。このような場合であっても一方のキーに他方のキーが含まれている場合はキー名を関連情報テーブル４２に登録する。

次に申請書に旧版と新版とがあり、旧版で申請された場合の処理について説明する。

図８は、申請があった場合の処理フローを示すフローチャートである。
まずステップＳ３０において、申請書が旧版であるか否かを確認する。ステップＳ３０において、申請書が最新版であると確認された場合は処理を終了する。一方、ステップＳ３０において、申請書が旧版であると確認された場合はステップＳ３２に進む。

ステップＳ３２においては、旧版の書式を最新版の書式に変換する。ここで、図９に示すように、旧版の申請書のキーが最新版の申請書のキーと異なる場合がある。この場合は、ステップＳ３４に進み、申請データから最も適する値を解析する。即ち、図９に示すように、旧版の申請書では、キー４６ａが「氏名」であるのに対し、新版の申請書では「氏名」とするキーが無い。ここで、関連情報テーブル４２を参照し、「氏名」に最も適したキーが「名前」であるから、「氏名」に対応したキー４６ｂとして「名前」を割り当ている。また、旧版の申請書では、キーｃが「部門」であるのに対し、新版では「部門」とするキーが無い。同様に関連情報テーブル４２を参照し、「部門」に最も適したキーが「部門番号」であるから、「部門」に対応したキー４６ｄとして「部門番号」を割り当てる。

次のステップＳ３６においては、ステップＳ３４において解析された解析結果を申請データに反映させて処理を終了する。図９に示す例においては、新版のキー「名前」に旧版のフィールド４４ａと同じく「山田 太郎」をフィールド４４ｂに挿入する。「部門番号」は、例えば人事情報データベースやアクティブディレクトリ等に記憶されている部門情報テーブル４８を参照し、旧版のフィールド４４ｃ「総務」ではなく、「総務」に対応する部門番号「０００１」をフィールド４４ｄに挿入する。

図１０は、ステップＳ３４の詳細を示すフローチャートである。
ステップＳ３４０において、前述した関連情報テーブル４２を検索する。次のステップＳ３４２においては、関連情報があるか否かを判定する。関連情報があれば、最適な値を割り当てればよいが、ステップＳ３４２において、関連情報が無いと判定された場合は、ステップＳ３４４に進む。このステップＳ３４４においては、関連情報テーブル４２の更新を受け付けたか否かを判定する。関連情報テーブル４２の更新は、例えば操作者が手動で行う。このステップＳ３４４において、関連テーブル４２の更新が受け付けられたと判定された場合は、ステップＳ３４６に進み、関連情報テーブル４２を更新し、ステップＳ３４０に戻る。ステップＳ３４４において、関連情報テーブル４２の更新が受け付けられていないと判定された場合は、ステップＳ３４８に進み、処理を終了する。

なお、上記実施形態においては、文書管理の対象を申請書としたが、本発明は、これに限定されない。例えば請求書や見積書でもよく、キーとフィールドとを含むデータベースを含むものであればよい。

１０ 文書管理システム
１２ 文書管理装置
１４ パーソナルコンピュータ
１６ ネットワーク
１８ 他のデータベース
２０ ＣＰＵ
２２ メモリ
２４ 記憶装置
２６ ネットワークインターフェイス
２８ バス
３０ 受付部
３２ 新旧バージョン判定部
３４ 変換部
３６ 出力部
３８ 比較部
４０ 判定部
４２ 関連情報テーブル
４４ 学習部
４４ａ～４４ｄ フィールド
４６ａ～４６ｄ キー
４８ 部門情報テーブル

Claims (4)

1. 入力項目と該入力項目に対応する入力内容とを有する複数の文書の入力項目を比較する比較手段と、
   前記比較手段の比較結果、一つの文書における入力項目の文字列に他の文書における入力項目の文字列が含まれ、又は一つの文書における入力内容の文字列と他の文書における入力内容の文字列が一致する場合に関連性があると判定する判定手段と、
   前記判定手段の判定結果、関連性があると判定された場合、関連性ありとして入力項目を登録する登録手段と、
   入力項目と該入力項目に対する入力内容とを有する文書を受け付ける受付手段と、
   一つの文書に対して新旧少なくとも複数の版があり、前記受付手段が旧版の文書を受け付けた場合、新版の様式に変換する変換手段と、を有し、
   前記変換手段は、旧版と新版との入力項目が異なる場合、入力項目に対して関連性ありとして登録された前記登録手段の登録内容を参照し、前記受付手段が受け付けた旧版の文書に含まれる文字列を、登録内容において当該旧版の文書に含まれる文字列と関連性がある文字列として登録されている新版の入力項目の文字列に変換する文書管理装置。
2. 前記受付手段により受け付けた文書に対して画像認識する画像認識手段をさらに有し、前記変換手段は、前記画像認識手段により画像認識された旧版の文書を新版の様式に変換する請求項１記載の文書管理装置。
3. 前記受付手段により受け付けた文書に対して文字認識する文字認識手段をさらに有し、前記変換手段は、前記文字認識手段により文字認識された旧版の文書を新版の様式に変換する請求項１又は２記載の文書管理装置。
4. 入力項目と該入力項目に対応する入力内容とを有する複数の文書の入力項目を比較するステップと、
   比較の結果、一つの文書における入力項目の文字列に他の文書における入力項目文字列が含まれ、又は一つの文書における入力内容の文字列と他の文書における入力内容の文字列が一致する場合に関連性があると判定するステップと、
   判定の結果、関連性があると判定された場合、関連性ありとして入力項目を登録するステップと、
   入力項目と該入力項目に対する入力内容とを有する文書を受け付けるステップと、
   一つの文書に対して新旧少なくとも複数の版があり、旧版の文書を受け付けた場合、新版の様式に変換するステップと、をコンピュータに実行させるプログラムであって、
   前記変換するステップは、旧版と新版との入力項目が異なる場合、入力項目に対して関連性ありとして登録された登録内容を参照し、前記受け付けるステップで受け付けた旧版の文書に含まれる文字列を、登録内容において当該旧版の文書に含まれる文字列と関連性がある文字列として登録されている新版の入力項目の文字列に変換する
   プログラム。
   

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