JP7162765B1

JP7162765B1 - 勤怠管理システム

Info

Publication number: JP7162765B1
Application number: JP2022021700A
Authority: JP
Inventors: 康英長戸
Original assignee: 社会福祉法人吉竹福祉会
Priority date: 2022-02-16
Filing date: 2022-02-16
Publication date: 2022-10-28
Anticipated expiration: 2042-02-16
Also published as: JP2023119080A

Abstract

【課題】従業員の負担が軽く、従業員自身の申告を尊重しつつ、事後の始業時刻と終業時刻の調整が不要で、且つ従業員の勤務時間を使用者が正確に把握できる勤怠管理システムを提供する。【解決手段】本発明の勤怠管理システム1は、従業員の実労働時間を管理する勤怠管理システムにおいて、出勤・退勤時に従業員が操作する入力端末20を備えており、出勤時に入力端末には既定の始業時刻を表示する複数の始業時刻ボタン72と、一つの現在時刻ボタン73が表示され、且つ、複数の始業時刻ボタンのうち出勤時点で表示時刻が過ぎている始業時刻ボタンは表示されない。定時に出勤した従業員は表示されている始業時刻ボタンの中から適切な一つの始業時刻ボタンを選択すればよいので、出勤時の従業員の負担を軽減できる。【選択図】図2

Description

本発明は、従業員の勤務時間を管理する勤怠管理システムに関する。

一般的に従業員の勤怠管理はタイムカードやICカードの記録に基づいて行われている。
タイムカード等は出勤時刻及び退勤時刻を記録するものであり、従業員が実際に業務を始めた始業時刻及び従業員が実際に業務を終了した終業時刻を記録することはできない。
例えば、従業員は始業時刻に間に合うように、始業時刻より前に出勤することが通例だが、出勤時刻をそのまま始業時刻とみなすと、結果として毎日超過勤務が発生してしまうことになる。また、終業時刻と退勤時刻にずれが生じている場合に、従業員が終業時刻を過ぎてから残業を行っていたのか、或いは私的な理由で退社が遅れただけなのかを事後的に使用者側が把握することができない。
このように従業員の勤務時間を使用者が把握することが困難なため、実際には出勤時刻と始業時刻、終業時刻と退勤時刻にずれが生じているものの、出勤時刻と退勤時刻を調整した始業時刻と終業時刻によって勤怠管理が行われている。調整が従業員自身によってなされる場合は、過去日付の勤務時間の調整が不確かになる問題がある。調整が管理者による場合、調整があまりに恣意的であったり従業員の認識とずれが大きいと、ブラック企業というレッテルを貼られたり、未払い残業代をめぐる訴訟になるなどのリスクを常にはらむことになる。

そこで、例えば特許文献1の勤怠管理システムでは、出勤時に従業員がタイムレコーダで打刻した入室時刻と、従業員がPC等の情報端末を起動させてログオンした際の始業時刻と、従業員が自己申告する出勤時刻とを用いて、出勤時刻から入室時刻を減算した入室打刻差異及び出勤時刻から始業時刻を減算した始業打刻差異を求め、これら差異が適正範囲内か否かを判定する。退勤時も同様に退室打刻差異及び終業打刻差異が適正範囲か否かを判定する。また、従業員は差異が生じた理由を入力することができる。本システムによれば従業員の勤務時間をある程度正確に把握できる。

特開2019－185332号公報

しかし、上記従来技術では、入室打刻差異、始業打刻差異、退室打刻差異及び終業打刻差異を算出し、これらが適正範囲内でない場合に従業員にその理由を入力させることは、勤怠管理が複雑化して従業員に負担になるという問題や、そもそも始業終業の客観的時刻を取得できない場合は使用できないという問題、このような複雑な勤怠管理を行うと使用者への不信感を従業員に抱かせてしまうおそれなどがある。

本発明はこのような問題に鑑み、従業員の負担が軽く、従業員自身の申告を尊重しつつ、事後の始業時刻と終業時刻の調整が不要で、且つ従業員の勤務時間を使用者が正確に把握できる勤怠管理システムを提供することを課題とする。

本発明の勤怠管理システムは、従業員の実労働時間を管理する勤怠管理システムにおいて、少なくとも通信部、データベース及び制御部から構成される情報処理サーバと、出勤・退勤時に従業員が操作する入力端末を備えており、前記従業員が前記入力端末を操作すると、前記制御部は前記従業員の出勤状況を確認し、前記従業員が前記入力端末を操作しているのが出勤時だと判定した場合には前記入力端末に既定の始業時刻を表示する複数の始業時刻ボタンと、一つの現在時刻ボタンを表示させ、且つ、複数の前記始業時刻ボタンのうち出勤時点で表示時刻が過ぎている前記始業時刻ボタンは表示させず、出勤時刻の定時よりも早く出勤した前記従業員が複数の前記始業時刻ボタンの中から一つを選択すると、前記制御部は現在時刻と当該従業員の勤務時間を参照して、前記従業員が出勤時刻の定時に出勤したものと判定して前記データベースに記録し、出勤時刻の定時よりも遅く出勤した前記従業員が前記現在時刻ボタンを選択すると、前記制御部は前記従業員が遅刻したものと判定して前記データベースに記録することを特徴とする。
また、前記制御部は、前記従業員が前記入力端末を操作しているのが退勤時だと判定した場合であって、退勤時刻の定時を過ぎている場合には前記入力端末に定時ボタン及び残業ボタンを表示させ、退勤時刻の定時を過ぎていない場合には早退ボタンを表示させ、退勤時刻の定時を過ぎて残業なしで退勤する前記従業員が前記定時ボタンを選択すると、前記制御部は前記従業員が退勤時刻の定時に業務を終えた旨を前記データベースに記録し、退勤時刻の定時を過ぎて残業して退勤する前記従業員が前記残業ボタンを選択すると、前記制御部は前記従業員が残業をした旨を前記データベースに記録し、退勤時刻の定時よりも早く退勤する前記従業員が前記早退ボタンを選択すると、前記制御部は前記従業員の実際の勤務時間を前記データベースに記録することを特徴とする。
また、更に、前記制御部は、前記従業員の退勤時に退勤時刻の定時を過ぎていない場合には前記入力端末に直帰ボタンも表示させ、前記従業員が勤務場所から離れた場所に移動し、前記勤務場所からそのまま帰宅する予定の場合に前記直帰ボタンを選択すると、前記制御部は前記始業時刻から定時の退勤時刻までの時間を前記データベースに記録することを特徴とする。
また、前記制御部は、前記入力端末に前記残業ボタンと共に、前記従業員の退勤時点における残業時間表示部も表示させ、前記従業員が前記残業時間表示部に表示されている残業時間をより小さい値に修正すると、前記制御部は修正後の前記残業時間を前記データベースに記録することを特徴とする。

本発明では、出勤時点において表示時刻が過ぎている始業時刻ボタンは表示されず、出勤時点よりも遅い始業時刻ボタンだけが表示される。定時に出勤した従業員は表示されている始業時刻ボタンの中から適切な一つの始業時刻ボタンを選択すればよいので、出勤時の従業員の負担を軽減できる。
また、従業員が現在時刻ボタンを押した場合には遅刻扱いにすることで勤怠管理を効率化できる。
また、定時を過ぎて残業なしで退勤する従業員は定時ボタンを選択し、定時を過ぎて残業して退勤する従業員は残業ボタンを選択する。定時よりも早く退勤する従業員は早退ボタンを選択する。残業の有無や早退した旨を従業員に自己申告させることになるので従業員に主体性を持たせることができる。
直帰ボタンを表示することにすれば、従業員が定時よりも早く退勤した場合に早退なのか直帰なのかを容易に判別できるので勤怠管理を効率化できる。
退勤時点における残業時間を表示して、従業員が表示されている残業時間をより小さい値に修正できることにすれば、使用者にとって無駄な残業代を支払うことがなくなり、従業員の勤務時間を正確に把握することができる。
このように本発明は従業員自身の申告を尊重しつつ、事後の始業時刻と終業時刻の調整が不要で、且つ従業員の勤務時間を使用者が正確に把握できる。

本発明の勤怠管理システムの構成を示すブロック図出勤時の入力端末の表示画面を示す図施設毎の既定の始業時刻を示す図出勤時の入力端末の表示画面を示す図退勤時の入力端末の表示画面を示す図退勤時の入力端末の表示画面を示す図制御部で実行される処理を示すフローチャート

本発明の勤怠管理システムの実施の形態について説明する。
図1に示すように、勤怠管理システム1は施設で働く従業員の勤怠状況、特に勤務時間を管理するシステムであり、情報処理サーバ10や入力端末20等で概略構成される。
勤怠管理システム1を使用する施設は特に限定されず、例えば会社、官公庁、学校、児童福祉施設等が挙げられる。

情報処理サーバ10はインターネットやイントラネット等の情報通信網を介して入力端末20と有線又は無線で相互に各種情報の送受信が可能になっている。情報処理サーバ10の設置場所は施設内やインターネット上など特に限定されない。
情報処理サーバ10は、入力端末20と各種情報の送受信を行う通信部30、従業員の勤務に関する各種情報を格納するデータベース40、入力端末20からの指示に応じて種々の処理を行う制御部50から概略構成される。

制御部50はCPU、RAM及びROMから構成されており、CPUがROMに格納されている各種プログラム及びデータベース40に格納されている各種情報を読み出して適宜実行することにより情報処理サーバ10を統括制御する。
データベース40には従業員に関する情報として、従業員の氏名、年齢、住所、ID番号、勤務する施設の名称、勤務曜日、勤務時間、常勤・パートの別、電話番号、メールアドレス等が格納されている。

入力端末20は施設内に設置されており出勤・退勤時に従業員が操作する。
入力端末20は施設内に少なくとも一つ設置すればよく、二つ以上設置してもよい。また、距離が離れた複数の施設（例えば一つの会社が運営する複数の施設や提携関係にある複数の施設）それぞれに入力端末20を一つ或いは二つ以上設置し、各入力端末20を情報処理サーバ10に接続することにしてもよい。使用者が管理用端末60の画面又は入力端末20の管理用画面を操作すると、制御部50はデータベース40に格納された各施設の各従業員の勤怠情報を呼び出して表示する。これにより管理者は一つ又は複数の施設における従業員の勤怠状況を把握できる。

[出勤時]
図2は出勤時の入力端末20の表示画面であり、各施設の名称のボタン70、従業員の氏名71、複数の始業時刻ボタン72、一つの現在時刻ボタン73、50音ボタン74が表示されている。表示画面はタッチパネル方式になっており、出勤時に従業員は自身が所属する施設の名称のボタン70と、自身の名字の最初の音を50音ボタン74をタッチして選択する。例えば「施設B」と「き」を選択すると、施設Bの全従業員の中から名字の最初の音が「き」の従業員の氏名（岸田、木下及び木村）が一括表示される。
なお、本システムを一つの施設のみで使用する場合には各施設の名称のボタン70は表示されない。設置場所に従って入力端末20ごとに施設の名称を予め設定しておくようにしてもよい。また、従業員が所有するIDカードを入力端末20にかざしたり、IDカードの番号を入力端末20に入力したりすることで従業員を特定する仕組みにしてもよい。また、表示画面は必ずしもタッチパネル方式でなくてもよく、マウスで表示画面中の各ボタンをクリックする方式でもよい。

表示画面に表示される複数の始業時刻ボタン72は予め決められており、データベース40に格納されている。具体的には、図3に示すように施設毎に出勤時に入力端末20に表示する始業時刻を複数決めており、制御部50はこれら既定の始業時刻を複数の始業時刻ボタン72として入力端末20に表示させる。しかし、次に説明するように複数の始業時刻ボタン72のうち出勤時点で表示時刻が過ぎている始業時刻ボタン72は表示されない。
具体的には、例えば図2は午前6時55分時点での入力端末20の表示画面である。図3に示すように施設Bでは「7:00」,「7:30」,「7:40」,「7:50」,「8:00」,「8:15」,「8:30」,「8:45」,「9:00」,「12:00」,「16:00」,「17:00」の始業時刻ボタン72を表示するように予め定めており、午前6時55分時点では「7：00」を過ぎていないので既定の全ての始業時刻ボタン72が表示される。

一方、図4は午前7時35分時点での入力端末20の表示画面である。この時点で「7：00」と「7：30」は過ぎているので、「7：00」と「7：30」の始業時刻ボタン72は表示されない。従業員は始業時刻よりも表示時刻が早い始業時刻ボタン72を選択できない。従業員は表示されている始業時刻ボタン72の中から適切な一つを選択する。例えば従業員木下の定時の始業時刻が7時50分の場合、実際の始業時刻が7時35分だったとしても、従業員Aは「7：50」の始業時刻ボタン72を選択する。従業員木下が「7：50」の始業時刻ボタン72を選択したことによって従業員木下は定時に出勤したという扱いになり、制御部50は定時に出勤した旨や従業員木下が入力端末20を操作した時間等をデータベース40に記録する。

定時よりも遅く出勤した場合、従業員は現在時刻ボタン73を選択する。例えば従業員木下の定時の始業時刻が7時50分で、実際の始業時刻が8時10分だった場合、従業員木下は始業時刻ボタン72ではなく現在時刻ボタン73を選択する。従業員木下が現在時刻ボタン73を選択したことによって従業員木下は定時に出勤できなかったという扱いになり、制御部50は遅刻した旨や従業員木下が入力端末20を操作した時間等をデータベース40に記録する。なお、現在時刻ボタンという名称は便宜上のものであり、例えば「遅刻」と表記された遅刻ボタンにしてもよい。
このように従業員に始業時刻を自己申告させる点が本システムの特徴の一つである。

[退勤時]
図5は退勤時の入力端末20の表示画面である。退勤時に従業員は自身が所属する施設の名称のボタン70と自身の名字の最初の音を50音ボタン74をタッチして選択する。
制御部50はデータベース40に記録されている情報に基づいて、退勤時に定時を過ぎている従業員に対しては入力端末20に定時ボタン75、残業ボタン76、残業時間表示部77を表示させる。
具体的には、例えば図5は16時40分時点での入力端末20の表示画面である。従業員木村の定時の退勤時刻は16時00分であり、16時40分時点では16時00分を過ぎているので定時ボタン75、残業ボタン76及び残業時間77が表示される。

定時の退勤時刻を40分過ぎているものの、従業員木村は残業をしていないと自己判断すれば定時ボタン75を選択する。この場合、従業員木村は定時に業務を終えたという扱いになり、制御部50はその旨や従業員木村が入力端末20を操作した時間等をデータベース40に記録する。
一方、従業員木村は残業をしたと自己判断すれば残業ボタン76を選択する。この場合、従業員木村は40分残業したという扱いになり、制御部50はその旨や従業員木村が入力端末20を操作した時間等をデータベース40に記録する。
更に、残業時間表示部77に残業時間として「40分」が表示されるので、従業員は実際の残業時間が30分だと自己判断すれば、「40分」の表示をタッチにより選択して「30分」に修正する。この場合、従業員木村は30分残業したという扱いになり、制御部50はその旨や従業員木村が入力端末20を操作した時間等をデータベース40に記録する。

次に図6は15時15分時点での入力端末20の表示画面である。従業員岸田の定時の退勤時刻は17時00分であり、15時15分時点ではまだ定時に至ってないので早退ボタン78と直帰ボタン79が表示される。なお、従業員木下及び木村もまだ定時の退勤時刻に至っていないので早退ボタン78と直帰ボタン79が表示される。
従業員岸田は定時（17時00分）よりも早く退勤する場合には早退ボタン78を選択する。この場合、従業員岸田は早退したという扱いになり、制御部50は従業員岸田の実際の勤務時間、つまり始業時刻から早退ボタン78が選択されるまでの時間をデータベース40に記録する。

また、従業員岸田は勤務場所である施設Bから離れた場所に移動し、そのまま帰宅する予定の場合には直帰ボタン79を選択する。この場合、従業員岸田は施設Bから外出して直帰したという扱いになり、制御部50は始業時刻から定時の退勤時刻までの時間をデータベース40に記録する。
このように、従業員にとって定時の退勤時刻を過ぎていない状態では図5に示す定時ボタン75及び残業ボタン76は表示されず、従業員はこれらを選択することができない。換言すると、従業員にとって退勤時点で選択できるボタンしか表示されないので、ボタンの選択が簡便になり、従業員の負担を軽減できる。

また、図6に示すように入力端末20には休憩ボタン80も表示される。従業員木下が休憩ボタン80を選択すると、表示が「休憩中」に反転し、従業員木下が休憩を終えて再びボタンを選択すると「休憩」表示に戻る。制御部50は「休憩中」と表示されていた時間をデータベース40に記録する。使用者は休憩時間を勤務時間に参入しない、或いは休憩時間を勤務時間から引く等の対応を取ることができる。

次に、情報処理サーバ10の制御部50で実行される処理の一例について、図7のフローチャートを用いて説明する。
まず制御部50は入力端末20を操作している従業員を特定する(ステップS101)。従業員が入力端末20を操作して自身が所属する施設の名称のボタン70と、自身の名字の最初の音を50音ボタン74をタッチして選択すると、制御部50はデータベース40に格納されている情報から、該当する従業員全員の氏名、勤務時間等の情報を読み込む。

次に、制御部50は従業員の出勤状況を確認する（ステップS102）。具体的には、従業員がその日に出勤しているか否か、つまり従業員がその日に既に入力端末20を操作して始業時刻ボタン72又は現在時刻ボタン73を選択したか否かを判定し、これらボタンがまだ選択されていない場合には従業員が入力端末20を操作しているのは出勤時であると判定し（ステップS102でNo）、図2又は図4の出勤時の画面を表示する（ステップS103）。上述のとおり制御部50は複数の始業時刻ボタン72のうち出勤時点で表示時刻が過ぎている始業時刻ボタン72は表示しない。
次に制御部50は従業員が入力端末20を操作するまで待機し（ステップS104でNo）、従業員が複数の始業時刻ボタン72のうち一つの始業時刻ボタン72を選択した場合(ステップS104でYes)、ステップS105で制御部50は現在時刻と当該従業員の勤務時間等を参照して、従業員が定時に出勤したものと判定し、データベース40に記録する。一方、従業員が現在時刻ボタン73を選択した場合、制御部50は当該従業員が遅刻したものと判定し、データベース40に記録する。以上で出勤処理が終了する。

一方、従業員が既に入力端末20を操作して始業時刻ボタン72又は現在時刻ボタン73を選択していた場合、現在従業員が入力端末20を操作しているのは退勤時であると判定し（ステップS102でYes）、図5又は図6の退勤時の画面を表示する（ステップS106）。
上述のとおり退勤時点で定時が過ぎている場合は制御部50は定時ボタン75及び残業ボタン76を表示し、定時が過ぎていない場合は早退ボタン78及び直帰ボタン79を表示する。

次に制御部50は従業員が入力端末20を操作するまで待機し（ステップS107でNo）、従業員が定時ボタン75を選択した場合（ステップS107でYes）、ステップS108で制御部50は現在時刻と当該従業員の勤務時間等を参照して、従業員が定時に退勤したものと判定し、データベース40に記録する。一方、従業員が残業ボタン76を選択した場合、制御部50は当該従業員が残業したものと判定し、残業時間表示部77に残業時間を表示すると共にデータベース40に記録する。従業員が残業時間をより少ない時間に修正した場合には、制御部50は修正後の時間を残業時間77としてデータベース40に記録する。
従業員が早退ボタン78を選択した場合、制御部50は定時の退勤時刻と早退ボタン78が選択された時刻との差を算出してデータベース40に記録する。従業員が直帰ボタン79を選択した場合、制御部50は定時に退勤するものと判定し、データベース40に記録する。以上で退勤処理が終了する。

本発明は、従業員の負担が軽く、従業員自身の申告を尊重しつつ、事後の始業時刻と終業時刻の調整が不要で、且つ従業員の勤務時間を使用者が正確に把握できる勤怠管理システムであり、産業上の利用可能性を有する。

1 勤怠管理システム
10 情報処理サーバ
20 入力端末
30 通信部
40 データベース
50 制御部
60 管理用端末
70 名称のボタン
71 従業員の氏名
72 始業時刻ボタン
73 現在時刻ボタン
74 50音ボタン
75 定時ボタン
76 残業ボタン
77 残業時間表示部
78 早退ボタン
79 直帰ボタン
80 休憩ボタン

Claims

従業員の実労働時間を管理する勤怠管理システムにおいて、
少なくとも通信部、データベース及び制御部から構成される情報処理サーバと、
出勤・退勤時に従業員が操作する入力端末を備えており、
前記従業員が前記入力端末を操作すると、前記制御部は前記従業員の出勤状況を確認し、前記従業員が前記入力端末を操作しているのが出勤時だと判定した場合には前記入力端末に既定の始業時刻を表示する複数の始業時刻ボタンと、一つの現在時刻ボタンを表示させ、且つ、複数の前記始業時刻ボタンのうち出勤時点で表示時刻が過ぎている前記始業時刻ボタンは表示させず、
出勤時刻の定時よりも早く出勤した前記従業員が複数の前記始業時刻ボタンの中から一つを選択すると、前記制御部は現在時刻と当該従業員の勤務時間を参照して、前記従業員が出勤時刻の定時に出勤したものと判定して前記データベースに記録し、
出勤時刻の定時よりも遅く出勤した前記従業員が前記現在時刻ボタンを選択すると、前記制御部は前記従業員が遅刻したものと判定して前記データベースに記録することを特徴とする勤怠管理システム。
前記制御部は、前記従業員が前記入力端末を操作しているのが退勤時だと判定した場合であって、退勤時刻の定時を過ぎている場合には前記入力端末に定時ボタン及び残業ボタンを表示させ、退勤時刻の定時を過ぎていない場合には早退ボタンを表示させ、
退勤時刻の定時を過ぎて残業なしで退勤する前記従業員が前記定時ボタンを選択すると、前記制御部は前記従業員が退勤時刻の定時に業務を終えた旨を前記データベースに記録し、退勤時刻の定時を過ぎて残業して退勤する前記従業員が前記残業ボタンを選択すると、前記制御部は前記従業員が残業をした旨を前記データベースに記録し、退勤時刻の定時よりも早く退勤する前記従業員が前記早退ボタンを選択すると、前記制御部は前記従業員の実際の勤務時間を前記データベースに記録することを特徴とする請求項1に記載の勤怠管理システム。
更に、前記制御部は、前記従業員の退勤時に退勤時刻の定時を過ぎていない場合には前記入力端末に直帰ボタンも表示させ、
前記従業員が勤務場所から離れた場所に移動し、前記勤務場所からそのまま帰宅する予定の場合に前記直帰ボタンを選択すると、前記制御部は前記始業時刻から定時の退勤時刻までの時間を前記データベースに記録することを特徴とする請求項2に記載の勤怠管理システム。
前記制御部は、前記入力端末に前記残業ボタンと共に、前記従業員の退勤時点における残業時間表示部も表示させ、前記従業員が前記残業時間表示部に表示されている残業時間をより小さい値に修正すると、前記制御部は修正後の前記残業時間を前記データベースに記録することを特徴とする請求項2又は3に記載の勤怠管理システム。