JP6951787B2 - Reception management system, reception management device, reception management method and reception management program - Google Patents

Reception management system, reception management device, reception management method and reception management program Download PDF

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この発明は、受付管理システム、受付管理装置、受付管理方法および受付管理プログラムに関する。 The present invention relates to a reception management system, a reception management device, a reception management method, and a reception management program.

従来、業務上の担当者が関係者間において会議や面談を設定し、実際に会議や面談を行うには、日程調整、会議室予約、来社受付案内などの複数の手続きや作業が必要となっている。例えば、日程調整については、一方の当事者がスケジュールを複数提示し、他方の当事者が提示された中から一または複数を選択し、最終的な日時を相互に決定した上で確認を取るという手順が踏まれている。また、決定した会議日時に空いている会議室を検索した上で予約したり、会議日時には来訪者の入館手続きを事前に準備したりする作業が発生している。 Conventionally, in order for a person in charge of business to set up a meeting or interview between related parties and actually hold a meeting or interview, multiple procedures and work such as schedule adjustment, meeting room reservation, and visit reception guidance are required. It has become. For example, for schedule adjustment, one party presents multiple schedules, the other party selects one or more of the presented schedules, and the final date and time are mutually determined and confirmed. Stepped on. In addition, work is required to search for a vacant meeting room at the determined meeting date and time and make a reservation, or to prepare in advance the admission procedure for visitors at the meeting date and time.

このような手順による場合、日程調整については、自己のスケジュール帳からスケジュールを抽出する作業、連絡の文章を作成する作業、メールを複数回にわたって送受信する作業、さらに、決定した日時をスケジュール帳に登録する作業などが必要となる。また、日程調整に加えて、上記の会議室予約や案内に関する手続きが発生するため、会議の設定から会議開始までの作業が煩雑となっている。このため、担当者の本来の業務が中断されたり、調整作業を行うスタッフを別途要し人件費が増大したりするなどの問題が生じている。 In the case of such a procedure, for schedule adjustment, work to extract the schedule from your own schedule book, work to create contact text, work to send and receive emails multiple times, and register the determined date and time in the schedule book. Work to do is required. Further, in addition to the schedule adjustment, the above-mentioned procedures related to the reservation of the conference room and the guidance are required, so that the work from the setting of the conference to the start of the conference is complicated. For this reason, there are problems such as interruption of the original work of the person in charge and an increase in labor cost due to the need for a separate staff to perform the adjustment work.

そこで、アポイントメントの調整作業の効率を向上する方法が複数提案されている。例えば、電子メールに複数のスケジュール情報が含まれている場合に、メッセージを分析して各スケジュール情報を項目に分けた一覧を作成し、利用者に登録すべきスケジュール情報を選択させ、受付管理を支援するツールに、自動的に登録するスケジュール登録支援システムが開示されている（特許文献１参照）。 Therefore, a plurality of methods for improving the efficiency of appointment adjustment work have been proposed. For example, if the e-mail contains multiple schedule information, analyze the message, create a list of each schedule information divided into items, let the user select the schedule information to be registered, and manage the reception. A schedule registration support system that automatically registers is disclosed in the support tool (see Patent Document 1).

特開２００９−９３５０３号公報JP-A-2009-93503

しかしながら、特許文献１による方法では、スケジュール登録支援システムのユーザにとっては効率が図られるが、当該スケジュール登録支援システムのユーザではない相手方にとっては従来と同様の諸々の作業が必要となる。 However, although the method according to Patent Document 1 is efficient for the user of the schedule registration support system, various operations similar to the conventional one are required for the other party who is not the user of the schedule registration support system.

そこで、本発明は、予定調整から受付までの一連の手続きに伴うユーザおよび当該ユーザを訪問する社外関係者の手続負担を軽減し、スケジュールおよび受付の管理の効率化を図ることができる受付管理システム、受付管理装置、受付管理方法および受付管理プログラムを提供することを目的とする。 Therefore, the present invention is a reception management system capable of reducing the procedural burden of a user and an outside party visiting the user associated with a series of procedures from schedule adjustment to reception, and improving the efficiency of schedule and reception management. , Reception management device, reception management method and reception management program.

上記課題を解決するため、本発明に係る受付管理システムは、複数の端末と、ユーザのスケジュールを管理する受付管理装置とがネットワークを介して接続された受付管理システムであって、受付管理装置は、ユーザである担当者のスケジュールを示すスケジュール情報と、会議室の予約状況を示す会議室予約情報と、担当者と担当者を来訪する来訪者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶する記憶部と、ユーザの端末から、会議の招集対象者となる来訪者へのデータの送信先情報と、会議の設定候補となる候補日時の入力を受け付ける受付部と、受付部により受け付けられた候補日時を含む日程調整の依頼を示す依頼情報を生成する生成部と、生成部により生成された依頼情報を、来訪者の送信先情報が示す送信先に送信する送信部と、送信部により送信された依頼情報に含まれる候補日時における会議の予約を確定する旨の確定通知を受信する受信部と、受信部により確定通知を受信した場合に、当該確定通知が示す候補日時における前記会議室予約情報が示す空き会議室を予約登録するとともに、担当者のスケジュール情報および訪問予約情報を更新する受付処理部と、を備える。 In order to solve the above problems, the reception management system according to the present invention is a reception management system in which a plurality of terminals and a reception management device that manages a user's schedule are connected via a network. , A memory that stores the schedule information indicating the schedule of the person in charge who is the user, the conference room reservation information indicating the reservation status of the conference room, and the visit reservation information including the correspondence between the person in charge and the visitor who visits the person in charge. The reception department that accepts the input of data transmission destination information from the department and the user's terminal to the visitor who is the target of the conference, and the candidate date and time that is a candidate for setting the conference, and the candidate date and time accepted by the reception department. A generator that generates request information indicating a request for schedule adjustment including, a transmitter that transmits the request information generated by the generator to the destination indicated by the visitor's destination information, and a transmitter that transmits the request information. The receiving unit that receives the confirmation notification to confirm the reservation of the meeting at the candidate date and time included in the request information, and the conference room reservation information at the candidate date and time indicated by the confirmation notification when the confirmation notification is received by the receiving unit It is provided with a reception processing unit for updating the schedule information and visit reservation information of the person in charge while pre-registering the vacant meeting room to be shown.

本発明によれば、会議設定のための予定調整から会議室予約および受付までの一連の手続きに伴うユーザおよび来訪者の手続負担を軽減し、スケジュールおよび受付の管理の効率化を図ることができる。 According to the present invention, it is possible to reduce the procedural burden of users and visitors associated with a series of procedures from schedule adjustment for conference setting to conference room reservation and reception, and to improve the efficiency of schedule and reception management. ..

本発明の実施の形態に係る受付管理システムの構成を示すシステム図である。It is a system diagram which shows the structure of the reception management system which concerns on embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に係る受付管理装置の機能構成例を示すブロック図である。It is a block diagram which shows the functional structure example of the reception management apparatus which concerns on embodiment of this invention. 本実施形態における会議室予約情報の一例を示す図（ａ）および本実施形態における訪問予約情報の一例を示す図（ｂ）である。It is a figure (a) which shows an example of a conference room reservation information in this embodiment, and the figure (b) which shows an example of a visit reservation information in this embodiment. 本発明の実施の形態に係るスケジュール情報の入力画面例である。This is an example of a screen for inputting schedule information according to an embodiment of the present invention. 本発明の実施の形態に係る他のスケジュール情報の入力画面例である。This is an example of an input screen for other schedule information according to the embodiment of the present invention. 本発明の実施の形態に係る候補日時の確認画面の一例を示す図である。It is a figure which shows an example of the confirmation screen of the candidate date and time which concerns on embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に係る日程調整の依頼情報の表示画面例を示す図である。It is a figure which shows the display screen example of the request information of the schedule adjustment which concerns on embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に係る日程調整の確定画面の一例を示す図である。It is a figure which shows an example of the confirmation screen of the schedule adjustment which concerns on embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に係る日程の確定通知画面の一例を示す図である。It is a figure which shows an example of the confirmation notice screen of the schedule which concerns on embodiment of this invention. 本発明の実施の態様に係る担当者端末の機能構成の一例を示すブロック図である。It is a block diagram which shows an example of the functional structure of the person-in-charge terminal which concerns on embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に係る受付端末の機能構成の一例を示すブロック図である。It is a block diagram which shows an example of the functional structure of the reception terminal which concerns on embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に係る受付端末において表示される画面例を示す画面図である。It is a screen view which shows the screen example which is displayed in the reception terminal which concerns on embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に係る受付管理装置と、担当者端末と、顧客端末とによる会議日時の調整処理の流れを示すシーケンス図である。It is a sequence diagram which shows the flow of the adjustment process of the meeting date and time by a reception management apparatus which concerns on embodiment of this invention, a person in charge terminal, and a customer terminal. 本発明の実施の形態に係る受付管理装置と、担当者端末と、顧客端末とによる会議日時の調整処理の流れを示すシーケンス図である。It is a sequence diagram which shows the flow of the adjustment process of the meeting date and time by a reception management apparatus which concerns on embodiment of this invention, a person in charge terminal, and a customer terminal. 本発明の実施の形態に係る受付管理装置を実現可能なコンピュータの一例を示すハードウェア構成図である。It is a hardware block diagram which shows an example of the computer which can realize the reception management apparatus which concerns on embodiment of this invention.

図１は、本発明の実施の形態に係る受付管理システムの構成を示すシステム図である。図１に示すように、受付管理システム１は、スケジュール管理サーバ１００ａおよび１００ｂ（以下、特に明示する場合を除きスケジュール管理サーバ１００と総称する。）と、受付管理装置２００、担当者端末３００ａ、３００ｂ、受付端末４００、端末５００ａ、５００ｂを含む。なお、図１において、担当者端末３００ａおよび来訪者端末５００ａとしてＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）を、担当者端末３００ｂおよび来訪者端末５００ｂとして携帯端末を図示するように、これらの端末はいずれであってもよい。本実施形態において、特に明示する場合を除き、担当者端末３００ａ、３００ｂを担当者端末３００と、来訪者端末５００ａ、５００ｂを来訪者端末５００と総称する。また、担当者端末３００は、本発明におけるユーザの端末に相当する。受付管理装置２００は、ネットワーク１０を介し担当者端末３００、受付端末４００、来訪者端末５００と接続される。なお、本実施の形態において、担当者とは、来訪者を担当する担当者であり、来訪者とは、外部の会社などから担当者を来訪する者である。 FIG. 1 is a system diagram showing a configuration of a reception management system according to an embodiment of the present invention. As shown in FIG. 1, the reception management system 1 includes schedule management servers 100a and 100b (hereinafter, collectively referred to as schedule management server 100 unless otherwise specified), a reception management device 200, and a person in charge terminal 300a, 300b. , The reception terminal 400, and the terminals 500a and 500b are included. As shown in FIG. 1, a PC (Personal Computer) is shown as the person in charge terminal 300a and the visitor terminal 500a, and a mobile terminal is shown as the person in charge terminal 300b and the visitor terminal 500b. good. In the present embodiment, unless otherwise specified, the person-in-charge terminals 300a and 300b are collectively referred to as the person-in-charge terminal 300, and the visitor terminals 500a and 500b are collectively referred to as the visitor terminal 500. Further, the person-in-charge terminal 300 corresponds to the user's terminal in the present invention. The reception management device 200 is connected to the person in charge terminal 300, the reception terminal 400, and the visitor terminal 500 via the network 10. In the present embodiment, the person in charge is a person in charge of the visitor, and the visitor is a person who visits the person in charge from an external company or the like.

スケジュール管理サーバ１００は、ユーザのスケジュール情報を管理するサーバである。スケジュール管理サーバ１００は、ユーザのアカウント情報を記憶し、ユーザが任意の他のユーザとのカレンダーの連携を希望した場合に、複数のユーザ間で各ユーザのスケジュール情報を相互に閲覧や入力可能に連携させることも可能である。例えば、上記の連携機能により、スケジュール管理サーバ１００は、上記の連携機能により、担当者端末３００や来訪者端末５００により登録されているアカウント情報のアクセス権限を受付管理装置２００に付与する。これにより、受付管理装置２００は、担当者端末３００や来訪者端末５００のユーザのスケジュール情報を取得することが可能となる。なお、スケジュール管理サーバ１００は、スケジュール管理サーバ１００が提供するカレンダーのアプリケーションをユーザが携帯端末にインストールすることで携帯端末においてもカレンダー機能を容易に活用することができるものである。また、図１において、スケジュール管理サーバ１００は、スケジュール管理サーバ１００ａと１００ｂの２台を図示したが、受付管理装置２００と連携可能なサーバであればよく、これに限定されず、複数であってもよい。 The schedule management server 100 is a server that manages user's schedule information. The schedule management server 100 stores user account information, and when a user wishes to link a calendar with any other user, the schedule information of each user can be mutually viewed and input among a plurality of users. It is also possible to link them. For example, by the above-mentioned cooperation function, the schedule management server 100 grants the reception management device 200 the access authority of the account information registered by the person in charge terminal 300 and the visitor terminal 500 by the above-mentioned cooperation function. As a result, the reception management device 200 can acquire the schedule information of the user of the person in charge terminal 300 and the visitor terminal 500. The schedule management server 100 can easily utilize the calendar function on the mobile terminal by the user installing the calendar application provided by the schedule management server 100 on the mobile terminal. Further, in FIG. 1, two schedule management servers 100a and 100b are shown, but the schedule management server 100 may be a server that can cooperate with the reception management device 200, and the number of schedule management servers 100 is not limited to this. May be good.

受付管理装置２００は、本発明におけるユーザである担当者のスケジュールを管理し、会議や面談など（以下、特に明示する場合を除き、会議と総称する。）の日程調整を処理し、確定した日程調整における来訪者の来社受付を管理したりするシステムである。 The reception management device 200 manages the schedule of the person in charge who is the user in the present invention, processes the schedule adjustment of the meeting, the interview, etc. (hereinafter, collectively referred to as the meeting unless otherwise specified), and the fixed schedule. It is a system that manages the reception of visitors in coordination.

受付端末４００は、企業の入り口付近等に備えられる、来訪者が訪問受付の際に受付管理システムに対して操作する端末装置であり、具体的な機器は、タブレット端末、携帯端末、スマートフォン、ＰＣ、その他の電子機器であってもよい。 The reception terminal 400 is a terminal device provided near the entrance of a company and operated by a visitor to the reception management system at the time of reception of a visit, and specific devices include a tablet terminal, a mobile terminal, a smartphone, and a PC. , Other electronic devices may be used.

なお、図１において、説明を簡単にするために、受付管理装置２００、担当者端末３００、受付端末４００、来訪者端末５００の台数は各１台または２台を示してあるが、これに限定されない。 In FIG. 1, for simplification of the explanation, the number of the reception management device 200, the person in charge terminal 300, the reception terminal 400, and the visitor terminal 500 is shown as one or two, respectively, but the number is limited to this. Not done.

ネットワーク１０は、ＩＰネットワークであれば無線でも有線であってもよく、例えば、無線による通信であれば、担当者端末３００は、無線ＬＡＮアクセスポイント（図示せず）にアクセスし、ＬＡＮやＷＡＮを介して受付管理装置２００と通信してもよい。また、ネットワーク１０は、これらの例に限られず、例えば、公衆交換電話網やブルートゥース（Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標））、光回線、ＡＤＳＬ回線、衛星通信網などであってもよい。 The network 10 may be wireless or wired as long as it is an IP network. For example, in the case of wireless communication, the person in charge terminal 300 accesses a wireless LAN access point (not shown) and provides a LAN or WAN. It may communicate with the reception management device 200 via the reception management device 200. Further, the network 10 is not limited to these examples, and may be, for example, a public switched telephone network, Bluetooth (registered trademark), an optical line, an ADSL line, a satellite communication network, or the like.

図２は、本発明の一実施態様における受付管理装置２００の機能構成例を示すブロック図である。図２に示すように、受付管理装置２００は、制御部２１０と、通信部２２０と、記憶部２３０とを備える。 FIG. 2 is a block diagram showing a functional configuration example of the reception management device 200 according to the embodiment of the present invention. As shown in FIG. 2, the reception management device 200 includes a control unit 210, a communication unit 220, and a storage unit 230.

記憶部２３０は、スケジュール情報データベース２３１と、会議室予約情報データベース２３２と、訪問予約情報データベース２３３とを記憶する。 The storage unit 230 stores the schedule information database 231, the conference room reservation information database 232, and the visit reservation information database 233.

スケジュール情報データベース２３１は、スケジュール情報を格納する。ここで、スケジュール情報とは、受付管理システム１のユーザのスケジュールに関する情報であり、スケジュール管理サーバ１００から取得されたスケジュール情報である。なお、本実施形態では、スケジュール情報データベース２３１に、スケジュール管理サーバ１００から取得されたスケジュール情報が格納される構成とすることでスケジュール情報をバックアップ可能となるが、受付管理装置２００はスケジュール情報データベース２３１を備えず、スケジュール管理サーバ１００に記憶されているスケジュール情報に対してダイレクトに登録や更新を行うこととしてもよい。この場合、受付管理システム１においても、担当者端末３００や来訪者端末５００において使用されてきたカレンダー機能をそのまま使用できるため、新規のカレンダーシステムをインストールする必要がなく、受付管理システム１との連携が利便性の高いものとなる。 The schedule information database 231 stores schedule information. Here, the schedule information is information related to the schedule of the user of the reception management system 1, and is the schedule information acquired from the schedule management server 100. In the present embodiment, the schedule information can be backed up by storing the schedule information acquired from the schedule management server 100 in the schedule information database 231. However, the reception management device 200 has the schedule information database 231. The schedule information stored in the schedule management server 100 may be directly registered or updated. In this case, since the calendar function used in the person in charge terminal 300 and the visitor terminal 500 can be used as it is in the reception management system 1, it is not necessary to install a new calendar system, and the cooperation with the reception management system 1 is performed. Is highly convenient.

また、他の例として、スケジュール情報データベース２３１が格納するスケジュール情報は、スケジュール管理サーバ１００と別個に受付管理装置２００において管理されるスケジュール情報である構成としてもよい。この場合、スケジュール管理サーバ１００のシステム障害や外部攻撃による情報漏洩に影響されることがない。 Further, as another example, the schedule information stored in the schedule information database 231 may be configured to be the schedule information managed by the reception management device 200 separately from the schedule management server 100. In this case, it is not affected by the system failure of the schedule management server 100 or information leakage due to an external attack.

また、スケジュール情報には、会議名や会議室名など予定を示すタイトルに日時が対応付けられている。図４は、本実施形態における日程調整の入力画面例であり、日程調整に必要なデータの入力フォームがスケジュール情報を示すスケジュール画面と同一画面上に表示されている。図４に示すスケジュール画面では、スケジュール情報として、会議室名が、日付および曜日と、１時間刻みの時刻とが表示されたカレンダー上に表示されており、各会議室における予定と当該予定の日時が対応付けられている。 Further, in the schedule information, the date and time are associated with the title indicating the schedule such as the conference name and the conference room name. FIG. 4 is an example of an input screen for schedule adjustment in the present embodiment, and an input form for data required for schedule adjustment is displayed on the same screen as the schedule screen showing schedule information. On the schedule screen shown in FIG. 4, the conference room name is displayed as schedule information on a calendar displaying the date, the day of the week, and the time in 1-hour increments, and the schedule in each conference room and the date and time of the schedule are displayed. Are associated with each other.

会議室予約情報データベース２３２は、会議室予約情報を格納する。ここで、会議室予約情報とは、会議室名に、会議や面談、打ち合わせなどの予定を示す予定名と、会議室の使用日時と、予約した担当者名とが対応付けられた情報である。図３(ａ)は、本実施形態における会議室予約情報の一例を示す図である。図３（ａ）では、日付「２０１８／６／１」に、会議室名「会議室１」、「会議室２」、「会議室３」と、時間帯「８：００」、「９：００」、「１０：００」が示されたフォーマット上に、予約済みの会議名「Ａ社会議」と担当者名「担当者Ｘ」とが登録されている。 The conference room reservation information database 232 stores the conference room reservation information. Here, the conference room reservation information is information in which the conference room name is associated with the schedule name indicating the schedule of a meeting, an interview, a meeting, etc., the date and time when the conference room is used, and the name of the person in charge of the reservation. .. FIG. 3A is a diagram showing an example of conference room reservation information in the present embodiment. In FIG. 3A, on the date “2018/6/1”, the conference room names “meeting room 1”, “meeting room 2”, “meeting room 3”, and the time zones “8:00”, “9: The reserved meeting name "A company meeting" and the person in charge name "person in charge X" are registered on the format showing "00" and "10:00".

訪問予約情報データベース２３３は、訪問予約情報を格納する。ここで、訪問予約情報とは、来訪者と担当者との対応付けを含む来訪者の訪問予約の内容を示す情報であり、具体的には、受付コード、予約日時、会社名、来訪者、訪問目的、会議室名などを含んだテーブルで構成される。ここで、会議室名は、会議室予約情報と紐づいている。また、受付コードとは、訪問受付の入力時に入力されることにより来訪者の訪問受付を識別するコードである。図３（ｂ）は、本実施形態における訪問予約情報の一例を示す図である。図３（ｂ）に示すように、訪問予約情報は、受付コード、予約日時、会社名、来訪者、訪問目的などを含んだテーブルで構成される。訪問予約情報は、訪問予約を一意に識別する「訪問予約ＩＤ」、訪問受付の入力時に入力して識別する「受付コード」、訪問予約情報が登録された日時を示す「登録日時」、訪問予約の日時を示す「予約日時」、来訪者の会社名を示す「会社名」、来訪者を示す「来訪者」、対応する受付画面の操作ボタンを示す「ボタン種別」、来訪者への応対状態を示す「応対状態」、受付の状態を示す「状態」、来訪者の人数を示す「来訪人数」、担当者を示す「担当者」、使用する会議室を示す「会議室」、来訪者の訪問目的を示す「訪問目的」、担当者の現在位置を示す「現在位置」、担当者の通知・応答入力の内容及び状況を示す「通知・応答状況」等のフィールドを含んで構成してもよい。また、図３（ａ）に示すように、フォロー情報として訪問予約情報に対応付けて（紐づけて）応答フォローを示す「アラート」等のフィールドを含んで構成してもよい。 The visit reservation information database 233 stores the visit reservation information. Here, the visit reservation information is information indicating the contents of the visit reservation including the correspondence between the visitor and the person in charge, and specifically, the reception code, the reservation date and time, the company name, the visitor, It consists of a table that includes the purpose of the visit and the name of the conference room. Here, the conference room name is associated with the conference room reservation information. The reception code is a code that identifies the visit reception of the visitor by being input when the visit reception is input. FIG. 3B is a diagram showing an example of visit reservation information in the present embodiment. As shown in FIG. 3B, the visit reservation information is composed of a table including a reception code, a reservation date and time, a company name, a visitor, a visit purpose, and the like. The visit reservation information includes a "visit reservation ID" that uniquely identifies the visit reservation, a "reception code" that is entered and identified when the visit reception is entered, a "registration date and time" that indicates the date and time when the visit reservation information was registered, and a visit reservation. "Reservation date and time" indicating the date and time of the visitor, "Company name" indicating the company name of the visitor, "Visitor" indicating the visitor, "Button type" indicating the operation button of the corresponding reception screen, Response status to the visitor "Response status" indicating the status of reception, "Status" indicating the status of reception, "Number of visitors" indicating the number of visitors, "Person in charge" indicating the person in charge, "Meeting room" indicating the conference room to be used, "Meeting room" indicating the number of visitors Even if it is configured to include fields such as "purpose of visit" indicating the purpose of the visit, "current position" indicating the current position of the person in charge, and "notification / response status" indicating the content and status of the notification / response input of the person in charge. good. Further, as shown in FIG. 3A, the follow-up information may be configured to include a field such as an "alert" that indicates a response follow-up in association with (associate with) the visit reservation information.

制御部２１０は、受付部２１１と、取得部２１２と、抽出部２１３と、生成部２１４と、受付処理部２１５と、入出力制御部２１６と、送受信部２１７とを備え、受付管理装置２００の各機能部を制御する機能を有するプロセッサである。なお、送受信部２１７は、本発明における送信部、受信部、来訪メッセージ受信部に相当する。 The control unit 210 includes a reception unit 211, an acquisition unit 212, an extraction unit 213, a generation unit 214, a reception processing unit 215, an input / output control unit 216, and a transmission / reception unit 217. It is a processor having a function of controlling each functional unit. The transmission / reception unit 217 corresponds to the transmission unit, the reception unit, and the visit message reception unit in the present invention.

受付部２１１は、担当者端末３００や、来訪者端末５００から各種データの入力や指示を受け付ける。例えば、受付部２１１は、会議の招集対象者となる来訪者のメールアドレスと、会議の設定候補となる候補日時の入力を受け付ける。ここで、受付部２１１は、来訪者のメールアドレスの数は、来訪者の人数に応じた数を、また、会議主催者としてユーザを含む単数または複数の担当者の識別情報の入力を受け付ける。なお、本実施形態では、来訪者のメールアドレスを一例として説明するが、来訪者への日程調整の依頼情報などのデータの送信先情報となるものであれば、メールアドレスのほか、ショートメール、チャットツールなどの送信先情報などであってもよい。また、担当者の識別情報は、社員番号や氏名などであってもよい。 The reception unit 211 receives input and instructions of various data from the person in charge terminal 300 and the visitor terminal 500. For example, the reception unit 211 accepts the input of the e-mail address of the visitor who is the target of the conference and the candidate date and time which is the candidate for setting the conference. Here, the reception unit 211 accepts the input of the number of e-mail addresses of the visitors according to the number of visitors, and the input of the identification information of one or more persons in charge including the user as the conference organizer. In this embodiment, the visitor's e-mail address will be described as an example, but if it is the destination information of data such as schedule adjustment request information to the visitor, in addition to the e-mail address, a short mail, It may be destination information such as a chat tool. In addition, the identification information of the person in charge may be an employee number, a name, or the like.

図３に示すように、スケジュール情報の表示画面上には、新規スケジュールを入力するための、来訪者のメールアドレスに相当する「お客様のメールアドレス」を入力する入力フォームと、スケジュール情報を示すカレンダー上から新規スケジュールの候補が選択された日時を表示する「選択した日時」を表示する表示フォームと、「内容を確認する」確認画面の生成を指示するアイコンとが表示されている。担当者端末３００は、スケジュール情報の表示画面から来訪者のメールアドレスを入力したり、スケジュール情報を示すカレンダー上からスケジュールの候補を選択入力したりすることでデータを入力し、受付部２１１は、担当者端末３００から入力されたデータを受け付ける。 As shown in FIG. 3, on the schedule information display screen, there is an input form for inputting a "customer's e-mail address" corresponding to the visitor's e-mail address for inputting a new schedule, and a calendar showing the schedule information. From the top, a display form that displays the "selected date and time" that displays the date and time when a new schedule candidate was selected, and an icon that instructs the generation of a "confirm content" confirmation screen are displayed. The person in charge terminal 300 inputs data by inputting a visitor's e-mail address from the schedule information display screen or selecting and inputting a schedule candidate from the calendar showing the schedule information, and the reception unit 211 inputs the data. Accepts the data input from the person in charge terminal 300.

また、図５は、本実施形態における他のスケジュール情報の入力画面例である。図３に示したスケジュール情報の入力画面例においては、担当者端末３００によりスケジュール情報を示すカレンダー上からスケジュールの候補が選択入力されることにより、新規スケジュールの候補日時が入力された。これに対し、図５に示す入力画面では、担当者が希望する候補曜日や、候補時間、往訪予定前後の空き時間または来訪予定前後の空き時間、会議室などを入力することにより、候補日時の検索条件の指定が受け付けられる。 Further, FIG. 5 is an example of another schedule information input screen in the present embodiment. In the schedule information input screen example shown in FIG. 3, the candidate date and time of the new schedule is input by selecting and inputting the schedule candidate from the calendar showing the schedule information by the person in charge terminal 300. On the other hand, on the input screen shown in FIG. 5, the candidate date and time can be set by inputting the candidate day of the week, the candidate time, the free time before and after the scheduled visit, the free time before and after the scheduled visit, the conference room, and the like. Search condition specifications are accepted.

また、受付部２１１は、来訪者の訪問受付の入力を受け付けたり、来訪者の担当者端末３００から来訪を示すメッセージを受信したり、連携する他のシステムから来訪者の来訪を示すメッセージを受信したりすることで、当該来訪情報の入力を受け付ける。 In addition, the reception unit 211 accepts the input of the visit reception of the visitor, receives the message indicating the visit from the terminal 300 in charge of the visitor, and receives the message indicating the visit of the visitor from another linked system. By doing so, the input of the visit information is accepted.

ここで「来訪情報」とは、来訪者が来訪した事を示す情報であり、来訪履歴となるものである。来訪情報は、例えば、来訪者名、来訪者の会社名、来訪受付日時、来訪を受け付けた場所情報（例えば、来訪者の位置情報により来訪を受け付けたのか、入館ゲート装置で来訪を受け付けたのか、又は、受付用の受付端末４００で来訪を受け付けたのか等を示す情報）等を含んで構成してもよい。来訪情報は、訪問予約情報の一部として構成してもよい。 Here, the "visit information" is information indicating that the visitor has visited, and is a visit history. The visit information includes, for example, the name of the visitor, the company name of the visitor, the date and time when the visit was accepted, and the location information where the visit was accepted (for example, was the visit accepted by the location information of the visitor, or was the visit accepted by the entrance gate device? Or, information indicating whether or not the visit was accepted by the reception terminal 400 for reception) and the like may be included. The visit information may be configured as part of the visit reservation information.

取得部２１２は、スケジュール管理サーバ１００などの外部装置から各種データを取得する。例えば、取得部２１２は、担当者端末３００から日程調整の作成指示を受け付けた場合に、スケジュール管理サーバ１００から担当者端末３００のユーザである担当者のスケジュール情報を取得する。また、取得部２１２は、外部装置受付部２１１により受け付けられた担当者端末３００や、来訪者端末５００からの入力や指示に応じて、記憶部２３０から各種データを取得する。例えば、取得部２１２は、担当者端末３００から日程調整の作成指示を受け付けた場合、スケジュール管理サーバ１００からスケジュール情報を取得する。ここで、日程調整の作成指示とは、会議や面談などの日程調整を作成する指示のことであり、会議の候補日時や人数などが含まれる。担当者端末３００は、受付管理装置２００に対して受付管理装置２００により管理される受付管理画面（図示せず）にアクセスし、日程調整の作成指示を入力する。取得部２１２は、受付部２１１により日程調整の作成指示の入力が受け付けられると、スケジュール管理サーバ１００からスケジュール情報を取得し、入出力制御部２１６および送受信部２１７を介して、担当者端末３００において表示可能なスケジュール情報の表示画面を出力する。 The acquisition unit 212 acquires various data from an external device such as the schedule management server 100. For example, when the acquisition unit 212 receives the schedule adjustment creation instruction from the person in charge terminal 300, the acquisition unit 212 acquires the schedule information of the person in charge who is the user of the person in charge terminal 300 from the schedule management server 100. In addition, the acquisition unit 212 acquires various data from the storage unit 230 in response to inputs and instructions from the person in charge terminal 300 received by the external device reception unit 211 and the visitor terminal 500. For example, when the acquisition unit 212 receives the schedule adjustment creation instruction from the person in charge terminal 300, the acquisition unit 212 acquires the schedule information from the schedule management server 100. Here, the schedule adjustment creation instruction is an instruction for creating a schedule adjustment such as a meeting or an interview, and includes a candidate date and time of a meeting, the number of people, and the like. The person in charge terminal 300 accesses the reception management screen (not shown) managed by the reception management device 200 to the reception management device 200, and inputs a schedule adjustment creation instruction. When the reception unit 211 receives the input of the schedule adjustment creation instruction, the acquisition unit 212 acquires the schedule information from the schedule management server 100, and the person in charge terminal 300 via the input / output control unit 216 and the transmission / reception unit 217. Outputs a display screen of displayable schedule information.

また、取得部２１２は、日程調整の作成指示により、会議予約情報データベース２３２の会議予約情報から、会議の候補日時および人数に応じた空き会議室に関する情報を取得する。なお、取得部２１２は、日程調整の作成指示により空き会議室に関する情報を取得する。しかし、来訪者端末５００への依頼情報の送信時や来訪者端末５００からの確定通知の受信時のタイミングにおいて日程調整の作成指示における空き会議室が既に予約済みとなっている場合には、取得部２１２は、各タイミングにおいて空いている会議室を再検索して再度空き会議室に関する情報を取得することとしてもよい。 In addition, the acquisition unit 212 acquires information on a vacant conference room according to the candidate date and time of the conference and the number of people from the conference reservation information of the conference reservation information database 232 according to the schedule adjustment creation instruction. The acquisition unit 212 acquires information about the vacant conference room according to the schedule adjustment creation instruction. However, if the vacant conference room in the schedule adjustment creation instruction is already reserved at the time of sending the request information to the visitor terminal 500 or receiving the confirmation notification from the visitor terminal 500, it is acquired. The unit 212 may re-search the vacant conference room at each timing and acquire the information about the vacant conference room again.

抽出部２１３は、受付部２１１により複数の担当者の識別情報の入力を受け付けられた場合に、スケジュール管理サーバ１００から、各担当者のスケジュール情報を取得し、複数の担当者の識別情報が示す担当者全てに共通してスケジュールの予約が入っていない候補日時を抽出し、マッチングする。また、抽出部２１３は、マッチングした候補日時を担当者端末３００にリコメンドの候補日時として出力する。 When the reception unit 211 receives the input of the identification information of a plurality of persons in charge, the extraction unit 213 acquires the schedule information of each person in charge from the schedule management server 100, and the identification information of the plurality of persons in charge indicates. Candidate dates and times for which schedule reservations are not included are extracted and matched for all persons in charge. Further, the extraction unit 213 outputs the matched candidate date and time to the person in charge terminal 300 as a recommendation candidate date and time.

また、抽出部２１３は、受付部２１１により来訪者のメールアドレスの入力が受け付けられた場合に、当該メールアドレスが受付管理システム１のユーザのメールアドレスとして登録されているか否かを判定し、登録されていると判定した場合、担当者と来訪者のスケジュール情報から候補日時をマッチングする。具体的には、抽出部２１３は、担当者と来訪者のスケジュール情報から、両者の空きスケジュールを抽出し、複数の候補日時をマッチングする。 Further, when the reception unit 211 accepts the input of the visitor's e-mail address, the extraction unit 213 determines whether or not the e-mail address is registered as the e-mail address of the user of the reception management system 1 and registers the e-mail address. If it is determined that the information has been set, the candidate date and time are matched from the schedule information of the person in charge and the visitor. Specifically, the extraction unit 213 extracts the vacant schedules of both from the schedule information of the person in charge and the visitor, and matches a plurality of candidate dates and times.

生成部２１４は、日程調整の依頼情報の表示画面とその確認画面、日程調整の確定画面、会議予約の確定通知画面、受付コードの表示情報などを生成する。ここで、日程調整の依頼情報とは、受付部２１１により受け付けられた会議予約の候補日時と、取得部２１２により取得された会議室名と、当該候補日時における日程調整を含む日程調整を依頼する文面を含む情報である。 The generation unit 214 generates a schedule adjustment request information display screen and its confirmation screen, a schedule adjustment confirmation screen, a meeting reservation confirmation notification screen, reception code display information, and the like. Here, the schedule adjustment request information includes the candidate date and time of the conference reservation received by the reception unit 211, the conference room name acquired by the acquisition unit 212, and the schedule adjustment including the schedule adjustment at the candidate date and time. Information including the text.

日程調整の確認画面とは、日程調整の依頼情報を来訪者端末５００に送信する前に担当者端末３００に送信される確認用画面である。会議予約の確定通知画面とは、来訪者端末５００により会議予約の確定通知が送信された日程と、受付コードを含む会議の日程調整の確定を通知する画面である。図１２（ｂ）の「受付コードを入力してください」という表示の下の入力フォームには、受付コード「３１２７５６」が表示されている。 The schedule adjustment confirmation screen is a confirmation screen that is transmitted to the person in charge terminal 300 before transmitting the schedule adjustment request information to the visitor terminal 500. The conference reservation confirmation notification screen is a screen for notifying the date when the conference reservation confirmation notification is transmitted by the visitor terminal 500 and the confirmation of the conference schedule adjustment including the reception code. The reception code "312756" is displayed in the input form below the display "Please enter the reception code" in FIG. 12B.

図６は、候補日時の確認画面の一例を示す図である。図６が示す候補日時の確認画面では、受付部２１１により受け付けられた来訪者のメールアドレスである「お客様のメールアドレス」、候補日時となる「選択した日時」、会議室の場所を示す「打合せ場所」、および「備考」などの情報が、来訪者端末５００への送信指示を受け付ける「候補日時を確定し、お客様に送信する」というアイコンとともに表示されている。生成部２１４は、候補日時の確認画面の表示情報を生成する。 FIG. 6 is a diagram showing an example of a confirmation screen for the candidate date and time. On the confirmation screen of the candidate date and time shown in FIG. 6, the "customer's e-mail address" which is the e-mail address of the visitor received by the reception unit 211, the "selected date and time" which is the candidate date and time, and the "meeting" indicating the location of the conference room are shown. Information such as "location" and "remarks" is displayed together with an icon "determine the candidate date and time and send to the customer" that accepts the transmission instruction to the visitor terminal 500. The generation unit 214 generates the display information of the confirmation screen of the candidate date and time.

図７は、日程調整の依頼情報の表示画面例を示す図である。図７に示す日程調整の依頼情報の表示画面では、「＜〇〇社＞アポイントメントの日程調整をお願いします」というメールのタイトルが表示され、本文には、来訪者の社名と名前、日程調整を依頼した担当者の情報である「＜ホスト企業名＞」、「＜ホスト氏名＞」、「＜ホストｅｍａｉｌ＞」、候補日時の表示画面のＵＲＬ「＜アポ調整ＵＲＬ＞」として、「ｈｔｔｐｓ:／／ｗｗｗ／Ａａｂｃｄｅｆｇ.ｃｏｍ」が表示されている。 FIG. 7 is a diagram showing an example of a display screen of request information for schedule adjustment. On the display screen of the schedule adjustment request information shown in Fig. 7, the title of the email "Please adjust the schedule of <XX company> appointment" is displayed, and the body name and name of the visitor and the schedule adjustment are displayed. "<Host company name>", "<Host name>", "<Host email>", and the URL of the candidate date and time display screen "<Apo adjustment URL>", which is the information of the person in charge who requested "https: //Www/Abcdefg.com "is displayed.

図８は、日程調整の確定画面の一例を示す図である。図８に示す日程調整の確定画面では、「下記の日時から都合の良いスケジュールを１つ選択し、あなたの会社、お名前を入力し、アポイントメントを確定してください。」という文面が表示されている。また、当該文面の下に、担当者端末３００から選択が受け付けられた日時を、「ホストからの候補スケジュール」として「４／２８（土）、５／１（火）、５／５（土）」が、時間と会議室名として「１０：３０ＡＭ-０１:００ＰＭ会議室-８Ｆ-Ｏｐｅｎ１（入口側）、０７：３０ＡＭ-０８:３０ＡＭ会議室-８Ｆ-Ｏｐｅｎ１（入口側）、０９：３０ＡＭ-１０:３０ＡＭ会議室-８Ｆ-Ｏｐｅｎ１（入口側）」が表示され、それぞれに対応付けて日時と会議室名とが押下入力可能なフォームが表示されている。さらに、その下に、来訪者の名前と会社名の入力フォームと、日程調整の確定を指示するアイコン「アポイントメントを確定し、担当者に通知する」が表示されている。 FIG. 8 is a diagram showing an example of a confirmation screen for schedule adjustment. On the schedule adjustment confirmation screen shown in Fig. 8, the text "Please select one convenient schedule from the following dates and times, enter your company and name, and confirm the appointment." Is displayed. There is. In addition, under the text, the date and time when the selection was accepted from the person in charge terminal 300 is set as the "candidate schedule from the host" on "4/28 (Sat), 5/1 (Tue), and 5/5 (Sat). As the time and meeting room name, "10:30 AM-01: 00PM Meeting Room-8F-Open1 (entrance side), 07:30 AM-08: 30AM Meeting Room-8F-Open1 (entrance side), 09:30 AM-" "10:30 AM Conference Room-8F-Open1 (entrance side)" is displayed, and a form in which the date and time and the conference room name can be pressed and input is displayed in association with each. In addition, below that, an input form for the visitor's name and company name, and an icon "confirm the appointment and notify the person in charge" are displayed instructing the confirmation of the schedule adjustment.

図９は、日程の確定通知画面の一例を示す図である。図９に示す日程の確定通知画面では、「会議予定日時の確定通知と受付コードが届いています。」という文面とともに、確定した会議の日時と場所、受付コードが表示されている。さらに、これらの内容を確認した旨の通知を送信指示するアイコン「上記の内容を確認しました。」が併せて表示されている。 FIG. 9 is a diagram showing an example of a schedule confirmation notification screen. On the confirmation notification screen of the schedule shown in FIG. 9, the date and place of the confirmed meeting and the reception code are displayed together with the text "The confirmation notification of the scheduled meeting date and time and the reception code have arrived." In addition, the icon "I have confirmed the above contents." Is also displayed to instruct to send a notification to the effect that these contents have been confirmed.

また、生成部２１４は、来訪者が複数である場合、送受信部２１７により最初に希望候補通知を送信した来訪者端末５００から順次、希望候補通知を受信した場合に、依頼情報が示す候補日時のうち希望候補日時に含まれない候補日時を削除し、依頼情報を更新する。ここで、希望候補通知とは、希望候補日時を示す通知のことであり、希望候補日時とは、依頼情報に含まれる候補日時のうちの、来訪者にとっての複数の希望の候補日時を示す。 Further, when there are a plurality of visitors, the generation unit 214 sequentially receives the desired candidate notifications from the visitor terminal 500 that first transmitted the desired candidate notifications by the transmission / reception unit 217, and the candidate date and time indicated by the request information. Delete the candidate date and time that is not included in the desired candidate date and time, and update the request information. Here, the desired candidate date and time is a notification indicating a desired candidate date and time, and the desired candidate date and time indicates a plurality of desired candidate dates and times for the visitor among the candidate dates and times included in the request information.

また、生成部２１４は、来訪者も受付管理システム１のユーザである場合に、出部２１３により、候補日時が複数マッチングされた場合に、マッチングされた複数の候補日時を担当者に通知する通知画面を生成し、来訪者には、担当者により承諾された候補日時を含む日程調整の依頼情報を生成する。 Further, the generation unit 214 notifies the person in charge of the plurality of matched candidate dates and times when the visitor is also a user of the reception management system 1 and the output unit 213 matches a plurality of candidate dates and times. A screen is generated, and a schedule adjustment request information including a candidate date and time approved by the person in charge is generated for the visitor.

受付処理部２１５は、送受信部２１７を介して、来訪者端末５００から確定通知を受信した場合に、担当者のスケジュール情報、会議室情報、訪問予約情報を更新する。また、受付処理部２１５は、担当者端末３００からスケジュール情報、会議予約情報、訪問予約情報などの新規入力、変更、削除などの指示を、受付部２１１を介して受け付けた場合に、指示に応じてスケジュール情報、会議予約情報、訪問予約情報を更新する。 When the reception processing unit 215 receives the confirmation notification from the visitor terminal 500 via the transmission / reception unit 217, the reception processing unit 215 updates the schedule information, the conference room information, and the visit reservation information of the person in charge. Further, when the reception processing unit 215 receives an instruction such as new input, change, or deletion of schedule information, meeting reservation information, visit reservation information, etc. from the person in charge terminal 300 via the reception unit 211, the reception processing unit 215 responds to the instruction. Update schedule information, meeting reservation information, and visit reservation information.

また、受付処理部２１５は、送受信部２１７により、複数の来訪者端末５００のうち最後に依頼情報へのアクセス情報にアクセスした端末から、確定通知を受信した場合に、当該確定通知が示す候補日時における空き会議室を予約登録する。そして、受付処理部２１５は、担当者全員のスケジュール情報、会議室情報、訪問予約情報を更新する。 Further, when the reception processing unit 215 receives the confirmation notification from the terminal that last accessed the access information to the request information among the plurality of visitor terminals 500 by the transmission / reception unit 217, the candidate date and time indicated by the confirmation notification. Book a vacant conference room in. Then, the reception processing unit 215 updates the schedule information, the conference room information, and the visit reservation information of all the persons in charge.

また、受付処理部２１５は、訪問予約情報が示す予約時間を所定時間経過した時点で、送受信部２１７により来訪メッセージを受信しない場合に、会議室予約情報に登録されている会議室の予約をキャンセル処理する。例えば、所定時間は１５分などが定められている。 Further, the reception processing unit 215 cancels the reservation of the conference room registered in the conference room reservation information when the transmission / reception unit 217 does not receive the visit message when the reservation time indicated by the visit reservation information has elapsed. To process. For example, the predetermined time is set to 15 minutes.

入出力制御部２１６は、担当者端末３００や、来訪者端末５００により受付管理システム１にアクセスされた場合に、各種データを担当者端末３００や、来訪者端末５００との間で入出力可能なデータに変換し入出力する。 The input / output control unit 216 can input / output various data to / from the person in charge terminal 300 and the visitor terminal 500 when the reception management system 1 is accessed by the person in charge terminal 300 or the visitor terminal 500. Convert to data and input / output.

送受信部２１７は、担当者端末３００、来訪者端末５００、または他の外部装置（図示せず）などとの間において、通信部２２０を介して、各種データを送受信する。例えば、送受信部２１７は、来訪者端末５００に日程調整の依頼情報や、依頼情報にアクセス可能なリンク情報などを送信する。また、送受信部２１７は、依頼情報が送信される来訪者が複数である場合には、複数の来訪者端末５００から順次、依頼情報に含まれる候補日時の中から選択された複数の希望候補通知を受信する。また、送受信部２１７は、受付端末４００から来訪者の来訪を示す来訪メッセージを受信する。 The transmission / reception unit 217 transmits / receives various data to / from the person in charge terminal 300, the visitor terminal 500, or another external device (not shown) via the communication unit 220. For example, the transmission / reception unit 217 transmits the schedule adjustment request information, the link information that can access the request information, and the like to the visitor terminal 500. Further, when there are a plurality of visitors to whom the request information is transmitted, the transmission / reception unit 217 sequentially notifies a plurality of desired candidates selected from the candidate dates and times included in the request information from the plurality of visitor terminals 500. To receive. In addition, the transmission / reception unit 217 receives a visit message indicating the visitor's visit from the reception terminal 400.

通信部２２０は、通信回線や電話回線等に接続されるアンテナやルータ等の通信装置（図示せず）に接続されるインターフェースである。すなわち、通信部２２０は、担当者端末３００や、来訪者端末５００等のような外部装置と通信回線を介してデータを通信する機能を有している。 The communication unit 220 is an interface connected to a communication device (not shown) such as an antenna or a router connected to a communication line, a telephone line, or the like. That is, the communication unit 220 has a function of communicating data with an external device such as a person in charge terminal 300 or a visitor terminal 500 via a communication line.

次に、担当者端末３００の機能構成について説明する。図１０は、本実施形態における担当者端末３００の機能構成の一例を示すブロック図である。図１０に示すように、担当者端末３００は、記憶部３２０と、制御部３３０と、出力部３４０と、入力部３５０と、通信部３６０とを備える。 Next, the functional configuration of the person in charge terminal 300 will be described. FIG. 10 is a block diagram showing an example of the functional configuration of the person in charge terminal 300 in the present embodiment. As shown in FIG. 10, the person in charge terminal 300 includes a storage unit 320, a control unit 330, an output unit 340, an input unit 350, and a communication unit 360.

記憶部３２０は、各種データを記憶する。例えば、記憶部３２０は、担当者の業務上の資料、アドレス帳、その他各種資料などを記憶する。また、会議室予約情報や、訪問予約情報は、受付管理装置２００の記憶部２３０に記憶される構成としたが、これに限定されず、担当者端末３００の記憶部３２０に記憶される構成としてもよい。 The storage unit 320 stores various data. For example, the storage unit 320 stores business materials, address books, and various other materials of the person in charge. Further, the conference room reservation information and the visit reservation information are stored in the storage unit 230 of the reception management device 200, but are not limited to this, and are stored in the storage unit 320 of the person in charge terminal 300. May be good.

制御部３３０は、受付部３３１と、取得部３３２と、入出力制御部３３３と、送受信部３３４とを備える。 The control unit 330 includes a reception unit 331, an acquisition unit 332, an input / output control unit 333, and a transmission / reception unit 334.

受付部３３１は、入力部３５０から入力された各種データや、送受信部３３４を介して受付管理装置２００など外部装置から受信したデータなどを受け付ける。例えば、受付部３３１は、入力部３５０から入力された日程調整の作成指示や、来訪者のメールアドレス、担当者による指定日時における空き会議室の検索指示などを受け付ける。 The reception unit 331 receives various data input from the input unit 350, data received from an external device such as the reception management device 200 via the transmission / reception unit 334, and the like. For example, the reception unit 331 receives an instruction for creating a schedule adjustment input from the input unit 350, an e-mail address of a visitor, a search instruction for a vacant conference room at a designated date and time by a person in charge, and the like.

取得部３３２は、記憶部３２０や外部装置などから各種データを取得する。例えば、記憶部３２０に来訪者のメールアドレスを含むアドレス帳が記憶されていた場合、入力部３５０からの操作入力に応じて来訪者のメールアドレスを記憶部３２０から取得する。 The acquisition unit 332 acquires various data from the storage unit 320, an external device, and the like. For example, when an address book including a visitor's e-mail address is stored in the storage unit 320, the visitor's e-mail address is acquired from the storage unit 320 in response to an operation input from the input unit 350.

入出力制御部３３３は、入力部３５０と制御部３３０の間、また、出力部３４０と制御部３３０の間において入出力されるデータを処理可能なデータに変換する。 The input / output control unit 333 converts the data input / output between the input unit 350 and the control unit 330, and between the output unit 340 and the control unit 330 into processable data.

出力部３４０は、表示出力部３４１と、音声出力部３４２とを備え、制御部３３０の制御に従って、担当者端末３００に各種情報を出力する機能を有する。 The output unit 340 includes a display output unit 341 and an audio output unit 342, and has a function of outputting various information to the person in charge terminal 300 under the control of the control unit 330.

表示出力部３４１は、制御部３３０の制御に従って、受付管理装置２００から送信された出力情報等を表示する機能を有する。表示出力部３４１は、具体的には、例えば、担当者端末３００に備わるＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）ディスプレイ、ＬＥＤ（Ｌｉｇｈｔ Ｅｍｉｔｔｉｎｇ Ｄｉｏｄｅ）ディスプレイ、ＯＬＥＤ（Ｏｒｇａｎｉｃ Ｌｉｇｈｔ Ｅｍｉｔｔｉｎｇ Ｄｉｏｄｅ）ディスプレイ等を用いればよい。 The display output unit 341 has a function of displaying output information and the like transmitted from the reception management device 200 under the control of the control unit 330. Specifically, the display output unit 341 may use, for example, an LCD (Liquid Crystal Display) display, an LED (Light Emitting Diode) display, an OLED (Organic Light Emitting Diode) display provided in the person in charge terminal 300, or the like.

表示出力部３４１の表示画面は、例えば、ＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒ Ｔｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）などのマークアップ言語や、ビットマップデータあるいは圧縮処理された画像データなど、担当者端末３００で画面表示可能な一般的なデータ形式で生成されればよい。 The display screen of the display output unit 341 is, for example, general data that can be displayed on the screen of the person in charge terminal 300, such as a markup language such as HTML (Hyper Text Markup Language), bitmap data, or compressed image data. It may be generated in the format.

入力部３５０は、制御部３３０の制御に従って、担当者からの入力を受け付ける機能を有する。入力部３５０は、具体的には、例えば、日程調整の作成指示や、来訪者のメールアドレスなどの入力を受け付けてもよい。 The input unit 350 has a function of receiving an input from a person in charge according to the control of the control unit 330. Specifically, the input unit 350 may accept, for example, an instruction to create a schedule adjustment or an input such as a visitor's e-mail address.

表示入力部３５１は、制御部３１０の制御に従って、担当者からの操作入力を受け付ける機能を有する。表示入力部３５１は、具体的には、タッチパネル等のソフトキーあるいはハードキーにより実現される。表示入力部３５１は、制御部３３０の制御に従って入力情報を生成し、通信部３６０を介して、受付管理装置２００に送信する。 The display input unit 351 has a function of receiving an operation input from a person in charge according to the control of the control unit 310. Specifically, the display input unit 351 is realized by a soft key or a hard key such as a touch panel. The display input unit 351 generates input information according to the control of the control unit 330, and transmits the input information to the reception management device 200 via the communication unit 360.

音声入力部３５２は、制御部３１０の制御によって、担当者等の音声を入力して受け付ける機能を有する。音声入力部３５２は、具体的には、例えば、端末装置３００に内蔵されるマイクを用いて音声を入力してもよい。音声入力部３５２は、具体的には、例えば、表示入力部３５１が表示入力する内容を、音声で入力してもよい。 The voice input unit 352 has a function of inputting and receiving the voice of a person in charge or the like under the control of the control unit 310. Specifically, the voice input unit 352 may input voice using, for example, a microphone built in the terminal device 300. Specifically, the voice input unit 352 may input the content to be displayed and input by the display input unit 351 by voice, for example.

音声出力部３４２は、制御部３３０の制御によって、出力情報を音声出力する機能を有する。音声出力部３４２は、具体的には、例えば、担当者端末３００に内蔵されるスピーカーを用いて音声を出力してもよい。音声出力部３４２は、具体的には、例えば、表示出力部３４１が表示する。 The voice output unit 342 has a function of outputting output information by voice under the control of the control unit 330. Specifically, the audio output unit 342 may output audio using, for example, a speaker built in the person in charge terminal 300. Specifically, the audio output unit 342 is displayed by, for example, the display output unit 341.

通信部３６０は、通信回線や電話回線等に接続されるアンテナやルータ等の通信装置（図示せず）に接続されるインターフェースである。すなわち、通信部３６０は、受付管理装置２００や、来訪者端末５００等のような外部装置と通信回線を介してデータを通信する機能を有している。 The communication unit 360 is an interface connected to a communication device (not shown) such as an antenna or a router connected to a communication line, a telephone line, or the like. That is, the communication unit 360 has a function of communicating data with an external device such as a reception management device 200 or a visitor terminal 500 via a communication line.

次に、来訪者端末５００の機能構成については、担当者端末３００と機能構成と同様であるため説明を省略するが、例示として、担当者端末３００の受付部３３１において、受け付けられる入力は日程調整の作成指示などであったが、来訪者端末５００では、日程調整の確定画面などの情報が受け付けられることとなる。 Next, the functional configuration of the visitor terminal 500 is the same as that of the person in charge terminal 300, so the description thereof will be omitted. However, as an example, the input received by the reception unit 331 of the person in charge terminal 300 is scheduled. However, the visitor terminal 500 will accept information such as a confirmation screen for schedule adjustment.

次に、受付端末４００の機能構成について説明する。図１１は、本実施形態における受付端末４００の機能構成の一例を示すブロック図である。図１１に示すように、受付端末４００は、記憶部４１０と、制御部４２０と、通信部４３０と、出力部４４０と、入力部４５０とを含んで構成される。受付端末４００は、担当者端末３００と同様の構成のため説明を省略するが、受付端末３００と同様の構成に加えて、異なる構成として、次に、受付部４２１と、入力部４５０と、表示入力部４５１のみ説明する。 Next, the functional configuration of the reception terminal 400 will be described. FIG. 11 is a block diagram showing an example of the functional configuration of the reception terminal 400 according to the present embodiment. As shown in FIG. 11, the reception terminal 400 includes a storage unit 410, a control unit 420, a communication unit 430, an output unit 440, and an input unit 450. Since the reception terminal 400 has the same configuration as the person in charge terminal 300, the description thereof will be omitted. Only the input unit 451 will be described.

受付部４２１は、来訪者から来訪時における受付処理に関する受付コードなどの受付情報の入力を受け付ける。図１２は、本発明の実施の形態に係る受付端末４００において表示される画面例を示す画面図である。図１２（ａ）に示すように、入出力制御部４２３は、表示出力部４４１において、「受付コードを入力する」、「担当者の名前を検索する」、「面接の方はこちら」、「投資家の方はこちら」、「総合受付」、「配達業者さま専用」、といったように来客状況に合わせた訪問受付の入力ボタンを表示する。例えば、来訪者により「受付コードを入力する」ボタンが押下されると、図１２（ｂ）に示す受付コードの入力画面が表示される。受付部４２１は、受付コードの入力画面から受付コードの入力を受け付ける。 The reception unit 421 accepts input of reception information such as a reception code related to reception processing at the time of visit from a visitor. FIG. 12 is a screen view showing an example of a screen displayed on the reception terminal 400 according to the embodiment of the present invention. As shown in FIG. 12A, the input / output control unit 423, in the display output unit 441, "enters the reception code", "searches for the name of the person in charge", "click here for the interview", " Display input buttons for visit reception according to the visitor situation, such as "Click here for investors", "General reception", and "For delivery companies only". For example, when the "enter reception code" button is pressed by a visitor, the reception code input screen shown in FIG. 12B is displayed. The reception unit 421 accepts the input of the reception code from the reception code input screen.

具体的には、図１２（ｂ）で示すように、「受付コードを入力する」ボタンが押下されると、受付端末４００の表示出力部４４１において、受付コードを入力する画面が表示される。図１２（ｂ）に示すように、日程調整の確定通知において来訪者に送信された受付コードが入力されて実行ボタン（横矢印が表記された下部に示されたボタン）が押下されると、受付部４２１は、受付コードの入力を受け付ける。 Specifically, as shown in FIG. 12B, when the "input reception code" button is pressed, the display output unit 441 of the reception terminal 400 displays a screen for inputting the reception code. As shown in FIG. 12 (b), when the reception code sent to the visitor is input in the confirmation notification of the schedule adjustment and the execute button (the button shown at the bottom with the horizontal arrow) is pressed, The reception unit 421 accepts the input of the reception code.

図１２（ｃ）に示すように、受付コードの入力が受け付けられると、入力された受付コードに紐づく訪問予約情報が受付管理装置２００の記憶部２３０または受付端末４００の記憶部４１０から取得され、取得された訪問予約情報の予約日時、会議目的、担当者が表示出力部４４１に表示される。ここで下部に示された「以上の担当者を呼び出します。よろしいでしょうか？」と表示されたメッセージの下の「ＯＫ」ボタンが押下されると、表示入力部４５１において、来訪者からの訪問受付の入力が受け付けられるとともに、受付管理装置２００と担当者端末３００には、来訪者の訪問受付の入力が受け付けられた旨の通知である来訪メッセージが送信される。 As shown in FIG. 12C, when the input of the reception code is accepted, the visit reservation information associated with the input reception code is acquired from the storage unit 230 of the reception management device 200 or the storage unit 410 of the reception terminal 400. , The reservation date and time of the acquired visit reservation information, the purpose of the meeting, and the person in charge are displayed on the display output unit 441. When the "OK" button below the message "Call the above person in charge. Are you sure?" Shown at the bottom is pressed, the visitor visits in the display input section 451. The input of the reception is accepted, and a visit message is transmitted to the reception management device 200 and the person in charge terminal 300 to notify that the input of the visit reception of the visitor has been accepted.

入力部４５０は、制御部４２０の制御に従って、来訪した事を示す来訪情報の入力を受け付ける機能を有する。入力部４５０は、具体的には、（１）来訪者の訪問受付の入力を受け付けたり、（２）来訪者端末５００から送信された来訪を示すメッセージを受信したり、（３）連携する他のシステムから来訪者の来訪を示すメッセージを受信することで、当該来訪情報の入力を受け付ける。 The input unit 450 has a function of accepting input of visit information indicating that a visit has been made in accordance with the control of the control unit 420. Specifically, the input unit 450 receives (1) input of a visitor's visit reception, (2) receives a message indicating a visit sent from the visitor terminal 500, and (3) cooperates with the other. By receiving a message indicating the visitor's visit from the system of, the input of the visit information is accepted.

次に、来訪者が受付管理システム１に登録されたユーザでない場合における、受付管理装置２００と、担当者端末３００と、顧客端末５００とによる会議日時の調整処理について説明する。図１３は、受付管理装置２００と、担当者端末３００と、顧客端末５００とによる会議日時の調整処理の流れを示すシーケンス図である。 Next, when the visitor is not a user registered in the reception management system 1, the meeting date and time adjustment process by the reception management device 200, the person in charge terminal 300, and the customer terminal 500 will be described. FIG. 13 is a sequence diagram showing a flow of meeting date / time adjustment processing by the reception management device 200, the person in charge terminal 300, and the customer terminal 500.

担当者端末３００は、受付管理装置２００に日程調整の作成指示を送信する(ステップＳ１)。具体的には、担当者端末３００は、受付管理装置２００の管理画面から日程調整の作成画面にアクセスする。受付管理装置２００は、担当者端末３００のユーザ、すなわち担当者のスケジュール情報をスケジュール管理サーバ１００から取得する(ステップＳ２)。ここで、受付管理装置２００は、会議室情報も会議室情報データベース２３２から取得する。また、会議主催者としての担当者が複数である場合には、担当者端末３００により他の担当者の識別情報が入力され、受付管理装置２００は、当該他の担当者の識別情報が示す担当者のスケジュール情報も取得することとなる。 The person in charge terminal 300 transmits a schedule adjustment creation instruction to the reception management device 200 (step S1). Specifically, the person in charge terminal 300 accesses the schedule adjustment creation screen from the management screen of the reception management device 200. The reception management device 200 acquires the schedule information of the user of the person in charge terminal 300, that is, the person in charge from the schedule management server 100 (step S2). Here, the reception management device 200 also acquires the conference room information from the conference room information database 232. When there are a plurality of persons in charge as the conference organizer, the person in charge terminal 300 inputs the identification information of the other person in charge, and the reception management device 200 is in charge of the person in charge indicated by the identification information of the other person in charge. The schedule information of the person will also be acquired.

受付管理装置２００は、ステップＳ２において取得したスケジュール情報を基に日程調整の作成画面の表示情報を生成し、担当者端末３００に出力する（ステップＳ３）。ここで、受付管理装置２００は、ケジュール情報とともに、会議室予約情報が示す空き会議室を示す表示情報も生成し、出力する。なお、会議主催者としての担当者が複数である場合には、すべての担当者のスケジュール情報の表示情報が生成されることとなる。担当者端末３００は、日程調整の作成画面に来訪者のメールアドレスの入力を受け付けるとともに、ステップＳ３において生成されたスケジュール情報の表示情報が示すスケジュールから、日程調整の候補日時の選択を受け付ける（ステップＳ４）。担当者端末３００から会議の候補日時および会議参加者の人数を受け付け、これらの条件に該当する空き会議室の選択も受け付けることとなる。また、会議主催者として担当者が複数存在する場合には、担当者端末３００は、当該担当者と他の担当者に共通の候補日時を選択することとなる。さらに、ステップＳ４において、来訪者が複数である場合には、複数の来訪者のメールアドレスが入力される。また、受付管理装置２００は、入力を受け付けたメールアドレスが受付管理システム１のユーザであるか否かを判定する。 The reception management device 200 generates display information on the schedule adjustment creation screen based on the schedule information acquired in step S2, and outputs the display information to the person in charge terminal 300 (step S3). Here, the reception management device 200 generates and outputs display information indicating an empty conference room indicated by the conference room reservation information as well as the schedule information. If there are a plurality of persons in charge as the conference organizer, display information of schedule information of all the persons in charge will be generated. The person in charge terminal 300 accepts the input of the visitor's e-mail address on the schedule adjustment creation screen, and also accepts the selection of the candidate date and time for the schedule adjustment from the schedule indicated by the display information of the schedule information generated in step S3 (step). S4). The candidate date and time of the conference and the number of participants in the conference are accepted from the person in charge terminal 300, and the selection of an empty conference room that meets these conditions is also accepted. Further, when there are a plurality of persons in charge as the conference organizer, the person in charge terminal 300 selects a candidate date and time common to the person in charge and other persons in charge. Further, in step S4, when there are a plurality of visitors, the e-mail addresses of the plurality of visitors are input. Further, the reception management device 200 determines whether or not the e-mail address that has received the input is a user of the reception management system 1.

受付管理装置２００は、ステップＳ４において入力を受け付けたメールアドレスが受付管理システム１のユーザでないと判定した場合、ステップＳ４において選択された日程調整の候補日時をもとに、ステップＳ４において入力された来訪者アドレスに宛ての日程調整の依頼情報を生成する（ステップＳ５）。受付管理装置２００は、ステップＳ５において生成した依頼情報の確認画面の表示情報を生成する（ステップＳ６）。 When the reception management device 200 determines that the e-mail address that received the input in step S4 is not the user of the reception management system 1, the reception management device 200 is input in step S4 based on the candidate date and time for schedule adjustment selected in step S4. Generate schedule adjustment request information addressed to the visitor address (step S5). The reception management device 200 generates display information on the confirmation screen of the request information generated in step S5 (step S6).

担当者端末３００は、ステップＳ６において生成された依頼情報の確認画面の表示情報が示す確認画面に対して、送信指示を送信する（ステップＳ７）。受付管理装置２００は、ステップＳ７において担当者端末３００から、送信指示を受信するとステップＳ５において生成した依頼情報を来訪者端末５００に送信する（ステップＳ８）。具体的には、受付管理装置２００は、来訪者端末５００からステップＳ４において担当者端末３００により選択された候補日時と会議室名を表示する表示画面を閲覧可能なＵＲＬなどのリンク情報を含む依頼情報を来訪者端末５００に送信する。なお、ステップＳ８の処理の時点において、ステップＳ３において選択が受け付けられた会議室が既に予約済みとなっている場合には、受付管理装置２００は、依頼情報に含まれる会議室名を、ステップＳ４において入力を受け付けた候補日時および会議参加者の人数の条件に合致する他の空き会議室名に変更した依頼情報を送信することとなる。また、来訪者が複数である場合、受付管理装置２００は、最初に希望候補日時を送信した来訪者端末５００から順次希望候補日時を受け付け、ステップＳ７において送信した候補日時から、来訪者端末５００により希望候補日時から除外された候補日時は削除する。そして、最後に送信した来訪者端末５００が１つの候補日時を含む確定通知を受付管理装置２００に送信することとなる。 The person in charge terminal 300 transmits a transmission instruction to the confirmation screen indicated by the display information of the request information confirmation screen generated in step S6 (step S7). When the reception management device 200 receives the transmission instruction from the person in charge terminal 300 in step S7, the reception management device 200 transmits the request information generated in step S5 to the visitor terminal 500 (step S8). Specifically, the reception management device 200 requests the visitor terminal 500 to include link information such as a URL capable of viewing a display screen displaying the candidate date and time and the conference room name selected by the person in charge terminal 300 in step S4. The information is transmitted to the visitor terminal 500. If the conference room whose selection has been accepted in step S3 has already been reserved at the time of processing in step S8, the reception management device 200 sets the conference room name included in the request information to step S4. The request information changed to another vacant conference room name that matches the conditions of the candidate date and time for which the input was accepted and the number of conference participants will be transmitted. When there are a plurality of visitors, the reception management device 200 sequentially receives the desired candidate date and time from the visitor terminal 500 that first transmitted the desired candidate date and time, and from the candidate date and time transmitted in step S7, the visitor terminal 500 is used. The candidate date and time excluded from the desired candidate date and time are deleted. Then, the last transmitted visitor terminal 500 transmits a confirmation notification including one candidate date and time to the reception management device 200.

受付管理装置２００は、来訪者端末５００により、ステップＳ８において受信した依頼情報に含まれるＵＲＬから、担当者端末３００により選択された候補日時を表示する表示画面にアクセスし、選択された日時を受け付ける（ステップＳ９）。受付管理装置２００は、ステップＳ９において来訪者端末５００から選択を受け付けた日時を含む来訪情報を担当者のスケジュール情報および訪問予約情報に付加し、担当者のスケジュール情報と会議室情報と訪問予約情報を更新する（ステップＳ１０）。なお、ステップＳ１０の処理の時点において、ステップＳ３において選択が受け付けられた、またはステップＳ８において変更された会議室が既に予約済みとなっている場合には、受付管理装置２００は、ステップＳ４において入力を受け付けた候補日時および会議参加者の人数の条件に合致する他の空き会議室に変更して会議室情報を更新することとなる。 The reception management device 200 accesses the display screen displaying the candidate date and time selected by the person in charge terminal 300 from the URL included in the request information received in step S8 by the visitor terminal 500, and accepts the selected date and time. (Step S9). The reception management device 200 adds visit information including the date and time when the selection is received from the visitor terminal 500 in step S9 to the schedule information and the visit reservation information of the person in charge, and the schedule information, the conference room information, and the visit reservation information of the person in charge. Is updated (step S10). If the selection is accepted in step S3 or the conference room changed in step S8 is already reserved at the time of processing in step S10, the reception management device 200 inputs in step S4. The conference room information will be updated by changing to another vacant conference room that matches the conditions of the candidate date and time of acceptance and the number of conference participants.

受付管理装置２００は、ステップＳ１０において更新した訪問予約情報に基づいて、来訪者が担当者を訪問するための受付コードを生成する（ステップＳ１１）。受付管理装置２００は、担当者端末３００にステップＳ９において来訪者端末５００から選択を受け付けた日時の確定通知を送信し、来訪者端末５００には、当該確定通知にステップＳ１１において生成した受付コードを含めた確定通知を送信する（ステップＳ１２）。 The reception management device 200 generates a reception code for the visitor to visit the person in charge based on the visit reservation information updated in step S10 (step S11). The reception management device 200 transmits a confirmation notification of the date and time when the selection is accepted from the visitor terminal 500 in step S9 to the person in charge terminal 300, and sends the reception code generated in step S11 to the confirmation notification to the visitor terminal 500. A confirmation notification including the confirmation is transmitted (step S12).

次に、来訪者が受付管理システム１に登録されたユーザである場合における、受付管理装置２００と、担当者端末３００と、顧客端末５００とによる会議日時の調整処理について説明する。図１４は、受付管理装置２００と、担当者端末３００と、顧客端末５００とによる会議日時の調整処理の流れを示すシーケンス図である。 Next, when the visitor is a user registered in the reception management system 1, the meeting date and time adjustment process by the reception management device 200, the person in charge terminal 300, and the customer terminal 500 will be described. FIG. 14 is a sequence diagram showing a flow of meeting date / time adjustment processing by the reception management device 200, the person in charge terminal 300, and the customer terminal 500.

ステップＳ２１からステップＳ２３までは、図１３に示したフローチャートのステップＳ１からステップＳ３と同じであるため説明を省略する。 Since steps S21 to S23 are the same as steps S1 to S3 of the flowchart shown in FIG. 13, the description thereof will be omitted.

ステップＳ２４において、受付管理装置２００は、担当者端末３００から来訪者のメールアドレスの入力を受け付ける（ステップＳ２４）。受付管理装置２００は、担当者端末３００から入力を受け付けた来訪者のメールアドレスが受付管理システム１に登録されているユーザであると判定した場合、スケジュール管理サーバ１００から来訪者のスケジュール情報を取得する（ステップＳ２５）。 In step S24, the reception management device 200 receives the input of the visitor's e-mail address from the person in charge terminal 300 (step S24). When the reception management device 200 determines that the e-mail address of the visitor who has received the input from the person in charge terminal 300 is a user registered in the reception management system 1, the reception management device 200 acquires the visitor's schedule information from the schedule management server 100. (Step S25).

受付管理装置２００は、ステップＳ２２およびステップＳ２５において取得した担当者および来訪者のスケジュール情報をもとに、両者の空き日程を複数抽出し、候補日時として複数マッチングする（ステップＳ２６）。受付管理装置２００は、ステップＳ２６においてマッチングした複数の候補日時を担当者端末３００に送信する（ステップＳ２７）。担当者端末３００は、ステップＳ２７において受信した複数の候補日時の通知に対して承諾または修正の回答を送信する（ステップＳ２８）。例えば、担当者端末３００は、ステップＳ２７における候補日時の通知に対して、全て承諾する場合は、承諾する旨を、一部またはすべて不承諾である場合には、一部削除または再マッチング依頼、任意指定の日時を含む回答を送信する。 The reception management device 200 extracts a plurality of vacant schedules of both persons based on the schedule information of the person in charge and the visitor acquired in steps S22 and S25, and matches a plurality of candidate dates and times (step S26). The reception management device 200 transmits a plurality of candidate dates and times matched in step S26 to the person in charge terminal 300 (step S27). The person in charge terminal 300 transmits a response of acceptance or correction to the notification of the plurality of candidate dates and times received in step S27 (step S28). For example, the person in charge terminal 300 responds to the notification of the candidate date and time in step S27 by saying that he / she accepts the notification, and if he / she does not agree in part or in part, he / she requests partial deletion or rematching. Send a reply including the date and time of your choice.

受付管理装置２００は、ステップＳ２８において担当者端末３００から受信した回答をもとに依頼情報を生成する(ステップＳ２９)。具体的には、ステップＳ２８において担当者端末３００から受信した回答が示す候補日時を示すＵＲＬを生成する。受付管理装置２００は、ステップＳ２８において生成した依頼情報を来訪者端末５００に送信する（ステップＳ３０）。来訪者端末５００は、確定通知を送信する（ステップＳ３１）。具体的には、来訪者端末５００は、ステップＳ３０において受信した依頼情報が示すＵＲＬにアクセスし、希望の一の日時を選択する。また、当該選択によりスケジュール管理サーバ１００が管理する来訪者および担当者のスケジュール情報が更新される。受付管理装置２００は、ステップＳ３１において来訪者端末５００から選択を受け付けた日時を含む来訪情報を訪問予約情報に付加し、会議室情報と訪問予約情報を更新する（ステップＳ３２）。受付管理装置２００は、ステップＳ３２において更新した訪問予約情報に基づいて、来訪者が担当者を訪問するための受付コードを生成する（ステップＳ３３）。受付管理装置２００は、ステップＳ３３において生成した受付コードを来訪者端末５００に送信する（ステップＳ３４）。 The reception management device 200 generates request information based on the response received from the person in charge terminal 300 in step S28 (step S29). Specifically, in step S28, a URL indicating a candidate date and time indicated by the answer received from the person in charge terminal 300 is generated. The reception management device 200 transmits the request information generated in step S28 to the visitor terminal 500 (step S30). The visitor terminal 500 transmits a confirmation notification (step S31). Specifically, the visitor terminal 500 accesses the URL indicated by the request information received in step S30 and selects a desired date and time. In addition, the schedule information of the visitor and the person in charge managed by the schedule management server 100 is updated by the selection. The reception management device 200 adds visit information including the date and time when the selection is received from the visitor terminal 500 in step S31 to the visit reservation information, and updates the conference room information and the visit reservation information (step S32). The reception management device 200 generates a reception code for the visitor to visit the person in charge based on the visit reservation information updated in step S32 (step S33). The reception management device 200 transmits the reception code generated in step S33 to the visitor terminal 500 (step S34).

図１５は、本実施形態における受付管理装置２００を実現可能なコンピュータ２０の一例を示すハードウェア構成図である。図１４に示すように、コンピュータ２０は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）２１、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）２２、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）２３、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）２４、通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）２５、入出力インターフェース（Ｉ／Ｆ）２６、およびメディアインターフェース（Ｉ／Ｆ）２７を備える。 FIG. 15 is a hardware configuration diagram showing an example of a computer 20 capable of realizing the reception management device 200 according to the present embodiment. As shown in FIG. 14, the computer 20 includes a CPU (Central Processing Unit) 21, a RAM (Random Access Memory) 22, a ROM (Read Only Memory) 23, an HDD (Hard Disk Drive) 24, and a communication interface (I / F). 25, an input / output interface (I / F) 26, and a media interface (I / F) 27 are provided.

ＣＰＵ２１は、ＲＯＭ２３またはＨＤＤ２４に格納されたプログラムにより動作し、各部の制御を行う。ＲＯＭ２３は、コンピュータ２０の起動時にＣＰＵ２１によって実行されるブートプログラムや、コンピュータ２０のハードウェアに依存するプログラム等を格納する。 The CPU 21 operates by a program stored in the ROM 23 or the HDD 24, and controls each part. The ROM 23 stores a boot program executed by the CPU 21 when the computer 20 is started, a program that depends on the hardware of the computer 20, and the like.

ＨＤＤ２４は、ＣＰＵ２１によって実行されるプログラムおよび当該プログラムによって使用されるデータ等を格納する。通信インターフェース２５は、通信回線を介して外部機器から受信したデータをＣＰＵ２１に送り、ＣＰＵ２１が生成したデータを、通信回線を介して外部機器に送信する。 The HDD 24 stores a program executed by the CPU 21 and data used by the program. The communication interface 25 sends the data received from the external device via the communication line to the CPU 21, and transmits the data generated by the CPU 21 to the external device via the communication line.

ＣＰＵ２１は、入出力インターフェース２６を介して、ディスプレイやプリンタ等の出力装置、および、キーボードやマウス等の入力装置を制御する。ＣＰＵ２１は、入出力インターフェース２６を介して、入力装置からデータを取得する。また、ＣＰＵ２１は、生成したデータを、入出力インターフェース２６を介して出力装置へ出力する。 The CPU 21 controls an output device such as a display or a printer, and an input device such as a keyboard or a mouse via the input / output interface 26. The CPU 21 acquires data from the input device via the input / output interface 26. Further, the CPU 21 outputs the generated data to the output device via the input / output interface 26.

メディアインターフェース２７は、記憶媒体２８に格納されたプログラムまたはデータを読み取り、ＲＡＭ２２を介してＣＰＵ２１に提供する。ＣＰＵ２１は、当該プログラムを、メディアインターフェース２７を介して記憶媒体２８からＲＡＭ２２上にロードし、ロードしたプログラムを実行する。記憶媒体２８は、例えばＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｃ）等の光学記憶媒体、磁気記憶媒体、または半導体メモリ等である。 The media interface 27 reads the program or data stored in the storage medium 28 and provides it to the CPU 21 via the RAM 22. The CPU 21 loads the program from the storage medium 28 onto the RAM 22 via the media interface 27, and executes the loaded program. The storage medium 28 is, for example, an optical storage medium such as a DVD (Digital Versaille Disc), a magnetic storage medium, a semiconductor memory, or the like.

コンピュータ２０が本実施形態における受付管理装置２００として機能する場合、コンピュータ２０のＣＰＵ２１は、ＲＡＭ２２上にロードされたプログラムを実行することにより、受付部２１１、取得部２１２、生成部２１４、受付処理部２１５、入出力制御部２１６、送受信部２１７の各機能を実現する。また、ＨＤＤ２４には、スケジュール情報データベース２３１、会議室予約情報データベース２３２、訪問予約情報データベース２３３内のデータが格納される。 When the computer 20 functions as the reception management device 200 in the present embodiment, the CPU 21 of the computer 20 executes the program loaded on the RAM 22 to execute the reception unit 211, the acquisition unit 212, the generation unit 214, and the reception processing unit. Each function of 215, the input / output control unit 216, and the transmission / reception unit 217 is realized. Further, the HDD 24 stores the data in the schedule information database 231, the conference room reservation information database 232, and the visit reservation information database 233.

受付管理プログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、メモリカード、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｃ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）等のコンピュータで読み取り可能な記憶媒体に記憶されて提供される。コンピュータ２０のＣＰＵ２１は、これらのプログラムを、メディアインターフェース２７を介して上記の記憶媒体から読み取って実行するが、他の例として、外部装置から、通信回線を介してこれらのプログラムを取得してもよい。 The reception management program is a file in an installable or executable format that can be stored on a computer-readable storage medium such as a CD-ROM, CD-R, memory card, DVD (Digital Versailles Disc), or flexible disk (FD). Memorized and provided. The CPU 21 of the computer 20 reads and executes these programs from the above storage medium via the media interface 27, but as another example, even if these programs are acquired from an external device via a communication line. good.

なお、受付管理プログラムは、例えば、ＡｃｔｉｏｎＳｃｒｉｐｔ、ＪａｖａＳｃｒｉｐｔ（登録商標）、Ｐｙｔｈｏｎ、Ｒｕｂｙなどのスクリプト言語、Ｃ言語、Ｃ＋＋、Ｃ＃、Ｏｂｊｅｃｔｉｖｅ-Ｃ、Ｓｗｉｆｔ、Ｊａｖａ（登録商標）などのコンパイラ言語などを用いて実装できる。 The reception management program includes, for example, script languages such as ActionScript, Objective-C (registered trademark), Pyson, and Ruby, and compiler languages such as C language, C ++, C #, Objective-C, Swift, and Java (registered trademark). Can be implemented using.

このように、本実施形態における受付管理システム１によれば、会議設定のための予定調整から会議室予約および受付までの一連の手続きに伴うユーザおよび来訪者の手続負担を軽減し、スケジュールおよび受付の管理の効率化を図ることができる受付管理システム、受付管理装置、受付管理方法および受付管理プログラムを提供することができる。 As described above, according to the reception management system 1 in the present embodiment, the procedure burden of the user and the visitor associated with the series of procedures from the schedule adjustment for the conference setting to the conference room reservation and reception is reduced, and the schedule and reception are performed. It is possible to provide a reception management system, a reception management device, a reception management method, and a reception management program that can improve the efficiency of management.

１ 受付管理システム
１００ スケジュール管理サーバ
２００ 受付管理装置
２１０ 制御部
２１１ 受付部
２１２ 取得部
２１３ 抽出部
２１４ 生成部
２１５ 受付処理部
２１６ 入出力制御部
２１７ 送受信部
２２０ 通信部
２３０ 記憶部
３００、３００ａ、３００ｂ 担当者端末
３２０ 記憶部
３３０ 制御部
３４０ 出力部
３４１ 表示出力部
３４２ 音声出力部
３５０ 入力部
３５１ 表示入力部
３５２ 音声入力部
４００ 受付端末
４１０ 記憶部
４２０ 制御部
４３０ 通信部
４４０ 出力部
４４１ 表示出力部
４４２ 音声出力部
４５０ 入力部
４５１ 表示入力部
４５２ 音声入力部
５００、５００ａ、５００ｂ 来訪者端末

1 Reception management system 100 Schedule management server 200 Reception management device 210 Control unit 211 Reception unit 212 Acquisition unit 213 Extraction unit 214 Generation unit 215 Reception processing unit 216 Input / output control unit 217 Transmission / reception unit 220 Communication unit 230 Storage unit 300, 300a, 300b Person in charge terminal 320 Storage unit 330 Control unit 340 Output unit 341 Display output unit 342 Audio output unit 350 Input unit 351 Display input unit 352 Voice input unit 400 Reception terminal 410 Storage unit 420 Control unit 430 Communication unit 440 Output unit 441 Display output unit 442 Audio output unit 450 Input unit 451 Display input unit 452 Voice input unit 500, 500a, 500b Visitor terminal

Claims (14)

複数の端末と、ユーザのスケジュールおよび来訪者の受付処理を管理する受付管理装置とがネットワークを介して接続された受付管理システムであって、
前記受付管理装置は、
会議室の予約状況を示す会議室予約情報と、担当者と前記担当者を来訪する来訪者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶する記憶部と、
前記担当者のスケジュールを示すスケジュール情報を取得する取得部と、
前記担当者の端末から、会議の設定候補となる候補日時の検索条件の指定を受け付ける受付部と、
前記受付部により選択された候補日時を含む日程調整の依頼を示す依頼情報を生成する生成部と、
前記依頼情報に含まれる候補日時における会議の設定を確定する旨の確定通知を受信する受信部と、
前記受信部により前記確定通知を受信した場合に、当該確定通知が示す候補日時における前記会議室予約情報が示す空き会議室を予約登録するとともに、前記担当者のスケジュール情報および前記訪問予約情報を更新する受付処理部と、
を備え、
前記受付処理部は、前記受信部により前記確定通知を受信した場合に、来訪時における受付処理に関する受付情報を生成し、
前記受付管理システムは、受付端末をさらに含み、
前記受付端末は、
前記受付情報の入力を受け付ける受付部を備え、
前記受付処理部は、前記訪問予約情報が示す予約時間を所定時間経過した時点で、前記受付端末において前記受付情報の入力が受け付けられない場合に、前記会議室予約情報に登録されている会議室の予約をキャンセル処理する、
ことを特徴とする受付管理システム。 A reception management system in which a plurality of terminals and a reception management device that manages a user's schedule and a visitor's reception process are connected via a network.
The reception management device is
A storage unit that stores the conference room reservation information indicating the reservation status of the conference room, and the visit reservation information including the correspondence between the person in charge and the visitor who visits the person in charge.
An acquisition unit that acquires schedule information indicating the schedule of the person in charge, and
A reception unit that accepts the specification of search conditions for candidate dates and times that are candidates for meeting settings from the terminal of the person in charge.
A generation unit that generates request information indicating a schedule adjustment request including a candidate date and time selected by the reception unit, and a generation unit.
A receiver that receives a confirmation notification to confirm the meeting settings at the candidate date and time included in the request information, and a receiver.
When the confirmation notification is received by the receiving unit, the vacant conference room indicated by the conference room reservation information at the candidate date and time indicated by the confirmation notification is reserved and registered, and the schedule information of the person in charge and the visit reservation information are updated. Reception processing department and
Equipped with a,
When the reception unit receives the confirmation notification, the reception processing unit generates reception information regarding the reception processing at the time of visit.
The reception management system further includes a reception terminal.
The reception terminal is
It is equipped with a reception section that accepts the input of the reception information.
When the reception processing unit does not accept the input of the reception information at the reception terminal when the reservation time indicated by the visit reservation information elapses for a predetermined time, the reception processing unit registers the conference room in the conference room reservation information. Cancel your reservation,
A reception management system characterized by this. 複数の端末と、ユーザのスケジュールおよび来訪者の受付処理を管理する受付管理装置とがネットワークを介して接続された受付管理システムであって、
前記受付管理装置は、
会議室の予約状況を示す会議室予約情報と、担当者と前記担当者を来訪する来訪者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶する記憶部と、
前記担当者のスケジュールを示すスケジュール情報を取得する取得部と、
前記担当者の端末から、会議の設定候補となる候補日時の検索条件の指定を受け付ける受付部と、
前記受付部により選択された候補日時を含む日程調整の依頼を示す依頼情報を生成する生成部と、
前記依頼情報に含まれる候補日時における会議の設定を確定する旨の確定通知を受信する受信部と、
前記受信部により前記確定通知を受信した場合に、当該確定通知が示す候補日時における前記会議室予約情報が示す空き会議室を予約登録するとともに、前記担当者のスケジュール情報および前記訪問予約情報を更新する受付処理部と、
を備え、
前記受付管理装置の前記受付部は、前記担当者の端末から、複数の来訪者の端末へのデータの送信先情報の入力を受け付け、
前記受付管理装置の送信部は、前記生成部により生成された依頼情報へのアクセス情報を、前記送信先情報が示す送信先に送信し、
前記受付管理装置の前記受信部は、前記複数の来訪者の端末から順次、前記依頼情報に含まれる候補日時の中から選択された複数の希望の候補日時を示す希望候補通知を受信し、
前記生成部は、前記受信部により前記希望候補通知を受信した場合に、前記依頼情報が示す候補日時のうち前記希望候補通知に含まれない候補日時を削除する、
ことを特徴とする受付管理システム。 A reception management system in which a plurality of terminals and a reception management device that manages a user's schedule and a visitor's reception process are connected via a network.
The reception management device is
A storage unit that stores the conference room reservation information indicating the reservation status of the conference room, and the visit reservation information including the correspondence between the person in charge and the visitor who visits the person in charge.
An acquisition unit that acquires schedule information indicating the schedule of the person in charge, and
A reception unit that accepts the specification of search conditions for candidate dates and times that are candidates for meeting settings from the terminal of the person in charge.
A generation unit that generates request information indicating a schedule adjustment request including a candidate date and time selected by the reception unit, and a generation unit.
A receiver that receives a confirmation notification to confirm the meeting settings at the candidate date and time included in the request information, and a receiver.
When the confirmation notification is received by the receiving unit, the vacant conference room indicated by the conference room reservation information at the candidate date and time indicated by the confirmation notification is reserved and registered, and the schedule information of the person in charge and the visit reservation information are updated. Reception processing department and
Equipped with a,
The reception unit of the reception management device receives input of data transmission destination information from the terminal of the person in charge to the terminals of a plurality of visitors.
The transmission unit of the reception management device transmits the access information to the request information generated by the generation unit to the destination indicated by the destination information.
The receiving unit of the reception management device sequentially receives desired candidate notifications indicating a plurality of desired candidate dates and times selected from the candidate dates and times included in the request information from the terminals of the plurality of visitors.
When the receiving unit receives the desired candidate notification, the generating unit deletes the candidate date and time not included in the desired candidate notification among the candidate dates and times indicated by the request information .
A reception management system characterized by this. 複数の端末と、ユーザのスケジュールおよび来訪者の受付処理を管理する受付管理装置とがネットワークを介して接続された受付管理システムであって、
前記受付管理装置は、
会議室の予約状況を示す会議室予約情報と、担当者と前記担当者を来訪する来訪者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶する記憶部と、
前記担当者のスケジュールを示すスケジュール情報を取得する取得部と、
前記担当者の端末から、会議の設定候補となる候補日時の検索条件の指定を受け付ける受付部と、
前記受付部により選択された候補日時を含む日程調整の依頼を示す依頼情報を生成する生成部と、
前記依頼情報に含まれる候補日時における会議の設定を確定する旨の確定通知を受信する受信部と、
前記受信部により前記確定通知を受信した場合に、当該確定通知が示す候補日時における前記会議室予約情報が示す空き会議室を予約登録するとともに、前記担当者のスケジュール情報および前記訪問予約情報を更新する受付処理部と、
を備え、
前記受付管理装置の前記受付部は、前記来訪者の端末が、前記受付管理システムのユーザの端末である場合に、前記担当者の端末から、前記来訪者の識別情報の入力を受け付け、
前記取得部は、前記担当者および前記来訪者のスケジュール情報を前記検索条件に基づき複数取得し、
前記生成部は、前記取得部により取得されたスケジュール情報に基づいて候補日時を含む日程調整の依頼を示す依頼情報を生成する、
ことを特徴とする受付管理システム。 A reception management system in which a plurality of terminals and a reception management device that manages a user's schedule and a visitor's reception process are connected via a network.
The reception management device is
A storage unit that stores the conference room reservation information indicating the reservation status of the conference room, and the visit reservation information including the correspondence between the person in charge and the visitor who visits the person in charge.
An acquisition unit that acquires schedule information indicating the schedule of the person in charge, and
A reception unit that accepts the specification of search conditions for candidate dates and times that are candidates for meeting settings from the terminal of the person in charge.
A generation unit that generates request information indicating a schedule adjustment request including a candidate date and time selected by the reception unit, and a generation unit.
A receiver that receives a confirmation notification to confirm the meeting settings at the candidate date and time included in the request information, and a receiver.
When the confirmation notification is received by the receiving unit, the vacant conference room indicated by the conference room reservation information at the candidate date and time indicated by the confirmation notification is reserved and registered, and the schedule information of the person in charge and the visit reservation information are updated. Reception processing department and
Equipped with a,
When the terminal of the visitor is the terminal of the user of the reception management system, the reception unit of the reception management device accepts the input of the identification information of the visitor from the terminal of the person in charge.
The acquisition unit acquires a plurality of schedule information of the person in charge and the visitor based on the search condition.
The generation unit generates request information indicating a request for schedule adjustment including a candidate date and time based on the schedule information acquired by the acquisition unit .
A reception management system characterized by this. 前記受付管理システムは、
前記受付部により前記受付情報の入力が受け付けられた場合に、前記ユーザの端末に前記来訪者の来訪を示す来訪メッセージを送信する送信部と、
を備えること、
を特徴とする請求項１に記載の受付管理システム。 The reception management system is
When the reception unit accepts the input of the reception information, the transmission unit that sends a visit message indicating the visitor's visit to the user's terminal, and a transmission unit.
To prepare
The reception management system according to claim 1. 前記受付管理装置の前記受付部は、前記担当者の端末から、会議主催者として当該担当者を含む複数の担当者の識別情報の入力を受け付け、
前記受付管理装置は、
前記受付部により複数の担当者の識別情報の入力を受け付けた場合に、前記検索条件に基づき、前記複数の担当者の識別情報が示す担当者全てに共通してスケジュールの予約が入っていない候補日時を抽出する抽出部、
をさらに備え、
前記生成部は、前記抽出部により抽出された候補日時を含む日程調整の依頼を示す依頼情報を生成すること、
を特徴とする請求項１または４のいずれか１つに記載の受付管理システム。 The reception unit of the reception management device receives input of identification information of a plurality of persons in charge including the person in charge as a conference organizer from the terminal of the person in charge.
The reception management device is
When the reception unit accepts the input of the identification information of a plurality of persons in charge, the candidate whose schedule is not reserved in common to all the persons in charge indicated by the identification information of the plurality of persons in charge based on the search condition. Extractor that extracts the date and time,
With more
The generation unit generates request information indicating a schedule adjustment request including a candidate date and time extracted by the extraction unit.
The reception management system according to any one of claims 1 or 4, wherein the reception management system is characterized. 複数の端末及び受付端末と、ネットワークを介して接続された前記端末のユーザのスケジュールおよび来訪者の受付処理を管理する受付管理装置であって、
会議室の予約状況を示す会議室予約情報と、担当者と前記担当者を来訪する来訪者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶する記憶部と、
前記ユーザである担当者のスケジュールを示すスケジュール情報を取得する取得部と、
前記担当者の端末から、会議の設定候補となる候補日時の検索条件の指定受け付ける受付部と、
前記受付部により選択された候補日時を含む日程調整の依頼情報を生成する生成部と、
前記依頼情報に含まれる候補日時における会議の予約を確定する旨の確定通知を受信する受信部と、
前記受信部により前記確定通知を受信した場合に、当該確定通知が示す候補日時における前記会議室予約情報が示す空き会議室を予約登録するとともに、前記担当者のスケジュール情報および前記訪問予約情報を更新する受付処理部と、
を備え、
前記受付処理部は、さらに、
前記受信部により前記確定通知を受信した場合に、来訪時における受付処理に関する受付情報を生成し、
前記訪問予約情報が示す予約時間を所定時間経過した時点で、前記受付端末において前記受付情報の入力が受け付けられない場合に、前記会議室予約情報に登録されている会議室の予約をキャンセル処理する、
ことを特徴とする受付管理装置。 A reception management device that manages a plurality of terminals and reception terminals, and the schedule of users of the terminals connected via a network and reception processing of visitors.
A storage unit that stores the conference room reservation information indicating the reservation status of the conference room, and the visit reservation information including the correspondence between the person in charge and the visitor who visits the person in charge.
An acquisition unit that acquires schedule information indicating the schedule of the person in charge who is the user, and
From the terminal of the person in charge, the reception unit that accepts the designation of search conditions for candidate dates and times that are candidates for meeting settings,
A generation unit that generates schedule adjustment request information including the candidate date and time selected by the reception unit, and a generation unit.
A receiving unit that receives a confirmation notification to confirm the reservation of the meeting at the candidate date and time included in the request information, and
When the confirmation notification is received by the receiving unit, the vacant conference room indicated by the conference room reservation information at the candidate date and time indicated by the confirmation notification is reserved and registered, and the schedule information of the person in charge and the visit reservation information are updated. Reception processing department and
Equipped with a,
The reception processing unit further
When the confirmation notification is received by the receiving unit, reception information regarding reception processing at the time of visit is generated.
If the reception terminal does not accept the input of the reception information when the reservation time indicated by the visit reservation information has elapsed, the reservation of the conference room registered in the conference room reservation information is canceled. ,
A reception management device characterized by this. 複数の端末と、ネットワークを介して接続された前記端末のユーザのスケジュールおよび来訪者の受付処理を管理する受付管理装置であって、
会議室の予約状況を示す会議室予約情報と、担当者と前記担当者を来訪する来訪者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶する記憶部と、
前記ユーザである担当者のスケジュールを示すスケジュール情報を取得する取得部と、
前記担当者の端末から、会議の設定候補となる候補日時の検索条件の指定受け付ける受付部と、
前記受付部により選択された候補日時を含む日程調整の依頼情報を生成する生成部と、
前記依頼情報に含まれる候補日時における会議の予約を確定する旨の確定通知を受信する受信部と、
前記受信部により前記確定通知を受信した場合に、当該確定通知が示す候補日時における前記会議室予約情報が示す空き会議室を予約登録するとともに、前記担当者のスケジュール情報および前記訪問予約情報を更新する受付処理部と、
を備え、
前記受付管理装置の前記受付部は、前記担当者の端末から、複数の来訪者の端末へのデータの送信先情報の入力を受け付け、
前記受付管理装置の送信部は、前記生成部により生成された依頼情報へのアクセス情報を、前記送信先情報が示す送信先に送信し、
前記受付管理装置の前記受信部は、前記複数の来訪者の端末から順次、前記依頼情報に含まれる候補日時の中から選択された複数の希望の候補日時を示す希望候補通知を受信し、
前記生成部は、前記受信部により前記希望候補通知を受信した場合に、前記依頼情報が示す候補日時のうち前記希望候補通知に含まれない候補日時を削除する、
ことを特徴とする受付管理装置。 A reception management device that manages the schedule of users of a plurality of terminals and the terminals connected via a network and the reception processing of visitors.
A storage unit that stores the conference room reservation information indicating the reservation status of the conference room, and the visit reservation information including the correspondence between the person in charge and the visitor who visits the person in charge.
An acquisition unit that acquires schedule information indicating the schedule of the person in charge who is the user, and
From the terminal of the person in charge, the reception unit that accepts the designation of search conditions for candidate dates and times that are candidates for meeting settings,
A generation unit that generates schedule adjustment request information including the candidate date and time selected by the reception unit, and a generation unit.
A receiving unit that receives a confirmation notification to confirm the reservation of the meeting at the candidate date and time included in the request information, and
When the confirmation notification is received by the receiving unit, the vacant conference room indicated by the conference room reservation information at the candidate date and time indicated by the confirmation notification is reserved and registered, and the schedule information of the person in charge and the visit reservation information are updated. Reception processing department and
Equipped with a,
The reception unit of the reception management device receives input of data transmission destination information from the terminal of the person in charge to the terminals of a plurality of visitors.
The transmission unit of the reception management device transmits the access information to the request information generated by the generation unit to the destination indicated by the destination information.
The receiving unit of the reception management device sequentially receives desired candidate notifications indicating a plurality of desired candidate dates and times selected from the candidate dates and times included in the request information from the terminals of the plurality of visitors.
When the receiving unit receives the desired candidate notification, the generating unit deletes the candidate date and time not included in the desired candidate notification among the candidate dates and times indicated by the request information .
A reception management device characterized by this. 複数の端末と、ネットワークを介して接続された前記端末のユーザのスケジュールおよび来訪者の受付処理を管理する受付管理装置であって、
会議室の予約状況を示す会議室予約情報と、担当者と前記担当者を来訪する来訪者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶する記憶部と、
前記ユーザである担当者のスケジュールを示すスケジュール情報を取得する取得部と、
前記担当者の端末から、会議の設定候補となる候補日時の検索条件の指定受け付ける受付部と、
前記受付部により選択された候補日時を含む日程調整の依頼情報を生成する生成部と、
前記依頼情報に含まれる候補日時における会議の予約を確定する旨の確定通知を受信する受信部と、
前記受信部により前記確定通知を受信した場合に、当該確定通知が示す候補日時における前記会議室予約情報が示す空き会議室を予約登録するとともに、前記担当者のスケジュール情報および前記訪問予約情報を更新する受付処理部と、
を備え、
前記受付管理装置の前記受付部は、前記来訪者の端末が、前記受付管理装置のユーザの端末である場合に、前記担当者の端末から、前記来訪者の識別情報の入力を受け付け、
前記取得部は、前記担当者および前記来訪者のスケジュール情報を前記検索条件に基づき複数取得し、
前記生成部は、前記取得部により取得されたスケジュール情報に基づいて候補日時を含む日程調整の依頼を示す依頼情報を生成する、
ことを特徴とする受付管理装置。 A reception management device that manages the schedule of users of a plurality of terminals and the terminals connected via a network and the reception processing of visitors.
A storage unit that stores the conference room reservation information indicating the reservation status of the conference room, and the visit reservation information including the correspondence between the person in charge and the visitor who visits the person in charge.
An acquisition unit that acquires schedule information indicating the schedule of the person in charge who is the user, and
From the terminal of the person in charge, the reception unit that accepts the designation of search conditions for candidate dates and times that are candidates for meeting settings,
A generation unit that generates schedule adjustment request information including the candidate date and time selected by the reception unit, and a generation unit.
A receiving unit that receives a confirmation notification to confirm the reservation of the meeting at the candidate date and time included in the request information, and
When the confirmation notification is received by the receiving unit, the vacant conference room indicated by the conference room reservation information at the candidate date and time indicated by the confirmation notification is reserved and registered, and the schedule information of the person in charge and the visit reservation information are updated. Reception processing department and
Equipped with a,
When the terminal of the visitor is the terminal of the user of the reception management device, the reception unit of the reception management device accepts the input of the identification information of the visitor from the terminal of the person in charge.
The acquisition unit acquires a plurality of schedule information of the person in charge and the visitor based on the search condition.
The generation unit generates request information indicating a request for schedule adjustment including a candidate date and time based on the schedule information acquired by the acquisition unit .
A reception management device characterized by this. 複数の端末及び受付端末とネットワークを介して接続された前記端末のユーザのスケジュールおよび来訪者の受付処理を管理する受付管理装置においてユーザのスケジュールを管理する受付管理方法であって、
会議室の予約状況を示す会議室予約情報と、担当者と前記担当者を来訪する来訪者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶部に保存する記憶ステップと、
前記ユーザである担当者のスケジュールを示すスケジュール情報を取得する取得ステップと、
前記担当者の端末から、会議の設定候補となる候補日時の検索条件の指定を受け付ける受付ステップと、
前記受付ステップにより選択された候補日時を含む日程調整の依頼情報を生成する生成ステップと、
前記依頼情報に含まれる候補日時における会議の予約を確定する旨の確定通知を受信する受信ステップと、
前記受信ステップにより前記確定通知を受信した場合に、当該確定通知が示す候補日時における前記会議室予約情報が示す空き会議室を予約登録するとともに、前記担当者のスケジュール情報および前記訪問予約情報を更新する受付処理ステップと、
を含み、
前記受付処理ステップは、
前記受信ステップにより前記確定通知を受信した場合に、来訪時における受付処理に関する受付情報を生成するステップと、
前記訪問予約情報が示す予約時間を所定時間経過した時点で、前記受付端末において前記受付情報の入力が受け付けられない場合に、前記会議室予約情報に登録されている会議室の予約をキャンセル処理するステップと、をさらに含む、
ことを特徴とする受付管理方法。 A reception management method for managing a user's schedule in a reception management device that manages a user's schedule and a visitor's reception process of the terminal connected to a plurality of terminals and reception terminals via a network.
A storage step of storing the conference room reservation information indicating the reservation status of the conference room and the visit reservation information including the correspondence between the person in charge and the visitor who visits the person in charge in the storage unit.
An acquisition step for acquiring schedule information indicating the schedule of the person in charge who is the user, and
A reception step that accepts the specification of search conditions for candidate dates and times that are candidates for meeting settings from the terminal of the person in charge, and
A generation step for generating schedule adjustment request information including a candidate date and time selected by the reception step, and a generation step.
A reception step for receiving a confirmation notification to confirm the reservation of the meeting at the candidate date and time included in the request information, and
When the confirmation notification is received by the reception step, the vacant conference room indicated by the conference room reservation information at the candidate date and time indicated by the confirmation notification is reserved and registered, and the schedule information of the person in charge and the visit reservation information are updated. Reception processing steps to be done and
Only including,
The reception processing step is
When the confirmation notification is received by the reception step, a step of generating reception information regarding reception processing at the time of a visit and a step of generating reception information.
If the reception terminal does not accept the input of the reception information when the reservation time indicated by the visit reservation information has elapsed, the reservation of the conference room registered in the conference room reservation information is canceled. Including steps and more,
Reception management method characterized by that. 複数の端末とネットワークを介して接続された前記端末のユーザのスケジュールおよび来訪者の受付処理を管理する受付管理装置においてユーザのスケジュールを管理する受付管理方法であって、
会議室の予約状況を示す会議室予約情報と、担当者と前記担当者を来訪する来訪者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶部に保存する記憶ステップと、
前記ユーザである担当者のスケジュールを示すスケジュール情報を取得する取得ステップと、
前記担当者の端末から、会議の設定候補となる候補日時の検索条件の指定を受け付ける受付ステップと、
前記受付ステップにより選択された候補日時を含む日程調整の依頼情報を生成する生成ステップと、
前記依頼情報に含まれる候補日時における会議の予約を確定する旨の確定通知を受信する受信ステップと、
前記受信ステップにより前記確定通知を受信した場合に、当該確定通知が示す候補日時における前記会議室予約情報が示す空き会議室を予約登録するとともに、前記担当者のスケジュール情報および前記訪問予約情報を更新する受付処理ステップと、
を含み、
前記担当者の端末から、複数の来訪者の端末へのデータの送信先情報の入力を受け付けるステップと、
前記生成ステップにより生成された依頼情報へのアクセス情報を、前記送信先情報が示す送信先に送信するステップと、
前記複数の来訪者の端末から順次、前記依頼情報に含まれる候補日時の中から選択された複数の希望の候補日時を示す希望候補通知を受信するステップと、
前記受信するステップにより前記希望候補通知を受信した場合に、前記依頼情報が示す候補日時のうち前記希望候補通知に含まれない候補日時を削除するステップと、をさらに含む、
ことを特徴とする受付管理方法。 It is a reception management method for managing a user's schedule in a reception management device that manages a user's schedule and a visitor's reception process of the terminal connected to a plurality of terminals via a network.
A storage step of storing the conference room reservation information indicating the reservation status of the conference room and the visit reservation information including the correspondence between the person in charge and the visitor who visits the person in charge in the storage unit.
An acquisition step for acquiring schedule information indicating the schedule of the person in charge who is the user, and
A reception step that accepts the specification of search conditions for candidate dates and times that are candidates for meeting settings from the terminal of the person in charge, and
A generation step for generating schedule adjustment request information including a candidate date and time selected by the reception step, and a generation step.
A reception step for receiving a confirmation notification to confirm the reservation of the meeting at the candidate date and time included in the request information, and
When the confirmation notification is received by the reception step, the vacant conference room indicated by the conference room reservation information at the candidate date and time indicated by the confirmation notification is reserved and registered, and the schedule information of the person in charge and the visit reservation information are updated. Reception processing steps to be done and
Only including,
A step of accepting input of data transmission destination information from the terminal of the person in charge to the terminals of a plurality of visitors, and
A step of transmitting access information to the request information generated by the generation step to the destination indicated by the destination information, and a step of transmitting the access information to the destination indicated by the destination information.
A step of sequentially receiving a desired candidate notification indicating a plurality of desired candidate dates and times selected from the candidate dates and times included in the request information from the terminals of the plurality of visitors.
When the desired candidate notification is received by the receiving step, the step of deleting the candidate date and time not included in the desired candidate notification among the candidate dates and times indicated by the request information is further included.
Reception management method characterized by that. 複数の端末とネットワークを介して接続された前記端末のユーザのスケジュールおよび来訪者の受付処理を管理する受付管理装置においてユーザのスケジュールを管理する受付管理方法であって、
会議室の予約状況を示す会議室予約情報と、担当者と前記担当者を来訪する来訪者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶部に保存する記憶ステップと、
前記ユーザである担当者のスケジュールを示すスケジュール情報を取得する取得ステップと、
前記担当者の端末から、会議の設定候補となる候補日時の検索条件の指定を受け付ける受付ステップと、
前記受付ステップにより選択された候補日時を含む日程調整の依頼情報を生成する生成ステップと、
前記依頼情報に含まれる候補日時における会議の予約を確定する旨の確定通知を受信する受信ステップと、
前記受信ステップにより前記確定通知を受信した場合に、当該確定通知が示す候補日時における前記会議室予約情報が示す空き会議室を予約登録するとともに、前記担当者のスケジュール情報および前記訪問予約情報を更新する受付処理ステップと、
を含み、
前記来訪者の端末が、前記受付管理装置のユーザの端末である場合に、前記担当者の端末から、前記来訪者の識別情報の入力を受け付けるステップと、
前記担当者および前記来訪者のスケジュール情報を前記検索条件に基づき複数取得するステップと、
取得されたスケジュール情報に基づいて候補日時を含む日程調整の依頼を示す依頼情報を生成するステップと、をさらに含む、
ことを特徴とする受付管理方法。 It is a reception management method for managing a user's schedule in a reception management device that manages a user's schedule and a visitor's reception process of the terminal connected to a plurality of terminals via a network.
A storage step of storing the conference room reservation information indicating the reservation status of the conference room and the visit reservation information including the correspondence between the person in charge and the visitor who visits the person in charge in the storage unit.
An acquisition step for acquiring schedule information indicating the schedule of the person in charge who is the user, and
A reception step that accepts the specification of search conditions for candidate dates and times that are candidates for meeting settings from the terminal of the person in charge, and
A generation step for generating schedule adjustment request information including a candidate date and time selected by the reception step, and a generation step.
A reception step for receiving a confirmation notification to confirm the reservation of the meeting at the candidate date and time included in the request information, and
When the confirmation notification is received by the reception step, the vacant conference room indicated by the conference room reservation information at the candidate date and time indicated by the confirmation notification is reserved and registered, and the schedule information of the person in charge and the visit reservation information are updated. Reception processing steps to be done and
Only including,
When the terminal of the visitor is the terminal of the user of the reception management device, the step of accepting the input of the identification information of the visitor from the terminal of the person in charge, and
A step of acquiring a plurality of schedule information of the person in charge and the visitor based on the search conditions, and
Further includes a step of generating request information indicating a schedule adjustment request including a candidate date and time based on the acquired schedule information.
Reception management method characterized by that. 複数の端末及び受付端末とネットワークを介して接続された前記端末のユーザのスケジュールおよび来訪者の受付処理を管理する受付管理装置に、
会議室の予約状況を示す会議室予約情報と、担当者と前記担当者を来訪する来訪者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶部に保存する記憶機能と、
前記ユーザである担当者のスケジュールを示すスケジュール情報を取得する取得機能と、
前記担当者の端末から、会議の設定候補となる候補日時の検索条件の指定を受け付ける受付機能と、
前記受付機能により選択された候補日時を含む日程調整の依頼情報を生成する生成機能と、
前記依頼情報に含まれる候補日時における会議の予約を確定する旨の確定通知を受信する受信機能と、
前記受信機能により前記確定通知を受信した場合に、当該確定通知が示す候補日時における前記会議室予約情報が示す空き会議室を予約登録するとともに、前記担当者のスケジュール情報および前記訪問予約情報を更新する受付処理機能と、
を実現させ、
前記受付処理機能は、さらに、
前記受信機能により前記確定通知を受信した場合に、来訪時における受付処理に関する受付情報を生成し、
前記訪問予約情報が示す予約時間を所定時間経過した時点で、前記受付端末において前記受付情報の入力が受け付けられない場合に、前記会議室予約情報に登録されている会議室の予約をキャンセル処理する、
ことを特徴とする受付管理プログラム。 A reception management device that manages the schedule of users of the terminals connected to a plurality of terminals and reception terminals via a network and the reception processing of visitors.
A storage function that stores conference room reservation information indicating the reservation status of a conference room and visit reservation information including a correspondence between a person in charge and a visitor who visits the person in charge in a storage unit.
An acquisition function that acquires schedule information indicating the schedule of the person in charge who is the user, and
A reception function that accepts the specification of search conditions for candidate dates and times that are candidates for meeting settings from the terminal of the person in charge, and
A generation function that generates request information for schedule adjustment including the candidate date and time selected by the reception function, and
A reception function that receives a confirmation notification to confirm the reservation of the meeting at the candidate date and time included in the request information, and
When the confirmation notification is received by the reception function, the vacant conference room indicated by the conference room reservation information at the candidate date and time indicated by the confirmation notification is reserved and registered, and the schedule information of the person in charge and the visit reservation information are updated. Reception processing function and
Realized ,
The reception processing function further
When the confirmation notification is received by the reception function, reception information regarding reception processing at the time of visit is generated.
If the reception terminal does not accept the input of the reception information when the reservation time indicated by the visit reservation information has elapsed, the reservation of the conference room registered in the conference room reservation information is canceled. ,
A reception management program characterized by this. 複数の端末とネットワークを介して接続された前記端末のユーザのスケジュールおよび来訪者の受付処理を管理する受付管理装置に、
会議室の予約状況を示す会議室予約情報と、担当者と前記担当者を来訪する来訪者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶部に保存する記憶機能と、
前記ユーザである担当者のスケジュールを示すスケジュール情報を取得する取得機能と、
前記担当者の端末から、会議の設定候補となる候補日時の検索条件の指定を受け付ける受付機能と、
前記受付機能により選択された候補日時を含む日程調整の依頼情報を生成する生成機能と、
前記依頼情報に含まれる候補日時における会議の予約を確定する旨の確定通知を受信する受信機能と、
前記受信機能により前記確定通知を受信した場合に、当該確定通知が示す候補日時における前記会議室予約情報が示す空き会議室を予約登録するとともに、前記担当者のスケジュール情報および前記訪問予約情報を更新する受付処理機能と、
を実現させ、
前記受付管理装置の前記受付機能は、前記担当者の端末から、複数の来訪者の端末へのデータの送信先情報の入力を受け付け、
前記受付管理装置の送信機能は、前記生成機能により生成された依頼情報へのアクセス情報を、前記送信先情報が示す送信先に送信し、
前記受付管理装置の前記受信機能は、前記複数の来訪者の端末から順次、前記依頼情報に含まれる候補日時の中から選択された複数の希望の候補日時を示す希望候補通知を受信し、
前記生成機能は、前記受信機能により前記希望候補通知を受信した場合に、前記依頼情報が示す候補日時のうち前記希望候補通知に含まれない候補日時を削除する、
ことを特徴とする受付管理プログラム。 A reception management device that manages the schedule of users of the terminals connected to a plurality of terminals via a network and the reception processing of visitors.
A storage function that stores conference room reservation information indicating the reservation status of a conference room and visit reservation information including a correspondence between a person in charge and a visitor who visits the person in charge in a storage unit.
An acquisition function that acquires schedule information indicating the schedule of the person in charge who is the user, and
A reception function that accepts the specification of search conditions for candidate dates and times that are candidates for meeting settings from the terminal of the person in charge, and
A generation function that generates request information for schedule adjustment including the candidate date and time selected by the reception function, and
A reception function that receives a confirmation notification to confirm the reservation of the meeting at the candidate date and time included in the request information, and
When the confirmation notification is received by the reception function, the vacant conference room indicated by the conference room reservation information at the candidate date and time indicated by the confirmation notification is reserved and registered, and the schedule information of the person in charge and the visit reservation information are updated. Reception processing function and
Realized ,
The reception function of the reception management device accepts input of data transmission destination information from the terminal of the person in charge to the terminals of a plurality of visitors.
The transmission function of the reception management device transmits access information to the request information generated by the generation function to the destination indicated by the destination information.
The reception function of the reception management device sequentially receives desired candidate notifications indicating a plurality of desired candidate dates and times selected from the candidate dates and times included in the request information from the terminals of the plurality of visitors.
When the desired candidate notification is received by the receiving function, the generation function deletes the candidate date and time not included in the desired candidate notification among the candidate dates and times indicated by the request information .
A reception management program characterized by this. 複数の端末とネットワークを介して接続された前記端末のユーザのスケジュールおよび来訪者の受付処理を管理する受付管理装置に、
会議室の予約状況を示す会議室予約情報と、担当者と前記担当者を来訪する来訪者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶部に保存する記憶機能と、
前記ユーザである担当者のスケジュールを示すスケジュール情報を取得する取得機能と、
前記担当者の端末から、会議の設定候補となる候補日時の検索条件の指定を受け付ける受付機能と、
前記受付機能により選択された候補日時を含む日程調整の依頼情報を生成する生成機能と、
前記依頼情報に含まれる候補日時における会議の予約を確定する旨の確定通知を受信する受信機能と、
前記受信機能により前記確定通知を受信した場合に、当該確定通知が示す候補日時における前記会議室予約情報が示す空き会議室を予約登録するとともに、前記担当者のスケジュール情報および前記訪問予約情報を更新する受付処理機能と、
を実現させ、
前記受付管理装置の前記受付機能は、前記来訪者の端末が、前記受付管理装置のユーザの端末である場合に、前記担当者の端末から、前記来訪者の識別情報の入力を受け付け、
前記取得機能は、前記担当者および前記来訪者のスケジュール情報を前記検索条件に基づき複数取得し、
前記生成機能は、前記取得機能により取得されたスケジュール情報に基づいて候補日時を含む日程調整の依頼を示す依頼情報を生成する、
ことを特徴とする受付管理プログラム。 A reception management device that manages the schedule of users of the terminals connected to a plurality of terminals via a network and the reception processing of visitors.
A storage function that stores conference room reservation information indicating the reservation status of a conference room and visit reservation information including a correspondence between a person in charge and a visitor who visits the person in charge in a storage unit.
An acquisition function that acquires schedule information indicating the schedule of the person in charge who is the user, and
A reception function that accepts the specification of search conditions for candidate dates and times that are candidates for meeting settings from the terminal of the person in charge, and
A generation function that generates request information for schedule adjustment including the candidate date and time selected by the reception function, and
A reception function that receives a confirmation notification to confirm the reservation of the meeting at the candidate date and time included in the request information, and
When the confirmation notification is received by the reception function, the vacant conference room indicated by the conference room reservation information at the candidate date and time indicated by the confirmation notification is reserved and registered, and the schedule information of the person in charge and the visit reservation information are updated. Reception processing function and
Realized ,
The reception function of the reception management device accepts input of the visitor's identification information from the terminal of the person in charge when the terminal of the visitor is the terminal of the user of the reception management device.
The acquisition function acquires a plurality of schedule information of the person in charge and the visitor based on the search condition.
The generation function generates request information indicating a request for schedule adjustment including a candidate date and time based on the schedule information acquired by the acquisition function .
A reception management program characterized by this.
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