以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
図1は、本発明の実施形態のシステム構成の一例を示す図である。本発明の実施形態のシステムは、メールサーバ100、情報管理サーバ200、クライアント端末300が、ネットワーク400を介して接続される構成となっている。
メールサーバ100は、クライアント端末からメール送信の指示受けた場合、メールの送信処理を行う。また、他のクライアント端末からのメールの受信処理を行う。
クライアント端末300は、メールサーバ100に対して、他のクライアント端末に対してメールの送信指示を行ったり、他のクライアント端末からメールサーバ100に対して送信されたメールの受信を行う端末である。そのため、メールソフトがインストールされていることとする。
また、クライアント端末300は、情報管理テーブル、添付ファイル情報管理テーブルへ送信メール、または、受信メールを登録するための端末である。そのため、クライアント端末300には予め、情報管理テーブル、添付ファイル情報管理テーブルへ、送信メール、または、受信メールを登録する処理を行うアドインプログラムがインストールされていることとする。
情報管理サーバ200は、情報管理テーブル、添付ファイル情報管理テーブルを有し、問い合わせに対する回答を管理する既存のプロジェクト管理システムを有することとする。なお、本発明においては、クライアント端末300が登録処理を行った、送信メール、または、受信メールの情報、またはそれに付随する添付ファイルの情報を、プロジェクト管理システムの情報管理テーブル、添付ファイル情報管理テーブルにおいて管理することとする。
なお、このこれらのテーブルは一例として、情報管理サーバ200上に存在させることとして説明をしているが、他の外部記憶装置上に存在しても良いこととする。また、メールソフトが、情報管理サーバ側にインストールされていて、情報管理サーバ側よりメールの送受信を行った結果を情報管理テーブルに登録するように構成しても良いこととする。したがって、アドインプログラムは、いずれの情報処理装置においても動作可能であることとする。
図2は、本発明の実施形態におけるメールサーバ100、情報管理サーバ200、クライアント端末300のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
図2に示すように、情報処理装置は、システムバス204を介してCPU(Central Processing Unit)201、ROM(Read Only Memory)202、RAM(Random Access Memory)203、入力コントローラ205、ビデオコントローラ206、メモリコントローラ207、よび通信I/Fコントローラ208が接続される。
CPU201は、システムバス204に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
ROM202あるいは外部メモリ211は、CPU201が実行する制御プログラムであるBIOS(Basic Input/Output System)やOS(Operating System)や、本情報処理方法を実現するためのコンピュータ読み取り実行可能なプログラムおよび必要な各種データ(データテーブルを含む)を保持している。
RAM203は、CPU201の主メモリ、ワークエリア等として機能する。CPU201は、処理の実行に際して必要なプログラム等をROM202あるいは外部メモリ211からRAM203にロードし、ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現する。
入力コントローラ205は、入力デバイス209や不図示のマウス等のポインティングデバイス等の入力装置からの入力を制御する。入力装置がタッチパネルの場合、ユーザがタッチパネルに表示されたアイコンやカーソルやボタンに合わせて押下(指等でタッチ)することにより、各種の指示を行うことができることとする。
また、タッチパネルは、マルチタッチスクリーンなどの、複数の指でタッチされた位置を検出することが可能なタッチパネルであってもよい。
ビデオコントローラ206は、ディスプレイ210などの外部出力装置への表示を制御する。ディスプレイは本体と一体になったノート型パソコンのディスプレイも含まれるものとする。なお、外部出力装置はディスプレイに限ったものははく、例えばプロジェクタであってもよい。また、前述のタッチ操作を受け付け可能な装置については、入力装置も提供する。
なおビデオコントローラ206は、表示制御を行うためのビデオメモリ(VRAM)を制御することが可能で、ビデオメモリ領域としてRAM203の一部を利用することもできるし、別途専用のビデオメモリを設けることも可能である。
メモリコントローラ207は、外部メモリ211へのアクセスを制御する。外部メモリとしては、ブートプログラム、各種アプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、および各種データ等を記憶する外部記憶装置(ハードディスク)、フレキシブルディスク(FD)、或いはPCMCIAカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ(登録商標)メモリ等を利用可能である。
通信I/Fコントローラ208は、ネットワークを介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、TCP/IPを用いた通信やISDNなどの電話回線、および携帯電話の3G回線を用いた通信が可能である。
尚、CPU201は、例えばRAM203内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開(ラスタライズ)処理を実行することにより、ディスプレイ210上での表示を可能としている。また、CPU201は、ディスプレイ210上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
次に図3を参照して、本発明の実施形態における各種装置の機能構成の一例について説明する。
クライアント端末300は、メール受信部、メール送信部、添付ファイル存在判定部、暗号化、パスワードロック判定部、パスワード入力受付手段、ファイル形式判定部、パスワード情報保存部、メール情報登録部、添付ファイル登録部、からなる。
メール受信部は、メールサーバ100よりメールを受信する。
メール送信部は、メールサーバ100に対しメールの送信を行う。
添付ファイル存在判定部は、情報管理テーブルに登録するメールに添付ファイルが含まれるか否かを判定する。
暗号化、パスワードロック判定部は、情報管理テーブルに登録するメールに添付ファイルが含まれる場合、その添付ファイルが暗号化されているか、あるいは、パスワードがかかっているか否かを判定する。
パスワード入力受付手段は、情報管理テーブルに登録するメールに含まれる、暗号化された添付ファイルを復号化する、或いは、パスワードがかかった添付ファイルを開くためのパスワードの入力を受け付ける。
ファイル形式判定部は、情報管理テーブルに登録するメールに含まれるパスワードがかかった添付ファイルのファイル形式を判定する。例えば、暗号化されている場合一回の復号化で暗号化が解除されるファイル(例えば、ZIP形式で暗号化されたファイル)、暗号化されている場合、一度の復号化では暗号化を解除できず、復号化するためにその都度パスワードが必要となる暗号化されたファイル(例えば、暗号化ツールで暗号化されたファイル)、パスワードがかかっている場合、その添付ファイルを開く度にパスワードが必要となるファイル、のいずれの形式であるかを判定する。
パスワード情報保存部は、情報管理テーブルに登録するメールに含まれるパスワードがかかった添付ファイルが、開く度にパスワードが必要となるファイルである場合に、そのパスワードの情報を取得し、取得したパスワードの情報を保存したパスの情報を、添付ファイル情報管理テーブルへ登録する。
メール情報登録部は、情報管理テーブルにメールの情報を登録する。
添付ファイル登録部は、添付ファイル情報テーブルにメールに添付された添付ファイルの情報を登録する。
情報管理サーバ200は、メールの情報を管理する情報管理テーブルと、メールに添付されている添付ファイルの情報を管理する添付情報管理テーブルを保持する。
メールサーバ100は、クライアント端末300のメール受信部によりメールの受信の指示を受けると、クライアント端末300宛てのメールを送信し、クライアント端末300のメール送信部によりメールの送信の指示を受けると、他のクライアント端末宛てのメールの送信を行う。
次に図4〜図8のフローチャートを用いて、本発明の実施形態における各処理について説明する。
図4のフローチャートは、クライアント端末300のCPU201にインストールされているアドインプログラムが、情報管理システムへ、受信したメールの情報を登録する際の処理を示すメインのフローチャートである。
なお、受信メールは、新規メールとして受信したメール、或いは、新規メールに対して返信したメールに対して、さらに受信したメールであることとする。また、メールにおいて送受信は複数回なされることがあるが、何回目の受信のメールかは問わず、受信したメールであることとする。
ステップS400では、クライアント端末300のCPU201は、ユーザより、メールソフトにおいて、メールの受信処理を行う。
ステップS401では、クライアント端末300のCPU201は、クライアント端末側のメールソフトにインストールされているアドインプログラムによって、図9のメール情報入力画面900をメールソフト内において表示する。メール情報入力画面900の表示は、図15の情報登録1501の押下をユーザより受け付けることによって行われる。なお、図15は受信メールをメールソフト上で表示した図であり、情報登録1501のボタンは、機能ボタンとしてメールソフト上に存在することとする。
図9は、メール情報入力画面900の一例を示す図である。図9のメール情報入力画面900の各項目について説明する。
メール情報管理ID901は、新規メール登録時に、新たに付与されたメールの管理IDを表示する領域である。また、既に登録されているメールの管理IDを表示する領域である。なお、このメール情報管理ID901は、登録するメールの件名が同じであれば、同じメール管理IDで管理されることとなる。
種別902は、メールを新規に登録する場合に、メールの種別を設定することを可能とする領域である。また、既に登録されているメールを表示する場合、メールの種別を表示する領域である。例えば、問い合わせ、回答、等の種別によりメールを分類することを可能とする。
件名903は、メールを新規に登録する場合に、メールの件名を表示する領域である。また、既に登録されているメールについては、メールの件名を表示する領域である。実際、メールにおける件名と同じ情報が管理されることとなる。
説明904は、新規に登録するメールの本文を表示する領域である。
ステータス905は、メールを新規に登録する場合に、メールのステータス(例えば、新規、進行中、解決、フィードバック、終了、却下、未定、など)を設定することを可能とする領域である。また、既に登録されているメールについては、メールのステータスを表示する領域、或いは、ステータスの変更を受け付ける領域となる。
ステータス905は、メールを新規に登録する場合に、メールの優先度(例えば、通常、高め、低め、急いで、今すぐ、など)を設定することを可能とする領域である。また、既に登録されているメールについては、メールの優先度を表示する領域、或いは、優先度の変更を受け付ける領域となる。
担当者907は、メールを新規に登録する場合に、メールに関して回答をする担当者を設定することを可能とする領域である。また、既に登録されているメールについては、メールの担当者を表示する領域、或いは、担当者が変わった場合には、担当者の変更を受け付ける領域となる。
登録908は、メール情報入力画面900に入力された情報でメールの情報を情報管理テーブルに登録する処理を行うためのボタンである。
メール送信する909は、メール情報入力画面900に入力されたメールの情報の登録後のメール送信を制御するための領域である。選択状態にすると、メールを送信し、選択状態でない場合は、メールを送信しないこととなる。
なお、メールを送信メールの情報の登録処理を行っている場合は、メール送信する909はデフォルトで選択状態になり、受信メールの情報の登録処理を行っている場合は、メール送信する909はデフォルトで未選択状態になる。
プロジェクト情報910は、メールを新規に登録する場合に、メールをプロジェクトごとに分類するための情報を設定することを可能とする領域である。また、既に登録されているメールについては、メールのプロジェクト情報を表示する領域となる。
ID911は、情報管理テーブルに既に付与されたメール管理IDが表示される。
Subject912は、情報管理テーブルに既に付与されたメール管理IDで管理されるメールの件名が表示される。
なお、ID911と、Subject912を一覧で表示する場合、プロジェクト情報910において選択したプロジェクト情報と、同じプロジェクト情報に紐づくIDとSubjectを表示するようにしても良いこととする。
添付ファイル913は、メールを新規に登録する場合に、メールの添付ファイルを表示する領域である。
なお、この画面で表示、入力される情報は、図14の情報管理テーブル1400、添付ファイル情報管理テーブル1410、において管理がされる。
まず、情報管理テーブル1400の各項目について説明する。
情報管理テーブル1400は、一例として、メール情報管理ID1401、種別1402、件名1403、プロジェクト情報1404、説明1405、ステータス1406、優先度1407、担当者1408、の項目から構成されることとする。
図14の情報管理テーブル1400の各項目の説明については、図9のメール情報入力画面900の項目との対応付けにより説明を行う。
メール情報管理ID401は、メール情報管理ID901の情報を管理する。
種別1402、種別902の情報を管理する。
件名1403は、件名903の情報を管理する。
プロジェクト情報1404は、プロジェクト情報910の情報を管理する。
説明1405は、説明904の情報を管理する。
ステータス1406は、ステータス905の情報を管理する。
優先度1407は、優先度906の情報を管理する。
担当者1408は、担当者907の情報を管理する。
続いて、添付ファイル情報管理テーブル1410の各項目について説明する。
添付ファイル情報管理テーブル1410は、一例として、メール情報管理ID1411、添付ファイル情報1412、パスワード情報1413、送信日時1414、の項目から構成されることとする。
図14の添付ファイル情報管理テーブル1410の各項目の説明についても、図9のメール情報入力画面900の項目との対応付けにより説明を行う。
メール情報管理ID1411は、メール情報管理ID901の情報を管理する。また、情報管理テーブル1400のメール情報管理ID1401と紐づくこととなる。
添付ファイル情報1412は、添付ファイル913の情報を、ファイルが存在するパスの情報で管理する。
パスワード情報1413は、添付ファイル情報1412を復号化するためのパスワード、或いは、当該添付ファイル情報1412のファイルのロックを解除するためのパスワードの情報、をファイルが存在するパスの情報で管理する。なお、パスワードの入力受付の動作とそのインタフェースについては、後述する。
送信日時1414は、メールに添付された情報である、添付ファイル情報1412がメールとして送信された日時を管理する。
再び、ステップS401の説明に戻る。なお、ステップS401の処理については図6の処理を用いて説明をする。
図6のフローチャートは、クライアント端末300のメールソフトから起動可能なアドインプログラムが、クライアント端末において、送信メール、または、受信メールを登録するための画面であるメール情報入力画面900を表示する処理を示すフローチャートである。
ステップS600において、クライアント端末300のCPU201は、情報管理サーバの情報管理システムにアクセスするために、その接続先URLが記載された設定ファイル(不図示)を取得する。
ステップS601において、クライアント端末300のCPU201は、メール情報入力画面900の、問合せ902、ステータス905、優先度906、担当者907、プロジェクト情報910のプルダウンより選択可能にする値のマスタ情報を取得する。なお、このマスタ情報のテーブルについては、情報管理サーバ内に存在させても良いし、情報管理サーバ外に存在させても良いこととする。この場所については、問わない。また、このマスタ情報の取得については、通常のアプリケーション画面の表示項目で必要となるマスタ情報の取得と同様の方法で行うこととする。
ステップS602においては、登録しようとするメールに対して、メール情報管理IDが存在するか否かを判定する。すなわち、新規に情報管理テーブルに登録するメールか否かを判定する処理であることとなる。
ステップS602において、登録するメールに関して、メール情報管理IDが付与されていると判定した場合は(ステップS602においてYESの場合)、ステップS603へ処理を進める。メール情報管理IDが付与されていないと判定した場合は(ステップS602においてNOの場合)、ステップS607へ処理を進める。
すなわち、メール情報を初めて情報管理テーブルへ登録する場合は、メール情報管理IDは未だ発行されていないため、ステップS602においては、NOとなる。
例えば、図15の1500の受信メールを情報管理テーブルに新規に登録する場合は、メール情報管理IDが振られていないため、ステップS602においては、NOとなる。
しかし、図15の1500の受信メールに対する返信メール、すなわち、図15の1510に図示するメールを、情報管理テーブルへ登録しようとした際には、ステップS602においては、メール情報管理IDが振られていることになるため、ステップS602においては、YESとなる。
なお、返信メールとして作成したメール、或いは、新規メールとして作成したメールを情報管理テーブルに登録する処理については、図5の処理において行われる。図5の処理は、情報管理テーブルへ登録するユーザが、作成したメールを登録する処理である。
なお、処理自体は、最初のステップS500がステップS400と異なり、図5のステップS501〜ステップS503の各ステップは、図4のステップS401〜ステップS403の各ステップとそれぞれ同様であるとする。
ちなみに、ステップS500は、メールの作成処理となっている。この点においては、図4においては、ステップS400において、メールの受信処理となっている。また、メール情報入力画面900を呼び出す際の呼び出し方は、図5の処理においては、図15の情報登録1512の押下をユーザより受け付けることによって行われることとする。
なお、メールの作成処理で作成されるメールとは、メール情報の登録作業を行うユーザが、新規で作成するメール、或いは、図4のステップ401で受信したメールに対して作成するメール、であることとする。
再び、ステップS602の判定方法の処理の説明に戻る。
メール情報管理IDが付与されているか否かについては、具体的には、登録しようとするメールの件名に連結されている、メール情報管理IDの情報で判定する。
このメールの件名へのメール情報管理IDの連結は、メールを初めて情報管理テーブルへ登録する際に、登録しようとするユーザの、クライアント端末300で受信したメールの件名のデータに対して、連結がされることとなる。その後、この受信したメールに対するメールの送受信の処理の際には、メールの件名にはメール情報管理IDが連結されている状態となる。したがって、この送受信で行われるメールの件名に連結されるメール情報管理IDをキーに、メール情報管理IDが情報管理テーブルに存在するか、否かを確認することによって、ステップS602の処理を行うこととする。
例えば、図15の1510は、図15の1500に対する返信メールを作成した場合であるが、1511に表示するように、メールの件名に、メール情報管理IDが連結された状態となる。この情報をもとに、情報管理テーブルへ登録する際の、メール情報管理IDの有無を判定する。
ステップS603において、クライアント端末300は、登録するメールに対応するメール管理情報を取得し、ステップS604において、メール管理情報を図9のメール情報入力画面900に表示する。
例えば、図15のメール1510は、新規に受信したメールである図15のメール1500に対する返信メールであることとする。図15の1500のメールが既に情報管理テーブルに登録されているとすると、図15の1510はその返信メールとなるため、メール情報入力画面1600で表示されるようになる。なお、図16は、図9と同様の画面であり、図16の1601〜1613の各項目は、図9の901〜913の各項目の説明と同様であることとする。
また、このメール1510は、図17の情報管理テーブル1700の1709のレコードに図示するように管理される。なお、図17の情報管理テーブル1700は、図14の情報管理テーブル1400と同様のものであり、情報管理テーブル1700の1701〜1708は、情報管理テーブル1400の1401〜1408の各項目とそれぞれ同様のものであることとする。
メール1510に関しては、添付ファイルが無いため、図17の添付ファイル情報管理テーブル1710に表示するようになる。添付ファイル情報管理テーブル1710は、添付ファイル情報管理テーブル1410と同様のテーブルであり、添付ファイル情報管理テーブル1710の1711〜1714の項目は、対応する添付ファイル情報管理テーブル1410の1411〜1414の項目と同様の項目であることとする。
添付ファイル情報管理テーブル1710に登録されている内容は、メール1500の情報に添付された添付ファイルの情報が登録されたままの状態であり、図14で登録されたレコードと変わりはない。
ステップS605においては、登録するメールに記載されているメールの本文を図9、説明904の領域に表示する。例えば、メール1510の場合は、図16の1604に表示することとなる。
ステップS606においては、登録するメールにおいてメール送信を行うか否かの設定を受け付けるラジオボタン(メール送信する909)に対し、選択状態、または、未選択状態の設定を受け付ける。送信メールを登録する際は、メール送信する909のラジオボタンは、選択状態とする設定を受け付け、受信メールを登録する際は、メール送信する909のラジオボタンは、未選択状態とする設定を受け付けることとする。
続いて、ステップS602において、クライアント端末300のCPU201が、メール情報管理IDが付与されていないと判定した場合の(ステップS602においてNOの場合)、ステップS607の処理について説明をする。
図15のメール1500は、情報管理テーブルにこれから登録することになる、新規に受け付けたメールであることとする。このメールを情報管理テーブルに登録しようとする場合、ステップS602においてNOとなるため、ステップS607の処理を行うこととなる。
ステップS607において、クライアント端末300のCPU201は、メール情報入力画面900において、初期値設定を行う。
例えば、メール1500の場合、図12のメール情報入力画面1200に表示されるようになる。なお、図12は、図9と同様の画面であり、図12の1201〜1213の各項目は、図9の901〜913の各項目の説明と同様であることとする。
ステップS607では、図12の件名1203において、メールの件名を表示し、ステップS605では、図12の説明1204において、メールの本文を表示する。また、添付ファイル1213においては、メールに添付されている添付ファイルの情報を表示する。
ID1211、これまで登録されたメールの、メール情報管理IDを表示する。Subject1212については、既にメール情報管理IDで管理されているメール、に対応する件名を表示する。
また、このメール1500は、図14の情報管理テーブル1400の1409のレコードに図示するように管理がされる。また、メール1500には添付ファイルが添付されているため、この情報に関しては、添付ファイル情報管理テーブル1410の1415と1416のレコードに図示するように管理がされる。
以上、図6のフローチャートの説明を終了する。再び、図4のフローチャートの説明を行う。
ステップS402の処理において、クライアント端末300のCPU201は、メールソフト内において表示したメール情報入力画面900において、ユーザからの管理情報の入力を受け付ける。
例えば、新規に登録を行うメールの場合は、問い合わせ902、ステータス905、優先度906、担当者907、プロジェクト情報910において表示される内容への値の設定を受け付け、既に登録されているメールに関して表示がされている場合は、これらの項目において表示される内容に変更が発生する場合は、これらの項目の値の変更を受け付ける。
ステップS403の処理において、クライアント端末300のCPU201は、メール情報入力画面900に入力された、メール管理情報の内容を、情報管理サーバに存在する、情報管理テーブル1400に登録する。
なお、ステップS403の処理については図7のフローチャートを用いて説明をする。
ステップS700において、クライアント端末300のCPU201は、添付ファイルの情報以外として、メール情報入力画面900に入力された情報、すなわち、901〜913までの情報を、メール情報管理テーブルに登録する。
なお、新規メールの登録時においては、メール情報入力画面900のメール情報管理ID901の欄には、メール管理情報IDの値が未だ無いため、その部分の情報は使われないこととする。
また、メール情報管理テーブルに登録される内容と、メール管理情報入力画面で保持する情報との関連については、既に説明しているため、ここでは省略する。
ステップS701において、クライアント端末300のCPU201は、入力されている、メール情報入力画面900において、添付ファイルの情報が存在するか否かを判定する。
ステップS701において添付ファイルの情報が存在すると判定した場合(ステップS701においてYESの場合)、ステップS702へ処理を進める。ステップS701において添付ファイルの情報が存在しないと判定した場合(ステップS701においてNOの場合)、ステップS704へ処理を進める。
ステップS702において、クライアント端末300のCPU201は、添付ファイルが暗号化されている場合に、復号化処理を行う。或いは、添付ファイルが、パスワードでロックされている場合に、添付ファイルのロックを解除するために使用されたパスワードの情報を保存する処理を行う。
なお、ステップS702の処理については、図8のフローチャートにおいて説明をする。
図8は、暗号化されている添付ファイルが、一度の復号化で暗号化を解除できるファイルである場合は、その添付ファイルを復号化した状態にする処理である。また、暗号化されている添付ファイルが、一度の復号化では暗号化を解除できない場合、すなわち、復号化するためにその都度パスワードが必要となる場合、或いは、パスワードがかかっている添付ファイルが、その添付ファイルを開く度にパスワードが必要となる場合、そのパスワードの情報を取得する処理である。
ステップS800において、クライアント端末300のCPU201は、メール情報入力画面900の添付ファイル913に表示されている添付ファイルが、暗号化されている場合一回の復号化で暗号化が解除されるファイルか、それとも、暗号化されている場合、一度の復号化では暗号化を解除できず、復号化するためにその都度パスワードが必要となる暗号化されたファイルか、或いは、パスワードがかかっている場合、その添付ファイルを開く度にパスワードが必要となるファイルか、を判定する。
なお、本実施例においては、暗号化されている場合一回の復号化で暗号化が解除されるファイルは、ZIP形式で暗号化されたファイル、暗号化されている場合、一度の復号化では暗号化を解除できず、復号化するためにその都度パスワードが必要となる暗号化されたファイルは、暗号化ツールで暗号化されたファイル、パスワードがかかっている場合、その添付ファイルを開く度にパスワードが必要となるファイルは、Word(登録商標)や、Excel(登録商標)等のファイル、を例として挙げて説明することとする。
ステップS800において、クライアント端末300のCPU201が、メール情報入力画面900に表示されている添付ファイルがZIP形式のファイルである、と判定した場合(ステップS800においてYESの場合)、ステップS803へ処理を進める。
ステップS800において、クライアント端末300のCPU201が、メール情報入力画面900に表示されている添付ファイルがZIP形式のファイルでない(暗号化ツールで暗号化されたファイルや、Word(登録商標)や、Excel(登録商標)等のファイル)、と判定した場合(ステップS800においてNOの場合)、ステップS801へ処理を進める。
ステップS801において、クライアント端末300のCPU201は、図11の暗号化確認、または、パスワードロック確認ダイアログ110を表示する。
ステップS802において、クライアント端末300のCPU201は、図11の図11の暗号化確認、または、パスワードロック確認ダイアログ110の中の、はい111、または、いいえ112の選択をユーザより受け付ける。
ステップS803において、クライアント端末300のCPU201は、ZIP形式のファイルが暗号化されているか否かを判定する。
ステップS804において、クライアント端末300のCPU201が、添付ファイルがZIP形式で暗号化されている、暗号化ツールで暗号化されている、また、Word(登録商標)や、Excel(登録商標)等のファイルにパスワードがかかっていると判定した場合、(ステップS804においてYESの場合)は、ステップS805へ処理を進める。ステップS804において、クライアント端末300のCPU201が、添付ファイルがZIP形式で暗号化されていない、暗号化ツールで暗号化されていない、また、Word(登録商標)や、Excel(登録商標)等のファイルにパスワードがかかっていないと判定した場合(ステップS804においてNOの場合)は、図8の処理を終了する。
ステップS805において、クライアント端末300のCPU201は、図10のパスワード入力ダイアログ10を表示する。
ステップS806において、クライアント端末300のCPU201は、ユーザより、パスワード入力ダイアログ10において、パスワードの入力を受け付ける。尚、ステップS806の処理は、パスワード入力受け付け手段に相当する。
ステップS807において、クライアント端末300のCPU201は、現在復号化している添付ファイルが、ZIP形式のファイルか、ZIP形式以外のファイルかを判定する。
ステップS807において、クライアント端末300のCPU201がZIP形式のファイルであると判定した場合(ステップS807においてYESの場合)、ステップS809へ処理を進める。ステップS807において、クライアント端末300のCPU201がZIP形式のファイルでないと判定した場合(暗号化ツールで暗号化されたファイルや、Word(登録商標)や、Excel(登録商標)等のパスワードのかかったファイルであると判定した場合、ステップS807においてNOの場合)、ステップS808へ処理を進める。尚、ステップS807の処理は、添付ファイルのファイル形式を判定するファイル形式判定手段に相当する。
ステップS808において、クライアント端末300のCPU201は、ステップS806でユーザより、パスワード入力ダイアログ10において、入力を受け付けたパスワードの情報を、テキスト形式の情報として保持しておく。このテキスト情報のファイルは、一例として情報管理サーバのテーブル上に保持することとする。しかし、これに限定されないこととする。尚、ステップS808の処理は、添付ファイルのファイル形式が、添付ファイルを開く度に入力を受け付けたパスワードが必要となるファイル形式であると判定した場合である。
ステップS809において、クライアント端末300のCPU201は、ZIP形式のファイルの復号化処理を行う。尚、ステップS809の処理は、添付ファイルのファイル形式が、ステップS806で入力を受け付けた一回のパスワード入力で添付ファイルのパスワードを解除した状態になるファイル形式であると判定した場合に行われる処理である。
ステップS810において、クライアント端末300のCPU201が、ZIP形式のファイルの復号化が出来たと判定した場合(ステップS810においてYESの場合)は、図8の処理を終了する。ステップS810において、クライアント端末300のCPU201が、ZIP形式のファイルの復号化処理が出来なかったと判定した場合(ステップS810においてNOの場合)は、ステップS811へ処理を進める。
ステップS811において、クライアント端末300のCPU201は、ユーザよりパスワードの再入力の要求をユーザより受け付けたか否かを判定する。
ステップS811において、クライアント端末300のCPU201が、ユーザよりパスワードの再入力の要求を受け付けた、と判定した場合(ステップS811においてYESの場合)、ステップS805へ処理を移す。ステップS811において、クライアント端末300のCPU201が、ユーザよりパスワードの再入力の要求を受け付けていない、と判定した場合(ステップS811においてNOの場合)、図8の処理を終了する。
以上、図8のフローチャートの説明を終了する。再び、図7の処理の説明に戻る。
ステップS703において、クライアント端末300のCPU201は、添付ファイルの情報を、添付ファイル情報管理テーブル1410に登録する。
例えば、図15のメール1500を登録しようとする場合、ここには、添付ファイルが2ファイル添付されている。この場合、メール情報入力画面においては、メール情報入力画面1200の添付ファイル1213に図示するように添付ファイルが表示されるが、この情報は、添付ファイル情報管理テーブル1410において、AAA.zipについては、1415、BBB.docについては、1416、として登録がされる。
そして、AAA.zipに関しては、ZIP形式のファイルであるため、ユーザよりパスワードの入力をステップS806で受け付けた結果、パスワードを解除した状態で、1415のレコードとして登録することとする。尚、AAA.zipの登録は、添付ファイルのパスワードを解除した状態で、外部装置へ登録する第1の登録手段に相当する。
また、BBB.docは、ドキュメントファイルであり、ZIP形式のファイルではないため、このファイルにパスワードがかかっていて、ステップS806においてパスワードの入力を受け付けた場合、その結果は1416のレコードの、パスワード情報1413として登録をする。尚、BBB.docの登録は、添付ファイルのパスワードを解除しない状態で、ステップS806で入力を受け付けたパスワードと合わせて、外部装置へ登録する第2の登録手段に相当する。
メール情報が情報管理テーブル1400へ、添付ファイルの情報が添付ファイル情報管理テーブル1410へ登録された後、メール情報入力画面900の各項目がクリアされるため、ステップS704において、クライアント端末300のCPU201は、再度、登録した内容を取得する。
ステップS705において、ステップS704で取得した情報を、メール情報入力画面900において表示する。
ステップS706において、クライアント端末300のCPU201は、登録したメールの情報に付与されていたメール管理情報IDを、メールの情報の件名に連結する。なお、この処理は、新規にメールを登録する場合に行われる処理である。
また、登録しようとするユーザの、クライアント端末300で受信したメールの件名のデータに対して、連結がされることとなる。その後、この受信したメールに対するメールの送受信の処理の際には、メールの件名にはメール情報管理IDが連結されている状態となる。
例えば、図15のメール1500を新規にメールで登録した場合、登録したユーザのクライアント端末300で受信したメールソフトにおいては、件名は、「ABCDに関する問い合わせ0001」と表示がされることになる。
ステップS707において、クライアント端末300のCPU201は、情報管理テーブル1400への登録の後、メールの送信が発生するか否かを判定する。判定は、図9、メール送信する909が選択状態になっているか否かで判定する。
ステップS707において、メールの情報管理テーブル1400への登録の後、メールの送信が発生すると判定した場合(メール送信909が選択状態の場合)、ステップS708へ処理を進める。
ステップS707において、メールの情報管理テーブル1400への登録の後、メールの送信が発生しないと判定した場合(メール送信909が未選択状態の場合)、図7の処理を終了する。
ステップS708において、クライアント端末300のCPU201は、図13のメール送信確認ダイアログ1300を表示する。
ステップS709において、クライアント端末300のCPU201は、メール送信確認ダイアログ1300のはい1301の押下を受け付けた場合は、メールの送信を行う。メール送信確認ダイアログ1300のいいえ1302の押下を受け付けた場合は、メールの送信は行わない。
以上、図7の処理の説明を終了する。
なお、これまでは、メールの情報を情報管理テーブルに登録することを行う処理について説明したが、最後に、それを閲覧するためのアプリケーション画面の一例について説明をする。
図18は、情報管理テーブル閲覧用アプリケーション画面1800は、情報管理テーブルを閲覧するためのアプリケーション画面である。なお、本画面は、添付ファイル情報のパスワードの情報をファイル形式で閲覧をすることを可能とする、既存のプロジェクト管理ソフトウェアのアプリケーション画面を利用した場合を前提とする。
情報管理テーブル閲覧用アプリケーション画面1800は、メール情報管理ID1801、種別1802、件名1803、添付ファイル1804、ステータス1805、優先度1806、担当者1807、説明1808、プロジェクト情報1809、の項目からなる。
また、各項目が表示する内容について説明をする。
メール情報管理ID1801は、情報管理テーブル1700のメール情報管理ID1701の値を表示する。
種別1802は、情報管理テーブル1700の種別1702の値を表示する。
件名1803は、情報管理テーブル1700の件名1703の値を表示する。
添付ファイル1804の中の添付ファイルの領域は、添付ファイル情報管理テーブル1710の添付ファイル情報1712の情報をもとに、添付ファイル情報をファイル形式で表示する。
添付ファイル1804の中のパスワードの領域は、添付ファイル情報管理テーブル1710のパスワード情報1713の情報をもとに、パスワード情報をファイル形式で表示する。
添付ファイル1804の中の送信日時の領域は、添付ファイル情報管理テーブル1710の送信日時1714の情報を表示する。
ステータス1805は、情報管理テーブル1700のステータス1706の値を表示する。
優先度1806は、情報管理テーブル1700の優先度1707の値を表示する。
担当者1807は、情報管理テーブル1700の担当者1708の値を表示する。
説明1808は、情報管理テーブル1700の説明1705の値を表示する。
プロジェクト情報1809、情報管理テーブル1700のプロジェクト情報1704の値を表示する。
添付ファイル1804において、送信日時の情報で管理しているのは、以下の理由からである。
登録したメールに対して更にやりとりされたメールは、管理上、一つのメール情報管理IDで管理される。そのため、複数のメールにおいて添付ファイルが複数発生する可能性があるため、送信日時の情報で、添付ファイル情報とその添付ファイルを開くために必要となるパスワード(添付ファイルがWord(登録商標)や、Excel(登録商標)等の場合は、ファイルを開くためのパスワード、また、添付ファイルが暗号化ツールで暗号化されたファイルの場合は、復号化に必要となるパスワード)を管理するこことした。
なお、情報管理テーブル1400(1700)、添付ファイル情報管理テーブル1410(1710)の情報を表示する画面については、既存のプロジェクト管理ソフトウェアのアプリケーション画面ではなく、新たに構築したアプリケーション画面においても表示可能であることとする。
このように、1件の新しく作成されて送信されたメールに対して、さらに送受信がなされた場合であっても、それらのメールに添付された添付ファイルを、やりとりの単位で管理することにより、どのメールでどういったファイルが添付されていたかを把握することが可能になる。
また、その添付ファイルの保管の方法においては、一回の復号化で暗号化が解除できる添付ファイル(例えばZIP形式のファイル)に関しては、暗号化を解除した状態で保存するため、添付ファイルの情報へのアクセスが容易になる。
また、一回の復号化で暗号化が解除出来ない添付ファイルや、パスワードの入力によって開くことを可能にする添付ファイルに関しては、添付ファイルの情報とそのパスワードの情報を適切に管理するため、パスワードを再度探すのに時間がかかる、あるいは、パスワードの紛失によりファイルの復号化や、パスワードのロック解除ができなくなる、といったことを防ぐことが出来るようになる。
以上、1実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
また、本発明におけるプログラムは、図4、図5、図6、図7、図8に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図4、図5、図6、図7、図8の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図4、図5、図6、図7、図8の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU)が記録媒体に格納されたプログラムを読み出し、実行することによっても本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、CD−ROM、CD−R、DVD−ROM、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ROM、EEPROM、シリコンディスク等を用いることが出来る。
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているOS(オペレーティングシステム)等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるCPU等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、ひとつの機器から成る装置に適用しても良い。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。