JP6675745B1 - 大学主催のオープンキャンパスにおける来場者行動履歴等管理システム及びそのプログラム。 - Google Patents

Abstract

【課題】オープンキャンパスやプログラム実施前後に参加者の行動履歴を把握でき、イベントの管理における対応力を増加する来場者行動履歴等管理システムを提供する。【解決手段】来場者行動履歴等管理システムは、主催者がイベント情報などを設定する設定手段と、参加者が自己の属性を入力した参加者情報を参加者情報データベースに登録する登録手段と、主催者が参加者の該属性に対応したメッセージを表示するための参加者属性別表示対応設定及び属性別表示情報設定の設定登録作業を行う設定手段と、参加者が参加証受講証閲覧ボタンを押すことにより、申込み会場日程参加証及び申込みプログラム受講証及び入場ボタンを表示する表示手段と、参加者が該入場ボタンを押すことにより、属性別表示対応設定データベースから対応情報を判別して取り出し、データベースから関連情報を判別して取り出し表示する取出し表示手段と、を有する。【選択図】図１

Description

本発明は、スマートフォン・携帯電話を利用した来場者の行動履歴把握により、大学主催のオープンキャンパスの中で実施されているイベント（プログラム）の参加人数、傾向を把握可能となり、柔軟にイベント運営が可能となるシステムに関する。さらに参加確認、参加証等の通知時における個人別情報の提供方法のシステム及びプログラムに関する。

大学主催のオープンキャンパスにおける従来のネットワークを利用した来場者の行動履歴の捕捉は、まず参加入場履歴については主催者のスタッフが、表示されたＱＲコード（登録商標）やバーコードなどを専用のリーダーで読み取り、サーバに送信して有効性を確認していたため、オープンキャンパス会場の入り口や個々のプログラム会場の入口で、時間と手間がかかっていた。また多くのリーダー機器の用意が必要であった。来場者の多い総合大学のオープンキャンパス会場では実用的ではなかった。
またオープンキャンパス開催中に刻々と変化する参加数の把握は容易ではなかった。さらにオープンキャンパス会場の来場者に対して、会場内で実施されているプログラムに対しての参加率の向上をめざしたシステムは見当らなかった。
下記文献１の技術では、主催者と参加者の垣根を取り払ったイベント管理システムが提供されている。

特開２００７−２４１９２９

しかし、上記特許文献１は、会員登録者はだれでもイベントの主催者になれるためのシステムとしているため、純粋のイベント管理システムではない。
さらに参加者に事後にポイント提供することで、参加を間接的に促す程度のものであり、会場内でより多くのイベントへの参加を促すシステムではない。
また実際にイベントに参加する前あるいはした後の状況を即座に主催者が把握することはできないシステムであり、参加者の行動履歴をすぐに反映させて、主催者側がそれを把握するには不十分なシステムであった。また近年、オープンキャンパスへの参加予約やオープンキャンパスで実施する個々のプログラムへの参加予約をしても、実際に参加率が悪いという傾向があり、オープンキャンパスの中で実施されているプログラムへの参加を確実あるいは向上させるためのシステム、さらには、年に数回実施されるオープンキャンパスへの継続的な参加を促すシステムは存在しなかった。
従って、主催者側としては、来場者の行動履歴をできるだけ簡易にスピーディにおこなうとともに、オープンキャンパスやその中で実施するプログラムの参加者を確保し、主催者経営を安定させるための対策として、オープンキャンパス会場への来場者を増やすことだけでなく、会場内で実施されている多くのプログラムへの参加率を高めて、さらにオープンキャンパスへの参加後に継続的に主催者へ関係してくれる人材をアップさせることが切実に要望されている。

一方参加者にとっても、仮にオープンキャンパスに参加予約をしたとしても、果たして、どこに参加するのが自分にとって最も好ましいのか、直ちに判断できかねるのが一般的であり、何らかの情報を欲している状況ということができる。

この点の両者の不安感の解決を図るため、本発明がなされたものである。
参加者の画面には参加証受講証閲覧ボタン、参加証受講証の画面上に入場ボタン等の各ボタンを設けそれぞれに対応した表示や保存を行い、主催者側にも当該保存情報が即座に把握できる仕組みとしたことで、オープンキャンパスやプログラム実施前後に参加者の行動履歴を把握でき、イベントの管理における対応力を増加させることができる。
また、オープンキャンパスの会場の入り口で参加証への入場ボタンを確定させる、あるいは、会場内で実施されている各プログラム会場の入り口で受講証への入場ボタンを確定させたときに、参加者にとって付加価値のある情報が送られてくることが大変意義のある参加率向上をもたらすものとなる。

しかもその情報は、参加者の属性などと連動させ、本人にとって、親しみの持てるものとできるような工夫を行うことで、イベントへの親近感、興味をより深くさせ、参加への意欲をおおいにそそられるものとすることが可能となる。

上記の課題を解決するために、請求項１記載の来場者行動履歴等管理システムは、参加者端末と主催者管理サーバとを利用した管理システムであって、
主催者が学部学科グループ情報、イベント情報、会場日程情報、スケジュールグループ情報、プログラムグループ情報、時間枠グループ情報、参加者予約フォームリストを設定する設定手段、
参加者が自己の属性を入力した参加者情報を参加者情報データベースに登録する登録手段と該登録によりそれらの情報が自動的に個人特定情報としてデータベースに保存される保存手段
主催者が参加者の該属性に対応したメッセージを表示するために、参加者属性別表示対応設定、属性別表示情報設定の設定登録作業を行う設定手段
参加者が端末の参加証受講証閲覧ボタンを押すことに対応させて参加者属性別表示対応設定データベースから属性別表示情報を判別して取り出し、申込み会場日程参加証及び申込みプログラム受講証及び入場ボタンを表示する取出し表示手段
参加者が端末の該入場ボタンを押すことにより、属性別表示情報データベースから関連情報を判別し取り出し、属性別表示情報を表示する取出し表示手段
を有することを要旨とする。

請求項２記載の来場者行動履歴等管理システムは、さらに該参加者が入場ボタンを押す操作により同時にその行動を表示情報閲覧履歴（行動履歴）データベースとして保存する保存手段
主催者が参加者管理画面より該表示情報閲覧履歴データベースを取出し閲覧する行動閲覧手段を有することを要旨とする。

請求項３記載の来場者行動履歴等管理システムは、イベント参加予約者が入場するボタンをタップ、スワイプ、表示される認証キーボタンを押すのいずれかの方法により入場サインとし、主催者は情報を受領した証として共通のサンキュー画面あるいは参加者の属性に応じた文字あるいは文字と画像の画面を送信し表示する送信表示手段を有することを要旨とする。

請求項４記載の来場者行動履歴等管理システムは、さらに参加者が入場ボタンを押し表示情報を閲覧したことを表示情報閲覧履歴データベースに記録する記録手段
主催者側が該表示情報閲覧履歴データベースから該表示情報閲覧履歴を取り出す取出手段を有したことを要旨とする。

請求項５記載の来場者行動履歴等管理プログラムは、
コンピュータを、
学部学科グループ情報、イベント情報、会場日程情報、スケジュールグループ情報、プログラムグループ情報、時間枠グループ情報、プログラム情報、申込者予約フォームリスト、
申込者情報データベース、参加者属性別表示対応設定データベース、属性別表示情報データベース、表示情報閲覧履歴（行動履歴）データベースを有し、
主催者が学部学科グループ情報、イベント情報、会場日程情報、スケジュールグループ情報、プログラムグループ情報、時間枠グループ情報、プログラム情報、申込者予約フォームリストを設定する手段、
参加者が入力した参加者情報を参加者情報データベースに保存する保存手段、
主催者が参加者の属性に対応したメッセージを表示するために、参加者属性別表示対応設定、表示情報の登録作業を行う登録手段、
参加者が入場ボタンを押すことに対応させて申込み会場日程参加証及び申込みプログラム受講証及び入場ボタンを表示する表示手段、
参加者が入場ボタンを押すことにより、参加者属性別表示対応設定データベースから表示情報を判別して取り出し、表示情報データベースから関連情報を判別し取り出し、表示する表示手段として機能させたことを要旨とする。

本発明にかかる来場者行動履歴等管理システム及びそのプログラムによれば、参加者本人の属性に関連付けられた情報が表示されるため、参加するにあたり、適宜その参加者にとってイベントに関連の深いあるいはイベント主催者やプログラム実施者などからメッセージを受けることができ、参加への意欲を掻き立てられるとともに、参加者の属性に関連した先輩からのアドバイスなども受信できより具体的にそのオープンキャンパスやプログラムを身近に感じ、参加意欲をかきたてられ、意欲の増大や継続に繋がるものとなるとともに、オープンキャンパス参加後をもイメージすることが可能となる。
このように参加者の属性に対応するきめ細かな情報の設定も可能であるため、情報発信者である主催者側においても、よりきめ細やかな発信情報の設定が可能となる。さらに、主催者側は情報の閲覧状況や履歴をみることができるため、例えば参加証に当日実施されるプログラムの勧誘を掲載した場合であれば、どのような情報が参加率を向上させるために効果的かあるいは、情報を見た者のどれくらいの割合が現実に参加するのかなど種々のデータを取得することができる。このデータを利用すれば、参加率をあらかじめ予測したり、次年度のイベントやプログラムの参加率向上のための対策を立てることが可能となる。

来場者行動履歴管理システム概要フロー図である。 参加証受講証ボタンから受講証を表示する工程、受講証内の入場ボタンを押した後に表示される画面の一例を示す図である。 入場チェックを１）タップあるいはスワイプで行う場合 ２）数字の認証コードで行う場合を説明する説明図である。 実施例１についての参加者属性と表示情報の対応関係設定画面を示す図である。 オープンキャンパス実施会場入口で「参加証」の入場ボタンを押したあとに表示する画面の参加者属性と表示情報の対応設定を示す図である。 主催者の来場者行動履歴情報についての閲覧画面の説明図である。 実施例２についての参加者属性と表示情報の対応関係設定画面を示す図である。 実施例３についての参加者属性と表示情報の対応関係設定画面を示す図である。 プログラム実施会場入口で「受講証」の入場ボタンを押したあとに表示する画面の参加者属性と表示情報の対応設定を示す図である。

本発明は、大学のオープンキャンパスへの参加やプログラムへの参加を実際に行った参加者に対して、単純に参加証や受講証の使用確認を行ったという画面を表示させるのではなく、参加者の属性に関連する工夫された情報なり、メッセージを発信することで、参加者に対して、主催者のアピールを自動的に行うことができるようにしている。また、参加者の属性としては、参加予約時に入力された情報にて判別できる属性として、性別、年齢、学歴、出身都道府県、申込み時アンケート情報、たとえば大学進学希望者であれば、希望学問系統、希望学部学科、申込み会場日程情報、申込みプログラム情報、お気に入り登録プログラム情報、表示情報閲覧履歴（行動履歴）などがあり、さらに同所の過去の同じイベントでの行動履歴も図１の申込者情報データベース（A）の「申込会場日程情報」に保存されているため、参照可能となる。そして、対応するメッセージは主催者側で自由に設定でき、またどの属性とどの属性を対応させるのかあるいは複数の属性に対応させることも、さらに、１つの参加申し込みに対して、プログラム毎にそれぞれ個別に対応したメッセージを表示させることも可能となっている。

システム概要フロー図を図１に示す。参加者側のフロー図と主催者側のフロー図があり、中央のシステム側には各種情報についてのデータベースが設けられ、参加申し込み時にIDとしてメールアドレスと自身で決定するパスワード、あるいは郵便番号と自身で決定するパスワードを参加者が設定するため、以後参加者のボタン操作時にはこのIDにより特定の参加者であることがサーバ上で認識される。さらにこのIDと上記参加者属性判断要素（ａ）が関連づけられている。よって参加者が端末画面の表示ボタンである「参加証受講証閲覧」（ｂ）「入場ボタン」を押すと参加者ＩＤによって、オープンキャンパス実施会場に入場したことの確定情報や、オープンキャンパス内で実施されているプログラム会場に入場したという確定情報が行動履歴として主催側の参加者管理画面に送信されるだけでなく上記参加者属性判断要素と関連付けられた情報が主催者により保存されていることから、参加者のIDに対応した該情報が適宜主催者側から送信され参加者の端末の画面に表示されるシステムとなっている。

本発明の実施例１について、図面を参照して説明する。図１は来場者行動履歴管理機能システム全体の概略フロー図である。図２には参加証受講証ボタンから受講証と入場ボタンを表示する工程及び入場ボタンを押した後に表示される画面の一例を示す。
図３には入場チェックを１）タップあるいはスワイプで行う場合 ２）数字の認証コードで行う場合を説明している。なお、本発明のオープンキャンパス会場に入場するための「参加証」の表示期間は、図１に示す「会場日程情報データベース」に、そして、オープンキャンパス内で実施されている個々のプログラム実施会場に入場するための「受講証」の表示期間は、図１に示す「プログラム情報データベース」にそれぞれ開始期間と終了期間を登録することにより、任意に設定することができる。

本実施例においては、主に大学の入学希望者がオープンキャンパスなどに参加する場合を想定して、参加者を受験生X１ 応答情報提供者は主催者大学Y１とする。なおイベント全体への参加が参加であり、そのイベント内の個々のプログラムに対する参加を受講と表示している。

まず、このシステムを利用して、参加者に参加証受講証情報とともに、各種情報を提供しようとする大学側Ｙ１は、図１のイベント情報登録情報アップロード用専用管理サイトＵＲＬにアクセス（１０１）して、３つの登録作業を行なう。
事前準備として、表示情報をアップロードする（１０２）。すなわち、図２に記載のような個別のメッセージ 例えば事務局からのメッセージ（１）、模擬講義の教官からのメッセージ（２）、その他図示しないが先輩からのメッセージ、在学生からのメッセージなど端末に表示させるための表示情報とそれぞれの表示情報に対する表示IDを登録する。これらに、それぞれに記号を付与する。この記号はその後に設定する参加者属性との組み合わせにおいて使用することになる。例として図４及び図５、図７〜図９に記載の縦欄に申込者情報、横軸に表示ＩＤを付与して対応関係設定を行なっていることを示す。アップロードされた情報は図１の表示情報データベース（Ｅ）に登録される。

図に示す○印をプログラムが検出して対応する縦軸の表示ＩＤのメッセージが表示されるようになっている。これらのデータがシステム内の参加者属性別表示対応設定データベース（Ｄ）に記載される。
次に参加者や受講者入場後には、この行動履歴情報は表示情報閲覧履歴データべース（Ｈ）に登録される。同時に申込者情報データベースの表示情報閲覧履歴（ｅ）に保存される。このようにして行動履歴が保存されていくので履歴が蓄積されるため、それを主催者側として閲覧し、入場者の数等が瞬時に検索可能となる。またこれらの情報を今後の対応に役立てることができる。本実施例で図６で示すように、イベント単位で定員や申込数、参加数、同伴者数、残席有無の情報が表示され、主催者が閲覧可能としている。イベント毎の閲覧割合が一目でわかるように工夫されている。

最後に、参加人数だけではなく、この表示情報の履歴がシステム内（Ｈ）に保存され、大学側あるいはシステム開発者がどの表示情報がみられたかなどの履歴を閲覧（Ｉ）することが可能となる。この閲覧により、参加証受講証表示後参加率の良い表示情報が何なのかというようなことも分析することができるものである。

なお、上記したように参加者属性情報、属性対応表示情報は、以下に示す手段を利用して、表示情報の中身やそれぞれの表示情報をどのような属性の組み合わせあるいは単独の属性情報に対応させて表示させるかということを画面上で選択できるようになっている。また、実際にシステムが作動してからも、随時これらの設定内容を変更修正することが可能であり、柔軟な対応が可能となる。

参加者は図３に示すように入場しようとするイベント会場毎に表示されている認証コードの数字を入場ボタンの次に示される数字を使用して入力する。この情報を受けた主催者はこの数字の合致で認証を行い、参加者ＩＤと関連付けられた参加者属性を取得し、予め保存している属性別表示情報をその属性により取り出し表示する。
★受験生Ｘ１の参加情報から判明する属性情報
同一参加ＩＤに対する予約済のプログラムがひとつである
１、年齢 ： １９歳
２、性別 ： 女性
３、出身都道府県 ： 大阪府
４、出身高校： 大阪府立大手前高校
５、予約したプログラムの学部グループ： 薬学部
６、入試説明会参加履歴： ９月１日の説明会参加

表示の例示
対象表示画面→当該オープンキャンパスの参加証から当日予約済のプログラム別時刻で参加可能なイベントの勧誘表示

結果：参加証受講証→参加証上に表示された入場ボタン→大阪府出身者へのメッセージ（図７対応ＩＤ１）

このように、参加者属性と対応ＩＤの交点に○印がついて情報が保存されていることで、自動的に機械が属性判定を行い○印のついた対応ＩＤの表示が選択され、参加者端末に表示される。

実施例３においては、参加者Ｘ１へ参加あるいは受講履歴に応じてプレゼントを提供する例を示す。
イベント参加へのプレゼント：
図８にイベント参加回数と対応プレゼントの対応表を示している。初回参加は来場のお礼だけであるが、２回参加となると２回目特典プレゼント引換券が表示される。同様に３回目となるとさらに３回目のプレゼント引換券が表示される。
あるいは特定のプログラムの参加においても同様に参加率を増加させる対策として、図９に示すように以下のような工夫が可能である。初回の模擬講義への参加履歴が生じると他の模擬講義に２回参加すれば、プログラム３回参加特典としてのプレゼントが与えられる旨の告知及びあと２回の模擬講義参加を促す勧誘メッセージが表示される。そして模擬講義３回目の履歴が生じるとプログラム３回参加特典としてのプレゼント引換券が表示され、達成した参加者はこの引換券をイベントの係員に提示することでプレゼントがもらえることになる。

本発明は、イベント参加の人数をリアルタイムで捕捉可能としたシステムであり、参加受付情報及び過去の参加履歴情報から参加者属性に対応した参加勧誘情報を送ることで参加率の向上をはかるものであるため産業上の利用可能性を有するものである。

Claims (5)

1. 参加者端末と主催者管理サーバとを利用した来場者行動履歴等管理システムであって、
   主催者が学部学科グループ情報、イベント情報、会場・日程情報、スケジュールグループ情報、プログラムグループ情報、時間枠グループ情報、プログラム情報、参加者予約フォームリストを設定する設定手段、
   参加者が自己の属性を入力した申込者情報を申込者情報データベースに登録する登録手段と該登録によりそれらの情報が自動的に属性別表示対応判断要素となる個人特定情報としてデータベースに保存される保存手段、
   主催者が参加者の該属性別表示対応判断要素に対応したメッセージを表示するために、参加者属性別表示対応設定、属性別表示情報の設定登録作業を行う設定手段、
   参加者が参加証受講証閲覧ボタンを押すことにより、申込み会場日程参加証とその入場ボタン及び申込みプログラム受講証とその入場ボタンを表示する表示手段、
   参加者が該入場ボタンを押すことにより、前記申込者情報データベースの属性別表示対応判断要素と参加者属性別表示対応設定データベースの前記参加者属性別表示対応設定の条件とにより、属性別表示情報データベースから属性別表示情報を判別して取出し、表示する取出し表示手段、
   該表示がなされると同時に該表示がなされたことを自動的に行動履歴として申込者情報データベースの属性別表示対応判断要素の表示情報閲覧履歴（行動履歴）として表示情報閲覧履歴（行動履歴）データベースに保存する保存手段、
   さらに前記取出し表示手段で使用される属性別表示対応判断要素は前記保存された属性別表示対応判断要素の表示情報閲覧履歴（行動履歴）を含むことを特徴とする来場者行動履歴等管理システム。
   
2. 主催者が参加者管理画面より該表示情報閲覧履歴（行動履歴）データベースから表示情報閲覧履歴（行動履歴）を取出し閲覧する行動履歴閲覧手段を有することを特徴とする請求項１記載の来場者行動履歴等管理システム。
3. イベント参加予約者が入場するボタンをタップ、スワイプ、表示される認証キーボタンを押す、のいずれかの方法により入場サインとし、主催者は情報を受領した証として共通のサンキュー画面あるいは参加者の属性に応じた文字あるいは文字と画像のサンキュウー画面を送信し表示する送信表示手段を有することを特徴とする請求項１記載の来場者行動履歴等管理システム。
4. 参加者が表示情報を閲覧したことを表示情報閲覧履歴データベースに記録する記録手段、
   主催者側が該表示情報閲覧履歴データベースから表示情報閲覧履歴を取出す取出手段を有したことを特徴とする請求項１記載の来場者行動履歴等管理システム。
5. コンピュータを、
   学部学科グループ情報、イベント情報、会場日程情報、スケジュールグループ情報、プログラムグループ情報、時間枠グループ情報、プログラム情報、申込者予約フォームリスト、
   申込者情報データベース、参加者属性別表示対応設定データベース、属性別表示情報データベース、表示情報閲覧履歴（行動履歴）データベースを有し、
   主催者が学部学科グループ情報、イベント情報、会場日程情報、スケジュールグループ情報、プログラムグループ情報、時間枠グループ情報、プログラム情報、参加者予約フォームリストを設定する手段、
   主催者が参加者の属性に対応したメッセージを表示するために、参加者属性別表示対応設定、属性別表示情報登録作業を行う登録手段、
   参加者が自己の属性を入力した申込者情報を申込者情報データベースに登録する登録手段と該登録によりそれらの情報が自動的に属性別表示対応判断要素となる個人特定情報としてデータベースに保存される保存手段
   主催者が参加者の該属性別表示対応判断要素に対応したメッセージを表示するために、参加者属性別表示対応設定、属性別表示情報の設定登録作業を行う設定手段、
   参加者が参加証受講証閲覧ボタンを押すことにより、申込み会場日程参加証とその入場ボタン及び申込みプログラム受講証とその入場ボタンを表示する表示手段
   参加者が該入場ボタンを押すことにより、前記申込者情報データベースの属性別表示対応判断要素と前記参加者属性別表示対応設定データベースの参加者属性別表示対応設定の条件とにより、属性別表示情報データベースから属性別表示情報を判別して取出し、表示する取出し表示手段
   該表示がなされると同時に該表示がなされたことを自動的に行動履歴として申込者情報データベースの属性別表示対応判断要素の表示情報閲覧履歴（行動履歴）として保存する保存手段、
   さらに前記取出し表示手段で使用される属性別表示対応判断要素は前記保存された属性別表示対応判断要素の表示情報閲覧履歴（行動履歴）を含む手段として機能させることを特徴とする来場者行動履歴等管理プログラム。