JP6655037B2 - 報告書提供装置 - Google Patents

Description

本発明は、保守対象機器に対するメンテナンスレポート等の報告書を提供する報告書提供装置に関する。

エレベーターや自動ドア、空調設備などのビルに備えられた保守対象機器に対するメンテナンス結果の報告書を、定期的に顧客に提供することが行われている。

顧客に報告書を提供する方法としては、データベース、データ収集部及び電子帳票作成部を含むレポートセンターと、当該レポートセンターと通信手段を介して接続された保守員端末及び顧客端末とを備え、顧客端末でメンテナンスレポートが使用される毎に、顧客端末は保守対象機器の使用履歴を、通信手段を介してレポートセンターに送信するメンテナンスレポート提供システムが知られている（例えば、特許文献１）。

特開２０１５−２３０５４９号公報

従来、顧客が報告書の閲覧を行わずに一定期間が経過した場合には、顧客にメールを送信して閲覧を促すようにしている。しかしながら、メールが正しく送信されない場合や、メールのあて先が間違っている場合には、メール送信後も報告書が顧客に閲覧されない事態が生じる。このような場合には、メンテナンスを担当している保守員が、電話等の手段で連絡を取って顧客に報告書を確認させる必要があるため、保守員に過度の負担がかかるという問題があった。

本発明の目的は、上記の問題点を考慮し、顧客が報告書の閲覧を行なっていない場合において、保守員等に過度の負担をかけることなく、顧客に報告書の確認を行わせることができる報告書提供装置を提供することにある。

上記課題を解決し、本発明の目的を達成するため、本発明の報告書提供装置は、報告書の内容に関する情報を蓄積するデータベースと、データベースに報告書を登録する報告書登録処理部と、報告書登録処理部によりデータベースに報告書が登録されたことを顧客に通知する顧客通知処理部と、顧客通知処理部からの通知を顧客が受信したことをデータベースに登録する顧客受信処理部と、データベースに登録された報告書が顧客に閲覧されたか否かを管理する報告書閲覧処理部と、顧客受信処理部の受信状態に応じて、保守対象機器をメンテナンスする保守員に対して、報告書が登録されたことを顧客に知らせるための指令を通知する保守員通知処理部と、を備え、顧客通知処理部がデータベースに報告書が登録されたことを顧客に通知した際に、顧客受信処理部が顧客が通知を受信していないと判定した場合には、保守員通知処理部が、保守員に対して、報告書が登録されたことを顧客に直ちに知らせるための緊急指令を通知する。

本発明の報告書提供装置によれば、保守員等に過度の負担をかけることなく、顧客に報告書の確認を行わせることができる。

本発明の実施形態による報告書提供装置の構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態による顧客端末上に表示されるサマリー表示画面を示す図である。 本発明の実施形態による保守員端末上に表示されるサマリー表示画面を示す図である。 本発明の実施形態における保守員に指令を通知するための処理手順を示すフローチャートである。

以下、本発明の報告書提供装置の実施の形態例（以下、「本例」という。）について、図１〜図４を参照して説明する。

図１は、本例における報告書提供装置の構成を示すブロック図である。同図は、一例として、ビル設備と、ビル設備に含まれる昇降機の報告書（メンテナンスレポート）を作成する保守員と、報告対象である顧客との関係を示している。

図１に示すように、本例の報告書提供装置１００は、各種のデータを管理して制御処理を行う全体管理部１を備えている。
全体管理部１は、報告書を全体管理部１に登録するための報告書登録処理部２と、報告書登録処理部２により全体管理部１に報告書が登録されたことを顧客にメールで通知する顧客通知処理部３と、顧客通知処理部３からの通知を顧客が受信したことを登録する顧客受信処理部４と、全体管理部１に登録された報告書が顧客に閲覧されたか否かを登録する報告書閲覧処理部５と、ビル設備のメンテナンス（保守）を行う保守員に各種の指令を送信する保守員通知処理部６と、を有している。

また、全体管理部１は、顧客が顧客通知処理部３からの通知を受信してから報告書を閲覧するまでの制限時間を規定した閲覧期間を設定する閲覧期間設定部７と、閲覧期間設定部７で設定された閲覧期間内に顧客が報告書を閲覧したか否かを判定する閲覧判定処理部８と、を有している。

また、全体管理部１は、例えば昇降機に設置された遠隔監視・診断・計測を行う故障監視装置７０１から得られた故障に関する重要情報を全体管理部１に登録する重要情報登録処理部９と、重要情報が報告書の内容に含まれているか否かを判定する重要情報判定部１０と、を有している。

また、全体管理部１は、顧客が過去に顧客通知処理部３からの通知を受信してから報告書を閲覧するまでに要した閲覧所要時間を算出する閲覧所要時間算出部１１と、顧客が顧客通知処理部３からの通知を受信してからの経過時間が閲覧所要時間を超えているか否かの判断を行う閲覧時間比較判断処理部１２と、を有している。

また、全体管理部１は、報告書の内容に関する各種情報を保持するデータベースとしてのテーブル１６を備えている。テーブル１６は、報告書を保持する報告書テーブル６０１と、メールの送信時間や、顧客が報告書を閲覧した時間等を保持する時刻情報テーブル６０２と、時刻情報テーブル６０２の履歴を保持する時刻情報履歴テーブル６０３と、保守対象機器に関する故障情報を保持する故障情報テーブル６０４と、報告書を提供する顧客の情報を保持する顧客情報テーブル６０５と、で構成されている。

図１に示すように、本例の報告書提供装置１００は、インターネット１９を介して、ビル設備１７と、顧客端末１８と、保守員端末２０とが通信可能に接続されている。

ビル設備１７は、昇降機や自動ドア、空調設備などビルに備えられた顧客とメンテナンス契約が結ばれた保守対象機器である。保守契約の内容によっては、１つのビルに複数のビル設備１７が存在する場合もあり得る。

顧客端末１８は、保守契約を結んだ顧客が使用する端末装置（たとえばＰＣ、スマートフォン、タブレット）である。なお、顧客端末１８の台数は、少なくとも顧客の数だけ存在する。

顧客端末１８は、インターネット１９を介し、報告書提供装置１００と通信が可能であり、顧客は、報告書閲覧処理部５を介して報告書の内容を閲覧することができる。

保守員端末２０は、例えばビル設備１７の昇降機のメンテナンスを行う保守員が使用する端末装置（たとえばＰＣ、スマートフォン、タブレット）である。保守員端末２０は、インターネット１９を介して、報告書提供装置１００と通信可能であり、保守員は、報告書閲覧処理部５を介して、顧客の報告書の一覧を閲覧することができる。また、保守員端末２０は、保守員通知処理部６を介して、各種の指令を受信することができる。

保守員は保守員端末２０を使用して、報告書の内容に必要な情報、例えば、故障の有無等のメンテナンス結果の情報を入力する。

全体管理部１の報告書登録処理部２は、保守員端末２０からインターネット１９を経由して入力された情報に基づいて、顧客毎、あるいは昇降機毎に紐付けた報告書を作成し、報告書テーブル６０１に登録する。
顧客通知処理部３は、報告書テーブル６０１に登録された報告書を顧客に通知し、顧客端末１８に送信した通知の情報や送信時刻、顧客端末２０にて確認した通知の情報や確認時刻を時刻情報テーブル６０２及び時刻情報履歴テーブル６０３に登録する。
顧客受信処理部４は、顧客通知処理部３から通知した報告書が顧客に受信されているか否かの情報を時刻情報履歴テーブル６０３に登録する。

報告書閲覧処理部５は、顧客端末１８からテーブル１６に登録されたデータを参照し、顧客の報告書の閲覧状況及び認印の押印状況を時刻情報履歴テーブル６０３に登録する。
保守員通知処理部６は、保守員端末２０に送信した通知の情報や送信時刻、保守員端末２０にて確認した通知の情報や確認時刻を時刻情報テーブル６０２及び時刻情報履歴テーブル６０３に登録する。

重要情報登録処理部９は、インターネット１９を介して接続している故障監視装置７０１から当該昇降機の稼働状況あるいは故障発生状況などを収集し、故障情報がある場合には、故障情報テーブル６０４にその旨を記録する。なお、保守員端末２０から故障情報が入力された場合も、故障情報テーブル６０４に故障情報が登録される。

図２は、顧客端末１８の画面上に最初に表示される報告書のサマリー表示画面を示す。
図２に示すように、サマリー表示画面では、報告書名、報告書の登録日時、閲覧済みか未閲覧かを示した閲覧状態、初回閲覧日時、最終閲覧日時が表示される。これにより、顧客は報告書の閲覧状態、閲覧した日時を容易に確認することができる。また、閲覧ボタン８０１を押下することで対象の報告書の詳細を顧客端末１８上で閲覧することができる。

図３は、保守員端末２０の画面上に最初に表示される報告書のサマリー表示画面を示す。
図３に示すように、サマリー表示画面では、報告書名、報告書の登録日時、閲覧済みか未閲覧かを示した閲覧状態、報告書の登録日時、初回閲覧日時、最終閲覧日時が表示される。これにより、保守員は、顧客の報告書の閲覧状態、閲覧した日時を容易に確認することができる。

図４は、本例の報告書提供装置１００の全体管理部１において実行される保守員への指令を通知するための処理手順を示すフローチャートである。
図４に示すように、まず、報告書登録処理部２により、テーブル１６の報告書テーブル６０１に報告書が登録される（ステップＳ１）。

つぎに、顧客通知処理部３により、ステップＳ１にて登録した報告書の対象となる顧客に対し、報告書が登録された旨を連絡する報告書確認要請メールを送信する（ステップＳ２）。これと同時に、顧客通知処理部３は、顧客にメールを送信した送信時刻、送信先等をテーブル１６の時刻情報テーブル６０２及び時刻情報履歴テーブル６０３に記録する。

次に、顧客受信処理部４は、顧客通知処理部３で通知したメールが顧客に受信されたかった旨を通知する送信エラーメールを受信したか判定する（ステップＳ３）。ステップＳ３にて顧客受信処理部４が送信エラーメールを受信した場合（Ｓ３のＹｅｓ）には、保守員通知処理部６が、報告書が登録されたことを顧客に直ちに知らせるように指示する緊急指令通知を保守員端末２０に送信する（ステップＳ４）。これにより、報告書確認要請メールが正しく送信されておらず顧客にメールが届いていない場合であっても、保守員が電話連絡等によって直接顧客に連絡を入れることにより、顧客に報告書提供装置１００に登録されている報告書の確認を確実に行わせることができる。

一方、ステップＳ３にて顧客受信処理部４が送信エラーメールを受信していない場合（Ｓ３のＮｏ）には、閲覧判定処理部８が、あらかじめ設定した閲覧期間内に顧客が報告書を閲覧したかどうかを時刻情報テーブル６０２の情報に基づいて判定する（ステップＳ５）。なお、本例の閲覧期間は、全ての顧客に対して一律の長さに設定されているが、顧客毎に異なる閲覧期間を設定してもよい。

ステップＳ５にて、顧客が閲覧期間内に報告書を閲覧した場合（Ｓ５のＹｅｓ）には、保守員通知処理部６が保守員に通知を送信することなく対応不要とする。一方、ステップＳ５にて、顧客が閲覧期間内に報告書を閲覧していない場合（Ｓ５のＮｏ）には、重要情報判定部１０が、故障情報テーブル６０４の情報に基づいて、顧客に送付した報告書の内容に故障等の重要情報が含まれているか否かを判定する（ステップＳ６）。

ステップＳ６にて、報告書の内容に故障情報が含まれている場合（Ｓ６のＹｅｓ）には、保守員通知処理部６が、次回の顧客訪問時に報告書が登録されたことを顧客に知らせるように指示する確認指令通知を保守員端末２０に送信する（ステップＳ７）。これにより、重要情報が含まれているにもかかわらず報告書が顧客に確認されていない場合には、保守員が顧客に報告書の存在を知らせることで、顧客に報告書の確認を確実に行わせることができる。なお、重要情報は、最初から報告書の内容に含まれている場合に限られず、閲覧期間中に故障情報テーブル６０４に追加登録された場合であってもよい。また、重要情報としては、故障情報の他にも、顧客に必ず内容を確認してもらいたい提案等の情報も含まれる。

一方、ステップＳ６にて、報告書の内容に重要情報が含まれていない場合（Ｓ６のＮｏ）には、閲覧所要時間算出部１１がテーブル１６の時刻情報履歴テーブル６０３に基づいて閲覧所要時間を算出し、閲覧時間比較判断処理部１２は、顧客が顧客通知処理部３からの通知を受信してからの経過時間が、閲覧所要時間算出部１１が算出した閲覧所要時間を超えているか否かを判定する（ステップＳ８）。閲覧所要時間は、過去に顧客が顧客通知処理部３からの通知を受信してから報告書を閲覧するまでに要した複数回分の平均値であってもよいし、直前１回分の値でもよい。すなわち、閲覧所要時間は顧客毎にその値が変わるものであり、比較的すぐに報告書を確認する傾向のある顧客の場合は閲覧所要時間が短くなり、なかなか報告書を確認しない傾向のある顧客の場合は閲覧所要時間が長くなる。

顧客が顧客通知処理部３からの通知を受信してからの経過時間が、閲覧所要時間を超えている場合（Ｓ８のＹｅｓ）には、保守員通知処理部６が、次回の顧客訪問時に報告書が登録されたことを顧客に知らせるように指示する確認指令通知を保守員端末２０に送信する（ステップＳ７）。これにより、例えば、顧客がアドレス変更や担当者変更等により報告書の通知が届いていることに気がつかず報告書を開き忘れているような場合には、保守員が顧客に知らせることで、顧客に報告書の確認を確実に行わせることができる。

一方、顧客が顧客通知処理部３からの通知を受信してからの経過時間が、閲覧所要時間を超えていない場合（Ｓ８のＮｏ）には、閲覧判定処理部８は、時刻情報履歴テーブル６０３に基づいて顧客が報告書を閲覧したかどうかを判定する（ステップＳ９）。このように、経過時間が閲覧所要時間を超えていない場合は保守員に対して確認指令通知を送信しないことで、保守員の負担を減らすことができる。

ステップＳ９にて、閲覧所要時間内に顧客が報告書を閲覧した場合（Ｓ９のＹｅｓ）には、以降の対応を不要とする。一方、ステップＳ９にて、顧客が報告書を閲覧していない場合（Ｓ９のＮｏ）には、再度、閲覧時間比較判断処理部１２が、経過時間が閲覧所要時間を超えているか否かを判定する（ステップＳ８）。これにより、故障情報等の重要情報が含まれていないような顧客に確認してもらう優先度の低い報告書については、なるべく保守員に指令を通知しないようにすることで、保守員の負担を軽くすることができる。同時に、顧客に対しては確認してもらう優先度の高い報告書だけを確認してもらうことにより、顧客への負担も減らすことができる。

以上述べたように、本発明の報告書提供装置１００によれば、報告書の内容に応じて保守員に通知する指令の内容を変えることで、保守員等に過度の負担をかけることなく、顧客に報告書の確認を行わせることができる。また、報告書の確認作業に対する顧客の特性を配慮して報告書の確認の要請をするので、顧客が報告書の確認作業に対して煩わしさを感じることを減らすことができる。

なお、本発明は上述しかつ図面に示した実施の形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載した発明の要旨を逸脱しない範囲内で種々の変形実施が可能である。例えば、顧客端末１８や保守員端末２０の画面上に最初に表示される報告書のサマリー表示画面は、本例に限定されるものではなく、報告書内容の重要度を示す欄や認印のチェック欄等を適宜設けてもよい。また、保守対象機器はビル設備に関するものに限られず、保守員が顧客に対して定期的に報告書を提供する必要のある設備であればよい。

また、上記の各構成、機能、処理部、処理手段等は、それらの一部又は全部を、例えば集積回路で設計する等によりハードウェアで実現してもよい。また、上記の各構成、機能等は、プロセッサがそれぞれの機能を実現するプログラムを解釈し、実行することによりソフトウェアで実現してもよい。各機能を実現するプログラム、テーブル、ファイル等の情報は、メモリや、ハードディスク、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ Ｓｔａｔｅ Ｄｒｉｖｅ）等の記録装置、または、ＩＣカード、ＳＤカード、ＤＶＤ等の記録媒体に置くことができる。また、制御線や情報線は説明上必要と考えられるものを示しており、製品上必ずしもすべての制御線や情報線を示しているとは限らない。実際には殆どすべての構成が相互に接続されていると考えても良い。

１…全体管理部、２…報告書登録処理部、３…顧客通知処理部、４…顧客受信処理部、５…報告書閲覧処理部、６…保守員通知処理部、７…閲覧期間設定部、８…閲覧判定処理部、９…重要情報登録処理部、１０…重要情報判定部、１１…閲覧所要時間算出部、１２…閲覧時間比較判断処理部、１６…テーブル、１７…ビル設備、１８…顧客端末、１９…インターネット、２０…保守員端末、１００…報告書提供装置、６０１…報告書テーブル、６０２…時刻情報テーブル、６０３…時刻情報履歴テーブル、６０４…故障情報テーブル、６０５…顧客情報テーブル、７０１…故障監視装置

Claims (5)

1. 保守対象機器に関する報告書を顧客に提供する報告書提供装置であって、
   前記報告書の内容に関する情報を蓄積するデータベースと、
   前記データベースに前記報告書を登録する報告書登録処理部と、
   前記報告書登録処理部により前記データベースに前記報告書が登録されたことを前記顧客に通知する顧客通知処理部と、
   前記顧客通知処理部からの通知を前記顧客が受信したことを前記データベースに登録する顧客受信処理部と、
   前記データベースに登録された報告書が前記顧客に閲覧されたか否かを管理する報告書閲覧処理部と、
   前記顧客受信処理部の受信状態に応じて、前記保守対象機器をメンテナンスする保守員に対して、前記報告書が登録されたことを前記顧客に知らせるための指令を通知する保守員通知処理部と、を備え、
   前記顧客通知処理部が前記データベースに前記報告書が登録されたことを前記顧客に通知した際に、前記顧客受信処理部が前記顧客が前記通知を受信していないと判定した場合には、
   前記保守員通知処理部が、前記保守員に対して、前記報告書が登録されたことを前記顧客に直ちに知らせるための緊急指令を通知する
   報告書提供装置。
2. 保守対象機器に関する報告書を顧客に提供する報告書提供装置であって、
   前記報告書の内容に関する情報を蓄積するデータベースと、
   前記データベースに前記報告書を登録する報告書登録処理部と、
   前記報告書登録処理部により前記データベースに前記報告書が登録されたことを前記顧客に通知する顧客通知処理部と、
   前記顧客通知処理部からの通知を前記顧客が受信したことを前記データベースに登録する顧客受信処理部と、
   前記データベースに登録された報告書が前記顧客に閲覧されたか否かを管理する報告書閲覧処理部と、
   前記顧客受信処理部の受信状態に応じて、前記保守対象機器をメンテナンスする保守員に対して、前記報告書が登録されたことを前記顧客に知らせるための指令を通知する保守員通知処理部と、を備え、
   前記顧客が前記顧客通知処理部からの通知を受信してから前記報告書を閲覧するまでの制限時間を規定する閲覧期間を設定する閲覧期間設定部と、
   前記閲覧期間設定部で設定された閲覧期間内に前記顧客が前記報告書を閲覧したか否かを判定する閲覧判定処理部と、
   前記閲覧判定処理部の判定結果に応じて、前記保守員通知処理部が、前記保守員に対して、前記報告書が存在することを前記顧客に知らせるための指令を通知する
   報告書提供装置。
3. 保守対象機器に関する報告書を顧客に提供する報告書提供装置であって、
   前記報告書の内容に関する情報を蓄積するデータベースと、
   前記データベースに前記報告書を登録する報告書登録処理部と、
   前記報告書登録処理部により前記データベースに前記報告書が登録されたことを前記顧客に通知する顧客通知処理部と、
   前記顧客通知処理部からの通知を前記顧客が受信したことを前記データベースに登録する顧客受信処理部と、
   前記データベースに登録された報告書が前記顧客に閲覧されたか否かを管理する報告書閲覧処理部と、
   前記顧客受信処理部の受信状態に応じて、前記保守対象機器をメンテナンスする保守員に対して、前記報告書が登録されたことを前記顧客に知らせるための指令を通知する保守員通知処理部と、を備え、
   故障に関する重要情報を前記データベースに登録する重要情報登録処理部と、
   前記重要情報が前記報告書の内容に含まれているか否かを判定する重要情報判定部と、を備え、
   前記重要情報判定部により前記報告書の内容に前記重要情報が含まれていると判定された場合には、前記保守員通知処理部が、前記保守員に対して、前記報告書が存在することを前記顧客へ知らせるための確認指令を通知する
   報告書提供装置。
4. 故障に関する重要情報を前記データベースに登録する重要情報登録処理部と、
   前記重要情報が前記報告書の内容に含まれているか否かを判定する重要情報判定部と、を備え、
   前記重要情報判定部により前記報告書の内容に前記重要情報が含まれていると判定された場合には、前記保守員通知処理部が、前記保守員に対して、前記報告書が存在することを前記顧客へ知らせるための確認指令を通知する
   請求項１又は２に記載の報告書提供装置。
5. 前記データベースに蓄積した情報に基づいて、過去に前記顧客が前記顧客通知処理部からの通知を受信してから前記報告書を閲覧するまでに要した閲覧所要時間を算出する閲覧所要時間算出部と、
   前記顧客が前記顧客通知処理部からの通知を受信してからの経過時間が前記閲覧所要時間を超えているか否かの判断を行う閲覧時間比較判断処理部と、を備え、
   前記経過時間が前記閲覧所要時間を超えている場合には、前記保守員通知処理部が、前記確認指令を通知する
   請求項３又は４に記載の報告書提供装置。

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