JP6564578B2

JP6564578B2 - ファイル管理システム

Info

Publication number: JP6564578B2
Application number: JP2015027200A
Authority: JP
Inventors: 中林　亮; 亮中林
Original assignee: Sharp Corp
Current assignee: Sharp Corp
Priority date: 2015-02-16
Filing date: 2015-02-16
Publication date: 2019-08-21
Anticipated expiration: 2035-02-16
Also published as: JP2016151778A

Description

この発明は、画像データ等の電子データのファイルをフォルダ内に書き込むファイル管理システムに関する。

従来から、原稿から読み取った画像データのファイルをサーバや共有フォルダに書き込むＳｃａｎｔｏＦＴＰ（File Transfer Protocol）やＳｃａｎｔｏＳＭＢ（Server Message Block）等と言われる機能を有する画像読取装置が知られている。このような画像読取装置及び画像読取装置とネットワーク接続されたサーバやコンピュータ端末を含むファイル管理システムの中には、ファイル名がユーザによって入力され、ファイルを書き込もうとするフォルダ内に、入力ファイル名と同一のファイル名のファイルがすでに存在している場合、新たに書き込むファイルのファイル名が変更されるものがある（例えば、特許文献１参照。）。パーソナルコンピュータ等のコンピュータ端末の単体におけるファイル管理システムの中にも同様に、文書データ等のファイルを書き込もうとするフォルダ内に、入力ファイル名と同一のファイル名のファイルがすでに存在している場合、新たに書き込むファイルのファイル名が変更されるものがある。このようにファイル名が変更されることで、そのすでに存在しているファイルへの上書きが防がれる。

特開２００５−１４９２５１号公報

しかし、単にファイル名が変更されて書き込まれただけでは、ファイル名が変更されたことにユーザが気付きにくいという問題があった。ファイル名が変更されたことにユーザが気付かないと、フォルダに新たに書き込まれたファイルがどのファイルなのかをユーザが認識しづらく、新たに書き込まれたファイルの閲覧、ファイル移動、及びファイル名変更等の操作性が低下する。

この発明の目的は、ファイル名が変更されたことを認識しやすくすることができるファイル管理システムを提供することにある。

この発明のファイル管理システムは、入力部、及び書き込み部を備える。入力部は、ファイルのファイル名の入力を受け付ける。書き込み部は、入力部から入力された入力ファイル名でファイルを書き込みフォルダ内に書き込む。書き込み部は、書き込みフォルダ内に入力ファイル名と同一のファイル名のファイルがすでにある場合、入力ファイル名に付加情報を付加した変更ファイル名でファイルを書き込みフォルダ内に書き込むとともに、ファイルのファイル名を入力ファイル名から変更した旨を注意喚起する注意喚起処理を行う。

この構成では、注意喚起されることで、ファイル名が入力ファイル名から変更されたことにユーザが気付きやすくなる。

上述の構成において、入力部は、メールの送信先の入力をさらに受け付け、書き込み部は、書き込みフォルダのディレクトリを含むパスが記載されたメールを送信先へ送信する機能を有し、書き込み部は、変更ファイル名でファイルを書き込みフォルダ内に書き込んだ場合、メール内の記載に注意喚起処理を行うように構成することができる。

この構成では、書き込みフォルダのディレクトリを知らせるメール内の記載において注意喚起されるので、書き込みフォルダのディレクトリの認識とファイル名の変更の認識とを同時に行うことができ、ファイルの閲覧等の操作性が向上する。

また、書き込み部は、パスの少なくとも一部の記載に注意喚起処理を行うように構成することができる。

この構成では、パスの記載によって注意喚起されるので、書き込みフォルダのディレクトリの認識時に、ファイル名が変更されたことが容易に認識される。

さらに、注意喚起処理は、パスの少なくとも一部を、入力ファイル名でファイルを書き込みフォルダ内に書き込んだ場合の表示色とは異なる色で表示する処理であるように構成することができる。

この構成では、ファイル名が変更されたことが、色によって容易に認識される。

また、注意喚起処理は、パスの少なくとも一部を、入力ファイル名でファイルを書き込みフォルダ内に書き込んだ場合よりも大きいサイズで表示する処理であるように構成することができる。

この構成では、パスが目立つので、ファイル名が変更されたことが容易に認識される。パスに変更ファイル名が含まれることが好ましい。

さらに、注意喚起処理は、ファイルのファイル名を入力ファイル名から変更した旨をメール内に追加記載する処理であるように構成することができる。

この構成では、ファイル名が変更されたことが、その旨の文字や記号等の追加記載によって、容易に認識される。

この発明によれば、ファイル名が変更されたことを認識しやすくすることができる。

この発明の第１実施形態に係るファイル管理システムの概略の構成を示すブロック図である。書き込み部の書き込み処理の処理手順を示すフローチャートである。書き込み部のメール処理の処理手順を示すフローチャートである。注意喚起処理が実行されない場合のメールの具体例である。注意喚起処理が実行された場合のメールの具体例である。第２実施形態に係るファイル管理システムにおいて注意喚起処理が実行された場合のメールの具体例である。第３実施形態に係るファイル管理システムにおいて注意喚起処理が実行された場合のメールの具体例である。

図１に示すように、第１実施形態に係るファイル管理システム１は、画像読取装置２、サーバ３、及び１以上のパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣという。）４，５を含む。画像読取装置２、サーバ３、及びＰＣ４，５は、ＬＡＮ（Local Area Network）回線等のネットワーク回線で互いに接続されている。

サーバ３は、記憶部３１及びＬＡＮインターフェース３２を備える。記憶部３１内に、ファイルを書き込みできるフォルダ３３が形成されている。一例として、フォルダ３３は、共有フォルダに設定されている。

ＰＣ４は、記憶部４１及びＬＡＮインターフェース４２を備える。記憶部４１内に、ファイルを書き込みできるフォルダ４３が形成されている。一例として、フォルダ４３は、共有フォルダに設定されている。その他のＰＣ５は、ＰＣ４と実質的に同様に構成されている。

画像読取装置２は、スキャナ部２１、入力部２２、書き込み部２３、及びＬＡＮインターフェース２４を備えている。

スキャナ部２１は、原稿に光を照射し、原稿で反射された光の光量を光電変換処理することで画像データを生成する。

入力部２２は、例えば液晶タッチパネルで構成され、画像読取装置２に対する各種の情報の入力を受け付ける。一例として、入力部２２は、スキャナ部２１で生成された画像データをファイルとして書き込みする際のファイル名の入力を受け付ける。

画像読取装置２は、スキャナ部２１において原稿から読み取って生成した画像データのファイルを、サーバ３のフォルダ３３やＰＣ４，５のフォルダに書き込むＳｃａｎｔｏＦＴＰ（File Transfer Protocol）やＳｃａｎｔｏＳＭＢ（Server Message Block）等と言われる機能を有している。これらの機能の選択及び実行の操作は、入力部２２が受け付ける。

書き込み部２３は、画像読取装置２の全体を統括的に制御する制御部に含まれる。書き込み部２３は、入力部２２から入力された入力ファイル名でファイルを、指定されたフォルダ内に書き込む。ファイルを書き込むように指定されたフォルダが、書き込みフォルダである。

つぎに、ＳｃａｎｔｏＦＴＰが実行され、ファイルをサーバ３のフォルダ３３に書き込みする場合の書き込み部２３の処理手順について説明する。なお、ファイルをＰＣ４，５のフォルダ４３に書き込みする場合はＳｃａｎｔｏＳＭＢが実行され、サーバ３のフォルダ３３に書き込みする場合と実質的に同様の処理手順で処理される。

図２に示すように、書き込み部２３は、入力部２２がファイル名を受け付けるとそのファイル名を入力ファイル名として記憶する（Ｓ１)。

書き込み部２３は、書き込み先として指定されたフォルダ３３内に入力ファイル名と同一のファイル名のファイルが既に存在するか否かを判定し（Ｓ２）、同一ファイル名のファイルが存在しない場合は、入力ファイル名を書き込みファイル名として設定し（Ｓ３）、同一ファイル名のファイルが既に存在する場合は、変更ファイル名を書き込みファイル名として設定する（Ｓ４）。一例として、変更ファイル名は、入力ファイル名の語尾にアンダーバー及び通し番号を付加したファイル名である。

書き込み部２３は、書き込みファイル名でファイルをフォルダ３３内に書き込む（Ｓ５）。書き込み部２３は、ファイルをフォルダ３３内に正常に書き込めなかった場合は（Ｓ６）、エラーが発生した旨の表示等の所定のエラー処理を実行し（Ｓ７）、Ｓ１へ戻る。

書き込み部２３は、ファイルをフォルダ３３内に正常に書き込めた場合、メール設定がなされているか否かを判定し（Ｓ８）、メール設定がなされていない場合はＳ１へ戻る。メール設定は、書き込みフォルダにファイルが正常に書き込まれた旨、及び書き込みフォルダのディレクトリを含むパスが記載されたメールを、入力部２２から予め入力されたユーザへ、送信するという設定である。一例として、パスは、書き込みファイル名を含み、ハイパーリンク設定されている。

書き込み部２３は、メール設定がなされている場合、メール処理を実行する（Ｓ９）。

図３に示すように、書き込み部２３は、メール処理が実行されると、メールのヘッダー及び本文を作成する（Ｓ１１）。上述のように、メール本文には、書き込みフォルダにファイルが正常に書き込まれた旨、及びファイルのパスが記載される。

書き込み部２３は、書き込みファイル名が入力ファイル名と同一である場合、即ちユーザが入力したファイル名でフォルダ３３にファイルを書き込んだ場合は（Ｓ１２）、図４に一例を示すようなＳ１１で作成したメールを、指定されたユーザへ送信する（Ｓ１３）。図４において、下線が付された部分は、ハイパーリンク設定されていることを示している。

書き込み部２３は、書き込みファイル名が入力ファイル名と相違する場合、即ちフォルダ３３内にはユーザが入力したファイル名のファイルが既に存在したために入力ファイル名から変更ファイル名へファイル名を変更し、変更ファイル名でファイルをフォルダ３３内に書き込んだ場合、メール内の記載に注意喚起処理を行った上で（Ｓ１４）、指定されたユーザへメールを送信する。

注意喚起処理は、ファイル名を入力ファイル名から変更した旨を注意喚起する処理である。注意喚起処理の例として、パスの少なくとも一部の記載に、ファイル名を入力ファイル名から変更した旨を注意喚起する処理を行うことが挙げられる。

注意喚起されることで、ファイル名が入力ファイル名から変更されたことにユーザが気付きやすくなる。また、フォルダ３３のディレクトリを知らせるメール内の記載において注意喚起されるので、フォルダ３３のディレクトリの認識とファイル名が変更されたことの認識とを同時に行うことができ、ファイルの閲覧等の操作性が向上する。さらに、パスの記載によって注意喚起されるので、フォルダ３３のディレクトリの認識時に、ファイル名が変更されたことが容易に認識される。

図５に示すように、この第１実施形態では、注意喚起処理として、メール内のパス６１のうち書き込みファイル名６２の部分が、入力ファイル名でファイルをフォルダ３３内に書き込んだ場合の表示色とは異なる色で表示する処理が行われる。一例として、入力ファイル名でファイルをフォルダ３３内に書き込んだ場合は、パスの全体が青色で表示され、注意喚起処理が行われた場合は、パス６１のうち書き込みファイル名６２の部分が赤色で表示され、パス６１のうち書き込みファイル名６２以外の部分は青色で表示される。これによって、ファイル名が変更されたことが、色によって容易に認識される。注意喚起処理によって変更される色は、なるべく目立つ色であることが好ましい。赤色などの警告色であることが好ましい。

なお、注意喚起処理が行われた場合は、パス６１の全体を、入力ファイル名でファイルをフォルダ３３内に書き込んだ場合の表示色とは異なる色で表示するように構成することもできる。

図６に示すように、第２実施形態に係るファイル管理システムでは、注意喚起処理として、パス６１の少なくとも一部を、入力ファイル名でファイルをフォルダ３３内に書き込んだ場合（図４参照）よりも、大きいサイズで表示する処理が行われる。

一例として、図４に示すように入力ファイル名でファイルがフォルダ３３内に書き込まれた場合、パス６１は、メール内のパス以外の文字と同じ大きさで記載され、図６に示すように、注意喚起処理された場合、パス６１は、メール内のパス以外の文字よりも大きいサイズで表示される。

パス６１が目立つので、ファイル名が変更されたことが容易に認識される。パス６１に変更ファイル名が含まれる場合は、ファイル名が変更されたことがより容易に認識される。

図７に示すように、第３実施形態に係るファイル管理システムでは、注意喚起処理として、ファイル名を入力ファイル名から変更した旨をメール内に追加記載する処理が行われる。

ファイル名が変更されたことが、その旨の文字や記号等の追加記載６３によって、容易に認識される。

なお、注意喚起処理は、ファイルが格納されるフォルダを有する装置の制御部が実行するように構成することもできる。具体的には、ファイルをサーバ３のフォルダ３３に格納する場合は、注意喚起処理をサーバ３の制御部が実行するように構成することもできる。同様に、ファイルをＰＣ４のフォルダ４３に格納する場合は、注意喚起処理をＰＣ４の制御部が実行するように構成することもできる。

また、ＰＣ４の単体にこの発明のファイル管理システムが適用され、文書データ等のファイルを書き込もうとする書き込みフォルダ内に、入力ファイル名と同一のファイル名のファイルがすでに存在したために、新たに書き込むファイルのファイル名を変更して書き込みフォルダに書き込んだ場合、ファイル名を入力ファイル名から変更した旨の注意喚起が、例えば、ポップアップで表示される。

上述の実施形態のそれぞれの技術的特徴を互いに組み合わせることで、新たな実施形態を構成することが考えられる。

上述の実施形態の説明は、すべての点で例示であって、制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は、上述の実施形態ではなく、特許請求の範囲によって示される。さらに、本発明の範囲には、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

１ファイル管理システム
２画像読取装置
２２入力部
２３書き込み部
３サーバ
３３フォルダ
４，５ＰＣ
４３フォルダ

Claims

ファイルのファイル名及びメールの送信先の入力を受け付ける入力部と、
前記入力部から入力された入力ファイル名で前記ファイルを書き込みフォルダ内に書き込む機能と、前記書き込みフォルダのディレクトリを含むパスが記載されたメールを前記送信先へ送信する機能と、を有する書き込み部と、
を備え、
前記書き込み部は、前記書き込みフォルダ内に前記入力ファイル名と同一のファイル名のファイルがすでにある場合、前記入力ファイル名に付加情報を付加した変更ファイル名で前記ファイルを前記書き込みフォルダ内に書き込むとともに、前記メール内の記載に対して、前記ファイルのファイル名を前記入力ファイル名から変更した旨を注意喚起する注意喚起処理を行う、ファイル管理システム。
前記書き込み部は、前記パスの少なくとも一部の記載に前記注意喚起処理を行う、請求項１に記載のファイル管理システム。
前記注意喚起処理は、前記パスの少なくとも一部を、前記入力ファイル名で前記ファイルを前記書き込みフォルダ内に書き込んだ場合の表示色とは異なる色で表示する処理である、請求項２に記載のファイル管理システム。
前記注意喚起処理は、前記パスの少なくとも一部を、前記入力ファイル名で前記ファイルを前記書き込みフォルダ内に書き込んだ場合よりも大きいサイズで表示する処理である、請求項２に記載のファイル管理システム。
前記注意喚起処理は、前記ファイルのファイル名を前記入力ファイル名から変更した旨を前記メール内に追加記載する処理である、請求項１に記載のファイル管理システム。