JP6534355B2 - Ｐｄｆファイル管理システム、ｐｄｆファイル管理サーバ、ｐｄｆファイルデータ取得サーバ、ｐｄｆファイル管理方法、ｐｄｆファイルデータ取得方法、ｐｄｆファイル管理プログラム、およびｐｄｆファイルデータ取得プログラム - Google Patents

Description

本発明は、ＰＤＦファイル管理システム、ＰＤＦファイル管理サーバ、ＰＤＦファイルデータ取得サーバ、ＰＤＦファイル管理方法、ＰＤＦファイルデータ取得方法、ＰＤＦファイル管理プログラム、およびＰＤＦファイルデータ取得プログラムに関する。

従来、税務調査の証拠となる領収書は、原本を原則７年間保管する義務が課せられているため、原本である紙の領収書を長期間管理することが一般的であった。しかし、膨大な紙の領収書をファイリングし保管することは、作業が煩雑であり原本を保管するスペースも必要であるため、その負担は大きかった。そのような状況を改善すべく、原本をスキャナで電子データ化し管理することを認めるように法律が改正され、効率的に作業ができる環境が整備されてきた。さらに、スキャナだけではなくスマートフォンやデジタルカメラで領収書を撮像した電子データでの管理も認める法改正も予定されている。このような法改正に対応する技術として、原本を撮像した画像データを管理し検索可能とするために、画像データをＯＣＲ（Optical Character Recognition）で文字認識し、認識された文字を検索情報として画像データに関連づけて記憶する技術が開示されている（特許文献１参照）。

特開２０１３−１２７８１５号公報

しかしながら、特許文献１に記載された技術は、日常生活で頻繁に受け取る様々なドキュメントをその種類等を気にすることなく、簡単に画像データとしてアーカイブできる反面、原本に記載された文字および任意に入力した情報を検索情報とするため、必要な情報を確実に保持することができなかった。また、なりすましや改ざんを防ぐことも困難であるという問題があった。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、物理的な書面等を容易に電子データとして保存するとともに、必要な情報を付加することができ、さらになりすましや改ざんを防ぐことができるＰＤＦファイル管理システム、ＰＤＦファイル管理サーバ、ＰＤＦファイルデータ取得サーバ、ＰＤＦファイル管理方法、ＰＤＦファイルデータ取得方法、ＰＤＦファイル管理プログラム、およびＰＤＦファイルデータ取得プログラムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決するために、本発明では、情報端末装置で受付けたフォーマット種別に応じたウェブページを生成し、生成したウェブページを情報端末装置に送信し、ウェブページに含まれる撮像領域を指示することで対象を撮像した画像データと、ウェブページに含まれる自書領域で受付けた自書から生成した自書データと、ウェブページに含まれる付加データ入力領域で受付けた付加データと、を情報端末装置から受信し、情報端末装置から受信した、画像データと、自書データと、付加データとを所定のレイアウトテンプレートに基づいて成形したＰＤＦファイルを生成することを特徴とする。

また、本発明の他の態様では、バックヤードシステム名とＰＤＦファイルを検索する検索条件を受付け、検索条件に合致するＰＤＦファイルをＰＤＦファイル記憶手段から検索するとともに、バックヤードシステム名に対応付けられた項目名をバックヤードシステム項目名記憶手段から取得し、検索されたＰＤＦファイルそれぞれから、項目名ごとの項目値を取得し、取得した項目名ごとの項目値と、ＰＤＦファイルとを対応付けてバックヤードシステムに送信することを特徴とする。

上記のように構成した本発明によれば、物理的な書面等を容易に電子データとして保存するとともに、必要な情報を付加することができ、さらになりすましや改ざんを防ぐことができるという効果を奏する。

本実施例にかかるＰＤＦファイル管理システム１０の構成を示すブロック図である。 レイアウトテンプレート記憶部１１０のデータ構成の一例を示す説明図である。 ウェブページを表示した入力画面の一例を示す説明図である。 ＰＤＦファイル記憶部１２０に記憶するＰＤＦファイルのデータ構成の一例を示す説明図である。 バックヤードシステム項目名記憶部１３０のデータ構成の一例を示す説明図である。 ＰＤＦファイル管理サーバ１００および情報端末装置２００で実行するＰＤＦファイル管理処理手順を示すフローチャートである。 ＰＤＦファイル管理サーバ１００およびバックヤードシステム３００で実行するＰＤＦファイルデータ取得処理手順を示すフローチャートである。

以下、添付図面を参照し、本発明にかかるＰＤＦファイル管理システム、ＰＤＦファイル管理サーバ、ＰＤＦファイルデータ取得サーバ、ＰＤＦファイル管理方法、ＰＤＦファイルデータ取得方法、ＰＤＦファイル管理プログラム、およびＰＤＦファイルデータ取得プログラムの実施例を説明する。なお、以下の説明は、実施の形態の一例であり、本発明は、これらの実施例に限定されるものではない。

図１は、本実施例にかかるＰＤＦファイル管理システム１０の構成を示すブロック図である。図１に示すように、ＰＤＦファイル管理システム１０は、ＰＤＦファイル管理サーバ１００と情報端末装置２００とバックヤードシステム３００とを備え、ＰＤＦファイル管理サーバ１００と情報端末装置２００とバックヤードシステム３００は、ネットワーク１を介して相互に通信可能に接続する。ネットワーク１は、有線または無線を問わず、インターネット、イントラネット、ＬＡＮ（Local Area Network）やＶＰＮ（Virtual Private Network）、移動体通信網等の任意の種類の通信ネットワークである。

ＰＤＦファイル管理サーバ１００は、情報端末装置２００から受信した画像データ、自書データ、付加データから、所定のレイアウトテンプレートで成形したＰＤＦ（Portable Document Format）ファイルを生成するとともに、ＰＤＦファイルに含まれる付加データを取得しバックヤードシステム３００に送信する。

ここで、自書とは、利用者が指先やペン型入力デバイスをタッチパネルやタブレット上で操作することにより受付ける利用者の筆跡であり、一般に利用者自身の氏名を記すサインや利用者独自のマーク等が用いられる。自書データとは、利用者の自書を受付けることによって生成される種々のデータをいう。具体的には、自書データは、自書の画像データ、自書の書き順や筆圧、移動速度等を示すストロークデータ、自書を受付けた日時を示す日時データ、自書を受付けた情報端末装置２００の位置を示す位置データ、自書のストロークデータや画像データを文字変換したテキストデータであり、その他自書から得られる情報であればどのような情報であってもよい。

次に、ＰＤＦファイル管理サーバ１００の機能、構成について説明する。ＰＤＦファイル管理サーバ１００は、レイアウトテンプレート記憶部１１０、ＰＤＦファイル記憶部１２０、バックヤードシステム項目名記憶部１３０、送受信部１０１、ＰＤＦファイル生成部１０２、電子署名部１０３、ＰＤＦファイル検索部１０４、操作表示部１０５、ウェブページ生成部１０６を備える。なお、ＰＤＦファイル管理サーバ１００は、特許請求の範囲に記述するＰＤＦファイルデータ取得サーバでもある。

図２は、レイアウトテンプレート記憶部１１０のデータ構成の一例を示す説明図である。レイアウトテンプレート記憶部１１０は、フォーマット種別ごとにレイアウトテンプレートを記憶する。ここで、フォーマット種別とは、入力画面であるウェブページおよびＰＤＦファイルのレイアウトテンプレートの種類を示す情報である。レイアウトテンプレートとは、情報端末装置２００でデータを受付けるウェブページを生成する際に必要となるレイアウトと、入力を受付けたデータからＰＤＦファイルを生成する際に必要となるレイアウトに関する情報である。レイアウトテンプレートは、フォーマット種別ごとに、画像データの配置位置である座標、解像度、標題、自書データの配置位置である座標、自書データの入力を受付けた位置（ＧＰＳ情報）、付加データの項目名、入力種別、選択肢等を記憶する。その他画像データを撮像した位置（ＧＰＳ情報）や日時等を加えてもよい。

例えば、図２でのフォーマット種別“領収書”の場合を説明する。フォーマット種別“領収書”では、画像、自書、付加データを入力データとする。また、ＰＤＦファイルを生成する際には、例えば出力用紙における座標（X11,Y11,X12,Y12）、解像度“200”で画像を配置し、標題を“領収書”とする。自書の画像データは、出力用紙における座標（X21,Y21,X22,Y22）に配置する。さらに、付加データとして、項目名と項目値を対応付けた、例えば“摘要＝旅費交通費”のような形でＰＤＦファイル内に記述する。なお、付加データは不可視データとしてＰＤＦファイルに記述するとともに、さらに付加データを文字として視覚で確認できる形で加えたＰＤＦファイルを生成してもよい。また、レイアウトテンプレート記憶部１１０に、選択／入力された項目値の入力チェックを実行する処理を記述し入力画面で表示するウェブページでの入力チェック処理を加えてもよい。

図３は、ウェブページを表示した入力画面の一例を示す説明図である。入力画面に表示するウェブページは、レイアウトテンプレート記憶部１１０に記憶されたレイアウトテンプレートに基づいて生成される。図３は、フォーマット種別“領収書”のレイアウトテンプレートに基づき生成されたウェブページの表示の一例である。情報端末装置２００で表示する入力画面（入力前）３１は、撮像領域３２、自書領域３３、付加データ入力領域３４を備える。撮像領域３２は、かかる領域を指示することによりカメラ機能が起動し対象を撮像することができる。自書領域３３は、指先やペン型入力デバイスで入力した自書を受付ける。付加データ入力領域３４は、付加データの選択肢をラジオボタンの選択によって入力を受付ける。付加データの入力方法としては、ラジオボタンのほか、チェックボックス、プルダウンメニュー、テキストボックス等で入力が可能であり、付加データとして音声や、入力した際の位置、日時、利用者の指紋、掌紋、虹彩等の生体情報を受付けてもよい。

入力画面（入力後）３５の撮像領域３６には、カメラ機能で撮像した画像データを表示する。また、自書領域３７には、自書の画像データを表示し、付加データ入力領域３８には、付加データの入力結果を表示する。

図４は、ＰＤＦファイル記憶部１２０に記憶するＰＤＦファイルのデータ構成の一例を示す説明図である。ＰＤＦファイル記憶部１２０は、レイアウトテンプレートに基づいて生成したＰＤＦファイルを記憶する。図４に示すように、ＰＤＦファイルは、画像データと自書データの一部からなる可視部と、自書データの一部と追加データからなる不可視部と、電子署名またはタイムスタンプからなる証明部とを備えている。図４に示すＰＤＦファイルの表示例は、ＰＤＦファイルの可視部である、撮像した画像データ４１と自書の画像データ４２を表示する。ＰＤＦファイルの不可視部は表示されないが、ＰＤＦファイル内に、例えばＸＭＬ（Extensible Markup Language）形式で記述されている。また、付加データには、画像を撮像した際の位置（ＧＰＳ情報）や日時を記述してもよく、利用者を識別するユーザＩＤや利用者が使用する情報端末装置２００を識別するＩＤ等を記述してもよい。さらに、情報端末装置２００で入力した音声データ、生体情報等を加えてもよい。なお、ＰＤＦファイル記憶部１２０は、コンピュータが備える通常の記憶領域であり、ＰＤＦファイルは、一般的なファイル管理システムで取り扱うことができるため、特別なファイル管理システムを必要としない。

図５は、バックヤードシステム項目名記憶部１３０のデータ構成の一例を示す説明図である。バックヤードシステム項目名記憶部１３０は、バックヤードシステムごとに、ＰＤＦファイルから取得する項目名を記憶する。バックヤードシステム項目名記憶部１３０は、バックヤードシステム名と、フォーマット種別と、１または複数の項目名とを対応付けて記憶する。

送受信部１０１は、利用者が操作する情報端末装置２００およびバックヤードシステム３００との間で様々なデータを送受信する。具体的には、送受信部１０１は、情報端末装置２００から受信したフォーマット種別に応じたウェブページを情報端末装置２００に送信し、情報端末装置２００によって送信された画像データ、自書データ、付加データ等の各データを受信する。

ウェブページ生成部１０６は、情報端末装置２００から送信されたフォーマット種別に応じたウェブページを生成する。例えば、図３に示す入力画面（入力前）のようなウェブページである。より具体的には、ウェブページ生成部１０６は、フォーマット種別に応じたレイアウトテンプレート記憶部１１０に記憶されたレイアウトテンプレートを用い、画像データ、自書データ、付加データの入力を受付けるウェブページを生成する。

ＰＤＦファイル生成部１０２は、情報端末装置２００によって送信された画像データ、自書データ、付加データと、レイアウトテンプレート記憶部１１０に記憶されたレイアウトテンプレートを用いて所定のレイアウトに形成したＰＤＦファイルを生成し、生成したＰＤＦファイルをＰＤＦファイル記憶部１２０に格納する。

電子署名部１０３は、画像データ、自書データ、付加データから生成したＰＤＦファイルに対する電子署名をＰＤＦファイルに付与する。電子署名部１０３は、タイムスタンプをＰＤＦファイルに付与する。

ＰＤＦファイル検索部１０４は、送信部１０１または操作表示部１０５の指示から入力された検索条件に合致したＰＤＦファイルをＰＤＦファイル記憶部１２０から取得し、取得したＰＤＦファイルから、バックヤードシステム３００で使用する項目名に対応する項目値を取得する。

操作表示部１０５は、キーボードやマウス等の入力装置およびディスプレイ等の表示装置を備える。操作表示部１０５は、ＰＤＦファイル検索部１０４におけるＰＤＦファイルを検索する検索条件や、バックヤードシステム３００で使用する項目名に対応する項目値を取得する要求等を受付ける。

次に、情報端末装置２００について説明する。情報端末装置２００は、利用者が操作するスマートフォン、タブレット型コンピュータ、パーソナルコンピュータ、ゲーム機等であり、ウェブブラウザを備える。情報端末装置２００は、送受信部２０１、操作表示部２０２、撮像部２０３、画像データ整形部２０４、自書データ生成部２０５を備える。

送受信部２０１は、ＰＤＦファイル管理サーバ１００との間で様々なデータを送受信する。送受信部２０１は、ＰＤＦファイル管理サーバ１００からウェブページを受信し、対象を撮像した画像データ、自書データ、付加データをＰＤＦファイル管理サーバ１００に送信する。

操作表示部２０２は、ＰＤＦファイル管理サーバ１００から送信されたウェブページを表示し、ウェブページの撮像領域を指示することによって撮像部２０３のカメラ機能を起動する。操作表示部２０２は、ウェブページの自書領域から自書の入力を受付け、付加データ入力領域から付加データの入力を受付ける。操作表示部２０２は、入力部および表示部を備える。スマートフォンやタブレット型コンピュータの場合は、液晶ディスプレイとタッチセンサを重畳して構成するタッチパネルである。自書の入力操作の検出は、操作表示部２０２が備えるタッチパネルやペンタブレット、液晶ペンタブレット、マウス等のポインティングデバイスによる。

撮像部２０３は、ＣＣＤ(Charge Coupled Device)やＣＭＯＳ(Complementary Metal Oxide Semiconductor)等の撮像素子を内蔵するカメラ機能によって撮像した対象（例えば、書面や現場風景等）を画像データとして出力する。撮像部２０３は、ウェブページの撮像領域を指示することによって起動する。

画像データ整形部２０４は、情報端末装置２００から送信された画像データが領収書のような文字を含む対象を撮像した画像データである場合に、書面等の境界線を検出し検出した境界線が長方形になるように縦方向および横方向に拡大・縮小し画像データを整形する。

自書データ生成部２０５は、操作表示部２０２で受付けた自書から自書データを生成する。自書データ生成部２０５は、自書を受付けた位置、順序やタッチパネルへの圧力から自書領域における座標と、座標それぞれでの圧力からなるストロークデータを取得する。また、ストロークデータには、さらにペンや指の移動速度等を加えてもよい。自書データ生成部２０５は、自書の画像データを生成する。なお、自書データに自書の入力を受付けた日時や位置のデータを加えてもよい。

バックヤードシステム３００は、ＰＤＦファイルに記述した付加データとＰＤＦファイルを入力データとしさまざまな処理を実行するシステムである。例えば、領収書を撮像した画像データを含むＰＤＦファイルを利用する経費清算システム、予算管理システム、会計システム、工事現場を撮像した画像データを含むＰＤＦファイルを利用する工程管理システム、災害現場を撮像した画像データを含むＰＤＦファイルを利用する災害監視システム、外国人宿泊者のパスポート等の身分証明書面を撮像した画像データを含むＰＤＦファイルを利用する宿泊者管理システム、販売・賃貸物件を撮像した画像データを含むＰＤＦファイルを利用する住宅情報提供システム、本人確認書面を撮像した画像データを含むＰＤＦファイルを利用する口座開設者管理システム等である。詳細は後述する。

上述したように構成されたＰＤＦファイル管理システム１０で実行するＰＤＦファイル管理処理について説明する。図６は、ＰＤＦファイル管理サーバ１００および情報端末装置２００で実行するＰＤＦファイル管理処理手順を示すフローチャートである。

情報端末装置２００の操作表示部２０２は、利用者を識別するユーザＩＤとパスワードの入力を受付ける（ステップＳ６０１）。送受信部２０１は、ユーザＩＤとパスワードをＰＤＦファイル管理サーバ１００に送信し、ＰＤＦファイル管理サーバ１００は、ユーザ認証を実行し（ステップＳ６０２）、その結果を情報端末装置２００に送信する。ユーザ認証は、情報端末装置２００から送信されたユーザＩＤとパスワードと、図示しないユーザ認証記憶部に格納されたユーザＩＤとパスワードが合致するか否かで判断する。ユーザＩＤとパスワードと代えて、または加えて、利用者の生体情報を用いてユーザ認証を実行してもよい。

ユーザ認証された場合、情報端末装置２００の操作表示部２０２は、フォーマット種別の入力を受付ける（ステップＳ６０３）。送受信部２０１は、受付けたフォーマット種別をＰＤＦファイル管理サーバ１００に送信する（ステップＳ６０４）。

ＰＤＦファイル管理サーバ１００の送受信部１０１は、フォーマット種別を受信し（ステップＳ６０５）、ウェブページ生成部１０６は、フォーマット種別に応じたウェブページを生成する（ステップＳ６０６）。具体的には、ウェブページ生成部１０６は、フォーマット種別に応じたレイアウトテンプレートをレイアウトテンプレート記憶部１１０から取得し、取得したレイアウトテンプレートに応じ、画像データ、自書データ、付加データの入力を受付けるウェブページを生成する。送受信部１０１は、ウェブページを情報端末装置２００に送信する（ステップＳ６０７）。

情報端末装置２００の送受信部２０１は、ウェブページを受信する（ステップＳ６０８）。操作表示部２０２は、ウェブページを表示部に表示する（ステップＳ６０９）。操作表示部２０２は、指示に応じカメラ機能を起動し、対象を撮像する（ステップＳ６１０）。より具体的には、カメラ機能で対象を撮像することにより画像データを生成する。操作表示部２０２は、自書の入力を受付ける（ステップＳ６１１）。具体的には、入力画面の自書領域に対する自書の入力を受付け、受付けた自書から自書データを生成する。

操作表示部２０２は、付加データの入力を受付ける（ステップＳ６１２）。具体的には、入力画面の付加データ入力領域に表示された各種データの入力／選択を受付ける。さらに、受付けた付加データの入力チェックを実行してもよい。送受信部２０１は、画像データ、自書データ、付加データをＰＤＦファイル管理サーバ１００に送信する（ステップＳ６１３）。

ＰＤＦファイル管理サーバ１００の送受信部１０１は、画像データ、自書データ、付加データを受信する（ステップＳ６１４）。ＰＤＦファイル生成部１０２は、画像データ、自書データ、付加データと、フォーマット種別に対応付けられたレイアウトテンプレートをレイアウトテンプレート記憶部１１０から取得し、取得したレイアウトテンプレートに基づいて形成したＰＤＦファイルを生成する（ステップＳ６１５）。さらに、文字を含む画像データを文字認識しテキストデータを生成したうえで、公開不可なテキストデータの領域を黒色とする処理（墨消し処理）を実行してもよい。例えば、運転免許証での“本籍地”という文字およびそれに続く本籍地の名称の文字が配置されている領域を算出し、算出された画像データ上の領域を黒色とする。

電子署名部１０３は、生成したＰＤＦファイルに対する電子署名・タイムスタンプを付与する（ステップＳ６１６）。なお、電子署名およびタイムスタンプは、いずれか一方を付与してもよい。ＰＤＦファイル生成部１０２は、電子署名・タイムスタンプを付与したＰＤＦファイルをＰＤＦファイル記憶部１２０に格納する（ステップＳ６１７）。

このように、従来紙で保管していた書面をＰＤＦファイルとして保管することによって、管理や取扱いを容易にすることができる。また、対象の画像データに自書の画像データを加えたＰＤＦファイルを生成することによって、撮像者に関する情報を視覚で容易に確認することができる。また、筆跡である自書の画像データや自書のストロークデータをＰＤＦファイルに一体に格納しているため、事後に本人が自書したことを確認することができる。

また、ＰＤＦファイルに検索可能なデータが埋込まれているため、画像データを含むＰＤＦファイルを検索することが可能であり、画像データを管理、活用することが容易になる。なお、ＰＤＦファイルは、処理を簡易化するために、図４に示す証明部を除く部分をＰＤＦファイルとして取り扱ってもよい。

他の実施例として、上記の実施例のようにフォーマット種別を入力するのではなく、フォーマット種別ごとのアプリケーションプログラムとして提供してもよい。スマートフォン等の画面からアイコンを選択することによって、フォーマット種別を選択することなくＰＤＦファイル管理処理を実行することができ、より容易に利用者がＰＤＦファイルを管理することができる。

次に、バックヤードスシステム３００とのデータの連携について説明する。上述したように構成されたＰＤＦファイル管理システム１０で実行するＰＤＦファイルデータ取得処理について説明する。図７は、ＰＤＦファイル管理サーバ１００およびバックヤードシステム３００で実行するＰＤＦファイルデータ取得処理手順を示すフローチャートである。

ＰＤＦファイル管理サーバ１００の操作表示部１０５は、連携するバックヤードシステム名とＰＤＦファイルの検索条件を受付ける（ステップＳ７０１）。ＰＤＦファイル検索部１０４は、検索条件に合致したＰＤＦファイルをＰＤＦファイル記憶部１２０から検索する（ステップＳ７０２）。

ＰＤＦファイル検索部１０４は、バックヤードシステム名に対応するフォーマット種別ごとの項目名をバックヤードシステム項目名記憶部１３０から取得する（ステップＳ７０３）。ＰＤＦファイル検索部１０４は、検索されたＰＤＦファイルごとに項目名に対応する項目値を取得する（ステップＳ７０４）。送受信部１０１は、ＰＤＦファイルそれぞれの項目名ごとの項目値とＰＤＦファイルを対応付けてバックヤードシステム３００に送信する（ステップＳ７０５）。

バックヤードシステム３００は、ＰＤＦファイルそれぞれの項目名ごとの項目値とＰＤＦファイルを受信する（ステップＳ７０６）。バックヤードシステム３００は、ＰＤＦファイルそれぞれの項目名に対応する項目値を用いバックヤード処理を実行する（ステップＳ７０７）。バックヤードシステム３００は、バックヤード処理の処理結果を表示部に表示する（ステップＳ７０８）。

なお、ステップＳ７０１のバックヤードシステム名とＰＤＦファイルの検索条件の受付けは、操作表示部１０４で入力を受付けるほか、情報端末装置２００で受付け、またはバックヤードシステム３００からバックヤードシステム名とＰＤＦファイルの検索条件を受付け、ステップＳ７０２以降の処理を実行してもよい。また、バックヤードシステム名に代えて、バックヤードシステムで用いる項目名を直接指定してもよい。

このように、ＰＤＦファイルに記述された項目名に応じた項目値を検索条件に合致したＰＤＦファイルから取得し、バックヤードシステム３００に送信することで、バックヤードシステム３００でその項目値を用いた処理を実行することができる。これにより、項目値の証拠となる画像データを含むＰＤＦファイルと項目値を関連づけて取り扱うことができるため、データの根拠を容易に確認することができる。

また、バックヤードシステム３００で利用できるデータをＰＤＦファイルから取り出すことができるため、視覚で確認可能なＰＤＦファイルを入力データとしてバックヤードシステム３００の処理を実行することができる。

次に、バックヤードシステム３００が、経費清算システム、予算管理システム、会計システム、工程管理システム、災害監視システム、宿泊者管理システム、住宅情報提供システム、口座開設者管理システム等である場合を例として、より具体的な処理の流れを説明する。

バックヤードシステム３００が経費清算システムである場合、情報端末装置２００で撮像される対象は経費を支払った際に入手する領収書等であり、領収書の画像を含むＰＤＦファイルには、自書データと、付加データとして利用者を識別するユーザＩＤ、日付、摘要、金額等を記憶する。ＰＤＦファイル記憶部１２０に、社員等の利用者それぞれが所持する情報端末装置２００によって送信されたＰＤＦファイルを記憶する。なお、金額は、利用者が入力するほか、撮像した領収書の画像データからＯＣＲ技術を用いて文字認識を行い、読み取った金額を付加データとしてもよい。

例えば、社員Ａが２月の交通費等の経費を清算する場合について説明する。図７に示すＰＤＦファイルデータ取得処理では、操作表示部１０５は、 バックヤードシステム名に“経費清算システム”、検索条件に“ユーザＩＤ＝社員ＡのユーザＩＤ”、“日付＝平成２８年２月”の入力を受付ける（ステップＳ７０１）。ＰＤＦファイル検索部１０３は、“ユーザＩＤ＝社員ＡのユーザＩＤ”、“日付＝平成２８年２月”に合致するＰＤＦファイルをＰＤＦファイル記憶部１２０から抽出する（ステップＳ７０２）。

ＰＤＦファイル検索部１０４は、バックヤードシステム名“経費清算システム”に対応付けられた項目名（例えば、日時、ユーザＩＤ、摘要、金額）をバックヤードシステム項目名記憶部１３０から取得する（ステップＳ７０３）。ＰＤＦファイル検索部１０４は、抽出したＰＤＦファイルから項目名ごとの項目値を取得する（ステップＳ７０４）。送受信部１０１は、項目名ごとの項目値、ＰＤＦファイルをバックヤードシステム３００に送信する（ステップＳ７０５）。

バックヤードシステム３００は、項目名ごとの項目値、ＰＤＦファイルを受信し（ステップＳ７０６）、項目名ごとの項目値を用い、経費精算処理を実行する（ステップＳ７０７）。バックヤードシステム３００は、経費清算処理結果を表示部に表示する（ステップＳ７０８）。経費清算処理結果は、例えば社員Ａの平成２８年２月の経費清算帳票等である。経費清算帳票の１項目として、ＰＤＦファイルのファイル名や、ＰＤＦファイルのリンク（ＵＲＬ）を設けてもよい。これにより、経費清算帳票の金額と証拠書面を関連づけすることができ、経費清算処理に用いたＰＤＦファイルを経費清算帳票と一体に管理することができる。なお、予算管理システム、会計システムの処理も、ほぼ同様である。

バックヤードシステム３００が工程管理システムである場合について説明する。利用者が情報端末装置２００で撮像する対象は、工事現場での工事状況等であり、工事状況の画像を含むＰＤＦファイルには、自書データと、付加データとして利用者を識別するユーザＩＤ、工事ＩＤ、日付、工程、位置データ、メモ等を記憶する。ＰＤＦファイル記憶部１２０には、利用者である各工事管理者が所持する情報端末装置２００から送信されたＰＤＦファイルを記憶する。

例えば工事現場Ｂの状況を確認する場合について説明する。ＰＤＦファイルデータ取得処理において、操作表示部１０５は、バックヤードシステム名“工事管理システム”、検索条件 “工事ＩＤ＝工事現場Ｂの工事ＩＤ”の入力を受付ける（ステップＳ７０１）。ＰＤＦファイル検索部１０４は、“工事ＩＤ＝工事現場Ｂの工事ＩＤ”に合致するＰＤＦファイルを抽出する（ステップＳ７０２）。

ＰＤＦファイル検索部１０４は、バックヤードシステム名“工事管理システム”に対応付けられた項目名（例えば、ユーザＩＤ、工事ＩＤ、日付、工程）をバックヤードシステム項目名記憶部１３０から取得する（ステップＳ７０３）。ＰＤＦファイル検索部１０４は、抽出したＰＤＦファイルから項目名ごとの項目値を取得する（ステップＳ７０４）。送受信部１０１は、項目名ごとの項目値、ＰＤＦファイルをバックヤードシステム３００に送信する（ステップＳ７０５）。

バックヤードシステム３００は、項目名ごとの項目値およびＰＤＦファイルを受信し（ステップＳ７０６）、項目名ごとの項目値を用い、工事管理処理を実行する（ステップＳ７０７）。バックヤードシステム３００は、工事管理処理結果を表示部に表示する（ステップＳ７０８）。工事管理処理結果とは、例えば工事現場Ｂでの工程ごとの工事状況を、日付順に現場写真を含むＰＤＦファイル、ユーザＩＤに対応する工事管理者名を表示した帳票等である。

バックヤードシステム３００が災害監視システムである場合について説明する。利用者が情報端末装置２００で撮像する対象は、監視対象地点や災害発生地点での災害状況等であり、災害状況の画像を含むＰＤＦファイルには、自書データと、付加データとして利用者を識別するユーザＩＤ、地点ＩＤ、日時、位置、警戒レベル、メモ等を記憶する。ＰＤＦファイル記憶部１２０には、各監視者が所持する情報端末装置２００から送信されたＰＤＦファイルを記憶する。

例えば、監視区域の状況を確認する場合について説明する。ＰＤＦファイルデータ取得処理において、操作表示部１０５は、バックヤードシステム名“災害監視システム”、検索条件“地点ＩＤ＝監視区域の地点ＩＤすべて”の入力を受付ける（ステップＳ７０１）。ＰＤＦファイル検索部１０４は、“地点ＩＤ＝監視区域の地点ＩＤすべて”に合致するＰＤＦファイルを抽出する（ステップＳ７０２）。

ＰＤＦファイル検索部１０４は、バックヤードシステム名“災害監視システム”に対応付けられた項目名（例えば、日時、位置、警戒レベル、メモ）をバックヤードシステム項目名記憶部１３０から取得する（ステップＳ７０３）。ＰＤＦファイル検索部１０４は、抽出したＰＤＦファイルから項目名ごとの項目値を取得する（ステップＳ７０４）。送受信部１０１は、項目名ごとの項目値、ＰＤＦファイルをバックヤードシステム３００に送信する（ステップＳ７０５）。

バックヤードシステム３００は、項目名ごとの項目値およびＰＤＦファイルを受信し（ステップＳ７０６）、項目名ごとの項目値を用い、災害監視処理を実行する（ステップＳ７０７）。バックヤードシステム３００は、災害監視処理結果を表示部に表示する（ステップＳ７０８）。災害監視処理結果とは、例えば、災害監視センタのモニタに、監視区域内の地図を表示し、その地図のそれぞれの位置に最新の現場状況の画像を含むＰＤＦファイルを表示する等である。また、それぞれの位置に時系列に現場状況の画像を含むＰＤＦファイルを表示してもよい。

このように、災害現場の状況を撮像した画像データを含むＰＤＦファイルに災害監視システムで必要なデータが埋込まれているため、災害監視システムに必要な形で画像を含むＰＤＦファイルを表示することができる。

バックヤードシステム３００が宿泊者管理システムである場合について説明する。利用者である宿泊施設運営者が情報端末装置２００で撮像する対象は、外国人宿泊者のパスポート等の身分証明書面であり、身分証明書面の画像を含むＰＤＦファイルには、宿泊者の自書データと、付加データとして宿泊者を識別する氏名、日時、メモ等を記憶する。ＰＤＦファイル記憶部１２０には、宿泊施設の情報端末装置２００から送信されたＰＤＦファイルを記憶する。

例えば宿泊施設での宿泊者を管理する場合について説明する。ＰＤＦファイルデータ取得処理において、操作表示部１０５は、バックヤードシステム名“宿泊者管理システム”、検索条件“日付＝平成２８年２月”の入力を受付ける（ステップＳ７０１）。ＰＤＦファイル検索部１０４は、“日付＝平成２８年２月”に合致するＰＤＦファイルを抽出する（ステップＳ７０２）。

ＰＤＦファイル検索部１０４は、バックヤードシステム名“宿泊者管理システム”に対応付けられた項目名（例えば、氏名、日時）をバックヤードシステム項目名記憶部１３０から取得する（ステップＳ７０３）。ＰＤＦファイル検索部１０４は、抽出したＰＤＦファイルから項目名ごとの項目値を取得する（ステップＳ７０４）。送受信部１０１は、項目名ごとの項目値、ＰＤＦファイルをバックヤードシステム３００に送信する（ステップＳ７０５）。

バックヤードシステム３００は、項目名ごとの項目値およびＰＤＦファイルを受信し（ステップＳ７０６）、宿泊者管理処理を実行する（ステップＳ７０７）。バックヤードシステム３００は、宿泊者管理処理結果を表示部に表示する（ステップＳ７０８）。宿泊者管理処理結果とは、例えば平成２８年２月宿泊者一覧表であり、一覧表は、日付順に氏名と身分証面書面の画像を含むＰＤＦファイルのサムネイルが表示され、ＰＤＦファイルのリンクとが記述されている等である。

このように、パスポート等の身分証明書を宿泊者の目の前でタブレット型コンピュータ等を使い撮像し、身分証明書の画像データと宿泊者の自書の画像データを含むＰＤＦファイルを宿泊者管理システムで管理することができるため、宿泊者にとっては身分証明書を不正に利用されることを防止することができ、宿泊提供者にとっては身分証明書を容易に管理することができる。

バックヤードシステム３００が住宅情報提供システムである場合について説明する。利用者である営業担当者が情報端末装置２００で撮像する対象は、新たに販売・賃貸する物件であり、物件を撮像した画像データを含むＰＤＦファイルには、自書データと、付加データとして利用者を識別するユーザＩＤ、物件名、所在地、物件情報、日付、メモ等を記憶する。ＰＤＦファイル記憶部１２０には、各営業担当者が所持する情報端末装置２００から送信されたＰＤＦファイルを記憶する。

例えば、利用者がＰＤＦファイル管理サーバ１００に送信した特定の地区の物件を紹介する場合を説明する。ＰＤＦファイルデータ取得処理において、操作表示部１０５は、バックヤードシステム名“住宅情報提供システム”、検索条件“所在地＝台東区”の入力を受付ける（ステップＳ７０１）。ＰＤＦファイル検索部１０４は、“所在地＝台東区”に合致するＰＤＦファイルを抽出する（ステップＳ７０２）。

ＰＤＦファイル検索部１０４は、バックヤードシステム名“住宅情報提供システム”に対応付けられた項目名（例えば、物件名、所在地、物件情報、日付）をバックヤードシステム項目名記憶部１３０から取得する（ステップＳ７０３）。ＰＤＦファイル検索部１０４は、抽出したＰＤＦファイルから項目名ごとの項目値を取得する（ステップＳ７０４）。送受信部１０１は、項目名ごとの項目値、ＰＤＦファイルをバックヤードシステム３００に送信する（ステップＳ７０５）。

バックヤードシステム３００は、項目名ごとの項目値およびＰＤＦファイルを受信し（ステップＳ７０６）、項目名ごとの項目値を用い、住宅情報提供処理を実行する（ステップＳ７０７）。バックヤードシステム３００は、住宅情報提供結果を表示部に表示する（ステップＳ７０８）。住宅情報提供処理結果とは、例えば、“所在地＝台東区”である物件の一覧表のウェブページを生成し表示する等である。一覧表には、物件を撮像した画像データを含むＰＤＦファイルのリンク等を含む。

このように、新たに販売・賃貸する物件を撮像した画像を含むＰＤＦファイルに住宅情報提供システムで必要なデータが埋込まれているため、住宅情報提供システムは、容易に不動産物件情報を提供することができ、ウェブページを自動生成することも可能となる。

バックヤードシステム３００が口座開設者管理システムである場合について説明する。利用者である口座開設者が情報端末装置２００で撮像する対象は、運転免許証等の本人確認書面であり、本人確認書面の画像を含むＰＤＦファイルには、口座開設者の自書データと、付加データとして口座開設者を識別するユーザＩＤ、氏名、日時、メモ等を記憶する。ＰＤＦファイル記憶部１２０には、口座開設者が所持する情報端末装置２００から送信されたＰＤＦファイルを記憶する。

例えば口座開設者の本人確認書面を管理する場合を説明する。ＰＤＦファイルデータ取得処理において、操作表示部１０５は、バックヤードシステム名“口座開設者管理システム”、検索条件“日付＝平成２８年２月”の入力を受付ける（ステップＳ７０１）。ＰＤＦファイル検索部１０４は、“日付＝平成２８年２月”に合致するＰＤＦファイルを抽出する（ステップＳ７０２）。

ＰＤＦファイル検索部１０４は、バックヤードシステム名“口座開設者管理システム”に対応付けられた項目名（例えば、日時、ユーザＩＤ、氏名）をバックヤードシステム項目名記憶部１３０から取得する（ステップＳ７０３）。ＰＤＦファイル検索部１０３は、抽出したＰＤＦファイルから項目名ごとの項目値を取得する（ステップＳ７０４）。送受信部１０１は、項目名ごとの項目値と、ＰＤＦファイルとを対応付けてバックヤードシステム３００に送信する（ステップＳ７０５）。

バックヤードシステム３００は、項目名ごとの項目値、ＰＤＦファイルを受信し（ステップＳ７０６）、口座開設者管理処理を実行する（ステップＳ７０７）。バックヤードシステム３００は、口座開設者管理処理結果を表示部に表示する（ステップＳ７０８）。口座開設者管理処理とは、例えば平成２８年２月口座開設者一覧表であり、一覧表には、日付順に氏名とユーザＩＤと本人確認書面の画像を含むＰＤＦファイルのサムネイルが表示され、ＰＤＦファイルのリンクとが記述されている等である。

このように、口座開設者が本人確認書面を撮像した画像データと自書の画像データを含むＰＤＦファイルを口座開設者管理システムで管理することによって、口座開設者にとっては本人確認書面を不正に利用されることを防止することができ、金融期間等にとっては本人確認書面を容易に管理することができる。

さらに、ＰＤＦファイルに対する電子署名・タイムスタンプを付与しているため、撮像した画像および自書の改ざんを検知することが可能となり、ＰＤＦファイルの信頼性を向上することができる。

また、撮像対象の画像データおよび自書の画像データを含むＰＤＦファイルは、ＰＤＦファイルであるため、特別なデータ管理用システムやソフトウェアを準備することなく、広く配布されているＰＤＦリーダによって表示することができ、その内容を容易に確認することができる。

上述した実施例のＰＤＦファイル管理サーバ１００、情報端末装置２００は、装置全体の制御を行うＣＰＵ（Central Processing Unit）等の制御装置と、各種データや各種プログラムを記憶するＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）等の主記憶装置と、各種データや各種プログラムを記憶するＨＤＤ（Hard Disk Drive）やＤＶＤ（Digital Versatile Disc）ドライブ装置等の外部記憶装置と、外部のコンピュータと通信を行う通信制御装置と、これらを接続するバスとを備えており、通常のコンピュータを利用したハードウェア構成となっている。ＣＰＵがプログラムをＨＤＤから読み出しＲＡＭに展開し、動作させることによって、上述した機能や処理を実現する。各記憶部は、ＲＡＭ上に構成するほか、ＨＤＤ、光ディスク、メモリカードなどの一般的に利用されているあらゆる記憶媒体によって構成することができる。

また、ＰＤＦファイル管理サーバ１００、情報端末装置２００で動作する、上述した機能や処理を実現するプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ等のコンピュータで読取り可能な記憶媒体に記録して提供することもでき、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供することもできる。

上述した機能や処理を実現するプログラムは、ＡＰＩ（Application Programming Interface）、ＳａａＳ（Software as a Service）、クラウドコンピューティングという利用形態で提供してもよい。

また、図示したＰＤＦファイル管理サーバ１００、情報端末装置２００の構成要素は、必ずしも物理的に図示のように構成されている必要はない。すなわち、これらの装置の具体的態様は図示のものに限られず、その全部または一部を、各種の負荷や使用状況などに応じて、任意の単位で機能的または物理的に分割、統合、入替え、変形または削除して構成することができる。

１…ネットワーク、１０…ＰＤＦファイル管理システム、１００…ＰＤＦファイル管理サーバ、１０１…送受信部、１０２…ＰＤＦファイル生成部、１０３…電子署名部、１０４…ＰＤＦファイル検索部、１０５…操作表示部、１０６…ウェブページ生成部、１１０…レイアウトテンプレート記憶部、１２０…ＰＤＦファイル記憶部、１３０…バックヤードシステム項目名記憶部、２００…情報端末装置、２０１…送受信部、２０２…操作表示部、２０３…撮像部、２０４…画像データ整形部、２０５…自書データ生成部、３００…バックヤードシステム

Claims (9)

1. 情報端末装置と、前記情報端末装置とネットワークを介して接続するサーバとからなるＰＤＦファイル管理システムにおいて、
   前記情報端末装置は、
   フォーマット種別の入力を受付けるフォーマット種別受付手段と、
   前記フォーマット種別受付手段によって受付けた前記フォーマット種別に応じたウェブページを表示する表示手段と、
   前記ウェブページに含まれる撮像領域を指示することで対象を撮像し、前記対象の画像データを生成する撮像手段と、
   前記ウェブページに含まれる自書領域で受付けた自書から自書データを生成する自書データ生成手段と、
   前記ウェブページに含まれる付加データ入力領域で付加データを受付ける付加データ受付手段と、
   前記画像データと、前記自書データと、前記付加データとを前記サーバに送信する送信手段と、
   前記サーバは、
   前記情報端末装置から受信した、前記画像データと、前記自書データと、前記付加データとを所定のレイアウトテンプレートに基づいて成形したＰＤＦファイルを生成するＰＤＦファイル生成手段と、
   を備えることを特徴とするＰＤＦファイル管理システム。
2. 情報端末装置とネットワークを介して接続するＰＤＦファイル管理サーバにおいて、
   前記情報端末装置で受付けたフォーマット種別に応じたウェブページを生成するウェブページ生成手段と、
   前記ウェブページ生成手段によって生成した前記ウェブページを前記情報端末装置に送信するウェブページ送信手段と、
   前記ウェブページに含まれる撮像領域を指示することで対象を撮像した画像データと、前記ウェブページに含まれる自書領域で受付けた自書から生成した自書データと、前記ウェブページに含まれる付加データ入力領域で受付けた付加データと、を前記情報端末装置から受信する受信手段と、
   前記情報端末装置から受信した、前記画像データと、前記自書データと、前記付加データとを所定のレイアウトテンプレートに基づいて成形したＰＤＦファイルを生成するＰＤＦファイル生成手段と、
   を備えることを特徴とするＰＤＦファイル管理サーバ。
3. 前記ＰＤＦファイル生成手段によって生成した前記ＰＤＦファイルに対し電子署名またはタイムスタンプを付与する電子署名手段、をさらに備えることを特徴とする請求項２に記載のＰＤＦファイル管理サーバ。
4. 前記ウェブページは、前記付加データ入力領域で受付けた前記付加データをチェックする処理を含むこと、を特徴とする請求項２または請求項３に記載のＰＤＦファイル管理サーバ。
5. フォーマット種別の入力を受付けるフォーマット種別受付手段と、
   前記フォーマット種別受付手段によって受付けた前記フォーマット種別に応じたウェブページを表示する表示手段と、
   前記ウェブページに含まれる撮像領域を指示することで対象を撮像し、前記対象の画像データを生成する撮像手段と、
   前記ウェブページに含まれる自書領域で受付けた自書から自書データを生成する自書データ生成手段と、
   前記ウェブページに含まれる付加データ入力領域から、項目を識別する項目名と、前記項目名の値である項目値とを対応付けた付加データを受付ける付加データ受付手段と、
   前記画像データと前記自書データと前記付加データとを送信する送信手段と、を有する情報端末装置とネットワークを介して接続し、
   前記情報端末装置から受信した、前記画像データと、前記自書データと、前記付加データとを所定のレイアウトテンプレートに基づいて成形したＰＤＦファイルを生成するＰＤＦファイル生成手段と、
   前記ＰＤＦファイル生成手段によって生成した前記ＰＤＦファイルをＰＤＦファイル記憶手段に格納するＰＤＦファイル格納手段と、を有するＰＤＦファイルデータ取得サーバにおいて、
   バックヤードシステムを識別するバックヤードシステム名と、前記バックヤードシステムで用いる項目名と、を対応付けて記憶するバックヤードシステム項目名記憶手段と、
   前記バックヤードシステム名と前記ＰＤＦファイルを検索する検索条件を受付ける検索条件受付手段と、
   前記検索条件に合致する前記ＰＤＦファイルを前記ＰＤＦファイル記憶手段から検索するとともに、前記バックヤードシステム名に対応付けられた前記項目名を前記バックヤードシステム項目名記憶手段から取得し、前記ＰＤＦファイル記憶手段から検索された前記ＰＤＦファイルから、前記付加データとして記憶する前記項目名ごとの項目値を取得するＰＤＦファイル検索手段と、
   前記ＰＤＦファイル検索手段によって取得した前記項目名ごとの項目値と、前記ＰＤＦファイルとを対応付けて前記バックヤードシステムに送信する送信手段と、
   を備えることを特徴とするＰＤＦファイルデータ取得サーバ。
6. 情報端末装置とネットワークを介して接続するＰＤＦファイル管理サーバによって実行されるＰＤＦファイル管理方法であって、
   前記情報端末装置で受付けたフォーマット種別に応じたウェブページを生成するウェブページ生成ステップと、
   前記ウェブページ生成ステップによって生成した前記ウェブページを前記情報端末装置に送信するウェブページ送信ステップと、
   前記ウェブページに含まれる撮像領域を指示することで対象を撮像した画像データと、前記ウェブページに含まれる自書領域で受付けた自書から生成した自書データと、前記ウェブページに含まれる付加データ入力領域で受付けた付加データと、を前記情報端末装置から受信する受信ステップと、
   前記情報端末装置から受信した、前記画像データと、前記自書データと、前記付加データとを所定のレイアウトテンプレートに基づいて成形したＰＤＦファイルを生成するＰＤＦファイル生成ステップと、
   を含むことを特徴とするＰＤＦファイル管理方法。
7. 請求項５に記載するＰＤＦファイルデータ取得サーバで前記ＰＤＦファイル記憶手段に格納された前記ＰＤＦファイルからデータを取得するＰＤＦファイルデータ取得方法であって、
   バックヤードシステムを識別するバックヤードシステム名と、前記バックヤードシステムで用いる項目名と、を対応付けて記憶するバックヤードシステム項目名記憶手段を備えるコンピュータに、
   前記バックヤードシステム名と前記ＰＤＦファイルを検索する検索条件を受付ける検索条件受付ステップと、
   前記検索条件に合致する前記ＰＤＦファイルを前記ＰＤＦファイル記憶手段から検索するとともに、前記バックヤードシステム名に対応付けられた前記項目名を前記バックヤードシステム項目名記憶手段から取得し、前記ＰＤＦファイル記憶手段から検索された前記ＰＤＦファイルから、前記付加データとして記憶する前記項目名ごとの項目値を取得するＰＤＦファイル検索ステップと、
   前記ＰＤＦファイル検索手段によって取得した前記項目名ごとの項目値と、前記ＰＤＦファイルとを対応付けて前記バックヤードシステムに送信する送信ステップと、
   を含むことを特徴とするＰＤＦファイルデータ取得方法。
8. 情報端末装置とネットワークを介して接続するＰＤＦファイル管理サーバに、
   前記情報端末装置で受付けたフォーマット種別に応じたウェブページを生成するウェブページ生成ステップと、
   前記ウェブページ生成ステップによって生成した前記ウェブページを前記情報端末装置に送信するウェブページ送信ステップと、
   前記ウェブページに含まれる撮像領域を指示することで対象を撮像した画像データと、前記ウェブページに含まれる自書領域で受付けた自書から生成した自書データと、前記ウェブページに含まれる付加データ入力領域で受付けた付加データと、を前記情報端末装置から受信する受信ステップと、
   前記情報端末装置から受信した、前記画像データと、前記自書データと、前記付加データとを所定のレイアウトテンプレートに基づいて成形したＰＤＦファイルを生成するＰＤＦファイル生成ステップと、
   を実行させることを特徴とするＰＤＦファイル管理プログラム。
9. 請求項７に記載の方法をコンピュータに実行させることを特徴とするＰＤＦファイルデータ取得プログラム。

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