JP6136838B2 - プログラム、転送方法、転送装置及びウェブメールシステム - Google Patents
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Description
実施の形態1は、電子化された会議資料を、電子メールを用いて社内グループのメンバに配布することにより、情報の共有化を図る社内電子メールシステムに関する。
なお、端末装置40は、コンピュータ及び転送装置に対応する。
なお、CPU41は、抽出部、参照部、判定部、出力部、取得部、複製部、保存部、記憶制御部及び更新部に対応する。
なお、ハードディスク44は記憶部に、OSプログラム4OSPは他のプログラムに対応する。
添付ファイル管理データ4Tは、電子メールに添付されたファイルを管理するための情報を格納するデータである。また、1の添付ファイル管理データ4Tは、1の受信者のメールアドレスと対応付けられているものとする。添付ファイル管理データ4Tの詳細については、後述する。
また、ハードディスク44には、記憶領域であるメールボックス4Bが格納されている。ここでのメールボックス4Bは、端末装置40が受信した電信メールと、端末装置40が送信した送信済みの電子メールとを保存する記憶領域である。メールボックス4Bは、ハードディスク44上の予め決められたパスに所在する。
なお、操作部47は、受付部、保存先受付部及び要求受付部に対応する。
図3は、端末装置40の機能構成例を示す機能ブロック図である。端末装置40の各機能部は、ハードディスク44に記憶されたプログラム4Pと、CPU41、RAM43、ハードディスク44等のハードウェア資源とが協働して動作することにより実現される。端末装置40は、通信部401、オープン部402、複製部403、保存先受付部404、保存部405、転送受付部406、抽出部407、記憶制御部408、取得部409、判定部410、出力部411及びファイル管理部412の各機能部を含む。
なお、記憶制御部408は、参照部に対応する。
添付ファイル管理データ4Tのデータは、メッセージID及び添付ファイル名をキーとし、メッセージID及び添付ファイル別に管理される。そのため、電子メールにおける添付ファイルの数が例えば1つの場合、添付ファイル管理データ4Tに登録されるレコードの数は1件である。電子メールにおける添付ファイルの数が例えば2つの場合、添付ファイル管理データ4Tに登録されるレコードの数は2件である。
取得部409は、添付ファイルや複製ファイルのプロパティを、オペレーティングシステムが有するファイルシステムから取得する機能部であり、ハードウェアのCPU41に対応する。複製ファイルのプロパティは、作成日時、更新日時及びアクセス日時を含む。作成日時は、複製ファイルがハードディスク44に新規保存された日時である。すなわち、作成日時は、例えばユーザが添付ファイルを保存先へコピー&ペーストした保存日時と同一である。また、作成日時は、添付ファイルが複製されていない場合、該添付ファイルが添付された電子メールをユーザが受信した日時である。
なお、出力部411は、警告情報を音声情報としてスピーカに出力してもよい。
社内グループのメンバが集まり、業務に関する会議を開いたものとする。ここで、メンバの一人であるユーザが、会議を欠席したメンバに、会議の資料を配布する場合を考える。
転送画面1fは、差出人ラベル11lbl、宛先ボタン11btn、宛先テキストボックス11txt、添付ファイルラベル12lbl、件名テキストボックス12txt、電子メール閲覧画面10f及び送信ボタン12btnを含む。
一方、ユーザは、宛先及び/又は添付ファイルが不適切であると認識した場合、複合機20を利用したスキャニング操作や、宛先の選択又は入力等、不適切な点を解消するために、必要な操作をやり直す。これにより、端末装置40は、ユーザによる不適切な添付ファイルの配布を防止することができる。
図8は、電子メールメイン処理の手順の一例を示すフローチャートである。電子メールメイン処理は、4つのサブルーチン処理を含む。
オープン部402は、ステップS1で閲覧が指示された電子メールに添付ファイルが添付されているか否かを判定する(ステップS201)。オープン部402は、閲覧が指示された電子メールに添付ファイルが添付されていないと判定した場合(ステップS201:NO)、ステップS213に処理を進める。オープン部402により閲覧が指示された電子メールに添付ファイルが添付されていると判定された場合(ステップS201:YES)、抽出部407は閲覧が指示された電子メールのヘッダからメッセージID及び添付ファイル名を抽出する(ステップS202)。なお、ステップS202において、抽出部407は、抽出したメッセージID及び添付ファイル名をRAM43に記憶する。CPU41は、以降のステップにおいて、メッセージID及び添付ファイル名を参照する必要が生じた場合、RAM43からメッセージID及び添付ファイル名を取得する。
出力部411は、ステップS3で転送指示を受け付けた電子メールを転送するための転送画面1fを表示部46に表示する(ステップS401)。オープン部402は、転送指示を受け付けた電子メールに添付ファイルが添付されているか否かを判定する(ステップS402)。オープン部402は、転送指示を受け付けた電子メールに添付ファイルが添付されていないと判定した場合(ステップS402:NO)、処理を終了する。
なお、ステップS405で、レコードのオープン有無が「有」でないと判定した場合、ステップS406〜S409の処理を実行せずに、すなわち、複製ファイルに対するオープンの有無を考慮せずに、ステップS410の処理を実行することも考えられる。
CPU41は、新規メールを作成するための新規作成画面(図示せず)を表示する(ステップS61)。当該新規作成画面は、新規メールを保存するための保存ボタン、宛先を指定するための画面部品、新規メールを送信するための送信ボタン、ファイルを添付するための画面部品等を含む。CPU41は、一定時間間隔で新規作成画面に入力された本文、宛先等をハードディスク44に一時的に保存する(ステップS62)。
なお、CPU41は、新規メールにてファイルが添付された場合、当該ファイル名もハードディスク44に保存する。
ステップS64以降、ユーザは新規作成画面の送信ボタンを押下するか、新規作成画面をクローズする操作をする。
通信部401は、転送画面1fの送信ボタン12btn又は新規作成画面の送信ボタンが押下されたか否かを判定する(ステップS71)。通信部401は、転送画面1fの送信ボタン12btn及び新規作成画面の送信ボタンが押下されていないと判定した場合(ステップS71:NO)、処理を終了する。通信部401は、転送画面1fの送信ボタン12btn又は新規作成画面の送信ボタンが押下されたと判定した場合(ステップS71:YES)、選択された電子メールの送信又は転送を実行する(ステップS72)。通信部401は、送信した送信済み電子メールを送信元のメールアドレスに対応するメールボックス4Bに保存し(ステップS73)、処理を終了する。
ユーザは、受信した電子メールにファイルが添付されている場合、当該ファイルを自身が管理するPCの作業フォルダ、自身に割り当てられたファイルサーバのフォルダ等にコピー&ペーストする場合がある。それは、添付ファイルをファイル毎に分類して管理したり、複製・保存したファイルを編集したりするためである。その後、ユーザは、添付ファイルそのもの又はコピー&ペーストした複製ファイルをオープンすることもあれば、オープンしないこともある。ユーザは、他者と情報を共有化するために、受信した電子メールを他者へ転送する場合、電子メールに添付されているファイルと、コピー&ペーストした複製ファイルとのどちらについても、その内容を確認せずに転送することがある。その場合、不適切なファイルが添付された電子メールが誤って送信される虞がある。本実施の形態1によれば、端末装置40は、添付ファイル及び複製ファイルのいずれもがオープンされていない場合、ユーザに警告を発することで、ユーザによる確認がなされていないファイルが添付された電子メールの転送を防止することができる。
実施の形態2は、ウェブメールサーバが受信した電子メールに添付されたファイルを、電子メールを介して友人グループに配布することにより、情報の共有化を図るウェブメールシステムに関する。
なお、実施の形態2において、実施の形態1と同様である構成要素には同一の参照番号を付してその詳細な説明を省略する。
ウェブメールサーバ50は、他のウェブメールサーバ60及びメールサーバ70と電子メールの送受信を行う。
他のウェブメールサーバ60は、ウェブメールサーバ50及びメールサーバ70と電子メールの送受信を行う。メールサーバ70は、ウェブメールサーバ50及び他のウェブメールサーバ60と電子メールの送受信を行う。
端末装置40は、ウェブメールサーバ50と情報の送受信を行う。ファイルが添付された電子メールを友人グループに転送するユーザは、端末装置40の使用者である。
PC80は、ウェブメールサーバ50、他のウェブメールサーバ60又はメールサーバ70と情報の送受信を行う。ユーザが転送した電子メールを受け取る友人グループのメンバは、PC80の使用者である。
なお、CPU51は、抽出部及び複製部に対応する。
プログラム5Pは、ウェブメールソフトウェアを含む。
添付ファイル送信管理データ5Tは、電子メールに添付されたファイルの内容を表示する画面に対応する画面情報を端末装置40へ送信したか否かを管理するデータである。1の添付ファイル送信管理データ5Tは、1のユーザのメールアドレスと対応付けられているものとする。添付ファイル送信管理データ5Tの詳細については、後述する。
ハードディスク54には、記憶領域であるメールボックス5Bが格納されている。ここでのメールボックス5Bは、ユーザのメールアドレスと対応付けた状態で、受信した電信メールと、送信済みの電子メールとを保存する記憶領域である。メールボックス5Bは、ハードディスク54上の予め決められたパスに所在する。
なお、通信部59は、送信部及び受信部に対応する。
図17は、端末装置40及びウェブメールサーバ50の機能構成例を示す機能ブロック図である。端末装置40の各機能部は、ハードディスク44に記憶されたプログラム4Pと、CPU41、RAM43、ハードディスク44等のハードウェア資源とが協働して動作することにより実現される。ウェブメールサーバ50の各機能部は、ハードディスク54に記憶されたプログラム5Pと、CPU51、RAM53、ハードディスク54等のハードウェア資源とが協働して動作することにより実現される。
端末装置40は、表示制御部413及び要求受付部414を含む。表示制御部413は、ハードウェアのCPU41及びソフトウェアのブラウザプログラム400Pに対応する。表示制御部413は、通信部401がウェブメールサーバ50から受信した画面情報に対応する画面を表示部46に表示する。要求受付部414は、ハードウェアのCPU41に対応し、添付ファイルの複製ファイルをウェブメールサーバ50から端末装置40へダウンロードする要求を受け付ける機能部である。
通信部501は、ハードウェアのCPU51及び通信部59に対応する機能部である。通信部501は、他のウェブメールサーバ60及びメールサーバ70から電子メールを受信し、受信した電子メールを該電子メールの受信者のメールアドレスと対応付けられているメールボックス5Bに保存する。通信部501は、他のウェブメールサーバ60又はメールサーバ70へ電子メールを送信し、送信した送信済み電子メールを該電子メールの送信者のメールアドレスと対応付けられているメールボックス5Bに保存する。
なお、ブラウザが表示する画面に対応する画面情報は、例えばHTMLファイルである。しかし、ブラウザが表示する画面に対応する画面情報は、静止画像ファイル、動画像ファイル、テキストファイル、ワードプロセッサ用のファイル、表計算ソフト用のファイル等も含む。端末装置40のブラウザプログラム400Pは、これらのファイルをウェブメールサーバ50からダウンロードすることができるが、ダウンロードしたこれらのファイルをオープンして、その内容をブラウザの画面に表示することもできる。端末装置40がウェブメールサーバ50からダウンロードしたファイルの内容を表示部46に表示する場合、生成部502が生成する画面情報には、当該ファイルも含まれる。
添付ファイル送信管理データ5Tのデータは、メッセージID及び添付ファイル名をキーとし、メッセージID及び添付ファイル別に管理される。そのため、電子メールにおける添付ファイルの数が例えば1つの場合、添付ファイル送信管理データ5Tに登録されるレコードの数は1件である。電子メールにおける添付ファイルの数が例えば2つの場合、添付ファイル送信管理データ5Tに登録されるレコードの数は2件である。
図19及び図20は、ウェブメールメイン処理の手順の一例を示すフローチャートである。ウェブメールメイン処理は、ウェブメールサーバ50が受信した電子メールの内容を端末装置40の表示部46に表示する処理である。ウェブメールメイン処理は、3つのサブルーチン処理を含む。第一のサブルーチン処理は、添付ファイルの内容を端末装置40の表示部46に表示する添付ファイル表示処理である。第二のサブルーチン処理は、端末装置40がウェブメールサーバ50から添付ファイルをダウンロードする添付ファイルダウンロード処理である。第三のサブルーチン処理は、電子メールを転送するメール転送処理である。
端末装置40の通信部401は、電子メールのメッセージID及び添付ファイル名と共に、添付ファイルの表示要求をウェブメールサーバ50へ送信する(ステップS901)。
ウェブメールサーバ50の通信部501は、メッセージID及び添付ファイル名と共に、添付ファイルの表示要求を端末装置40から受信する(ステップS902)。記憶制御部504は、受信したメッセージID及び添付ファイル名に対応する添付ファイル送信管理データ5Tのレコードに、送信有無の値として「有」を設定し、当該レコードを更新する(ステップS903)。
CPU41は、電子メールのメッセージID及び添付ファイル名と共に、添付ファイルのダウンロード要求をウェブメールサーバ50へ送信する(ステップS1001)。
端末装置40のCPU41は、受け付けた転送指示の対象である電子メールにファイルが添付されているか否かを判定する(ステップS1101)。ステップS1101において、CPU41は、ステップS812でRAM43に記憶したメッセージIDと添付ファイル名とを参照することにより、ファイルが添付されているか否かを判定する。CPU41は、RAM43にメッセージIDのみが記憶されている場合、電子メールにファイルは添付されていないと判定する。CPU41は、RAM43にメッセージID及び添付ファイル名が記憶されている場合、電子メールにファイルが添付されていると判定する。
通信部501は、生成した画面情報を端末装置40へ送信する(ステップS1118)。
ユーザは、ウェブメールサーバ50から添付ファイルの複製ファイルをダウンロードし、ダウンロードした複製ファイルを自身が管理するPCの作業フォルダ、自身に割り当てられたファイルサーバのフォルダ等に保存する場合がある。しかし、ユーザは、ダウンロードした複製ファイルの内容を確認せずに、受信した電子メールを転送する虞がある。しかし、ウェブメールシステム100は、複製ファイルがオープンされていない場合、ユーザに警告を発することで、ユーザによる確認がなされていないファイルが添付された電子メールの転送を防止することができる。
その場合、添付ファイルもしくは複製ファイルをオープンもしくはアクセスしたユーザの識別情報を、添付ファイル管理データ4Tで添付ファイル毎に格納してもよい。もしくは、取得部409は、複製ファイルのプロパティ情報と併せて、複製ファイルにアクセスしたユーザの識別情報を取得してもよい。そして、添付ファイル又は複製ファイルに対するオープンが「有」である場合、さらに、「有」と対応づけられているファイルをオープンしたユーザの識別情報を特定し、特定したユーザの識別情報に示されるユーザが、メールの転送処理を行おうとしている転送元アドレスに示されるユーザと同一であるかを確認してもよい。ここで、ファイルをオープンしたユーザと、メールの転送処理を行おうとしているユーザとを同一とみなすことができる場合、転送処理を継続し、同一とみなすことができない場合、警告画面2fを出力することが考えられる。
ファイルが添付された電子メールを転送する処理を、記憶部にアクセス可能なコンピュータに実行させるプログラムにおいて、
ファイルが添付された電子メールの転送指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メールの識別情報及びファイルの識別情報を夫々抽出し、
前記ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報、該電子メールの識別情報及びファイルの識別情報が対応付けて記憶された前記記憶部の内容を、抽出した前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報に基づいて参照し、
参照した前記ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該ファイルがオープン済みか否かを判定し、
前記ファイルがオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する
処理をコンピュータに実行させるプログラム。
前記記憶部には、前記ファイルが複製された複製ファイルについて、ユーザによりアクセスされたことを示す情報も、前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報と対応付けて予め記憶されており、
前記記憶部の内容を参照する処理は、抽出した前記各識別情報に基づいて、前記複製ファイルについてのアクセスされたことを示す情報を参照し、
前記判定する処理は、参照した前記複製ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該複製ファイルがオープン済みか否かも判定し、
前記出力する処理は、前記ファイルと前記複製ファイルとのいずれもがオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する
付記1記載のプログラム。
前記記憶部には、更に、前記電子メールの識別情報、前記ファイルの識別情報並びに該ファイルを複製した複製ファイルの保存先及び保存日時が対応づけて予め記憶されており、
前記記憶部の内容を参照する処理は、抽出した前記各識別情報に基づいて、前記複製ファイルの保存先及び保存日時を参照し、
参照した保存先における複製ファイルの、前記アクセスされたことを示す情報である最終アクセス日時を取得し、
前記判定する処理は、取得した前記最終アクセス日時が参照した保存日時よりも新しくない場合、前記複製ファイルはオープン済みでないと判定する
付記2に記載のプログラム。
ファイルが添付された電子メールに対する、該ファイルの複製の指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メール及びファイルの各識別情報を夫々抽出し、
前記ファイルを複製し、
複製した複製ファイルの保存先を受け付け、
複製した複製ファイルを受け付けた保存先に保存し、
抽出した各識別情報、受け付けた保存先及び保存した保存日時を対応付けて前記記憶部に記憶する
付記2又は付記3に記載のプログラム。
前記記憶部には、前記各識別情報、保存先、保存日時及び前記ファイルがオープン済みか否かを示すフラグが対応付けて予め記憶されており、
前記記憶部の内容を参照する処理は、抽出した前記各識別情報に基づいて、前記フラグを参照し、
前記最終アクセス日時を取得する処理は、参照した前記フラグがオープン済みでないことを示す場合、前記最終アクセス日時を取得する
付記3に記載のプログラム。
前記各識別情報、保存先及び保存日時を対応付けて前記記憶部に記憶する処理は、ファイルが添付された電子メールを受信した場合又はファイルが添付された電子メールのオープン指示を受け付けた場合、前記各識別情報、保存先、保存日時及び該ファイルがオープン済みでないことを示すフラグを対応付けて前記記憶部に記憶する
付記4に記載のプログラム。
前記電子メールに添付されたファイルがオープンされた場合、該電子メールから該電子メール及びファイルの各識別情報を夫々抽出し、
抽出した各識別情報に基づいて、前記記憶部に記憶されたフラグをオープン済みに更新する
付記5又は付記6に記載のプログラム。
前記記憶部には、前記複製ファイルの属性が記憶されており、
前記最終アクセス日時を取得する処理は、前記コンピュータに前記複製ファイルに対する操作に基づいて、該複製ファイルの属性を更新する処理を実行させる他のプログラムを介して、前記記憶部から前記最終アクセス日時を取得する
付記3から付記7までのいずれか一つに記載のプログラム。
前記コンピュータは、
画像を表示する表示部と、
入力操作を受け付ける操作部と、
を備え、
前記情報を出力する処理は、前記電子メールに添付されたファイルをオープンするか否かに係る選択画面情報を前記表示部に出力し、
前記操作部により前記ファイルのオープンが選択された場合、該ファイルをオープンする
付記1から付記8までのいずれか一つに記載のプログラム。
前記記憶部には、更に、前記電子メールの識別情報、前記ファイルの識別情報及び該ファイルを複製した複製ファイルの保存先が対応付けて予め記憶されており、
前記記憶部の内容を参照する処理は、抽出した前記各識別情報に基づいて、前記複製ファイルの保存先を参照し、
参照した保存先における複製ファイルの保存日時と、該複製ファイルの、前記アクセスされたことを示す情報である最終アクセス日時とを取得し、
前記判定する処理は、取得した前記最終アクセス日時が前記保存日時よりも新しくない場合、前記複製ファイルはオープン済みでないと判定する
付記2に記載のプログラム。
ファイルが添付された電子メールに対する、該ファイルの複製の指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メールの識別情報及びファイルの識別情報を夫々抽出し、
前記ファイルを複製し、
複製した複製ファイルの保存先を受け付け、
複製した複製ファイルを受け付けた保存先に保存し、
抽出した各識別情報及び受け付けた保存先を対応付けて前記記憶部に記憶する
付記10に記載のプログラム。
前記記憶部には、前記各識別情報、保存先及び前記ファイルがオープン済みか否かを示すフラグが対応付けて予め記憶されており、
前記保存先を参照する処理は、抽出した各識別情報に基づいて、前記記憶部から前記フラグを参照し、
前記保存日時及び最終アクセス日時を取得する処理は、参照した前記フラグがオープン済みでないことを示す場合、前記保存日時及び最終アクセス日時を取得する
付記10又は付記11に記載のプログラム。
前記各識別情報及び保存先を対応付けて前記記憶部に記憶する処理は、ファイルが添付された電子メールを受信した場合又はファイルが添付された電子メールのオープン指示を受け付けた場合、前記各識別情報、保存先及び該ファイルがオープン済みでないことを示すフラグを対応付けて前記記憶部に記憶する
付記11に記載のプログラム。
記憶部にアクセス可能なコンピュータによりファイルが添付された電子メールを転送する転送方法において、
ファイルが添付された電子メールの転送指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メールの識別情報及びファイルの識別情報を夫々抽出し、
電子メールに添付されたファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報、前記電子メールの識別情報及び前記ファイルの識別情報が対応付けて予め記憶された前記記憶部の内容を、抽出した前記電子メールの識別情報及び前記ファイルの識別情報に基づいて参照し、
参照した前記ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該ファイルがオープン済みか否かを判定し、
前記ファイルがオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する
転送方法。
前記記憶部には、前記ファイルが複製された複製ファイルについて、ユーザによりアクセスされたことを示す情報も、前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報と対応付けて予め記憶されており、
抽出した前記各識別情報に基づいて、前記複製ファイルについてのアクセスされたことを示す情報を前記記憶部から参照し、
参照した前記複製ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該複製ファイルがオープン済みか否かも判定し、
前記ファイルと前記複製ファイルとのいずれもがオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する
付記14に記載の転送方法。
ファイルが添付された電子メールを転送する転送装置において、
ファイルが添付された電子メールの転送指示を受け付ける受付部と、
該受付部が前記電子メールの転送指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メールの識別情報及び前記ファイルの識別情報を夫々抽出する抽出部と、
該抽出部が夫々抽出した各識別情報及び前記ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報が対応付けて予め記憶された記憶部と、
前記抽出部が抽出した前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報に基づいて、前記ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報を前記記憶部から参照する参照部と、
該参照部が参照した前記ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該ファイルがオープン済みか否かを判定する判定部と、
該判定部がオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する出力部と
を備える転送装置。
前記記憶部には、前記ファイルが複製された複製ファイルについて、ユーザによりアクセスされたことを示す情報も、前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報と対応付けて予め記憶されており、
前記参照部は、前記抽出部が抽出した前記各識別情報に基づいて、前記複製ファイルについてのアクセスされたことを示す情報を参照し、
前記判定部は、前記参照部が参照した前記複製ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該複製ファイルがオープン済みか否かも判定し、
前記出力部は、前記判定部が前記ファイルと前記複製ファイルとのいずれもがオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する
付記16記載の転送装置。
前記記憶部には、更に、前記電子メールの識別情報、前記ファイルの識別情報並びに該ファイルを複製した複製ファイルの保存先及び保存日時が対応付けて予め記憶されており、
前記参照部は、前記抽出部が抽出した前記各識別情報に基づいて、前記記憶部から前記複製ファイルの保存先及び保存日時を参照し、
前記参照部が参照した保存先における複製ファイルの、前記アクセスされたことを示す情報である最終アクセス日時を取得する取得部を備え、
前記判定部は、前記取得部が取得した前記最終アクセス日時が前記参照部により参照された保存日時よりも新しくない場合、前記複製ファイルはオープン済みでないと判定する
付記17に記載の転送装置。
前記抽出部は、ファイルが添付された電子メールに対する、該ファイルの複製の指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メール及びファイルの各識別情報を夫々抽出し、
前記ファイルを複製する複製部と、
該複製部が複製した複製ファイルを保存する保存先を受け付ける保存先受付部と、
前記複製部が複製した複製ファイルを前記保存先受付部が受け付けた保存先に保存する保存部と、
前記抽出部が抽出した各識別情報、前記保存先受付部が受け付けた保存先及び前記保存部が複製ファイルを保存した保存日時を対応付けて前記記憶部に記憶する記憶制御部と
を更に備える
付記16から付記18までのいずれか一つに記載の転送装置。
ファイルが添付された電子メールの転送指示を送信する端末装置及び該端末装置から受信した転送指示に応じて該ファイルが添付された該電子メールを転送するウェブメールサーバを備えるウェブメールシステムにおいて、
前記ウェブメールサーバは、
受信した電子メールから該電子メールの識別情報及び該電子メールに添付されたファイルの識別情報を夫々抽出する抽出部と、
該抽出部により抽出された各識別情報が含まれた画面情報を前記端末装置へ送信する送信部と
を有し、
前記端末装置は、
前記ウェブメールサーバから各識別情報が含まれた前記画面情報を受信する受信部と、
該受信部が受信した前記画面情報に含まれる一の識別情報に対応するファイルが添付され、かつ他の識別情報に対応する電子メールの転送指示を受け付ける受付部と、
前記各識別情報及び前記ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報が対応付けて予め記憶された記憶部と、
前記受付部が受け付けた転送指示に係る前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報に基づいて、該ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報を前記記憶部から参照する参照部と、
該参照部が参照した前記ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該ファイルにアクセス済みか否かを判定する判定部と、
該判定部がアクセス済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する出力部と
を有する
ウェブメールシステム。
前記記憶部には、前記ファイルが複製された複製ファイルについて、ユーザによりアクセスされたことを示す情報も、前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報と対応付けて予め記憶されており、
前記参照部は、前記各識別情報に基づいて、前記複製ファイルについてのアクセスされたことを示す情報を参照し、
前記端末装置の判定部は、前記参照部が参照した前記複製ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該複製ファイルがオープン済みか否かも判定し、
前記端末装置の出力部は、前記判定部が前記ファイルにアクセス済みでなく、かつ前記複製ファイルがオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する
付記20に記載のウェブメールシステム。
前記端末装置は、
前記ファイルを複製した複製ファイルのダウンロード要求を受け付ける要求受付部と、
該要求受付部がダウンロード要求を受け付けた場合、該ダウンロード要求を前記ウェブメールサーバへ送信する送信部と
を有し、
前記ウェブメールサーバは、
前記ダウンロード要求を前記端末装置から受信する受信部と、
該受信部が前記ダウンロード要求を受信した場合、前記ファイルを複製する複製部と
を有し、
前記ウェブメールサーバの送信部は前記複製部が複製した複製ファイルを前記端末装置へ送信し、
前記端末装置の受信部は前記複製ファイルを前記ウェブメールサーバから受信し、
前記端末装置は、
前記受信部が受信した複製ファイルを保存する保存先を受け付ける保存先受付部と、
前記受信部が受信した複製ファイルを前記保存先受付部が受け付けた保存先に保存する保存部と、
前記各識別情報、前記保存先受付部が受け付けた保存先及び前記保存部が保存した保存日時を対応付けて前記記憶部に記憶する記憶制御部と
を更に有する
付記20又は付記21に記載のウェブメールシステム。
前記記憶部には、前記各識別情報、保存先、保存日時及び前記ファイルの内容を表示する画面に対応する画面情報を前記ウェブメールサーバから受信したか否かを示すフラグが対応付けて予め記憶されており、
前記参照部は、前記各識別情報に基づいて、前記記憶部から前記フラグを参照し、
前記出力部は、前記参照部が参照したフラグが未受信を示し、かつ前記判定部により前記複製ファイルがオープン済みでないと判定された場合、前記ファイルに係る情報を出力する
付記20から付記22までのいずれか一つに記載のウェブメールシステム。
20 複合機
30 メールサーバ
40 端末装置
41 CPU
43 RAM
44 ハードディスク
46 表示部
47 操作部
48 タイマ
49 通信部
50 ウェブメールサーバ
51 CPU
53 RAM
54 ハードディスク
59 通信部
100 ウェブメールシステム
4P プログラム
4OSP OSプログラム
40P プログラム
400P ブラウザプログラム
4T 添付ファイル管理データ
5P プログラム
5T 添付ファイル送信管理データ
Claims (11)
- ファイルが添付された電子メールを転送する処理を、記憶部にアクセス可能なコンピュータに実行させるプログラムにおいて、
ファイルが添付された電子メールの転送指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メールの識別情報及びファイルの識別情報を夫々抽出し、
前記ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報、該電子メールの識別情報及びファイルの識別情報が対応付けて記憶された前記記憶部の内容を、抽出した前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報に基づいて参照し、
参照した前記ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該ファイルがオープン済みか否かを判定し、
前記ファイルがオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルがオープン済みでないことを通知する
処理をコンピュータに実行させるプログラム。 - ファイルが添付された電子メールを転送する処理を、記憶部にアクセス可能なコンピュータに実行させるプログラムにおいて、
ファイルが添付された電子メールの転送指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メールの識別情報及びファイルの識別情報を夫々抽出し、
前記ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報、前記ファイルが複製された複製ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報、前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報が対応付けて記憶された前記記憶部の内容を、抽出した前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報に基づいて参照し、
参照した前記ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該ファイルがオープン済みか否かを判定し、参照した前記複製ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該複製ファイルがオープン済みか否かを判定し、
前記ファイルと前記複製ファイルとのいずれもがオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する
処理をコンピュータに実行させるプログラム。 - 前記記憶部には、更に、前記電子メールの識別情報、前記ファイルの識別情報並びに該ファイルを複製した複製ファイルの保存先及び保存日時が対応づけて予め記憶されており、
前記記憶部の内容を参照する処理は、抽出した前記各識別情報に基づいて、前記複製ファイルの保存先及び保存日時を参照し、
参照した保存先における複製ファイルの、前記アクセスされたことを示す情報である最終アクセス日時を取得し、
前記判定する処理は、取得した前記最終アクセス日時が参照した保存日時よりも新しくない場合、前記複製ファイルはオープン済みでないと判定する
請求項2に記載のプログラム。 - ファイルが添付された電子メールに対する、該ファイルの複製の指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メール及びファイルの各識別情報を夫々抽出し、
前記ファイルを複製し、
複製した複製ファイルの保存先を受け付け、
複製した複製ファイルを受け付けた保存先に保存し、
抽出した各識別情報、受け付けた保存先及び保存した保存日時を対応付けて前記記憶部に記憶する
請求項2又は請求項3に記載のプログラム。 - 前記記憶部には、前記各識別情報、保存先、保存日時及び前記ファイルがオープン済みか否かを示すフラグが対応付けて予め記憶されており、
前記記憶部の内容を参照する処理は、抽出した前記各識別情報に基づいて、前記フラグを参照し、
前記最終アクセス日時を取得する処理は、参照した前記フラグがオープン済みでないことを示す場合、前記最終アクセス日時を取得する
請求項3に記載のプログラム。 - 前記各識別情報、保存先及び保存日時を対応付けて前記記憶部に記憶する処理は、ファイルが添付された電子メールを受信した場合又はファイルが添付された電子メールのオープン指示を受け付けた場合、前記各識別情報、保存先、保存日時及び該ファイルがオープン済みでないことを示すフラグを対応付けて前記記憶部に記憶する
請求項4に記載のプログラム。 - 前記電子メールに添付されたファイルがオープンされた場合、該電子メールから該電子メール及びファイルの各識別情報を夫々抽出し、
抽出した各識別情報に基づいて、前記記憶部に記憶されたフラグをオープン済みに更新する
請求項5又は請求項6に記載のプログラム。 - 前記記憶部には、更に、前記電子メールの識別情報、前記ファイルの識別情報及び該ファイルを複製した複製ファイルの保存先が対応付けて予め記憶されており、
前記記憶部の内容を参照する処理は、抽出した前記各識別情報に基づいて、前記複製ファイルの保存先を参照し、
参照した保存先における複製ファイルの保存日時と、該複製ファイルの、前記アクセスされたことを示す情報である最終アクセス日時とを取得し、
前記判定する処理は、取得した前記最終アクセス日時が前記保存日時よりも新しくない場合、前記複製ファイルはオープン済みでないと判定する
請求項2に記載のプログラム。 - 記憶部にアクセス可能なコンピュータによりファイルが添付された電子メールを転送する転送方法において、
ファイルが添付された電子メールの転送指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メールの識別情報及びファイルの識別情報を夫々抽出し、
電子メールに添付されたファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報、前記電子メールの識別情報及び前記ファイルの識別情報が対応付けて予め記憶された前記記憶部の内容を、抽出した前記電子メールの識別情報及び前記ファイルの識別情報に基づいて参照し、
参照した前記ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該ファイルがオープン済みか否かを判定し、
前記ファイルがオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルがオープン済みでないことを通知する
転送方法。 - ファイルが添付された電子メールを転送する転送装置において、
ファイルが添付された電子メールの転送指示を受け付ける受付部と、
該受付部が前記電子メールの転送指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メールの識別情報及び前記ファイルの識別情報を夫々抽出する抽出部と、
該抽出部が夫々抽出した各識別情報及び前記ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報が対応付けて予め記憶された記憶部と、
前記抽出部が抽出した前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報に基づいて、前記ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報を前記記憶部から参照する参照部と、
該参照部が参照した前記ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該ファイルがオープン済みか否かを判定する判定部と、
該判定部がオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルがオープン済みでないことを通知する出力部と
を備える転送装置。 - ファイルが添付された電子メールの転送指示を送信する端末装置及び該端末装置から受信した転送指示に応じて該ファイルが添付された該電子メールを転送するウェブメールサーバを備えるウェブメールシステムにおいて、
前記ウェブメールサーバは、
受信した電子メールから該電子メールの識別情報及び該電子メールに添付されたファイルの識別情報を夫々抽出する抽出部と、
該抽出部により抽出された各識別情報が含まれた画面情報を前記端末装置へ送信する送信部と
を有し、
前記端末装置は、
前記ウェブメールサーバから各識別情報が含まれた前記画面情報を受信する受信部と、
該受信部が受信した前記画面情報に含まれる一の識別情報に対応するファイルが添付され、かつ他の識別情報に対応する電子メールの転送指示を受け付ける受付部と、
前記各識別情報及び前記ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報が対応付けて予め記憶された記憶部と、
前記受付部が受け付けた転送指示に係る前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報に基づいて、該ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報を前記記憶部から参照する参照部と、
該参照部が参照した前記ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該ファイルがオープン済みか否かを判定する判定部と、
該判定部がオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルがオープン済みでないことを通知する出力部と
を有する
ウェブメールシステム。
Priority Applications (1)
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JP2013212255A JP6136838B2 (ja) | 2013-10-09 | 2013-10-09 | プログラム、転送方法、転送装置及びウェブメールシステム |
Applications Claiming Priority (1)
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-
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