JP6107524B2

JP6107524B2 - 文書管理装置及び文書管理プログラム

Info

Publication number: JP6107524B2
Application number: JP2013163765A
Authority: JP
Inventors: 康将板倉
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2013-08-07
Filing date: 2013-08-07
Publication date: 2017-04-05
Anticipated expiration: 2033-08-07
Also published as: JP2015032281A

Description

本発明は文書管理装置及び文書管理プログラムに関する。

文書管理システムを長期間運用すると格納される文書数が増加し、サーバーのディスク容量が不足する状況に陥る。この場合、システムに文書が登録できなくなるため、システムの安定した運用を妨げる要因となる。

この対策の１つとして、ディスクを増設して空き容量を確保すれば文書を登録可能な状態に復旧することはできる。しかし、この対策は金銭的コストを伴う点で容易ではない。

他の対策として下記特許文献に開示される技術がある。特許文献１の技術では、文書管理システムに登録されている文書のうち一定期間アクセスされていない文書を不要と判断し、その文書をデータ圧縮することでディスク容量を削減する。データ圧縮による削減容量は不要文書の割合に依存する。

ここで、削減容量は不要文書と判断するアクセス間隔の閾値の設定の仕方で調節できる。例えば、ユーザーが頻繁に使用する文書も不要と判断されるように閾値を設定すれば削減容量を増やすことができる。一方、頻繁に使用する文書を圧縮するとアクセスするたびに解凍処理が発生する。そのため、スループットが低下し利便性が損なわれ、またシステム全体の負荷が大きくなる。

また、特許文献２に示されるように利用度が低い文書を削除しても容量削減を図ることができる。ここで、昨今の文書管理システムにおいては、削除した文書の内容を後々、証跡情報から追跡できることが求められることが多い。そのため文書を削除する場合には、文書の内容を把握できる情報を残す配慮が求められる。

特開平９−２１９６４７号公報特開平９−１２８２７６号公報

本発明は、データ圧縮により格納文書数を増加させつつ、解凍処理によるユーザーの利便性の低下やシステム負荷の増大が防止される文書管理装置を提供することを目的とする。

上記課題を解決するため、請求項１に係る発明は、保管対象として入力された対象文書をデータ圧縮して圧縮文書とする文書圧縮手段と、前記圧縮文書のデータを格納する圧縮文書格納手段と、前記対象文書を要約した要約文書を作成する要約文書作成手段と、前記要約文書のデータを格納する要約文書格納手段と、前記圧縮文書に付随する付随情報について検索条件を指定され、前記圧縮文書のうち当該検索条件に該当する目的文書候補を検索する文書検索手段と、前記目的文書候補について、対応する前記要約文書を表示する検索結果表示手段と、を備えることを特徴とする文書管理装置である。

請求項２に係る発明は、前記対象文書のうち予め定めた不要条件を満たす不要文書を判定し廃棄する文書廃棄手段をさらに備え、前記文書廃棄手段は、前記不要文書に対応する前記圧縮文書を前記圧縮文書格納手段から削除する一方、対応する前記要約文書は前記要約文書格納手段に残すこと、を特徴とする請求項１に記載の文書管理装置である。

請求項３に係る発明は、前記圧縮文書の利用状況に応じて、対応する前記要約文書の内容を段階的に縮減する要約文書縮減手段をさらに備えること、を特徴とする請求項１又は請求項２に記載の文書管理装置である。

請求項４に係る発明は、保管対象として入力された対象文書をデータ圧縮して圧縮文書とする文書圧縮手段、前記圧縮文書のデータを格納する圧縮文書格納手段、前記対象文書を要約した要約文書を作成する要約文書作成手段、前記要約文書のデータを格納する要約文書格納手段、前記圧縮文書に付随する付随情報について検索条件を指定され、前記圧縮文書のうち当該検索条件に該当する目的文書候補を検索する文書検索手段、及び、前記目的文書候補について、対応する前記要約文書を表示する検索結果表示手段、としてコンピュータを機能させることを特徴とする文書管理プログラムである。

請求項１及び４に記載の発明によれば、データ圧縮により格納文書数を増加させつつ、解凍処理によるユーザーの利便性の低下やシステム負荷の増大が防止される。

請求項２に記載の発明によれば、削除した文書の証跡情報が残り、かつその容量は元の文書よりも小さい。

請求項３に記載の発明によれば格納文書数が増加する。

本発明の実施形態に係る文書管理システムのハードウェア構成の概要について説明するための図である。図１に示したサーバの機能的構成の一例について説明するための図である。本発明の実施形態に係る文書管理システムにおける文書の登録に関する概略の処理を示すフロー図である。圧縮文書保管部に格納されるデータの模式図である。要約テキスト保管部に格納されるデータの模式図である。本発明の実施形態に係る文書管理システムにおける文書の検索に関する概略の処理を示すフロー図である。検索結果表示部により表示される画面の一例を示す模式図である。本発明の実施形態に係る文書管理システムにおける文書の廃棄に関する概略の処理を示すフロー図である。証跡保管部に格納されるデータの模式図である。廃棄文書表示部により表示される画面の一例を示す模式図である。

以下、本発明の実施の形態（以下実施形態という）について、図面に基づいて説明する。なお、図面については、同一又は同等の要素には同一の符号を付し、重複する説明は省略する。

図１は、本発明の実施形態に係る文書管理システムのハードウェア構成の概要について説明するための図である。図１に示すように、文書管理システム２は、ネットワーク４（例えば、インターネット）を介して接続されたサーバー６及び端末８を有する。なお、図１においては、文書管理システム２は、１つの端末８のみを有しているが、その他複数の端末８を有してもよい。

サーバー６は制御部１０、記憶部１２、通信部１４を含む。制御部１０は例えばＣＰＵ等であって、記憶部１２に格納されたプログラムに従って動作する。記憶部１２はハードディスクで構成される。また記憶部１２はハードディスク以外のＲＯＭやＲＡＭ等の情報記録媒体を含み得る。記憶部１２は管理対象の文書データを保管する他、制御部１０によって実行されるプログラムを保持するためにも用いられ、また、制御部１０のワークメモリとしても動作する。

通信部１４はネットワークインターフェースであって、制御部１０からの指示に応じて、ネットワーク４を介して、情報を送受信する。なお、制御部１０、記憶部１２、通信部１４はそれぞれバス１６を介して接続される。

また、端末８は制御部２０、記憶部２２、通信部２４、表示部２６、操作部２８を含む。同様に、各部２０，２２，２４，２６，２８はバス３０を介して接続される。上述したサーバー６と同様に、制御部２０は例えばＣＰＵであって、記憶部２２に格納されたプログラムに従って動作する。記憶部２２は例えば、ハードディスクやＲＯＭやＲＡＭ等の情報記録媒体で構成され、制御部２０によって実行されるプログラムを保持する情報記録媒体である。また、記憶部２２は制御部２０のワークメモリとしても動作する。

操作部２８は例えば、キーボード、マウス、ボタン等のインターフェースで構成され、文書管理システム２のユーザの指示操作に応じて、当該指示操作の内容を制御部２０に出力する。表示部２６は例えば、液晶ディスプレイ、ＣＲＴディスプレイ、または有機ＥＬディスプレイ等であって、制御部２０からの指示に従い情報を表示する。

なお、上記制御部１０及び２０で処理されるプログラムは、例えば、ネットワークを介して、ダウンロードされて提供されてもよいし、または、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等のコンピュータで読み取り可能な各種の情報記録媒体によって提供されてもよい。なお、上記サーバー６や端末８の構成は一例であってこれに限定されるものではない。

図２は、図１に示したサーバー６の機能的構成の一例について説明するための図である。図２に示すように、サーバー６は、文書登録部５０、要約テキスト作成部５２、文書圧縮部５４、検索結果表示部６０、文書検索部６２、文書解凍部６４、文書廃棄部７０、廃棄文書表示部７２、要約テキスト縮減部８０、圧縮文書保管部９０、要約テキスト保管部９２、証跡保管部９４を含む。ここで図１に示すサーバー６の構成のうち、制御部１０が文書登録部５０、要約テキスト作成部５２、文書圧縮部５４、検索結果表示部６０、文書検索部６２、文書解凍部６４、文書廃棄部７０、廃棄文書表示部７２、要約テキスト縮減部８０として機能し、記憶部１２が圧縮文書保管部９０、要約テキスト保管部９２、証跡保管部９４として機能する。また、文書登録部５０、検索結果表示部６０、廃棄文書表示部７２は図１に示した通信部１４、ネットワーク４を介して端末８と通信可能に接続される。

文書登録部５０は、ユーザーが文書を登録する際のユーザー及びユーザーが操作する端末８とのインターフェース機能を提供する。文書登録部５０はユーザーが端末８から保管対象として入力する文書データを受け付ける。例えば、文書登録部５０は入力された保管対象文書に文書ＩＤを付す。

文書管理システム２は入力された保管対象文書をデータ圧縮した形式で保管すると共に、当該文書の要約テキストを作成して保管する。要約テキスト作成部５２は文書登録部５０から保管対象文書を入力され、当該文書を要約した要約テキストを作成する。要約テキスト作成部５２は保管対象文書からその内容の概要を表す文、単語を抽出したり、概要を表す文を生成したりして、要約テキストを含む要約文書ファイルを作成する。要約テキストの作成手法としては様々なものが研究、開発されており、要約テキスト作成部５２はそれら周知の既存技術を利用する。例えば、要約テキスト作成部５２は、文書の目次を要約テキストとして抽出する。要約テキスト作成部５２は作成した要約文書ファイルを例えば、文書ＩＤと対応付けて要約テキスト保管部９２に格納する。

文書圧縮部５４は保管対象文書をデータ圧縮して圧縮文書とする。例えば、要約テキスト作成部５２が保管対象文書から要約文書ファイルを作成する処理を終えた後、当該保管対象文書を文書圧縮部５４へ渡す。文書圧縮部５４は入力された保管対象文書のデータを当該データより効率が高い方式で符号化してデータ量が減った圧縮文書データを生成し、例えば文書ＩＤと対応付けて圧縮文書保管部９０に格納する。文書圧縮部５４は周知のデータ圧縮方式を用いて保管対象文書データを圧縮する。

文書管理システム２では保管対象文書の一部が選択的に圧縮されるのではなく、文書圧縮部５４は全ての保管対象文書を圧縮する。よって、当該文書の保管に要するディスク容量が減る。ちなみに、１つの保管対象文書に対し、圧縮文書に加え要約テキストも保管されるが、要約テキストは保管対象文書の圧縮によるディスク容量の低減効果を損なわないような容量に作成される。

検索結果表示部６０はユーザーが文書を検索する際のユーザー及びユーザーが操作する端末８とのインターフェース機能を有し、ユーザーから検索条件を含んだ検索要求を受け付け、その要求を処理し検索結果をユーザーに提示する。例えば、検索結果表示部６０は端末８の表示部２６に、検索結果等を示す表示画面データを表示させる。例えば、検索結果には検索条件を満たす文書の一覧が、ユーザーが探す文書の候補（目的文書候補）として示される。

さらに本実施形態では検索結果表示部６０は当該候補のうちユーザーにより選択されたものについて、要約テキスト保管部９２から要約テキストを読み出して表示したり、圧縮文書を解凍する処理を起動したりする。例えば、ユーザーは候補について要約テキストを表示させ、当該要約テキストに基づいて当該候補の内容を確認するか否かを判断する。ユーザーが確認する候補を指定し解凍を指示すると検索結果表示部６０は圧縮文書を解凍した内容を例えば表示する。

検索結果表示部６０は検索要求に対しては、指定された検索条件を文書検索部６２に渡し検索を指示する。また、検索結果表示部６０は検索結果に表示した目的文書候補のうち確認を指示されたものについて、文書解凍部６４に解凍を指示する。

なお、検索結果表示部６０はユーザーから内容を確認したい目的文書候補のダウンロード要求を受け付ける構成としてもよく、当該構成では、検索結果表示部６０はダウンロード要求を受けると、文書解凍部６４にて解凍された文書ファイル、又は圧縮文書保管部９０に格納された圧縮文書ファイルを端末８へ送信する。

ここで、目的文書候補の検索に際しては文書管理システム２は圧縮文書を解凍せずに検索処理を行う。よって、その際に指定される検索条件は圧縮文書の内容そのものに関する条件ではなく、圧縮文書に付随する付随情報に関する条件となる。当該付随情報には文書ＩＤで圧縮文書に対応付けられた要約テキストが含まれる。また、圧縮文書のファイル名や最終アクセス日時などの属性情報を付随情報に含めてもよい。

文書検索部６２は当該付随情報について検索条件を指定されると、圧縮文書のうち当該検索条件に該当するものを検索し、その識別情報、例えば文書ＩＤや圧縮文書の名称を目的文書候補を示す情報として検索結果表示部６０へ出力する。

文書解凍部６４は検索結果表示部６０から例えば、文書ＩＤを指定した解凍指示を受けると、圧縮文書保管部９０から当該文書ＩＤに対応する圧縮文書を読み出し、解凍処理を行って圧縮前の保管対象文書を復元し検索結果表示部６０へ出力する。

上述のように、文書管理システム２は目的文書候補を求める検索処理にて圧縮文書を解凍せず、またユーザーは目的文書候補が所望の文書であるかの判断をまず要約テキストに基づいて行うので圧縮文書の解凍処理が減る。よって、文書管理システム２では解凍処理に伴うサーバー６の処理負荷の増加が軽減される。

文書廃棄部７０は、圧縮文書保管部９０に格納された文書の中から不要な文書を判定する。この判定は例えば定期的に行われる。文書廃棄部７０は不要と判定すると、その圧縮文書を圧縮文書保管部９０から削除すると共に、削除したことを証跡保管部９４に記録する。

ここで、文書廃棄部７０は圧縮文書に対応する要約テキストは削除しない。これにより、文書管理システム２では要約テキストが、削除された文書の内容を後で把握する証跡情報として利用される。要約テキストは一般に元の保管対象文書よりデータ量が少なく、また上述したように圧縮文書によるディスク容量の低減効果を損なわないように作成されるので、要約テキストが削除されず蓄積されてもディスク容量の逼迫は生じにくい。

廃棄文書表示部７２はユーザーが廃棄された圧縮文書に関する情報を取得する際のユーザー及びユーザーが操作する端末８とのインターフェース機能を有し、ユーザーから廃棄文書の情報の表示要求を受け付け当該情報をユーザーに提示する。例えば、廃棄文書表示部７２は証跡保管部９４に格納された廃棄の記録に基づいて、端末８の表示部２６に圧縮文書保管部９０から圧縮文書が削除された保管対象文書の一覧を表示したり、当該一覧にて指定された廃棄文書について要約テキストを表示したりする。

要約テキスト縮減部８０は圧縮文書の利用状況に応じて、対応する要約テキストの内容を段階的に縮減する。例えば、文書廃棄部７０が文書の不使用期間、つまり圧縮文書の最終解凍日時から現在までの経過期間に基づいて圧縮文書の廃棄を決定する構成において、要約テキスト縮減部８０は文書の不使用期間が長くなるにつれ要約テキストの内容を部分的に削除し、圧縮文書の廃棄判定がなされるタイミングに合わせて、要約テキストを証跡情報として必要最低限である内容まで縮減する。また、圧縮文書が廃棄されたタイミングから要約テキストの縮減を開始してもよい。ここで留意すべきことは、要約テキスト縮減部８０は、要約テキスト作成部５２により作成された当初の要約テキストから内容を減らすけれども、完全には削除せず証跡情報として必要な内容は残すということである。

例えば、文書の目次を要約テキストとした場合には、要約テキスト縮減部８０は当該目次を構成する「章」、「節」、「項」などの階層にて下位のものから順次、削除して要約テキストを縮減する。そして、例えば、最終的には目次のうち「章」を表す内容は削除せずに保持する。

上述したように要約テキストの容量は基本的に元の文書や圧縮文書より小さいが、要約テキスト縮減部８０により縮減することで、さらにディスク容量の逼迫が生じにくくなる。

次に処理フロー図及び具体例を用いて文書管理システム２の動作例を説明する。図３は文書の登録に関する概略の処理を示すフロー図である。

ユーザーが端末８からサーバー６へ文書を入力すると（Ｓ１００）、要約テキスト作成部５２が文書の要約テキストを作成し要約テキスト保管部９２へ登録する（Ｓ１０２）。また、文書圧縮部５４が文書を圧縮して圧縮文書保管部９０へ登録する（Ｓ１０４）。

図４は圧縮文書保管部９０に格納されるデータの模式図である。圧縮文書保管部９０には圧縮文書のデータファイル１００が例えば階層構造で格納されると共に、データファイル１００に関する管理情報を記録した圧縮文書管理テーブル１０２が格納される。圧縮文書管理テーブル１０２は圧縮文書のデータファイル１００ごとに例えば、文書ＩＤ１１０、文書タイトル１１２、ファイルパス１１４、最終アクセス日時１１６が対応付けられたレコードを記録する。

図５は要約テキスト保管部９２に格納されるデータの模式図である。要約テキスト保管部９２には要約テキストのデータファイル１５０が例えば階層構造で格納されると共に、データファイル１５０に関する管理情報を記録した要約テキスト管理テーブル１５２が格納される。要約テキスト管理テーブル１５２は要約テキストのデータファイル１５０ごとに例えば、文書ＩＤ１６０、ファイルパス１６２が対応付けられたレコードを記録する。要約テキスト管理テーブル１５２の文書ＩＤ１６０と圧縮文書管理テーブル１０２の文書ＩＤ１１０とは対応しており、或る文書の圧縮文書と要約テキストとには共通の文書ＩＤが付される。

図６は文書の検索に関する概略の処理を示すフロー図である。また、図７は検索結果表示部６０により表示される画面の一例を示す模式図である。検索結果表示部６０はユーザから入力された検索条件を文書検索部６２へ渡し検索を指示する。文書検索部６２は検索を行って、検索結果として得られた文書一覧を検索結果表示部６０へ出力する（Ｓ２００）。検索結果表示部６０は端末８の表示部２６を構成するディスプレイに検索を行うためのユーザーインターフェースとなる画面を表示し、検索結果の文書一覧はその画面に表示される。図７に示す例では、ユーザーが検索語の入力領域１７０に“Ａシステム”を入力してサーバー６へ検索指示した結果、検索結果の文書一覧を示す領域１７２に“Ａシステムマニュアル”等の４つの文書タイトルが表示されている。

ユーザーが検索結果の文書一覧から任意の文書を選択すると（Ｓ２０２）、検索結果表示部６０は、選択された圧縮文書に対応する要約テキストを要約テキスト保管部９２から読み出して画面の要約テキスト表示領域１７４に表示する（Ｓ２０４）。図７に示す例では、ユーザーが検索結果の文書一覧（領域１７２）にて“Ａシステム手順書１”を選択したことにより、要約テキスト表示領域１７４には“Ａシステム手順書１”の要約テキストが表示されている。

ユーザーは画面に表示される要約テキストに基づいて文書一覧の中に所望の文書が存在するか否かを判断する。所望の文書が存在した場合には（Ｓ２０６）、ユーザーは例えば画面に設けられたボタン１７６を操作するなどして検索結果表示部６０へダウンロードを要求する。当該要求を受けた検索結果表示部６０は画面上で選択されている圧縮文書について文書解凍部６４に解凍を指示し、文書解凍部６４は圧縮文書保管部９０から圧縮文書を読み出して解凍し（Ｓ２０８）、検索結果表示部６０は解凍された文書をユーザーに送信する（Ｓ２１０）。ここで、既に述べたように、検索結果の文書一覧に挙げられた目的文書候補のうちユーザーが望むものではないと判断した文書については解凍処理Ｓ２０８は省略され、また送信処理Ｓ２１０も行われない。

図８は文書の廃棄に関する概略の処理を示すフロー図である。文書廃棄部７０は圧縮文書保管部９０に登録されている各圧縮文書について（Ｓ３００）、廃棄対象か否かを判定し（Ｓ３０２）、廃棄対象と判定した場合は当該圧縮文書を圧縮文書保管部９０から削除すると共に、削除したことを証跡保管部９４に記録する（Ｓ３０４）。一方、廃棄対象ではないと判定した文書については（Ｓ３０２）、文書の削除や証跡情報の記録（Ｓ３０４）は行われない。

例えば、文書廃棄部７０は定期的に圧縮文書保管部９０を調べ、圧縮文書管理テーブル１０２に記録される最終アクセス日時に基づいて６ヶ月以上アクセスされていない文書を廃棄対象として検出する。この例では例えば、図４に示す圧縮文書保管部９０に対し、２０１３年４月１日に文書廃棄部７０が図８に示す廃棄処理を実行すると、最終アクセス日時が２０１２年７月４日である「Ａシステム手順書２」（文書ＩＤ＝“ＣＣ”）が廃棄される。具体的には、図４に示す圧縮文書保管部９０の圧縮文書管理テーブル１０２にて文書ＩＤが“ＣＣ”であるレコードが削除されると共に、当該レコードにファイルパス１１４で指定されるデータファイル１００が削除される。図９はこの例に対応して証跡保管部９４に格納されるデータの模式図である。文書廃棄部７０は例えば、文書廃棄部７０が処理を実行した操作日時１８０、操作内容１８２、操作対象の文書のＩＤ１８４、文書タイトル１８６が対応付けられたレコードを証跡保管部９４のテーブルとして記録する。

なお、文書廃棄部７０は例えば、或る文書が他の文書からリンクを張られるなどして参照されている場合には、当該文書自体の不使用期間が廃棄条件を満たしていても参照参照元の文書が廃棄条件を満たしていなければ当該文書を削除しないなどの削除の形態を採用してもよい。このように削除の形態が複数種類設けられている場合などには、操作内容１８２にはその種類を示す情報などを記録してもよい。

ちなみに、既に述べたように文書廃棄部７０は圧縮文書保管部９０に格納された圧縮文書を削除するが、それに対応する要約テキストは削除しない。よって、上述の例では図４に示す圧縮文書保管部９０にて文書ＩＤが“ＣＣ”の圧縮文書を削除しても、図５に示す要約テキスト保管部９２の文書ＩＤが“ＣＣ”の要約テキスト管理テーブル１５２の文書ＩＤが“ＣＣ”であるレコード、及び当該レコードにファイルパス１６２で指定されるデータファイル１５０は残る。

図１０は廃棄文書表示部７２により表示される画面の一例を示す模式図である。廃棄文書表示部７２はユーザーから廃棄文書の情報の表示要求を受け付け、当該情報を証跡保管部９４から読み出して例えば端末８の表示部２６を構成するディスプレイに画面表示する。図１０に示す例では、廃棄文書一覧を示す領域１９０に、図９を用いて説明した例で削除した“Ａシステム手順書２”が表示されている。

ユーザーが廃棄文書一覧から任意の文書を選択すると、廃棄文書表示部７２は選択された圧縮文書に対応する要約テキストを証跡保管部９４に記録された文書ＩＤに基づいて特定して要約テキスト保管部９２から読み出して画面の要約テキスト表示領域１９２に表示する。図１０に示す例では、ユーザーが廃棄文書一覧（領域１９０）にて“Ａシステム手順書２”を選択したことにより、要約テキスト表示領域１９２には“Ａシステム手順書２”の要約テキストが表示されている。

２文書管理システム、４ネットワーク、６サーバー、８端末、１０，２０制御部、１２，２２記憶部、１４，２４通信部、１６，３０バス、２６表示部、２８操作部、５０文書登録部、５２要約テキスト作成部、５４文書圧縮部、６０検索結果表示部、６２文書検索部、６４文書解凍部、７０文書廃棄部、７２廃棄文書表示部、８０要約テキスト縮減部、９０圧縮文書保管部、９２要約テキスト保管部、９４証跡保管部、１００，１５０データファイル、１０２圧縮文書管理テーブル、１５２要約テキスト管理テーブル。

Claims

保管対象として入力された対象文書をデータ圧縮して圧縮文書とする文書圧縮手段と、
前記圧縮文書のデータを格納する圧縮文書格納手段と、
前記対象文書を要約した要約文書を作成する要約文書作成手段と、
前記要約文書のデータを格納する要約文書格納手段と、
前記圧縮文書に付随する付随情報について検索条件を指定され、前記圧縮文書のうち当該検索条件に該当する目的文書候補を検索する文書検索手段と、
前記目的文書候補について、対応する前記要約文書を表示する検索結果表示手段と、
前記圧縮文書の利用状況に応じて、対応する前記要約文書の内容を段階的に縮減する要約文書縮減手段と、
前記対象文書のうち予め定めた不要条件を満たす不要文書を判定し廃棄する文書廃棄手段と、
前記圧縮文書を廃棄した記録を格納する証跡保管手段と、
を備え、
前記文書廃棄手段は、前記不要文書に対応する前記圧縮文書を前記圧縮文書格納手段から削除する一方、対応する前記要約文書は前記要約文書格納手段に残し、
前記要約文書格納手段は、廃棄された前記圧縮文書について、証跡情報として必要最低限である内容まで縮減された前記要約文書を少なくとも保持すること、
を特徴とする文書管理装置。
保管対象として入力された対象文書をデータ圧縮して圧縮文書とする文書圧縮手段、
前記圧縮文書のデータを格納する圧縮文書格納手段、
前記対象文書を要約した要約文書を作成する要約文書作成手段、
前記要約文書のデータを格納する要約文書格納手段、
前記圧縮文書に付随する付随情報について検索条件を指定され、前記圧縮文書のうち当該検索条件に該当する目的文書候補を検索する文書検索手段、
前記目的文書候補について、対応する前記要約文書を表示する検索結果表示手段、
前記圧縮文書の利用状況に応じて、対応する前記要約文書の内容を段階的に縮減する要約文書縮減手段、
前記対象文書のうち予め定めた不要条件を満たす不要文書を判定し廃棄する文書廃棄手段、及び、
前記圧縮文書を廃棄した記録を格納する証跡保管手段、
としてコンピュータを機能させ、
前記文書廃棄手段は、前記不要文書に対応する前記圧縮文書を前記圧縮文書格納手段から削除する一方、対応する前記要約文書は前記要約文書格納手段に残し、
前記要約文書格納手段は、廃棄された前記圧縮文書について、証跡情報として必要最低限である内容まで縮減された前記要約文書を少なくとも保持すること、
を特徴とする文書管理プログラム。