JP5768922B1 - 文書処理システム、プログラム、及び文書処理装置 - Google Patents

文書処理システム、プログラム、及び文書処理装置 Download PDF

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Abstract

【課題】組織外のサーバに登録されたデータを端末に格納することなくユーザの所属する組織のユーザ識別情報と関連付けて管理されるようにする。【解決手段】文書処理システムは、文書データがサーバに登録されると生成される文書データの取得のための認証情報とユーザ識別可能情報とをユーザ端末から受信する情報受信手段102と、認証情報を用いてサーバから文書データを取得する文書取得手段103と、ユーザ識別可能情報に基づいてユーザ識別情報を特定する特定手段106と、文書データとユーザ識別情報とを関連付けて処理する処理手段107と、を備える。【選択図】図4

Description

本発明は、文書処理システム、プログラム、及び文書処理装置に関する。
特許文献1には、サーバに登録された文書データを識別するための文字列をユーザの携帯電話に送信し、プリンタが当該文字列を携帯電話から受け取ると、サーバから文書データを取得して印刷を実行するシステムが記載されている。
特開2007−233846号公報
一般的に、利用者が所属する組織内のシステムとインターネット上のサーバのような組織外のシステムとでは、異なる認証形態が採用されている。利用者が例えば外出時に組織外のサーバに格納したデータを組織内のシステムで利用しようとする場合、組織内のシステムと組織外のサーバの認証形態が異なるため、組織内システムから組織外のサーバに格納されたデータへアクセスできないという状況が想定される。また、利用者が組織外のサーバから自身が所有する端末へダウンロードし、利用者の組織内に戻ったときに自身の端末に保持した文書データを利用者の組織内のシステムで利用するという利用法が考えられる。しかし、文書データを自身の端末に保持したまま移動している間に端末を紛失してしまうというリスクも生じ得る。本発明の目的は、組織外のサーバに登録されたデータを端末に格納することなくユーザの所属する組織のユーザ識別情報と関連付けて管理されるようにすることである。
請求項1に係る発明は、サーバに登録された文書データを識別する情報及び利用者の正当性を認証するための情報からなる前記サーバが生成するサーバ認証情報とユーザ識別可能情報と、を端末から受信する受信手段と、前記サーバ認証情報により利用者の正当性を認証する前記サーバから、前記サーバ認証情報を用いて前記文書データを取得する取得手段と、当該文書処理システムで認証可能なユーザ識別情報と前記ユーザ識別可能情報と関連付けて記憶する記憶手段と、前記文書データを前記ユーザ識別可能情報と関連づけられたユーザ識別情報の印刷データとして処理する処理手段とを含む文書処理システムである。
請求項2に係る発明は、前記サーバ認証情報は、前記サーバに接続された画像出力装置で前記文書データを印刷するための情報である請求項1に記載の文書処理システムである。
請求項3に係る発明は、前記記憶手段は、前記文書データと前記ユーザ識別情報とを関連付けて記憶し、前記処理手段は、前記ユーザ識別情報を受け付けると、前記ユーザ識別情報と関連付けて記憶された文書データの処理を行う請求項1または2に記載の文書処理システムである。
請求項4に係る発明は、前記文書処理システムは、前記サーバに登録された前記文書データが印刷されたことを示す印刷情報を受信する手段を更に含み、前記処理手段は、前記印刷情報を受信すると、前記文書データの出力を行わないように制御する請求項1乃至3の何れかに記載の文書処理システムである。
請求項5に係る発明は、前記文書処理システムは、前記サーバに登録された前記文書データを印刷可能な期限に関する期限情報を受信する手段を更に含み、前記処理手段は、前記期限情報に基づいて、前記文書データの出力の可否を制御する請求項1乃至4の何れかに記載の文書処理システムである。
請求項6に係る発明は、前記文書処理システムは、前記記憶手段に記憶された前記文書データを出力するための画面情報を生成する画面生成手段を更に含み、前記記憶手段は、前記文書処理システム内のコンピュータから受信した文書データとユーザ識別情報とを関連付けて記憶し、前記画面生成手段は、前記生成された画面情報において、前記サーバから取得した前記文書データと前記文書処理システム内の前記コンピュータから受信した前記文書データとを識別可能な画面情報を生成することを特徴とする請求項1乃至5の何れかに記載の文書処理システムである。
請求項7に係る発明は、前記記憶手段は、前記サーバ認証情報と前記ユーザ識別情報とを関連付けて記憶し、前記取得手段は、前記文書処理システムへのログイン処理が実行される場合に、ログインするユーザの前記ユーザ識別情報に関連付けられた前記サーバ認証情報に基づいて、前記文書データを前記サーバから取得する請求項1乃至6の何れかに記載の文書処理システムである。
請求項8に係る発明は、前記受信手段は、前記サーバ認証情報および前記ユーザ識別可能情報を含む電子メールを受信する請求項1乃至7の何れかに記載の文書処理システムである。
請求項9に係る発明は、前記受信手段は、前記受信した電子メールに含まれる前記ユーザ識別可能情報に基づいて前記ユーザ識別情報を特定する請求項8記載の文書処理システムである。
請求項10に係る発明は、サーバに登録された文書データを識別する情報及び利用者の正当性を認証するための情報からなる前記サーバが生成するサーバ認証情報とユーザ識別可能情報と、を端末から受信する受信手段、前記サーバ認証情報により利用者の正当性を認証する前記サーバから、前記サーバ認証情報を用いて前記文書データを取得する取得手段、文書処理システムで認証可能なユーザ識別情報と前記ユーザ識別可能情報と関連付けて記憶する記憶手段、前記文書データを前記ユーザ識別可能情報と関連づけられたユーザ識別情報の印刷データとして処理する処理手段としてコンピュータを機能させるためのプログラムである。
請求項11に係る発明は、サーバに登録された文書データを識別する情報及び利用者の正当性を認証するための情報からなる前記サーバが生成するサーバ認証情報とユーザ識別可能情報と、を端末から受信する受信手段と、前記サーバ認証情報により利用者の正当性を認証する前記サーバから、前記サーバ認証情報を用いて前記文書データを取得する取得手段と、文書処理システムで認証可能なユーザ識別情報と前記ユーザ識別可能情報と関連付けて記憶する記憶手段と、前記文書データを前記ユーザ識別可能情報と関連づけられたユーザ識別情報の印刷データとして処理する処理手段とを含む文書処理装置である。請求項12に係る発明は、サーバに登録された文書データを識別する情報及び利用者の正当性を認証するための情報からなるサーバ認証情報であって、前記サーバが生成するサーバ認証情報と、当該文書処理システムで認証可能なユーザ識別情報と、を端末から受信する受信手段と、前記サーバ認証情報により利用者の正当性を認証する前記サーバから、前記サーバ認証情報を用いて前記文書データを取得する取得手段と、前記文書データを前記ユーザ識別情報の印刷データとして処理する処理手段とを含む文書処理システムである。
請求項1、11、に記載の発明によれば、サーバ認証情報によりユーザの正当性を認証するサーバに登録された文書データを、サーバ認証情報を用いて取得して、文書処理システム内の印刷データとして処理することが可能となる。
請求項2に記載の発明によれば、サーバに接続された画像出力装置で文書データを印刷するための情報を用いて文書データを取得することが可能となる。
請求項3に記載の発明によれば、文書処理システムにおける認証権限のあるユーザの識別情報の指示に基づき書データの印刷処理が可能となる。
請求項4に記載の発明によれば、サーバにおいて文書データが出力されたか否かに応じて文書データの出力に関する処理をする。
請求項5に記載の発明によれば、文書データが出力可能な期限に応じて文書データの出力に関する処理をする。
請求項6に記載の発明によれば、サーバから取得した文書データと、文書処理システム内のコンピュータから受信した文書データと、が識別可能になる。
請求項7に記載の発明によれば、文書処理システムへのログイン処理が実行されるのに応じて文書データを取得することができる。
請求項8に記載の発明によれば、電子メールによって認証情報及びユーザ識別可能情報を受信する。
請求項9に記載の発明によれば、メールに含まれる情報からユーザ識別情報を特定する。
実施形態に係る文書処理システムの構成図である。 文書管理サーバのハードウェア構成図である。 文書格納サーバの記憶部が記憶する文書格納データベースのデータ格納例を示す図である。 本実施形態の機能ブロック図である。 印刷ジョブデータベースのデータ格納例を示す図である。 社内データベースのデータ格納例を示す図である。 ジョブ管理データベースのデータ格納例を示す図である。 本実施形態において実行される処理を示すフロー図である。 本実施形態において実行される処理を示すフロー図である。 変形例の機能ブロック図である。
以下、本発明を実施するための好適な実施の形態(以下、実施形態という)を、図面に従って説明する。
[1.実施形態]
図1は、実施形態に係る文書処理システム1の構成図である。図1に示すように、例えば、文書処理システム1は、文書管理サーバ10(文書処理装置、コンピュータ)、メールサーバ20、印刷管理サーバ30、複合機40、及び社内ユーザ端末50を含む。本実施形態では、複数のユーザが所属する会社において文書処理システム1が利用される場合を説明する。文書処理システム1の各装置は、社内のLAN60を介してデータ送受信可能に接続される。なお、ここでは、文書処理システム1の各装置をそれぞれ一台として説明するが、これらは複数台であってもよい。
図2は、文書管理サーバ10のハードウェア構成図である。図2に示すように、文書管理サーバ10は、サーバコンピュータであり、制御部11、記憶部12、及び通信部13を含み、各部はバス14により接続される。制御部11は、例えば、CPUを含み、記憶部12に記憶されたプログラムを実行して文書管理サーバ10の各部を制御してデータの処理を行う。記憶部12は、例えば、ハードディスクやRAM等の各種メモリを含み、制御部11により実行されるプログラムや各種データを記憶したり、作業メモリとして用いられたりする。通信部13は、ネットワークカードを含み、外部装置とデータ通信を行う。
メールサーバ20は、サーバコンピュータであり、制御部、記憶部、及び通信部を含んで構成される。メールサーバ20のハードウェア構成は、文書管理サーバ10と同様であってよい。メールサーバ20は、文書処理システム1に係る電子メールを送受信する。ここでは、メールサーバ20は、各ユーザが属する会社のドメインに係る電子メールの送受信処理を制御することになる。
印刷管理サーバ30は、サーバコンピュータであり、制御部、記憶部、及び通信部を含んで構成される。印刷管理サーバ30のハードウェア構成は、文書管理サーバ10と同様であってよい。印刷管理サーバ30は、文書データの印刷ジョブを制御する。本実施形態では、印刷管理サーバ30がオンデマンド印刷処理を実行する場合を説明する。文書データは、画像、テキスト、リッチテキスト等の種々の形式のデータである。
複合機40は、コピー、プリンタ、及びスキャナ等の複数の機能を備えた画像処理装置である。複合機40は、印刷管理サーバ30に登録された文書データを指示選択して印刷したり、社内ユーザ端末50からLAN60を介して受信した文書データの印刷処理を実行したりする。複合機40は、液晶パネル等の表示部やタッチパネルや各種ボタン等の操作部を含むようにしてもよい。この場合、複合機40は、表示部に印刷ジョブの一覧を表示させ、操作部からの操作により、印刷管理サーバ30に登録された印刷ジョブの処理を実行する。
社内ユーザ端末50は、パーソナルコンピュータや携帯型端末等のコンピュータであり、制御部、記憶部、通信部、操作部、及び表示部を含んで構成される。社内ユーザ端末50は、文書処理システム1内におけるユーザの操作端末ともいえる。文書処理システム1を利用する各ユーザは、社内ユーザ端末50を操作して印刷ジョブを印刷管理サーバ30に登録したり、印刷管理サーバ30に対してオンデマンド印刷の実行を指示したりすることができる。
なお、上記説明した各記憶部は、種々の情報記憶媒体が適用可能であり、半導体メモリ等であってもよい。また、本実施形態において、各記憶部に記憶されるプログラムや各種データは、通信部のそれぞれを介して外部装置から取得されるようにしてもよい。更に、文書管理サーバ10等のハードウェア構成は上記の例に限られず、公知の種々のハードウェアを含むことが可能である。例えば、文書管理サーバ10等は、コンピュータ読み取り可能な情報記憶媒体に記録されたプログラムやデータを読み取る読取部を含んでいてもよい。
文書処理システム1は、外部システム2とネットワークNを介してデータ送受信可能に接続される。外部システム2は、文書処理システム1とは異なるネットワーク(即ち、LAN60以外のネットワーク)内にあるシステムであり、管理主体(例えば、システムの運営会社)や認証形態が文書処理システム1とは異なるシステムともいえる。文書処理システム1は、ネットワークNを介して外部システム2と通信を行う場合に、ファイアウォールによってセキュリティが担保されているようにしてもよい。外部システム2は、外部ユーザ端末70、文書格納サーバ80、及びプリンタ90を含み、これら各装置は、ネットワークNを介してデータ送受信可能に接続される。
外部ユーザ端末70は、パーソナルコンピュータや携帯型端末等のコンピュータであり、制御部、記憶部、通信部、操作部、及び表示部を含んで構成される。外部ユーザ端末70は、文書処理システム1外におけるユーザの操作端末ともいえる。外部ユーザ端末70の記憶部は、文書データを記憶する。各ユーザは、外部ユーザ端末70を操作して文書データを文書格納サーバ80に登録することができる。
文書格納サーバ80は、サーバコンピュータであり、制御部、記憶部、及び通信部を含んで構成される。文書格納サーバ80のハードウェア構成は、文書管理サーバ10と同様であってよい。文書格納サーバ80は、外部ユーザ端末70から受信した文書データを文書格納データベースに格納し、当該文書データをプリンタ90に送信して出力させる。
図3は、文書格納サーバ80の記憶部が記憶する文書格納データベースのデータ格納例を示す図である。図3に示すように、文書格納データベースは、印刷のための認証情報、文書データ、印刷情報、及び期限情報を関連付けて格納する。
認証情報は、文書データを印刷するために必要な情報(例えば、PIN:Personal Identification Number)であり、文書データを一意に識別する情報ともいえる。文書格納サーバ80は、ユーザが認証情報を保有する場合は、その認証情報に関連付けられた文書データの印刷を許可し、ユーザが認証情報を保有しない場合は、文書データの印刷を許可しない。認証情報は、所定形式の情報であればよく、例えば、記号列(例えば、文字列や数字)である。文書格納サーバ80は、文書データを受信すると、プログラムに記述された所定の生成方法のもとで、認証情報を生成する。例えば、文書格納サーバ80は、所定の記号列生成方法によって定まる記号列を、認証情報として生成する。
印刷情報は、プリンタ90で文書データが出力されたか否かを示す情報である。例えば、印刷情報は、文書データがまだ出力されていないことを示す値、又は、文書データが出力済みであることを示す値をとる。文書格納サーバ80は、プリンタ90に文書データを印刷させると、印刷情報を更新する。
期限情報は、文書データを出力可能な期限(例えば、日時)を示す情報である。文書格納サーバ80は、文書データを受信すると、所定時間後の期限を期限情報に格納する。例えば、期限情報が示す期限よりも前であれば文書データの印刷が可能であり、期限情報が示す期限よりも後であれば文書データの印刷はできなくなる。
文書格納サーバ80は、外部ユーザ端末70から文書データを受信すると、認証情報を発行して、受信した文書データに関連付けて文書格納データベースに登録する。そして、文書格納サーバ80は、文書データを登録したユーザに認証情報及び期限情報を所定の通知方法(例えば、電子メールやウェブブラウザ)で通知する。期限情報により定まる期間内において文書データをプリンタ90で印刷する場合に、認証情報が必要になる。
プリンタ90は、画像出力装置であり、文書格納サーバ80に登録された文書データを印刷する。本実施形態では、プリンタ90は、コンビニエンスストア等の店舗に設置される。プリンタ90は、液晶パネル等の表示部やタッチパネルや各種ボタン等の操作部を含むようにしてもよい。ユーザは、表示部に表示された画面案内に従い、操作部を使って認証情報を入力する。プリンタ90は認証情報を文書格納サーバ80に送信して印刷データ(文書データに基づいて作成される印刷用のデータ)を受信することで、ユーザが登録した文書データの印刷を実行する。
本実施形態の文書処理システム1は、文書格納サーバ80に登録された文書データを認証情報を利用して取り込んでユーザアカウントと関連付けて印刷ジョブとして登録することによって、店舗のプリンタ90ではなく社内の複合機40で印刷することを可能にする構成になっている。以降、当該構成を詳細に説明する。
[2.文書処理システムにおいて実現される機能]
図4は、本実施形態の機能ブロック図である。図4に示すように、文書処理システム1は、印刷ジョブ記憶部100、情報記憶部101、情報受信部102、文書取得部103、印刷情報受信部104、期限情報受信部105、特定部106、処理部107、及び印刷ジョブ実行部108を実現する。
[2−1.印刷ジョブ記憶部]
印刷ジョブ記憶部100は、印刷管理サーバ30の記憶部を主として実現される。印刷ジョブ記憶部100は、複合機40が実行すべき印刷ジョブを示す印刷ジョブデータベースを記憶する。図5は、印刷ジョブデータベースのデータ格納例を示す図である。図5に示すように、印刷ジョブデータベースは、ジョブ発行者情報及び文書データを関連付けて格納する。ジョブ発行者情報は、印刷ジョブを発行したユーザを識別するためのユーザ識別情報が格納される。
ユーザ識別情報は、ユーザを一意に識別する情報(ユーザと一対一の関係にある情報)である。ここでは、ユーザアカウント(社内アカウント)が、ユーザ識別情報に相当する場合を説明する。ユーザアカウントは、ユーザが印刷管理システムにログインする際に利用するアカウントである。印刷ジョブデータベースに格納される文書データは、出力すべき文書のデータである。文書データそのものが格納されていてもよいし、文書データの格納場所(例えば、フォルダやファイル名)を示す情報が格納されていてもよい。
なお、印刷ジョブデータベースに格納されるデータは上記の例に限られない。実行すべき印刷ジョブを特定するためのデータが印刷ジョブデータベースに格納されるようにすればよい。例えば、ユーザが指定した印刷条件(印刷部数や印刷ページ等)が印刷ジョブデータベースに格納されているようにしてもよい。
[2−2.情報記憶部]
情報記憶部101は、記憶部12を主として実現される。情報記憶部101は、文書格納サーバ80に登録された文書データの印刷ジョブを印刷ジョブデータベースに登録するために必要な各種データを記憶する。ここでは、情報記憶部101が記憶するデータの一例として、社内データベース及びジョブ管理データベースを説明する。
図6は、社内データベースのデータ格納例を示す図である。社内データベースは、ユーザに関する各種情報を格納する。ここでは、図6に示すように、社内データベースは、ユーザの氏名、ユーザ識別可能情報、及びユーザ識別情報の関連付けを格納する。本実施形態では、ユーザ識別情報は、例えば社員番号であり、社内でユーザを識別するために最も利用される識別情報である。このユーザ識別情報毎に、印刷枚数を集計したり課金の付け替え先等として利用したりするようにしてもよい。ユーザ識別可能情報は、ユーザ識別情報を一意に識別する情報(ユーザ識別情報と一対一の関係にある情報)である。ここでは、ユーザのメールアドレスが、ユーザ識別可能情報に相当する場合を説明する。
図7は、ジョブ管理データベースのデータ格納例を示す図である。ジョブ管理データベースは、文書格納サーバ80から取得する文書データに関する各種情報を格納する。ここでは、図7に示すように、ジョブ管理データベースは、ユーザ識別情報、ユーザ認証情報、印刷情報、及び期限情報を関連付けて格納する。文書管理サーバ10は、定期的に文書格納サーバ80に印刷情報を問い合わせて最新の情報に更新するようにしてもよい。
なお、社内データベース及びジョブ管理データベースに格納されるデータは上記の例に限られない。印刷ジョブを印刷ジョブデータベースに登録するために必要なデータが社内データベース及びジョブ管理データベースに格納されるようにすればよい。例えば、社内データベースには、ユーザが文書処理システム1にログインするために必要な認証情報(パスワードなど)が格納されているようにしてもよいし、ジョブ管理データベースには、外部ユーザ端末70が送信した電子メールが格納されているようにしてもよい。
[2−3.情報受信部]
情報受信部102は、制御部11及び通信部13を主として実現される。情報受信部102は、文書データ(例えば、印刷対象の文書データ)が文書格納サーバ80に登録されると生成される文書データの取得のための認証情報と、ユーザ識別可能情報と、を外部ユーザ端末70から受信する。認証情報及びユーザ識別可能情報は、ユーザが所定の操作をした場合に、外部ユーザ端末70が送信する。
本実施形態では、情報受信部102は、認証情報及びユーザ識別可能情報を含む電子メールを受信する。この電子メールは、ユーザが外部ユーザ端末70において所定の操作をすることでメールサーバ20に送信される。例えば、文書格納サーバ80から受信した電子メールを転送するための操作をユーザが行ってもよいし、予め転送設定をしておいて文書格納サーバ80から電子メールを受信した場合に転送されるようにしてもよい。他にも例えば、ユーザが新規に電子メールを作成するようにしてもよい。本実施形態では、この電子メールの宛先に設定されたメールアドレスが、文書データに関連付けるべきユーザ識別情報を識別するためのユーザ識別可能情報に相当する。
[2−4.文書取得部]
文書取得部103は、制御部11及び通信部13を主として実現される。文書取得部103は、認証情報を用いて文書格納サーバ80から文書データを取得する。文書取得部103は、情報受信部102が受信した認証情報を、文書データの取得要求とともに文書格納サーバ80に送信する。文書格納サーバ80は、取得要求を受信すると、文書格納データベースに認証情報が存在するか否かを判定する。文書格納サーバ80は、認証情報が存在しないと判定した場合、文書データを文書管理サーバ10に送信せず、認証情報が存在すると判定した場合に、受信した認証情報に関連付けられた文書データを文書管理サーバ10に送信する。文書取得部103は、当該送信された文書データを受信することになる。
[2−5.印刷情報受信部]
印刷情報受信部104は、制御部11及び通信部13を主として実現される。印刷情報受信部104は、文書格納サーバ80に登録された文書データが印刷されたか否かを示す印刷情報を受信する。印刷情報受信部104は、文書格納サーバ80から印刷情報を受信する。印刷情報受信部104は、ユーザのログイン時に最新の印刷情報を文書格納サーバ80に問い合わせてもよい。
[2−6.期限情報受信部]
期限情報受信部105は、制御部11及び通信部13を主として実現される。期限情報受信部105は、文書格納サーバ80に登録された文書データを印刷可能な期限に関する期限情報を受信する。期限情報受信部105は、文書格納サーバ80から期限情報を受信する。
[2−7.特定部]
特定部106は、制御部11を主として実現される。特定部106は、ユーザ識別可能情報に基づいて、ユーザ識別情報を特定する。特定部106は、社内データベースを参照することによって、ユーザ識別可能情報に関連付けられたユーザ識別情報を特定する。本実施形態の特定部106は、ユーザ識別情報及びメールアドレスの関連付けデータ(ここでは、社内データベース)を取得するデータ取得部106Aを含む。特定部106は、電子メールに係るメールアドレスであるユーザ識別可能情報及び関連付けデータ(ここでは、社内データベース)に基づいて、ユーザ識別情報を特定することになる。ここで、ユーザ識別可能情報は、上記した電子メールのメールアドレスに限られることはなく、電子メールの送信者や送信アドレス、本文中に記載した文字列を用いるようにしてもよい。
[2−8.処理部]
処理部107は、制御部11を主として実現される。処理部107は、文書データとユーザ識別情報とを関連付けて処理する。例えば、処理部107は、文書データの印刷処理を行う。また例えば、処理部107は、ユーザ識別情報を受け付けると、ユーザ識別情報と関連付けて記憶された文書データの処理を行う。例えば、処理部107は、文書データ及びユーザ識別情報を関連付けて印刷ジョブ記憶部100に記録させる。処理部107は、ユーザ識別情報が示すユーザに文書データの出力を許可するための情報を印刷ジョブ記憶部100に登録する。
本実施形態では、処理部107は、まず、特定部106が特定したユーザ識別情報、情報受信部102が受信した認証情報、印刷情報受信部104が受信した印刷情報、及び期限情報受信部105が受信した期限情報を、ジョブ管理データベースに格納する。そして、処理部107は、文書取得部103が受信した文書データをユーザ識別情報と関連付けて印刷ジョブデータベースに登録するように、印刷管理サーバ30に要求する。
[2−9.印刷ジョブ実行部]
印刷ジョブ実行部108は、印刷管理サーバ30の制御部を主として実現される。印刷ジョブ実行部108は、文書処理システム1にユーザがユーザ認証情報を用いてログインした場合に、当該ユーザのユーザ識別情報に関連付けられた文書データに基づいて、印刷ジョブを実行する。印刷ジョブ実行部108は、印刷ジョブデータベースを参照し、ログインしたユーザのユーザ識別情報に関連付けられた文書データを複合機40に出力させることになる。別の言い方をすれば、印刷ジョブ実行部108は、文書データに関連付けられたユーザ識別情報とユーザ認証情報とに基づいてログインをしなければ、当該文書データの印刷ジョブの実行を禁止することになる。
[3.本実施形態において実行される処理]
図8及び図9は、本実施形態において実行される処理を示すフロー図である。ここでは、各コンピュータの制御部は、記憶部に記憶されたプログラムに従って、図8及び図9に示す処理を実行する。図8及び図9に示す処理が実行されることによって、図4に示す各機能が実現される。
図8に示すように、まず、外部ユーザ端末70は、文書格納サーバ80に対して、文書データを送信する(S1)。S1において送信される文書データは、外部ユーザ端末70の記憶部に記憶されていてもよいし、外部ユーザ端末70に接続された情報記憶媒体に記憶されていてもよい。他にも例えば、この文書データは、他のコンピュータに記憶されていてもよい。
文書格納サーバ80は、外部ユーザ端末70が送信した文書データを受信すると、認証情報を発行する(S2)。S2において、文書格納サーバ80は、所定の記号列生成方法に基づいて、文書格納データベースに格納される文書データを印刷するための認証情報を生成する。なお、文書格納サーバ80は、乱数に基づいて認証情報を生成するようにしてもよい。
文書格納サーバ80は、文書データ、認証情報、印刷情報、及び期限情報を関連付けて文書格納データベースに登録する(S3)。印刷情報は、文書データがまだ出力されていないことを示す値となる。期限情報は、現時点の所定時間後の日時を示す値となる。
文書格納サーバ80は、文書データを送信したユーザのメールアドレス宛てに、認証情報を含む電子メールを送信する(S4)。ユーザのメールアドレスは、文書格納サーバ80の記憶部に予め記憶されていてもよいし、文書データとともに受信されるようにしてもよい。ここでのメールアドレスは、メールサーバ20が管理するメールアドレスとは異なるドメイン(例えば、ユーザが属する会社のものではないドメイン)のものである。
外部ユーザ端末70は、文書格納サーバ80が送信した電子メールを受信する(S5)。これにより、ユーザは文書データを印刷するための認証情報を知ることができるので、コンビニエンスストア等のプリンタ90で認証情報を入力して文書データを印刷することができる状態となる。例えば、ユーザがプリンタ90で認証情報を入力すると、プリンタ90は、入力された認証情報を文書格納サーバ80に送信する。文書格納サーバ80は、プリンタ90で入力された認証情報と、文書格納データベースに格納された認証情報と、を比較することで、ユーザの正当性を認証する。文書格納サーバ80は、正当なユーザ(文書データを印刷する権利のあるユーザ)であることを認証すると、文書データを印刷するためのデータをプリンタ90に送信し、プリンタ90は当該データに基づいて文書データを印刷する。
図8に戻り、外部ユーザ端末70は、ユーザの操作に応じて、S5で受信した電子メールをメールサーバ20に転送する(S6)。S6において転送される電子メールは、送付元がユーザの社外メールアドレスであり、宛先がユーザの社内メールアドレスとなる。
メールサーバ20は、ユーザにより転送された電子メールを受信する(S7)。S7において受信された電子メールは、メールサーバ20の記憶部に記録される。文書管理サーバ10は、メールサーバ20に対して、電子メールを受信したか否かの問い合わせ要求を送信する(S8)。例えば、文書管理サーバ10は、当該問い合わせ要求を一定時間経過ごとに実行する。
メールサーバ20は、受信した電子メールを文書管理サーバ10に送信する(S9)。文書管理サーバ10は、電子メールを受信する(S10)。ここでは、電子メールに認証情報及びユーザ識別可能情報が含まれている。文書管理サーバ10は、社内データベース及び電子メールのメールアドレスを参照し、ユーザ識別情報を特定する(S11)。S11においては、文書管理サーバ10は、電子メールの宛先となっているメールアドレスを参照する。そして、文書管理サーバ10は、社内データベースを参照し、当該メールアドレスに関連付けられた社内アカウントを特定することになる。
文書管理サーバ10は、電子メールに含まれる認証情報を取得する(S12)。例えば、電子メールの本文中に特定の文字列が挿入されており、当該文字列に基づいて定まる位置(例えば、直後又は直前)に認証情報が記載されているものとする。文書管理サーバ10は、電子メール中の特定の文字列を探索することで、電子メール中の認証情報の位置を特定することができる。
図9に移り、文書管理サーバ10は、ユーザ識別情報及び認証情報を印刷管理データベースに格納する(S13)。文書管理サーバ10は、文書格納サーバ80に対して、認証情報とともに文書データの取得要求を送信する(S14)。S14における取得要求は、予め定められたタイミングが到来した場合に送信されるようにすればよい。例えば、所定時間経過ごとに取得要求が送信されるようにしてもよいし、所定時刻が到来した場合に取得要求が送信されるようにしてもよい。他にも例えば、ユーザが複合機40や社内ユーザ端末50から所定操作を行った場合に取得要求が送信されるようにしてもよい。
文書格納サーバ80は、文書管理サーバ10から認証情報を受信すると、認証情報の正当性を検証し、文書データ、印刷情報、及び期限情報を送信する(S15)。S15においては、文書格納サーバ80は、文書管理サーバ10から受信した認証情報と、文書格納データベースに格納された認証情報と、を比較する。文書格納サーバ80は、文書管理サーバ10から受信した認証情報が文書格納データベースに存在すると判定した場合、当該認証情報に関連付けられた文書データ、印刷情報、及び期限情報を送信する。一方、文書格納サーバ80は、文書管理サーバ10から受信した認証情報が文書格納データベースに存在しないと判定した場合、文書データ等の送信は行わずに本処理は終了する。この場合、文書格納サーバ80は、所定のエラーメッセージを返すようにしてもよい。
文書管理サーバ10は、文書データ、印刷情報、及び期限情報を受信する(S16)。文書管理サーバ10は、取得した印刷情報及び期限情報を印刷管理データベースに格納する(S17)。文書管理サーバ10は、ユーザ識別情報及び文書データに基づいて、印刷ジョブの登録要求を印刷管理サーバ30に送信する(S18)。
印刷管理サーバ30は、文書管理サーバ10から印刷ジョブの登録要求を受信すると、印刷ジョブの登録を行う(S19)。S19においては、印刷管理サーバ30は、印刷ジョブデータベースのジョブ発行者情報にユーザ識別情報を格納し、文書データを関連付けて記録する。
印刷管理サーバ30は、複合機40の操作部や社内ユーザ端末50からのユーザの操作により、印刷ジョブの実行操作を受け付ける(S20)。印刷管理サーバ30は、実行要求のあった文書データに基づいて、印刷ジョブを複合機40に実行させる(S21)。
[4.変形例]
なお、本発明は、上記の実施形態に限定されるものではない。本発明の趣旨を逸脱しない範囲で、適宜変更可能である。
図10は、変形例の機能ブロック図である。図10に示すように、変形例では、実施形態で説明した機能に加えて、印刷情報処理部109、期限情報処理部110、内部登録部111、画面生成部112、表示制御部113、及び情報登録部114が実現される。なお、印刷情報処理部109及び期限情報処理部110の各々が実行する処理は、処理部107が実行してもよい。
(1)例えば、文書処理システム1は、印刷情報処理部109を含むようにしてもよい。印刷情報処理部109は、印刷管理サーバ30の制御部を主として実現される。印刷情報処理部109は、印刷情報に基づいて、文書データの出力に関する処理を実行する。例えば、印刷情報処理部109は、印刷情報を参照して、外部システム2において文書データが出力されたか否かを判定する。文書データの出力に関する処理は、例えば、下記のような処理である。
例えば、印刷情報処理部109は、印刷情報に基づいて、印刷ジョブを実行するための画面(例えば、複合機40や社内ユーザ端末50の表示部に表示される画面)の表示制御を行う。この場合、印刷情報処理部109は、印刷情報に対応する画像(例えば、メッセージ)を画面に表示させる。例えば、印刷情報処理部109は、外部システム2において出力されたことを印刷情報が示している場合、その旨のメッセージを画面に表示させる。
他にも例えば、印刷情報処理部109は、印刷情報に基づいて、外部システム2に登録された文書データの受信を制限するようにしてもよい。この場合、印刷情報処理部109は、外部システム2において出力されたことを印刷情報が示している場合、外部システム2に対して文書データの取得要求を行わず、外部システム2において出力されていないことを印刷情報が示している場合、外部システム2に対して文書データの取得要求をさせないようにしてもよい。
また、印刷情報処理部109は、印刷情報に基づいて、印刷ジョブデータベースに登録された文書データの出力を制限するようにしてもよい。この場合、印刷情報処理部109は、外部システム2において出力されたことを印刷情報が示している場合、印刷ジョブデータベースに登録された文書データの出力を禁止するようにしてもよいし、印刷ジョブデータベースに登録された文書データを消去するようにしてもよい。
変形例(1)によれば、文書データが出力されたか否かに応じて文書データの出力に関する処理をする。例えば、ユーザは、文書データが外部システム2で出力されたことを画面上で把握することができるようになったり、プリンタ90及びと複合機40のそれぞれで同じ文書データが重複して印刷されてしまうことを防止したりすることができる。
(2)また例えば、文書処理システム1は、期限情報処理部110を含むようにしてもよい。期限情報処理部110は、期限情報に基づいて、文書データの出力に関する処理を実行する。例えば、期限情報処理部110は、期限情報を参照して、期限情報が示す期限が経過したか否かを判定する。
例えば、期限情報処理部110は、期限情報に基づいて、印刷ジョブを実行するための画面(例えば、複合機40や社内ユーザ端末50の表示部に表示される画面)の表示制御を行う。この場合、期限情報処理部110は、期限情報が示す期限を経過している場合、その旨のメッセージを画面に表示させる。
他にも例えば、期限情報処理部110は、期限情報に基づいて、文書データの出力を制限する。この場合、期限情報処理部110は、期限情報が示す期限を経過している場合、印刷ジョブデータベースに登録された文書データの出力を禁止するようにしてもよいし、印刷ジョブデータベースに登録された文書データを消去するようにしてもよい。
変形例(2)によれば、文書データを出力可能な期限に応じて文書データの出力に関する処理する。例えば、ユーザは、文書データを出力可能な期限が経過していることを画面上で把握することができるようになったり、出力可能な期限が経過した文書データが印刷されてしまうことを防止したりすることができる。
(3)また例えば、文書処理システム1は、内部登録部111、画面生成部112、及び表示制御部113を含むようにしてもよい。内部登録部111、画面生成部112、及び表示制御部113は、印刷管理サーバ30の制御部を主として実現される。内部登録部111は、当該文書処理システム1内のコンピュータ(例えば、社内ユーザ端末50)から受信した文書データを印刷ジョブ記憶部100に登録する。例えば、社内ユーザ端末50の記憶部に文書データが記憶されており、社内ユーザ端末50は、操作部からのユーザの操作に応じて、その文書データを印刷管理サーバ30に送信する。印刷管理サーバ30の内部登録部111は、当該文書データを受信して、そのユーザ識別情報に関連付けて印刷ジョブデータベースに登録することで、当該文書データの印刷ジョブを登録する。
なお、変形例(3)では、印刷ジョブデータベースに登録される各文書データには、文書格納サーバ80から受信したものであるか、又は、社内ユーザ端末50から受信したものであるか、を識別するための情報が関連付けられるものとする。このため、処理部107が文書データを登録する場合には、文書格納サーバ80から受信したことを示す情報が関連付けられて登録され、内部登録部111が文書データを登録する場合には、社内ユーザ端末50から受信したことを示す情報が関連付けられて登録されるものとする。
画面生成部112は、印刷ジョブデータベースに記憶された文書データを出力するための画面情報(画面の表示データ)を生成する。表示制御部113は、生成された画面情報において、文書格納サーバ80から受信した文書データと、文書処理システム1内のコンピュータ(例えば、社内ユーザ端末50)から受信した文書データと、を識別可能に表示させる。表示制御部113は、文書データが文書格納サーバ80から受信したものなのか文書処理システム1において受信されたものなのかを識別する画面を、複合機40や社内ユーザ端末50の表示部に表示させる。この画面では、各印刷ジョブの文書データが文書格納サーバ80から受信したものなのか文書処理システム1において受信されたものなのかを示す情報が表示されるようにすればよい。例えば、表示制御部113は、外部システム2から受信した文書データを示す画像を第1の表示態様(例えば、第1の色)で表示させ、社内ユーザ端末50から受信した文書データを示す画像を第2の表示態様(例えば、第2の色)で表示させる。
変形例(3)によれば、文書格納サーバ80から受信した文書データと、文書処理システム1内のコンピュータから受信した文書データと、が識別可能になる。例えば、印刷ジョブの実行を指示する画面において、これらを識別可能にすることによって、ユーザは、実行を指示する印刷ジョブの文書データが外部システム2から受信したものなのか文書処理システム内部で受信したものなのかを判別することができる。
(4)また例えば、文書処理システム1は、情報登録部114を含むようにしてもよい。情報登録部114は、文書管理サーバ10の制御部11を主として実現される。情報登録部114は、認証情報及びユーザ識別情報を関連付けて情報記憶部101に登録する。即ち、実施形態では処理部107が行うこととして説明したが、ここでは、情報登録部114は、認証情報及びユーザ識別情報を関連付けてジョブ管理データベースに格納することになる。
変形例(4)の文書取得部103は、文書処理システムへのログイン処理が実行される場合に、ログインするユーザのユーザ識別情報に関連付けられた認証情報に基づいて、文書データを受信する。即ち、文書取得部103は、あるユーザのログイン処理が実行されるまで、認証情報に関連付けられた文書データの取得を待機し、ログイン処理が実行された後に、文書データを受信する。
変形例(4)によれば、文書処理システムへのログイン処理が実行される場合に文書データを受信する。ログイン処理が行われるまで文書データの受信を待機することによって、印刷しない文書データが印刷ジョブデータベースに長時間格納されたままになるようなことを防止することができる。
(5)また例えば、実施形態と複数の変形例を組み合わせるようにしてもよい。
また例えば、文書データを複数ユーザの印刷ジョブとして登録したい場合には、電子メールの宛先に複数ユーザのメールアドレスが指定されていてもよい。この場合、特定部106は、複数のメールアドレスの各々に関連付けられたユーザ識別情報を特定する。そして、処理部107は、各ユーザ識別情報に関連付けて文書データを印刷ジョブデータベースに登録する。
また例えば、上記においては、文書データを登録したユーザが、自分の社内アカウントに文書データを関連付ける場合を説明したが、文書データを登録したユーザと、文書データに関連付けられるユーザ識別情報が示すユーザと、が異なっていてもよい。この場合、メールサーバ20が受信する電子メールの送信元のメールアドレスが示すユーザと、当該電子メールの宛先のメールアドレスが示すユーザと、が異なっていることになる。
また例えば、特定部106が、電子メールの宛先のメールアドレスによってユーザ識別情報を特定する場合を説明したが、電子メールの送信元のメールアドレスによってユーザ識別情報を特定してもよい。この場合、社内データベースには送信元のメールアドレスとユーザ識別情報の関連付けが格納されており、特定部106は、電子メールの送信元のメールアドレスに関連付けられたユーザ識別情報を特定する。また例えば、メールサーバ20が受信する電子メールの宛先が、ユーザの社内メールアドレスではなく、受信専用のメールアドレスであってもよい。この場合、電子メールの本文中にユーザ識別可能情報が含まれていてもよいし、上記のように、送信元のメールアドレスがユーザ識別可能情報に相当するようにしてもよい。更に、ユーザ識別可能情報は、ユーザ識別情報を特定可能な情報であればよく、ユーザ識別情報そのものであってもよい。この場合、電子メールの本文中にユーザの社内アカウントが含まれていてもよい。即ち、外部ユーザ端末70が送信する電子メールに含まれる社内アカウントがユーザ識別可能情報に相当し、文書管理サーバ10が当該電子メールから特定した社内アカウントがユーザ識別情報となる。
また例えば、文書格納サーバ80は、プリンタ90で印刷した文書データを文書格納データベースから削除するようにしてもよい。同様に、印刷管理サーバ30は、複合機40で印刷した文書データを印刷ジョブデータベースから削除するようにしてもよい。
また例えば、文書処理システム1に認証情報及びユーザ識別可能情報を通知する方法は、電子メールに限られない。文書処理システム1が、認証情報及びユーザ識別可能情報を含む通知を受信するようにすればよい。他にも例えば、ソーシャルネットワーキングサービスで送受信されるメッセージを利用してもよい。
また例えば、文書処理システム1が外部システム2から文書データを取得するタイミングは、上記の例に限られない。予め定められた取得タイミングが到来した場合に、文書処理システム1が文書データの取得要求をしてもよいし、ユーザが印刷ジョブの実行を指示したときに文書データの取得要求をしてもよい。
また例えば、文書処理システム1が登録した文書データが複合機40で印刷される場合を説明したが、文書データは、印刷以外の方法で出力されるようにすればよい。例えば、複合機40や社内ユーザ端末50の表示部に表示することによって文書データが出力されるようにしてもよい、複合機40や社内ユーザ端末50に文書データを送信することによって文書データが出力されるようにしてもよい。また例えば、文書格納サーバ80やプリンタ90は、文書処理システム1に含まれていてもよい。
また例えば、上記説明した処理やデータ形式は一例であり、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々の変更が可能である。また、上記説明した各機能ブロックは、文書処理システム1が含むコンピュータにより実現されるようにすればよく、必ずしも文書管理サーバ10で実現されなくてよい。更に、文書処理システム1は、情報受信部102、文書取得部103、特定部106、及び処理部107を実現すればよく、他の機能は省略してもよい。また例えば、文書処理システム1は、一台のコンピュータによって実現されるようにしてもよい。
1 文書処理システム、2 外部システム、N ネットワーク、10 文書管理サーバ、20 メールサーバ、30 印刷管理サーバ、40 複合機、50 社内ユーザ端末、60 LAN、70 外部ユーザ端末、80 文書格納サーバ、90 プリンタ、11 制御部、12 記憶部、13 通信部、14 バス、100 印刷ジョブ記憶部、101 情報記憶部、102 情報受信部、103 文書取得部、104 印刷情報受信部、105 期限情報受信部、106 特定部、106A データ取得部、107 処理部、108 印刷ジョブ実行部、109 印刷情報処理部、110 期限情報処理部、111 内部登録部、112 画面生成部、113 表示制御部、114 情報登録部。

Claims (12)

  1. サーバに登録された文書データを識別する情報及び利用者の正当性を認証するための情報からなる前記サーバが生成するサーバ認証情報と、ユーザ識別可能情報と、を端末から受信する受信手段と、
    前記サーバ認証情報により利用者の正当性を認証する前記サーバから、前記サーバ認証情報を用いて前記文書データを取得する取得手段と、
    当該文書処理システムで認証可能なユーザ識別情報と前記ユーザ識別可能情報と関連付けて記憶する記憶手段と、
    前記文書データを前記ユーザ識別可能情報と関連づけられたユーザ識別情報の印刷データとして処理する処理手段と
    を含む文書処理システム。
  2. 前記サーバ認証情報は、前記サーバに接続された画像出力装置で前記文書データを印刷するための情報である
    請求項1に記載の文書処理システム。
  3. 前記記憶手段は、前記文書データと前記ユーザ識別情報とを関連付けて記憶し、
    前記処理手段は、前記ユーザ識別情報を受け付けると、前記ユーザ識別情報と関連付けて記憶された文書データの処理を行う
    請求項1または2に記載の文書処理システム。
  4. 前記文書処理システムは、
    前記サーバに登録された前記文書データが印刷されたことを示す印刷情報を受信する手段を更に含み、
    前記処理手段は、前記印刷情報を受信すると、前記文書データの出力を行わないように制御する
    請求項1乃至3の何れかに記載の文書処理システム。
  5. 前記文書処理システムは、
    前記サーバに登録された前記文書データを印刷可能な期限に関する期限情報を受信する手段を更に含み、
    前記処理手段は、前記期限情報に基づいて、前記文書データの出力の可否を制御する
    請求項1乃至4の何れかに記載の文書処理システム。
  6. 前記文書処理システムは、
    前記記憶手段に記憶された前記文書データを出力するための画面情報を生成する画面生成手段を更に含み、
    前記記憶手段は、前記文書処理システム内のコンピュータから受信した文書データとユーザ識別情報とを関連付けて記憶し、
    前記画面生成手段は、前記生成された画面情報において、前記サーバから取得した前記文書データと前記文書処理システム内の前記コンピュータから受信した前記文書データとを識別可能な画面情報を生成する
    ことを特徴とする請求項1乃至5の何れかに記載の文書処理システム。
  7. 前記記憶手段は、前記サーバ認証情報と前記ユーザ識別情報とを関連付けて記憶し、
    記取得手段は、前記文書処理システムへのログイン処理が実行される場合に、ログインするユーザの前記ユーザ識別情報に関連付けられた前記サーバ認証情報に基づいて、前記文書データを前記サーバから取得する
    請求項1乃至6の何れかに記載の文書処理システム。
  8. 前記受信手段は、前記サーバ認証情報および前記ユーザ識別可能情報を含む電子メールを受信する
    請求項1乃至7の何れかに記載の文書処理システム。
  9. 前記受信手段は、前記受信した電子メールに含まれる前記ユーザ識別可能情報に基づいて前記ユーザ識別情報を特定する
    請求項8記載の文書処理システム。
  10. サーバに登録された文書データを識別する情報及び利用者の正当性を認証するための情報からなる前記サーバが生成するサーバ認証情報と、ユーザ識別可能情報と、を端末から受信する受信手段、
    前記サーバ認証情報により利用者の正当性を認証する前記サーバから、前記サーバ認証情報を用いて前記文書データを取得する取得手段、
    文書処理システムで認証可能なユーザ識別情報と前記ユーザ識別可能情報と関連付けて記憶する記憶手段、
    前記文書データを前記ユーザ識別可能情報と関連づけられたユーザ識別情報の印刷データとして処理する処理手段
    としてコンピュータを機能させるためのプログラム。
  11. サーバに登録された文書データを識別する情報及び利用者の正当性を認証するための情報からなる前記サーバが生成するサーバ認証情報と、ユーザ識別可能情報と、を端末から受信する受信手段と、
    前記サーバ認証情報により利用者の正当性を認証する前記サーバから、前記サーバ認証情報を用いて前記文書データを取得する取得手段と、
    文書処理システムで認証可能なユーザ識別情報と前記ユーザ識別可能情報と関連付けて記憶する記憶手段と、
    前記文書データを前記ユーザ識別可能情報と関連づけられたユーザ識別情報の印刷データとして処理する処理手段と
    を含む文書処理装置。
  12. サーバに登録された文書データを識別する情報及び利用者の正当性を認証するための情報からなる前記サーバが生成するサーバ認証情報と、当該文書処理システムで認証可能なユーザ識別情報と、を端末から受信する受信手段と、
    前記サーバ認証情報により利用者の正当性を認証する前記サーバから、前記サーバ認証情報を用いて前記文書データを取得する取得手段と、
    前記文書データを前記ユーザ識別情報の印刷データとして処理する処理手段と
    を含む文書処理システム。
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