JP5716393B2 - 課題議事録管理システムおよび方法 - Google Patents

Description

本発明は、ソフトウェアなどを開発するプロジェクトにおいて、議事録の確認および議事録に記載された課題のフォローを管理する課題議事録管理システムおよび方法に関する。

ソフトウェアなどを開発するプロジェクトにおいて、問題発生時、設計前の事前検討、仕様書に基づくレビューなど、様々な内容・形式の打ち合わせが行われ、その議事録には、決定事項、及び、未解決の課題が抽出される。

通常は、打合せの後に打合せの参加者、及び、打ち合わせに参加できなかった関係者に対して、議事録が送付され、決定事項（仕様書の内容の変更 等）の仕様への反映や、未解決課題の対応などのフォローが実施される。

しかしながら、議事録は書かれるが、読むことが本人任せになっているために、しばしば読まれなかったりすることがあり、打合せ時の理解のすれ違い（同じ言葉を違う意味にとったり、お互い都合の良いように解釈する）や不参加者への連絡の漏れによって、後で不整合が発生する場合がある。

このため、議事内容の確認、及び、決定事項・課題フォローが開発プロジェクトの運営上、重要な課題となっている。
このような課題にたいしては、例えば、以下の特許文献１および特許文献２に開示された技術が知られている。

すなわち、特許文献１には、レビュー対象となるドキュメントのレビュー議事録に記載されている懸案事項から、次回のレビューでチェックするためにその懸案事項を入れた議事録の雛形を作成し、未解決の懸案事項を無くして、次の開発ステップに行くための条件とする、また、その懸案事項を集計するシステムが提案されている。

また、特許文献２には、対象とするドキュメントを限定せずに、複数のレビュー議事録に記載してある未解決の課題を抽出し、次のステップに行くかどうかを自動的に判断し、解決すべき課題が解決されていない場合、次のレビューに進めないようにする方法
と、レビューが計画どおりに実施されたかの情報を作成し、進捗状況を確認する方法が提案されている。

特開２００３−１５０７６２号公報 特開２００７−２０００３２号公報

しかしながら、議事録の目的は、記録を残す以外にも、思い違いによる合意（同じ単語を異なる意味に捉えたり、会話で主語を言わないために担当者が相互に相手だと思い込み、自分の担当とする開発スケジュールに盛り込まれないなど。）の確認、課題項目のフォローの徹底が必要であり、議事録は必ず内容を確認しなければならないが、前記特許文献１、２の発明では、以下の点に対し課題がある。

課題１：議事録内容の確認がされていない
議事録の作成方法として、
（１）レビュー中に作成され、検討内容・フォロー項目の確認がレビューの最後に行われる。
（２）レビュー後に作成され、関係者に配布される。

本来は、（１）が理想であるが、実際には、（１）のフォロー項目の確認程度であり、レビューに時間が掛かるため、（２）も多く見受けられる。（２）の場合、後日配布されても内容を確認しないことが多々ある。

これは、特に、フォロー項目の担当者が、レビューに参加していない場合、議事録が担当者に送付されない、または、送付されても議事録の内容を見ないために起こる。そのため、管理者は定期的に関係者の議事録確認と課題項目のフォローをチェックする必要がある。

課題２：フォローが担当者任せ
上述の従来技術では、次の開発ステップに進めないように議事録やレビューの情報が入力できないようにしたり、課題を集計するものの、集計結果をいつ、誰が、どのように利用するかは、人にゆだねられており、フォロー自体が遅れないようにするための仕組みとはなっていない。

本発明は、かかる点に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、ソフトウェアなどを開発するプロジェクトにおいて、議事録の確認および議事録に記載された課題を管理できるようにすることにある。

上記課題を解決するために、本発明は、ネットワークを介してクライアント端末及び管理用サーバが接続されているプロジェクトの課題議事録管理システムにおいて、前記管理用サーバは、実行部と記憶部で構成され、前記記憶部は、監視対象の議事録を記憶する議事録ファイルと、前記議事録の送信先を予め記憶しておく議事録送付先設定テーブルと、前記実行部の動作条件を予め記憶しておく議事録監視設定テーブルと、前記議事録毎の第１の確認情報と第１のフォロー情報を記憶する議事録管理ファイルと、前記議事録の電子メール送信先毎の第２の確認情報を記憶する議事録確認監視ファイルと、前記第２の確認情報を統計処理した第３の確認情報を記憶する送付先監視ファイルと、前記第１のフォロー情報に対応するフォロー項目毎の第２のフォロー情報を記憶するフォロー項目管理ファイルと、を備え、前記実行部は、前記クライアント端末から受信した前記議事録を議事録登録部に転送、または受信した前記議事録の確認電子メールを議事録確認部に転送するメールサーバ部と、メールサーバ部から転送された前記議事録と前記議事録送付先設定テーブルから、前記フォロー項目管理ファイルと前記議事録確認監視ファイルと前記議事録管理ファイルを生成し、さらに前記送付先監視ファイルから、所定の送信先に議事録確認依頼電子メールを送信する議事録登録部と、転送された前記議事録の確認電子メールから前記議事録確認監視ファイルの第２の確認情報と前記送付先監視ファイルの第３の確認情報を更新し、所定の確認者が全て確認したと判断された場合、確認完了電子メールを所定の送信先に送信する前記議事録確認部と、前記議事録監視設定テーブルで定めた動作条件で議事録管理ファイルの第１の確認情報と第１のフォロー情報を参照し、催促が必要と判断された場合に、催促電子メールを所定の送信先に送信する議事録監視部と、を備え、前記議事録監視部は、議事録の確認期限となっても確認電子メールが来なかった場合、前記議事録を確認したものとみなす自動暫定確認の通知電子メールを所定の送信先に送信し、前記議事録確認依頼電子メールにたいして前記確認電子メールを送信しなかった確認者ごとにプロジェクトにおけるすべての自動暫定確認について集計を行い、前記議事録登録部は、前記集計した連続自動暫定確認の回数が所定以上または自動暫定確認比率が所定以上となった場合、警告の議事録電子メールを所定の送信先に送信することを特徴とする。

また本発明は、ネットワークを介してクライアント端末及び管理用サーバが接続されているプロジェクトの課題議事録管理方法において、前記管理用サーバは、前記クライアント端末から受信した議事録を議事録登録部に転送、または受信した前記議事録の確認電子メールを議事録確認部に転送するメールサーバステップと、転送された前記議事録と議事録送付先設定テーブルから、フォロー項目管理ファイルと議事録確認監視ファイルと議事録管理ファイルを生成し、さらに送付先監視ファイルから、所定の送信先に議事録確認依頼電子メールを送信する議事録登録ステップと、転送された前記議事録の確認電子メールから前記議事録確認監視ファイルの第２の確認情報と前記送付先監視ファイルの第３の確認情報を更新し、所定の確認者が全て確認したと判断された場合、確認完了電子メールを所定の送信先に送信する前記議事録確認ステップと、前記議事録監視設定テーブルで定めた動作条件で議事録管理ファイルの第１の確認情報と第１のフォロー情報を参照し、催促が必要と判断された場合に、催促電子メールを所定の送信先に送信する議事録監視ステップと、からなり、前記議事録の確認期限となっても確認電子メールが来なかった場合、前記議事録を確認したものとみなす自動暫定確認の通知電子メールを所定の送信先に送信し、前記議事録確認依頼電子メールにたいして前記確認電子メールを送信しなかった確認者ごとにプロジェクトにおけるすべての自動暫定確認について集計を行う議事録監視ステップと、前記集計した連続自動暫定確認の回数が所定以上または自動暫定確認比率が所定以上となった場合、警告の議事録電子メールを所定の送信先に送信する議事録登録ステップと、
からなることを特徴とする。

本発明によれば、個人別の議事録確認・課題のフォロー状況が把握でき、確認・フォローが遅い人や議事録の確認をしない人に対して個別に指導することで、改善を図ることができる。
また、プロジェクトの担当間の思い違いや決定事項の対応もれがなくなることで、手戻りが減少し、結果として開発効率と品質の向上を図ることができる。

本発明の実施形態に係る課題議事録管理システムの構成概要を示す図である。 本発明の実施の形態に係る送付先設定テーブルの構成を示す図である。 本発明の実施の形態に係る議事録監視設定テーブルの構成を示す図である。 本発明の実施の形態に係る議事録管理ファイルの構成を示す図である。 本発明の実施の形態に係る議事録確認監視ファイルの構成を示す図である。 本発明の実施の形態に係る送付先監視ファイルの構成を示す図である。 本発明の実施の形態に係るフォロー項目管理ファイルの構成を示す図である。 本発明の実施の形態に係る議事録の記載項目を示す図である。 本発明の実施の形態に係る端末からの議事録送信メールの議事録送信例を示す図である。 本発明の実施の形態に係る端末からの議事録送信メールの議事録確認例を示す図である。 本発明の実施の形態に係るサーバからの議事録送信メールの例１を示す図である。 本発明の実施の形態に係るサーバからの議事録送信メールの例２を示す図である。 本発明の実施の形態に係るサーバからの議事録送信メールの例３を示す図である。 本発明の実施の形態に係るサーバからの議事録送信メールの例４を示す図である。 本発明の実施の形態に係るサーバからの議事録送信メールの例５を示す図である。 本発明の実施の形態に係るサーバからの議事録送信メールの例６を示す図である。 本発明の実施の形態に係るサーバからの議事録送信メールの例７を示す図である。 本発明の実施の形態に係るサーバからの議事録送信メールの例８を示す図である。 本発明の実施の形態に係るサーバからの議事録送信メールの例９を示す図である。 本発明の実施の形態に係るメールサーバ処理手順の一例を示すフローチャートである。 本発明の実施の形態に係る議事録登録処理手順の一例を示すフローチャートである。 本発明の実施の形態に係る議事録確認処理手順の一例を示すフローチャートである。 本発明の実施の形態に係る議事録監視処理手順の一例を示すフローチャートである。

以下、本発明の実施の形態について、詳細に説明する。
＜課題議事録管理システムの概要＞
図１は、本発明の実施形態に係る課題議事録管理システムの構成概要を示す図である。図１において本発明の実施形態に係る課題議事録システムは、議事録を管理する管理用サーバ１００と、電子メールを送受信するクライアント端末である作成者用端末１３０と関係者端末１４０と、により構築され、ネットワーク１５０を介して管理用サーバ１００及びクライアント端末１３０、１４０が通信可能に接続されている。なお、ネットワーク１５０は、有線、無線を問わず既存の公衆網、ＬＡＮ、ＷＡＮなどを用いることができる。
＜管理サーバの機能構成＞
図１において、管理用サーバ１００は、実行部１１０と記憶部１２０で構成され、実行部１１０は、クライアント端末１３０、１４０から議事録電子メールまたは議事録の確認電子メールを受信するメールサーバ部１１１と、メールサーバ部１１１から転送された議事録を登録する議事録登録部１１２と、メールサーバ部１１１から転送された議事録の確認を登録する議事録確認部１１３と、確認電子メールの状況および議事録に記載された課題に関するフォロー状況を監視する議事録監視部１１４の４つの機能を備え、記憶部１２０は、監視対象の議事録を記憶する議事録ファイル１２１と、議事録の送信先を予め記憶しておく議事録送付先設定テーブル１２２と、実行部１１０の動作条件を予め記憶しておく議事録監視設定テーブル１２３と、議事録毎の第１の確認情報である討議日時、議題、議事録ファイル名、議事録確認監視ファイル名、確認期限日、確認監視日、確認対象者数、確認完了者数と、議事録毎の第１のフォロー情報であるフォロー項目管理ファイル名、フォロー催促監視日数、フォロー項目数、フォロー完了数とを記憶する議事録管理ファイル１２４と、議事録の電子メール送信先毎の第２の確認情報である氏名、議事録送付先設定テーブルNO、確認日、確認種別、変更議事録ファイル名を記憶する議事録確認監視ファイル１２５と、第２の確認情報を統計処理した第３の確認情報である氏名、送信回数、連続自動暫定確認回数、自動暫定確認回数累計を記憶する送付先監視ファイル１２６と、第１のフォロー情報に対応するフォロー項目毎の第２のフォロー情報である日時、内容、担当者、期限、重要度、フォロー状況、フォロー内容、フォロー日時、フォロー者を記憶するフォロー項目管理ファイル１２７とを備えている。

メールサーバ部１１１は、受信した議事録電子メールを議事録登録部１１２に転送、または受信した議事録の確認電子メールを議事録確認部１１３に転送する。
議事録登録部１１２は、メールサーバ部１１１から転送された議事録と議事録送付先設定テーブル１２２から、フォロー項目管理ファイル１２７と議事録確認監視ファイル１２５と議事録管理ファイル１２４を生成し、さらに送付先監視ファイル１２６から、所定の送信先に所定の電子メール文で議事録を付けて議事録確認依頼電子メールを送信する。さらに、議事録登録部１１２は、自動暫定確認の回数が所定以上または自動暫定確認比率が所定以上となった場合、警告の議事録電子メールを所定の送信先に送信する。

本実施例では、作成した議事録は、作成者が議事録の送付先を勝手に決め、電子メールを送信するのではなく、送付先と役割を予め定義した議事録送付先設定テーブル１２２に基づき、管理用サーバが所定の送付先に議事録の「確認依頼」の電子メールを送信する。さらに、送信する電子メールの宛先が議事録確認の電子メールを送信しないことが多いまたは連続して確認期限までに送信しない宛先である場合、電子メールの件名と本文に確認期限を厳守する旨の文書を付けて「警告」の電子メールを送信する。

議事録確認部１１３は、メールサーバ部１１１から転送された議事録の確認電子メールから議事録確認監視ファイル１２５の第２の確認情報と送付先監視ファイル１２６の第３の確認情報を更新し、所定の確認者が全て確認されたと判断された場合に、確認完了電子メールを所定の送信先に送信しする。本実施例では、関係者の全ての人が議事録を確認したタイミングで「確認完了」の電子メールを送信し、関係者の意思疎通を図っている。さらに、確認した結果、議事録の修正が必要な場合は、議事録作成者に議事録の「変更通知」を知らせる電子メールを送信し、再度確認を行うようにしている。

議事録監視部１１４は、議事録監視設定テーブル１２３に設定された動作条件で議事録管理ファイル１２４の第１の確認情報と第１のフォロー情報を参照し、催促が必要と判断された場合に、催促電子メールを所定の送信先に送信する。

さらに、議事録監視部１１４は、議事録の確認期限となっても確認電子メールが来なかった場合、自動暫定確認の集計を行い、自動暫定確認の通知電子メールを所定の送信先に送信する。本実施例では、個人別に議事録確認およびフォロー状況を監視し、予め設定した催促日に「催促」の電子メールを送信する。さらに、確認の期限日となっても確認電子メールが来ない場合、確認したものとみなす「自動暫定確認通知」の電子メールを送信し、フォロー期限日となってもフォロー完了となっていない場合、「催促」の電子メールを送信する。
＜管理サーバのハードウェア構成＞
なお、図示はしていないが、管理用サーバ１００としての機能を実現するためのハードウェア資源として、例えば、ＣＰＵ、記憶装置、入出力装置、各種インターフェースなど、を周知の構成として備えており、また当然ながら、上記のごとき機能を実現させるためのプログラムを上記記憶装置内に格納している。記憶部１２０は上述の記憶装置により実現され、また、実行部１１０内の各構成は、上述のＣＰＵ、記憶装置、各種インターフェース等のハードウェア資源と後述する処理フローを実行する各種プログラムにより実現される。
＜クライアント端末の機能とハードウェア構成＞
一方、クライアント端末としての作成者端末１３０と関係者端末１４０は、図示はしていないが、上記した所定のテーブルに情報(初期情報)を入力するための設定画面と、上記した所定のファイルに情報（運用情報：後述するフォロー項目管理ファイルのフォローに係る情報など）を入力するための設定画面と、送受信するための通信機能および表示、作成する機能を備えている。また、図示はしていないが、クライアント端末１３０、１４０としての機能を実現するためのハードウェア資源として、例えば、ＣＰＵ、記憶装置、入出力装置、各種インターフェースなど、を周知の構成として備えており、また上記のごとき機能を実現させるためのプログラムを上記記憶装置内に格納している。

また、作成者端末１３０と関係者端末１４０は管理用サーバ１００の記憶部１２０内にあるテーブルおよびファイルの情報を共有化しており、設定画面から入力された情報（初期情報、運用情報）は、管理用サーバ内のテーブルおよびファイルの情報に反映される。
＜記憶部のテーブルおよびファイル構成＞
図２は、議事録送付先設定テーブルの構成を示す図である。図２は、開発プロジェクト毎に作成され、その開発プロジェクトに係るメンバーに対応する議事録送信先情報をシステム運用前に予め登録しておくためのテーブルである。次に各項目について説明する。
１．氏名：開発プロジェクトに係るメンバーの氏名を登録する。
２．登録者種別：氏名に対応する登録種別を登録する。機能との関連を定義するための開発プロジェクトにおける役割を示す。例えば、登録種別がＰＭ（プロジェクトメネージャ）であれば、全ての議事録を確認する必要がある。
３．電子メールアドレス：氏名に対応する電子メールアドレスを登録する。
４．電話番号：氏名に対応する電話番号を登録する。
５．機能Ａ〜Ｃ（機能との関連情報）：氏名に対応するプロジェクトで開発する機能Ａ〜Ｃ（機能名）の関連情報を「●」、「◎」、「△」、「−」の記号で登録する。担当者は「●」、レビューア「◎」、関連業務者は「△」、関連なしは「−」。例えば、機能Ａに関するレビューを実施し、議事録を作成した場合、機能Ａに「●」、「◎」、「△」が付いた氏名に対応する電子メールのアドレス先（宛先）に議事録を送信する。

なお、本発明では、「登録者種別」、「電話番号」は、必須ではない。また、各氏名は、行に割り振られ、行番号が対応付けられている。
図３は、議事録監視設定情報テーブルの構成を示す図である。図３は、開発プロジェクト毎に作成され、実行部の４つの機能が動作するための各種設定値が登録されている。次に各項目について説明する。
１．確認監視日数：議事録送信後、確認を催促するデフォルトの日数であり、議事録で確認監視日が設定されない場合に、使用される。議事録の確認期限が記載され、確認監視日が記載されていない場合は、下記の式で計算した日付が確認催促日となる。

確認催促日 ＝ 議事録作成日 ＋ 自動暫定確認日数 − 確認監視日数
また、議事録の確認期限と確認監視日が設定されない場合は、下記の式で計算した日付が確認催促日となる。

確認催促日 ＝ 議事録作成日 ＋ 自動暫定確認日数
なお、確認催促日は自動暫定確認日より前であること。自動暫定確認日以降の場合は、確認監視は行なわない。
２．自動暫定確認日数：議事録送信後、自動暫定確認するデフォルトの日数で、議事録で確認期限日が記載されていない場合に使用される。確認催促日は、下記の式で計算した日付が確認催促日となる。

確認催促日 ＝ 議事録作成日 ＋ 自動暫定確認日数
３．自動暫定確認回数累計比率：自動暫定確認回数累計が送信回数に対し、設定されている比率を超えたら、議事録送信時に、確認の返信を促すメッセージを追加するために使用される。
４．連続自動暫定確認回数：自動暫定確認回数が、設定されている回数以上連続した場合に、議事録送信時に、確認の返信を促す回数で、確認の返信を促すメッセージを追加するために使用される。
５．フォロー催促監視日数：フォローを期限に間に合わせるために、期限前に期限がせまっていることを通知するためのデフォルト値で、期限の何日前に催促電子メールを送信するか否かを設定するために使用される。下記の式で計算した日付がフォロー催促日となる。

フォロー催促日 ＝ フォロー期限 ― フォロー催促監視日数
６．議事録確認の確認時刻：１日１回確認状況を確認するための時刻
なお、「確認監視日数」、「自動暫定確認日数」、「フォロー催促監視日数」の各項目に設定された数値は、議事録に入力されなかった場合に使用される。

図４は、議事録管理ファイルの構成を示す図である。図４は、開発プロジェクトの議事録全体を管理するためのものである。次に各項目について説明する。
１．討議日時：議事録の対象となる討議をおこなった日時である。議事録は、検討された数日後に発行される場合があるので議事録の作成日とは必ずしも一致しない。
２．議題：議事録対象となった討議の議題（本発明では、必須の項目ではない）
３．議事録ファイル名：管理対象となる議事録を特定するためのファイル名。
４．議事録確認監視ファイル名：議事録の確認者を特定するためのファイル名。
５．フォロー項目管理ファイル名：フォロー項目を管理するためのフォロー項目管理ファイルを特定するためのファイル名。
６．確認期限日：管理対象となる議事録の確認期限日。
７．確認監視日：管理対象となる議事録の確認を催促する日。
８．確認対象者数：確認を受ける人数。
９．確認完了者数：確認が完了した人数で、確認対象者数と同じになった時に、確認完了と判断する。
１０．フォロー催促監視日数：各フォロー項目の催促を行うために、確認監視日の何日前に催促を行うか、フォローの催促をする日数を設定する。フォロー期限は、項目によって異なるため、日付けではなくフォロー期限の何日前にフォローを促すかを決める。なお、「０」の場合は、催促しない。また、未記入の場合は、議事録監視設定情報テーブルのフォロー催促監視日を使用する。
１１．フォロー項目数：フォロー項目の数。
１２．フォロー完了項目数：フォローが完了した項目の数で、フォロー項目数と同じとなった場合に、フォロー完了と判断する。

図５は、議事録確認監視ファイルの構成を示す図である。図５は、議事録の確認を監視するためのものであり、議事録に氏名のある討議の参加者、及び、討議した開発する機能名と図２の議事録送付先設定テーブルの氏名と機能名（●、◎、△）が一致する情報を抽出して作成される。次に各項目について説明する。
１．氏名：確認者の氏名。
２．議事録送付先管理テーブルＮＯ．：図２の議事録送付先管理テーブルの行番号に対応し、電子メールの送付先を特定するために使用する。
３．確認日：議事録を確認した日。
４．確認種別：議事録の確認方法で、本人確認、自動暫定確認、変更通知の３種類がある。
５．変更議事録ファイル名：議事録に変更があった場合に、変更された議事録のファイル名が格納される。

図６は、送付先監視ファイルの構成を示す図である。図６の行番号は、図２の議事録送信先設定テーブルに対応しており、行番号の氏名に対応する議事録の確認に関する統計情報が格納される。

議事内容を関係者に確認してもらうために、自動暫定確認が多い人に対して議事録を送信する場合、確認の催促を促すメッセージを電子メールに記載するために使用する。次に各項目について説明する。
１．氏名：図２の氏名と同じ。
２．送信回数：氏名に対応する議事録の送信回数。
３．連続自動暫定確認回数：氏名に対応する連続して議事録の自動暫定確認された回数。確認の電子メールが出された場合は、リセットされる（０になる）。
４．自動暫定確認回数累計：議事録の自動暫定確認された回数の累計。

図７は、フォロー項目管理ファイルの構成を示す図である。図７は、議事録単位で作成しても良いが、機能毎に作成することが望ましい（理由：複数のファイルを見るのが面倒、直ぐに解決できない項目が忘れ去られないようにできる）。次に各項目について説明する。
１．日時：議事録の日時が格納される。
２．内容：議事録のフォロー事項の内容が格納される。
３．担当者：議事録のフォロー事項のフォロ−担当者。
４．期限：議事録のフォロー事項の期限が格納される。
５．重要度：議事録のフォロー事項の重要度が格納される。
６．フォロー状況：フォロー状況（「フォロー中」、「保留中」、「完了」）が格納される。
７．フォロー内容：フォローした内容が格納される。
８．フォロー日時：フォローした日時が格納される。
９．フォロー者：フォローしたフォロー者の氏名が格納される。これは、議事録のフォロー項目のフォロー担当者と実際にフォローした者が変わることがあるために格納する。

上述の項目１．〜５．は議事録登録部１１２により格納され、項目６．〜９．は関係者端末の設定画面から格納される。
図８は、議事録の記載項目を示す図である。次に各項目について説明する。
１．議題：討議する議題を記載する。
２．種別：レビューの種類として１：公式ＤＲ（デザインレビュー）、２：ピアレビュー、３：課題検討などを記載する。
３．機能：レビューする機能名を記載する。
４．場所：討議の日時（日付、開始時間と終了時間）を記載する。
５．参加者：討議の参加者氏名と人数を記載する。
６．資料：討議で使用した資料名と版数などを記載する。
７．記載内容：討議の内容を記載する。
８．決定事項：討議での決定事項を記載する。フォローが必要な場合は、フォロー事項に記載する。
９．確認期限日：確認期限日を記載する。この確認期限日が記載されていない場合は、図３の議事録監視設定テーブルの自動暫定確認日数により確認催促日を算出し、監視する。
１０．確認監視日：確認の催促をする日を記載する。「０」は催促しない。未記入の場合は、図３の議事録監視設定テーブルの確認監視日数により確認催促日を算出し、監視する。
１１．フォロー催促監視日数：フォロー事項がある場合、フォロー催促監視日数を記載する。各フォロー項目の催促を行うために、確認監視日の何日前に催促を行うかを記載する。フォロー期限は、項目によって異なるため、日付けではなくフォロー期限の何日前にフォローを促すかを決める。「０」は、催促しない。未記入の場合は、図３の議事録監視設定テーブルのフォロー催促監視日を使用する。
１２．フォロー事項：フォロー事項には内容、担当者、期限、重要度などを記載する。
＜端末からの議事録送信メール例＞
図９、図１０は、クライアント端末からの議事録送信メールの一例を示す図である。電子メールの種類として、作成者が作成者端末１３０から管理サーバ１００に議事録を添付した議事録確認依頼電子メールを送信する場合と、関係者が関係者端末１４０から管理サーバ１００に議事録の確認電子メールを送信する場合の２種類の電子メールがある。

議事録電子メールを送信する場合、電子メールの件名に特定のキーワード「[議事録]」を付けて送信する（図９ 議事録送信例）。
議事録の確認電子メールを送信する場合、電子メールの件名に特定のキーワード「
Ｒｅ：」、「[確認依頼]」を付けて送信する（図１０ 議事録確認例）。
＜管理サーバからの議事録送信メール例＞
図１１〜図１９は、管理サーバ１００からの議事録送信メールの一例を示す図である。管理サーバ１００から関係者に議事録送信メールを送信する場合、次の９種類の電子メールがある。

通常の議事録確認依頼の電子メールを送信する場合、電子メールの件名に特定のキーワード「[確認依頼]」を付け、本文には所定の依頼文と確認期限を付けて、全ての関係者に送信する（図１１ 例１）。

フォロー担当が記載された議事録確認依頼の電子メールを送信する場合、電子メールの件名に「[確認依頼：フォロー担当あり]」を付け、本文には所定の依頼文と確認期限、フォロー項目管理ファイル名を付けて、全ての関係者の宛先に電子メールを送信する（図１２ 例２）。

所定の回数以上連続して議事録の確認がされていない状況で議事録確認依頼の電子メールを送信する場合、電子メールの件名に特定のキーワード「[★確認依頼★]」を付け、本文には所定の依頼文と確認期限の月日を付けて、該当する関係者の宛先に送信する（図１３ 例３）。

送信回数に対する自動暫定確認回数累計が所定の比率以上の状況で議事録確認依頼の電子メールを送信する場合、電子メールの件名に特定のキーワード「[★確認依頼★]」を付け、本文には所定の依頼文と確認期限の月日を付けて、該当する関係者の宛先に送信する（図１４ 例４）。

確認監視日に議事録確認依頼の催促の電子メールを送信する場合、電子メールの件名に特定のキーワード「[確認依頼]★催促★」を付け、本文には所定の依頼文と確認期限の月日を付けて、該当する関係者の宛先に送信する（図１５ 例５）。

確認期限日前に議事録の確認がすべて完了し、議事録確認通知の電子メールを送信する場合、電子メールの件名に特定のキーワード「[確認通知]」を付け、本文には所定の通知文と最終の確認日と確認期限の月日を付けて、全ての関係者の宛先に送信する（図１６ 例６）。

確認期限日に自動暫定確認により議事録の確認がすべて完了し、議事録確認通知の電子メールを送信する場合、電子メールの件名に特定のキーワード「[自動暫定確認通知]」を付け、本文には所定の通知文と確認期限の月日を付けて、全ての関係者の宛先に送信する（図１７ 例７）。

フォロー催促日に議事録フォロー依頼の催促の電子メールを送信する場合、電子メールの件名に特定のキーワード「[フォロー依頼]」を付け、本文には所定の依頼文とフォロー期限の月日とフォロー項目管理ファイル名を付けて、フォロー担当者の宛先に送信する（図１８ 例８）。

フォロー期限日に議事録フォロー依頼の催促の電子メールを送信する場合、電子メールの件名に特定のキーワード「[★フォロー依頼★]」を付け、本文には所定の依頼文とフォロー期限の月日を付けて、フォロー担当者の宛先に送信する（図１９ 例９）。
＜メールサーバ部１１１におけるメールサーバ処理手順＞
メールサーバ部１１１におけるメールサーバ処理手順について、図を用いて説明する。図１１は、メールサーバ処理手順の一例を示すフローチャートである。図２０の処理は、クライアント端末から電子メールを受信し、電子メールの件名に特定のキーワード「[議事録]」が記載されている場合、議事録メールであると判断し（Ｓ１１）、議事録登録部１１２に議事録を転送する（Ｓ１２）。

また、電子メールの件名に特定のキーワード「Ｒｅ：」と「[確認依頼]」が記載されている場合、議事録の確認メールであると判断し（Ｓ１３）、議事録確認部１１３に議事録の確認メールを転送する（Ｓ１４）。
＜議事録登録部１１２における議事録登録処理手順＞
議事録登録部１１２における議事録登録処理手順について、図を用いて説明する。図２１は、議事録登録処理手順の一例を示すフォローチャートである。図２１の処理は、議事録の転送待ち状態でメールサーバ部１１１から転送されてくるのを待つ（Ｓ２１）。次に、転送されてきた議事録に記載のフォロー事項からフォロー項目管理ファイルを生成する。この時、フォロー項目管理ファイル１２７のフォロー状況、フォロー内容、フォロー日時、フォロー者は、空欄となっている（Ｓ２２）。

次に、議事録に記載の参加者の氏名、および議事録に記載の機能名が、議事録送付先設定テーブル１２２で設定した同じ機能名で「●」、「◎」、「△」のある同じ氏名を抽出し、議事録確認者を決定する（Ｓ２３）。

次に、受信した議事録に係る議事録確認監視ファイル１２５を生成し、決定した議事録確認者の氏名と氏名に対応する議事録送付先設定テーブル１２２の行番号を登録する（Ｓ２４）。

次に、議事録管理ファイル１２４に議題、議事録ファイル名、Ｓ２２で生成したフォロー項目管理ファイル名、およびＳ２４で生成した議事録確認監視ファイル名を登録する（Ｓ２５）。

次に、Ｓ２３で決定した確認者の連絡先メールアドレスにより該当する関係者に議事録付きの電子メールを送信する（Ｓ２６）。この時、通常は、図１１の例１または図１２例２の電子メールを送信する。また、送付先監視ファイルの該当する確認者の連続自動暫定確認回数が、図３に示す連続自動回数以上である場合には、図１３の例３の電子メールを送信する。

また、送付先監視ファイル１２６の該当する確認者の自動暫定確認累計数／送信回数が、図３に示す自動暫定確認回数累計比率以上である場合には、図１４の例４の電子メールを送信する。
＜議事録確認部１１３における議事録確認処理手順＞
議事録確認部１１３における議事録確認処理手順について、図を用いて説明する。図２２は、議事録確認処理手順の一例を示すフローチャートである。図２２の処理は、議事録の確認電子メールの待ち状態でメールサーバから送信されてくるのを待つ（Ｓ３１）。次に、議事録確認監視ファイルの該当する確認者の氏名に対応する確認日に確認電子メールを受信した「年月日」と確認種別に「本人確認」を登録する。

また、登録されている確認者の氏名以外から電子メールが転送されてきた場合は、誤りを示すメールを送信者に送信する。議事録に変更がある場合は、議事録確認監視ファイル１２５の変更議事録ファイル名に、転送されてきた議事録名を登録する。さらに、送付先監視ファイルの連続確認回数を「０」にする（Ｓ３２）。

次に、議事録確認監視ファイル１２５の全ての確認者の氏名に対応する確認日に確認日付が記載されているか確認する（Ｓ３３）。次に、Ｓ３３で全ての確認者の確認日に確認日付が記載され、確認種別がすべて「本人確認」である場合は、図１６の例６の電子メールを送信する（Ｓ３６）。

また、確認種別に「変更通知」がある場合、つまり議事録の修正がある場合（Ｓ３４ＹＥＳ）は、作成者端末に修正内容を記載した電子メールを送信する（Ｓ３５）。この変更通知を受けた議事録作成者は、議事録を変更して、再度、議事録の登録を行う。
＜議事録監視部における議事録監視処理手順＞
議事録監視部における議事録監視処理手順について、図を用いて説明する。図２３は、議事録監視処理手順の一例を示すフローチャートである。図２３の処理は、定期的に現在の時刻を読み込み（Ｓ４１）、議事録監視設定情報テーブルの議事録確認の確認時刻となっているか比較し（Ｓ４２）、全ての議事録確認の確認時刻について比較する（Ｓ４３）。

次に、未確認の議事録があり（Ｓ４４ＹＥＳ）、当日が、議事録管理ファイルの確認監視日の場合（Ｓ４５ＹＥＳ）には、図１５の例５の催促電子メールを該当する関係者の宛先に送信する（Ｓ４６）。

次に、当日が、議事録管理ファイル１２４の確認期限日の場合（Ｓ４７ＹＥＳ）には、図１７の例７の自動暫定確認電子メールを該当する関係者に送信し、議事録確認監視ファイル１２５の未確認者の氏名に対応する確認種別に「自動暫定確認」を登録する。さらに、送付先監視ファイル１２６の連続確認回数と自動暫定確認回数累計にそれぞれ１を加算する（Ｓ４８）。

次に、フォロー監視処理についての説明となる。現時刻が議事録監視時刻（正時：００分）となっているか確認する（Ｓ４９）。これは、フォロー項目については、議事録の確認電子メールのように転送されてこないため、定期的に確認を行う必要がある。次に、全ての議事録について比較する（Ｓ５０）。次に議事録管理ファイル１２４に登録されているフォロー項目管理ファイル名からフォロー状況を参照し、フォロー完了数を算出し、フォロー項目数と比較する（Ｓ５１）。

次に、フォロー項目があり（議事録管理ファイルのフォロー項目数＞フォロー完了数）、フォロー催促日で当日電子メールを送信していない場合（Ｓ５３）、図１８の例８の催促電子メールを該当する関係者の宛先に送信する（Ｓ５４）。

次に、フォロー項目があり（議事録管理ファイルのフォロー項目数＞フォロー完了数）、フォロー期限日（議事録に記載）で当日電子メールを送信していない場合（Ｓ５５）、図１９の例９の催促電子メールを該当する関係者の宛先に送信する（Ｓ５６）。

次に、フォロー項目があり（議事録管理ファイルのフォロー項目数＞フォロー完了数）、フォロー期限日（議事録に記載）を過ぎた項目があり、当日電子メールを送信していない場合（Ｓ５７）、図１９の例９の催促電子メールを該当する関係者の宛先に送信する（Ｓ５８）。

また、Ｓ５１まで戻り、フォロー項目数＝フォロー完了数の場合、議事録のフォローステータスを完了にする（Ｓ５２）。
＜実施例の効果＞
上述した本実施例によれば、作成した議事録は、作成者が議事録の送付先を勝手に決め、電子メールを送信するのではなく、送付先と役割を予め定義した議事録送付先設定テーブル１２２に基づき、管理用サーバ１００が所定の送付先に議事録の「確認依頼」の電子メールを送信する。さらに、送信する電子メールの宛先が議事録確認の電子メールを送信しないことが多いまたは連続して確認期限までに送信しない宛先である場合、電子メールの件名と本文に確認期限を厳守する旨の文書を付けて「警告」の電子メールを送信する。

また、上述した本実施例によれば、関係者の全ての人が議事録を確認したタイミングで「確認完了」の電子メールを送信し、関係者の意思疎通を図っている。さらに、確認した結果、議事録の修正が必要な場合は、議事録作成者に議事録の「変更通知」を知らせる電子メールを送信し、再度確認を行うようにしている。

また、上述した本実施例によれば、個人別に議事録確認およびフォロー状況を監視し、予め設定した催促日に「催促」の電子メールを送信する。さらに、確認の期限日となっても確認電子メールが来ない場合、確認したものとみなす「自動暫定確認通知」の電子メールを送信し、フォロー期限日となってもフォロー完了となっていない場合、「催促」の電子メールを送信する。

従って、個人別の議事録確認・課題のフォロー状況が把握でき、確認・フォローが遅い人や議事録の確認をしない人に対して個別に指導することで、改善を図ることができる。また、プロジェクトの担当間の思い違いや決定事項の対応もれが無くなることで、手戻りが減少し、結果として開発効率と品質の向上を図ることができる。

１００ 管理用サーバ
１１０ 実行部
１１１ メールサーバ部
１１２ 議事録登録部
１１３ 議事録確認部
１１４ 議事録監視部
１２０ 記憶部
１２１ 議事録ファイル
１２２ 議事録送付先設定テーブル
１２３ 議事録監視設定テーブル
１２４ 議事録管理ファイル
１２５ 議事録確認監視ファイル
１２６ 送信先監視ファイル
１２７ フォロー項目管理ファイル
１００ 管理サーバ
１３０ 作成者端末
１４０ 関係者端末
１５０ ネットワーク

Claims (2)

1. ネットワークを介してクライアント端末及び管理用サーバが接続されているプロジェクトの課題議事録管理システムにおいて、
   前記管理用サーバは、実行部と記憶部で構成され、
   前記記憶部は、
   監視対象の議事録を記憶する議事録ファイルと、
   前記議事録の送信先を予め記憶しておく議事録送付先設定テーブルと、
   前記実行部の動作条件を予め記憶しておく議事録監視設定テーブルと、
   前記議事録毎の第１の確認情報と第１のフォロー情報を記憶する議事録管理ファイルと、
   前記議事録の電子メール送信先毎の第２の確認情報を記憶する議事録確認監視ファイルと、
   前記第２の確認情報を統計処理した第３の確認情報を記憶する送付先監視ファイルと、
   前記第１のフォロー情報に対応するフォロー項目毎の第２のフォロー情報を記憶するフォロー項目管理ファイルと、
   を備え、
   前記実行部は、
   前記クライアント端末から受信した前記議事録を議事録登録部に転送、または受信した前記議事録の確認電子メールを議事録確認部に転送するメールサーバ部と、
   メールサーバ部から転送された前記議事録と前記議事録送付先設定テーブルから、前記フォロー項目管理ファイルと前記議事録確認監視ファイルと前記議事録管理ファイルを生成し、さらに前記送付先監視ファイルから、所定の送信先に議事録確認依頼電子メールを送信する議事録登録部と、
   転送された前記議事録の確認電子メールから前記議事録確認監視ファイルの第２の確認情報と前記送付先監視ファイルの第３の確認情報を更新し、所定の確認者が全て確認したと判断された場合、確認完了電子メールを所定の送信先に送信する前記議事録確認部と、
   前記議事録監視設定テーブルで定めた動作条件で議事録管理ファイルの第１の確認情報と第１のフォロー情報を参照し、催促が必要と判断された場合に、催促電子メールを所定の送信先に送信する議事録監視部と、
   を備え、
   前記議事録監視部は、議事録の確認期限となっても確認電子メールが来なかった場合、前記議事録を確認したものとみなす自動暫定確認の通知電子メールを所定の送信先に送信し、前記議事録確認依頼電子メールにたいして前記確認電子メールを送信しなかった確認者ごとにプロジェクトにおけるすべての自動暫定確認について集計を行い、
   前記議事録登録部は、前記集計した連続自動暫定確認の回数が所定以上または自動暫定確認比率が所定以上となった場合、警告の議事録電子メールを所定の送信先に送信する
   ことを特徴とする課題議事録管理システム。
2. ネットワークを介してクライアント端末及び管理用サーバが接続されているプロジェクトの課題議事録管理方法において、
   前記管理用サーバは、
   前記クライアント端末から受信した議事録を議事録登録部に転送、または受信した前記議事録の確認電子メールを議事録確認部に転送するメールサーバステップと、
   転送された前記議事録と議事録送付先設定テーブルから、フォロー項目管理ファイルと議事録確認監視ファイルと議事録管理ファイルを生成し、さらに送付先監視ファイルから、所定の送信先に議事録確認依頼電子メールを送信する議事録登録ステップと、
   転送された前記議事録の確認電子メールから前記議事録確認監視ファイルの第２の確認情報と前記送付先監視ファイルの第３の確認情報を更新し、所定の確認者が全て確認したと判断された場合、確認完了電子メールを所定の送信先に送信する前記議事録確認ステップと、
   前記議事録監視設定テーブルで定めた動作条件で議事録管理ファイルの第１の確認情報と第１のフォロー情報を参照し、催促が必要と判断された場合に、催促電子メールを所定の送信先に送信する議事録監視ステップと、
   からなり、
   前記議事録の確認期限となっても確認電子メールが来なかった場合、前記議事録を確認したものとみなす自動暫定確認の通知電子メールを所定の送信先に送信し、前記議事録確認依頼電子メールにたいして前記確認電子メールを送信しなかった確認者ごとにプロジェクトにおけるすべての自動暫定確認について集計を行う議事録監視ステップと、
   前記集計した連続自動暫定確認の回数が所定以上または自動暫定確認比率が所定以上となった場合、警告の議事録電子メールを所定の送信先に送信する議事録登録ステップと、
   からなることを特徴とする課題議事録管理方法。