JP5668363B2 - 電子文書処理装置およびプログラム - Google Patents

Description

本発明は、電子文書処理装置およびそれに関連する技術に関する。

電子文書の一形態として、関連する他の文書および画像等にアクセスするためのハイパーリンクが埋め込まれたハイパーテキストが知られている（特許文献１参照）。

このハイパーテキストにおいては、特定の文字列に対する当該ハイパーリンクの設定が手動で行われている。

特開平８−２７８９６７号公報

しかしながら、当該ハイパーリンクを手動で設定することは、非常に手間のかかる作業であり、非効率的である。

そこで、この発明の課題は、電子文書内の特定の文字列に対してハイパーリンクを効率的に設定することが可能な技術を提供することにある。

上記課題を解決すべく、請求項１の発明は、電子文書処理装置であって、キーワードと前記キーワードに関連する複数の関連資料のアドレス情報である複数のリンクアドレスとの対応関係を規定したデータベースを検索し、前記キーワードに対応付けられた複数のリンクアドレスのうちの１つを対応リンクアドレスとして前記データベースに基づいて特定する検索手段と、前記キーワードを含む文字列を、ハイパーリンクの設定対象である対象文字列として電子文書から抽出する抽出手段と、前記対象文字列に前記ハイパーリンクを設定する設定手段と、を備え、前記複数のリンクアドレスは、電子文書の宛先人物に関する類別情報に応じた複数の関連資料のアドレス情報であり、前記検索手段は、前記複数のリンクアドレスの中から、同一の対象文字列を有する複数の電子文書の各宛先人物に関する類別情報に応じた互いに異なるリンクアドレスを、前記複数の電子文書のそれぞれに対する対応リンクアドレスとして前記データベースに基づいて特定し、前記設定手段は、異なる宛先人物に対する前記複数の電子文書において、互いに異なる前記対応リンクアドレスをリンク先とするハイパーリンクを、前記キーワードを含む前記同一の対象文字列に設定することを特徴とする。

請求項２の発明は、請求項１の発明に係る電子文書処理装置において、前記宛先人物に関する類別情報は、前記宛先人物に関する所属組織の情報を含むことを特徴とする。

請求項３の発明は、請求項１の発明に係る電子文書処理装置において、前記宛先人物に関する類別情報は、前記宛先人物に関する担当業務の情報を含むことを特徴とする。

請求項４の発明は、コンピュータを、キーワードと前記キーワードに関連する複数の関連資料のアドレス情報である複数のリンクアドレスとの対応関係を規定したデータベースを検索し、前記キーワードに対応付けられた複数のリンクアドレスのうちの１つを対応リンクアドレスとして前記データベースに基づいて特定する検索手段と、前記キーワードを含む文字列を、ハイパーリンクの設定対象である対象文字列として電子文書から抽出する抽出手段と、前記対象文字列に前記ハイパーリンクを設定する設定手段と、を備える電子文書処理装置として機能させるためのプログラムであって、前記複数のリンクアドレスは、電子文書の宛先人物に関する類別情報に応じた複数の関連資料のアドレス情報であり、前記検索手段は、前記複数のリンクアドレスの中から、同一の対象文字列を有する複数の電子文書の各宛先人物に関する類別情報に応じた互いに異なるリンクアドレスを、前記複数の電子文書のそれぞれに対する対応リンクアドレスとして前記データベースに基づいて特定し、前記設定手段は、異なる宛先人物に対する前記複数の電子文書において、互いに異なる前記対応リンクアドレスをリンク先とするハイパーリンクを、前記キーワードを含む前記同一の対象文字列に設定することを特徴とする。

請求項１ないし請求項４に記載の発明によれば、キーワードを含む文字列がハイパーリンクの設定対象である対象文字列として電子文書から抽出される。また、当該キーワードに対応付けられた複数のリンクアドレスのうちの１つが対応リンクアドレスとしてデータベースに基づいて特定される。そして、当該対応リンクアドレスをリンク先とするハイパーリンクが当該対象文字列に設定される。そのため、ハイパーリンクが手動で設定される場合に比べて、ハイパーリンクの設定に係る手間が低減され、ハイパーリンクが効率的に設定され得る。

また、キーワードと電子文書の宛先人物に関する類別情報に応じた複数の関連資料のアドレス情報である複数のリンクアドレスとの対応関係がデータベースに規定されている。そして、当該複数のリンクアドレスの中から、同一の対象文字列を有する複数の電子文書の各宛先人物に関する類別情報に応じた互いに異なるリンクアドレスが、複数の電子文書のそれぞれに対応する対応リンクアドレスとして特定される。これによれば、電子文書の各宛先人物に関する類別情報に応じた互いに異なるハイパーリンクが、当該ハイパーリンクの設定対象である同一の対象文字列に適切に設定され得る。

第１実施形態に係るＭＦＰ１の概略構成を示す図である。 アドレス帳データを示す図である。 リンクアドレスデータベースを示す図である。 第１実施形態に係るＭＦＰ１の動作を示す概念図である。 第１実施形態に係るＭＦＰ１の動作を示すフローチャートである。 第１実施形態に係るＭＦＰ１の動作を示すフローチャートである。 第１実施形態に係るＭＦＰ１の動作を示すフローチャートである。 原稿を示す図である。 画像データを示す図である。 電子文書を示す図である。 第２実施形態に係るＭＦＰ１の概略構成を示す図である。 第２実施形態に係るリンクアドレスデータベースを示す図である。 第２実施形態に係るＭＦＰ１の動作を示す概念図である。 第２実施形態に係るＭＦＰ１の動作を示すフローチャートである。 変形例に係るリンクアドレスデータベースを示す図である。 変形例に係るＭＦＰ１の動作を示す概念図である。 変形例に係るリンクアドレスデータベースを示す図である。

以下、本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。

＜１．第１実施形態＞
＜１−１．構成＞
図１は、電子文書処理装置１の構成を示す概略図である。ここでは、電子文書処理装置（電子文書作成装置とも称する）１は、マルチ・ファンクション・ペリフェラル（Multi Function Peripheral）（ＭＦＰとも略称する）として構成されているものとする。当該ＭＦＰは、スキャナ機能、プリンタ機能、コピー機能およびデータ通信機能などを備える装置（複合機とも称する）である。

図１に示すように、ＭＦＰ１は、画像読取部２、通信部４、格納部５、入出力部６およびコントローラ９等を備えており、これらの各部を複合的に動作させることによって、各種の機能を実現する。

画像読取部２は、いわゆるスキャナ部であり、ＭＦＰ１の所定の位置に載置された原稿を光学的に読み取って、当該原稿の画像データ（原稿画像とも称する）を生成する処理部である。

通信部４は、公衆回線等を介したファクシミリ通信を行うことが可能な処理部である。さらに、通信部４は、通信ネットワークＮＷを介したネットワーク通信が可能である。このネットワーク通信では、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol / Internet Protocol）およびＦＴＰ（File Transfer Protocol）等の各種プロトコルが利用され、当該ネットワーク通信を利用することによって、ＭＦＰ１は、所望の相手先との間で各種のデータを授受することが可能である。

格納部５は、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）および不揮発性メモリ等の格納装置で構成される。この格納部５には、画像読取部２等で生成された画像データ（原稿画像）等が格納される。

また、格納部５には、アドレス帳データＡＤおよびリンクアドレスデータベースＤＢ１等も格納されている。

アドレス帳データＡＤには、複数の宛先（通信先）に関するそれぞれの「宛先情報」が登録されて格納される。各宛先の「宛先情報」としては、宛先名（個人名等）、宛先人物の電子メールアドレス、宛先人物の所属組織名称（会社名および部署名等）、宛先人物に関する相対的所属属性（グループ内、社内、取引先、社外等）等の情報が格納される。宛先人物に関する相対的所属属性は、宛先（送信先）人物の所属組織の情報を、当該宛先人物の所属組織と送信元装置（ＭＦＰ１）の所属組織（配置場所）との相対的関係を用いて示す情報である。

なお、これら各種の「宛先情報」（宛先名、電子メールアドレス、所属組織名称、相対的所属属性等）は、それぞれ、複数の宛先人物を類別する類別情報であるとも称される。また、宛先人物の所属組織名称と宛先人物の相対的所属属性とは、それぞれ、宛先人物に関する所属組織の情報であるとも表現される。

図２は、アドレス帳データＡＤの一例を示す図である。

図２においては、最初の宛先ＤＳ１の宛先名としては、「田中」が登録されている。また、この宛先ＤＳ１に関しては、その電子メールアドレス（例えば「ｔａｎａｋａ＠...」）、所属組織名称（例えば「ＡＢＣ株式会社（開発部）」）および相対的所属属性（例えば「グループ内」）等も登録されている。

次の宛先ＤＳ２の宛先名としては、「鈴木」が登録されている。また、この宛先ＤＳ２に関しては、その電子メールアドレス（例えば「ｓｕｚｕｋｉ＠...」）、所属組織名称（例えば「ＡＢＣ株式会社（広報部）」）および相対的所属属性（例えば「社内」）等も登録されている。

次の宛先ＤＳ３の宛先名としては、「山本」が登録されている。また、この宛先ＤＳ３に関しては、その電子メールアドレス（例えば「ｙａｍａｍｏｔｏ＠...」）、所属組織名称（例えば「ＸＹＺ株式会社」）および相対的所属属性（例えば「取引先」）等も登録されている。

次の宛先ＤＳ４の宛先名としては、「村田」が登録されている。また、この宛先ＤＳ４に関しては、その電子メールアドレス（例えば「ｍｕｒａｔａ＠...」）、所属組織名称（例えば「イロハ株式会社」）および相対的所属属性（例えば「社外」）等も登録されている。

以上のように、アドレス帳データＡＤには、複数の宛先（通信先）に関するそれぞれの「宛先情報」（複数の宛先人物に関する類別情報等）が登録されて格納される。

リンクアドレスデータベースＤＢ１には、キーワードＫＷと当該キーワードＫＷに関連する関連資料のアドレス情報（ネットワーク上での格納位置情報）であるリンクアドレスＬＡとの対応関係が複数規定されている。なお、ここでは、当該キーワードＫＷに関連する関連資料は、所定のサーバＳＶ（図４参照）に格納されているものとする。

図３は、リンクアドレスデータベースＤＢ１の一例を示す図である。

図３に示すように、当該データベースの１行目においては、キーワードＫＷ１として「ｐａｐｅｒ」が格納されるとともに、リンクアドレスＬＡ１として「ｈｔｔｐ：／／ｐａｐｅｒ...」が格納されている。また、当該データベースの２行目においては、キーワードＫＷ２として「ｐｒｏｄｕｃｔ」が格納されるとともに、リンクアドレスＬＡ２として「ｈｔｔｐ：／／ｐｒｏｄｕｃｔ...」が格納されている。すなわち、キーワードＫＷ１にはリンクアドレスＬＡ１が対応付けられており、キーワードＫＷ２にはリンクアドレスＬＡ２が対応付けられている。

再び図１を参照する。入出力部６は、ＭＦＰ１に対する入力を受け付ける操作入力部６１と、各種情報の表示出力を行う表示部６２とを備えている。詳細には、ＭＦＰ１には操作パネルが設けられている。この操作パネルは、液晶表示パネルに圧電センサ等が埋め込まれて構成されており、表示部６２の一部として機能するとともに、操作入力部６１の一部としても機能する。

コントローラ９は、ＭＦＰ１を統括的に制御する制御装置であり、ＣＰＵと、各種の半導体メモリ（ＲＡＭおよびＲＯＭ等）とを備えて構成される。コントローラ９の制御下において各種の処理部を動作させることによって、ＭＦＰ１の各種の機能が実現される。例えば、コントローラ９の制御下において、画像読取部２を用いて所望の画像を光学的に読み取ることによって、原稿をスキャニングした画像（原稿画像）が取得され、スキャナ機能が実現される。また、コントローラ９は、電子文書生成処理等において、後述するような各種の処理を制御する。

コントローラ９は、ＣＰＵにおいて、ＲＯＭ（例えば、ＥＥＰＲＯＭ等）内に格納されている所定のソフトウェアプログラム（以下、単にプログラムとも称する）ＰＧを実行することによって、各種の処理部を実現する。なお、当該プログラムＰＧ等は、ネットワークを経由してダウンロードされて取得されるようにしてもよく、あるいは、各種の可搬性記憶媒体（ＵＳＢメモリ等）を介して取得されるようにしてもよい。

具体的には、コントローラ９は、領域抽出部１１、文字認識部１２、データベース検索部１３、文字列抽出部１４、ハイパーリンク設定部１５、電子文書生成部１６を含む各種処理部を実現する。

領域抽出部１１は、画像読取部２等で生成された画像データ（原稿画像）ＧＤを各種の領域（文字領域および画像領域等）に分離して、当該分離された個々の領域を抽出する処理部である。

文字認識部１２は、所定の画像データから抽出された文字領域に対してＯＣＲ（Optical Character Recognition）処理を実行することなどによって、当該文字領域の文字情報を認識する処理部である。

データベース検索部１３は、リンクアドレスデータベースＤＢ１を検索して各種の情報を取得する処理部である。

文字列抽出部１４は、リンクアドレスデータベースＤＢ１内のキーワードＫＷに基づいて、所定の文字領域から当該キーワードＫＷと一致する文字列を抽出する処理部である。

ハイパーリンク設定部１５は、文字列抽出部１４により抽出された文字列に対してハイパーリンクを設定する処理部である。

電子文書生成部１６は、所定の画像データに基づいて原稿に関する電子文書を生成する処理部である。

＜１−２．動作概要＞
つぎに、図４の概念図を参照しながら、ＭＦＰ１における動作の概要について説明する。

この第１実施形態では、図４に示すように、ＭＦＰ１が、原稿ＭＳを読み取って電子文書ＥＤを生成するとともに、当該電子文書ＥＤを宛先ＤＳ１，ＤＳ２，ＤＳ３，ＤＳ４にそれぞれ送信する場合について説明する。なお、後述するように、ＭＦＰ１は、当該電子文書ＥＤを生成する際に、リンクアドレスデータベースＤＢ１に基づいて、当該電子文書ＥＤ内の特定の文字列に対してハイパーリンクを自動で設定する。

＜１−３．詳細動作＞
以下では、図５〜図１０等を参照しつつ、ＭＦＰ１における動作についてより詳細に説明する。

図５〜図７は、ＭＦＰ１の動作を示すフローチャートである。

まず、図５のステップＳ１１において、ＭＦＰ１は、電子文書ＥＤの宛先ＤＳを設定する。具体的には、操作者によって電子文書ＥＤの宛先が指定されると、ＭＦＰ１は、当該宛先を電子文書ＥＤの宛先ＤＳとして設定する。ここでは、ＭＦＰ１は、操作者によって指定された４つの宛先ＤＳ１，ＤＳ２，ＤＳ３，ＤＳ４を電子文書ＥＤの宛先ＤＳとして設定するものとする。

つぎに、ステップＳ１２において、ＭＦＰ１は、原稿ＭＳ（図８参照）を読み取って当該原稿ＭＳの画像データＧＤ（図９参照）を生成する。具体的には、原稿ＭＳが画像読取部２の原稿台に載置されてスタートボタンが押下されると、ＭＦＰ１は、当該原稿ＭＳの読み込みを開始し、当該原稿ＭＳを画像読取部２を用いて光学的に読み取って画像データＧＤを生成する。

そして、ステップＳ１３において、ＭＦＰ１は、当該画像データＧＤに対して文字認識処理（図６のフローチャート）を実行する。

まず、図６のステップＳ３１において、ＭＦＰ１は、所定の画像処理技術を用いて、画像データＧＤから各種の領域を抽出する。具体的には、ＭＦＰ１は、領域抽出部１１を用いて、画像データＧＤを各種の領域（文字領域ＴＡ、画像領域ＰＡ等）に分離してそれぞれの領域を抽出する。

なお、ここでは、ＭＦＰ１は、図９に示すように、画像データＧＤを４つの領域（詳細には、文字領域ＴＡ１，ＴＡ２および画像領域ＰＡ１，ＰＡ２）に分離してそれぞれの領域を抽出する。具体的には、領域抽出部１１は、「This paper is ...」を含む文書を文字領域ＴＡ１として抽出し、「... of product power ...」を含む文書を文字領域ＴＡ２として抽出する。また、領域抽出部１１は、文字領域ＴＡ１の略右側の領域を画像領域ＰＡ１として抽出し、文字領域ＴＡ１の略下側の領域かつ文字領域ＴＡ２の略上側の領域を画像領域ＰＡ２として抽出する。

つぎに、ステップＳ３２において、ＭＦＰ１は、領域抽出部１１により抽出された各種の領域の中から一の領域を選択する。

ステップＳ３３において、ＭＦＰ１は、当該一の領域が文字領域ＴＡであるか否かを判定する。当該一の領域が文字領域ＴＡであると判定されると、ステップＳ３４に進み、当該一の領域が文字領域ＴＡでないと判定されると、ステップＳ３５に進む。

ステップＳ３４において、ＭＦＰ１は、文字認識部１２を用いて、当該一の領域に対して光学文字認識（ＯＣＲ）処理を実行し、当該一の文字領域ＴＡの文字情報を認識する。

ステップＳ３５において、ＭＦＰ１は、領域抽出部１１により抽出された全ての領域に対して上述の処理が実行されたか否かを判定する。当該処理が完了していない領域（以下、未処理領域とも称する）が存在する場合には、ステップＳ３１に戻り、ＭＦＰ１は、当該未処理領域に対して上述の処理を実行する。一方、領域抽出部１１により抽出された全ての領域に対する処理が完了したと判定されると、ＭＦＰ１は、図６のフローチャートの処理を終了し、図５のステップＳ１５に進む。

このように、ＭＦＰ１は、ステップＳ３１〜ステップＳ３５の処理を実行することによって、領域抽出部１１により抽出された文字領域ＴＡに対して文字認識処理を実行し、当該文字領域ＴＡ内の文字情報を認識する。

この実施形態においては、ステップＳ３１において、領域抽出部１１は、文字領域ＴＡ１，ＴＡ２および画像領域ＰＡ１，ＰＡ２を抽出する（図９参照）。また、ステップＳ３４において、ＭＦＰ１は、文字領域ＴＡ１，ＴＡ２に対して文字認識処理を実行し、当該文字領域ＴＡ１，ＴＡ２の文字情報を認識する。

再び図５のフローチャートの処理の説明に戻る。

図５のステップＳ１４において、ＭＦＰ１は、電子文書生成処理（図７参照）を実行して、原稿ＭＳの電子文書ＥＤを生成するとともに、当該電子文書ＥＤ内の特定の文字列にハイパーリンクを設定する。

以下では、図７のフローチャートを参照しつつ、電子文書生成処理についてより詳細に説明する。

まず、図７のステップＳ５１において、ＭＦＰ１は、電子文書生成部１６を用いて、図５のステップＳ１１において設定された宛先ＤＳ１，ＤＳ２，ＤＳ３，ＤＳ４に送信する電子文書ＥＤを生成する。具体的には、電子文書生成部１６は、原稿ＭＳの画像データＧＤに基づいて、電子文書ＥＤを生成する。また、電子文書生成部１６は、電子文書ＥＤを生成する際に、文字領域ＴＡに関する文字情報を電子文書ＥＤ内に格納する。

ステップＳ５２において、ＭＦＰ１は、電子文書ＥＤ内の文字領域ＴＡの中からハイパーリンクを設定対象となる一の文字領域ＴＡを選択する。

ステップＳ５３において、ＭＦＰ１は、当該一の文字領域ＴＡ内にリンクアドレスデータベースＤＢ１内のキーワードＫＷ（詳細にはＫＷ１，ＫＷ２）と一致する文字列が存在するか否かを判定する。

具体的には、まず、ＭＦＰ１は、データベース検索部１３を用いて、キーワードＫＷ１，ＫＷ２をリンクアドレスデータベースＤＢ１から取得する。そして、ＭＦＰ１は、当該一の文字領域ＴＡ内にキーワードＫＷ１，ＫＷ２のいずれかと一致する文字列が存在するか否かを判定する。当該一の文字領域ＴＡ内にキーワードＫＷ１，ＫＷ２のいずれかと一致する文字列が存在すると判定されると、ステップＳ５４に進み、当該一の文字領域ＴＡ内にキーワードＫＷ１，ＫＷ２のいずれにも一致する文字列が存在しないと判定されると、ステップＳ５７に進む。

ステップＳ５４において、ＭＦＰ１は、文字列抽出部１４を用いて、当該リンクアドレスデータベースＤＢ１内のキーワードＫＷと一致する文字列をハイパーリンクの設定対象である対象文字列として抽出する。具体的には、文字列抽出部１４は、文字領域ＴＡ内の文字情報に基づいて、キーワードＫＷと一致する文字列を検索して抽出する。

ステップＳ５５において、ＭＦＰ１は、データベース検索部１３を用いて、キーワードＫＷに対応付けられたリンクアドレスＬＡを対応リンクアドレスとしてリンクアドレスデータベースＤＢ１から特定する。

そして、ステップＳ５６において、ＭＦＰ１は、ハイパーリンク設定部１５を用いて、当該対応リンクアドレスをリンク先とするハイパーリンクを電子文書ＥＤ内の対象文字列に設定する。

ステップＳ５７において、ＭＦＰ１は、電子文書ＥＤ内の全ての文字領域ＴＡに対して上述の処理が実行されたか否かを判定する。上述の処理が実行されていない文字領域ＴＡが存在する場合には、ステップＳ５２に戻り、それ以外の場合には、図７のフローチャートの処理を終了し、図５のステップＳ１５に進む。

このように、ＭＦＰ１は、図７のステップＳ５１〜ステップＳ５７の処理を実行することによって、電子文書ＥＤを生成するとともに、電子文書ＥＤ内の特定の文字列に対してハイパーリンクを設定する。

以下では、ＭＦＰ１が電子文書ＥＤの文字領域ＴＡ１，ＴＡ２内の特定の文字列に対してハイパーリンクを設定する場合について、上述のステップＳ１４（図７のステップＳ５１〜ステップＳ５７）の処理をさらに詳細に説明する。

上述のステップＳ５１で電子文書ＥＤが生成された後、ステップＳ５２において、ＭＦＰ１は、文字領域ＴＡ１をハイパーリンクの設定対象として選択する。

図９に示すように、文字領域ＴＡ１には、キーワードＫＷ２と一致する文字列（詳細には「ｐｒｏｄｕｃｔ」）は存在せず、キーワードＫＷ１と一致する文字列（詳細には「ｐａｐｅｒ」）が存在する。そのため、ステップＳ５３においては、文字領域ＴＡ１内にキーワードＫＷ１と一致する文字列が存在すると判定され、ステップＳ５４に進む。

ステップＳ５４において、ＭＦＰ１は、キーワードＫＷ１と一致する文字列（詳細には「ｐａｐｅｒ」）をハイパーリンクの設定対象である対象文字列として抽出する。

ステップＳ５５において、ＭＦＰ１は、データベース検索部１３を用いて、キーワードＫＷ１に対応付けられたリンクアドレスＬＡ１をリンクアドレスデータベースＤＢ１に基づいて特定する。

そして、ステップＳ５６において、ＭＦＰ１は、ハイパーリンク設定部１５を用いて、リンクアドレスＬＡ１をリンク先とするハイパーリンクを電子文書ＥＤ内の対象文字列（詳細には「ｐａｐｅｒ」）に設定する。

ステップＳ５７においては、文字領域ＴＡ２に対する処理が未だ実行されていないと判定され、ステップＳ５２に戻る。

ステップＳ５２において、ＭＦＰ１は、文字領域ＴＡ２をハイパーリンクの設定対象として選択する。

図９に示すように、文字領域ＴＡ２には、キーワードＫＷ１と一致する文字列（詳細には「ｐａｐｅｒ」）は存在せず、キーワードＫＷ２と一致する文字列（詳細には「ｐｒｏｄｕｃｔ」）が存在する。そのため、ステップＳ５３において、文字領域ＴＡ２内にキーワードＫＷ２と一致する文字列が存在すると判定されて、ステップＳ５４に進む。

ステップＳ５４において、ＭＦＰ１は、キーワードＫＷ２と一致する文字列（詳細には「ｐｒｏｄｕｃｔ」）をハイパーリンクの設定対象である対象文字列として抽出する。

ステップＳ５５において、ＭＦＰ１は、データベース検索部１３を用いて、キーワードＫＷ２に対応付けられたリンクアドレスＬＡ２をリンクアドレスデータベースＤＢ１に基づいて特定する。

そして、ステップＳ５６において、ＭＦＰ１は、ハイパーリンク設定部１５を用いて、リンクアドレスＬＡ２をリンク先とするハイパーリンクを電子文書ＥＤ内の対象文字列（詳細には「ｐｒｏｄｕｃｔ」）に設定する。

ステップＳ５６においては、電子文書ＥＤ内の全ての文字領域ＴＡ（詳細にはＴＡ１，ＴＡ２）に対する処理が実行されたと判定され、図７のフローチャートの処理を終了する。

この後、図５のステップＳ１５において、ＭＦＰ１は、図７のフローチャートの処理において生成した電子文書ＥＤを各宛先ＤＳ１，ＤＳ２，ＤＳ３，ＤＳ４にそれぞれ送信する。

図１０は、電子文書ＥＤを示す図である。図１０に示すように、ハイパーリンクが設定された電子文書ＥＤ内の文字列（詳細には「ｐａｐｅｒ」、「ｐｒｏｄｕｃｔ」）には、当該文字列に下線が付され、ハイパーリンクが設定された文字列であることを視認することが可能である。また、当該下線の付された文字列をマウス操作等によりクリックすると、当該文字列に設定されたハイパーリンクのリンク先情報が表示される。これにより、当該文字列に関連する関連資料を参照することができる。

以上の動作によれば、電子文書ＥＤにおいて、キーワードＫＷ（詳細にはＫＷ１，ＫＷ２）と一致する文字列（詳細には「ｐａｐｅｒ」および「ｐｒｏｄｕｃｔ」）がハイパーリンクの設定対象である対象文字列として抽出される。また、当該キーワードＫＷに対応付けられたリンクアドレスＬＡが対応リンクアドレスとしてリンクアドレスデータベースＤＢ１に基づいて特定される。そして、当該対応リンクアドレスをリンク先とするハイパーリンクが電子文書ＥＤ内の対象文字列に設定される。すなわち、ＭＦＰ１は、リンクアドレスデータベースＤＢ１に基づいて、ハイパーリンクを対象文字列に自動で設定することが可能である。そのため、ハイパーリンクが手動で設定される場合に比べて、ハイパーリンクの設定に係る手間が低減され、ＭＦＰ１は、ハイパーリンクを効率的に設定することが可能である。

＜２．第２実施形態＞
第２実施形態は、第１実施形態の変形例である。

上記第１実施形態では、リンクアドレスデータベースＤＢ１にて、各キーワードＫＷ（例えばキーワードＫＷ１）に対して単一のリンクアドレスＬＡ（例えばリンクアドレスＬＡ１）が関連付けられており、電子文書ＥＤ内から抽出された特定文字列（一のキーワードＫＷの文字列）に対して、当該単一のリンクアドレスＬＡをリンク先とするハイパーリンクが設定される。

一方、この第２実施形態においては、リンクアドレスデータベースＤＢ２（後述）にて、一のキーワードＫＷ（例えばキーワードＫＷ１）に対して複数のリンクアドレスＬＡ（例えばリンクアドレスＬＡ１１，ＬＡ１２，ＬＡ１３，ＬＡ１４）（図１２参照）が関連付けられており、当該複数のリンクアドレスの中から、電子文書ＥＤの宛先人物に関する類別情報に応じたリンクアドレス（対応リンクアドレスとも称する）が抽出される。そして、電子文書ＥＤから抽出された特定文字列（一のキーワードＫＷの文字列）に対して、当該対応リンクアドレスをリンク先とするハイパーリンクが設定される。

これによれば、電子文書ＥＤ内から抽出された一のキーワードＫＷの文字列に対して、電子文書ＥＤの宛先人物に関する類別情報に応じて、異なるハイパーリンクを設定することが可能である。

以下では、第１実施形態との相違点を中心に、この第２実施形態について更に詳細に説明する。

この第２実施形態においては、アドレス帳データＡＤ（図２参照）内の「宛先情報」のうち、宛先ＤＳの人物に関する所属組織の情報（詳細には、宛先人物に関する「相対的所属属性」）が、電子文書ＥＤの宛先ＤＳを類別する「類別情報」として利用される。

また、この第２実施形態では、格納部５内に格納されたリンクアドレスデータベースＤＢ２（図１１参照）が利用される。

このリンクアドレスデータベースＤＢ２には、キーワードＫＷと当該キーワードＫＷに関連し且つ電子文書ＥＤの宛先ＤＳの類別情報に応じた複数の関連資料のアドレス情報である複数のリンクアドレスＬＡとの対応関係が規定されている。すなわち、当該リンクアドレスデータベースＤＢ２においては、当該キーワードＫＷに関連する関連資料のアドレス情報が電子文書ＥＤの宛先ＤＳごとに規定されている。なお、ここでは、上述したように電子文書ＥＤの宛先ＤＳを類別する類別情報として宛先ＤＳの人物の所属組織の情報（詳細には、宛先人物に関する「相対的所属属性」）が採用され、当該複数のリンクアドレスＬＡは、当該「相対的所属属性」に応じて規定されているものとする。

図１２は、リンクアドレスデータベースＤＢ２の一例を示す図である。

図１２に示すように、当該リンクアドレスデータベースＤＢ２の一行目においては、キーワードＫＷ１として「ｐａｐｅｒ」が格納されるとともに、宛先ＤＳの相対的所属属性（詳細には「グループ内」、「社内」、「取引先」、「社外」）に応じた４つのリンクアドレスＬＡ１１，ＬＡ１２，ＬＡ１３，ＬＡ１４が格納される。すなわち、１つのキーワードＫＷ１に４つのリンクアドレスＬＡ１１〜ＬＡ１４が対応付けられている。

リンクアドレスＬＡ１１には、「グループ内」に対応する関連資料のアドレス情報が格納され、リンクアドレスＬＡ１２には、「社内」に対応する関連資料のアドレス情報が格納される。また、リンクアドレスＬＡ１３には、「取引先」に対応する関連資料のアドレス情報が格納され、リンクアドレスＬＡ１４には、「社外」に対応する関連資料のアドレス情報が格納される。

ここでは、リンクアドレスＬＡ１１〜ＬＡ１４には、互いに異なる関連資料のアドレス情報が格納されるものとする。換言すれば、それぞれの相対的所属属性（グループ内、社内、取引先、社外）に対応する関連資料は、互いに異なるものとする。

大別すると、「グループ内」および「社内」に対応する関連資料には社内の秘匿情報（例えば製品の仕様等）が記載されており、「取引先」および「社外」に対応する関連資料には社外への公開情報（例えば製品の販売価格等）が記載されている。そして、「グループ内」に対応する関連資料には「社内」に対応する関連資料に比べて、より詳細な情報が反映されており、「取引先」に対応する関連資料には「社外」に対応する関連資料に比べて、より詳細な情報が反映されている。

また、ここでは、「社内」および「グループ内」と、「社外」および「取引先」とで、互いに異なる種類の情報が関連付けられるものとする。たとえば、「社内」および「グループ内」に対しては、「紙の仕様」を記載した関連資料が関連付けられ、「社外」および「取引先」に対しては、「紙の販売価格」を記載した関連資料が関連付けられる。より詳細には、「社内」に対応する関連資料には、「紙の種類」等が記載され、「グループ内」に対応する関連資料には、「製品基準を満たすための紙の詳細仕様」等が記載される。また、「社外」に対応する関連資料には、「紙の標準販売価格」等が記載され、「取引先」に対応する関連資料には、「紙の卸値」等が記載される。なお、これに限定されず、複数の相対的所属属性（「社外」、「取引先」、「社内」および「グループ内」）に対して、互いに同じ種類の情報（例えば、紙の価格）且つ互いに異なる公開レベルの情報が関連付けられるようにしてもよい。

また、当該リンクアドレスデータベースＤＢ２の二行目においては、キーワードＫＷ２として「ｐｒｏｄｕｃｔ」が格納されるとともに、宛先ＤＳの相対的所属属性（詳細には「グループ内」、「社内」、「取引先」、「社外」）に応じた４つのリンクアドレスＬＡ２１，ＬＡ２２，ＬＡ２３，ＬＡ２４が格納される。

リンクアドレスＬＡ２１には、「グループ内」に対応する関連資料のアドレス情報が格納され、リンクアドレスＬＡ２２には、「社内」に対応する関連資料のアドレス情報が格納される。また、リンクアドレスＬＡ２３には、「取引先」に対応する関連資料のアドレス情報が格納され、リンクアドレスＬＡ２４には、「社外」に対応する関連資料のアドレス情報が格納される。リンクアドレスＬＡ２１〜ＬＡ２４には、リンクアドレスＬＡ１１〜ＬＡ１４と同様に、互いに異なる関連資料のアドレス情報が格納されるものとする。

また、ここでは、「グループ内」に対応する関連資料はグループ内向けのサーバＳＶ１（図１３参照）に格納されており、「社内」に対応する関連資料は社内向けのサーバＳＶ２（図１３参照）に格納されているものとする。また、「取引先」に対応する関連資料は取引先向けのサーバＳＶ３（図１３参照）に格納されており、「社外」に対応する関連資料は社外向けのサーバＳＶ４（図１３参照）に格納されているものとする。なお、これに限定されず、それぞれの関連資料が同一のサーバＳＶ（例えば社外向けのサーバＳＶ４）に格納されるようにしてもよい。

再び図１１を参照する。コントローラ９は、第１実施形態において説明した各種処理部に加えて、宛先情報取得部１７を有している。宛先情報取得部１７は、電子文書ＥＤの宛先ＤＳに関する宛先情報（宛先名、電子メールアドレス、所属組織名称、相対的所属属性等）をアドレス帳データＡＤから取得する処理部である。

つぎに、図１３の概念図を参照しながら、この第２実施形態におけるＭＦＰ１の動作の概要について説明する。

この第２実施形態では、図１３に示すように、ＭＦＰ１が、宛先ごとに異なる４つの電子文書ＥＤ１，ＥＤ２，ＥＤ３，ＥＤ４を生成するとともに、当該電子文書ＥＤ１，ＥＤ２，ＥＤ３，ＥＤ４を、各宛先ＤＳ１，ＤＳ２，ＤＳ３，ＤＳ４に送信する場合について説明する。なお、後述するように、ＭＦＰ１は、当該電子文書ＥＤ１，ＥＤ２，ＥＤ３，ＥＤ４を生成する際に、リンクアドレスデータベースＤＢ２に基づいて、当該電子文書ＥＤ１，ＥＤ２，ＥＤ３，ＥＤ４内の特定文字列に対してハイパーリンクを自動で設定する。

この第２実施形態においては、特に、図５のステップＳ１４における電子文書生成処理が第１実施形態と相違する。なお、ここでは、図５のステップＳ１４において、ＭＦＰ１は、当該電子文書生成処理として図１４に示すフローチャートの処理を実行する。

以下では、図１４のフローチャートを参照しつつ、この第２実施形態に係る電子文書生成処理について説明する。

図１４のステップＳ７１において、ＭＦＰ１は、図５のステップＳ１１において設定された複数の宛先ＤＳ（詳細には、宛先ＤＳ１，ＤＳ２，ＤＳ３，ＤＳ４）のうち、一の宛先ＤＳ（例えば、最初は宛先ＤＳ１）を選択する。

ステップＳ７２において、ＭＦＰ１は、宛先情報取得部１７を用いて、当該一の宛先ＤＳの相対的所属属性をアドレス帳データＡＤから取得する。

ステップＳ７３において、ＭＦＰ１は、電子文書生成部１６を用いて、当該一の宛先ＤＳに送信する電子文書ＥＤを生成する。例えば、最初は宛先ＤＳ１向けの電子文書ＥＤ１が生成される。

ステップＳ７４において、ＭＦＰ１は、電子文書ＥＤ内の文字領域ＴＡの中からハイパーリンクの設定対象となる一の文字領域ＴＡを選択する。

ステップＳ７５において、ＭＦＰ１は、一の文字領域ＴＡ内にリンクアドレスデータベースＤＢ２内のキーワードＫＷ１，ＫＷ２と一致する文字列が存在するか否かを判定する。一の文字領域ＴＡ内にキーワードＫＷ１，ＫＷ２と一致する文字列が存在すると判定されると、ステップＳ７６に進み、それ以外の場合には、ステップＳ７９に進む。

ステップＳ７６において、ＭＦＰ１は、文字列抽出部１４を用いて、キーワードＫＷ１，ＫＷ２と一致する文字列をハイパーリンクの設定対象である対象文字列として抽出する。

ステップＳ７７において、ＭＦＰ１は、データベース検索部１３を用いて、リンクアドレスデータベースＤＢ２内の複数のリンクアドレスＬＡの中から一の宛先ＤＳの相対的所属属性に応じた一のリンクアドレスＬＡを対応リンクアドレスとして検索する。

そして、ステップＳ７８において、ＭＦＰ１は、ハイパーリンク設定部１５を用いて、
当該対応リンクアドレスをリンク先とするハイパーリンクを電子文書ＥＤ内の対象文字列に設定する。

ステップＳ７９において、ＭＦＰ１は、電子文書ＥＤ内の全ての文字領域ＴＡに対して上述の処理が実行されたか否かを判定する。未処理の文字領域ＴＡが存在する場合には、ステップＳ７４に戻り、それ以外の場合には、ステップＳ８０に進む。

ステップＳ８０において、ＭＦＰ１は、図５のステップＳ１１において設定された全ての宛先ＤＳに対して上述の処理が実行されたか否かを判定する。未処理の宛先ＤＳが存在する場合には、ステップＳ７１に戻り、それ以外の場合には、図１４のフローチャートの処理を終了する。

このように、ＭＦＰ１は、図１４のステップＳ７１〜ステップＳ８０の処理を実行することによって、宛先ＤＳ１，ＤＳ２，ＤＳ３，ＤＳ４に送信する電子文書ＥＤ１，ＥＤ２，ＥＤ３，ＥＤ４を生成する。

以下では、図５のステップＳ１１において４つの宛先ＤＳ１，ＤＳ２，ＤＳ３，ＤＳ４が電子文書ＥＤの宛先ＤＳとして設定される場合について、第２実施形態に係るステップＳ１４の処理をさらに詳細に説明する。

まず、ステップＳ７１において、ＭＦＰ１は、４つの宛先ＤＳ１，ＤＳ２，ＤＳ３，ＤＳ４の中から最初の宛先ＤＳ１を選択する。

ステップＳ７２において、ＭＦＰ１は、宛先情報取得部１７を用いて、宛先ＤＳ１の相対的所属属性（詳細には「グループ内」）（図２参照）をアドレス帳データＡＤから取得する。

ステップＳ７３において、ＭＦＰ１は、電子文書生成部１６を用いて、宛先ＤＳ１に送信する電子文書ＥＤ１を生成する。

ステップＳ７４において、ＭＦＰ１は、電子文書ＥＤ１内の文字領域ＴＡ１，ＴＡ２から文字領域ＴＡ１をハイパーリンクを設定対象として選択する。

ステップＳ７５においては、文字領域ＴＡ１にリンクアドレスデータベースＤＢ２内のキーワードＫＷ１と一致する文字列が存在すると判定され、ステップＳ７６に進む。

ステップＳ７６において、ＭＦＰ１は、キーワードＫＷ１と一致する文字列（詳細には「ｐａｐｅｒ」）をハイパーリンクの設定対象である対象文字列として抽出する。

ステップＳ７７において、ＭＦＰ１は、データベース検索部１３を用いて、リンクアドレスデータベースＤＢ２内の複数のリンクアドレスＬＡ１１，１２，１３，１４の中から宛先ＤＳ１の相対的所属属性（詳細には「グループ内」）に応じたリンクアドレスＬＡ１１（図１２参照）を特定する。

そして、ステップＳ７８において、ＭＦＰ１は、ハイパーリンク設定部１５を用いて、
リンクアドレスＬＡ１１をリンク先とするハイパーリンクを電子文書ＥＤ内の対象文字列（詳細には「ｐａｐｅｒ」）に設定する。

ステップＳ７９においては、文字領域ＴＡ２に対する処理が完了していないと判定され、ステップＳ７４に戻る。

そして、ＭＦＰ１は、文字領域ＴＡ２に関しても、上述のステップＳ７４〜ステップＳ７９の処理を実行して、当該文字領域ＴＡ２の特定文字列にハイパーリンクを設定する。

具体的には、ステップＳ７６において、キーワードＫＷ２と一致する文字列（詳細には「ｐｒｏｄｕｃｔ」）がハイパーリンクの設定対象である対象文字列として抽出される。

また、ステップＳ７７において、リンクアドレスデータベースＤＢ２内の複数のリンクアドレスＬＡ２１，２２，２３，２４の中から宛先ＤＳ１の相対的所属属性に応じたリンクアドレスＬＡ２１（図１２参照）が特定される。

そして、ステップＳ７８において、リンクアドレスＬＡ２１をリンク先とするハイパーリンクが電子文書ＥＤ１内の当該対象文字列（詳細には「ｐｒｏｄｕｃｔ」）に設定される。

ステップＳ７９においては、文字領域ＴＡ１，ＴＡ２に対する処理が完了したと判定され、ステップＳ８０に進む。

ステップＳ８０においては、宛先ＤＳ２，ＤＳ３，ＤＳ４に対する処理が未だ完了していないと判定され、ステップＳ７１に戻る。

そして、ＭＦＰ１は、宛先ＤＳ２，ＤＳ３，ＤＳ４に関しても、上述のステップＳ７１〜ステップＳ８０の処理を順次に実行して、それぞれに送信する電子文書ＥＤ２，ＥＤ３，ＥＤ４を生成する。

その結果、宛先ＤＳ２向けの電子文書ＥＤ２においては、リンクアドレスＬＡ１２（図１２参照）をリンク先とするハイパーリンクが当該電子文書ＥＤ２内の文字列（詳細には「ｐａｐｅｒ」）に設定されるとともに、リンクアドレスＬＡ２２をリンク先とするハイパーリンクが当該電子文書ＥＤ２内の文字列（詳細には「ｐｒｏｄｕｃｔ」）に設定される。

また、宛先ＤＳ３向けの電子文書ＥＤ３においては、リンクアドレスＬＡ１３をリンク先とするハイパーリンクが当該電子文書ＥＤ３内の文字列（詳細には「ｐａｐｅｒ」）に設定されるとともに、リンクアドレスＬＡ２３をリンク先とするハイパーリンクが当該電子文書ＥＤ３内の文字列（詳細には「ｐｒｏｄｕｃｔ」）に設定される。

また、宛先ＤＳ４向けの電子文書ＥＤ４においては、リンクアドレスＬＡ１４をリンク先とするハイパーリンクが当該電子文書ＥＤ４内の文字列（詳細には「ｐａｐｅｒ」）に設定されるとともに、リンクアドレスＬＡ２４をリンク先とするハイパーリンクが当該電子文書ＥＤ４内の文字列（詳細には「ｐｒｏｄｕｃｔ」）に設定される。

このように、ＭＦＰ１は、宛先人物に関する類別情報（詳細には、宛先人物に関する相対的所属属性）に応じて、電子文書ＥＤ内の特定文字列に対して適宜のハイパーリンクを設定する。

以上の動作によれば、ＭＦＰ１は、リンクアドレスデータベースＤＢ２に基づいて、ハイパーリンクを電子文書ＥＤ内の特定文字列に自動で設定することが可能である。そのため、ハイパーリンクが手動で設定される場合に比べて、ハイパーリンクの設定に係る手間が低減され、ＭＦＰ１は、ハイパーリンクを効率的に設定することが可能である。

また、複数のリンクアドレスＬＡの中から宛先人物の類別情報（詳細には、宛先人物に関する相対的所属属性）に応じた一のリンクアドレスＬＡが対応リンクアドレスとして特定される。そして、当該対応リンクアドレスをリンク先とするハイパーリンクが対象文字列に設定される。これによれば、電子文書ＥＤｉの特定文字列には、電子文書ＥＤｉの宛先人物に関する相対的所属属性に応じたリンクアドレスＬＡをリンク先とするハイパーリンクが適切に付与される。したがって、特定文字列に対するハイパーリンクのリンク先を宛先人物に関する相対的所属属性に応じて適切に変更することが可能である。換言すれば、同一の特定文字列を有する複数の電子文書ＥＤｉにおいて、互いに異なるリンク先を各特定文字列に対して適切に関連付けることが可能である。

たとえば、宛先ＤＳ２向けの電子文書ＥＤ２においては、特定文字列「ｐａｐｅｒ」に対するハイパーリンクのリンク先は、リンクアドレスＬＡ２２に設定される。そして、電子文書ＥＤ２の特定文字列「ｐａｐｅｒ」に対するクリック操作に応じて、リンクアドレスＬＡ２２に格納された関連資料（たとえば、社内向けの内部資料等）が表示される。ここにおいて、リンクアドレスＬＡ２２は、宛先ＤＳ１の人物に関する相対的所属属性（「社内」）に応じたリンクアドレスであり、リンクアドレスＬＡ２２には「社内」の人物に適した関連資料が保存されている。そのため、「社内」の宛先ＤＳ２の人物は、受信した電子文書ＥＤ２の特定文字列「ｐａｐｅｒ」に対するクリック操作を行うことによって、「社内」向けに最適化された関連資料を容易に参照することが可能である。

同様に、宛先ＤＳ１向けの電子文書ＥＤ１においては、リンクアドレスＬＡ２１をリンク先とするハイパーリンクが特定文字列「ｐａｐｅｒ」に対して付与される。ここにおいて、リンクアドレスＬＡ２１は、宛先ＤＳ１の人物に関する相対的所属属性（「グループ内」）に応じたリンクアドレスであり、リンクアドレスＬＡ２１には「グループ内」の人物に適した関連資料（たとえば、グループ内向けの内部資料等）が保存されている。そのため、「グループ内」の宛先ＤＳ１の人物は、電子文書ＥＤ１の特定文字列「ｐａｐｅｒ」に対するクリック操作を行うことによって、「グループ内」向けに最適化された関連資料を容易に参照することが可能である。

また、宛先ＤＳ４向けの電子文書ＥＤ４においては、リンクアドレスＬＡ２４をリンク先とするハイパーリンクが特定文字列「ｐａｐｅｒ」に対して付与される。ここにおいて、リンクアドレスＬＡ２４は、宛先ＤＳ４の人物に関する相対的所属属性（「社外」）に応じたリンクアドレスであり、リンクアドレスＬＡ２４には「社外」の人物に適した関連資料（たとえば、社外向けの公開資料等）が保存されている。そのため、「社外」の宛先ＤＳ４の人物は、電子文書ＥＤ４の特定文字列「ｐａｐｅｒ」に対するクリック操作を行うことによって、「社外」向けに最適化された関連資料を容易に参照することが可能である。

さらに、宛先ＤＳ３向けの電子文書ＥＤ３においては、リンクアドレスＬＡ２３をリンク先とするハイパーリンクが特定文字列「ｐａｐｅｒ」に対して付与される。ここにおいて、リンクアドレスＬＡ２３は、宛先ＤＳ３の人物に関する相対的所属属性（「取引先」）に応じたリンクアドレスであり、リンクアドレスＬＡ２３には「取引先」の人物に適した関連資料（たとえば、取引先向けの公開資料等）が保存されている。そのため、「取引先」の宛先ＤＳ３の人物は、電子文書ＥＤ３の特定文字列「ｐａｐｅｒ」に対するクリック操作を行うことによって、「取引先」向けに最適化された関連資料を容易に参照することが可能である。

以上のように、各電子文書ＥＤｉ内の特定文字列に対して、各電子文書ＥＤｉの宛先人物に応じたリンク先がそれぞれ関連付けられる。そのため、各電子文書ＥＤｉの宛先ＤＳｉの人物は、電子文書ＥＤｉの特定文字列に対するクリック操作を行うことによって、その人物向けに最適化された関連資料を容易に参照することが可能である。

なお、この第２実施形態では、宛先（送信先）人物の所属組織と送信元装置（ＭＦＰ１）の所属組織との相対的関係を示す情報が、「類別情報」として利用される場合を例示したが、これに限定されない。たとえば、宛先（送信先）人物の所属組織と送信元人物の所属組織等との相対的関係を示す情報が、宛先人物に関する所属組織の情報として、ひいては「類別情報」として、利用されるようにしてもよい。あるいは、宛先人物の所属組織名称自体等が、「類別情報」として利用されるようにしてもよい。

＜３．変形例等＞
以上、この発明の実施の形態について説明したが、この発明は上記説明した内容のものに限定されるものではない。

たとえば、上記各実施形態においては、ＭＦＰ１は、文字列抽出部１４を用いて、キーワードＫＷ（例えば「ｐａｐｅｒ」）と一致する文字列（例えば「ｐａｐｅｒ」）をハイパーリンクの設定対象である対象文字列として抽出する場合を例示したが、これに限定されず、当該キーワードＫＷを含む文字列（例えば「ｐａｐｅｒｓ」）を当該対象文字列として抽出するようにしてもよい。

また、上記第２実施形態においては、図１２に示すように、リンクアドレスＬＡ１１〜ＬＡ１４のリンク先が異なる場合を例示したが、これに限定されず、当該リンクアドレスＬＡ１１〜ＬＡ１４のリンク先の一部が同一になるようにしてもよい。

具体的には、図１５に示すように、リンクアドレスＬＡ１１とリンクアドレスＬＡ１２とに同じリンク先が格納されるようにしてもよい。この場合、電子文書ＥＤ１の文字列「ｐａｐｅｒ」と電子文書ＥＤ２の文字列「ｐａｐｅｒ」とに同一のリンク先が設定され、サーバＳＶ２（図１６参照）内の同一の関連資料をリンク先とするハイパーリンクが設定される。

また、上記第２実施形態においては、ステップＳ７７にて、リンクアドレスデータベースＤＢ２を用いて、宛先人物に関する「相対的所属属性」に応じたリンクアドレスＬＡが特定される場合を例示したが、これに限定されない。

たとえば、宛先人物に関する「担当業務」の情報に応じたリンクアドレスＬＡが特定されるようにしてもよい。具体的には、アドレス帳データＡＤにおいて各宛先人物の担当業務の情報（「経理」、「開発」、「総務」等）を格納しておくとともに、次述するようなデータベースＤＢ３（図１７）を用いて、宛先人物の担当業務に応じたリンクアドレスＬＡが特定されるようにしてもよい。以下では、このような変形例について説明する。

図１７は、リンクアドレスデータベースＤＢ３の一例を示す図である。リンクアドレスデータベースＤＢ３（図１７参照）は、格納部５等に格納される。

このリンクアドレスデータベースＤＢ３は、１つのキーワードに対して、宛先ＤＳの「担当業務」に応じた複数のリンクアドレスＬＡを規定する。

図１７に示すように、リンクアドレスデータベースＤＢ３の一行目においては、キーワードＫＷ３として「予算」が格納されるとともに、宛先ＤＳの担当業務（詳細には「経理」、「開発」、「総務」）に応じた３つのリンクアドレスＬＡ３１，ＬＡ３２，ＬＡ３３が格納される。すなわち、１つのキーワードＫＷ３に３つのリンクアドレスＬＡ３１，ＬＡ３２，ＬＡ３３が対応付けられている。また、リンクアドレスＬＡ３１には、「経理」に対応する関連資料（例えば、全部門の予算資料）のアドレス情報が格納され、リンクアドレスＬＡ３２には、「開発」に対応する関連資料（例えば、開発部門の予算資料）のアドレス情報が格納され、リンクアドレスＬＡ３３には、「総務」に対応する関連資料（例えば、総務部門の予算資料）のアドレス情報が格納される。

同様に、リンクアドレスデータベースＤＢ３の二行目においては、キーワードＫＷ４として「掲示板」が格納されるとともに、宛先ＤＳの担当業務（詳細には「経理」、「開発」、「総務」）に応じた３つのリンクアドレスＬＡ４１，ＬＡ４２，ＬＡ４３が格納される。すなわち、１つのキーワードＫＷ４に３つのリンクアドレスＬＡ４１，ＬＡ４２，ＬＡ４３が対応付けられている。また、リンクアドレスＬＡ４１には、「経理」に対応する関連資料（例えば、経理部門の掲示資料）のアドレス情報が格納され、リンクアドレスＬＡ４２には、「開発」に対応する関連資料（例えば、開発部門の掲示資料）のアドレス情報が格納され、リンクアドレスＬＡ４３には、「総務」に対応する関連資料（例えば、総務部門の掲示資料）のアドレス情報が格納される。

この変形例においては、図１４のステップＳ７２において、宛先情報取得部１７を用いて、宛先ＤＳの「担当業務」がアドレス帳データＡＤから取得される。そして、ステップＳ７７において、リンクアドレスデータベースＤＢ３に基づいて、宛先人物に関する担当業務の情報に応じたリンクアドレスＬＡが対応リンクアドレスとして特定される。そして、当該対応リンクアドレスをリンク先とするハイパーリンクが対象文字列に設定される。

これによれば、電子文書ＥＤｉの特定文字列（キーワードを含む文字列）には、電子文書ＥＤｉの宛先人物に関する担当業務の情報に応じたリンクアドレスＬＡをリンク先とするハイパーリンクが付与される。したがって、特定文字列に対するハイパーリンクを自動的に付与することができるとともに、特定文字列に対するハイパーリンクのリンク先を宛先人物に関する担当業務に応じて変更することが可能である。

ＡＤ アドレス帳データ
ＤＢ１，ＤＢ２，ＤＢ３ リンクアドレスデータベース
ＭＳ 原稿
ＧＤ 画像データ
ＥＤ１，ＥＤ２，ＥＤ３，ＥＤ４ 電子文書
ＤＳ１，ＤＳ２，ＤＳ３，ＤＳ４ 宛先
ＫＷ１，ＫＷ２，ＫＷ３，ＫＷ４ キーワード
ＬＡ１〜ＬＡ４，ＬＡ１１〜ＬＡ１４，ＬＡ２１〜ＬＡ２４ リンクアドレス

Claims (4)

1. 電子文書処理装置であって、
   キーワードと前記キーワードに関連する複数の関連資料のアドレス情報である複数のリンクアドレスとの対応関係を規定したデータベースを検索し、前記キーワードに対応付けられた複数のリンクアドレスのうちの１つを対応リンクアドレスとして前記データベースに基づいて特定する検索手段と、
   前記キーワードを含む文字列を、ハイパーリンクの設定対象である対象文字列として電子文書から抽出する抽出手段と、
   前記対象文字列に前記ハイパーリンクを設定する設定手段と、
   を備え、
   前記複数のリンクアドレスは、電子文書の宛先人物に関する類別情報に応じた複数の関連資料のアドレス情報であり、
   前記検索手段は、前記複数のリンクアドレスの中から、同一の対象文字列を有する複数の電子文書の各宛先人物に関する類別情報に応じた互いに異なるリンクアドレスを、前記複数の電子文書のそれぞれに対する対応リンクアドレスとして前記データベースに基づいて特定し、
   前記設定手段は、異なる宛先人物に対する前記複数の電子文書において、互いに異なる前記対応リンクアドレスをリンク先とするハイパーリンクを、前記キーワードを含む前記同一の対象文字列に設定することを特徴とする電子文書処理装置。
2. 請求項１に記載の電子文書処理装置において、
   前記宛先人物に関する類別情報は、前記宛先人物に関する所属組織の情報を含むことを特徴とする電子文書処理装置。
3. 請求項１に記載の電子文書処理装置において、
   前記宛先人物に関する類別情報は、前記宛先人物に関する担当業務の情報を含むことを特徴とする電子文書処理装置。
4. コンピュータを、
   キーワードと前記キーワードに関連する複数の関連資料のアドレス情報である複数のリンクアドレスとの対応関係を規定したデータベースを検索し、前記キーワードに対応付けられた複数のリンクアドレスのうちの１つを対応リンクアドレスとして前記データベースに基づいて特定する検索手段と、
   前記キーワードを含む文字列を、ハイパーリンクの設定対象である対象文字列として電子文書から抽出する抽出手段と、
   前記対象文字列に前記ハイパーリンクを設定する設定手段と、
   を備える電子文書処理装置として機能させるためのプログラムであって、
   前記複数のリンクアドレスは、電子文書の宛先人物に関する類別情報に応じた複数の関連資料のアドレス情報であり、
   前記検索手段は、前記複数のリンクアドレスの中から、同一の対象文字列を有する複数の電子文書の各宛先人物に関する類別情報に応じた互いに異なるリンクアドレスを、前記複数の電子文書のそれぞれに対する対応リンクアドレスとして前記データベースに基づいて特定し、
   前記設定手段は、異なる宛先人物に対する前記複数の電子文書において、互いに異なる前記対応リンクアドレスをリンク先とするハイパーリンクを、前記キーワードを含む前記同一の対象文字列に設定することを特徴とするプログラム。

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