JP5481093B2 - 規程文書管理装置及び規程文書管理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、一の規程文書の内容を変更したときに、大量の規定文書の中から関連する規程文書の内容を容易に変更し得る規程文書管理装置及び規程文書管理プログラムに関する。

近年の情報技術の発達により、法律及びそれに関連する社内規定を示した規程文書の作成が容易になってきている。一方、それらの規程文書の管理に要する労力が増加している。

従来の規程文書の管理方法では、法律やそれに関連する社内規程を示すた規定文書、あるいは社内の規程文書同士などを予め関連付けることで、規程文書の内容に変更があったときに、その変更が影響する規程文書を特定し、その規程文書の内容を修正している。

例えば特許文献１では、法律や社内規程の関連情報から、規程文書の閲覧や、規定文書の内容の変更を容易にしている。

特開平１０−２１４２６５号公報

しかしながら、本発明者らの検討によれば、ある規程文書が変更されたときに、関連する規程文書が何であって、どのような内容に修正したら良いか、という作業は人的作業で行われている。これらの人的作業は多大な作業時間を要するだけでなく、修正作業のミスの原因となることが少なくない。

本発明は上記実情に鑑みてなされたものであり、一の規程文書の内容を変更したときに、大量の規定文書の中から関連する規程文書の内容を容易に変更し得る規程文書管理装置及び規程文書管理プログラムを提供することを目的とする。

本発明は上記課題を解決するために、複数の規程文書を管理する規程文書管理装置であって、規程文書の内容が互いに関連するリンク箇所を静的リンク情報として記憶する静的リンク情報記憶手段と、規程文書の内容を変更するための規程文書内容変更手段と、前記規程内容変更手段により、第１規程文書のリンク箇所に対して変更操作が行なわれた場合、該第１規程文書のリンク箇所に対応する第２規程文書のリンク箇所に、該１規程文書に対して行なわれた変更操作を推薦操作として提示する第１推薦操作提示手段と、編集モードを設定するための編集モード設定手段と、前記編集モードが設定されているときに、対象規程文書のリンク箇所の内容に対して変更操作が行なわれ、該対象規程文書への変更操作に起因して他の関連規程文書のリンク箇所の変更操作が静的リンク情報に基づいて連鎖的に行なわれた場合、該他の関連規程文書のリンク箇所を前記対象規程文書のリンク箇所に対する影響範囲情報として記憶する影響範囲情報記憶手段と、前記規程文書内容変更手段により前記対象規程文書のリンク箇所に対して変更操作が行なわれた場合、該対象規程文書のリンク箇所に行なわれた前回の変更操作の履歴に対応し、前記影響範囲情報記憶手段に記憶された前回の影響範囲情報に相当する関連規程文書のリンク箇所に対して、該対象規程文書のリンク箇所に行なわれた変更操作を推薦操作として提示する第２推薦操作提示手段とを備えた規程文書管理装置を提供する。

＜作用＞
従って、本発明は以上のような手段を講じたことにより、編集モードが設定されているときに、対象規程文書のリンク箇所の内容に対して変更操作が行なわれ、該対象規程文書への変更操作に起因して他の関連規程文書のリンク箇所の変更操作が静的リンク情報に基づいて連鎖的に行なわれた場合、該他の関連規程文書のリンク箇所を対象規程文書のリンク箇所に対する影響範囲情報として記憶し、次回、対象規程文書のリンク箇所に対して変更操作が行なわれた場合、影響範囲情報記憶手段に記憶された前回の影響範囲情報に相当する関連規程文書のリンク箇所に対して、対象規程文書のリンク箇所に行なわれた変更操作を推薦操作として提示するので、一の規程文書の内容を変更したときに、大量の規定文書の中から関連する規程文書の内容を容易に変更し得る規程文書管理装置を提供できる。

本発明によれば、一の規程文書の内容を変更したときに、大量の規定文書の中から関連する規程文書の内容を容易に変更することができる。

本発明の第１の実施形態に係る規定文書管理装置１の構成を示す模式図である。 同実施形態に係る「操作履歴情報」の一例を示す模式図である。 同実施形態に係る「静的リンク情報」の概念を説明するための模式図である。 同実施形態に係る第１推薦操作提示部１６の動作を説明するための模式図である。 同実施形態に係る規程文書管理装置１の動作を説明するためのフローチャートである。

以下、図面を参照して本発明の実施形態を説明する。

＜第１の実施形態＞
（規程文書管理装置の構成）
図１は本発明の第１の実施形態に係る規定文書管理装置１の構成を示す模式図である。

規程文書管理装置１は、規程文書記憶部１０・ユーザＩ／Ｆ部１１・規程文書管理部１２・操作履歴情報記憶部１３・操作履歴情報管理部１４・静的リンク情報記憶部１５・第１推薦操作提示部１６・影響範囲情報記憶部１７・影響範囲情報管理部１８・第２推薦操作提示部１９を備えており、複数の規程文書Ｋ１〜Ｋｚを管理する。なお、規程文書管理装置１は、ハードウェア構成とソフトウェア構成との組合せにより実現可能である。ソフトウェア構成は、予めコンピュータ読み取り可能な記憶媒体またはネットワークから得られた「規程文書管理プログラム」がコンピュータのメモリにインストールされることにより、規程文書管理装置１としての各機能を実現する。

規程文書記憶部１０は、規程文書Ｋ１〜Ｋｚの電子データを記憶するメモリである。例えば規程文書記憶部１０には、社内文書や法律文書などの規程文書の電子データが大量に記憶されている。

ユーザＩ／Ｆ部１１は、規程文書管理装置１にデータを入出力するためのインタフェース装置であり、規程文書の内容を変更するための規程文書内容変更機能や、後述する「編集モード」を設定するための編集モード設定機能などを有している。

規程文書管理部１２は、規程文書記憶部１０に記憶された規程文書をユーザＩ／Ｆ部１１の操作を介して管理するものである。例えば、規程文書管理部１２は、ユーザＩ／Ｆ部１１を介して規程文書に変更操作が行なわれた場合、その変更操作に応じて規程文書記憶部１０に記憶された規程文書の内容を変更する。

操作履歴情報記憶部１３は、ユーザＩ／Ｆ部１１を介して行なわれた規程文書への変更操作の履歴を「操作履歴情報」として記憶するメモリである。操作履歴情報は、例えば、図２に示すように、操作ＩＤ毎に、オペレーション、規程番号、カテゴリ名、規程名、節、変更内容、親操作ＩＤを関連付けた形式で記憶される。操作ＩＤは、操作を一意に識別するためのＩＤである。オペレーションは変更種別を表わす情報であり、各文字はそれぞれ“ａ”は追加、“ｍ”は変更、“ｄ”は削除を表わす。規程番号は、規程についた一意の番号である。カテゴリ名は、規程の種類を表わす。規程名は、規程についた名称を表わす。節は、規程内の節番号を表わす。変更内容は、変更された文字列を表わす。親操作ＩＤは、その操作を行なう原因となった操作ＩＤを表わす。この親操作ＩＤは、後述するリンク箇所に対して実行された操作ＩＤを示す。

操作履歴情報管理部１４は、操作履歴情報記憶部１３に記憶される操作履歴情報をユーザＩ／Ｆ部１１の操作に応じて管理するものである。具体的には、操作履歴情報管理部１３は、ユーザＩ／Ｆ部１１の操作により規程文書に変更操作が実行される度、「操作履歴情報」を操作履歴情報記憶部１３に書き込む処理と第１推薦操作提示部１６に送出する処理とを行なう。また、ユーザＩ／Ｆ部１１により編集モードが設定されているときは、操作履歴情報管理部１４は、影響範囲情報管理部１８に「操作履歴情報」及び「編集モード設定情報」を送出する。

静的リンク情報記憶部１５は、規程文書の内容が互いに関連するリンク箇所を「静的リンク情報」として記憶するメモリである。例えば図３に示すように、静的リンク情報Ｌａ，Ｌｂ，Ｌｃは、２つの規程文書間における類似語であったり、役職者の表記パターンであったり、関連規程名称として記載されているものであったりする。これらの静的リンク情報は、静的リンク情報設定装置により、予め類似語が登録された類似語辞書等が逐次検索されて設定される。

第１推薦操作提示部１６は、ユーザＩ／Ｆ部１１の操作により、一の規程文書Ｋ１のリンク箇所に対して変更操作が行なわれた場合、その規程文書Ｋ１のリンク箇所に対応する他の規程文書Ｋ２のリンク箇所に、規程文書Ｋ１に対して行なわれた変更操作を「推薦操作」として提示するものである。例えば、図４に示すように、規程文書Ｋ１のリンク箇所Ｌ１１〜Ｌ１３に対して行なわれた変更操作を、規程文書Ｋ２のリンク箇所Ｌ２１〜Ｌ２３に対して実行するように提示する。

影響範囲情報記憶部１７は、規程文書の変更操作に対する影響範囲を示す「影響範囲情報」を記憶するメモリである。この影響範囲情報は、静的リンク情報を共有することにより、一の規程文書に関連する規程文書の連鎖が続く範囲を示すものである。詳しくは、規程文書Ｋ１の内容に対して変更操作が行なわれ、規程文書Ｋ１の変更操作に応じて第１推薦操作提示部１６により規程文書Ｋ２のリンク箇所に対する推薦操作が提示され、続けて規程文書Ｋ２のリンク箇所に対する推薦操作が行なわれ、その後順次、規程文書Ｋｎ−１の変更操作に応じて第１推薦操作提示部１６により規程文書Ｋｎのリンク箇所に対する推薦操作が提示され、規程文書Ｋｎのリンク箇所に対する推薦操作が行なわれた場合、上記規程文書Ｋ２〜規程文書Ｋｎのリンク箇所が規程文書Ｋ１のリンク箇所に対する影響範囲情報として扱われることになる。

影響範囲情報管理部１８は、影響範囲情報記憶部１７に入出力される情報を管理するものである。具体的には、影響範囲情報管理部１８は、操作履歴情報管理部１４から「操作履歴情報」と「編集モード設定情報」とを受け取ると、操作履歴情報に対応する「前回の影響範囲情報」が影響範囲情報記憶部１７に記憶されているか否かを判定する。続いて、影響範囲情報管理部１８は、前回の影響範囲情報が記憶されていないと判定した場合、一の規程文書に関連する規程文書の静的リンク情報の連鎖の続く範囲を影響範囲情報として影響範囲情報記憶部１７に書き込む処理を行なう。一方、影響範囲情報管理部１８は、前回の影響範囲情報が記憶されていると判定した場合、前回の影響範囲情報を第２推薦操作提示部１９に送出する。

第２推薦操作提示部１９は、ユーザＩ／Ｆ部１１の操作により、一の規程文書のリンク箇所に対して変更操作が行なわれた場合、他の規程文書に対しても同様の変更操作を「推薦操作」として提示するものである。具体的には、第２推薦操作提示部１９は、一の規程文書Ｋ１のリンク箇所に対する変更操作に応じて、影響範囲情報管理部１８から当該規程文書Ｋ１に対する前回の影響範囲情報が送出されてきたときは、その影響範囲情報に対応する各規定文書Ｋ２〜Ｋｎのリンク箇所に対して、規程文書Ｋ１のリンク箇所に行なわれた変更操作を「推薦操作」として提示する。

（規程文書管理装置の動作）
次に本実施形態に係る規程文書管理装置の動作を図５のフローチャートを用いて説明する。

前提として、規程文書Ｋ１と規程文書Ｋ２、規程文書Ｋ２と規程文書Ｋ３、・・・規程文書Ｋｎ−１と規程文書Ｋｎのそれぞれに静的リンク情報が設定され、静的リンク情報記憶部１５に書き込まれる。

かかる前提のもと、ユーザＩ／Ｆ部１１の操作により、編集モードが設定（ＯＮ）されてから（Ｓ１）、規程文書Ｋ１のリンク箇所の内容が変更されるものとする（Ｓ２）。そうすると、操作履歴情報管理部１４により、規程文書Ｋ１のリンク箇所の変更操作に対応する操作履歴情報が操作履歴情報記憶部１３に逐次書き込まれる。同時に、操作履歴情報管理部１４は操作履歴情報を第１推薦操作提示部１６と影響範囲情報管理部１８とに送出する。

影響範囲情報管理部１８では、影響範囲情報記憶部１７に「前回の影響範囲情報」が記憶されているか否かの判定が行なわれる（Ｓ３）。影響範囲情報管理部１８により、規定文書Ｋ１に対する「前回の影響範囲情報」が影響範囲情報記憶部１７に記憶されていると判定された場合(Ｓ３−Ｙｅｓ)、後述するステップＳ１１に進む。

一方、規程文書Ｋ１に対する「前回の影響範囲情報」が記憶されていないと判定された場合は（Ｓ３−Ｎｏ）、第１推薦操作提示部１６により、規程文書Ｋ１のリンク箇所と共通する静的リンク情報を有する規程文書Ｋ２のリンク箇所が静的リンク情報記憶部１５から読み出される。

続いて、第１推薦操作提示部１６により、規程文書Ｋ２のリンク箇所に対して、規程文書Ｋ１のリンク箇所に実行した変更操作が推薦操作として提示される（Ｓ４）。

これを受けて、ユーザＩ／Ｆ部１１の操作により、規程文書Ｋ２のリンク箇所の内容が変更されると（Ｓ５）、第１推薦操作提示部１６により、規程文書Ｋ２と共通する静的リンク情報を有する規程文書Ｋ３のリンク箇所が静的リンク情報記憶部１５から読み出される。

そして、第１推薦操作提示部１６により、規程文書Ｋ３のリンク箇所に対して、規程文書Ｋ２のリンク箇所に実行した変更操作が推薦操作として提示される（Ｓ６）。

この後、順次同様の操作がｎ回行なわれてから、編集モードが解除（ＯＦＦ）されると（Ｓ７〜Ｓ９）、影響範囲情報管理部１８により、規程文書Ｋ２〜規程文書Ｋｎのリンク箇所が規程文書Ｋ１のリンク箇所に対する影響範囲情報として設定され、影響範囲情報記憶部１７に書き込まれる（Ｓ１０）。

そして、再び、ユーザＩ／Ｆ部１１により編集モードが設定（ＯＮ）され、規程文書Ｋ１のリンク箇所の内容が変更されるとする。

このときは、影響範囲情報記憶部１８に影響範囲情報が記憶されているので、第２推薦操作提示部１９により、前回の影響範囲情報である規程文書Ｋ２〜規程文書Ｋｎのリンク箇所に対して、規程文書Ｋ１のリンク箇所に行なわれた変更操作が「推薦操作」として提示される（Ｓ１１）。

（規程文書管理装置の効果）
以上説明したように本実施形態に係る規定文書管理装置１は、編集モードが設定されているときに、ユーザＩ／Ｆ部１１により規程文書Ｋ１のリンク箇所の内容に対して変更操作が行なわれ、規程文書Ｋ１への変更操作に起因して他の規程文書Ｋ２〜Ｋｎのリンク箇所の変更操作が静的リンク情報に基づいて連鎖的に行なわれた場合、他の規程文書Ｋ２〜Ｋｎのリンク箇所を規程文書Ｋ１のリンク箇所に対する影響範囲情報として記憶し、次回、規程文書Ｋ１のリンク箇所に対して変更操作が行なわれた場合、影響範囲情報記憶部１７に記憶された前回の影響範囲情報に相当する規程文書Ｋ２〜Ｋｎのリンク箇所に対して、規程文書Ｋ１のリンク箇所に行なわれた変更操作を「推薦操作」として提示するので、規定文書Ｋ１の内容を変更したときに、大量の規定文書の中から関連する規程文書Ｋ２〜Ｋｎの内容を容易に変更することができる。

要するに、規程文書管理装置１では、規程文書に対する変更操作の履歴を蓄積しており、ある規程文書が変更された場合、ユーザに対して、関連する規程文書の変更すべき箇所及び変更内容を提示する。

これにより、関連する法律文書や社内文書等に変更があったときに、影響のある規程文書を即座に特定できるため、規定文書の変更作業に伴う作業時間を短縮でき、かつ、人的ミスを軽減できる。また、関連する法律文書や社内文書等に変更があったときに、影響のある規程文書の変更箇所を即座に特定できるため、作業時間を短縮でき、かつ、人的ミスを軽減できる。また、関連する法律文書や社内規定等に変更があったときに、変更内容を即座に特定できるため、作業時間を短縮でき、かつ、人的ミスを軽減できる。

なお、社内文書や法律文書などでは関連する人間も多数おり、変更操作も頻繁に行なわれる。また、多数の文書の内容が互いに関連している。このような状況で管理者の変更がなされたとしても、本実施形態に係る規程文書管理装置１によれば、それまでに行なわれた管理者の操作ノウハウを有効活用できる。

＜その他＞
なお、本発明は、上記実施形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。更に、異なる実施形態に構成要素を適宜組み合わせてもよい。

なお、上記実施形態に記載した手法は、コンピュータに実行させることのできるプログラムとして、磁気ディスク（フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスクなど）、光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤなど）、光磁気ディスク（ＭＯ）、半導体メモリなどの記憶媒体に格納して頒布することもできる。

また、この記憶媒体としては、プログラムを記憶でき、かつコンピュータが読み取り可能な記憶媒体であれば、その記憶形式は何れの形態であっても良い。

また、記憶媒体からコンピュータにインストールされたプログラムの指示に基づきコンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）や、データベース管理ソフト、ネットワークソフト等のＭＷ（ミドルウェア）等が上記実施形態を実現するための各処理の一部を実行しても良い。

さらに、本発明における記憶媒体は、コンピュータと独立した媒体に限らず、ＬＡＮやインターネット等により伝送されたプログラムをダウンロードして記憶または一時記憶した記憶媒体も含まれる。

また、記憶媒体は１つに限らず、複数の媒体から上記実施形態における処理が実行される場合も本発明における記憶媒体に含まれ、媒体構成は何れの構成であっても良い。

尚、本発明におけるコンピュータは、記憶媒体に記憶されたプログラムに基づき、上記実施形態における各処理を実行するものであって、パソコン等の１つからなる装置、複数の装置がネットワーク接続されたシステム等の何れの構成であっても良い。

また、本発明におけるコンピュータとは、パソコンに限らず、情報処理機器に含まれる演算処理装置、マイコン等も含み、プログラムによって本発明の機能を実現することが可能な機器、装置を総称している。

１・・・規程文書管理装置、１０・・・規程文書記憶部、１１・・・ユーザＩ／Ｆ部、１２・・・規程文書管理部、１３・・・操作履歴情報記憶部、１４・・・操作履歴情報管理部、１５・・・静的リンク情報記憶部、１６・・・第１推薦操作提示部、１７・・・影響範囲情報記憶部、１８・・・影響範囲情報管理部、１９・・・第２推薦操作提示部。

Claims (3)

1. 複数の規程文書を管理する規程文書管理装置であって、
   規程文書の内容が互いに関連するリンク箇所を静的リンク情報として記憶する静的リンク情報記憶手段と、
   規程文書の内容を変更するための規程文書内容変更手段と、
   前記規程内容変更手段により、第１規程文書のリンク箇所に対して変更操作が行なわれた場合、該第１規程文書のリンク箇所に対応する第２規程文書のリンク箇所に、該１規程文書に対して行なわれた変更操作を推薦操作として提示する第１推薦操作提示手段と、
   編集モードを設定するための編集モード設定手段と、
   前記編集モードが設定されているときに、対象規程文書のリンク箇所の内容に対して変更操作が行なわれ、該対象規程文書への変更操作に起因して他の関連規程文書のリンク箇所の変更操作が静的リンク情報に基づいて連鎖的に行なわれた場合、該他の関連規程文書のリンク箇所を前記対象規程文書のリンク箇所に対する影響範囲情報として記憶する影響範囲情報記憶手段と、
   前記規程文書内容変更手段により前記対象規程文書のリンク箇所に対して変更操作が行なわれた場合、該対象規程文書のリンク箇所に行なわれた前回の変更操作の履歴に対応し、前記影響範囲情報記憶手段に記憶された前回の影響範囲情報に相当する関連規程文書のリンク箇所に対して、該対象規程文書のリンク箇所に行なわれた変更操作を推薦操作として提示する第２推薦操作提示手段と、
   を備えたことを特徴とする規程文書管理装置。
2. 請求項１に記載の規程文書管理装置において、
   前記編集モードが設定されているときに、第１規程文書の内容に対して変更操作の入力を受け付ける手段と、
   前記第１規程文書の変更操作に応じて前記第１推薦操作提示手段により第２規程文書のリンク箇所に対する推薦操作を提示する手段と、
   前記第２規程文書のリンク箇所に対する推薦操作の入力を受け付ける手段と、
   その後順次、該第ｎ−１（ｎは３以上の自然数）規程文書の変更操作に応じて前記第１推薦操作提示手段により第ｎ規程文書のリンク箇所に対する推薦操作を提示する手段と、
   前記第ｎ規程文書のリンク箇所に対する推薦操作の入力を受け付ける手段と、
   前記第２規程文書から前記第ｎ規程文書のリンク箇所を前記第１規程文書のリンク箇所に対する影響範囲情報として前記影響範囲情報記憶手段に書き込む手段と、
   を備えたことを特徴とする規程文書管理装置。
3. 複数の規程文書を管理する規程文書管理装置のコンピュータに用いられる規程文書管理プログラムであって、
   前記コンピュータを、
   規程文書の内容が互いに関連するリンク箇所を静的リンク情報として記憶する静的リンク情報記憶手段、
   規程文書の内容を変更するための規程文書内容変更手段、
   前記規程内容変更手段により、第１規程文書のリンク箇所に対して変更操作が行なわれた場合、該第１規程文書のリンク箇所に対応する第２規程文書のリンク箇所に、該１規程文書に対して行なわれた変更操作を推薦操作として提示する第１推薦操作提示手段、
   編集モードを設定するための編集モード設定手段、
   前記編集モードが設定されているときに、対象規程文書のリンク箇所の内容に対して変更操作が行なわれ、該対象規程文書への変更操作に起因して他の関連規程文書のリンク箇所の変更操作が静的リンク情報に基づいて連鎖的に行なわれた場合、該他の関連規程文書のリンク箇所を前記対象規程文書のリンク箇所に対する影響範囲情報として記憶する影響範囲情報記憶手段、
   前記規程文書内容変更手段により前記対象規程文書のリンク箇所に対して変更操作が行なわれた場合、該対象規程文書のリンク箇所に行なわれた前回の変更操作の履歴に対応し、前記影響範囲情報記憶手段に記憶された前回の影響範囲情報に相当する関連規程文書のリンク箇所に対して、該対象規程文書のリンク箇所に行なわれた変更操作を推薦操作として提示する第２推薦操作提示手段、
   として実現させることを特徴とする規程文書管理プログラム。

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