JP5352695B2 - 電子ファイル管理方法、電子ファイル管理装置、電子ファイル管理プログラム、ファイル情報生成方法、ファイル情報生成装置、およびファイル情報生成プログラム - Google Patents

Description

本発明は、財務アプリケーションソフトウェアより作成された電子ファイルを管理する電子ファイル管理方法に関するものであり、特に、電子ファイルに含まれるクライアントに関する情報または電子ファイルに関する情報に基づいて、クライアントに関する情報を含んだ独自フォーマットの電子ファイルおよび汎用フォーマットの電子ファイルを管理する電子ファイル管理方法，汎用フォーマットの電子ファイル管理動作で使用するファイルに関する情報を生成するファイル情報生成方法に関するものである。

たとえば、会計事務所は、多数のクライアントから財務に関連する業務を請け負うことが多い。また、財務に関連する業務において作成する財務帳表の種類は多数存在し、さらに、取り扱う財務帳表のデータ（電子ファイル）は、過去複数年のものに渡る。その結果、会計事務所は、非常に多くの財務帳表，その他の業務にかかるデータを取り扱うことになる。

ここで、財務帳表は、財務に関連する過去の実績に基づいて作成されているものであり、その実績は不変であるから、通常は、一度作成された財務帳表の内容を修正する必要が無い。しかしながら、財務帳表データに含まれるクライアントの固有情報の中には、電話番号，住所，など、頻繁とはいえないまでも、数年に一度程度の割合で変更されうる情報も存在する。そして、上述したように、会計事務所は、多くのデータ（電子ファイル）を取り扱うため、クライアントの固有情報に変更が生じた場合、その影響により修正を要する電子ファイルが多数存在し、手動で修正作業を行うのは非常に労力を要する。また、手動での修正作業では、修正ミスや修正漏れが発生する可能性も高い。

そのため、業務の効率化，財務帳表管理の容易化，などの理由から、最近では、データベースなどを使用して各種情報管理を行うケースが増えてきている。そして、データベースに登録された情報に変更が生じた場合には、その変更の影響を受ける全ての情報に対して一元的にその変更内容を反映させる情報管理技術が存在する（たとえば、下記特許文献１）。

下記特許文献１によれば、データベースに登録されている情報およびそれに関連する情報（ファイル）の整合性を保証するために、これら全ての情報を管理するための管理情報を含んだ辞書ファイルを使用している。そして、辞書ファイル内の管理情報が変更されると、その変更内容に基づいて、データベースに登録されている情報およびそれに関連する情報を一元的に更新し、各情報間の整合性を保証している。

特開平５−２４１８００号公報

上記例示した会計事務所の場合、会計事務所が扱うデータは、クライアント毎，会計年度毎，財務帳表の種類毎，など、複数の条件に基づいて管理される。そのため、会計事務所では、階層的に構築した電子ファイル格納領域（フォルダまたはディレクトリ）に、条件毎（クライアント毎，会計年度毎、など）に分けて電子ファイルを保存して管理することが多い。しかしながら、上記辞書ファイルを使用した従来技術は、ファイルの保存先（フォルダ等）を管理することができないため、ファイルを任意のフォルダにコピーすることができてしまう。

また、各情報間の整合性を保つために、中間ファイルである辞書ファイルをメンテナンスする必要があるが、この中には、全ての情報の管理情報が含まれているため、辞書ファイルが壊れた場合は復旧が困難である。

また、管理条件の変更などに伴い、ある保存先にある電子ファイルを他の保存先に移動する，コピーする、などの操作を行うことがある。そして、この作業を行う場合、たとえば、本来の移動先とは異なる場所にファイルを格納してしまうといった作業ミスが発生する可能性がある。しかしながら、従来の管理技術では、このような作業ミスを検出することができず、人為的なミスに気付かない場合が多い。そのため、あるクライアントの電子ファイルを、誤って他のクライアントの保存先に移動してしまい、そのまま、他のクライアントに対して、間違った電子ファイル（データ）を提供してしまう、などの重大なミスを未然に防止することができなかった。

また、従来は、ある電子ファイルを修正した場合、該修正内容が他のファイルに対して影響を与えるようなものであっても、それら影響を受ける他のファイルに対して、修正内容を自動的に反映させて電子ファイル間の整合性を保つ技術は存在しなかった。そのため、影響を受ける他のファイルの修正作業は、人の手作業で行なわれ、修正ミス，修正漏れ，などが発生する可能性があった。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、電子ファイル操作時の人為的なミスを防止する電子ファイル管理方法を得ることを目的とする。また、ある電子ファイルに対して、他の電子ファイルに影響を与える修正を行なった場合、その修正内容を自動的に他の電子ファイルに対して反映させることにより各電子ファイル間の整合性を保証する電子ファイル管理方法を得ることを目的とする。また、汎用フォーマットの電子ファイルを操作する場合においても人為的なミスを防止可能な電子ファイル管理方法を得ることを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明にかかる電子ファイル管理方法は、汎用フォーマットファイルを管理するためのファイル情報を格納するデータベースを備えた電子ファイル管理装置において、制御部が、クライアント情報を含み特定のアプリケーションソフトウェアにより生成された独自フォーマットファイルおよび汎用フォーマットファイルを、電子ファイル格納部を構成するいずれかのフォルダに格納して管理する場合の電子ファイル管理方法であって、前記制御部が、前記電子ファイル格納部とは異なる外部記憶部から該外部記憶部に格納されている汎用フォーマットファイルの汎用フォーマットファイル名リストを作成するための情報を取得し、取得した情報に基づいて該外部記憶部に格納されている汎用フォーマットファイル名リストを作成し、さらに、該汎用フォーマットファイル名リストを表示部に対して出力する汎用フォーマットファイル名リスト作成表示ステップと、前記制御部が、前記汎用フォーマットファイル名リストに含まれる汎用フォーマットファイル名の中から選択された所望の汎用フォーマットファイル名に対応する汎用フォーマットファイルの、前記電子ファイル格納部を構成するいずれかのフォルダへの移動またはコピーを指示するファイル操作指示情報を取得した場合に、該汎用フォーマットファイル名に対応する汎用フォーマットファイルを前記外部記憶部から取得し、さらに、該移動またはコピー先として指定されたフォルダを管理するためのフォルダ管理情報をメモリから取得し、該汎用フォーマットファイルに含まれるクライアント情報、および該フォルダ管理情報に含まれるクライアント情報に基づいて、前記ファイル操作指示情報に対応する動作を実行するか否かを判断するファイル操作判断ステップと、を含むことを特徴とする。

つぎの発明にかかる電子ファイル管理装置は、汎用フォーマットファイルを管理するためのファイル情報を格納するデータベースを備え、クライアント情報を含み特定のアプリケーションソフトウェアにより生成された独自フォーマットファイルおよび汎用フォーマットファイルを、電子ファイル格納部を構成するいずれかのフォルダに格納して管理する電子ファイル管理装置であって、前記電子ファイル格納部とは異なる外部記憶部から該外部記憶部に格納されている汎用フォーマットファイルの汎用フォーマットファイル名リストを作成するための情報を取得し、取得した情報に基づいて該外部記憶部に格納されている汎用フォーマットファイル名リストを作成し、さらに、該汎用フォーマットファイル名リストを表示部に対して出力する汎用フォーマットファイル名リスト作成手段と、前記汎用フォーマットファイル名リストに含まれる汎用フォーマットファイル名の中から選択された所望の汎用フォーマットファイル名に対応する汎用フォーマットファイルの、前記電子ファイル格納部を構成するいずれかのフォルダへの移動またはコピーを指示するファイル操作指示情報を取得するファイル操作情報取得手段と、前記ファイル操作指示情報を取得した場合に、該汎用フォーマットファイル名に対応する汎用フォーマットファイルを前記外部記憶部から取得し、さらに、該移動またはコピー先として指定されたフォルダを管理するためのフォルダ管理情報をメモリから取得し、該汎用フォーマットファイルに含まれるクライアント情報、および該フォルダ管理情報に含まれるクライアント情報に基づいて、前記ファイル操作指示情報に対応する動作を実行するか否かを判断するファイル操作判断手段と、を備えることを特徴とする。

つぎの発明にかかる電子ファイル管理プログラムは、請求項１、２または３に記載の電子ファイル管理方法をコンピュータに実行させることを特徴とする。

つぎの発明にかかるファイル情報生成方法は、電子ファイル格納部にクライアント情報をファイルの一部に付加して作成された電子ファイルが格納された状態において、該電子ファイル格納部を構成するフォルダに格納されたいずれかの電子ファイルに基づいて生成した汎用フォーマットファイルを、該電子ファイル格納部を構成するいずれかのフォルダに格納して管理する機能を備えた電子ファイル管理装置の制御部が、データベース上で管理されるファイル情報を生成するファイル情報生成方法であって、前記制御部が、入力部を介してユーザに指定された、汎用フォーマットファイルを生成する際に元データとして使用する電子ファイルを、電子ファイル格納部から取得し、該取得した電子ファイルを用いて、入力部を介してユーザに指定された形式で汎用フォーマットファイルを生成する汎用フォーマットファイル生成ステップと、前記制御部が、前記電子ファイルに含まれるクライアント情報および該電子ファイルを生成したアプリケーションソフトウェアの識別情報に基づいて、前記生成した汎用フォーマットファイルを格納するためのフォルダを、前記電子ファイル格納部を構成するフォルダの中から選択し、該選択したフォルダへ該生成した汎用フォーマットファイルを格納する汎用フォーマットファイル格納ステップと、前記制御部が、前記元データとして使用した電子ファイルを生成したアプリケーションソフトウェアの識別情報と、該電子ファイルに含まれるクライアント情報と、前記生成した汎用フォーマットファイルの名称と、該汎用フォーマットファイルを格納しているフォルダのフォルダ管理情報に基づいて、前記生成した汎用フォーマットファイルを管理するためのファイル情報を生成するファイル情報生成ステップと、前記制御部が、前記生成したファイル情報を、前記データベースへ登録するファイル情報登録ステップと、を含むことを特徴とする。

つぎの発明にかかるファイル情報生成装置は、電子ファイル格納部にクライアント情報をファイルの一部に付加して作成された電子ファイルが格納された状態において、該電子ファイル格納部を構成するフォルダに格納されたいずれかの電子ファイルに基づいて生成した汎用フォーマットファイルを、該電子ファイル格納部を構成するいずれかのフォルダに格納して管理する機能を備え、データベース上で管理されるファイル情報を生成するファイル情報生成装置であって、入力部を介してユーザに指定された、汎用フォーマットファイルを生成する際に元データとして使用する電子ファイルを、電子ファイル格納部から取得し、該取得した電子ファイルを用いて、入力部を介してユーザに指定された形式で汎用フォーマットファイルを生成する汎用フォーマットファイル生成手段と、前記電子ファイルに含まれるクライアント情報および該電子ファイルを生成したアプリケーションソフトウェアの識別情報に基づいて、前記生成した汎用フォーマットファイルを格納するためのフォルダを、前記電子ファイル格納部を構成するフォルダの中から選択し、該選択したフォルダへ該生成した汎用フォーマットファイルを格納する汎用フォーマットファイル格納手段と、前記元データとして使用した電子ファイルを生成したアプリケーションソフトウェアの識別情報と、該電子ファイルに含まれるクライアント情報と、前記生成された汎用フォーマットファイルの名称と、該汎用フォーマットファイルを格納しているフォルダのフォルダ管理情報に基づいて、前記生成された汎用フォーマットファイルを管理するためのファイル情報を生成するファイル情報生成手段と、前記生成されたファイル情報を、前記データベースへ登録するファイル情報登録手段と、を備えることを特徴とする。

つぎの発明にかかるファイル情報生成プログラムは、請求項８または９に記載のファイル情報生成方法をコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明によれば、ファイル操作において電子ファイルを移動またはコピーすべきフォルダと異なるフォルダを選択するというような人為的な操作ミスが発生するのを防止することができ、電子ファイル管理の確実性を向上させることができる、という効果を奏する。

本発明にかかる電子ファイル管理方法を実現するための電子ファイル管理装置としての機能を備え、本発明にかかる電子ファイル管理プログラムを実行可能な計算機システムの構成例を示す図である。 実施例１の電子ファイル管理装置の構成例を示す図である。 クライアント情報の構成の一例を示す図である。 電子ファイルの構成の一例を示す図である。 電子ファイル格納部内でファイル操作を行う場合の動作の一例を示すフローチャートである。 表示部に表示された電子ファイル名リストの一例を示す図である。 電子ファイルを格納するためのフォルダの構成の一例を示す図である。 実施例２の電子ファイル管理装置の構成例を示す図である。 クライアントデータベースに対して新しいクライアント情報を登録する場合の動作の一例を示すフローチャートである。 クライアント情報の登録画面の一例を示す図である。 クライアントデータベースに登録されているクライアント情報に対応するクライアント向けの電子文書を作成する動作の一例を示すフローチャートである。 クライアント一覧取得部が作成したクライアントリストの一例を示す図である。 クライアント情報を入力する画面の一例を示す図である。 実施例３の電子ファイル管理装置の構成例を示す図である。 クライアント情報がクライアントデータベースに登録されていないクライアント向けの電子文書を作成する動作の一例を示すフローチャートである。 実施例４の電子ファイル管理装置の構成例を示す図である。 クライアントデータベースに登録されているクライアント情報の変更および変更後の電子ファイル管理動作の一例を示すフローチャートである。 実施例５の電子ファイル管理装置の構成例を示す図である。 電子ファイル格納部に格納されている電子ファイルの編集および編集終了後の電子ファイル管理動作の一例を示すフローチャートである。 実施例６のファイル情報生成装置の構成例を示す図である。 クライアントＤＢデータを説明するための図である。 クライアントＤＢデータを説明するための図である。 クライアントＤＢデータを説明するための図である。 クライアントＤＢデータを説明するための図である。 クライアントＤＢデータを説明するための図である。 独自フォーマットファイルに基づいて汎用フォーマットファイルを生成する動作の一例を示すフローチャートである。 重要度を考慮してファイルの格納先を決定する場合の動作例を示す図である。 実施例７の電子ファイル管理装置の構成例を示す図である。 実施例７の電子ファイル管理装置の動作例を示すフローチャートである。 表示部に表示された独自フォーマットファイル名リストの一例を示す図である。 表示部に表示された汎用フォーマットファイル名リストの一例を示す図である。 表示部に表示された独自フォーマットファイル名リストの一例を示す図である。 表示部に表示された独自フォーマットファイル名リストの一例を示す図である。 実施例８の電子ファイル管理装置の構成例を示す図である。 電子ファイル格納部内でファイル操作を行う場合の動作の一例を示すフローチャートである。 実施例９の電子ファイル管理装置の構成例を示す図である。 クライアントデータベースに登録されているクライアント情報に対応するクライアント向けの電子文書を作成する動作の一例を示すフローチャートである。 実施例１０の電子ファイル管理装置の構成例を示す図である。 クライアント情報がクライアントデータベースに登録されていないクライアント向けの電子文書を作成する動作の一例を示すフローチャートである。 実施例１１の電子ファイル管理装置の構成例を示す図である。 クライアントデータベースに登録されているクライアント情報の変更および変更後の電子ファイル管理動作の一例を示すフローチャートである。 実施例１２の電子ファイル管理装置の構成例を示す図である。 電子ファイル格納部に格納されている電子ファイルの編集および編集終了後の電子ファイル管理動作の一例を示すフローチャートである。

以下に、本発明にかかる電子ファイル管理方法の実施例を図面に基づいて詳細に説明する。なお、この実施例によりこの発明が限定されるものではない。

図１は、本発明にかかる電子ファイル管理方法を実現するための電子ファイル管理装置としての機能を備え、本発明にかかる電子ファイル管理プログラムを実行可能な計算機システムの構成例を示す図である。この計算機システムは、制御部１と記憶部２と表示部３と入力部４と出力部５と通信部６とを備える。

図１において、制御部１は、本発明にかかる電子ファイル管理プログラムを実行する。記憶部２は、ＲＡＭ，ＲＯＭなどの各種メモリを含み、上記制御部１が実行すべきプログラム，処理の過程で得られた必要なデータ，などを記憶する。なお、記憶部２は、外部記憶装置（ハードディスク，ＣＤ−Ｒ(Compact Disk−Recordable)、ＣＤ−ＲＷ(Compact Disk−ReWritable)，ＤＶＤ−ＲＡＭ(Digital Versatile Disk Random Access Memory)など）を含んでいてもよい。また、ネットワークを介して接続された他の計算機システム内に存在するなどしてもよい。表示部３は、ＣＲＴ，ＬＣＤ（液晶表示パネル）などで構成され、計算機システムのユーザに対して各種画面を表示する。入力部４は、たとえばキーボード４１やマウス４２などで構成され、計算機システムのユーザが、各種情報の入力を行うために使用する。出力部５は、プリンタなどの印刷装置により構成され、制御部１から出力される各種データに基づいた印刷処理などを行う。また、この計算機システムは、通信部６を介して、通信ネットワークとの接続が可能である。

ここで、本発明にかかる電子ファイル管理プログラムが実行可能な状態になるまでの計算機システムの動作例について説明する。上述した構成をとる計算機システムには、たとえば、ＣＤ−ＲＯＭドライブユニット（図示せず）にセットされたＣＤ−ＲＯＭから、電子ファイル管理プログラムがディスクユニット（図示せず）にインストールされる。そして、電子ファイル管理プログラムの実行時に、ディスクユニットから読み出された電子ファイル管理プログラムが記憶部２の所定の場所に格納される。この状態で、制御部１は、記憶部２に格納されたプログラムに従って、電子ファイル管理処理を実行する。

なお、本発明においては、ＣＤ−ＲＯＭを記録媒体として、上記電子ファイル管理処理を記述したプログラムを提供しているが、これに限らず、計算機システムの構成、提供するプログラムの容量などに応じて、たとえば、フロッピー（登録商標）ディスクなどの磁気ディスク，光磁気ディスク，磁気テープなどの記録媒体を用いることも可能である。また、電子メール，インターネットなどの伝送媒体により提供されたプログラムを用いることとしてもよい。

また、図２は、実施例１の電子ファイル管理装置の構成例を示す図であり、上述した計算機システムの制御部１と記憶部２と表示部３と入力部４により構成される。そして、制御部１は、ファイル操作機能起動部１１と電子ファイル一覧取得部１２と電子ファイル選択操作部１３と整合性判断部１４とを含む構成となっている。

また、記憶部２は、自身の特定の領域内に、各種電子ファイルを格納するための領域である電子文書（ファイル）格納部２１と、電子ファイル格納部２１に格納された電子ファイルを管理するための情報であるクライアント情報を格納するためのクライアントデータベース２２と、を含む。また、電子ファイル格納部２１は、各種条件に基づいて、電子ファイルを分類して格納するためのファイル格納領域の集合体であり、必要に応じて階層的に構築されたディレクトリ（フォルダ）により構成される。また、図示していないが、記憶部２は、上述した制御部１の各部が各処理を行う際に使用するワーク用メモリ領域を含み、制御部１の各部は、必要に応じてワーク用メモリ領域の全部または一部を使用して後述する処理を実行する。

ここで、電子ファイル格納部２１やクライアントデータベース２２は、説明の簡便のため一つの装置内に構成されるように図示したが、これに限定する趣旨ではなく、ネットワークを経由した先の装置内に構成されていても構わない。また、管理装置とは別に、ネットワークを介して接続された端末装置（図示せず）に制御部、表示部、入力部を構成し、管理装置の電子ファイル格納部２１やクライアントデータベース２２にアクセスするように構成しても構わない。

なお、電子文書データとは、主に、財務アプリケーションソフトウェア（以下、財務アプリケーションと呼ぶ）を使用して作成された財務帳表データファイル（以下、財務帳表ファイルと呼ぶ）をいう。また、財務帳表とは、たとえば、貸借対照表，試算表，月次損益計算書，などの財務アプリケーションソフトウェアが作成する印刷形式で出力するファイル群のことをいう。

図３は、クライアント情報の構成の一例を示す図である。図３に示したように、クライアント情報は、クライアント毎の固有情報である名称，住所，代表者名，電話番号，ＦＡＸ番号，年度，業種，…，などの構成要素を含む。

図４は、電子ファイルの構成の一例を示す図である。図４に示したように、電子ファイルは、電子文書データおよび上述したクライアント情報により構成される。なお、電子文書データが、実際の財務帳表を構成するデータであり、各種帳表の書式（帳表書式）と各種仕訳データである財務データとを含む。また、電子文書データは、たとえば、“住所”，“電話番号”，“年度”など、クライアント情報を構成する構成要素（固有情報）を含む。

つづいて、ユーザが、図１に示したキーボード４１またはマウス４２を操作することにより、電子ファイル格納部２１を構成するフォルダ間で電子ファイルの移動またはコピーを行う（ファイル操作を行う）場合の動作について、図２および図５に基づいて説明する。なお、図５は、電子ファイル格納部２１内でファイル操作を行う場合の動作の一例を示すフローチャートである。

まず、ファイル操作機能起動部１１は、入力部４から、ファイル操作の開始を指示する情報を取得すると、ファイル操作機能を起動する（ステップＳ１１）。つぎに、電子ファイル一覧取得部１２（請求項８の電子ファイル名リスト作成手段に相当）は、電子ファイル格納部２１に格納されている電子ファイルの名称一覧（電子ファイル名リスト）を作成するために必要な情報（たとえば、電子ファイル名，最終更新日の情報など）を、電子ファイル格納部２１から読み出し（ワーク用メモリ領域にコピーし）、それら読み出した情報に基づいて電子ファイル名リストを作成し、作成したリストをワーク用メモリ領域に格納するとともに表示部３に対して出力する（ステップＳ１２）。なお、表示部３は、電子ファイル一覧取得部１２が作成した電子ファイル名リストを、たとえば、図６に示したように表示する。図６は、“１００１△△建築”フォルダの下層に位置する“平成１７年”フォルダに格納されている電子ファイルの電子ファイル名リストが表示された場合の例を示している。

つぎに、電子ファイル選択操作部１３（ファイル操作情報取得手段に相当）は、入力部４を介して、ファイル操作の対象となる電子ファイル（移動またはコピーされる電子ファイル）がユーザに選択されるのを待つ。具体的には、ユーザは、表示部３に表示されている上記電子ファイル名リスト（図６参照）を確認しながら入力部４のキーボード４１またはマウス４２を使用して電子ファイルを選択する（ステップＳ１３）。なお、選択する電子ファイルは一つに限らず、複数選択することが可能である。

また、所望の電子ファイル名が電子ファイル名リストに表示されていない場合、ユーザは、マウス４２などを使用して、現在電子ファイル名リストを表示中のものとは異なるフォルダを選択し、所望の電子ファイル名を検索し、選択する。ここで、ユーザによって異なるフォルダが選択された場合、上記ステップＳ１２およびＳ１３の処理を再度実行することにより表示部３の表示内容（電子ファイル名リストの表示）を更新する。

電子ファイル名が選択されると、電子ファイル選択操作部１３は、入力部４を介して、上記選択した電子ファイル名に対応する電子ファイル（以下、選択済み電子ファイルと呼ぶ）に対して実行する処理がユーザに指定されるのを待つ。具体的には、ユーザは、マウス４２を使用した右クリックメニュー（一般的なマウスの右ボタンをクリックすることにより選択可能な各種メニュー）またはこれに相当するメニュー操作を行うことにより、上記選択済み電子ファイルに対するファイル操作（“移動”または“コピー”）を選択する。

そして、電子ファイル選択操作部１３は、入力部４を介して、上記選択済み電子ファイルの移動先またはコピー先のフォルダを選択し、上記選択したファイル操作を実行する（ステップＳ１４）。具体的には、マウス４２等を使用してフォルダを選択し、マウス４２を使用した右クリックメニューまたはこれに相当するメニュー操作を行うことにより、上記選択済み電子ファイルに対する操作（通常は、“貼り付け”）を選択する（ステップＳ１４）。

つぎに、整合性判断部１４（ファイル操作判断手段に相当）は、上記選択済み電子ファイルと上記ステップＳ１４において選択された移動またはコピー先のフォルダとの整合性があるかどうかを確認する（ステップＳ１５）。なお、電子ファイル格納部２１を構成する各フォルダは、図７に示すように、各電子ファイルに含まれているものと同じクライアント情報（図３および図４参照）およびフォルダの名称，アドレス，などの情報を含んだフォルダ情報（以下、これら２つの情報をまとめてフォルダ管理情報と呼ぶ）により管理されている。

具体的なステップＳ１５の動作として、整合性判断部１４は、上記ステップＳ１３において選択された電子ファイル名に対応する電子ファイルを電子ファイル格納部２１から取得する。さらに、移動またはコピー先のフォルダのフォルダ管理情報を記憶部２から取得する。そして整合性判断部１４は、取得した電子ファイルに含まれるクライアント情報およびフォルダ管理情報に含まれるクライアント情報に基づいて整合性を判断する。なお、電子ファイルとフォルダの整合性有無の判断方法については後述する。

ステップＳ１５において、整合性ありと判断した場合（ステップＳ１５、Ｙｅｓ）、上記ステップＳ１４で選択したファイル操作に対応する動作を実行する（ステップＳ１６）。これに対して、整合性なしと判断した場合（ステップＳ１５、Ｎｏ）、その旨（エラー）を示す表示を表示部３に対して出力し、上記ステップＳ１４で選択したファイル操作に対応する動作を実行せずに動作を終了する（ステップＳ１７）。

ここで、電子ファイルとフォルダとの間で整合性がある場合とは、移動またはコピーされる電子ファイルに含まれているクライアント情報と、移動またはコピー先のフォルダのフォルダ管理情報が有するクライアント情報とを比較して、所定の関係にある（整合性判断条件を満たしている）場合をいう。たとえば、会計事務所の業務においては、クライアント毎の電子ファイルを、さらに年度毎に管理する場合が多い。すなわち、クライアント毎のフォルダ内に年度毎の電子ファイルを格納するためのサブフォルダを構築し、各電子ファイルを管理する場合が多い。そのため、一例として、電子ファイルに含まれるクライアント情報およびフォルダ管理情報に含まれるクライアント情報の構成要素中の名称（クライアント名）および年度が一致している場合に整合性ありと判断する。なお、整合性の判断条件はこれに限らず、クライアント情報の他の構成要素を用いた整合性判定条件を使用してもよい。そして、整合性なしと判断した場合、本発明にかかる電子ファイル管理方法では、選択された電子ファイルが本来格納されるべきフォルダではないと判断する。すなわち、ファイル操作において人為的なミスが発生したと判断する。

このように、本実施例の電子ファイル管理方法においては、電子ファイルに含まれるクライアント情報および電子ファイルを格納するためのファイル格納場所（フォルダ）の管理情報に含まれるクライアント情報に基づいて、あるフォルダに格納されている電子ファイルに対してファイル操作（電子ファイルを他のフォルダに移動またはコピーする操作）を実行する場合、移動またはコピー先のフォルダのフォルダ管理情報に含まれるクライアント情報と操作される電子ファイルに含まれるクライアント情報が一致した場合にのみファイル操作を実行することとした。これにより、ファイル操作において電子ファイルを移動またはコピーすべきフォルダと異なるフォルダを選択するというような人為的な操作ミスが発生するのを防止することができ、電子ファイル管理の確実性を向上させることができる。

つづいて、実施例２の電子ファイル管理方法について説明する。なお、本実施例の電子ファイル管理方法を実現するための電子ファイル管理装置としての機能を備え、本実施例の電子ファイル管理プログラムを実行可能な計算機システムの構成は、上述した実施例１と同様である。

図８は、実施例２の電子ファイル管理装置の構成例を示す図であり、上述した実施例１の電子ファイル管理装置の制御部１に代えて制御部１ａを備えた構成となる。ここで、制御部１ａは、クライアント情報作成部５１とクライアント情報登録部５２とフォルダ作成部５３とクライアント一覧取得部５４とクライアント選択部５５と電子文書作成部５６とファイル格納処理部５７により構成される。なお、クライアント情報作成部５１およびクライアント情報登録部５２がクライアント情報作成登録手段を構成する。その他の部分については、上述した実施例１と同様であるため同一の符号を付与してその説明を省略する。

まず、図８のような構成をとる電子ファイル管理装置の記憶部２に含まれるクライアントデータベース２２に対してクライアント情報を新規登録する動作を図８および図９に基づいて説明する。なお、図９は、クライアントデータベース２２に対して新しいクライアント情報を登録する場合の動作の一例を示すフローチャートである。

ユーザからの新規クライアントの登録開始指示を入力部４から取得すると、制御部１ａのクライアント情報作成部５１は、クライアント情報の新規登録動作を開始する。具体的には、クライアント情報作成部５１は、クライアント情報の登録画面を表示部３に対して出力する。なお、図１０は、クライアント情報の登録画面の一例を示す図である。そして、ユーザは、表示部３に表示された内容を確認しながら、入力部４（キーボード４１およびマウス４２）を使用することによりクライアント情報として登録を行いたい構成要素（項目）の情報を入力する（ステップＳ２１）。

ユーザのクライアント情報入力が終了後、入力された情報のクライアントデータベース２２への登録指示を入力部４から受けると（ステップＳ２２）、クライアント情報登録部５２は、クライアントデータベースに２２に対して、上記ステップＳ２１において入力されたクライアント情報を登録する（ステップＳ２３）。さらに、クライアント情報登録部５２は、フォルダ作成部５３に対して、上記ステップＳ２３において登録したクライアント情報に対応するクライアント用の電子ファイルを格納するためのファイル格納場所（フォルダ）を作成するように指示を出す。

つぎに、フォルダ作成部５３は、電子ファイル格納部２１の内部に、上記ステップＳ２３において新規登録したクライアント情報に対応するクライアントの電子ファイルを格納するためのフォルダを作成する（ステップＳ２４）。フォルダ作成部５３は、クライアント情報に基づいて、たとえば、クライアントの名称と同じ名称のフォルダおよび年度を名称とするサブフォルダを作成する。以後、上記ステップＳ２３において新規登録したクライアント情報に対応するクライアントの電子ファイル（図４に示したような構成の電子ファイル）を、各種財務アプリケーションを使用して作成した場合、本発明にかかる電子ファイル管理装置は、それら作成した電子ファイルを、上記ステップＳ２４において作成したフォルダに格納して管理する。

つづいて、財務アプリケーションを使用して、クライアントデータベース２２に登録されているクライアント情報に対応するクライアント向けの各種電子文書（各種財務帳表）を作成する場合の動作および作成された電子ファイルを管理する動作を図８および図１１に基づいて説明する。なお、図１１は、クライアントデータベース２２に登録されているクライアント情報に対応するクライアント向けの電子文書を作成する動作の一例を示すフローチャートである。

（ユーザからの）新規電子文書の作成開始指示を入力部４から取得すると、制御部１ａのクライアント一覧取得部５４は、クライアントデータベース２２に登録されているクライアント情報に対応するクライアントの一覧（クライアントリスト）を作成し、クライアントの選択動作を開始する。具体的には、クライアント一覧取得部５４は、クライアントデータベース２２からクライアントリストを作成するために必要な情報（たとえば、クライアントコード，クライアント名など）を読み出し（ワーク用メモリ領域にコピーし）、それら読み出した情報に基づいてクライアントリストを作成し、作成したリストをワーク用メモリ領域に格納するとともに表示部３に対して出力する（ステップＳ３１）。なお、表示部３は、クライアント一覧取得部５４が作成したクライアントリストを、たとえば、図１２に示したように表示する。図１２においては、コード（クライアントコード），名称（クライアント名），…、などが表示されている。

つぎに、クライアント選択部５５は、ユーザにより上記クライアントリストの中からクライアントが選択される、または、クライアント選択動作の終了が選択されるのを待つ。選択されたクライアントを示す情報を入力部４から受け取ると、クライアント選択部５５は、選択されたクライアントを電子文書作成部５６に対して通知する（ステップＳ３２）。選択されたクライアントの通知を受けると、電子文書作成部５６は、該選択されたクライアントのクライアント情報をクライアントデータベース２２から取得し、ワーク用メモリ領域にコピーする（ステップＳ３３）。

そして、電子文書作成部５６は、上記取得したクライアント情報に含まれる各種情報（構成要素）の中から必要な情報を抽出し、抽出した情報を、作成する電子文書のクライアントに関する情報を入力する項目（箇所）に対して自動的に埋め込む（入力する）（ステップＳ３４）。なお、電子文書を作成する際のクライアントに関する項目を入力する画面の一例を図１３に示す。図１３は、上記ステップＳ３３において取得したクライアント情報に名称（クライアント名＝法人名），住所（＝納税地），代表者名（代表者氏名），申告区分（＝青色・白色区分）などが登録されていた場合のクライアントに関する項目を入力する画面の初期表示の例を示している。

その後、電子文書作成部５６は、入力部４から電子文書の各項目への入力情報を取得する（電子文書の作成動作を行う）（ステップＳ３５）。さらに、電子文書の各項目への入力終了（電子文書の作成終了）を示す情報（保存指示）を入力部４から取得すると、電子文書作成部５６は、その旨をファイル格納処理部５７に対して通知する（ステップＳ３６）。

上記ステップＳ３６において通知を受けたファイル格納処理部５７（電子ファイル作成格納手段に相当）は、ワーク用メモリ領域内に格納されている上記電子文書作成部５６が作成した電子文書のデータを取得する。つぎに、ファイル格納処理部５７は、上記ステップＳ３３において電子文書作成部５６が取得し、ワーク用メモリ領域内に格納したクライアント情報を取得する。そして、上記電子文書データに対して上記クライアント情報を付加することにより、電子ファイル格納部２１に格納するデータ（電子ファイル）を作成する（ステップＳ３７）。

さらに、ファイル格納処理部５７は、上記ステップＳ３７において作成した電子ファイルに含まれるクライアント情報（またはステップＳ３３において電子文書作成部５６が取得し、ワーク用メモリ領域内に格納したクライアント情報）に基づいて、該電子ファイルの保存先（フォルダ）を選択（識別）する（ステップＳ３８）。そして、ファイル格納処理部５７は、上記電子ファイルに対して予め決められた条件の名前を自動的に付与し、上記選択したフォルダに保存（格納）する（ステップＳ３９）。

このように、本実施例の電子ファイル管理方法においては、クライアントデータベースにクライアント情報が登録されているクライアント向けの電子文書を作成する場合、該クライアントのクライアント情報に基づいて、電子文書内のクライアントに関する項目を自動的に入力するようにした。そのため、ユーザのデータ入力作業負担を軽減し、また、入力ミスなどが発生するのを防止できる。

また、電子文書を作成後、そのデータを含んだ電子ファイルを保存する場合、保存先を自動的に選択し、電子ファイル毎に共通なファイル名をつけて保存することとした。これにより、保存先を間違う、間違ったファイル名で登録を行う、などの人為的なミスが発生するのを防止することができる。さらに、関連のある電子ファイル間の整合性を保ちながら電子ファイルを管理することができる。

つづいて、実施例３の電子ファイル管理方法について説明する。本実施例では、財務アプリケーションを使用して、クライアントデータベース２２にクライアント情報が登録されていないクライアント向けの各種電子文書（各種財務帳表）を作成する場合の動作および作成された電子ファイルを管理する動作について説明する。なお、本実施例の電子ファイル管理方法を実現するための電子ファイル管理装置としての機能を備え、本実施例の電子ファイル管理プログラムを実行可能な計算機システムの構成は、上述した実施例１と同様である。

図１４は、実施例３の電子ファイル管理装置の構成例を示す図であり、上述した実施例２の電子ファイル管理装置の制御部１ａに代えて制御部１ｂを備えた構成となる。また、制御部１ｂは、制御部１ａのクライアント情報作成部５１がなく、制御部１ａのクライアント情報登録部５２，クライアント選択部５５，電子文書作成部５６に代えてクライアント情報登録部５２ｂ，クライアント選択部５５ｂ，電子文書作成部５６ｂを備え、さらに、制御部１ａへクライアント情報取得部６１を追加したものである。なお、クライアント情報取得部６１およびクライアント情報登録部５２ｂがクライアント情報取得登録手段を構成する。その他の部分については、上述した実施例２と同様であるため同一の符号を付与してその説明を省略する。

図１５は、クライアント情報がクライアントデータベース２２に登録されていないクライアント向けの電子文書を作成する動作の一例を示すフローチャートである。以下、図１５に示した動作を詳細に説明する。なお、上述した実施例２の電子文書作成動作（クライアントデータベース２２に登録されたクライアント情報に対応するクライアント向けの電子文書作成動作）と同様の処理については、同一のステップ番号を付与してその説明を省略する。

ステップＳ３１を実行後、クライアント選択部５５ｂは、ユーザにより上記クライアントリストの中からクライアントが選択される、または、クライアント選択動作の終了が選択されるのを待つ。クライアント選択部５５ｂは、クライアント選択動作の終了を指示する情報（所望のクライアントがクライアントリストに存在しないためクライアントの選択を行なわない旨を示す情報）を入力部４から受け取ると、その旨を電子文書作成部５６ｂに対して通知し、電子文書の作成を指示する（ステップＳ４１）。

電子文書作成部５６ｂは、ステップＳ３５の電子文書作成作業を実行し、その後、電子文書の作成終了を示す情報（保存指示）を入力部４から取得すると、その旨をクライアント情報取得部６１に対して通知する（ステップＳ３６ｂ）。電子文書の作成終了を示す情報（保存指示）の通知を受けたクライアント情報取得部６１は、電子文書作成部５６ｂが作成した電子文書のデータの中からクライアントに関する情報を取得し、クライアントデータベース２２へ登録するためのクライアント情報を生成し、それをワーク用メモリ領域に格納する。さらに、クライアント情報取得部６１は、ワーク用メモリ領域に格納に格納したクライアント情報をクライアントデータベース２２へ登録するようにクライアント情報登録部５２ｂに対して指示を出す（ステップＳ４２）。

クライアント情報取得部６１から指示を受けたクライアント情報登録部５２ｂは、上記ワーク用メモリ領域に格納されたクライアント情報をクライアントデータベース２２に対して登録する（ステップＳ４３）。さらに、クライアント情報登録部５２ｂは、フォルダ作成部５３に対して、上記ステップＳ４３において登録したクライアント情報に対応するクライアント用の電子ファイルを格納するためのファイル格納場所（フォルダ）を作成するように指示を出す。

つぎに、フォルダ作成部５３は、電子ファイル格納部２１の内部に、上記ステップＳ４３において新規登録したクライアント情報に対応するクライアントの電子ファイルを格納するためのフォルダを作成する（ステップＳ４４）。なお、ステップＳ４３およびＳ４４の処理は、上記実施例２において説明したクライアント情報をデータベースへ登録する処理のステップＳ２３およびＳ２４と同じ処理である。以下、ファイル格納処理部５７が上述した実施例２のステップＳ３７およびＳ３９と同じ処理を実行し、電子ファイルを上記作成したフォルダへ格納する。

このように、本実施例の電子ファイル管理方法においては、クライアントデータベースにクライアント情報が登録されていないクライアント向けの電子文書を作成した場合、電子文書の作成終了後、電子文書に含まれているクライアントに関する情報を抽出し、抽出した情報に基づいてクライアント情報を作成してクライアントデータベースへ登録を行うこととした。これにより、クライアントデータベースに登録されていないクライアント向けの電子文書を作成後、改めてクライアント情報をクライアントデータベースに対して登録する手間が省け、ユーザの作業負担を軽減できる。また、クライアントデータベースに登録されていないクライアント向けに作成された電子ファイルの整合性を容易に保つことが可能となる。また、上述した実施例２と同様に、ファイルの保存先を間違うなどの人為的なミスが発生するのを防止することができる。

つづいて、実施例４の電子ファイル管理方法について説明する。本実施例では、クライアントデータベース２２に登録されているクライアント情報が変更（更新）された場合の電子ファイル管理動作について説明する。なお、本実施例の電子ファイル管理方法を実現するための電子ファイル管理装置としての機能を備え、本実施例の電子ファイル管理プログラムを実行可能な計算機システムの構成は、上述した実施例１と同様である。

図１６は、実施例４の電子ファイル管理装置の構成例を示す図であり、上述した実施例２の電子ファイル管理装置の制御部１ａに代えて制御部１ｃを備えた構成となる。ここで、制御部１ｃは、クライアント一覧取得部５４とクライアント選択部５５ｃとクライアント情報編集部７１とクライアント情報登録部７２とファイル検索変換部７３により構成される。なお、クライアント一覧取得部５４は、上述した実施例２のクライアント一覧取得部と同様であるため説明を省略する。また、その他の部分については、上述した実施例２と同様であるため同一の符号を付与してその説明を省略する。

つづいて、クライアントデータベース２２に登録されているクライアント情報を変更する場合の動作を、図１６および図１７に基づいて説明する。なお、図１７は、クライアントデータベース２２に登録されているクライアント情報の変更および変更後の電子ファイル管理動作の一例を示すフローチャートである。

クライアントデータベース２２に登録されているクライアント情報の編集開始指示を入力部４から取得すると、制御部１ｃのクライアント一覧取得部５４は、クライアントデータベース２２に登録されているクライアント情報に対応するクライアントの一覧（クライアントリスト）を作成する。具体的には、クライアント一覧取得部５４は、クライアントデータベース２２からクライアントリストを作成するために必要な情報（たとえば、クライアントコード，クライアント名など）を読み出し（ワーク用メモリ領域にコピーし）、それら読み出した情報に基づいてクライアントリストを作成し、作成したリストをワーク用メモリ領域に格納するとともに表示部３に対して出力する（ステップＳ５１）。

つぎに、クライアント選択部５５ｃは、ユーザにより上記クライアントリストの中からクライアントが選択される、または、クライアント選択動作の終了が選択されるのを待つ。選択されたクライアントを示す情報を入力部４から受け取ると、クライアント選択部５５ｃは、選択されたクライアントをクライアント情報編集部７１に対して通知する（ステップＳ５２）。選択されたクライアントの通知を受けると、クライアント情報編集部７１は、該選択されたクライアントのクライアント情報をクライアントデータベース２２から取得し、ワーク用メモリ領域内の編集データ格納領域にコピーする（ステップＳ５３）。さらに、クライアント情報編集部７１は、上記取得したクライアント情報を、ワーク用メモリ領域内の非編集データ格納領域に対してコピーする。そして、以下の編集処理においては、編集用データ格納領域に格納されたデータ（クライアント情報）の編集を行い、非編集データ格納領域に格納されたデータ（クライアント情報）は編集しない（変更しない）ものとする。

つぎに、クライアント情報編集部７１は、クライアント情報の編集動作を開始する。具体的には、クライアント情報編集部７１は、クライアント情報の編集画面を表示部３に対して出力する。なお、編集画面の内容は、上記実施例２において説明したクライアント情報の新規登録動作字と同様の画面（図１０参照）であってもよいし、異なる内容であってもよい。ただし、クライアント情報の各項目には登録済みの内容（情報）が表示される。そして、ユーザは、表示部３に表示された内容を確認しながら、入力部４（キーボード４１およびマウス４２）を使用することにより編集を行いたい項目を選択し、その内容を修正する（ステップＳ５４）。

ユーザのクライアント情報入力（修正）が終了後、修正された情報のクライアントデータベース２２への登録指示（更新登録指示）を入力部４から受けると、クライアント情報登録部７２は、クライアントデータベースに２２に対して、上記ステップＳ５４において編集されたクライアント情報を更新登録する。さらに、クライアント情報登録部７２は、ファイル検索変換部７３に対して、電子ファイルおよびフォルダ管理情報に含まれているクライアント情報を更新するように指示を出す（ステップＳ５５）。

電子ファイルおよびフォルダ管理情報に含まれているクライアント情報を更新するように指示を受けたファイル検索変換部７３（請求項１２のクライアント情報更新手段に相当）は、上記ステップＳ５４におけるクライアント情報修正の影響を受ける全ての電子ファイルおよびフォルダを検索する。すなわち、上記編集されたクライアント情報に対応するクライアントの全ての電子ファイルおよび該電子ファイルの格納先であるフォルダを検索する（ステップＳ５６）。たとえば、ファイル検索変換部７３は、上記非編集データ格納領域に格納されているクライアント情報（更新前クライアント情報）と同じクライアント情報を有する電子ファイルおよび該更新前クライアント情報と同じクライアント情報を含んだフォルダ管理情報に管理されているフォルダを検索する。

つぎに、ファイル検索変換部７３は、ステップＳ５６において検索した電子ファイルに含まれるクライアント情報およびフォルダのフォルダ管理情報に含まれるクライアント情報を、上記ステップＳ５５においてクライアントデータベース２２に対して登録したクライアント情報（更新されたクライアント情報）に置き換える（更新する）（ステップＳ５７）。

また、ステップＳ５４においてクライアント情報が修正されずにクライアントデータベース２２への登録指示（更新登録指示）を入力部４から受けると、上記ステップＳ５６およびＳ５７の処理を実行せずに動作を終了する。すなわち上記編集用データ格納領域および非編集データ格納領域に格納されている情報が同じものである場合は上記ステップＳ５６およびＳ５７の処理を実行しない。

このように、本実施例の電子ファイル管理方法においては、クライアントデータベースに登録されているクライアント情報が更新された場合、該更新の影響を受ける電子ファイルおよびフォルダを検索し、それら影響を受ける電子ファイルおよびフォルダ管理情報が有するクライアント情報に対して上記更新内容を自動的に反映（自動的に情報を更新）することとした。これにより、データベースの内容変更の影響を受ける電子ファイル等に対してその内容を反映させる作業（更新作業）を、ユーザの手作業で行う必要がなくなるため、ユーザの作業負担を軽減でき、各電子ファイルの整合性を容易に保つことが可能となる。また、更新作業漏れ、更新作業時に誤った内容を入力するなどの人為的なミスが発生するのを防止することができる。

つづいて、実施例５の電子ファイル管理方法について説明する。本実施例では、クライアントデータベース２２に登録されているクライアント情報に基づいて電子文書の作成作業（上記実施例２の電子文書作成動作に相当する動作）または作成済みの電子文書の編集作業を行い、その作業中にクライアントに関する情報（クライアント情報構成要素）が変更された場合の電子ファイル管理動作について説明する。なお、本実施例の電子ファイル管理方法を実現するための電子ファイル管理装置としての機能を備え、本実施例の電子ファイル管理プログラムを実行可能な計算機システムの構成は、上述した実施例１と同様である。

図１８は、実施例５の電子ファイル管理装置の構成例を示す図であり、上述した実施例２の電子ファイル管理装置の制御部１ａに代えて制御部１ｄを備えた構成となる。ここで、制御部１ｄは、電子ファイル一名覧取得部８１と電子ファイル選択部８２と電子文書編集部８３と電子ファイル登録部８４とクライアント情報更新登録部８５とファイル検索変換部７３ｄにより構成される。なお、その他の部分については、上述した実施例２と同様であるため同一の符号を付与してその説明を省略する。

つづいて、電子ファイル格納部２１に格納されている電子ファイル（電子文書）を編集する動作を、図１８および図１９に基づいて説明する。なお、図１９は、電子ファイル格納部２１に格納されている電子ファイルの編集および編集終了後の電子ファイル管理動作の一例を示すフローチャートである。なお、上述した実施例４の電子ファイル管理動作と同様の処理については、同一のステップ番号を付与してその説明を省略する。

電子ファイル格納部２１に登録されている電子ファイルの編集開始指示を入力部４から取得すると、制御部１ｄの電子ファイル名一覧取得部８１は、電子ファイル格納部２１に格納されている電子ファイルの名称一覧（電子ファイル名リスト）を作成する。具体的には、電子ファイル一名覧取得部８１は、電子ファイル名リストを作成するために必要な情報（たとえば、電子ファイル名，最終更新日の情報など）を、電子ファイル格納部２１から読み出し（ワーク用メモリ領域にコピーし）、それら読み出した情報に基づいて電子ファイル名リストを作成し、作成したリストをワーク用メモリ領域に格納するとともに表示部３に対して出力する（ステップＳ６１）。

つぎに、電子ファイル選択部８２は、入力部４を介して、編集を行う電子ファイル名がユーザに選択されるのを待つ。そして、電子ファイル選択部８２は、選択された電子ファイル名を示す情報を入力部４から受け取ると、選択されたファイル名を電子文書編集部８３に対して通知する（ステップＳ６２）。

選択された電子ファイル名の通知を受けると、電子文書編集部８３は、通知された電子ファイル名に対応する電子ファイルを電子ファイル格納部２１から取得し、ワーク用メモリ領域内の編集データ格納領域にコピーする（ステップＳ６３）。さらに、電子文書編集部８３は、上記取得した電子ファイルを、ワーク用メモリ領域内の非編集データ格納領域に対してコピーする。そして、以下の編集処理においては、編集用データ格納領域に格納された電子文書データの編集を行い、非編集データ格納領域に格納された電子文書データは編集しない（変更しない）ものとする。

つぎに、電子文書編集部８３は、電子ファイル（電子文書）の編集動作を開始する。具体的には、電子文書編集部８３は、電子文書の編集画面を表示部３に対して出力する。そして、ユーザは、表示部３に表示された内容を確認しながら、入力部４（キーボード４１およびマウス４２）を使用することにより電子文書の編集を行う（ステップＳ６４）。そして、ユーザの電子文書編集が終了後、編集後の電子文書（電子ファイル）の電子ファイル格納部２１への登録指示（更新登録指示）を入力部４から受けると、電子文書編集部８３は、その旨を電子ファイル登録部８４に対して通知する。

電子文書編集部８３から更新登録指示があった旨の通知を受けた電子ファイル登録部８４は、ワーク用メモリ領域に格納されている上記電子文書編集部８３が編集した電子文書のデータ（電子ファイル）を電子ファイル格納部２１に格納する（ステップＳ６５）。なお、ステップＳ６４において、仮に電子文書内のクライアント情報構成要素が変更されていても、この時点では、電子ファイルに含まれる（電子文書データに付加されている）クライアント情報は変更されていない。そのため、ステップＳ６５における電子ファイル格納場所（フォルダ）は、上記ステップＳ６３において取得した電子ファイルが格納されていたフォルダ（編集前の電子ファイルが格納されていたフォルダ）となる。

さらに、電子ファイル登録部８４は、上記ステップＳ６４においてクライアント情報構成要素が編集（変更）されたかどうかを確認し（ステップＳ６６）、変更ありと判断した場合、クライアント情報が変更されたことをクライアント情報更新登録部８５に対して通知する（ステップＳ６６、Ｙｅｓ）。これに対して、変更なしと判断した場合、処理を終了する（ステップＳ６６、Ｎｏ）。なお、クライアント情報の変更の有無を判断する方法としては、たとえば、クライアント情報構成要素の編集の状態（変更の有無）を示すためのフラグを設け、電子文書ファイルの編集終了後、該フラグを確認して判断する。

クライアント情報構成要素が変更された旨の通知を受けたクライアント情報更新登録部８５（クライアント情報取得更新手段に相当）は、上記変更された電子文書データの中のクライアント情報構成要素（名称，住所，代表者名，など）の中から、変更された情報（クライアント情報構成要素）を取得する（ステップＳ６７）。そして、クライアント情報更新登録部８５は、該取得した情報に基づいて、クライアントデータベース２２に登録されているクライアント情報を更新する。さらに、クライアント情報更新登録部８５は、クライアントデータベース２２に登録されているクライアント情報が更新された旨をファイル検索変換部７３ｄに対して通知する（ステップＳ６８）。

クライアントデータベース２２に登録されているクライアント情報が更新された旨を通知されたファイル検索変換部７３ｄ（請求項１３のクライアント情報更新手段に相当）は、上記ステップＳ６８におけるクライアント情報更新の影響を受ける全ての電子ファイルおよびフォルダを検索する（ステップＳ５６ｄ）。たとえば、ファイル検索変換部７３ｄは、上記ワーク用メモリ領域内の非編集データ格納領域に格納されている電子文書データに付加されている（電子ファイルに含まれている）クライアント情報（更新前クライアント情報）と同じクライアント情報を有する電子ファイルおよび該更新前クライアント情報と同じクライアント情報を含んだフォルダ管理情報に管理されているフォルダを検索する。そして上述した実施例４と同様にステップＳ５７を実行することにより、クライアント情報の変更内容を、全ての電子ファイルおよびフォルダに対して反映させる。

このように、本実施例の電子ファイル管理方法においては、作成済みの電子文書データに含まれるクライアントに関する情報（クライアント情報構成要素）に変更が生じた場合、その変更内容に対応して、クライアントデータベース内のクライアント情報を自動的に更新し、さらに、該更新の影響を受ける全ての電子ファイルおよびフォルダを検索し、それら影響を受ける電子ファイルおよびフォルダ管理情報が有するクライアント情報に対して上記更新内容を自動的に反映（自動的に情報を更新）することとした。これにより、データベースの内容変更の影響を受ける電子ファイル等に対してその内容を反映させる作業（更新作業）を、ユーザの手作業で行う必要がなくなるため、ユーザの作業負担を軽減でき、各電子ファイルの整合性を容易に保つことが可能となる。また、更新作業漏れ、更新作業時に誤った内容を入力するなどの人為的なミスが発生するのを防止することができる。さらに、データベースに関する知識を有する者の作業を介在させずにデータベースの内容を更新することが可能となる。

上述した実施例１では、クライアント情報を含んだ独自形式のデータ（電子ファイル）をクライアント情報を利用して管理する方法について説明した。すなわち、実施例１の電子ファイル管理方法では、汎用形式（たとえば、PDF（Portable Document Format）、CSV（Comma Separated Value）、HTML（Hyper Text Markup Language）、XML（eXtensible Markup Language）などの形式）のファイルを管理することができない。そのため、本実施例以下では、汎用形式のファイルを管理することが可能な電子ファイル管理方法および電子ファイル管理方法において使用する情報について説明する。まず本実施例では、汎用形式ファイルの管理動作において使用する情報（ファイル情報）の生成方法について説明する。

なお、本実施例のファイル情報生成方法を実現するためのファイル情報生成装置としての機能を備え、本実施例の電子ファイル管理プログラムを実行可能な計算機システムの構成は、上述した実施例１と同様である（図１参照）。

図２０は、実施例６のファイル情報生成装置の構成例を示す図であり、計算機システムの制御部１ｅと記憶部２と表示部３と入力部４により構成される。そして、制御部１ｅは、ファイル操作機能起動部１１ｅと電子ファイル一覧取得部１２ｅと電子ファイル選択部９１とファイル形式変換部９２とクライアント情報取得部９３とファイル格納処理部９４とを含む構成となっている。記憶部２、表示部３および入力部４は、上述した実施例１の記憶部２、表示部３および入力部４と同様である。なお、ファイル形式変換部９２が汎用フォーマットファイル生成手段を構成し、クライアント情報取得部９３およびファイル格納処理部９４が汎用フォーマットファイル格納手段を構成する。また、ファイル格納処理部９４が請求項３９のファイル情報生成手段およびファイル情報登録手段を構成する。

本実施例以降の実施例において、各種ファイル（独自形式のデータおよび汎用形式のファイル）は電子ファイル格納部２１において管理され、電子ファイル格納部２１を構成する各フォルダは、実施例１と同様の方法（クライアント情報を使用した管理方法）で管理されているものとする。また、以下の説明においては、独自形式の電子ファイルを独自フォーマットファイルと呼び、また汎用形式のファイルを汎用フォーマットファイルと呼ぶこととする。

また、本実施例以降の実施例においては、上述した実施例１〜５において使用したクライアント情報とは異なるクライアントデータベースデータ（以下クライアントＤＢデータと呼ぶ）を使用して各種ファイル（独自フォーマットファイルおよび汎用フォーマットファイル）の管理を行う。ここでまず、クライアントＤＢデータの説明を行う。

図２１−１〜図２１−４および図２２は、実施例６（およびこれ以降の実施例）で使用するクライアントＤＢデータを説明するための図である。クライアントＤＢデータは、クライアントデータベース２２へ格納されており、クライアント情報、ファイル情報、アプリケーション情報およびファイル属性情報を含む。図２１−１はクライアント情報の構成例を示す図であり、このクライアント情報は、実施例１〜５で使用したクライアント情報とは若干異なり、クライアントコード，事務所情報フラグ，名称，住所，…，などの構成要素を含んでいる。図２１−２は汎用フォーマットファイルを管理するためのファイル情報の構成例を示す図であり、ファイル情報は、クライアントコード，決算年月日，アプリケーションＩＤ，ファイル格納パス，ファイル名を構成要素として含んでいる。図２１−３はアプリケーション情報の構成例を示す図であり、アプリケーション情報は、アプリケーションＩＤ，アプリケーション名，重要度，…，などの構成要素を含んでいる。図２１−４はファイル属性情報の構成例を示す図であり、ファイル属性情報は、重要度，拡張子，…，などの構成要素を含んでいる。

また、各情報（クライアント情報、ファイル情報、アプリケーション情報およびファイル属性情報）は、たとえば図２２に示したように、特定の構成要素により互いに関連付けられる。なお、図２２は、クライアント情報とファイル情報が「クライアントコード（図示した“0301”，“0456”など）」により関連付けられている様子を示している。また、図示していないが、たとえば、ファイル情報とアプリケーション情報は「アプリケーションＩＤ」を使用して関連付けられ、アプリケーション情報とファイル情報は「重要度」を使用して関連付けられる。そして、本実施例以降では、クライアントＤＢデータの中のファイル情報を使用して各種ファイル（独自フォーマットファイルおよび汎用フォーマットファイル）を管理する。

つづいて、クライアントＤＢデータを構成するファイル情報の生成・更新方法について説明する。ここでは、電子ファイル格納部２１において既に管理されている独自フォーマットファイルに基づいて汎用フォーマットファイルを生成した場合に、該生成した汎用フォーマットファイルを管理するためのファイル情報生成動作を図２０〜図２３を用いて説明する。なお、独自フォーマットファイルが含んでいるクライアント情報の構成は、図２１−１に示したものとする。

図２３は、独自フォーマットファイルに基づいて汎用フォーマットファイルを生成し、さらに生成した汎用フォーマットファイルを管理するためのファイル情報を生成する動作の一例を示すフローチャートである。ファイル操作機能起動部１１ｅは、入力部４から、ファイル操作（汎用フォーマットファイル生成操作）の開始を指示する情報を取得すると、ファイル操作機能を起動する（ステップＳ１１ｅ）。つぎに、電子ファイル一覧取得部１２ｅは、電子ファイル格納部２１に格納されている独自フォーマットファイルの名称一覧（ファイル名リスト）を作成するために必要な情報（たとえば、電子ファイル名，最終更新日の情報など）を、電子ファイル格納部２１から読み出し、それら読み出した情報に基づいてファイル名リストを作成し、作成したリストをワーク用メモリ領域に格納するとともに表示部３に対して出力する（ステップＳ１２ｅ）。以上の動作は、実施例１において示したファイル操作機能起動部１１の動作（図５のステップＳ１１およびＳ１２）と同様である。

つぎに、電子ファイル選択部９１は、入力部４を介して、汎用フォーマットファイル生成に使用する（汎用フォーマットファイルの元となる）独自フォーマットファイルがユーザに選択されるのを待つ（ステップＳ１３ｅ）。なお、選択する独自フォーマットファイルは一つに限らず、複数選択することが可能である。

独自フォーマットファイル名が選択されると、ファイル形式変換部９２は、入力部４を介して、上記選択された独自フォーマットファイル名に対応する独自フォーマットファイルに基づいて生成される汎用フォーマットファイルの形式（たとえば、PDF，CSV，HTMLなど）がユーザに指定されるのを待つ。そして、汎用フォーマットファイルの形式が指定されると、ファイル形式変換部９２は、上記選択された独自フォーマットファイル名に対応する独自フォーマットファイルを電子ファイル格納部２１から取得し（ワーク用メモリ領域にコピーし）、取得した独自フォーマットファイルに基づいて、上記指定された形式の汎用フォーマットファイルを生成する。すなわちワーク用メモリ領域の独自フォーマットファイルを所定のルールに従って変換することにより、上記指定された形式の汎用フォーマットファイルを生成する（ステップＳ７１）。汎用フォーマットファイルの名称は、予め決められたルールに従って自動的に決定される。たとえば、元の独自フォーマットファイルと同じ名称とする。また、独自フォーマットファイルを汎用フォーマットファイルへ変換する場合、ファイル情報生成装置は、たとえば、選択された独自フォーマットファイルを、それを生成する際に使用したアプリケーション（財務アプリケーションソフトウェアなど）へ渡して、アプリケーションが汎用フォーマットファイルへ変換する。

つぎに、クライアント情報取得部９３は、上記ステップＳ７１において生成した汎用フォーマットファイルの格納先（電子ファイル格納部２１内のどのフォルダに格納するか）を決定する（ステップＳ７２）。具体的には、上記ステップＳ７１において電子ファイル格納部２１から取得した独自フォーマットファイルに含まれるクライアント情報および独自フォーマットファイルを生成したアプリケーションに関する情報に基づいて、格納先を決定する。このときクライアント情報取得部９３は、生成した汎用フォーマットファイルと最も整合性が高いフォルダを格納先として選択する。たとえば、電子ファイル格納部２１内にクライアント毎のフォルダが構築され、クライアント毎のフォルダの下層フォルダ（サブフォルダ）として会計年度毎のフォルダを含み、さらにアプリケーション毎の下層フォルダが会計年度毎のフォルダに含まれる場合であれば、生成した汎用フォーマットファイルに関するクライアント名、会計年度およびアプリケーション名と同じ情報を含んだフォルダ管理情報により管理されているフォルダを格納先とする。なお、格納先を決定する際に使用するクライアント情報は、ステップＳ７１において取得した独自フォーマットファイルに含まれるものを使用するのではなく、クライアントデータベース２２から取得したものを使用してもよい。

ここで、電子ファイル格納部２１が複数の記憶装置（たとえば、ローカルのハードディスクとネットワークを介して接続されたサーバ装置のハードディスクなど）にまたがって構成されている場合、ステップＳ７２では格納するファイルの重要度に応じて、どの記憶装置へ格納するかを決定する。重要度は、生成するファイルのフォーマット毎に予め決定されている。一般に、サーバ装置のハードディスクは信頼性が高く、頻繁にデータバックアップが行われるため、重要度が高いファイルの格納先をサーバ装置のハードディスクとする。図２４は、重要度を考慮してファイルの格納先を決定する場合の動作例を示している。この例では、ＰＤＦファイルの重要度（Ａ）がテキストファイルの重要度（Ｃ）よりも高く設定されており（重要度は‘Ａ’が最も高いものとする）、ＰＤＦファイルの格納先として、保護レベルの高いサーバＨＤＤが選択され、テキストファイルの格納先として、保護レベルがそれほど高くないローカルＨＤＤが選択される様子を示している。なお、重要度は、フォーマット毎（拡張子毎）に予め決定されているものに固定する必要はなく、入力部４などを使用してユーザが設定を変更できるようにしてもよい。

そして、ファイル格納処理部９４は、上記ステップＳ７２において決定した格納先へ、上記ステップＳ７１において得られた汎用フォーマットファイルを格納する（ステップＳ７３）。さらに、ファイル格納処理部９４は、この汎用フォーマットファイルについてのファイル情報（図２１−２参照）をクライアントＤＢデータへ追加することによりファイル情報テーブルを更新する（ステップＳ７４）。具体的には、変換元の独自フォーマットファイルの生成に使用したアプリケーションの識別情報（アプリケーションＩＤ）と、独自フォーマットファイルに含まれるクライアント情報を構成するクライアントコードおよび決算年月日情報を取得し、これらをファイル名および保存先の情報（ファイル格納パス情報）と一緒に、ファイル情報としてクライアントデータベース２２へ格納する。これにより、生成した汎用フォーマットファイルを管理するためのファイル情報を含んだファイル情報テーブルが更新されることとなる。

以降、汎用フォーマットファイルは、クライアントＤＢデータを使用して管理される。たとえば、実施例１において説明したようなファイル操作（電子ファイル格納部２１に管理されている汎用フォーマットファイルの移動またはコピー操作）をユーザが行った場合、実施例１の図５に示した動作に含まれるステップＳ１５（整合性判断）に相当する処理では、「電子ファイルに含まれるクライアント情報およびフォルダ管理情報に含まれるクライアント情報」に基づいて整合性を判断するのではなく、「汎用フォーマットファイルのファイル情報により特定されるクライアント情報、およびフォルダ管理情報に含まれるクライアント情報」に基づいて整合性を判断する。

なお、上記ステップＳ１３ｅにおいて複数のファイルが選択された場合には、選択されたすべてのファイルに対して、上述したステップＳ７１〜Ｓ７４の処理を実行する。すなわち、ステップＳ７１〜Ｓ７４の処理を、選択されたファイル数に相当する回数だけ繰り返す。

また、クライアント情報を含んでいる独自フォーマットファイルの管理は、クライアントＤＢデータを使用して行ってもよいし、実施例１〜５と同様に、独自フォーマットファイルに含まれているクライアント情報を使用して行ってもよい。

このように、本実施例においては、独自フォーマットファイルに基づいて汎用フォーマットファイルを生成する際に、汎用フォーマットファイルの元となる独自フォーマットファイルの生成に使用したアプリケーション識別情報（ＩＤ）、独自フォーマットファイルの識別情報（クライアントコード、決算年月日）、ファイル名および格納先の情報に基づいて、汎用フォーマットファイルの管理情報（ファイル情報）を生成してデータベースへ格納することとした。そして、データベースに格納された管理情報を使用して汎用フォーマットファイルを管理することとした。これにより、汎用フォーマットファイルのファイル操作を行う場合であっても、ファイル操作において電子ファイルを移動またはコピーすべきフォルダと異なるフォルダを選択するというような人為的な操作ミスが発生するのを防止することができ、電子ファイル管理の確実性を向上させることができる。

つづいて、実施例７について説明する。実施例６では、独自フォーマットファイルに基づいた汎用フォーマットファイル生成動作に伴い実行するファイル情報生成動作について説明した。これに対して、本実施例では、生成済みの汎用フォーマットファイルを管理するためのファイル情報を新たに生成する動作および汎用フォーマットファイルを管理する動作について説明する。

本実施例の電子ファイル管理方法を実現するための電子ファイル管理装置としての機能を備え、本実施例の電子ファイル管理プログラムを実行可能な計算機システムの構成は、上述した実施例１と同様である。また、実施例６と同様に、本実施例においてもクライアントＤＢデータ（図２１−１〜図２１−４参照）を使用して各種ファイル（独自形式のデータおよび汎用形式のファイル）を管理する。なお、クライアントＤＢデータの構成は、実施例６で示したものと同様である。

図２５は、実施例７の電子ファイル管理装置の構成例を示す図であり、上述した実施例１の電子ファイル管理装置の制御部１に代えて制御部１ｆを備えた構成となる。また、制御部１ｆは、ファイル操作機能起動部１１ｆとファイル一覧取得部１０１と汎用フォーマットファイル選択部１０２とフォルダ選択部１０３とクライアント情報取得部１０４と属性判定部１０５と格納先振り分け部１０６とファイル格納処理部１０７とを含む構成となっている。なお、ファイル一覧取得部１０１が汎用フォーマットファイル名リスト作成手段を構成し、汎用フォーマットファイル選択部１０２およびフォルダ選択部１０３が請求項２６のファイル操作情報取得手段を構成する。また、属性判定部１０５が請求項２６のファイル操作判断手段を構成し、ファイル格納処理部１０７が請求項２７のファイル情報生成手段を構成する。また、格納先振り分け部１０６が請求項２８の格納先記憶装置決定手段を構成する。

本実施例の電子ファイル管理装置は、自身が備える記憶部２とは異なる外部の記憶部（図２５に示した外部記憶部２ａに相当）内の汎用フォーマットファイル格納部２３から生成済みの汎用フォーマットファイルを取得する。そして、取得した汎用フォーマットファイルを自装置内の電子ファイル格納部２１へ格納し、独自フォーマットファイルと同様に管理する。外部記憶部２ａは、たとえば、ネットワークを介して接続された他の計算機システム内に存在する記憶装置、ＣＤ−Ｒ，ＣＤ−ＲＷ，ＤＶＤ−ＲＡＭ，フロッピーディスク（Ｒ），ＵＳＢメモリなどの記憶媒体、外付けハードディスクなどが考えられるが、記憶部２とは別ドライブとなる同一装置内のハードディスクであっても良い。

以下、図２５および図２６に基づいて、外部で生成された汎用フォーマットファイル（生成済みの汎用フォーマットファイル）を管理するためのファイル情報生成動作を説明する。なお、図２６は、実施例７の電子ファイル管理装置の動作例を示すフローチャートである。図２５に示したファイル操作機能起動部１１ｆは、入力部４から、ファイル操作（管理対象ファイル追加操作）の開始を指示する情報を取得すると、ファイル操作機能を起動する（ステップＳ１１ｆ）。つぎに、ファイル一覧取得部１０１は、電子ファイル格納部２１に格納されている電子ファイル（独自フォーマットファイル）の名称一覧（独自フォーマットファイル名リスト）を作成するために必要な情報（たとえば、電子ファイル名，最終更新日の情報など）を、電子ファイル格納部２１から読み出し、それら読み出した情報に基づいて独自フォーマットファイル名リストを作成し、作成したリストをワーク用メモリ領域に格納するとともに表示部３に対して出力する（ステップＳ１２ｆ）。表示部３は、たとえば、図２７に示したように独自フォーマットファイル名リストを表示する。

ステップＳ１２ｆを実行後、ファイル一覧取得部１０１は、外部記憶部２ａ内の汎用フォーマットファイル格納部２３に格納されている汎用フォーマットファイルの名称一覧（汎用フォーマットファイル名リスト）を作成するために必要な情報（たとえば、電子ファイル名，最終更新日の情報など）を、汎用フォーマットファイル格納部２３から読み出し、それら読み出した情報に基づいて汎用フォーマットファイル名リストを作成し、作成したリストをワーク用メモリ領域に格納するとともに表示部３に対して出力する（ステップＳ８１）。表示部３は、たとえば、図２８に示したように汎用フォーマットファイル名リストを表示する。なお、独自フォーマットファイル名リストと汎用フォーマットファイル名リストは独立に表示される（他のウィンドウへ表示される）。

つぎに、汎用フォーマットファイル選択操作部１０２は、入力部４を介して、ファイル操作の対象となる汎用フォーマットファイルがユーザに選択されるのを待つ。具体的には、ユーザは、表示部３に表示されている上記汎用フォーマットファイル名リスト（図２８参照）を確認しながら入力部４のキーボード４１またはマウス４２を使用して汎用フォーマットファイルを選択する（ステップＳ８２）。なお、選択する電子ファイルは一つに限らず、複数選択することが可能である。

つぎに、フォルダ選択部１０３は、入力部４を介して、上記選択した汎用フォーマットファイル名に対応する汎用フォーマットファイル（以下、選択済み汎用フォーマットファイルと呼ぶ）に対して実行する処理がユーザに指定されるのを待つ。具体的には、ユーザは、マウス４２を使用した右クリックメニュー（一般的なマウスの右ボタンをクリックすることにより選択可能な各種メニュー）またはこれに相当するメニュー操作を行うことにより、上記選択済み汎用フォーマットファイルに対するファイル操作（“移動”または“コピー”）を選択する。

そして、フォルダ選択部１０３は、入力部４を介して、上記選択済み汎用フォーマットファイルの移動先またはコピー先のフォルダがユーザに指定されると、指定されたフォルダを選択し、上記選択したファイル操作を実行する（ステップＳ８３）。具体的には、マウス４２等を使用してフォルダを選択し、マウス４２を使用した右クリックメニューまたはこれに相当するメニュー操作を行うことにより、上記選択済み汎用フォーマットファイルに対する操作（通常は、“貼り付け”）を選択する。

なお、ステップＳ８２およびＳ８３では、“ドラッグ＆ドロップ”を使用して汎用フォーマットファイルの選択およびファイル操作を行うことも可能である。

つぎに、クライアント情報取得部１０４は、上記ステップＳ８３において選択されたフォルダのクライアント情報を含んだフォルダ管理情報を記憶部２から取得する（ステップＳ８４）。

つぎに、属性判定部１０５は、上記選択済み汎用フォーマットファイルと上記ステップＳ８４において選択された移動またはコピー先のフォルダに整合性があるかどうかを確認する（ステップＳ８５）。整合性があるかどうかの判定は、たとえば、ステップＳ８４において取得したフォルダのクライアント情報と、選択済み汎用フォーマットファイルの情報（ファイル名，拡張子，日付，などのデータ）とを比較し、ファイル名などのデータ中にクライアント名などのクライアントを特定できる情報が含まれている場合に整合性ありと判断する。

ステップＳ８５において、整合性ありと判断した場合（ステップＳ８５、Ｙｅｓ）、格納先振り分け部１０６は、上記選択済み汎用フォーマットファイルの格納先を決定する（ステップＳ８６）。ここでは、電子ファイル格納部２１が複数の記憶装置にまたがって構成されている場合、どの記憶装置へ格納するかを決定する。上記実施例６において説明したように、記憶装置毎にその信頼性が異なるため、選択済み汎用フォーマットファイルの重要度に応じて、その格納先（どの記憶装置へ格納するか）を決定する（図２４参照）。なお、電子ファイル格納部２１が単一の記憶装置上に存在する場合には、このステップＳ８６は省略される。

つぎに、ファイル格納処理部１０７は、上記選択済み汎用フォーマットファイルを管理するためのファイル情報をクライアントＤＢデータへ追加することによりファイル情報テーブルを更新する（ステップＳ７４）。具体的には、ファイルに関する情報（ファイル名，拡張子など）およびファイルを格納するフォルダの情報（フォルダ管理情報に含まれるクライアント情報)から、ファイル情報（図２１−２参照）の構成要素を取得してファイル情報を生成し、ファイル情報テーブルへ登録する。さらに、ファイル格納処理部１０７は、上記ステップＳ８６において決定した格納先へ、上記汎用フォーマットファイルを格納する（ステップＳ８８）。なお、ステップＳ８７とステップＳ８８は逆の順番で実行してもよい。

以上の処理が完了すると、上記ステップＳ８２で選択された汎用フォーマットファイルは、ファイル情報を使用して電子ファイル管理装置により管理されるようになる。たとえば、ステップＳ２８において「1808××××商事−経営資料．ｘｌｓ」および「1807××××商事−経営資料．ｘｌｓ」が選択され、ステップＳ８３において、選択されたフォルダが「××××商事株式会社」の「平成１８年度」であれば、上記ステップＳ８８実行後の画面表示（独自フォーマットファイル名リスト）の表示内容は図２９のようになる。

なお、図２９は、会計事務所の取引先である顧問先の財務会計情報の格納先フォルダ一覧（“会社”タブを選択した状態）を表示している例を示しているが、図３０に示したような会計事務所自身の財務会計情報の格納先フォルダ一覧を表示する場合（“事務所”タブを選択した状態）もある。ここで、格納先一覧を会社（取引先）と会計事務所自身とで分けて表示させる理由について説明する。取引先、事務所自身のいずれの場合も行うべき会計などの処理は原則として同じであるが会計事務所には事務所内の管理業務情報（各所員がそれぞれ担当する顧問先を持つといった付加的な情報）が存在し、この情報を格納するためのフォルダも必要となる。一方取引先については不要であるから、取引先の財務会計情報の格納先フォルダ一覧表示において不要なフォルダも一緒に表示させると管理上紛らわしく、また業務の効率を悪化させる可能性もある。そのため、分けて表示することとしている。これを実現するために、本実施例においては、クライアント情報（図２１−１参照）の構成要素として「事務所情報フラグ」を含めている。たとえば、このフラグが立っている場合には会計事務自身の情報、そうでなければ取引先の情報として扱い、財務会計情報の格納先フォルダ一覧表示を行う。そして、ユーザは、マウス４２などを使用して“会社”タブまたは“事務所”タブを選択することにより、格納先フォルダ一覧表示を切り替えることが可能である。なお、このフラグは図１０中「会社／事務所」において事務所を選択した場合のみ立つ。

また、ステップＳ８５において、整合性なしと判断した場合（ステップＳ８５、Ｎｏ）、たとえば、その旨（エラー）を示す表示を表示部３に対して出力し動作を終了する（ステップＳ８９）。

このように、本実施例においては、汎用フォーマットファイルの情報および汎用フォーマットファイルの格納先として指定された電子ファイル格納部内のフォルダの情報に基づいて、汎用フォーマットファイルを指定のフォルダに格納するかどうかを判断することとした。また、格納する場合には、汎用フォーマットファイルの情報および格納先フォルダの情報に基づいて、該汎用フォーマットファイルの管理情報を生成し、データベースで管理することとした。これにより、汎用フォーマットファイルのファイル操作を行う場合であっても、ファイル操作において電子ファイルを移動またはコピーすべきフォルダと異なるフォルダを選択するというような人為的な操作ミスが発生するのを防止することができ、電子ファイル管理の確実性を向上させることができる。

つづいて、実施例８の電子ファイル管理方法について説明する。なお、本実施例の電子ファイル管理方法を実現するための電子ファイル管理装置としての機能を備え、本実施例の電子ファイル管理プログラムを実行可能な計算機システムの構成は、上述した実施例１と同様である。本実施例においては、図２１−１〜図２１−４に示したクライアントＤＢ情報（クライアント情報，ファイル情報，アプリケーション情報，ファイル属性情報）を使用して各種ファイルの管理を行っている状態において、電子ファイル格納部２１を構成するフォルダ間で電子ファイルの移動またはコピーを行う（ファイル操作を行う）場合の動作について説明する。

図３１は、実施例８の電子ファイル管理装置の構成例を示す図であり、上述した実施例１の電子ファイル管理装置（図２参照）の制御部１に代えて制御部１ｇを備えた構成となる。また、制御部１ｇは、制御部１の整合性判断部１４に代えて整合性判断部１４ｇを備える。その他の部分については実施例１と同様であるため、同一の符号を付与してその説明を省略する。また、図３２は、電子ファイル格納部２１内でファイル操作を行う場合の動作の一例を示すフローチャートであり、図５に示した実施例１の動作に対してステップＳ１８が追加されたものである。以下、図３１および図３２に基づいてファイル操作を行う場合の動作について説明する。なお、電子ファイル一覧取得部１２が請求項２９の電子ファイル名リスト作成手段を構成し、電子ファイル選択操作部１３が請求項２９のファイル操作情報取得手段を構成し、整合性判断部１４ｇが請求項２９のファイル操作判断手段および請求項３０のファイル情報更新手段を構成する。

図３２に示したステップＳ１１〜ステップＳ１４は、実施例１の同一ステップ番号が付与された処理（図５参照）と同じである。ステップ１５の移動先との整合性判断において、整合性判断部１４ｇは、実施例１で使用した電子ファイルに含まれるクライアント情報に代えて、クライアントデータベース２２内のクライアントＤＢ情報を使用して整合性判断を行う。具体的には、整合性判断部１４ｇは、ステップＳ１３において選択された電子ファイル名に対応する電子ファイルに関連付けられているクライアント情報を前記データベースから取得する。さらに、移動またはコピー先のフォルダのフォルダ管理情報を記憶部２から取得する。そして整合性判断部１４ｇは、取得したクライアント情報およびフォルダ管理情報に含まれるクライアント情報に基づいて整合性を判断する。なお、整合性有無の判断方法は実施例１と同様である。また、ステップＳ１６およびＳ１７は、実施例１のステップＳ１６およびＳ１７の処理と同様である。

ステップＳ１６につづいて実行するステップＳ１８において、整合性判断部１４ｇは、ステップＳ１６における処理結果（電子ファイルの移動またはコピー）に伴い、その移動またはコピーされた電子ファイルの管理情報（ファイル情報）を更新する。具体的には、ファイルが移動されたのであれば、クライアントデータベース２２に格納されている、移動されたファイルのファイル情報（図２１−２参照）の「ファイル格納パス」情報を移動先（新しい格納先）の情報に更新する。また、ファイルがコピーされたのであれば、コピー元のファイルの管理情報と同じクライアントコード、決算年月日、アプリケーションＩＤおよびファイル名と、コピー先のファイル格納パスを持つファイル情報を新たに生成し、クライアントデータベース２２へ格納する。

このように、データベース上のファイル情報を使用して各種ファイルの管理を行うことにより、上述した実施例１の電子ファイル管理装置と同等の機能を実現することができる。

つづいて、実施例９の電子ファイル管理方法について説明する。なお、本実施例の電子ファイル管理方法を実現するための電子ファイル管理装置としての機能を備え、本実施例の電子ファイル管理プログラムを実行可能な計算機システムの構成は、上述した実施例１と同様である。本実施例においては、図２１−１〜図２１−４に示したクライアントＤＢ情報（クライアント情報，ファイル情報，アプリケーション情報，ファイル属性情報）を使用して各種ファイルの管理を行っている状態において、財務アプリケーションを使用して、クライアントデータベース２２に登録されているクライアント情報に対応するクライアント向けの各種電子文書（各種財務帳表）を作成する場合の動作について説明する。

図３３は、実施例９の電子ファイル管理装置の構成例を示す図であり、上述した実施例２の電子ファイル管理装置の制御部１ａに代えて制御部１ｈを備えた構成となる。また、制御部１ｈは、制御部１ａのファイル格納処理部５７に代えてファイル格納処理部５７ｈを備える。その他の部分については実施例２と同様であるため、同一の符号を付与してその説明を省略する。また、図３４は、クライアントデータベース２２に登録されているクライアント情報に対応するクライアント向けの電子文書を作成する動作の一例を示すフローチャートであり、図１１に示した実施例２の動作に対してステップＳ１８が追加された点のみが異なる。そのため、本実施例では、ステップＳ１８の動作についてのみ説明する。なお、クライアント一覧取得部５４が請求項３１のクライアントリスト作成手段を構成し、ファイル格納処理部５７ｈが請求項３１の電子ファイル作成格納手段およびファイル情報生成手段を構成する。また、クライアント情報作成部５１およびクライアント情報登録部５２が請求項３２のクライアント情報作成登録手段を構成する。

ステップＳ１８では、ステップＳ３９における処理結果（フォルダへの電子ファイル格納処理）に伴い、その格納された電子ファイルの管理情報（ファイル情報）をファイル格納処理部５７ｈが生成する。具体的には、ファイル格納処理部５７ｈが、ステップＳ３３において取得したクライアント情報、ステップＳ３５の電子文書作成に使用したアプリケーションの情報、およびステップＳ３９において電子ファイルを格納した格納場所の情報（ファイル格納パス）に基づいてファイル情報（図２１−２参照）を新たに生成し、クライアントデータベース２２へ格納する。

このように、電子文書（電子ファイル）を生成した場合には、生成した電子ファイルを管理するためのファイル情報も生成することとしたので、上述した実施例２の電子ファイル管理装置と同等の機能を実現しつつ、実施例８で説明したファイル情報による各種ファイルの管理機能を実現することができる。

つづいて、実施例１０の電子ファイル管理方法について説明する。なお、本実施例の電子ファイル管理方法を実現するための電子ファイル管理装置としての機能を備え、本実施例の電子ファイル管理プログラムを実行可能な計算機システムの構成は、上述した実施例１と同様である。本実施例においては、図２１−１〜図２１−４に示したクライアントＤＢ情報（クライアント情報，ファイル情報，アプリケーション情報，ファイル属性情報）を使用して各種ファイルの管理を行っている状態において、財務アプリケーションを使用して、クライアントデータベース２２にクライアント情報が登録されていないクライアント向けの各種電子文書（各種財務帳表）を作成する場合の動作および作成された電子ファイルを管理する動作について説明する。

図３５は、実施例１０の電子ファイル管理装置の構成例を示す図であり、上述した実施例３の電子ファイル管理装置の制御部１ｂに代えて制御部１ｉを備えた構成となる。また、制御部１ｉは、制御部１ｂのファイル格納処理部５７に代えてファイル格納処理部５７ｉを備える。その他の部分については実施例３と同様であるため、同一の符号を付与してその説明を省略する。また、図３６は、クライアント情報がクライアントデータベース２２に登録されていないクライアント向けの電子文書を作成する動作の一例を示すフローチャートであり、図１５に示した実施例３の動作に対してステップＳ１８が追加された点のみが異なる。そのため、本実施例では、ステップＳ１８の動作についてのみ説明する。なお、クライアント情報取得部６１およびクライアント情報登録部５２ｂが請求項３３のクライアント情報作成登録手段を構成し、ファイル格納処理部５７ｉが請求項３３の電子ファイル作成格納手段およびファイル情報生成手段を構成する。

ステップＳ１８では、ステップＳ３９における処理結果（フォルダへの電子ファイル格納処理結果）に伴い、その格納された電子ファイルの管理情報（ファイル情報）をファイル格納処理部５７ｉが生成する。具体的には、ファイル格納処理部５７ｉが、ステップＳ４２において文書内から取得したクライアント情報、ステップＳ３５の電子文書作成に使用したアプリケーションの情報、およびステップＳ３９において電子ファイルを格納した格納場所の情報（ファイル格納パス）に基づいてファイル情報（図２１−２参照）を新たに生成し、クライアントデータベース２２へ格納する。

このように、電子文書（電子ファイル）を生成した場合には、生成した電子ファイルを管理するためのファイル情報も生成することとしたので、上述した実施例３の電子ファイル管理装置と同等の機能を実現しつつ、実施例８で説明したファイル情報による各種ファイルの管理機能を実現することができる。

つづいて、実施例１１の電子ファイル管理方法について説明する。なお、本実施例の電子ファイル管理方法を実現するための電子ファイル管理装置としての機能を備え、本実施例の電子ファイル管理プログラムを実行可能な計算機システムの構成は、上述した実施例１と同様である。本実施例においては、図２１−１〜図２１−４に示したクライアントＤＢ情報（クライアント情報，ファイル情報，アプリケーション情報，ファイル属性情報）を使用して各種ファイルの管理を行っている状態において、クライアントデータベース２２に登録されているクライアント情報を変更する場合の動作について説明する。

図３７は、実施例１１の電子ファイル管理装置の構成例を示す図であり、上述した実施例４の電子ファイル管理装置の制御部１ｃに代えて制御部１ｊを備えた構成となる。また、制御部１ｊは、制御部１ｃのクライアント情報登録部７２に代えてクライアント情報登録部７２ｊを備える。その他の部分については実施例４と同様であるため、同一の符号を付与してその説明を省略する。また、図３８は、クライアントデータベース２２に登録されているクライアント情報の変更および変更後の電子ファイル管理動作の一例を示すフローチャートであり、図１７に示した実施例４の動作のステップＳ５５に代えてステップＳ５５ｊを実行する点のみが異なる。そのため、本実施例では、ステップＳ５５ｊの動作についてのみ説明する。なお、クライアント一覧取得部５４がクライアントリスト作成手段を構成し、クライアント情報編集部７１がクライアント情報編集手段を構成する。また、クライアント情報登録部７２ｊが請求項３４のクライアント情報登録手段を構成し、ファイル検索変換部７３が請求項３４のクライアント情報更新手段を構成する。

ステップＳ５５ｊでは、ステップＳ５４における処理結果（クライアント情報編集結果）に伴い、その編集されたクライアント情報をクライアントデータベース２２へ更新登録する。また、編集されたクライアント情報に基づいて、クライアントデータベース２２内の対応するファイル情報を更新する。具体的には、クライアント情報の編集された構成要素がファイル情報の構成要素にも含まれているのであればその構成要素も併せて変更し、ファイル情報を更新する。

このように、データベース上のクライアント情報が更新された場合、影響を受けるファイル情報も併せて更新することとしたので、上述した実施例４の電子ファイル管理装置と同等の機能を実現しつつ、実施例８で説明したファイル情報による各種ファイルの管理機能を実現することができる。

つづいて、実施例１２の電子ファイル管理方法について説明する。なお、本実施例の電子ファイル管理方法を実現するための電子ファイル管理装置としての機能を備え、本実施例の電子ファイル管理プログラムを実行可能な計算機システムの構成は、上述した実施例１と同様である。本実施例においては、図２１−１〜図２１−４に示したクライアントＤＢ情報（クライアント情報，ファイル情報，アプリケーション情報，ファイル属性情報）を使用して各種ファイルの管理を行っている状態において、クライアントデータベース２２に登録されているクライアント情報に基づいて電子文書の作成作業（上記実施例２の電子文書作成動作に相当する動作）または作成済みの電子文書の編集作業を行い、その作業中にクライアントに関する情報（クライアント情報構成要素）が変更された場合の電子ファイル管理動作について説明する。

図３９は、実施例１２の電子ファイル管理装置の構成例を示す図であり、上述した実施例５の電子ファイル管理装置の制御部１ｄに代えて制御部１ｋを備えた構成となる。また、制御部１ｋは、制御部１ｄのクライアント情報更新登録部８５に代えてクライアント情報更新登録部８５ｋを備える。その他の部分については実施例５と同様であるため、同一の符号を付与してその説明を省略する。また、図４０は、電子ファイル格納部２１に格納されている電子ファイルの編集および編集終了後の電子ファイル管理動作の一例を示すフローチャートであり、図１９に示した実施例５の動作のステップＳ６８に代えてステップＳ６８ｋを実行する点のみが異なる。そのため、本実施例では、ステップＳ６８ｋの動作についてのみ説明する。なお、電子ファイル名一覧取得部８１が請求項３５の電子ファイル名リスト作成手段を構成し、クライアント情報更新登録部８５ｋが請求項３５のクライアント情報取得更新手段を構成し、ファイル検索変換部７３ｄが請求項３５のクライアント情報更新手段を構成する。

ステップＳ６８ｋでは、ステップＳ６７において取得した情報（変更された電子文書データの中のクライアント情報構成要素であって、変更された情報（クライアント情報構成要素））に基づいて、クライアントデータベース２２に登録されているクライアント情報を更新する。また、更新されたクライアント情報に基づいて、クライアントデータベース２２内の対応するファイル情報を更新する。具体的には、クライアント情報の編集された構成要素がファイル情報の構成要素にも含まれているのであればその構成要素も併せて変更し、ファイル情報を更新する。

このように、データベース上のクライアント情報が更新された場合、影響を受けるファイル情報も併せて更新することとしたので、上述した実施例５の電子ファイル管理装置と同等の機能を実現しつつ、実施例８で説明したファイル情報による各種ファイルの管理機能を実現することができる。

なお、上述した実施例１〜５の電子ファイル管理方法を複数組み合わせて実現してもよい。具体的には、実施例１と実施例２の電子ファイル管理方法を組み合わせた電子ファイル管理方法とする，実施例１〜５の全ての電子ファイル管理方法を組み合わせた電子ファイル管理方法とする，などが考えられる。

また、上述した実施例７〜１２の電子ファイル管理方法を複数組み合わせて実現してもよい。具体的には、実施例７と実施例８の電子ファイル管理方法を組み合わせた電子ファイル管理方法とする，実施例７〜１２の全ての電子ファイル管理方法を組み合わせた電子ファイル管理方法とする，などが考えられる。

以上のように、本発明にかかる電子ファイル管理方法は、データベースを使用した電子ファイル管理方法に有用であり、特に、特定財務アプリケーションソフトウェアにより作成された電子ファイルを、データベースに登録された情報を使用して管理する電子ファイル管理装置に適している。

１、１ａ、１ｂ、１ｃ、１ｄ、１ｅ、１ｆ、１ｇ、１ｈ、１ｉ、１ｊ、１ｋ 制御部
２ 記憶部
２ａ 外部記憶部
３ 表示部
４ 入力部
５ 出力部
６ 通信部
１１、１１ｅ、１１ｆ ファイル操作機能起動部
１２、１２ｅ 電子ファイル一覧取得部
１３ 電子ファイル選択操作部
１４、１４ｇ 整合性判断部
２１ 電子ファイル格納部
２２ クライアントデータベース
２３ 汎用フォーマットファイル格納部
４１ キーボード
４２ マウス
５１ クライアント情報作成部
５２、５２ｂ クライアント情報登録部
５３ フォルダ作成部
５４ クライアント一覧取得部
５５、５５ｂ、５５ｃ クライアント選択部
５６、５６ｂ 電子文書作成部
５７、５７ｈ、５７ｉ ファイル格納処理部
６１ クライアント情報取得部
７１ クライアント情報編集部
７２、７２ｊ クライアント情報登録部
７３、７３ｄ ファイル検索変換部
８１ 電子ファイル名一覧取得部
８２ 電子ファイル選択部
８３ 電子文書編集部
８４ 電子ファイル登録部
８５、８５ｋ クライアント情報更新登録部

Claims (12)

1. 汎用フォーマットファイルを管理するためのファイル情報を格納するデータベースを備えた電子ファイル管理装置において、制御部が、クライアント情報を含み特定のアプリケーションソフトウェアにより生成された独自フォーマットファイルおよび汎用フォーマットファイルを、電子ファイル格納部を構成するいずれかのフォルダに格納して管理する場合の電子ファイル管理方法であって、
   前記制御部が、前記電子ファイル格納部とは異なる外部記憶部から該外部記憶部に格納されている汎用フォーマットファイルの汎用フォーマットファイル名リストを作成するための情報を取得し、取得した情報に基づいて該外部記憶部に格納されている汎用フォーマットファイル名リストを作成し、さらに、該汎用フォーマットファイル名リストを表示部に対して出力する汎用フォーマットファイル名リスト作成表示ステップと、
   前記制御部が、前記汎用フォーマットファイル名リストに含まれる汎用フォーマットファイル名の中から選択された所望の汎用フォーマットファイル名に対応する汎用フォーマットファイルの、前記電子ファイル格納部を構成するいずれかのフォルダへの移動またはコピーを指示するファイル操作指示情報を取得した場合に、該汎用フォーマットファイル名に対応する汎用フォーマットファイルを前記外部記憶部から取得し、さらに、該移動またはコピー先として指定されたフォルダを管理するためのフォルダ管理情報をメモリから取得し、該汎用フォーマットファイルに含まれるクライアント情報、および該フォルダ管理情報に含まれるクライアント情報に基づいて、前記ファイル操作指示情報に対応する動作を実行するか否かを判断するファイル操作判断ステップと、
   を含むことを特徴とする電子ファイル管理方法。
2. さらに、
   前記制御部が、前記選択した汎用フォーマットファイル名に対応する汎用フォーマットファイルに関する情報および前記データベースから取得したクライアント情報に基づいて、該汎用フォーマットファイルを管理するためのファイル情報を生成し、該生成したファイル情報を前記データベースへ登録するファイル情報生成ステップ、
   を含むことを特徴とする請求項１に記載の電子ファイル管理方法。
3. さらに、
   前記制御部が、前記電子ファイル格納部が複数の記憶装置上にまたがって構築されている場合に、前記汎用フォーマットファイルをどの記憶装置へ格納するかを、該汎用フォーマットファイルの重要度に基づいて決定する格納先記憶装置決定ステップ、
   を含むことを特徴とする請求項１または２に記載の電子ファイル管理方法。
4. 汎用フォーマットファイルを管理するためのファイル情報を格納するデータベースを備え、クライアント情報を含み特定のアプリケーションソフトウェアにより生成された独自フォーマットファイルおよび汎用フォーマットファイルを、電子ファイル格納部を構成するいずれかのフォルダに格納して管理する電子ファイル管理装置であって、
   前記電子ファイル格納部とは異なる外部記憶部から該外部記憶部に格納されている汎用フォーマットファイルの汎用フォーマットファイル名リストを作成するための情報を取得し、取得した情報に基づいて該外部記憶部に格納されている汎用フォーマットファイル名リストを作成し、さらに、該汎用フォーマットファイル名リストを表示部に対して出力する汎用フォーマットファイル名リスト作成手段と、
   前記汎用フォーマットファイル名リストに含まれる汎用フォーマットファイル名の中から選択された所望の汎用フォーマットファイル名に対応する汎用フォーマットファイルの、前記電子ファイル格納部を構成するいずれかのフォルダへの移動またはコピーを指示するファイル操作指示情報を取得するファイル操作情報取得手段と、
   前記ファイル操作指示情報を取得した場合に、該汎用フォーマットファイル名に対応する汎用フォーマットファイルを前記外部記憶部から取得し、さらに、該移動またはコピー先として指定されたフォルダを管理するためのフォルダ管理情報をメモリから取得し、該汎用フォーマットファイルに含まれるクライアント情報、および該フォルダ管理情報に含まれるクライアント情報に基づいて、前記ファイル操作指示情報に対応する動作を実行するか否かを判断するファイル操作判断手段と、
   を備えることを特徴とする電子ファイル管理装置。
5. さらに、
   前記選択された汎用フォーマットファイル名に対応する汎用フォーマットファイルに関する情報と、前記移動またはコピー先として指定されたフォルダを管理するためのフォルダ管理情報に含まれるクライアント情報と、に基づいて該汎用フォーマットファイルを管理するためのファイル情報を生成し、該生成したファイル情報を前記データベースへ登録するファイル情報生成手段、
   を備えることを特徴とする請求項４に記載の電子ファイル管理装置。
6. さらに、
   前記電子ファイル格納部が複数の記憶装置上にまたがって構築されている場合に、前記汎用フォーマットファイルをどの記憶装置へ格納するかを、該汎用フォーマットファイルの重要度に基づいて決定する格納先記憶装置決定手段、
   を備えることを特徴とする請求項４または５に記載の電子ファイル管理装置。
7. 請求項１、２または３に記載の電子ファイル管理方法をコンピュータに実行させることを特徴とする電子ファイル管理プログラム。
8. 電子ファイル格納部にクライアント情報をファイルの一部に付加して作成された電子ファイルが格納された状態において、該電子ファイル格納部を構成するフォルダに格納されたいずれかの電子ファイルに基づいて生成した汎用フォーマットファイルを、該電子ファイル格納部を構成するいずれかのフォルダに格納して管理する機能を備えた電子ファイル管理装置の制御部が、データベース上で管理されるファイル情報を生成するファイル情報生成方法であって、
   前記制御部が、入力部を介してユーザに指定された、汎用フォーマットファイルを生成する際に元データとして使用する電子ファイルを、電子ファイル格納部から取得し、該取得した電子ファイルを用いて、入力部を介してユーザに指定された形式で汎用フォーマットファイルを生成する汎用フォーマットファイル生成ステップと、
   前記制御部が、前記電子ファイルに含まれるクライアント情報および該電子ファイルを生成したアプリケーションソフトウェアの識別情報に基づいて、前記生成した汎用フォーマットファイルを格納するためのフォルダを、前記電子ファイル格納部を構成するフォルダの中から選択し、該選択したフォルダへ該生成した汎用フォーマットファイルを格納する汎用フォーマットファイル格納ステップと、
   前記制御部が、前記元データとして使用した電子ファイルを生成したアプリケーションソフトウェアの識別情報と、該電子ファイルに含まれるクライアント情報と、前記生成した汎用フォーマットファイルの名称と、該汎用フォーマットファイルを格納しているフォルダのフォルダ管理情報に基づいて、前記生成した汎用フォーマットファイルを管理するためのファイル情報を生成するファイル情報生成ステップと、
   前記制御部が、前記生成したファイル情報を、前記データベースへ登録するファイル情報登録ステップと、
   を含むことを特徴とするファイル情報生成方法。
9. 前記電子ファイル格納部が複数の記憶装置上にまたがって構築されている場合、前記汎用フォーマットファイル格納ステップでは、
   前記制御部が、さらに、前記汎用フォーマットファイルの重要度に基づいて、該汎用フォーマットファイルをどの記憶装置へ格納するかを決定することを特徴とする請求項８に記載のファイル情報生成方法。
10. 電子ファイル格納部にクライアント情報をファイルの一部に付加して作成された電子ファイルが格納された状態において、該電子ファイル格納部を構成するフォルダに格納されたいずれかの電子ファイルに基づいて生成した汎用フォーマットファイルを、該電子ファイル格納部を構成するいずれかのフォルダに格納して管理する機能を備え、データベース上で管理されるファイル情報を生成するファイル情報生成装置であって、
    入力部を介してユーザに指定された、汎用フォーマットファイルを生成する際に元データとして使用する電子ファイルを、電子ファイル格納部から取得し、該取得した電子ファイルを用いて、入力部を介してユーザに指定された形式で汎用フォーマットファイルを生成する汎用フォーマットファイル生成手段と、
    前記電子ファイルに含まれるクライアント情報および該電子ファイルを生成したアプリケーションソフトウェアの識別情報に基づいて、前記生成した汎用フォーマットファイルを格納するためのフォルダを、前記電子ファイル格納部を構成するフォルダの中から選択し、該選択したフォルダへ該生成した汎用フォーマットファイルを格納する汎用フォーマットファイル格納手段と、
    前記元データとして使用した電子ファイルを生成したアプリケーションソフトウェアの識別情報と、該電子ファイルに含まれるクライアント情報と、前記生成された汎用フォーマットファイルの名称と、該汎用フォーマットファイルを格納しているフォルダのフォルダ管理情報に基づいて、前記生成された汎用フォーマットファイルを管理するためのファイル情報を生成するファイル情報生成手段と、
    前記生成されたファイル情報を、前記データベースへ登録するファイル情報登録手段と、
    を備えることを特徴とするファイル情報生成装置。
11. 前記電子ファイル格納部が複数の記憶装置上にまたがって構築されている場合、
    前記汎用フォーマットファイル格納手段は、さらに、前記汎用フォーマットファイルの重要度に基づいて、該汎用フォーマットファイルをどの記憶装置へ格納するかを決定することを特徴とする請求項１０に記載のファイル情報生成装置。
12. 請求項８または９に記載のファイル情報生成方法をコンピュータに実行させることを特徴とするファイル情報生成プログラム。