JP5338612B2 - 電子会議システム - Google Patents

Description

本発明は、電子会議システムに関し、より詳細には発表用電子端末と複数個の参加者用電子端末とを有する電子会議システムに関するものである。

離れた場所にある会議室を通信回線で結んで会議を行う場合、参加者各自が持つＰＣ（パーソナルコンピュータ）に発表資料データを配信し、ＰＣ画面上に発表資料データを表示させて会議を進めることがよくある。このような会議において、発表者に対して質問や意見を述べるときは、マイクロフォンなどの集音器を通して音声で行われる。

音声によって質問・意見を述べる場合、参加者は、発表者の発表に耳を傾けながら疑問に思ったことをメモに取ったり、あるいは発表者の発表とは無関係に発表資料データに目を通して疑問点のメモを取り、これらの疑問点や意見を、発表者の発表途中に随時あるいは発表終了後に述べていた。

ところが、発表者による発表途中に随時、参加者が質問や意見を述べると、発表が中断して円滑な会議進行が図れないことがある。また、発表終了後に質問や意見をまとめて述べるようにすると、それらの質問・意見が発表資料データのどの部分に対するものなのかを、発表者がとっさに理解できないことがある。一方、質問者の側から見ると、発表終了後に一度に質問・意見を述べる場合、発表資料データの複数の質問箇所について、発表資料データのあちらこちらを示して質問・意見を述べなければならず煩わしい。

特許文献１では、表示画面上に、指示マークと、この指示マークと共に移動する会話エリアとを表示し、発表資料データのどの部分についての質問・意見であるかを確認しながら、質問・意見に対する応答を文字入力手段によって会話エリアに入力できるようにした装置が開示されている。

特開平5-199313号公報

しかし、前記提案技術では、限られた表示領域内に、指示マークと会話エリアとが表示画面上に表示されるので、発表資料データが見づらくなるおそれがある。また、それぞれの質問・意見に対して会話エリア内への文字入力で応えるのは煩雑である。

本発明はこのような従来の問題に鑑みてなされたものであり、その目的は、発表途中であっても質問・意見を随時行うことができるとともに、質問・意見に対して効率よく応答できる電子会議システムを提供することにある。

前記目的を達成するため、本発明によれば、発表者用電子端末と、複数個の参加者用電子端末とを有する電子会議システムにおいて、発表資料データを送信する第１送信手段と、発表資料データを表示する表示手段と、前記発表資料データに対する質問・意見を入力する入力手段と、入力された質問・意見情報を質問者情報と共に送信する第２送信手段と、各端末から送信された質問・意見情報を、質問・意見の対象となった前記発表資料データの箇所に応じて編集する編集手段と、編集された質問・意見情報を表示制御する表示制御手段と、表示制御された質問・意見情報に対する応答を入力する応答入力手段とを備え、前記編集手段は、前記発表資料データの同一箇所に対する複数の質問・意見情報をグループ化し、前記応答入力手段は、前記グループ化された複数の質問・意見情報に対して一括して応答するための一括応答入力部と、前記グループ化された複数の質問・意見情報に対して個別に応答するための個別応答入力部とを有することを特徴とする電子会議システムが提供される。

前記編集手段は、質問・意見の対象となった発表資料データのページごと又は質問者ごと又は会議室ごとに質問・意見情報を編集するようにしてもよい。

前記表示制御手段は、表示手段に表示した発表資料データの、質問・意見情報の対象部分に、当該質問・意見情報を表示させてもよい。そして、前記表示された質問・意見情報を表示画面上で選択すると、当該質問・意見情報に対する応答用の入力画面が表示手段に表示されるようにしてもよい。

また、本発明によれば、電子会議システムにおいて、複数個の参加者用電子端末と接続可能な発表者用電子端末であって、発表資料データを前記参加者用電子端末に送信する送信手段と、各参加者用電子端末から送信された質問・意見情報を、質問・意見の対象となった前記発表資料データの箇所に応じて編集する編集手段と、編集された質問・意見情報を表示部に表示制御する表示制御手段と、表示制御された質問・意見情報に対する応答を入力する応答入力手段とを備え、前記編集手段は、前記発表資料データの同一箇所に対する複数の質問・意見情報をグループ化し、前記応答入力手段は、前記グループ化された複数の質問・意見情報に対して一括して応答するための一括応答入力部と、前記グループ化された複数の質問・意見情報に対して個別に応答するための個別応答入力部とを有することを特徴とする発表者用電子端末が提供される。

本発明の電子会議システムでは、参加者からの質問・意見によって発表が中断されることがなく、円滑な会議進行が可能となる。また、参加者は、気がついたときに忘れることなく質問・意見を行うことができる。加えて、発表者は、発表資料データのどの部分に対する質問・意見であるかを視覚的に理解することができる。また、発表資料データの頁ごとあるいは質問者ごとに質問・意見を並べ替え編集して表示させることにより、発表者は、質問・意見に対して効率的に応答できるようになる。

本発明に係る電子会議システムの一例を示す概略構成図である。 本発明で使用する電子端末のハードウエア例を示す図である。 本発明で使用する電子端末の一例を示すブロック図である。 参加者が質問する場合の操作例を説明する図である。 質問入力操作の手続きを示すフローチャートである。 発表者の電子端末に送信される質問・意見情報のデータ例である。 発表者の電子端末に表示される質問リスト例である。 図７の質問リストから質問内容表示画面及び回答入力画面を表示させる手順を説明する図である。 質問・意見情報の受信からリスト表示までの処理手続きを示すフローチャートである。 質問・意見情報の抽出編集の手順例を示す図である。 質問・意見情報の他の抽出編集の手順例を示す図である。 質問・意見情報の表示例を示す図である。 質問・意見情報に対して一括回答する場合の手順例を示す図である。 質問・意見情報の並べ替え編集の手順例を示す図である。 質問・意見情報のグループ化編集の手順例を示す図である。

以下、図面に基づいて本発明に係る電子会議システムを説明するが、本発明はこれらの実施形態に何ら限定されるものではない。

図１は、本発明に係る電子会議システムの一実施の形態を全体構成図である。この図の電子会議システムは、発表者のいる会議室Ｘと、離れた場所にある会議室Ｙとがネットワークを介して接続されている。会議室Ｘには、発表者が使用する電子端末（発表者用電子端末）ＰＣ１と、電子会議への参加者が使用する電子端末（参加者用電子端末）ＰＣ２，ＰＣ３と、映像・音声を出力するＴＶ１１と、ＴＶカメラ１２と、マイク１３とがハブ１４を介してルータ１５に接続されている。また、会議室Ｙには、電子会議の参加者が使用する電子端末（参加者用電子端末）ＰＣ４，ＰＣ５と、映像・音声を出力するＴＶ２１と、ＴＶカメラ２２と、マイク２３とがハブ２４を介してルータ２５に接続されている。そして、ルータ１５とルータ２５とはネットワーク１０によって接続されている。

なお、ＴＶ１１，２１を用いずに、映像・音声を各電子端末ＰＣに出力表示させるようにしても構わない。また、本発明の電子会議システムは、図１に示すような遠隔地間を接続して実施する会議に限定されるものではなく、例えば、講演会や発表会など１つの会場内で用いるシステムとしても用いることができる。

図２は、本実施形態で用いる電子端末ＰＣ１〜ＰＣ５を構成するコンピュータのハードウェア図である。電子端末ＰＣ１〜ＰＣ５は、ＣＰＵ３１、ＲＯＭ３２、ＲＡＭ３３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）３４２を接続したＨＤＤコントローラ３４１、入力手段として設けられたマウス３５とキーボード３６、表示手段としてのディスプレイ３７をそれぞれ接続する入出力コントローラ３８、通信手段として設けられたネットワークコントローラ３９を内部バス３０に接続して構成される。

本実施形態における電子端末ＰＣ１〜ＰＣ５は、従前から存在する汎用的なコンピュータをそのまま利用することができる。参加者は、ディスプレイ３７上に表示される発表資料データを見ながら、キーボード３６及びマウス３５を用いて質問・意見を入力することができる。なお、ディスプレイ３７として、いわゆるタッチパネルディスプレイを用いる場合には、ペンや指などでディスプレイ表面を押圧することにより、質問・意見を入力することもできる。

図３に、本実施形態における電子会議システムを構成する発表者用電子端末ＰＣ１及び参加者用電子端末ＰＣ２〜ＰＣ５の各ブロック構成図を示す。まず、発表者用電子端末ＰＣ１は、通信処理部４１、ユーザインタフェース部４２、会議制御処理部４３、発表資料データ記憶部４４を有している。

通信処理部４１は、参加者用電子端末ＰＣ２〜ＰＣ５から送られてくる質問・意見情報等の受信や、発表資料データの各参加者用電子端末ＰＣ２〜ＰＣ５への配信など、参加者用電子端末ＰＣ２〜ＰＣ５との間のデータ通信を行う。

ユーザインタフェース部４２は、表示部４２１、指示入力部４２２を有している。表示部４２１は、ディスプレイ３７（図２に図示）に相当し、電子会議に必要な情報、例えば発表資料データ及び質問・意見情報を画面表示する。指示入力部４２２は、質問・意見情報の表示、発表資料データの開閉、ページめくりなどの指示を発表者が入力するものであり、マウス３６及びキーボード３５（図２に図示）が該当する。

会議制御処理部４３は、通信処理部４１，ユーザインタフェース部４２の動作制御や参加者用電子端末ＰＣ２〜ＰＣ５と連携動作しながら電子会議システムの発表者用電子端末ＰＣ１側における処理を制御する。会議制御処理部４３に含まれる質問・意見情報編集部４３２は、参加者から送られてきた質問・意見情報を、質問・意見情報記憶部４３３を用いて一括管理し、例えば、発表資料データのページごとや質問者ごと等に質問・意見情報を並べ替え編集する。また、表示制御部４３１は、発表資料データを発表資料データ記憶部４４から読み出して表示部４２１に表示すると共に、編集した質問・意見情報を発表者の指示に従い表示する。質問・意見情報記憶部４３３で管理される質問・意見情報は、質問・意見毎に生成され、それぞれ質問者の識別情報、発表資料データ上の位置情報、質問・意見の内容等が含まれる。

発表者用電子端末ＰＣ１における各構成要素４１〜４４は、発表者用電子端末ＰＣ１を形成するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。本実施形態で用いるプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納して提供することも可能である。また、各記憶部４４，４３３は、コンピュータに含まれるＲＡＭ３３，ＨＤＤ３４２（図２に図示）で実現される。

なお、本実施形態では、発表者用電子端末ＰＣ１に発表資料データを保存する発表資料データ記憶部４４を設け、発表者用電子端末ＰＣ１から参加者用電子端末ＰＣ２〜ＰＣ５に発表資料データを配信する構成としているが、サーバを別に設け、発表資料データを当該サーバに保存し、ここから発表者用電子端末ＰＣ１及び参加者用電子端末ＰＣ２〜ＰＣ５に発表資料データを配信する構成としてもよい。

一方、参加者用電子端末ＰＣ２〜ＰＣ５は、通信処理部５１、ユーザインタフェース部５２、会議制御処理部５３、発表資料データ記憶部５４を有している。通信処理部５１は、発表者用電子端末ＰＣ１から送られてくる発表資料データの受信、参加者からの質問・意見情報等の送信等、発表者用電子端末ＰＣ１との間のデータ通信を行う。ユーザインタフェース部５２は、表示部５２１と、質問・意見入力部５２３とを有する。質問・意見入力部５２３は、発表資料データの該当部分を指定して質問や意見を入力するものであり、マウス３６及びキーボード３５（図２に図示）が該当する。なお、その他の構成要素５３，５４は、発表者用電子端末ＰＣ１に設けられた構成要素とそれぞれと同様の処理機能を有するので、ここではその説明を省略する。また、図３において、発表者用電子端末ＰＣ１が有する指示入力部４２２及び質問・意見情報編集部４３２が、参加者用電子端末ＰＣ２〜ＰＣ５には記載されていないが、これは、参加者用電子端末ＰＣ２〜ＰＣ５がこれらの機能を有していないのではなく、本実施形態の特徴的な動作の説明に必要ないので省略しているのである。

次に、本発明の電子会議システムの使用例について説明する。図１に示した電子会議システムを用いて会議室Ｘと会議室Ｙとで会議を行う場合について説明する。各会議室の映像及び音声は、それぞれの会議室に設けられたＴＶカメラ及びマイクによって他方の会議室のＴＶに送られる。

発表資料データは各参加者に予め配信されており、参加者はＰＣの画面上に表示される発表資料データを見ながら、発表者が説明を聞くことができる。また、参加者は、発表と無関係に発表資料データに目を通すこともできる。さらには、事前に、発表資料データに目を通しておくこともできる。以下、参加者が発表者に質問する場合を例に説明するが、参加者が意見を述べる場合も同様の操作で行うことができる。

発表資料データについて参加者が質問したい場合には、電子端末ＰＣを操作して発表者に質問を送信する。例えば、図４に示すように、参加者Ｂが発表資料１の５ページ目の所定箇所について発表者に質問したい場合、発表資料１の、質問したい箇所にマウスカーソルを合わせ、右クリックをする。すると、プルダウンメニューが表示される。メニュー表示された項目の中から「質問入力」を選択すると、次に質問入力画面が表示される。そして、この質問入力画面に質問内容をキーボードから入力する。次いで、「送信」ボタンをクリックすると、質問が発表者に送信される。また、質問入力画面から、質問の修正や取下げも行うことができる。そしてまた、質問を入力した参加者ＢのＰＣ画面には、発表資料１のどの箇所の質問をしたのかがわかるように、例えば下線や着色等が付される。

図５に、発表資料データに対する質問・意見を参加者が発表者に送信する場合の処理フローを示す。まず。「質問入力画面」が起動されたかどうかが判断される（ステップＳ１０１）。次いで、質問の入力が完了したかどうかが判断される（ステップＳ１０２）。なお、”質問の入力の完了”は、図４に示す「質問入力画面」における「送信」、「修正」、「取下げ」のいずれかのボタンがクリックされたことで判断される。そして、質問・意見情報と質問者情報、会議室情報などが結合されて発表者に送信される（ステップＳ１０３）。

質問・意見情報には、質問の対象となった発表資料・該当ページ・該当部分などが含まれ、質問者情報には、質問者の識別情報・会議室の場所などが含まれる。図６に、質問者の電子端末ＰＣから発表者の電子端末ＰＣへ送信される情報例を示す。送信情報は、あらかじめ決められた並び順でｃｓｖ形式に加工されて発表者の電子端末ＰＣ１に送信される。

一方、ネットワークを介して発表者の電子端末ＰＣ１に送信された質問・意見情報等は、テーブル化されて発表者の電子端末ＰＣ１の質問・意見情報記憶部４３３（図３に図示）に記憶される。そして、発表者の要求に応じて質問・意見情報編集部４３２（図３に図示）によって編集され、例えば図７に示すような質問リストとして発表者の電子端末ＰＣ１の画面に表示される。

発表者は、自分の電子端末ＰＣ１に表示された質問リストから所望の質問を選択してダブルクリックする。すると、図８に示すように、選択された質問が反転表示されるとともに、選択した質問の対象となった発表資料データの該当ページが表示されるとともに、質問箇所と質問内容が対応付けられて表示される。

そして、発表者が質問内容をダブルクリックすると、回答用ウインドウが表示される。発明者は質問に対する回答を回答用ウインドウに書き込むことにより、質問に対する回答が行える。なお、質問に対する応答は、口頭で行ってももちろん構わない。また、質問内容及び質問に対する回答は、質問者のみならず他の参加者にも送信するのが好ましい。

図９に、発表者用電子端末ＰＣ１における質問・意見情報の処理手続きを示すフローチャートを示す。参加者からの質問・意見情報が受信されると（ステップＳ２０１）、受信した順に管理番号が付与されるとともに、回答・未回答の属性が付加され、質問・意見情報記憶部４３３（図３に図示）にテーブル化して記憶される（ステップＳ２０２）。そして、発表者から質問リストの表示要求があると（ステップＳ２０３）、発明者が要求するフォーマットに編集が行なわれ（ステップＳ２０４）、質問リストが発表者の電子端末ＰＣ１の画面に表示される（ステップＳ２０５）。

次に、質問・意見情報の編集について他の実施形態を示す。発表者の電子端末ＰＣ１で受信された、参加者からの質問・意見情報は、原則として、質問時間を基準にテーブル化され、質問・意見情報記憶部４３３（図３に図示）に記憶される。そして、図１０（ａ）に示すように、まず、質問時間を基準とした質問リストが発表者の電子端末ＰＣ１の画面に表示される。そこで、例えば、会議室Ｙからの質問・意見情報を抽出して表示させる場合には、質問リストの項目欄の「会議室」にマウスカーソルをあて右クリックを行う。すると、プルダウンメニューが表示される。表示されたメニューの中から「抽出」を選択すると、さらに「会議室Ｘ」と「会議室Ｙ」が表示される。そして「会議室Ｙ」を選択すると、図１０（ｂ）に示すように、「会議室Ｙ」からの質問リストが表示される。前記と同様に、表示された質問リストの中から所望の質問を選択してダブルクリックすると、図１０（ｃ）に示すように、選択された質問の内容と共に、選択した質問の対象となった発表資料の該当ページが表示される。

また、特定の質問者からの質問・意見情報を抽出して表示させる場合には、図１１に示すように、質問リストの項目欄の「質問者」にマウスカーソルをあて右クリックを行う。すると、プルダウンメニューが表示される。表示されたメニューの中から「抽出」を選択すると、さらに質問者Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄが表示される。そして「質問者Ｄ」を選択すると、図１１（ｂ）に示すように、「質問者Ｄ」からの質問リストが表示される。そして、表示された質問リストの中から所望の質問を選択してダブルクリックすると、選択した質問に対する回答用ウインドウが表示される。この回答用ウインドウに回答を入力し、「確定」ボタンを押すと、当該回答が質問者に送信される。

また、発表資料の同一ページに対する全ての質問・意見を表示させる場合には、図１２に示すように、電子端末ＰＣ１に表示された質問リストから所望の質問を選択してダブルクリックして、選択した質問の対象となった発表資料の該当ページを表示させる（図１２（ｂ））。前述のように、このとき、質問箇所と質問内容が対応付けられて表示される。次いで、画面の右下隅にある「他の質問を表示」をクリックすると、このページに関連する質問が全て表示される（図１２（ｃ））。

次に、図１３に基づいて、同一箇所に対する質問・意見情報の表示及びその回答方法について説明する。図１２に示したように、同一ページに関する質問を全て表示させた場合、同一箇所に対して質問・意見情報があるときがある。このようなときには、質問・意見情報をグループ化して表示する。例えば、この図では、２つの質問・意見情報が青い枠で囲まれて表示されている。

これらの質問・意見情報に対して回答を一括して行う場合には、枠内の下部に表示されている「一括回答」ボタンをクリックする。すると、回答用ウインドウが表示される。この回答用ウインドウに回答を入力し、「確定」ボタンを押すと、当該回答がそれぞれの質問者に一括して送信される。なお、一括回答せずに、質問者のそれぞれに個別に回答を送るときは、前述のように、それぞれの質問内容をダブルクリックし、表示された回答用ウインドウに回答を入力し送信すればよい。

次に、図１４に基づいて、質問・意見情報を並べ替える場合を説明する。画面に表示されている質問リストの右上の「ソート」ボタンをクリックする。すると、ソート条件入力画面が表示される。この画面から、ソートする際の条件を入力する。図１４に示すソート例では、「会議場所」、「発表資料」、「ページ」の優先順位で条件が入力されている。なお、入力する条件が３つである必要はなく、１つあるいは４つ以上であっても構わない。ただし、４つ以上の条件を入力する場合には、ソート条件入力画面の右下に表示されている「条件追加」ボタンをクリックし、４つ目以降の条件を入力するための画面をさらに表示させる必要がある。そして、ソート条件の入力が完了すれば、「ソート実行」ボタンをクリックする。すると、前記ソート条件に従って、質問・意見情報が並べ替えられ、質問リストが発表者の電子端末ＰＣ１の画面に表示される。

図１５に基づいて、質問・意見情報をグループ化する場合を説明する。質問リストの右上に表示されている「グループ化」ボタンをクリックする。すると、グループ化条件入力画面が表示される。この画面から、グループ化する際の条件を入力する。図１５に示すグループ化では、「質問者」をグループ化条件としている。グループ化条件の入力が完了すれば、「グループ化実行」ボタンをクリックする。すると、前記グループ化条件に従って、質問・意見情報が並べ替えられ、図１５に示すグループ化では、質問者ごとに質問・意見情報がグループ化されて発表者の電子端末ＰＣ１の画面に表示される。

本発明の電子会議システムでは、参加者からの質問・意見によって発表が中断されることがなく、円滑な会議進行が可能となり、また、参加者は、気がついたときに忘れることなく質問・意見を行うことができる。加えて、発表者は、発表資料データのどの部分に対する質問・意見であるかを視覚的に理解することができるので有用である。

４１ 通信処理部（第１送信手段）
５１ 通信処理部（第２送信手段）
４２１，５２１ 表示部（表示手段）
５２３ 質問・意見入力部（入力手段）
４３１ 表示制御部（表示制御手段）
４３２ 質問・意見情報編集部（編集手段）
ＰＣ１ 発表者用電子端末
ＰＣ２〜ＰＣ５ 参加者用電子端末

Claims (5)

1. 発表者用電子端末と、複数個の参加者用電子端末とを有する電子会議システムにおいて、
   発表資料データを送信する第１送信手段と、
   発表資料データを表示する表示手段と、
   前記発表資料データに対する質問・意見を入力する入力手段と、
   入力された質問・意見情報を質問者情報と共に送信する第２送信手段と、
   各端末から送信された質問・意見情報を、質問・意見の対象となった前記発表資料データの箇所に応じて編集する編集手段と、
   編集された質問・意見情報を表示制御する表示制御手段と、
   表示制御された質問・意見情報に対する応答を入力する応答入力手段とを備え、
   前記編集手段は、前記発表資料データの同一箇所に対する複数の質問・意見情報をグループ化し、
   前記応答入力手段は、前記グループ化された複数の質問・意見情報に対して一括して応答するための一括応答入力部と、前記グループ化された複数の質問・意見情報に対して個別に応答するための個別応答入力部とを有することを特徴とする電子会議システム。
2. 前記編集手段は、質問・意見の対象となった発表資料データのページごと又は質問者ごと又は会議室ごとに質問・意見情報を編集する請求項１記載の電子会議システム。
3. 前記表示制御手段は、表示手段に表示した発表資料データの、質問・意見情報の対象部分に、当該質問・意見情報を表示させる請求項１又は２記載の電子会議システム。
4. 前記表示された質問・意見情報を表示画面上で選択すると、当該質問・意見情報に対する応答用の入力画面が表示手段に表示される請求項３記載の電子会議システム。
5. 電子会議システムにおいて、複数個の参加者用電子端末と接続可能な発表者用電子端末であって、
   発表資料データを前記参加者用電子端末に送信する送信手段と、
   各参加者用電子端末から送信された質問・意見情報を、質問・意見の対象となった前記発表資料データの箇所に応じて編集する編集手段と、
   編集された質問・意見情報を表示部に表示制御する表示制御手段と、
   表示制御された質問・意見情報に対する応答を入力する応答入力手段とを備え、
   前記編集手段は、前記発表資料データの同一箇所に対する複数の質問・意見情報をグループ化し、
   前記応答入力手段は、前記グループ化された複数の質問・意見情報に対して一括して応答するための一括応答入力部と、前記グループ化された複数の質問・意見情報に対して個別に応答するための個別応答入力部と
   を有することを特徴とする発表者用電子端末。