JP5337089B2 - 業務文書処理装置、及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、業務文書処理装置、及びプログラムに関し、例えば、大量に存在するデジタル情報を有効に活用するための技術に関するものである。

情報爆発時代を迎え、情報は紙の形よりもデジタル化された形で保管されることが多くなっている。同時に、パソコンで業務を行う業務の割合もますます高まっている。グローバル化に向けた競争力向上・ワークライフバランスの推進などのため、業務の効率向上は各企業にとって焦眉の課題となっている。

業務効率を向上させるためのデジタル情報活用を実現する技術として、データベース・検索エンジンなどが利用されてきた。最近では、特にノウハウ・経験の蓄積が重要な専門業務において、下記に挙げるような情報提示技術により、ユーザの作業状況に応じて関連する情報を適時提示することが提案されている。適時の情報提示では、検索操作なしでの情報提示、リアルタイムでの情報提示による確実な業務への反映、および、ユーザが思い出せなかった情報を提示することが可能となっている。これにより、仕様・マニュアルなどが大量に蓄積されている専門分野での業務効率向上が図られてきた。

例えば、非特許文献１には、ソフトウェア開発業務において、変数名・メソッド名などの入力文字列の候補をユーザに提示する技術が開示されている。また、非特許文献２には、電子カルテでの処方業務において、禁忌指定などの業務上重要な情報をユーザに提示する技術が開示されている。

ラクス スタックアスタリスク ITエンジニア総合支援サイトホームページ（http://www.stackasterisk.jp/tech/java/eclipseTips01_02.jsp） TSMED社ホームページ 電子カルテ／オーダーシステム HAPPY CLIOS-ER（http://www.tsmed.co.jp/tsmed/happy/clios-er.htm）

一方で、個人情報保護法・J-SOX法・労働者派遣法の改正の議論に代表されるように、コンプライアンスに対する関心が高まっている。企業は、業務効率の一層の改善と、社会的責任の全うの両方を目指していく必要に迫られている。

上記非特許文献１及び２に挙げた従来技術は、いずれも特定の業務に特化して、デジタル情報の活用により業務効率向上を図るものである。また、いずれも該当業務を行うための特定アプリケーション上に作りこんでおり、そのアプリケーションの改良という形で実現している。そして、アプリケーションに対する入力情報を基に、業務上重要な情報を判断し、その情報をアプリケーション画面上に提示するものとなっている。このように、いずれも特定のアプリケーション内で発生したアクションに対して注意を喚起する。

しかしながら、情報セキュリティの確立・経理業務の正確な遂行・労務管理の適切な遂行などの「ホワイトカラー業務」における情報は、特定のアプリケーションで特定の作業を行うものではない。例として、情報セキュリティの確立においては、機密情報のメール送信禁止・ノートＰＣの持出し禁止・セキュリティパッチの適用指示などが、業務規定や通達の形で一般の従業員に提供される。これらのセキュリティ情報に関して、「ユーザがこのアプリケーションを使っているときに提示する」と定義することは非常に困難である。

また、他の例として、経理業務の正確な遂行における情報は、売上や経費の区分・申請締め日・法改正による変更点・税務監査で指摘を受けやすい事項などが、業務システムのマニュアルや通達などの形で一般の従業員に提供される。これらの情報は、業務システムへの入力時に参照するだけではなく、入出金を伴う業務の判断・部下への指示などにおいて利用すべきものである。

さらに別の例として、労務管理の適切な遂行においては、勤務実績申請の締め日・派遣や請負での勤務者の管理上の注意点・部下への日常の指導における注意点・残業縮減施策などの人事施策の実施などが通達などの形で一般の従業員（または管理職）に提供される。これらの情報は、勤怠管理システムへの入力時に参照するだけでは不十分なことは明白であり、日常の業務指示・指導の中で必要な時には常に利用するべきものである。

発明者らの調査によると、通達などで従業員に提供される情報のうち、その場（情報提供を受けた時点）での作業により完結するものの割合は約２／３であり、残り１／３は日常の業務の遂行方法に関するものであった。従って、従業員は、これら１／３の情報について常に記憶に留め、必要が発生したら直ちに思い出して適切な方法で業務を遂行しなくてはならない。これでは日常業務の留意情報を従業員に徹底させることは難しく、さらに、コンプライアンス推進のために業務規定・マニュアル・通達などで提供される情報が増加する中で、管理部門だけではなく現場従業員・現場管理職への確実な展開は困難になりつつあることが懸念される。

本発明はこのような状況に鑑みなされたものであり、ホワイトカラー業務において業務上重要な情報を適切なタイミングで提示することを可能にする技術を提供するものである。

上記課題を解決するために、本発明では、利用者端末（業務文書処理装置）におけるユーザの業務遂行状況（ユーザの情報と、時刻情報と、実行する業務アプリケーションの情報と、当該業務アプリケーションによって作成された情報と、を含む）を取得し、業務遂行状況に含まれる業務情報（作成文書やメールのあて先等）と注意情報を提示するときの条件となる提示条件とを比較して、合致した場合に、その注意情報を提示する。本発明では、単一のアプリケーションに限られず、複数種類のアプリケーションに対応して提示条件が設定されている。利用者端末は、業務サーバに定期的に、或いは随時アクセスして、提示条件を更新する。

即ち、本発明による業務文書処理装置は、複数種類の業務アプリケーションを動作させる中央処理装置と、複数種類の業務アプリケーション毎に、業務アプリケーション動作中にユーザに対して、業務処理上の注意を提示するための条件である注意提示条件を格納するメモリと、表示装置と、を有している。そして、中央処理装置は、動作している業務アプリケーションそれぞれについて業務遂行状況を示す情報を取得する。また、中央処理装置は、取得した業務遂行状況を示す情報と注意提示条件とを比較して、当該注意提示条件に合致するか判断する。業務遂行状況が注意提示条件に合致する場合に、中央処理装置は、当該注意提示条件に対応する注意情報をユーザに提示する（表示装置に表示する）。

表示装置に注意情報を表示する際には、中央処理装置は、注意情報の見出し情報をポップアップウィンドウで表示し、ユーザの詳細表示要求に応答して注意情報の詳細を表示する。

なお、注意情報の見出し情報と併せて、適合した注意提示条件の内容を表示するようにしても良い。

また、注意提示条件は、注意喚起対象となる文字列を別の文字列に置換する方法を示す修正情報を有し、中央処理装置が、修正実行ボタンを注意情報と共に表示装置に表示し、修正実行ボタンの押下に応答して、注意喚起対象の文字列を別の文字列に置換するようにしても良い。

さらに、注意情報への対応が完了するか、或いは、対応不要の理由を入力した場合のみ、業務アプリケーションによる処理を再開可能とするようにしても良い。つまり、何らかの対応・対処をしなければ、当該業務アプリケーションによる処理を続行できないようにする。

また、注意情報の見出し情報を表示する場合、ユーザとは別のユーザが使用する端末装置に、注意提示条件に合致する業務が発生したことを通知するようにしても良い。

また、注意情報の提示に対して、ユーザが取った対応をログとして収集し、管理するようにしても良い。この場合、収集したログの情報を解析し、実際に対応を取ったときのログに対応する注意提示条件及び業務遂行状況を示す情報と、対応が不要である理由が入力されたときのログに対応する注意提示条件及び業務遂行状況を示す情報と、を比較し、当該比較の結果に基づいて、対応を取ったときの注意提示条件と対応不要のときの注意提示条件とが区別されるように、注意提示条件を自動的に更新するようにしても良い。

さらなる本発明の特徴は、以下本発明を実施するための形態および添付図面によって明らかになるものである。

本発明によれば、管理部門・現場従業員・現場管理職の業務の遂行状況に応じた業務情報の提示を行うことができる。

本発明による業務文書処理システムの概略構成例を示す機能ブロック図である。 ダウンロード業務情報データのデータ構造例を示す図である。 状態データのデータ構造例を示す図である。 保持業務情報データのデータ構造例を示す図である。 本発明による業務文書処理装置における全体処理の概要を説明するためのフローチャートである。 状態取得処理部で実行される詳細動作を説明するフローチャートである。 条件更新処理部で実行される詳細動作を説明するフローチャートである。 条件判定処理部で実行される詳細動作を説明するフローチャートである。 条件判定処理部で実行される詳細動作を説明するフローチャートである。 見出し情報表示処理部で表示される見出し情報表示画面例を示す図である。 詳細情報表示処理部で表示される注意情報詳細表示画面例を示す図である。 適合条件を並列表示する見出し情報表示画面例を示す図である。 提示情報を置換修正する機能を実現するときに用いられるダウンロード業務情報データ例を示す図である。 ログを用いて情報（注意）提示条件を自動的に更新する処理を説明するためのフローチャートである。

以下、添付図面を参照して本発明の実施形態について説明する。ただし、本実施形態は本発明を実現するための一例に過ぎず、本発明の技術的範囲を限定するものではないことに注意すべきである。また、各図において共通の構成については同一の参照番号が付されている。

（１）基本的な実施形態
後述する改良された実施形態の基本となる実施形態について以下説明する。

＜業務文書処理システムの構成＞
図１は、本発明の実施形態による業務文書処理システムの概略的構成を示す機能ブロック図である。この業務文書処理システムは、１台または複数台の利用者端末と業務情報サーバとを有し、それらがネットワークで接続された構成となっている。

利用者端末は、データを表示するための表示装置１００と、表示されたデータに対してメニューを選択するなどの操作を行うためのキーボード１０１やマウスなどのポインティングデバイス１０２と、業務情報サーバから配信された業務情報を格納しているダウンロード業務情報ＤＢ１０３と、必要な演算処理及び制御処理等を行う中央処理装置１０４と、中央処理装置１０４での処理に必要なプログラムを格納するプログラムメモリ１０５と、中央処理装置１０４での処理に必要なデータを格納するデータメモリ１０６と、を有している。

業務情報サーバは、特定業務（ホワイトカラー業務）に関する注意事項についての情報である業務情報を格納する保持業務情報ＤＢ１１６と、必要な演算処理及び制御処理等を行う中央処理装置１１７と、中央処理装置１１７での処理に必要なプログラムを格納するプログラムメモリ１１８と、中央処理装置１１７での処理に必要なデータを格納するデータメモリ１１９と、を有している。

利用者端末の中央処理装置１０４は、様々な日常業務を行うための複数の業務実行アプリケーション（文書作成／図面作成／表計算／帳票作成ソフトウェア、ブラウザ、メーラなど）および、本発明を実施するための業務情報提示処理部１０７を含んでいる。業務情報提示処理部１０７は、利用者端末の状態を取得する状態取得処理部１０８と、利用者端末の状態を踏まえて業務情報を提示するか判定するための条件の更新情報を業務情報サーバから得る条件更新処理部１０９と、利用者端末の状態が業務情報を提示するための条件に適合するか判定する条件判定処理部１１０と、上記の条件に適合すると判定された業務情報の見出し情報を表示する見出し情報表示処理部１１１と、上記の業務情報のうちユーザから詳細情報の要求を受付けたものについて詳細な情報を表示する詳細情報表示処理部１１２と、を含んでいる。

利用者端末のデータメモリ１０６は、業務情報サーバから受信した業務情報であるダウンロード業務情報データ１１３と、利用者端末の状態そのとき使っているアクティブなアプリケーションの情報、ユーザ自身の情報、時刻等であり、より詳細は図３に示される情報である状態データ１１４と、最後に業務情報提示処理部１０７での処理を行った時刻である最終提示時刻データ１１５と、を含んでいる。

業務情報サーバの中央処理装置１１７は、利用者端末の状態を踏まえて業務情報を提示するか判定するための条件の更新情報を利用者端末へ配信する条件配信処理部１２０と、利用者端末が受付けた業務情報の詳細情報要求に基づいて詳細な情報を配信する詳細情報配信処理部１２１と、を含んでいる。

業務情報サーバのデータメモリ１１９は、業務情報である保持業務情報データ１２２を含んでいる。

＜ダウンロード業務情報データ＞
図２は、利用者端末のデータメモリ１０６に含まれるダウンロード業務情報データ１１３のデータ構造を示す図である。ダウンロード業務情報データは、情報ＩＤ２００と、見出し情報２０１と、提示条件２０２と、優先順位情報２０３とを含んでいる。提示条件２０２は、ダウンロード提示条件データ構造体の配列の形で保持される。従って、ダウンロード提示条件データを複数種類保持することが可能である。

１つのダウンロード提示条件データは、提示対象日付条件２０４と、提示対象業務実行アプリケーション条件２０５と、提示対象言語条件２０６とを含んでいる。提示対象日付条件２０４は、この業務情報の提示を行うべき日付の期間の形で指定する例を示している。通達で従業員に提供される業務情報の中には、対象期間が明示されるものが多い。そのような業務情報においては提示対象日付条件２０４の指定を行うことで対象期間を限定することができる。また、例えば「毎週月曜日」や「2009/11/25 15時-2009/11/25 16時」のような指定を行っても良い。提示対象業務実行アプリケーション条件２０５は、業務実行アプリケーションの実行ファイルの位置の形で指定する例を示している。提示対象言語条件２０６は、ダウンロード言語条件データ構造体の配列の形で保持する。

ダウンロード言語条件データは、取得源２０７と、条件文字列２０８を含んでいる。取得源２０７は、言語情報を取得した箇所である。図３に示す状態データのいずれかのメンバ名を保持する。条件文字列２０８は含まれているべき文字列である。この例では、「『本文全文テキスト』の中に『ＡＢＣ共和国』を含む」という条件を示している。取得源を例えば「編集中のテキスト」に変更すれば、現在入力中の文字に関係ある注意情報のみ提示することが可能である。このような条件変更は、図示しない管理端末から管理部門の担当者によって実行可能となっている。

＜状態データ＞
図３は、利用者端末のデータメモリ１０６に含まれる状態データ１１４のデータ構造を示す図である。

状態データは、ユーザ情報３００と、現在の時刻３０１と、実行アプリケーション３０２と、タイトルバー３０３と、ファイルパス３０４と、本文全文テキスト３０５と、編集中テキスト３０６と、カーソル前全文３０７と、件名３０８と、宛先３０９と、カーボンコピー３１０と、ブラインドカーボンコピー３１１と、を含んでいる。

実行アプリケーション３０２は、状態を取得した時点で利用者端末においてアクティブになっているアプリケーションの実行ファイルの位置の形で保持する例を示している。ファイルパス３０４の欄には、実行アプリケーションがワープロソフトなどであれば編集中のファイルの位置を、実行アプリケーションがブラウザソフトなどであれば閲覧中のページのＵＲＬを、実行アプリケーションがメーラなどであれば添付ファイルの位置の情報を、保持することができる。

編集中テキスト３０６の欄には、実行アプリケーションがワープロソフトなどであれば入力待機状態になっているオブジェクトの文字列情報（本文入力中であれば本文テキスト、オートシェイプに文字列を入力中であればそのオートシェイプの文字列情報）を保持し、実行アプリケーションがブラウザソフトなどであれば入力待機状態になっているテキストボックスの内容を保持し、実行アプリケーションがメーラなどであれば入力待機状態になっている情報（本文、件名、宛先、カーボンコピーなどのいずれか）を保持することができる。カーソル前全文３０７の欄には、文字列が修正中であるなどの理由により文字列の途中にカーソルが存在する場合には、カーソルよりも前にある文字列情報を保持することができる（文字列の末尾にカーソルが存在する場合には文字列全体の情報を保持する）。例えば、文書作成アプリケーションの場合、新規の文書作成中には、本文前文テキストと編集テキストは基本的に同じ情報となるが、図面作成アプリケーションの場合、編集中のテキストはテキストボックスに現れるテキストのみが対称となるため、それらの内容は異なる場合が多い。このように、編集中のテキストに絞って条件合致をチェックすることができるので、処理速度を改善したり、ユーザにとって関連性の高い注意情報に絞って提示することが可能となる。

件名３０８、宛先３０９、カーボンコピー３１０、ブラインドカーボンコピー３１１の欄には、実行アプリケーションがメーラなどである場合にそれぞれの情報を保持することができる。なお、アプリケーションがメーラ以外のものである場合には、これらの欄は空欄となる。

＜保持業務情報データ＞
図４は、業務情報サーバのデータメモリ１１９に含まれる保持業務情報データ１２２のデータ構造を示す図である。保持業務情報データは、情報ＩＤ４００と、見出し情報４０１と、詳細情報４０２と、提示条件４０３と、優先順位情報４０４と、登録日時４０５と、を含んでいる。提示条件４０３は、保持提示条件データ構造体の配列の形で保持される。

提示条件４０３を構成する１つの保持提示条件データは、提示対象ユーザ条件４０６と、提示対象日付条件４０７と、提示対象業務実行アプリケーション条件４０８と、提示対象言語条件４０９とを含んでいる。提示対象ユーザ条件については、図４の例では課長以上を対象として業務情報を提示する旨指定している例を示しているが、部署名やユーザグループまたは従業員ＩＤの形で特定することもできる。提示対象日付条件４０７は、図２における提示対象日付条件２０４と同様である。提示対象業務実行アプリケーション条件４０８は、図２における提示対象業務実行アプリケーション条件２０５と同様である。提示対象言語条件４０９は、保持言語条件データ構造体の配列の形で保持する。

保持言語条件データは、取得源４１０と、条件文字列４１１とを含んでいる。取得源４１０は、図２のダウンロード言語条件データの取得源２０７と同様である。条件文字列４１１は、図２のダウンロード言語条件データの条件文字列２０８と同様である。

＜業務文書処理の内容：全体処理概要＞
次に、上記のように構成された本実施形態の業務文書処理システムにおいて行われる処理について説明する。図５は、業務文書処理システムおける業務文書処理の全体的な概要を説明するためのフローチャートである。利用者端末において図５の処理が定期的に実行され、その時点でのユーザの業務状態に応じた業務情報の提示を行う。

図５において、まず、状態取得処理部１０８は、利用者端末の状態データの取得を行う（ステップ５００）。ここでの処理については、図６において詳細に説明する。

次に、条件更新処理部１０９は、ダウンロード業務情報データの更新を行う（ステップ５０１）。ここでの処理については、図７において詳細に説明する。

その後、条件判定処理部１１０は、状態データとダウンロード業務情報データとを比較し、提示条件が現在の状態に適合するような業務情報データを収集する（ステップ５０２）。ここでの処理については、図８において詳細に説明する。

また、ステップ５０２での処理で条件に適合した業務情報について、見出し情報表示処理部１１１は、見出し情報の表示を行う（ステップ５０３）。この処理によって表示される情報（例）については、図１０を用いて詳細に説明する。

そして、見出し情報表示処理部１１１は、ユーザから「詳細情報の要求入力」があるか待ち受ける（ステップ５０４）。そのような要求があった場合は、詳細情報表示処理部１１２は、詳細情報の表示を行う（ステップ５０５）。この処理によって表示される情報（例）については、図１１を用いて詳細に説明する。そのような要求がなかった場合、処理は終了する。

＜状態データ取得処理＞
図６は、図５における状態データを取得する処理（ステップ５００）の詳細について説明するフローチャートである。

まず、状態取得処理部１０８は、ユーザ情報を取得し、それを図３のユーザ情報３００で保持する（ステップ６００）。この処理についてはシングルサインオン技術およびＬＤＡＰ（Lightweight Directory Access Protocol）を利用して実現できる。

次に、状態取得処理部１０８は、現在時刻を取得し、その情報を図３の時刻３０１で保持する（ステップ６０１）。

また、状態取得処理部１０８は、利用者端末においてアクティブになっている実行アプリケーションの情報を取得し、それを図３の実行アプリケーション３０２で保持する（ステップ６０２）。

さらに、状態取得処理部１０８は、利用者端末においてアクティブになっている実行アプリケーションのウィンドウのタイトルバー文字列を取得し、その情報を図３のタイトルバー３０３で保持する（ステップ６０３）。

続いて、状態取得処理部１０８は、ファイルパスを取得し、その情報は図３のファイルパス３０４で保持する（ステップ６０４）。図３の説明部分で述べたように、ファイルパスとしてどのような文字列を取得するのかはアクティブな実行アプリケーションの種類によって異なる。

また、状態取得処理部１０８は、本文全文テキストを取得し、その情報を図３の本文全文テキスト３０５で保持する（ステップ６０５）。

さらに、状態取得処理部１０８は、編集中テキストを取得し、その情報を図３の編集中テキスト３０６で保持する（ステップ６０６）。図３の説明部分で述べたように、編集中テキストとしてどのような文字列を取得するのかはアクティブな実行アプリケーションの種類によって異なる。

さらに、状態取得処理部１０８は、カーソル前全文のテキストを取得し、その情報を図３のカーソル前全文３０７で保持する（ステップ６０７）。

続いて、状態取得処理部１０８は、アクティブな実行アプリケーションがメーラであるかどうかの判定を行う（ステップ６０８）。

メーラであった場合、状態取得処理部１０８は、まず、メールの件名を取得し、その情報を図３の件名３０８で保持する（ステップ６０９）。次に、状態取得処理部１０８は、宛先を取得し、その情報を図３の宛先３０９で保持する（ステップ６１０）。次に、状態取得処理部１０８は、カーボンコピーを取得し、その情報を図３のカーボンコピー３１０で保持する（ステップ６１１）。また、状態取得処理部１０８は、ブラインドカーボンコピーを取得し、その情報を図３のブラインドカーボンコピー３１１で保持する（ステップ６１２）。

ステップ６０８においてメーラでなかった場合、状態取得処理部１０８は、処理を終了する。なお、取得した状態データは、ユーザがアプリケーションを実行するにつれて変化するものである。また、ステップ６０１〜６０３については、例えばｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のようなオペレーションシステム（ＯＳ）の機能で実現できる。また、ステップ６０４〜６０７および６０９〜６１２については、例えばｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ではCOMや.NET技術で情報を取得することができる。

＜ダウンロード業務情報データの更新処理＞
図７は、図５におけるダウンロード業務情報データの更新を行う処理（ステップ５０１）の詳細について説明するためのフローチャートである。

まず、条件更新処理部１０９は、保持業務情報データのインデックス変数Info_idxを用意し、１で初期化する（ステップ７００）。

次に、条件更新処理部１０９は、業務情報サーバの保持業務情報ＤＢ１１６にInfo_idx件以上の登録情報があるか調べる（ステップ７０１）。それだけの件数の登録情報がなかった場合は処理を終了する。

Info_idx件以上の登録情報がある場合、条件更新処理部１０９は、利用者端末のデータメモリ１０６にある最終提示時刻データ１１５と、業務情報サーバの保持業務情報ＤＢ１１６のInfo_idx件目の保持業務情報データにおける登録日時４０５とを比較する（ステップ７０２）。登録日時４０５の方が新しい場合には、処理はステップ７０３に移行し、新しくない場合には処理はステップ７０５に移行する。

登録日時４０５の方が新しい場合、条件更新処理部１０９は、利用者端末のユーザの情報を取得し、業務情報サーバの保持業務情報ＤＢ１１６のInfo_idx件目の保持業務情報データにおける提示対象ユーザ条件４０６に含まれるか調べる（ステップ７０３）。含まれる場合にはステップ７０４の処理を行い、含まれない場合にはステップ７０４の処理をスキップする。

条件更新処理部１０９は、業務情報サーバの保持業務情報ＤＢ１１６のInfo_idx件目の保持業務情報データのうち、情報ＩＤ４００、見出し情報４０１、提示条件４０３および優先順位情報４０４を利用者端末にダウンロードし、ダウンロード業務情報データ１１３としてダウンロード業務情報ＤＢ１０３に保持する（ステップ７０４）。

その後、条件更新処理部１０９は、保持業務情報データのインデックス変数Info_idxを１だけインクリメントして（ステップ７０５）、ステップ７０１からの処理を繰り返す。

＜業務情報データ収集処理＞
図８は、図５における提示条件が現在の状態に適合するような業務情報データを収集する処理（ステップ５０２）の詳細について説明するフローチャートである。

まず、条件判定処理部１１０は、ダウンロード業務情報データのインデックス変数Info_idxを用意し、１で初期化する（ステップ８００）。

次に、条件判定処理部１１０は、利用者端末のダウンロード業務情報ＤＢ１０３にInfo_idx件以上の登録があるか調べる（ステップ８０１）。それだけの件数の登録がなかった場合は処理を終了する。Info_idx件以上の登録情報があった場合には、処理はステップ８０２に移行する。

条件判定処理部１１０は、利用者端末のダウンロード業務情報ＤＢ１０３のInfo_idx番目として保持されているダウンロード業務情報データの提示条件２０２が現在の状態データ１１４に適合するか調べる（ステップ８０２）。この処理については、図９において詳細に説明する。

次に、条件判定処理部１１０は、ステップ８０２で適合すると判定されたかどうか調べ（ステップ８０３）、適合すると判定されたのであれば、Info_idx番目のダウンロード業務情報データを提示対象であるとして保持し（ステップ８０４）、適合しないと判定した場合には、処理をステップ８０５に移行させる。

その後、ダウンロード業務情報データのインデックス変数Info_idxを１だけインクリメントして（ステップ８０５）、ステップ８０１からの処理を繰り返す。

＜状態適合判定処理＞
図９は、図８におけるダウンロード業務情報データの提示条件２０２が現在の状態データ１１４に適合するか調べる処理（ステップ８０２）の詳細について説明するためのフローチャートである。

まず、条件判定処理部１１０は、適合変数IsPopを用意し、TRUEで初期化する（ステップ９００）。

次に、条件判定処理部１１０は、提示条件２０２の提示対象日付条件２０４に状態データ１１４の時刻３０１が適合するか調べる（ステップ９０１）。適合するのであれば、ステップ９０２の処理を実行し、適合しないのであれば、ステップ９０８の処理を実行する。

ステップ９０２において、条件判定処理部１１０は、提示条件２０２の提示対象業務実行アプリケーション条件２０５に状態データ１１４の実行アプリケーション３０２が適合するか調べる（ステップ９０２）。適合するのであれば、ステップ９０３の処理を実行し、適合しないのであれば、ステップ９０８の処理を実行する。

ステップ９０３において、条件判定処理部１１０は、提示対象言語条件のインデックス変数Lang_idxを用意し、1で初期化する（ステップ９０３）。次に、条件判定処理部１１０は、提示条件２０２の提示対象言語条件２０６としてLang_idx件以上の登録があるか調べる（ステップ９０４）。それだけの件数の登録がなかった場合は処理を終了する。登録があった場合にはステップ９０５の処理を実行する。

ステップ９０５において、条件判定処理部１１０は、状態データ１１４の要素のうち、提示対象言語条件２０６のLang_idx番目の要素の取得源２０７として保持されている値を確認し、提示対象言語条件２０６のLan_idx版目の要素の条件文字列２０８として指定された文字列を含むか調べる（ステップ９０５）。

指定された文字列を含まない場合は、適合変数IsPopにFALSEを代入し（ステップ９０６）、処理を終了する。ステップ９０５において、指定された文字列を含む場合は、条件判定処理部１１０は、提示対象言語条件のインデックス変数Lang_idxを１だけインクリメントして（ステップ９０７）、ステップ９０４からの処理を繰り返す。

ステップ９０１またはステップ９０２において、条件に適合しないと判定された場合は、条件判定処理部１１０は、適合変数IsPopにFALSEを代入し（ステップ９０８）、処理を終了する。処理が終了した時点で、適合変数IsPopにTRUEが保持されているならば、ダウンロード業務情報データの提示条件２０２が現在の状態データ１１４に適合するということになる。

＜見出し情報表示画面例＞
図１０は、図５における見出し情報の表示処理（ステップ５０３）に対応する画面表示例を示す図である。図１０は、ユーザが作業を行っていたアクティブな業務実行アプリケーションのウィンドウ１０００だけが表示されていたところへ、現在の業務遂行状態に関連する業務情報としてウィンドウ１００１が新規に表示された様子を示している。

ウィンドウ１００１では、ステップ５０２で収集された、条件に適合するダウンロード業務情報データの見出し情報２０１が、優先順位情報２０３に従って分類されて表示される。図１０に示す例では、ウィンドウ１００１内に、優先順位情報２０３が「周知徹底事項」であるダウンロード業務情報データが２件（１００２）と、優先順位情報２０３が「連絡事項」であるダウンロード業務情報データが２件（１００３）表示されている。優先順位が高い情報については、１００２に示すようにハッチング・太字などでの強調表示を行っても良い。また、フォントサイズを大きくする・フォントの色を変えるなど他の強調表示を行っても良い。各ダウンロード業務情報データの見出し情報２０１はリンクになっており、ユーザのクリック操作（１００４）を詳細情報の要求入力として待ち受ける。

＜詳細情報表示画面例＞
図１１は、図５における詳細情報の表示を行う処理（ステップ５０５）に対応する画面表示例を示す図である。図１１の表示は、図１０において、例えば、周知徹底事項１００２の情報をクリックしてその詳細内容を示す場合の例を示している。

図１１では、ユーザが作業を行っていたアクティブな業務実行アプリケーションのウィンドウに加えて、図１０で表示されていた現在の業務遂行状態に関連する業務情報としてウィンドウ１００１に代えて、現在の業務遂行状態に関連する業務情報のうちユーザが詳細情報の要求入力を行ったものの詳細情報４０２が表示される。この情報は、業務情報サーバの保持業務情報ＤＢ１１６に保持されている情報のうち、情報ＩＤ４００が図１０で表示されていた現在の業務遂行状態に関連する業務情報のうちユーザのクリック操作１００４が発生したものの情報ＩＤ２００と等しいものにおける、詳細情報４０２を表示する（１１０２）ことで実現できる。この処理は、見出し情報の表示１００１を、リンクを配したＨＴＭＬドキュメントを表示したブラウザを利用することでも実現できる。

（２）改良された実施形態
以下、発展的機能を有する形態について説明する。

＜見出し情報表示（図１０）に関する機能＞
（i）図１０の表示画面において、見出し情報表示画面に、見出し情報だけではなく、合致した条件文字列４１１（図４参照）を併せて表示するようにしても良い。これにより、ユーザは、問題の所在を容易かつ明確に認識できるので、必要な対処を取りやすくなる。

図１２は、合致した条件文字列４１１を表示するウィンドウ例を示す図である。条件文字列４１１の表示方法としては、図１２Ａに示すように、見出し情報の表示画面内に、見出し情報と併せて表示することや、図１２Ｂに示すように、マウスの位置が見出し情報付近にあるときに、ツールチップとして表示する方法が考えられる。

（ii）また、見出し情報表示画面の各見出し情報を、見出し情報の登録日、登録元など、ユーザの好みの基準で並び替え可能にしてもよい。

（iii）見出し情報表示画面に、提示情報に従って修正する機能を持つ修正実行ボタンを持たせてもよい。これにより、ユーザは情報提示に対し効率よく、かつ、ボタン操作が必要となるので、ユーザの意識が薄れることがなく、適切に対処することが出来る。

具体的に、修正実行ボタンにより実行される修正方法としては、正規表現で書かれた置換スクリプトを実行させることなどが考えられる。修正方法は、図２で示すダウンロード業務データ１１３の一部として保持させることが考えられる。

図１３は、当該発展的機能を実現するためのダウンロード業務情報データの構成例を示す図である。図１３に示すダウンロード業務情報データは、図２の情報に加えて、ダウンロード修正方法データとしての取得源１３０１の情報、及び修正方法１３０２の情報を含んでいる。

（iv）重要度や緊急度の高い情報提示をしたときは、ユーザがその提示情報への対応を完了するか、見出し情報表示画面上から対処不要である理由を入力しないと、業務を再開できないようにしてもよい。これにより、対応の必要性が高い提示情報に対しては強制的に対応させることができ、提示したにもかかわらず適切な処理が取られなかったことによる問題発生を防ぐことが出来る。

具体的には、提示情報の内容に応じて、ブラウザのリンククリック操作、メーラのメールサーバへの接続操作、及びファイルの印刷や保存操作を無効化することが考えられる。また、見出し情報表示画面からは、ユーザが対処不要な理由を入力できるようにする。

（ｖ）重要度の高い情報を提示したときには、上長や情報登録元へ通知するようにしてもよい。これにより、情報提示に対するユーザの意識改善を図ることができる。また、上長等は通知を受けることで、ユーザの業務対応処理の状況を認識し、適切にフォローすることが出来る（例えば、ある処理を取るよう情報提示を受けた通知は届いているにもかかわらず、完了したという報告が来ない場合）。また、情報提示の度に通知が来るようにすることで、情報登録元が情報の提示条件を不必要に広範囲にして登録することを防ぐ効果もある。つまり、合致範囲が広すぎる条件を登録すると、通知数が多くなりすぎてしまうが、当該機能によれば、情報登録元が、必要な時に情報が提示されない可能性を回避しようとして、合致範囲が広すぎる条件を登録することを防ぐことができる。

具体的な通知の方法としては、メールや通知相手の端末上にポップアップ表示などが考えられる。

＜ログを使った機能＞
（i）見出し情報の提示に関し、提示内容や合致した条件、ユーザが取った対応等をログとして取得するようにしてもよい。これらのログ情報を用いることで、社内での業務規則違反等がないか容易に確認でき業務監査等に有効に用いることができる。また、社内事故が発生したときに、ユーザが正しく対処したのか、或いは、情報提示が適切にできなかったのか等の証拠として活用することもできる。また、ログを通して、ユーザである従業員の業務遂行状態を可視化し、管理することも可能である。一方、関係ない情報が提示されているとの指摘がユーザからあった場合には、情報登録元はログを用いて状況を容易に確認することができる。

さらに、見出し情報提示画面からユーザがコメントを入力することが出来るようにし、そのコメントもログとして取得するようにしてもよい。取得したログを解析することで、ユーザに対して情報の説明が不十分であったかどうかを判断し、不十分であった場合は情報を追記することで、ユーザがより使いやすい情報提示を提供できる。また、管理部門が、ユーザからの意見等についてフィードバックが得られるようになる。なお、これらのログを他のユーザが参照できるようにしてもよい。

（ii）ログを統計解析し、情報提示条件を自動的にブラッシュアップするようにすることも可能である。つまり収集したログの情報を統計解析し、実際に対応を取ったときのログに対応する注意提示条件及び業務遂行状況を示す情報（条件に対応する文字列）と、対応が不要である理由が入力されたときのログに対応する注意提示条件及び業務遂行状況を示す情報（条件に対応する文字列）と、を比較する。そして、当該比較の結果に基づいて、対応を取ったときの注意提示条件と対応不要のときの注意提示条件とが区別されるように、注意提示条件を自動的に更新する。これにより、一度登録すれば提示条件が自動でブラッシュアップされるので、情報登録元が常時提示条件を更新する必要がなく、作業負担を軽減することが出来る。以下に具体的な処理は、図１４に示されるようになる。

まず、条件更新処理部１０９は、過去にポップアップ表示を行った情報の提示内容とその提示内容に対して、どの条件が合致してポップアップをしたのかのログの収集を行う。

（ステップ１４０１）
そして、条件更新処理部１０９は、ステップ１４０１で収集したログの中に含まれるユーザからの回答の中で、「関係ない情報がポップアップ提示された」という内容のデータの収集を行う（ステップ１４０２）。また、条件更新処理部１０９は、ステップ１４０２でのデータ収集では提示されなかった情報にユーザが独自に（ブラウザやファイルサーバから）アクセスした場合の状態（状態１）も収集し、さらに、情報提示も行われずユーザからのアクセスもない場合の状態（状態２）も（ランダムにいくつか）収集する。状態１で状態２よりも有意に多く現れている文字列を追加の提示条件であるものとする。

続いて、条件更新処理部１０９は、収集したログの中から「関係ない情報」が提示された際の「合致した条件」について統計解析を行い、偶然ではないと考えられる程度に誤提示している提示条件を削除する（ステップ１４０３）。

さらに、条件更新処理部１０９は、ログの中から「対処が不要である理由」として入力された文字列に対して自然言語解析（特にトピック分析・評判分析）を行なう（ステップ１４０４）。

最後に、条件更新処理部１０９は、ステップ１４０３とステップ１４０４の複数の解析結果からユーザが対処を実行した場合と、「対処が不要である」と入力した場合における状態を比較し、前者の場合に有意に現れている文字列をポップアップの代替の提示条件として、ポップアップを生成する（ステップ１４０５）。

なお、図１４の処理とは別に、ユーザが「対処が不要である理由」を入力した際、「代替の提示条件」の提案も（任意で）受付けるようにしても良い。この場合、条件更新処理部１０９は、「代替の提示条件」の提案が、ユーザが対処を実行した場合の状態に合致することおよび、（他の）ユーザが「対処が不要である理由」を入力した場合の状態に合致しないことを確認する。確認できたら、これがブラッシュアップ案とされる。

＜情報登録の機能＞
社内通達をイントラネット等に登録する際に、その社内通達等を解析し、提示条件が自動的に業務情報サーバの保持業務情報ＤＢ１１６に設定するようにしてもよい。これにより、情報登録者側の登録作業の負担を軽減することができる。

具体的には、メタデータ抽出機能を用いて、「見出し情報」「提示対象ユーザ条件」「提示対象日付条件」等の保持業務情報の登録に必要な情報を取得する。さらに、自然言語処理技術の１つであるtf-idfを用いて、通達等の中から、その文書に特徴的な単語を抽出し、その単語を「条件文字列」として設定する。

（３）その他
本明細書では、利用者端末の画面への業務情報提示の例を示したが、この他にも音声による情報提示、デジタルサイネージなどによる情報提示、または強化現実デバイスなどによる情報提示を行っても良い。また、ユーザへの情報提示ではなく、情報システム部署側での条件適合状況の発生の管理として利用しても良い。

また、本明細書ではダウンロード言語条件データおよび保持言語条件データとして、条件文字列を含むという条件の指定の例を示したが、この他にも、状態データ１１４の要素のうち取得源として保持されている値を引数とした任意の関数の形での条件の指定を行っても良い。例えば文字数などの指定を行ったり、形態素解析や係り受け解析などの言語処理結果を利用した条件の指定を行ったりすることが考えられる。さらに、オントロジーを参照するなどして、単語レベルではなく概念のレベルでの条件の指定を行っても良い。

また、本明細書では情報セキュリティの確立・経理業務の正確な遂行・労務管理の適切な遂行を業務情報の例として述べたが、そのほかにも、輸出・輸入業務の適切な遂行、差別語・誇大広告表現・誤解を招きやすい表現の防止、環境への取組み推進、防災および職場衛生の推進、職場内差別防止の徹底、働きやすい労働環境の推進、ダイバーシティ推進、グローバルビジネス推進（日本語を母語としない相手とのコミュニケーションおよび、英語など非母語でのコミュニケーション推進など）などにおける業務情報および、専門分野における情報についても同様である。

また、本明細書では利用者端末とは別に業務情報データを保持する業務情報サーバを配置してネットワーク経由で業務情報をダウンロードさせる構成としたが、利用者端末内に業務情報データが保持されていても良い。

なお、本発明は、実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードによっても実現できる。この場合、プログラムコードを記録した記憶媒体をシステム或は装置に提供し、そのシステム或は装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード自体、及びそれを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。このようなプログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどが用いられる。

また、プログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現されるようにしてもよい。さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータ上のメモリに書きこまれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータのＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現されるようにしてもよい。

また、実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを、ネットワークを介して配信することにより、それをシステム又は装置のハードディスクやメモリ等の記憶手段又はＣＤ−ＲＷ、ＣＤ−Ｒ等の記憶媒体に格納し、使用時にそのシステム又は装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ）が当該記憶手段や当該記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行するようにしても良い。

１００・・・表示装置
１０１・・・キーボード
１０２・・・ポインティングデバイス
１０３・・・ダウンロード業務情報DB
１０４・・・中央処理装置
１０５・・・プログラムメモリ
１０６・・・データメモリ

Claims (11)

1. 複数種類の業務アプリケーションを動作させる中央処理装置と、
   前記複数種類の業務アプリケーション毎に、業務アプリケーション動作中にユーザに対して、業務処理上の注意を提示するための条件である注意提示条件を格納するメモリと、
   表示装置と、を有し、
   前記中央処理装置は、
   動作している前記業務アプリケーションそれぞれについて業務遂行状況を示す情報を取得し、
   前記取得した業務遂行状況を示す情報と前記注意提示条件とを比較して、当該注意提示条件に合致するか判断し、
   前記業務遂行状況が前記注意提示条件に合致する場合に、当該注意提示条件に対応する注意情報をユーザに提示する、
   ことを特徴とする業務文書処理装置。
2. 請求項１において、
   前記中央処理装置は、前記注意情報の最終提示時刻を管理し、前記業務文書処理装置に接続された業務情報サーバにおける注意提示条件の新規登録又は更新の日時と前記最終提示時刻を比較し、当該最終提示時刻よりも新しい注意提示条件が前記業務サーバにある場合には、該当する注意提示条件をダウンロードして、前記メモリに格納することを特徴とする業務文書処理装置。
3. 請求項１において、
   前記中央処理装置は、前記注意情報の見出し情報をポップアップウィンドウで前記表示装置に表示し、ユーザの詳細表示要求に応答して前記注意情報の詳細を表示することを特徴とする業務文書処理装置。
4. 請求項１において、
   前記業務遂行状況を示す情報は、前記業務アプリケーションを使用するユーザの情報と、時刻情報と、実行する業務アプリケーションの情報と、当該業務アプリケーションによって作成された情報と、を含むことを特徴とする業務文書処理装置。
5. 請求項３において、
   前記中央処理装置は、前記注意情報の見出し情報と併せて、適合した注意提示条件の内容を表示することを特徴とする業務文書処理装置。
6. 請求項３において、
   前記注意提示条件は、注意喚起対象となる文字列を別の文字列に置換する方法を示す修正情報を有し、
   前記中央処理装置は、修正実行ボタンを前記注意情報と共に前記表示装置に表示し、前記修正実行ボタンの押下に応答して、前記注意喚起対象の文字列を前記別の文字列に置換することを特徴とする業務文書処理装置。
7. 請求項３において、
   前記中央処理装置は、前記注意情報への対応が完了するか、或いは、対応不要の理由を入力した場合のみ、前記業務アプリケーションによる処理を再開可能とする業務文書処理装置。
8. 請求項３において、
   前記中央処理装置は、前記注意情報の見出し情報を表示する場合、前記ユーザとは別のユーザが使用する端末装置に、前記注意提示条件に合致する業務が発生したことを通知することを特徴とする業務文書処理装置。
9. 請求項３において、
   前記中央処理装置は、前記注意情報の提示に対して、前記ユーザが取った対応をログとして収集し、管理することを特徴とする業務文書処理装置。
10. 請求項９において、
    前記中央処理装置は、前記収集したログの情報を解析し、実際に対応を取ったときのログに対応する注意提示条件及び業務遂行状況を示す情報と、対応が不要である理由が入力されたときのログに対応する注意提示条件及び業務遂行状況を示す情報と、を比較し、当該比較の結果に基づいて、前記対応を取ったときの注意提示条件と前記対応不要のときの注意提示条件とが区別されるように、前記注意提示条件を自動的に更新することを特徴とする業務文書処理装置。
11. コンピュータを請求項１に記載の業務文書処理装置として機能させるためのプログラム。

Images