JP5252266B2

JP5252266B2 - 事例情報管理方法

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Publication number: JP5252266B2
Application number: JP2007274425A
Authority: JP
Inventors: 史典岡崎
Original assignee: 史典岡崎
Priority date: 2007-09-21
Filing date: 2007-09-21
Publication date: 2013-07-31
Anticipated expiration: 2027-09-21
Also published as: JP2009076024A

Description

本発明は、共有事例の事例情報データベースを備えた事例情報共有管理システムに主として適用され、事例情報を共有管理する事例情報管理方法に関するものである。

品質管理の分野では、製造工程の改善に、Ｐｌａｎ，Ｄｏ，Ｃｈｅｃｋ，Ａｃｔｉｏｎの各ステップからなるＰＤＣＡ方式で取り組むことが広く行なわれている。改善事例の記録も、プラン（Ｐｌａｎ），ドゥ（Ｄｏ），チェック（Ｃｈｅｃｋ），アクション（Ａｃｔｉｏｎ）にしたがって記述されることになり、コンピュータ上の事例情報データベースに蓄積して、検索できるようにしていることも多い。作業をＰＤＣＡ方式で実施して事例情報として管理することは、製造現場に限らず、営業部門や事務管理部門で行なわれることもある。さらに、ＰＤＣＡ方式の考え方は、ビジネスに限らずかなり幅広い分野で、目標を達成していくことに応用され、ＰＤＣＡ方式で記述されたさまざまなテーマの事例情報共有管理システムが利用されている。

［なお、『ＰＤＣＡ』とは、上記の４つの英単語の頭文字の連結である。「Ａｃｔｉｏｎ」については、「Ａｃｔ」と表現される場合もあるが、両方を含めて「Ａｃｔｉｏｎ」という語の方にまとめることとする。］

ＰＤＣＡ方式の事例情報管理を全般的にながめてみると、プラン，ドゥ，チェック，アクションの４ステップの中で、プラン，ドゥ，チェックまでの３ステップは比較的容易になされているが、アクションのステップで苦労していることが多い。はじめのうちは、目標達成に向けてのアクションは容易であるが、目標のレベルが高くなっていくと、目先の対処策ではうまくいかなくなってくることが多い。このような段階になってから、広い視野から課題を見つめ直して、その課題の本質について考え始めることになる。課題の本質をとらえてこそ、目標レベルを大きく向上させる良い対処策が出てくるようであり、抜本的な対処策が生まれてくることもある。もっと早い段階で、高い視点から本質を見通すことができていれば、もっと早期に良い結果が得られていたはずである。

また、個人やグループ内で考えていて良い考えが出て来なければ、他事例を調査して参考にしようということになる。このようなニーズに応じて、事例情報共有管理システムは作られ、既存事例を事例情報データベースに蓄積して検索することにより、今までの経験を新事例に反映させることが目的である。事例情報共有管理システムで検索してみると、参考となる事例がすぐに得られることもあるが、求めているピッタリの具体事例を検索するのは、事例情報データベースが大きくても、なかなか困難なことも多いのである。

各事例情報は、記録として具体的に書いてあるが、個々の詳細な内容だけでは、他の利用者には理解しづらいし、他の事例への参考にもなりにくい。何が根本的な課題であったのかという本質についての記載や基本的にどのように対処しようとしたのかという方針についての記載があれば、一般性をもった情報となるので、もっと情報共有されて汎用的に役立つものになる。また、ひとりよがりな記録も有り、５Ｗ１Ｈ（Ｗｈａｔ，Ｗｈｙ，Ｗｈｅｒｅ，Ｗｈｅｎ，Ｗｈｏ，Ｈｏｗ）の必須事項さえキチンと書かれてなくて、そのグループの人や関係者にしかわからないような内容の事例情報も少なからずあるのが実態である。

このような状況であり、事例情報を参照しやすくすることも考慮して、ＰＤＣＡ方式で対処策をもっと考えやすいように発展させた事例情報管理方法が望まれている。このＰＤＣＡ方式を基本にして、工夫している技術がある。ＰＤＣＡサイクルに、評価（Ｅｖａｌｕａｔｉｏｎ）を新たに取り入れ、ＰＤＣ＋Ｅ＋Ａサイクルとして、建築設計評価に利用するものである（特許文献１参照）。

特開２００３−０４１６４９号公報

ＰＤＣＡ方式による事例情報管理方法において、アクション情報管理ステップで対処策をもっと考えやすくする為に、事例情報の本質に迫って考えるように発展させるという点が発明の課題であり、チェック情報管理ステップとアクション情報管理ステップとの間に新たなステップを設けることによって解決している。そして、事例情報の共有に関して、本質部分が似た類似事例を参照しやすくする点についての解決策も示す。本発明は、上記の発明の課題を解決して、事例情報データベースを用いた事例情報共有管理システムで、類似事例情報も情報共有しやすくなって、より良い対処策を導き出せる事例情報管理方法を提供することを目的とする。

本発明は、上記目的を達成するために、以下のような手段を講じた。

請求項１に記載の事例情報管理方法は、表示装置に表示するように制御を実行し表示部に画面を表示させる表示制御手段と、表示されている画面へキーボード等の入力装置から利用者が入力可能な事例情報の入力を受け付ける入力手段と、補助記憶装置に事例情報データベースを記憶し共有事例の事例情報を事例情報データベースに格納する格納手段と、該事例情報データベースから事例情報を検索する検索手段とを備えた事例情報共有管理システムにおける、
事例情報の入力を受け付ける前記入力手段が、目標を達成するための計画予定データを含む目標計画情報をプラン情報画面で受け付け、前記格納手段が該目標計画情報を前記事例情報データベースに格納するプラン情報管理ステップと、実行した行動の内容を示す行動内容データを含む行動内容情報を、前記入力手段がドゥ情報画面で受け付け、前記格納手段が該行動内容情報を前記事例情報データベースに格納するドゥ情報管理ステップと、該計画予定データと該行動内容データとを比較した計画行動差異データを含む計画行動差異情報を、前記入力手段がチェック情報画面で受け付け、前記格納手段が該計画行動差異情報を前記事例情報データベースに格納するチェック情報管理ステップと、アクション情報管理ステップを含む事例情報管理方法において、該計画行動差異情報を踏まえ該目標のレベル確保に向けた課題が抽象化され本質部分がとらえられたキーポイント課題の課題本質データを前記入力手段がキーポイント情報画面で受け付け、さらに、該キーポイント課題の対処にあたっての方針を示す対処方針データを該入力手段が該キーポイント情報画面で受け付け、該課題本質データと該対処方針データとからなるキーポイント情報を、前記格納手段が前記事例情報データベースに格納するキーポイント情報管理ステップを含むことと、前記アクション情報管理ステップが該対処方針データに基づいて、具体的に工夫された具体対処策データを含む具体対処策情報を、前記入力手段がアクション情報画面で受け付け、前記格納手段が該具体対処策情報を前記事例情報データベースに格納することと、前記プラン情報管理ステップの前記プラン情報画面で、目標のレベルを示す目標水準データと事例のタイトルを示す事例タイトルデータとが前記目標計画情報に含まれることと、前記キーポイント情報管理ステップの前記キーポイント情報画面から、類似事例を類似事例参照画面で参照する類似事例参照ステップに対応した類似事例参照処理を利用できるようにしたことと、前記キーポイント情報管理ステップの前記キーポイント情報画面から利用される前記類似事例参照ステップに対応した類似事例参照処理は、類似事例検索画面で検索キーワードを前記入力手段が受け付け、キーポイント情報に該検索キーワードが含まれることを検索条件にして、前記検索手段が前記事例情報データベースから類似事例を検索する類似事例検索サブステップと、検索された該類似事例の事例タイトルデータを一覧にした事例タイトル一覧を事例タイトル一覧画面に表示し、該事例タイトル一覧から所望の事例を選択入力させる事例選択入力手段が事例１つを指定する類似事例選択サブステップと、指定された該事例を該事例情報データベースから該検索手段が検索して、検索された該事例のキーポイント情報を類似事例参照画面に表示する類以事例表示サブステップと、からなる類似事例参照ステップに対応した類似事例参照処理であることを特徴とする。

請求項２に記載の事例情報管理方法は、請求項１に記載の事例情報管理方法であって、前記チェック情報管理ステップの前記チェック情報画面で、前記目標水準データに到達したか否かを判定した達成判定データが前記計画行動差異情報に含まれていることと、前記類似事例参照ステップに対応した類似事例参照処理内の前記類似事例検索サブステップの前記類似事例検索画面で、達成判定データが目標水準データに到達したか否かを検索条件付加選択欄の選択肢の中の１つとして択一して前記入力手段が受け付け前記検索条件に付け加えて、前記検索手段が前記事例情報データベースから検索できることを特徴とする。

ＰＤＣＡ方式による事例情報管理方法において、アクション情報管理ステップで対処策をもっと考えやすくする為に、チェック情報管理ステップとアクション情報管理ステップとの間に新たなステップを設ける。

ＰＤＣＡサイクルの考え方を拡張したＰＤＣ＋Ｋ＋Ａサイクルの考え方について述べる。新しく追加したＫは、ＫｅｙＰｏｉｎｔの頭文字であって、キーポイント情報管理ステップを設けたところに特徴がある。チェック情報管理ステップの計画行動差異情報から、アクション情報管理ステップの対処策情報への過程で、抽象化したレベルで本質について考えてみることが重要ポイントであることから、キーポイント情報管理ステップを設けることになった。

まず、チェック情報管理ステップの計画行動差異情報の反省を踏まえ、目標のレベル確保に向けた課題を、上位概念に抽象化して本質部分をキーポイント課題としてとらえ直す。その中で、キーポイント課題の、課題としての本質が何であるかが明らかになって、課題本質データにまとめる。さらに、キーポイント課題の対処にあたっての基本方針を示す対処方針データについて考え、対処の方向性を明らかにするとよい。後は、その方向性の範囲内のみに考えを集中させればよく、工夫して具体化させていき、具体対処策データを容易に考え出せるのである。

キーポイント課題の課題本質データは、計画行動差異情報の反省を踏まえ目標のレベル確保に向けた課題を、抽象化して本質部分をとらえ直す作業によって得られる。この作業の中で、視野が広がり、自分が思い込んでいた主観的な制約に気づいて取り除くことができ、課題を正しくとらえ直すことにもなる。抽象化の作業によって、この事例が関係する範囲が広がり、事例情報は汎用性のあるものになり、情報のもつ価値は高くなる。他の利用者から、この事例情報が参照されれば、この事例の経験が情報共有され、広範囲に応用されることが可能になる。

請求項１に係る事例情報管理方法によれば、従来のＰＤＣＡ方式の情報管理ステップのものに比べ、キーポイント情報管理ステップを設けたことにより、計画行動差異情報の反省を踏まえ、目標のレベル確保に向けた課題を、抽象化して本質部分をキーポイント課題としてとらえ直すことになる。このキーポイント課題へと抽象化して考えてみる枠組みによって、高い視点から幅広く考えることになり、良い対処策を考え出しやすくする効果がある。
加えて、キーポイント課題の課題本質データを考えて本質的なことを明らかにし、対処方針データを考えることによって対処にあたっての方針を定める。そして、対処の方針が定まってから、具体対処策のことを具体的に工夫して考える。このように「１番目は課題の本質、２番目に対処の方針、それから具体対処策」と順序を追って考える方が、あれやこれやといきなり対処策を考えるよりも、ロスが少なく効率的に考えることができて、対処策は容易に考え出される効果がある。また、内容的にも、場当たり的に考えたものに比べ、良い対処策になっていることが多い。さらに、その本質や対処策に至る考え方の道筋がわかりやすく整理されたものになるので、事例情報は誰が見ても理解しやすいという効果もある。

（特許の専門家であれば、発明提案書に「バネ」を使ったと書いてあるのを見たら、請求項には「弾性体」と上位概念で書いて「ゴム」も含ませようと、意識しなくても当たり前に考えられるであろう。特許関係者のように抽象化して上位概念のレベルで思考してみることは、技術者や一般人にとっては習慣となっていないので、容易にはできないのである。ほとんどの人は、目の前にある具体的なことに思考が固定されがちであるという現実を考慮して、効果の程度について御判断して頂きたい。）

請求項１に係る事例情報管理方法によれば、加えて、
類似事例参照画面を参照できるようにしたことにより、類似事例を参照できるので、その類似性のある事例情報がヒントとなって触発され、自分だけでは思いつかなかった幅広い種類の対処策を考え出せることにつながる効果がある。
類似事例検索画面で検索キーワードで検索できるので、類似事例を効率良く見つけ出し、対処策を効率的に考え出せる効果がある。特に、本質的な部分について検索するようにしてあり、本質部分が類似した事例の内容は応用できる可能性が高い。また、具体的内容を検索してヒットしなかった場合でも、本質的な情報にして検索してみれば、何らかの参考となる事例にヒットすることが少なくない。

ここで、検索キーワードによる検索対象が、キーポイント情報のみに設定してあることについて説明する。抽象化したレベルの観点から本質を考えて、本質部分が類似した類似事例を参照した方が、参考になる事例が見つかることが多い。課題本質データを設けて情報管理するようになって、具体的内容のみを管理し検索していた頃に比べれば、蓄積された事例は格段に相互に参照できるようになってきた。各事例の経験を情報共有して相互に役立てる為に、この課題本質データを設けたことは極めて重要であることを強調しておく。

また、対処策データについても、具体的なことが書かれてるだけでは、関係者以外の人が参照しても何のことかよくわからないことが多く、事例を情報共有しても得られるものは少なかった。具体対処策データだけでなく、対処方針データも情報管理するようにしたので、課題に対処しようとする考え方がよくわかり、事例の内容全体もより良く理解できるようになった。具体的内容自体は応用ができなくても、この対処方針のアプローチ方法自体に触発されることがあり新たな発想につながっていき、具体対処策を導くのに役立っている。この対処方針データを設けたことも、課題本質データとともに、事例を情報共有していくのに重要であることも強調しておく。

このキーポイント情報管理ステップを、基本的なＰＤＣＡ方式に、明示的に組み込んで『ＰＤＣＫＡサイクル』としたことにより、対処策を考えるのに要する時間は節減でき、しかも、対処策の内容は以前より確実に良くなっているのである。さらに、キーポイント情報の内容は抽象化され一般性が高くなっているので、専門分野の異なる利用者にも事例内容がよく理解できるようになる。そして、抽象化された内容は汎用性も高くなっているので、広い範囲に応用可能になり、新たな事例で対処策を考える際にも参考になるのである。

請求項２に係る事例情報管理方法によれば、達成判定データによって、目標水準データに到達した事例か否かを絞り込んで検索できるので、類似事例をさらに的確に参照して、対処策がさらに効率的に得られる効果がある。そして、類似事例が目標水準の達成判定を含めて簡単に検索できるようになると、数種類の対処方法の中でどれが一番良さそうかを、過去の事例の件数から予想して決めるという使い方もできることになって効果的である。

多数の利用者から操作できるようにするために、家庭の多数のパーソナルコンピュータをクライアント端末として、インターネット環境を利用して、事例サーバにアクセスする構成にもできる。情報共有する利用者が増えて、事例情報データベースの内容が増せば増すほど、類似事例として相互に参照できる事例の件数が増加し、より適切な類似事例が見つけられるようになって、事例情報共有管理システムの利用効果は増大していく。

ＰＤＣＡサイクルの考え方を事例情報管理方法の情報管理ステップへ適用して、一部を拡張したＰＤＣ＋Ｋ＋Ａサイクルの考え方について、最初に述べる。新しく追加したＫは、ＫｅｙＰｏｉｎｔの頭文字であって、キーポイント情報管理ステップを設けたところに特徴がある。図２に各情報管理ステップの関係図を示す。従来のＰＤＣＡサイクルの考え方では、チェック情報管理ステップの計画行動差異情報から、アクション情報管理ステップの対処策情報への過程で、あぁでもない，こうでもないと行き当たりばったりにアレコレ考えて悩んでしまうことが多かった。そこで、抽象化したレベルで本質について考えてみることが重要ポイントであることから、キーポイント情報管理ステップを設けることになった。

詳細に説明すると、まず、チェック情報管理ステップの計画行動差異情報の反省を踏まえ、目標のレベル確保に向けた課題を、上位概念に抽象化して本質部分をキーポイント課題としてとらえ直す。その中で、キーポイント課題の、課題としての本質が何であるかが明らかになって、課題本質データにまとめる。さらに、キーポイント課題の対処にあたっての基本方針を示す対処方針データについて考え、対処の方向性を明らかにするとよい。後は、その方向性の範囲内のみに考えを集中させればよく、工夫して具体化させていき、具体対処策データを容易に考え出せるのである。つまり、考える時に、本質を明らかにして段階的に考えることにより、筋道が通った論理的なプロセスとなり、行き当たりばったりすることが多かった思考のロスを減少させることができる。

このキーポイント情報管理ステップを、基本的なＰＤＣＡ方式に、明示的に組み込んで『ＰＤＣＫＡサイクル』としたことにより、対処策を考えるのに要する時間は節減でき、しかも、対処策の内容は以前より確実に良くなっているのである。さらに、課題本質データ等のキーポイント情報の内容は抽象化され一般性が高くなっているので、専門分野の異なる利用者にも事例内容がよく理解できるようになる。そして、抽象化された内容は汎用性も高くなっているので、広い範囲に応用可能になり、新たな事例で対処策を考える際にも参考になるのである。

図３に、本発明を実施するための事例情報共有管理システムの一形態のシステム構成図を示す。事例情報共有管理システムの基本構成は、ハードディスク等の補助記憶装置に事例情報データベースを記憶し蓄積している記憶蓄積部８２と、画面をディスプレイ等の表示装置に表示する表示部８３と、表示されている画面へキーボード等の入力装置から利用者が入力する入力部８４と、これらの各装置を制御して処理をＣＰＵ１８で実行していく処理部８１により構成される。なお、これらの各装置や各ユニットは、バスにて相互に接続されている。上記のシステム構成のハードウェアは、現在の標準的なパーソナルコンピュータ（パソコン）に備わっている物である。プリンタ装置やＣＤ−ＲＯＭドライブ装置などの各種周辺機器が接続されたり、通信制御装置が接続されることがある。（通信制御装置を有した形態のシステム構成については、後述する。）

表示制御手段は、画面への表示用データから、液晶ディスプレイ，ＣＲＴディスプレイ，プラズマディスプレイ等の表示装置を制御して、画面を生成して表示する。入力手段は、キーボードによる入力の他に、タッチスクリーンやトラックボールやマウスと呼ばれる入力装置を用いることもできる。マウスを用いれば、例えば、画面上の目的とする処理番号の表示位置にマウスカーソルを移動し、その位置をクリックすることで、その処理番号を指定し選択入力することができる。

事例情報共有管理システムの事例情報データベースには、例えば、表形式で表現されるリレーショナルデータベースが用いられ、ＳＱＬ（ＳｔｒｕｃｔｕｒｅｄＱｕｅｒｙＬａｎｇｕａｇｅに端を発する）というデータベース言語によって検索等を行なうことができる。検索手段は、検索条件に基づいてＳＱＬ文を生成して、プログラム内から、リレーショナルデータベースの情報を検索できる。また、ＳＱＬ文は検索するだけでなく、データベースに格納する機能のものもあるので、同様に、格納手段もＳＱＬ文を生成して実行し、リレーショナルデータベースへ情報を格納できる。

ハードディスク等の補助記憶装置には、事例情報共有管理システムのプログラムも格納されている。事例情報共有管理システムが起動された時に、このプログラムはハードディスク等からメモリユニット１９上に読みこまれ、ＣＰＵ１８がプログラムの命令のとおりに事例情報共有管理システムの処理を実行していく。もう少しくわしく説明すると、本発明方法の各ステップは、通常はサブプログラムの形態に作成され、メインプログラムの実行によって呼び出されるように実現されていて、事例情報共有管理システムの各処理として実施されている。本発明方法を実施する事例情報共有管理システムの実施例をとおして、全般的なことを少し説明してから、本発明方法の各ステップに対応した各処理について説明することにする。

図１に、事例情報データベースと事例情報の入出力図を示す。まず、各処理を選択するメニュー画面処理について、概略を説明しておく。事例情報共有管理システムを開始すると、初期処理で各種の初期設定等を実行して、メニュー画面処理へ進む。メニュー画面処理では、メニュー画面が表示され、目標計画情報１２を情報管理する『プラン情報管理処理』や行動内容情報１３を情報管理する『ドゥ情報管理処理』や計画行動差異情報１４を情報管理する『チェック情報管理処理』やキーポイント情報１５を情報管理する『キーポイント情報管理処理』や具体対処策情報１６を情報管理する『アクション情報管理処理』が選択でき、事例の各情報が事例情報データベース１０へ格納される。また、『一般検索処理』を選択して、事例情報データベース１０から、いろいろな条件で各種の事例情報を検索できる。このほかにも、『印刷処理』や『システム終了』などを選択することもできる。

ここからは、各処理の手順フロー図に従って、本実施例の各処理の詳細について説明していく。プラン情報管理ステップに対応したプラン情報管理処理の一実施例について、図７の手順フロー図をもとに説明する。メニュー画面処理のメニュー画面で『プラン情報管理処理』が選択されたら、プラン情報管理処理が処理開始となる。初期値をセットし、プラン情報画面１を表示する（Ｓ２０１）。図８の上部にプラン情報画面１の画面表示例を示す。利用者から、事例番号欄２０へデータが入力される（Ｓ２０２）。プラン情報画面１の利用終了後、入力データが空であれば（Ｓ２０３でＹｅｓ）、新規事例の意味であり、発番管理サブ処理より発行された番号を事例番号にセット（Ｓ２０６）して、設定によってはテンプレートファイルの内容を計画予定データにセットして、プラン情報画面２の表示（Ｓ２０８）へ進む。なお、発番管理サブ処理は、事例番号として、通し番号を順次発行している処理であり、発行予定の次の最新番号を参照することもできる。

事例番号が指定されていて（Ｓ２０３でＮｏ）、発番管理サブ処理で参照した最新番号と比較し、入力された事例番号の方が小さくなければ（Ｓ２０４でＮｏ）、間違った入力データであり『入力データ値エラー』をエラーメッセージにセット（Ｓ２０５）し、プラン情報画面１を再表示する。なお、他画面の処理でも、同様に入力データをチェックして、エラーメッセージが表示されるようにしてある。

発番管理サブ処理で参照した最新番号と比較して、入力された事例番号の方が小さければ（Ｓ２０４でＹｅｓ）、既存事例の修正であり、事例情報データベースから、この事例番号のレコードを取り出す（Ｓ２０７）。事例情報データベースには、図６に示すようなデータ項目が格納されている。この取り出したデータをセットして、プラン情報画面２を表示する（Ｓ２０８）。図８の下部にプラン情報画面２の画面表示例を示す。利用者から、目標水準データ欄２２や計画予定データ欄２３や処理選択欄２８等に入力される（Ｓ２０９）。

計画予定データ欄２３には、設定によっては、入力しやすいように５Ｗ１Ｈの内容を示すテンプレートが表示されることもある。この場合に、Ｗｈｅｒｅは文字通り「場所」に関する内容になることもある。また、必要に応じて「予算（ＨｏｗＭｕｃｈ）」の項目が追加されることもある。また、心理面からは「ご褒美」を設定しておくと目標達成へのモラールが高まるということもあるので、テンプレートに含めることを検討してみるのもよい。テンプレートによって５Ｗ１Ｈの内容を示す例で説明したが、５Ｗ１Ｈの内容を示すデータ項目を１つずつ設けることも考えられ、検索は詳細に指定できるようになって便利である。

プラン情報画面２の利用終了後、処理選択欄２８に入力された処理番号に０が指定されていれば（Ｓ２１０でＹｅｓ）、「キャンセル」を意味しているので、すぐにメニュー画面処理へ進めばよい。処理番号に０が指定されていなければ（Ｓ２１０でＮｏ）、目標水準データや計画予定データ等の各データをレコードにセットし、事例番号をもとに事例情報データベースに格納して（Ｓ２１１）、メニュー画面処理へ進む。

次に、ドゥ情報管理ステップに対応したドゥ情報管理処理の一実施例について、図９の手順フロー図をもとに説明する。メニュー画面処理のメニュー画面で『ドゥ情報管理処理』が選択されたら、ドゥ情報管理処理が処理開始となる。初期値をセットし、ドゥ情報画面１を表示する（Ｓ３０１）。図１０の上部にドゥ情報画面１の画面表示例を示す。利用者から、事例番号欄３０に入力される（Ｓ３０２）。ドゥ情報画面１の利用終了後、発番管理サブ処理で参照した最新番号と比較し、入力された事例番号の方が小さくなければ（Ｓ３０３でＮｏ）、間違った入力データであり『入力データ値エラー』をエラーメッセージにセット（Ｓ３０４）し、ドゥ情報画面１を再表示する。

発番管理サブ処理で参照した最新番号と比較して、入力された事例番号の方が小さければ（Ｓ３０３でＹｅｓ）、事例情報データベースから、この事例番号のレコードを取り出す（Ｓ３０５）。事例情報データベースには、図６に示すようなデータ項目が格納されている。この取り出したデータをセットして、ドゥ情報画面２を表示する（Ｓ３０６）。図１０の下部にドゥ情報画面２の画面表示例を示す。利用者から、行動内容データ欄３１や処理選択欄３８に入力される（Ｓ３０７）。ドゥ情報画面２の利用終了後、処理選択欄３８に入力された処理番号に０が指定されていれば（Ｓ３０８でＹｅｓ）、「キャンセル」を意味しているので、すぐにメニュー画面処理へ進めばよい。処理番号に０が指定されていなければ（Ｓ３０８でＮｏ）、行動内容データ等をレコードにセットし、事例番号をもとに事例情報データベースに格納して（Ｓ３０９）、メニュー画面処理へ進む。

行動が一定の期間にわたる場合の行動内容情報の入力タイミングについては、毎日入力して書き加えていってもいいし、行動の記録メモの内容をまとめて入力してもよい。つまり、１つの事例で、ドゥ情報管理処理での入力は、１回の場合もあるし複数回にわたる場合もある。同様に、前述のプラン情報管理処理についても、１回で入力が完了することもあれば、入力直後に何か気が付いて目標計画情報を修正することもできるようになっている（Ｓ２０３でＮｏで、Ｓ２０４でＹｅｓの場合）。

次に、チェック情報管理ステップに対応したチェック情報管理処理の一実施例について説明する。メニュー画面処理のメニュー画面で『チェック情報管理処理』が選択されたら、チェック情報管理処理が処理開始となる。チェック情報管理処理の手順フローは、ドゥ情報管理処理の手順フローと同様であり、図９の手順フロー図で、ドゥ情報画面１をチェック情報画面１に置き換え、ドゥ情報画面２をチェック情報画面２に置き換えたものになる。図１１の上部にチェック情報画面１の画面表示例を示し、図１１の下部にチェック情報画面２の画面表示例を示す。チェック情報画面２で、利用者から、計画行動差異データ欄４１や処理選択欄４８等に入力され、計画行動差異データ等をレコードにセットし、事例番号をもとに事例情報データベースに格納されることになる。なお、達成判定データに関する表示で、目標水準データに到達した場合を青色に着色し、目標水準データに到達しなかった場合を赤色に着色して、色によってどちらであるかを統一しておけば、わかりやすく色分けすることができる。

ここで、図６について、事例情報データベースのデータ項目とそのデータ項目間の主要な影響関係のことを説明する。図６の左側に、事例情報データベースに格納されるデータ項目が示されている。例えば、計画行動差異データ９５は、計画予定データ９３と行動内容データ９４とを比較したものである。計画行動差異データを示す二重丸のところを見ると、計画予定データを示す二重丸から矢印が入り、行動内容データを示す二重丸からも矢印が入っていることで、このデータ項目間の影響関係が表わされている。この図から、事例の進行に伴って、各データは、影響関係の順に各情報管理ステップで事例情報データベースへ格納されていくことがわかる。

まず、プラン情報管理ステップに対応したプラン情報管理処理で、計画予定データ９３を含んだ目標計画情報が事例情報データベースへ格納され、目標水準データ９２や事例タイトルデータ９１も含めて格納されることがある。なお、事例番号９０も格納されるが、これは利用者から入力されたものではなく、システム側で発番管理サブ処理が自動発番したものである。次に、ドゥ情報管理ステップに対応したドゥ情報管理処理で、行動内容データ９４を含む行動内容情報が事例情報データベースへ格納される。その次に、チェック情報管理ステップに対応したチェック情報管理処理で、計画行動差異データ９５を含む計画行動差異情報が事例情報データベースへ格納され、達成判定データ９６も含めて格納されることがある。さらにその次に、キーポイント情報管理ステップに対応したキーポイント情報管理処理で、課題本質データ９７を含むキーポイント情報が事例情報データベースへ格納され、対処方針データ９８も同時に格納されることがある。そして、アクション情報管理ステップに対応したアクション情報管理処理で、具体対処策データ９９を含む具体対処策情報が事例情報データベースへ格納される。

また、現在行なっている事例で目標を達成できなかった場合には、現事例の具体対処策データに基づいて、次の事例の計画予定データへと継続されていくことになることが示されている。なお、目標を完全に達成できた場合でも、目標水準をさらに高めて、次の事例へと継続される場合もある。このように、事例が継続されることになるパターンが多いので、事例番号を主番号とその枝番号とで構成することも実用的である。また、枝番号部分をアルファベットで表現すれば、主番号の数字部分と区別のつきやすい構成となる。

次に、キーポイント情報管理ステップに対応したキーポイント情報管理処理の一実施例について、図１２の手順フロー図をもとに説明する。メニュー画面処理のメニュー画面で『キーポイント情報管理処理』が選択されたら、キーポイント情報管理処理が処理開始となる。初期値をセットし、キーポイント情報画面１を表示する（Ｓ５０１）。図１３の上部にキーポイント情報画面１の画面表示例を示す。利用者から、事例番号欄５０に入力される（Ｓ５０２）。キーポイント情報画面１の利用終了後、発番管理サブ処理で参照した最新番号と比較し、入力された事例番号の方が小さくなければ（Ｓ５０３でＮｏ）、間違った入力データであり『入力データ値エラー』をエラーメッセージにセット（Ｓ５０４）し、キーポイント情報画面１を再表示する。

発番管理サブ処理で参照した最新番号と比較して、入力された事例番号の方が小さければ（Ｓ５０３でＹｅｓ）、事例情報データベースから、この事例番号のレコードを取り出す（Ｓ５０５）。事例情報データベースには、図６に示すようなデータ項目が格納されている。この取り出したデータをセットして、キーポイント情報画面２を表示する（Ｓ５０６）。図１３の下部にキーポイント情報画面２の画面表示例を示す。利用者から、課題本質データ欄５１や対処方針データ欄５２や処理選択欄５８に入力される（Ｓ５０７）。キーポイント情報画面２の利用終了後、処理選択欄５８に入力された処理番号に０が指定されていれば（Ｓ５０８でＹｅｓ）、「キャンセル」を意味しているので、すぐにメニュー画面処理へ進めばよい。

処理番号に０が指定されていなくて（Ｓ５０８でＮｏ）、処理選択欄に入力された処理番号に２が指定されていれば（Ｓ５０９でＹｅｓ）、「類似事例参照処理へ」を意味しているので、類似事例参照処理へ進む。そして、処理番号に２が指定されていなければ（Ｓ５０９でＮｏ）、課題本質データや対処方針データ等の各データをレコードにセットし、事例番号をもとに事例情報データベースに格納して（Ｓ５１０）、メニュー画面処理へ進む。なお、細かいことであるが、キーポイント情報画面２の課題本質データ欄５１や対処方針データ欄５２に入力されたデータの内容は、プログラムの変数によって保持されているので、類似事例参照処理後に（Ｓ５０６の直前へ進み）、再度キーポイント情報画面２が表示（Ｓ５０６）される時には、保持されていた以前の内容が課題本質データ欄５１や対処方針データ欄５２に再表示されるようになっている。

キーポイント課題の課題本質データは、計画行動差異情報の反省を踏まえ目標のレベル確保に向けた課題を、抽象化して本質部分をとらえ直す作業によって得られる。ここで、抽象化するという作業について、例をあげて説明しておく。固有名詞の主語で書かれた「９号機が・・・」という事例報告を見ても、この９号機がどのような機械なのかを知っている関係者以外には、この報告内容では意味がほとんどわからないであろう。固有名詞から一般的な普通名詞にして表現すれば、同業の技術者に「あのような機械についてのことだな」と報告内容は理解されるようになる。さらに意味範囲の広い総称名に一般化できそうであるならば、この事例の経験は、総称名の機械全般にかかわるもっと多くの技術者に関係したものになる。抽象化の作業とは、難解なものと感じることなく、このように簡単に実行できるところから始めればよい。名詞だけでなく、動詞についても、同様に、意味範囲の広い言葉に言い換えられないかを考えるようにすればよい。なお、この言葉の言い換え作業の中で、視野が広がり、自分が思い込んでいた主観的な制約に気づいて取り除くことができ、課題を正しくとらえ直すことにもなる。抽象化の作業によって、この事例が関係する範囲が広がり、事例情報は汎用性のあるものになり、情報のもつ価値は高くなる。他の利用者から、この事例情報が参照されれば、この事例の経験が情報共有され、広範囲に応用されることが可能になる。

次に、類似事例参照ステップに対応した類似事例参照処理の一実施例について、図１５の手順フロー図をもとに説明する。キーポイント情報管理処理のキーポイント情報画面２で『類似事例参照処理』が選択されたら、類似事例参照処理が処理開始となる。初期値をセットし、類似事例検索画面（類似事例画面１）を表示する（Ｓ７０１）。図１６の上部に類似事例検索画面（類似事例画面１）の画面表示例を示す。利用者から、検索キーワード欄７１へデータが入力される（Ｓ７０２）。類似事例検索画面の利用終了後、入力データが空であれば（Ｓ７０３でＹｅｓ）、「戻る」の意味であり、キーポイント情報管理処理のキーポイント情報画面２の表示（Ｓ５０６）へ進む。検索キーワードが指定されていれば（Ｓ７０３でＮｏ）、事例情報データベースから、キーポイント情報に、検索キーワードを部分一致で含むレコードを全て検索する（Ｓ７０４）。検索したところ０件という結果ならば（Ｓ７０５で無）、『検索結果はありません』をエラーメッセージにセット（Ｓ７０６）し、類似事例検索画面を再表示する。

検索結果が有れば（Ｓ７０５で有）、事例情報データベースから事例番号や事例タイトルデータを取り出し、これらのデータをセットして事例タイトル一覧画面（類似事例画面２）を表示する（Ｓ７０７）。図１６の中央部に事例タイトル一覧画面（類似事例画面２）の画面表示例を示す。利用者から、事例番号欄７２に入力される（Ｓ７０８）。なお、マウスを用いれば、画面上の目的とする事例番号の表示位置にマウスカーソルを移動し、その位置をクリックすることで、その事例番号を指定し選択入力するようにもできる。事例情報データベースから、この事例番号のレコードを取り出す（Ｓ７０９）。

課題本質データや対処方針データ等をセットして、類似事例参照画面（類似事例画面３）にキーポイント情報等を表示する（Ｓ７１０）。図１６の下部に類似事例参照画面（類似事例画面３）の画面表示例を示す。利用者から、処理選択欄７８に入力される（Ｓ７１１）。類似事例参照画面の利用終了後、処理選択欄７８に入力された処理番号に１が指定されていれば（Ｓ７１２でＹｅｓ）、「事例タイトル一覧画面」を意味しているので、事例タイトル一覧画面の再表示へ進む（Ｓ７０７）。処理番号に１が指定されていなければ（Ｓ７１２でＮｏ）、「キーポイント情報画面へ戻る」の意味であり、キーポイント情報管理処理のキーポイント情報画面２の表示（Ｓ５０６）へ進む。

ここで、検索キーワードによる検索対象が、キーポイント情報のみに設定してあることについて説明する。例えば、目標計画情報なども検索に含めようと思えば、実際に含めることは簡単である。（そのような検索が必要なら、一般検索処理で対応できる。）検索対象を広げれば検索結果が多くなって良いように思われるかもしれないが、ノイズ情報であることも多く、参照して見る時間もかかり検索の作業効率は低下する。抽象化したレベルの観点から本質を考えて、本質部分が類似した類似事例を参照した方が、参考になる事例が見つかることが多い。キーポイント情報の中でも、課題本質データに検索対象を絞って検索するようにすれば、作業効率はさらに向上するかもしれない。課題本質データを設けて情報管理するようになって、具体的内容のみを管理し検索していた頃に比べれば、蓄積された事例は格段に相互に参照できるようになってきた。各事例の経験を情報共有して相互に役立てる為に、この課題本質データを設けたことは極めて重要であることを強調しておく。

また、対処策データについても、具体的なことが書かれてるだけでは、関係者以外の人が参照しても何のことかよくわからないことが多く、事例を情報共有しても得られるものは少なかった。具体対処策データだけでなく、対処方針データも情報管理するようにしたので、課題に対処しようとする考え方がよくわかり、事例の内容全体もより良く理解できるようになった。具体的内容自体は専門分野が異なっていて応用ができなくても、この対処方針のアプローチ方法自体に触発されることがあり新たな発想につながっていき、各分野の具体対処策を導くのに役立っている。この対処方針データを設けたことも、課題本質データとともに、事例を情報共有していくのに重要であることも強調しておく。

次に、アクション情報管理ステップに対応したアクション情報管理処理の一実施例について説明する。メニュー画面処理のメニュー画面で『アクション情報管理処理』が選択されたら、アクション情報管理処理が処理開始となる。アクション情報管理処理の手順フローは、ドゥ情報管理処理の手順フローと同様であり、図９の手順フロー図で、ドゥ情報画面１をアクション情報画面１に置き換え、ドゥ情報画面２をアクション情報画面２に置き換えたものになる。図１４の上部にアクション情報画面１の画面表示例を示し、図１４の下部にアクション情報画面２の画面表示例を示す。アクション情報画面２で、利用者から、具体対処策データ欄６１や処理選択欄６８に入力され、具体対処策データ等をレコードにセットし、事例番号をもとに事例情報データベースに格納されることになる。

メニュー画面には、説明した他にも『一般検索処理』や『印刷処理』や『システム終了』などが選択できる。なお、システムを終了させるには、メニュー画面から『システム終了』を選択することにより、システム終了処理が実行され事例情報共有管理システムは終了する。以上で、事例情報共有管理システムの処理手順の詳細についての一通りの説明は終わる。

ふり返ってみると、事例情報共有管理システムの基本構成の一形態については、図３に示して前述したとおりである。例えば、小規模な工場内の品質管理についての事例を情報管理するような小工場用の品質事例情報共有管理システムの形態にするのであれば、単体のコンピュータからなるこの基本構成のもので十分利用可能である。

ここからは、事例情報共有管理システムの通信を利用する形態のシステム構成について述べていく。図４に示すのは、通信回線８５を介した事例情報共有管理システムの一形態のシステム全体の構成図である。通信回線８５を介して、通信制御装置間でデータの送受信を互いに行なう通信制御部８７を有しているので、記憶蓄積部８２をもつ事例サーバ８８（図４の右部分）と、利用者が操作するクライアント端末８９（図４の左部分）と、に分けて構成することができる。これにより利用者は、クライアント端末８９から通信回線８５を介して遠隔地の事例サーバ８８で事例情報を情報管理することもできるようになる。

図５に示すのは、複数のクライアント端末８９ａ，８９ｂ，・・・，８９ｎを通信ネットワーク８６を介して事例サーバ８８に接続した、事例情報共有管理システムの一形態のシステム全体の構成図である。多数の利用者から操作できるようにするために、家庭の多数のパーソナルコンピュータ（パソコン）をクライアント端末として、インターネット環境を利用して、事例サーバ８８にアクセスする構成にもできる。

多数の利用者と情報共有できる優良な一形態であり、例えば、ソーシャルに学びの事例を情報共有する公開型学び事例情報共有管理システムの形態に好適に利用できる。（ここでの学びとは、狭義のｅ−ｌｅａｒｎｉｎｇを意味するのではない。各人が興味をもついろいろなテーマの目標に向けて、工夫して努力を継続的に積み重ねていく広い意味での学びである。趣味的なことであってもいいし、ビジネス的な内容でもよく、自発的な学びに適している。）情報共有する利用者が増えて、事例情報データベースの内容が増せば増すほど、類似事例として相互に参照できる事例の件数が増加し、より適切な類似事例が見つけられるようになって、事例情報共有管理システムの利用効果は増大していく。また、利用者間で情報共有をさらに深めて利用したいと考えるなら、コメント付加機能を準備することによって、コミュニケーションは双方向的に充実させることができる。

インターネットで、画面への表示用データを記述するのに最も用いられる言語が、ＨＴＭＬ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔＭａｒｋｕｐＬａｎｇｕａｇｅ）と呼ばれるマークアップ言語の一種である。事例サーバ８８からは、例えば事例情報等を含む各画面の表示用データがＨＴＭＬという表記法により記述されて、クライアントサーバ間の通信プロトコルにＨＴＴＰ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔＴｒａｎｓｆｅｒＰｒｏｔｏｃｏｌ）を使用して、各クライアント端末８９へ送信される。標準的なパソコンには、ウェブブラウザと呼ばれる閲覧ソフトウェアが備えられていて、クライアント端末の表示制御手段となり、受信したＨＴＭＬ形式で記述された表示用データから、画面を生成して表示装置に表示するように制御を実行している。

ＨＴＭＬというマークアップ言語での記述例として、例えば図１７の類似事例検索画面に示すようなプルダウン式選択の検索条件付加選択欄を作成することができる。検索条件付加選択欄の右横部の三角形のボタンにマウスカーソルを移動して押すと、選択肢が表示されてくる。表示された選択肢の中の１つをマウス等でクリックすることにより、択一して入力することができる。プルダウン式選択欄を作成する為の具体的な表示用データは、ｆｏｒｍ領域でｓｅｌｅｃｔタグを用い、選択可能な各選択肢はｏｐｔｉｏｎタグによって記述する。（このプルダウン式選択の欄であれば、回答選択肢として存在しない選択肢番号データが入力されてしまうような入力ミスは無くなり、入力後の処理で入力エラーに対するチェック処理を省くことができる。）

なお、インターネット上に公開されている特許電子図書館（ＩＰＤＬ）の画面もＨＴＭＬによって記述されていて、画面内にはこのようなプルダウン式選択の欄も見受けられ、択一するのに好適な選択形式である。ＨＴＭＬを応用して事例タイトル一覧画面を記述すれば、画面上の見たい事例タイトルデータの表示位置や事例番号の表示位置へマウスカーソルを移動してクリックすることにより事例が指定されるようにして、類似事例参照画面へ進むようにすることも可能である。

また、ＨＴＭＬで記述した表示用データを通信するネットワークとして、インターネットと同じ技術で構成されるが、外部からは利用できないように制限されたイントラネットと呼ばれる通信ネットワークもある。例えば、大きな組織の会社等で社内のイントラネットを使用して、社内向けに公開された業務事例サーバーに各部署のパソコンから接続する。業務事例サーバの業務事例情報を共有できるようになるので、会社の戦略的目標を部署単位に展開して推進していく社内用の戦略的業務（事例情報共有）管理システムの形態にも利用可能である。

なお、ＨＴＭＬはＳＧＭＬ（ＳｔａｎｄａｒｄＧｅｎｅｒａｌｉｚｅｄＭａｒｋｕｐＬａｎｇｕａｇｅ）というマークアップ言語から派生したものであり、ＨＴＭＬで表示用データが記述される場合について説明したが、ＳＧＭＬ形式やＳＧＭＬ形式に限定又は拡張を行なった形式の同系統のマークアップ言語を用いて記述される場合についても同様に適用できる。

なお、留意点として、複数のクライアント端末８９ａ，８９ｂ，・・・，８９ｎから事例サーバ８８にアクセスすると、同時にデータを更新するおそれがあるので、そのような処理部分については排他制御をする必要がある。具体的には、データベースをレコード単位にロックするなどの排他制御を行わなければならない。

以上、実施例に基づき本発明について説明したが、本発明方法は上記実施例に記載した範囲に限定されるものではない。本発明の技術的範囲内で、実施の形態に様々な改良や変形をすることが可能である。

事例情報データベースと事例情報の入出力図各情報管理ステップの関係図事例情報共有管理システムの一形態のシステム構成図事例情報共有管理システムの一形態のシステム全体の構成図（通信回線を介した構成）事例情報共有管理システムの一形態のシステム全体の構成図（ネットワーク構成）事例情報データベースのデータ項目とそのデータ項目間の主要な影響関係プラン情報管理処理の手順フロー図プラン情報画面の画面表示例ドゥ情報管理処理の手順フロー図ドゥ情報画面の画面表示例チェック情報画面の画面表示例キーポイント情報管理処理の手順フロー図キーポイント情報画面の画面表示例アクション情報画面の画面表示例類似事例参照処理の手順フロー図類似事例画面の画面表示例類似事例検索画面の一実施例

符号の説明

１０事例情報データベース
１２目標計画情報
１３行動内容情報
１４計画行動差異情報
１５キーポイント情報
１６具体対処策情報
８１処理部
８２記憶蓄積部
８３表示部
８４入力部
９１事例タイトルデータ
９２目標水準データ
９３計画予定データ
９４行動内容データ
９５計画行動差異データ
９６達成判定データ
９７課題本質データ
９８対処方針データ
９９具体対処策データ

Claims

表示装置に表示するように制御を実行し表示部に画面を表示させる表示制御手段と、
表示されている画面へキーボード等の入力装置から利用者が入力可能な事例情報の入力を受け付ける入力手段と、補助記憶装置に事例情報データベースを記憶し共有事例の事例情報を事例情報データベースに格納する格納手段と、該事例情報データベースから事例情報を検索する検索手段とを備えた事例情報共有管理システムにおける、
事例情報の入力を受け付ける前記入力手段が、目標を達成するための計画予定データを含む目標計画情報をプラン情報画面で受け付け、前記格納手段が該目標計画情報を前記事例情報データベースに格納するプラン情報管理ステップと、
実行した行動の内容を示す行動内容データを含む行動内容情報を、前記入力手段がドゥ情報画面で受け付け、前記格納手段が該行動内容情報を前記事例情報データベースに格納するドゥ情報管理ステップと、
該計画予定データと該行動内容データとを比較した計画行動差異データを含む計画行動差異情報を、前記入力手段がチェック情報画面で受け付け、前記格納手段が該計画行動差異情報を前記事例情報データベースに格納するチェック情報管理ステップと、
アクション情報管理ステップを含む事例情報管理方法において、
該計画行動差異情報を踏まえ該目標のレベル確保に向けた課題が抽象化され本質部分がとらえられたキーポイント課題の課題本質データを前記入力手段がキーポイント情報画面で受け付け、さらに、該キーポイント課題の対処にあたっての方針を示す対処方針データを該入力手段が該キーポイント情報画面で受け付け、該課題本質データと該対処方針データとからなるキーポイント情報を、前記格納手段が前記事例情報データベースに格納するキーポイント情報管理ステップを含むことと、
前記アクション情報管理ステップが該対処方針データに基づいて、具体的に工夫された具体対処策データを含む具体対処策情報を、前記入力手段がアクション情報画面で受け付け、前記格納手段が該具体対処策情報を前記事例情報データベースに格納することと、
前記プラン情報管理ステップの前記プラン情報画面で、目標のレベルを示す目標水準データと事例のタイトルを示す事例タイトルデータとが前記目標計画情報に含まれることと、
前記キーポイント情報管理ステップの前記キーポイント情報画面から、類似事例を類似事例参照画面で参照する類似事例参照ステップに対応した類似事例参照処理を利用できるようにしたことと、
前記キーポイント情報管理ステップの前記キーポイント情報画面から利用される前記類似事例参照ステップに対応した類似事例参照処理は、類似事例検索画面で検索キーワードを前記入力手段が受け付け、キーポイント情報に該検索キーワードが含まれることを検索条件にして、前記検索手段が前記事例情報データベースから類似事例を検索する類似事例検索サブステップと、
検索された該類似事例の事例タイトルデータを一覧にした事例タイトル一覧を事例タイトル一覧画面に表示し、該事例タイトル一覧から所望の事例を選択入力させる事例選択入力手段が事例１つを指定する類似事例選択サブステップと、
指定された該事例を該事例情報データベースから該検索手段が検索して、検索された該事例のキーポイント情報を類似事例参照画面に表示する類似事例表示サブステップと、からなる類似事例参照ステップに対応した類似事例参照処理であること
を特徴とする事例情報管理方法。
請求項１に記載の事例情報管理方法であって、前記チェック情報管理ステップの前記チェック情報画面で、前記目標水準データに到達したか否かを判定した達成判定データが前記計画行動差異情報に含まれていることと、
前記類似事例参照ステップに対応した類似事例参照処理内の前記類似事例検索サブステップの前記類似事例検索画面で、達成判定データが目標水準データに到達したか否かを検索条件付加選択欄の選択肢の中の１つとして択一して前記入力手段が受け付け前記検索条件に付け加えて、前記検索手段が前記事例情報データベースから検索できることを特徴とする事例情報管理方法。