JP5018364B2 - 電子メール処理装置および電子メール処理システムおよびプログラム - Google Patents

Description

本発明は、電子メール処理装置および電子メール処理システムおよびプログラムに関する。

電子メール技術を用いた情報交換や情報通信には、情報をファイルとして電子メールに添付することが可能である。電子メールに添付されたファイルが汎用的なフォーマットによって作成されている場合には問題ないが、電子メールの送信先で対応していないフォーマットによって作成されている場合には、その添付ファイルを処理することができない場合がある。

電子メールに添付された電子情報を印刷出力する技術として、例えば特許文献１に開示される技術がある。

この特許文献１に開示されている技術では、電子メールのアドレスに特徴を持たせて、指定されたアドレスに電子メールを送信すると、予め対応付けられたプリンタで印刷を行う技術を開示している。
特許３７５３５２３号

本発明は、電子メールの添付ファイルの内容を確認した上で選択的に、添付ファイルの印刷出力を行えるようにした電子メール処理装置および電子メール処理システムおよびプログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１の電子メール処理装置の発明は、電子メールを受信するメール受信手段と、前記メール受信手段で受信した電子メールの本文と、本文に添付された電子情報のそれぞれから該本文または電子情報の印刷の可否判断に用いる印刷可否判断情報を抽出する情報抽出手段と、前記情報抽出手段により前記印刷可否判断情報を抽出した前記電子メールの本文と、本文に添付された電子情報にそれぞれ対応して、該当する抽出元から抽出された前記印刷可否判断情報を含む印刷確認メールを個別に生成し、該印刷確認メールを前記電子メールの本文及び電子情報の印刷確認者宛てに送信するメール送信手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記情報抽出手段は、前記電子メールの本文から当該本文を抽出するともに、前記電子情報から単語を抽出し、前記メール送信手段は、前記情報抽出手段により抽出された前記本文、前記単語をそれぞれ前記印刷可否判断情報として記載した前記印刷確認メールを生成して送信することを特徴とする。

また、請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記メール送信手段は、予め指定した宛て先アドレスに前記印刷確認メールを送信することを特徴とする。

また、請求項４の発明は、請求項１乃至３のいずれか１つの発明において、前記メール受信手段によって受信した電子メールのメール種別を判別する種別判別手段と、前記種別判別手段により判別したメール種別が、前記印刷確認メールに対する応答メールである場合に、該応答メールに対応する前記電子メールの本文または本文に添付された電子情報の印刷を許可する印刷許可手段とを更に具備することを特徴とする。

また、請求項５の発明は、請求項４の発明において、前記電子メールの本文と、本文に添付された電子情報を記憶する記憶手段を更に具備し、前記印刷許可手段は、前記応答メールに対応する前記電子メールの本文または本文に添付された電子情報を、前記記憶手段で記憶する電子メールの本文または本文に添付された電子情報から検索する検索手段を具備することを特徴とする。

また、請求項６の電子メール処理システムの発明は、印刷対象の電子情報を添付した電子メールを送信する送信端末と、前記送信端末から送信された電子メールを受信し、該電子メールの本文と、本文に添付された電子情報を処理する処理手段を有する処理端末とを備え、前記処理端末は、前記送信端末からの電子メールを受信するメール受信手段と、前記メール受信手段で受信した電子メールの本文と、本文に添付された電子情報のそれぞれから該本文または電子情報の印刷の可否判断に用いる印刷可否判断情報をそれぞれ抽出する情報抽出手段と、前記情報抽出手段により前記印刷可否判断情報を抽出した前記電子メールの本文と、本文に添付された電子情報にそれぞれ対応して、該当する抽出元から抽出された前記印刷可否判断情報を含む印刷確認メールを個別に生成し、該印刷確認メールを前記電子メールの本文及び電子情報の印刷確認者宛てに送信するメール送信手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項７の発明は、請求項６の発明において、前記処理端末の前記情報抽出手段は、前記電子メールの本文から当該本文を抽出するともに、前記電子情報から単語を抽出し、前記メール送信手段は、前記情報抽出手段により抽出された前記本文、前記単語をそれぞれ前記印刷可否判断情報として記載した前記印刷確認メールを生成して送信することを特徴とする。

また、請求項８の発明は、請求項６または７の発明において、前記処理端末は、前記メール受信手段によって受信した電子メールのメール種別を判別する種別判別手段と、前記種別判別手段により判別したメール種別が、前記印刷確認メールに対する応答メールである場合に、該応答メールに対応する前記電子メールの本文または本文に添付された電子情報の印刷を許可する印刷許可手段とを更に具備することを特徴とする。

また、請求項９の発明は、請求項８の発明において、前記情報抽出手段は、前記メール受信手段で受信した電子メールの本文に添付された複数の電子情報それぞれから前記印刷可否判断情報を抽出し、前記メール送信手段は、前記印刷可否判断情報をそれぞれ含む複数の印刷確認メールを送信し、前記送信端末は、前記メール送信手段によって送信されてきた各印刷確認メールに含有する前記印刷可否判断情報から、前記処理手段によって前記電子情報の印刷を行うか否かを判断する判断手段と、前記判断手段によって前記電子情報を印刷すると判断した場合は、前記印刷確認メールに対する応答メールを送信する応答メール送信手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項１０の電子メール処理プログラムの発明は、コンピュータを、電子メールを受信するメール受信手段、前記メール受信手段で受信した電子メールの本文と、本文に添付された電子情報のそれぞれから該本文または電子情報の印刷の可否判断に用いる印刷可否判断情報を抽出する情報抽出手段、前記情報抽出手段により前記印刷可否判断情報を抽出した前記電子メールの本文と、本文に添付された電子情報にそれぞれ対応して、該当する抽出元から抽出された前記印刷可否判断情報を含む印刷確認メールを個別に生成し、該印刷確認メールを前記電子メールの本文及び電子情報の印刷確認者宛てに送信するメール送信手段として機能させるために作動する。

本発明の請求項１によれば、電子メールの本文、本文に添付された電子情報の内容を確認した上で、選択的に本文、電子情報を印刷することが可能になるという効果を奏する。

また、請求項２によれば、受信した電子メールの本文、本文に添付されたファイル毎に特有のキーワードを含む印刷確認メールを送信することが可能になるという効果を奏する。

また、請求項３によれば、電子メールの送信元とは異なる装置によって選択的に前記電子メールに添付された電子情報を印刷することが可能になるという効果を奏する。

また、請求項４によれば、受信した電子メールのメール種別が、印刷対象の電子情報を選択したことを示す電子メールである場合に、選択された電子情報の印刷を行うことが可能になるという効果を奏する。

また、請求項５によれば、電子メールに添付された電子情報を記憶しておき、選択された電子情報を通信負荷を最小限にして印刷処理することが可能になるという効果を奏する。

また、請求項６によれば、電子メールの本文、添付ファイルの内容を確認した上で、選択的に本文、添付ファイルを印刷することが可能になるという効果を奏する。

また、請求項７によれば、受信した電子メールの本文、本文に添付されたファイル毎に特有のキーワードを含む印刷確認メールを送信することが可能になるという効果を奏する。

また、請求項８によれば、受信した電子メールのメール種別が、印刷対象の電子情報を選択したことを示す電子メールである場合に、選択された電子情報の印刷を行うことが可能になるという効果を奏する。

また、請求項９によれば、電子メールの各添付ファイルの内容をそれぞれ確認した上で、選択的に添付ファイルを処理することが可能になるという効果を奏する。

また、請求項１０によれば、電子メールの本文、添付ファイルの内容を確認した上で、選択的に本文、添付ファイルを印刷することが可能になるという効果を奏する。

以下、本発明に係わる電子メール処理装置および電子メール処理システムおよびプログラムの一実施例を添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明に係わる電子メール処理装置および電子メール処理システムおよびプログラムを適用して構成した電子メール処理システムのシステム構成図の一例である。

図１において、電子メール処理システムは、メール送受信システム１００、メールサーバ２００、プリンタ３００、電子メール送信端末４００を具備し、電子メール送信端末４００は、メール送受信システム１００、メールサーバ２００、プリンタ３００をノードとするネットワークとインターネットなどの通信網を介して接続されている。もちろん、これに限定されることはなく、全て同一ネットワーク上のノードとして構成してもよい。

プリンタ３００は、印刷要求された電子情報を印刷出力する装置である。また、このプリンタ３００には、電子メールアドレスが設定されている。このプリンタ３００に設定された電子メールアドレスを「プリンタメールアドレス」という。このプリンタメールアドレスを宛て先に指定した電子メールを送信することにより、プリンタ３００が電子メールに添付された電子情報を印刷出力することが可能となる。もちろん、添付された電子情報だけでなく、電子メールの本文やヘッダ情報についても印刷可能である。

メールサーバ２００は、電子メールの中継を行う処理端末であって、プリンタ３００や他の処理端末（図示せず）に対して送信された電子メールを受信して宛て先ごとに設けられた受信ボックスに登録する。電子メールには、文書や画像などによって作成された電子情報の添付が可能である。

受信ボックスに登録された電子メールは、認証処理によって認証したメール送受信システム１００からの電子メール取得要求を受信することによって取り出される。例えば、プリンタメールアドレスが「printer-a@hoge.co.jp」である場合、メールサーバ２００では「hoge.co.jp」というドメインにおける電子メールを管理しており、「printer-a」というアカウントの受信ボックスに受信した電子メールを登録する。

電子メール送信端末４００は、電子メールクライアントであって、プリンタ３００を宛て先に指定し、１または複数の電子情報を添付した電子メールを送信する端末である。プリンタ３００を宛て先にした電子メールは、プリンタ３００に対する電子メールを管理するメールサーバ２００の特定の受信ボックスに登録された状態となる。この電子メール送信端末４００がプリンタ３００を宛て先として送信する電子メールの一例を図７に示す。

メール送受信システム１００は、プリンタ３００宛に送信されてきた電子メールに添付された電子情報の内容確認を行い、その電子情報をプリンタ３００から印刷出力するか否かの判断を送信元でできるように電子メールを用いて送受信するシステムである。

このメール送受信システム１００では、電子メール送信端末４００からプリンタ３００を宛て先として送信されてきた電子メールをメールサーバ２００に設けられたプリンタ３００の受信ボックスから取得して記憶する。続いて、取得した電子メールに添付された電子情報からキーワードを抽出し、そのキーワードによって構成する電子情報の印刷確認を行う印刷確認メール（処理確認メール）を電子メールの送信元若しくは予め指定された宛て先に送信する。このキーワードは、電子メール送信端末４００で印刷の可否を判断する判断情報である。

すなわち、送信元若しくは指定された宛て先で、電子情報の印刷出力を行う必要があるかを判断可能とする。

送信元若しくは指定された宛て先に送信した印刷確認メールに対する応答として、応答印刷確認メールを受信すると、メール送受信システムでは、その応答印刷確認メールに示されるキーワードの電子情報をプリンタ３００に送信して印刷出力を行う。印刷確認メールにはキーワードのほか印刷確認メールを識別する識別情報が含まれ、これを元に電子情報を特定する。

そして、特定した電子情報の印刷要求をプリンタ３００に行うことで、電子メールに添付された電子情報の印刷出力が可能となる。

このときの印刷確認メールの一例を図８に示し、また図８の印刷確認メールに対する応答印刷確認メールの一例を図９に示す。

図２は、本発明にかかわる電子メール処理システムの概要を示す概要構成図である。

図２では、まず、図１に示すメール送受信システム１００がメールサーバ２００から電子メールを受信した状態を示している（２０１）。この状態は、本文のある電子メールに３つの電子情報が添付されており、「manual」、「readme」、「machine.table」という名称の電子情報が付与されている状態である。

この状態から、各電子情報、本文へとそれぞれ分割し、添付された電子情報の内容を解析できるように展開した状態とする（２０２）。この展開処理として、例えば、圧縮されている電子情報を解凍する処理や暗号化された電子情報を復号する処理などがある。すなわち、この展開処理によって電子情報から以下に示すキーワードが抽出できる状態とする。

次に、展開した状態の電子情報からキーワードを抽出する処理を行う（２０３）。このキーワードを抽出する処理として、例えば、電子情報に付随するメタデータをキーワードとして抽出する。また、これ以外に、電子辞書やシソーラスなどを用いて電子情報から頻出情報を特定してこの最頻出情報をキーワードとして抽出する。あるいは、電子情報のはじめの部分を切り出してキーワードとして抽出する。

次に、キーワードを抽出した各電子情報および本文それぞれに対して印刷確認メールを作成する（２０４）。印刷確認メールには、抽出したキーワードのほか、キーワードを抽出した電子情報を識別する識別情報もが含まれる。

図２では、電子メールに添付された電子情報「manual」から抽出した「Excellent」、「Print」、「マニュアル」というキーワードと、このキーワードを抽出した電子情報の識別情報「2d89」を含む「印刷確認メール１」が作成された状態を示している。このときの印刷確認メール１のメール内容の一例を図８（ｂ）に示しており、以下で説明する。

図７は、電子メール送信端末４００がプリンタ３００を宛て先として送信する電子メールの一例である。図７に示す電子メールは、電子メール送信端末４００が外部機器（図示せず）から受信した図６に示す電子メールの転送メールである。

まず、図６に示す電子メールについて説明する。

図６に示す電子メールは外部機器（図示せず）から電子メール送信端末４００を宛て先として送信されてきた電子メールであって、ヘッダ情報６０１、メール本文６０２、添付ファイル６０３から構成される。

ヘッダ情報６０１には、電子メールの件名[Subject]として「マニュアル送付の件」が示され、また宛て先アドレス[To]として電子メール送信端末４００のアドレスである「user@hoge.co.jp」が示されている。

また、添付ファイル６０３には、「manual」、「readme」、「machine.table」という名称の３つの電子情報が示されている。

この電子メールを、メール送信端末４００がメール送受信システム１００に転送した電子メールの例を図７に示す。

図７に示す電子メールも、ヘッダ情報７０１、メール本文７０２、添付ファイル７０３から構成される。

ヘッダ情報７０１には、電子メールの件名[Subject]として「Fw:マニュアル送付の件」が示され、送信元情報[From]として「user@hoge.co.jp」が示され、送信先情報[To]として「printer-a@hoge.co.jp」が示されている。電子メールの件名[Subject]には、図６に示す電子メールの転送メールであることを示す「Fw:」が付与されている。

メール本文７０２には、図６の電子メールのヘッダ情報６０１、メール本文６０２の内容が示されている。また、添付ファイル７０３には、図６の電子メールに添付された添付ファイル６０３である３つの電子情報が示されている。

図８は、図７に示すような電子メールに対して作成される印刷確認メールを示す図である。

図８において、図８（ａ）は、図７に示す電子メールの本文に対する印刷確認メールであって、図８（ｂ）は、図７に示す電子メールに添付された電子情報「manual」に対する印刷確認メールであって、図８（ｃ）は、図７に示す電子メールに添付された電子情報「readme」に対する印刷確認メールであって、図８（ｃ）は、図７に示す電子メールに添付された電子情報「machine.table」に対する印刷確認メールである。

図８（ａ）に示す印刷確認メール０は、宛て先アドレス[To]を電子メール送信端末のアドレスの「user@hoge.co.jp」としている。また、件名[Subject]には、印刷確認メールであることを示す「印刷確認」という文字列と、印刷対象オブジェクトを示す情報とを含む「<2d88>印刷確認：マニュアル送付の件」を示している。ちなみに、送信元アドレス[From]は、電子メール送信端末４００が宛て先としたプリンタのアドレス「printer-a@hoge.co.jp」である。

また、この印刷確認メール０は、受信した電子メールの本文に対する印刷確認メールであることから、その電子メールの本文に記述されたフレーズをキーワードとして抽出し、これを印刷確認メールのメール本文に記載している。さらに、この電子情報「メール本文」を識別する識別情報として「2d88」が記載され、この識別情報を元に対象となる電子情報が特定可能となる。

図８（ｂ）に示す印刷確認メール１は、宛て先アドレス[To]を電子メール送信端末のアドレスの「user@hoge.co.jp」としている。また、件名[Subject]には、印刷確認メールであることを示す「印刷確認」という文字列と、印刷対象オブジェクトを示す情報とを含む「<2d89>印刷確認：manual」を示している。ちなみに、送信元アドレス[From]は、電子メール送信端末４００が宛て先としたプリンタのアドレス「printer-a@hoge.co.jp」である。

また、この印刷確認メール１は、受信した電子メールに添付された電子情報「manual」の印刷確認メールであることから、その電子情報から抽出したキーワードがメール本文に記載されている。この電子情報「manual」からは、「Excellent」、「Print」、「マニュアル」、「フーコーポレーション」、「インストール」、「プリンタ」、「設定」というキーワードが抽出されたことを示している。

さらに、印刷対象の電子情報「manual」を識別する識別情報として「2d89」が記載され、この識別情報を元に対象となる電子情報が特定可能となる。

図８（ｃ）に示す印刷確認メール２は、宛て先アドレス[To]を電子メール送信端末のアドレスの「user@hoge.co.jp」としている。また、件名[Subject]には、印刷確認メールであることを示す「印刷確認」という文字列と、印刷対象オブジェクトを示す情報とを含む「<2d8a>印刷確認：readme」を示している。ちなみに、送信元アドレス[From]は、電子メール送信端末４００が宛て先としたプリンタのアドレス「printer-a@hoge.co.jp」である。

また、この印刷確認メール２は、受信した電子メールに添付された電子情報「readme」の印刷確認メールであることから、その電子情報から抽出したキーワードがメール本文に記載（含有）されている。この電子情報「readme」からは、「Excellent」、「Print」、「マニュアル」、「フーコーポレーション」、「使用許諾」、「お読みください」というキーワードが抽出されたことを示している。

さらに、印刷対象の電子情報「readme」を識別する識別情報として「2d8a」が記載され、この識別情報を元に対象となる電子情報が特定可能となる。

図８（ｄ）に示す印刷確認メール３は、宛て先アドレス[To]を電子メール送信端末のアドレスである「user@hoge.co.jp」とし、件名[Subject]を印刷確認メールであることを示す「印刷確認」という文字列と、印刷対象オブジェクトを示す情報とを含む「<2d8b>印刷確認：machine.table」が示されている。ちなみに、送信元アドレス[From]は、電子メール送信端末４００が宛て先としたプリンタのアドレス「printer-a@hoge.co.jp」である。

また、この印刷確認メール３は、受信した電子メールに添付された電子情報「machine.table」の印刷確認メールであることから、その電子情報から抽出したキーワードがメール本文に記載されている。この電子情報「machine.table」からは、「Excellent」、「Print」、「対応表」、「機能」、「オプション」というキーワードが抽出されたことを示している。

さらに、印刷対象の電子情報「machine.table」を識別する識別情報として「2d8b」が記載され、この識別情報を元に対象となる電子情報が特定可能となる。

図９は、図８に示す印刷確認メールの応答である応答印刷確認メールの一例を示す図である。

図９には、図８（ｄ）に示す印刷確認メールに対する応答印刷確認メールの一例であって、宛て先アドレス[To]に印刷確認メールの送信元アドレスで示したプリンタのメールアドレス「printer-a@hoge.co.jp」が示され、送信元アドレス[From]に印刷確認メールを送信した送信先アドレスである電子メール送信端末のアドレス「user@hoge.co.jp」が示されている。さらに、件名として印刷確認メールの件名に、返信メールであることを示す「Re:」が付与された「Re:<2d8b>印刷確認：machine.table」が示されている。

メール本文は、印刷確認メールの本文と同様の内容が示されている。このメール本文にはキーワードおよび電子情報の識別情報が記載されている。

この図９に示すような応答印刷確認メールをメール送受信システム１００が受信することによってその応答印刷確認メールに示されている識別情報の電子情報をプリンタ３００から印刷出力する。

図３は、本発明の実施の形態における電子メール処理システムを構成するメール送受信システム１００の機能構成を示すブロック図である。

図３に示すメール送受信システム１００は、通信インターフェース４０、制御部４１、メール解析部４２、メール種別判断部４３、印刷確認メール作成部４４、アドレス記憶部４５、電子メール処理部４６、キーワード抽出部４７、印刷要求処理部４８、電子情報記憶部４９を具備して構成される。

通信インターフェース４０は、電子メールの送受信を行う際のインターフェースであって、制御部４１から定期的なメール確認要求をメールサーバ２００に送信し、またメールサーバ２００から電子メールを受信して制御部４１へと転送する。

制御部４１は、メール送受信システム１００の主制御であって、受信した電子メールに添付された電子情報の内容を明確にし、印刷要求によってその電子情報を印刷出力する制御を行う。通信インターフェース４０を介してプリンタ３００宛の電子メールの確認要求をメールサーバ２００に送信してプリンタ３００宛の電子メールを受信する。

プリンタ３００宛の電子メールを受信した制御部４１では、メール解析部４２に電子メールの解析処理を要求する。メール解析部４２では、受信した電子メールを展開してメール種別を判別できる状態とする。メール解析部４２によって展開処理が行われると、電子メールのメール種別を判別する判別要求をメール種別判別部４３へと送信する。

このメール種別判別部４３では、受信した電子メールの種別を判断する処理を行って、受信した電子メールが応答印刷確認メールであるか否かを判別する。そして、判別した判別結果を制御部４１に送信する。

制御部４１では、判別結果から応答印刷確認メールであるかを判断して、応答印刷確認メールでないと判断する場合、すなわち受信した電子メールに添付された電子情報の内容解析を要求する電子メールである場合には、受信した電子メールを電子メール処理部４６へと送信する。

電子メール処理部４６では、電子メールに添付された各電子情報と本文とを分割し、電子情報それぞれに対してキーワードの抽出要求をキーワード抽出部４７へと要求する。キーワード抽出部４７では、電子メールに添付された電子情報からキーワードを抽出する処理を行う。

キーワードの抽出方法として、電子情報に付随するメタデータをキーワードとして抽出する方法がある。また、これ以外に、電子辞書やシソーラスなどを用いて電子情報から頻出情報を特定してこの最頻出情報をキーワードとして抽出する方法や、電子情報のはじめの部分を切り出してキーワードとして抽出する方法などもある。

このようにしてキーワードを抽出すると、電子メール処理部４６へとキーワードを送信する。

このとき、電子メール処理部４６では電子メールに添付された電子情報とその電子情報に対するキーワードとを制御部４１へと送信する。これによって、制御部４１は、電子情報を電子情報記憶部４９へと記憶する。

電子情報記憶部４９は、電子情報を記憶する記憶領域であって、例えば電子情報を識別する識別情報を付与して当該電子情報を記憶する。また、キーワード抽出部４７によって抽出したキーワードに関連付けて電子情報を記憶する。

さらに、この状態で制御部４１は、印刷確認メール作成部４４に、電子情報の識別情報やキーワードを含む印刷確認メール作成要求を送信する。印刷確認メール作成部４４は、制御部４１より送信されてきた識別およびキーワードを記載した印刷確認メールを作成する。このときの宛て先は、通信インターフェース４０を介して電子メールを受信した送信元であるほか、アドレス記憶部４５で記憶するアドレスが示す宛て先とする。

作成した印刷確認メールを通信インターフェース４０を介して送信する。

続いて、通信インターフェース４０を介して受信した電子メールがメール種別判別部４３によって印刷確認メールに対する応答である応答印刷確認メールであると判別されると、制御部４１では、その応答印刷確認メールに示される電子情報の識別情報若しくはキーワードを元に、電子情報記憶部４９で記憶する電子情報を検索する。

そして、検索した電子情報を印刷データ作成部４８へと送信して、印刷データ作成部４８では、その電子情報を印刷出力するための印刷データを作成する。印刷データ作成部４８によって印刷データが作成されると、制御部４１は、通信インターフェース４０を介してプリンタ３００へと印刷データを送信する。

これにより、電子メールに添付された電子情報の内容を確認した後に、印刷出力することが可能となる。

図４は、本発明の実施の形態における電子メール処理システムの状態遷移を表すシーケンス図である。

図４は、図１に示すメール送受信システム１００、メールサーバ２００、プリンタ３００、電子メール送信端末４００からなるシステム構成におけるシーケンスを示している。

図４に示す処理は、例えば、電子メール送信端末４００が外部機器から電子情報を添付ファイルとして含む電子メールを受信すると処理が開始される。電子メール送信端末４００ではこの電子メールをプリンタ３００を宛て先として送信する（４０１）。これにより、プリンタ３００宛のメールを管理するメールサーバ２００では、プリンタ３００の受信ボックスに受信した電子メールを登録する（４０２）。

メールサーバ２００に電子メールが登録された状態で、メール送受信システム１００がプリンタ３００宛の電子メールの取得要求をメールサーバ２００に行うこと（４０３）により、メール送受信システム１００では、メールサーバ２００からプリンタ４００宛の電子メールを受信する（４０４）。

メール送受信システム１００では、続いて、受信した電子メールの解析処理を行う（４０５）。この解析処理では、受信した電子メールのメール種別を判別する処理を行う。判別方法として、例えばメールのヘッダを参照して種別を判別する方法やメールの件名から判別する方法がある。

前者の場合、ヘッダに示される属性に指定された設定値からメール種別を判別する。また、後者の場合、メールの件名に所定の文字列および文字同士の組合せによってメール種別を判別する。

メールの解析処理によってメール種別が判別され、そのメール種別により受信した電子メールが、その電子メールに添付された電子情報の内容解析を要求する電子メールであると判別された場合には、添付された電子情報からキーワードを抽出してそのキーワードを含む印刷確認メールを作成することにより、送信元などが電子情報の内容を確認できるようにする処理を行う（４０６）。

この処理を行ったメール送受信システム１００は、作成した印刷確認メールを送信元若しくは予め指定された宛て先へ送信する（４０７）。図４に示す例ではプリンタ４００宛に電子メールを送信した電子メール送信端末４００を宛て先として送信した例を示している。

印刷確認メールを受信した電子メール送信端末４００では、印刷確認メールに含まれるキーワードなどを確認してそのキーワードが含まれる電子情報の印刷指示を行う（４０８）。これにより、電子メール送受信端末４００からメール送受信システム１００に対して印刷確認メールに対する応答である応答印刷確認メールを送信する（４０９）。

この応答印刷確認メールを受信したメール送受信システム１００では、印刷指示された電子情報を呼び出し（４１０）、電子情報の印刷出力要求をプリンタ３００に対して行って（４１１）プリンタ３００に印刷データを送信する（４１２）。

これにより、プリンタ３００が印刷データとして受信した電子メールに添付された電子情報を印刷出力する（４１３）。

図５は、本発明の実施の形態における電子メール処理システムのメール送受信システムによって行われる詳細な処理の流れを示すフローチャートである。

図５に示すフローチャートは、電子情報が添付された（含む）電子メールを電子メール送信端末４００から受信すると処理が開始される（５０１）。この受信処理では、ＰＯＰ（Post Office Protocol）などのプロトコルを用いてメールサーバ２００に届いたプリンタ３００宛の電子メールを取得する処理を行う。

このようにしてメール送受信システム１００が電子メールを受信すると、まず、受信した電子メールの種別を判別する（５０２）。そして判別した結果、その電子メールに添付された電子情報の内容解析を要求する電子メールであって、応答印刷確認メールでないかを判断する（５０３）。

判断した結果、電子メールに添付された電子情報の内容解析を要求する電子メールであって、応答印刷確認メールでない場合（５０３でＹＥＳ）には、以下の処理を行う。

ちなみに、応答印刷確認メールであると判断される場合（５０３でＮＯ）には、その応答印刷確認メールに指定されているキーワードや電子情報を識別する識別情報によって指定される電子情報を検索する（５１１）。検索した電子情報をプリンタ３００に印刷要求する（５１２）。

そして、応答印刷確認メールである場合には、まず、電子メール送信端末１００から受信した電子メールに添付された電子情報とメールの本文とを分割する（５０４）。分割した各電子情報に対して展開処理を行う（５０５）。これは上記にも示すように、圧縮された電子情報を解凍したり暗号化された電子情報を復号したりすることによって電子情報からキーワードを抽出できる状態とする処理である。

次に、展開処理によって展開された電子情報からキーワードを抽出する（５０６）。

キーワードの抽出方法として、電子情報に付随するメタデータをキーワードとして抽出する方法がある。また、これ以外に、電子辞書やシソーラスなどを用いて電子情報から頻出情報を特定してこの最頻出情報をキーワードとして抽出する方法や、電子情報のはじめの部分を切り出してキーワードとして抽出する方法などもある。

このようにしてキーワードが抽出されると、電子情報は、メール送信システム１００の記憶領域に一時的に記憶される（５０７）。

このとき、記憶した電子情報を一意に識別する識別情報を付与して記憶する。なお、識別情報を付与するのではなく、抽出したキーワードを電子情報に関連付けて記憶するように構成してもよい。

電子情報を記憶すると、その電子情報から抽出したキーワードや付与した識別情報を含む印刷確認メールを作成する（５０８）。この印刷確認メールの宛て先は送信元以外に予め設定した所定の宛て先とすることも可能である。

そして、作成した印刷確認メールを送信する（５０９）。

これらの処理を受信した電子メールに添付された全ての電子情報に対して実行したかを判断して（５１０）、全ての電子情報に対して実行済みでない場合（５１０）には、ステップ５０６の他の電子情報の展開処理から繰り返して上記の処理を行う。

また、全ての電子情報に対して実行済みである場合（５１０でＹＥＳ）には、処理を終了する。

このような処理により、電子メールに添付された電子情報の内容を確認してから印刷可否を判断して印刷指示を行うことができる。

なお、本発明は、通信機能を備えた電子メール処理システムで上述の動作を実行させ、あるいは上述の手段を構成させるためのプログラムを格納した記録媒体（ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等）から該プログラムをコンピュータにインストールし、これを実行させることにより、上述の処理を実行する電子メール処理システムを構成することも可能である。電子メール処理システムを構成するコンピュータは、システムバスを介してＣＰＵ（Central Processor Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ハードディスクが接続されている。ＣＰＵは、ＲＯＭまたはハードディスクに記憶されているプログラムに従い、ＲＡＭを作業領域にして処理を行う。

また、プログラムを供給するための媒体は、通信媒体（通信回線、通信システムのように一時的または流動的にプログラムを保持する媒体）でもよい。例えば、通信ネットワークの電子掲示板（ＢＢＳ：Bulletin Board Service）に該プログラムを掲示し、これを通信回線を介して配信するようにしてもよい。

本発明は、上記し、且つ図面に示す実施例に限定することなく、その要旨を変更しない範囲内で適宜変形して実施できるものである。

本発明に係わる電子メール処理装置および電子メール処理システムおよびプログラムを適用して構成した電子メール処理システムのシステム構成図の一例。 本発明にかかわる電子メール処理システムの概要を示す概要構成図。 本発明にかかわる電子メール処理システムの機能構成を示すブロック図。 本発明の実施の形態における電子メール処理システムの状態遷移を表すシーケンス図。 本発明の実施の形態における電子メール処理システムのメール送受信システムによって行われる詳細な処理の流れを示すフローチャート。 電子メール送信端末が外部機器から受信した電子メールの一例を示す図。 メール送受信システムがプリンタ宛に送信した電子メールの一例を示す図。 印刷確認メールの一例を示す図。 応答印刷確認メールの一例を示す図。

符号の説明

４０ 通信インターフェース
４１ 制御部
４２ メール解析部
４３ メール種別判断部
４４ キーワード抽出部
４５ アドレス記憶部
４６ 電子情報処理部
４７ キーワード抽出部
４８ 印刷要求処理部
４９ 電子情報記憶部
１００ メール送受信システム
２００ メールサーバ
３００ プリンタ
４００ 電子メール送信端末

Claims (10)

1. 電子メールを受信するメール受信手段と、
   前記メール受信手段で受信した電子メールの本文と、本文に添付された電子情報のそれぞれから該本文または電子情報の印刷の可否判断に用いる印刷可否判断情報を抽出する情報抽出手段と、
   前記情報抽出手段により前記印刷可否判断情報を抽出した前記電子メールの本文と、本文に添付された電子情報にそれぞれ対応して、該当する抽出元から抽出された前記印刷可否判断情報を含む印刷確認メールを個別に生成し、該印刷確認メールを前記電子メールの本文及び電子情報の印刷確認者宛てに送信するメール送信手段と
   を具備する電子メール処理装置。
2. 前記情報抽出手段は、
   前記電子メールの本文から当該本文を抽出するともに、前記電子情報から単語を抽出し、
   前記メール送信手段は、
   前記情報抽出手段により抽出された前記本文、前記単語をそれぞれ前記印刷可否判断情報として記載した前記印刷確認メールを生成して送信する
   請求項１記載の電子メール処理装置。
3. 前記メール送信手段は、
   予め指定した宛て先アドレスに前記印刷確認メールを送信する請求項１または２記載の電子メール処理装置。
4. 前記メール受信手段によって受信した電子メールのメール種別を判別する種別判別手段と、
   前記種別判別手段により判別したメール種別が、前記印刷確認メールに対する応答メールである場合に、該応答メールに対応する前記電子メールの本文または本文に添付された電子情報の印刷を許可する印刷許可手段
   とを更に具備する請求項１乃至３のいずれか１つに記載の電子メール処理装置。
5. 前記電子メールの本文と、本文に添付された電子情報を記憶する記憶手段
   を更に具備し、
   前記印刷許可手段は、
   前記応答メールに対応する前記電子メールの本文または本文に添付された電子情報を、前記記憶手段で記憶する電子メールの本文または本文に添付された電子情報から検索する検索手段
   を具備する請求項４記載の電子メール処理装置。
6. 印刷対象の電子情報を添付した電子メールを送信する送信端末と、
   前記送信端末から送信された電子メールを受信し、該電子メールの本文と、本文に添付された電子情報を処理する処理手段を有する処理端末と
   を備え、
   前記処理端末は、
   前記送信端末からの電子メールを受信するメール受信手段と、
   前記メール受信手段で受信した電子メールの本文と、本文に添付された電子情報のそれぞれから該本文または電子情報の印刷の可否判断に用いる印刷可否判断情報をそれぞれ抽出する情報抽出手段と、
   前記情報抽出手段により前記印刷可否判断情報を抽出した前記電子メールの本文と、本文に添付された電子情報にそれぞれ対応して、該当する抽出元から抽出された前記印刷可否判断情報を含む印刷確認メールを個別に生成し、該印刷確認メールを前記電子メールの本文及び電子情報の印刷確認者宛てに送信するメール送信手段と
   を具備する電子メール処理システム。
7. 前記処理端末の前記情報抽出手段は、
   前記電子メールの本文から当該本文を抽出するともに、前記電子情報から単語を抽出し、
   前記メール送信手段は、
   前記情報抽出手段により抽出された前記本文、前記単語をそれぞれ前記印刷可否判断情報として記載した前記印刷確認メールを生成して送信する
   請求項６記載の電子メール処理システム。
8. 前記処理端末は、
   前記メール受信手段によって受信した電子メールのメール種別を判別する種別判別手段と、
   前記種別判別手段により判別したメール種別が、前記印刷確認メールに対する応答メールである場合に、該応答メールに対応する前記電子メールの本文または本文に添付された電子情報の印刷を許可する印刷許可手段
   とを更に具備する請求項６または７記載の電子メール処理システム。
9. 前記情報抽出手段は、
   前記メール受信手段で受信した電子メールの本文に添付された複数の電子情報それぞれから前記印刷可否判断情報を抽出し、
   前記メール送信手段は、
   前記印刷可否判断情報をそれぞれ含む複数の印刷確認メールを送信し、
   前記送信端末は、
   前記メール送信手段によって送信されてきた各印刷確認メールに含有する前記印刷可否判断情報から、前記処理手段によって前記電子情報の印刷を行うか否かを判断する判断手段と、
   前記判断手段によって前記電子情報を印刷すると判断した場合は、前記印刷確認メールに対する応答メールを送信する応答メール送信手段と
   を具備する請求項８記載の電子メールシステム。
10. コンピュータを、
    電子メールを受信するメール受信手段、
    前記メール受信手段で受信した電子メールの本文と、本文に添付された電子情報のそれぞれから該本文または電子情報の印刷の可否判断に用いる印刷可否判断情報を抽出する情報抽出手段、
    前記情報抽出手段により前記印刷可否判断情報を抽出した前記電子メールの本文と、本文に添付された電子情報にそれぞれ対応して、該当する抽出元から抽出された前記印刷可否判断情報を含む印刷確認メールを個別に生成し、該印刷確認メールを前記電子メールの本文及び電子情報の印刷確認者宛てに送信するメール送信手段
    として機能させるための電子メール処理プログラム。

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