JP4862669B2 - 文書管理システム、文書管理装置及び文書管理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理システム、文書管理装置及び文書管理プログラムに関する。

特許文献１に示すように、非接触型ＩＣタグ（ＲＦＩＤタグ）が取り付けられた印刷用紙が用いた印刷時に、印刷者、印刷日時等の印刷物情報をデータベースにて管理する技術が知られている。
特開２００４−３１０２９３号公報

本発明は画像形成装置によって複写等される原稿や出力用紙（文書）の所在を管理するとともに、原稿や出力用紙の持ち出しが規制される管理領域から画像形成装置の利用者が退出する際の情報処理が迅速に行われる文書管理システムを提供することを課題とする。

本発明の文書管理システムは、画像形成装置に組み込まれる第１の文書管理装置と、原稿の持ち出しが規制される管理領域の利用者の入退管理を行う入退管理ゲートに組み込まれる第２の文書管理装置とを有する文書管理システムにおいて、前記第１の文書管理装置は、前記画像形成装置の利用者の認証媒体から利用者を識別する情報を読み取る利用者情報読取部と、前記画像形成装置によって複写される原稿に添付された記憶部材が記憶する原稿を識別するための情報を読み取る画像形成装置側原稿情報読取部と、前記画像形成装置から複写処理により出力される出力用紙に添付された記憶部材が記憶する出力用紙を識別するための情報を読み取る画像形成装置側出力用紙情報読取部と、前記利用者に関する情報と前記原稿を識別するための情報と前記出力用紙を識別するための情報とを関連付ける関連付部と、当該関連付部によって関連付けられた関連付情報を前記認証媒体へ書き込む書き込み部と、を有し、前記第２の文書管理装置は、利用者が管理領域から退場する際に、前記書き込み部によって前記認証媒体へ書き込まれた前記関連付情報を、前記認証媒体から読み取る関連付情報読取部と、利用者が管理領域から退場する際に、前記原稿に添付された前記記憶部材から前記原稿を識別するための情報を読み取るとともに、前記出力用紙に添付された前記記憶部材から前記出力用紙を識別する情報を読み取る入退管理ゲート側原稿情報出力用紙情報読取部と、を有し、前記関連付情報読取部によって読み取られた前記関連付情報と、前記入退管理ゲート側原稿情報出力用紙情報読取部によって読み取られた前記原稿を識別するための情報と、前記出力用紙を識別するための情報とに基づいて、前記関連付情報に含まれている原稿および出力用紙がそろっているか否かを判定し、原稿および出力用紙がそろっていると判断した場合に、利用者が管理領域から退出することを許可することを、特徴とする。

文書管理システムは、前記利用者に関する情報と前記原稿を識別するための情報と前記出力用紙を識別するための情報の少なくとも一つを管理する管理部を備えることができる。

さらに、前記利用者に関する情報と前記原稿を識別するための情報と前記出力用紙を識別するための情報の少なくとも一つを管理する管理部を備え、前記第２の文書管理装置は、前記認証媒体に書き込まれた情報及び前記管理部で管理されている情報と、前記原稿を識別するための情報又は前記出力用紙を識別するための情報との比較結果に基づいて、前記管理領域の利用者の入退管理を行うことができる。

前記利用者情報読取部は、無線通信又は電磁気的な読み取りにより前記認証媒体との間で情報の授受を行うことができる。

本発明の第１の文書管理装置は、画像形成装置の利用者の認証媒体から利用者に関する情報を読み取る利用者情報読取部と、前記画像形成装置によって複写される原稿に添付された記憶部材が記憶する原稿を識別するための情報を読み取る画像形成装置側原稿情報読取部と、前記画像形成装置から出力される出力用紙に添付された記憶部材が記憶する出力用紙を識別するための情報を読み取る画像形成装置側出力用紙情報読取部と、前記利用者に関する情報と前記原稿を識別するための情報と前記出力用紙を識別するための情報とを関連付ける関連付部と、当該関連付部によって関連付けられた関連付情報を前記認証媒体へ書き込む書き込み部と、を備える。

さらに、前記書き込み部は、前記関連付情報を暗号化して前記認証媒体へ書き込むことができる。

第２の文書管理装置は、画像形成装置の利用者の認証媒体から、利用者に関する情報と原稿を識別するための情報とを関連付けた関連付情報を読み取る関連付情報読取部と、前記画像形成装置によって複写される原稿に添付された記憶部材が記憶する原稿を識別する情報と前記出力用紙に添付された前記記憶部材から前記出力用紙を識別する情報を読み取る入退管理ゲート側原稿情報出力用紙情報読取部とを備える。

入退管理ゲート側原稿情報出力用紙情報読取部は、前記認証媒体に書き込まれた情報と前記原稿を識別するための情報と前記出力用紙を識別する情報との比較結果に基づいて、前記原稿の持ち出しが規制される管理領域の利用者の入退管理を行う。

また、文書管理プログラムは、画像形成装置の利用者の認証媒体から利用者に関する情報を読み取るステップと、前記画像形成装置によって複写される原稿に添付された記憶部材が記憶する原稿を識別するための情報を読み取るステップと、前記画像形成装置から出力される出力用紙に添付された記憶部材が記憶する出力用紙を識別するための情報を読み取るステップと、前記利用者に関する情報と前記原稿を識別するための情報と前記出力用紙を識別するための情報とを関連付けるステップと、当該関連付けられた情報を前記認証媒体へ書き込むステップと、をコンピュータに実行させる。

また、認証媒体に書き込まれた情報を読み込むステップと、原稿を識別するための情報又は出力用紙を識別するための情報を読み込むステップと、前記認証媒体に書き込まれた情報と前記原稿を識別するための情報と前記出力用紙を識別するための情報との比較し、当該比較結果に基づいて前記原稿又は前記出力用紙の持ち出しが規制される管理領域からの利用者の退出許可をするステップと、をコンピュータに実行させる。

請求項１に係る発明によれば、原稿又は出力用紙の持ち出しが規制される管理領域から画像形成装置の利用者が退出許可手続を短時間で終了させることができるとともに文書の所在の管理を行うことができる。

管理部を設けることにより、原稿又は出力用紙に関する管理情報を一括して管理することができる。

また、原稿又は出力用紙に関する管理情報を一括して管理することができるとともに、文書の管理領域から利用者が退出する際のより正確な文書の所在管理を行うことができる。

利用者情報読取部は、無線通信又は電磁気的な読み取りにより認証媒体との間で情報の授受を行うことができる。これにより、利用者が携帯可能な形態の認証媒体とすることがき、利用者が退出許可手続を短時間で終了させることができるとともに文書の所在の管理を行うことができる。

書き込み部を備えることにより、画像形成装置の利用者が画像形成装置を利用することによって原稿又は出力用紙の持ち出しが規制される管理領域から退出する際に照合すべき情報を認証媒体中に書き込むことができる。

書き込み部は、関連付情報を暗号化することにより、第３者による情報の改竄を防ぐことができる。

第２の文書管理装置を備えることにより、原稿の持ち出しが規制される管理領域から退出する際に認証媒体以外に記憶された情報との照合を行う必要がない。

第２の文書管理装置を備えることにより、複写された原稿の持ち出しが規制される管理領域から退出する際に認証媒体以外に記憶された情報との照合を行う必要がない。

認証媒体へ関連付情報を書き込むステップを含む文書管理プログラムにより文書管理システムを動作させる。これにより、画像形成装置の利用者が原稿又は出力用紙の持ち出しが規制される管理領域から退出する際に照合される情報を認証媒体へ書き込むことができる。

認証媒体に書き込まれた情報と原稿を識別するための情報と出力用紙を識別するための情報とを比較するステップを含む文書管理プログラムにより文書管理システムを動作させる。これにより、原稿又は出力用紙の持ち出しが規制される管理領域から画像形成装置の利用者が退出許可手続を短時間で終了させることができるとともに文書の所在の管理を行うことができる。

以下、本発明の実施形態について、図面を参照して具体的に説明する。
図１は本発明の実施形態に係る文書管理システムの要部を示す機能ブロック図である。尚、図１に示す各機能ブロックは、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等の処理装置、ＤＲＡＭ(Dynamic Random Access Memory)、ＳＲＡＭ（Static RAM）、ＲＯＭ(Read Only Memory)等の半導体記憶装置、ＨＤ（Hard Disc）等の磁気ディスク及び所要のソフトウェアによりそれぞれ実現される。

文書管理システムは、第１の文書管理装置と、第２の文書管理装置とを備えている。第１の文書管理装置は、主として画像形成装置１に組み込まれる構成要素からなる。一方、第二の文書管理装置は、入退管理制御部５０に組み込まれる構成要素からなる。また、文書管理システムは管理サーバである管理部６０を備えている。第１の文書管理装置、第２の文書管理装置、管理部６０はいずれもネットワークに接続されている。

第１の文書管理装置は、画像形成装置１に組み込まれた利用者情報読取部２、原稿情報読取部３、出力用紙情報読取部４、制御部５内に設置された関連付部６及び書き込み部７を備えている。ここで、画像形成装置１は、複写機能を備えたものであり、その他に、印刷機能、ファクシミリ機能、スキャナ機能、電子メール送受信機能等を備える複合機等で構成されている。

第２の文書管理装置は、管理対象となる原稿や出力用紙といった文書の持ち出しが規制される管理領域Ｂの利用者Ａの入退管理を行う入退管理手段に相当する。このような第二の文書管理装置は、入退管理ゲート５０の開閉制御を行う入退管理ゲート制御部５１を備えている。この入退管理ゲート制御部５１には、原稿情報／出力用紙情報読取部５２、関連付情報読取部５３、利用者認証カード提示部５４、警報出力部５５が組み込まれている。

第１の文書管理装置が備える利用者情報読取部２は、本発明における利用者情報読取手段の一例であって、例えばＲＦＩＤ（Radio Frequency Identification）リーダ等が該当し、後に詳述する利用者認証カード１００に添付される非接触型ＩＣタグ（ＲＦＩＤタグ）１００ａが記憶する利用者に関する情報を無線通信により読み取る機能を有する。

同じく第１の文書管理装置が備える原稿情報読取部３は、本発明における画像形成装置側原稿情報読取部に相当し、例えばＲＦＩＤリーダ等が該当し、画像形成装置１によって複写される原稿２００に添付された本発明の記憶部材の一例である非接触型ＩＣタグ２００ａが記憶する原稿を識別するための情報を無線通信により読み取る機能を有する。非接触型ＩＣタグ２００ａ内にはその原稿がどのような範囲にまで頒布可能か等の管理情報が記憶されている。例えば、証明書や重要な設計図等、機密性、秘匿性の高いものを原稿とすることができる。

同じく第１の文書管理装置が備える出力用紙情報読取部４は、本発明における画像形成装置側出力用紙情報読取部に相当し、例えばＲＦＩＤリーダ等が該当し、画像形成装置１の複写によって出力される出力用紙３００に添付された本発明の記憶部材の一例である非接触型ＩＣタグ３００ａが記憶する出力用紙を識別するための情報を無線通信により読み取る機能を有する。

同じく第１の文書管理装置が備える制御部５は、画像形成装置１の各構成要素の動作を制御するものである。この制御部５にはＵＩ（User Interface）表示部８、警告表示部９、計時部１０、管理者通知部１１が電気的に接続されている。警告表示部９は、ジョブ権限を有さない利用者による操作がされたときなどに警告を発する。警告は、音声だけでなく、ＵＩ表示部８にも表示される。管理者通知部１１は、許可されていない操作がされたとき等に原稿２００の管理者や所有者の連絡先への通知を行う。

制御部５内に設置された関連付部６は、本発明における関連付け手段の一例であって、利用者に関する情報、原稿を識別するための情報及び出力用紙を識別するための情報を関連付けて関連付情報が作成される。この関連付部６により、どの利用者が、どの原稿を、どの出力用紙に複写したかが関連付けられる。

制御部５内に設置された書き込み部７は、本発明における書き込み手段の一例であって、関連付部６によって関連付けられた関連付情報を認証用カード１００の非接触型ＩＣタグ１００ａ内に書き込む。

第２の文書管理装置を構成する入退管理ゲート５０が備える入退管理ゲート制御部５１内の原稿情報／出力用紙情報読取部５２は、本発明における入退管理ゲート側原稿情報出力用紙情報読取部に相当し、ＲＦＩＤリーダ等が該当し、原稿２００に添付された非接触型ＩＣタグ２００ａが記憶する原稿を識別するための情報や、出力用紙３００に添付された非接触型ＩＣタグ３００ａが記憶する出力用紙を識別するための情報を無線通信により読み取る機能を有する。
また、入退管理ゲート制御部５１が備える関連付情報読取部５３は、本発明における関連情報読取手段の一例であって、例えばＲＦＩＤリーダ等が該当し、後に詳述する利用者認証カード１００に添付される非接触型ＩＣタグ（ＲＦＩＤタグ）１００ａが記憶する関連付情報を無線通信により読み取る機能を有する。
入退管理ゲート制御部５１は、利用者認証カード提示部５４を備えており、この利用者認証カード提示部５４に提示された利用者認証カード１００から関連付情報読取部５３が情報を読み取り、利用者の入退を管理する。

本発明における利用者の認証媒体の一例である認証用カード１００には、例えばＩＣカードやＩＤ（Identification）カード等、利用者を識別するための情報が記憶されたカード等が該当する。利用者はこの認証用カード１００を文書管理領域の入退の際に入退管理ゲート制御部５１の利用者情報読取部５４へ提示し、入場許可を得る。また、画像形成装置１を利用する際もこの認証用カード１００を提示する。

この利用者認証カード１００の記憶領域である非接触型ＩＣタグ（ＲＦＩＤタグ）１００ａ内は、図２に示すように利用者情報記憶領域１００１と、ジョブ記憶領域１００２とに分割されている。利用者情報記憶領域１００１には、利用者に関する固定された情報が記憶されている。記憶されている情報は、カード自体を識別するためのカード識別情報、利用者が所属する会社識別番号、利用者の社員番号、氏名、性別、サービス利用権限情報が記憶されている。このサービス利用権限情報は、利用者が画像形成装置１を用いて行うことができるジョブの種類、例えば、原稿の種類に応じ、複写であれば、何枚まで許容される等の情報が含まれる。ジョブ記憶領域１００２には、原稿情報、出力用紙情報、実行ジョブ情報が記憶されている。
尚、利用者認証カード１００は、利用者情報読取部２や関連付情報読取部５３によって情報が無線通信によって読み取られるが、これらの利用者情報読取部２や関連付情報読取部５３は利用者認証カード１００を投入して電気的、磁気的または電磁気的な接続に従って認証を確認する認証用投入口等であってもよい。

管理部６０は、原稿やその原稿を複写した出力用紙の所在を管理するために必要となる利用者情報、原稿情報、出力用紙情報等が集積され記憶、管理されている。すなわち、管理部６０には、誰が、何時、どの原稿をどの出力用紙に複写したかの情報が記憶され、管理されている。このような管理部６０を構成するサーバ内は利用者情報記憶領域６０１と、原稿／出力用紙情報記憶領域６０２とを備えている。利用者情報記憶領域６０１には、利用者毎に利用者認証カード１００の識別番号、この識別番号に関連付けて記憶される会社識別番号、社員番号、氏名、性別、サービス利用権限に関する情報が記憶されている。これらの情報は、利用者認証カード１００の利用者情報記憶領域１００１に記憶された情報と一致しているものである。すなわち、これらの情報は利用者認証カード１００によって利用者が管理部６０の外部に持ち出すことができる。管理部６０内の利用者情報記憶領域６０１には、さらに、利用者が会社内で所属するグループを識別するための情報である利用者グループ識別情報、利用者の所属部門に関する情報、利用者の連絡先に関する情報が記憶されている。

原稿／出力用紙情報記憶領域６０２には、原稿情報、出力用紙情報、複製情報、実行ジョブ情報、権限付与情報、権限情報が記憶されている。このうち原稿情報にはこれに関連する情報として、原稿の管理者、保管場所、作成日時に関する情報が関連付けられて記憶されている。出力用紙情報にはこれに関連する情報として実行ジョブ情報、複製情報が関連付けられて記憶されている。さらに、この複製情報にはこれに関連する情報として原稿情報、複製枚数、複製日時に関する情報が関連付けられて記憶されている。また、実行ジョブ情報にはこれに関連する情報として原稿情報、出力用紙情報、出力指令を送った端末に関する出力元の情報、ジョブを行った利用者に関する利用者情報、出力された画像形成装置に関する出力画像系装置の情報、ジョブを行った日時に関する実行日時の情報が関連付けられて記憶されている。権限付与情報にはこれに関連する情報としてユーザグループ識別情報、原稿情報、権限情報が関連付けられて記憶されている。さらに、権限情報にはこれに関連する情報として利用可能サービスに関する情報、制限される言語に関する制限言語の情報、出力する際に用いることができる色彩に関する利用可能色彩モードの情報が関連付けられて記憶されている。

このように、管理部６０には、原稿やその原稿を複写した出力用紙の所在を管理するために必要となる全ての情報が記憶されている。また、これらの情報は、原稿や出力用紙の所在を管理するために必要な情報同士が相互に関連付けられている。なお、画像形成装置１上に同様の管理部を設ける構成としてもよい。

次に、以上のように構成される文書管理システムの動作につき、説明する。第１の文書管理装置、第２の文書管理装置は、それぞれ本発明のプログラムに従って動作する。
まず利用者Ａは、利用者認証カード１００を入退管理ゲート提示し、入退管理ゲート制御部５０による認証を受けて文書の持ち出しが規制されている管理領域Ｂへ入場する。

管理領域Ｂへの入場を許可された利用者Ａは、画像形成装置１を利用して複写を行う。この複写作業における文書管理処理は主として第１の文書装置において行われる。この複写作業時の文書管理システムの動作を図４に示したフロー図に従って説明する。

まず、利用者Ａが利用者認証カード１００を画像形成装置１に設けた利用者情報読取部２へかざすと文書管理システムは利用者認証カード１００の検知、確認を行う（ステップＳ１）。文書管理システムの制御部５は利用者認証カード１００の検知を行うと利用者情報読取部２により利用者認証カード１００が備えるＲＦＩＤタグ１００ａ内の利用者情報記憶領域１００１に記憶された利用者情報を検索する（ステップＳ２）。認証を終えた利用者Ａは、原稿２００を画像形成装置１のスキャナ部にセットする。利用者Ａのこの動作に対して文書管理システムの制御部５は、原稿２００がスキャナ部にセットされたことを認識する（ステップＳ３）。原稿２００がスキャナ部にセットされると原稿情報読取部３は原稿２００が備えるＲＦＩＤタグ２００ａを検知し、その原稿の属性情報を検索する（ステップＳ４）。原稿２００をセットした利用者Ａは、複写（ジョブ）を選択し、ジョブスタートボタンを押下する。制御部５はこの動作を検知する（ステップ５）。ジョブスタートボタンの押下を検知した制御部５は、関連付部６において利用者認証カード１００のＲＦＩＤタグ１００ａ内の情報と原稿２００のＲＦＩＤタグ２００ａ内の情報とを関連付ける（ステップＳ６）。

以上の処理を行った制御部５は、この時点で一旦利用者認証カード１００の提示が継続されているかの確認を行う（ステップＳ７）。このステップＳ７でＹｅｓと判断されたとき、すなわち、利用者認証カード１００の提示が継続されていることが確認された後はステップＳ８へ進む。ステップＳ８では制御部５はスキャナ部にセットされた原稿２００のスキャンを開始する。ステップＳ８の処理に引き続いて、制御部５は、ステップＳ６において関連付部６において関連付けた情報（関連付情報）にスキャンが実行されたことを示すスキャン実行済み情報を添付する（ステップＳ９）。ステップ９における処理の後はステップＳ１０に進み、書き込み部７により関連付情報を利用者認証カード１００のＲＦＩＤタグ１００ａに書き込み、情報を更新する。

一方、ステップＳ８の後は、ステップＳ９、ステップＳ１０における処理と並行してステップＳ１１の処理が行われる。ステップＳ１１では、制御部５は、追加の原稿がセットされているか否かの判断を行う。このステップＳ１１においてＹｅｓと判断されたときは、制御部５はステップＳ３からの処理を繰り返し行う。一方、ステップＳ１１においてＮｏと判断されたときはステップＳ１２に進む。ステップＳ１２では、スキャンに続く処理（後続処理）が存在しているか否かの判断を行う。実行しているジョブが複写である場合には後続処理としてプリント処理が存在することとなる。このため、本実施例のステップＳ１２における判断はＹｅｓとなり、ステップＳ１３においてプリント処理を実行する。このとき、プリントは出力用紙３００上に行われることなる。プリントされる出力用紙３００が画像形成装置１供給されると出力用紙情報読取部４は、出力用紙３００が備えるＲＦＩＤタグ３００ａを検知する。出力情報読取部４によってＲＦＩＤタグ３００ａはステップＳ１４において関連付部６により利用者情報と関連付けられる。ステップＳ１４で作成された関連付情報はステップＳ１５において書き込み部７により利用者認証カード１００のＲＦＩＤタグ１００ａに書き込まれ、情報が更新される。

ステップＳ１３においてプリント処理が実行された後は、ステップＳ１４へ進むとともにステップＳ１６へ進む。ステップＳ１６では制御部５が利用者Ａによる利用者認証カード１００の提示が終了したか否かの判断を行う。このステップＳ１６においてＮｏと判断された場合は、ステップＳ１７へ進む。ステップＳ１７では計時部１０により、最終ジョブ終了からの経過時間の計測を開始する。その後、さらにステップＳ１８へ進み、ステップＳ１７で開始した経過時間の計測値が予め設定された指定時間内であるときはＵＩ表示部８及び警告音出力９を利用した警告が発せられる。ステップＳ１８では、指定時間経過後に管理者通知部１１を介して行われる管理先への通知処理までが含まれる。ステップＳ１８において警告や管理先への通知を行った後は再びステップＳ１６からの処理を繰り返す。

一方、ステップＳ１６においてＹｅｓと判断されたとき、すなわち、利用者認証カードの提示が終了したときは、利用者Ａが行う一連のジョブが終了したものと判断する。そこで、ステップＳ１９へ進む。ステップＳ１９では、制御部５はネットワーク接続を介して管理部６０へアクセスし、原稿２００やその原稿２００を複写した出力用紙３００の所在を管理するために必要となる情報が管理部６０へ送信される。送信される情報には利用者情報、原稿情報、出力用紙情報、実行ジョブ情報、関連付情報が含まれており、これらの情報が管理部６０に記憶される。なお、ステップＳ７においてＹｅｓと判断されたときもステップＳ１９における処理が行われる。

以上のステップを経ることにより、利用者認証カード１００と管理部６０とにそれぞれ必要な情報が記憶される。

次に、複写を終えた利用者Ａが管理領域Ｂから退出するときの文書管理システムの動作について説明する。利用者Ａが管理領域Ｂから退出する際の文書管理は主として第２の文書管理装置が作動する。

利用者Ａは、管理利用域Ｂから退場する際に利用者認証カード１００を利用者認証カード提示部５４に提示し、さらに、原稿２００及び出力用紙３００を原稿情報／出力用紙情報読取部５２へ提示する。利用者Ａのこの動作に対し、入退管理ゲート制御部５１は、関連付情報読取部５３を介して利用者認証カード１００のＲＦＩＤタグ１００ａ内に記憶された情報を検索する。また、入退管理ゲート制御部５１は、出力用紙３００を原稿情報／出力用紙情報読取部５２により利用者Ａによって提示された原稿２００、出力用紙３００に関する情報を取得する（ステップＳ５１）。

その後入退管理ゲート制御部５１は、ステップＳ５２において関連付情報と原稿情報、出力用紙情報とを比較することにより、提示された原稿、出力用紙の中に管理されるべき書類が含まれていないかの判断を行う。このステップＳ５２においてＮｏと判断されたとき、すなわち、提示された原稿２００、出力用紙３００の中に管理されるべき書類が含まれていないときはステップＳ５７へ進み、入退管理ゲート５０を開放する。すなわち、管理すべき原稿２００、出力用紙３００を所持していない利用者Ａが管理領域Ｂから退出することを許可する。ステップＳ５７の処理を行った後はステップＳ５８へ進む。ステップＳ５８では、入退管理ゲート制御部５１は、管理部６０にアクセスし、入退管理ゲート５０が開放されたときのタイムスタンプを関連付情報に付加して記憶する。

一方、ステップＳ５２において、Ｙｅｓと判断された場合、すなわち、提示された原稿２００、出力用紙３００の中に管理されるべき書類が含まれているときはステップＳ５３へ進む。ステップＳ５３では、関連付情報に含まれている原稿２００、出力用紙３００が揃っていたか否かの判断を行う。すなわち、利用者Ａが管理領域Ｂの外部へ持ち出そうとしている管理されるべき書類が、過不足なく、揃っているか否かの判断を行う。このステップＳ５３においてＮｏと判断されるときは、ステップＳ５７、ステップＳ５８の処理が行われる。一方、ステップＳ５３においてＹｅｓと判断されるときはステップＳ５４へ進むこととなる。

このように利用者Ａが退出時に入退管理ゲート５０に利用者認証カード１００、原稿２００、出力用紙３００を提示するだけで管理部６０にアクセスすることなく原稿２００、出力用紙３００の管理が行われる。

ステップＳ５４では、管理部６０への問い合わせが行われ、これに引き続くステップＳ５５において、提示された原稿２００、出力用紙３００が利用者Ａによって不正に管理領域Ｂから持ち出されようとしているものであるか否かの判断を行う。管理部６０には文書を管理するための全情報が記憶されている。このため、利用者認証カード１００のＲＦＩＤタグ１００ａ内に記憶された関連付情報には含まれていない情報と照らし合わせて原稿２００、出力用紙３００が管理領域Ｂからの持ち出しが制限されているものであるかの最終的な判断がなされることとなる。

ステップＳ５５における判断がＮｏであったときは、ステップＳ５７、ステップＳ５８の処理が行われる。一方、ステップＳ５５においてＹｅｓと判断されるときはステップＳ５６へ進む。ステップＳ５６では警報出力部５５により警報が発せられる。このとき、入退管理ゲート５０は開放されることがなく、利用者Ａは管理領域Ｂからの持ち出しが許可されていない原稿２００、出力用紙３００を持ち出すことはできない。これにより厳重な文書の管理を行うことができる。

尚、本発明は、上述した実施形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲内で種々変形して実施することが可能である。例えば、本発明のプログラムを通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納して提供することも可能である。また、非接触型ＩＣタグは添付に限られず、埋め込まれていてもよい。上述した非接触型ＩＣタグや各記憶部に記憶される情報は予め管理者等によって記憶させておくことが好ましい。

以上説明したように、本発明によれば、管理対象となる原稿や出力用紙の管理領域のからの持ち出し可否を管理部に問い合わせすることなく判断することができるので、産業上の利用可能性が高い。

文書管理システムの要部構成を示す機能ブロック図である。 利用者認証カードの記憶領域を説明する説明図である。 管理部の記憶領域を説明する説明図である。 第１の文書管理装置における処理の一例を示すフロー図である。 第２の文書管理装置における処理の一例を示すフロー図である。

符号の説明

１ 画像形成装置
２ 利用者情報読取部
３ 原稿情報読取部
４ 出力用紙情報読取部
５ 制御部
６ 関連付部
７ 書き込み部
８ ＵＩ表示部
９ 警告音出力部
１０ 計時部
１１ 管理者通知部
５０ 入退管理ゲート
５１ 入退管理ゲート制御部
５２ 原稿情報／出力用紙情報読取部
５３ 関連付情報読取部
５４ 利用者認証カード提示部
５５ 警報出力部
６０ 管理部
６０１ 利用者情報記憶領域
６０２ 原稿／出力用紙情報記憶領域
１００ 利用者認証カード
１００ａ ＲＦＩＤタグ
１００１ 利用者情報記憶領域
１００２ ジョブ記憶領域
２００ 原稿
２００ａ ＲＦＩＤタグ
３００ 出力用紙
３００ａ ＲＦＩＤタグ
Ａ 利用者
Ｂ 管理領域

Claims (1)

1. 画像形成装置に組み込まれる第１の文書管理装置と、原稿の持ち出しが規制される管理領域の利用者の入退管理を行う入退管理ゲートに組み込まれる第２の文書管理装置とを有する文書管理システムにおいて、
   前記第１の文書管理装置は、
   前記画像形成装置の利用者の認証媒体から利用者を識別する情報を読み取る利用者情報読取部と、
   前記画像形成装置によって複写される原稿に添付された記憶部材が記憶する原稿を識別するための情報を読み取る画像形成装置側原稿情報読取部と、
   前記画像形成装置から複写処理により出力される出力用紙に添付された記憶部材が記憶する出力用紙を識別するための情報を読み取る画像形成装置側出力用紙情報読取部と、
   前記利用者に関する情報と前記原稿を識別するための情報と前記出力用紙を識別するための情報とを関連付ける関連付部と、
   当該関連付部によって関連付けられた関連付情報を前記認証媒体へ書き込む書き込み部と、を有し、
   前記第２の文書管理装置は、
   利用者が管理領域から退場する際に、前記書き込み部によって前記認証媒体へ書き込まれた前記関連付情報を、前記認証媒体から読み取る関連付情報読取部と、
   利用者が管理領域から退場する際に、前記原稿に添付された前記記憶部材から前記原稿を識別するための情報を読み取るとともに、前記出力用紙に添付された前記記憶部材から前記出力用紙を識別する情報を読み取る入退管理ゲート側原稿情報出力用紙情報読取部と、を有し、
   前記関連付情報読取部によって読み取られた前記関連付情報と、前記入退管理ゲート側原稿情報出力用紙情報読取部によって読み取られた前記原稿を識別するための情報と、前記出力用紙を識別するための情報とに基づいて、前記関連付情報に含まれている原稿および出力用紙がそろっているか否かを判定し、原稿および出力用紙がそろっていると判断した場合に、利用者が管理領域から退出することを許可することを、
   特徴とする文書管理システム。

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