JP4848223B2

JP4848223B2 - Reception system

Info

Publication number: JP4848223B2
Application number: JP2006211526A
Authority: JP
Inventors: 誠安田; 佐都子間下
Original assignee: Sato Holdings Corp
Current assignee: Sato Holdings Corp
Priority date: 2006-08-03
Filing date: 2006-08-03
Publication date: 2011-12-28
Anticipated expiration: 2026-08-03
Also published as: JP2008040625A

Description

本発明は、来客者を受け付ける受付システムに関し、特に面談予定が設定されている来客者を受け付ける受付システムに関する。 The present invention relates to a reception system that receives a visitor, and more particularly to a reception system that receives a visitor for which an interview schedule is set.

受付業務を無人化し、受付業務の効率化、省力化を図る目的で、受付ホールに配置される無人受付装置と、各事務室に配置される電話機と、無人受付装置と、電話機を接続可能にする構内交換機と、電話機に設けられる入館証発行ボタンとを備え、来客者が無人受付装置から面談者を特定する情報を入力することで、面談者の電話機に発信がなされ、来客者と面談者とが通話した後、面談者が入館証発行ボタンを押下することで入館証が発行されるように構成した受付システムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。 For the purpose of unattended reception work and efficiency and labor saving of reception work, unattended reception devices placed in the reception hall, telephones placed in each office, unmanned reception devices, and telephones can be connected A private branch exchange and an admission card issuance button provided on the telephone, and when the visitor inputs information identifying the interviewer from the unmanned reception device, a call is made to the interviewer's telephone, and the visitor and the interviewer Has been proposed (see, for example, Patent Document 1), in which an interview card is issued when the interviewer presses an admission card issuance button.

しかしながら、従来技術では、来客者が無人受付装置の操作を行う必要があるため、来客者が無人受付装置の操作に不慣れな場合には、受付で立ち往生してしまう恐れがあるという問題点があった。 However, in the conventional technology, since the visitor needs to operate the unmanned reception device, there is a problem that if the visitor is not familiar with the operation of the unmanned reception device, there is a risk of getting stuck at the reception. It was.

特開平５−２３６１４０号公報JP-A-5-236140

本発明は斯かる問題点に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、来客者が操作する無人受付装置を受付場所に設置することなく、簡単に来客者の受付を行うことができる受付システムを提供する点にある。 The present invention has been made in view of such problems, and an object of the present invention is to easily accept a visitor without installing an unmanned reception device operated by the visitor at a reception place. The point is to provide a reception system.

本発明は上記課題を解決すべく、以下に掲げる構成とした。
請求項１記載の発明の要旨は、面談者端末によって登録された面談予定情報によって来客者の到着を受け付ける受付システムであって、前記面談予定情報を記憶する面談予定情報記憶手段と、前記来客者の携帯電話のメールアドレスを含む前記面談予定情報を前記面談者端末から受信すると、受信した面談予定情報を前記面談予定情報記憶手段に記憶させると共に、固有のアドレスが割り当てられ、前記来客者の到着入力、または到着の遅延時間を受け付ける受付画面を生成し、生成した前記受付画面のアドレスが記述された、前記面談予定情報の登録を前記来客者に知らせる面談案内メールを前記メールアドレス宛に送信する面談情報登録手段と、面談者の連絡先が記述されている社員情報を記憶している社員情報記憶手段と、前記面談案内メールに記述されたアドレス宛のアクセスを受付画面リクエストとして前記携帯電話から受信すると、該当するアドレスの前記受付画面を前記携帯電話に送信し、前記受付画面に基づく前記到着入力を前記携帯電話から受信すると、前記受付画面に割り当てられた前記固有のアドレスに基づき面談者となり得る前記社員情報を特定し、前記面談者の連絡先に来客者の到着を通知し、また、前記受付画面に基づく前記遅延時間を前記携帯電話から受信すると、前記受付画面に割り当てられた固有のアドレスに基づき面談者となり得る前記社員情報を特定し、前記面談者の連絡先に前記来客者の遅延時間を通知する受付処理手段と、入館証を発行する入館証発行装置とを具備し、前記受付処理手段は、前記受付画面に基づく前記到着入力を前記携帯電話から受信すると、前記入館証発行装置を用いて前記入館証を発行させることを特徴とする受付システムに存する。
In order to solve the above problems, the present invention has the following configuration.
The gist of the invention described in claim 1 is a reception system that accepts the arrival of a visitor based on the interview schedule information registered by the interviewer terminal, the interview schedule information storage means for storing the interview schedule information, and the visitor When the interview schedule information including the e-mail address of the mobile phone is received from the interviewer terminal, the received interview schedule information is stored in the interview schedule information storage means, and a unique address is assigned to the arrival of the visitor. Generate an acceptance screen for accepting input or arrival delay time , and send an interview guide email addressed to the email address informing the visitor of registration of the scheduled interview information in which the address of the generated acceptance screen is described Interview information registration means, employee information storage means storing employee information describing the contact information of the interviewer, and the interview plan When access to the address described in the email is received from the mobile phone as a reception screen request, the reception screen of the corresponding address is transmitted to the mobile phone, and the arrival input based on the reception screen is received from the mobile phone. Then, the employee information that can be an interviewer is identified based on the unique address assigned to the reception screen, the arrival of the visitor is notified to the contact information of the interviewer, and the delay based on the reception screen Receiving process for identifying the employee information that can be an interviewer based on a unique address assigned to the reception screen and notifying the visitor's contact time of the delay time of the visitor when receiving time from the mobile phone comprising means, the admission card issuing apparatus for issuing the admission card, the reception processing unit, the said arrival input based on the reception screen Upon receiving the band phones, it resides in reception system, characterized in that to issue the admission card using the admission card issuing apparatus.

本発明の受付システムは、来客者の携帯電話のメールアドレスを含む面談予定情報を面談者端末から受信すると、受信した面談予定情報を面談予定情報記憶手段に記憶させると共に、固有のアドレスが割り当てられ、来客者の到着入力を受け付ける受付画面を生成し、生成した受付画面のアドレスが記述された、面談予定情報の登録を前記来客者に知らせる面談案内メールをメールアドレス宛に送信し、面談者の連絡先が記述されている社員情報を社員情報記憶手段に記憶しておき、面談案内メールに記述されたアドレス宛のアクセスを受付画面リクエストとして携帯電話から受信すると、該当するアドレスの受付画面を携帯電話に送信し、受付画面に基づく到着入力を携帯電話から受信すると、社員情報を参照することで、面談者の連絡先に来客者の到着を通知するように構成することにより、来客者が携帯電話を用いて受付画面にアクセスし、到着入力を行うだけで受付が行われるため、来客者が操作する無人受付装置を受付場所に設置することなく、簡単に来客者の受付を行うことができるという効果を奏する。 The reception system of the present invention, when receiving the interview schedule information including the mail address of the visitor's mobile phone from the interviewer terminal, stores the received interview schedule information in the interview schedule information storage means and is assigned a unique address. , Generate a reception screen that accepts the arrival input of the visitor, and sends an interview guide email to the email address informing the visitor of registration of the scheduled interview information in which the address of the generated reception screen is described. Employee information with contact information is stored in the employee information storage means. When access to the address described in the interview guidance email is received from the mobile phone as a reception screen request, the reception screen of the corresponding address is carried. When the arrival input based on the reception screen is received from the mobile phone and sent to the phone, the contact information of the interviewer can be obtained by referring to the employee information. By configuring the system to notify the arrival of a visitor, the visitor can access the reception screen using a mobile phone and enter the arrival. The unmanned reception device operated by the visitor is accepted. There is an effect that it is possible to easily accept a visitor without installing it at a place.

さらに、本発明の受付システムにおいては、受付画面に到着の遅延時間を入力する遅延時間入力欄を設け、受付画面の遅延時間入力欄に入力された遅延時間を携帯電話から受信すると、社員情報を参照することで、面談者の連絡先に来客者の遅延時間を通知するように構成することより、来客者の到着が遅延する場合には、来客者が携帯電話を用いて受付画面にアクセスし、遅延時間の入力を行うだけで、面談者に遅延時間が通知されるため、来客者から面談者に面談時間の遅延を簡単に通知することができ、面談者が来客者の到着を無為に待つことなく時間を有効に活用することができるという効果を奏する。 Further, in the reception system of the present invention, a delay time input field for inputting the arrival delay time is provided on the reception screen, and when the delay time input in the delay time input field of the reception screen is received from the mobile phone, the employee information is displayed. By referring to the contact information of the interviewer, it is configured to notify the visitor's delay time. When the visitor's arrival is delayed, the visitor accesses the reception screen using the mobile phone. By simply entering the delay time, the interviewer is notified of the delay time, so the visitor can easily notify the interviewer of the delay in the interview time, and the interviewer can make the arrival of the visitor unnecessary. There is an effect that time can be effectively utilized without waiting.

さらに、本発明の受付システムにおいては、入館証を発行する入館証発行装置を具備し、受付画面に基づく到着入力を携帯電話から受信すると、入館証発行装置を用いて入館証を発行するように構成することにより、来客者が携帯電話を用いて受付画面にアクセスし、到着入力を行うだけで、受付場所に設置した入館証発行装置から入館証を自動的に発行することができるという効果を奏する。 Furthermore, in the reception system of the present invention, an admission card issuing device that issues an admission card is provided, and when an arrival input based on the reception screen is received from a mobile phone, the admission card is issued using the admission card issuing device. By configuring, the visitor can access the reception screen using a mobile phone, and can issue the admission card automatically from the admission card issuing device installed at the reception place simply by entering the arrival. Play.

以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。 Hereinafter, embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the drawings.

図１は、本発明に係る受付システムの実施の形態の構成を示すブロック図であり、図２は、図１に示す面談管理装置の面談予定情報記憶部に記憶される面談予定情報例を示す図である。 FIG. 1 is a block diagram showing a configuration of an embodiment of a reception system according to the present invention, and FIG. 2 shows an example of interview schedule information stored in an interview schedule information storage unit of the interview management apparatus shown in FIG. FIG.

本実施の形態の受付システムは、事前に面談予定が設定されている来客の受付を行うシステムであり、図１を参照すると、面談者が管理している面談者端末１０と、面談予定を管理する面談管理装置２０と、玄関等の来客者を受け付ける箇所に設置された入館証発行装置３０とがインターネット等のネットワーク４０を介して接続されており、来客者が所有する、ネットワーク４０に接続する機能を有する携帯電話５０を用いることで受付を行うことができるように構成されている。 The reception system according to the present embodiment is a system for receiving a visitor whose interview schedule is set in advance. Referring to FIG. 1, the interviewer terminal 10 managed by the interviewer and the interview schedule are managed. The meeting management device 20 to be connected and the admission card issuing device 30 installed at a location for accepting a visitor, such as a front door, are connected via a network 40 such as the Internet, and are connected to the network 40 owned by the visitor. The mobile phone 50 having a function can be used for reception.

面談者端末１０は、液晶ディスプレイ等の表示手段と、キーボード等の入力手段とを有し、面談者によって操作されるパーソナルコンピュータ等の情報処理装置であり、面談予定を入力するための面談予定入力画面をネットワーク４０経由で面談管理装置２０から受信して表示手段に表示する機能と、表示手段に表示された予定入力画面に基づいて、入力手段から入力された面談予定を面談予定情報としてネットワーク４０で面談管理装置２０に送信する機能と、来客を通知する来客通知メールをネットワーク４０経由で面談管理装置２０から受信する機能とを有する。 The interviewer terminal 10 is an information processing apparatus such as a personal computer that has display means such as a liquid crystal display and input means such as a keyboard, and is operated by the interviewer, and inputs an interview schedule for inputting the interview schedule. Based on the function of receiving the screen from the interview management device 20 via the network 40 and displaying it on the display means, and the schedule input screen displayed on the display means, the interview schedule input from the input means is used as the interview schedule information in the network 40. And a function for receiving a visitor notification mail for notifying a visitor from the interview management apparatus 20 via the network 40.

面談管理装置２０は、各種リクエストに応答するＷｅｂサーバ等のプログラムによって動作する情報処理装置であり、面談予定情報記憶部２１と、社員情報記憶部２２と、面談情報登録部２３と、受付処理部２４と、送受信部２５とを備えている。 The interview management device 20 is an information processing device that is operated by a program such as a Web server that responds to various requests, and includes an interview schedule information storage unit 21, an employee information storage unit 22, an interview information registration unit 23, and an acceptance processing unit. 24 and a transmission / reception unit 25.

面談予定情報記憶部２１は、面談予定情報を記憶するＨＤＤ等の記録手段である。面談予定情報は、面談者が面談者端末１０から入力する情報であり、図２を参照すると、受付画面のアドレスと、面談予定日時と、来客日時と、面談場所と、来客者名および会社名からなる来客者を特定するための来客者情報と、来客者が所有する携帯電話５０のメールアドレスと、面談者の社員番号、面談者名および部署名からなる面談者を特定する面談者情報とからなる。なお、来客日時は、実際に来客のあった日時であり、面談予定情報が登録された時点では、図２（ａ）に示すように、空欄となっている。 The interview schedule information storage unit 21 is a recording unit such as an HDD for storing the interview schedule information. The interview schedule information is information that the interviewer inputs from the interviewer terminal 10. With reference to FIG. 2, the address of the reception screen, the scheduled interview date and time, the visitor date and time, the interview location, the visitor name, and the company name Visitor information for identifying a visitor consisting of: an email address of the mobile phone 50 owned by the visitor; interviewer information for identifying an interviewer consisting of the interviewer's employee number, interviewer name and department name; Consists of. The visitor date and time is the date and time when the visitor actually arrived, and is blank as shown in FIG. 2A when the interview schedule information is registered.

社員情報記憶部２２は、社員情報が記憶されているＨＤＤ等の記録手段である。社員情報は、面談者となり得る社員の情報であり、少なくとも社員の連絡先であるメールアドレスが社員番号に対応して記述されている。 The employee information storage unit 22 is a recording unit such as an HDD in which employee information is stored. The employee information is information on an employee who can be an interviewer, and at least an e-mail address that is a contact address of the employee is described corresponding to the employee number.

面談情報登録部２３は、面談者端末１０から面談予定登録リクエストを受信すると、面談予定を入力するための面談予定入力画面を、送受信部２５を用いてネットワーク４０経由で面談者端末１０に送信する。また、面談情報登録部２３は、面談予定入力画面に基づいて入力された面談予定情報を、ネットワーク４０経由で面談者端末１０から受信すると、固有のアドレスが割り当てられた受付画面を生成すると共に、生成した受付画面のアドレスと、受信した面談予定情報とを面談予定情報記憶部２１に記憶させる。なお、面談情報登録部２３によって生成される受付画面は、来客者の到着を受け付けると共に、来客者の到着が来客予定時間から遅延する場合の受け付けを行う画面であり、ネットワークがインターネットである場合には、ＣＧＩ（Common Gateway Interface）が組み込まれたｈｔｍｌ文書等で作成され、面談予定情報記憶部２１に記憶される。また、受付画面は、割り当てられたアドレスにアクセスされた際に、動的に生成されるようにしても良く、この場合には、面談予定情報記憶部２１に受付画面の雛型を記憶しておき、割り当てられたアドレスにアクセスされた際に、面談予定情報記憶部２１に記憶している受付画面の雛型と該当する面談予定情報とに基づいて生成するように構成すると良い。 When the interview information registration unit 23 receives the interview schedule registration request from the interviewer terminal 10, the interview information registration unit 23 transmits an interview schedule input screen for inputting the interview schedule to the interviewer terminal 10 via the network 40 using the transmission / reception unit 25. . In addition, when the interview information registration unit 23 receives the interview schedule information input based on the interview schedule input screen from the interviewer terminal 10 via the network 40, the interview information registration unit 23 generates a reception screen to which a unique address is assigned, and The address of the generated reception screen and the received interview schedule information are stored in the interview schedule information storage unit 21. In addition, the reception screen generated by the interview information registration unit 23 is a screen that receives the arrival of the visitor and accepts the arrival when the arrival of the visitor is delayed from the scheduled visitor time, and when the network is the Internet. Is created as an html document or the like in which CGI (Common Gateway Interface) is incorporated, and is stored in the interview schedule information storage unit 21. The reception screen may be dynamically generated when the assigned address is accessed. In this case, the reception screen template is stored in the interview schedule information storage unit 21. In addition, when the assigned address is accessed, it may be configured to generate based on the template of the reception screen stored in the interview schedule information storage unit 21 and the corresponding interview schedule information.

受付処理部２４は、遅延時間を受信すると、社員情報記憶部２２を参照することで、面談者のメールアドレスを特定し、特定したメールアドレスに、遅延時間が記述され、来客者の到着が遅延することを知らせる遅延通知メールを送信する。また、受付処理部２４は、到着入力を受信すると、社員情報記憶部２２を参照することで、面談者のメールアドレスを特定し、特定したメールアドレスに、来客者が到着したことを知らせる到着通知メールを送信すると共に、入館証の発行を指示する入館証発行通知を、送受信部２５を用いてネットワーク４０経由で入館証発行装置３０に送信する。 When receiving the delay time, the reception processing unit 24 refers to the employee information storage unit 22 to identify the interviewer's email address, the delay time is described in the identified email address, and the arrival of the visitor is delayed. Send a delay notification email to let you know. In addition, when receiving the arrival input, the reception processing unit 24 refers to the employee information storage unit 22 to identify the interviewer's email address and notify the arrival of the visitor to the identified email address. An e-mail is transmitted, and an admission issuance notification instructing the issuance of the admission certificate is transmitted to the admission certificate issuing device 30 via the network 40 using the transmission / reception unit 25.

送受信部２５は、有線もしくは無線でネットワーク４０に接続する機能を有し、ＨＴＴＰ（Hypertext Transfer Protocol）やＦＴＰ（File Transfer Protocol）等のプロトコルに基づいてネットワーク４０を介して面談者端末１０、入館証発行装置３０および携帯電話５０と情報通信を行う。 The transmission / reception unit 25 has a function of connecting to the network 40 by wire or wireless, and based on a protocol such as HTTP (Hypertext Transfer Protocol) or FTP (File Transfer Protocol), the interviewer terminal 10 and the admission card Information communication is performed with the issuing device 30 and the mobile phone 50.

入館証発行装置３０は、ネットワーク４０との接続機能を有する熱転写プリンタやインクジェットプリンタ等の印字手段であり、面談管理装置２０から入館証発行通知を受信すると、予め定められているフォームの入館証を発行する。 The admission card issuance device 30 is a printing means such as a thermal transfer printer or an ink jet printer having a function of connecting to the network 40. Upon receipt of the admission certificate issuance notification from the interview management device 20, the admission card is issued in a predetermined form. Issue.

次に、本実施の形態の動作について図３乃至図６を参照して詳細に説明する。
図３は、本発明に係る受付システムの実施の形態における面談登録動作、遅延処理動作および到着処理動作を説明するためのシーケンス図であり、図４は、図１に示す面談管理装置で生成される受付画面例を示す図であり、図５は、図１に示す面談管理装置から送信される面談案内メール例を示す図であり、図６は、図１に示す面談管理装置から送信される遅延通知メール例および到着通知メール例を示す図である。 Next, the operation of the present embodiment will be described in detail with reference to FIGS.
FIG. 3 is a sequence diagram for explaining the interview registration operation, delay processing operation and arrival processing operation in the embodiment of the reception system according to the present invention, and FIG. 4 is generated by the interview management apparatus shown in FIG. FIG. 5 is a diagram showing an example of an interview guidance mail transmitted from the interview management apparatus shown in FIG. 1, and FIG. 6 is sent from the interview management apparatus shown in FIG. It is a figure which shows the example of a delay notification mail and the example of an arrival notification mail.

まず、面談管理装置２０に面談予定を登録する面談登録動作を説明する。
来客予定がある場合には、面談者は、面談者端末１０を操作することで、面談予定登録リクエストをネットワーク４０経由で面談管理装置２０に送信し（ステップＡ１）、面談管理装置２０の面談情報登録部２３は、面談者端末１０から面談予定登録リクエストを受信すると、面談予定を入力するための面談予定入力画面を、送受信部２５を用いてネットワーク４０経由で面談者端末１０に送信する（ステップＡ２）。 First, an interview registration operation for registering an interview schedule in the interview management apparatus 20 will be described.
When there is a visitor schedule, the interviewer operates the interviewer terminal 10 to transmit an interview schedule registration request to the interview management apparatus 20 via the network 40 (step A1), and the interview information of the interview management apparatus 20 When receiving the interview schedule registration request from the interviewer terminal 10, the registration unit 23 transmits an interview schedule input screen for inputting the interview schedule to the interviewer terminal 10 via the network 40 using the transmission / reception unit 25 (step). A2).

面談者は、面談者端末１０に表示された面談予定入力画面に基づいて、面談予定日時と、来客日時と、面談場所と、来客者名および会社名からなる来客者を特定するための来客者情報と、来客者が所有する携帯電話５０のメールアドレスと、面談者の社員番号、面談者名および部署名からなる面談者を特定する面談者情報とからなる面談予定情報を入力し（ステップＡ３）、入力した面談予定情報をネットワーク４０経由で面談管理装置２０に送信する。 Based on the interview schedule input screen displayed on the interviewer terminal 10, the interviewer is a visitor for identifying the visitor including the scheduled interview date and time, the visitor date and time, the interview location, the visitor name, and the company name. The interview schedule information consisting of the information, the mail address of the mobile phone 50 owned by the visitor, and the interviewer information specifying the interviewer consisting of the interviewer's employee number, interviewer name and department name is input (step A3). ), The inputted interview schedule information is transmitted to the interview management apparatus 20 via the network 40.

面談管理装置２０の面談情報登録部２３は、面談予定入力画面に基づいて入力された面談予定情報を、面談者端末１０から受信すると、図４に示すように、固有のアドレスを有し、来客者が到着したことを面談管理装置２０に通知するための到着ボタン６１と、面談予定日時に遅延する時間を入力する遅延時間入力欄６２と、遅延時間入力欄６２に入力された遅延時間を面談管理装置２０に通知するための遅延ボタン６３とが設けられた受付画面６０を生成する（ステップＡ４）。また、面談情報登録部２３は、生成した受付画面６０のアドレスと、受信した面談予定情報を面談予定情報記憶部２１に記憶させ、さらに、図５に示すように、生成した受付画面６０のアドレスを含む面談予定情報が記述されている面談案内メール７０を、ネットワーク４０経由で来客者が所有する携帯電話５０宛に送信する（ステップＡ５）。 When the interview information registration unit 23 of the interview management apparatus 20 receives the interview schedule information input based on the interview schedule input screen from the interviewer terminal 10, it has a unique address as shown in FIG. An arrival button 61 for notifying the interview management device 20 that the person has arrived, a delay time input field 62 for inputting a delay time to the scheduled interview date, and an interview with the delay time input in the delay time input field 62 A reception screen 60 provided with a delay button 63 for notifying the management apparatus 20 is generated (step A4). In addition, the interview information registration unit 23 stores the address of the generated reception screen 60 and the received interview schedule information in the interview schedule information storage unit 21. Further, as shown in FIG. 5, the address of the generated reception screen 60 is stored. Is sent to the mobile phone 50 owned by the visitor via the network 40 (step A5).

次に、来客者が面談予定日時に遅延する場合に行われる遅延処理動作について説明する。
渋滞や電車の遅れ等の理由によって面談予定日時に遅延する場合に、来客者は、携帯電話５０を操作することで、面談案内メール７０を表示させ、面談案内メール７０に記述されている受付画面６０のアドレスをクリックする。面談案内メール７０に記述されている受付画面６０のアドレスがクリックされると、携帯電話５０は、面談管理装置２０にネットワーク４０経由で受付画面６０のアドレス宛に受付画面リクエストを送信する（ステップＡ６）。面談管理装置２０の受付処理部２４は、携帯電話５０から受付画面リクエストを受信すると、受付画面６０を、送受信部２５を用いてネットワーク４０経由で携帯電話５０に送信する（ステップＡ７）。 Next, the delay processing operation performed when the visitor is delayed to the scheduled interview date and time will be described.
When the visitor is delayed due to a traffic jam or a train delay, the visitor operates the mobile phone 50 to display the interview guidance mail 70, and the reception screen described in the interview guidance mail 70 is displayed. Click on the 60 address. When the address of the reception screen 60 described in the interview guidance mail 70 is clicked, the mobile phone 50 transmits a reception screen request to the address of the reception screen 60 via the network 40 to the interview management device 20 (step A6). ). When receiving the reception screen request from the mobile phone 50, the reception processing unit 24 of the interview management apparatus 20 transmits the reception screen 60 to the mobile phone 50 via the network 40 using the transmission / reception unit 25 (step A7).

来客者は、携帯電話５０に表示された受付画面６０の遅延時間入力欄６２に遅延時間を入力し、遅延ボタン６３をクリックする遅延入力を行う（ステップＡ８）。遅延ボタン６３がクリックされると、携帯電話５０は、面談管理装置２０にネットワーク４０経由で遅延時間入力欄６２に入力された遅延時間を送信する。 A visitor inputs a delay time into the delay time input field 62 of the reception screen 60 displayed on the mobile phone 50, and inputs a delay by clicking the delay button 63 (step A8). When the delay button 63 is clicked, the mobile phone 50 transmits the delay time input in the delay time input field 62 to the interview management device 20 via the network 40.

面談管理装置２０の受付処理部２４は、遅延時間入力欄６２に入力された遅延時間を受信すると、社員情報記憶部２２を参照することで、面談者のメールアドレスを特定し、特定したメールアドレスに、図６（ａ）に示すような、遅延時間入力欄６２に入力された遅延時間が記述され、来客者の到着が遅延することを知らせる遅延通知メール８０を送信する（ステップＡ９）。なお、遅延通知メール８０は、来客者の到着が遅延することを知らせるための１つの手段であり、社員情報記憶部２２に社員への連絡先として内線番号等の他の情報を記憶しておき、内線電話等の他の手段によって来客を通知するようにしても良い。 When the reception processing unit 24 of the interview management apparatus 20 receives the delay time input in the delay time input field 62, the reception processing unit 24 specifies the email address of the interviewer by referring to the employee information storage unit 22, and the specified email address As shown in FIG. 6 (a), a delay notification mail 80 in which the delay time input in the delay time input column 62 is described and the arrival of the visitor is delayed is transmitted (step A9). The delay notification mail 80 is one means for informing that the arrival of the visitor is delayed, and other information such as an extension number is stored in the employee information storage unit 22 as a contact address for the employee. The visitor may be notified by other means such as an extension telephone.

次に、来客者が到着した場合に行われる到着処理動作について説明する。
来客者は、玄関等の受付場所、すなわち入館証発行装置３０の設置場所に到着すると、携帯電話５０を操作することで、面談案内メール７０を表示させ、面談案内メール７０に記述されている受付画面６０のアドレスをクリックする。面談案内メール７０に記述されている受付画面６０のアドレスがクリックされると、携帯電話５０は、面談管理装置２０にネットワーク４０経由で受付画面６０のアドレス宛に受付画面リクエストを送信する（ステップＡ１０）。面談管理装置２０の受付処理部２４は、携帯電話５０から受付画面リクエストを受信すると、受付画面６０を、送受信部２５を用いてネットワーク４０経由で携帯電話５０に送信する（ステップＡ１１）。 Next, an arrival processing operation performed when a visitor arrives will be described.
When the visitor arrives at the reception place such as the entrance, that is, the place where the admission card issuing device 30 is installed, by operating the mobile phone 50, the interview guidance mail 70 is displayed and the reception described in the interview guidance mail 70 is displayed. Click the address on screen 60. When the address of the reception screen 60 described in the interview guidance mail 70 is clicked, the mobile phone 50 transmits a reception screen request to the address of the reception screen 60 via the network 40 to the interview management device 20 (step A10). ). When receiving the reception screen request from the mobile phone 50, the reception processing unit 24 of the interview management apparatus 20 transmits the reception screen 60 to the mobile phone 50 via the network 40 using the transmission / reception unit 25 (step A11).

来客者は、携帯電話５０に表示された受付画面６０の到着ボタン６１をクリックする到着入力を行う（ステップＡ１２）。到着ボタン６１がクリックされると、携帯電話５０は、面談管理装置２０にネットワーク４０経由で到着入力を送信する。 A visitor inputs arrival by clicking the arrival button 61 on the reception screen 60 displayed on the mobile phone 50 (step A12). When the arrival button 61 is clicked, the mobile phone 50 transmits an arrival input via the network 40 to the interview management device 20.

面談管理装置２０の受付処理部２４は、到着入力を受信すると、到着入力を携帯電話５０から受信した日時を、図２（ｂ）に示すように、面談予定情報の来客日時として登録すると共に（ステップＡ１３）、社員情報記憶部２２を参照することで、面談者のメールアドレスを特定し、特定したメールアドレスに、図６（ｂ）に示すような、来客者が到着したことを知らせる到着通知メール９０を送信する（ステップＡ１４）。なお、到着通知メール９０は、来客者の到着を知らせるための１つの手段であり、社員情報記憶部２２に社員への連絡先として内線番号等の他の情報を記憶しておき、内線電話等の他の手段によって来客を通知するようにしても良い。 When receiving the arrival input, the reception processing unit 24 of the interview management device 20 registers the date and time when the arrival input was received from the mobile phone 50 as the visitor date and time of the scheduled interview information as shown in FIG. Step A13), by referring to the employee information storage unit 22, the interviewer's email address is specified, and an arrival notification notifying that the visitor has arrived, as shown in FIG. The mail 90 is transmitted (step A14). The arrival notification mail 90 is one means for notifying the arrival of a visitor, and other information such as an extension number is stored in the employee information storage unit 22 as a contact information for the employee, and an extension telephone or the like is stored. You may make it notify a visitor by other means.

また、受付処理部２４は、入館証の発行を指示する入館証発行通知と、面談予定情報とを、送受信部２５を用いてネットワーク４０経由で入館証発行装置３０に送信する（ステップＡ１５）。入館証発行装置３０は、ネットワーク４０経由で面談管理装置２０から入館証発行通知と面談予定情報とを受信すると、面談予定情報が反映された入館証を発行する（ステップＡ１６）。これにより、来客者は、発行された入館証を持って面談者との面談に望むことができる。 In addition, the reception processing unit 24 transmits the admission certificate issuance notification instructing the issuance of the admission certificate and the interview schedule information to the admission certificate issuing device 30 via the network 40 using the transmission / reception unit 25 (step A15). When the admission certificate issuing device 30 receives the admission certificate issuance notification and the interview schedule information from the interview management device 20 via the network 40, it issues an admission card reflecting the interview schedule information (step A16). Thereby, the visitor can hope for the interview with the interviewer with the issued admission card.

以上説明したように、本実施の形態によれば、来客者の携帯電話５０のメールアドレスを含む面談予定情報を面談者端末１０から受信すると、面談情報登録部２３は、受信した面談予定情報を面談予定情報記憶部２１に記憶させると共に、固有のアドレスが割り当てられ、来客者の到着入力を受け付ける受付画面６０を生成し、生成した受付画面６０のアドレスが記述された、面談予定情報の登録を来客者に知らせる面談案内メール７０をメールアドレス宛に送信し、面談者の連絡先が記述されている社員情報を社員情報記憶部２２に記憶しておき、面談案内メール７０に記述されたアドレス宛のアクセスを受付画面リクエストとして携帯電話５０から受信すると、受付処理部２４は、該当するアドレスの受付画面６０を携帯電話５０に送信し、受付画面６０に基づく到着入力を携帯電話５０から受信すると、社員情報を参照することで、面談者の連絡先に来客者の到着を通知するように構成することにより、来客者が携帯電話５０を用いて受付画面にアクセスし、到着入力を行うだけで受付が行われるため、来客者が操作する無人受付装置を受付場所に設置することなく、簡単に来客者の受付を行うことができるという効果を奏する。 As described above, according to the present embodiment, when the interview schedule information including the mail address of the visitor's mobile phone 50 is received from the interviewer terminal 10, the interview information registration unit 23 displays the received interview schedule information. The schedule information is stored in the interview schedule information storage unit 21, a unique address is assigned, and a reception screen 60 for receiving the arrival input of the visitor is generated. Registration of the interview schedule information in which the address of the generated reception screen 60 is described is registered. An interview guidance email 70 to inform the visitor is sent to the email address, employee information describing the interviewer's contact information is stored in the employee information storage unit 22, and addressed to the address described in the interview guidance email 70. Is received from the mobile phone 50 as a reception screen request, the reception processing unit 24 transmits the reception screen 60 of the corresponding address to the mobile phone 50. When the arrival input based on the reception screen 60 is received from the mobile phone 50, the visitor is notified of the arrival of the visitor by referring to the employee information by referring to the employee information. It is possible to accept a visitor easily without installing an unmanned reception device operated by the visitor at the reception place because the reception is done by accessing the reception screen using There is an effect.

さらに、本実施の形態によれば、受付画面６０に到着の遅延時間を入力する遅延時間入力欄６２を設け、受付画面６０の遅延時間入力欄６２に入力された遅延時間を携帯電話５０から受信すると、社員情報を参照することで、面談者の連絡先に来客者の遅延時間を通知するように構成することより、来客者の到着が遅延する場合には、来客者が携帯電話５０を用いて受付画面６０にアクセスし、遅延時間の入力を行うだけで、面談者に遅延時間が通知されるため、来客者から面談者に面談時間の遅延を簡単に通知することができ、面談者が来客者の到着を無為に待つことなく時間を有効に活用することができるという効果を奏する。 Furthermore, according to the present embodiment, the reception screen 60 is provided with the delay time input field 62 for inputting the arrival delay time, and the delay time input in the delay time input field 62 of the reception screen 60 is received from the mobile phone 50. Then, by referring to the employee information and notifying the contact information of the interviewer of the visitor's delay time, the visitor uses the mobile phone 50 when the arrival of the visitor is delayed. By simply accessing the reception screen 60 and inputting the delay time, the delay time is notified to the interviewer, so the visitor can easily notify the interviewer of the delay of the interview time. There is an effect that time can be used effectively without waiting for the arrival of visitors.

さらに、本実施の形態によれば、入館証を発行する入館証発行装置３０を具備し、受付画面６０に基づく到着入力を携帯電話５０から受信すると、入館証発行装置３０を用いて入館証を発行するように構成することにより、来客者が携帯電話５０を用いて受付画面６０にアクセスし、到着入力を行うだけで、受付場所に設置した入館証発行装置３０から入館証を自動的に発行することができるという効果を奏する。 Furthermore, according to the present embodiment, the admission card issuing device 30 that issues the admission card is provided, and when the arrival input based on the reception screen 60 is received from the mobile phone 50, the admission card is issued using the admission card issuing device 30. By being configured to issue, the visitor automatically accesses the reception screen 60 using the mobile phone 50 and inputs the arrival and automatically issues the admission card from the admission card issuing device 30 installed at the reception place. There is an effect that can be done.

なお、本発明が上記各実施の形態に限定されず、本発明の技術思想の範囲内において、各実施の形態は適宜変更され得ることは明らかである。また、上記構成部材の数、位置、形状等は上記実施の形態に限定されず、本発明を実施する上で好適な数、位置、形状等にすることができる。なお、各図において、同一構成要素には同一符号を付している。 Note that the present invention is not limited to the above-described embodiments, and it is obvious that the embodiments can be appropriately changed within the scope of the technical idea of the present invention. In addition, the number, position, shape, and the like of the constituent members are not limited to the above-described embodiment, and can be set to a suitable number, position, shape, and the like in practicing the present invention. In each figure, the same numerals are given to the same component.

本発明に係る受付システムの実施の形態の構成を示すブロック図である。It is a block diagram which shows the structure of embodiment of the reception system which concerns on this invention. 図１に示す面談管理装置の面談予定情報記憶部に記憶される面談予定情報例を示す図である。It is a figure which shows the example of interview schedule information memorize | stored in the interview schedule information storage part of the interview management apparatus shown in FIG. 本発明に係る受付システムの実施の形態における面談登録動作、遅延処理動作および到着処理動作を説明するためのシーケンス図である。It is a sequence diagram for demonstrating interview registration operation | movement, delay processing operation | movement, and arrival processing operation | movement in embodiment of the reception system which concerns on this invention. 図１に示す面談管理装置で生成される受付画面例を示す図である。It is a figure which shows the example of an acceptance screen produced | generated by the interview management apparatus shown in FIG. 図１に示す面談管理装置から送信される面談案内メール例を示す図である。It is a figure which shows the example of interview guidance email transmitted from the interview management apparatus shown in FIG. 図１に示す面談管理装置から送信される遅延通知メール例および到着通知メール例を示す図である。It is a figure which shows the example of a delay notification mail and the example of an arrival notification mail transmitted from the interview management apparatus shown in FIG.

Explanation of symbols

１０面談者端末
２０面談管理装置
２１面談予定情報記憶部
２２社員情報記憶部
２３面談情報登録部
２４受付処理部
２５送受信部
３０入館証発行装置
４０ネットワーク
５０携帯電話
６０受付画面
６１到着ボタン
６２遅延時間入力欄
６３遅延ボタン
７０面談案内メール
８０遅延通知メール
９０到着通知メール
DESCRIPTION OF SYMBOLS 10 Interviewer terminal 20 Interview management apparatus 21 Interview schedule information storage part 22 Employee information storage part 23 Interview information registration part 24 Reception processing part 25 Transmission / reception part 30 Entrance certificate issuing apparatus 40 Network 50 Mobile phone 60 Reception screen 61 Arrival button 62 Delay time Input field 63 Delay button 70 Interview guidance email 80 Delay notification email 90 Arrival notification email

Claims

A reception system that accepts the arrival of a visitor based on the interview schedule information registered by the interviewer terminal,
Interview schedule information storage means for storing the interview schedule information;
When the interview schedule information including the email address of the visitor's mobile phone is received from the interviewer terminal, the received interview schedule information is stored in the interview schedule information storage means, and a unique address is assigned to the visitor. A reception screen that accepts the arrival input of the visitor or the delay time of arrival, and an address for the interview that informs the visitor of registration of the scheduled interview information that describes the address of the generated reception screen. Interview information registration means to send to
Employee information storage means for storing employee information in which the contact information of the interviewer is described;
When access to the address described in the interview guidance email is received from the mobile phone as a reception screen request, the reception screen of the corresponding address is transmitted to the mobile phone, and the arrival input based on the reception screen is transmitted to the mobile phone. When received from the telephone, the employee information that can be an interviewer is identified based on the unique address assigned to the reception screen, the arrival of the visitor is notified to the contact person of the interviewer, and the reception screen When receiving the delay time based on the mobile phone, the employee information that can be an interviewer is identified based on the unique address assigned to the reception screen, and the delay time of the visitor is notified to the contact information of the interviewer Receiving processing means to perform ,
An admission card issuing device that issues admission cards,
The reception system, when receiving the arrival input based on the reception screen from the mobile phone, causes the admission card to be issued using the admission card issuing device .