JP4796753B2 - 情報収集システム及びその方法 - Google Patents

Description

本発明は情報収集システム及びその方法に関し、特に会社などにおける社員の勤怠情報すなわち勤務情報を集計管理するための情報収集方式に関するものである。

会社などにおいて、総務部門が社員の勤務情報を収集する場合に、Ｗｅｂや電子メールを用いたシステムが考えられるが、この場合、情報の入力依頼を総務部門から社員に出しても、社員が通信端末を用いてシステムに接続してから自分の勤怠情報を入力する必要があるために、必ずしも即時に返答が帰ってくるとは限らず、定期的な勤務情報の収集が困難である。それに加え、総務部門からの連絡事項を通知する場合に、Ｗｅｂや電子メールでは、相手が内容を読んだかどうかを確認する手段がないために、緊急の情報を通達するには不向きである。

そこで、特許文献１に開示されている様に、データ収集用のサーバから、各社員の固定電話機や携帯電話機などへ連絡して、各社員から音声により勤務情報を収集する技術が提案されている。
特開２０００−２４４６５７号公報

しかしながら、上記特許文献に開示の技術では、総務部門などに設置されたサーバと各社員の電話機との間の通信であるために、一方通行である。総務部門の担当者が各社員に通知したい事項がある場合や、逆に各社員が総務担当者に尋ねたいことがある場合などには、何等対処ができないという欠点がある。また、各社員が自分の電話機を用いてサーバに対してアクセスする必要があるが、全ての社員が確実にサーバへアクセスしてくれるとは限らず、失念することも考えられるために、確実に勤務情報を収集することは困難であるという欠点もある。

本発明の目的は、社員の勤務情報、一般的には、ユーザ情報を、確実に収集可能であり、また収集側とユーザ側との間の音声情報の共有を可能として、リアルタイム情報の共有を実現するようにした情報収集システム及びその方法を提供することである。

本発明の他の目的は、ユーザ情報を収集する部門の事前の準備を最小限としつつ、外出先や社内にいるユーザに対して電話端末以外の特別な装置を必要とすることなく、ユーザ情報を容易にかつ確実に入力できるようにした情報収集システム及びその方法を提供することである。

本発明による情報収集システムは、社員の勤務状態情報を収集する情報収集側の電話端末からの呼出し操作に応答して、社員の電話端末に対して一斉呼出しを行って前記情報収集側の電話端末と前記社員の電話端末との間での通話状態を確保する手段と、前記一斉呼出しに応答して前記社員の電話端末の各々から送信されてきた認証情報を用いて社員の個人認証をなす手段と、前記社員の電話端末のうち前記個人認証により参加許可が得られた電話端末に対して、前記情報収集側の電話端末から生成されたガイダンス情報を送信する手段と、前記社員の電話端末の各々において、前記ガイダンス情報に従って前記社員に対して勤務状態情報の入力を促すよう指示する手段とを含み、前記社員の電話端末から入力された前記勤務状態情報を収集すると共に、前記情報収集側の電話端末及び前記社員の電話端末で音声情報を共有可能としたことを特徴とする。

本発明による情報収集方法は、社員の勤務状態情報を収集する情報収集側の電話端末からの呼出し操作に応答して、社員の電話端末に対して一斉呼出しを行って前記情報収集側の電話端末と前記社員の電話端末との間での通話状態を確保するステップと、前記一斉呼出しに応答して前記社員の電話端末の各々から送信されてきた認証情報を用いて社員の個人認証をなすステップと、前記社員の電話端末のうち前記個人認証により参加許可が得られた電話端末に対して、前記情報収集側の電話端末から生成されたガイダンス情報を送信するステップと、前記社員の電話端末の各々において、前記ガイダンス情報に従って前記社員に対して勤務状態情報の入力を促すよう指示するステップとを含み、前記社員の電話端末から入力された前記勤務状態情報を収集すると共に、前記情報収集側の電話端末及び前記社員の電話端末で音声情報を共有可能としたことを特徴とする。

発明の作用を述べる。情報収集側の電話端末からの呼出し操作に応答して、予め登録されたユーザの電話端末に対して、多地点会議システムを用いて一斉呼出しを行って情報収集側の電話端末とユーザの電話端末との間での通話状態を確保する。そして、この通話状態において、情報収集側の電話端末から生成されたガイダンス情報をユーザの電話端末に送信し、ユーザの電話端末の各々において、このガイダンス情報に従ってユーザ情報の入力を促すよう指示し、ユーザの電話端末から入力されたユーザ情報を収集管理するものである。これにより上記目的が達成可能となる。

本発明による第一の効果は、ユーザ情報を電話端末以外の特別な端末なしで登録できることである。事前に用意された勤怠情報登録用のＷＷＷページに対してＷＷＷブラウザ等を用いて登録する方法も考えられるが、外出先などではインターネット等に接続する端末を用意することが難しいことが多いために、社員が入力を忘れることが考えられる。しかしながら、本発明では、一般の電話端末や携帯電話端末の通話機能のみで、容易にユーザ情報が登録可能である。

本発明による第二の効果は、多地点電話会議システムを用いることにより、通知したい事項を音声でリアルタイムに通知でき、情報共有が容易な点である。それに加え、ユーザからの問い合わせにも即時に回答できる点である。

本発明による第三の効果は、呼出方式を採用しているのために、ユーザから入力システムへ接続してユーザ情報を入力する操作が不要となり、入力のための手間が軽減される点である。

以下に、図面を参照しつつ本発明の実施の形態について説明する。図１は本発明の実施の形態の概略システム構成図である。本実施の形態では、会社の総務部門が各社員の勤務状態を示す勤怠情報を集計して管理する場合について説明する。

図１において、ユーザである社員が利用する端末として、総務部門が呼出しを行う端末である電話端末１０、総務部門により呼び出される社員用の端末である電話端末２０及び携帯電話端末３０が設けられている。また、会議システムとして呼の制御を行う呼制御装置６０と、会議参加者の音声を合成するＭＣＵ４０（Multi-point Control Unit）と社員の各電話端末との接続状況や、社員が入力した勤怠情報を表示する会議制御端末５０が設けられている。

呼制御装置６０、ＭＣＵ４０、会議制御端末５０、呼制御装置６０は、ＬＡＮ（Local Area Network）１１０を通じて接続されており、呼制御装置６０と各電話端末１０，２０や携帯電話端末３０とは、公衆電話網１００を介して接続されている。

電話端末１０は呼制御装置６０に一斉発信を行うように命令する機能を有する。呼制御装置６０は、各端末との呼の処理機能と、音声データをデジタル化したり、またＩＰ（Internet Protocol ）ネットワークで送信できる形式に変更する機能とを有する。ＭＣＵ４０は呼制御装置６０で送り出された音声データを合成し、各電話会議参加者へ合成した音声を送り返す機能と、各参加者のダイヤルのプッシュトーンを認識しデータとして会議制御端末５０へ通知する機能とを有する。会議制御端末５０は、社員の個人識別番号やパスワードの登録機能と、各社員が入力した勤怠情報の集計・管理を行う機能とを有する。呼制御装置６０は、電話端末への呼の発着信を制御する機能を有する。

なお、本システムの動作のための事前準備として、総務部門において、最初の利用時のみ、会議制御端末５０を用いて各社員の電話番号を登録しておくものとする。

次に、図２〜図４を参照して本実施の形態の動作について詳細に説明する。先ず、図２を参照すると、会議の主催者となる総務部門の担当者は、電話端末２０と携帯電話端末３０とを一斉呼出しするために、電話端末１０の一斉呼出ボタンを押下する（ステップＡ１）。呼制御装置６０はこの一斉呼出要求を受けると、まずＭＣＵ４０へ電話端末１０の参加要求を出し（ステップＡ２）、ＭＣＵ４０は参加を許可する（ステップＡ３）。

次に、呼制御装置６０は、登録されている電話番号を基に、会議の参加者となる電話端末２０と携帯電話端末３０とを呼出す（ステップＡ４）と共に、電話端末１０に対して電話会議の参加許可と、他の参加者を呼出中であるというアナウンスを音声で通知する（ステップＡ５）。端末２０，３０は呼制御装置６０からの呼出しに応答して着信する（ステップＡ６，７）。

次に、図３を参照すると、呼出しを受けた電話端末２０が着信すると、社員番号などの個人識別番号とパスワードの入力が求められるので、ダイヤルのプッシュトーンを用いて参加者を識別するための識別番号とパスワードを入力する（ステップＢ１）。

この場合、社員は事前に割り当てられた個人識別番号とパスワードを音声ガイダンスに従ってダイヤルのプッシュトーンを用いて入力する。例えば、個人識別番号が「１００００１」でパスワードが「１２３４」である場合は、「（ガイダンス）１００００１＃（ガイダンス）１２３４＃」を入力する。ここで、＃を入力しているのは、入力した内容の終わりを示す識別子とするためである。個人識別番号とパスワードがＭＣＵ４０で確認が取れれば、認証完了となり（ステップＢ２）、ＭＣＵ４０はその旨を呼制御装置６０に対して通知する。

呼制御装置６０は、ＭＣＵ４０からの通知後に、ＭＣＵ４０に電話端末２０の参加許可を与えるよう通知する（ステップＢ３）。ＭＣＵ４０は、電話端末１０，２０に対して参加が許可されたことを通知する（ステップＢ４）。このとき、電話端末２０は、ＭＣＵ４０から参加許可を与えられたことを、社員に対して参加確認音で通知する（ステップＢ５）。携帯電話端末３０についても、同様のステップで会議の参加が行われる（ステップＢ１１〜Ｂ１５）。

こうして、３者による通話が可能となる（ステップＢ２０）。この時点で、電話端末１０を用いて総務部門が伝達事項を伝え、社員から質問がある場合は、呼出された電話端末２０や携帯電話端末３０から音声で総務部門へ伝える。これにより、３者で音声による情報共有が可能となる。

次に、勤怠情報を登録する方法について、図４を用いて説明する。音声による通知が終わると、総務部門は、ＭＣＵ４０に対して勤怠情報を社員へダイヤル操作により入力するように通知する（ステップＣ１）。これを受けて、ＭＣＵ４０は電話端末２０と携帯電話端末３０とに対して、昨日の勤怠情報を入力するようにアナウンスを通知する（ステップＣ２）。これ受け取った電話端末２０と携帯電話端末３０とのユーザである社員は、ダイヤルのプッシュトーンを用いて、出社時間と退社時間、または、休暇であったかを入力する（ステップＣ３，Ｃ４）。

例えば、午前８時３０分に出社し、午後５時３０分に退社した場合は、「（ガイダンス）０８３０＃（ガイダンス）１７３０＃」のように入力する。

ＭＣＵ４０はこの情報を受取り会議制御端末５０へ通知する（ステップＣ５）。総務部門では、会議制御端末５０を用いて各社員の勤怠情報を確認し、集計管理する（ステップＣ６）。

以上の実施の形態では、情報として、会社に勤務する社員の勤怠情報となっているが、音声での情報共有時のアンケートに対する回答の収集にも利用可能であり、広くユーザ情報の収集に適用できるものである。

本発明の実施の形態の概略を示すシステム構成図である。 本発明の実施の形態における一斉呼出し時の動作を示すシーケンス図である。 本発明の実施の形態における参加確認時の動作を示すシーケンス図である。 本発明の実施の形態におけるユーザ情報入力時の動作を示すシーケンス図である。

符号の説明

１０ ユーザ電話端末
２０ 情報収集側電話端末
３０ ユーザ携帯電話端末
４０ ＭＣＵ
５０ 会議制御端末
６０ 呼制御装置
１００ 公衆電話網
１１０ ＬＡＮ

Claims (5)

1. 社員の勤務状態情報を収集する情報収集側の電話端末からの呼出し操作に応答して、社員の電話端末に対して一斉呼出しを行って前記情報収集側の電話端末と前記社員の電話端末との間での通話状態を確保する手段と、
   前記一斉呼出しに応答して前記社員の電話端末の各々から送信されてきた認証情報を用いて社員の個人認証をなす手段と、
   前記社員の電話端末のうち前記個人認証により参加許可が得られた電話端末に対して、前記情報収集側の電話端末から生成されたガイダンス情報を送信する手段と、
   前記社員の電話端末の各々において、前記ガイダンス情報に従って前記社員に対して勤務状態情報の入力を促すよう指示する手段とを含み、
   前記社員の電話端末から入力された前記勤務状態情報を収集すると共に、前記情報収集側の電話端末及び前記社員の電話端末で音声情報を共有可能としたことを特徴とする情報収集システム。
2. 前記通話状態を確保する手段として、多地点電話会議システムを用いたことを特徴とする請求項１記載の情報収集システム。
3. 前記社員の電話端末には、携帯電話機が含まれていることを特徴とする請求項１または２記載の情報収集システム。
4. 社員の勤務状態情報を収集する情報収集側の電話端末からの呼出し操作に応答して、社員の電話端末に対して一斉呼出しを行って前記情報収集側の電話端末と前記社員の電話端末との間での通話状態を確保するステップと、
   前記一斉呼出しに応答して前記社員の電話端末の各々から送信されてきた認証情報を用いて社員の個人認証をなすステップと、
   前記社員の電話端末のうち前記個人認証により参加許可が得られた電話端末に対して、前記情報収集側の電話端末から生成されたガイダンス情報を送信するステップと、
   前記社員の電話端末の各々において、前記ガイダンス情報に従って前記社員に対して勤務状態情報の入力を促すよう指示するステップとを含み、
   前記社員の電話端末から入力された前記勤務状態情報を収集すると共に、前記情報収集側の電話端末及び前記社員の電話端末で音声情報を共有可能としたことを特徴とする情報収集方法。
5. 前記社員の電話端末には、携帯電話機が含まれていることを特徴とする請求項４記載の情報収集方法。

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